Tài liệu Công việc của quản lý trẻ và những cạm bẫy ppt

Công việc của quản lý trẻ và những cạm bẫy
Công việc thực sự của nhà quản lý là gì? Có rất nhiều cách để trả lời câu hỏi đó, nhưng
cách tốt nhất là coi công việc quản lý phần nhiều giống như một diễn viên. Với tư cách là
một nhà quản lý, bạn cần phải đóng rất nhiều vai cùng một lúc - người đào tạo, người xây
dựng nên các tiêu chuẩn, người đánh giá thực hiện công việc, giáo viên, người tạo động
lực..v.v..
Bạn lựa chọn vai trò thích hợp dựa trên tình huống mà bạn ở trong đó và các mục tiêu mà bạn
muốn hoàn thành. Thông thường, các quản lý trẻ nhận được lời khuyên: "Hãy chỉ là chính bạn".
Đó thực sự là một lời khuyên tồi. Nó sẽ ngăn trở bạn thực hiện các vai trò khác nhau để có thể
quản lý thành công và hiệu quả.
Một lỗi nữa mà rất nhiều quản lý trẻ gặp phải, đó là tin rằng vai
trò của họ sẽ là chỉ đạo; là nói với người khác những gì cần phải
làm, làm như thế nào, và đảm bảo rằng công việc sẽ được thực
hiện. Đó có thể là một phần của công việc, hoặc đôi khi cần phải
làm như vậy.
Tuy nhiên, việc làm có thể khiến bạn và các nhân viên của mình
thành công trong một chặng đường nỗ lực chính là để cho các
nhân viên của mình "tự quản". Điều này có nghĩa là bạn phải có
được sự ủng hộ và cam kết của họ, chia sẻ quyền lực với họ, và
giúp họ gạt bỏ các chướng ngại vật trên con đường thành công
càng nhiều càng tốt.
Các trách nhiệm chủ yếu
Hầu hết các chuyên gia về quản lý đều đồng ý rằng, các nhà quản lý có một số trách nhiệm chính,
bất kể họ làm việc ở đâu hay ai làm việc cho họ. Các trách nhiệm chủ yếu này bao gồm việc thuê
người, truyền thông, lên kế hoạch, tổ chức, đào tạo và kiểm tra định lượng. Bạn càng làm tốt và
cảm thấy thoải mái với trách nhiệm của mình, thì công việc quản lý càng dễ dàng. Có 6 trách
nhiệm chính mà nhà quản lý cần biết, đó là:
1. Thuê người: là tìm kiếm các cá nhân với các kỹ năng hoặc có khả năng thao tác và cam kết, tin
tưởng họ thành công trong công việc.
2. Truyền thông: là chia sẻ tầm nhìn và các mục tiêu, mục đích của tổ chức với các nhân viên của
bạn. Điều đó cũng có nghĩa là chia sẻ thông tin về những gì đang xảy ra tại bộ phận, ban, nhóm,

hoặc môi trường kinh doanh.
3. Lên kế hoạch: là quyết định xem công việc nào cần phải thực hiện để đạt được mục tiêu của
bộ phận, và hơn nữa, đạt được mục tiêu của cả tổ chức.
4. Tổ chức: xác định các nguồn lực cần thiết để thực hiện mỗi công việc hoặc mỗi dự án và quyết
định mỗi thành viên sẽ làm việc gì.
5. Đào tạo: là đánh giá trình độ, kỹ năng của mỗi nhân viên để xác định được các chỗ họ bị hổng,
và sau đó cung cấp các cơ hội cho họ để lấp các chỗ hổng đó.
6. Kiểm tra định lượng: là đảm bảo rằng công việc đang được thực hiện và mỗi nhân viên đều
thành công trong dự án của họ và các nhiệm vụ được giao cho.
Quan tâm chân thành
Một cách để thực hiện tốt công việc của bạn là quan tâm đầy đủ tới các nhu cầu của mọi người
mà bạn phải chịu trách nhiệm. Một số nhà quản lý đã sai lầm khi nghĩ rằng, sự lo lắng mà họ bày
tỏ với các nhân viên sẽ được hiểu như là một biểu hiện của sự yếu kém. Tuy nhiên, thành thật
quan tâm lại là một biểu hiện của sự mạnh mẽ. Bày tỏ mối quan tâm với niềm vui của mọi người
không có nghĩa là bạn sẽ "nhượng bộ" trước các đòi hỏi quá đáng.
Nhưng thật không may, rất nhiều quản lý trẻ lại không thể nhận ra sự thật này. Họ không thể phân
biệt được sự khác biệt giữa lo lắng và yếu đuối. Sự lo lắng của bạn phải chân thành. Bạn không
thể giả vờ được. Sự quan tâm chân thành có nghĩa là bạn thấy được rằng, nhân viên của bạn đã
được thử thách phù hợp, và họ được thưởng công thích đáng khi họ làm việc tốt.
Bạn không thể bắt đầu thỏa chí bằng việc tự nhủ rằng: "Tôi sẽ là quý ông Đáng Yêu". Bạn phải
đảm nhận trách nhiệm một cách nghiêm túc với các nhân viên của bạn. Trên thực tế, bạn và nhóm
người của mình đều phải có trách nhiệm với nhau. Các thành viên trong nhóm đang trông đợi vào
khả năng lãnh đạo của bạn. Bạn cần thấy rằng, các mục tiêu của tổ chức và mục tiêu của nhóm
không bị so le nhau. Các nhân viên của bạn nên nhận thấy rằng, họ có thể đạt được các mục đích
riêng của mình chỉ bằng cách làm tốt phần việc của mình và cũng là giúp tổ chức đạt được các
mục tiêu chung. Người mà họ trông đợi vào khả năng lãnh đạo chính là bạn. Bạn có vai trò như
một người làm sáng tỏ các vấn đề cho nhân viên. Chẳng hạn, chính sách của tổ chức là gì? Khi
đó, bạn phải chắc chắn rằng bạn biết nó là gì.
Cạm bẫy cần tránh
Những nhà quản lý trẻ hầu như ít khi quản lý các nhóm lớn. Họ thường bị lôi cuốn vào việc can dự

quá đáng tới công việc của các nhóm nhỏ (khoảng 6 đến 7 người). Khi bạn leo lên chiếc ghế cao
hơn, bạn sẽ phải chịu trách nhiệm cho nhiều người hơn. Do đó, bạn không thể can dự vào các
công việc chi tiết của khoảng 35 người một lúc được, bạn phải bắt đầu tránh xa các chi tiết của
mỗi nhiệm vụ và tập trung vào toàn bộ dự án nói chung.
Một trong những điều "nguy hiểm" cho các quản lý trẻ đó là bây giờ, bạn phải quản lý ai đó đang
đảm nhiệm công việc của bạn trước kia. Cũng là một bản tính con người khi nghĩ rằng những gì
chúng ta làm là quan trọng hơn so với việc mà người khác làm, nhưng khi bạn lãnh đạo ở cấp cao
hơn, bạn không thể nghĩ như vậy. Đó không phải là một phương pháp chín chắn để quản lý. Bạn
phải thoát khỏi sự cám dỗ chỉ trước các công việc cũ, đừng để cho sở thích nghề nghiệp cũ lôi
cuốn chỉ đơn giản vì nó dễ chịu và thân quen.
Thường thì, công việc đầu tiên của bạn là lãnh đạo dự án hoặc một vị trí đứng đầu. Bạn quản lý
người khác, nhưng bạn vẫn có các nhiệm vụ riêng phải thực hiện; có nghĩa là bạn phải gần như là
"một cổ hai tròng". Nếu như đó là tình trạng bạn phải trải qua, đôi khi, bạn phải quan tâm và tham
gia vào các chi tiết của nhiệm vụ. Tuy nhiên, khi bạn được chuyển vào một vị trí quản lý toàn thời
gian, đừng mang theo sở thích công việc theo, đừng để nó làm xao lãng việc lớn của bạn. Tất
nhiên, đừng quá cực đoan khi làm theo lời khuyên này.
Đôi khi, một người nào đó chuyển sang làm quản lý, họ từ chối giúp đỡ ban của mình trong thời
điểm "khó khăn và khủng hoảng". Họ đọc các tờ báo về quản lý vì họ là "sếp", trong khi ban của họ
đang phát rồ lên với thời hạn chót. Điều này hoàn toàn ngốc nghếch. Trên thực tế, bạn có thể tạo
dựng nên mối hòa hợp thân thiện với cả ban của mình nếu như trong thời điểm khó khăn, bạn xắn
tay áo lên và giúp họ giải quyết khủng hoảng.
Trong tất cả các vấn đề quản lý, nên duy trì mọi việc theo chiều hướng cân bằng. Có thể một lúc
nào đó, bất thình lình bạn chạm trán các nhà sếp và họ nói rằng: "Tôi là một nhân vật tai to mặt
lớn, đừng làm phiền tôi với những chi tiết vặt vãnh".
Không may thay, đó lại là một đặc điểm của rất nhiều nhà quản lý nói chung. Họ có xu hướng trở
thành "tai to mặt lớn" và họ mù tịt về các chi tiết làm nên sự lớn lao đó. Họ cũng có thể vô tình
quên đi rằng, có biết bao nhiêu nỗ lực cần thiết để hoàn thành các công việc chi tiết. Một số nhà
quản lý khác lại trở thành nô lệ của các chi tiết bị bỏ sót trong mục tiêu chung. Đó là một trường
hợp "chỉ thấy cây mà không thấy rừng". Do đó, sự cân nhắc kỹ lưỡng luôn luôn cần đến khi bạn ở
vị trí lãnh đạo hay quản lý nói chung.

Thu Lượng
Theo The first time manager