Luận văn công tác soạn thảo văn bản hành chính tại UBND huyện đại từ tỉnh thái nguyên

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG

KHỐ LUẬN TỐT NGHIỆP
CƠNG TÁC SOẠN THẢO
VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
TẠI UBND HUYỆN ĐẠI TỪ TỈNH THÁI NGUN

Khố luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Người hướng dẫn
Sinh viên thực hiện
Mã số sinh viên, khoá, lớp

HÀ NỘI - 2017
: THS. TRẦN
THU HÀ
: PHẠM THỊ LAN HƯƠNG


: 1305QTVB026, 2013 - 2017,
ĐH.QTVP13B


LỜI CẢM ƠN
Em xin chân thành cảm ơn nhà trường và các giảng viên của trường Đại
học Nội vụ Hà Nội đã tạo điều kiện để chúng em có thể được đi kiến tập và thực
tập tại các cơ quan, văn phòng.
Em xin chân thành cảm ơn Phòng Nội vụ, Văn phòng UBND&HĐND
huyện Đại Từ (tỉnh Thái Nguyên) đã tiếp nhận em đến kiến tập và thực tập, tạo

điều kiện giúp đỡ, hướng dẫn em làm những công việc liên quan đến những kiến
thức em đã học tại trường hàng ngày để em có thể hồn thành khóa luận này. Em
cũng xin chân thành cảm ơn các giảng viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và
giảng viên hướng dẫn thực hiện khóa luận: Thạc sĩ Trần Thu Hà đã tận tình giảng
dạy để em có những kiến thức q báu, và qua đó em có thể hồn thành khóa
luận đồng thời áp dụng được vào công việc sau khi ra trường.
Do thời gian, trình độ, kiến thức, kinh nghiệm của em vẫn còn hạn chế nên
bài làm của em vẫn cịn những thiếu sót khơng thể tránh khỏi được. Vì vậy em rất
mong nhận được lời nhận xét, đóng góp ý kiến của các thầy cơ giáo để bài khóa
luận tốt nghiệp của em được hồn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên thực hiện

Phạm Thị Lan Hương
MỤC LỤC
A.
1.1..................................................................................................................
1.2.

Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, nguyên tắc làm việc của
3


UBND
B..............................................................................................................................
C.........................................................................................................................
A. PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
D.

Như chúng ta đã biết: Trong mỗi cơ quan đều có văn phòng. Văn

phòng là khu vực hoặc bộ phận hiện hữu trong tất cả các cơ quan, doanh nghiệp.
Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lí, tổng
hợp thơng tin phục vụ lãnh đạo. Văn phòng gồm 3 chức năng: chức năng tham
mưu lãnh đạo, chức năng giúp việc điều hành và chức năng hậu cần. Văn phòng
là một trung tâm dịch vụ hỗ trợ cho việc hoàn thành các chức năng chính của các
cơ quan, tổ chức do các phịng, ban, bộ phận khác đảm nhiệm. Một số vai trò chủ
yếu của văn phòng là:
E. - Trung tâm tiếp nhận, truyền đạt thơng tin, phối hợp các quy trình hoạt
động của cơ quan, tổ chức.
F.

Cánh tay đặc lực của các cấp quản lý cấp cao hỗ trợ thực hiện chính sách

quản lý, hỗ trợ đội ngũ cán bộ quản lý hoàn thành nhiệm vụ.
G. - Trung tâm hoạch định và kiểm soát các hoạt động đảm bảo thường nhật
(chỉ tiêu, định mức, quy trình,...)
H. - Trung tâm cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cho các phòng, ban chức năng
trong các hoạt động hoặc dự án chuyên biệt. v.v.
I.

Theo đó, nếu cơng tác văn phịng được thực hiện tốt sẽ đem lại hiệu

quả hoạt động cao của cơ quan tổ chức, giúp mọi hoạt động của tổ chức đi theo
đúng mục tiêu đã đề ra và giúp tổ chức ngày càng phát triển. Ngược lại, nếu cơng
tác văn phịng khơng được chú trọng thực hiện đúng hướng sẽ gây ra những hậu
quả khơn lường, có thể kéo cả một tổ chức đi xuống và dẫn đến nhiều khó khăn
hậu quả khơng mong muốn. Vì vậy, cơng tác văn phịng ln được các cơ quan,
tổ chức, doanh nghiệp. chú trọng, nó khơng chỉ đem lại lợi ích to lớn cho cơ

4


quan, tổ chức mà cịn góp phần vào thúc đẩy quá trình xây dựng đất nước giàu
mạnh, xã hội tiên tiến.
J.

Muốn thực hiện tốt cơng tác văn phịng địi hỏi phải có trí tuệ, năng

lực tư duy hiệu quả nhất của con người, mà muốn làm được điều đó cần phải có
q trình trau dồi kiến thức, rèn luyện, học hỏi và có thời gian cọ sát ngồi thực
tế để có kinh nghiệm.
K.

Trong văn phịng, đặc biệt là văn phịng của các cơ quan hành chính

Nhà nước, cơng tác soạn thảo văn bản hành chính là một cơng tác rất quan trọng.
Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ (hay ký
hiệu) nhất định. Tùy theo lĩnh vực hoạt động quản lý đối với các mặt đời sống xã
hội mà văn bản được sản sinh ra với các nội dung và hình thức khác nhau. Trong
đó, văn bản hành chính là loại văn bản mang tính thơng tin quy phạm Nhà nước,
cụ thể hóa việc thi hành văn bản pháp quy, giải quyết những vụ việc cụ thể trong
khâu quản lý.
L.

Văn bản hành chính được chia thành 2 loại chính sau:
M.

Văn bản hành chính cá biệt là phương tiện thể hiện các quyết định

quản lý của cơ quan quản lý hành chính nhà nước có thẩm quyền trên cơ sở
những quy định chung, quyết định quy phạm của cơ quan nhà nước cấp trên hoặc
quy định quy phạm của cơ quan mình nhằm giải quyết các cơng việc cụ thể.
N.

Văn bản hành chính ihơng thường là những văn bản mang tính

thơng tin điều hành nhằm thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật khác hoặc
dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi,
ghi chép cơng việc trong cơ quan, tổ chức. Hệ thống loại văn bản này rất đa dạng
và phức tạp.
O.

Văn bản hành chính có vai trị chủ yếu là cụ thể hóa văn bản quy

phạm pháp luật, hướng dẫn cụ thể các chủ trương, chính sách của nhà nước, hỗ
trợ cho q trình quản lý hành chính nhà nước và thơng tin pháp luật.
P.

Từ việc ban hành các chủ trương, chính sách, xây dựng chương

trình, kế hoạch cơng tác, chỉ đạo, điều hành thực hiện cho đến việc phản ánh tình
5


hình cơng tác, đề đạt ý kiến lên trên cấp trên, trao đổi công việc với các cơ quan,
đơn vị có liên quan... chủ yếu được thể hiện bằng hình thức văn bản, hay nói cách
khác đều được văn bản hóa. Văn bản là cơ sở pháp lý để tiến hành giải quyết
công việc, thực hiện chức năng, nhiệm vụ của bộ máy nhà nước nói chung, của
từng cơ quan nói riêng. Văn bản là cầu nối giữa Đảng, Nhà nước với quần chúng

nhân dân, giữa cơ quan cấp trên với cấp dưới, giữa Trung ương với địa phương
và giữa các cơ quan ngang cấp, cơ quan không cùng hệ thống với nhau. Văn bản
còn là sản phẩm phản ánh kết quả lao động của một tập thể hoặc của một cán bộ,
viên chức trong cơ quan, tổ chức.
Q.

Qua đó, chúng ta có thể thấy soạn thảo văn bản là công việc thường

xuyên và rất quan trọng trong hoạt động của các cơ quan, đặc biệt là các cơ quan
có chức năng hoạch định chủ trương chính sách, ban hành các quyết định quan
trọng như Chính phủ, các bộ , ngành, ủy ban nhân dân tỉnh, Ban chấp hành Trung
ương Đảng. Đây không phải là công tác nghiệp vụ thuần túy, mà là một cơng việc
mang cơng tác chính trị cao. Tóm lại, văn bản có vai trị rất quan trọng đối với
hoạt động quản lý, vì vậy trong hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức cần
coi trọng đúng mức công tác này.
R.

Để soạn thảo văn bản đúng chính xác, đảm bảo nội dung và hình

thức, tính pháp lý., người soạn thảo phải nắm vững các nội dung sau đây:
- Nắm vững chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà
nước
- Văn bản ban hành phải đúng thẩm quyền, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và phạm vi hoạt động của cơ quan.
- Nắm vững nội dung cần soạn thảo, phương thức giải quyết và công việc đưa
ra phải rõ ràng, phù hợp.
- Văn bản phải được trình bày đúng các yêu cầu về mặt thể thức theo quy
định của Nhà nước.
- Người soạn thảo văn bản cần nắm vững nghiệp vụ và kỹ thuật soạn thảo văn
bản dựa trên kiến thức cơ bản về quản lý hành chính Nhà nước và pháp

luật
6


S.

Qua thời gian kiến tập và thực tập tại UBND huyện Đại Từ tỉnh Thái

Nguyên, em đã được tiếp xúc với nhiều cơng tác văn phịng như soạn thảo văn
bản, văn thư lưu trữ, tổ chức hội họp,... Nhận thức được tầm quan trọng và vai trị
khơng thể thiếu của công tác soạn thảo văn bản trong các cơ quan tổ chức như đã
nêu ở trên, em xin chọn đề tài ”Cơng tác soạn thảo văn bản hành chính tại UBND
huyện Đại Từ - tỉnh Thái Nguyên” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề:
T.

Đã có những tác giả nghiên cứu về vấn đề soạn thảo văn bản như:
U. - Giáo trình Kỹ thuật soạn thảo văn bản. Tác giả: GS. TS. Nguyễn Đăng

Dung (Chủ biên) - PGS. TS. Nguyễn Hồng Anh TS. Võ Trí Hảo.
- Giáo trình Kỹ thuật soạn thảo văn bản và quản lý văn bản. Tác giả: ThS
Trần Thị Thu Hương, ThS Phạm Thanh Dũng, ThS Mang Văn Thới.
- Giáo trình Kỹ thuật soạn thảo và trình bày văn bản. Biên soạn: ThS. Vương
Thị Kim Thanh.
V.

Đã có một số đề tài nghiên cứu của sinh viên các trường về UBND huyện

Đại Từ, tỉnh Thái Nguyên:
- Báo cáo thực tế của sinh viên Nguyễn Thị Mai - Trường Đại học Khoa học

Thái Nguyên.
W.

Tuy nhiên đề tài ”Công tác soạn thảo văn bản hành chính tại UBND huyện

Đại Từ - tỉnh Thái Nguyên” do sinh viên Phạm Thị Lan Hương Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội thực hiện - là đề tài đầu tiên nghiên cứu về vấn đề thực trạng công
tác soạn thảo văn bản hành chính tại UBND huyện Đại Từ - tỉnh Thái Nguyên,
một số ưu nhược điểm và các giải pháp đưa ra nhằm tăng cường công tác soạn
thảo văn bản hành chính tại đây diễn ra đạt hiệu quả cao hơn.
3. Mục tiêu nghiên cứu
- Đề tài nghiên cứu của em nhằm làm rõ thực trạng công tác soạn thảo và ban
hành văn bản tại UBND huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên, những ưu điểm
và nhược điểm.
X. - Những giải pháp nhằm nâng cao công tác soạn thảo và ban hành văn bản
7


tại UBND huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Y. - Bộ phận nào chịu trách nhiệm công tác soạn thảo và ban hành văn bản
của cơ quan.
Z. - Những văn bản chỉ đạo về công tác soạn thảo văn bản hành chính do cơ
quan ban hành.
AA.

- Quy trình soạn thảo các loại văn bản hành chính tại cơ quan, ưu

điểm và nhược điểm.
AB.

- Số lượng văn bản hành chính do cơ quan soạn thảo và ban hành ra

trong một năm.
AC.

- Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của

UBND Huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên, những ưu điểm và hạn chế cần khắc
phục.
AD.

- Công tác thanh tra đánh giá về công tác soạn thảo văn bản hành

chính tại cơ quan.
AE.

- Ứng dụng công nghệ thông tin và lắp các trang thiết bị phục vụ

công tác soạn thảo văn bản tại cơ quan.
AF.- Nhận xét chung về những ưu điểm, nhược điểm về cơng tác soạn thảo
văn bản hành chính tại UBND huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên, nguyên nhân tại
sao và đưa ra những giải pháp nhằm tăng cường hiệu quả cơng tác soạn thảo văn
bản hành chính, khắc phục hạn chế trong soạn thảo văn bản hành chính tại
UBND huyện Đại Từ.
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
AG. Đối tượng nghiên cứu của đề tài: Công tác soạn thảo văn bản hành chính
tại UBND huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên. Cụ thể là trong thời gian từ năm 2015
- tháng 2 năm 2017.
AH. Phạm vi nghiên cứu:

AI. - Các cá nhân, bộ phận chịu trách nhiệm trong công tác soạn thảo văn bản
hành chính.
8


AJ.- Những văn bản chỉ đạo và việc thực hiện các văn bản chỉ đạo nhằm tăng
cường công tác soạn thảo văn bản hành chính tại UBND huyện Đại Từ tỉnh Thái
Ngun.
AK.

- Quy trình soạn thảo văn bản hành chính của cơ quan.

AL.

- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của cơ quan.

AM.

- Cơng tác kiểm tra đánh giá về công tác soạn thảo văn bản hành

chính.
AN.

- Ứng dụng CNTT và lắp các trang thiết bị phục vụ cơng tác soạn

thảo văn bản hành chính của cơ quan.
6. Giả thuyết nghiên cứu
AO.

Nếu đề tài nghiên cứu về Cơng tác soạn thảo văn bản hành chính tại

UBND huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên được áp dụng vào thực tế sẽ giúp cho
việc soạn thảo văn bản hành chính tại UBND huyện Đại Từ tránh được những sai
sót, tăng cường hiệu quả quản lý và giúp các công việc được giải quyết dễ dàng
hơn, phù hợp với chức năng nhiệm vụ quyền hạn của UBND huyện Đại Từ.
7. Phương pháp nghiên cứu
AP.

Em sử dụng những phương pháp nghiên cứu sau để hồn thành bài khóa

luận này:
AQ.

- Phương pháp thống kê số liệu tài liệu trong 2 năm 2015 và 2016.

AR.

- Phương pháp quan sát khoa học để có thể tìm ra những sai sót hạn

chế trong cơng tác soạn thảo văn bản hành chính nhằm đưa ra cách khắc phục.
AS.

- Phương pháp điều tra tìm kiếm những văn bản liên quan phục vụ

nội dung nghiên cứu.
AT.- Phương pháp mô tả về kỹ thuật soạn thảo văn bản và ứng dụng công nghệ
thông tin phục vụ soạn thảo và ban hành văn bản.
AU.

- Phương pháp phân tích các ưu nhược điểm trong công tác soạn

thảo văn bản và tổng kết để đưa ra các giải pháp.
8. Cấu trúc của đề tài
9


A. PHẦN MỞ ĐẦU
B. PHẦN NỘI DUNG
AV.

Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠNG TÁC SOẠN THẢO VĂN

BẢN HÀNH CHÍNH
AW. Chương 2: GIỚI THIỆU VỀ UBND HUYỆN ĐẠI TỪ TỈNH THÁI
NGUYÊN; THỰC TRẠNG CƠNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN
AY.

