(Luận văn thạc sĩ) kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng tại công ty cổ phần giống cây trồng thái bình

HỌC VIỆN NƠNG NGHIỆP VIỆT NAM

MAI THỊ THỦY

KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG
TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN GIỐNG CÂY TRỒNG THÁI BÌNH

Chun ngành:

Kế tốn

Mã số:

8340301

Người hướng dẫn khoa học:

1: TS. Nguyễn Thị Kim Lý
2: TS. Nguyễn Quốc Chỉnh

NHÀ XUẤT BẢN HỌC VIỆN NÔNG NGHIỆP - 2019


LỜI CAM ĐOAN
Tơi xin cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu của riêng tôi, các kết quả nghiên
cứu được trình bày trong luận văn là trung thực, khách quan và chưa từng dùng để bảo
vệ lấy bất kỳ học vị nào.
Tôi xin cam đoan rằng mọi sự giúp đỡ cho việc thực hiện luận văn đã được cám
ơn, các thơng tin trích dẫn trong luận văn này đều được chỉ rõ nguồn gốc.
Hà Nội, ngày… tháng… năm 2019
Tác giả luận văn

Mai Thị Thủy

i


LỜI CẢM ƠN
Trong suốt thời gian học tập, nghiên cứu và hồn thành luận văn, tơi đã nhận được
sự hướng dẫn, chỉ bảo tận tình của các thầy cơ giáo, sự giúp đỡ, động viên của bạn bè,
đồng nghiệp và gia đình.
Nhân dịp hồn thành luận văn, cho phép tơi được bày tỏ lịng kính trọng và biết
ơn sâu sắc TS. Nguyễn Thị Kim Lý và TS. Nguyễn Quốc Chỉnh đã tận tình hướng dẫn,
dành nhiều cơng sức, thời gian và tạo điều kiện cho tơi trong suốt q trình học tập và
thực hiện đề tài.
Tơi xin bày tỏ lịng biết ơn chân thành tới Ban Giám đốc, Ban Quản lý đào tạo, Bộ
mơn Kế tốn Khoa Kế tốn và Quản trị kinh doanh Học viện Nông nghiệp Việt Nam đã
tận tình giúp đỡ tơi trong q trình học tập, thực hiện đề tài và hoàn thành luận văn.
tập thể lãnh đạo, cán bộ viên chức Công ty cổ đã
Tôi xin chân thành cảm ơn
phần giống cây trồng tỉnh Thái Bình giúp đỡ và tạo điều kiện cho tơi trong suốt quá
trình thực hiện đề tài.
Xin chân thành cảm ơn gia đình, người thân, bạn bè, đồng nghiệp đã tạo mọi điều
kiện thuận lợi và giúp đỡ tôi về mọi mặt, động viên khuyến khích tơi hồn thành luận văn./.

Hà Nội, ngày… tháng… năm 2019
Tác giả luận văn

Mai Thị Thủy

ii

MỤC LỤC
Lời cam đoan......................................................................................................................i
Lời cảm ơn........................................................................................................................ii
Mục lục.............................................................................................................................iii
Danh mục bảng..................................................................................................................v
Danh mục sơ đồ................................................................................................................vi
Trích yếu luận văn...........................................................................................................vii
Thesis abstract..................................................................................................................ix
Phần 1. Mở đầu....................................................................................................................1
1.1.

Tính cấp thiết của đề tài.......................................................................................1

1.2.

Mục tiêu nghiên cứu............................................................................................2

1.2.1.

Mục tiêu chung.................................................................................................... 2

1.2.2.

Mục tiêu cụ thể....................................................................................................2

1.3.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu....................................................................... 2

1.3.1.

Đối tượng nghiên cứu..........................................................................................2

1.3.2.

Phạm vi nghiên cứu.............................................................................................3

Phần 2. Cơ sở lý luận và thực tiễn của đề tài..................................................................4
2.1.

Cơ sở lý luận về kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng.........................................4

2.1.1.

Khái qt chung về hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp...................4

2.1.2.

Các vấn đề chung về hoạt động bán hàng......................................................... 14

2.1.3.

Nội dung kiểm sốt nội bộ trong chu trình bán hàng........................................ 16

2.2.

Cơ sở thực tiễn...................................................................................................26

2.2.1.

Kinh nghiệm của một số doanh nghiệp ở Việt Nam..........................................26

2.2.2.

Bài học kinh nghiệm cho Công ty Giống cây trồng TB....................................27

Phần 3. Đặc điểm địa bàn và phƣơng pháp nghiên cứu.............................................29
3.1.

Đặc điểm địa bàn nghiên cứu............................................................................ 29

3.1.1.

Lịch sử hình thành và phát triển cơng ty........................................................... 29

3.1.2.

Bộ máy tổ chức quản lý của Cơng ty.................................................................30

3.1.3.

Tình hình lao động của công ty......................................................................... 32

3.1.4.

Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty.......................................................... 33

3.1.5.

Tình hình tài sản và nguồn vốn của cơng ty......................................................38

3.2.

Phương pháp nghiên cứu...................................................................................39

3.2.1.

Phương pháp thu thập số liệu............................................................................ 39

3.2.2.

Phương pháp xử lý số liệu.................................................................................40

iii


3.2.3.

Phương pháp phân tích...................................................................................... 41

Phần 4. Kết quả nghiên cứu và thảo luận......................................................................42
4.1.

Thực trạng kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng tại công ty cổ phần giỗng
cây trồng Thái Bình 42

4.1.1.

Tổ chức cơng tác kế tốn trong cơng ty.............................................................42

4.1.2.

Hoạt động hệ thống kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng tại Công ty..............43

4.1.3.

Nhận diện các rủi ro trong kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng của doanh
nghiệp 66

4.1.3.1. Các sai sót, rủi ro đối với nghiệp vụ bán hàng thu bằng tiền mặt..................... 66
4.1.3.2. Các sai sót, rủi ro đối với nghiệp vụ bán hàng thu bằng chuyển khoản............67
4.1.3.3. Các sai sót, rủi ro trong việc bán hàng chưa thu tiền.........................................67
4.2.

Đánh giá hệ thống kiểm soát đối với chu trình bán hàng tại cơng ty................69

4.2.1.

Ưu điểm............................................................................................................. 69

4.2.2.

Nhược điểm....................................................................................................... 70

4.3.

Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng
tại cơng ty

71

4.3.1.

Mơi trường kiểm sốt........................................................................................ 71

4.3.2.

Đánh giá rủi ro...................................................................................................73

4.3.3.

Thơng tin truyền thơng về việc bán hàng..........................................................73

4.3.4.

Hoạt động kiểm soát bán hàng.......................................................................... 74

4.3.5.

Giám sát bán hàng............................................................................................. 76

4.3.6.

