Kế hoạch cho nhân viên mới Tài liệu hướng dẫn cho Phòng Nhân sự.

Kế hoạch cho nhân viên mới
Tài liệu hướng dẫn cho Phòng Nhân sự.
Giới thiệu Nhân viên mới với toàn bộ Cty.
Một trong những vai trò quan trọng nhất của bạn là làm sao đảm bảo nhân viên mới
cảm thấy được chào đón và hòa đồng vào với Công ty ngay khi bắt đầu. Một nhiệm vụ
khó khăn mới và những cư xử không thân thiện sẽ là nguyên nhân khiến họ cảm thấy
căng thẳng và lo lắng. Tài liệu hướng dẫn này sẽ giúp bạn hỗ trợ nhân viên mới hòa
nhập vào cộng đồng Cworld một cách tốt nhất. Với tư cách là một người giám sát, bạn
sẽ là người có ảnh hưởng lớn nhất và ngay lập tức trong việc tạo nên một ấn tượng tốt
ban đầu và môi trường làm việc cởi mở với Nhân viên mới. Làm cho Nhân viên mới
cảm thấy được chào đón, cung cấp cho họ những thứ cần thiết, thông tin căn bản và
trả lời những thắc mắc và quan tâm của họ là việc cần thiết và cần được chuẩn bị, lên
kế hoạch kỹ lưỡng. HÃY GIÚP HỌ TRỞ THÀNH NHỮNG NHÂN TỐ MỚI CHO SỰ
THÀNH CÔNG CỦA CÔNG TY CHÚNG TA.
Những ấn tượng sâu sắc sẽ đọng lại trong những ngày làm việc đầu tiên của nhân viên
mới. Và tôi muốn những ấn tượng đó phải là những ấn tượng tốt nhằm tạo cho nhân
viên mới cảm giác vinh dự khi được trở thành một phần của một tập thể đoàn kết và
suất xắc.
Chất lượng của kế hoạch hướng dẫn nhân viên mới phản ánh toàn diện về Bộ phận
Nhân sự của bạn và cả Công ty. Tài liệu hướng dẫn này sẽ cũng cấp những bước hữu
ích để đảm bảo rằng nhân viên mới được tuyển của bạn sẽ bắt đầu công việc tại
Cworld một cách tích cực. Khẳng định đây là một quy trình chứ không phải là một sự
kiện trong phút chốc, vì vậy bạn sẽ cần phải sát cánh cùng Nhân viên mới trong những
tháng quan trọng đầu tiên bắt đầu công việc. Một kế hoạch Tiếp nhận chi tiết và khả thi
sẽ mang lại rất nhiều lợi ích cho cả Nhân viên và bộ phận của họ. Thời gian đầu tư ban
đầu này sẽ mang lại những lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp.
Sử dụng những thông tin sau như là bản hướng dẫn. Sẽ có một số đầu việc không phải
của bạn hoặc bộ phận bạn. Nhưng bạn có trách nhiệm theo dõi và đảm bảo tất cả
những đầu việc đó phải được hoàn thành. Xin nhớ rằng, Nhân viên mới sẽ bị cuốn hút
bởi một biển những thông tin mới, vì vậy hãy dạy họ những điều cơ bản trước. Vì vậy

hãy cố gắng cụ thể và chi tiết kế hoạch của bạn.

