Định nghĩa công việc trong quản lý dự án

ĐỊNH NGHĨA CÔNG VIỆC TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN


QuanLyDuAn –

1
Articles






ĐỊNH NGHĨA CÔNG VIỆC TRONG
QUẢN LÝ DỰ ÁN



Dự án được định nghĩa ở một mức độ cao. Định nghĩa này đặc biệt
mô tả về các nhu cầu của khách hàng cũng như mô tả việc đánh
giá nổ lực của các nhóm dự án, thời gian và chi phí bỏ ra để thu
thập được những nhu cầu khách hàng này.

Tổng hợp và biên dịch: Nguyễn Thị Mai Mai
ĐỊNH NGHĨA CÔNG VIỆC TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN


QuanLyDuAn –

2
Articles

I/Cố gắng nhận biết nhu cầu được công bố và nhu cầu thật sự
(nhu cầu không nói ra) của khách hàng.


Dự án được định nghĩa ở một mức độ cao. Định nghĩa này đặc biệt mô tả về
các nhu cầu của khách hàng cũng như mô tả việc đánh giá nổ lực của các
nhóm dự án, thời gian và chi phí bỏ ra để thu thập được những nhu cầu
khách hàng này. Các chi tiết thông tin về nhu cầu khách hàng sau khi thu
thập, sẽ được chắt lọc kỹ hơn thông qua việc thu thập các yêu cầu thương
mại.

Điều này rất quan trọng đối với người quản lý dự án và nhóm thực hiện dự
án, giúp họ hiểu nhu cầu thực sư của khách hàng có thể là gì? hoặc nhu cầu
đó có thể không giống như những gì mà khách hàng đã công bố. Điều này là
cơ sở khi tiến hành định nghĩa dự án và xác định yêu cầu thương mại. Trong
nhiều trường hợp khách hàng không biết nhu cầu thực sự của họ
ngay từ khi
dự án bắt đầu.
Nhu cầu thực sư đôi khi phát sinh trong từng giai đoạn
của dự án
. Tương tự như thế khách hàng có thể có tầm nhìn rõ ràng về nhu
cầu của họ nhưng họ có thể rất khó khăn trong việc diễn đạt mong muốn của
họ với nhóm thực hiện dự án. Có thể xác định một phạm vi nhất định của
một dự án qua yêu cầu của quản lý sự thay đổi về phạm vi của dự án, nó cho
phép khách hàng thay đổi yêu của cầu dự án trong khi dự
án đang thực hiện.

Không có điều gì tốt hơn cho nhóm thực hiện dự án là dẫn chứng bằng tài
liệu về những nhu cầu khách hàng công bố và sử dụng tư liệu này như là cơ
sở cho việc phê duyệt phần định nghĩa dự án và xác định yêu cầu thương

mại. Tuy nhiên, thật sự thì nhóm thực hiện dự án nên cố gắng hết khả năng
để khám phá những nhu cầu thực sự của khách hàng. M
ột số kỹ thuật liên
quan để xác định nhu cầu thực sự của khách hàng như kỹ thuật đặt câu hỏi,
đặt câu hỏi theo dõi mục tiêu, thu thập đầu vào từ tất cả các cổ đông, hỏi
thêm câu hỏi khi những yêu cầu dường như chưa thể xác định. Tất nhiên
nhóm dự án nên làm bất kỳ việc gì có thể lột tả được nhu cầu thật sự của
khách hàng. Gần vớ
i nhu cầu khách hàng đã công bố là nhu cầu thực sự của
khách hàng, và nếu bạn nắm càng sát điều này bạn sẽ dễ dàng có được một
dự án đi đúng hướng ngay từ gian đoạn đầu tiên.

ĐỊNH NGHĨA CÔNG VIỆC TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN


QuanLyDuAn –

3
Articles
II/Điều phối nguồn lực trong ma trận tổ chức

Trong những tổ chức lớn, hoặc những dự án lớn, có thể toàn bộ thành viên
trong nhóm dự án của bạn đều là người trong biên chế hiện tại của công ty.
Tuy nhiên, hầu hết trường hợp, người quản lý dự án phải tận dụng nguồn lực
bán thời gian để hoàn thành công việc. Một số thành viên có thể thực hiện
cùng lúc nhiều dự án, trong khi số khác có thể làm việc trong vai trò hỗ trợ
điề
u hành. Quá trình để có được và duy trì nguồn lực này trong môi trường
như vậy có thể khá khó khăn và một phần cũng tuỳ thuộc vào tổ chức của
bạn được cấu trúc thế nào.

