Tài liệu Giáo trình: " Cách viết thư thương mại" doc

lesson 1: layout and style of a business letter

N&N Co., Ltd.
85 Hue Str. Hanoi Vietnam
Phone and Fax: 84-4-8645465
E-mail:

Hanoi, 29
th
September, 2002

Your Ref: DS/st
Our Ref:

Mr Davids Smith
R.304 Hoa Binh hotel
Hai Ba Trung district
Hanoi

Attn: Suzzane Taylor

Dear Sir,

Re: Dinner.

We thank you for the samples of your water purifier made in the United Kingdom. We would
like to inform you that currently N&N has been researching and discussing with domestic
customers to know the demand of this equipment in Vietnam. We are enclosing our
brochure No 345 for your reference.

We have pleasure in inviting you and Ms. Sussane Taylor to the dinner at Hoa binh Hotel at

7 p.m next Sunday.

We are looking forward to hearing from you now and seeing you later.

Yours truly,
For N&N Co., Ltd.
(signed)
Trần Văn Nghĩa
The Director

Enc: Brochure No 234

Cc:

P/s:

P.P/s:

Full-Blocked Letter Layout






N&N Co., Ltd.
85 Hue Str. Hanoi Vietnam
Phone and Fax: 84-4-8645465
E-mail:

Hanoi, 29
th
Sept. 2002

Your Ref: DS/st
Our Ref:

Mr Davids Smith
R.304 Hoa Binh hotel
Hai Ba Trung district
Hanoi

Attn: Suzzane Taylor

Dear Sir,

Re: Dinner.

We thank you for the samples of your water purifier made in the United Kingdom. We
would like to inform you that currently N&N has been researching and discussing with
domestic customers to know the demand of this equipment in Vietnam. We are enclosing
our brochure No 345 for your reference.

We have pleasure in inviting you and Ms. Sussane Taylor to the dinner at Hoa binh
Hotel at 7 p.m next Sunday.

We are looking forward to hearing from you now and seeing you later.

Yours truly,
For N&N Co., Ltd.

(signed)
Trần Văn Nghĩa
The Director

Enc: Brochure No 234

Cc:

P/s:

P.P/s:

Semi-blocked Layout

Note:
• Full blocked: all letter parts begin at the left margin ( but re; the address of
sender)
Semi blocked: all letter parts begin at the left margin except the dateline,
complimentary closing, company signature and and the writers
identification, which start at the horizontal center of the page. The beginning
of the paragraph indented five or ten spaced.
Parts of a business letter:
1. Letterhead
2. Dateline
3. Reference
4. Inside address (receivers)
5. Attention
6. Salutation
7. Subject line
8. Body

9. Complimentary closing
10. Company signature
11. Signers identification
12. Enclosing reminder
13. C.C
14. P/s:
15. P.P/s
Lesson 2: Inquiry

Notes what to write? How to write?
*Wording and meaning
(chữ v nghĩa)
penmanship (th pháp)
Inquiry is a letter asking for
business information
Inquiry = enquiry = request =
querry.
Tell your reader:

1.1. Why you know him or her.
your company = we
Chamber of Commercial and
Industry of the Socialist
republic of Vietnam =
Vietcomchamber

stall = stand = pavillion = gian
hng.

food for thought: để nghiền
ngẫm.









1. Chúng tôi đợc biết
tên v địa chỉ của các
ngi qua VCCI

2. Gần đây chúng tôi
đã đến thăm quan
gian hng của các
ngi tại trung tâm
triển lãm Giảng Võ v
do đó biết tên v địa
chỉ của các ngi.

3. Sáng nay chúng tôi

1. We have been given ....
Your name and address
have been given to us by
Vietcomchamber.
2. We currently have
visited your stall at The
Giangvo Exhibition
Center and (therefore)
have, therefore, known
your name and address.

