Luận văn nâng cao chất lượng số hóa tài liệu lưu trữ tại trung tâm lưu trữ quốc gia III

BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

LÊ ĐỨC NAM

N NG CAO CHẤT LƯ NG S H A TÀI LIỆU LƯU TR
••
TẠI TRUNG T M LƯU TR QU C GIA III

LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG
••••

LƯU TR HỌC

Hà Nội, 2021


BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

LÊ ĐỨC NAM

NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG SÓ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ
TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮr QUÓC GIA III

LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG
Chuyên ngành: Lưu trữ học
Mã số: 8320303

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:
TS. NGUYỄN THỊ CHINH

Hà Nội, 2021
LỜI CAM ĐOAN


Tơi xin cam đoan luận văn này là cơng trình nghiên cứu của riêng tơi. Luận văn có
tham khảo một số kết quả nghiên cứu của các nhà khoa học và sử dụng một số thông tin
trong các văn bản của cơ quan quản lý nhà nước, nhưng đã chú thích cụ thể.
Cơng trình này chưa được tác giả nào cơng bố.
Hà Nội, ngày 19 tháng 6 năm 2021 r
rp

_

_•2

1 A________ w_________

Tác giả luận văn

Lê Đức Nam


LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình nghiên cứu đề tài, do dịch bệnh Covid-19 diễn biến phức tạp, có
thời điểm Trung tâm Lưu trữ quốc gia III tạm dừng dịch vụ phục vụ độc giả trực tiếp, bản
thân tôi cũng gặp rất nhiều khó khăn trong việc tìm hiểu và nghiên cứu về tài liệu số hóa
và quy trình số hóa tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. Tuy nhiên, tôi đã nhận được
sự quan tâm giúp đỡ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. Ban Giám đốc và các phòng, ban
đã tạo điều kiện thuận lợi cho tơi tiếp cận với tài liệu số hóa và trực tiếp quan sát quy trình

số hóa. Bên cạnh đó, tơi cũng nhận được sự giúp đỡ tận tình của các thầy, cô giáo là giảng
viên Khoa Văn thư Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Mặc dù vậy, luận văn cũng khơng tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Tôi rất
mong nhận được sự giúp đỡ, chỉ bảo, góp ý của các thầy cơ và bạn đồng nghiệp. Những ý
kiến góp ý q báu của thầy, cơ và các bạn sẽ giúp tơi hồn thiện luận văn một cách tốt
nhất.
Tôi xin trân trọng bày tỏ lời cảm ơn tới các thầy giáo, cô giáo Khoa Văn thư Lưu
trữ - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Ban Giám đốc và viên chức làm việc tại Trung tâm
Lưu trữ quốc gia III và các bạn đồng nghiệp đã giúp đỡ, góp ý cho tơi trong q trình thực
hiện đề tài. Đặc biệt, tôi xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc tới TS. Nguyễn Thị Chinh, người
trực tiếp hướng dẫn, giúp tơi hồn thiện đề tài./.
Hà Nội, ngày 19 tháng 6 năm 2021
HỌC VIÊN

Lê Đức Nam


DANH MỤC CH VIẾT TẮT DÙNG TRONG LUẬN VĂN
Stt

Chữ viết tắt

Diễn giải

1

CSDL

Cơ sở dữ liệu

2

CVTLTNN

Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước

3

LT

Lưu trữ

4

TLLT

Tài liệu Lưu trữ

5

LTĐT

Lưu trữ điện tử

6

LTQG III

Lưu trữ Quốc gia III

7

UBKCHC

Ủy Ban kháng chiến hành chính

8

UBHC

Ủy Ban hành chính

9

XHCN

Xã hội chủ nghĩa


MỤC LỤC
1.4.1.
1.4.2. Số hóa tài liệu lưu trữ có vai trị tích cực với cơng tác khai thác sử dụng .
16
1.4.3. Số hóa tài liệu lưu trữ thúc đẩy việc hoàn thiện tổ chức khoa học và hiện
1.3.1.........................................................................................................
1.3.2.
Một số ưu điểm và hạn chế trong cơng tác số hóa tài liệu lưu trữ
tại Trung

7

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa rất quan trọng, chứa đựng những thông tin quá khứ,
phản ánh hoạt động và thành tựu lao động sáng tạo của con người qua các thời kỳ lịch sử
khác nhau, ghi lại những sự kiện, hiện tượng, biến cố lịch sử, những hoạt động của các
cơ quan, tổ chức. Thông qua tài liệu lưu trữ, chúng ta có thể nghiên cứu về lịch sử, chính
trị, an ninh quốc phịng, kinh tế, văn hóa, giáo dục, xã hội...Vì vậy, tài liệu lưu trữ khơng
chỉ có vị trí, vai trị trong việc lưu giữ những thơng tin quan trọng trong quá trình phát
triển kinh tế - xã hội của một quốc gia, mà cịn góp phần giáo dục lịch sử truyền thống
của dân tộc và phục vụ triển khai thực hiện nhiệm vụ chuyên môn của các cơ quan, đơn
vị.
Ngày nay, cùng với sự phát triển không ngừng của khoa học kỹ thuật đặc biệt là
lĩnh vực công nghệ thông tin và truyền thông, việc xây dựng mạng lưới thông tin đã trở
thành một trong những mối quan tâm hàng đầu của mỗi quốc gia trên thế giới. Ngành
công nghệ thông tin được coi là ngành công nghệ trí tuệ hay là ngành cơng nghệ của
tương lai, là nền tảng để phát triển và tăng cường sức mạnh quốc gia. Trong bối cảnh của
những chuyển biến to lớn và sâu sắc do cuộc cách mạng công nghệ, thông tin tạo ra trên
khắp thế giới, tình hình phát triển và sử dụng công nghệ thông tin ở nước ta trong những
năm gần đây cũng đã có những nét khởi sắc, rất đáng khích lệ, hỗ trợ đắc lực cho nhu cầu
truyền tin, khai thác và sử dụng thông tin tài liệu, dữ liệu. Từ đó, đã xuất hiện nhiều
phương thức lưu trữ tài liệu, trong đó số hóa tài liệu được coi là phương pháp lưu trữ
mới, đáp ứng nhu cầu phát triển trong công tác bảo quản tài liệu. Số hóa tài liệu đang trở
thành xu hướng cơ bản trong chuyển dạng thông tin từ các vật mang tin bên ngồi thành
những dữ liệu thơng tin đầu vào nhằm thực hiện các mục tiêu khác nhau của công tác lưu
trữ. Ở nước ta, số hóa tài liệu, do tính ưu việt của nó, đang được các cơ quan, đơn vị quan
tâm, triển khai thực hiện.
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là một đơn vị thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước hiện đang quản lý khoảng hơn 14.000 mét giá tài liệu với tổng số hơn 400 phơng,

gồm các loại hình tài liệu như tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu nghe
nhìn, tài liệu cá nhân gia đình dịng họ. Thời gian tài liệu từ năm 1945 đến nay. Hiện tại,
toàn bộ tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III hầu hết là bản
giấy, được bảo quản trong kho lưu trữ. Có nhiều tài liệu bị xuống cấp, mất mát dẫn đến


8

gặp nhiều khó khăn trong việc khai thác sử dụng tài liệu phục vụ việc nghiên cứu và học
tập. Để khắc phục những hạn chế trên, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đã từng bước triển
khai thực hiện số hóa tài liệu, trong đó chủ yếu là số hóa loại hình tài liệu hành chính.
Tuy nhiên, việc số hóa tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III chưa
được triển khai đồng bộ, quá trình số hóa cịn bộc lộ nhiều hạn chế cả về cơ chế, chính
sách, đầu tư kinh phí, cơ sở vật chất, kỹ thuật đến q trình tổ chức số hóa. Phạm vi, quy
mơ cịn nhỏ, lẻ, số lượng tài liệu tiến hành số hóa chưa nhiều; trình độ, năng lực của đội
ngũ viên chức thực hiện số hóa chưa chuyên sâu, chất lượng, hiệu quả số hóa chưa đảm
bảo... Trong khi đó, thiết bị kỹ thuật số phát triển liên tục, thiết bị kỹ thuật mới ra đời
chưa được bao lâu, thì có thiết bị kỹ thuật mới khác thay thế. Thiết bị số đã và đang
chiếm phần lớn trong đời sống xã hội ngày nay, đứng trước tốc độ phát triển về kỹ thuật
số, địi hỏi phải có những giải pháp phù hợp để phát huy những tác động tích cực, đồng
thời hạn chế tác động tiêu cực đối với cơng tác số hóa tài liệu. Xuất phát từ những lý do
và thực trạng trên, tôi quyết định lựa chọn vấn đề “

ts

t u u tr t ru t u tr u
*?

2

III” làm luận văn thạc sĩ.
ĩ

. Tổng quan hình nghiên cứu liên quan đến đề tài
Trong quá trình khảo cứu tài liệu liên quan đến đề tài, tôi đã tổng hợp được một số

cơng trình nghiên cứu khoa học, các bài báo, bài viết có liên quan đến đề tài cụ thể như
sau:
2.1.

Cá ê ứu ở ớ

Trên thế giới, công nghệ kỹ thuật số đã được nghiên cứu và ứng dụng một cách
mạnh mẽ với quy mô lớn trong các lĩnh vực như lưu trữ, thư viện và đã có nhiều cơng
trình nghiên cứu về cơng nghệ này.
Cuốn “Số hóa có phải là một phương pháp bảo quản” của tác giả Hartmut Weber,
xuất bản năm 1997 đã đưa ra những vấn đề lý thuyết cơ bản về số hóa tài liệu; Cuốn
“Cẩm nang cho các dự án số hóa: Công cụ quản lý cho việc bảo quản và truy cập” của
Trung tâm bảo tồn tài liệu Đông Bắc Andover - Mỹ, xuất bản năm 2000 là cuốn cẩm
nang hướng dẫn đầy đủ cho việc triển khai thực hiện một dự án số hóa; Cuốn “Cơng bố
những ngun tắc liên quan đến mối quan hệ trong số hóa tài liệu lưu trữ để bảo quản, số
hóa và lưu trữ” của Hội đồng Lưu trữ Canada, xuất bản năm 2002 cũng đưa ra những vấn
đề lý thuyết về số hóa tài liệu, những nguyên tắc và lưu ý khi thực hiện một dự án số hóa.


9

2.2.

ê ứu tr ớ

Tại Việt Nam, số hóa tài liệu vẫn còn là vấn đề rất mới, qua nghiên cứu và tìm
hiểu, có thể kể đến một số đề tài nghiên cứu khoa học, luận văn, khóa luận tốt nghiêp,
các bài viết hội thảo khoa học, các bài viết đăng trên tạp chí chun ngành.
* Cá ơ trì ê ứu:
Đề tài cấp Bộ do Nguyễn Thị Hà làm chủ nhiệm (2013), “Nghiên cứu các giải
pháp số hóa tài liệu lưu trữ giấy q hiếm có tình trạng mờ chữ để lập bản sao bảo hiểm”
Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ, Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước.
* Cá luậ vă , k

uận t t nghi p

Đề tài luận văn “Nghiên cứu triển khai số hóa tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại
Cục Lưu trữ Quốc gia Lào” của Soulisouk, Thow (2013) (Tư liệu Trung tâm Thông tin
Thư viện- Đại học Quốc gia Hà Nội); Đề tài luận văn thạc sĩ “Số hóa tài liệu lưu trữ
phim điện ảnh tại Việt Nam - Thực trạng và khuynh hướng”, của Vũ Đình Phong (2013),
(Tư liệu Trung tâm Thông tin Thư viện - Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn -Đại học
Quốc gia Hà Nội); Đề tài luận văn thạc sĩ “Số hóa tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ Trung
ương Đảng - Khảo sát, đánh giá và kiến nghị” của Trịnh Quang Rung (2014), (Tư liệu
Trung tâm Thông tin Thư viện- Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn -Đại học Quốc gia
Hà Nội); Đề tài luận văn thạc sĩ “Nghiên cứu triển khai số hóa tài liệu lưu trữ tại Ủy ban
Dân tộc trực thuộc Chính phủ” của Nguyễn Thị Hạnh (2016), (Tư liệu Trung tâm Thông
tin Thư viện- Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn -Đại học Quốc gia Hà Nội); Đề tài
luận văn thạc sĩ “Các giải pháp bảo hiểm tài liệu gi y tại các Trung tâm Lưu trữ quốc
gia”, của Nguyễn Thị Tâm (2003) (Tư liệu học, Khoa Lưu trữ hoc và Quản tri Văn
phòng, Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn -Đại học Quốc gia Hà Nội). Đề tài
khóa ln tốt nghiệp “Cơng tác số hóa tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III”
của Nguyễn Khánh Hịa (2017), (Tư liệu Trung tâm Thơng tin Thư viện- Đại học Nội vụ
Hà Nội).
* Cá b v ết trong kỷ yếu hội thảo khoa học

- Hội thảo khoa học: “Số hóa tài liệu lưu trữ - chia sẻ kinh nghiệm”, năm 2009 do
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước phối hợp với Hội đồng Lưu trữ quốc tế, chi nhánh
Khu vực Đông Nam Á (SARBICA) tổ chức. Một số bài viết đăng trên kỷ yếu hội thảo
khoa học như: “Số hóa tài liệu và những v n đề đặt ra” của tác giả Nguyễn Thị Hoài
Thu. Bài viết “Công nghệ lập bản sao bảo hiểm trên Microfilm kết hợp với lập bản sao


10

sử dụng kỹ thuật số”, của tác giả Nguyễn Thị Mai Phương.
- Kỷ yếu hội thảo khoa học “Thống nhất các tiêu chuẩn nghiệp vụ trong các trung
tâm lưu trữ quốc gia”, Cục Văn thư và lưu trữ Nhà nước, Hà Nội, 2011 với các bài viết
Hoàng Quốc Tuấn, "Tài liệu điện tử và vai tr của ngành lưu trữ trong việc quản lý tài
liệu điện tử". Báo cáo tại Hội nghị khoa học của Cục Văn thư và lưu trữ Nhà nướctại Hà
Nội, ngày 09-10/11/2005; Kỷ yếu hội thảo khoa học “Quản lí tài liệu điện tử và lưu trữ
điện tử thực tiễn Việt Nam và kinh nghiệm quốc tế”, NXB Lao Động, Hà Nội, 2013.
* Cá b v ết đă trê t p í
Các bài viết, trao đổi kinh nghiệm liên quan đến số hóa tài liệu được đăng trên các
báo, tạp chí, hội thảo khoa học như: Cơng tác Số hóa tài liệu lưu trữ - Những nỗ lực tự
thân của Lưu trữ Quảng Ngãi của tác giả Hạnh Dung và Ngọc Linh đăng trên tạp chí
Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 7 năm 2001. Các bài viết: “Số hóa tài liệu - con đường hội
nhập của lưu trữ trong nền kinh tế tri thức” đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam
số 9 năm 2009; “Những vấn đề cơ bản trong số hóa tài liệu lưu trữ”, của tác giả Lưu
Văn Phòng; Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 10 năm 2009; “Số hóa tài liệu lưu trư
- yêu cầu thực tiễn đặt ra cho ngành lưu trữ” của tác giả Dương Văn Khảm, Tạp chí Văn
thư Lưu trữ Việt Nam số 3 năm 2013; "Xây dựng thư viện điện tử và vấn đề số hoá tài
liệu ở Việt Nam", Nguyễn Tiến Đức, Tạp chí Thơng tin và Tư liệu, số 2/2005; “Định
hướng cho việc số hoá và quản lý tài liệu số của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương
Đảng”, Tạp chí Dấu ấn thời gian, số 3&4, 2013; tóm tắt kết quả nghiên cứu khoa học
“Nghiên cứu xây dựng giải pháp chuyển các dữ liệu số hóa trên các máy quét thông

dụng sang Microfilm qua máy ghi phim 19610””, Nguyễn Thị Hà , Tạp chí Văn thư Lưu
trữ Việt Nam, số 3, 2011. “Vài nét về việc thử nghiệm chuyển số hóa sang microfilm””,
Nguyễn Thị Hà, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 3, 2009; “Quy trình cơng việc
cho một dự án số hóa”, Tom De Mulder; Bản tin Thư viện - Công nghệ thông tin, tháng
10, 2007.
Mặc dù, đã có một số cơng trình nghiên cứu khoa học, các luận văn thạc sĩ, khóa
luận tốt nghiệp, những bài viết được đăng trên kỷ yếu hội thảo khoa học, tạp chí, nhưng
chỉ mới nghiên cứu về hoạt động số hóa và đề xuất các giải pháp số hóa tài liệu, chưa có
đề tài nào nghiên cứu đến vấn đề “Nâng cao chất lượng số hóa tài liệu lưu trữ tại Trung
tâm Lưu trữ quốc gia III”.
3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu


11

3.1. Mụ t êu ê ứu
Luận văn hướng tới giải quyết hai mục tiêu sau:
-

Đánh giá thực trạng hoạt động số hóa tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc
gia III, phân tích những ưu điểm và hạn chế;

-

Đề xuất các giải pháp góp phần nâng cao chất lượng số hóa tì liệu lưu trữ tại
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.
3.2.

vụ ê ứu

Để đạt được những mục tiêu nêu trên, nhiệm vụ đặt ra là:
-

Nghiên cứu tài liệu tham khảo, các cơng trình nghiên cứu khoa học trong và ngoài
nước để làm rõ các vấn đề cơ bản về số hóa tài liệu;

-

Nghiên cứu các quy định pháp lý và hướng dẫn nghiệp vụ số hóa để làm rõ quy
trình số hóa tài liệu lưu trữ;

-

Quan sát, khảo sát cơng tác số hóa tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia
III để làm rõ những thành tựu đã đạt được của công tác số hóa, những thuận lợi,
khó khăn, bất cập trong q trình thực hiện số hóa tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ
quốc gia III;

-

So sánh, đối chiếu lý luận về số hóa, các quy định pháp lý và thực tế thực hiện số
hóa tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III để định hướng các giải pháp;

-

Đưa ra và phân tích các giải pháp cụ thể nhằm nâng cao chất lượng cơng tác số
hóa tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.

4. Đối tượng tượng và pham vị nghiên cứu
4.1. Đ t ê ứu

-

Nghiên cứu những nội dung cơ bản về số hóa tài liệu lưu trữ;

-

Thực trạng triển khai hoạt động số hóa tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc
gia III.
4.2. P v về k ô

-

Phạm vi không gian: Luận văn tập trung nghiên cứu cơng tác số hóa tài liệu lưu
trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.
- Phạm vi nội dung: Các quy trình kỹ thuật và các tiêu chí đánh giá hiệu quả số
hóa tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.
- Phạm vi thời gian: Nghiên cứu tài liệu số hóa thời gian từ năm 2000 đến nay.
5. Nguồn tài liệu tham khảo và Phương pháp nghiên cứu


12

5.1.

uồ t u t k ả

Trong quá trình nghiên cứu, thực hiện luận văn, chúng tôi đã tham khảo các
nguồn tư liệu sau đây:
- Hệ thống các văn bản của Đảng, Nhà nước ban hành chỉ đạo, hướng dẫn về công
tác văn thư, lưu trữ và ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ.

- Luật Lưu trữ 2011; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013
của Chính Phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ; Chỉ thị số 05/2007/CTTTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và
phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ
tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
cơ quan, lưu trữ lịch sử cũng nhằm phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ; Nghị định số
30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số
130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật giao
dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số; Thông tư số 275/2016/TTBTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ, nộp, quản lý và sử
dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ; Quyết định số 176/QĐ-CVTLT ngày 21/10/2011 của
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Quyết định ban hành quy định và hướng dẫn thực hiên
quy trình số hóa tài liệu lưu trữ lập bản sao bảo hiểm và bản sao sử dụng.
- Giáo trình Lý luận và thực tiễn cơng tác lưu trữ do Vương Đình Quyền chủ biên,
xuất bản năm 1990; Giáo trình Lý luận và phương pháp lưu trữ do Chu Thị Hậu chủ biên,
xuất bản năm 2016; sách chuyên khảo Lịch sử, lý luận, thực tiễn về lưu trữ và quản trị
văn phòng của PGS Vương Đình Quyền.
- Các đề tài luận văn, khóa luận và bài viết của các nhà khoa học đăng trên các
Tạp chí, kỷ yếu Hội thảo khoa học.
5.2. P ơ p áp ê ứu
Luận văn áp dụng các phương pháp nghiên cứu khoa học sau:
- Phương pháp nghiên cứu phân tích tổng hợp: Phương pháp này áp dụng cho việc
tổng hợp thơng tin từ các cơng trình nghiên cứu trước đó, các văn bản quy phạm pháp
luật và hướng dẫn quy trình số hóa. Trên cơ sở đó, tiến hành phân tích những thơng tin
phản ánh những vấn đề cơ bản của số hóa tài liệu lưu trữ tại Chương 1.
- Phương pháp thống kê: Áp dụng đối với việc thống kê số lượng, loại hình, nội
dung tài liệu lưu trữ được đưa ra số hóa tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.


13

- Phương pháp so sánh: Phương pháp này áp dụng cho việc so sánh những vấn đề

cơ bản về số hóa (tại Chương 1) với thực trạng số hóa tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu
trữ quốc gia III, đặc biệt là so sánh giữa quy trình số hóa theo văn bản hướng dẫn của
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước với thực tế các bước triển khai thực hiện số hóa tại
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. Từ đó, tác giả tìm thấy sự khác biệt giữa hướng dẫn
nghiệp vụ và thực tiễn, góp phần có những phân tích, nhận định ban đầu và đề xuất các
giải pháp hợp lý.
- Phương pháp khảo sát thực tế: Tiến hành khảo sát thực tế quy trình số hóa tài
liệu tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III để có những nhận xét, đánh giá tổng quan và
chính xác về cơng tác số hóa tài liệu.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
Đề tài có những ý nghĩa cơ bản sau:
- Góp phần bổ sung hồn thiện cơ sở lý luận và pháp lý về số hóa tài liệu lưu trữ.
- Góp phần giúp Trung tâm Lưu trữ quốc gia III nhìn nhận, đánh giá một cách
khách quan cơng tác số hóa tài liệu lưu trữ, từ đó triển khai thực hiện các giải pháp nâng
cao hiệu quả cơng tác số hóa.
- Kết quả nghiên cứu của đề tài có thể làm tài liệu tham khảo trong giảng dạy, học
tập của các cơ sở đào tạo, cơ quan bảo quản tài liệu trong việc số hóa tài liệu lưu trữ.
7. Bố cục của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, kết cấu luận văn
gồm ba chương sau :
- Chương 1: Những vấn đề cơ bản về số hóa tài liệu lưu trữ.
- Chương 2: Thực trạng số hóa tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.
- Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả số hóa tài liệu lưu trữ tại Trung
tâm Lưu trữ quốc gia III.
CHƯƠNG 1:
NHŨNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ S Ơ HĨA TÀI LIỆU LƯU TRỮ
1.1.
1.1.1.

Một số khái niệm

K á t u u tr

Trong cuốn “Lý luận và thực tiễn cơng tác lưu trữ” của nhóm tác giả Đào Xuân
Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền và Nguyễn Văn Thâm đề cập tới khái niệm
tài liệu lưu trữ theo lưu trữ học Mác xít như sau: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành


14

trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, đoàn thể, xí nghiệp và cá nhân có ý nghĩa
chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học lịch sử và các ý nghĩa khác được bảo quản trong
phòng, kho lưu trữ” [19].
Theo Khoản 2 Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011: “Tài liệu là vật mang tin được hình
thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tài liệu bao gồm văn bản,
dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, cơng trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê, âm bản,
dương bản, ảnh, vi phim, băng đĩa, ghi âm, ghi hình, tài liệu điện tử,... và vật mang tin
khác”. Có thể nói, định nghĩa về “tài liệu” quy định trong Luật Lưu trữ năm 2011 nhìn
chung đã khái quát được đặc điểm cơ bản của tài liệu. Qua đó giúp ta phần nào hiểu thuật
ngữ “ tài liệu lưu trữ” (sau đây viết tắt là “TLLT”) một cách chính xác hơn.
Khái niệm chính thức về TLLT tại Việt Nam được đưa ra trong Khoản 3 Điều 2
Luật Lưu trữ năm 2011 như sau: “TLLT là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn,
nghiên cứu khoa học, lịch sử, được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc,
bản chính, trong trường hợp khơng cịn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản
sao hợp pháp” [1,14]. Khái niệm này cho thấy, TLLT phải thể hiện được các thuộc tính
sau: chứa đựng thơng tin q khứ có giá trị phục vụ các nhu cầu của đời sống xã hội;
không phụ thuộc vào nơi bảo quản, thời kỳ lịch sử, vật mạng tin và phương pháp ghi tin;
phải đảm bảo giá trị pháp lý.
Qua những khái niệm trên, chúng ta có thể nhận thấy một cách khái quát nhất về
TLLT là tài liệu phải có nguồn gốc xuất xứ (do các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp hay
cá nhân sản sinh ra trong quá trình hoạt động). Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản

chính, trong trường hợp khơng cịn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao
hợp pháp.
TLLT bao gồm nhiều loại hình phong phú và đa dạng. Để quản lý một cách khoa
học loại hình này, các nhà lưu trữ học phải nghiên cứu đặc điểm của mỗi loại hình tài liệu
và phân loại chúng một cách hợp lý. Có thể phân chia TLLT thành các loại cơ bản sau:
- u í : Bao gồm các loại văn bản có nội dung phản ánh những hoạt những hoạt động
về quản lý nhà nước trên các mặt khác nhau của đời sống như chính trị, kinh tế, văn hóa,
khoa học, lịch sử...Tài liệu hành chính có nhiều thể loại, tùy thuộc vào những giai đoạn
lịch sử khác nhau với các đặc thù khác nhau.
- u khoa họ ơ : Loại tài liệu có nội dung phản ánh các hoạt động về nghiên cứu
khoa học, phát minh, sáng chế, về thiết kế xây dựng các cơng trình xây dựng cơ bản, về


15

thiết kế, chế tạo các sản phẩm công nghiệp, về điều tra, khảo sát, thăm dò tài nguyên
thiên nhiên, địa chất, thủy văn, trắc địa bản đồ. Tài liệu khoa học - kỹ thuật có nhiều loại
như bản vẽ, bản thuyết minh kỹ thuật, sơ đồ, biểu đồ, tà liệu tính tốn...
-

u e ì : là loại tài liệu phản ánh các hoạt động văn hóa xã hội lao động sáng tạo của
con người và các hoạt động khác. Tài liệu này có khả năng tái hiện lại các sự kiện,
nhân vật bằng hình ảnh, âm thanh tạo nên những dấu ấn riêng biệt thú vị. Tài liệu
nghe nhìn có thể là các cuộn phim, âm bản ảnh, dương bản ảnh.

-

u vă ọc - ngh thuật: là những tài liệu phản ảnh hoạt động sáng tác văn học nghệ
thuật của những nhà văn, nhà thơ, nghệ sĩ. Loại tài liệu này chủ yếu là bản thảo
của tác phẩm văn học, nghệ thuật, thư từ trao đổi, tài liệu về các nhà văn, nhà thơ,

nghệ sĩ.

1.1.2.

K á t u đ tử

Khái niệm tài liệu điện tử (sau đây viết tắc là TLĐT) được sử dụng nhiều vào cuối
những năm 1990. Trước thời gian đó, trong các tài liệu trong nước và nước ngoài người
ta chỉ sử dụng một cách rộng rãi các thuật ngữ như: “Tài liệu đọc bằng máy”, “Tài liệu
trên vật mang từ tính”, “Tài liệu đo máy định hướng”. Hiện nay, trong các cơng trình
nghiên cứu cũng như trong các văn bản pháp lý trong và ngoài nước có nhiều định nghĩa
khác nhau về tài liệu điện tử.
Theo Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng
công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước, quy định: “Văn bản điện tử
là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu”. “Thông điệp dữ liệu” là “thông
tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử (Luật
giao dịch điện tử năm 2005).
Tổng hợp kết quả phân tích các định nghĩa cũng như xuất phát từ thực tiễn quản
lý văn bản điện tử hiện nay, tài liệu điện tử được định nghĩa như sau
“Tài liệu điện tử là một đơn vị thông tin được ghi lại (tạo ra, xử lý, được gửi đi,
được nhận, duy trì và sử dụng) phụ thuộc vào phương tiện điện tử dựa trên công nghệ
điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn khơng dây, quang học, điện tử hoặc công
nghệ tương tự” [19].
1.1.3.

K á t u u tr đ tử:

Tài liệu điện tử là tài liệu sản sinh, tồn tại và tiêu hủy trong môi trường điện tử. Tài
liệu điện tử ra đời do sự phạt triển khơng ngừng của cơng nghệ thơng tin và máy tính

16

điện tử. Loại hình tài liệu này ngày càng chiếm vai trị quan trọng trong cơng tác lưu trữ
bởi tính hiện đại và các ưu điểm vượt trội về khả năng lưu trữ rất lớn của nó so với tài
liệu giấy.
Theo Điều 13 Luật Lưu trữ năm 2011:
-

Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tập ở dạng thơng điệp dữ liệu hình thành
trong q trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ
hoặc được số hóa tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác.

-

Tài liệu lưu trữ điện tử phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào, bảo
đảm tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an toàn và khả năng truy cập; được
bảo quản và sử dụng theo phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt.

-

Tài liệu được số hóa từ tài liệu lưu trữ điện tử trên các vật mang tin khác khơng có
giá trị thay thế tài liệu đã được số hóa.

1.1.4.

K á s t u u tr

Số hóa tài liệu lưu trữ là một thuật ngữ thuộc lĩnh vực khoa học cơng nghệ số, nó
được hiểu là một hình thức thực hiện việc chuyển đổi thông tin trên giấy hoặc trên các

vật mang tin phi số thành định dạng kỹ thuật số, trong đó thơng tin được tổ chức thành
các bit và byte. Giống như quét một bức ảnh hoặc chuyển đổi một báo cáo giấy thành
PDF. Dữ liệu khơng bị thay đổi - nó chỉ đơn giản được mã hóa theo định dạng kỹ thuật
số.
Thơng thường những văn bản tài được sản sinh ra trong quá trình hoạt động của
cơ quan, tổ chức được in ấn trên bản giấy, hoặc những file ảnh.. .được lưu giữ và bảo
quản trong kho lưu trữ để phục vụ cho công tác khai thác sử dụng. Nhưng vấn đề đó
được giải quyết dễ dàng khi tài liệu ở mức độ ít, về lâu dài tài liệu được sản sinh ra ngày
càng nhiều, có những cơ quan, đơn vị do tính chất và đặc thù của công việc hàng năm
sản sinh ra hàng trăm mét giá tài liệu lưu trữ thì việc bảo quản, lưu trữ tài liệu thật không
đơn giản, tài liệu sản sinh ra càng nhiều đòi hỏi điều kiện để lưu trữ và bảo quản cũng vì
thế mà phải đáp ứng theo yêu cầu thực tế.
Thư viện Trường Đại học Cornell-Hoa Kỳ định nghĩa: “Số hóa là q trình biến
các tài liệu in ấn trên giấy được chuyển sang dạng số, cho phép các trang thiết bị như
máy tính để đọc, máy quét hình phẳng, camera số, camera động và một loạt các thiết bị
khác được sử dụng để số hóa tài liệu”.
Luật Lưu trữ năm 2011 tại Việt Nam quy định về tài liệu lưu trữ điện tử, không


17

quy định chi tiết tài liệu lưu trữ số hóa. Chúng ta có thể hiểu tóm tắt tài liệu lưu trữ điện
tử là một bản ghi được tạo ra, gửi, chuyển giao, nhân được, hoặc lưu trữ, sử dung bằng
phương tiện điện tử. Tài liệu lưu trữ điện tử được hình thành từ hai nguồn chính:
- Một là, bản ghi các thông điệp dữ liệu được khởi tạo từ đầu;
- Hai là, bản ghi các dữ liệu số từ tài liệu truyền thống.
Vậy, tài liệu số hóa có nguồn gốc từ tài liệu điện tử, nhưng không đồng nhất với
tài liệu điện tử. Tài liệu số hóa trở thành tài liệu điện tử qua q trình số hóa dữ liệu. Đây
là quá trình chuyển các dạng dữ liệu truyền thống như các bản viết tay, bản in trên giấy,
hình ảnh... sang chuẩn dữ liệu trên các phương tiện điện tử và được các phương tiện đó

nhận biết được gọi là số hóa dữ liệu và chúng trở thành dữ liệu số. Từ đó, về mặt lý
thuyết, có thể hiểu số hóa dữ liệu là q trình chuyển các dạng dữ liệu truyền thống sang
chuẩn dữ liệu trên máy tính và được máy tính nhận biết.
Từ định nghĩa trên, chúng ta có thể hiểu rằng số hóa tài liệu lưu trữ là việc sử
dụng công nghệ số dùng để chuyển đổi các tài liệu giấy thông thường, các file ảnh, âm
thanh..sang dạng số được sử dung trên máy tính và được máy tính nhận biết đúng định
dạng, được gọi chung là dữ liệu số.
1.2.

Sự cần thiết của số hóa

Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đã làm thay đổi cách thức tạo lập, chuyển giao
và lưu trữ thông tin từ giấy sang số, đưa con người ngày càng tiến gần với khoa học công
nghệ số. Để theo kịp với xu thế phát triển của khoa học công nghệ, Đảng và Nhà nước ta
trong những năm qua đã tịch cực đẩy mạnh ứng dụng khoc học công nghệ trên tất cả các
lĩnh vực trong đời sống xã hội, xây dựng Chỉnh phủ điện tử và đặc biệt tích cực đẩy
mạnh cơng tác chuyển đổi số quốc gia. Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của
Chính phủ về Cơng tác văn thư đã quy định bản sao số hóa có ký số của cơ quan, tổ chức
thực hiện việc số hóa có giá trị pháp lý như bản chính văn bản giấy. Quyết định số
749/QĐ-TTg ngày 03 tháng 6 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương
trình Chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030 cũng đặt ra mục
tiêu sử dụng hồ sơ điện tử thay thế hồ sơ truyền thống trong quá trình hoạt động của các
cơ quan nhà nước từ trung ương đến địa phương. Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày
03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt đề án Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ
quan nhà nước, giai đoạn 2021 - 2025 đã giao nhiệm vụ cụ thể cho các Lưu trữ lịch sử số
hóa tối thiểu 30% tài liệu lưu trữ định dạng khác có tần suất sử dụng cao để phục vụ khai


18

thác, sử dụng trực tuyến.
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đang bảo quản khối lượng rất lớn tài liệu lưu trữ có
giá trị về lịch sử, chính trị, văn hóa, giáo dục, an ninh quốc phịng... Tuy nhiên, do thời
gian của tài liệu được sản sinh trong thời kỳ chiến tranh ác liệt, có những tài liệu có giá
trị cần được bảo quản vĩnh viễn cho thế hệ tương lai đã và đang trong tình trạng xuống
cấp nghiêm trọng bởi yếu tố về thời gian và tình trạng vật lý của tài liệu. Ngoài ra, nhiều
tài liệu bị mất mát dẫn đến gặp nhiều khó khăn trong việc khai thác sử dụng tài liệu phục
vụ việc nghiên cứu và học tập. Chính vì vậy, số hóa tài liệu lưu trữ là một trong những
yêu cầu cấp thiết cần phải triển khai thực hiện tại các Lưu trữ lịch sử nói chung, tại Trung
tâm Lưu trữ quốc gia III nói riêng và là nhiệm vụ trọng tâm của các cơ quan lưu trữ trong
giai đoạn hiện nay.
1.3.

Mục đích của việc số hóa tài liệu lưu trữ

Thơng qua các cơng việc cụ thể số hóa dữ liệu, chúng ta mong muốn đạt được các
mục đích là xử lý các quy trình nghiệp vụ lưu trữ được tối ưu. Muốn đạt được những
mục tiêu đó, các kho lưu trữ phải thực hiện các thao tác thuộc quy trình số hóa tài liệu là
chuyển đổi tài liệu lưu trữ dạng thông thường, vẫn quen gọi là tài liệu có “tín hiệu tương
tự” (analog) sang dạng tài liệu số, hoặc dữ liệu số (digital). Từ đó, một số ý kiến cho
rằng, số hóa nhằm mục đích cơ bản sau:
Một : Kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ bản gốc
Đây cũng chính là giải pháp của quy trình bảo quản và bảo hiểm tài liệu lưu trữ
mà bấy lâu, cơ quan quản lý ngành lưu trữ vẫn luôn trăn trở. Việc kéo dài tuổi thọ tài liệu
lưu trữ bản gốc có giá trị vô cùng lớn trong việc bảo tồn và phát huy giá trị lịch sử thông
qua tài liệu lưu trữ.
H : Đồng nhất các loại hình tài liệu
Với phương pháp quản lý tài liệu lưu trữ tuyền thống, chúng ta phải bảo quản tài
liệu với các vật mang tin của từng loại hình tài liệu lưu trữ riêng, như: Tài liệu giấy, tài
liệu phim ảnh, tài liệu ảnh, tài liệu ghi âm..., vì các chế độ bảo quản tài liệu của mỗi loại

hình tài liệu lại khác nhau ví dụ chế độ về độ ẩm, nhiệt độ, ánh sáng; hoặc thiết bị phục
vụ khai thác, sử dụng từng tài liệu đó cũng khác nhau. Nhưng với dữ liệu số, chúng ta đã
loại trừ hầu hết sự khác biệt đó, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho người sử dụng.
B : Quản lý, khai thác tập trung tài liệu lưu trữ
Với sự tối ưu đã phân tích trên, đương nhiên, tồn bộ các dữ liệu số hóa, khơng


19

phân biệt chúng có nguồn gốc từ tài liệu có vật mang tin gì, đều có thể quản lý trong một
cơ sở dữ liệu, tạo sự tối ưu cho người sử dụng. Thơng qua việc số hóa tài liệu lưu trữ, độc
giả không phụ thuộc vào các kho bảo quản riêng biệt tài liệu lưu trữ khác nhau và không
phải gắn mình vào một khơng gian nhất định của một phòng đọc khi khai thác, sử dụng
tài liệu lưu trữ. Từ đó, các cơ quan lưu trữ có thể tạo cho độc giả tăng khả năng tiếp cận,
sử dụng tài liệu được nhanh chóng, chính xác và tiện lợi.
Bốn là: Xây dựng tài nguyên số
Xây dựng tài nguyên số là một xu thế tất yếu và phổ biến của các thư viện hiện
nay và trong thời gian tới. Nó giúp giải quyết vấn đề lưu trữ, bảo quản tài liệu, chia sẻ
nguồn tài nguyên thông tin và cải thiện dịch vụ cung cấp thông tin cho người dùng tin.
Tuy nhiên, cần có sự cân nhắc kỹ lưỡng về tỷ lệ của tài nguyên số và tài nguyên
truyền thống trong bộ sưu tập vì mỗi loại tài ngun này có những ưu điểm và hạn chế
nhất định. Bên cạnh đó, để tránh việc tạo lập chồng chéo các hệ cơ sở dữ liệu, giảm lãng
phí về thời gian, nhân lực, tài chính và tạo ra tính thống nhất trong hệ thống các kho, cần
có kế hoạch tổng thể về số hóa tài liệu và liên kết số hóa giữa các hồ sơ, vì một tương lai
phát triển, hội nhập trong hệ thống công nghệ thông tin Việt Nam cũng như trên tồn thế
giới.
Một khi nguồn tài ngun thơng tin số là mạch huyết, là linh hồn của thư viện số
thì cơng tác số hóa tài liệu có vai trị vơ cùng quan trọng.
ă : Tiết kiệm thời gian, chi phí
Tài liệu khi được số hóa có thể dễ dàng tìm kiếm, chỉ với một vài thao tác đơn

giản trên máy tính. Đồng thời, nó giúp cơ quan, tổ chức giảm thiểu số lượng tài liệu giấy
cần bảo quản nên tiết kiệm được tối đa chi phí th nhân cơng và mặt bằng quản lý.
Tóm lại, xét ở góc độc quản lý và lưu trữ, số hóa tài liệu lưu trữ nhằm hai mục
đích cơ bản sau:
- Số hóa nhằm mục đích bảo quản và bảo hiểm tài liệu
Với mục đích này, các cơ quan, tổ chức, lưu trữ sẽ lựa chọn những tài liệu thuộc
diện cần lập bản bảo hiểm để số hóa, lấy bản số hóa chính là bản dùng để bảo hiểm cho
bản gốc khi gặp rủi ro. Trường hợp khác là cơ quan, tổ chức, lưu trữ sẽ những tài liệu có
thời hạn bảo quản lâu dài, vĩnh viễn nhưng tình trạng vật lý kém để tạo thêm bản số hóa.
Trường hợp nay, sau khi số hóa, bản số hóa sẽ được đưa ra phục vụ độc giả, bản gốc
được bảo quản an toàn, tránh tiếp xúc để kéo dài tuổi thọ của bản gốc. Thông thường việc


20

số hóa nhằm mục đích bảo quản, bảo hiểm sẽ được thực hiện với tiêu chuẩn cao, độ nét
tối thiểu cho bản số hịa là 300dpi.
- Số hóa nhằm mục đích khai thác, sử dụng tài liệu
Với mục đích này, các cơ quan, tổ chức, lưu trữ sẽ lựa chọn những tài liệu có tần
suất sử dụng cao để số hóa, tạo thành bản số hóa để dễ dàng phục vụ cho các đối tượng
độc giả khác nhau với tần suất và năng suất cao hơn so với việc chỉ có một bản gốc giấy.
Trong trường hợp này, sau số hóa, rất có thể sẽ hạn chế việc tiếp xúc với bản gốc, việc
phục vụ độc giả chủ yếu thực hiện đối với bản số hóa. Thơng thường, việc số hóa nhằm
mục đích khai thác, sử dụng được thực hiện với tiêu chuẩn cao thấp hơn bản bảo hiểm,
độ nét tối thiểu có thể là 200dpi.
1.4.

Lợi ích của việc số hóa tài liệu lưu trữ

1.4.1.

S t u u tr sẽ úp ả t ểu đá kể d tí , k ô

u
Với phương pháp quản lý tài liệu lưu trữ truyền thống, chúng ta phải bảo quản
riêng từng loại hình tài liệu lưu trữ như: tài liệu giấy, tài liệu phim ảnh, phim điện ảnh, tài
liệu ghi âm..., vì mỗi dạng tài liệu có vật mang tin khác nhau sẽ có chế độ bảo quản (chế
độ nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng ...) khác nhau; hoặc thiết bị phục vụ khai thác, sử dụng từng
tài liệu đó cũng khác nhau. Điều này gây tốn kém rất lớn cho các kho lưu trữ.
Tuy nhiên, khi tài liệu lưu trữ được số hóa thì tài liệu đó sẽ chuyển sang dang dữ
liệu số, và được bảo quản ở các phần mềm lưu trữ ảo, lưu trữ trực tuyến. Điều này về lâu
dài sẽ giúp giảm thiểu đáng kể diện tích, khơng gian lưu giữ.
1.4.2.

S t u u tr úp v bả quả t u truyề t đ u ơn

Tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là nguồn tài liệu q giá, có giá
trị lịch sử vĩnh viễn. Vì vậy, việc bảo quản tài liệu lưu trữ bản gốc là hết sức cần thiết
theo đúng những yêu cầu, quy định của nhà nước. Tuy nhiên, tài liệu đang lưu trữ trong
kho bằng các hình thức truyền thống nên đang chịu sự tác động lớn về thời tiết, khí hậu,
cơn trùng, nhiều tài liệu đang dần bị lão hóa tự nhiên theo thời gian và đang có nguy cơ
bị hủy hoại không thể phục hồi được. Mặc khác, việc tổ chức lưu trữ thủ cơng như hiện
nay rất khó kiểm sốt và khó tìm kiếm tài liệu.
Số hóa tài liệu lưu trữ là một giải pháp giúp việc bảo quản được đảm bảo hơn.
Trong quá trình sử dụng sẽ chịu tác động của con người, môi trường nên dễ hư hỏng. Số
hóa sẽ hạn chế tối đa việc sử dụng bản gốc, bản sao sử dụng từ công nghệ số hóa được


21

đưa vào khai thác sử dụng thay cho bản gốc. Khi tài liệu đã được số hóa, trong q trình
khai thác độ giả sẽ khai thác bản số hóa, khơng phải tiếp cận tới tài liệu gốc, do đó giúp
giảm thiểu sự xuống cấp về mặt vật lý và hóa học của tài liệu gốc do phải lưu thông
thường xuyên trong quá trình khai thác sử dụng.
1.4.3.

S t u u tr ằ đả bả t ô t tr t u

Thông tin chứa trong tài liệu lưu trữ có tính xác thực cao, đáng tin cậy phục vụ
cho hoạt động thực tiễn cũng như nghiên cứu lịch sử. Do đó, nếu vì lý do nào đó mà tài
liệu lưu trữ bị hư hỏng hay mất mát thì sẽ khơng có nguồn tin nào có thể thay thế được.
Chính vì vậy, số hóa tài liệu lưu trữ sẽ tạo ra bản sao lưu dự phòng tài liệu lưu trữ gốc và
được bảo quản tách rời bản gốc, giúp cho việc bảo vệ an tồn thơng tin trong tài liệu lưu
trữ. Khi có sự cố xảy ra có thể dùng bản số hóa này thay thế cho bản gốc và nó có giá trị
pháp lý như tài liệu lưu trữ gốc.
1.4.4.

S t u u tr úp ở rộ p v quy ô u tr

Trong khi các lưu trữ truyền thống ln gặp khó khăn trong xây dựng kho tàng,
ln ln trong tình trạng thiếu khơng gian, diện tích và cần phải mở rộng thì kho lưu trữ
dữ liệu số hóa có thể lưu được dữ liệu khổng lồ với dung lượng ngày càng lớn hơn với
khơng gian khơng đổi. Đó là nhờ sự phát triển của kĩ thuật số, kích thước của một ổ cứng
khơng thay đổi nhưng dung lượng thì khơng ngừng tăng lên.
1.4.5.

S t u u tr úp ơ qu trì độ, kỹ ă v tí uyê p á bộ, v ê

Con người ln đóng vai trị trung tâm trong hoạt động của cơ quan tổ chức hay
nói cách khác bộ máy hoạt động của một cơ quan tổ chức không thể vận hành nếu khơng

có con người. Con người bao gồm kiến thức, kinh nghiệm, kĩ năng do học hỏi, tích lũy
được trong q trình hoạt động, nó cũng bao gồm các tố chất của con người như tính
sáng tạo, sự khôn ngoan, khả năng phối hợp, đạo đức lao động.... Để tổ chức vận hành,
lưu trữ và khai thác hệ thống dữ liệu số hóa một cách hiệu quả thì trình độ của cán bộ là
một yếu tố quan trọng. Cán bộ quản lý hệ thống dữ liệu số phải hiểu sâu về hệ thống và
biết cách xử lý khi các tình huống, sự cố có thể xảy ra. Số hóa tài liệu lưu trữ khơng chỉ
phục vụ cho các kho lưu trữ mà còn để tổ chức, khai thác và phát huy giá trị phục vụ cho
nhu cầu của xã hội và được xem như một loại hình dịch vụ thương mại, chính vì vậy đội
ngũ cán bộ, nhân viên phục vụ khơng những địi hỏi về trình độ, năng lực chuyên môn
mà thái độ phục vụ của mỗi cán bộ, nhân viên phải luôn được rèn luyện và nâng cao.


22

1.4.6.

S t u u tr úp ơ qu p át tr ể tầ kỹ t uật

Hạ tầng kỹ thuật (đặc biệt là hạ tầng công nghệ thông tin) là tập hợp các phương
pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại chủ yếu là kỹ thuật máy tính
nhằm tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài ngun thơng tin. Trong số
hóa tài liệu lưu trữ, yếu tố cơng nghệ đóng vai trị then chốt đối với sự thành bại của cơng
tác này. Để thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ mỗi cơ quan tổ chức cần mua sắm, lắp đặt
các máy móc thiết bị chuyên dụng phục vụ cho số hóa, đặc biệt là hệ thống phần mềm
quản lý, lưu trữ với những chức năng linh hoạt. Có thể nói, số hóa tài liệu lưu trữ cho
phép cơ quan, tổ chức phát triển hạ tầng kỹ thuật của đơn vị mình.
1.4.7.

S

t u u tr

v trị tí ự vớ ơ tá k t á sử dụ

Toàn bộ các dữ liệu số hóa, khơng phân biệt chúng có nguồn gốc từ tài liệu có vật
mang tin gì, đều có thể quản lý trong một cơ sở dữ liệu, tạo sự tối ưu cho người sử dụng.
Thơng qua việc số hóa tài liệu lưu trữ, đơng đảo độc giả có thể tiếp cận với tài liệu lưu
trữ, tăng khả năng khai thác tài liệu của người nghiên cứu. Họ có thể tra cứu tài liệu tại
phịng đọc hoặc bất cứ đâu, khơng phụ thuộc vào các kho bảo quản riêng biệt, không
phải gắn mình vào một khơng gian nhất định của một phịng đọc khi khai thác, sử dụng
tài liệu lưu trữ. Từ đó, các cơ quan lưu trữ có thể tạo cho độc giả tăng khả năng tiếp cận,
sử dụng tài liệu được nhanh hơn, tiết kiệm thời gian và công sức cho việc tra tìm tài liệu.
Số hố tài liệu lưu trữ cũng cho phép nâng cao việc tiếp cận và chia sẻ nhiều hơn các
thông tin về hồ sơ, tài liệu lưu trữ, tiếp cận thông tin nằm ở một cơ quan lưu trữ hoặc
nằm ở nhiều cơ quan lưu trữ khác nhau.
1.4.8.

S t u u tr t ú đẩy v t tổ ứ k ọ v đ ô tá u tr

Sở dĩ có vai trị này vì cơng nghệ số hóa tài liệu hiện nay ngày càng được thực
hiện đáng tin cậy và tiêu chuẩn hóa hơn. Số hóa tài liệu lưu trữ chỉ được tiến hành đối
với khối tài liệu đã được phân loại và xác định giá trị - có nghĩa là trên cơ sở tài liệu đã
được tổ chức khoa học, đặc biệt là đã được lựa chọn và xác định giá trị. Do đó, để cơng
tác số hóa tài liệu lưu trữ được thực hiện tốt thì các nghiệp vụ của cơng tác lưu trữ cũng
phải được thực hiện có hiệu quả. Ngược lại, khi số hóa trở thành một nghiệp vụ phổ biến
và thực hiện tốt, đạt được các mục đích của nó sẽ có tác động trở lại đối với cơng tác lưu
trữ, bởi vì khi thấy được vai trị của việc số hóa tài liệu thì các lưu trữ sẽ có những biện
pháp thúc đẩy việc thực hiện đúng và đủ các nghiệp vụ của cơng tác này.
1.5. Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ

23

Hiện nay, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III thực hiện cơng tác số hóa theo Quyết
định số 176/QĐ-VTLTNN ngày 21/10/2011 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
Quyết định ban hành quy định và hướng dẫn thực hiên quy trình số hóa tài liệu lưu trữ
lập bản sao bảo hiểm và bản sao sử dụng. Theo đó, cơng tác thực hiện số hóa tài liệu lưu
trữ phải được đảm bảo và trải qua 12 bước, bao gồm:
Bước 1. Giao nhận và vận chuyển tài liệu về nơi chuẩn bị tài liệu.
Bước 2. Chuẩn bị tài liệu:
a) Nhận tài liệu;
b) Bóc, tách và làm phẳng tài liệu;
c) Xác định và đặt tiêu chụp đặc biệt.
Bước 3. Thực hiện số hóa:
a) Nhận tài liệu;
b) Khởi động máy qt, máy tính, thiết bị lưu điện và tạo lập thư mục lưu ảnh;
c) Thực hiện số hóa và lưu ảnh.
Bước 4. Chuyển ảnh từ các máy trạm về máy chủ.
Bước 5. Kiểm tra số lượng, chất lượng ảnh; quét lại các ảnh chưa đạt yêu cầu (nếu
có).
Bước 6. Loại bỏ các files ảnh là tiêu chụp đặc biệt trong dữ liệu ảnh màu và đặt
tên files ảnh.
Bước 7. Sao lưu toàn bộ dữ liệu ảnh đen trắng, dữ liệu ảnh màu sang ổ cứng.
Bước 8. Lập danh mục thống kê số lượng ảnh theo hồ sơ.
Bước 9. Bàn giao dữ liệu ảnh đen trắng cho đơn vị ghi phim và dữ liệu ảnh màu
cho đơn vị quản lý cơ sở dữ liệu.
Bước 10. Chuyển dữ liệu ảnh màu vào hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu.
Bước 11. Vận chuyển và bàn giao tài liệu cho kho bảo quản.
Bước 12. Lập hồ sơ về việc số hóa phơng/khối tài liệu.
Tuy nhiên, căn cứ tình hình thực tế cũng như với yêu cầu của Phông, Trung tâm

Lưu trữ quốc gia III thực hiện cơng tác số hóa theo 5 bước, cụ thể được thể hiện qua sơ
đồ sau:


24

Sơ đồ á b ớc thực hi n s t u u tr t ru t G III
1.5.1.

ậ t u u tr đã đ ự ọ để t ự s

Việc lựa chọn này là cần thiết vì khơng có một cơ quan tổ chức nào có thể số hóa
một lần xong cả kho lưu trữ của mình. Tiêu chuẩn để số hóa tùy thuộc vào mục tiêu của
chủ sở hữu tài liệu lưu trữ.
Ví dụ, số hóa để bảo hiểm tài liệu lưu trữ thì tài liệu được chọn phải là tài liệu lưu
trữ thuộc diện quý hiếm theo quy định của pháp luật, hoặc số hóa tài liệu lưu trữ có tần
suất sử dụng cao hoặc có tình trạng vật lý kém.
Tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, những tài liệu được đưa ra số hóa bao gồm


25

những dạng tài liệu sau:
-

Tài liệu q hiếm có tính di sản và mang giá trị lịch sử và là ấn phẩm duy nhất.

-

Tài liêu quan trọng thường xuyên được đưa ra khai thác sử dụng.

-

Các tài liệu lưu trữ q có tình trạng vật lý kém (giấy giịn hoặc bị axít hố...)
hoặc bị xuống cấp trầm trọng (rách , hỏng, mục nát...)

-

Bản viết tay hay bản thảo gốc;

-

Tác phẩm âm nhạc;

-

Giấy tờ chứng thực quyền sở hữu đất;

-

Các báo cáo liên quan đến phả hệ;

-

Tài liệu nghiên cứu khoa học..

1.5.2.

C uẩ bị t u s

Bước này cần thực hiện một số công việc như sau:
-

Thống kê tài liệu;

-

Phân loại tài liệu, tách riêng những tài liệu rách, hư hỏng nếu việc số hóa áp dụng
cho các hồ sơ lưu trữ và dùng kĩ thuật scan từng tờ tài liệu tùy vào thiết bị cơng
nghệ hiện có. Khi số hóa các tài liệu lưu trữ dạng đóng quyển thì áp dụng cơng
nghệ Bookscan cho việc số hóa để khơng phải tháo rời từng tờ văn bản;

-

Tháo bỏ toàn bộ ghim, kẹp; ủy phẳng tài liệu;

-

Lập danh mục tài liệu (biên mục từng văn bản trong hồ sơ);

-

Kiểm tra, đối chiếu tài liệu với danh mục, xác định các tiêu chụp đặc biệt, xác
định số lượng hồ sơ và lập Mục lục hồ sơ đưa ra số hóa;

1.5.3.

S v t ết ập t ả

Thiết lập hệ thống ảnh, đặt tên file, đặt định dạng đóng, ghim lại theo tổ chức tài

liệu ban đầu; tạo siêu dữ liệu (metadata) là nhiệm vụ cơ bản của bước này.
a) Scan và thiết lập hệ thống ảnh.
Trước khi thực hiện quét văn bản, phải điêu chính độ tương phản sáng tối, độ
bóng của chữ. tùy theo tình trạng cụ thể của mỗi trang tài liệu và máy quét sử dụng;
Dung lượng mỗi ảnh không vượt q 1,2MB;
Đối với tài liệu qt có kích thước lớn hơn khổ A4 (vượt quá vùng đặt tài liệu để
quét của máy) thì phải chia tài liệu thành hai phân và quét hai lần theo thứ tự từ trên
xuống dưới, phần liên kê gối lên nhau khoảng 20mm. Số thứ tự của tài liệu được xác
định theo thứ tự quét tài liệu lưu trữ;