Luận văn Thạc sĩ Lưu trữ học: Nâng cao chất lượng lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ UBND cấp thành phố, thị xã tỉnh Long An
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (545.71 KB, 66 trang )
BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
PHAN HỒNG TÙNG
NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU
HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ UBND CẤP THÀNH PHỐ,
THỊ XÃ TỈNH LONG AN
LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG
LƯU TRỮ HỌC
Hà Nội, tháng 5/2020
BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
PHAN HỒNG TÙNG
NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU
HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ UBND CẤP THÀNH PHỐ,
THỊ XÃ TỈNH LONG AN
LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG
Chuyên ngành: Lưu trữ học
Mã số: 1802LTHA013
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. TRẦN HOÀNG
Hà Nội, tháng 5/2020
LỜI CAM ĐOAN
Tơi xin cam đoan đây cơng trình nghiên cứu của riêng tôi. Các kết quả
nghiên cứu trong luận văn này là trung thực. Luận văn có kết thừa các cơng trình
nghiên cứu đã cơng bố, được nghiên cứu, chỉnh sửa và bổ sung các kết quả nghiên
cứu mới. Các số liệu, kêt quả nghiên cứu được trình bày trong luận văn dựa trên
việc khảo sát cụ thể và trung thực, được trích dẫn đầy đủ./.
Tác giả
Phan Hồng Tùng
LỜI CẢM ƠN
Sau thời gian học tập, nghiên cứu. Để hồn thành luận văn này tơi xin bày
tỏ sự kính trọng và lòng biết ơn sâu sắc tới:
- Thầy trực tiếp hướng dẫn: TS. Trần Hồng.
- Các thầy, cơ giáo Khoa Văn thư - Lưu trữ, Phòng Quản lý đào tạo sau
Đại học, cùng tồn thể các thầy, cơ giáo trong trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã
tận tình chỉ bảo, hướng dẫn và giúp đỡ em trong suốt q trình tơi thực hiện đề
tài nghiên cứu khoa học này.
- Lãnh đạo cơ quan và các công chức, viên chức UBND thành phố Tân An,
UBND thị xã Kiến Tường tạo điều kiện, hỗ trợ, phối hợp cho tôi trong q trình
nghiên cứu.
- Bên cạnh đó sự giúp đỡ của gia đình, bạn bè và người thân đã ln ủng
hộ và tạo điều kiện tốt nhất để em có thể tập trung nghiên cứu và hoàn thành đề
tài này.
Do về mặt kiến thức và thời gian còn hạn chế, luận văn cịn nhiều khiếm
khuyết. Tơi mong được sự đóng góp ý kiến của các thầy, cô và mọi người để luận
văn hoàn thiện hơn.
Trân trọng cảm ơn!
Tác giả
Phan Hồng Tùng
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
Stt
VIẾT TẮT
VIẾT ĐẦY ĐỦ
01
Văn phòng HĐND và UBND Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy
ban nhân dân
02
UBND
Ủy ban nhân dân
DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU
STT
Bảng biểu
Tên bảng biểu
Bảng thống kê số lượng văn bản đi, văn bản đến
01
Bảng 2.6.1.2
UBND thị xã, thành phố năm 2019
Bảng thống kê Tình hình lập hồ sơ cơng việc của các
02
Bảng 2.6.1.2
phịng, ban thuộc UBND thành phố Tân An, UBND
thị xã Kiến Tường
MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài …………………………………………………1
2. Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đề tài …..………….2
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu ………………………………4
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ………………………….……4
5. Phương pháp nghiên cứu …………………………………..…….5
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài ………………..…………5
7. Bố cục của luận văn …………………...…………………..………6
Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ CỦA HOẠT
ĐỘNG LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN .......... 7
1.1. Cơ sở lý luận .............................................................................................. 7
1.1.1. Một số khái niệm ..................................................................................... 7
1.1.2. Mục đích, u cầu, phương pháp và quy trình thành lập hồ sơ............ 9
1.1.2.1. Mục đích của lập hồ sơ ......................................................................... 9
1.1.2.2. Yêu cầu của lập hồ sơ ........................................................................... 9
1.1.2.3. Phương pháp lập hồ sơ .......................................................................... 9
1.1.3. Mục đích, yêu cầu, phương pháp giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan
1.1.3.1. Mục đích giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan ................................... 12
1.1.3.2. Yêu cầu giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan ..................................... 13
1.1.3.3. Phương pháp và quy trình giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan ........ 14
1.1.4. Khái niệm và tiêu chí đánh giá “Chất lượng lập và giao nộp hồ sơ” . 15
1.2. Cơ sở pháp lý ............................................................................................ 17
1.2.1. Văn bản quản lý, chỉ đạo của Trung ương .......................................... 17
1.2.2. Văn bản quản lý, chỉ đạo của tỉnh Long An ........................................ 18
Tiểu kết chương 1............................................................................................ 21
Chương 2. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU
HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ UBND CẤP THÀNH PHỐ, THỊ XÃ TỈNH LONG
AN ............................................................................................................................... 22
2.1. Khái quát, chức năng, nhiệm vụ của UBND thành phố, thị xã tại
tỉnh Long An .............................................................................................................. 22
2.2. Vai trò, ý nghĩa của hoạt động lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu
trữ đối với hoạt động của UBND thành phố, thị xã tỉnh Long An ....................... 24
2.2.1. Vai trò của hoạt động lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ ...................... 24
2.2.2. Ý nghĩa của hoạt động lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ .................... 25
2.3. Hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan của
UBND thành phố, thị xã tại tỉnh Long An .............................................................. 27
2.3.1. Nhận thức của lãnh đạo, công chức đối với hoạt động lập và giao
nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan .................................................................... 28