3. This morning, we were
reading your





1.2. What you are.
regular buyer = khách mua
thờng xuyên.
items = articles

to deal in = to specialize in
being advertised: đang đợc
quảng cáo
advertised: đã đợc quảng cáo

to be advertised:đang đợc
quảng cáo

1.3. What you want.
quotation = báo giá
current price list = bảng giá
hiện hnh



muốn mua = to be interested in



the above_mentioned/said
magazine = tạp chí nói trên




4. What you expect future
business to be like.
*culture& style:
Looking forward to having your
reply soon, we are/remain.---->
không nên dùng Ving ở đầu câu
mặc dù câu ny đúng ngữ pháp.

Không nên tự đánh giá hoặc
bình luận về bản thân công ty

của mình m nên để bình luận
khách quan từ một bên thứ 3.
đọc quảng cáo của các
ngi ở trên báo Saigon
Times v đợc biết
tên v địa chỉ của các
ngi.





4. Chúng tôi l một
trong những công ti
xuất nhập khẩu hng
đầu của Việt Nam.
5. Chúng tôi l khách
mua hng thơng
xuyên các mặt hng
các ngi quảng cáo
trên tờ Thế giới kinh
doanh.
6. Chúng tôi l một
công ti
chuyên kinh
doanh các mặt hng
m các ngi đang xuất
khẩu sang Bắc Âu.
7. Chúng tôi sẽ rất vui
mừng nếu các bác gửi

cho chúng tôi báo
giá/cho hng/mẫu
hng/catơlô/bảng giá
hiện hnh các mặt
hng m các ngi có
để xuất khẩu.
8. Chúng tôi muốn
mua các mặt hng
điện tử do đó sẽ rất
vui lòng nếu các ngi
gửi cho chúng tôi chaò
hng với giá thấp
nhất.
9. Chúng tôi muốn
mua các hng hoá m
các ngi đăng quảng
cáo trong các tạp chí
nói trên
10. Chúng tôi chờ
advertisement on/in the
Saigon Times and we
have known your name
and address.
This morning, we were
reading the Saigon
Times and your
advertisement therein so
we have known...
4. we are one of the
leading export and

import companies in
Vietnam.

5. We are (a) regular
buyer of your articles
being advertised in the
Business World.

6.We are a company
specializing in the
articles you are
exporting to North
Europe.

7.We will be happy if
you send us the
quotation/ offer/ sample/
catalogue / current price
list for items you have
for export.



8.We are interested in
your electronics and
would, therefore, be very
glad if you could offer us
with the lowest price

9. We are interested in

the items advertised in
the above-mentioned
magazine.


VÝ dô:
we are one of the leading
companies in...

mong nhËn ®−îc tin
cña c¸c ngμi sím.

10.We are looking
forward to
having/receiving your
early reply/ your reply
soon.


Lesson 3: Offer : free/without engagement
I. Terms and conditions of a business transactions
1. Commodities
Tên hàng : goods/name of goods/ description
2. Quality /specification
As per sample sent to you ( theo mẫu đã gửi)
As per sample to be sent to you ( theo mẫu sẽ gửi)
3. quantity
units, pieces (psc), sets ( có phần kèm theo)
MT
4. price

5. packing/packaging
in export customary cartons
in customary export cartons
in seaworthy wooden cases
6. delivery.shipment
7. payment
in USD by a transferable confirmed irrevocable LC to be opened
through/via/
with/at ACB bank 15 days prior to (the) shipment valid
for 45 days to the account of the DEF bank in our favour for the
total value of the goods to be shipped..
Note: trong the shipment:
• có the; trước chuyến hàng,
• không the: lúc giao hàng
8. technical document
9. warranty/guaranty
• warranty involving in 3 persons (manufacturing, buyer,
seller)
• guaranty ( involving in 2 persons)
10. others
• comments on the terms and conditions ( our goods are good
in quality, attractive in design and competitive in price )
• promises ( if your order is…, i will give you a special
discount)
• introduction of the items
II. Exercises
1. Thư hỏi hàng 1 câu:

