Tài liệu Vì là sếp nên bạn luôn thiếu thời gian pptx

Vì là sếp nên bạn luôn thiếu thời gian?
Là sếp, bạn thường căng thẳng và phàn nàn rằng mình không có đủ thời gian. Nhưng bạn
có đúng số giờ mỗi ngày mà những người như nhà bác học Pasteur, nhà thám hiểm
Michelangelo, Mẹ Teresa, danh hoạ Leonardo Da Vinci, nhà bác học Albert Einstein...và
những nhà lãnh đạo vĩ đại khác có được.
Vậy nên, thay vì liên tục phàn nàn, bạn hãy nhận thức rằng
thời gian là thứ có giá trị nhất và có thể dễ mất đi nhất trong
số tất cả tài sản chúng ta có được. Để giảm các áp lực về
thời gian, hãy thử các mẹo sau đây:
1. Luôn tích cực: Thay vì nói: "Sẽ chỉ vô vọng mà thôi, tôi
sẽ không bao giờ làm kịp đâu", hãy nói: "Tôi ngập trong
công việc. Tôi nên bắt đầu từ đâu? Thay đổi quy trình suy
nghĩ của bạn từ những điều không thể sang những điều có
thể sẽ thay đổi tinh thần của bạn. Tiến lên vì những điều
bạn muốn, không phải vì những điều bạn không muốn. Hãy
nhớ rằng, nếu bạn nghĩ bạn có thể hoặc không thể, bạn sẽ
đúng.
2. Xác định điều cốt lõi: Xác định nơi bạn muốn dành thời gian ở đâu. Nếu bạn quá căng thẳng
vì có trăm công ngàn việc, hãy lùi lại và kiểm tra các giá trị cốt lõi của bạn. Điều gì quan trọng
nhất với bạn hôm nay? Sau đó, xác định nơi bạn đang dành thời gian nhiều nhất. Nếu bạn dành
một lượng thời gian mỗi ngày trong các lĩnh vực mà bạn xác định là có giá trị cao với bạn, bạn sẽ
cảm thấy đỡ căng thẳng hơn và có kiểm soát hơn. Khi các giá trị cốt lõi của bạn gắn với các hoạt
động hàng ngày, bạn sẽ giành được cảm giác cân bằng tốt hơn.
3. Dành thời gian kiểm tra: Bạn có thể "tìm" thêm nhiều thời gian cho chính mình như thế nào
nếu bạn không biết đi đâu? Cam kết để theo sát thời gian biểu trong một tuần hoặc lâu hơn. Cuối
tuần, xác định bạn đã dành bao lâu cho các nhiệm vụ đặc biệt, với gia đình, liên quan đến các
hoạt động nghỉ ngơi...Sau đó, hãy hành động để đảm bảo rằng bạn dành sử dụng thời gian một
cách hiệu quả, và quan trọng hơn, trong các lĩnh vực mà bạn muốn dành thời gian.
4. Ưu tiên: Bạn đã bao nhiêu lần nghe về điều này rồi? Có thể bạn đã biết cách xác định các ưu
tiên số 1, số 2, số 3 rồi. Nhưng bạn có biết cách để không chỉ ưu tiên mà còn thương lượng hay
không? Nghĩa là, trong một số trường hợp, câu trả lời đúng là: "Không, tôi không thể làm điều đó