2.3.2. Việc ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo .............................................. 28
2.3.3. Đội ngũ công chức thực hiện hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài
liệu vào Lưu trữ cơ quan ........................................................................................... 29
2.3.3.1. Đội ngũ lãnh đạo đơn vị; công chức chuyên môn ............................... 29
2.3.3.2. Đội ngũ công chức ............................................................................... 30
2.3.4. Thực trạng hoạt động lập và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan
của thành phố, thị xã ................................................................................................. 31
2.3.4.1. Hoạt động lập hồ sơ công việc............................................................. 31
2.3.4.2. Hoạt động giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan ..................... 39
2.4. Nhận xét chung......................................................................................... 41
2.4.1. Kết quả đạt được .................................................................................... 41
2.4.2. Tồn tại và nguyên nhân ......................................................................... 41
Tiểu kết chương 2............................................................................................ 44
Chương 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG
LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ UBND CẤP THÀNH
PHỐ, THỊ XÃ TỈNH LONG AN ............................................................................. 45
3.1. Rà soát, ban hành các quy định về lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu
vào Lưu trữ UBND thành phố, thị xã tại tỉnh Long An theo Nghị định số
30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về cơng tác văn thư ................... 45
3.1.1 Đối với cơ quan quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ ......... 45
3.1.2. Đối với UBND thành phố Tân An, thị xã Kiến Tường ........................ 46
3.2. Hoàn thiện và tổ chức thực hiện Danh mục hồ sơ ................................ 47
3.2.1. Đối với UBND thành phố, thị xã tại tỉnh Long An .............................. 47
3.2.2. Đối với Lãnh đạo UBND thành phố, thị xã.......................................... 49
3.2.3. Đối với Chánh Văn phòng, Thủ trưởng đơn vị .................................... 49
3.2.4. Trách nhiệm của Chuyên viên, công chức văn thư, lưu trữ ............... 49
3.3. Tăng cường công tác lập hồ sơ cho công chức, viên chức .................... 50
3.4. Bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ
vào lưu trữ .................................................................................................................. 51
3.5. Kiểm tra đánh giá công tác lập hồ sơ và nộp lưu vào Lưu trữ cơ
quan ............................................................................................................................ 52
Tiểu kết chương 3............................................................................................ 53
KẾT LUẬN ...................................................................................................... 54
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ...................................................... 55
PHỤ LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan là một trong những
hoạt động quan trọng của công tác văn thư. Công chức, viên chức lập hồ sơ giúp cho
mỗi cá nhân hồ sơ, tài liệu được sắp xếp khoa học và thuận lợi cho việc tra tìm, nghiên
cứu, khai thác giải quyết cơng việc, nâng cao hiệu quả công tác và chuẩn bị cho việc
giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
Thời gian qua, hệ thống văn bản quản lý, chỉ đạo và hướng dẫn về cơng tác văn
thư cơ bản được hồn thiện, tạo cơ sở pháp lý để từng bước nâng cao chất lượng, hiệu
quả trong quản lý.
Tỉnh Long An có thành phố Tân An và thị xã Kiến Tường là cơ quan hành chính
Nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân thành phố, thị xã và
UBND tỉnh Long An về các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa - xã hội, an ninh và quốc
phòng, ... Hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ UBND cấp thành phố, thị
xã của tỉnh Long An có vai trị rất quan trọng trong hoạt động của Văn phòng. Văn
phòng UBND thành phố, thị xã là bộ phận tham mưu, giúp lãnh đạo theo dõi, đơn đốc,
nhắc nhở các phịng, ban, đơn vị trong UBND thành phố, thị xã chủ động lập hồ sơ và
nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ. Công chức, viên chức tại một số phịng ban trong q trình
thực hiện nhiệm vụ được giao đã chủ động lập hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc. Sau
khi giải quyết xong công việc hồ sơ được lập và giao nộp vào Lưu trữ cơ quan phục vụ
cho hoạt động của cơ quan, bảo quản và khai thác sử dụng.
Tuy nhiên, hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan tại nhiều
phòng, ban thuộc UBND thành phố, thị xã còn một số bất cập như: Việc lập hồ sơ công
việc của công chức, viên chức chưa nghiêm; hồ sơ được lập chưa hoàn chỉnh, chưa đạt
chất lượng; tài liệu lưu trữ còn phân tán nhiều nơi; tình trạng lập và giao nộp hồ sơ, tài
liệu vào Lưu trữ cơ quan chưa đúng thành phần tài liệu, chưa đúng thời gian theo quy
định; nhiều hồ sơ, tài liệu có giá trị quan trọng nhưng khơng lập và giao nộp cịn khá
phổ biến. Do đó, gây khó khăn cho việc tổ chức khoa học tài liệu tại Lưu trữ cơ quan
cũng như lựa chọn những hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn giao nộp vào Lưu trữ lịch
sử tỉnh. Vì vậy, đã thúc đẩy tơi nghiên cứu thực trạng và đề ra các giải pháp để nâng cao
chất lượng hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ UBND cấp thành phố,
thị xã là việc làm cần thiết.
Xuất phát từ những lý do trên, tôi chọn đề tài: “Nâng cao chất lượng lập hồ sơ và
nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ UBND cấp thành phố, thị xã tỉnh Long An” làm luận văn thạc
sĩ của mình.
2. Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài
Có thể khẳng định rằng đã có một số cơng trình, đề tài nghiên cứu khoa học, bài
viết nói về hoạt động lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ UBND thành phố, thị xã, huyện
nhưng đây là cơng trình đầu tiên nghiên cứu nâng cao chất lượng lập hồ sơ và nộp lưu
hồ sơ vào lưu trữ UBND thành phố, thị xã tỉnh Long An.