Expression Vietnamese version English

500 pieces of ABC

seaworthy packing
in one lot
as usual
Chúng tôi xin cảm ơn thư hỏi hàng
của các ngài số 123 đề ngày
13/9/02 và vui mừng chào bán 500
chiếc ABC theo mẫu sẽ gửi cho
các ngài, giá 230 USD/ chiếc kể cả
bao bì có khả năng đi biển, giao
hàng một chuyến vào tháng
12/2002 và thanh toán bằng thư tín
dụng không huỷ ngang như
thường lệ
We thank you for your inquiry
đated 15 Sept, 2002 and are
pleased to offer you 500 pieces
of ABC as per sample to be sent
to you, at US$ 230 FOB
Haiphong including seaworthy
packing, for delivery in one lot
in Dec.2002, for payment by an
irrevocable L/C as usual.


2. Others
Neww

ords
Vietnamese version English version

Yello
w
seasa
me










dried
vermic
elli


1. Chúng tôi xin chào bán 500MT
vừng vàng vụ xuân hè 2001-2002
theo mẫu đã gửi cho các ngài giá FOB
cảng Hải phòng là 550US$/MT(cả bao
bì) giao hàng một chuyến vào tháng
12/2002 và thanh toán bằng L/C như
thường lệ
2. Chúng tôi xin chào bán 50MT mì

ăn liền theo mẫu đã gửi cho các ngài
với giá FOB Hải phòng là
90000USD/MT và các điều kiện
khác tương tự như điều kiện đối với
bún khô nêu ở trên.
3. Chúng tôi vui mừng chào bán
50000 bộ đĩa mây 5 chiếc mỗi bộ với
giá 12USD 1 bộ CIF Sydney với cùng
các điều kiện khác như các điều
kiện đối với làn mây đi chợ.
4. Chúng tôi rất lấy làm tiếc rằng hiện
thời chúng tôi không có khả năng
chào bán ABC1 là các ngài hỏi mua
nhưng thay vào đó chung tôi vui
mừng chào bán ABC2 có chất lượng,
có kiểu dáng và màu sắc tương tự như
ABC1.
1. We are pleased to offer 500MT of yellow
seasame, 01-02 spring summer crop as the
samples sent to you, at US$ 550 MT FOB
Haiphong including packing for delivery in
one lot in Dec.2002, for payment by
irrevocable LC as usual.

2. We are pleased to offer 500MT of instant
noodles as the samples sent to you at USD
9000 MT FOB Haiphong and on the other
terms and conditions similar to those for
dried vermicelli mentioned above.

3. We are pleased to offer 50000 sets of 5
pieces of ratton plates at USD 12 per set
CIF Sydney, and on the same terms and
conditions as those for shopping rattan bags
mentioned above.
4. We are sorry that currently we are not in
a
position to offer ABC1 you are interested in,
however, in its place, we are pleased to offer
ABC2 of the same quality, design and
colour as these for the farmer.

5. Hàng của chúng tôi có chất lượng
tuyệt hảo, kiểu dáng hấp dẫn và có giá
cả phải chăng nên đã và đang bán rất
chạy.
6. Hàng của chúng tôi đang bán rất
chạy vì chúng tuyệt hảo về chất lượng,
hấp dẫn về kiểu dáng và cạnh tranh về
giá cả.
7. Các ngài sẽ thấy hàng của chúng
tôi đặc biệt và điển hình về chất
lượng, kiểu dáng và giá cả
8. CHúng tôi nhân dịp này chào bán...
5. Our goods are excellent in quality,
attrative in design and reasonable in price,
have therefore, been selling very well.
6. Our goods are selling well because of its
excellent in quality, atraction in design
and competiveness in price.

7. You will find our goods special, typical
in quality, design and price.

8 .And we would like to take this
opportunity to offer..