Hệ thống thơng tin kế tốn................................................................................ 77

4.4.

Giải pháp hồn thiện kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng tại cơng ty cổ

phần giống cây trồng Thái Bình

78

4.4.1.

Cơ sở khoa học..................................................................................................78

4.4.2.

Giải pháp hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng tại
Cơng ty

80

Phần 5. Kết luận và kiến nghị..........................................................................................95
5.1.

Kết luận..............................................................................................................95

5.2.

Kiến nghị........................................................................................................... 96

5.2.1.

Nhà nước........................................................................................................... 96

5.2.2.

UBND tỉnh Thái Bình........................................................................................96

Tài liệu tham khảo........................................................................................................... 97
Phụ lục.............................................................................................................................99

iv


DANH MỤC BẢNG
Bảng 2.1. Chu trình bán hàng tại cơng ty .....................................................................
Bảng 2.2. Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ bán hàng tại cơng ty ........................................
Bảng 2.3. Kiểm sốt nội bộ nghiệp vụ thu tiền tại cơng ty ..........................................
Bảng 3.1. Tình hình lao động của cơng ty qua 3 năm ..................................................
Bảng 3.2. Kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty qua 3 năm 2016 - 2018 ..............
Bảng 3.3. Doanh thu từ các hoạt động kinh doanh của TSC qua 3 năm ......................
Bảng 3.4. Kết quả sản xuất kinh doanh các loại giống cây trồng của TSC từ năm
2016 - 2018 ..................................................................................................
Bảng 3.5. Tình hình tài sản và nguồn vốn của cơng ty qua 3 năm ...............................
Bảng 4.1. Các sai sót đối với nghiệp vụ bán hàng thu bằng tiền mặt ...........................
Bảng 4.2. Các sai sót đối với nghiệp vụ bán hàng thu bằng chuyển khoản .................
Bảng 4.3. Các sai sót trong việc quản lý nợ phải thu ...................................................
Bảng 4.4. Đánh giá của cán bộ và nhân viên bán hàng về mơi trường kiểm sốt
của cơng ty (n = 50) .....................................................................................
Bảng 4.5. Đánh giá của cán bộ và nhân viên bán hàng về mơi trường kiểm sốt
của cơng ty (n = 50) .....................................................................................
Bảng 4.6. Đánh giá của cán bộ và nhân viên bán hàng về thông tin, truyền thôn
bán hàng (n = 50) .........................................................................................
Bảng 4.7. Đánh giá của cán bộ và nhân viên bán hàng về hoạt động kiểm soát
bán hàng của công ty (n = 50) ......................................................................
Bảng 4.8. Đánh giá của cán bộ và nhân viên bán hàng về hoạt động giám sát

bán hàng của công ty (n = 50) ......................................................................

v


DANH MỤC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 2.1. Chu trình bán hàng tại doanh nghiệp............................................................ 17
Sơ đồ 3.1. Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý của TSC........................................................32
Sơ đồ 4.1. Hình thức ghi sổ Nhật kí chung.................................................................... 42
Sơ đồ 4.2. Hệ thống thơng tin kế tốn trong mơi trường thủ cơng................................ 43
Sơ đồ 4.3. Hệ thống thông tin trong môi trường tin học................................................43
Sơ đồ 4.4. Lưu đồ quy trình bán hàng............................................................................45
Sơ đồ 4.5. Kế toán tiền gửi ngân hàng...........................................................................63
Sơ đồ 4.6. Quy trình bán hàng chưa thu tiền của khách hàng........................................65
Sơ đồ 4.7. Thủ tục lập và lưu chuyển Hóa đơn GTGT..................................................83
Sơ đồ 4.8. Hồn thiện quy trình bán hàng (sl lớn)......................................................... 89
Sơ đồ 4.9. Hoàn thiện KSNB đối với nghiệp vụ bán hàng thu tiền qua Ngân hàng......91
Sơ đồ 4.10. Hoàn thiện quy trình xét duyệt bán chịu...................................................... 93
Sơ đồ 4.11. Hồn thiện quy trình khách hàng trả nợ....................................................... 94

vi


TRÍCH YẾU LUẬN VĂN
Tên tác giả: Mai Thị Thủy
Tên luận văn: Kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng tại cơng ty cổ phần giống cây trồng
Thái Bình.
Ngành: Kế tốn

Mã số: 8340301

Tên cơ sở đào tạo: Học Viện Nông Nghiệp Việt Nam
Mục tiêu nghiên cứu: Nghiên cứu thực trạng công tác kiểm sốt nội bộ trong chu
trình bán hàng tại Cơng ty Cổ phần Giống cây trồng Thái Bình trong thời gian gần đây.
Từ đó, đề xuất các giải pháp hồn thiện cơng tác kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng
của Công ty trong thời gian tới.
Phƣơng pháp nghiên cứu
Nghiên cứu sử dụng phương pháp thu thập thông tin thứ cấp từ các phịng ban có
liên quan về thực trạng cơng tác kiểm sốt nội bộ trong chu trình bán hàng tại Công ty
Cổ phần Giống cây trồng Thái Bình . Số liệu sơ cấp phục vụ nghiên cứu được thu thập
từ điều tra, phỏng vấn đối tượng có liên quan như: Cán bộ quản lý, nhân viên kế tốn và
khách hàng. Phương pháp phân tích số liệu sử dụng trong luận văn gồm phương pháp
thống kê mô tả và phương pháp so sánh đối chiếu nhằm làm rõ thực trạng cơng tác kiểm
sốt nội bộ trong chu trình bán hàng tại Công ty Cổ phần Giống cây trồng Thái Bình.
Kết quả nghiên cứu chính và kết luận:
Đề tài đã hệ thống hóa được cơ sở lý luận về kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng
và thu tiền trong doanh nghiệp, trong đó đã nêu được các khái niệm về kiểm soát nội bộ,
kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng, và thu tiền, các nội dung của hoạt động kiểm sốt
nội bộ chu trình bán hàng và các yếu tố ảnh hưởng tới hoạt động kiểm soát nội bộ chu
trình bán hàng.
Đề tài đã đánh giá thực trạng về hệ thống kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và
thu tiền tại công ty. Công ty đã xây dựng được một hệ thống kiểm soát nội bộ tương đối
tốt: Mơi trường kiểm sốt khoa học, phù hợp, lành mạnh đảm bảo tính minh bạch,
nghiêm túc trong cơng ty. Hệ thống kế toán đúng chuẩn mực, qui định hiện hành. Tuy
nhiên vẫn chưa có một bộ phận kiểm toán nội bộ thực sự, hoạt động kiểm soát hầu hết là
thông qua các thủ tục đã quy định sẵn. Điều đó dẫn đến việc cịn tồn tại một số sai phạm
lặp đi lặp lại nhiều lần. Hệ thống kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền được
thiết lập từ khâu xử lý đơn đặt hàng của người mua đến lập dự phịng và xóa sổ khoản
nợ khơng thu hồi được. Q trình này được kiểm sốt tương đối chặt chẽ, cơ bản ngăn
chặn được những sai phạm, rủi ro trọng yếu.

