Kế toán bán hàng & xác định kết quả bán hàng với việc nâng cao hiệu quả KD tại C.ty Sản xuất & kinh doanh xe máy

Lời nói đầu


Bất kỳ một hoạt động kinh doanh nào cũng đều đặt mục tiêu lợi nhuận là mục
tiêu cao nhất.Muốn đạt đợc lợi nhuận cao trong nền kinh tế thị trờng thì việc chiếm
lĩnh thị trờng phải là việc làm đầu tiên và quan trọng nhất. Khách hàng chính là ngời
quyết định đến kết quả của quá trình kinh doanh do đó muốn kinh doanh đạt kết quả
cao thì phải đặt việc thoả mãn nhu cầu của khách hàng lên hàng đầu.
Hoạt động kinh doanh của ngân hàng là hoạt động kinh doanh tiền tệ, hoạt
động này đợc tiến hành trên thị trờng cạnh tranh ngày càng gay gắt.Trớc đây, khi
còn tồn tại nền kinh tế bao cấp hệ thống ngân hàng cha thực sự phát triển, quan hệ
giữa ngân hàng và khách hàng diễn ra theo hớng khách hàng là ngời cần đến ngân
hàng, cho nên họ phải tự tìm đến ngân hàng để sử dụng sản phẩm của ngân hàng,
việc thoả mãn nhu cầu của khách hàng lúc này đối với ngân hàng không phải là
việc cấp bách. Ngày nay, khi mà nền kinh tế mở cửa và hoà nhập, mức độ quốc tế
hoá ngày càng cao của nền kinh tế đã làm cho môi trờng của thị trờng tiền tệ ngày
càng cạnh tranh gay gắt. Các ngân hàng đã bắt đầu quan tâm đến việc phải chăm
sóc và lôi kéo khách hàng sử dụng dịch vụ của mình.Từ thực tế đó, việc thay đổi
mô hình giao dịch đa cửa sang mô hình giao dịch một cửa đã diễn ra ở hầu hết các
ngân hàng nhằm giảm thiểu sự phiền hàđối với khách hàng và thời gian giao dịch ,
cũng nh có điều kiện phục vụ khách hàng tốt hơn.
Khi áp dụng mô hình giao dịch mới, tất cả các ngân hàng đều gặp phải
những khó khăn cả về khách quan cũng nh chủ quan. Đứng về góc độ kế toán, việc
xây dựng một mô hình kế toán cho phù hợp với mô hình giao dịch mới cũng là vấn
đề hết sức nan giải đối với những ngân hàng lần đầu tiên áp dụng mô hình giao
dịch mới này.Trong thời gian thực tập tốt nghiệp tại chi nhánh ngân hàng nông
nghiệp và phát triển nông thôn nam hà nội, có dịp đợc tìm hiểu về mô hình kế toán
tại đây, cùng với việc tham khảo mô hình kế toán tại một số ngân hàng khác, em
cảm thấy rất tâm đắc với đề tài này.Tuy nhiên đây là đề tài khó đối với sinh viên
4
không phải là chuyên ngành quản trị kinh doanh hơn nữa, đề tài này cũng ít có tài

liệu tham khảo nên không khỏi mắc phải những khó khăn, chí là sai lầm. Rất
mong đợc sự phê bình, góp ý kiến của các thầy cô cũng nh những ngời quan tâm
đến vấn đề này.
Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô đã giúp đỡ em để hoàn thanh đợc đề
tài này; Đặc biệt là giáo viên hớng dẫn:Cô Trịnh Hồng Hạnh và các anh chị nhân
viên phòng kế toán chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn
Nam Hà Nội.

Hà Nội 4/2003.
5
ChơngI
Mô hình kế toán trong ngân hàng giao dịch
khách hàng một cửa
1. Sự cần thiết
1.1 Những u thế của giao dịch khách hàng một cửa trong ngân hàng
- Trong hoạt động kinh doanh nói chung và hoạt động ngân hàng nói riêng,
việc đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng luôn là yêu cầu hàng đầu nhằm thu
lợi nhuận cao nhất.Giai đoạn trớc đây,hệ thông ngân hàng trong nớc áp dụng ph-
ơng thức giao dịch đa cửa, phòng kế toán đợc tách rời khỏi phòng ngân quỹ, và
không có nhiều sự phối hợp giữa các phòng ban nhằm giảm thiểu thời gian và các
thủ tục giao dịch cho khách hàng.
- Hình thức giao dịch một cửa là hình thức giao dịch mà khách hàng có thể
thực hiện dợc bất kì giao dịch nào của mình, tại bất kì quầy giao dịch nào ở ngân hàng
- Việc áp dụng hình thức giao dịch một cửa làm cho khách hàng hài lòng
hơn với sẩn phẩm,dịch vụ của ngân hàng, do đó làm tăng nhu cầu sử dụng sản
phẩm ngân hàng, thúc đẩy tính cạnh tranh trong toàn hệ thống.
- Hơn nữa,hình thức giao dịch khách hàng một cửa làm đơn giản hoá quy
trình luân chuyển chứng từ trong hệ thống ngân hàng; làm giảm bớt sự cồng kềnh
trong bộ máy do đó giảm thiêu chi phí hoạt động của ngân hàng.
1.2.Những thuận lợi và khó khăn trong việc áp dụng giao dịch khách