Về sách lý luận, các giáo trình: Giáo trình văn thư (Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội) - PGS.TS Triệu Văn Cường, NXB Lao động năm 2016; Lý luận và phương pháp
công tác văn thư (Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn) - PGS Vương Đình
Quyền, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội năm 2005. Các sách lý luận, giáo trình này đều
dành một chương trình bày nội dung lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ
quan, trong đó đề cập đến khái niệm, yêu cầu, phương pháp của lập hồ sơ và một số mẫu
hướng dẫn lập Danh mục hồ sơ, mẫu bìa hồ sơ, mẫu mục lục văn bản. Tuy nhiên, các
sách lý luận, giáo trình trên mới nghiên cứu từ phương diện lý luận, chưa có ví dụ thực
thế, thực hành từ hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan để tổng
hợp, rút kinh nghiệm.
Các luận văn thạc sĩ
- Đề tài “Các giải pháp nâng cao hiệu quả lập hồ sơ và nộp lưu vào Lưu trữ
UBND cấp quận - thành phố Hà Nội (Luận văn thạc sĩ của Phạm Thị Hạnh, Hà Nội 2013), Luận văn đã tìm hiểu việc thực hiện các văn bản chỉ đạo của cơ quan quản lý
Nhà nước ở Trung ương và cấp quận của thành phố Hà Nội, khảo sát thực trạng công tác
lập hồ sơ, đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả lập và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan
ở UBND cấp quận của thành phố Hà Nội.
- Đề tài “Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ cấp huyện của thành
phố Hà Nội” của tác giả Phạm Thị Diệu Linh, Luận văn đã tìm hiểu về tổng quan tình
hình tài liệu lưu trữ, thực trạng công tác lưu trữ cấp huyện của thành phố Hà Nội, tác giả
đề xuất nhiều biện pháp, giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ cấp huyện như
chuẩn hóa các văn bản hướng dẫn, đề xuất ổn định tổ chức lưu trữ, …
Ngồi ra, cũng có nhiều bài viết trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam liên quan
đến công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan:
- Lã Thị Hồng “Cần phân loại văn bản đi, đến như thế nào để hình thành các hồ
sơ cơng việc” Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 1/2006;
- Trần Trung Kiên “Một vài suy nghĩ về vấn đề nâng cao chất lượng công tác lập
hồ sơ công việc ở địa phương” Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 3/2008;
- PGS Nguyễn Văn Hàm “Trách nhiệm công vụ của cán bộ công chức, viên
chức trong việc lập hồ sơ cơng việc đã giải quyết xong”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt
Nam, số 01/2011;
Các tác giả đưa ra những thực trạng việc lập hồ sơ của các cơ quan xuất phát từ
nhiều nguyên nhân từ đó đề xuất các biện pháp đổi mới cải cách về thể chế, nhận thức,
trách nhiệm của cơng chức, viên chức.
Có thể nói, sách lý luận, giáo trình, Luận văn thạc sĩ và các bài viết đăng trên Tạp
chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam đã nghiên cứu hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu
vào Lưu trữ cơ quan. Mỗi một đề tài nghiên cứu ở nhiều góc độ và phạm vi khác nhau,
nhưng tựu trung lại thì các đề tài đã nghiên cứu được thực trạng, đưa ra các biện pháp
hoạt động lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan. Tuy nhiên, chưa
có đề tài nào nghiên cứu chi tiết, cụ thể và đưa ra các giải pháp đối với hoạt động lập và
giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ UBND cấp thành phố, thị xã tại tỉnh Long An. Do
vậy, có thể nói đề tài “Nâng cao chất lượng lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ
UBND cấp thành phố, thị xã tỉnh Long An” là một đề tài nghiên cứu có mục tiêu rõ
ràng. Tuy vậy, Luận văn có kế thừa những kiến thức lý luận và thực tiễn của các tác
phẩm, đề tài nghiên cứu trước đó ở một mức độ nhất định.
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
- Mục đích nghiên cứu: Việc nghiên cứu đề tài này, tôi mong muốn đạt được hai
mục đích cơ bản:
+ Một là, khảo sát thực trạng hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
UBND cấp thành phố, thị xã tỉnh Long An
+ Hai là, đề xuất những giải pháp khắc phục nhằm nâng cao chất lượng hoạt động
lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ UBND cấp thành phố, thị xã tỉnh Long An.
- Nhiệm vụ nghiên cứu: Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định:
Nghiên cứu những vấn đề cơ sở lý luận và pháp lý về hoạt động lập và giao nộp
hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan nói riêng.
+ Khảo sát thực tế, phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động lập và giao nộp hồ
sơ, tài liệu vào lưu trữ UBND cấp thành phố, thị xã tại tỉnh Long An.
+ Trên cơ sở đánh giá thực trạng, chúng tôi đề xuất các giải pháp để nâng cao
chất lượng hoạt động lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ UBND cấp thành phố, thị xã tỉnh
Long An.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng: Là hồ sơ, tài liệu được lập và chưa lập hồ sơ; được giao nộp và chưa
giao nộp.
Cấp thành phố tác giả chọn thành phố Tân An làm đối tượng nghiên cứu.
Cấp thị xã tác giả chọn thị xã Kiến Tường làm đối tượng nghiên cứu.
- Phạm vi nghiên cứu: Nghiên cứu công tác lập, nộp hồ sơ, tài liệu giấy của
UBND cấp thành phố, thị xã tỉnh Long An thuộc Danh mục các cơ quan nguồn nộp lưu
vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Long An.
- Đề tài nghiên cứu loại hình tài liệu giấy;
- Thời gian nghiên cứu: Từ năm 2013 đến nay. Năm 2013 là năm bắt đầu tiến
hành hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo Thông tư số
07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ
và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
5. Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề tài này, người nghiên cứu sử dụng các phương pháp nghiên cứu
chính sau đây:
Phương pháp phân tích, tổng hợp: Phương pháp này được áp dụng thường xuyên
trong quá trình thực hiện luận văn. Người nghiên cứu đã sử dụng phương pháp này để
phân tích, tổng hợp những cơng trình khoa học liên quan đến đề tài luận văn nhằm nắm
bắt được ý tưởng và quan điểm của các tác giả. Bên cạnh đó, phương pháp này cịn được
sử dụng để phân tích thực trạng; đánh giá những kết quả đạt được và hạn chế của hoạt
động lập và giao nọp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ UBND thành phố, thị xã tỉnh Long An.