vii


Các nhân tố ảnh hưởng tới hoạt động kiểm soát của cơng ty bao gồm: mơi trường
kiểm sốt, hệ thống thơng tin, kế hoạch bán hàng để từ đó làm căn cứ đưa ra những giải
pháp phù hợp tăng cường cơng tác kiểm sốt trong cơng ty.
Để hồn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, đặc biệt là hệ thống kiểm sốt nội bộ
chu trình bán hàng, cơng ty cần áp dụng đồng bộ các giải pháp sau: Hoàn thiện mơi
trường kiểm sốt của cơng ty; Hồn thiện hệ thống thơng tin phục vụ kiểm sốt nội bộ;
Hồn thiện thủ tục kiểm sốt chu trình bán hàng thu bằng tiền mặt trực tiếp; Hồn thiện
thủ tục kiểm sốt đơn đặt hàng; Hồn thiện thủ tục kiểm sốt tiền thu bán hàng bằng tiền
mặt; Hồn thiện kiểm sốt đối với nghiệp vụ thu tiền gửi ngân hàng; Xây dựng bộ chế
tài cho hệ thống kiểm soát nội bộ bán hàng.

viii


THESIS ABSTRACT
Master candidate: Mai Thi Thuy
Thesistitle: Internal control of sales cycle at Thai Binh Seed Joint Stock Company.
Major: Accountant

Code: 8340301

Educational organization: Vietnam National University of Agriculture (VNUA)
Research Objectives
Researching the reality of internal control work in the sales cycle at Thai Binh
Seed Joint Stock Company recently. Therefrom, propose solutions to improve the
internal control of the Company's sales cycle in the future.

Materials and Methods
The study is used methods of collecting secondary information from the relevant
departments on the reality of internal control work in the sales cycle at Thai Binh Seed
Joint Stock Company. Primary data for research are collected from surveys, interviews
with relevant subjects such as managers, accountants and customers. Data analysis
methods are used in the study include descriptive statistical method and comparison
method to clarify the reality of internal control work in the sales cycle at Plant Seed
Joint Stock Company.
Main findings and conclusions
The thesis has systematized the theoretical basis for internal control of sales
cycle and collection of money in the enterprise, which has introduced the concepts of
internal control, internal control of the sales cycle, and collect money, the contents of
the internal control of the sales cycle and the factors that influence the internal control
of the sales cycle.
The thesis has assessed the reality of internal control system of sales cycle and
collecting money at the company. The company has built up a relatively good internal
control system: science, fit, healthy control environment ensured transparency, seriously in
the company. Accounting system in accordance with current standards and regulations.

However, there is still no real internal audit department, most of which are
controlled through established procedures. That led to the existence of a number of
repeated mistakes. The internal control system of sales - collection money cycle is
established from the processing of buyers' orders to setting up reserves and writing off
irrecoverable debts. This process is relatively strictly controlled, basically preventing
significant mistakes and risks.

ix


Factors affecting control activities of the company include: control environment,

information systems, sales plans from which to base on appropriate solutions to enhance
control activities in company.
In order to complete the internal control system, especially the sales cycle
internal control system, the company needs: synchronously applying the following
solutions: Improving the control environment of the company; Completing the
information system for internal control; Completing procedures to control the sales
cycle in direct cash; Completing procedures to control orders; Completing procedures
for controlling sales proceeds in cash; Completing control over the bank deposit
collection operation; Developing sanctions for the internal sales control system.

x


PHẦN 1. MỞ ĐẦU
1.1. TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI
Trong xu thế tồn cầu hóa, hội nhập kinh tế quốc tế ngày càng mở rộng,
môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh khốc liệt. Để tồn tại và đứng vững
trên thị trường, doanh nghiệp buộc phải thích ứng với mơi trường kinh doanh
hiện nay và điều đó được thể hiện bằng kết quả và hiệu quả của quá trình sản
xuất kinh doanh mà doanh nghiệp tiến hành. Muốn đạt được kết quả và hiệu quả
sản xuất kinh doanh cao, nó đòi hỏi các nhà quản lý, các chủ doanh nghiệp cần
phải giám sát chỉ đạo thực hiện sát sao mọi hoạt động kinh doanh diễn ra trong
đơn vị mình. Để thực hiện tốt vấn đề này, việc thiết lập và vận hành một hệ thống
kiểm sốt nội bộ hồn chỉnh được coi là công cụ then chốt.
Chức năng kiểm tra, kiểm sốt ln có vai trị quan trọng trong q trình
quản lý đối với mỗi doanh nghiệp, và là cơng cụ hỗ trợ tốt nhất cho các nhà quản
lý ngăn ngừa, phát hiện và hạn chế tối đa các sai sót, gian lận trong q trình vận
hành của doanh nghiệp. Đồng thời giúp cho doanh nghiệp xây dựng nền tảng
vững chắc cho việc quản lý. Trong đó việc kiểm tra, kiểm sốt, quản lí q trình
bán hàng, phân phối hàng đến các chi nhánh là bước đầu trong quá trình tạo ra

lợi nhuận cho công ty.
Các công ty lớn hoạt động lâu năm có hệ thống kế tốn vững chắc, quản lý
hóa đơn chứng từ và kế tốn đầy đủ, đặc biệt là hệ thống kế tốn tài chính, tuy
nhiên nhiều công ty vẫn chưa quan tâm nhiều đến việc kiểm sốt nội bộ các cơng
đoạn, các chu trình kế tốn. Ban kiểm sốt nhiều cơng ty được thành lập nhưng
thực tế vai trị hoạt động cịn hạn chế. Chính vì yếu tố này dẫn đến hoạt động của
doanh nghiệp kém hiệu quả, thất thốt nhiều dẫn đến nhiều cơng ty thua lỗ.
Công ty Cổ phần giống cây trồng Thái Bình là một cơng ty lâu năm, nhiều
chi nhánh, hoạt động đa dạng, cả sản xuất và bán hàng. Đặc biệt, đối với kênh
phân phối hàng cho các nơi ở cơng ty thì việc kiểm sốt nhận đơn đặt hàng cho
đến vận chuyển hàng, đến cho khách hàng chiếm tỉ trọng lớn.
Chu trình bán hàng bao gồm các chức năng chính như: xử lý đơn đặt hàng
của người mua, xét duyệt bán chịu, chuyển giao hàng hóa, lập hóa đơn bán hàng,
xử lý và ghi sổ các khoản về doanh thu. Tuy nhiên trên thực tế không

