Tài liệu DỰ ÁN CẢI TẠO & NÂNG CẤP THƯ VIỆN docx

DỰ ÁN CẢI TẠO & NÂNG CẤP THƯ VIỆN

Địa điểm:
227 Nguyễn Văn Cừ Q.5 và Linh Trung – Thủ Đức
Chủ đầu tư:
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC TỰ NHIÊN
ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

1 PHẦN MỞ ĐẦU
Sự xuất hiện và phát triển nhanh của Internet đã đẩy nhanh xu thế toàn cầu hóa
kinh tế bằng con đường thương mại điện tử và đã khẳng định vị trí quan trọng của
nền kinh tế tri thức, của xã hội tri thức. Ðó là cơ hội không chỉ dành cho các nước
giàu đã phát triển, mà là cho nhiều quốc gia. Thông tin và tri thức đang nhanh
chóng trở thành nguồn lực chủ đạo của các nền kinh tế phát triển. Trong nhiều
ngành, tri thức đang thay thế vốn, tài nguyên và lao động với tư cách là nhân tố
cạnh tranh có tính quyết định. Tri thức thấm sâu vào mọi mặt của quá trình tổ chức
quản lý, từ việc thiết kế đến sản xuất sản phẩm, từ việc tìm hiểu nhu cầu khách
hàng đến năng lực phán đoán tìm những cơ hội mới trong kinh doanh, trong hội
nhập. Công nghệ thông tin và truyền thông đã giúp thông tin và tri thức phát huy
được những mặt mạnh của mình, giúp con người thâm nhập tới mọi nguồn tri thức
dễ dàng và kịp thời hơn, tạo nhiều cơ hội hợp tác vượt qua giới hạn không gian và
thời gian và đặc biệt về văn hóa.
Trong xu thế phát triển mạnh mẽ hiện nay của công nghệ thông tin (CNTT) và ảnh
hưởng sâu rộng của mạng thông tin toàn cầu Internet, vai trò quản lý và cung cấp
thông tin của các thư viện trong trường đại học là vô cùng quan trọng.
Chủ tịch UBND TP.HCM đã ban hành Quyết định số 93/2002/QÐ-UB ngày 14

tháng 8 năm 2002 về việc phê duyệt chương trình mục tiêu ứng dụng và phát triển
CNTT TP. HCM từ năm 2002 đến năm 2005. Tại mục II, điểm 1 của chương trình
này, phần Tin học hóa quản lý hành chính Nhà nước-Chính phủ Ðiện tử có ghi rõ :
"… đến cuối năm 2003, hoàn thành cơ bản việc xây dựng và kết nối các nguồn lực
của những thư viện, các trung tâm thông tin tư liệu lớn tại thành phố. Tổ chức số
hóa một số kho tư liệu quan trọng đã tích lũy trong nhiều năm, phục vụ yêu cầu
khai thác, sử dụng thông tin thuận tiện cho việc bảo quản lâu dài các kho tư liệu
qúy. Các cơ quan chủ quản những kho tư liệu có kế hoạch hoàn thiện về mặt
nghiệp vụ và trình Thường trực UBND TP. HCM trong năm 2003 các dự án số
hóa có kế hoạch hợp lý cho triển khai các dự án ".
Nằm trong chương trình chung của Đại học Quốc gia trong việc xây dựng Thư
viện điện tử trung tâm cũng như chương trình mục tiêu ứng dụng và phát triển
CNTT TP. HCM từ năm 2002 đến năm 2005, dự án cải tạo và nâng cấp thư viện
trường Ðại học Khoa học Tự nhiên là một dự án nhằm xây dựng hệ thống tin học
hóa quản lý thông tin - thư viện nối kết với Thư viện ĐHQG như là một mô hình
liên thông trong Mạng thông tin – thư viện ĐHQG, đồng thời là bước chuẩn bị liên
thông trong khuôn khổ “Đề án xây dựng hệ thống thông tin hỗ trợ đào tạo và
nghiên cứu khoa học nối kết các trường đại học – cao đẳng trên địa bàn” hay “Đề
án mạng thông tin các trường đại học – cao đẳng” phục vụ phát triển kinh tế,
khoa học công nghệ và giáo dục đào tạo trong địa bàn do Hội đồng đại học thành
phố Hồ Chí Minh đề xuất.
2 MC TIấU D N
D ỏn ci to v nõng cp Th vin trng H Khoa hc T nhiờn bao gm:
o Nõng cp v di di Th vin hin cú n tũa nh 11 tng cú tờn gi tm
thi l nh cỏc Phũng Thớ nghim Khoa Hoỏ (Th vin gm tng 9 v tng
10), hỡnh thnh th vin s bao gm Th vin i hc, sau i hc v
Phũng Tham kho phc v hc tp, ging dy cuỷa ging viờn v sinh viờn
H Khoa hc T nhiờn v phc v tham kho cho ging viờn v sinh viờn
sau i hc ca HQG TP. HCM cng nh cỏn b nghiờn cu trờn a bn
TP. HCM.