Firm offer
I. Definiton
1. Free offer is a promise to sell the goods on the stated terms
and conditions
2. Firm order is a promise to sell on the stated terms and
conditons within a specified period of time.
3. Differences between the 2?
We are pleased to offer ( firm until 15 Oct. 2002) on the terms
and conditions as follows:
II. Exercises


Expresion Vietnamese version English version
Thưa các ngài chúng tôi đã nhận được
thư hỏi hàng của các ngài đề ngày 25
tháng 9 và xin rất cảm ơn. Sau đây
chúng tôi vui mừng chào bán mặt hàng
các ngài hỏi mua:

1.Tên hàng: tôm đông lạnh
2.Chất lượng theo mẫu đã gửi và theo
giấy chứng nhận chất lượng của
Vinacontrol

3.Giá CIF cảng Kobe là
18000USD/MT gồm cả bao bì
4.Số lượng: 50MT
5.Bao bì: bằng hòm carton theo tập
quán xuất khẩu, mỗi hòm có trọng
lượng tịnh là 42 kg.
6.Giao hàng làm 2 chuyến chuyến thứ
nhất vào 12/2002 có số lượng 30MT,
chuyến thứ 2 vào 1/2003 có số lượng
20MT.
Dear Sirs,
We have received your inquiry dated
25
th
Sept. for which we thank you.
We are pleased to offer the items you
are looking for on the terms and
conditons as follows:
1. Commodity: Frozen Shrimps
2. Quality: as per sample sent to
you and certificate of quality by
Vinacontrol
3. Price: US$18000 MT CIF Kobe
including packing
4. Quantity: 50 MT
5. packing: in export customary
cartons of42 kgs net each
6. Shipment: in two shipments
Dec. 2002: 30 MT
Jan. 2003: 20 MT

7. Payment in USD by irrevocable
LC to be opened through Kobe
7.Thanh toán bằng đồng USD bằng thư
tín dụng không thể huỷ ngang mở qua
ngân hàng thương mại Kobe ở Kobe
15 ngày trước chuyến hàng thứ 1, có
giá trị 90 ngày vào tài khoản của ngân
hàng Techcombank Hà nội để chúng
tôi được hưởng 100% giá trị hàng hoá
sẽ giao; cho phép giao hàng từng
phần, không cho phép chuyển tải và
tái xuất.
Các ngài có thể thấy rằng giá tôm đông
lanh trên thị trường thế giới cao hơn giá
mà chúgn tôi đang chào bán cho các
ngài. Thế nhưng các ngài là khách hàng
thường xuyên của chúng tôi nên chúng
tôi vẫn giữ giá cũ.
Chúng tôi chờ mong đơn đặt hàng sớm
của các ngài.
Xin kính chào.
Commercial Bank, Kobe, 15 days
prior to the first shipment, valid for
90 days to the account of
Techcombank, Hanoi in our favour
of total value of the goods to be
shipped; partial shipment is allowed
and transhipment and re-export are
not allowed.

You can see that the price of frozen
shrimps in the world market is higher
than that of the goods we are offering.
But because you have been our
regular customer, we, therefore, are
maintaining old price/ price of the
previous transactions.
We are looking forward to receiving
your early order.
Yours faithfully,


Expresion Vietnamese version English version
1. Người viết thư:
CTTNHH N&N
86b Phố Huế Hà nội Việt Nam
ĐT và fax; 8645465
2. Người nhận: CTTNHH
Grace Brothers
1 Hills Road
Cambridge BE 2042
3. Tham chiếu của N&N
là TQtt/dn
Tham chiếu của Grace
Brothers là GS/st
4. N&N chào bán cố định
mực khô theo tiêu
chuẩn chất lượng
vương quốc Anh là BS
004 Sp

5. giá 17000 GBP/MT kể
cả bao bì xuất khẩu có
thể đi biển xa được hay
đi biển dài ngày được
theo điều kiện FOB Hải
phòng
6. Giao hàng một chuyến
N&N Co., Ltd.
85b Hue Str. Hanoi Vietnam
Phone & Fax:
E-mail:

Hanoi, 19 November, 2002

Our ref:
Your ref:

Grace Brothers Co., Ltd.
1 Hills Road
Cambridge BE 2042
The United Kingdom

Dear Sirs,

We thank you very much for your inquiry
No123 dated 25 Sept.2002 and very pleased to
offer firm until 19 Oct.2002 on the terms and
conditions as follows:
1. Commodities: dried cattlefish
2. Specification: BS 004SB of British

specification standard