1


phải công việc bán hàng nào của công ty cũng được thực hiện theo đúng chu
trình và đảm bảo đúng, đầy đủ các hóa đơn chứng từ theo quy định. Do vậy, việc
xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng – thu tiền ln là
mối quan tâm hàng đầu của các nhà lãnh đạo công ty.
Nhận thức được sự cần thiết và tầm quan trọng của việc kiểm sốt q trình
này tại Cơng ty Cổ phần Giống cây trồng Thái Bình tơi tiến hành thực hiện đề tài
“Kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng tại Cơng ty cổ phần Giống cây trồng
Thái Bình”.
1.2. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU
1.2.1. Mục tiêu chung
Nghiên cứu thực trạng cơng tác kiểm sốt nội bộ trong chu trình bán hàng
tại Cơng ty Cổ phần Giống cây trồng Thái Bình trong thời gian gần đây. Từ đó,

đề xuất các giải pháp hồn thiện cơng tác kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng của
Cơng ty trong thời gian tới.
1.2.2. Mục tiêu cụ thể
Góp phần hệ thống hóa các cơ sở lý luận và thực tiễn về công tác bán
hàng và kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng trong doanh nghiệp;
Nghiên cứu thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng tại
Cơng ty CP Giống cây trồng Thái Bình trong thời gian qua;
Phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình
trình bán hàng tại Cơng ty;
Đề xuất giải pháp hồn thiện kiểm sốt chu trình bán hàng nhằm nâng cao
hiệu quả kinh doanh của Công ty trong thời gian tới.
1.3. ĐỐI TƢỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU
1.3.1. Đối tƣợng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là các vấn đề lý luận và thực tiễn của hệ
thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng tại Cơng ty Cổ phần Giống cây trồng
Thái Bình.
Đối tượng khảo sát là các cán bộ quản lý đặc biệt là cán bộ quản lý tài
chính; nhân viên kế tốn bán hàng; nhân viên bán hàng và các khách hàng thường
xuyên của công ty.

2


1.3.2. Phạm vi nghiên cứu
- Phạm vi nội dung
+
Hệ thống hoá cơ sở lý luận và thực tiễn về kiểm sốt nội bộ chu trình bán
hàng của doanh nghiệp
+
ty;

Thực trạng cơng tác kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng tại Cơng

+
Giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng
tại cơng ty
Do thời gian và nguồn lực hạn chế nên nghiên cứu chỉ tập trung vào (các
nội dung ở phần thực trạng mà không nghiên cứu tồn bộ chu trình bán hàng)
Phạm vi khơng gian: Xuất phát từ mục tiêu báo cáo và điều kiện cụ thể,
phạm vi nghiên cứu của báo cáo được thực hiện tại Công ty Cổ phần Giống cây
trồng Thái Bình. Địa chỉ: Phường Quang Trung, Thành phố Thái Bình.
Phạm vi thời gian: Số liệu phục vụ cho nghiên cứu đề tài được tổng hợp
trong giai đoạn 2016 - 2018. Các giải pháp đề xuất cho giai đoạn 2019 - 2025.

3


PHẦN 2. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CỦA ĐỀ TÀI
2.1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG
2.1.1. Khái quát chung về hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp
2.1.1.1. Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ
Trong mọi hoạt động của tổ chức thì chức năng kiểm tra, kiểm sốt ln giữ
vai trị quan trọng trong q trình quản lý. Do đó khi tổ chức hoạt động của đơn
vị, bên cạnh việc sắp xếp nhân sự, cơ sở vật chất, nhà quản lý ln có những
kiểm sốt trên các phương diện thơng qua các thủ tục, chính sách quy định về
hoạt động. Đó chính là hệ thống kiểm sốt nội bộ của đơn vị (Internal control
system). Hiện nay có rất nhiều quan điểm về hệ thống kiểm soát nội bộ song có
thể điểm qua một vài quan điểm sau:
Hệ thống KSNB là toàn bộ các quy định về tổ chức quản lý, chức năng
nhiệm vụ, phương pháp công tác mà một đơn vị phải tuân theo.

Hệ thống kiểm soát nội bộ là tồn bộ những chính sách và thủ tục do Ban
giám đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và sự hiệu quả
của các đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và sự hiệu quả của
các hoạt động trong khả năng có thể. Các thủ tục này địi hỏi việc tuân thủ các
chính sách quản lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện các sai sót hay gian
lận, tính chính xác của các ghi chép kế tốn và đảm bảo lập các báo cáo trong
thời gian mong muốn (Chuẩn mực kiểm toán quốc tế ISA 400).
Theo đoạn 10 chuẩn mực kiểm toán Việt Nam VAS 400 - 2001: “Hệ thống
kiểm sốt nội bộ là các qui trình và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm
toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các qui
định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo
cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả
tài sản của đơn vị”. Về kết cấu, “hệ thống kiểm sốt bao gồm mơi trường kiểm
sốt, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát”.
Theo cách định nghĩa của COSO (Committee of Sponsoring Organization
of Treadway Commission-1992), KSNB là một quá trình chịu ảnh hưởng bởi các
quản lý và các nhân viên của một tổ chức, được thiết kế cung cấp một sự đảm
bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu sau:
- Hoạt động hữu hiệu và hiểu quả của hoạt động

4


- Thông tin đáng tin cậy của báo cáo tài chính
- Sự tuân thủ các luật lệ và quy định
Trong định nghĩa trên của COSO, có bốn khái niệm quan trọng cần lưu ý,
đó là: q trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu.
KSNB là một quá trình: tức là khẳng định KSNB không phải là một sự
kiện hay tình huống mà là một chuỗi các hoạt động hiện diện rộng khắp trong
doanh nghiệp. KSNB tỏ ra hữu hiệu nhất khi nó được xây dựng như một phần cơ