bây giờ, nhưng sáng mai tôi có thể làm cho bạn?" Ưu tiên nhiệm vụ của bạn và không quên các
hoạt động nghỉ ngơi trong danh sách của bạn. Thời gian dành cho bạn cần được ưu tiên cao.
5. Quản lý các công cụ kỹ thuật để chúng không thể quản lý bạn. Chúng ta may mắn vì có
các công cụ tuyệt vời như điện thoai, thư điện tử...Chỉ vì bạn có thể liên lạc 24/7 không có nghĩa
là chúng ta nên sử dụng chúng 24/7. Xác định bạn có thường xuyên kiểm tra thư điện tử hay
không, và sau đó gắn với kế hoạch của bạn. Ví dụ, cứ 1 giờ bạn kiểm tra thư 1 lần, điều này sẽ
cho phép bạn sử dụng thời gian hiệu quả hơn và tập trung vào các ưu tiên của bạn.
6. Uỷ thác: Đã bao nhiêu lần bạn nghe thấy cụm từ: "Bạn cần uỷ thác nhiều hơn" liên quan đến
khối lượng công việc quá tải của bạn. Bạn biết bạn nên, nhưng chưa từng làm. Sẽ nhanh hơn và
dễ dàng hơn nếu bạn tự làm nó. Bạn nên cam kết với việc phân tích công việc của bạn với mục
tiêu tìm kiếm các nhiệm vụ mà bạn có thể uỷ thác cho các thành viên khác trong nhóm.
Có thể bạn tranh cãi rằng, "Tôi không có thời gian để uỷ thác", bạn hãy nghĩ về một nhiệm vụ mà
nếu có thời gian, bạn có thể đào tạo ai đó khác để làm. Xác định bao nhiêu thời gian bạn dành
cho một nhiệm vụ trong một tuần, một tháng, một năm. Sau đó, xác định lượng thời gian bạn cần
để đào tạo một thành viên nhóm làm việc đó. Làm phép trừ thời gian bạn dành cho việc đào tạo
nhân viên cho thời gian bạn dành cho một nhiệm vụ. Trong nhiều trường hợp, bạn sẽ nhạc nhiên
vì lượng thời gian bạn có thể tiết kiệm được bằng việc uỷ thác.
Phát hiện này cho thấy thời gian có thể được dùng để giải quyết các trách nhiệm lãnh đạo khác
cao cấp hơn. Bạn sẽ không chỉ giỏi hơn trong việc sử dụng thời gian, mà bạn còn chứng tỏ sự tin
cậy vào nhân viên và giúp họ tiếp tục phát triển nghề nghiệp.
7. Làm việc khó khi sẵn sàng nhất: Với một số người, họ sẽ làm việc hiệu quả nhất vào buổi
sáng - tự tin, tập trung, đầy năng lượng và sẵn sàng để giải quyết các thách thức hàng ngày. Một
số khác lại khởi động chậm hơn và thấy hiệu quả nhất vào thời điểm muộn trong ngày. Chỉ vì bạn
có một nhiệm vụ ưu tiên cao, không có nghĩa là bạn phải giải quyết nó trước tiên. Giải quyết
những nhiệm vụ khó khăn nhất khi cá nhân bạn cảm thấy sẵn sàng nhất.
8. Thiết lập các thói quen ngăn nắp: "Mình đã đặt tập hồ sơ đó ở đâu nhỉ?" Bạn mất bao nhiêu
thời gian mỗi ngày để tìm kiếm những cái bạn làm mất và rồi có thể bạn vẫn lùng không ra chúng.
Một mẹo đơn giản là hãy thiết lập các nguyên tắc đặt các thứ vào đúng vị trí. Thời gian bạn dành
để đặt mọi thứ linh tinh sẽ được tiết kiệm khi bạn không phải mất công tìm nó nữa. Bạn đã từng
nghe điều này, nhưng lặp lại có lẽ vẫn không thừa "vật nào chỗ đấy và chỗ nào vật đấy".

9. Lên một kế hoạch và làm việc có kế hoạch: Không có gì kỳ diệu bằng việc quản lý tốt thời
gian. Bạn nên biết những điều phải hoàn thành và ưu tiên các nhiệm vụ. Điều đó là rõ ràng.
Thách thức chính là tất cả những sự làm gián đoạn không báo trước và những bất ngờ. Đừng để
những điều không được biết trước đó văng vào lịch trình của bạn. Trong một ngày, ưu tiên công
việc của bạn, cập nhật và thay đổi các ưu tiên. Hãy lên kê hoạch, thực hiện kế hoạch và sau đó
tái thực hiện nếu cần thiết.
10. Kiểm tra; Quay trở lại và tự hỏi những câu hỏi sau đây:
Ngay bây giờ, điều tôi đang làm rõ ràng là cần thiết? Nếu không, lặp lại ưu tiên.
Ngay bây giờ, tôi đang làm việc hiệu quả như tôi có thể? Nếu không, lên chiến lược tiếp cận mới.
Ngay bây giờ, tôi có đang làm hiệu quả hơn những việc mà một thành viên nhóm có thể làm hay
không? Nếu không, hãy uỷ thác.
Nguyệt Ánh
Theo pbsconsulting