Việc phân tích đầy đủ các vấn đề nêu trên giúp cho người nghiên cứu có cái nhìn biện
chứng, khách quan để đề xuất các giải pháp phù hợp với thực tiễn.
Phương pháp khảo sát thực tế được tiến hành bằng cách trực tiếp khảo sát tài liệu
và tình hình lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ ở thành phố Tân An, thị xã Kiến Tường.
Ngồi các phương pháp nêu trên, cịn sử dụng nhiều phương pháp như: hệ thống,
so sánh, thống kê, lập phiếu điều tra khảo sát, ...
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
a. Ý nghĩa lý luận: Đề tài góp phần chứng minh tính đúng đắn của lý thuyết hoạt
động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, cũng như trách nhiệm đối với
cá nhân, đơn vị thực hiện nhiệm vụ liên quan đến công văn giấy tờ. Cùng với các bài
viết, đề tài về hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan của các tác
giả đã nghiên cứu trước đây, việc nghiên cứu này đóng góp thêm tiếng nói để khẳng
định sự cần thiết của hoạt động này đối với sự hình thành và phát triển của mỗi cơ quan.
b. Ý nghĩa thực tiễn: Các giải pháp được đề xuất trong nghiên cứu hữu ích cho
việc quản lý hoạt động lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ UBND cấp thành phố, thị
xã tỉnh Long An.
7. Bố cục của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục và danh mục tài liệu tham khảo, đề tài luận
văn được kết cấu thành 3 chương:
Chương 1. Cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý của hoạt động lập hồ sơ và nộp lưu hồ
sơ vào lưu trữ cơ quan.
Chương 2. Thực trạng hoạt động lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ UBND cấp
thành phố, thị xã tỉnh Long An.
Chương 3. Giải pháp nâng cao chất lượng hoạt động lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ
vào lưu trữ UBND cấp thành phố, thị xã tỉnh Long An.
Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ CỦA HOẠT ĐỘNG LẬP HỒ
SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
1.1. Cơ sở lý luận
1.1.1. Một số khái niệm
Hồ sơ: Trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức hình thành nên một
khối lượng tài liệu khá phong phú, đa dạng, khối tài liệu đó được tập hợp theo vấn đề, sự
việc, thời gian, địa điểm hoặc một số đặc trưng khác thành những hồ sơ phản ánh chức
năng, nhiệm vụ của đơn vị, cơ quan.
Tại khoản 10 Điều 2 Luật Lưu trữ quy định : “Hồ sơ là một tập tài liệu có liên
quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm
chung, hình thành trong q trình theo dõi, giải quyết cơng việc thuộc phạm vi chức
năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân”.
Tại khoản 14 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định “Hồ sơ là một tập hợp
các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ
thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc
thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân”.
Trong khuôn khổ luận văn này, chúng tôi sử dụng khái niệm hồ sơ của Luật Lưu
trữ 2011, bởi vì từ lý luận đến thực tiễn và pháp lý đã quy định lập hồ sơ phải đảm bảo
các yêu cầu phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cơ quan và nhiệm vụ, vị trí
việc làm của cá nhân được phân cơng giải quyết. Do vậy, hồ sơ muốn tồn tại được cũng
phải được hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc phản ánh diễn biến
của một sự việc, vấn đề hoặc con người cụ thể.
Lập hồ sơ: Tại khoản 11 Điều 2 Luật Lưu trữ quy định: “Lập hồ sơ là việc tập
hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong q trình theo dõi, giải quyết cơng việc của cơ
quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định”.
Tại khoản 15 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định: “Lập hồ sơ là việc tập
hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc
của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định”.
Từ hai khái niệm lập hồ sơ trên cho thấy đều cụ thể, chi tiết, tuy nhiên theo chúng tôi
sử dụng khái niệm lập hồ sơ của Luật Lưu trữ bởi lẽ, lập hồ sơ phải là một quá trình tập hợp
vì từ khi bắt đầu giải quyết công việc đến khi giải quyết xong là cả một quá trình vừa thực
hiện nhiệm vụ, vừa phải cập nhật, thu thập các văn bản liên quan đến một vấn đề, một sự việc
hoặc một con người cụ thể. Bởi việc lập hồ sơ đòi hỏi người trực tiếp giải quyết công việc
mới hiểu được tường tận một sự việc, vấn đề diễn ra như thế nào mà phải xác định nó dựa
trên những nguyên tắc, phương pháp cụ thể theo một logic nhất định.
Giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan: Giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan là việc
làm cần thiết, bắt buộc đối với tất cả công chức, viên chức trong cơ quan, đơn vị. Sau
khi công việc kết thúc hồ sơ cập nhật, lựa chọn những văn bản có giá trị đảm bảo về giá
trị pháp lý, giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử, những hồ sơ đó được giao nộp đầy đủ sẽ
góp phần giữ gìn an tồn tồn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ
quan, đơn vị phục vụ nhu cầu tra cứu, sử dụng trước mắt cũng như lâu dài, phát huy tối
đa giá trị của tài liệu lưu trữ.
Lưu trữ cơ quan: Tại khoản 4 Điều 2 Luật Lưu trữ quy định:“Lưu trữ cơ quan là
tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức”. Thực
tế hoạt động của các lưu trữ cơ quan rất đa dạng về quy mô tổ chức, về đặc điểm tài liệu
lưu trữ, về hình thức sở hữu tài liệu lưu trữ. Vì vậy, việc phân chia các loại tài liệu lưu
trữ cơ quan giúp cho việc tổ chức lưu trữ và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ cho phù hợp
với đặc điểm của từng loại hình cơ quan.
- Các lưu trữ cơ quan của Đảng Cộng sản Việt Nam;
- Các lưu trữ cơ quan Nhà nước Việt Nam gồm:
+ Lưu trữ cơ quan quản lý nhà nước cấp Trung ương; Lưu trữ cơ quan quản lý
nhà nước cấp tỉnh, cấp huyện; Lưu trữ cơ quan của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân
dân cấp xã, phường;
+ Lưu trữ các đơn vị sự nghiệp công lập gồm Lưu trữ bệnh viện; Lưu trữ trường
học; Lưu trữ doanh nghiệp;
+ Lưu trữ chuyên ngành gồm các Lưu trữ cơ quan quản lý những loại tài liệu lưu
trữ sản sinh của các ngành Quốc phịng, Cơng an, Ngoại giao.
1.1.2. Mục đích, u cầu, phương pháp và quy trình thành lập hồ sơ
1.1.2.1. Mục đích của lập hồ sơ
Việc lập hồ sơ giúp cho mỗi cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, đơn vị
sắp xếp văn bản được khoa học, đầy đủ và có hệ thống, giúp cho việc giải quyết cơng
việc hàng ngày có năng suất, chất lượng và hiệu quả. Trong mỗi cơ quan, đơn vị nếu
việc lập hồ sơ được quan tâm, chú trọng thì mọi cơng văn, giấy tờ trước, trong và sau
q trình giải quyết việc sẽ được sắp xếp và phân loại một cách khoa học theo từng vấn
đề, sự việc, phản ánh rõ chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan, đơn vị. Công việc này
giúp cho công chức, viên chức và Thủ trưởng cơ quan tìm kiếm, khai thác, sử dụng tài
liệu được nhanh chóng, đầy đủ, chính xác.
1.1.2.2. u cầu của lập hồ sơ
Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về cơng tác văn
thư quy định chặt chẽ việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Như
vậy, việc lập hồ sơ là một công việc bắt buộc từ Thủ trưởng cơ quan đến công chức,
viên chức nghiên cứu, chuyên môn nghiệp vụ, nhân viên văn thư hành chính … đều phải
lập hồ sơ những cơng việc mình đã làm. Để đảm bảo cho việc lập hồ sơ hiện hành được
chất lượng và hiệu quả cần thực hiện tốt một số yêu cầu sau:
- Mỗi hồ sơ phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hình
thành hồ sơ. Văn bản trong một hồ sơ phải hoàn chỉnh và có sự liên hệ mật thiết, chặt
chẽ, hợp lý, phản ánh được sự hình thành tự nhiên hay diễn biến thực tế của công việc
theo hướng khách quan chứ không phụ thuộc vào ý kiến chủ quan của cá nhân hay tổ
chức.
- Những văn bản trong hồ sơ phải bảo đảm cùng giá trị pháp lý và phải đủ, đúng
về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định. Văn bản đưa vào hồ sơ phải có
sự chọn lọc và hình thành trong q trình thực tế giải quyết công việc. Những văn bản
phản ánh về một vấn đề, sự việc thường hình thành khá nhiều (trong đó có những văn
bản có ý nghĩa lịch sử và thực tiễn, có văn bản có giá trị trong thời gian ngắn, có văn
bản hết hiệu lực sau khi công việc đã giải quyết xong). Các loại văn bản khác nhau có
giá trị khơng giống nhau nên u cầu trong việc lập hồ sơ hiện hành, nghiên cứu, sử
dụng và thời gian bảo quản, lưu trữ cũng khác nhau: những văn bản có giá trị được xem
xét, lựa chọn, bảo quản lâu dài, những văn bản hết giá trị được loại bỏ. Do vậy, việc xác
định giá trị tài liệu của các văn bản trong hồ sơ phải chặt chẽ, chính xác và đồng đều.
Cơng việc này sẽ làm tăng thêm chất lượng của hồ sơ và phục vụ tốt cho việc nghiên
cứu, khai thác và sử dụng sau này.
1.1.2.3. Phương pháp lập hồ sơ:
Để việc lập hồ sơ đi vào nề nếp và thực hiện đúng quy định, các cơ quan cần xây
dựng Danh mục hồ sơ hằng năm. Tại Điều 28 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định
“Danh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức phê duyệt, được ban hành vào
đầu năm và gửi các đơn vị, cá nhân liên quan làm căn cứ để lập hồ sơ”.
Việc lập Danh mục hồ sơ giúp cho cơ quan, đơn vị chủ động trong việc tổ chức
lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thư được chặt chẽ và khoa học.
Là căn cứ để kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ tại các cơ quan, đơn vị, công chức, viên
chức, góp phần nâng cao ý thức và trách nhiệm của mỗi cá nhân đối với việc lập hồ sơ
và chuẩn bị nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Nhằm lựa chọn tài liệu có giá trị
để lưu trữ và phục vụ sử dụng.
- Quy trình lập Danh mục hồ sơ:
+ Căn cứ tình hình thực tế của cơ quan chọn việc xây dựng khung đề mục của Danh
mục hồ sơ theo cơ cấu tổ chức hoặc theo lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức cho
phù hợp, bảo đảm việc lập hồ sơ được đầy đủ, chính xác và thuận tiện;
+ Xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và đơn vị hoặc người lập;
+ Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ;
+ Đánh số, ký hiệu các đề mục và hồ sơ.
Các đề mục lớn được đánh số liên tục bằng chữ số La Mã; các đề mục nhỏ trong
đề mục lớn được đánh số riêng bằng chữ số Ả rập; số, ký hiệu của hồ sơ bao gồm số thứ
tự được đánh bằng chữ số Ả rập và ký hiệu của đề mục lớn; việc đánh số hồ sơ có thể áp
dụng một trong hai cách: Số của hồ sơ được đánh liên tục trong toàn Danh mục hoặc số
của hồ sơ được đánh liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn, bắt đầu từ số 01.
