Tổ chức quản lý nguồn lực thông tin tại thư viện khoa học tổng hợp thành phố hồ chí minh

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

LÊ NGỌC MNH CHÂU

TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUỒN LỰC THÔNG TIN
TẠI THƢ VIỆN KHOA HỌC TỔNG HỢP
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

LUẬN VĂN THẠC SĨ THƠNG TIN - THƢ VIỆN

HÀ NỘI - 2013


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

LÊ NGỌC MNH CHÂU

TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUỒN LỰC THÔNG TIN
TẠI THƢ VIỆN KHOA HỌC TỔNG HỢP
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Chun ngành: Khoa học Thơng tin – Thƣ viện
Mã số: 60 32 20

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC

NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC
TS. LÊ VĂN VIẾT

HÀ NỘI - 2013

ii


MỤC LỤC
Chƣơng 1: Quản lý nguồn lực thông tin với Thƣ viện Khoa học Tổng hợp
Thành phố Hồ Chí Minh ...................................................................................... 6
1.1 Một số khái niệm ............................................................................................... 6
1.1.1 Nguồn lực thông tin. ............................................................................ 6
1.1.2 Khái niệm quản lý ................................................................................ 8
1.1.3 Quản lý nguồn lực thông tin ................................................................ 9
1.2 Những yếu tố ảnh hƣởng đến công tác quản lý nguồn lực thông tin ................ 10
1.2.1 Cán bộ thƣ viện. .................................................................................. 10
1.2.2 Cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ ...................................................... 11
1.2.3 Hoạt động bổ sung, xử lý tài liệu. ....................................................... 12
1.2.4 Tổ chức kho và bảo quản tài liệu ........................................................ 19
1.2.5 Phục vụ và chia sẻ thông tin................................................................ 22
1.2.6 Độ lớn và thành phần nguồn lực thông tin .......................................... 23
1.2.7 Nguồn kinh phí .................................................................................... 24
1.3 Tiêu chí đánh giá nguồn lực thông tin và yêu cầu quản lý nguồn lực thông tin
................................................................................................................................. 24
1.4 Giới thiệu về Thƣ viện Khoa học Tổng hợp TP.Hồ Chí Minh ........................ 28
1.4.1 Chức năng và nhiệm vụ của Thƣ viện ................................................ 32
1.4.2 Vai trò của TV KHTH TP.HCM trong chiến lƣợc phát triển của TPHCM.......... 32
1.5 Vai trị của cơng tác quản lý nguồn lực thơng tin đối với Thƣ viện KHTHTPHCM... 33
Chƣơng 2: Thực trạng quản lý nguồn lực thông tin ở Thƣ viện Khoa học
Tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh ...................................................................... 35
2.1 Quản lý cơng tác bổ sung tài liệu. .................................................................... 35
2.1.1 Chính sách bổ sung tài liệu .................................................................. 35

2.1.2 Quy trình bổ sung sách ........................................................................ 36
2.1.3 Tăng lƣợng tài liệu bổ sung ................................................................. 38
2.1.4 Quản lý việc chia sẻ tài liệu ................................................................. 43
2.2 Quản lý vốn tài liệu ........................................................................................... 45
iii


2.2.1 Quản lý kho tài liệu .............................................................................. 45
2.2.2 Quản lý dữ liệu..................................................................................... 54
2.3 Hiện trạng các yếu tố ảnh hƣởng đến quản lý nguồn lực thông tin .................. 67
2.3.1 Công tác tổ chức quản lý cán bộ .......................................................... 67
2.3.2 Cở sở vật chất, trang thiết bị ................................................................ 73
2.3.3 Nguồn kinh phí .................................................................................... 76
2.3.4 Nhận xét ............................................................................................... 77
Chƣơng 3: Giải pháp hồn thiện cơng tác quản lý nguồn lực thơng tin Thƣ
viện Khoa học Tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh ............................................ 84
3.1 Nâng cao chất lƣợng quản lý công tác bổ sung tài liệu .................................... 84
3.1.1 Hồn thiện chính sách bổ sung tài liệu ................................................ 84
3.1.2 Hồn thiện quy trình bổ sung ............................................................... 87
3.1.3 Chọn lọc lƣợng tài liệu đƣợc bổ sung .................................................. 87
3.1.4 Hoàn thiện quản lý việc chia sẻ tài liệu ............................................... 88
3.2 Hoàn thiện quản lý vốn tài liệu ......................................................................... 89
3.2.1 Tăng cƣờng quản lý kho ...................................................................... 89
3.2.2 Nâng cao công tác quản lý dữ liệu ....................................................... 91
3.3 Cải tiến các yếu tố ảnh hƣởng đến công tác quản lý nguồn lực thông tin ........ 93
3.3.1 Công tác tổ chức quản lý cán bộ .......................................................... 93
3.3.2 Cơ sở vật chất, trang thiết bị ................................................................ 98
3.3.3 Tăng nguồn kinh phí..........................................................................103
KẾT LUẬN ........................................................................................................ 105
TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................ 106

PHỤ LỤC ........................................................................................................... 110

iv


BẢNG TRA CÁC TỪ VIẾT TẮT

AACR

Anglo- American Cataloguing Rules

CSDL

Cơ sở dữ liệu

DDC

Dewey Decimal Classification

ĐMCĐ

Đề mục chủ đề

ISBD

International Standard Bibliographic Description

MARC

Machine of Congress Classification

NCT

Nhu cầu tin

NDT

Ngƣời dùng tin

NLTT

Nguồn lực thông tin

OPAC

Oline Public Acess Catalog

TNTT

Tài nguyên thông tin

TVKHTHTPHCM Thƣ viện Khoa học Tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh

v


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài :
Trong xu thế chung của thế giới, tồn cầu hóa đang diễn ra mạnh mẽ, để phát
triển đất nƣớc đòi hỏi phải có nguồn thơng tin, tri thức vơ cùng lớn mới đáp ứng

đƣợc nhu cầu này
Thành phố Hồ Chí Minh là một trung tâm văn hóa, kinh tế. xã hội, giáo dục
hàng đầu của đất nƣớc. Thành phố đang từng bƣớc tiến hành cơng cuộc Cơng
nghiệp hóa và hiện đại hóa đất nƣớc. Nhu cầu về nguồn thơng tin dồi dào, phong
phú, đa dạng về tất cả mọi lãnh vực là tất yếu, nhƣng có nguồn thơng tin dồi dào
chƣa đủ, cần phải quản lý và khai thác tốt nguồn thông tin, tạo điều kiện thuận lợi
cho ngƣời dân Thành phố đáp ứng nhu cầu học tập, nghiên cứu, giải trí ngày càng
nhiều hơn và hiệu quả hơn.
Thƣ viện đóng một vai trò quan trọng trong sự nghiệp phát triển kinh tế, văn
hóa, giáo dục, … của đất nƣớc. NLTT của mỗi thƣ viện đóng vai trị quyết định
trong hoạt động của thƣ viện. Tuy nhiên, nếu có NLTT (NLTT) mạnh nhƣng quản
lý không tốt, khai thác thông tin không hiệu quả thì cũng khơng thể nào đáp ứng
tốt nhu cầu của ngƣời dùng tin, bạn đọc của thƣ viện.
Thƣ viện Khoa học Tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh (TVKHTH TPHCM)
là một trong những trung tâm thông tin lớn của Tp.HCM. Chức năng và nhiệm vụ
của Thƣ viện là đáp ứng nhu cầu tin cho hoạt động học tập, nghiên cứu, đào tạo, …
theo đƣờng lối phát triển công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nƣớc
Nguồn thơng tin tại Thƣ viện rất đa dạng nhƣ tài liệu giấy, tài liệu điện tử, vi
phim, vi phiếu, ...
Do tính chất vật lý của mỗi loại tài liệu, đặc biệt là tài liệu giấy, với điều kiện
ở nƣớc ta, đặc biệt là ở miền Nam là khí hậu nhiệt đới nóng ẩm, mƣa nhiều làm tài
liệu mau chóng bị hƣ hỏng, các yếu tố cùa môi trƣờng, con ngƣời đều ành hƣởng
trực tiếp đến tài liệu. Trong quá trình tổ chức kho bảo quản tài liệu do diện tích hạn
hẹp, lƣợng tài liệu giấy càng ngày càng nhiều qua mỗi năm làm thiếu diện tích lƣu
trữ các điểm truy cập thơng tin, các CSDL đƣờng truyền chƣa đƣợc tốt, hiệu quả
quản lý NLTT chƣa đáp ứng đƣợc nhu cầu ngày càng đa dạng của ngƣời dùng tin
1