hàng một cửa.
- Điều kiện thực tế mà các ngân hàng việt nam đang tồn tại đó là: Sự yếu
kém về khả năng ngiệp vụ cũng nh khả năng tiếp cận những thay đổi trong hệ
thống thông tin của một bộ phận khong nhỏ những nhân viên đã lớn tuổi, các ngân
hàng cha tự xây dựng cho mình nhng phần mềm ứng dụng phù hợp với đIều kiện
thực tế cuả mình cũng nh đáp ứng đơc những đòi hỏi của xã hội,hệ thống thông tin
cha đợc đầu t đúng mức về thiết bị,cơ sở dữ liệu,hệ điều hành,hệ thống ứng dụng...
- Điều kiện áp dụng hình thức giao dịch:
6
+ Đã đợc càI đặt hệ thống ứng dụng ngân hàng bán lẻ.
+ Cán bộ đã đợc đào tạo và vận hành thành thạo hệ thóng này.
+ Có hệ thống máy chủ,hệ thống Backup đảm bảo an ninh dữ liệu.
+ Có phơng án hỗ trợ Backup dữ liệu từ trung tâm Công nghệ thông tin.
+ Khi thay đổi sang hệ thống thiết bị ,cơ sở dữ liệu, hệ đIều hành,hệ thống
ứng dụng,hệ thống mới phải đáp ứng việc khai thác hệ thống ứng dụng hiện
hành( tính mở của hệ thống)
- Những thuận lợi mà các ngân hàng Việt Nam đang có đó là sự trẻ hoá đội
ngũ nhân viên với trình độ và khả năng thích nghi với các ứng dụng mới cao.Sự
phát triển ngày càng cao của ngành Công nghệ thông tin nớc nhà. Sự đa dạng hoá
các kênh thông tin cũng nh các loại hình thông tin trong và ngoài nớc.Hơn nữa,
các ngân hàng Việt Nam cũng có thể áp dụng mô hình của các ngân hàng tiên tiến
trên thế giới theo những phơng thức riêng của mình.
1.3.Vai trò của bộ phận kế toán trong việc triển khai mô hình giao dịch
khách hàng một cửa
Trong các mô hình giao dịch của Ngân hàng thì giao dịch viên cũng chính
là kế toán viên. Các giao dịch chỉ đợc phép xẩy ra đồng thời với việc các bút toán
đã đợc hạch toán.
Bộ phận giao dịch viên là bộ phận nằm trong mô hình kế toán.
Khi thay đổi mô hình giao dịch: Đồng thời sẽ phải thay đổi mô hình kế toán
cho thích ứng với mô hình giao dịch mới.

Sự cần thiết của việc ngày càng hoàn chỉnh mô hình giao dịch khách hàng
một cửa đang đợc các Ngân hàng thơng mại đặt ra, đã làm cho việc xây dựng cho
đợc một mô hình kế toán phù hợp với mô hình giao dịch này trở nên cấp thiết.
Thực chất xây dựng mô hình giao dịch khách hàng một cửa hoàn hảo là sự kế hợp
giữa một nền tảng công nghệ thông tin tiên tiến và một hệ thống kế toán hiện đại,
tơng thích với nền tảng công nghệ thông tin đó. Cho nên, có thể nói hệ thống kế
toán là một trong hai bộ phận quan trọng nhất để có thể phát triển đợc mô hình
giao dịch khách hàng một cửa.
Việc thiếu chặt chẽ trong việc bố trí các bộ phận hoặc rờm rà. Trong việc
hoàn tất các thủ tục của bộ phận kế toán làm cho hạn chế giảm thiểu thời gian
giao dịch với khách hàng bị hạn chế mà yêu cầu giảm thiểu thời gian giao dịch là
7
yêu cầu hàng đầu trong quá trình hoàn thiện các hình thức giao dịch. Hơn nữa bất
kỳ một tổ chức kinh doanh nào cũng cần đảm bảo rằng hệ thống kế toán của mình
tơng thích với toàn bộ máy hoạt động và luôn luôn phải hoàn thiện nó. Kinh doanh
trong Ngân hàng là kinh doanh tiền tệ. Nên việc đảm bảo có một hệ thống kế toán
chặt chẽ và đạt hiệu quả cao là vô cùng cần thiết.
Hầu hết các Ngân hàng thơng mại ở Việt Nam đều đang trong bớc đầu
nhằm giảm thiểu thời gian giao dịch và các thủ tục giao dịch bằng việc triển khai
mô hình giao dịch khách hàng một cửa. Trong điều kiện đó cha có một Ngân hàng
nào xây dựng đợc mô hình giao dịch mới này. Tất cả các Ngân hàng đều quan tâm
đến việc tạo dựng cho mình một quy trình kinh doanh nói chung và trớc mắt là
một mô hình kế toán phù hợp sao cho vừa gọn nhẹ, vừa đạt hiệu quả cao và đáp
ứng nhanh nhất
Nhu cầu giao dịch của khách hàng
Trong một Ngân hàng luôn luôn tồn tại rất nhiều các bộ phận, phòng ban có
chức năng riêng. Tất cả các phòng ban đó phải có sự phối hợp với nhau để đạt đợc
kết quả cuối cùng cao nhât.
Mô hình giao dịch khách hàng một cửa đòi hỏi có sự gắn kết cao giữa các
bộ phận trong đó bộ phận kế toán là mắt sích quan trọng và đảm nhiệm vai trò cao

