Hoạt động của văn phòng trong sản xuất và kinh doanh tại công ty TNHH jhcos vina

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÕNG TRONG SẢN XUẤT
VÀ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH JHCOS VINA,
TỈNH BẮC NINH
Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Ngƣời hƣớng dẫn

: THS. TRƢƠNG THỊ MAI ANH

Sinh viên thực hiện

: HÀ THỊ LAN

Mã số sinh viên

: 1605QTVD027

Khóa

: 2016-2020

Lớp

: 1605QTVD

HÀ NỘI - 2020

LỜI CẢM ƠN
Thực hiện đề tài khóa luận tốt nghiệp để hoàn thành mục tiêu ra trƣờng, sau
ba tháng cố gắng, miệt mài em đã hồn thành Khóa luận tốt nghiệp với đề tài “ Hoạt
động của văn phòng trong sản xuất và kinh doanh tại công ty TNHH Jhcos ViNa”.
Để hoàn thành nhiệm vụ đƣợc giao, ngoài sự nỗ lực học hỏi của bản thân cịn
có sự hƣớng dẫn tận tình của thầy cơ, cơ chú, anh chị tại các doanh nghiệp.
Em chân thành cảm ơn cô giáo – ThS Trƣơng Thị Mai Anh, ngƣời đã hƣớng
dẫn cho em trong suốt thời gian thực tập. Mặc dù cô bận đi nhiều việc nhƣng không
ngần ngại chỉ dẫn em, định hƣớng đi cho em, để em hoàn thành tốt nhiệm vụ. Một
lần nữa em chân thành cảm ơn cô và chúc cô dồi dào sức khoẻ.
Xin cảm ơn tất cả các bạn bè, thƣ viện, doanh nghiệp, công ty đã giúp đỡ, dìu
dắt em trong suốt thời gian qua. Tất cả các mọi ngƣời đều nhiệt tình giúp đỡ, đặc
biệt ở Công ty TNHH Jhcos ViNa, mặc dù số lƣợng công việc của công ty ngày một
tăng lên nhƣng công ty vẫn dành thời gian để hƣớng dẫn rất nhiệt tình.
Tuy nhiên vì kiến thức chun mơn cịn hạn chế và bản thân còn thiếu nhiều
kinh nghiệm thực tiễn nên nội dung của Khóa luận khơng tránh khỏi những thiếu
xót, em rất mong nhận sự góp ý, chỉ bảo thêm của q thầy cơ cùng tồn thể cán bộ,
cơng nhân viên tại các doanh nghiệp để đề tài này đƣợc hồn thiện hơn.
Một lần nữa xin gửi đến thầy cơ, bạn bè cùng các cô chú, anh chị tại các
doanh nghiệp lời cảm ơn chân thành và tốt đẹp nhất!


LỜI CAM ĐOAN
Tơi xin cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu của riêng tôi và đƣợc sự
hƣớng dẫn một cách khoa học của ThS. Trƣơng Thị Mai Anh. Các nội dung nghiên
cứu, kết quả trong đề tài này là trung thực và chƣa cơng bố dƣới bất kỳ hình thức
nào trƣớc đây. Các số liệu trong bảng biểu phục vụ cho việc phân tích, nhận xét ,
đánh giá đƣợc chính tác giả thu thập từ các nguồn khác nhau đều trích dẫn đầy đủ

nguồn gốc.
Nếu có bất kỳ sự gian lận nào tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm về nội dung
của khóa luận tốt nghiệp.
Hà Nội, ngày

tháng

năm 2020

Sinh viên

HÀ THỊ LAN


BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT
STT

Từ viết tắt

Giải thích

1

TNHH

Trách nhiệm hữu hạn


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN
BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT
LỜI MỞ Đ U ............................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài ..............................................................................................1
2. Mục tiêu nghiên cứu .........................................................................................2
3. Phạm vi nghiên cứu ..........................................................................................3
4. Đối tƣợng nghiên cứu .......................................................................................3
5. Phƣơng pháp nghiên cứu ..................................................................................3
6. Ý nghĩa của đề tài .............................................................................................3
7. Kết cấu của luận văn ........................................................................................4
CHƯƠNG

CƠ SỞ L LUẬN V HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÕNG

TRONG SẢN XUẤT VÀ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH JHCOS
VINA ...........................................................................................................................5
1.1. Cơ sở lý luận về hoạt động của văn phòng ...................................................5
1.1.1. Khái niệm về văn phòng .............................................................................5
1.1.2. Vị trí, vai trị của văn phịng .......................................................................5
1.1.2.1. Vị trí ........................................................................................................5
1.1.2.2. Vai trò của văn phòng .............................................................................6
1.1.3. Nhiệm vụ của văn phòng ............................................................................6
1.1.4. Chức năng của văn phòng ..........................................................................7
1.1.5. Nguyên tắc hoạt động của văn phịng ........................................................9
1.1.5.1. Ngun tắc hành chính ............................................................................9
1.1.5.2. Nguyên tắc quan hệ phối hợp ..................................................................9
1.2. Cơ sở lý luận về hoạt động sản xuất và kinh doanh ....................................10
1.2.1. Khái niệm .................................................................................................10
1.2.1.1. Khái niệm về sản xuất ...........................................................................10
1.2.1.2. Khái niệm về kinh doanh.......................................................................10

1.2.1.3.Nội dung của hoạt động sản xuất kinh doanh ........................................11


1.2.2. ản chất của hoạt động sản xuất và kinh doanh ......................................12
1.2.3. Các nhân tố ảnh hƣởng đến hoạt động sản xuất và kinh doanh ...............14
1.2.3.1. Nhóm nhân tố khách quan .....................................................................14
1.2.3.2. Nhóm nhân tố chủ quan.........................................................................16
1.3. Khái quát về q trình hình thành, phát triển của cơng ty và văn phịng tại
cơng ty TNHH Jhcos ViNa ................................................................................17
1.3.1.Khái qt về lịch sử hình thành và phát triển cơng ty ...............................18
1.3.1.1. Các mặt hàng sản xuất ...........................................................................18
1.3.1.2.Thị trƣờng tiêu thụ..................................................................................18
1.3.2. Khái qt về văn phịng tại cơng ty TNHH Jhcos ViNa ..........................19
Tiểu kết: ..............................................................................................................22
CHƯƠNG

TH C TRẠNG V HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÕNG TRONG

SẢN XUẤT VÀ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH JHCOS VINA ..........23
2.1. Vị trí của văn phịng đối với hoạt động sản xuất và kinh doanh .................23
2.2. Chức năng của văn phòng đối với hoạt động sản xuất và kinh doanh ..............24
2.2.1. Chức năng tham mƣu, t ng hợp đối với hoạt động sản xuất và kinh doanh 24
2.2.2. Chức năng trợ giúp điều hành ..................................................................27
2.2.3. Chức năng hậu cần ...................................................................................29
2.3. Nhiệm vụ của văn phòng đối với hoạt động sản xuất và kinh doanh ..............30
2.3.1. Xây dựng chƣơng trình, kế hoạch và t chức thực hiện chƣơng trình kế
hoạch...................................................................................................................30
2.3.2. Thu thập xử lý, cung cấp, quản lý thông tin ............................................31
2.3.3. T chức xây dựng các quy chế hoạt động của cơ quan và văn phịng...........32
2.3.4. Thực hiện cơng tác văn thƣ ......................................................................33

2.3.5. T chức tiếp đón khách hàng, đối nội, đối ngoại, an ninh trật tự.............34
2.3.6. Tƣ vấn về văn bản cho lãnh đạo ...............................................................35
2.3.7. Xây dựng cơ cấu t chức của văn phòng hợp lý ......................................36
2.3.8. Chủ trì hoặc phối hợp t chức các cuộc họp ............................................36
2.3.9. Phối hợp với các đơn vị đảm bảo chuyến đi công tác cho lãnh đạo .............37
2.3.10. Đảm bảo cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quan ..............................38


2.4. Nguyên tắc hoạt động của văn phòng đối với hoạt động sản xuất và kinh
doanh ..................................................................................................................39
2.4.1. Nguyên tắc hành chính đối với hoạt động sản xuất và kinh doanh ..........39
2.4.3. Nguyên tắc quan hệ phối hợp đối với hoạt động sản xuất và kinh doanh 41
2.5. Điều kiện làm việc trong văn phòng đối với hoạt động sản xuất và kinh
doanh ..................................................................................................................41
2.5.1. Trang thiết bị của văn phòng ....................................................................41
2.5.2. Mơi trƣờng làm việc của văn phịng.........................................................44
2.7. Văn phịng hỗ trợ quảng bá sản ph m đối với hoạt động sản xuất và kinh
doanh ..................................................................................................................45
2.8. Chiến lƣợc định hƣớng của văn phòng đối với hoạt động sản xuất và kinh
doanh ..................................................................................................................46
2.9. Các chính sách của văn phịng đối với hoạt động sản xuất và kinh doanh .48
2.10. Nhận xét quá trình hoạt động của văn phịng trong sản xuất và kinh doanh ..50
2.10.1. Ƣu điểm ..................................................................................................50
2.10.2. Hạn chế ...................................................................................................52
2.10.3. Nguyên nhân...........................................................................................54
2.10.3.1. Nguyên nhân khách quan ....................................................................54
1.10.3.2.Nhóm nhân tố chủ quan........................................................................55
Tiểu kết: ..............................................................................................................56
CHƯƠNG

Đ XUẤT GIẢI PHÁP N NG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG

CỦA VĂN PHÕNG TRONG SẢN XUẤT VÀ KINH DOANH TẠI CÔNG TY
TNHH JHCOS VINA .............................................................................................58
3.1. Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng trong sản xuất và
kinh doanh ..........................................................................................................58
3.1.1. Nhóm giải pháp giành cho ban lãnh đạo cơng ty .....................................58
3.1.1.1. Giải pháp bố trí và sắp xếp nhân sự ......................................................58
3.1.1.2. Giải pháp t chức công tác văn thƣ .......................................................59
3.1.1.3. Giải pháp tăng cƣờng cơ sở vật chất .....................................................59


3.1.1.4. Xây dựng mơi trƣờng làm việc tốt, góp phần phát huy khả năng sáng
tạo của đội ngũ cán bộ nhân viên .......................................................................60
3.1.1.5. Xây dựng mối quan hệ phát huy mối quan hệ giữa các phịng, ban, bộ
phận ....................................................................................................................61
3.1.2. Nhóm giải pháp dành cho khối văn phòng và nhân viên văn phịng tại
cơng ty ................................................................................................................61
3.1.2.1. Cơng tác tham mƣu, t ng hợp ...............................................................61
3.1.2.2. Công tác t chức điều hành ...................................................................62
3.1.2.3. Cơng tác t chức thơng tin ....................................................................64
3.1.3. Nhóm giải pháp dành cho khối sản xuất và kinh doanh ..........................64
3.1.3.1. Xây dựng các chiến lƣợc phát triển .......................................................64
3.1.3.2. Hồn thiện chính sách trong hoạt động sản xuất và kinh doanh ...........65
Tiểu kết: ..............................................................................................................66
KẾT LUẬN ..............................................................................................................67
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ...............................................................68
PHỤ LỤC .................................................................................................................69

LỜI MỞ Đ U
1. L d chọn

i

Văn phòng là một bộ phận quan trọng và không thể thiếu trong bất kỳ hoạt
động của cơ quan, doanh nghiệp nào. ộ phận này đƣợc coi nhƣ “ bộ mặt” của các
cơ quan, doanh nghiệp, đóng vai trị quan trọng góp phần tạo nên sự thành cơng
trong q trình hoạt động và phát triển khơng ngừng của doanh nghiệp. Văn phịng
đƣợc coi là một trung tâm dịch vụ hỗ trợ cho việc hoàn thành các chức năng chính
của doanh nghiệp.T chức tốt các hoạt động của văn phòng sẽ giúp lãnh đạo quản lý
và điều hành t chức đi đúng hƣớng và ngày càng phát triển. Muốn thực hiện tốt
chức năng, nhiệm vụ của mình thì khâu đầu tiên là phải t chức tốt cơng tác văn
phịng bởi đây là một bộ phận t chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo cơ quan, là
nơi t ng hợp, xử lý, phân tích thơng tin phục vụ cho việc ra quyết định quản lý, điều
hành của lãnh đạo. Quá trình hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp văn phịng ln
giữ một vị trí đặc biệt quan trọng. Văn phịng có chức năng tham mƣu, t ng hợp,
giúp việc, quản trị hậu cần của một cơ quan t chức. Xây dựng văn phòng mạnh là
yếu tố rất quan trọng giúp cho cơ quan, t chức, doanh nghiệp đ i mới phƣơng thức
lãnh đạo và lề lối làm việc, nâng cao chất lƣợng của công tác lãnh đạo. Chính vì
vây, việc tăng cƣờng xây dựng và t chức cải cách hoạt động văn phòng tại bất kỳ
cơ quan, doanh nghiệp nào cũng phải đƣợc đặc biệt quan tâm. Nếu văn phòng đƣợc
t chức khoa học, trật tự, nề nếp thì việc quản lý và điều hành công việc của cơ
quan, t chức sẽ thông suốt, chất lƣợng, thúc đ y việc triển khai hiệu quả các nhiệm
vụ chuyên môn của t chức và đơn vị.
Để hỗ trợ cho hoạt động sản xuất và kinh doanh văn phịng cịn có vai trị
quan trọng trong việc xây dựng hệ thống nhận diện thƣơng hiệu.Văn phòng là một
trung tâm dịch vụ hỗ trợ cho việc hoàn thành các chức năng, nhiệm vụ chính của
doanh nghiệp do các phịng, ban, bộ phận khác đảm nhiệm.Trung tâm tiếp nhận,
truyền đạt thông tin, phối hợp các qui trình hoạt động của doanh nghiệp. Cánh tay

đắc lực của các cấp quản lý cấp cao hỗ trợ thực hiện chính sách quản lý, hỗ trợ đội
ngũ cán bộ quản lý hoàn thành nhiệm vụ.Trung tâm hoạch định và kiểm soát các
hoạt động đảm bảo thƣờng nhật (chỉ tiêu, định mức, qui trình,…) Trung tâm cung

1


cấp các dịch vụ hỗ trợ cho các phòng, ban chức năng trong các hoạt động hoặc dự
án chuyên biệt.
Công ty TNHH Jhcos Vina hoạt động về lĩnh vực điện tử, đời sống công
nghệ hiện đại không thể nào thiếu thiết bị điện tử. Các thiết bị này ph biến ở khắp
các hộ gia đình, trong các thiết bị giải trí,trong nhà máy sản xuất và có thể nói là tất
cả mọi nơi có con ngƣời. Chính vì vậy ngành điện tử có nhu cầu nguồn nhân lực và
số lƣợng máy móc, thiết bị lớn để sản xuất trong tƣơng lai. Vậy nên, Văn phòng đ y
mạnh với vai trò quảng bá thƣơng hiệu, thực hiện các hoạt động về tiếp thị nhằm
quảng bá thƣơng hiệu và các sản ph m của công ty trên thị trƣờng. Đ y mạnh công
tác hậu cần trong việc quán triệt công tác máy móc, tăng cƣờng bảo quản, bảo trì, t
chức xây dựng mua sắm trang thiết bị đáp ứng nhƣ cầu sản xuất. Hỗ trợ các phịng
ban chun mơn: phịng nhân sự trong q trình quản lý và sắp xếp con ngƣời,
phịng maketing trong q trình thu hút thị trƣờng, phịng kinh doanh với các chiến
lƣợc quảng bá sản ph m, phòng bán hàng. Thực hiện tốt chính sách chất lƣợng đối
với khách hàng để duy trì và phát triển, phát huy mọi nguồn lực, đ y mạnh hoạt
động đối nội và đối ngoại, liên doanh, liên kết với các đối tác nƣớc ngoài để tiếp
cận thị trƣờng quốc tế rộng lớn hơn.
Bản thân tơi với vai trị của một sinh viên Khoa Quản trị văn phịng, trong
q trình làm đề tài tơi cảm nhận thấy hoạt động của văn phịng tại doanh nghiệp là
một hoạt động quan trọng, có thể nói rằng văn phịng chính là cơ quan đầu não của
mọi hoạt động, nó bao quát điều hành tất cả các công việc từ những công việc nhỏ
nhặt đến những công việc lớn mang tầm quan trọng với doanh nghiệp.
Xuất phát từ những lý do trên tôi quyết định chọn đề tài“ Hoạt động của văn

phòng trong sản xuất và kinh doanh tại công ty TNHH Jhcos ViNa, tỉnh Bắc
Ninh” với mong muốn góp phần hồn thiện, củng cố và nâng cao hiệu quả hoạt
động của văn phòng tại doanh nghiệp.
2. M c iê n hiên c
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về hoạt động của t chức tại doanh nghiệp.
- Phân tích hiệu quả hoạt động của văn phịng tại doanh nghiệp.
- Tìm hiểu về thực trạng hoạt động của văn phòng đối với hoạt động sản xuất

2


và kinh doanh.
- Phân tích các điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức từ đó đề xuất các
giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng đối với doanh nghiệp.
3. Ph

vi n hiên c

Không gian: Đề tài đƣợc tiến hành nghiên cứu trong phạm vi Công ty TNHH
Jhcos ViNa, tỉnh Bắc Ninh.
Thời gian: Các thông tin và số liệu đƣợc sử dụng cho việc nghiên cứu, phân
tích trong đề tài từ năm mới thành lập doanh nghiệp 2013 đến năm 2019(Lý do tôi
chọn mốc thời gian này bởi vì từ khi thành lập 2013 cho đến hiện nay bộ phận văn
phịng đã đóng góp vai trị quan trọng trong quá trình thúc đ y mạnh hoạt động của
công ty và mang lại nhiều hiệu quả).
4. Đ i

n n hiên c

Hoạt động của văn phòng trong sản xuất và kinh doanh tại công ty TNHH

Jhcos ViNa, tỉnh Bắc Ninh
5. Ph

n

h

n hiên c

- Phƣơng pháp nghiên cứu tài liệu;
- Phƣơng pháp phân tích;
- Phƣơng pháp thu thập, t ng hợp tài liệu;
- Phƣơng pháp khảo sát thực tế: tiến hành xem xét, quan sát thực tiễn các
khía cạnh hoạt động tại tại công ty
- Phƣơng pháp so sánh, đối chiếu;
6.

n hĩa của

i

Hoạt động của văn phịng có ý nghĩa vô cùng quan trọng:
- Ý nghĩa lý luận:
Làm tài liệu b sung cho các nghiên cứu khác cùng đề tài, nhằm mục đích
cung cấp thơng tin phục vụ cho tra cứu tài liệu đối với các đối tƣợng quan tâm.
- Ý nghĩa thực tiễn:
Đánh giá đƣợc thực tế thực trạng hoạt động của văn phòng tại cơ quan doanh
nghiệp, hồn thành mục tiêu của mơn học. Từ đó có thể đƣa ra các đánh giá, tầm
quan trọng của bộ phận văn phòng đem lại hiệu quả cao nhất trong thực hiện công

3


việc của cơ quan.Từ việc khảo sát đánh giá có thể thấy đƣợc những ƣu điểm và
những hạn chế để có thể đƣa ra các phƣơng pháp mang tính hiệu quả.
7. K

c

của

nv n

Đề tài nghiên cứu gồm 03 chƣơng:
Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về hoạt động của văn phòng trong sản xuất và kinh
doanh tại công ty TNHH Jhcos ViNa
Chƣơng 2: Thực trạng về hoạt động của văn phòng trong sản xuất và kinh
doanh tại công ty TNHH Jhcos ViNa
Chƣơng 3: Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng
trong sản xuất và kinh doanh tại công ty TNHH Jhcos ViNa

4


CHƯƠNG

CƠ SỞ L LUẬN V HOẠT ĐỘNG

CỦA VĂN PHÕNG TRONG SẢN XUẤT VÀ KINH DOANH
TẠI CÔNG TY TNHH JHCOS VINA

1.1. C

ở

nv h

ộn của v n h n

Quá trình hoạt động của văn phịng tại doanh nghiệp ln giữ một vị trí đặc
biệt quan trọng. Văn phịng có chức năng tham mƣu, t ng hợp, giúp việc, quản trị
hậu cần của một cơ quan t chức. Xây dựng văn phòng mạnh là yếu tố rất quan
trọng giúp cho cơ quan, t chức, doanh nghiệp đ i mới phƣơng thức lãnh đạo và lề
lối làm việc, nâng cao chất lƣợng của công tác lãnh đạo. Chính vì vây, việc tăng
cƣờng xây dựng và t chức cải cách hoạt động Văn phòng tại bất kỳ cơ quan, doanh
nghiệp nào cũng phải đƣợc đặc biệt quan tâm.
1.1.1.

h i ni

v văn phòng

Văn phòng đƣợc hiểu theo nhiều nghĩa:
- Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị là địa điểm mà hàng ngày
các cán bộ, cơng chức đến đó để thực thi cơng việc.
- Văn phịng là bộ máy điều hành t ng hợp của cơ quan, đơn vị là nơi thu
thập, cung cấp, xử lý, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý, là nơi
chăm lo dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan,
đơn vị. [3, tr.6]
1.1.2. V tr , vai trò của văn phòng
1.1.2.1. V tr

Văn phòng đƣợc coi nhƣ cửa ngõ của doanh nghiệp bởi vì văn phịng ln có
mối quan hệ đối nội, đối ngoại thơng qua hệ thống văn bản đi, đến và văn bản nội
bộ. Đồng thời các hoạt động tham mƣu, t ng hợp và hậu cần cũng có liên quan đến
phịng ban, đơn vị khác trong doanh nghiệp.
Văn phòng là bộ phận gần gũi có mối quan hệ với Lãnh đạo trong mọi hoạt
động của doanh nghiệp. Bởi vì văn phịng có nhiệm vụ giúp đỡ Lãnh đạo trong việc
cung cấp thông tin điều hành cung cấp về kỹ thuật cho các nhà quản lý để điều hành
văn phòng.
Văn phòng là cơ thể trung gian phục vụ cho việc ghép nối mối quan hệ trong

5


quản lý và điều hành theo yêu cầu của ngƣời đứng doanh nghiệp. Do doanh nghiệp
có trách nhiệm t chức giao tiếp đối nội, đối ngoại. Văn phòng giữ vai trò cầu nối
giữa cấp trên và cấp dƣới, cơ quan ngang cấp và cơ quan cấp dƣới.
Khác với bộ phận khác chỉ thu nhận và xử lý. Văn phịng khơng những quản
lý và cung cấp thông tin cho Lãnh đạo mà còn cung cấp các điều kiện về vật chất,
phƣơng tiện kỹ thuật cho quá trình hoạt động nên văn phòng cũng phải gắn liền với
hoạt động của t chức.
Với vị trí nhƣ trên văn phịng đƣợc coi là trung tâm kết nối quá trình quản lý,
điều hành của các cấp các bộ phận trong doanh nghiệp.
1.1.2.2. Vai trò của văn phòng
- Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý và điều hành của t
chức và doanh nghiệp, bởi vì các quyết định của ngƣời đứng đầu đều phải thơng
qua văn phịng để chuyển giao đến các phòng ban, đơn vị khác. Văn phòng cũng
phải theo dõi, đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện các quyết định và sự chỉ đạo của
doanh nghiệp.
- Văn phòng là nơi tiếp nhận tất cả mối quan hệ nhất là quan hệ với các t
chức khác, văn phòng đƣợc coi là c ng gác thơng tin bởi vì thơng tin đều phải đi

qua bộ phận văn phịng. Từ những thơng tin tiếp nhận đƣợc, văn phòng sẽ phân loại
theo những kiểu thích hợp để đề bạt hoặc lƣu giữ;
- Văn phịng là bộ máy giúp việc cho Lãnh đạo;
- Văn phòng là trung tâm khâu nối các hoạt động t chức, điều hành;
- Văn phòng là cầu nối giữa chủ thể quản lý và đối tƣợng trong và ngoài
doanh nghiệp;
- Văn phòng là nơi cung cấp các dịch vụ t ng hợp cho hoạt động của tất cả
các phịng ban nói chung và lãnh đạo nói riêng.
1.1.3. Nhi

v của văn phịng

Với mỗi loại cơ quan t chức hay doanh nghiệp thì văn phịng ở đó có
những đặc điểm riêng. Từ đó hình thành hệ thống chức năng, nhiệm vụ tƣơng ứng.
Tại bất kỳ doanh nghiệp, t chức nào thì nhiệm vụ nào của văn phịng cũng nhằm
hồn thành các cơng việc mà Lãnh đạo giao cho, đảm bảo cho doanh nghiệp đạt

6


đƣợc mục đích, mục tiêu của mình.
- Xây dựng chƣơng trình, kế hoạch và t chức thực hiện chƣơng trình kế
hoạch;
- Thu thập xử lý, cung cấp, quản lý thông tin;
- Tƣ vấn văn bản cho Lãnh đạo;
- Truyền đạt các quyết định quản lý của Lãnh đạo;
- Đảm bảo cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp;
- Theo dõi và triển khai việc thực hiện các quyết định thực hiện công tác văn
thƣ;
- T chức tiếp đón khách hàng;

- T chức, phối hợp với các đơn vị khác trong t chức cuộc họp;
- Xây dựng cơ cấu t chức của văn phòng hợp lý.
1.1.4.

h c năng của văn phòng

Văn phòng tại các cơ quan, đơn vị hay doanh nghiệp đóng vai trị hết sức to
lớn có ảnh hƣởng quyết định mọi hoạt động cuả doanh nghiệp. Quan trọng hơn, văn
phòng là nơi liên kết các mối liên hệ và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý
doanh nghiệp. Bất cứ một doanh nghiệp hay t chức nào dù có qui mơ lớn hay nhỏ
cũng đều có văn phịng là nơi đại diện cho doanh nghiệp đảm nhận công tác hoạt
động doanh nghiệp. Văn phịng có 3 chức năng cơ bản sau:
- Chức năng tham mƣu, t ng hợp
Tham mƣu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý. Ngƣời quản lý
phải quán xuyến mọi đối tƣợng trong đơn vị và kết nối đƣợc các hoạt động của họ
một cách nhịp nhàng, khoa học. Muốn vậy đòi hỏi ngƣời quản lý phải tinh thơng
nhiều lĩnh vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chính xác kịp thời
mọi vấn đề…Điều đó vƣợt quá khả năng hiện thực của các nhà quản lý. Do đó, địi
hỏi phải có một lực lƣợng trợ giúp các nhà quản lý trƣớc hết là công tác tham mƣu
t ng hợp. Tham mƣu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết
định tối ƣu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất. Chủ thể làm công tác
tham mƣu trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tƣơng
đối với chủ thể quản lý. Trong thực tế, các cơ quan, đơn vị thƣờng đặt bộ phận tham

7


mƣu tại văn phịng để giúp cho cơng tác này đƣợc thuận lợi, để có ý kiến tham mƣu,
văn phịng phải t ng hợp các thông tin bên trong và bên ngồi, phân tích, quản lý sử
dụng các thơng tin đó theo những ngun tắc trình tự nhất định.

Ngồi cơng việc tham mƣu, tại văn phịng cịn có các bộ phận nghiệp vụ cụ
thể làm tham mƣu cho Lãnh đạo từng vấn đề mang tính chun sâu nhƣ cơng nghệ.
Cách thức t chức này cho phép tận dụng khả năng của các chuyên gia ở
từng lĩnh vực, chuyên môn, song cũng có lúc làm tản mạn nội dung tham mƣu, gây
khó khăn trong việc hình thành phƣơng án điều hành t ng hợp. Để khắc phục tình
trạnh này, văn phịng là đầu mối tiếp nhận các phƣơng án tham mƣu từ các bộ phận
chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất trình hoặc đề xuất với
Lãnh đạo những phƣơng án hành động t ng hợp trên cơ sở các phƣơng án riêng biệt
của các bộ phận nghiệp vụ. Nhƣ vậy văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham
mƣu vừa là nơi thu thập tiếp nhận, t ng hợp các ý kiến của các bộ phận khác cung
cấp cho Lãnh đạo cơ quan, đơn vị.
- Chức năng t chức và điều hành
Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của ban lãnh
đạo cơ quan đơn vị thông qua các công việc cụ thể nhƣ: Xây dựng chƣơng trình kế
hoạch cơng tác quý, tháng, tuần, ngày và t chức triển khai thực hiện các kế hoạch
đó. Văn phịng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, t chức các hội nghị, các
chuyến đi công tác, tƣ vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản…
- Chức năng hậu cần
Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất
nhƣ nhà cửa, phƣơng tiện, thiết bị, dụng cụ. Văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí,
quản lý các phƣơng tiện thiết bị dụng cụ đó để bảo đảm sử dụng có hiệu quả. Đó là
chức năng hậu cần của văn phịng. Quy mơ và đặc điểm của các phƣơng tiện vật
chất nêu trên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của các cơ quan, đơn
vị. Chi phí thấp nhất với hiệu quả cao nhất là phƣơng châm hoạt động của cơng tác
văn phịng. Tóm lại, văn phịng là đầu mối giúp việc cho Lãnh đạo thông qua ba
chức năng quan trọng trên đây. Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ b sung
cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng ở mỗi cơ

8

quan, đơn vị.
1.1.5. Nguy n tắc hoạt động của văn phòng
Bất kỳ tại một cơ quan hay doanh nghiệp nào. Muốn cho t chức của mình
hoạt động một cách hiệu quả thì cần phải tuân theo các nguyên tắc nhất định. Cũng
tƣơng tự nhƣ vậy các đơn vị, phòng ban khi làm việc cũng dựa trên các nguyên tắc
trong đó văn phịng cũng khơng ngoại lệ, văn phịng dựa trên các nguyên tắc cụ thể
nhƣ sau: gồm 2 nguyên tắc chính.
1.1.5.1. Nguy n tắc hành ch nh
Văn phịng là bộ máy làm việc t ng hợp và trực tiếp của cơ quan, doanh
nghiệp chức năng phục vụ và điều hành cho lãnh đạo cơ quan. Văn phòng quản lý,
điều hành công tác tiếp nhận, xử lý, bảo quản và chuyển giao văn bản trong và
ngoài cơ quan doanh nghiệp. T chức các lễ tân, khánh tiết. Quản lý và sử dụng có
hiệu quả các trang thiết bị kỹ thuật. Bộ phận t ng hợp các lĩnh vực liên quan, dựa
trên ngun tắc hành chính văn phịng là ngƣời chịu trách nhiệm trong việc thực
hiện tuần tự một cách chặt chẽ để hoạt động sản xuất và kinh doanh diễn ra bình
thƣờng.
1.1.5.2. Nguy n tắc quan h phối hợp
Tại doanh nghiệp đƣợc chia ra thành nhiều các bộ phận khác nhau và đảm
nhiệm những nhiệm vụ thuộc về chuyên môn của bộ phận. Nhƣng giữa các bộ phận
này có sự giàng buộc và liên kết với nhau thông qua việc thực hiện chủ trƣơng
chính sách đƣờng lối chung của doanh nghiệp. Qua đó các bộ phận sẽ xây dựng
chƣơng trình, kế hoạch và lịch làm việc. Văn phòng sẽ theo dõi, đôn đốc và kiểm tra
các đơn vị thực hiện kế hoạch, t chức điều hành các hoạt động của các bộ phận.
Sau đó lên kế hoạch thực hiện chức năng tham mƣu rồi t ng hợp sẽ sắp xếp và phân
chia lịch trình của từng bộ phận. Đồng thời văn phịng hỗ trợ các bộ phận gặp khó
khăn trong giải quyết các cơng việc.
Nhƣ vậy, văn phịng tại doanh nghiệp cịn có vai trị quan trọng trong việc
xây dựng hệ thống các nguyên tắc hoạt động của cơ quan.Vai trò là một trung tâm
dịch vụ hỗ trợ cho việc hoàn thành các chức năng chính của doanh nghiệp do các

phịng, ban, bộ phận khác đảm nhiệm.Trung tâm tiếp nhận, truyền đạt thông tin,

9


phối hợp các qui trình hoạt động của doanh nghiệp. Cánh tay đặc lực của các cấp
quản lý cấp cao hỗ trợ thực hiện chính sách quản lý, hỗ trợ đội ngũ cán bộ quản lý
hoàn thành nhiệm vụ.Trung tâm hoạch định và kiểm soát các hoạt động đảm bảo
thƣờng nhật. Trung tâm cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cho các phòng, ban chức năng
trong các hoạt động hoặc dự án chuyên biệt. v.v…
1.2. C

ở

nv h

ộn

n

v

inh d anh

Hoạt động sản xuất và kinh doanh là việc thực hiện một số hoặc thực hiện tất
cả các công đoạn của quá trình từ đầu tƣ sản xuất đến tiêu thụ hoặc thực hiện dịch
vụ trên thị trƣờng nhằm mục đích sinh lời. Các doanh nghiệp quan tâm nhất chính là
vấn đề hiệu quả sản xuất. Sản xuất kinh doanh có hiệu quả giúp cho doanh nghiệp
tồn tại và phát triển. Hiểu theo mục đích cuối cùng thì hiệu quả kinh doanh đồng
nghĩa với phạm trù lợi nhuận, là hiệu số giữa kết quả thu về với chi phí bỏ ra để đạt

đƣợc kết quả đó. Hoạt động sản xuất kinh doanh cao hay thấp phụ thuộc vào trình
độ t chức sản xuất và qủa lý của mỗi doanh nghiệp .
Đối với các doanh nghiệp để đạt đƣợc mục tiêu sản xuất kinh doanh cần phải
trú trọng đến điều kiên nội tại, phát huy năng lực hiệu quả của các yếu tố sản xuất
và tiết kiệm mọi chi phí yêu cầu của việc nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh là
phải sử dụng các yếu tố đầu vào hợp lý nhằm đạt đƣợc kết quả tối đa và chi phí tối
thiểu.
1.2.1.
1.2.1.1.

h i ni
h i ni

v sản uất

Sản xuất là một quá trình là sự kết hợp của các loại nguyên liệu đầu vào vật
chất và phi vật chất (kế hoạch)khác nhau để nhằm tạo ra thứ gì đó cho tiêu dùng
(sản ph m). Đó là hoạt động tạo ra sản ph m, hàng hóa hay dịch vụ, có giá trị sử
dụng và mang lại ích lợi cho ngƣời sử dụng. [1, tr.11]
1.2.1.2.

h i ni

v kinh doanh

Kinh doanh là phƣơng thức hoạt động kinh tế trong điều kiện tồn tại nền kinh
tế hàng hố, gồm t ng thể những phƣơng pháp, hình thức và phƣơng tiện mà chủ
thể kinh tế sử dụng để thực hiện các hoạt động kinh tế của mình (bao gồm quá trình
đầu tƣ, sản xuất, vận tải, thƣơng mại, dịch vụ...) trên cơ sở vận dụng quy luật giá trị

10


cùng với các quy luật khác, nhằm đạt mục tiêu vốn sinh lời cao nhất. [2, tr.8]
1.2.1.3.Nội dung của hoạt động sản xuất kinh doanh
Nội dung chủ yếu của hoạt động sản xuất kinh doanh bao gồm một loạt các
hoạt động phục vụ cho hoạt động kinh doanh nhƣ nghiên cứu nhu cầu thị trƣờng, t
chức các hoạt động nghiệp vụ, huy động nguồn lực phục vụ cho kinh doanh và quản
lý các yếu tố về vốn, chi phí. Qua các nội dung của hoạt động văn phòng sẽ trực tiếp
đảm nhận vai trò hỗ trợ nhƣ sau:
- Nghiên cứu thị trƣờng
Trong quá trình sản xuất và kinh doanh thị trƣờng là một yếu tố quan trọng,
trong quá trình thúc đ y về mặt hàng. Để tìm kiếm các thị trƣờng phù hợp với
doanh nghiệp về cung ứng các sản ph m, mặt hàng chủ lực thì hoạt động của văn
phòng là rất quan trọng. Văn phòng sẽ phát huy vai trò cửa ngõ, thực hiện hoạt động
đối nội, đối ngoại để tiếp nhận các thơng tin nhanh chóng từ nhiều nguồn khác
nhau. Văn phòng sẽ t ng hợp các nguồn thơng tin đó để báo cáo lên Lãnh đạo cơ
quan để kịp thời nắm bắt tình hình và đƣa ra các quyết định hợp lý. Từ đó doanh
nghiệp sẽ nắm rõ cần những yếu tố gì để tìm đƣợc thị trƣờng phù hợp. Góp phần
cho lƣơng hàng hóa có thể lƣu thông một cách dễ dàng.
- T chức các hoạt động nghiệp vụ
Các hoạt động nghiệp vụ của doanh nghiệp bao gồm công tác tạo nguồn, dự
trữ, phân phối, bán hàng và thực hiện các hoạt động dịch vụ.
Văn phòng sẽ thực hiện nhiệm vụ cung ứng cho sản xuất, tiêu dùng những
hàng hoá cần thiết, phù hợp nhu cầu. Để hồn thành nhiệm vụ đó thì văn phịng phải
t chức cơng tác tạo nguồn. Trên cơ sở tìm đƣợc thị trƣờng phù hợp thì quá trình tạo
nguồn sẽ nhanh chóng và dễ dàng. Để tạo nguồn thì văn phịng cần thu thập và xử
lý các thơng tin phù hợp để báo cáo lên lãnh đạo, t chức việc hoạch định các nguồn
thông tin rồi chọn lọc các thông tin cần thiết và chính xác.
Huy động và sử dụng hợp lý các nguồn đƣa vào kinh doanh. Văn phòng sẽ t

chức cuộc họp nội bộ trong doanh nghiệp với những bộ phận có liên quan để kiểm
tra, giám sát tình hình thực hiện của các bộ phận. Từ đó văn phịng tham mƣu và
hoạch định các chính sách hỗ trợ trực tiếp cho việc bán hàng và hỗ trợ dịch vụ cần

11


thiết. Thơng qua q trình bán hàng văn phịng sẽ t chức truyền thông bằng cách
hỗ trợ quảng các, logo, tạo hình, băng rơn, banner...và hỗ trợ hoạt động maketing...
- Huy động nguồn lực
Đảm bảo tƣơng quan giữa các bộ phận có sự liên kết với nhau, để q trình
giải quyết cơng việc đƣợc nhanh chóng và tinh gọn nhất. Bộ phận văn phòng sẽ sắp
xếp các đơn vị phòng ban nào, bộ phận nào nằm gần nhau để tiện cho việc trao đ i
hỗ trợ nhau. Văn phòng sẽ thực hiện việc bố trí các phịng có mối quan hệ mật thiết
thì nằm cạnh nhau: Bộ phận điều hành, kinh doanh, sẽ đƣợc bố trí nằm gần nhau bởi
hai bộ phận này sẽ trực tiếp thực hiện quá trình chỉ đạo của doanh nghiệp. Bộ phận
kế tốn, tài chính nằm cạnh nhau sẽ bởi hai phòng này liên quan đến tiền và vốn của
doanh nghiệp. Văn phòng sẽ bố trí nằm giữa các bộ phận này để nắm bắt và thâu
tóm tình hình và trực tiếp t ng kết báo cáo với Lãnh đạo.
- Vốn kinh doanh
Vốn kinh doanh đóng vai trị quan trọng đối với sự ra đời, hoạt động kinh
doanh của doanh nghiệp, qua vốn kinh doanh cho phép biết đƣợc tiềm lực của
doanh nghiệp, vốn kinh doanh quyết định quy mô kinh doanh, mặt hàng kinh
doanh.
Để có đủ nguồn vốn cho doanh nghiệp hoạt động bình thƣờng. Văn phịng
đóng vai trị là một ngƣời thƣ ký, cùng lãnh đạo đàm phán tìm đối tác, ký kết hợp
đồng, hợp tác làm việc lâu dài với doanh nghiệp. Để thực hiện đƣợc điều đó, bộ
phận văn phịng phải là ngƣời nắm bắt các thông tin của bu i đàm phán, chế độ hoạt
ngôn và nắm bắt đƣợc tâm lý của đối tác để đƣa ra đƣợc những tình huống xử lý kịp
thời. Bộ phận văn phòng là ngƣời nắm rõ điều này và thực hiện một cách chuyên

nghiệp, Lãnh đạo cơ quan rất yên tâm khi giao phó cho bộ phận văn phòng.
1.2.2.

ản chất của hoạt động sản uất và kinh doanh

Bản chất của hoạt động sản xuất và kinh doanh là mối quan hệ so sánh giữa
kết quả đạt đƣợc và chi phí bỏ ra để sử dụng các yếu tố đầu vào và có tính đến các
mục tiêu của doanh nghiệp. Để thực hiện đƣợc mục tiêu chung của doanh nghiệp
khơng chỉ bộ phận văn phịng mà tất cả các bộ phận đều phải chung tay góp sức.
Do đó để tính đƣợc hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp ta phải

12


tính kết quả đạt đƣợc và chi phí bỏ ra. Nếu xét mối quan hệ giữa kết quả và hiệu quả
thì kết quả nó là cơ sở và tính hiệu quả sản xuất kinh doanh, mục tiêu cuối cùng là
hƣớng tới lợi nhuận. Văn phòng sẽ là bộ phận hỗ trợ tất cả các khâu trong quá trình
sản xuất và kinh doanh, từ việc sắp xếp t chức các cuộc hội họp, đến các công việc
tham mƣu, t ng hợp thơng tin từ cuộc họp, sau đó t ng kết và báo cáo thông tin lên
Lãnh đạo cơ quan. Nhƣ vậy kết quả đạt đƣợc từ các khâu đi tới mấu chốt mục tiêu
của doanh nghiệp.
- Phải phân biệt hiệu quả xã hội, hiệu quả kinh tế xã hội với hiệu quả sản
xuất kinh doanh của doanh nghiệp : Hiệu quả xã hội phản ánh trình độ lợi dụng các
nguồn lực nhằm đạt đƣợc các mục tiêu về xã hội nhất định. Các mục tiêu xã hội
thƣờng là : Văn phịng thơng qua Lãnh đạo giải quyết cơng ăn việc làm cho ngƣời
lao động trong phạm vi doanh nghiệp, nâng cao trình độ văn hố, nâng cao mức
sống, đảm bảo vệ sinh mơi trƣờng.... Cịn hiệu quả kinh tế xã hội văn phịng phản
ánh trình độ lợi dụng các nguồn lực nhằm đạt đƣợc các mục tiêu cả về kinh tế xã
hội trên phạm doanh nghiệp cũng nhƣ trên phạm vi từng vùng, từng khu vực của
nền kinh tế.

- Hiệu quả trƣớc mắt với hiệu quả lâu dài : Văn phòng đề và xây dựng hệ
thống các chỉ tiêu hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phối hợp với các
bộ phận để lồng ghép các mục tiêu của doanh nghiệp do đó mà tính chất hiệu quả
hoạt động sản xuất kinh doanh. Xét về tính lâu dài thì Lãnh đạo thông qua các bộ
phận đƣa ra các chỉ tiêu phản ánh rồi thơng qua sự q trình chọn lọc và sắp xếp
thông tin về các chỉ tiêu phản ánh hiệu quả của toàn bộ các hoạt động sản xuất kinh
doanh trong suốt qúa trình hoạt động của doanh nghiệp là lợi nhuận và các chỉ tiêu
về doanh lợi. Xét về tính hiệu quả trƣớc mắt (hiện tại) thì nó phụ thuộc vào các mục
tiêu hiện tại mà doanh nghiệp đang theo đu i. Trên thực tế tất cả các bộ phận của
doanh nghiệp thực hiện mục tiêu bao trùm lâu dài của doanh nghiệp là tối đa hoá lợi
nhuận có rất nhiều doanh nghiệp hiện tại lại khơng đạt mục tiêu là lợi nhuận mà lại
thực hiện các mục tiêu nâng cao năng suất và chất lƣợng của sản ph m, nâng cao uy
tín danh tiếng của doanh nghiệp, mở rộng thị trƣờng cả về chiều sâu lẫn chiều
rộng... do đó mà các chỉ tiêu hiệu quả ở đây phải có dự đồng nhất mục tiêu doanh

13


nghiệp đƣa ra. Nhƣ vậy các chỉ tiêu hiệu quả và tính hiệu quả trƣớc mắt có thể là
trái với các chỉ tiêu hiệu quả lâu dài, nhƣng mục đích của nó lại là nhằm thực hiện
chỉ tiêu hiệu quả lâu dài.
1.2.3.

c nh n tố ảnh h

ng đ n hoạt động sản uất và kinh doanh

Hiệu quả sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp là mối quan hệ so sánh
giữa kết quả đạt đƣợc trong qúa trình sản xuất kinh doanh với chi phí bỏ ra để đạt
đƣợc kết quả đó. Nó phản ánh trình độ lợi dụng các nguồn lực đầu vào để đạt đƣợc

các mục tiêu của doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp công nghiệp ta có thể
chia nhân tố ảnh hƣởng tới hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhƣ sau:
1.2.3.1. Nh

nh n tố kh ch quan

- Mơi trƣờng chính trị, pháp luật
Mơi trƣờng chính trị n định ln ln là tiền đề cho việc phát triển và mở
rộng các hoạt động đầu tƣ của các doanh nghiệp. Môi trƣờng pháp lý bao gồm luật,
các văn bản dƣới luật, các quy trình quy phạm kỹ thuật sản xuất tạo ra một hành
lang cho các doanh nghiệp hoạt động, các hoạt động của doanh nghiệp nhƣ sản xuất
kinh doanh cái gì, sản xuất bằng cách nào, bán cho ai ở đâu, nguồn đầu vào lấy ở
đâu đều phải dựa vào các quy định của pháp luật. Các doanh nghiệp phải chấp hành
các quy định của pháp luật, phải thực hiện các nghĩa vụ của mình với nhà nƣớc, với
xã hội và với ngƣời lao động nhƣ thế nào là do luật pháp quy định. Có thể nói luật
pháp là nhân tố kìm hãm hoặc khuyến khích sự tồn tại và phát triển của các doanh
nghiệp, do đó ảnh hƣởng trực tiếp tới các kết quả cũng nhƣ hiệu quả của các hoạt
động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp.
Nếu định hƣớng đúng và các cơng cụ quản lý hữu hiệu sẽ góp phần thúc đ y
cơng tác văn phịng. Những cơng cụ mang tính chất pháp lý của Nhà nƣớc vừa bảo
vệ vừa giúp cho hoạt động của doanh nghiệp. Đồng thời là căn cứ để văn phòng xây
dựng nội quy, quy chế nhằm thống nhất mọi hoạt động của cơ quan mình.
- Đối thủ cạnh tranh
Đối thủ cạnh tranh có ảnh hƣởng rất lớn đến việc nâng cao hiệu quả kinh
doanh của các doanh nghiệp đồng thời thúc đ y sự tiến bộ trong kinh doanh, tạo ra
động lực phát triển của doanh nghiệp.Hoạt động của các doanh nghiệp luôn tồn tại

14

đối thủ cạnh tranh. Để cạnh tranh một cách hiệu quả lành mạnh và lâu dài văn
phòng cần:
Văn phòng đ y mạnh với vai trò quảng bá thƣơng hiệu, thực hiện các hoạt
động về tiếp thị nhằm quảng bá thƣơng hiệu và các sản ph m của doanh nghiệp trên
thị trƣờng. Thực hiện tốt chính sách chất lƣợng đối với khách hàng để duy trì và
phát triển thƣơng hiệu, thị phần. Phát huy mọi nguồn lực, đ y mạnh hoạt động đối
ngoại, liên doanh, liên kết với các đối tác nƣớc ngoài để tiếp cận thị trƣờng quốc tế
rộng lớn hơn.
- Nhân tố Thị trƣờng
Nhân tố thị trƣờng ở đây bao gồm: Thị trƣờng đầu vào và thị trƣờng đầu ra
của doanh nghiệp.
Nhân tố thị trƣờng sẽ có tác động trực tiếp và mang tính quyết định q trình
tái sản xuất mở rộng của doanh nghiệp. Vậy văn phòng cần nhanh chóng thu thập
thơng tin kịp thời để hoach định chiến lƣợc cho lãnh đạo.
Đối với thị trƣờng đầu vào: Văn phịng cung cấp các yếu tố thơng tin cho q
trình sản xuất nhƣ ngun vật liệu, máy móc thiết bị... các yếu tố này tác động trực
tiếp đến giá thành sản ph m, tính liên tục và hiệu quả của q trình sản xuất.
Cịn đối với thị trƣờng đầu ra: Văn phòng hoach định báo cáo kết quả quyết
định doanh thu của doanh nghiệp trên cơ sở chấp nhận hàng hóa, dịch vụ của doanh
nghiệp.
Thị trƣờng đầu ra sẽ quyết định tốc độ tiêu thụ, tạo vòng quay vốn nhanh hay
chậm văn phịng đề ra những chính sách phù hợp tác động đến hiệu quả kinh doanh
của doanh nghiệp.
- Mối quan hệ và uy tín của doanh nghiệp trên thị trƣờng
Đây chính là tiềm lực vơ hình của doanh nghiệp tạo nên sức mạnh của doanh
nghiệp trong hoạt động kinh doanh của mình, nó tác động rất lớn tới sự thành bại
của việc nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Văn phịng giúp doanh nghiệp xây dựng thƣơng hiệu, hình ảnh, uy tín tốt về
doanh nghiệp liên quan đến hàng hóa, dịch vụ chất lƣợng sản ph m, giá cả, v.v...
Đây đƣợc xem là cơ sở tạo dựng sự quan tâm của khách hàng đến sản ph m của

15


doanh nghiệp, mặt khác sẽ tạo cho doanh nghiệp một ƣu thế lớn trong việc tạo
nguồn vốn, hay mối quan hệ với bạn hàng...
Với mối quan hệ rộng sẽ tạo cho doanh nghiệp nhiều cơ hội, nhiều đối tác vì
vậy hoạt động đối nội đối ngoại của văn phòng phải thật sự khơn khéo để doanh
nghiệp có thể lựa chọn đƣợc những cơ hội, phƣơng án kinh doanh tốt nhất cho
mình.
Vì vậy văn phịng cũng cần phải quan tâm đến nhiều khía cạnh khác nhau để
t ng hợp những phƣơng án hiểu quả nhằm thúc đ y doanh nghiệp có những hƣớng
đi đúng với thị trƣờng trong từng thời điểm và giai đoạn cụ thể.
- Khoa học kỹ thuật
Tình hình phát triển khoa học kỹ thuật cơng nghệ, tình hình ứng dụng của
khoa học kỹ thuật và công nghệ vào sản xuất của doanh nghiệp ảnh hƣởng tới trình
độ kỹ thuật công nghệ và khả năng đ i mới kỹ thuật cơng nghệ của doanh nghiệp do
đó ảnh hƣởng tới năng suất chất lƣợng sản ph m tức là ảnh hƣởng tới hiệu quả sản
xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Bộ phận văn phịng cần cấp nhật nhanh chóng
thơng tin công nghệ, đ y mạnh công tác hậu cần, đảm bảo trang thiết bị phục vụ cho
sản xuất.
1.2.3.2. Nh

nh n tố chủ quan

- Yếu tố con ngƣời
Con ngƣời là yếu tố quan trọng và có ảnh hƣởng trực tiếp đến hoạt động sản
xuất và kinh doanh. Vì vậy việc bố trí, sắp xếp và sử dụng nguồn nhân lực là yếu tố
quyết định đến quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Nếu nhân sự trong cơ quan
có sự hiểu biết, tạo điều kiện cho văn phịng thì văn phịng sẽ thực hiện tốt chức

năng và nhiệm vụ của mình.
- Quy mô và cơ cấu t chức của cơ quan đơn vị
Quy mô càng lớn, lĩnh vực hoạt động càng nhiều, các bộ phận hoạt động trên
địa bàn rộng thì cơng việc của văn phòng sẽ phức tạp và ảnh hƣởng đến hoạt động
sản xuất và kinh doanh. ơi vì văn phịng khơng thể cùng một lúc qn xuyến mọi
việc, cần có sự phối hợp của các bộ phận và chia nhỏ cơng việc của bộ phận văn
phịng, để các bộ phận khác có thể trợ giúp góp phần giảm nhẹ và đ y lùi đƣợc sự

16


gián đoạn. Thúc đ y sự phát triển của hoạt động sản xuất và kinh doanh.
- Quy chế hoạt động của cơ quan đơn vị
Quy chế quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của từng
bộ phận. Những quy định đó để quy định bộ phận, từng cá nhân thực thi cơng việc
của mình trong đó có văn phòng. Quy chế hoạt động ảnh hƣởng đến cơ cấu t chức
và nhiệm vụ cụ thể của văn phòng.
- Cơ sở vật chất kỹ thuật
Tình trạng trang bị cơ sở vật chất, kỹ thuật phục vụ cho công việc văn phịng
khơng chỉ làm các thao tác nghiệp vụ thuận lợi, nhanh chóng mà cịn tạo tâm lý
phấn khởi, thoải mái, u thích cơng việc. Các trang thiết bị văn phịng hiện đại, đầy
đủ sẽ góp phần bảo vệ sức khỏe tốt cho nguồn nhân lực văn phòng. Do vậy lãnh đạo
cơ quan thƣờng xuyên quan tâm đến công tác xây dựng, đào tạo, bồi dƣỡng nhân
lực trong văn phòng tạo điều kiện thuận lợi cho văn phòng hoạt động n định.
1.3. Kh i
h n t i côn

v

y TNHH Jhc

nh h nh h nh, h

iển của côn

yv v n

ViNa

Công ty TNHH Jhcos ViNa đáp ứng đầy đủ các điều kiện đăng ký kinh
doanh theo quy định của pháp luật hiện hành đã đƣợc Sở Kế hoạch và Đầu tƣ cấp
giấy phép đăng ký kinh doanh với mã số thuế là 2300796146 kể từ ngày 10/12/2013
và bắt đầu hoạt động. Tính đến nay công ty TNHH Jhcos ViNa đã thành lập hơn 6
năm.
Ngƣời đại diện theo pháp luật của công ty TNHH Jhcos ViNa là Choi
Kiyoung ngƣời sẽ là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và
nghĩa vụ phát triển từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tƣ
cách nguyên đơn, ngƣời có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trƣớc trọng tài, tòa án các
quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.
Công ty TNHH Jhcos ViNa đƣợc chia ra nhiều bộ phận, phòng ban khác
nhau. Mỗi bộ phận thực hiện một nhiệm vụ, chức năng khác nhau.Văn phòng là bộ
phận quan trọng trong quá trình hoạt động, là cầu nối cửa ngõ tạo ra sự thành công
trong doanh nghiệp.

17