Tổ chức lập Danh mục hồ sơ: Danh mục hồ sơ được lập theo hai cách sau:
- Cách thứ nhất: Văn thư cơ quan xây dựng dự thảo Danh mục hồ sơ của cơ quan,
tổ chức; lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị, cá nhân liên quan; hồn thiện dự thảo, trình
lãnh đạo Văn phịng hoặc Phịng Hành chính để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức
ký ban hành.
- Cách thứ hai: Các đơn vị dự kiến Danh mục hồ sơ của đơn vị mình theo hướng
dẫn nghiệp vụ của Văn thư; Văn thư tổng hợp thành Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ
chức, bổ sung, chỉnh sửa (nếu cần); hoàn thiện dự thảo, trình lãnh đạo Văn phịng hoặc
Phịng Hành chính để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức ký ban hành.
Danh mục hồ sơ được xây dựng vào cuối năm trước để thực hiện vào năm sau.
Trong trường hợp cần thiết có thể sửa đổi, bổ sung danh mục hồ sơ của năm trước cho
phù hợp để tiếp tục sử dụng trong năm sau.
Danh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức duyệt, ký ban hành vào đầu
năm.
Văn thư sao chụp Danh mục hồ sơ đã được ban hành gửi các đơn vị, cá nhân liên
quan để thực hiện lập hồ sơ theo Danh mục. Trong q trình thực hiện, nếu có hồ sơ dự
kiến chưa sát với thực tế hoặc có cơng việc giải quyết phát sinh thuộc trách nhiệm lập hồ
sơ của đơn vị hoặc cá nhân nào thì đơn vị hoặc cá nhân đó cần kịp thời sửa đổi, bổ sung
vào phần Danh mục hồ sơ của mình để Văn thư tổng hợp, bổ sung vào Danh mục hồ sơ
của cơ quan, tổ chức.
Phương pháp lập hồ sơ gồm có 03 bước:
- Bước 1: Mở hồ sơ;
- Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ;
- Bước 3: Kết thúc hồ sơ.
Bước 1: Mở hồ sơ: Công chức, viên chức được giao giải quyết công việc căn cứ
Danh mục hồ sơ của cơ quan, đơn vị để mở hồ sơ theo chức năng, nhiệm vụ được phân
công hoặc nhiệm vụ phát sinh, bổ sung (ngoài Danh mục); mở hồ sơ và ghi những thông
tin ban đầu như: ký hiệu, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ.
Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ: Sau khi mở hồ sơ, mỗi
cơng chức, viên chức có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu trong q
trình theo dõi, giải quyết cơng việc vào hồ sơ kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm, thu thập
kịp thời những văn bản, tài liệu như bài phát biểu của lãnh đạo, tham luận của các đại
biểu tại hội nghị, hội thảo… bảo đảm toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc. Tránh
đưa văn bản thuộc hồ sơ này vào hồ sơ khác hay những văn bản không liên quan trực
tiếp, không thuộc trách nhiệm mà mình theo dõi, giải quyết vào hồ sơ.
Ví dụ: Hồ sơ có tiêu đề “Hồ sơ hội nghị tổng kết công tác năm của cơ quan” cần
thu thập các văn bản sau:
- Kế hoạch tổ chức hội nghị; Chương trình hội nghị; Lời khai mạc; Dự thảo báo
cáo tổng kết; Các báo cáo tham luận; Bài phát biểu của lãnh đạo cấp trên; Nghị quyết
hội nghị; Biên bản hội nghị; Các văn bản liên quan khác (nếu có).
Bước 3: Kết thúc hồ sơ
- Kiểm tra mức độ đầy đủ của văn bản, tài tiệu trong hồ sơ (nếu thiếu cần bổ
sung hồ sơ cho đủ).
- Xem xét loại ra khỏi hồ sơ: văn bản trùng thừa, những tư liệu khơng cần thiết,
bản nháp và tài liệu tham khảo có trong hồ sơ.
- Sắp xếp theo trình tự các văn bản hình thành trong quá trình giải quyết một vấn
đề, sự việc…
- Sắp xếp theo tên gọi của văn bản: áp dụng để lập cho các tập lưu văn bản đi.
- Sắp xếp theo tác giả của văn bản: lập hồ sơ theo đặc trưng này là tập hợp vào hồ
sơ những văn bản, giấy tờ của cùng một tác giả.
- Đối với hồ sơ có tài liệu phim, ảnh thì bỏ vào bì; tài liệu băng, đĩa ghi âm, ghi
hình thì bỏ vào hộp và sắp xếp vào cuối hồ sơ. Mỗi hồ sơ dày không quá 3cm, nếu dày
quá 3 cm thì tách thành các đơn vị bảo quản (không tách dưới 1cm).
Trên thực tế, hồ sơ lập không chỉ vận dụng một đặc trưng riêng lẻ mà kết hợp
chặt chẽ nhiều đặc trưng với nhau trong một hồ sơ.
- Xem xét, đối chiếu lại thời hạn bảo quản của hồ sơ (đối chiếu với Danh mục hồ
sơ và thực tế tài liệu trong hồ sơ).
- Hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho phù hợp với nội dung tài liệu trong hồ
sơ.
- Đánh số tờ để cố định vị trí các văn bản trong hồ sơ, bảo đảm không bị thất lạc
và tra tìm được nhanh chóng; số tờ được đánh trên góc phải của mỗi tờ văn bản bằng bút
chì.
- Mục lục văn bản: Đối với những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và trên
20 năm “Mục lục văn bản” nhập máy để đưa vào cơ sở dữ liệu, để tiện cho việc quản lý
văn bản và tra tìm.
- Kết thúc hồ sơ:
Đối với hồ sơ giấy: Thực hiện đánh số tờ đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ
05 năm trở lên và viết Mục lục văn bản đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn;
viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ.
Đối với hồ sơ điện tử: Theo quy định và nội dung của phần mềm Hệ thống.
1.1.3. Mục đích, yêu cầu, phương pháp giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan
1.1.3.1. Mục đích giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan:
Việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan là trách nhiệm của công chức,
viên chức sau khi giải quyết công việc xong.
- Giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan góp phần đảm bảo sự đầy đủ thành phần tài
liệu của Phông lưu trữ cơ quan: Lưu trữ cơ quan là nơi tiếp nhận, lưu trữ, bảo quản và tổ
chức khai, sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan. Để phông lưu trữ của cơ quan được đầy
đủ, phong phú thành phần thì từ khi giải quyết cơng việc đòi hỏi người lập hồ sơ phải
lựa chọn, cập nhật, xác định từng văn bản liên quan đến vấn đề, sự việc thuộc nhiệm vụ
được giao từ văn bản hành chính đến hình ảnh, băng, video, … thể hiện đúng chức năng,
nhiệm vụ của từng đơn vị thuộc cơ quan, khơng bỏ sót những văn bản, tài liệu có giá trị
liên quan đến q trình giải quyết cơng việc giao nộp vào Lưu trữ cơ quan khi đến thời
hạn quy định.
Tạo điều kiện tổ chức khoa học Phông lưu trữ cơ quan: Hồ sơ được giao nộp đầy
đủ giúp Lưu trữ cơ quan hoàn toàn chủ động tổ chức khoa học như việc thu thập, bổ
sung, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu
lưu trữ. Các khâu nghiệp vụ tuy có yêu cầu, nguyên tắc khác nhau nhưng có mối liên hệ
mật thiết với nhau. Đối với phơng lưu trữ cơ quan việc lựa chọn những tài liệu có giá trị
và phân loại cần đảm bảo những nguyên tắc thống nhất với công tác thu thập, bổ sung
tài liệu và xác định giá trị tài liệu trong phông. Thông qua tổ chức khoa học tài liệu Lưu
trữ cơ quan nắm được khối lượng, thành phần tài liệu lưu trữ của phông đang bảo quản
trong kho, giúp cho cơng tác thống kê và kiểm tra tình hình tài liệu được dễ dàng; phát
hiện được tình trạng vật lý và sự thiếu, đủ của tài liệu.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho các Lưu trữ lịch sử: Đối với Lưu trữ lịch sử có thực
hiện được hết chức năng, nhiệm vụ của mình hay khơng phần lớn phụ thuộc vào các cơ
quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu. Vì nguồn tài liệu thu vào Lưu trữ lịch sử từ Lưu trữ
cơ quan và từ nguồn khác nhưng chủ yếu là lựa chọn từ Lưu trữ các cơ quan thuộc
nguồn nộp lưu. Lưu trữ lịch sử là cơ quan quản lý, bảo quản tài liệu có thời hạn bảo
quản vĩnh viễn cho nên ngay từ khi dự kiến Danh mục hồ sơ đến người được giao giải
quyết công việc khi kết thúc địi hỏi phải xác định, lựa chọn chính xác giá trị của mỗi
văn bản trong một hồ sơ cũng như từng hồ sơ tại Lưu trữ cơ quan. Từ đó, giúp cho
người thực hiện nhiệm vụ lưu trữ cơ quan sẽ lựa chọn nhanh chóng, chính xác và đầy đủ
những hồ sơ, tài liệu có giá trị vĩnh viễn giao nộp vào Lưu trữ lịch sử đảm bảo thành
phần, nội dung theo đúng thời hạn quy định.
1.1.3.2. Yêu cầu giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan:
Giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan cần đảm bảo các yêu cầu sau:
- Hồ sơ giao nộp phải đảm bảo đầy đủ thành phần hồ sơ, tài liệu: Cơng chức, viên
chức thực hiện nhiệm vụ nào đã hồn thành, kết thúc cơng việc thì thực hiện lập hồ sơ
hoàn chỉnh, xác định thời hạn bảo quản và giao nộp vào Lưu trữ cơ quan; không giao
nộp những hồ sơ, tài liệu như sau: khi chưa giải quyết xong công việc, hồ sơ nguyên tắc
(hồ sơ tham khảo); hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (trùng với cơ quan, đơn vị chủ
trì); các văn bản gửi để biết, tham khảo.
- Đảm bảo đúng thời hạn nộp lưu: Hồ sơ, tài liệu của các đơn vị, cá nhân nộp vào
Lưu trữ cơ quan trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; trong thời hạn 03
tháng, kể từ ngày cơng trình được quyết tốn đối với hồ, sơ tài liệu xây dựng cơ bản.
- Đảm bảo đúng quy trình, trình tự thủ tục: Hồ sơ, tài liệu giao nộp phải có trong
Danh mục hồ sơ của cơ quan, các hồ sơ công việc phát sinh, đột xuất sau khi kết thúc
công việc; khi giao nộp phải thống kê thành Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và lập 02
bản biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu.
- Đối với hồ sơ, tài liệu công chức, viên chức có nhu cầu giữ lại đã đến hạn nộp
lưu để phục vụ công việc đã hết thời hạn (không quá 02 năm kể từ ngày đến hạn nộp
lưu).
1.1.3.3. Phương pháp và quy trình giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan:
Trên cơ sở hoạt động thực tế chúng tơi đưa ra phương pháp và quy trình giao nộp
hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan như sau:
Bước 1: Xây dựng và ban hành Kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu và thành phần
hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan
Vào tháng 01 hằng năm, Lưu trữ cơ quan căn cứ chức năng, nhiệm vụ cụ thể của cơ
quan, đơn vị và cá nhân, Danh mục hồ sơ để xây dựng Kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu và
thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan; báo cáo Chánh Văn phịng, trình thủ
trưởng cơ quan ban hành; sao gửi cho thủ trưởng các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm tổ chức
lập, lựa chọn hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
Bước 2: Lưu trữ cơ quan hướng dẫn đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu Lưu
trữ cơ quan hướng dẫn các cá nhân, đơn vị căn cứ những hồ sơ mình đã lập sau khi giải
quyết cơng việc xong, hoàn thiện hồ sơ, chuẩn bị, sắp xếp những hồ sơ của cá nhân, đơn
vị mình đã lập để thuận tiện cho việc giao nộp theo thời hạn.