tại TVKHTH TPHCM. Nhận thấy tầm quan trọng của NLTT trong Thƣ viện Khoa

học Tổng hợp Tp.HCM nên tôi chọn đề tài: “Tổ chức quản lý NLTT tại Thư viện
Khoa học Tổng hợp Thành phố HCM trong giai đoạn hiện nay” làm đề tài luận
văn của mình.”
2. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
2.1 Đối tƣợng nghiên cứu
Công tác quản lý NLTT
2.2 Phạm vi nghiên cứu
- Theo không gian: Tại TVKHTH TPHCM.
- Theo thời gian: Giai đoạn từ 2009 đến nay
3. Mục đích nghiên cứu
Đề ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động quản lý NLTT (NLTT) trong
thời gian sắp tới.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Nghiên cứu các vấn đề lý luận về quản lý NLTT
Nghiên cứu thực trạng quản lý NLTT tại TVKHTHTPHCM TpHCM, và
các yếu tố ảnh hƣởng đến công tác quản lý NLTT.
Kiến nghị những giải pháp hoàn thiện hoạt động quản lý NLTT tại TVKHTH
TPHCM.
5. Tổng quan về tình hình nghiên cứu
Những vấn đề về quản lý NLTT ở Tp.HCM đã có nhiều nhà nghiên cứu trong
và ngồi nƣớc quan tâm.
Có nhiều bài báo, cơng trình nghiên cứu về cơng tác tổ chức kho, bảo quản tài
liệu, công tác quản lý thƣ viện công cộng v.v… Đã đƣợc bảo vệ thành công tại
Trƣờng ĐH Khoa học Xã hội & Nhân Văn TP.HCM, Trƣờng Đại học Khoa học
Xã hội & Nhân Văn thuộc Trƣờng Đại học Quốc gia Hà Nội và Trƣờng Đại học
Văn hóa Hà Nội.
Có thể kể tên nhƣ :
Cuốn sách của PGS.TS. Nguyễn Hữu Hùng “Thông tin – từ lý luận đến thực
tiễn” (2005) trong đó tại Phần 2 – Tổ chức và quản lý thơng tin có chùm bài viết
nhƣ “Phát triển thông tin Khoa học và công nghệ để trở thành nguồn lực”, “ Tổ

2


chức và quản lý hoạt động thông tin khoa học công nghệ trước thềm thế kỷ XXI”, “
Vấn đề phát triển và chia sẻ NLTT số hóa tại Việt Nam”…Trong các cơng trình
này, tác giả đã phác họa bức tranh thơng tin trong nền kinh tế mới, trình bày khái
niệm và luận chứng vai trò trung tâm của TNTT số trong hệ thống thông tin quốc
gia, nghiên cứu những vấn đề chiến lƣợc, phƣơng pháp tạo lập chia sẽ, quản lý nhà
nƣớc và chƣơng trình phát triển thơng tin nhằm biến thơng tin trở thành nguồn lực
phát triển và trình bày các giải pháp tạo lập môi trƣờng thông tin phát triển NLTT
số trong điều kiện ở Việt Nam.
Nghiên cứu về chính sách phát triển NLTT có các bài: “ Phương pháp luận
xây dựng chính sách phát triển nguồn tin” (2001) và “ Một số vấn đề xung quanh
việc thu thập khai thác tài liệu xám” (2001) của TS. Nguyễn Viết Nghĩa và bài “
Phác thảo sơ bộ chính sách về NLTT” của TS. Lê Văn Viết. Các tác giả đã khẳng
định vị trí quan trọng trong chính sách phát triển NLTT đối với việc tạo nguồn, xây
dựng hệ thống các kho tài liệu của các thƣ viện và cơ quan thông tin. Những nội
dung chủ yếu cần đƣợc đề cập trong chính sách và cách thức trình bày kết cấu của
chính sách và một số giải pháp xây dựng chính sách tạo nguồn thơng tin.
Về chủ đề chia sẻ NLTT, tiến sĩ Lê Văn Viết trong bài: “ Một số vấn đề thiết
lập hình thức mượn, chia sẻ tài liệu, thông tin giữa các thư viện Việt Nam” (Kỷ
yếu hội thảo thƣ viện Việt Nam: Hội nhập và phát triển – 2006) đề cập tới việc
thiết lập các hình thức mƣợn, chia sẻ tài liệu, thông tin giữa các thƣ viện Việt Nam
trong giai đoạn hội nhập và phát triển đất nƣớc.
Về vấn đề xây dựng thƣ viện điển tử và số hóa tài liệu có “Xây dựng Thư viện
điển tử và vấn đề số hóa tài liệu ở Việt Nam” (Tạp chí Thơng tin – Tƣ liệu, số 2,
2005) của Thạc sỹ Nguyễn Tiến đức, “ Phát triển nội dung số ở Việt Nam: Những
nguyên tắc chỉ đạo” (Tạp chí Thơng tin và tƣ liệu, số 1, 2000) của tiến sĩ Tạ Bá
Hƣng đã trình bày tiếp cận xây dựng và phát triển kho tƣ liệu số hóa cảu thƣ viện
điện tử, cũng nhƣ các tiền đề pháp lý, tổ chức và kinh nghiệm để triển khai số hóa

các cơ quan thơng tin, vấn đề xây dựng kho tài liệu số hóa và phát triển các mối
liên kết, chia sẻ các thƣ viện khi xây dựng thƣ viện điện tử ở Việt Nam.
Trên bình diện các luận văn thạc sỹ, đến nay có khá nhiều Luận văn chuyên
ngành Khoa học thƣ viện cũng nghiên cứu vấn đề, ví dụ nhƣ: “Nghiên cứu phát
3


triển NLTT tại các trung tâm thông tin Thư viện trường đại học Kinh tế quốc dân
Hà Nội” (2008) của tác giả Bùi Thị Sen: “Tăng cường NLTT tại Trung tâm Thông
tin Thư viện trường đại học Sư phạm Hà Nội” (2006) của tác giả Nguyễn Thị
Thuận: “Tăng cường NLTT tại Thư viện Trường đại học Bách Khoa Hà Nội”
(2005) của tác giả Hà Thị Huệ: “Tổ chức và khai thác NLTT ở TVKHTHTPHCM”
(2003) của tác giả Nguyễn Quang Hồng Phúc: “Tổ chức quản lý và khai thác NLTT
tại Trung tâm Thư viện đại học Quốc gia Hà Nội” (2000) của tác giả Trần Hữu
Huỳnh;….
Tổ chức &khai thác NLTT tại thƣ viện khối ngành kỹ thuật” của Nguyễn Thị
Thanh Trà, công bố 2006 tại Đại học Khoa Học Xã Hội & Nhân văn Thành phố
Hồ Chí Minh
Tổ chức và khai thác NLTT tại TVKHTHTPHCM của Nguyễn Quang Hồng
Phúc, công bố 2003 tại Đại học Văn Hóa Hà Nội.
Nghiên cứu phát triển và khai thác NLTT của trung tâm thông tin thƣ viện
Trƣờng Đại học Kiến Trúc Hà Nội của Phạm Thanh Bình cơng bố 2011 tại Đại học
Văn Hóa Hà Nội,…
Tuy nhiên, việc nghiên cứu của các đề tài trên ở khía cạnh tổ chức và khai
thác nâng cao hiệu quả NLTT ở giai đoạn trƣớc chƣa đem lại hiệu quả đối với yêu
cầu của hoạt động thực tiễn trong giai đoạn hiện nay, việc nghiên cứu nâng cao
hiệu quản lý nguồn lực thông tin tại TVKHTH TPHCM trong giai đoạn hiện nay
chƣa có ai nghiên cứu.
6. Ý nghĩa, lý luận và thực tiễn của đề tài
6.1. Ý nghĩa lý luận

