Luận văn hoạt động của văn phòng trong sản xuất và kinh doanh tại công ty TNHH jhcos vina

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG

KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP
HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHỊNG TRONG
SẢN XUẤT
VÀ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH
JHCOS VINA,
TỈNH BẮC NINH
Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG
Người hướng dẫn

: THS. TRƯƠNG THỊ MAI

Sinh viên thực hiện

ANH : HÀ THỊ LAN

Mã số sinh viên

: 1605QTVD027

Khóa

: 2016-2020
: 1605QTVD

HÀ NỘI - 2020

LỜI CẢM ƠN
Thực hiện đề tài khóa luận tốt nghiệp để hoàn thành mục
tiêu ra trường, sau ba tháng cố gắng, miệt mài em đã hồn thành
Khóa luận tốt nghiệp với đề tài “ Hoạt động của văn phòng trong
sản xuất và kinh doanh tại công ty TNHH Jhcos ViNa”.
Để hoàn thành nhiệm vụ được giao, ngoài sự nỗ lực học
hỏi của bản thân cịn có sự hướng dẫn tận tình của thầy cơ, cơ
chú, anh chị tại các doanh nghiệp.
Em chân thành cảm ơn cô giáo - ThS Trương Thị Mai
Anh, người đã hướng dẫn cho em trong suốt thời gian thực tập.
Mặc dù cô bận đi nhiều việc nhưng không ngần ngại chỉ dẫn em,
định hướng đi cho em, để em hoàn thành tốt nhiệm vụ. Một lần
nữa em chân thành cảm ơn cô và chúc cô dồi dào sức khoẻ.
Xin cảm ơn tất cả các bạn bè, thư viện, doanh nghiệp,
cơng ty đã giúp đỡ, dìu dắt em trong suốt thời gian qua. Tất cả
các mọi người đều nhiệt tình giúp đỡ, đặc biệt ở Cơng ty TNHH
Jhcos ViNa, mặc dù số lượng công việc của công ty ngày một
tăng lên nhưng công ty vẫn dành thời gian để hướng dẫn rất
nhiệt tình.
Tuy nhiên vì kiến thức chun mơn cịn hạn chế và bản
thân cịn thiếu nhiều kinh nghiệm thực tiễn nên nội dung của
Khóa luận khơng tránh khỏi những thiếu xót, em rất mong nhận
sự góp ý, chỉ bảo thêm của q thầy cơ cùng tồn thể cán bộ,
công nhân viên tại các doanh nghiệp để đề tài này được hoàn
thiện hơn.
Một lần nữa xin gửi đến thầy cô, bạn bè cùng các cô chú,
anh chị tại các doanh nghiệp lời cảm ơn chân thành và tốt đẹp
nhất!

LỜI CAM ĐOAN
Tơi xin cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu của riêng tôi và được sự
hướng dẫn một cách khoa học của ThS. Trương Thị Mai Anh. Các nội dung nghiên
cứu, kết quả trong đề tài này là trung thực và chưa cơng bố dưới bất kỳ hình thức nào
trước đây. Các số liệu trong bảng biểu phục vụ cho việc phân tích, nhận xét , đánh
giá được chính tác giả thu thập từ các nguồn khác nhau đều trích dẫn đầy đủ nguồn
gốc.
Nếu có bất kỳ sự gian lận nào tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm về nội dung
của khóa luận tốt nghiệp.
Hà Nội, ngày tháng năm 2020
Sinh viên

HÀ THỊ LAN


STT
1

BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT
Từ viết tắt
Giải thích
TNHH

Trách nhiệm hữu hạn


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN

BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT
3.1.1.1.
3.1.1.2. Xây dựng mơi trường làm việc tốt, góp phần phát huy khả năng sáng


LỜI MỞ Đ U
1. L d chọn i
Văn phòng là một bộ phận quan trọng và không thể thiếu trong bất kỳ hoạt
động của cơ quan, doanh nghiệp nào. B ộ phận này được coi như “ bộ mặt” của các
cơ quan, doanh nghiệp, đóng vai trị quan trọng góp phần tạo nên sự thành cơng
trong q trình hoạt động và phát triển khơng ngừng của doanh nghiệp. Văn phịng
được coi là một trung tâm dịch vụ hỗ trợ cho việc hồn thành các chức năng chính
của doanh nghiệp.T chức tốt các hoạt động của văn phòng sẽ giúp lãnh đạo quản lý
và điều hành t chức đi đúng hướng và ngày càng phát triển. Muốn thực hiện tốt chức
năng, nhiệm vụ của mình thì khâu đầu tiên là phải t chức tốt cơng tác văn phịng bởi
đây là một bộ phận t chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo cơ quan, là nơi t ng hợp,
xử lý, phân tích thơng tin phục vụ cho việc ra quyết định quản lý, điều hành của lãnh
đạo. Quá trình hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp văn phịng ln giữ một vị trí
đặc biệt quan trọng. Văn phịng có chức năng tham mưu, t ng hợp, giúp việc, quản trị
hậu cần của một cơ quan t chức. Xây dựng văn phòng mạnh là yếu tố rất quan trọng
giúp cho cơ quan, t chức, doanh nghiệp đ i mới phương thức lãnh đạo và lề lối làm
việc, nâng cao chất lượng của cơng tác lãnh đạo. Chính vì vây, việc tăng cường xây
dựng và t chức cải cách hoạt động văn phòng tại bất kỳ cơ quan, doanh nghiệp nào
cũng phải được đặc biệt quan tâm. Nếu văn phòng được t chức khoa học, trật tự, nề
nếp thì việc quản lý và điều hành công việc của cơ quan, t chức sẽ thông suốt, chất
lượng, thúc đ y việc triển khai hiệu quả các nhiệm vụ chuyên môn của t chức và đơn
vị.
Để hỗ trợ cho hoạt động sản xuất và kinh doanh văn phịng cịn có vai trị
quan trọng trong việc xây dựng hệ thống nhận diện thương hiệu. Văn phòng là một
trung tâm dịch vụ hỗ trợ cho việc hoàn thành các chức năng, nhiệm vụ chính của

doanh nghiệp do các phòng, ban, bộ phận khác đảm nhiệm.Trung tâm tiếp nhận,
truyền đạt thơng tin, phối hợp các qui trình hoạt động của doanh nghiệp. Cánh tay
đắc lực của các cấp quản lý cấp cao hỗ trợ thực hiện chính sách quản lý, hỗ trợ đội
ngũ cán bộ quản lý hoàn thành nhiệm vụ.Trung tâm hoạch định và kiểm soát các hoạt
động đảm bảo thường nhật (chỉ tiêu, định mức, qui trình,...) Trung tâm cung cấp các

6


dịch vụ hỗ trợ cho các phòng, ban chức năng trong các hoạt động hoặc dự án chuyên
biệt.
Công ty TNHH Jhcos Vina hoạt động về lĩnh vực điện tử, đời sống công nghệ
hiện đại không thể nào thiếu thiết bị điện tử. Các thiết bị này ph biến ở khắp các hộ
gia đình, trong các thiết bị giải trí,trong nhà máy sản xuất và có thể nói là tất cả mọi
nơi có con người. Chính vì vậy ngành điện tử có nhu cầu nguồn nhân lực và số lượng
máy móc, thiết bị lớn để sản xuất trong tương lai. Vậy nên, Văn phòng đẩy mạnh với
vai trò quảng bá thương hiệu, thực hiện các hoạt động về tiếp thị nhằm quảng bá
thương hiệu và các sản ph m của công ty trên thị trường. Đ y mạnh công tác hậu cần
trong việc qn triệt cơng tác máy móc, tăng cường bảo quản, bảo trì, t chức xây
dựng mua sắm trang thiết bị đáp ứng như cầu sản xuất. Hỗ trợ các phịng ban chun
mơn: phịng nhân sự trong q trình quản lý và sắp xếp con người, phòng maketing
trong quá trình thu hút thị trường, phịng kinh doanh với các chiến lược quảng bá sản
ph m, phòng bán hàng. Thực hiện tốt chính sách chất lượng đối với khách hàng để
duy trì và phát triển, phát huy mọi nguồn lực, đ y mạnh hoạt động đối nội và đối
ngoại, liên doanh, liên kết với các đối tác nước ngoài để tiếp cận thị trường quốc tế
rộng lớn hơn.
Bản thân tôi với vai trò của một sinh viên Khoa Quản trị văn phịng, trong q
trình làm đề tài tơi cảm nhận thấy hoạt động của văn phòng tại doanh nghiệp là một
hoạt động quan trọng, có thể nói rằng văn phịng chính là cơ quan đầu não của mọi
hoạt động, nó bao quát điều hành tất cả các công việc từ những công việc nhỏ nhặt

đến những công việc lớn mang tầm quan trọng với doanh nghiệp.
Xuất phát từ những lý do trên tôi quyết định chọn đề tài“ Hoạt động của văn
phịng trong sản xuất và kinh doanh tại cơng ty TNHH Jhcos ViNa, tỉnh Bắc
Ninh” với mong muốn góp phần hoàn thiện, củng cố và nâng cao hiệu quả hoạt động
của văn phòng tại doanh nghiệp.
2. M c iê n hiên c
-

Hệ thống hóa cơ sở lý luận về hoạt động của t chức tại doanh nghiệp.

-

Phân tích hiệu quả hoạt động của văn phịng tại doanh nghiệp.

-

Tìm hiểu về thực trạng hoạt động của văn phòng đối với hoạt động sản xuất

7


và kinh doanh.
- Phân tích các điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức từ đó đề xuất các
giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng đối với doanh nghiệp.
3. Ph vi n hiên c
Không gian: Đề tài được tiến hành nghiên cứu trong phạm vi Công ty TNHH
Jhcos ViNa, tỉnh Bắc Ninh.
Thời gian: Các thông tin và số liệu được sử dụng cho việc nghiên cứu, phân
tích trong đề tài từ năm mới thành lập doanh nghiệp 2013 đến năm 2019(Lý do tôi
chọn mốc thời gian này bởi vì từ khi thành lập 2013 cho đến hiện nay bộ phận văn

phịng đã đóng góp vai trị quan trọng trong q trình thúc đ y mạnh hoạt động của
công ty và mang lại nhiều hiệu quả).
4. Đ i n n hiên c
Hoạt động của văn phòng trong sản xuất và kinh doanh tại công ty TNHH
Jhcos ViNa, tỉnh Bắc Ninh
5. Ph n h n hiên c
-

Phương pháp nghiên cứu tài liệu;

-

Phương pháp phân tích;

-

Phương pháp thu thập, t ng hợp tài liệu;

-

Phương pháp khảo sát thực tế: tiến hành xem xét, quan sát thực tiễn các khía
cạnh hoạt động tại tại cơng ty

-

Phương pháp so sánh, đối chiếu;

6. n hĩa của

i

Hoạt động của văn phịng có ý nghĩa vô cùng quan trọng:
-

Ý nghĩa lý luận:
Làm tài liệu b sung cho các nghiên cứu khác cùng đề tài, nhằm mục đích cung

cấp thơng tin phục vụ cho tra cứu tài liệu đối với các đối tượng quan tâm.
-

Ý nghĩa thực tiễn:
Đánh giá được thực tế thực trạng hoạt động của văn phịng tại cơ quan doanh

nghiệp, hồn thành mục tiêu của mơn học. Từ đó có thể đưa ra các đánh giá, tầm
quan trọng của bộ phận văn phòng đem lại hiệu quả cao nhất trong thực hiện công

8


việc của cơ quan.Từ việc khảo sát đánh giá có thể thấy được những ưu điểm và
những hạn chế để có thể đưa ra các phương pháp mang tính hiệu quả.
7. K c của n v n
Đề tài nghiên cứu gồm 03 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về hoạt động của văn phòng trong sản xuất và kinh
doanh tại công ty TNHH Jhcos ViNa
Chương 2: Thực trạng về hoạt động của văn phòng trong sản xuất và kinh
doanh tại công ty TNHH Jhcos ViNa

Chương
3: trong

Đề xuất
giải
pháp
nâng doanh
cao hiệu
hoạt
động Jhcos
của
văn phịng
ViNa
sản
xuất
và kinh
tạiquả
cơng
ty TNHH

9


CHƯƠNG CƠ SỞ L LUẬN V HOẠT ĐỘNG
CỦA VĂN PHÕNG TRONG SẢN XUẤT VÀ KINH DOANH
TẠI CÔNG TY TNHH JHCOS VINA
1.1.

C ở n v h ộn của v n h n

Q trình hoạt động của văn phịng tại doanh nghiệp ln giữ một vị trí đặc
biệt quan trọng. Văn phịng có chức năng tham mưu, tổ ng hợp, giúp việc, quản trị
hậu cần của một cơ quan t chức. Xây dựng văn phòng mạnh là yếu tố rất quan trọng

giúp cho cơ quan, t chức, doanh nghiệp đ i mới phương thức lãnh đạo và lề lối làm
việc, nâng cao chất lượng của cơng tác lãnh đạo. Chính vì vây, việc tăng cường xây
dựng và t chức cải cách hoạt động Văn phòng tại bất kỳ cơ quan, doanh nghiệp nào
cũng phải được đặc biệt quan tâm.
1.1.1.

h i ni v văn phòng

Văn phòng được hiểu theo nhiều nghĩa:
-

Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị là địa điểm mà hàng ngày
các cán bộ, công chức đến đó để thực thi cơng việc.

-

Văn phịng là bộ máy điều hành t ng hợp của cơ quan, đơn vị là nơi thu thập,
cung cấp, xử lý, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý, là nơi
chăm lo dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ
quan, đơn vị. [3, tr.6]

1.1.2.
1.1.2.1.

V tr , vai trò của văn phòng
V tr

Văn phòng được coi như cửa ngõ của doanh nghiệp bởi vì văn phịng ln có
mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đi, đến và văn bản nội bộ.
Đồng thời các hoạt động tham mưu, t ng hợp và hậu cần cũng có liên quan đến

phịng ban, đơn vị khác trong doanh nghiệp.
Văn phòng là bộ phận gần gũi có mối quan hệ với Lãnh đạo trong mọi hoạt
động của doanh nghiệp. Bởi vì văn phịng có nhiệm vụ giúp đỡ Lãnh đạo trong việc
cung cấp thông tin điều hành cung cấp về kỹ thuật cho các nhà quản lý để điều hành
văn phòng.
Văn phòng là cơ thể trung gian phục vụ cho việc ghép nối mối quan hệ trong


quản lý và điều hành theo yêu cầu của người đứng doanh nghiệp. Do doanh nghiệp
có trách nhiệm t chức giao tiếp đối nội, đối ngoại. Văn phòng giữ vai trò cầu nối giữa
cấp trên và cấp dưới, cơ quan ngang cấp và cơ quan cấp dưới.
Khác với bộ phận khác chỉ thu nhận và xử lý. Văn phịng khơng những quản
lý và cung cấp thông tin cho Lãnh đạo mà còn cung cấp các điều kiện về vật chất,
phương tiện kỹ thuật cho quá trình hoạt động nên văn phòng cũng phải gắn liền với
hoạt động của t chức.
Với vị trí như trên văn phịng được coi là trung tâm kết nối quá trình quản lý,
điều hành của các cấp các bộ phận trong doanh nghiệp.
1.1.2.2.
-

Vai trò của văn phịng

Văn phịng là trung tâm thực hiện q trình quản lý và điều hành của t chức và
doanh nghiệp, bởi vì các quyết định của người đứng đầu đều phải thơng qua
văn phịng để chuyển giao đến các phịng ban, đơn vị khác. Văn phịng cũng
phải theo dõi, đơn đốc, nhắc nhở việc thực hiện các quyết định và sự chỉ đạo
của doanh nghiệp.

-

Văn phòng là nơi tiếp nhận tất cả mối quan hệ nhất là quan hệ với các t chức
khác, văn phòng được coi là c ng gác thơng tin bởi vì thơng tin đều phải đi
qua bộ phận văn phịng. Từ những thơng tin tiếp nhận được, văn phịng sẽ
phân loại theo những kiểu thích hợp để đề bạt hoặc lưu giữ;

-

Văn phòng là bộ máy giúp việc cho Lãnh đạo;

-

Văn phòng là trung tâm khâu nối các hoạt động t chức, điều hành;

-

Văn phòng là cầu nối giữa chủ thể quản lý và đối tượng trong và ngồi doanh
nghiệp;

-

Văn phịng là nơi cung cấp các dịch vụ t ng hợp cho hoạt động của tất cả các
phịng ban nói chung và lãnh đạo nói riêng.

1.1.3.

Nhi v của văn phòng

Với mỗi loại cơ quan t chức hay doanh nghiệp thì văn phịng ở đó có những
đặc điểm riêng. Từ đó hình thành hệ thống chức năng, nhiệm vụ tương ứng. Tại bất
kỳ doanh nghiệp, t chức nào thì nhiệm vụ nào của văn phịng cũng nhằm hồn thành

các công việc mà Lãnh đạo giao cho, đảm bảo cho doanh nghiệp đạt được mục đích,


mục tiêu của mình.
-

Xây dựng chương trình, kế hoạch và tổ chức thực hiện chương trình kế hoạch;

-

Thu thập xử lý, cung cấp, quản lý thông tin;

-

Tư vấn văn bản cho Lãnh đạo;

-

Truyền đạt các quyết định quản lý của Lãnh đạo;

-

Đảm bảo cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp;

-

Theo dõi và triển khai việc thực hiện các quyết định thực hiện công tác văn
thư;

-

T chức tiếp đón khách hàng;

-

T chức, phối hợp với các đơn vị khác trong t chức cuộc họp;

-

Xây dựng cơ cấu t chức của văn phòng hợp lý.

1.1.4.

h c năng của văn phòng

Văn phòng tại các cơ quan, đơn vị hay doanh nghiệp đóng vai trị hết sức to
lớn có ảnh hưởng quyết định mọi hoạt động cuả doanh nghiệp. Quan trọng hơn, văn
phòng là nơi liên kết các mối liên hệ và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý
doanh nghiệp. Bất cứ một doanh nghiệp hay tổ chức nào dù có qui mơ lớn hay nhỏ
cũng đều có văn phịng là nơi đại diện cho doanh nghiệp đảm nhận cơng tác hoạt
động doanh nghiệp. Văn phịng có 3 chức năng cơ bản sau:
-

Chức năng tham mưu, t ng hợp
Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý. Người quản lý

phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt động của họ
một cách nhịp nhàng, khoa học. Muốn vậy địi hỏi người quản lý phải tinh thơng
nhiều lĩnh vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chính xác kịp thời
mọi vấn đề.. .Điều đó vượt quá khả năng hiện thực của các nhà quản lý. Do đó, địi

hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết là công tác tham mưu t
ng hợp. Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định
tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất. Chủ thể làm công tác tham mưu
trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tương đối với chủ
thể quản lý. Trong thực tế, các cơ quan, đơn vị thường đặt bộ phận tham mưu tại văn
phòng để giúp cho cơng tác này được thuận lợi, để có ý kiến tham mưu, văn phòng


phải t ng hợp các thông tin bên trong và bên ngồi, phân tích, quản lý sử dụng các
thơng tin đó theo những ngun tắc trình tự nhất định.
Ngồi cơng việc tham mưu, tại văn phịng cịn có các bộ phận nghiệp vụ cụ
thể làm tham mưu cho Lãnh đạo từng vấn đề mang tính chun sâu như cơng nghệ.
Cách thức tổ chức này cho phép tận dụng khả năng của các chuyên gia ở từng
lĩnh vực, chuyên môn, song cũng có lúc làm tản mạn nội dung tham mưu, gây khó
khăn trong việc hình thành phương án điều hành tổ ng hợp. Để khắc phục tình trạnh
này, văn phịng là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các bộ phận chuyên
môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất trình hoặc đề xuất với Lãnh đạo
những phương án hành động tổng hợp trên cơ sở các phương án riêng biệt của các bộ
phận nghiệp vụ. Như vậy văn phịng vừa là nơi thực hiện cơng tác tham mưu vừa là
nơi thu thập tiếp nhận, tổng hợp các ý kiến của các bộ phận khác cung cấp cho Lãnh
đạo cơ quan, đơn vị.
-

Chức năng t chức và điều hành
Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của ban lãnh

đạo cơ quan đơn vị thông qua các công việc cụ thể như: Xây dựng chương trình kế
hoạch cơng tác q, tháng, tuần, ngày và tổ chức triển khai thực hiện các kế hoạch
đó. Văn phịng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức các hội nghị, các chuyến
đi công tác, tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản...

-

Chức năng hậu cần
Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như

nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ. Văn phịng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản
lý các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để bảo đảm sử dụng có hiệu quả. Đó là chức
năng hậu cần của văn phịng. Quy mơ và đặc điểm của các phương tiện vật chất nêu
trên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của các cơ quan, đơn vị. Chi
phí thấp nhất với hiệu quả cao nhất là phương châm hoạt động của cơng tác văn
phịng. Tóm lại, văn phịng là đầu mối giúp việc cho Lãnh đạo thông qua ba chức
năng quan trọng trên đây. Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho
nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng ở mỗi cơ quan,
đơn vị.


1.1.5.

Nguy n tắc hoạt động của văn phòng

Bất kỳ tại một cơ quan hay doanh nghiệp nào. Muốn cho t chức của mình hoạt
động một cách hiệu quả thì cần phải tuân theo các nguyên tắc nhất định. Cũng tương
tự như vậy các đơn vị, phòng ban khi làm việc cũng dựa trên các ngun tắc trong đó
văn phịng cũng khơng ngoại lệ, văn phịng dựa trên các ngun tắc cụ thể như sau:
gồm 2 nguyên tắc chính.
1.1.5.1.

Nguy n tắc hành ch nh

Văn phòng là bộ máy làm việc t ng hợp và trực tiếp của cơ quan, doanh

nghiệp chức năng phục vụ và điều hành cho lãnh đạo cơ quan. Văn phịng quản lý,
điều hành cơng tác tiếp nhận, xử lý, bảo quản và chuyển giao văn bản trong và ngoài
cơ quan doanh nghiệp. T chức các lễ tân, khánh tiết. Quản lý và sử dụng có hiệu quả
các trang thiết bị kỹ thuật. Bộ phận t ng hợp các lĩnh vực liên quan, dựa trên nguyên
tắc hành chính văn phòng là người chịu trách nhiệm trong việc thực hiện tuần tự một
cách chặt chẽ để hoạt động sản xuất và kinh doanh diễn ra bình thường.
1.1.5.2.

Nguy n tắc quan h phối hợp

Tại doanh nghiệp được chia ra thành nhiều các bộ phận khác nhau và đảm
nhiệm những nhiệm vụ thuộc về chuyên môn của bộ phận. Nhưng giữa các bộ phận
này có sự giàng buộc và liên kết với nhau thơng qua việc thực hiện chủ trương chính
sách đường lối chung của doanh nghiệp. Qua đó các bộ phận sẽ xây dựng chương
trình, kế hoạch và lịch làm việc. Văn phịng sẽ theo dõi, đơn đốc và kiểm tra các đơn
vị thực hiện kế hoạch, t chức điều hành các hoạt động của các bộ phận. Sau đó lên kế
hoạch thực hiện chức năng tham mưu rồi t ng hợp sẽ sắp xếp và phân chia lịch trình
của từng bộ phận. Đồng thời văn phòng hỗ trợ các bộ phận gặp khó khăn trong giải
quyết các cơng việc.
Như vậy, văn phịng tại doanh nghiệp cịn có vai trị quan trọng trong việc xây
dựng hệ thống các nguyên tắc hoạt động của cơ quan. Vai trò là một trung tâm dịch
vụ hỗ trợ cho việc hoàn thành các chức năng chính của doanh nghiệp do các phịng,
ban, bộ phận khác đảm nhiệm.Trung tâm tiếp nhận, truyền đạt thông tin, phối hợp
các qui trình hoạt động của doanh nghiệp. Cánh tay đặc lực của các cấp quản lý cấp
cao hỗ trợ thực hiện chính sách quản lý, hỗ trợ đội ngũ cán bộ quản lý hoàn thành


nhiệm vụ.Trung tâm hoạch định và kiểm soát các hoạt động đảm bảo thường nhật.
Trung tâm cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cho các phòng, ban chức năng trong các hoạt
động hoặc dự án chuyên biệt. v.v...

1.2.

C ở n v h ộn n v inh d anh

Hoạt động sản xuất và kinh doanh là việc thực hiện một số hoặc thực hiện tất
cả các cơng đoạn của q trình từ đầu tư sản xuất đến tiêu thụ hoặc thực hiện dịch vụ
trên thị trường nhằm mục đích sinh lời. Các doanh nghiệp quan tâm nhất chính là vấn
đề hiệu quả sản xuất. Sản xuất kinh doanh có hiệu quả giúp cho doanh nghiệp tồn tại
và phát triển. Hiểu theo mục đích cuối cùng thì hiệu quả kinh doanh đồng nghĩa với
phạm trù lợi nhuận, là hiệu số giữa kết quả thu về với chi phí bỏ ra để đạt được kết
quả đó. Hoạt động sản xuất kinh doanh cao hay thấp phụ thuộc vào trình độ t chức
sản xuất và qủa lý của mỗi doanh nghiệp .
Đối với các doanh nghiệp để đạt được mục tiêu sản xuất kinh doanh cần phải
trú trọng đến điều kiên nội tại, phát huy năng lực hiệu quả của các yếu tố sản xuất và
tiết kiệm mọi chi phí yêu cầu của việc nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh là phải
sử dụng các yếu tố đầu vào hợp lý nhằm đạt được kết quả tối đa và chi phí tối thiểu.
1.2.1.
1.2.1.1.

h i ni
h i ni v sản uất

Sản xuất là một quá trình là sự kết hợp của các loại nguyên liệu đầu vào vật
chất và phi vật chất (kế hoạch)khác nhau để nhằm tạo ra thứ gì đó cho tiêu dùng (sản
phẩm). Đó là hoạt động tạo ra sản phẩm, hàng hóa hay dịch vụ, có giá trị sử dụng và
mang lại ích lợi cho người sử dụng. [1, tr.11]
1.2.1.2.

h i ni v kinh doanh

Kinh doanh là phương thức hoạt động kinh tế trong điều kiện tồn tại nền kinh
tế hàng hố, gồm tổng thể những phương pháp, hình thức và phương tiện mà chủ thể
kinh tế sử dụng để thực hiện các hoạt động kinh tế của mình (bao gồm quá trình đầu
tư, sản xuất, vận tải, thương mại, dịch vụ...) trên cơ sở vận dụng quy luật giá trị cùng
với các quy luật khác, nhằm đạt mục tiêu vốn sinh lời cao nhất. [2, tr.8]
1.2.1.3.

Nội dung của hoạt động sản xuất kinh doanh

Nội dung chủ yếu của hoạt động sản xuất kinh doanh bao gồm một loạt các


hoạt động phục vụ cho hoạt động kinh doanh như nghiên cứu nhu cầu thị trường, tổ
chức các hoạt động nghiệp vụ, huy động nguồn lực phục vụ cho kinh doanh và quản
lý các yếu tố về vốn, chi phí. Qua các nội dung của hoạt động văn phòng sẽ trực tiếp
đảm nhận vai trò hỗ trợ như sau:
-

Nghiên cứu thị trường
Trong quá trình sản xuất và kinh doanh thị trường là một yếu tố quan trọng,

trong quá trình thúc đ y về mặt hàng. Để tìm kiếm các thị trường phù hợp với doanh
nghiệp về cung ứng các sản ph m, mặt hàng chủ lực thì hoạt động của văn phòng là
rất quan trọng. Văn phòng sẽ phát huy vai trò cửa ngõ, thực hiện hoạt động đối nội,
đối ngoại để tiếp nhận các thơng tin nhanh chóng từ nhiều nguồn khác nhau. Văn
phòng sẽ t ng hợp các nguồn thơng tin đó để báo cáo lên Lãnh đạo cơ quan để kịp
thời nắm bắt tình hình và đưa ra các quyết định hợp lý. Từ đó doanh nghiệp sẽ nắm
rõ cần những yếu tố gì để tìm được thị trường phù hợp. Góp phần cho lương hàng
hóa có thể lưu thông một cách dễ dàng.
-

T chức các hoạt động nghiệp vụ
Các hoạt động nghiệp vụ của doanh nghiệp bao gồm công tác tạo nguồn, dự

trữ, phân phối, bán hàng và thực hiện các hoạt động dịch vụ.
Văn phòng sẽ thực hiện nhiệm vụ cung ứng cho sản xuất, tiêu dùng những
hàng hoá cần thiết, phù hợp nhu cầu. Để hồn thành nhiệm vụ đó thì văn phịng phải
t chức cơng tác tạo nguồn. Trên cơ sở tìm được thị trường phù hợp thì quá trình tạo
nguồn sẽ nhanh chóng và dễ dàng. Để tạo nguồn thì văn phịng cần thu thập và xử lý
các thông tin phù hợp để báo cáo lên lãnh đạo, t chức việc hoạch định các nguồn
thông tin rồi chọn lọc các thông tin cần thiết và chính xác.
Huy động và sử dụng hợp lý các nguồn đưa vào kinh doanh. Văn phòng sẽ t
chức cuộc họp nội bộ trong doanh nghiệp với những bộ phận có liên quan để kiểm
tra, giám sát tình hình thực hiện của các bộ phận. Từ đó văn phịng tham mưu và
hoạch định các chính sách hỗ trợ trực tiếp cho việc bán hàng và hỗ trợ dịch vụ cần
thiết. Thơng qua q trình bán hàng văn phịng sẽ t chức truyền thông bằng cách hỗ
trợ quảng các, logo, tạo hình, băng rơn, banner...và hỗ trợ hoạt động maketing...
- Huy động nguồn lực


Đảm bảo tương quan giữa các bộ phận có sự liên kết với nhau, để q trình
giải quyết cơng việc được nhanh chóng và tinh gọn nhất. Bộ phận văn phòng sẽ sắp
xếp các đơn vị phòng ban nào, bộ phận nào nằm gần nhau để tiện cho việc trao đ i hỗ
trợ nhau. Văn phòng sẽ thực hiện việc bố trí các phịng có mối quan hệ mật thiết thì
nằm cạnh nhau: Bộ phận điều hành, kinh doanh, sẽ được bố trí nằm gần nhau bởi hai
bộ phận này sẽ trực tiếp thực hiện quá trình chỉ đạo của doanh nghiệp. Bộ phận kế
tốn, tài chính nằm cạnh nhau sẽ bởi hai phòng này liên quan đến tiền và vốn của
doanh nghiệp. Văn phịng sẽ bố trí nằm giữa các bộ phận này để nắm bắt và thâu tóm
tình hình và trực tiếp t ng kết báo cáo với Lãnh đạo.
- Vốn kinh doanh

Vốn kinh doanh đóng vai trị quan trọng đối với sự ra đời, hoạt động kinh
doanh của doanh nghiệp, qua vốn kinh doanh cho phép biết được tiềm lực của doanh
nghiệp, vốn kinh doanh quyết định quy mơ kinh doanh, mặt hàng kinh doanh.
Để có đủ nguồn vốn cho doanh nghiệp hoạt động bình thường. Văn phịng
đóng vai trị là một người thư ký, cùng lãnh đạo đàm phán tìm đối tác, ký kết hợp
đồng, hợp tác làm việc lâu dài với doanh nghiệp. Để thực hiện được điều đó, bộ phận
văn phịng phải là người nắm bắt các thông tin của bu i đàm phán, chế độ hoạt ngôn
và nắm bắt được tâm lý của đối tác để đưa ra được những tình huống xử lý kịp thời.
Bộ phận văn phòng là người nắm rõ điều này và thực hiện một cách chuyên nghiệp,
Lãnh đạo cơ quan rất yên tâm khi giao phó cho bộ phận văn phòng.
1.2.2.

ản chất của hoạt động sản uất và kinh doanh

Bản chất của hoạt động sản xuất và kinh doanh là mối quan hệ so sánh giữa
kết quả đạt được và chi phí bỏ ra để sử dụng các yếu tố đầu vào và có tính đến các
mục tiêu của doanh nghiệp. Để thực hiện được mục tiêu chung của doanh nghiệp
khơng chỉ bộ phận văn phịng mà tất cả các bộ phận đều phải chung tay góp sức.
Do đó để tính được hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp ta phải
tính kết quả đạt được và chi phí bỏ ra. Nếu xét mối quan hệ giữa kết quả và hiệu quả
thì kết quả nó là cơ sở và tính hiệu quả sản xuất kinh doanh, mục tiêu cuối cùng là
hướng tới lợi nhuận. Văn phòng sẽ là bộ phận hỗ trợ tất cả các khâu trong quá trình
sản xuất và kinh doanh, từ việc sắp xếp t chức các cuộc hội họp, đến các công việc


tham mưu, t ng hợp thông tin từ cuộc họp, sau đó t ng kết và báo cáo thơng tin lên
Lãnh đạo cơ quan. Như vậy kết quả đạt được từ các khâu đi tới mấu chốt mục tiêu
của doanh nghiệp.
-

Phải phân biệt hiệu quả xã hội, hiệu quả kinh tế xã hội với hiệu quả sản

xuất kinh doanh của doanh nghiệp : Hiệu quả xã hội phản ánh trình độ lợi dụng các
nguồn lực nhằm đạt được các mục tiêu về xã hội nhất định. Các mục tiêu xã hội
thường là : Văn phịng thơng qua Lãnh đạo giải quyết công ăn việc làm cho người lao
động trong phạm vi doanh nghiệp, nâng cao trình độ văn hố, nâng cao mức sống,
đảm bảo vệ sinh mơi trường............... Cịn hiệu quả kinh tế xã hội văn phịng phản
ánh trình độ lợi dụng các nguồn lực nhằm đạt được các mục tiêu cả về kinh tế xã hội
trên phạm doanh nghiệp cũng như trên phạm vi từng vùng, từng khu vực của nền
kinh tế.
-

Hiệu quả trước mắt với hiệu quả lâu dài : Văn phòng đề và xây dựng hệ thống
các chỉ tiêu hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phối hợp với các
bộ phận để lồng ghép các mục tiêu của doanh nghiệp do đó mà tính chất hiệu
quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Xét về tính lâu dài thì Lãnh đạo thơng qua
các bộ phận đưa ra các chỉ tiêu phản ánh rồi thông qua sự q trình chọn lọc
và sắp xếp thơng tin về các chỉ tiêu phản ánh hiệu quả của toàn bộ các hoạt
động sản xuất kinh doanh trong suốt qúa trình hoạt động của doanh nghiệp là
lợi nhuận và các chỉ tiêu về doanh lợi. Xét về tính hiệu quả trước mắt (hiện
tại) thì nó phụ thuộc vào các mục tiêu hiện tại mà doanh nghiệp đang theo đu
i. Trên thực tế tất cả các bộ phận của doanh nghiệp thực hiện mục tiêu bao
trùm lâu dài của doanh nghiệp là tối đa hố lợi nhuận có rất nhiều doanh
nghiệp hiện tại lại không đạt mục tiêu là lợi nhuận mà lại thực hiện các mục
tiêu nâng cao năng suất và chất lượng của sản ph m, nâng cao uy tín danh
tiếng của doanh nghiệp, mở rộng thị trường cả về chiều sâu lẫn chiều rộng...
do đó mà các chỉ tiêu hiệu quả ở đây phải có dự đồng nhất mục tiêu doanh
nghiệp đưa ra. Như vậy các chỉ tiêu hiệu quả và tính hiệu quả trước mắt có thể
là trái với các chỉ tiêu hiệu quả lâu dài, nhưng mục đích của nó lại là nhằm
thực hiện chỉ tiêu hiệu quả lâu dài.

1.2.3.

c nh n tố ảnh h ng đ n hoạt động sản uất và kinh doanh

Hiệu quả sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp là mối quan hệ so sánh
giữa kết quả đạt được trong qúa trình sản xuất kinh doanh với chi phí bỏ ra để đạt
được kết quả đó. Nó phản ánh trình độ lợi dụng các nguồn lực đầu vào để đạt được
các mục tiêu của doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp công nghiệp ta có thể chia
nhân tố ảnh hưởng tới hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp như sau:
1.2.3.1.
-

Nh nh n tố kh ch quan

Mơi trường chính trị, pháp luật
Mơi trường chính trị n định ln ln là tiền đề cho việc phát triển và mở

rộng các hoạt động đầu tư của các doanh nghiệp. Môi trường pháp lý bao gồm luật,
các văn bản dưới luật, các quy trình quy phạm kỹ thuật sản xuất tạo ra một hành lang
cho các doanh nghiệp hoạt động, các hoạt động của doanh nghiệp như sản xuất kinh
doanh cái gì, sản xuất bằng cách nào, bán cho ai ở đâu, nguồn đầu vào lấy ở đâu đều
phải dựa vào các quy định của pháp luật. Các doanh nghiệp phải chấp hành các quy
định của pháp luật, phải thực hiện các nghĩa vụ của mình với nhà nước, với xã hội và
với người lao động như thế nào là do luật pháp quy định. Có thể nói luật pháp là
nhân tố kìm hãm hoặc khuyến khích sự tồn tại và phát triển của các doanh nghiệp, do
đó ảnh hưởng trực tiếp tới các kết quả cũng như hiệu quả của các hoạt động sản xuất
kinh doanh của các doanh nghiệp.
Nếu định hướng đúng và các cơng cụ quản lý hữu hiệu sẽ góp phần thúc đ y

cơng tác văn phịng. Những cơng cụ mang tính chất pháp lý của Nhà nước vừa bảo
vệ vừa giúp cho hoạt động của doanh nghiệp. Đồng thời là căn cứ để văn phòng xây
dựng nội quy, quy chế nhằm thống nhất mọi hoạt động của cơ quan mình.
-

Đối thủ cạnh tranh
Đối thủ cạnh tranh có ảnh hưởng rất lớn đến việc nâng cao hiệu quả kinh

doanh của các doanh nghiệp đồng thời thúc đ y sự tiến bộ trong kinh doanh, tạo ra
động lực phát triển của doanh nghiệp.Hoạt động của các doanh nghiệp luôn tồn tại
đối thủ cạnh tranh. Để cạnh tranh một cách hiệu quả lành mạnh và lâu dài văn phòng
cần:
Văn phòng đẩy mạnh với vai trò quảng bá thương hiệu, thực hiện các hoạt


động về tiếp thị nhằm quảng bá thương hiệu và các sản phẩm của doanh nghiệp trên
thị trường. Thực hiện tốt chính sách chất lượng đối với khách hàng để duy trì và phát
triển thương hiệu, thị phần. Phát huy mọi nguồn lực, đ y mạnh hoạt động đối ngoại,
liên doanh, liên kết với các đối tác nước ngoài để tiếp cận thị trường quốc tế rộng lớn
hơn.
-

Nhân tố Thị trường
Nhân tố thị trường ở đây bao gồm: Thị trường đầu vào và thị trường đầu ra

của doanh nghiệp.
Nhân tố thị trường sẽ có tác động trực tiếp và mang tính quyết định q trình
tái sản xuất mở rộng của doanh nghiệp. Vậy văn phịng cần nhanh chóng thu thập
thơng tin kịp thời để hoach định chiến lược cho lãnh đạo.
Đối với thị trường đầu vào: Văn phòng cung cấp các yếu tố thơng tin cho q

trình sản xuất như nguyên vật liệu, máy móc thiết bị... các yếu tố này tác động trực
tiếp đến giá thành sản ph m, tính liên tục và hiệu quả của q trình sản xuất.
Còn đối với thị trường đầu ra: Văn phòng hoach định báo cáo kết quả quyết
định doanh thu của doanh nghiệp trên cơ sở chấp nhận hàng hóa, dịch vụ của doanh
nghiệp.
Thị trường đầu ra sẽ quyết định tốc độ tiêu thụ, tạo vòng quay vốn nhanh hay
chậm văn phòng đề ra những chính sách phù hợp tác động đến hiệu quả kinh doanh
của doanh nghiệp.
-

Mối quan hệ và uy tín của doanh nghiệp trên thị trường
Đây chính là tiềm lực vơ hình của doanh nghiệp tạo nên sức mạnh của doanh

nghiệp trong hoạt động kinh doanh của mình, nó tác động rất lớn tới sự thành bại của
việc nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Văn phòng giúp doanh nghiệp xây dựng thương hiệu, hình ảnh, uy tín tốt về
doanh nghiệp liên quan đến hàng hóa, dịch vụ chất lượng sản ph m, giá cả, v.v... Đây
được xem là cơ sở tạo dựng sự quan tâm của khách hàng đến sản ph m của doanh
nghiệp, mặt khác sẽ tạo cho doanh nghiệp một ưu thế lớn trong việc tạo nguồn vốn,
hay mối quan hệ với bạn hàng...
Với mối quan hệ rộng sẽ tạo cho doanh nghiệp nhiều cơ hội, nhiều đối tác vì


vậy hoạt động đối nội đối ngoại của văn phòng phải thật sự khơn khéo để doanh
nghiệp có thể lựa chọn được những cơ hội, phương án kinh doanh tốt nhất cho mình.
Vì vậy văn phịng cũng cần phải quan tâm đến nhiều khía cạnh khác nhau để t
ng hợp những phương án hiểu quả nhằm thúc đ y doanh nghiệp có những hướng đi
đúng với thị trường trong từng thời điểm và giai đoạn cụ thể.
-

Khoa học kỹ thuật
Tình hình phát triển khoa học kỹ thuật cơng nghệ, tình hình ứng dụng của

khoa học kỹ thuật và cơng nghệ vào sản xuất của doanh nghiệp ảnh hưởng tới trình
độ kỹ thuật công nghệ và khả năng đổ i mới kỹ thuật cơng nghệ của doanh nghiệp do
đó ảnh hưởng tới năng suất chất lượng sản phẩm tức là ảnh hưởng tới hiệu quả sản
xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Bộ phận văn phịng cần cấp nhật nhanh chóng
thơng tin công nghệ, đẩy mạnh công tác hậu cần, đảm bảo trang thiết bị phục vụ cho
sản xuất.
1.2.3.2.
-

Nh nh n tố chủ quan

Yếu tố con người
Con người là yếu tố quan trọng và có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản

xuất và kinh doanh. Vì vậy việc bố trí, sắp xếp và sử dụng nguồn nhân lực là yếu tố
quyết định đến quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Nếu nhân sự trong cơ quan có
sự hiểu biết, tạo điều kiện cho văn phịng thì văn phịng sẽ thực hiện tốt chức năng và
nhiệm vụ của mình.
-

Quy mơ và cơ cấu t chức của cơ quan đơn vị
Quy mô càng lớn, lĩnh vực hoạt động càng nhiều, các bộ phận hoạt động trên

địa bàn rộng thì cơng việc của văn phòng sẽ phức tạp và ảnh hưởng đến hoạt động
sản xuất và kinh doanh. ơi vì văn phịng khơng thể cùng một lúc quán xuyến mọi
việc, cần có sự phối hợp của các bộ phận và chia nhỏ công việc của bộ phận văn
phịng, để các bộ phận khác có thể trợ giúp góp phần giảm nhẹ và đ y lùi được sự

gián đoạn. Thúc đ y sự phát triển của hoạt động sản xuất và kinh doanh.
- Quy chế hoạt động của cơ quan đơn vị
Quy chế quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của từng bộ
phận. Những quy định đó để quy định bộ phận, từng cá nhân thực thi công việc của


mình trong đó có văn phịng. Quy chế hoạt động ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức và
nhiệm vụ cụ thể của văn phịng.
- Cơ sở vật chất kỹ thuật
Tình trạng trang bị cơ sở vật chất, kỹ thuật phục vụ cho cơng việc văn phịng
khơng chỉ làm các thao tác nghiệp vụ thuận lợi, nhanh chóng mà cịn tạo tâm lý phấn
khởi, thoải mái, u thích cơng việc. Các trang thiết bị văn phịng hiện đại, đầy đủ sẽ
góp phần bảo vệ sức khỏe tốt cho nguồn nhân lực văn phòng. Do vậy lãnh đạo cơ
quan thường xuyên quan tâm đến công tác xây dựng, đào tạo, bồi dưỡng nhân lực
trong văn phòng tạo điều kiện thuận lợi cho văn phòng hoạt động n định.
1.3.

Kh i v nh h nh h nh, h iển của côn y v v n h n t i côn y TNHH Jhc

ViNa
Công ty TNHH Jhcos ViNa đáp ứng đầy đủ các điều kiện đăng ký kinh doanh
theo quy định của pháp luật hiện hành đã được Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp giấy phép
đăng ký kinh doanh với mã số thuế là 2300796146 kể từ ngày 10/12/2013 và bắt đầu
hoạt động. Tính đến nay công ty TNHH Jhcos ViNa đã thành lập hơn 6 năm.
Người đại diện theo pháp luật của công ty TNHH Jhcos ViNa là Choi
Kiyoung người sẽ là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa
vụ phát triển từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách
nguyên đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước trọng tài, tòa án các quyền
và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.
Công ty TNHH Jhcos ViNa được chia ra nhiều bộ phận, phòng ban khác nhau.

Mỗi bộ phận thực hiện một nhiệm vụ, chức năng khác nhau.Văn phòng là bộ phận
quan trọng trong quá trình hoạt động, là cầu nối cửa ngõ tạo ra sự thành công trong
doanh nghiệp.
1.3.1.

h i qu t v ch s h nh thành và ph t tri n công ty

Tháng 3/2013 công ty mới xây dựng ở Khắc Niệm tỉnh Bắc Ninh xây dựng
khu t hợp cơng nghệ. Sau đó lại tun bố rót vốn vào nhà máy xây dựng vi mạch và
linh kiện điện tử cho điện thoại di động. Công ty điện tử Jhcos ViNa đang đưa dần
các nhà máy sản xuất điện thoại từ Trung Quốc sang Việt Nam để bảo tồn lợi nhuận.
Cơng ty là một doanh nghiệp cơng nghệ đi đầu tư vào Việt Nam. Tuy nhiên


không phải là lý do duy nhất thu hút công ty. Đây là một trong những nhà máy hiện
đại nhất thế giới cơng ty được sản xuất hồn tồn khép kín”, ơng Giám đốc nói và
cho biết, ngồi việc tự sản xuất linh kiện, mà sau này công suất sẽ tăng cao sau khi
nhà máy SAMCO, ở Bắc Ninh, đi vào hoạt động, thì cơng ty hiện đã thu hút được
nhiều nhà máy ở Việt Nam. Và tiếp tục có những bước tiến cho những năm mới.
1.3.1.1.

c t hàng sản uất

Mọi người nói rằng cơng ty TNHH Jhcos ViNa chỉ lắp ráp ở Việt Nam, nhưng
trên thực tế không phải như vậy:
Thực tế, trên diện tích 110 ha ( ắc Ninh), cơng ty có tới 8 nhà máy tại đây.
Trong đó, ngồi 2 nhà máy lắp ráp điện thoại di động, cịn có 1 nhà máy sản xuất
máy hút bụi, 1 nhà máy sản xuất pin điện thoại và 4 nhà máy chuyên sản xuất các
loại linh kiện như màn hình LCD, camera, vỏ may... cho điện thoại di động.
Các sản ph m chính của doanh nghiệp là các mặt hàng về điện thoại. ên cạnh

đó cịn một số các sản ph m da dụng: máy hút mùi, lò nướng, lị vi sóng, bếp từ... để
phục vụ thị trường. Doanh nghiệp muốn mang thương hiệu quảng bá rộng rãi trên tất
cả các thị trường.
Công ty TNHH Jhcos ViNa hoạt động về lĩnh vực điện tử, đời sống công nghệ
hiện đại không thể nào thiếu thiết bị điện tử. Các thiết bị này ph biến ở khắp các hộ
gia đình, trong các thiết bị giải trí,trong nhà máy sản xuất và có thể nói là tất cả mọi
nơi có con người. Chính vì vậy ngành điện tử có nhu cầu nguồn nhân lực và số lượng
máy móc, thiết bị lớn để sản xuất trong tương lai.
1.3.1.2.

Th tr ng ti u th

Các mặt hàng sản xuất tại công ty được xuất đi các thị trường nội địa trong
nước. Sau đó chọn lọc xuất đi các nước Châu Âu, và các thị trường khó tính như:
Mỹ, Nhật Bản, Trung Quốc...
Trong số này, theo thơng tin về cơng ty TNHH jhcos ViNa, có nhiều nhà cung
cấp Hàn Quốc, 5 nhà cung cấp của Trung Quốc và một số nhà cung cấp khác. Trong
đó, tại Bắc Ninh có 4 nhà cung cấp trang thiết bị, các linh kiện thì được nhập từ nước
ngồi vào Việt Nam.
Nhờ sự có mặt của các nhà cung cấp này và sự chủ động sản xuất linh kiện,


năm 2013 - 2019, đã đạt được con số khá lớn, “Con số này sẽ tăng nhanh trong
những năm tới, khi các nhà máy sản xuất linh kiện của công ty, cũng như các nhà
máy vệ tinh sản xuất n định”, ơng Nguyễn Văn Đạo, Phó t ng Giám đốc cơng ty
TNHH jhcos ViNa đã nói.
1.3.2.

h i qu t v văn phịng tại cơng ty TNHH Jhcos ViNa

Tại cơng ty TNHH Jhcos ViNa, văn phòng là một bộ phận cấu thành cùng với
các bộ phận khác như: ộ phận nhân sư, bộ phận kế tốn, tài chính, văn thư tạo thành
bộ máy t chức hoàn chỉnh. Đây là bộ phận khơng thể thiếu được của cơ quan, doanh
nghiệp.
Văn phịng tại công ty TNHH Jhcos ViNa là bộ máy làm việc t ng hợp và trực
tiếp của cơ quan, đơn vị chức năng phục vụ và điều hành cho Lãnh đạo cơ quan. Là
tai mắt của Lãnh đạo vì văn phịng, là nơi có nguồn thơng tin thường xun, đầy đủ,
tự tin, phục vụ cho công tác quản lý điều hành của doanh nghiệp.Văn phịng quản lý,
điều hành cơng tác tiếp nhận, xử lý, bảo quản và chuyển giao văn bản trong và ngồi
cơ quan. T chức cơng tác lễ tân, khánh tiết. Với ý nghĩa văn phòng là trụ sở làm việc
sẽ tham mưu trong vấn đề sắp xếp vị trí nhân sự, phù hợp với các vị trí việc làm, nếu
có bộ phận nào vắng hoặc nghỉ đột xuất, văn phòng sẽ là bộ phận điều chuyển cùng
với bộ phận nhân sự, tìm người thay thế cho vị trí chống. Để đảm bảo công việc vẫn
được diễn ra một cách bình thường và khơng bị gián đoạn q trình làm việc.
Tại cơng ty TNHH Jhcos ViNa, văn phịng thực hiện việc hoạch định, mua
sắm về trang thiết bị làm viêc. Xem tình trạng thiết bị phục vụ cho quá trình hoạt
động của cơ quan có đủ số lượng và hoạt động bình thường, nếu thấy tình trạng máy
móc lỗi thì báo cáo cho bên kỹ thuật, điểu chuyển và sửa chữa kịp thời, sao cho
không ảnh hưởng đến tiến độ làm việc. Lãnh đạo không những là người chỉ đạo và
cịn là người bận rất nhiều cơng việc khác nhau. Vì vậy bộ phận này sẽ thay lúc lãnh
đạo vắng mặt điều hành các công việc mà lãnh đạo giao phó dưới chức năng và
quyền hạn của mình. Văn phòng là bộ phận trực tiếp giúp cho quản lý trong công tác
quản lý điều hành công việc chung. Chức năng này thể hiện thông qua các hoạt động
như: xây dựng và triển khai chương trình kế hoạch cơng tác, t chức tiếp đón khách, t
chức hội họp, t chức các chuyến đi công tác, công tác văn thư. Bởi vậy đây chính là


lý do văn phòng là cánh tay đắc lực của Lãnh đạo.
Văn phịng tại cơng ty TNHH Jhcos ViNa do Choi Kiyoung người sẽ là cá
nhân đại diện. Văn phòng có khoảng 6 vị trí nhân sự, ngồi văn phịng cịn có các

phịng ban khác nhau bao gồm:
+Bộ phận hành chính văn thư: Có 1 vị trí nhiệm vu quản lý điều hành công
tác tiếp nhận, xử lý bảo quản, chuyển giao văn bản trong và ngoài cơ quan, t chức
công tác lễ tân, khánh tiết bảo mật, quản lý sử dụng có hiệu quả các trang thiết bị kỹ
thuật phục vụ cho hoạt động của văn thư.
+Bộ phận t ng hợp: Gồm 2 vị trí chun viên có trình độ có nhiệm vụ nghiên
cứu chủ trương đường lối chính sách của cấp trên, các lĩnh vực chun mơn có liên
quan tư vấn cho quản lý trong công tác lãnh đạo, điều hành hoạt động, theo dõi t ng
hợp tình hình hoạt động của quá trình sản xuất và kinh doanh để báo cáo kịp thời cho
quản lý và đề xuất các phương án giải quyết.
+Bộ phận quản trị: Cung cấp kịp thời đầy đủ các phương tiện, điều kiện vật
chất cho hoạt động của cơ quan, quản lý sửa chữa theo dõi sử dụng các phương tiện
vật chất đó nhằm sử dụng tiết kiệm có hiệu quả đối với hoạt động của doanh nghiệp
+Bộ phận lưu trữ: gồm 1 vị trí đảm bảo việc sưu tầm những tài liệu có liên
quan đến hoạt động của cơ quan, phân loại đánh giá, chỉnh lý tài liệu và thực hiện lưu
trữ các tài liệu theo quy định của ngành và yêu cầu của cơ quan, t chức hướng dẫn
công tác lưu trữ, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cho các bộ phận của cơ quan.
+Bộ phận tài vụ: ( doanh nghiệp chưa có bộ phận chuyên trách) Dự trù kinh
phí đối với vấn đề mua sắm trang thiết bị cho hoạt động của cơ quan, t chức thực
hiện việc cấp phát và theo dõi sử dụng kinh phí của các bộ phận trong cơ quan.
+Bộ phận t chức nhân sự : xây dựng kế hoạch và t chức thực hiện các hoạt
động như: tuyển dụng, bố trí sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng lao động, theo dõi, đánh giá
lao động, tổ chức công tác khen thưởng, kỹ luật, quản lý hồ sơ nhân sự.
Văn phòng hỗ trợ trực tiếp sẽ bố trí 1 nhân sự làm thư ký cho lãnh đạo trực
tiếp giúp lãnh đạo trong việc giao tiếp, ký kết hợp động cho doanh nghiệp. Giúp cho
lãnh đạo trong q trình đi cơng tác: phác thảo chuyến đi nếu chuyến đi nhiều tuần
đỏi hỏi bộ phận văn phòng phải chọn những căn nhà đủ tiện nghi, nếu chuyến đi tiếp