Trong một ma trận tổ chức, những người có biên chế chính thức sẽ đảm
nhận công việc theo chức năng trong sơ đồ tổ chức, nhưng tạm thời có thể
phân công người làm bán thời gian hay những nhân viên chính thức có biên
chế thực hiện dự án. Trong trường hợp này cấp trên của những nhân viên có
biên chế sẽ hỗ trợ họ một phần nào khối lượng công việc thường ngày của
h
ọ, và người quản lý dự án chịu trách nhiệm phân công các công việc liên
quan đến dự án cho họ. Ma trận tổ chức đặc biệt có hiệu quả nếu như dự án
không nhất thiết cần những nhân viên có biên chế chính thức cam kết làm
việc trọn thời gian cho dự án đó. Những người này có thể làm bán thời gian
cho nhiều dự án. Một tổ chức phân bố nguồn lực cho nhiều dự án vẫn chạy
t
ốt khi các dự án này có quy mô nhỏ và thực sư không cần thiết sử dụng
nguồn lực chính thức.


Một tổ chức có thể phân bố nhân sự hiệu quả nhất khi tận dụng và
thúc đẩy được thời gian và kỹ năng chuyên môn của các thành viên
trong dự án
. Tuy nhiên, điều này chỉ áp dụng được đối với những người
quản lý theo chức năng trong tổ chức hoặc những người quản lý nhiều dự án
một lúc, những người này có thể nhận ra những thách thức và kết hợp với
nhau thực hiện dự án vì lợi ích chung của công ty. Quá trình hoạch định nên
bao gồm cả việc xác định những người quản lý dự án thích hợp và những
ngườ
i quản lý dự án theo chức năng hiện tại của tổ chức, họ là những ngừơi
có khuynh hướng sử dụng nguồn lực chung sẵn có trong tổ chức cho dự án.

Sau khi hoạch định,
bước tiếp theo là chủ động trao đổi thông tin
. Nên
nhớ rằng trong một ma trận tổ chức, những người quản lý dự án cần những
nguồn lực để thực hiện dự án, nhưng họ không có quyền quyết định trong
việc sử dụng nguồn lực cho dự án là những người quản lý chức năng hiện tại
của tổ chức. Vì thế không có gì ngạc nhiên khi trách nhiệm của người quản lý
dự án là phải đả
m bảo nguồn lực sẽ sẵn có khi họ cần.


Ví dụ
: nếu quản lý dự án và những người quản lý chức năng trong tổ chức nhất trí
với nhau sẽ có một bộ phận nhân sự cụ thể sẵn sàng làm việc cho dự án trong vòng
2 tháng, thì người quản lý dự án không chỉ nên có mặt trong hai tháng dự án được
thực hiện và mong muốn đội ngũ này luôn trong tư thế sẵng sàng thực hiện dự án.
Thực tế, người quản lý dự án nên biết trước đội ng
ũ này không sẵn có nếu anh ta/cô
ĐỊNH NGHĨA CÔNG VIỆC TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN


QuanLyDuAn –

4
Articles
ta không thường xuyên và chủ động trao đổi thông tin với họ. Ngừơi quản lý dự án
nên có được cam kết của đội ngũ này trong 2 tháng trước khi dự án bắt đầu. Đội
ngũ này nên xác nhận lại lần nữa trong cuộc họp phân công nhân sự trong tháng
tiếp theo. Người quản lý dự án nên kiểm tra nguồn lực lại 2 tuần trước ngày bắt đầu
dự án và theo dõi nhắc nhở mỗi tuần. Rất nhiều khả năng b

ạn sẽ sẵn có một đội ngũ
khi cần thiết nếu như bạn có những bước chuẩn bị chủ động này.