Lập kế hoạch cho Nhân viên mới của bạn.
Trước khi Nhân viên mới của bạn bắt đầu làm việc, hãy tập trung vào xây dựng một kế
hoạch cho sự gia nhập của họ. Sau đây là danh sách những công việc bạn cần hoàn
thành trước khi Nhân viên mới có ngày làm việc đầu tiên:
• Lựa chọn vị trí và không gian làm việc hợp lý cho Nhân viên.
• Sắp xếp những công cụ làm việc cần thiết, ví dụ: điện thoại, máy tính, email, tài
khoản đăng nhập....
• Chuẩn bị những đồ văn phòng cần thiết phòng khi họ yêu cầu (trong đk cho phép).
• Xác định rõ bạn muốn Nhân viên mới làm gì và vạch rõ những tiêu chuẩn chấp
nhận về hiệu quả làm việc.
• Lên KH một số công việc hợp lý sẽ giao cho nhân viên mới trong những ngày
đầu. Đây là phần rất quan trọng của toàn bộ quy trình
• Xác định những đồng nghiệp hướng dẫn, và nên:
 Xem xét lại về nội dung hướng dẫn với người phụ trách.
 Đảm bảo rằng người đó đã sắp xếp thời gian cho việc đào tạo Nhân viên
mới và đây coi như là một công việc của họ.
Hòa nhập với Bộ phận.
Một công cụ rất quan trọng là Bản Danh sách theo dõi những công việc và công đoạn
cần làm trong quá trình hướng dẫn nhân viên mới. Bản Danh sách này sẽ giúp người
phụ trách theo dõi được là cần phải làm những gì, đã làm những gì và còn gì phải làm
trong quá trình tiếp nhận và hướng dẫn một nhân viên mới. Các hoạt động có thể bao
gồm:
• Giới thiệu về thành viên trong bộ phận
• Tour vòng quanh khu làm việc (xem chi tiết bên dưới)
• Dùng bữa trưa với người quản lý và nhân viên trực tiếp hỗ trợ đào tạo.
• Trao đổi về mục đích làm việc của nhóm, phương châm và chính sách hướng tới
KH,....
• Bàn giao thiết bị và chìa khóa (nếu có)

• Lưu ý về an toàn nơi làm việc (điện, nước, an ninh), thời tiết,...
• Trao đổi về quy tắc trang phục nơi làm việc, giờ làm việc, giờ nghỉ trưa, người
cần xin phép khi nghỉ đột xuất.
Sơ đồ hướng dẫn
Sơ đồ hướng dẫn
Lập KH cho
nhân viên
mới
Hòa nhập
vào CWorld
Hòa nhập vào
Bộ phận
Đào tạo
Đánh giá
hiệu quả
công việc
Tiếp tục phát
triển kỹ năng
2
• Hướng dẫn về cách sử dụng cơ bản của những thiết bị hiện có (điện thoại, máy
tính, mail, hệ thống văn bản, máy in, thông tin,... Giới thiệu về Website của công
ty như một nơi để tham khảo thông tin hữu ích, lưu ý về những chính sách và
quy định khác.
• Trao đổi về những nội dung và mô tả công việc cần thiết (bản mô tả công việc),
hiệu quả công việc sẽ được đánh giá như thế nào.
• Trảo đổi về lịch trả lương, lịch nghỉ, chính sách làm thêm giờ, phụ cấp (nếu có)
• Quy trình đào tạo, kiểm tra và đánh giá.
Đào tạo lý thuyết.
• Đào tạo chuyên môn về sản phẩm, thị trường, khách hàng, đối thủ cạnh tranh,
xu hướng, thế mạnh, mục tiêu.

• Kỹ năng bán hàng: trực tiếp và qua điện thoại, giới thiệu về các công cụ bán
hàng cần thiết,
• Phần mềm phục vụ công việc: outlook, CRM, file quản lý thông tin,
• Kỹ năng làm việc: cách sắp xếp công việc, tính chủ động, cách lập kế hoạch làm
việc
• Hãy coi như là họ biết rồi? chỉ đào tạo những gì chuyên môn, rồi để họ tự phát
huy khả năng triển khai, đánh giá, rút kinh nghiệm.
Đào tạo thực tiễn.
• Giao công việc cụ thể (đặc trưng và vừa sức), thông báo thời điểm đánh giá.
• Đánh giá lại những kiến thức cần được đào tạo và lịch cụ thể. Thông báo lại với
những người có liên quan để sắp xếp thời gian.
• Đi thực tiễn, giới thiệu với đối tác: Vụ, Tuyết nga, Vsion, một số KH...
• Theo sát Nhân viên mới để thường xuyên kiểm tra tiến độ và tạo cơ hội trao đổi
mở và trả lời những vấn đề thắc mắc.
• Làm thành văn bản quy trình đào tạo và kế hoạch đào tạo.
Đánh giá Hoạt động
• Trong suốt giai đoạn quan trọng này, lên lịch thường xuyên cho những buổi đánh
giá hiệu quả công việc chính thức và cả không chính thức. Nó giúp đưa Nhân
viên mới theo đúng mục tiêu mong muốn và lịch thời gian cụ thể để bạn chủ
động sắp xếp.
• Tham khảo ý kiến đánh giá của những bộ phận khác (ý thức, khả năng)
Phát triển kỹ năng nâng cao.
• Trao đổi về những kỹ năng cần thiết trong những môi trường chuyên nghiệp.
• Trao đổi về những cơ hội để phát triển kỹ năng cá nhân của công ty.
• Lên danh sách những kỹ năng nâng cao cụ thể cần được đào tạo.