Hoàn thiện những vấn đề lý luận về quản lý NLTT
6.2 Ý nghĩa thực tiễn của đề tài
Kết quả nghiên cứu đƣa ra những kiến nghị và giải pháp cụ thể về nâng cao
hiệu quả công tác tổ chức quản lý NLTT tại TVKHTHTPHCMTPHCM.
Góp phần phục vụ tốt nhu cầu tin của đọc giả, ngƣời dùng tin Tp.HCM trong
công cuộc đổi mới. Ngồi ra luận văn cịn có thể sử dụng làm tài liệu tham khảo
phục vụ trong việc học tập, đào tạo chuyên ngành Thƣ viện Thông tin.
4


7. Phƣơng pháp nghiên cứu
7.1 Phƣơng pháp luận
Đề tài sử dụng phép biện chứng của chủ nghĩa duy vật biện chứng và duy vật
lịch sử trong nghiên cứu khoa học.
7.2 Phƣơng pháp cụ thể :
- Nghiên cứu phân tích tổng hợp thống kê tài liệu
- Điều tra bằng bảng hỏi
- Phỏng vấn ,mạn đàm trao đổi
- Quan sát khoa học
8. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mục lục, mở đầu, danh mục tham khảo, phụ lục, luận văn gồm 3
chƣơng :
Chƣơng 1: Quản lý NLTT với Thƣ viện Khoa học Tổng hợp Tp.HCM
Chƣơng 2: Thực trạng quản lý NLTT ở Thƣ viện Khoa học Tổng hợp
Tp.HCM.
Chƣơng 3: Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý NLTT tại Thƣ viện Khoa
học Tổng hợp TP.HCM.

5

Chƣơng 1
Quản lý nguồn lực thông tin với Thƣ viện Khoa học Tổng hợp
Thành phố Hồ Chí Minh
1.1 Một số khái niệm
1.1.1 Nguồn lực thông tin
Thuật ngữ này dịch từ thuật ngữ tiếng Anh "Information Resource". Đây cũng
là thuật ngữ mà nội hàm của nó chƣa đƣợc xác định một cách rõ ràng. Có ngƣời
cho rằng nó tƣơng đƣơng nhƣ vốn tài liệu trong các cơ quan thông tin, thƣ viện.
Ngƣời khác lại đƣa ra quan điểm NLTT không chỉ bao hàm các nguồn lực về tài
liệu mà còn gồm cả các thành phần khác nhƣ nhân lực thông tin, tài lực thơng
tin...Có ngƣời lại đồng nghĩa nó với nguồn tin.
Với ý nghĩa là "nguồn tin": NLTT là loại tài sản cố định đặc biệt, càng đƣợc
khai thác sử dụng thì càng giàu thêm mà khơng hề bị hao mịn mất mát đi. Trong
đó việc đầu tƣ, bảo quản và tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác sử dụng các
nguồn tin nhƣ tổ chức kho, lƣu trữ, quản bảo, xây dựng các mục lục, các CSDL
chính là làm tăng thêm giá trị sử dụng của vốn tài liệu cố định đó.
Theo từ điển tiếng Việt "nguồn" là nơi bắt đầu, nơi phát sinh ra hoặc là nơi có
thể cung cấp, theo đó, nhiều ngƣời cho rằng "NLTT" bao hàm cả tiềm lực thông tin
và khả năng với tới các nguồn tin khác nhau.
Theo PGS. TS. Nguyễn Hữu Hùng: NLTT là một dạng sản phẩm trí óc, trí tuệ
của con ngƣời, là phần tiềm lực thơng tin có cấu trúc đƣợc kiểm sốt và có ý nghĩa
thực tiễn trong quá trình sử dụng [9, tr.12]
UNESCO đƣa ra một quan điểm khá hoàn chỉnh về NLTT: NLTT là các dữ
liệu thể hiện dƣới dạng văn bản, số, hình ảnh hoặc âm thanh đƣợc ghi lại trên
phƣơng tiện theo quy ƣớc và không theo quy ƣớc, các sƣu tập, những kiến thức của
con ngƣời, những kiến thức của tổ chức và ngành công nghiệp thông tin. [5, tr.5]
"Ở dạng chung nhất, NLTT đƣợc hiểu nhƣ là tổ hợp các thông tin nhận đƣợc
và tích lũy đƣợc trong q trình phát triển khoa học và hoạt động thực tiễn của con
ngƣời, để sử dụng nhiều lần trong sản xuất và quản lý xã hội. NLTT phản ánh các

quá trình và hiện tƣợng tự nhiên đƣợc ghi nhận trong kết quả của các cơng trình
nghiên cứu khoa học và trong các dạng tài liệu khác của hoạt động nhận thức và
thực tiễn" [2 tr. 6-9].
6


Từ định nghĩa này ta thấy có một số điều cần lƣu ý. Điều đầu tiên cần khẳng
định NLTT là tổ hợp các kiến thức, thông tin nhận đƣợc và tích luỹ đƣợc trong q
trình phát triển khoa học và hoạt động thực tiễn của con ngƣời. Nghĩa là NLTT chỉ
là tổ hợp các tin khoa học và công nghệ. Thứ hai, NLTT đƣợc thể hiện dƣới dạng
tài liệu với nhiều hình thức khác nhau. Từ sự xác định trên ta thấy rằng NLTT
không thể bao hàm cả nhân lực thơng tin, tài lực thơng tin...Đó là những bộ phận
ngang nhau, độc lập với nhau nhƣng liên hệ hữu cơ với nhau, ràng buộc lẫn nhau.
NLTT, nhân lực thông tin còn là những bộ phận trong khái niệm rộng lớn hơn - cơ
sở hạ tầng thông tin.
NLTT là một dạng sản phẫm trí óc, trí tuệ của con ngƣời, là những thơng tin
đƣợc tổ chức, kiểm sốt và có giá trị trong hoạt động thực tiễn của con ngƣời,
NLTT đƣợc coi là phần tích cực của tiểm lực thơng tin đƣợc tổ chức, kiểm sốt sao
cho NDT có thể truy cập, tìm kiếm, khai thác , sử dụng để phục vụ cho các lợi ích
khác nhau của xã hội.
Nhƣ vậy,về cơ bản các khái niệm "NLTT" đƣợc trình bày ở các mục trên là
đồng nghĩa với nhau và đều chỉ tới các nguồn tài liệu, sách, báo, dƣới mọi định
dạng khác nhau và tƣơng tự nhƣ khái niệm "nguồn tin". Tuy nhiên, trong một
chừng mực nhất định, khái niệm "NLTT " có nội hàm rộng hơn khái niệm
"nguồn tin".
Theo TS. Lê văn Viết, NLTT có những điểm khác với vốn tài liệu thƣ viện.
Những điểm khác biệt chính sau:
- Khác về nơi lƣu giữ: NLTT có ở trong các cơ quan thông tin khoa học và/
hoặc công nghệ (kỹ thuật). Vốn tài liệu là một trong những bộ phận cấu thành quan
trọng của thƣ viện.

- Khác về thành phần: nhƣ trên đã nói NLTT bao gồm những dạng tài liệu
khác nhau phản ánh kết quả nghiên cứu khoa học trong hoạt động nhận thức và
thực tiễn của con ngƣời. Ngoài ra, NLTT còn bao hàm cả bộ máy tra cứu, nhất là
các CSDL của cơ quan thông tin.
Vốn tài liệu thƣ viện là một khái niệm rất phức tạp và do đó có nhiều cách lý
giải khác nhau. Theo tơi, vốn tài liệu thƣ viện chỉ gồm các tài liệu với nhiều dạng
thức khác nhau mà khơng có bộ máy tra cứu, kể cả các CSDL. Mặt khác, vốn tài
liệu thƣ viện, đặc biệt là của thƣ viện công cộng, ngồi việc có một phần là NLTT
7


cịn có một lƣợng khá lớn sách văn học, nghệ thuật mà về thực chất không thể coi
là "kết quả của nghiên cứu khoa học" đƣợc.
- Khác biệt về công dụng:

NLTT chủ yếu phục vụ việc tra cứu và thông tin cho ngƣời dùng. Ngƣời dùng
của các trung tâm thông tin thƣờng là những nhà chuyên môn với những yêu cầu
tin đã xác định. Trong khi đó nhiệm vụ của vốn tài liệu thƣ viện lại rộng lớn hơn
nhiều, đặc biệt ở các thƣ viện cơng cộng. Nó khơng chỉ phục vụ cho nghiên cứu
khoa học, cho công tác quản lý điều hành sản xuất, quản lý xã hội mà cịn phục vụ
cho đọc giải trí của ngƣời dân, bạn đọc. Chính vì thế, các đối tƣợng bạn đọc của
vốn tài liệu thƣ viện cũng đa dạng hơn, trình độ đào tạo chuyên môn, học vấn cũng
phong phú hơn.
Mặc dù vậy, trên thực tế sự khác biệt giữa vốn tài liệu thƣ viện và NLTT
khơng mang tính ngun tắc. Sự hình thành NLTT cũng tuân theo các quy tắc nhƣ
sự hình thành vốn tài liệu thƣ viện. Nguyên tắc cơ sở của việc xây dựng NLTT là
những tài liệu đƣợc đƣa vào kho này nhất thiết phải bảo đảm tính phù hợp với nhu
cầu và đáp ứng đƣợc nhu cầu của ngƣời dùng tin. Thành phần của vốn tài liệu thƣ
viện cũng gồm nhiều loại hình tài liệu nhƣ của NLTT: tài liệu trên giấy, tài liệu
điện tử; tài liệu công bố, tài liệu không công bố... Về phƣơng diện chức năng của

vốn tài liệu thƣ viện và của NLTT nhìn chung là đồng nhất... Cũng chính vì giữa
chúng có sự đồng nhất nhiều hơn khác biệt, nên trong thực tế, đã xuất hiện những
khuynh hƣớng nhập hai vốn tài liệu làm một: NLTT - thƣ viện.
Vì vậy để cho dễ thao tác trong việc hiểu khái niệm NLTT trong lĩnh vực thƣ
viện, chúng ta có thể đƣa ra cơng thức: NLTT = vốn tài liệu + bộ máy tra cứu.
1.1.2 Khái niệm quản lý
Quản lý là một dạng tƣơng tác đặc biệt của con ngƣời với môi trƣờng xung
quanh nhằm đạt đƣợc mục tiêu của một tổ chức trên cơ sở sử dụng các tài nguyên.
Các tài nguyên ở đây bao gồm: Con ngƣời, tiền, vật chất, năng lƣợng, khơng gian,
thời gian,…
Q trình quản lý có thể đƣợc xác định nhƣ một loạt các hoạt động định
hƣớng theo mục tiêu, trong đó có các hành động cơ bản là: xác định mục tiêu, lập
kế hoạch để thực hiện mục tiêu, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó.
8


Quản lý hiện đại cũng là một tinh thần, một thái độ làm việc nhằm hƣớng tới
tính hiệu quả và hợp lý. Quản lý chỉ có hiệu quả khi nó trở thành công việc của
mọi thành viên trong tổ chức, ở đó mỗi ngƣời có vai trị khơng thể thay thế đƣợc và
mỗi ngƣời đều phải biết công việc và chịu trách nhiệm về cơng việc của mình.
Hoạt động quản lý bao trùm lên tất cả các hoạt động của một tổ chức, cũng
nhƣ tất cả các yếu tố vật chất và con ngƣời tạo thành tổ chức đó. Một nhà quản lý
phải lập kế hoạch cho các hoạt động của tổ chức mà họ phụ trách, tổ chức bố trí
nhân sự, chỉ đạo và điều hành các hoạt động, kiểm tra bằng cách đánh giá các
thông tin phản hồi và tiến hành điều chỉnh khi cần thiết. Vì vậy trong bất kỳ tổ
chức nào hoạt động quản lý cũng bao gồm các chức năng chủ yếu sau đây.
Lập kế hoạch: Bao gồm việc xác lập mục tiêu và lập các kế hoạch dài hạn,
ngắn hạn để thực hiện mục tiêu. Trong đó bao gồm các cơng việc xác định mục
tiêu trƣớc mắt và lâu dài, hoạch định về chính sách, chiến lƣợc, xác định các
phƣơng pháp và tiêu chuẩn. Lập kế hoạch cũng đòi hỏi phải biết nắm bắt và phân

tích thời cơ, lựa chọn giải pháp và thiết kế các chƣơng trình để hồn thành mục
tiêu đề ra.
1.1.3 Quản lý Nguồn lực thông tin
Quản lý NLTT là sự tác động có ý thức để tổ chức TNTT nhằm đáp ứng tốt
nhu cầu của ngƣời dùng tin. Quản lý nguồn TNTT là sự điều chỉnh thành phần,
khối lƣợng và tổ chức nguồn TNTT sao cho phù hợp với các nhiệm vụ của thƣ
viện và hứng thú của ngƣời sử dụng. Quản lý NLTT là hoạt động có mục đích
nhằm xây dựng nguồn TNTT có chất lƣợng cao và sử dụng nó một cách có hiệu
quả. Mục đích của việc quản lý NLTT là đảm bảo sự phối hợp giữa các bộ phận
trong hệ thống thƣ viện, đảm bảo cho hệ thống đó hoạt động và phát triển tối ƣu.
Việc quản lý nguồn TNTT bao gồm tất cả các quá trình bổ sung, tổ chức kho đề
xuất chƣơng trình phát triển NLTT cũng nhƣ tạo lập, quản lý bộ máy tra cứu tin
phù hợp.
Việc quản lý nguồn TNTT là một dạng tƣơng tác của con ngƣời với các quá
trình của quản lý nguồn TNTT nhằm đạt đƣợc mục tiêu của một tổ chức trên cơ sở
sử dụng TNTT.
9


1.2 Những yếu tố ảnh hƣởng đến công tác quản lý NLTT
1.2.1 Cán bộ thƣ viện
Quản lý cơ quan thông tin – thƣ viện là vấn đề quản lý của con ngƣời nhằm
quản lý vốn tài liệu, trụ sở, trang thiết bị, đảm bảo phục vụ tốt nhất nhu cầu tin của
ngƣời dùng tin nhƣng không ngừng làm giảm nhẹ sức lao động cho đội ngũ cán bộ
thƣ viện – thông tin.
Muốn tổ chức, quản lý một cơ quan thƣ viện – thơng tin đạt hiệu quả tốt địi
hỏi cán bộ đƣợc giao nhiệm vụ tổ chức, quản lý phải là ngƣời có chun mơn về
hoạt động thƣ viện – thơng tin; có kiến thức và kỹ năng quản lý; hiểu biết về pháp
luật, thủ tục tài chính cũng nhƣ những chủ chƣơng, chính sách của nhà nƣớc. Đặc
biệt là vấn đề liên quan đến trực tiếp đến hoạt động thƣ viện nhƣ: Luật sở hữu trí

tuệ, Luật xuất bản, …
Đội ngũ cán bộ thự viên thƣờng xuyên đƣợc phổ biến các văn bản quy phạm
pháp luật các nhận thức về chủ trƣơng chính của Đảng và Nhà nƣớc về công tác
quản lý nhà nƣớc và hoạt động thƣ viện. Qua đó, tun truyền đƣờng đối chính sách
của Đảng và Nhà nƣớc tới ngƣời dùng tin TVKHTHTPHCMTPHCM.
Đội ngũ cán bộ làm công tác quản lý tại thƣ viện đƣợc đào tạo kiến thức về
quản lý nhà nƣớc, các lớp nâng cao trình độ quản lý về chun mơn nghiệp vụ của
mình, nhằm làm tốt cơng tác chun mơn nói riêng, và quản lý nói chung.
Hiện nay, kinh phí đào tạo nguồn nhân lực của thƣ viện đƣợc nhà nƣớc quan
tâm hơn. Điều này, đã tạo cơ hội cho ngƣời cán bộ thƣ viện đặc biệt là cán bộ
quản lý có nhiều cơ hội để tiếp cận với kiến thức mới đáp ứng nhu cầu thực tiễn
tại thƣ viện.
Để cho việc quản lý NLTT đƣợc hiệu quả hơn, cán bộ quản lý các thƣ viện
phải nắm rõ vai trò của NLTT, cách thức bổ sung, tạo lập NLTT để có những chủ
trƣơng, quyết sách đúng đắn trong đầu tƣ kinh phí, con ngƣời, cơ sở vật chất kỹ
thuật để phát triển, tổ chức, bảo quản NLTT hợp lý, có chất lƣợng.
Cán bộ thƣ viện làm công tác bổ sung, xử lý kỹ thuật, bảo quản có ảnh hƣởng
rất lớn đến cơng tác quản lý NLTT. Kiến thức chung, kiến thức nghiệp vụ, tinh
thần trách nhiệm đối với công việc đƣợc giao của họ là nhân tố quyết định đến việc
quản lý NLTT. Cứ giả dụ, cán bộ bổ sung, khắc phục đƣợc yếu tố chủ quan trong
chọn lựa tài liệu, đã thu thập đƣợc những tài liệu đáp ứng tốt nhất nhu cầu của
10


ngƣời sử dụng nhƣng cán bộ xử lý phạm nhiều sai sót trong định ký hiệu xế giá,
trong phân loại, định từ khóa, chủ đề, rồi cán bộ bảo quản, tổ chức kho xếp sai vị
trí của các sách đó thì những tài liệu có giá trị suốt đời chỉ nằm trên giá, chẳng có
ai yêu cầu sử dụng...
1.2.2 Cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ
Cơ sở vật chất là một trong 3 yếu tố cấu thành thƣ viện. Một cơ sở vật chất

hiện đại sẽ góp phần giúp hoạt động của thƣ viện đạt hiệu quả tốt, đáp ứng đƣợc
nhu cầu của ngƣời dùng tin và ngƣợc lại. Trong bối cảnh hiện đại, cơ sở vật chất,
trang thiết bị ngày càng đóng vai trị quan trọng trong q trình quản lý, lƣu trữ và
phổ biến thơng tin đến ngƣời dùng tin thƣ viện.
Hoạt động thƣ viện nếu không đƣợc trang bị cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ
tốt sẽ không thể thỏa mãn đƣợc nhu cầu của ngƣời dùng tin dù có một vốn tài liệu
phong phú đến đâu.
Quá trình quản lý NLTT sẽ gặp rất nhiều khó khăn nếu khơng có một hệ
thống hỗ trợ nhƣ địa điểm, kho tàng, hệ, mã vạch, cổng từ, ...giúp bảo quản NLTT
truyền thống với tài liệu hiện đại nhƣ các CSDL, tài liệu điện tử, ... nếu khơng có
một hệ thống máy móc, thiết bị đi kèm sẽ khơng đảm bảo đƣợc sự đồng bộ khi bảo
quản và khi sử dụng.
Hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin cũng phải đƣợc xây dựng ở mức cơ bản
và ngày càng phát triển hoàn thiện hơn.
Tốc độ truy cập, các phần mềm sử dụng trong việc khai thác và quản lý thông
tin phải thân thiện, dễ sử dụng và tốc độ đƣờng truyền phải ổn định mới quản lý tốt
đƣợc NLTT của thƣ viện.
Xây dựng chính sách phát triển ứng dụng công nghệ thông tin tùy thuộc vào
từng đặc điểm cụ thể của từng thƣ viện sao cho đảm bảo tính tiện ích, tính thân
thiện, dễ sử dụng, dễ quản lý.
Một hệ thống hạ tầng công nghệ phải đảm bảo đƣợc tính năng nhƣ sau:
- Tính hệ thống: Các yếu tố trong một hệ thống phải đồng nhất, đạt yêu cầu,
dễ sử dụng
- Tính hiện đại: Máy móc trang thiết bị đƣợc bổ sung phải là loại mới vì tốc
độ lỗi thời của các trang thiết bị, đặc biệt là trang thiết bị công nghệ thông tin diễn
11


ra rất nhanh chóng. Nếu khơng bổ sung trang thiết bị mới nhất sẽ phải bổ sung lại
trong thời gian ngắn, rất lãng phí.

- Tính đồng bộ: Các thiết bị trong cùng một hệ thống phải đồng bộ, sử dụng
tốt, giúp hệ thống vận hành nhịp nhàng. Nếu không đƣợc vận hành tốt, công tác
phục vụ ngƣời dùng tin cũng nhƣ quản lý NLTT thƣ viện không đạt đƣợc hiệu quả.
- Tính thân thiện: Cơ sở vật chất, hạ tầng cơng nghệ phải đảm bảo tính thân
thiện ở cả hai đối tƣợng :
+ Ngƣời sử dụng thƣ viện: truy cập nhanh chóng, dễ dàng, các trang thiết bị
đƣợc sử dụng tốt, đáp ứng đƣợc nhu cầu của ngƣời dùng tin.
+ Ngƣời cán bộ thƣ viện: Sử dụng tốt hệ thống cơ sở vật chất, hạ tầng công
nghệ phục vụ cho công tác chuyên môn phục vụ nhu cầu thông tin và quản lý
NLTT.
Một hệ thống cơ sở vật chất trang thiết bị hiện đại sẽ nâng cao hiệu quả quản
lý NLTT, tăng cƣờng chất lƣợng hoạt động của thƣ viện và ngƣợc lại.
NLTT hiện đại gắn liền với công nghệ hiện đại nhƣ hệ thống máy tính, mạng,
máy chủ, ... Vì vậy, để quản lý và khai thác tốt thì phải có sự phối hợp chặt chẽ
giữa các bộ phận trong thƣ viện.
Xu hƣớng phát triển tất yếu của thƣ viện sẽ xây dựng thƣ viện điện tử trong
tƣơng lai nên cơng tác số hóa tài liệu, chuẩn bị nguồn tài nguyên điện tử với mỗi
thƣ viện là rất cần thiết. Vì thế, hệ thống cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại với
hạ tầng công nghệ ổn định là điều mà mỗi thƣ viện phải xây dựng từng bƣớc và
phát triển ổn định trong thời gian sắp tới.
Với các điều kiện nêu trên, mỗi thƣ viện phải đảm bảo để phát triển hệ thống
cơ sở vật chất, trang thiết bị, hạ tầng công nghệ thông tin để đáp ứng đƣợc nhu cầu
thực tiễn một cách hiệu quả.
1.2.3 Hoạt động bổ sung, xử lý tài liệu.
* Công tác bổ sung: Công tác bổ sung là khâu đầu tiên trong công tác thƣ
viện, quyết định chất lƣợng và hiệu quả của công tác thƣ viện, là cơ sở cho công
tác khác, có ý nghĩa trực tiếp đến việc thỏa mãn nhu cầu đọc.
Mục đích của việc xây dựng vốn tài liệu là đạt đƣợc sự tƣơng ứng giữa độ lớn
và thành phần của vốn tài liệu với nhiệm vụ của thƣ viện và nhu cầu của ngƣời
12

đọc. Xây dựng vốn không phải chỉ để đáp ứng sở thích của ngƣời đọc. Việc nghiên
cứu tồn diện và đầy đủ những nhu cầu của ngƣời đọc đã làm cho thƣ viện tránh
khỏi chủ nghĩa chủ quan khi lựa chọn, bố trí và tuyên truyền vốn tài liệu.
Khi đặt cho mình mục đích chính là đạt đƣợc sự cân đối giữa vốn tài liệu và
nhiệm vụ của thƣ viện, nhu cầu của ngƣời đọc, cán bộ thƣ viện không chỉ chú ý
đến nhu cầu hiện tại mà còn phải cố gắng thấy trƣớc đƣợc tính chất của nhu cầu
bằng việc lựa chọn và giới thiệu tài liệu phù hợp cho ngƣời đọc, mở rộng nhu cầu
và sở thích của ngƣời đọc.
Mâu thuẫn giữa nhiệm vụ ngày càng phức tạp của các thƣ viện, nhu cầu ngày
càng phát triển của ngƣời đọc và khả năng thoả mãn đầy đủ các nhu cầu đó, tạo ra
động lực của q trình xây dựng vốn tài liệu.
Tính cần thiết đạt tới sự tƣơng ứng của vốn tài liệu với các nhiệm vụ của thƣ
viện và nhu cầu của ngƣời đọc đƣợc Iu.V.Grigoriev đánh giá nhƣ là một quy luật
cơ sở của lý luận xây dựng vốn tài liệu.
Bổ sung là một quá trình bao gồm một loạt quá trình. Quá trình đầu là xây
dựng chính sách, diện bổ sung (xác định nhiệm vụ của thƣ viện, tính chất của vốn
tài liệu nghĩa là một danh mục mà theo đó ngƣời ta sẽ chọn mua những tài liệu
theo những đề tài, cũng nhƣ loại hình, cơng dụng, ngơn ngữ và các dấu hiệu khác
của tài liệu.
Trong cơng tác bổ sung, chính sách phát triển vốn tài liệu đóng vai trị quan
trọng. Vì thế các thƣ viện phải xây dựng đƣợc cho mình chính sách bổ sung (phát
triển) vốn tài liệu.
“Chính sách” là: chủ trƣơng, sách lƣợc, nội dung, kế hoạch và biện pháp cụ
thể nhằm đạt mục đích nhất định dựa vào đƣờng lối, chính sách chung và tình hình
thực tế của đất nƣớc, địa phƣơng và cơ quan.
Theo ALA Golssary of Library and Information Science : “ Chính sách phát
triển nguồn TNTT là văn bản xác định nội dung bản chất nguồn TNTT hiện hữu
và chính sách kế hoạch cho nguồn lực trong tƣơng lai, với việc xác định chính

xác điểm mạnh của nguồn TNTT hiện có, trình bày chủ đích bộ sƣu tập với
những lĩnh vực nội dung và công bố tiêu chí chọn lọc tài liệu phù hợp với chức
năng, nhiệm vụ, tiêu chuẩn tài liệu và nhu cầu cũng nhƣ quyền tự do thông tin
của độc giả”[1, tr. 23]
13


Theo tác giả Nguyễn Viết Nghĩa “ Chính sách phát triển nguồn tin là một tài
liệu thành văn, một công bố chính thức đƣợc ban hành bởi lãnh đạo của thƣ viện
hay của một cơ quan thông tin, quy định các phƣơng hƣớng cũng nhƣ cách thức
xây dựng nguồn TNTT của cơ quan”
Chính sách phát triển nguồn TNTT giúp các cơ quan thông tin thƣ viện những
công việc sau:
- Xác định những nhu cầu trƣớc mắt và lâu dài của ngƣời dung tin và đặt ra
những ƣu tiên trong sự phân bổ kinh phí để đáp ứng những nhu cầu của họ;
- Thiết lập những tiêu chuẩn chất lƣợng cho việc lựa chọn và thanh lọc tài
liệu;
- Thông báo cho bạn đọc, ngƣời dùng tin, các cơ quan quản lý, và các cơ quan
thông tin thƣ viện khác trong địa bàn về phạm vi và bản chất của công tác bổ sung
của cơ quan mình, làm cho sự hợp tác phát triển nguồn tin giữa các tổ chức khác
nhau trong một vùng hay một khu vực trở nên dễ dàng hơn.
- Làm giảm tính chủ quan cá nhân khi lựa chọn tài liệu;
- Bảo đảm tính liên tục, nhất quán của bộ sƣu tập;
- Chính sách phát triển nguồn TNTT là một công cụ để công chúng hay cơ
quan quản lý cấp trên đánh giá công việc của cơ quan thông tin thƣ viện, là cơ sở
để các cơ quan cấp trên xem xét trong quá trình phân bổ ngân sách cho các cơ quan
thông tin thƣ viện .
- Một chính sách phát triển nguồn TNTT phải bao quát đƣợc những vấn đề
sau:
- Khái quát về chức năng, nhiệm vụ, định hƣớng phát triển của cơ quan thông

tin thƣ viện, nêu lên bản chất và phạm vi của nguồn tin, tƣ liệu mà cơ quan có ý
định xây dựng;
- Đƣa ra những hƣớng bổ sung ƣu tiên cũng nhƣ mức độ cho từng chủ đề,
từng chuyên ngành cụ thể;
- Đƣa ra các tiêu chuẩn lựa chọn các loại hình tài liệu cụ thể cũng nhƣ các tiêu
chí thanh lọc và loại bỏ khỏi kho tƣ liệu các tài liệu không cịn phù hợp nữa;
- Đảm bảo tính nhất qn cao và tính liên tục trong các giai đoạn phát triển
nguồn tin, biến động hay thay đổi về nhân sự làm công tác phát triển nguồn, làm
giảm ảnh hƣởng chủ quan của các cá nhân khi lựa chọn tài liệu;
14


- Phƣơng thức sƣu tầm tƣ liệu. Bao gồm mua, mƣợn, trao đổi, biếu tặng,
truyền phát, phục chế.
- Phối hợp và dự tính kinh phí. Xác định nguyên tắc, mục tiêu, biện pháp quản
lý kinh phí và nguyên tắc phối hợp tỉ lệ kinh phí các loại hình tƣ liệu.
- Quản lý tổ chức sƣu tầm tƣ liệu. Xác định ngun tắc và trình tự , gia cơng,
bảo tồn, tổ chức giả thiết và thực hiện sƣu tầm tƣ liệu.
- Bảo vệ và sƣu tầm tài liệu cũ. Xác định mục tiêu, phạm vi, tần suất, mục
đích việc sƣu tầm và bảo tồn tƣ liệu cũ, xây dựng hệ thống bảo tồn kho sách thƣ
viện. Xác định nguyên tắc, tiêu chuẩn kỹ thuật và biện pháp bảo vệ sƣu tầm tƣ liệu.
- Nguyên tắc và phƣơng pháp bình giá. Xác định hệ thống, tiêu chuẩn,
phƣơng pháp và trọng điểm bình giá, trong đó khả năng, hiệu quả, chất lƣợng, tần
suất sử dụng và khả năng cộng hƣởng là tiêu chuẩn chính để bình giá.
- Quan hệ với các thƣ viện trên thế giới. Xác định nguyên tắc và tiến trình tiến
hành bảo tồn, truyền phát, tin tức, gia công kỹ thuật, cộng hƣởng. Thúc tiến các
hiệp nghị phát triển và phục vụ trên cơ sở hai bên cùng có lợi giữa các thƣ viện có
quan hệ hợp tác.Đảm bảo sự cân đối, hài hịa giữa các loại hình tƣ liệu nhƣ: sách,
chuyên khảo, ấn phẩm định kỳ, tài liệu không công bố, tài liệu điện tử.
- Giúp cho việc quản lý ngân sách một cách có hiệu quả.