Bước 3: Tập hợp những hồ sơ, tài liệu đến thời hạn nộp lưu
Trưởng đơn vị, cá nhân phải xác định đúng những hồ sơ trong thành phần hồ sơ,
tài liệu đã được phê duyệt, tránh để thiếu, sót hồ sơ trong q trình thống kê. Tập hợp hồ
sơ cơng việc đã giải quyết xong trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc và
những hồ sơ phát sinh khác trong q trình giải quyết cơng việc theo chức năng, nhiệm
vụ được giao thống kê vào Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.
Bước 4: Trưởng các đơn vị thống nhất với Lưu trữ cơ quan về số lượng, thời
gian, địa điểm, vận chuyển hồ sơ, tài liệu đến kho để giao nộp.
Bước 5: Tổ chức kiểm tra hồ sơ, tài liệu.
Lưu trữ cơ quan căn cứ vào thành phần hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Lưu trữ cơ
quan đã ban hành, Mục lục hồ sơ, tài liệu giao nộp và đối chiếu trực tiếp với hồ sơ, tài liệu
thực tế để kiểm tra số lượng, tiêu chuẩn chất lượng của hồ sơ được giao nộp; cá nhân,
đơn vị nào lập hồ sơ chưa đúng quy định, tiêu chuẩn chất lượng, số lượng hồ sơ giao nộp
cịn thiếu thì Lưu trữ cơ quan đề nghị cá nhân, đơn vị hoàn thiện, chỉnh sửa, bổ sung
đúng quy định thì mới nhận hồ sơ.
Bước 6: Sau khi kiểm tra đầy đủ số lượng, chất lượng hồ sơ đúng quy định thì lập
Biên bản giao, nhận hồ sơ và sắp xếp cặp, hộp hồ sơ lên giá.
Bước 7: Báo cáo kết quả thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
Sau khi hoàn thiện việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, công chức
Văn thư kiêm lưu trữ hoặc công chức Lưu trữ có trách nhiệm báo cáo Chánh Văn phịng
số lượng, chất lượng hồ sơ được giao nộp, những khó khăn, vướng mắc về nộp lưu hồ
sơ để xin ý kiến chỉ đạo, giải quyết và báo cáo kết quả hoạt động giao nộp hồ sơ, tài liệu
từ các đơn vị, cá nhân để cung cấp thông tin kịp thời hoạt động văn thư, lưu trữ của cơ
quan.
1.1.4. Khái niệm và tiêu chí đánh giá “Chất lượng lập và giao nộp hồ sơ”
Hiện nay, có nhiều cách hiểu khác nhau về chất lượng. Tuy nhiên, trong phạm vi
đề tài này chúng tôi sử dụng cách hiểu của tiêu chuẩn ISO.9000:2000 do Tổ chức Tiêu
chuẩn hoá quốc tế ban hành. Chất lượng được hiểu là “Mức độ thoả mãn của một tập
hợp các đặc tính đối với yêu cầu” hay chất lượng được đo bằng sự thoả mãn các yêu
cầu. Như vậy, chất lượng lập và giao nộp hồ sơ được hiểu là sự đáp ứng/thoả mãn các
nguyên tắc, yêu cầu của hoạt động này theo quy định.
Do vậy, chất lượng hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
được đánh giá dựa trên các tiêu chí sau:
A. Bảng tiêu chí đánh giá, chấm điểm
STT Tiêu chí đánh giá, chấm điểm
Điểm
chuẩn
Phổ biến, tuyên truyền và ban hành văn bản
quản lý văn thư, lưu trữ
30
Có văn bản chỉ đạo, triển khai, hướng dẫn hoặc
1 phổ biến các quy định về công tác văn thư, lưu trữ
đến các đơn vị trực thuộc.
6
2 Ban hành, triển khai, thực hiện đầy đủ các văn bản
quản lý về công tác văn thư, lưu trữ (Kế hoạch,
12
I
Cơ quan, tổ
chức tự
Ghi chú
đánh giá,
chấm điểm
Quy chế, Danh mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào
Lưu trữ cơ quan, Bảng thời hạn bảo quản tài liệu
lưu trữ...).
Kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan và
các đơn vị trực thuộc.
12
Xây dựng kế hoạch kiểm tra và tổ chức thực hiện
3.1 kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại các đơn vị
trực thuộc.
6
Xử lý các vấn đề phát hiện qua kiểm tra (nếu kiểm
3.2 tra nhưng khơng phát hiện tồn tại, khó khăn thì áp
dụng điểm tối đa).
6
Cơng tác tổ chức; đào tạo, bồi dưỡng; bố trí
kinh phí thực hiện cơng tác văn thư, lưu trữ
30
Bố trí cơng chức, viên chức làm cơng tác văn thư,
1 lưu trữ đúng tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ
theo quy định.
9
Bố trí cơng chức viên chức làm công tác văn thư,
2 lưu trữ không đúng tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp
vụ theo quy định.
3
Thực hiện các chế độ đối với công chức viên chức
làm công tác lưu trữ.
6
Bố trí kinh phí phục vụ cơng tác văn thư, lưu trữ
4 (mua sắm bìa, hộp, cặp bảo quản tài liệu lưu trữ,
phương tiện phòng cháy, chữa cháy...).
6
Tự đào tạo hoặc cử công chức viên chức tham gia
5 các lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn
thư, lưu trữ.
6
3
II
3
III Hoạt động nghiệp vụ văn thư
40
1
Quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư
đúng theo quy định của Nhà nước.
5
2
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản theo quy
định.
5
- Có 80% - 100% số lượng văn bản ban hành đúng
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
5
- Có 50% - 79% số lượng văn bản ban hành đúng
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
3