o Nõng cp th vin CS II Linh Trung nhm tin n xõy dng Th vin
i hc phc v sinh viờn ca trng H Khoa hc T nhiờn v cỏc trng
thnh viờn, cỏc n v trc thuc.
D ỏn nhm m rng v quy hoch li c s h tng thit b h thng mng th
vin, xõy dng mng truyn thng th vin vi quy m ln v c giỏm sỏt cht
ch, trang b y cỏc thit b ngoi vi cn thit phc v tt cụng tỏc nghiờn cu
qun lý cng nh ỏp li nguyn vng ca ụng o sinh viờn ang mong i hin
nay, a th vin phỏt trin lờn mt tm cao mi, chun b tin ti xõy dng h
thng Mng thụng tin th vin i hc Quc gia TP.HCM v liờn thụng cỏc th
vin trờn a bn Thnh ph H Chớ Minh, trong Liờn hip Th vin cỏc Trng
i hc khu vc phớa Nam, tin ti quỏ trỡnh hi nhp khu vc v quc t.
Th vin trng H Khoa hc T Nhiờn c ci to v nõng cp vi mc ớch:
o Nõng hiu qu phc v cao nht trong vic hc tp, nghiờn cu v ging
dy trong trng H Khoa hc T Nhiờn v ẹaùi hoùc Quoỏc gia TP. HCM
trong nhng nm trc mt v lõu di k nguyờn thụng tin ang phỏt trin
nhanh nh v bóo.
o Tht s l mt mụ hỡnh liờn thụng trong Mng thụng tin th vin i hc
Quc gia TP. HCM v mụ hỡnh ny s lm ht nhõn trong H thng thụng
tin h tr o to v nghiờn cu khoa hc ni kt cỏc trng i hc cao
ng trờn a bn TP. H Chớ Minh v l ng c thỳc y h thng th
vin trong Liờn hip th vin cỏc trng i hc khu vc phớa Nam v c
nc nhanh chúng phỏt trin.
3 BỐI CẢNH LÀM DỰ ÁN
Với xu thế phát triển chung của toàn xã hội, thông tin đóng một vai trò quan trọng
trong sự phát triển mọi mặt như kinh tế, khoa học và giáo dục. Quá trình chuyển
giao thông tin trong môi trường giáo dục đại học đã có những bước tiến vượt bậc
thông qua việc ứng dụng công nghệ thông tin và Internet vào việc giảng dạy và
học tập. Trong quá trình đó, thư viện là nơi góp phần đắc lực trong việc biến thông
tin thành tri thức bằng cách liên kết các nguồn tài nguyên thông tin lại với nhau,
mở rộng khả năng đáp ứng nhu cầu thông tin của mọi đối tượng thông qua sự hợp

tác liên thông và chia sẻ nguồn lực thông tin. Thư viện trường Đại học Khoa học
Tự nhiên liên kết với Thư viện ĐHQG trong Mạng Thông tin – Thư viện ĐHQG
ra đời là hết sức cần thiết và phù hợp với xu thế phát triển của xã hội.
Thành phố Hồ Chí Minh được xem là trung tâm kinh tế, văn hoá, khoa học lớn của
cả nước, nơi tập trung rất nhiều trường đại học, cao đẳng, viện nghiên cứu,… đã,
đang và sẽ luôn là nơi đào tạo nhân tài, nhân lực cho phía Nam nói riêng và cả
nước nói chung. Mỗi trường đại học – cao đẳng đều nhận thức được tầm quan
trọng của thư viện trong việc nâng cao chất lượng đào tạo tại đơn vị cũng như góp
phần vào việc nâng cao chất lượng đào tạo chung của các trường Đại học và Cao
đẳng. Do đó, đầu tư để hiện đại hóa thư viện là một đòi hỏi cấp bách và thiết thực
bởi đẩu tư cho thư viện cũng chính là đầu tư để nâng cao chất lượng đào tạo nguồn
nhân lực cho sự nghiệp công nghiệp hoá hiện đại hoá đất nước.
4 KHẢ NĂNG TIẾP THU DỰ ÁN
Thư viện trường Đại học Khoa học Tự nhiên, Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí
Minh được xây dựng trên nền tảng của một Thư viện hiện đại có một quá trình
phát triển gần 20 năm, với đội ngũ cán bộ thư viện giàu năng lực và kinh nghiệm
nhiệt tâm yêu nghề.Về đội ngũ cán bộ của thư viện: Biên chế cơ hữu:13 trong đó
trình độ trên Đại học: 01, trình trên độ Đại học:05, Cao đẳng 07. Lực lượng sinh
viên tham gia bán thời gian: 39, và luơn được sự quan tâm ủng hộ về mọi mặt của
ban lãnh đạo nhà trường và ĐHQG TP.HCM. Bằng quyết tâm của mình, tập thể
cán bộ nhân viên thư viện tin tưởng sẽ đẩy mạnh hoạt động thư viện theo hướng
phát triển Mạng Thông tin – Thư viện ĐHQG TP. Hồ Chí Minh. Thực hiện việc
“đi tắt đón đầu” trong hoạt động thư viện, để luôn xứng đáng với lòng tin yêu của
độc giả.
Đội ngũ cán bộ chuyên môn của thư viện có đủ năng lực tiếp thu và vận hành dự
án có hiệu quả.
Trường Đại học Khoa học Tự nhiên - Đại học Quốc gia TP.HCM là Trường có
nhiệm vụ thực hiện các nghiên cứu khoa học về các nghành khoa học cơ bản và
đào tạo cán bộ khoa học có trình độ từ Cử nhân đến Tiến sĩ, hiện nay trường có 7
khoa gồm:

a) Khoa Toán – Tin học
b) Khoa Công nghệ thông tin
c) Khoa Vật lý
d) Khoa Hoá học
e) Khoa Sinh học – Công nghệ Sinh học
f) Khoa Địa chất
g) Khoa Môi trường
Với 04 Phòng thí nghiệm cấp trường: được Nhà nước đầu tư trọng điểm và hiện
đại.
a) PTN Công nghệ Sinh học Phân tử .
b) PTN Khoa học Vật liệu Kỹ thuật cao .
c) PTN Phân tích Trung tâm .
d) PTN Công nghệ Phần mềm.
e) Và hơn 70 Phòng Thí nghiệm ở các Khoa.
Trường có 614 cán bộ công chức, trong đó:
1. Cán bộ giảng dạy: 327
2. Giáo sư: 06
3. Phó Giáo sư: 36
4. Tiến sĩ : 103
5. Thạc sĩ: 142
6. Nghiên cứu sinh: 71
7. Cao học: 910
Tổng số sinh viên hiện đang theo học các nghành là: 15.149 sinh viên trong đó:
1. Đại học chính quy: 8.697
2. Đại học tại chức: 1.977
3. Cao đẳng: 4.218
4. Văn bằng II: 237
Điều đó nói lên yêu cầu rất lớn về thư viện của độc giả.
5 ĐỊNH HƯỚNG CẢI TẠO VÀ NÂNG CẤP THƯ VIỆN
5.1 Hiện trạng thư viện

Thư viện đang hoạt động dưới dạng Thư viện điện tử, nghĩa là có phục vụ thông
tin điện tử với những tài nguyên trên mạng Internet và CD-ROM.
5.1.1 Hạ tầng cơ sở
o 21 máy tính Acer Pentium III, 800 MHz, 64 MRAM
o 03 máy tính Robot Pentium III, 800 MHz, 64 MRAM
o 03 máy tính CMS Pentium IV, 2.4 GHz, 128 MRAM
o 02 máy tính Acer Pentium IV, 2.0 GHz, 128 MRAM
o 01 Server IBM Netfinity 3500, Pentium III, 650 MHz, 256 MRAM
5.1.2 Phần mềm
Phần mềm quản lý thư viện iLOC của Công ty Infortech
5.1.3 Tài nguyên điện tử
o 284 đĩa CD-ROM
o Thư viện điện tử bao gồm 500 e-book và nhiều thông tin trên Web được
thư viện lưu trữ và trình bày tại URL: www.glib.hcmuns.edu.vn


5.2 Di dời và xây dựng thư viện số tại cơ sở I - 227 Nguyễn Văn
Cừ
Thư viện sẽ được di dời sang toà nhà 11 tầng mới xây dựng của nhà trường, có
diện tích khoảng 1.600m2 (tầng 9 và tầng 10). Các bộ phận chức năng được dự
kiến như sau:
5.2.1 Tầng 9 - Thư viện Đại học
o Phòng đọc Sinh viên được thiết kế hiện đại với các tiêu chuẩn về ánh sáng,
diện tích thích hợp cho mỗi độc giả, bố trí khoảng 200 chổ ngồi.
o Kho mở có sức chứa 60.000 bản sách, phục vụ đọc tại chỗ và mượn về nhà.
o Khu vực đọc báo hàng ngày khoảng 30 chổ ngồi.
o Phòng đọc trang bị 10 máy tính để tra cứu mục lục trực tuyến và sử dụng
thư điện tử.
o Phòng Internet chứa 60 máy tính phục vụ theo lịch đăng ký, mỗi độc giả
được sử dụng tối đa 4giờ/tuần.

o Thư quán, nhận cung cấp tài liệu qua mạng theo yêu cầu của khách hàng.
5.2.2 Tầng 10 - Thư viện Cao học
o Phòng đọc Cao học và phòng Tham khảo, bố trí khoảng 40 chổ ngồi, độc
giả có thể mang máy tính xách tay vào thư viện để làm việc hoặc sử dụng
Internet bằng các note mạng sẵn có tại phòng.
o Kho mở có 05 máy tính phục vụ tra cứu và 10.000 bản sách có nội dung
chuyên sâu về khoa học tự nhiên cùng các ấn phẩm tham khảo có giá trị
cao.
o Phòng tạp chí, phục vụ tạp chí chuyên ngành với 25 chổ ngồi.
o Phòng Multimedia được trang bị 20 máy tính phục vụ học ngoại ngữ qua
mạng, xem phim hoặc học từ xa bằng CD-ROM hay các cơ sở dữ liệu trực
tuyến.
o Phòng nghiệp vụ và quản trị mạng Thư viện, xử lý toàn bộ tài liệu thư viện,
bảo trì hệ thống mạng thư viện, xây dựng nguồn tài nguyên học tập, bổ
sung tài nguyên điện tử…
o Phòng chuyên đề, với trang thiết bị hiện đại về âm thanh, ánh sáng, hình
ảnh nhằm phục vụ hội thảo, lớp học chuyên đề đặc biệt cho các yêu cầu
trong nhà trường và thư viện, có sức chứa từ 25-30 chổ ngồi.

5.2.3 Thư viện số
Thư viện số là thư viện điện tử có xây dựng và xuất bản tài nguyên điện tử. Thư
viện ĐH Khoa Tự nhiên xây dựng thư viện số bao gồm việc số hóa một phần tài
liệu in ấn, xây dựng sưu tập điện tử và cổng thông tin để tích hợp thông tin và sưu
tập điện tử.
Hệ thống Thư viện số là sự kết hợp có tổ chức các yếu tố: con người, phần cứng,
phần mềm, các mạng viễn thông và các nguồn dữ liệu thành một hệ thống thực
hiện các chức năng thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phát thông tin trong toàn
trường.

Nội dung hệ thống tập trung vào việc phát triển hệ thống nhằm mục đích nâng cao

năng lực đào tạo, nghiên cứu khoa học và quản lý nhà trường đáp ứng xu hướng
phát triển của trường trong những năm tới. bao gồm các khối chức năng chính sau:
o Phân hệ tin học hoá các nghiệp vụ thư viện truyền thống: Đây là phân
hệ thực hiện các chức năng nghiệp vụ của thư viện truyền thống dựa trên cơ
sở ứng dụng công nghệ thông tin. Phân hệ bao gồm các chức năng cơ bản
như tra cứu thông tin, biên mục, biên tập thông tin, các nghiệp vụ quản lý
lưu thông,...
o Phân hệ thư viện số: Phân hệ thư viện số là phân hệ mới được xây dựng để
quản lý thư viện trực tuyến (hay thư viện “ảo”). Chức năng của phân hệ bao
gồm tạo ra các nguồn thông tin tư liệu số hoá (hay các kho thông tin số), tổ
Phân hệ Tin học hoá
nghiệp vụ thư viện
truyền thống
Phân hệ
thư viện số
Phân hệ cung cấp dịch
vụ multimedia và
truyền thông
Phân hệ Quản trị và
truyền tải nội dung
CỔNG THÔNG TIN
(Portal)
Data
Data
Data
Data
Data
Data
Data
Data

Data
Data
Data
Data
Data
Data
Data
Các hệ thống
thông tin tác
nghiệp khác
của trường
Các kho
thông tin
Các kho
thông tin
Cơ sở hạ
tầng mạng
thông tin
Hạ tầng mạng
thông tin
chức lưu trữ, truyền tải và phân phối các nguồn thông tin tư liệu số tới
người sử dụng.
o Phân hệ cung cấp các dịch vụ multimedia và truyền thông: Đây là phân
hệ cung cấp các dịch vụ đa phương tiện như Video on Demand, Video
Broadcasting, Audio on Demand,...làm nền tảng cho các phân hệ các
nghiệp vụ thư viện truyền thống và thư viện số hoặc cung cấp trực tiếp tới
người sử dụng.
o Phân hệ quản trị và truyền tải nội dung: Thực hiện chức năng quản trị và
truyền tải nội dung (dữ liệu, Video, Audio,...) tới người sử dụng trong
Trung tâm Tài nguyên thông tin thư viện, người sử dụng trong toàn trường

hay người sử dụng trên các hệ thống mạng ngoài kết nối với hệ thống thông
tin nhà trường như hệ thống Internet hay truy nhập từ xa với hiệu quả cao
nhất.
o Cơ sở hạ tầng thông tin: Cơ sở hạ tầng thông tin là thành phần quan trọng
của hệ thống thông tin thực hiện chức năng kết nối toàn bộ hệ thống, tạo
môi trường và phương tiện hoạt động cho tất cả các phân hệ khác trong hệ
thống. Cơ sở hạ tầng thông tin bao gồm hạ tầng mạng thông tin (mạng nội
bộ, mạng không dây, mạng diện rộng, mạng kết nối Internet) hệ thống máy
chủ, máy trạm, các trang thiết bị ngoại vi, ...
o Các kho thông tin và dữ liệu: Các kho thông tin và dữ liệu thực hiện chức
năng lưu trữ toàn bộ thông tin và dữ liệu tác nghiệp của hệ thống thông tin.
Các kho thông tin và dữ liệu được tổ chức để đảm bảo cung cấp một nguồn
thông tin an toàn, ổn định tới toàn bộ các phân hệ trên hệ thống.
o Hệ thống giao tiếp với các phân hệ thông tin khác: Hệ thống giao tiếp
thực hiện chức năng kết nối hệ thống thông tin trung tâm Tài nguyên thông
tin-Thư viện với các phân hệ thông tin tác nghiệp khác của nhà trường
trong chỉnh thể hệ thống thông tin thống nhất.
o Cổng thông tin (Portal): Cổng thông tin là trung tâm hệ thống thông tin
thực hiện chức năng thống nhất các nguồn tài nguyên thông tin trên hệ
thống và tổ chức cung cấp thông tin tới người sử dụng đảm bảo người sử
dụng có thể truy nhập và khai thác thông tin với hiệu quả cao nhất.
Hệ thống Thư viện số được xây dựng hiện đại và phương thức hoạt động đáp ứng
yêu cầu của trung tâm Tài nguyên Thông tin với nền tảng là một Thư viện Số và tự
động hoá. Việc xây dựng Hệ thống Thư viện số là một trong các hoạt động được
tập trung thực hiện của dự án và đây là cơ sở quan trọng cho một trung tâm Tài
nguyên Thông tin toàn trường.
5.2.3.1 Cổng thông tin
Mục tiêu của dự án là xây dựng Trung tâm tài nguyên thông tin cho toàn bộ các
cán bộ và sinh viên trong toàn trường, vì vậy việc thiết kế, xây dựng hệ thống
Cổng thông tin giúp cho mọi người có thể truy cập đến các nguồn thông tin trong

Thư viện là một nội dung vô cùng quan trọng. Nhằm đáp ứng các mục tiêu chiến
lược của nhà Trường, hệ thống phần mềm Cổng thông tin Đào tạo và nghiên cứu
khoa học sẽ được đưa vào sử dụng để có thể cung cấp thông tin cho mọi đối tượng
sử dụng một cách đầy đủ, hiệu quả và thuận tiện.
Cổng thông tin (Portal) là một mô hình mới, hiện đại và hiệu quả đã được nhiều
trường đại học nổi tiếng trên thế giới ứng dụng và đưa vào vận hành. Về mặt ý
tưởng, Cổng thông tin là một công cụ, hay Dịch vụ tập hợp tất cả các thông tin lại
với nhau, liên kết chúng lại, và sau đó cung cấp cho một số lượng lớn người khai
thác, truy cập và hình thành một cộng đồng các người sử dụng, trong đó họ sẽ khai
thác, trao đổi, cập nhật thông tin,... và hình thành các nội dung cho cổng thông tin.
Hơn nữa để chuyên biệt hoá theo các chủ đề của nội dung thông tin, Cổng thông
tin cho phép người sử dụng có thể cá biệt hoá các nội dung quan tâm được cung
cấp.
Trong thực tế, Cổng thông tin, cung cấp một điểm tích hợp truy cập duy nhất tới
tới tất cả các thông tin, ứng dụng và dịch vụ cho tất cả các người sử dụng trong
Trường (Sinh viên, cán bộ, nghiên cứu sinh, cán bộ quản lý, các Viện nghiên cứu,
các Bộ ngành có liên quan …) Và như vậy, có thể giới thiệu Cổng thông tin theo
các tiêu chí đơn giản và phổ biến như sau:
o Là điểm truy cập thông tin duy nhất, trong đó thỏa mãn:
o Giao tiếp trên web (web based)
o Được cá biệt hoá (personalization)
o Được tích hợp
o Hệ thống cung cấp thông tin cho mọi đối tượng khai thác cho phép, nghĩa là
tất các người sử dụng của Trường: cán bộ, sinh viên, ... và các đối tượng
ngoài trường như: cựu sinh viên, các Viện, bộ Ngành có liên quan.
Nhằm phục vụ định hướng của Trrường, Cổng thông tin Thư viện số sẽ chủ yếu
được xây dựng phục vụ công tác đào tạo, giảng dạy. Các hệ thống khác cũng sẽ
đóng vai trò quan trọng trong việc tích hợp với hệ thống Công thông tin như: Các
dịch vụ thư viện số, Hệ thống tài chính, quản lý nghiên cứu, quản lý đào tạo, quản
lý vật tư… Với mục tiêu xây dựng Cổng thông tin là là đầu mối thông tin của mọi

hệ thống thông tin trong nhà trường, loại bỏ các tình trạng thắt cổ chai về thông
tin, không chuẩn hoá và không chia sẻ và công tác trong việc phổ biến thông tin.
Hệ thống phải đảm bảo được các tính năng cơ bản sau đây:
o Điểm truy cập duy nhất tới mọi thông tin (Single Sign on và Single
Page View): Hệ thống cho phép xem thông tin từ nhiều hệ thống khác
nhau, dưói nhiều định dạng khác nhau, về bản chất tất cả được thể hiện trên
một trang hiển thị duy nhất, một màn hình duy nhất cho tất cả những thông
tin phục vụ công việc trong Trường đại học. Điều này giúp giảm đáng kể
việc định hướng nhân lực và đào tạo nhân lực cũng như tiết kiệm được thời
gian cho giáo viên - sinh viên có thể theo dõi và cập nhật nhiều hệ thống
thông qua một trang hiển thị duy nhất.
o Tìm kiếm và tổ chức phân loại nội dung thông tin
:
Là một phần cơ bản
trong việc thực hiện cổng thông tin, cho phép người sử dụng tìm kiếm, trình
duyệt, phân loại và quản lý các thể loại thông tin khác nhau, hay cơ cấu lại
dữ liệu. Nội dung bao gồm tất cả mọi thứ từ tài liệu, văn bản tới những
bảng tính hay những nọi dung trong cơ sở dữ liệu… Điều tạo nên tính năng
đặc biệt của cổng là nó tổ chức các thông tin theo một hệ thống logíc các
hạng mục. Cũng tương tự như vậy, những công cụ tìm kiếm hệ thống có thể
tìm kiếm mọi thứ thông tin trong hệ thống, đơn giản hoá việc tìm kiếm và
khả năng tìm kiếm cá nhân.
o Cá nhân hoá, Thông tin được cung cấp theo các yêu cầu đặc thù: Khả
năng cá nhân hoá cổng thông tin có thể xuất hiện tại nhiều mức. Mỗi cá
nhân sử dụng có thể được cài đặt từng chức năng của cổng thông tin mà họ
sử dụng. Một cộng đồng, hoặc một nhóm người sử dụng có thể có các cấp
độ cài đặt và những cấp độ cài đặt đó có thể được thiết lập tới cấp độ tổ
chức.
o Hình thành các chuyên gia trong hệ thống: Bên cạnh việc hỗ trợ người
sử dụng định vị thông tin quan trọng đối với họ, một cổng thông tin còn rất

hữu ích trong việc tìm kiếm “những chuyên gia” trong tổ chức. Điều này
mở rộng khái niệm về tri thức trong trường đại học sẽ bao gồm cả con
người và những từ kỹ năng của họ. Trong một số trường hợp, những chế độ
kỹ năng này là để chỉ chức năng công việc của họ và thể loại thông tin mà
họ thường xuyên xử lý và từ đó họ chính là nguồn cung cáp các nội dung
thông tin cho cổng.
o Báo cáo, hỗ trợ quản lý điều hành: Các các bộ lãnh đạo có thể yêu cầu tới
nhiều cơ sở dữ liệu và lấy ra những báo cáo quan trọng. Cổng thông tin cho
phép lãnh đạo nhà trường có được danh mục mới nhất những báo cáo quan
trọng đối với họ ngay trên trang chủ của họ. Từng người sử dụng có những
báo cáo cá nhân riêng. Chức năng này tạo khiến cho giải pháp về cổng
thông tin trở thành một hệ thống điều hành thông tin lý tưởng mà mọi
người quản lý đều có thể sử dụng được. Một Cổng thông tin, bằng cách
chú trọng vào những gì mà người sử dụng cần và muốn xem, có thể giúp
người sử dụng truy suất đến những thông tin được lưu trữ trong CSDL
hoặc trong datawarehouse một cách hiệu quả nhất.
o Xuất bản thông tin và quản lý nội dung thông tin: Cổng thông tin cho
phép thực hiện chính sách về quản lý tri thức và quản lý các nội dung của tổ
chức, cho phép các thành viên trong cộng đồng người sử dụng khai thác tri
thức của từng thành viên. Thực hiện bằng cách đóng góp tri thức vào trong
cổng thông tin, và thông qua việc liên kết các workflow để phê duyệt phù
hợp, cho phép tổ chức “phân phối” công việc quản lý nội dung trong cổng
thông tin và trong nội bộ trường đại học.