Sau khi xây dựng đƣợc chính sách bổ sung, thƣ viện phải tiến hành thực hiện
nó. Nghĩa là phải chọn ra đƣợc những cán bộ bổ sung có trình độ chun mơn tốt,
kiến thức chung rộng và có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc, đầu tƣ cho
công tác xử lý và bảo quản tài liệu
* Công tác xử lý tài liệu:
Xử lý tài liệu khâu quan trọng nhằm tổ chức và quản lý tài liệu. Q trình xử
lý thơng tin gồm 2 giai đoạn : xử lý hình thức và xử lý nội dung
Xử lý nghiệp vụ là một công đoạn hết sức quan trọng và cần thiết, nhằm mục
đích sắp xếp tài liệu khoa học, hợp lý, phục vụ nhu cầu của ngƣời sử dụng. Nhƣ
vậy xử lý nghiệp vụ hỗ trợ cho các khâu còn lại trong dây chuyền thông tin tƣ liệu
nhƣ chọn lọc và bổ sung, tổ chức, khai thác và phổ biến thông tin. Bất cứ một tài
liệu nào đƣợc nhập vào cơ quan thông tin thƣ viện, trƣớc khi xếp lên giá để phục
vụ bạn đọc đều phải qua xử lý nghiệp vụ thƣ viện.
15


Quá trình xử lý nghiệp vụ đối với tài liệu bao gồm: nhận sách từ cơng tác bổ
sung, đóng dấu vào tài liệu, tạo số đăng ký cá biệt, xử lý tài liệu, tạo kí hiệu xếp
giá, làm túi sách và phiếu sách (nếu cần), dán mã vạch lên tài liệu (nếu có). Kết
quả của xử lý nghiệp vụ cịn tạo ra bộ máy tra cứu tìm tin cho vốn tài liệu của thƣ
viện. Quá trình xử lý nghiệp vụ có thể tiến hành bằng phƣơng pháp thủ cơng hoặc
vừa bằng thủ công vừa bằng máy tùy theo điều kiện của từng thƣ viện.
Tiếp nhận tài liệu từ công tác bổ sung là khâu quan trọng để quản lý NLTT.
Từ khâu này, thƣ viện theo dõi đƣợc sách nhập về có đúng với đơn đặt, nếu sai sót
ở khâu nào (tài liệu gửi về không đúng với dơn đặt mua hoặc gửi thiếu bản…) phải
khắc phục ngay
Đóng dấu: tất cả tài liệu nhập vào thƣ viện đều phải đóng dấu của cơ quan
thông tin thƣ viện, đây là cơ sở đề nhận biết tài liệu của thƣ viện mình.
Tạo số đăng kí cá biệt: mỗi tài liệu khi nhập vào thƣ viện sẽ đƣợc tạo cho một
số đăng kí cá biệt khác nhau, đây nhƣ là số chứng minh thƣ của tài liệu.

Sau khi tài liệu đƣợc xử lý xong về mặt hình thức và nội dung, việc viết kí
hiệu và xếp giá, làm túi sách và phiếu sách, dán mã vạch sẽ là những cơng đoạn
sau cùng để có thể đƣa tài liệu ra kho phục vụ bạn đọc.
Tóm lại xử lý nghiệp vụ thƣ viện bao gồm hai giai đoạn chính: xử lý về mặt
hình thức tài liệu (mô tả thƣ mục) và xử lý về mặt nội dung tài liệu (mô tả nội
dung)
Mô tả thư mục là q trình nhận dạng và mơ tả tƣ liệu (ghi lại những thơng tin
về nội dung, hình thức, trách nhiệm biên soạn, đặc điểm vật lí,… của tƣ liệu ấy),
nghĩa là cán bộ biên mục sẽ lựa chọn và thiết lập các điểm truy nhập theo một qui
tắc mô tả nhất định nhƣ qui tắc biên mục ISBD (International Standard Book
Description – Tiêu chuẩn mô tả thƣ mục quốc tế), AACR2 (Anglo-American
Cataloguing Rules – Qui tắc biên mục Anh-Mỹ)… giúp cho việc nhận dạng lại
đƣợc tƣ liệu ấy một cách chính xác là khơng nhầm lẫn với các tƣ liệu khác.
Những yếu tố cơ bản của một mô tả thƣ mục là: nhan đề, những thông tin về
trách nhiệm, lần xuất bản, thông tin về xuất bản, phát hành, ấn lốt hay sản xuất
(đối với các tƣ liệu khơng phải là ấn phẩm). Ngồi ra cịn có những thơng tin về
công dụng và đối tƣợng sử dụng của tƣ liệu, kích cỡ, số trang, minh họa, tƣ liệu
kèm theo và tùng thƣ.
16


Mơ tả nội dung tài liệu là q trình phân tích và diễn đạt bằng ngơn ngữ tìm
tin (ngơn ngữ tƣ liệu hoặc ngôn ngữ tự nhiên) các nội dung thông tin chứa trong tài
liệu nhằm hỗ trợ cho việc tổ chức, tìm kiếm và sử dụng tài liệu dễ dàng. Mô tả nội
dung tài liệu đƣợc thực hiện ở các mức độ khác nhau nhƣ phân loại nội dung tài
liệu, định đề mục chủ đề (ĐMCĐ), định từ khóa, tóm tắt tài liệu…
Phân loại tài liệu phân tích những khái niệm phản ánh nội dung tƣ liệu theo
các bộ môn khoa học hay ngành hoạt động thực tiễn. Trong quá trình này, ngƣời
xử lý tài liệu chọn một hay nhiều ký hiệu phân loại trong một khung phân loại mà
thƣ viện đang sử dụng nhƣ BBK, DDC, 19 dãy…

Định chủ đề là q trình phân tích nội dung tài liệu để xác định đề tài và khía
cạnh nghiên cứu của tài liệu mà kết quả đƣợc thể hiện dƣới dạng ĐMCĐ. Việc
phân tích chủ đề có liên quan đến việc xác định những khái niệm chủ đề trong nội
dung tài liệu. Sau khi xác định đƣợc chủ đề có thể tìm và lập đƣợc một tiêu đề hay
ĐMCĐ dựa vào một danh mục chuẩn: một khung ĐMCĐ.
Định từ khóa: là phƣơng pháp lựa chọn những từ khóa thích hợp nhất để mơ tả
nội dung tài liệu. Nói cách khác định từ khóa là thiết lập một tập hợp các từ khóa
có thể phản ánh đƣợc nội dung tài liệu.
Tóm tắt tài liệu là phƣơng pháp rút gọn tài liệu, nhằm mục đích làm nổi bật
nội dung chủ yếu của tài liệu gốc. Theo ISO 214 – Documentation – Abstracts for
publication and documentation thì “Làm tóm tắt là trình bày bằng văn bản một
cách đầy đủ, chính xác và ngắn gọn nội dung của tài liệu gốc”.
Vấn đề xử lý nghiệp vụ để đạt đƣợc hiệu quả cao cần chú ý đến việc kiểm sốt
tính thống nhất.
Kiểm sốt tính thống nhất là quá trình đảm bảo sự nhất quán trong khi diễn
đạt một điểm truy nhập, cho thấy mối quan hệ giữa các tên ngƣời, các tác phẩm
hay các chủ đề dựa theo qui tắc mô tả (trong trƣờng hợp tên ngƣời và nhan đề) hay
khung ĐMCĐ, bộ từ khóa có kiểm sốt, từ điển từ chuẩn (thesaurus).
Nhờ kiểm sốt tính thống nhất, mà biên mục vƣợt ra ngồi khn khổ của quá
trình tạo lập một loạt biểu ghi phản ánh các tƣ liệu rời rạc, không liên hệ với nhau.
Việc kiểm sốt tính thống nhất của thƣ viện sẽ dựa trên các tiêu chuẩn, các qui
tắc nhất định. Theo định nghĩa tổng quát, một tiêu chuẩn có nghĩa là "một vật gì
17


đƣợc nhà chức trách dựng lên và thiết lập nhƣ một quy tắc để đo lƣờng về số
lƣợng, trọng lƣợng, quy mô, giá trị, hay phẩm chất" (Webster's 1965). Trong ngành
thƣ viện, tiêu chuẩn có nghĩa là "một bộ hay những quy tắc đƣợc thiết lập bởi
những cơ quan quốc gia hay quốc tế với mục đích kiểm sốt thƣ tịch (hay thƣ mục)
(bibliographic control), bao gồm những công tác nhằm cung cấp một cách nhận

diện duy nhất cho những tài liệu, chẳng hạn nhƣ Số Sách Theo Tiêu Chuẩn Quốc
Tế (International Standard Book Number: ISBN), mô tả tài liệu một cách đồng
nhất, chẳng hạn nhƣ Mô Tả tài Liệu Theo Tiêu Chuẩn Quốc tế (International
Standard Bibliographic Description: ISBD); và sự trao đổi các ký lục thƣ tịch (hay
biểu ghi thƣ mục) qua phƣơng tiện sử dụng khuôn thức trao đổi thƣ tịch (hay thƣ
mục) máy đọc đƣợc, chẳng hạn nhƣ khn thức MARC (Machine Readable
Cataloging)".
Kiểm sốt tính thống nhất là cơ sở để chuẩn hóa các hoạt động xử lí nghiệp vụ
của thƣ viện này với các thƣ viện khác trên toàn thế giới. Và đặc biệt với sự gia
tăng không ngừng của nhu cầu tin về thông tin nhƣ hiện nay thì sự chuẩn hóa là rất
quan trọng, nó là cơ sở để bảo đảm khả năng cung ứng tối đa các yêu cầu của
ngƣời dùng tin.
* Ý nghĩa của việc xử lý nghiệp vụ trong công tác quản lý
Là cơ sở để nhận dạng đƣợc nguồn TNTT của thƣ viện, và nhận dạng đƣợc
chính xác từng tài liệu trong nguồn tài nguyên tài tin thƣ viện.
Thông qua việc phân loại và định ĐMCĐ, thƣ viện sẽ biết đƣợc nguồn TNTT
của mình có phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của thƣ viện hay khơng, có đáp
ứng đƣợc nhu cầu của bạn đọc hay khơng. Từ đó sẽ đƣa ra những giải pháp khắc
phục hoặc phát triển hơn nữa nguồn TNTT của cơ quan thông tin thƣ viện mình
một cách hữu hiệu nhất.
Giúp việc tổ chức kho tài liệu theo nhiều phƣơng pháp khác nhau theo chủ
đề, kí hiệu phân loại, số đăng kí cá biệt, mã hóa tên tác giả… hoặc cũng có thể
kết hợp hai hay nhiều yếu tố đó tùy vào hình thức tổ chức kho của thƣ viện, tạo
điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm tài liệu của ngƣời sử dụng và cho cán bộ
thƣ viện trong việc tìm hiểu nguồn TNTT của thƣ viện mình – là cơ sở để tìm và
phổ biến thông tin.
18


Cung cấp tƣơng đối đầy đủ, tổng quát nội dung tài liệu, từ đó tiết kiệm thời

gian chọn lọc tài liệu, nâng cao hiệu quả sử dụng của bạn đọc cũng nhƣ chất lƣợng
phục vụ của hệ thống thông tin.
Giúp xây dựng bộ máy tra cứu – tìm tin có thể là truyền thống (xây dựng hệ
thống mục lục truyền thống) hoặc hiện đại (xây dựng các CSDL thƣ mục) hoặc kết
hợp cả truyền thống và hiện đại (cùng tồn tại hai hình thức trên của bộ máy tra
cứu- tìm tin.
Giúp cho việc tạo lập các loại sản phẩm và dịch vụ thông tin mới làm cho
nguồn TNTT của cơ quan thơng tin thƣ viện mình ngày càng phát triển đáp ứng
đƣợc nhu cầu ngày càng cao của ngƣời sử dụng.
Thúc đẩy mở rộng việc chia sẽ thông tin trong Hệ thống thông tin quốc gia.
1.2.4 Tổ chức kho và bảo quản tài liệu
Toàn bộ tài liệu đƣợc thƣ viện bổ sung về cần đƣợc tổ chức một cách khoa
học và có hệ thống nhằm:
+ Tạo ra một trật tự trong các kho sách.
+ Bảo quản chúng đƣợc tốt.
+ Tạo thuận lợi cho việc sử dụng.
+ Phục vụ nhanh bạn đọc
+ Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn tài liệu.
Số lƣợng, loại hình, cơ cấu kho tài liệu đƣợc chia theo dấu hiệu:
- Khối lƣợng kho (ít sách, độc giả ít, chỉ cần 1 kho đọc (tổng kho) và kho
mƣợn.
- Cơ cấu của thƣ viện (các phịng ban).
- Loại hình thƣ viện: thƣ viện công cộng, thƣ viện khoa học, thƣ viện quốc
gia.
- Thành phần bạn đọc: ngƣời lớn, trẻ em.
- Chế độ phục vụ của thƣ viện: phòng đọc, phịng mƣợn…
- Các loại hình tài liệu: Tạp chí, bản đồ, bản nhạc, kho địa chí, kho ngoại
văn…
Phụ thuộc vào khối lƣợng vốn tài liệu, chế độ và đối tƣợng phục vụ, các tài
liệu của thƣ viện cơng cộng có thể tổ chức những loại kho sau:

19


- Tổng kho (kho chủ yếu, kho chính): Là kho bao gồm tất cả các loại tài liệu
có từ khi thành lập thƣ viện, là kho tổng hợp nhất, đầy đủ nhất, có khả năng đáp
ứng mọi nhu cầu của bạn đọc. Tài liệu trong kho này thƣờng đƣợc sắp xếp theo
đăng ký cá biệt, đƣợc tổ chức theo hình thức đóng nên ít bị mất.
- Kho phụ: Là loại kho đƣợc tổ chức một cách gọn nhẹ với một số loại sách
hạn chế đƣợc rút ra từ kho chính, gồm những sách bạn đọc hay hỏi mƣợn nhất, mới
nhất, tốt nhất, hay nhất. Tổ chức loại kho này nhằm phục vụ bạn đọc một cách
nhanh nhất, kịp thời nhất và chuyên biệt hoá, làm cho cán bộ thƣ viện đỡ vất vả. Khi
tổ chức kho phụ cần tuân theo nguyên tắc: một số sách sau một thời gian phục vụ có
thể ít đƣợc u cầu cần đƣợc chuyển về kho chính để bảo quản và/hoặc đề nghị
thanh lọc.
Kho phụ đƣợc tổ chức ở các phòng đọc, phòng mƣợn. Các tài liệu trong kho
phụ đều là những tài liệu mới, có tính chất cấp thiết và đang đƣợc nhiều ngƣời yêu
cầu sử dụng. Các kho phụ trong các thƣ viện lớn ở nƣớc ta thƣờng đƣợc tổ chức
theo hình thức kho mở để bạn đọc tự do vào chọn lựa tài liệu nên dễ bị mất mát tài
liệu.
Việc sắp xếp tài liệu trên giá ở trong kho cũng phải lựa chọn cách sắp xếp nào
giúp tiết kiệm diện tích kho, giá, công sức của cán bộ thƣ viện, tạo điều kiện cho
việc kiểm kê kho sách nhanh chóng, chính xác và để cán bộ thƣ viện lấy sách phục
vụ bạn đọc nhanh chóng, chính xác.
Bảo quản tài liệu
Bảo quản đƣợc hiểu là sự đảm bảo tính tồn vẹn và tình trạng vật lý bình
thƣờng của các tài liệu đƣợc bảo quản trong kho thƣ viện.
Bảo quản của vốn tài liệu – là một quá trình thống nhất và liên tục, bắt đầu từ
khi tài liệu nhập vào thƣ viện và tiếp tục thƣờng xuyên trong suốt thời gian bảo
quản và sử dụng. Bảo quản tài liệu là công tác sử dụng những biện pháp tổ chức –
kỹ thuật nhằm làm giảm tối đa những tác nhân gây hại cho tài liệu. Bảo quản tài

liệu có hai trƣờng hợp:
* Bảo quản phục hồi: là công tác phục hồi tài liệu, đƣa tài liệu trở lại gần dạng
thức ban đầu nhất trong khả năng có thể của ngƣời cán bộ bảo quản. Đây là cách
thức phục hồi tài liệu khi tài liệu đã hƣ hỏng một phần hay tồn bộ. Q trình này
rất tốn kém địi hỏi nhiều thời gian cơng sức của ngƣời cán bộ bảo quản.
20