3
Danh sách theo dõi (Bộ phận)
Những công việc cần trao đổi trong thời gian đầu: (đánh dấu khi đã hoàn thành)
TRƯỚC HẾT CẦN LƯU Ý VỀ CHÍNH SÁCH CỦA CÔNG TY VỚI MỖI NHÂN VIÊN MỚI

Quy định nơi làm việc: Trình độ chuyên môn:
____thông báo khi ốm
____đi muộn
____giờ giấc/thay đổi theo mùa
____đặc điểm khí hậu
____xin về sớm
____đơn xin nghỉ
____chấm công
____trang phục công sở.
____điện thoại cá nhân và Khách riêng
____tiêu chuẩn và vai trò của dịch vụ KH
____chính sách giám sát nội bộ
____tăng cường chuyên môn
____bảo mật
Thiết bị và tài sản sử dụng: Chức năng của phòng:
____máy tính, phần mềm, tài khoản đăng nhập, máy chủ, mạng
____số điện thoại và quy cách trả lời điện thoại.
____quy định về việc sử dụng thiết bị, vật dụng và tài sản
____người chịu trách nhiệm khi không có quản lý
(cung cấp danh sách điện thoại)
____quy trình làm việc và hướng dẫn.
____phối hợp làm việc trong bộ phận và trong công ty.
An ninh và an toàn: Thông tin cá nhân:
____trườn hợp hỏa hoạn, vị trí của bình chữa cháy, cách sử dụng
____ra vào tòa nhà
____an ninh nơi làm việc
____quy định an ninh khi hết giờ làm.
____tai nạn và cấp cứu
____thông tin liên lạc khi khẩn cấp.
____ăn uống, nghỉ ngơi, cơ sở hạ tầng

____WC policy
____hút thuốc và chất kích thích
____bảo quản cá nhân.
Trông đợi: CSVC và cộng tác viên:
____trách nhiệm của nhân viên
____mong đợi của quản lý
____tóm tắt nhiệm vụ công việc
____gặp gỡ cộng tác viên
____Tour CSVC
____Hình ảnh và bộ mặt công ty khi làm việc
____nhà cung câp, đối tác
____bãi đỗ xe
Vấn đề cần trao đổi trong tuần làm việc thứ hai:
Phụ cấp: Cách sử dụng thiết bị:
_____hệ thống phụ cấp
_____thêm giờ
_____thời gian trả lương
____cách bảo trì và sử dụng
____điện thoại đường dài và di động
____in ấn và pho to, fax
Chức năng của phòng: Những kỳ vọng trong công việc.
____chính sách và quy trình
____tiêu chuẩn, mục tiêu và mục đích
____biểu mẫu và báo cáo
____Lịch họp hàng tuần và quy định tham gia
____cách quản lý giám sát
____nhiệm vụ công việc của những người khác.
____kế hoạch nghỉ
____công tác và tạm ứng
____thông tin liên lạc của QL

____thời kỳ thử việc
____tiêu chuẩn và đánh giá hiệu quả công việc
____độc lập, tự học và nhu cầu đào tạo
____lịch đào tạo chi tiết
____xung đột về lợi ích và công việc cá nhân
____quan hệ đối tác và phạm vi
____làm việc tập thể
Kỹ năng chuyên sâu: Khác:
____môi trường chuyên nghiệp, phong cách chuyên nghiệp.
____cơ hội phát triển kỹ năng cao cấp
____đào tạo về máy tính
____kế hoạch đào tạo trong tương lai.
____mail
____xem xét lại ngân sách và quỹ phòng
____trách nhiệm cá nhân
4
Tour
_________Khu làm việc
_________Phòng họp
_________Đồng nghiệp
_________Ăn trưa và nghỉ ngơi
_________Phòng GD
_________Cầu thang
_________Máy photo và máy fax
_________Tài liệu
_________WC
_________Kho
_________Bãi đỗ xe
_________Bảo quản cá nhân
_________Quản lý tòa nhà

5
Add any others not on the list: