thực trạng và giải pháp nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Trường mầm non xã Kim Sơn – Huyện Lục Ngạn

PHẦN MỞ ĐẦU
1.Lý do chọn đề tài
Hiện nay trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước vấn đề soạn
thảo và quản lý văn bản của cơ quan là một vấn đề hết sức quan trọng và cần
được quan tâm một cách đúng mức. Việc soạn thảo và ban hành văn bản sẽ đảm
bảo cho hoạt động của cơ quan diễn ra một cách có hệ thống, đảm bảo hơn nữa
tính pháp quy, thống nhất chứa đựng bên trong các văn bản quản lý hành chính
nhà nước trong giải quyết công việc của cơ quan mình. Chính vì vậy việc quan
tâm đúng mực đến soạn thảo và quản lý văn bản sẽ góp phần tích cực vào việc
tăng cường hiệu lực của quản lý hành chính nói riêng và quản lý nhà nước nói
chung.
Là một học viên lớp Bồi dưỡng cán bộ quản lý giáo dục, đồng thời là một
cán bộ quản lý tại trường mầm non xã Kim Sơn , ý thức được tầm quan trọng và
sự cần thiết của việc tìm hiểu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản nên khi
học xong chuyên đề "Xây dựng và quản lý văn bản quản lý nhà nước trong giáo
dục và đào tạo", tôi đã chọn đề tài "thực trạng và giải pháp nâng cao chất lượng
công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Trường mầm non xã Kim Sơn –
Huyện Lục Ngạn" làm đề tài tiểu luận. Việc làm này không ngoài mục đích tìm
hiểu thực tế về công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại cơ quan, đánh giá
thực trạng và tìm hiểu nguyên nhân đồng thời bước đầu đưa ra một số giải pháp
nhằm góp phần nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại
trường mầm non xã Kim Sơn – Huyện Lục Ngạn – Tỉnh Bắc Giang.
2.Đối tượng, phạm vi và phương pháp nghiên cứu
- Tập trung nghiên cứu công tác soạn thảo tại Trường mầm non Kim Sơn
- Báo cáo chuyên đề chủ yếu sử dụng phương pháp thống kê, phân tích, khảo
sát thực tiễn, so sánh dựa trên các tài liệu thu thập được.
3. Bố cục
Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung của tiểu luận được chia thành ba
chương, gồm:
Chương 1. Văn bản và tầm quan trọng của văn bản trong Trường mầm non
Kim Sơn;

Chương 2. Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Trường
mầm non Kim Sơn;
Chương 3. Một giải pháp nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành văn
bản tại Trường mầm non Kim Sơn
PHẦN NỘI DUNG
Chương 1. VĂN BẢN VÀ VAI TRÒ CỦA VĂN BẢN HÌNH
THÀNH TRONG QUÁ TRÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA TRƯỜNG MẦM NON
KIM SƠN
1. Khái quát chung về văn bản quản lý nhà nước
1.1. Khái niệm văn bản
Theo nghĩa rộng, văn bản là “bản viết hoặc in, mang nội dung là những gì
cần được ghi để lưu lại làm bằng”, hoặc “chuỗi ký hiệu ngôn ngữ hay nói chung
những ký hiệu thuộc một hệ thống nào đó, làm thành một chỉnh thể mang một
nội dung ý nghĩa trọn vẹn”
(1)
; tác phẩm văn học hoặc khoa học, kỹ thuật; công
văn, giấy tờ, khẩu hiệu, băng ghi âm, bản vẽ… ở cơ quan, tổ chức được gọi
chung là văn bản. Khái niệm này được sử dụng một cách phổ biến trong nghiên
cứu về văn bản, ngôn ngữ học, văn học, sử dụng từ trước đến nay ở nước ta.
Theo nghĩa hẹp, văn bản được gọi chung là các công văn, giấy tờ, hồ sơ,
tài liệu,…
(2)
được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà
nước, các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức kinh tế. Theo nghĩa này, các loại
giấy tờ dùng để quản lý, điều hành hoạt động của các cơ quan, tổ chức như Nghị
quyết, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư, Báo cáo, Tờ trình, Đề án… đều được gọi là
văn bản. Khái niệm này được sử dụng rộng rãi trong các cơ quan, tổ chức.
1.2.Khái niệm văn bản quản lý nhà nước
Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý thành
văn (được văn bản hóa) do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm

quyền, trình tự, thủ tục và hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các mối quan hệ
quản lý nhà nước qua lại giữa các cơ quan nhà nước với nhau và giữa cơ quan
nhà nước với các tổ chức và công dân.
1.3.Khái niệm văn bản hành chính
2
Theo nghĩa rộng từ hành chính “thuộc phạm vi chỉ đạo, quản lý việc chấp
hành luật pháp, chính sách của Nhà nước”. Với nghĩa này, văn bản hành chính
là văn bản viết hoặc in, chứa đựng những thông tin có nội dung thuộc phạm vi
chỉ đạo, quản lý việc chấp hành luật pháp, chính sách của Nhà nước. Trong thời
đại hiện nay, văn bản hành chính có thể là bản viết hoặc in trên giấy, trên phim
nhựa, trên băng từ hoặc trong các file điện tử; nhưng hình thức phổ thông nhất là
in trên giấy.
2.Phân loại hệ thống văn bản quản lý nhà nước.
Văn bản quản lý Nhà nước là hệ thống những văn bản hình thành trong
hoạt động quản lý xã hội của Nhà nước, là công cụ biểu thị ý chí và lợi ích của
Nhà nước, đồng thời là hình thức chủ yếu để cụ thể hóa pháp luật. Theo Điều 4
của Nghị định số 110 /2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác
Văn thư, có thể phân loại văn bản quản lý Nhà nước gồm các hình thức như sau:
2.1.Văn bản quy phạm pháp luật.
“Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm
quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có quy tắc xử sự chung,
được Nhà nước đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo
định hướng xã hội chủ nghĩa”. (Điều 1, Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp
luật ngày 03/6/2008 thay thế Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm
1996 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật ban hành văn bản quy phạm
pháp luật năm 2002).
2.2.Văn bản hành chính.
2.2.1.Văn bản hành chính cá biệt:
Văn bản hành chính cá biệt (VBHCCB) là phương tiện thể hiện quyết định
quản lý do các cơ quan có thẩm quyền quản lý hành chính nhà nước ban hành

trên cơ sở những quyết định chung và quyết định quy phạm của cơ quan cấp trên
hoặc của cơ quan mình nhằm giải quyết các công việc cụ thể;
VBHCCB thường gặp là quyết định nâng lương, quyết định bổ nhiệm,
miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức; chỉ thị về việc phát động
phong trào thi đua, biểu dương người tốt việc tốt…
2.2.2.Văn bản hành chính thông thường:
3
Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông tin
điều hành nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dùng để giải
quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công
việc trong các cơ quan, tổ chức.
Đây là một hệ thống văn bản rất phức tạp và đa dạng, bao gồm hai loại
chính:
- Văn bản không có tên loại: công văn;
- Văn bản có tên loại: thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, đề án, chương
trình, kế hoạch, hợp đồng, các loại giấy (giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ
phép, giấy ủy nhiệm…), các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình…).
2.2.3.Văn bản chuyên ngành:
Đây là một hệ thống văn bản mang tính đặc thù thuộc thẩm quyền ban
hành của một số cơ quan nhà nước nhất định theo quy định của pháp luật. Những
cơ quan, tổ chức khác khi có nhu cầu sử dụng hệ thống văn bản này thì phải theo
quy định của các cơ quan đó, không được tùy tiện thay đổi nội dung và hình thức
của chúng.
Những loại văn bản này liên quan đến nhiều lĩnh vực chuyên môn khác
nhau như: tài chính, ngân hàng, giáo dục, y tế, văn hóa…
3. Hệ thồng văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của trường mầm
non Kim Sơn.
* Văn bản do cấp trên gửi xuống
* Văn bản do các cơ quan, tổ chức ngang cấp.
* Văn bản do cá nhân gửi tới

* Văn bản do nhà trường ban hành
4.Vai trò của văn bản trong hoạt động của trường
- Văn bản đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý nhà nước;
- Văn bản là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý nhà nước;
- Văn bản là phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo
và quản lý;
- Văn bản là công cụ xây dựng hệ thống pháp luật.
4
Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ
BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA TRƯỜNG MẦM NON KIM SƠN
1.Tình hình soạn thảo văn bản tại nhà trường
Trong thời gian qua, công tác soạn thảo văn bản của Nhà trường cơ bản đã
đảm bảo giải quyết được các nhiệm vụ được giao. Trình tự, thủ tục soạn thảo văn
bản được thực hiện theo quy định của pháp luật, luôn tác động đến mọi mặt của
đời sống xã hội và là cơ sở pháp lý quan trọng cho các hoạt động cụ thể của Nhà
trường.
Trường mầm non Kim Sơn hoạt động theo chế độ Thủ trưởng, có Hiệu trưởng
và các Phó hiệu trưởng phụ trách các lĩnh vực và giúp việc cho Hiệu trưởng. Cơ
cấu tổ chức của Nhà trường chia ra làm các bộ phận, mỗi bộ phận phụ trách
những công việc, nhiệm vụ riêng. Trong quá trình giải quyết công việc của mình,
các bộ phận sẽ có nhiệm vụ soạn thảo văn bản liên quan đến phạm vi, trách
nhiệm giải quyết công việc đó.
Nhiệm vụ của phòng, ban, bộ phận chuyên môn là tham mưu, giúp việc và
hậu cần cho Hiệu trưởng, nên các văn bản được soạn thảo chủ yếu là các văn bản
hành chính. Các văn bản hành chính thường soạn thảo là bao gồm các văn bản
sau: quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), thông cáo, thông báo, chương trình, kế
hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công
điện, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép,
giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển.
2. Quy trình soạn thảo văn bản hành chính

Trình tự soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của Nhà trường đã đảm
bảo được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của Chính
phủ về công tác văn thư. Qua đó Văn phòng đã cụ thể hóa quy định vào trong
hoạt động của mình, quá trình soạn thảo văn bản hành chính của Nhà trường bao
gồm các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo
Khi cán bộ được phân công soạn thảo văn bản, đầu tiên phải xác định hình
thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo
Thu thập, xử lý các thông tin có liên quan tới nội dung văn bản (thông tin quá
khứ, thông tin thực tiễn, thông tin dự báo và thông tin pháp luật).
Bước 2: Soạn thảo văn bản
Đảm bảo thể thức theo quy định về soạn thảo văn bản của Thông tư liên tịch
số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 hướng dẫn về thể thức và kỹ
5
thuật trình bày văn bản. Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm
2011 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành
chính Trong trường hợp cần thiết người soạn thảo có thể đề xuất với người lãnh
đạo cơ quan việc tham khảo ý kiến các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có liên
quan; nghiên cứu tiếp thu để hoàn chỉnh bản thảo.
Bước 3: Trình duyệt bản thảo kèm theo tài liệu có liên quan
Bản thảo do người có thẩm quyền (người ký văn bản) duyệt. Trường hợp có
sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệt xem
xét, quyết định.
Bước 4: Đánh máy, nhân bản
Đánh máy đúng nguyên bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản. Nhân bản đúng số lượng quy định ở mục “Nơi nhận” văn bản. Người đánh
máy phải giữ bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản đúng
thời gian quy định của người lãnh đạo cơ quan. Trong trường hợp nếu phát hiện
có lỗi của bản thảo đã được duyệt, người đánh máy báo lại cho người duyệt văn
bản hoặc người thảo văn bản biết để kịp thời điều chỉnh.

Bước 5: Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản phải
kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản mà mình
soạn thảo.
Chánh Văn phòng; người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ
quan quản lý công tác văn thư phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức,
thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản.
Bước 6: Ký chính thức văn bản
Văn bản đã được hoàn chỉnh, kiểm tra, trình người có thẩm quyền ký theo
quy định phân công của người đứng đầu cơ quan (người đã duyệt bản thảo).
Bước 7: Phát hành văn bản tại văn thư cơ quan
Văn bản sau khi ký chính thức chuyển cho văn thư cơ quan, cán bộ văn thư
thực hiện các công việc sau:
- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu
và ngày, tháng, năm của văn bản.
- Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có).
- Đăng ký vào sổ công văn đi.
- Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. Văn bản
đã làm thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký,
chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo.
6
- Lưu văn bản đã phát hành: mỗi văn bản lưu ít nhất hai bản chính: một bản
lưu tại văn thư cơ quan, một bản lưu ở đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo.
Nhà trường soạn thảo các văn bản hành chính trong thời gian qua đã đảm bảo
được các yêu cầu về quy trình, trình tự các bước khi soạn thảo. Qua đó, góp phần
nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng mà các văn bản soạn thảo ra trong quá trình
ban hành văn bản của mình. Việc soạn thảo văn bản của Nhà trường cũng dựa
trên các nguyên tắc cơ bản như: nguyên tắc đảm bảo tính pháp lý; nguyên tắc
đảm bảo tính khoa học; nguyên tắc đảm bảo tính đại chúng; nguyên tắc đảm bảo
tính khả thi

3. Những tồn tại và hạn chế trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản
của Nhà trường
3.1.Về xác định thẩm quyền ban hành văn bản: cả về nội dung lẫn hình thức
của cơ quan soạn thảo của Nhà trường còn chưa thống nhất. Nội dung quy định
trong các văn bản đã được soạn thảo có tính khả thi cao, tuy nhiên còn một số
văn bản do quá trình xây dựng chưa thực tế nên tính khả thi còn bị hạn chế.
3.2.Về quy trình xây dựng và ban hành văn bản: văn bản được soạn thảo của
Nhà trường nhìn chung đã tuân thủ theo các bước của quy trình xây dựng và ban
hành văn bản. Bên cạnh đó, do yêu cầu của công việc, tính giải quyết nhanh một
vấn đề nào đó mà nhiều khi các bước không được tiến hành hoàn chỉnh. Điều
này cũng sẽ ảnh hưởng một phần đến chất lượng của văn bản được soạn thảo.
3.3. Về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản: lỗi sai chủ yếu về thể thức của văn
bản là số, ký hiệu văn bản, ở phần nơi nhận; kỹ thuật trình bày văn bản còn chưa
thống nhất về cỡ chữ, kiểu chữ, định lề văn bản… Có nhiều văn bản sai về thể
thức, kỹ thuật trình bày văn bản của Nhà trường chủ yếu vì chưa có sự thống
nhất của các chủ thể, cơ quan soạn thảo trong việc thực hiện theo quy định về thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP
ngày 06/5/2005 và Thông tư 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ ban hành ngày
19/01/2011 hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Đồng
thời, Văn phòng cần tiến tới tiêu chuẩn hóa các văn bản quản lý của mình.
3.4.Về văn phong, ngôn ngữ của văn bản: công tác soạn thảo văn bản của Nhà
trường là do các bộ phận soạn thảo, mỗi bộ phận có những chuyên viên phụ
trách về các lĩnh vực cụ thể. Việc soạn thảo văn bản cũng phụ thuộc vào nhiệm
vụ của các lĩnh vực đó nên mỗi chuyên viên sẽ soạn thảo văn bản liên quan đến
7
nhiệm vụ của mình dưới sự quản lý, điều hành của người lãnh đạo. Do đó, sẽ tồn
tại những lỗi chủ quan của người soạn thảo đến nội dung của văn bản như: sử
dụng từ không đảm bảo tính chất văn phong hành chính; tiếng lóng, từ địa
phương; tự tiện ghép từ, ghép nghĩa; hành văn không được rõ ràng… Bên cạnh
đó còn một số lỗi như: lỗi về vần, thanh điệu, viết hoa, viết tắt tùy tiện không

khoa học… Cần quan tâm đến văn phong hành chính trong quá trình soạn thảo
văn bản của mình và sử dụng đúng đắn, chuẩn mực.
3.5. Nguyên nhân của những hạn chế
- Thiết bị kỹ thuật phục vụ cho quá trình soạn thảo và quản lý văn bản: các
phương tiện được sử dụng vào quá trình cơ giới hóa và tự động hóa việc soạn
thảo và quản lý văn bản chưa đáp ứng yêu cầu trong giai đoạn hiện nay. Thiết bị
phục vụ cho soạn thảo; thiết bị để nhân bản; thiết bị để truyền đạt thông tin trong
văn bản; thiết bị phục vụ cho việc bảo quản, lưu trữ văn bản; thiết bị tìm kiếm
văn bản còn thiếu và đang ở mức lạc hậu.
- Lề lối làm việc trong cơ quan nhà nước của chúng ta thể hiện rõ của cơ
chế quan liêu, bao cấp cho nên những sản phẩm của hoạt động quản lý này là
những văn bản được ban hành thiếu quy cũ, chồng chéo lẫn nhau, khối lượng lớn
nhưng chất lượng thông tin chứa trong đó thấp, nhiều văn bản trùng lặp, thừa,
không có hiệu lực.
- Hệ thống thuật ngữ, các nghiên cứu về văn phong trong văn bản hành
chính của chúng ta cũng còn nhiều điều chưa được làm sáng tỏ. Ảnh hưởng đến
việc sử dụng từ ngữ, văn phong tùy tiện, khó hiểu, không được giải thích rõ ràng,
làm cho văn bản hạn chế tính khả thi.
- Sự nhận thức chưa đầy đủ của nhiều ngành, nhiều cấp, nhiều cán bộ quản
lý, soạn thảo về vai trò, chức năng của văn bản và hệ thống các văn bản. Năng
lực, trình độ của cán bộ công chức nhằm đáp ứng công tác soạn thảo, thẩm định,
kiểm tra và xử lý văn bản còn nhiều hạn chế; việc mở các lớp tập huấn về nghiệp
vụ soạn thảo, kiểm tra, quản lý và xử lý văn bản chưa đạt hiệu quả cao, chưa
được chú trọng.
Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT
LƯỢNG SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI TRƯỜNG MẦM
NON KIM SƠN
8
Chất lượng, hiệu quả của văn bản quản lý hành chính nhà nước thông qua
nhiều tiêu chí khác nhau, song cơ bản vẫn là các tiêu chí như: văn bản phải được

phản ánh được nhiệm vụ chính trị của địa phương; được ban hành đúng thẩm
quyền; điều chỉnh được thực tiễn xã hội; hợp với lòng dân. Việc soạn thảo và
quản lý văn bản cũng đóng một ý nghĩa quan trọng trong quá trình quản lý, điều
hành của cơ quan khi ban hành ra một văn bản quản lý hành chính nhà nước.
Dưới đây là một số giải pháp nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả soạn thảo và quản
lý văn bản của Nhà Trường.
1. Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn bản
Việc tuân thủ về thẩm quyền về nội dung và hình thức cũng là một yêu cầu
cấp thiết, đòi hỏi Nhà trường phải nghiêm chỉnh chấp hành. Tại Nhà trường cần
coi trọng thẩm quyền ký các văn bản hành chính thông thường, đòi hỏi phải
được quy định chặt chẽ và cụ thể đối với các chủ thể ban hành.
Với các văn bản hành chính thông thường mà Nhà trường thường soạn thảo
như: công văn hành chính, thông báo, thông cáo, báo cáo, tờ trình, kế hoạch, đề
án, phương án, chương trình, hợp đồng, biên bản, công điện, giấy chứng nhận,
giấy ủy nhiệm, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy giới thiệu, phiếu gửi, giấy
mời cũng phải đòi hỏi tuân thủ nghiêm ngặt thẩm quyền về hình thức và nội
dung khi soạn thảo văn bản. Có những quy định cụ thể về thẩm quyền ký các
loại văn bản. Trong quá trình xây dựng và ban hành, chủ thể ban hành, cá nhân,
đơn vị soạn thảo cần lưu ý về việc sử dụng các hình thức văn bản hành chính
thông thường.
2. Đảm bảo về trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn bản
Trường mầm non chủ yếu ban hành các văn bản hành chính thông thường
trong giải quyết các công việc của mình. Chính vì vậy, chủ thể ban hành, cá
nhân, đơn vị soạn thảo phải đảm bảo trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn
bản của Nhà trường là rất cần thiết và quan trọng bởi vì một mặt, đảm bảo tính
hợp pháp và hợp lý của của văn bản, mặt khác đây là điều kiện quan trọng quyết
định chất lượng của một văn bản.
Tại Trường mầm non Kim Sơn, cho đến nay chưa có một văn bản nào quy
định cụ thể, chi tiết về trình tự, thủ tục ban hành văn bản quản lý nhà nước, hầu
hết các văn bản quản lý nhà nước được ban hành chủ yếu dựa trên quy định pháp

luật của cơ quan nhà nước cấp trên. Việc các cơ quan nhà nước phải xác định
9
một trình tự, thủ tục cho việc xây dựng và ban hành văn bản quản lý nhà nước
nói chung là rất khó, đặc biệt Nhà trường là một đơn vị nhỏ trong hệ thống giáo
dục. Tùy theo tính chất, nội dung và hiệu lực pháp lý của từng loại văn bản mà
có thể xây dựng một quy trình ban hành sao cho thích hợp.
Quy trình chi tiết cho việc soạn thảo một văn bản hành chính được xây dựng
dựa trên yêu cầu thực tế đặt ra đối với văn bản đó. Tuy nhiên có thể khái quát
quy trình này bao gồm các bước cơ bản sau:
Bước 1: Xác định mục đích và nội dung các vấn đề cần văn bản hóa. Xác
định tên loại văn bản và đối tượng của văn bản;
Bước 2: Xây dựng dự thảo trên cơ sở các thông tin có chọn lọc; hoàn thiện
bản thảo về thể thức, ngôn ngữ;
Bước 3: Thông qua lãnh đạo;
Bước 4: Xử lý kỹ thuật, ký văn bản và ban hành theo thẩm quyền quy định.
3. Thực hiện đúng quy định của nhà nước về thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản
- Về thực hiện đúng quy định của nhà nước về thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản theo thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011
4 Nâng cao trình độ cán bộ soạn thảo
Đối với cơ quan, đơn vị quản lý và sử dụng cán bộ, công chức, viên chức làm
công tác soạn thảo và quản lý văn bản : cần phải xây dựng kế hoạch tập huấn,
bồi dưỡng, cử cán bộ đi đào tạo về chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn bản với
những hình thức phong phú, hiệu quả, tiết kiệm nhằm đáp ứng yêu cầu của hoạt
động soạn thảo và quản lý văn bản của cơ quan, đơn vị mình. Cần phải có chế độ
khuyến khích, ưu đãi đối với đội ngũ cán bộ công chức này, có chính sách hỗ trợ
kịp thời và thỏa đáng về kinh phí cũng như thiết bị kỹ thuật, cơ sở vật chất phục
vụ công tác soạn thảo và quản lý văn bản của cán bộ công chức.
Đối với cán bộ công chức, viên chức làm công tác soạn thảo và quản lý văn
bản: cần phải cập nhật liên tục những thông tin, quy định mới nhất về công tác

soạn thảo, quản lý văn bản của các cơ quan nhà nước cấp trên, tuân thủ các
nguyên tắc, quy định của pháp luật hiện hành. Bên cạnh đó không ngừng tăng
cường trách nhiệm của cán bộ công chức nhằm phát huy những tích cực và hạn
chế trong công tác của mình.
10
Để đảm bảo tốt các giải pháp mà báo cáo đã nêu ở trên, đòi hỏi
Trường mầm non Kim Sơn tăng cường hơn nữa về hỗ trợ kinh phí cho công
tác soạn thảo và quản lý văn bản tại Nhà trường. Đồng thời đầu tư trang bị và
nâng cấp các thiết bị và nâng cấp các thiết bị kỹ thuật như: thiết bị phục vụ
cho việc soạn thảo văn bản; thiết bị để nhân bản; thiết bị phục vụ cho việc
quản lý lưu trữ văn bản; thiết bị tìm kiếm văn bản nhằm đáp ứng yêu cầu của
công cuộc đổi mới và yêu cầu quản lý của thực tiễn xã hội.
5.Tăng cường kiểm tra, rà soát hệ thống văn bản ban hành
-Thường xuyên kiểm tra , rà soát các loại công văn, văn bản, các quyết định,
thông báo của trường ban hành. Chú ý kỹ thuật trình bày; thể thức văn bản, quy
trình ban hành; công tác lưu trữ văn bản đi, đến; thiết lập cách sắp xếp hồ sơ.
PHẦN KẾT LUẬN
Văn bản quản lý nhà nước của Nhà trường, một mặt nó cụ thể hóa các văn
bản quản lý nhà nước của cấp trên; mặt khác là cơ sở pháp lý, là công cụ quản lý
hữu hiệu, là phương tiện để truyền đạt các thông tin của Nhà trường đối với các
cá nhân, đơn vị liên quan . Trong thời gian qua, các văn bản do Nhà Trường ban
hành có một sự đóng góp không nhỏ đối với sự phát triển ngành giáo dục địa
phương nói chung và trường mầm non Kim Sơn nói riêng. Điều này không ai có
thể phủ nhận. Thế nhưng, việc soạn thảo và quản lý văn bản của Nhà trường vẫn
còn bộc lộ một số thiếu sót, hạn chế nhất định như đã trình bày ở trên
Qua đánh giá về công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại đây, chuyên đề đã đề
xuất một số ý kiến nhằm góp phần vào việc nâng cao chất lượng của việc soạn
thảo và quản lý văn bản hành chính thông thường mà Nhà trường thường xuyên
ban hành.
Trong báo cáo chuyên đề này của em chỉ tập trung vào “Thực trạng và giải pháp

nâng cao công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Trường mầm non Kim Sơn”
nên đối tượng và phạm vi nghiên cứu chỉ trong hoạt động của Nhà trường. Qua
đánh giá về công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại đây, chuyên đề đã đề xuất
một số ý kiến nhằm góp phần vào việc nâng cao chất lượng của việc soạn thảo
và quản lý văn bản hành chính thông thường mà Nhà trường thường xuyên ban
hành. Song, bất kỳ giải pháp nào cũng có xuất phát điểm từ con người và phục
vụ con người tốt hơn. Hoạt động của các cơ quan nhà nước là để phục vụ cho lợi
ích, nhu cầu về đời sống của nhân dân làm thúc đẩy kinh tế phát triển hơn nữa.
Mà văn bản do cơ quan nhà nước ban hành ra chủ yếu phục vụ cho chính những
11
lợi ích chính đáng đó của người dân. Do đó, Nhà trường mà cán bộ công chức,
viên chức của cơ quan là những chủ thể trực tiếp nhất thực hiện trách nhiệm,
quyền hạn của mình trong giải quyết các công việc phục vụ cho nhu cầu, lợi ích
của nhân dân thông qua việc ban hành các văn bản quản lý nhà nước. Chỉ có khi
nào và ở đâu cán bộ công chức, viên chức một lòng quyết tâm thực hiện cải cách
hành chính thì ở đó nền hành chính mới thật sự chuyển đổi và vấn đề nâng cao
chất lượng của văn bản quản lý nhà nước cũng là một trong những nội dung
quan trọng của cải cách hành chính.
Qua được nghiên cứu và làm tiểu luận chuyên đề này giúp bản thân em nhận ra
được những sai xót trong quá trình soạn thảo, quy trình ban hành văn bản, về thể
thức, kỹ thuật trình bày văn bản, Từ đó làm bài học kinh nghiệm thiết thực cho
bản thân. Nâng cao trình độ soạn thảo, ban hành, thể thức, kỹ thuật trình bày văn
bản, để thực hiên tốt hơn, có hiệu quả cao hơn trong việc chỉ đạo nhà trường
bằng các văn bản.
Trên đây là toàn bộ nội dung nghiên cứu đề tài của em rất mong được sự đóng
góp của thầy cô và các bạn để đề tài của em được hoàn thiện hơn.
Em xin trọng cảm ơn!
Ngày 18 tháng 8 năm 2014
NGƯỜI VIẾT
Giáp Thị Hồng Huệ

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1, PGS.TS Vương Đình Quyền “Lý luận và phương pháp công tác văn thư”,
NXB Đại học Quốc Gia Hà Nội, Hà Nội, 2006.
12
2,, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công
tác văn thư
3, Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCN ngày 06/5/2005 của Bộ
Nội vụ và Văn phòng Chính phut hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản.
4, Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
MỤC LỤC
Nội dung Trang
MỞ ĐẦU : 1. Lý do chọ đề tài
2. Đối tượng, phạm vi, phương pháp nghiên cứu
3. Bố cục
13
NỘI DUNG
Chương 1: Văn bản và vai trò của văn bản hành chính trong quá
trình hoạt động của trường mầm non Tân Mộc
2. Khái quát chung về văn bản quản lý nhà nước
3. Phân loại, hệ thống văn bản quản lý nhà nước
4. Vai trò của văn bản trong hoạt động nhà trường
Chương 2: Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản
của trường mầm non Tân Mộc
1. Tình hình soạn thảo văn bản tại Trường mầm non Tân Mộc
2. Quy trình soạn thảo văn bản
3. Những tồn tại và hạn chế trong công tác soạn thảo và ban hành
văn bản
Chương 3: Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác soạn

thảo và ban hành văn bản của Trường mầm non Tân Mộc
1. Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn bản
2. Đảm bảo về trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn bản
3. Thực hiện đúng quy định của nhà nước về thể thức, kỹ thuật
trình bày văn bản
4. Nâng cao trình độ của cán bộ soạn thảo
5. Tăng cường kiểm tra, rà soát hệ thống ban hành văn bản
Kết luận
Danh mục tài liệu tham khảo
SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BẮC GIANG
TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGÔ GIA TƯ
14
BÁO CÁO TIỂU LUẬN CUỐI KHÓA
KHÓA BỒI DƯỠNG CÁN BỘ QUẢN LÝ GIÁO DỤC
THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC
SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
Người thực hiện: Nguyễn Thị Chúc
Đơn vị công tác: Trường mầm non Tân Mộc
Lớp: Quản lý mầm non 2, khóa năm 2014
15
16