bản trong hoạt động của doanh nghiệp chứ không phải là một sự bổ sung cho các
hoạt động của doanh nghiệp hoặc là một gánh nặng bị áp đặt bởi các cơ quan
quản lý hay thủ tục hành chính, KSNB phải là một bộ phận giúp doanh nghiệp
đạt được mục tiêu của mình.
Yếu tố con người: KSNB khơng chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ
tục… mà phải bao gồm cả con người trong tổ chức như: Hội đồng quản trị, Ban
giám đốc, quản lý,nhân viên… Chính con người định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế
kiểm soát ở mọi nơi và vận hành chúng. Ngược lại, KSNB cũng tác động đến
hành vi con người. Mỗi cá nhân có một khả năng, suy nghĩ và ưu tiên khác nhau
khi làm việc và họ không phải luôn luôn hiểu rõ nhiệm vụ cũng như trao đổi và
hành động một cách nhất quán. KSNB sẽ tạo ra ý thức kiểm soát ở mỗi cá nhân
và hướng các hoạt động của họ đến mục tiêu chung của tổ chức.
Đảm bảo hợp lý: KSNB chỉ có thể cung cấp một sự đảm bảo hợp lý cho
ban giám đốc và nhà quản lý việc đạt được mục tiêu của đơn vị. Điều này là do
những hạn chế tiềm tàng trong KSNB như: sai lầm của con người, sự thông đồng
của các cá nhân, sự lạm quyền của nhà quản lý và do mối quan hệ giữa lợi ích và
chi phí của việc thiết lập lên HTKSNB.
Các mục tiêu: Mỗi đơn vị phải đặt ra mục tiêu mà mình cần đặt tới (mục
tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động, từng bộ phận trong đơn vị). Có
thể chia các mục tiêu mà đơn vị thiết lập ra thành 3 nhóm sau đây:
+
Nhóm mục tiêu về hoạt động: Nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả
của việc sử dụng các nguồn lực.
+
Nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính: đơn vị phải bảo đảm tính trung thực
và đáng tin cậy của báo cáo tài chính mà mình cung cấp.
+ Nhóm mục tiêu về sự tuân thủ: đơn vị phải tuân thủ các luật lệ và quy định.

Sự phân chia các nhóm mục tiêu như trên chỉ có tính tương đối vì một mục
tiêu cụ thể có thể liên quan đến hai hoặc ba nhóm trên. Sự phân chia này chủ yếu

5


dựa vào sự quan tâm của các nhóm đối tượng khác nhau đối với HTKSNB của
đơn vị: nhóm mục tiêu về hoạt động xuất phát từ yêu cầu của đơn vị là chính;
nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính chủ yếu xuất phát từ yêu cầu của cổ đông,
nhà đầu tư và chủ nợ, nhóm mục tiêu về sự tuân thủ xuất phát từ yêu cầu của các
cơ quan quản lý.
Theo Liên đồn kiểm tốn quốc tế (IFAC – Trích “Cơ sở lý luận về hệ thống
kiểm sốt nội bộ và kiểm sốt nội bộ chu trình cung ứng tạo doanh nghiệp”):
HTKSNB là một hệ thống chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được
bốn mục tiêu sau:
-Bảo vệ tài sản của đơn vị
-Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin
-Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý
-Bảo đảm hiệu quả của hoạt động
Tóm lại, hệ thống kiểm soát nội bộ là một quá trình kiểm sốt giúp cho đơn vị đạt
được các mục tiêu của mình. Hệ thống KSNB được thiết kế và vận hành bởi con
người, nó khơng chỉ đơn thuần là chính sách, thủ tục, biểu mẫu… mà phải bao
gồm cả nhân lực của đơn vị đó. Chính con người sẽ lập ra mục tiêu, thiết lập cơ
chế và vận hành nó. Một hệ thống KSNB tốt khơng chỉ được thiết kế tốt mà phải
được vận hành tốt. Như vậy, hệ thống KSNB cung cấp một sự đảm bảo hợp lý,
chứ không phải đảm bảo tuyệt đối những mục tiêu sẽ đạt được. Vì khi vận hành
HTKSNB, những yếu kém có thể xảy ra do các sai lầm của con người. Một
nguyên tắc cơ bản cho việc áp dụng việc kiểm sốt là chi phí cho q trình kiểm
sốt khơng thể vượt quá lợi ích được mong đợi từ quá trính kiểm sốt (Hồng
Thanh Hạnh, 2014).
2.1.1.2 Phân loại kiểm sốt
KSNB được phân biệt thành hai dạng là kiểm soát kế toán và kiểm soát

quản lý.
Kiểm soát quản lý là hệ thống các chế độ, thủ tục và các quy định mà ban
giám đốc chịu trách nhiệm tổ chức thiết lập nhằm:
+
Đảm bảo sự tuân thủ của tổ chức đối với các chính sách, kế hoạch, thủ tục
pháp luật và quy định hiện hành, từ đó tránh các sai phạm do thiếu tuân thủ.
+
Đề ra những chuẩn mực điều hành rõ ràng để định hướng việc sử dụng
các nguồn lực tiết kiệm và có hiệu quả.

6


+
Xây dựng các mục tiêu và mục đích cho các hoạt động hoặc chương trình,
triển khai và thực hiện các thủ tục kiểm soát hướng tới các kết quả hoạt động
chương trình mong muốn. Đồng thời tìm ra những chính sách và thủ tục tốt hơn,
hoàn thiện hơn và từ đó đề ra những mục tiêu cao hơn.
Kiểm sốt kế tốn là các chính sách và q trình thực hiện nhằm đạt được
hai mục tiêu: bảo vệ tài sản và bảo đảm độ tin cậy của thơng tin kế tốn.
+
Bảo vệ tài sản của đơn vị: Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản hữu hình
và tài sản vơ hình, chúng có thể bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đích khác
nhau hoặc bị hư hại nếu khơng được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm sốt thích
hợp. Điều tương tự cũng có thể xảy ra đối với các tài sản phi vật chất khác nhứ
sổ sách kế toán, các tài liệu quan trọng.
+
Bảo đảm độ tin cật của các thơng tin kế tốn: Thơng tin kinh tế tài chính
do bộ máy kế tốn xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành
các quyết định của các nhà quản lý. Như vậy, thơng tin cung cấp phải đảm bảo

tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động và
phản ánh đầy đủ, khách quan các nội dung chủ yếu của hoạt động kinh tế tài
chính (Hồng Thanh Hạnh, 2014).
2.1.1.3. Vị trí của hệ thống kiểm sốt nội bộ tổ chức quản lý doanh nghiệp

Hai tình trạng luôn tồn tại song hành với nhau bên trong nội bộ doanh
nghiệp đó là sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung – quyền lợi của người
lao động và của người sử dụng lao động. Vấn đề đặt ra cho nhà quản lý ở đây là
phải hài hòa hai thái cực này như thế nào?
Quản lý bằng kinh nghiệm và lòng tin mất thời gian, mang dấu ấn cảm
tính có thể thiếu tính khách quan.
Quản lý bằng cơ chế, quy chế thì lúc này HTKSNB là cơng cụ hữu hiệu
của nhà quản lý, các yếu tố của HTKSNB là cụ thể hóa các ý tưởng, hoạt động
nhà quản lý.
HTKSNB là sự thể hiện của cái tâm, cái tài của nhà quản lý, thể hiện văn
hóa làm việc trong doanh nghiệp, tận dụng nguồn lực của doanh nghiệp một cách
hiệu quả.
2.1.1.4. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm sốt nội bộ
Tùy vào loại hình hoạt động, mục tiêu và quy mơ của cơng ty mà hệ thống
kiểm sốt nội bộ được sử dụng khác nhau, nhưng nói chung, hệ thống này cần 5
bộ phận cấu thành như sau: (mỗi mơi trường nên nói các nội dung chủ yếu).

7


a.

Mơi trường kiểm sốt

Mơi trường kiểm sốt là những nhận thức, quan điểm, sự quan tâm và hoạt

động của thành viên Hội đông thành viên, ban giám đốc đối với hệ thống kiểm
sốt nội bộ và vai trị của hệ thống kiểm sốt nội bộ trong đơn vị.
Mơi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, mức độ hữu
hiệu của KSNB tùy thuộc chủ yếu ở các nhà quản lí và nhiều yếu tố khác.Mơi
trường kiểm soát bao gồm những nhân tố ảnh hưởng đến quá trình thiết kế, sự
vận hành và tính hữu hiệu. Xử lý dữ liệu qua các loại hình KSNB, nó chi phối
đến ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng của các bộ
phận khác của KSNB.
b. Đánh giá rủi ro
Dưới một góc đọ nào đó, kiểm sốt bao goomg việc nhận dạng, đánh giá
và quản lý các rủi ro có thể phát sinh.Kinh doanh là chấp nhận rủi ro. Trong thực
tế khơng có biện pháp nào có thể giảm rủi ro xuống bằng khơng. Vấn đề là các
nhà quản lý phải xác định được rằng rủi ro nào thể chấp nhận được và phải làm gì
để quản lý các rủi ro. Để làm được như thế, nhà quản lý phải:
Xác định mục tiêu của tổ chức, kể cả mục tiêu chung của đơn vị và mục
tiêu riêng của từng hoạt động.
Các rủi ro có thể phát sinh từ môi trường hoạt động (Sự cạnh tranh, sự tiến
bộ kĩ thuật, chính sách của Nhà nước…) và từ chính sách của đơn vị( Chính sách
mở rộn thị trường, đổi mới kỹ thuật…)nhận dạng xem rủi ro có thể tác động đến
tồn bộ hệ thống đơn vị chỉ là hoạt động của một bộ phận hay của một chi nhánh
nào đó.
Để nhận dạng rủi ro các nhà quản lý đơn vị có thể đưa ra các biện pháp
dựa trên sự phân tích như: Phân tich các đối thủ cạnh tranh, dự báo tình hình hoạt
động của đơn vị, so sánh đối chiếu, phân tích các số liệu trong quá khứ…
Phân tích và đánh giá rủi ro: Một quy trình phân tích và đánh giá rủi ro
gồm các bước sau:
Ước lượng tầm cỡ các rủi ro.
Xem xét khả năng có thể xảy ra.
Những biện pháp xử lý kịp thịi với rủi ro.
Các hủ tục kiểm sốt trong đơn vị phải được thiết kế sao cho hạn chế rủi

ro có thể xảy ra, phạm vi của các thủ tục kiểm sốt phụ thuộc vào rủi ro có thể
xảy ra của đơn vị. Vì vậy một yêu cầu đặt ra là phải định lượng rủi ro bằng

8


tiền.Cơng thức để định lượng rủi ro là:
R=PxL
Trong đó:

R: Tầm cỡ của rủi ro, rủi ro ước tinh
L: Thiệt hại ước tính bằng tiền
P: Khả năng (xác suất) xảy ra rủi ro thiệt hại do HTKSNB yếu

kém Như vậy, có hai yếu tố tác động đến rủi ro ước tính là thiệt hại ước tính
bằng tiền và c. Cơ chế kiểm soát
Thủ tục kiểm soát là các quy chế và thủ tục do ban lãnh đạo đơn vị thiết
lập và chỉ đạo thực hiện trong đơn vị nhằm mục tiêu quản lí cụ thể.
Các thủ tục kiểm sốt chủ yếu bao gồm:
Phê duyệt :Trong quá trình quản trị và điều hành doanh nghiệp, nhà quản
trị cần phải xây dựng cơ chế “phê duyệt” đúng thời điểm và đúng chỗ để kiểm
soát được các hoạt động quan trọng liên quan đến các việc điều hành doanh
nghiệp của mình. Cũng như ủy quyền phê duyệt cho những người mà nhà quản
trị có thể tin tường và kiểm soát được, đặc biệt là các “phê duyệt” liên quan đến
tài chính và chí phí trong doanh nghiệp.
Định dạng trước:Cơ chế định dạng trước, giúp doanh nghiệp giảm thiểu
được rủi ro tong hệ thống quản trị của mình. Một số tổ chức dùng cơ chế định
dạng trước để kiểm soát thẩm quyền phê duyệt và từ đó có thể hạn chế được các
rủi ro phát sinh như: hạn mức dư nợ, số tiền được bán, số tiền cho vay …vv. Cơ
chế định dạng còn kiểm soát các yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt của hệ thống quản

lý giúp tổ chức hạn chế được các rủi ro do tính khơng tn thủ của các nhân viên
Báo cáo bất thường: Trong mỗi hệ thống quản lý, nhà quản trị cần xây
dựng cơ chế báo cáo bất thường, mỗi khi có sự bất thường xảy ra và truyền thông
cho mọi nhân viên thực hiện. Cơ chế này cho phép nhà quản trị nắm bắt được
thông tin một cách nhanh nhất để có thể đưa ra những quyết định phù hợp, để có
thể tránh được thất thốt và các nguy cơ rủi ro cho doanh nghiệp.
Bảo vệ tài sản: Đây là cơ chế mà có lẽ bất kỳ tổ chức nào cũng thực hiện
đầy đủ. Đó chính là giao quyền quản lý, kiểm sốt, kiểm kê, bảo trì, bảo dưỡng
tài sản trong quá trình sử dụng. Nhằm tránh thất thốt hư hỏng xãy ra. Nó giúp
cho các tổ chức an tồn nhất trong q trình quản lý tài sản của mình.

9


Sử dụng mục tiêu: Cơ chế sử dụng mục tiêu được hiểu như là các chỉ
tiêu trong kinh doanh, trong sản xuất và quản lý doanh nghiệp. Đó chính là các
định mức trong sản xuất như: Định mức nguyên, nhiêu vật liệu, hao hụt, sản
lượng, chi phí sản xuất, nhân công lao động…vv. Là các chỉ tiêu trong kinh
doanh như: doanh số bán hàng của đơn vị, nhân viên, chỉ tiêu thị trường, chỉ tiêu
khách hàng…vv và các chỉ tiêu khác trong quá trình điều hành hoạt động của
doanh nghiệp. Cơ chế sử dụng mục tiêu giúp doanh nghiệp kiểm soát được giá
thành sản xuất, các chỉ tiêu kinh doanh, các chỉ tiêu tài chính …vv. Qua đó nó
cịn giúp cho doanh nghiệp chỉ ra được những nhân viên có năng lực và khơng có
năng lực, để có những chính sách đãi ngộ phù hợp. Cơ chế sử dụng mục tiêu phù
hợp còn tạo ra động lực làm việc cho tổ chức.
Bất kiêm nhiệm: Cơ chế bất kiêm nhiệm là một cơ chế nói lên rằng,
doanh nghiệp nên hạn chế các hoạt động “vừa đá bóng vừa thổi cịi” trong doanh
nghiệp của mình. Vì đây sẽ là một hoạt động rất rủi ro cho doanh nghiệp và quan
trọng hơn, chính nhà quản trị tạo ra sự không minh bạch trong hệ thống quản trị
của mình. Ví dụ như: nhân viên kế toán thanh toán kiêm nhiệm thủ quỹ; nhân

viên mua hàng kiêm thủ kho, người có thẩm quyền phê duyệt khiêm mua hàng…
vv. Những chức danh kiêm nhiệm này sẽ từ từ “giết chết” doanh nghiệp. Do nhà
quản trị không thể kiểm sốt được doanh nghiệp của mình từ bên trong.
-

Đối chiếu: Đối chiếu là một cơ chế chỉ ra rằng, doanh nghiệp cần có sự

kiểm sốt chéo lẫn nhau. Đây là một cơ chế quan trọng để giúp hệ thống “Tự kiểm
soát” trước khi nhà quản trị kiểm soát. Như vậy nó sẽ giúp hạn chế được nhiều sai
sót trong nội bộ hệ thống trước khi chuyển đến tay nhà quản trị. Ví dụ: Quy định đối
chiếu giữa kế toán thanh toán và thủ quỹ; đối chiếu giữa kế toán kho và thủ kho; đối
chiếu giữa xuất và nhập, đối chiếu giữa sử dụng và định mức …vv.

Kiểm tra & đối chiếu: Là cơ chế mà quản trị các cấp cần có hoạt động
“Kiểm tra & đối chiếu” kết quả thực hiện của nhân viên cấp dưới, nhằm đảm bảo
rằng hệ thống hoạt động được thực hiện đúng như đã hoạch định. Nhằm giúp
phát hiện ra những sai sót của nhân viên cũng như của quá trình để hạn chế đến
mức tối thiểu những rủi ro cho doanh nghiệp.
d. Hệ thống kế tốn
Hệ thống thơng tin trong đơn vị chủ yếu là hệ thống kế toán, bao gồm:
hệ thống chứng từ kế toán, sổ sách kế toán, tài khoản kế toán và hệ thống báo

10


cáo tài chính.
Thơng qua quan sát, ghi chép, phân loại và tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh, hệ thống kế tốn khơng những cung cấp những thơng tin cần thiết cho
quản lí mà cịn có tác dụng trong việc kiểm soát nhiều mặt hoạt động của đơn vị
nên nó là bộ phận quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị.

Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu về: tính có thật,
sự phê chuẩn, tính đầy đủ, sự đánh giá, sự phân loại, tính đúng kỳ, q trình
chuyển sổ và tổng hợp chính xác.
Để đảm bảo hệ thống kiểm sốt phát triển vững mạnh thì hệ thống kế tốn
cần phải phát huy vai trị kiểm sốt thể hiện qua 3 giai đoạn như sau:


Lập chứng từ : Đây là giai đoạn đầu tiên và rất quan trọng vì số liệu kế

tốn chỉ chính xác nếu việc lập chứng từng nghiêm túc, nghĩa là lập chứng từ đầy
đủ, hợp lệ, hợp pháp và phản ảnh trung thực mọi nghiệp vụ phát sinh.Việc lập
chứng từ giúp thực hiện chức năng tiền kiểm, là sự kiểm tra trước khi nghiệp vụ
xảy ra nhằm ngăn ngừa sai phạm trên nhiều điểm quan trọng nhằm bảo vệ hữu
hiệu và sử dụng có hiệu quả mọi nguồn lực của đơn vị.


Ghi chép sổ sách kế toán: Đây là giai đoạn chính trong tiến trình xử lí

số liệu kế tốn để lập báo cáo tài chính. Trong kiểm sốt nội bộ, hệ thống sổ sách
có vai trị quan trọng.


Lập báo cáo tài chính: Đây là giai đoạn cuối cùng của quá trình xử lý,

nhằm tổng hợp các số liệu trên sổ sách thành những chỉ tiêu trên báo cáo. Các
thông tin thể hiện trên báo cáo tài chính khơng chỉ đơn thuần phản ánh tình hình
tài chính và kết quả họat động sản xuất kinh doanh của đơn vị mà cịn thể hiện
tính hợp lí và trung thực của thông tin cũng như việc chấp hành các quy định,
chuẩn mực, chế đọ kế toán hiện hành của doanh nghiệp.Thơng qua báo cáo tài
chính, đơn vị có thể phân tích để phát hiện nững trường hợp bất thường, từ đó

kiểm tra lại sổ sách, chứng từ để xác định người chịu trách nhiệm.
Tóm lại, phải xem xét xem việc tổ chức lưu trữ và bảo quản chứng từ, sổ
sách và báo cáo theo nguyên tắc an toàn, bảo mật và thuận tiện truy cập.
Trong những đơn vị sử dụng máy tính vào cơng tác kế tốn và quản lí, hệ
thống kế tốn nói riêng và hệ thống thơng tin và truyền thơng đơn vị nói chung
có những đặc điểm riêng.Vì tất cả các thơng tin đều được lưu trong máy tính nên
tính bảo mật và thuận tiện truy cập.

11


Trong những đơn vị sử dụng máy tính vào cơng tác kế tốn và quản lí, hệ
thống kế tốn nói riêng và hệ thống thông tin truyền thông đơn vị nói chung có
những điểm riêng. Vì tất cả các thơng tin đều được lưu trong máy tính nên tính
bảo mật thơng tin cao nhưng độ an tồn khơng cao.
Hệ thống kế tốn khơng những cung cấp những thơng tin cần thiết cho nhà
quản lí mà cịn có tác dụng trong việc kiểm sốt nhiều mặt hoạt động của doanh
nghiệp thơng qua hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ sách kế toán, hệ thống
bảng tổng hợp kế toán, cân đối kế tốn.Nên nó là bộ phận quan trọng trong hệ
thống kiểm soát nội bộ (Phan Trung Kiên, 2001).
e. Giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ
Giám sát là quá trình mà người quản lý đánh giá chất lượng của hệ thống
kiểm sốt, để đánh giá xem HTKSNB có vận hành hiệu quả và đúng với thiết kế
hay không, các chốt kiểm sốt mà đơn vị đã cài đặt có hợp lý hay khơng để có
biện pháp giải quyết kịp thời.
Hoạt động giám sát sẽ làm tăng hiệu quả của việc thực hiện các chính sách
thủ tục của nhân viên đơn vị, công tác giám sát thường được thực hiện định kỳ,
thường xuyên.

Giám sát thường xuyên: Được thực hiện thông qua việc xem xét

chứng từ, sổ sách hàng ngày, hoặc quan sát theo dõi việc giao dịch với khách
hàng của nhân viên đơn vị.


Giám sát định kỳ: Đinh kỳ nhân viên phịng kiểm sốt nội bộ tiến hành

kiểm sốt lại chứng từ xem có đầy đủ, chính xác và được bảo tồn hay khơng.
Cơng việc giám sát phải được thực hiện một cách độc lập, nghĩa là nhân viên
thực hiện công tác này không phải người thực hiện nghiệp vụ, các nhân viên có
thể do vơ ý, cẩu thả hay áp lực cơng việc àm có thể gây sai sót. Vì vậy, mặc dù đã
có sự kiểm sốt lẫn nhau giữa các nhân viên thông qua sự phân chia trách nhiệm,
nhưng vẫn cần sự giám sát đối với nhân viên nghiệp vụ mà nhà quản lý
đơn vị coi là trọng yếu và rủi ro cao. Đặc biệt là đối những hoạt động của đơn vị,
giao dịch với số lượng tiền lớn là luôn tiềm ẩn rủi ro, công tác giám sát ln là
cần thiết (Phan Trung Kiên, 2001).
2.1.1.5. Lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ
Một thực trạng khá phổ biến hiện nay là phương pháp quản lý của nhiều
cơng ty cịn lỏng lẻo, khi các cơng ty nhỏ được quản lý theo kiểu gia đình hay
phân quyền cho cấp dưới mà thiếu sự kiểm tra đầy đủ ở những công ty lớn. Cả

12


hai mơ hình này đều dựa trên sự tin tưởng cá nhân và thiếu những quy chế thông
tin kiểm tra chéo giữa các bộ phận đề phịng gian lận có thể xảy ra.
Việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ chính là xác lập một cơ chế
giám sát mà ở đó nhà quản lý khơng quản lý bằng lòng tin, mà dựa trên những
quy định rõ ràng nhằm:
Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh (sai sót vơ tình gây thiệt
hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm.

- Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát, hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm
cắp.
- Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế tốn và báo cáo tài chính
Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy của công ty cũng như các quy
định của luật pháp
- Đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra
- Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lịng tin đối với
họ. HTKSNB có tầm quan trọng đối với các doanh nghiệp nhất là đối với
doanh nghiệp lớn. Ở các doanh nghiệp lớn thì quy mơ càng lớn thì quyền hạn
phân chia chi các cấp càng nhiều, giữa các bộ phận chức năng và nhân viên càng
trở nên phức tạp và nối kết với nhau về nhiều mặt. Từ đó q trình truyền đạt và
thu thập thơng tin phản hồi càng trở nên khó khăn (Phan Trung Kiên, 2001).
2.1.1.6. Hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ
Trong q trình hoạt động của đơn vị có thể xảy ra những sai sót. Cho nên
các kiểm tốn viên cần nhận thức rằng một hệ thống kiểm soát nội bộ dù có được
thiết kế hồn hảo đến đâu thì cũng không thể nào ngăn ngừa phát hiện mọi sai
phạm có thể xảy ra, đó là hạn chế cố hữu của hệ thống kiểm soát nội bộ:
Những hạn chế xuất phát từ bản thân con người như sự vô ý, bất cẩn, đãng
trí, đánh giá hay ước lượng sai khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ, hoặc do không
hiểu rõ u cầu của cơng việc.
Khả năng hệ thống kiểm sốt nội bộ không phát hiện được sự thông đồng
của các thành viên trong ban quản lý hoặc của nhân viên với những người khác
trong và ngoài đơn vị.
Các thủ tục kiểm soát nội bộ thường chỉ đặt ra các thủ tục kiểm sốt bên
trong đơn vị mà ít các tác động đối với các nghiệp vụ bên ngoài đơn vị.
Phần lớn các thủ tục kiểm soát nội bộ thường đều tập trung vào các sai
phạm dự kiến, thường xuyên, lặp đi lặp lại, mà ít chú ý đến các nghiệp vụ

13

khơng thường xun, do đó những sai phạm trong các nghiệp vụ này thường hay
bị bỏ qua.
Yêu cầu thông thường và trên hết của nhà quản lý là chi phí bỏ ra cho hệ
thống kiểm sốt nội bộ khơng vượt q những lợi cish riêng.
Các thủ tục kiểm sốt có thể khơng cịn phù hợp do cơ chế thay đổi làm
cho các thủ tục kiểm soát lạc hậu hoặc bị vi phạm.
Tóm lại, chính những hạn chế trên của kiểm soát nội bộ là những nguyên
nhân khiến cho kiểm soát nội bộ không thể đảm bảo tuyệt đối, mà chỉ bảo đảm
hợp lý trong việc đạt được các mục tiêu của mình (Trần Thị Quanh, 2014).
2.1.2. Các vấn đề chung về hoạt động bán hàng
2.1.2.1. Khái niệm
Bán hàng là một q trình trong đó người bán tìm hiểu, khám phá, gợi tạo
và đáp ứng những nhu cầu hay ước muốn của người mua để đáp ứng quyền lợi
thỏa đáng, lâu dài của hai bên. Cũng có thể hiểu bán hàng là quá trình chuyển
quyền sỡ hữu của sản phẩm, hàng hóa hay dịch vụ cho khách hàng để đổi lấy tiền
hay quyền thu tiền của khách hàng (N.T.K. My, 2012).
Với ý nghĩa như vậy, quá trình này được bắt đầu từ yêu cầu mua của
khách hàng (đơn đặt hàng, hợp đồng mua hàng…) và kết thúc bằng việc chuyển
đổi hàng hóa thành tiền. Trong trường hợp này, hàng hóa và tiền tệ được xác định
theo bản chất kinh tế của chúng. Hàng hóa là những tài sản hay dịch vụ chứa
đựng giá trị và có thể bán được. Tiền tệ là phương tiện thanh tốn, nhờ đó mọi
quan hệ giao dịch mua bán và thanh toán được giải quyết tức thời (Nguyễn Thị
Phương Hoa, 2011).
2.1.2.2. Hình thức bán hàng trong doanh nghiệp
Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều hình thức bán hàng đa dạng khác
nhau: bán lẻ, bán buôn, bán qua điện thoại, qua internet… Phổ biến nhất vẫn là
hình thức bán lẻ và bán bn.
a. Phương thức bán buôn
Là việc bán hàng cho các doan nghiệp sản xuất khác hoặc các doanh nghiệp

thương mại. Kết thúc quá trình này, hàng hóa vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thơng.
Đặc điểm của phương thức bán buôn là số lượng bán một lần lớn nên doanh
nghiệp thường lập chứngt ừ cho những lần bán và kế toán tiến hành ghi sổ sau

14