nhất để hoàn thiện mối quan hệ giữa khách hàng và Ngân hàng .
Hoàn thiện mô hình kế toán cũng đồng thời với việc nâng cao kỹ năng nghề
nghiệp cho các kế toán viên trong Ngân hàng. Để có thể thực hiện đợc tốt mô hình
giao dịch khách hàng một cửa thì đội ngũ nhân viên kế toán phải có kỹ năng kế
toán Ngân hàng thành thạo, đảm bảo có thể hạch toán đợc chính xác tất cả các
nghiệp vụ phát sinh một cách độc lập đồng thời cũng phải có kỹ năng và trách
nhiệm cao vì bản chất của mô hình kế toán giao dịch khách hàng một cửa là việc
chia rẽ thông tin đợc diễn ra ở mức độ cao thông qua hệ thống máy tính, trong đó,
các kế toán viên không những phải biết tự tạo ra thông tin của mình để hoà mạng
mà còn phải biết sử dụng những thông tin có liên quan đợc bộ phân khác tạo ra.
2. Nội dung của mô hình
2.1.Các khái niệm.
+ Giao dịch viên: là nhân viên tại quầy giao dịch, trực tiếp thực hiện các
giao dịch với khách hàng. Vd: lập phiếu chi và tiến hành thu chi tiền mặt trong hạn
8
mức của mình;mở tài khoản và thực hiện các giao dịch trong phạm vi phát sinh
của tài khoản đó .
- Hạn mức thu chi tiền mặt của giao dịch viên: Là số tiền tối đa Giao dịch
viên đợc phép thu, chi trong một giao dịch.Hạn mức thu chi này do Giám đốc Chi
nhánh quyết định phù hợp với tình hình chi nhánh và khả năng giao dịch của từng
Giao dịch viên.năng giao dịch của từng Giao dịch viên gồm có:Thông thạo nghiệp
vụ, khả năng ứng xử, khả năng thu và chi tiền mặt .Hạn mức thu, chi đ ợc quy
định chi tiết đối với từng loại ngoại tệ.
- Hạn mức tồn quỹ tiền mặt của Giao dịch viên:Là số tiền mặt tối đa đợc
phép lu giữ trong két của mỗi Giao dịch viên trong ngày giao dịch.Hạn mức tồn
quỹ đợc quy định chi tiết đối với từng loại ngoại tệ.
- Hạn mức kiểm soát giao dịch của kiểm soát viên:Là số tiền mặt tối đa
kiểm soát viên đợc phép phê duyệt cho quỹ chính dợc phép thực hiện giao dịch
thu,chi.Trong trờng hợp số tiền thu,chi vợt quá hạn mức kiểm soát của kiểm soát
viên,giao dịch sẽ đợc chuyển lên Giám đốc hoặc ngời đợc uỷ quyền giao

dịch..Hạn mức kiểm soát do Giám đốc Chi nhánh quyết định phù hợp với tình hình
chi nhánh và khả năng củatừng kiểm soát viên.Hạn mức đợc quy định chi tiết đối
với từng loại ngoại tệ.
- Thủ quỹ: Là cán bộ thực hiện thu, chi tiền mặt cho các giao dịch vợt quá
hạn mức (thu, chi, tồn quy) của các Giao dịch viên hoặc các giao dịch Giao dịch
viên không đợc phép thực hiện thu, chi trực tiếp với Khách hàng, các giao dịch
tiếp quỹ hoặc các giao dịch nộp tiền về quỹ từ các Giao dịch viên.
- Quỹ chính: Là bộ phận quản lý quỹ của chi nhánh.Bộ phận quỹ hàng ngày
thực hiện ứng tiền hàng ngày, thu hồi tồn quỹ cuối ngày của mỗi Giao dịch
viên.Thực hiện in nhật ký quỹ chung,đối chiếu, giải quyết thừa, thiếu quỹ của quỹ
chính cũng nh của mỗi Giao dịch viên.Thực hiện quy định về quản lý quỹ theo chế
độ hiện hành.
- Thanh toán viên: Là cán bộ lập giấy báo thanh toán, thực hiện và xử lý các
giao dịch trong bộ phận sau quầy. Thanh toán viên đợc phép thực hiện các giao
dịch nhng không đợc trực tiếp thu, chi tiền mặt.
9
- Kiểm soát viên: là Cán bộ kiểm tra và duyệt giao dịch do các Giao dịch
viên và các thanh toán viên đã thực hiện.
- Cán bộ quản lý tài khoản và kế toán nội bộ: Là cán bộ chịu trách nhiệm
mở tài khoản hạch toán và quản lý toàn bộ hồ sơ gốc về tài khoản, chịu trách
nhiệm theo dõi, hạch toán các giao dịch nội bộ của Ngân hàng.
- Tiếp quỹ đầu ngày và trong ngày: Hàng ngày trớc giờ giao dịch, Giao dịch
viên đợc phép ứng một lợng tiền dùng để giao dịch trong ngày. Lợng tiền mặt đợc
ứng tối đa bằng hoặc nhỏ hơn hạn mức tồn quỹ đã quy định.Trong ngày giao dịch,
Giao dịch viên có thể xin tiếp quỹ thêm để đảm bảo giao dịch.
- Giao dịch viên nộp tiền về quỹ trong khi giao dịch và cuối phiên giao
dịch :Trong ngày giao dịch khi số d tồn quỹ tại Giao dịch viên lớn hơn hạn mức
tồn quỹ, Giao dịch viên phải nộp bớt tiền về quỹ chính mới đợc thực hiện giao
dịch tiếp theo. Cuối ngày Giao dịch viên phải nộp hết số tiền tồn quỹ vào quỹ
chính trớc khi thực hiện đối chiếu.

- Giao dịch trớc quầy: Tất cả công việc xử lý giao dịch của Giao dịch viên
và của bộ phận khách hàng trực tiếp với khách hàng.
- Xử lý sau quầy: Những công việc xử lý giao dịch không trực tiếp với
khách hàng.
- Chứng từ gốc: Là chứng từ làm căn cứ pháp lý chứng minh một nghiệp vụ
kinh tế phát sinh và hoàn thành. Chứng từ gốc đợc lập ngay khi nghiệp vụ kinh tế
phát sinh và hoành thành.
- Chứng từ ghi sổ: Là chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính
phát sinh vào sổ kế toán. Chứng từ ghi sổ đợc lập trên cơ sở chứng từ gốc hoặc
chứng gốc kiêm chứng từ ghi sổ.
- Chứng từ gốc kiêm chứng từ ghi sổ: Là chứng từ vừa thực hiện chức năng
chứng từ gốc và chức năng của chứng từ ghi sổ.Chứng từ gốc kiêm chứng từ ghi sổ
đợc lập ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh,hoàn thành và hạch toán vào sổ kế
toán.
- Chứng từ đIện tử:Đợc áp dụng theo các quyết định :số 308/QDD-NH2
ngày 16/09/1997 do Thống đốc Ngân hàng Nhà nớc ban hành về việcBan hành
10
quy chế về lập ,sử dụng,kiểm soát ,xử lý,bảo quản và lu trữ chứng từ điện tử của
ngân hàng và Tổ chức tín dụng.Số 44/2002/QDDTTg ngày 21/03/2002 của Thủ t-
ớng chính phủ về việcSử dụng chứng từ đIện tử làm chứng từ kế toán để hạch
toán và thanh toán vốn của các Tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán.
2.2.Phạm vi áp dụng .
- áp dụng cho mô hình sử lý nghiệp vụ theo hai khu vực trớc quầy vực sau
quầy tại các ngân hàng bán lẻ.
+ Khu vực trớc quầy: Khu vực giao dịch trực tiếp với khách hàng, bao gồm
các bộ phận:
Bộ phận khách hàng.
Bộ phận giao dịch.
Bộ phận quỹ.
Bộ phận tín dụng

+ Khu vực sau quầy xử lý các nghiệp vụ trong nội bộ ngân hàng, bao gồm
các bộ phận:
Bộ phận kiểm soát.
Bộ phận thanh toán.
Bộ phận quản lý tài khoản và kế toán nội bộ.
2.3. Quy trình luân chuyển chứng từ.
- Chứng từ là một trong những chứng minh pháp lý quan trọng nhất trong
các mối quan hệ kinh tế, trong ngân hàng thì yêu cầu có một quy trình luân
chuyển chứng từ hợp lý là yêu cầu sống còn nhằm duy trì lâu dài và hợp pháp các
quan hệ tín dụng và các quan hệ kinh tế khác.Chứng từ sau khi đã đợc hạch toán
phải đợc lu giữ ít nhất 30 năm.
- Quy trình luân chuyển chứng từ sẽ đợc quy định trong mối quan hệ giữa
mỗi bộ phận với các bộ phận khác trong ngân hàng.Cụ thể là:
2.3.1. Quan hệ giữa bộ phận Giao dịch viên với bộ phận khác:
2.3.1.1 .Với bộ phận quản lý thông tin khách hàng:
11
- Bộ phận khách hàng hoàn tất việc nhập mới hoặc sửa đổi thông tin khách
hàng ,cán bộ thuộc bộ phận Quản lý hồ sơ thông tin khách hàng thực hiện luân
chuyển chứng từ nh sau:
- Lu 01 bộ hồ sơ gốc tại bộ phận quản lý hồ sơ thông tin khách hàng( hồ sơ
khách hàng, hồ sơ mở tài khoản, mẫu dấu, chữ ký)
Mở tài khoản thích hợp cho khách hàng.
Trả lại 01 bộ hồ sơ gốc cho khách hàng( hồ sơ khách hàng,hồ sơ mở tài
khoản, mẫu dấu, chữ ký)
In và cấp thẻ giao dịch cho khách hàng.
Thông tin khách hàng, thông tin về chữ kí và tài khoản sau khi đã đăng ký
trên hệ thống máy tính là thông tin chung cho các bộ phận khác có liên quan tham
chiếu và giải quyết các nghiệp vụ phát sinh.Bộ phận giao dịch sử dụng thông tin
khách hàng và thông tin tàI khoản để thực hiện các giao dịch với khách hàng.
2.3.1.2 . Với các bộ phận thủ quỹ:

+ Với bộ phận thủ quỹ:mỗi giao dịch viên đợc mở tài khoản cá nhân để thực
hiện các giao dịch theo cách thức nh sau:
Tài khoản tiền mặt giao dịch viên: Khi giao dịch viên ứng, nộp quỹ số tiền
này sẽ đợc hạch toán vào tài khoản tiền mặt của giao dịch viên. Tính chất tài
khoản tiền mặt của giao dịch viên giống nh tính chất của tài khoản tiền mặt bình
thờng.
Tài khoản Séc (cheque):Tài khoản này đợc áp dụng cho giao dịch tại quầy.
Tài khoản bù trừ chéo( Cros Clearing Account):Tài khoản trung gian tạm
thời sử dụng trong việc tiếp quỹ và thanh toán giữa các giao dịch viên cho từng
giao dịch viên.Cuối ngày số d của tài khoản này bằng không.Doanh số phát sinh
của tài khoản này không đợc thể hiện trên bảng cân đối tài khoản.
Tổng số d tiền mặt tại chi nhánh sẽ bằng tổng tồn quỹ của các giao dịch
viên cộng với quỹ chính.Hàng ngày giao dịch viên đợc tiếp quỹ giao dịch trong
hạn mức cho phép từ quỹ chính.trong trờng hợp số tiền thực tế tại quỹ của giao
dịch viên lớn hơn( hoặc nhỏ hơn ) hạn mức tồn quỹ quy định,giao dịch viên phải
nộp số tiền lớn hơn hạn mức quy định và đợc tiếp quỹ với số tiền nhỏ hơn hay
12
bằng với số tiền chênh lệch giữa tồn quỹ thực tế với hạn mức quy định. Cuối ngày
giao dịch viên thực hiện nộp,đối chiếu và xử lí thừa thiếu quỹ.
Nộp chứng từ giao dịch: Cuối ngày,giao dịch viên in nhật kí chứng từ,sắp
xếp chứng từ theo thứ tự mã số chứng từ giao dịch và đối chiếu với nhật kí quỹ. Kí
trên nhật kí chứng từ và chuyển toàn bộ chứng từ giao dịch kèm theo nhật kí
chứng từ cho bộ phạan kiểm soát.
Báo cáo chứng từ trắng tồn kho.
2.3.1.3. Với các bộ phận khác
+ Với bộ phận thanh toán:Quan hệ giữa bộ phận ngân quỹ với bộ phận
thanh toán phát sinh trong trờng hợp phải sử lí nghiệp vụ chuyển tiền đi.Sau khi
thực hiện xong phần giao dịch của mình,giao dịch viên chuyển chứng từ cho bộ
phận thanh toán.bộ phận thanh toán sẽ căn cứ vào các yêu cầu của khách hàng do
các giao dịch viên chuyển vào để xủ lí các vấn đề còn lại.

+ Với bộ phận quản lí tài khoản:
- Cuối ngày giao dịch,Giao dịch viên tiến hành việc in đối chiếu nhật ký
chứng từ và nhật ký quỹ vơí chứng từ gốc đảm bảo sự khớp đúng giữa chứng từ
gốc với các giao dịch đã thực hiện và đảm bảo sự khớp đúng về tiền mặt tồn quỹ.
Đồng thời tiến hành in tài nhật ký chứng từ của khoản nội bộ do mình thực hiện.
- Chuyển toàn bộ nhật ký chứng từ, nhật ký quỹ,giấy báo nợ, báo có, nhật
ký chứng từ của tài khoản nội bộ( Đối với các tài khoản tiết kiệm, kỳ phiếu) cho
bộ phận quản lý tài khoản.
2.3.2. Quan hệ giữa bộ phận thủ quỹ với các bộ phận khác.
2.3.2.1. Quan hệ với giao dịch viên và bộ phận thanh toán viên.
- Tiếp nhận chứng từ và thực hiện tiếp quỹ,nhận tiền nộp vào quỹ với các
giao dịch viên.
- Tiếp nhận chứng từ và các giao dịch thu chi tiền mặt vợt hạn mức do các
giao dịch viên và các thanh toán viên thực hiện chuyển xang để thực hiện thanh
toán thu chi.
2.3.2.2. Quan hệ với bộ phận quản lí tài khoản.
13
- Cuối ngày giao dịch ,các thủ quỹ giao dịch in nhật kí quỹ và sổ quỹ đẻ
đảm bảo sự khớp đúng chính xác của các giao dịch thu chi và tiền mặt tồn quỹ của
quỹ mình.Đồng thời chuyển nhật kí quỹ và chứng từ gốc cho bộ phận quản lí tàI
khoản để bộ phận quản lí tài khoản đóng nhật kí chứng từ.
2.3.3. Bộ phận quản lý tài khoản.
2.3.3.1.Quan hệ với bộ phận quản lí hồ sơ thông tin khách hàng.
- Tiếp nhận và lu vào hồ sơ tài khoản yêu cầu mở sổ tài khoản (Đối với tài
khoản tiền gửi không kì hạn).
- Cung cấp thông tin cho bộ phận quản lí hồ sơ thông tin khách hàng những
thông tin cần thiết khác mà bộ phận này không đủ thông tin để cung cấp cho
khách hàng.
- Chuyển sổ tài khoản kèm giấy báo nợ,báo có, phiếu trả lãi của các khách
hàng nhận, giấy xác nhận số d tài khoản,báo cáo về thông tin khách hàng ra bộ

phận quản lý hồ sơ thông tin khách hàng để trả khách hàng.
2.3.3.2. Với các bộ phận khác
+ Quan hệ với bộ phận tín dụng.
- Tiếp nhận,kiểm tra và xác nhận kịp thời chính xác các thông tin về hồ sơ
vay do bộ phận tín dụng chuyển sang.Yêu cầu bộ phận tín dụng điều chỉnh nếu có
sai sót.
- Trả lại hồ sơ vay cho bộ phận tín dụng.
+ Quan hệ với bộ phận giao dịch viên,các thủ quỹ và bộ phận thanh toán.
- Tiếp nhận từ các giao dịch viên,các thủ quỹ,các thanh toán viên bảng nhật
ký chứng từ,nhật ký quỹ, giấy báo nợ, giấy báo có, nhật ký chứng từ của tài khoản
nội bộ, bảng thông tin tài khoản( đối với các tài khoản tiết kiệm,kỳ phiếu) để thực
hiện chấm sổ tài khoản, đối chiếu và lu trữ theo chức năng nhiệm vụ của mình.
- Yêu cầu các bộ phận liên quan đIều chinh giao dịch khi có sai sót
2.4. Chức năng của từng bộ phận trong hệ thống.
Để có thể thực hiện một cách trơn chu mô hình giao dịch khách hàng một
cửa,việc quy định một cách minh bạch chức năng của từng bộ phận,từng cá nhân
trong hệ thống là yêu cầu cần thiết.Điều đó giúp cho các công việc đợc tiến hành
14
không dẫn tới sự chồng chéo , đồng thời cũng xác định đợc một cách rõ ràng
nhiệm vụ của từng bộ phận trong hệ thống.
2.4.1. Bộ phận tr ớc quầy.
2.4.1.1. Bộ phận giao dịch.
+ Giao dịch viên:
Đăng kí sổ tài khoản khách hàng.
Tiếp nhận và xử lý toàn bộ các yêu cầu giao dịch của khách hàng về
chuyển khoản và tiền mặt.
Đổi tiền.
Chi trả chuyển tiền đến tại quầy.
Thực hiện tiếp, nộp và đIều chuyển quỹ.
Kiểm tra và ký xác nhận trên nhật ký chứng từ cuối ngày, nhật ký quỹ.

+ Kiểm soát viên
Kiểm soát và duyệt các giao dịch do giao dịch viên thực hiện với những
giao dịch tiền mặt vợt hạn mức.
Thực hiện kiểm tra, đối chiếu các thông tin của giao dịch viên và thủ quỹ
giao dịch .
Kiểm tra và kí xác nhận trên nhật kí chứng từ cuối ngày và nhậy kí quỹ do
các giao dịch viên thực hiện.
2.4.1.2. Bộ phận thủ quỹ.
- Thực hiện thu ,chi tiền mặt đối với khách hàng dựa trên các bút toán do
các giao dịch viên thiết lập trong trờng hợp vợt hạn mức.
- Thực hiện các giao dịch tiếp quỹ và giao dịch nộp tiền về từ các quầy giao
dịch.
- Kiểm tra,đối chiếu số d trên sổ sách và số d thực tế.
- Thực hiên chế độ quỹ theo chế độ hiện hành.
- Các báo cáo quỹ cuối ngày.
2.4.1.3. Bộ phậnKhách hàng Custommer services
Đối với hầu hết các ngân hàng quy mô khách hàng là rất lớn cho nên khó có
thể đáp ứng khách hàng một cách tuyệt đối tại các quầy giao dịch, cho nên cần
15
thiết có một bộ phận hớng dẫn các thủ tục và cách thức giao dịch cho khách hàng
trớc khi khách hàng trực tiếp giao dịch với bộ phận giao dịch viên.Cán bộ làm việc
tại bộ phận khách hàng phải có kinh nghiệm làm việc tại ngân hàng, thông thạo
các nghiệp vụ ngân hàng, có khả năng về giao tiếp và ứng sử, có khả năng giao
dịch bằng ngoại ngữ Nhiệm vụ của bộ phận này gồm có:
- Tiếp nhận và mở hồ sơ khách hàng mới.
- Cấp thẻ giao dịch cho khách hàng( Đối với khách hàng gửi tiền tiết
kiệm,không nhất thiết phải cấp thẻ giao dịch nếu khách hàng không yêu cầu)
- Hớng dẫn thủ tục,trình tự và thực hiện mở tài khoản tiền gửi,tiền vay cho
khách hàng.
- Quản lý tất cả các hồ sơ thông tin khách hàng,các mẫu chữ kí,mẫu

dấu,ảnh của khách hàng.Cập nhật và lu trữ thông tin khách hàng:ảnh, chữ kí ;Th -
ờng xuyên thu thập thông tin biến động liên quan đến khách hàng (thông tin tài
chính nh số d tài khoản,các khoản chuyển tiền đến,chuyển tiền đi; thông tin doanh
nghiệp ).
- Tiếp nhận và giải quyết các yêu cầu thay đổi thông tin về khách hàng và
tài khoản khách hàng: tên khách hàng , địa chỉ, mẫu dấu, mẫu chữ kí
- Tiếp nhận và trả lời các thông tin về khách hàng và tài khoản khách
hàng:Số d tài khoản,hoạt động trên tài khoản ;Trả sao kê,sổ tài khoản ,giấy báo
nợ, báo có cho khách hàng; t vấn về dịch vụ ngân hàng, giải đáp thắc mắc, hớng
dẫn quy trình , thủ tục ngân hàng.
- Đối chiếu và quản lí các báo cáo về hồ sơ thông tin khách hàng do bộ
phận mình quản lí.
2.4.2.Khu vực sau quầy.
2.4.2.1. Bộ phận thanh toán.
Thanh toán viên
- Xử lí, hạch toán phần còn lại của các giao dịch chuyển tiền đi trong nớc
do các bộ phận khác chuyển đến, chủ yếu là bộ phận giao dịch viên, đồng thời xử
lí ,hạch toán các các khoản chuyển tiền đến trong nớc
16
- Tạo th nhờ thu, thanh toán báo có nhờ thu .Tạo thông tin và quản lí các
giao dịch tự đông nh: Giao dịch tự động trả lơng, A FT- Chuyển tiền tự động, Đầu
t tự động Kiểm tra và kí xác nhận trên nhật kí chứng từ cuối ngày, Nhật ký điện
đi- đến, Nhật ký giao dịch tự động In nhật ký chứng từ các giao dịch nội bộ.
- Quản lí các báo cáo thuộc phần việc của mình.
Kiểm soát viên:
- Kiểm soát và duyệt các giao dịch do bộ phận thanh toán thực hiện sau khi
giao dịch viên chuyển đến.
- Kiểm tra, ký duyệt điện và các bút toán thuộc chức năng chuyển tiền thực
hiện trên hệ thống.
- Kiểm tra, ký duyệt Nhật kí giao dịch tự động; Kiểm tra, ký xác nhận trên

nhật ký chứng từ cuối ngày, Nhật ký điện đi - đến, Nhật ký giao dịch tự động.
2.4.2.2.Bộ phận Quản lý tài khoản và Giao dịch nội bộ.
- Quản lý và giám sát toàn bộ tài khoản nội bộ của chi nhánh.
- Mở tài khoản nội bộ thuộc phạm vi quản lý theo các tài khoản tổng hợp đã
đợc ban giám đóc ban hành.
- Quản lý các tài khoản tiền gửi không kì hạn,có kỳ hạn của chi nhánh tại
trung ơng và các tổ chức tín dụng khác, tài khoản chi tiêu nội bộ, tài khoản liên
quan đến tình hình tài chính của chi nhánh.
- Thực hiện in, xử lý các chứng từ giao dịch nội bộ.
- Tiếp nhận và phân loại chứng từ , Nhật ký chứng từ .do các Giao dịch
viên và thanh toán viên thực hiện.
- In và phân loại các báo cáo, giấy báo nợ báo có của các giao dịch tự động
phát sinh.
- Tiếp nhận và phân loại chứng từ, nhật ký chứng từ ..do các giao dịch
viên và thanh toán viên thực hiện.
- Chấm, đối chiếu toàn bộ tài khoản nội bộ.Chuyển kết quả (bao gồm các sổ
tài khoản,báo có báo nợ ) cho bộ phận quản lý thông tin khách hàng để trả
khách.
17
- Chấm và lu tất cả chứng từ, nhật kí chứng từ, nhật ký quỹ của các giao
dịch viên, thanh toán viên và thủ quỹ phát sinh chuyển giao.
- Thực hiện điều chỉnh các thông tin tài khoản khi có sai sót hoặc hớng dẫn
các giao dịch viên giao dịch khi phát sinh sai sót.
- In, kiểm tra và xác nhận tính chính xác của các báo cáo trả lãi của các
khoản tiền gửi của khách hàng trớc khi trả cho khách.
- Kiểm soát, đối chiếu số liệu các tài khoản tiền vay,các báo cáo nợ gốc,nợ
lãi do bộ phận tĩn dụng chuyển sang, nếu phát hiện sai sót thi trả lại để bộ phận tín
dụng điều chỉnh.
- Quản lý, thực hiện nghiệp vụ điều chuyển vốn, tài sản giữa chi nhánh với
trung ơng.

- Quản lý tài chính, tài sản, công cụ lao động của chi nhánh.
- Thực hiện chế độ báo cáo kế toán, thống kê.
2.5.Quy trình thực hiện công việc.
2.5.1.Tiếp quỹ giao dịch đầu ngày và phân phối giao dịch và nộp quỹ cuối
ngày .
- Bộ phận kế toán kiểm soát thực hiện vận hành hệ thống và mở sổ đầu ngày.
- Giao dịch viên đợc tiếp quỹ trong phạm vi hạn mức cho phép từ quỹ
chính.Giao dịch viên viết giấy đề nghị tiếp quỹ dùng làm chứng từ gốc, chuyển bộ
phận kiểm soát làm thủ tục tiếp quỹ đầu ngày.
- Kiểm soát viên thực hiện kiểm soát và phê duyệt kiểm soát chuyển cho
quỹ chính.
- Căn cứ vào giấy đề nghị tiếp quỹ đã đợc phê duyệt, Quỹ chính in phiếu chi
tiền phù hợp với số lợng tiền mặt đã đợc phê duyệt, yêu cầu giao dịch viên kí nhận
trên phiếu chi tiền, thực hiện tiếp quỹ cho giao dịch viên.Chuyển cho giao dịch
viên 01 liên phiếu chi tiền làm chứng từ giao dịch trong ngày và lu trữ , quản lý
giấy đề nghị tiếp quỹ và phiếu chi tiền.
- Khi khách hàng đến giao dịch với ngân hàng,khách hàng sẽ đợc hớng dẫn
quan hệ theo quy trình sau:
18
Giao dịch lần đầu tiên: Khách hàng lần đầu tiên đến giao dịch với ngân
hàng sẽ đợc bộ phận khách hàng trực tiếp giải quyết. Khách hàng sẽ đợc giới thiệu
về hoạt động ngân hàng , các sản phẩm cũng nh dịch vụ của ngân hàng , t vấn cho
khách hàng về những giao dịch mà khách hàng sẽ sử dụng. Giải quyết công việc
nếu khách hàng yêu cầu mở tàI khoản.
Giao dịch tiền gửi,trả nợ tiền vay nếu khách hàng giao dịch tiền gửi hay
tiền vay khách hàng sẽ đ ợc hớng dẫn giao dịch thông qua hệ thống phân phối
giao dịch. Khách hàng có thể chọn bất cứ giao dịch viên nào.
Giao dịch tín dụng: Khách hàng sẽ đợc giải quyết mọi yêu cầu về tiền vay
tại bộ phận tín dụng của chi nhánh sau khi khách hàng hoàn tất việc đăng kí thông
tin khách hàng và phân loại khách hàng tại bộ phận khách hàng.

Giao dịch về thông tin ngân hàng: Tất cả các thông tin do khách hàng yêu
cầu đều đợc bộ phận khách hàng giải quyết.
Nộp quỹ cuối ngày: Cuối ngày, giao dịch viên thực hiện nộp, đối chiếu và
xử lí thừa, thiếu quỹ.
Nộp tiền về quỹ chính: Giao dịch viên thực hiện nộp toàn bộ tiền tồn quỹ
cuối ngày về quỹ chính.Tồn quỹ cuối ngày của giao dịch viên bằng không.
Đối chiếu xử lí thừa, thiếu quỹ:Sau khio giao dịch viên kiểm đếm, giao
nhận số tiền tồn quỹ xong, quỹ chính in nhật kí quỹ của giao dịch vien, đối chiếu
với số tiền thực nộp của giao dịch viên.Thừa, thiếu quỹ sau khi đã sâu khi đã đói
chiếu phải xác đinh đúng nguyên nhân và đợc xử lí theo chế độ về quản lí quỹ.
2.5.2.Giao dịch tiền mặt trong ngày.
Nộp và tiếp quỹ của giao dịch viên:
dịch viên chuyển tới, quỹ chính thực hiện nhận tiền từ giao dịch viên, nhập
thông tin nộp tiền trên máy tính, in hai liên giấy thu tiền,kí xác nhận đã thu tiền và
trả lại một liên cho giao dịch viên đồng thời lu giữ, quản lí giấy nộp tiền và bảng
kê giấy nộp tiền.
Trờng hợp số tiền thực tế tồn quỹ nhỏ hơn hạn mức tồn quỹ: Khi có nhu cầu
phải chi tiền cho khách hàng nhng quỹ của giao dịch viên không đủ, giao dịch
19