AX.
'•••
HÀNH CHÍNH TẠI UBND HUYỆN ĐẠI TỪ TỈNH THÁI NGUYÊN

Chương 3: GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI UBND
HUYỆN ĐẠI TỪ
C. PHẦN KẾT LUẬN
AZ.
PHẦN PHỤ LỤC

10

B. PHẦN NỘI DUNG
BA. Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠNG TÁC SOẠN THẢO VĂN
BẢN
HÀNH CHÍNH
1. Khái niệm về văn bản, văn bản hành chính, các loại văn bản hành
chính.
- Như chúng ta đã biết, văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin
bằng ngôn ngữ (hay ký hiệu) nhất định. Tùy theo lĩnh vực hoạt động quản
lý đối với các mặt đời sống xã hội mà văn bản được sản sinh ra với các nội
dung và hình thức khác nhau.
- Văn bản hành chính là loại văn bản mang tính thơng tin quy phạm Nhà
nước, cụ thể hóa việc thi hành văn bản pháp quy, giải quyết những vụ việc
cụ thể trong khâu quản lý.
BB. Văn bản hành chính được chia thành 2 loại chính sau:
BC. + Văn bản hành chính cá biệt là phương tiện thể hiện các quyết định
quản lý của cơ quan quản lý hành chính nhà nước có thẩm quyền trên cơ sở
những quy định chung, quyết định quy phạm của cơ quan nhà nước cấp trên
hoặc quy định quy phạm của cơ quan mình nhằm giải quyết các cơng việc cụ
thể. Bao gồm:
BD. Quyết định cá biệt;
BE. Chỉ thị cá biệt;
BF.

Nghị quyết cá biệt.

BG. Ví dụ: Quyết định nâng lương, quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen
thưởng, kỷ luật cán bộ công chức; Chỉ thị về phát động thi đua, biểu dương
người tốt việc tốt,...
BH. + Văn bản hành chính thơng thường là những văn bản mang tính

thơng tin điều hành nhằm thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật khác hoặc
dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi,
ghi chép cơng việc trong cơ quan, tổ chức. Hệ thống loại văn bản này rất đa dạng


và phức tạp, có thể phân thành 2 loại chính:
• Văn bản khơng có tên loại: Cơng văn là văn bản dùng để giao dịch về công

việc giữa các cơ quan đồn thể. Đối với loại văn bản này thì ở đầu văn bản
không thể hiện tên loại văn bản. Đây cũng là cách để phân biệt công văn
với loại văn bản hành chính khác.
BI. Ví dụ: Cơng văn đơn đốc, công văn trả lời, công văn mời họp, công
văn giải thích, cơng văn u cầu, cơng văn kiến nghị, cơng văn chất vấn.
• Văn bản có tên gọi: Thơng báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, đề án, chương

trình, kế hoạch, hợp đồng, các loại giấy (giấy đi đường, giấy giới thiệu,
giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm,...) các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo,
phiếu trình.). Những văn bản loại này thường thể hiện loại tên gọi cụ thể.
Ví dụ:
BJ. Báo cáo: Dùng để trình bày cho rõ tình hình hay sự việc. Ví dụ: Báo
cáo tuần, báo cáo tháng, báo cáo quý, báo cáo năm, báo cáo định kỳ, báo
cáo đột xuất, báo cáo chuyên đề, báo cáo hội nghị;
BK. Thơng báo: Báo cho mọi người biết tình hình hoạt động, tin tức liên
quan tới đơn vị bằng văn bản;
BL. Biên bản: Bản ghi chép lại những gì đã xảy ra hoặc tình trạng của
một sự việc để làm chứng về sau. Ví dụ: biên bản hội nghị, biên bản
nghiệm thu, biên bản hợp đồng, biên bản bàn giao.
BM. Văn bản hành chính có vai trị chủ yếu là cụ thể hóa văn bản quy phạm
pháp luật, hướng dẫn cụ thể các chủ trương, chính sách của nhà nước, hỗ trợ cho
q trình quản lý hành chính nhà nước và thông tin pháp luật.

- Soạn thảo và ban hành văn bản là trình tự các bước được sắp xếp khoa học
mà cơ quan quản lý nhà nước phải tiến hành trong công tác soạn thảo văn
bản theo đúng chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và phạm vi hoạt động.
2. Các yêu cầu chung khi soạn thảo văn bản hành chính
2.1. Yêu cầu về nội dung văn bản
- Văn bản phải có tính mục đích. Văn bản quản lý hành chính nhà nước được
ban hành với danh nghĩa là cơ quan Nhà nước nhằm đề ra các chủ trương,
chính sách hay giải quyết các vấn đề sự việc cụ thể thuộc chức năng,
nhiệm vụ của cơ quan đó. Do đó, khi soạn thảo tiến tới ban hành một văn
bản nào đó địi hỏi phải có tính mục đích rõ ràng. Yêu cầu này đòi hỏi văn


bản ban hành phải thể hiện được mục tiêu và giới hạn của nó, vì vậy trước
khi soạn thảo cần phải xác định rõ mục đích văn bản ban hành để làm gì?
nhằm giải quyết vấn đề gì? và giới hạn vấn đề đến đâu? kết quả của việc
thực hiện văn bản là gì?
BN.
- Văn bản phải có tính khoa học. Văn bản có tính khoa học phải
được viết ngắn gọn, đủ ý, rõ ràng, dễ hiểu, thể thức theo quy định của Nhà nước
và nội dung phải nhất quán. Một văn bản có tính khoa học phải đảm bảo:
BO.

+ Có đủ lượng thơng tin quy phạm và thơng tin thực tế cần thiết,

thông tin phải được xử lý và đảm bảo chính xác.
BP.

+ Logic về nội dung, bố cục chặt chẽ, nhất quán về chủ đề.

BQ.

+ Thể thức văn bản theo quy định của Nhà nước.

BR.

+ Đảm bảo tính hệ thống của văn bản.

- Văn bản phải có tính đại chúng. Văn bản phải được viết rõ ràng dễ hiểu để
phù hợp với trình độ dân trí nói chung để mọi đối tượng có liên quan đến
việc thi hành văn bản đều có thể nắm hiểu được nội dung văn bản đầy đủ.
Đặc biệt lưu ý là mọi đối tượng ở mọi trình độ khác nhau đều có thể tiếp
nhận được. Văn bản quản lý hành chính nhà nước có liên quan trực tiếp
đến nhân dân, nên văn bản phải có nội dung dễ hiểu, dễ nhớ, phù hợp với
trình độ dân trí, đảm bảo tối đa tính phổ cập, song không ảnh hưởng đến
nội dung nghiêm túc, chặt chẽ và khoa học của văn bản.
- Văn bản phải có tính bắt buộc thực hiện (tính cơng quyền) Nhà nước quản
lý xã hội bằng pháp luật, thông qua văn bản đề truyền đạt các chủ trương,
chính sách của Nhà nước. Vì vậy, văn bản phải có tính bắt buộc thực hiện
(quyền lực đơn phương). Tùy theo tính chất và nội dung, văn bản phản
ánh và thể hiện quyền lực nhà nước ở các mức độ khác nhau, đảm bảo cơ
sở pháp lý để Nhà nước giữ vững quyền lực của mình, truyền đạt ý chí của
cơ quan nhà nước tới nhân dân và các chủ thể pháp luật khác.
BS.

Để đảm bảo tính cơng quyền, văn bản phải được ban hành đúng thẩm

quyền, nếu ban hành trái thẩm quyền thì coi như văn bản đó là bất hợp pháp. Vì


vậy, văn bản phải có nội dung hợp pháp, được ban hành theo đúng hình thức và

trình tự do pháp luật quy định.
BT.

- Văn bản phải có tính khả thi. Đây là một yêu cầu đối với văn bản,

đồng thời là kết quả của sự kết hợp đúng đắn và hợp lý các yêu cầu về tính mục
đích, tính khoa học, tính đại chúng, tính cơng quyền. Ngồi ra, để các nội dung
của văn bản được thi hành đầy đủ và nhanh chóng, văn bản cịn phải có đủ các
điều kiện sau:
BU.

+ Nội dung văn bản phải đưa ra những yêu cầu về trách nhiệm thi

hành hợp lý, nghĩa là phù hợp với trình độ, năng lực, khả năng vật chất
của chủ thể thi hành.
BV.

+ Khi quy định các quyền cho chủ thể phải kèm theo các điều kiện

bảo đảm thực hiện các quyền đó.
BW.

+ Phải nắm vững điều kiện, khả năng mọi mặt của đối tượng thực

hiện văn bản nhằm xác lập trách nhiệm của họ trong các văn bản cụ thể.
Khi ban hành văn bản người soạn thảo phải tự đặt mình vào vị trí, hồn
cảnh của người thi hành thì văn bản mới có khả năng thực thi. Có nghĩa
là văn bản ban hành phải đảm bảo phù hợp với điều kiện kinh tế, phù
hợp với hoàn cảnh không gian và thời gian.
2.2.

BX.

Yêu cầu về thể thức văn bản
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao

gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành
phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể. Văn bản hành chính phải được
soạn theo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày quy định tại Nghị định số
09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung
một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của
Chính Phủ về cơng tác văn thư và theo quy định chung tại Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 về thể thức và kỹ thuật trình bày


văn bản hành chính (gọi tắt là Thơng tư 01) đảm bảo các tiêu chí:
BY.

- Khổ giấy

BZ.

- Định lề trang văn bản

CA.

- Kiểu trình bày

CB.

- Phơng chữ

CC. Về cơ bản văn bản bao gồm 03 phần: phần mở đầu, phần nội dung và
phần kết thúc với 9 yếu tố cơ bản sau đây:
- Quốc hiệu và tiêu ngữ
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
- Số, ký hiệu của văn bản
- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
- Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản
- Nội dung văn bản
- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
- Dấu của cơ quan, tổ chức
- Nơi nhận
CD. Ngồi ra cịn có thể có các thành phần khác:
CE. Dấu chỉ mức độ mật: Việc xác định và đóng dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật
hoặc mật), dấu thu hồi đối với văn bản có nội dung bí mật nhà nước được thực
hiện theo quy định tại Điều 5, 6, 7, 8 của Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm
2000.
CF.

Dấu chỉ mức độ khẩn: Tùy theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn

bản được xác định độ khẩn theo bốn mức sau: khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc, hỏa
tốc hẹn giờ. Khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá nhân soạn
thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định.
CG. Đối với những văn bản có phạm vi, đối tượng được phổ biến, sử dụng hạn
chế, sử dụng các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành như “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP


(HỘI NGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ”.
CH. Đối với cơng văn, ngồi các thành phần được quy định có thể bổ sung địa

chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (E-Mail); số điện thoại, số Telex, số
Fax; địa chỉ trang thông tin điện tử (Website).
CI.

Đối với những văn bản cần được quản lý chặt chẽ về số lượng bản phát

hành phải có ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành. Trường hợp
văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về phụ lục đó.
Phụ lục văn bản phải có tiêu đề; văn bản có từ hai phụ lục trở lên thì các phụ lục
phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã.
2.3.

Yêu cầu về ngôn ngữ văn bản

- Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu.
- Dùng từ ngữ phổ thông; không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước
ngồi nếu khơng thực sự cần thiết. Đối với thuật ngữ chun mơn cần xác
định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản.
- Khơng viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng. Đối với những từ, cụm
từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt nhưng các chữ
viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong ngoặc đơn ngay sau từ,
cụm từ đó.
- Việc viết hoa được thực hiện theo quy tắc chính tả tiếng Việt.
CJ.- Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, trích
yếu nội dung văn bản; số, ký hiệu văn bản; ngày, tháng, năm ban hành văn bản
và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (trừ trường hợp đối với luật và pháp
lệnh); trong các lần viện dẫn tiếp theo, có thể ghi tên loại và số, ký hiệu của văn
bản đó.
CK. Cần lưu ý một số điểm sau:
- Sử dụng thời hiện tại, quá khứ và tương lai đúng với nội dung mà văn bản

muốn thể hiện.
- Các hành vi của chủ thể pháp luật xảy ra ở những thời điểm khác nhau
- Các quy phạm pháp luật phần lớn chỉ áp dụng đối với các hành vi xảy ra
sau khi quy phạm pháp luật được ban hành có hiệu lực, trừ rất ít những
quy phạm có hiệu lực hồi tố.
- Khi diễn đạt một quy phạm pháp luật thì cần chú ý đến việc xác định thời
điểm hành vi mà quy định chúng ta cần soạn thảo sẽ điều chỉnh. Điều này
được thực hiện một cách chính xác nếu chúng ta sử dụng đúng các thời
q khứ, hiện tại, tương lai. Khơng ít các văn bản không chú ý đến vấn đề
này nên dễ dẫn đến sự hiểu sai và áp dụng sai các quy định được ban
hành.
- Bảo đảm độ chính xác cao nhất về chính tả và thuật ngữ.
- Cách diễn đạt một quy phạm pháp luật phải bảo đảm độ chính xác về chính
tả và thuật ngữ. Sai sót chính tả có thể xử lý được dễ dàng bởi đội ngũ
biên tập, sai sót về thuật ngữ thì chỉ có các nhà soạn thảo mới khắc phục
được.
- Khi soạn thảo văn bản, người soạn thảo có những tư tưởng riêng của mình
nên họ biết cần dùng thuật ngữ nào cho phù hợp, phản ánh đúng nội dung
các quy định cần soạn thảo.
2.4.
CL.

Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính nói chung
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản là trình tự các bước được

sắp xếp khoa học mà cơ quan quản lý nhà nước nhất thiết phải tiến hành trong
công tác xây dựng và ban hành văn bản. Tùy theo tính chất, nội dung và hiệu lực
pháp lý của từng loại văn bản mà có thể xây dựng một trình tự ban hành tương

ứng.
CM. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản gồm các bước sau:
CN. B1: Chuẩn bị


- Phân công soạn thảo: cơ quan đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo
- Xác định mục đích ban hành văn bản, đối tượng và phạm vi áp dụng của
văn bản
- Xác định tên loại văn bản
- Thu thập và xử lý thông tin
CO. B2: Lập đề cương, viết bản thảo
- Lập đề cương:
CP.

+ Đề cương văn bản là bản trình bày những nội dung chính thể hiện

nội dung văn bản
CQ.

+ Đề cương văn bản được xây dựng dựa trên cơ sở những vấn đề

được xác định trong mục đích và giới hạn của văn bản
CR.

+ Có thể xây dựng đề cương chi tiết hoặc sơ lược

- Viết bản thảo:
CS.

+ Dùng lời văn, câu chữ để cụ thể hóa những ý tưởng, những dự

kiến được xác lập ở đề cương
CT.

+ Khi viết bản thảo, cần phải bám sát đề cương, phân chia dung

lượng trong từng chương, mục, đoạn cho hợp lý. Sử dụng linh hoạt các
từ, cụm từ, liên kết các câu, đoạn đẻ văn bản trở thành một thể thống
nhất, trọn vẹn về nội dung và hình thức.
CU.

+ Kiểm tra, rà soát bản thảo: kiểm tra bố cục nội dung đã hợp lý

chưa, đầy đủ các ý cần trình bày chưa, các ý đã phù hợp với mục đích
ban hành văn bản chưa, ý trọng tâm của văn bản đã nổi bật hay chưa.
CV.

+ Kiểm tra về thể thức văn bản, ngơn ngữ diễn đạt và trình bày.

CW. B3: Trình duyệt, ký bản thảo
- Cơ quan, đơn vị soạn thảo văn bản trình hồ sơ trình duyệt dự thảo văn bản


lên cấp trên để xem xét thông qua.
- Hồ sơ trình duyệt bao gồm các giấy tờ sau:
CX.

+ Tờ trình hoặc phiếu trình dự thảo văn bản

CY.

+ Bản dự thảo

CZ.

+ Văn bản thẩm định (nếu có)

DA.

+ Bản tập hợp ý kiến tham gia (nếu có)

DB.

+ Các văn bản giấy tờ khác có liên quan (nếu có)

DC. B4: Hồn thiện thủ tục hành chính để ban hành văn bản
- Ghi số, ngày tháng năm ban hành văn bản
- Vào sổ văn bản đi, sổ lưu văn bản
- Kiểm tra lần cuối về thể thức văn bản
- Nhân bản văn bản đủ số lượng ban hành
- Đóng dấu cơ quan
- Bao gói và chuyển giao văn bản
DD. Với những văn bản quan trọng, ban hành kèm theo phiếu gửi văn bản, cần
tiếp tục theo dõi sự phản hồi của cơ quan nhận văn bản.
DE. Tóm lại, các cơng đoạn của trình tự ban hành một văn bản cụ thể có thể
được chi tiết hóa tùy theo tính chất, nội dung của từng văn bản cụ thể.
DF.

Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN

HÀNH CHÍNH TẠI UBND HUYỆN ĐẠI TỪ TỈNH THÁI NGUYÊN
1. Giới thiệu về UBND huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên
DG. 1
DH. .1. Đặc điểm về điều kiện tự nhiên và tài nguyên thiên nhiên huyện
Đại
DI.
• •
• ^7
•/ •
DJ. Từ tỉnh Thái Nguyên
DK. Vị trí địa lý:


DL. Đại từ là Huyện miền núi nằm ở phía Tây bắc của tỉnh Thái
Nguyên, cách Thành Phố Thái Nguyên 25 Km, phía Bắc giáp huyện Định Hố;
Phía nam giáp huyện Phổ n và Thành Phố Thái Ngun; Phía đơng giáp
huyện Phú Lương; Phía tây bắc và đơng nam giáp tỉnh Tuyên Quang và tỉnh Phú
Thọ.
DM. Huyện Đại Từ có nhiều đơn vị hành chính nhất tỉnh: 30 xã, thị trấn,
tổng diện tích đất tự nhiên tồn Huyện là 57.790 ha và 158.721 khẩu, có 8 dân
tộc anh em cùng chung sống: Kinh, tày, Nùng, Sán chay, Dao, Sán dìu, Hoa,
Ngái v.v..; Chiếm 16,58% về diện tích, 16,12% dân số cả tỉnh Thái Nguyên. Mật
độ dân số bình quân 274,65 người/km2.
DN. Là Huyện có diện tích lúa và diện tích chè lớn nhất Tỉnh ( Lúa
12.500 ha, chè trên 5.000 ha), Đại Từ cịn là nơi có khu du lịch Hồ Núi Cốc được
cả nước biết đến, đồng thời cũng là Huyện có truyền thống cách mạng yêu nước:
Có 169 điểm di tích lịch sử và danh thắng. Là đơn vị được Nhà nước hai lần
phong tặng danh hiệu anh hùng Lực lượng vũ trang.
DO. Điều kiện địa hình:
DP.

a) Về đồi núi: Do vị trí địa lý huyện Đại Từ được bao bọc xung

quanh bởi dãy núi:
DQ.

- Phía Tây và Tây Nam có dãy núi Tam đảo ngăn cách giữa Huyện

và tỉnh Vĩnh Phúc, Phú Thọ, độ cao từ 300 - 600m .
DR.

- Phía Bắc có dãy Núi Hồng và Núi Chúa.

DS.

- Phía đơng là dãy núi Pháo cao bình quân 150 - 300 m.

DT.

- Phía Nam là dãy núi Thằn Lằn thấp dần từ bắc xuống nam.

DU. b) Sông ngịi thuỷ văn:
DV.

- Sơng ngịi: Hệ thống sơng Cơng chảy từ Định Hoá xuống theo

hướng Bắc Nam với chiều dài chạy qua huyện Đại Từ khoảng 2km. Hệ thống
các suối, khe như suối La Bằng, Quân Chu, Cát Nê v.v... cũng là nguồn nước
quan trong cho đời sống và trong sản xuất của Huyện.

DW.

- Hồ đập: Hồ núi Cốc lớn nhất Tỉnh với diện tích mặt nước 769 ha,

vừa là địa điểm du lịch nổi tiếng, vừa là nơi cung cấp nước cho các Huyện Phổ
n, Phú Bình, Sơng Cơng, Thành phố Thái Ngun và một phần cho tỉnh Bắc
Giang. Ngồi ra cịn có các hồ: Phượng Hồng, Đồn Uỷ, Vai Miếu, Đập Minh
Tiến, Phú Xuyên, Na Mao, Lục Ba, Đức Lương với dung lượng nước tưới bình
quân từ 40 - 50 ha mỗi đập và từ 180 - 500 ha mỗi Hồ.
DX.

- Thuỷ văn: Do ảnh hưởng của vị trí địa lý, đặc biệt là các dãy núi

bao bọc Đại Từ thường có lượng mưa lớn nhất Tỉnh, trung bình lượng mưa hàng
năm từ 1.800mm - 2.000mm rất thuận lợi cho phát triển sản xuất nông lâm
nghiệp của Huyện ( đặc biệt là cây chè).
DY. Điều kiện khí hậu thời tiết: Do mưa nhiều khí hậu thường ẩm ướt
độ ẩm trung bình từ 70 - 80% , nhiệt độ trung bình hàng năm từ 22 - 27 0 ( là
miền nhiệt độ phù hợp cho nhiều loại cây trồng phát triển).
DZ. Về đất đai thổ nhưỡng: Tổng diện tích tự nhiên 57.848 ha. Trong
đó: đất nơng nghiệp chiếm 28,3%, đất Lâm nghiệp chiếm 48,43%; Đất chuyên
dùng 10,7%; Đất thổ cư 3,4%. Tổng diện tích hiện đang sử dụng vào các mục
đích là 93,8%, cịn lại 6,2% diện tích tự nhiên chưa sử dụng.
EA. Về tài nguyên - khoáng sản:
EB.

Tài nguyên rừng: Diện tích đất lâm nghiệp 28.020 ha, trong đó rừng

tự nhiên là 16.022 ha và rừng trồng từ 3 năm trở lên là 11.000 ha. Chủ yếu là

rừng phòng hộ, diện tích rừng kinh doanh khơng cịn hoặc cịn rất ít vì những
năm trước đây đã bị khai thác bừa bãi và tàn phá để làm nương rẫy.
EC.

Tài nguyên khoáng sản: Đại Từ được thiên nhiên ưu đãi phân bổ

trên địa bàn nhiều tài nguyên khoáng sản nhất Tỉnh, 15/31 xã, thị trấn có mỏ và
điểm quặng. Được chia ra làm 4 nhóm quặng chủ yếu sau:
ED.

- Nhóm khống sản là nguyên liệu cháy: Chủ yếu là than nằm ở 8

xã của Huyện: Yên Lãng, Hà Thượng, Phục Linh, Na Mao, Minh Tiến, An
Khánh, Cát Nê. Có 3 mỏ lớn thuộc Trung ương quản lý và khai thác: Mỏ Núi
Hồng, Khánh Hoà, Bắc làng Cẩm. Sản lượng khai thác hàng năm từ 10 đến 20


nghìn tấn/ năm.
EE.

- Nhóm khống sản kim loại:

EF.

+ Nhóm kim loại màu: Chủ yếu là thiếc và Vônfram nằm tập trung

chủ yếu ở xã Hà Thượng và rải rác ở một số xã khác trên địa bàn huyện.
EG.

+ Nhóm kim loại đen: Chủ yếu là Titan, sắt nằm rải rác ở các điểm

thuộc các xã phía Bắc của Huyện như Khôi Kỳ, Phú Lạc trữ lượng không
lớn lại phân tán.
- Nhóm khống sản phi kim loại: pyrit, barit, nằm ở rải rác các xã trong
Huyện, trữ lượng nhỏ, phân tán.
- Khống sản và vật liệu xây dựng: đất sét có trữ lượng lớn ở xã Phú Lạc,
khai thác cát sỏi dọc các con sơng Cơng và bãi bồi của dịng chảy.
EH. Về du lịch: Hiện đã hoàn thành xây dựng quy hoạch tổng thể phát
triển du lịch sinh thái sườn đơng dãy Tam Đảo, hồn thành quy hoạch chi tiết
khu du lịch chùa Tây Trúc xã Quân Chu, Cửa Tử xã Hồng Nơng, quy hoạch chi
tiết khu di tích lịch sử Lưu Nhân Chú. nhìn chung tiềm năng phát triển dịch vụ
du lịch ở Đại Từ đã và đang được quan tâm phát triển, đây là tiềm năng lớn của
Huyện cũng như của Tỉnh Thái Nguyên
EI. Nguồn nhân lực: Dân số Đại Từ hiện có 158.721 nhân khẩu (Trong
đó dân số nông nghiệp chiếm 94%; Thành thị: 6%). Dân số trong độ tuổi lao
động chiếm 56,5%.Lao động làm trong các Ngành nghề kinh tế chiếm 90,8%
(Trong đó: Nơng lâm nghiệp thuỷ sản chiếm 94,1%; Công nghiệp xây dựng
chiếm 4,1%; Dịch vụ chiếm 1,2%).
1.2.

Những lợi thế để phát triển kinh tế xã hội

- Lợi thế có tính chất quyết định và bền vững của Huyện là: Sự đồn kết nhất
trí của các dân tộc anh em trong Huyện, sự nhiệt tình cách mạng với sự
lãnh đạo vững vàng của đảng bộ Huyện, nhân dân các dân tộc trong
Huyện quyết tâm phấn dấu xây dựng nền kinh tế -xã hội phát triển về mọi
mặt.


- Có vị trí địa lý địa lý thuận lợi tạo điều kiện cho sự phát triển kinh tế - xã

hội của địa phương.
- Là Huyện có nhiều tài nguyên khống sản. Đây là nhân tố quan trọng hình
thành các cơ sở công nghiệp.
- Tiềm năng về du lịch cũng là một lợi thế để phát triển ngành dịch vụ
thương mại trên địa bàn.
1.3.

Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, nguyên tắc làm việc của

UBND huyện Đại Từ


EJ.


EK.

EL.

Ảnh 1: Một số hình ảnh về UBND huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên.