Luận văn nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư lưu trữ sở tài chính hà nội

Bộ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NÔI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG
-----lCQl ---------------

KH ĨA LUẬN T Ĩ T NGHIỆP
NÂNG CAO HI Ệ U QUẢ
QUẢN LÝ CÔNG TÁC
LƯU TRỮ TẠI SỞ TÀI

VĂN THƯ

CHÍNH HÀ

Khó a luận tốt
nghiệp ngành
Người hướng dẫn
s inh vi ê n thực hi
ện

: QUẢN TRỊ VĂN
PHÒNG
: THS. NGUYỄN
HỮU DANH
: TỐNG THỊ NGÁT
: 1405QTVC036

Mã số sinh vi ê n
Khóa

N ỘI

:2014 - 2018
: ĐH. QTVP 14C

L ớp

HÀ NỘI, 2018



LỜI CẢM Ơ
V i v i trò l một sinh vi n, bản thân tôi nh n thấy rằng, ông tá văn th l u trữ
l ông vi nhiều nội dung phức tạp, m ng tính kho họ v kỹ thuật c ao, đòi hỏi
người c án bộ văn thư - lưu trữ phải nắm vững được trình độ huy n mơn nghi p
vụ m phải phẩm chất hính trị tốt. Đối v i bản thân tôi, s u quá trình học t p đ
giúp tơi vững v ng hơn trong trình độ huy n mơn, kiến thứ ơng vi ũng nh kỹ
năng mềm. ôi đ lĩnh hội đ ợc nhiều kiến thức m i ũng nh t uy m i, mở rộng v
phát huy những gì m mình đ đ ợc học ở tr ng qua thầy ô, bạn bè, học hỏi đ ợc
nhiều kinh nghi m qua những ng i đi tr , rèn luy n đ ợ đứ tính ần thiết cho một
án bộ văn phịng trong t ơng l i.
u đây, tôi xin ảm ơn tr ng Đại học Nội vụ H ội n i hung v khoa Quản trị
văn phòng n i ri ng đ tạo điều ki n ho tôi đ ợc tiếp xú v i ông vu c th c tế để tôi
thể học hỏi v tr u ồi th m kiến thứ . Đồng th i, tôi ảm ơn á ô hú, nh hị trong ơ
qu n đ giúp tôi ho n th nh b i báo áo n y. Đặc bi t tôi xin hân th nh ảm ơn thầy
ThS. Nguyễn Hữu Danh - giảng vi n h ng d n kh lu n tốt nghi p v á thầy ô giáo
tr ng Đại học Nội vụ H ội đ truyền đạt kiến thứ ơ bản để tôi thể ho n th nh tốt
đề t i kh lu n tốt nghi p. tôi ũng gửi l i cảm ơn đến ô hú, nh hị tại sở i Chính đ tr
c tiếp chỉ dạy v giúp đỡ trong th i gian qua.
ôi xin hân th nh ảm ơn./.
Hà Nội, ngày 05 tháng 3 năm 2018

inh vi n th c t p

Tống Thị gát


LỜI C M ĐO
Tơi xin c am đo an khó a luận tốt nghi ệ p c ủa mình với đề t ài “Nâng
cao hiệu quả quản lý công tác văn thư lưu trữ tại Sở Tài Chính Hà Nội ”, là đề
tài của riêng tôi.
Tôi xin chịu mọi trách nhiệm về c ơng trình nghiên cứu của riêng mình!
Hà Nội, ng ày 05 tháng 3 năm 2018


BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
Nội dung viết tắt
Chữ viết tắt
Công nghệ thông tin

CNTT

Văn thư lưu trữ

VTLT

Cán bộ, c ông chức

CBCC

Ủy b an nhân dân

UBND


MỤC LỤC
A.
B..........................................................................................................................
C.

PHỤ LỤC


A. PHẦN MỞ ĐẦU
1. ý do chọn đề tài
D.

Hi n n y, đất n t đ ng tiến h nh ông uộ đổi m i đất n ng y

E. ng phát triển. Chính vì v y vấn đề soạn thảo, quản lý văn bản v ông tá
văn th - l u trữ trong hoạt động quản lý ý nghĩ rất quan trọng. Bởi đây l ông tá
đ ợc c p nh t hằng ng y, th ng xuy n vừ đòi hỏi s tổng hợp t duy khoa học khi
soạn thảo b n h nh một văn bản củ ơ qu n h nh hính nhà nước... nhằm phục vụ
tốt cho mọi tổ chức. Trong các vấn đề đó, việ c tổ chức quản lý ông tá văn th l
u trữ l rất quan trọng củ ơ qu n. Đây l nơi thu th p, xử lý á thông tin, văn bản
hoạt động củ ơ qu n đ . i c sắp xếp một á h kho họ v l u trữ v o kho l u trữ ơ qu
n đ ợc tốt sẽ g p phần l m ho ông tá hoạt động củ ơ qu n đ ợc hi u quả.
F.

Công tá văn th l u trữ l một lĩnh v c hoạt động không thể thiếu

trong hoạt động quản lý ủa tất cả á ơ qu n, tổ chức, doanh nghi p nhằm đảm

bảo tính hính xá , bảo m t trong á hoạt động củ ơ qu n, tổ chức, doanh nghi p.
Công tá văn th l u trữ v i trò tr c tiếp trong quá trình hoạt động, l nơi thu th p,
xử lý thông tin ủ ơ qu n, tổ chức, doanh nghi p.
G.

Công tá văn th l u trữ l một lĩnh v c hoạt động không thể thiếu

trong hoạt động quản lý ủa tất cả á ơ qu n, tổ chức, doanh nghi p nhằm đảm
bảo tính hính xá , bảo m t trong á hoạt động củ ơ qu n, tổ chức, doanh nghi p.
Công tá văn th l u trữ v i trị tr c tiếp trong q trình hoạt động, l nơi thu th p,
xử lý thông tin ủ ơ qu n, tổ chức, doanh nghi p.
H.

uy nhi n, nhiều ơ qu n h nh hính h n v o nh nghi p v n h l m tốt

hoạt động n y, ảnh h ởng đến nhiều vấn đề trong quá trình l m vi c. S chồng
chất củ á văn bản m không đ ợc xử lý kịp th i, những văn bản h phân loại rõ th
i hạn bảo quản, s sắp xếp thiếu khoa họ gây n n tình trạng kh tìm văn bản t i li
u,.
I.

Sở T ài c hính là c ơ quan c huyê n môn thuộc Ủy b an nhân dân
7


thành phố Hà Nội, thực hi ện chức năng tham mưu, giúp Ủy b an nhân dân
thành phố Hà Nội quản lý nhà nước về tài chính; ngân sách nhà nước; thuế,
phí, lệ phí và thu khác c ủa ngân sác h nhà nước; tài sản nhà nước; c ác quỹ tài
c hính nhà nước; đầu tư tài chính; tài chính do anh nghiệp; kế tốn; kiểm tốn
độc l ập; lĩnh vực giá và c ác hoạt động dịch vụ tài chính tại đị a phương theo

quy định của pháp luật. Sở T ài chính c ó tư c ác h pháp nhân, c ó c on dấu v à
tài khoản ri êng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức và hoạt động của Ủy b an
nhân dân thành phố Hà Nội; đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, thanh tra,
kiểm tra về chuyê n môn, nghi ệ p vụ của Bộ T ài chính.
J.

ăn phịng tại Sở i hính l đầu mối qu n trong ho á vấn đề li n qu n

đến giấy t , văn bản. V i những th nh t u m ở đạt đ ợc, v n òn nhiều v ng mắ kh
khăn trong vấn đề giải quyết văn bản v á thủ tục cần thiết như c ác trang thiết
bị, quy trình thực hi ệ n,...
K.

Từ những vấn đề đ tôi đ nghi n ứu v quyết định chọn đề t i: “

Nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư lưu trữ tại Sở Tài Chính Hà
Nội” để nhằm đ r những giải pháp nâng o hất l ợng hoạt động tổ chức củ án bộ
l m văn th l u trữ.
2. Mục tiêu nghiên cứu
L.

Mụ ti u nghi n ứu đề t i l nhằm l m rõ ông tá văn th l u trữ n i hung

v ông tá văn th l u trữ Sở i Chính H ội n i ri ng từ đ giúp đẩy mạnh v nâng o hi
u quả ông tá văn th l u trữ tại ơ qu n. hìn nh n từ th c tế của quá trình th c hi n
ông tá văn th l u trữ l m rõ từng vấn đề rồi đ r ph ơng pháp, á h thức giải quyết
v giải pháp ụ thể nhằm th c hi n tốt tạo điều ki n thu n lợi ho ơ qu n khi tr tìm.
Đ r những vấn đề rồi phân tí h những u điểm, hạn chế của từng vấn đề đ , để
thể thấy rõ hơn vi c th c hi n ông tá văn th l u trữ tại Sở i Chính. ừ đ , đ r những
giải pháp ho từng vấn đề hạn chế nhằm nâng o hi u quả quản lý ông tá văn th l

u trữ trong hoạt động văn phòng. Đề t i nghi n cứu sẽ c đ ng g p to l n cho Sở i
Chính nhằm quản lý v th c hi n ông tá văn th l u trữ đ ợc tốt hơn. Đồng th i,
8


giúp ho mỗi á nhân ái nhìn đúng đắn về ông tá văn th l u trữ, nâng o ý thức bảo
quản v bảo m t của Sở, xây ng ơ sở v t chất hi n đại, đặc bi t ứng dụng á kho
học ông ngh v o ông tá l u trữ khi tr tìm t i li u.
3. Lịch sử nghiên cứu đề tài
M.

Cùng v i s phát triển củ đất n , quá trình hội nh p thế gi i qu á th i

kỳ, ông tá văn th l u trữ đ v đ ng ng y ng đ ợc củng cố, giữ một vị trí rất qu n
trong không hỉ trong ơ qu n nh n m òn trong á doanh nghi p. Cùng v i vi c tiến
h nh á ông uộ đổi m i, trong những năm qu h n t đ không ngừng đổi m i v ho n
thi n ông tá văn th l u trữ. r n th c tế rất nhiều đề t i nghi n ứu, những b i th m lu
n đ ng g p nhằm nâng o hi u quả ông tá văn th l u trữ. C thể kể đến á đề t i nghi
n ứu của lu n văn thạc sỹ, đề t i nghi n ứu kh lu n tốt nghi p, báo áo th c th p về
ông tá văn th l u trữ trong á đơn vị doanh nghi p nh :
N.

h lu n tốt nghi p: Một số giải pháp nâng o hi u quả ông tá văn thư

tại Công ty Cổ phần Giấy An Hò a - tác giả: Nhữ Mai Nhung ĐHL T
QTVPK13A;
O.

Báo áo th c t p tốt nghi p: ìm hiểu ơng tá văn th ở Bộ Nội vụ, th c

trạng v giải pháp;
P.

Đề t i nghi n ứu về ông tá văn th l u trữ ở ăn phòng Ủy b n ân tộc;

Q.

Đề t i ông tá văn th ở trung tâm nghi n ứu v phát triển vùng Bộ

khoa họ v ông ngh ;
R.

Lu n văn: ột số bi n pháp nâng o hi u quả ông tá ăn th - u trữ trong

Văn phịng Cơng ty Cơ đi ện và phát triển nông thôn...
S.
T.

một số b i viết đăng tr n báo, ạp hí ăn th l u trữ nh :

Bài viết của tác giả Hồng Minh - Đăng ký và quản lý văn bản đi

đến thực tế ở một số c ơ quan c ấp tỉnh, huyệ n (trang 168 - Tạp chí Văn thư
lưu trữ Vi t Nam số 6 - háng 12/2003;
U.

B i viết củ tá giả D ơng ạnh Hùng - Một v i ý kiến về vi xây d ng

danh mục hồ sơ, hồ sơ v t p l u ông văn đi n tử (trang 3 - Tạp hí ăn th l u trữ Vi
9

t Nam số 10- háng 10/2007);
V.

Bài viết của tác giả Quốc Thắng - Đổi mới và nâng c ao chất

lượng c ông tác văn thư một yêu c ầu cấp bách trong c ải c ách hành chính ở
nước ta trang 7 - Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam - Tháng 6/ 2008);
W.

Bài viết của tác giả Nguyễn Trọng Bi ên - Một số vấn đề về sử

dụng con dấu trong c ơ quan, tổ chức ở ngước ta hi ện nay (trang 12 - Tạp c hí
Văn thư lưu trữ Vi ệt Nam số 11 - Tháng 11/2008);
X.

Bài viết của tác giả Vũ Thị Phụng - Thu thập tài li ệu của c ác đơn

vị sản xút kinh do anh vào lưu trữ thực trạng và giải pháp (trang 127 - Tạp c hí
Văn thư lưu trữ Vi ệt Nam số 5 - T háng 10/2004);
Y.

Các bài viết đã nêu ra một c ách rõ nét về thực trạng c ơng tác văn

thư lưu trữ nó i chung đồng thơi đưa ra những giải pháp nhăm nâng c ao hiệu
quả công tác văn thư lưu trữ trong chỉ trong c ác c ơ quan nhà nước mà c òn
đối với doanh nghi ệp.
Z.

Như chúng ta thấy, Văn thư lưu trữ ln l à đề tài c ó nhiều sức

hút để c ác tác giả nghi ên cứu và khai thác không chỉ trong các c ơ quan nhà
nước mà c ịn c ó c ả trong c ác doanh nghi ệp tư nhân... Tuy nhiên, tại s ở Tài
Chính Hà Nội chưa c ó đề tài nghiên cứu nào về vấn đề này, nắm bắt được tình
hình đó tơi đã tiến hành nghi ên cứu đề tài “Nâng c ao hi ệu quả quản lý c ông
tác văn thư lưu trữ tại Sở Tài Chính Hà Nội” là một đề tài không quá mới về c
ông tác văn thư lưu trữ tại c ơ quan cụ thể. Để từ đó c ó những giải pháp c ụ
thể v à thí ch hợp nhằm ho àn thi ện hơn về quản lý c ông tác văn thư lưu trữ.
Lợi ích của đề tài mạng lại l à nhằm nâng c ao hi ệ u quả vai trò c ủa c ông tác
văn thư lưu trữ, đồng thời giúp cho mọi người nâng c ao ý thức, trách nhi ệm
khi thực hiện cơng vi ệ c, đó l à bước đệ m tạo thuận lợi cho c ông tác văn thư
lưu trữ s au này.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
AA.

Đối t ợng m đề t i nghi n ứu đ l hoạt động quản lý ông tá văn th
10


lưu trữ như về chỉ đạo, kiểm tra giám sát... Từ thực trạng đã nghi ê n c ứu về
ông tá văn th l u trữ tại Sở i Chính H ội d tr n kết quả phân tí h những u điểm,
hạn chế về ông tá văn th l u trữ. Từ đây, đ r những giải pháp đề nâng o hi u quả
quản lý ông tá văn th l u trữ củ Cơ qu n Sở.
AB.

Phạm vi nghi n ứu củ đề t i l th c trạng hoạt động quản lý ông tá

văn th l u trữ của Sở i hính những vấn đề gì v đ r á giải pháp nâng o hi u quả
quản lý ông tá văn th l u trữ tại Sở i Chính H ội.

5. Phương pháp nghiên cứu
AC.

Phương pháp khảo sát: là một phương pháp thu thập thông tin từ

một số c á nhân (gọi là một mẫu) để tìm hiểu về sự phổ biến l ớn hơn mà mẫu
đó đưa ra. Mặc dù c ác cuộc khảo sát c ó nhiều dạng, phục vụ cho nhiều mục đí
ch khác nhau, họ chia sẻ những đặc trưng nhất định như khảo sát trực tuyến,
khảo sát bằng bảng hỏi,...
AD. h ơng pháp tìm thơng tin: l ph ơng pháp tìm kiếm thơng tin từ
nhiều nguồn khá nh u nh tr n internet, tr n báo, tạp hí, tr n truyền hình,. Đây l á
h tiếp c n nhanh nhất v tìm đ ợc nhiều nguồn thơng tin bổ í h ho vi c tìm kiếm
thơng tin ho đề t i nghi n ứu.
AE. h ơng pháp phỏng vấn: l ph ơng pháp thu th p thơng tin tr n ơ sở
q trình gi o tiếp bằng l i n i tính đến mụ đí h đặt ra. Trong cuộc phỏng vấn,
ng i phỏng vấn n u những âu hỏi theo một h ơng trình đ ợc định sẵn d tr n
những ơ sở lu t số l n củ toán học.
AF.

Phương pháp phân tí c h tổng hợp: l à phương pháp phân tí ch lý

thuyết thành những mặt, những bộ phận, những mối quan hệ theo lịch sử thời
gian để nhận thức, phát hiện và khai thác c ác khía cạnh khác nhau của lý
thuyết từ đó chọn lọc những thơng tin c ần thiết phục vụ cho đề tài nghi ên c
ứu. s au đó, tổng hợp thơng tin đã phân tí c h thành những vấn đề chung nhất
để đưa ra một tài liệu c ó nội dung thống nhất.

11

6. Giả thuyết khoa học
AG.

Trong quá trình hoạt động của c ơ quan đều sinh ra giấy tờ c ó liên

quan và những giấy tờ c ó giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu khi cần thiết.
Vì vậy, vi ệ c nâng c ao hi ệu quả c ông tác văn thư lưu trữ l à rất quan trọng
đến c ơng vi ệ c tại Sở, góp phần vào việ c lưu trữ tài li ệu một c ách c ó hiệ u
quả.
7. Kết cấu khóa luận
AH.

Chương 1: Cơ sở lý luận chung về Công tác Văn thư lưu trữ khái

quát về Sở Tài chính Hà Nội
AI.

Chương 2: Khái quát về Sở Tài chính Hà Nội và thực trạng quản

lý công tác văn thư lưu trữ tại Sở Tài chính Hà Nội.
AJ.
Chương
Nhận
giải
nâng
cao
hiệuHà
quả
quản lý
Nội.

cơng3:
tác
vănxét
thưvà
lưu
trữpháp
tại Sở
Tài
chính

12


B. PHẦN N I DUNG
AK. CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG
VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ
1.1.
1.1.1.
AL.

Những vấn đề chung về công tác văn thư
Khái niệm
Những c ông vi ệ c như soạn thảo, duy ệ t ký b an hành văn bản,

chuyển giao, tiếp nhận, đăng ký vào sổ, quản lý văn bản, l ập hồ sơ',... được gọi
chung l à công tác văn thư và đã trở thành một thuật ngữ quen thuộ c đối với c
án bộ, viên chức mọi c ơ quan, tổ chức. Hoạt động này trở thành hoạt động
thường xuyên ở c ơ quan, góp phần khơng nhỏ trong vi ệ c nâng c ao chất
lượng l ãnh đạo, chỉ đạo và hi ệu quả hoạt động của cấp ủy, của c ác c ơ quan
Đảng, c ác tổ chức chính trị-xã hội từ trung ương tới địa phương. Khơng những

vậy c ịn rất quan trọng trong các c ơ quan doanh nghi ệp.
AM.

C ó thể định nghĩa cơng tác văn thư như s au:

AN.

Cơng tác văn thư là tồn bộ cơng việc về soạn thảo, ban hành

văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt
động của cơ quan, tổ chức, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan,
tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong văn thư.
1.1.2.
AO.

Yêu cầu của cơng tác văn thư
Trong q trình thực hi ện nội dung c ông tác văn thư ở c ác c ơ

quan, tổ chức c ần đảm bảo những yêu c ầu s au:
AP.

Thứ nhất, tính nhanh chóng trong tất c ả các khâu từ xây dựng văn

bản, truyền đat thông tin, tổ chức quản lý văn bản, kiểm tra và tiếp nhận giải
quyết văn bản. Vi ệ c xử lý văn bản đều phải được nhanh c hó ng tất c ả c ác
khâu.
AQ.

Thứ hai, tính chính xác ở nội dung, thể thức trong thực hi ện

nghiệp vụ. Nội dung văn bản phải đúng với thẩm quyền ban hành, không được
trái với hiến pháp pháp luật và chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của c ơ quan b


an hành. Các số li ệu dẫn c hứng phải c huẩn xác rõ ràng. về thể thức được
trình bày phải đảm bảo đúng theo mẫu của Nhà nước qua c ác văn bản hành
chính, việ c đánh máy văn bản đúng quy định và kỹ thuật trình bày; việ c
chuyển giao văn bản và in ấn văn bản phải được quy điịnh đảm bảo bởi nhà
nước, đặc biệt l à văn bản bí mật.
AR.

Thứ ba, tính bí mật trong nội dung văn bản c ó những vấn đề thuộ

c phạm vi bí mật. Do đó trong q trình xây dựng giải quyết văn bản phải đảm
bảo được c ác yê u c ầu được quy định trong pháp l ệ nh bảo vệ bí mật. vi ệ c
bố trí phòng l àm việ c đến vi ệc lựa chọn c án bộ làm c ông tác văn thư phải
đảm bảo tính bí mật.
AS.

Thứ tư, tính hiện đại trong việ c ứng dụng c ông nghệ thông tin

vào c ông tác soạn thảo văn bản vào vi ệ c quản lý, tra tìm văn bản; l ập hồ sơ;
sử dụng chữ ký đi ện tử, c on dấu điện tử. Đưa trang thiết bị hiện đại vào c ông
tác văn thư.
1.1.3.

Vị trí, ý nghĩa

AT.

ì.ì.3.1. Vị trí

AU.

Cơng tác văn thư là một hoạt động của bộ máy quản lý nó i chung

và của từng c ơ quan nó i ri ê ng. Trong văn phịng, c ơng tác văn thư khơng thể
thiếu và l à nội dung quan trọng chiếm một phần l ớn hoạt động của văn phòng.
Như vậy c ông tác văn thư gắn liền với hoạt động của c ơ quan và được xem
như là một bộ phận của hoạt động quản lý, c ó ảnh hưởng trực tiếp đến chất
lượng quản lý.
AV.

Trong hoạt động quản lý c ần phải c ó thơng tin mà nguồn thơng

tin chủ yếu mà chính xác nhất là nguồn thơng tin bằng văn bản. Do đó c ơng
tác văn thư đóng vai trò quan trọng, tác động trực tiếp đến hoạt động quản lý
của cơ quan đơn vị. vì vậy c ơng tác văn thư luôn luôn tồn tại song song với
hoạt động của c ơ quan, tổ chức, đó l à mắt xích quan trọng trong guồng máy
hoạt động quản lý.


1.1.3.2.
AW.

Ý nghĩa
Thứ nhất, c ơng tác văn thư góp phần cung c ấp kịp thời đầy đủ

nguồn thông tin văn bản hoạt động quản lý. T rong hoạt động quản lý c ủa c ơ
quan từ khâu đề ra chủ chương chính sách đến xây dựng chương trình kế hoạch

và giải quyết vấn đề cụ thể ttrong công tác quản lý của c ơ quan nó i chung đều
phải dựa vào nguồn thơng tin có liên quan.
AX.

Thứ hai, c ơng tác văn thư c ó ý nghĩa gó p phần kiểm soát quyền

lực của c ơ quan, tổ chức, do anh nghi ệp. Văn bản hồ sơ tài liệu l à minh
chứng khách quan phản ánh quá trình giải quyết c ơng viê c. Bởi trong q
trình theo rõi giải quyết c ông việ c c ơ quan tổ chức phải ban hành văn bản để
phục vụ cho công tác l ãnh đạo, chỉ đạo quản lý c ông vi ệ c.
AY.

Thứ b a, Góp phần nâng c ao hiệu suất và chất lượng c ông tác.

Văn bản là c ăn cứ giải quyết c ông vi ệ c nhằm thực hi ện chức năng, nhiệm
vụ của mỗi c án bộ nhân viên. Do đó hi ệu xuất chất lượng c ơng tác của c ơ
quan nó i chung và của c án bộ nó i riêng c ó quan hệ chặt chẽ với công tác văn
thư.
AZ.

Thứ tư, c ông tác văn thư gó p phần bảo vệ bí mật thơng tin trong

văn bản. Thơng tin thuộ c bí mật c ơ quan đều được phản ánh trong đó. Vi ệ c
bảo vệ bí mật c ơ quan liên quan đến c ơng tác văn thư. Vì c ác bí mật này đều
được văn bản hó a trong q trình thực hiện công tác văn thư.
BA.

Thứ năm, làm tốt c ông tác văn thư tạo điều kiện thuận lợi cho c

ơng tác lưu trữ. T ài li ệu hình thành trong hoạt động c ủa c ơ quan là nguồn bổ

sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hi ện hành.
1.1.4.

Nội dung của công tác văn thư

1.1.4.1.

Soạn thảo và ban hành văn bản

a. s oạn thảo văn bản
BB.

Cán bộ chuyên mơn c ó trách nhiệm soạn thảo văn bản. Căn cứ

vào mục đí c h y ê u c ầu c ủa văn bản c ần soạn thảo. Người soạn thảo văn bản


tiến hành thu thập thông tin liên quan đến văn bản c ần soạn thảo; xác định tên
loại cho văn bản; xây dựng đề cương sơ bộ, chi tiết để tiến hành soạn thảo văn
bản.
BC.

Đối với những văn bản c ó nội dung quan trọng thì phải xin ý kiến

đóng góp của đơn vị c á nhân c ó li ên quan. Cán bộ chuyên môn s au khi soạn
thảo văn bản thì sẽ trình lên cho trưởng đơn vị liên quan xem xét.
b. Duyệt, sửa chữa bổ sung bản thảo
BD.

Trưởng đơn vị c ó trác h nhi ệ m duyệt, xem xét, sửa chữa nội

dung bản thảo và chịu trách nhiệm đối với nội dung của bản thảo.
c. Đánh máy và in ấn văn bản
BE.

Tùy theo thực tế của từng c ơ qua đơn vị, vi ệ c đánh máy c ó thể

giao cho c án bộ chun mơn văn thư thực hiện. Đánh máy và in ấn phải đảm
bảo đúng kỹ thuật, tránh s ai lỗi chính tả và nhân bản đúng số lượng quy định.
d. Kiểm tra văn bản trước khi trình ký
BF.

Chánh Văn phịng, T rưởng phịng hành c hính c ó trác h nhi ệ m

kiểm tra về thể thức, hình thức của văn bản trước khi trình ký.
e. Ký, b an hành văn bản
BG.

Ký b an hành văn bản c ó hai hình thức ký: Ký đí ch d anh và Phó

thủ trưởng, Trưởng đơn vị, người được ủy quyền ký ban hành.
BH.

ì.1.4.2. Quản lý và giải quyết văn bản

BI.

s au khi tất c ả c ác văn bản c ó chữ ký phải c huyển đến c ác c ơ

quan để l àm thủ tục phát hành.

BJ.

a. Tổ c hức quản lý văn bản đi

BK.

Quy trình văn bản đi gồm c ó:

- Kiểm tra thể thức, thể loại, thẩm quyền ban hành văn bản và kỹ thuật
trình bày; cho số , ký hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản;
- Trình ký văn bản;
- Đóng dấu c ơ quan, dấu chỉ mức độ khẩn, mật (nếu c ó );


- Đăng ký, nhân s ao văn bản đi;
- L àm thủ tục chuyển phát và theo dõi việ c chuyển phát văn bản đi;
- lưu văn bản đi.
BL.

b. T ổ c hức quản lý văn bản đến

- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;
- Trình, xin ý kiến phân phối văn bản đến;
- Chuyển giao văn bản đến;
- Giải quyết và theo dõi, đôn đố c và giải quyết văn bản đến.
BM.

ì.1.4.3. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu và lưu trữ cơ quan

BN.

a. L ập hồ sơ

- Xác định trách nhiệm của l ãnh đạo, c án bộ, c ông chức trong cơ quan,
tổ chức đối với việ c lập hồ sơ.
- Xây dựng và b an hành d anh mục hồ sơ c ủa c ơ quan, tổ chức.
- Nội dung vi ệ c l ập hồ sơ gồm c ó:
BO.

+ Mở hồ sơ:

BP.

Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của c ơ quan, tổ chức và thực tế c

ông việ c được gi ao, c án bộ, c ông chức, vi ên chức phải chuẩn bị bì a hồ sơ,
ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ. Cán bộ, c ơng chức, vi ên chức trong q trình
giải quyết c ơng vi ệc của mình sẽ tiếp tục đưa c ác văn bản hình thành c ó li ên
quan vào hồ sơ.
BQ.

+ Thu thập văn bản vào hồ sơ

BR.

Thu thập, c ập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình

theo dõi, giải quyết c ông việ c vào hồ sơ.
BS.

Phân định đơn vị bảo quản.

BT.

s ắp xếp văn bản, tài li ệu trong đơn vị bảo quản.

BU.

+ Kết thúc và biên mục hồ sơ.

BV.

Khi c ông vi ệc giải quyết xong thì cơng việ c cũng kết thúc. Cán

bộ, c ông chức, viên chức c ó trách nhi ệm l ập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ


sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra văn bản trùng thừa, bản nháp,
c ác tư li ệu, sách báo không c ần để trong hồ sơ.
BW.

Đối vời hồ sơ c ó thời hạn bảo quản vĩnh viễn, c án bộ, c ông

chức, viên chức phải kiểm tra biên mục hồ sơ.
BX.

b. Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ c ơ quan

- Xác định trách nhiệm của c ác đơn vị, cá nhân trong c ơ quan, tổ chức
trong việ c giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ c ơ quan:

BY.

Cán bộ, c ông chức, viên chức phải gi ao nộp hồ sơ, tài liệu vào L

ưu trữ c ơ quan, tổ chức theo thời hạn được quy định.
BZ.

Trường hợp c ần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải thông

báo bằng văn bản cho Lưu trữ cơ quan, tổ chức biết và phải được sự đồng ý
của L ãnh đạo c ơ quan, tổ chức nhưng thời hạn giữ lại không quá 02 năm.
- Xác định thời hạn gi ao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ c ơ quan:
CA.

Trong thời hạn 01 năm kể từ ng ày c ông vi ệ c kết thúc;

CB.

s au 03 tháng kể từ ngày c ơng trình được quyết tốn đối với tài

liệu xây chựng c ơ bản.
- Xác định c ác loại hình hồ sơ tài liệu giao nộp vào lưu trữu cơ quan.
- Thủ tục gi ao, nhận hồ sơ, tài li ệu vào lưu trữ c ơ quan: Khi giao nộp hồ
sơ, tài liệu đơn vị, c án bộ, c ông chức, viên chức phải lập 02 bản Mục
lục hồ sơ, tài li ệu nộp lưu và 02 bản Bi ên bản giao nhận tài liệu.
CC.

Lưu trữ c ơ quan, tổ chức và bên giao tài liệu mỗi b ên giữ mỗi

loại một bản.

CD.

ì.1.4.4. Quản lý và sử dụng con dấu

CE.

Thủ trưởng c ơ quan có trách nhiệm quản lý c on dấu. Căn cứ vào

văn bản quy phạm pháp luật quy định về việ c quản lý và sử dụng c on dấu thì
c ơ quan tổ chức phải ban hành c ác quy định và sử dụng c on dấu.
CF.

Thủ trưởng cơ quan tiến hành việ c chỉ đạo kiểm tra sử dụng c on

dấu theo quy định.


CG.

Văn thư c ơ quan c ó trách nhi ệm giúp thủ trưởng c ơ quan giữ

dấu và đóng dấu vào văn bản giấy tờ. Con dấu phải được bảo quản tại c ơ quan
không được đem ra khỏi c ơ quan khi chưa c ó sự đồng ý của người có thẩm
quyền.
1.2.

Những vấn đề chung về cơng tác lưu trữ

1.2.1.
1.2.1.1.

CH.

Khái niệm tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ
Tài liệu lưu trữ
Theo c ách hiểu thông thường, tài li ệu lưu trữ l à những tài liệu c

ó giá trị được lưu lại, giữ lại để dáp ứng nhu c ầu khai thác thông tin quá khứ,
phục vụ đời sống xã hội. Như vậy, quan điểm tài liệu lưu trữ có rất nhiều và
theo nghĩa chuyên ngành tài liệu lưu trữ được định nghĩa như sau:
CI.

T ài li ệ u lưu trữ l à bản c hính, bản gố c c ủa những t ài li ệu c ó

giá trị được lựa chọn từ trong to àn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình
hoạt động của c ác cơ quan, tổ chức và c á nhân, được bảo quản trong các kho
lưu trữ để khai thác phục vụ c cho c ác mực đích chính trị, kinh tế, văn hóa kho
a học, lịch sử... của to àn xã hội.
CJ.

T ài li ệ u lưu trữ l à bản c hính, bản gốc c ủa tài li ệ u được in trê

n giấy, phim ảnh, băng hình, băng âm thanh. trong trường hợp khơng c ịn bản
c hính, bản gố c thì được thay thế bằng bản s ao hợp pháp.
1.2.1.2.

Công tác lưu trữ

CK.
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của
nhà nước bao gồm tất ^7 •

•
• •
^7
^7
CL. cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ
chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu
lưu trữ phục vụ cơng tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và
các nhu cầu chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.
CM.

Cơng tác lưu trữ ra đời địi hỏi khách quan của việ c quản lý, bảo

quản và tổ c hức sử dụng tài li ệ u để phục vụ x ã hội. Vì v ậy, c ơng tác lưu trữ
được tổ chức ở tất c ả c ác quố c gia trên thế giới và l à một trong những hoạt


động được c ác nhà nước quan tâm.
1.2.2.
CN.

Tính chất của công tác lưu trữ
Thứ nhất, công tác lưu trữ c ó tính khoa họ c thể hi ện qua c ác

nghi ệp vụ được thực hiệ n thông qua vi ệ c nghi ên c ứu lý luận và thực tiễn c
ông tác lưu trữ và áp dụng vào điều kiện cụ thể của mỗi nước. Nó i c ách khác,
tính chất khoa học của cơng tác lưu trữ được thể hiện qua vi ệ c nghiên cứu c ơ
sở lý luận và c ác phương pháp khoa họ c để thực hiện c ác nội dung chuyên
môn c ủa c ông tác lưu trữ như: thu thập, bổ sung tài li ệu, phân loại tài li ệu,
xác định giá trị tài liệu, xây dựng c ông cụ tra cứu khoa học tài liệu, chỉnh lý tài
liệu, bảo quản tài li ệu, khai thác và sử dụng tài liệu và ứng dụng c ông nghệ

thông tin trong c ông tác lưu trữ...
CO.

Thứ hai, c ơng tác lưu trữ c ó tính chất c ơ mật: về lý luận, tài liệu

c ó giá trị lịch sử phải được sử dụng rộng rãi phục vụ nghi ên cứu lị ch sử, giúp
cho hoạt động xã hội.
CP.

Thứ b a, tính c hất x ã hội: T ài li ệ u lưu trữ ngoài vi ệ c phục vụ

vi ệ c nghi ên cứu lịch sử c òn phục vụ cho c ác nhu cầu khác của đời sống xã
hội như: hoạt động chính trị, hoạt động quản lý nhà nước, hoạt động ngoại
giao, hoạt động truy bắt tội phạm và nhiều hoạt động khác trong xã hội. Nội
dung của tài li ệu lưu trữ c òn phản ánh những quy luật hoạt động xã hội trong
lịch sử phát triển của lo ài người.
1.2.3.

Mục đich, ý nghĩa của cơng tác lưu trữ

1.2.3.1.

Mục đích cơng tác lưu trữ

CQ.

Trước hết, c ông tác lưu trữ được tổ c hức tốt sẽ giúp c ác c ơ

quan, do anh nghiệp lưu trữ đầy đủ và cung c ấp kịp thời những thông tin cần
thiết cho l ãnh đạo và c án bộ trong quá trình thực hi ện c ông việ c. Nội dung

của nhiều tài liệu lưu trữ còn chứa đựng những b ài họ c kinh nghiệm quý báu
trong quá trình phát triển c ủa quố c gi a, của c ác c ơ quan, tổ c hức.
I.2.3.2.

Ý nghĩa của công tác lưu trữ


CR.

T ài li ệ u lưu trữ là bản chính, bản gố c c ủa văn bản được lưu lại,

giữ lại phục vụ c ho c ác nhu c ầu khai thác của đời sống xã hội. T ài li ệ u lưu
trữ c hứa đựng những thông tin quá khứ để nghi ên cứu dựng lại c ác sự kiện lị
ch sử một c ách xác thực, làm c ăn cứ, bằng chứng phục vụ hoạt động quản lý
của c ác cơ quan, tổ chức và mục đí ch chính đáng của c ơng dân.
CS.

T ài li ệ u lưu trữ c hứa đựng thơng tin c ó giá trị tính c hính xác c

ao dùng để biên soạn lịch sử phát triển của quố c gia, dân tộ c hoặc một ngành,
một lĩnh vực hoạt động, một c ơ quan, tổ c hức hoặc c á nhân cụ thể. T ài li ệ u
lưu trữ hình thành trong lĩnh vực xây dựng c ơ bản c òn l à tài liệu để nghiên
cứu khôi phục, sửa chữa c ác c ơng trình kiến trúc, c ác c ơng trình xây dựng c
ơ bản bị hư hỏng qua thời gi an hoặc bị tàn phá do chiến tranh, thi ê n tai.
CT.

Tài li ệu lưu trữ l à nguồn di sản văn hó a đặc biệt của dân tộc.

Cùng với c ác loại di sản văn hó a khác mà c on người đã để lại từ đời này qua
đời khác như c ác di c hỉ khảo c ổ, c ác hi ệ n vật trong c ác bảo tàng, c ác c

ơng trình kiến trúc, điều khắc, hội hoạ... tài li ệu lưu trữ đã để lại cho xã hội lo
ài người c ác văn tự rất c ó giá trị.
CU.

T ó m lại, t ài li ệu lưu trữ vừa c ó ý nghĩa quan trọng trong nghi ê

n c ứu lị ch sử vừa c ó ý nghĩa thực tiễn. Điều đó đã được Đảng và Nhà nước ta
ghi nhận và nêu rõ trong Pháp lệnh Bảo vệ tài li ệu lưu trữ Quố c gi a, được
Hội đồng Nhà nước c ông bố ng ày 11 tháng 12 năm 1982 v à được khẳng định
lại trong Pháp l ệnh L ưu trữ Quố c gia được Uỷ b an Thường vụ Quốc hội
thông qua ngày 04 tháng 4 năm 2001: “T ài li ệu lưu trữ Quốc gi a l à di sản
của dân tộ c, c ó giá trị đặc biệt đối với sự nghi ệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc
Việt Nam xã hội chủ nghĩa”.
1.2.4.
CV.

Nội dung của công tác lưu trữ
ì.2.4.1. Hoạt động quản lý

- Xây dựng và chỉ đạo việ c thực hiện kế hoạch phát triển lưu trữ
- Đào tạo quản lý c án bộ


- Hợp tác quố c tế về lưu trữ
- Thanh tra kiểm tra, giải quyết khiếu nại tố c áo
- Quản lý tư liệu từ trung ương đến địa phương
CW.

ì.2.4.2. Hoạt động nghiệp vụ

CX.

Một trong những nội dung quan trọng của c ông tác lưu trữ là vi ệ

c thực hiện c ác nghi ệp vụ lưu trữ như:
- Thu thập, bổ sung tài liệu;
- Phân loại tài liệu;
- Xác định giá trị tài li ệu;
- Thống kê và kiểm tra trong lưu trữ;
- Xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu;
- Chỉnh lý tài liệu;
- Tổ c hức bảo quản tài li ệ u;
- Tổ c hức khai thác, sử dụng t ài li ệ u;
- Ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ.
- Áp dụng hệ thống quản lý c hất lượng I s O 9001:2000 trong c ông tác
lưu trữ.
CY.

Vi ệ c thực hi ệ n thống nhất c ác nghi ệ p vụ lưu trữ trong c ác c ơ

quan, tổ chức đã được quy định trong c ác văn bản quy phạm pháp luật và
những văn bản hướng dẫn về c ông tác lưu trữ.
CZ.

ì.2.4.3. Kiểm tra đánh giá về cơng tác lưu trữ

DA.

Kiểm tra, đánh giá l à khâu then chốt giúp các c ơ quan, tổ chức

nắm được tình hình thực hiện các quy định của nhà nước về một ngành, một
lĩnh vực nhất định. Kiểm tra, đánh giá là bước cuối cùng của một quy trình c
ơng việc được xem xét trong một thời gi an hoàn thành nhất định. Kiểm tra,
đánh giá c ó thể được thực hiện s au khi kết thúc một c ông việ c, một sự vật hi
ện tượng vừa xảy ra để chúng ta c ó được những kết luận chuẩn xác hoặc sau
khi đã có kết luận về một c ơng việ c, một sự vật, hiện tượng chúng ta tiến hành


kiểm tra xem xét kết luận đó c ó đúng với thực tế sự vật, hi ện tượng hay
không. Kiểm tra, đánh giá trong lưu trữ là tiến hành kiểm tra c ác văn bản quy
phạm pháp luật, c ác văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Cục Văn thư và L ưu
trữ nhà nước về công tác lưu trữ trong c ác c ơ quan, tổ chức theo một thời gian
thực hiện nhất định.
1.3.
1.3.1.
DB.

Nội dung quản lý công tác Văn thư lưu trữ
Khái niệm
Quản lý, theo nghĩa chung nhất, là sự tác động của chủ thể quản lý

lên đối tượng quản lý nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Quản lý l à một hoạt động
có tính chất phố biến, mọi nơi, mọi lúc, trong mọi lĩnh vực, mọi c ấp độ và li
ên quan đến mọi người. Đ ó l à một hoạt động xã hội bắt nguồn từ tính c hất c
ộng đồng dựa trên sự phân công và hợp tác làm một c ông việ c để đạt được
mục tiêu chung.
DC.

Theo nghĩa rộng, quản lý l à hoạt động có mục đích của con

người. Ọn lý là hoạt động do một hay nhiều người điều phối hành động của
những người khác nhằm đat được một mục ti êu nào đó một c ách c ó hiệu quả.
DD.

Quản lý công tác văn thư lưu trữ là sự áp dụng kiến thức, kỹ

năng, kinh nghiệm chuyên môn về lĩnh vực công tác lưu trữ để điều khiển
nguồn nhân lực thực hiện các tiến trình nhằm giải quyết các vấn đề giấy tờ
liên quan đến công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan.
1.3.2.
DE.

Trách nhiệm quản lý công tác văn thư lưu trữ
Quy định c hung về trác h nhi ệ m c ủa c án bộ, c ông c hức, vi ê n

chức trong việ c quản lý và hoạt động đối với c ông tác văn thư, lưu trữ tại c ác
cơ quan, tổ chức được Bộ Nội vụ tổng hợp tại Điều 3 Quy chế (mẫu) c ông tác
văn thư, lưu trữ b an hành kèm theo T hông tư số 04/2013/T T-BNV ngày 16
tháng 04 năm 2013 c ủa Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy c hế c ông tác
văn thư, lưu trữ c ủa c ác c ơ quan, tổ c hức:
a. T rác h nhi ệ m c ủa người đứng đầu c ơ quan, tổ chức trong vi ệ c quản


lý c ông tác văn thư, lưu trữ
- Tổ c hức xây dựng, b an hành, c hỉ đạo vi ệ c thực hi ệ n c ác c hế độ,
quy định về c ông tác văn thư, lưu trữ theo quy định c ủa pháp luật hi ệ n
hành;
- Kiểm tra vi ệ c thực hi ện c ác c hế độ, quy định về c ông tác văn thư,
lưu trữ đối với c ác đơn vị trực thuộ c; giải quyết khiếu nại, tố c áo và xử
lý vi phạm pháp luật về c ông tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền.

b. T rác h nhi ệ m của Chánh Văn phòng
DF.

Chánh Văn phòng, T rưởng phòng Hành c hính hoặc người phụ

trác h c ơng tác hành chính giúp Thủ trưởng c ơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý,
kiểm tra, giám sát việ c thực hiện c ông tác văn thư, lưu trữ tại c ơ quan, tổ
chức, đồng thời tổ chức hướng dẫn nghi ệp vụ về c ông tác văn thư, lưu trữ cho
c ơ quan, tổ chức và đơn vị trực thuộc.
c. Trác h nhi ệ m c ủa Trưởng c ác đơn vị (phòng, b an,...) trong c ơ quan
DG.

Trưởng c ác đơn vị chức năng (phòng, b an...), người đứng đầu c

ác đơn vị trực thuộc c ó trách nhiệm triển khai và tổ chức thực hi ện các quy
định của c ơ quan, tổ chức về văn thư, lưu trữ.
d. T rác h nhi ệ m của mỗi c á nhân
DH.

Trong q trình giải quyết c ơng vi ệ c li ê n quan đến c ông tác

văn thư, lưu trữ, mỗi c án bộ, c ông chức, viên chức phải thực hi ện nghi êm
túc c ác quy định của c ơ quan, tổ chức về văn thư, lưu trữ.
1.3.3.
DI.

Ý nghĩa của quản lý công tác văn thư lưu trữ
Bộ phận quản lý c ông tác lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu

trong c ơ c ấu tổ chức của một c ơ quan. Bộ phận quản lý c ơng tác lưu trữ có

chức năng giúp lãnh đạo quản lý c ông tác lưu trữ trong cơ quan bằng vi ệ c
thực hiện c ác nhiệm vụ cụ thể như:
- Xây dựng những văn bản quy định về công tác lưu trữ trong c ơ quan;
quản lý và thực hiện c ác nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của c


ơ quan;
- Quản lý công tác văn thư lưu trữ nhằm tạo ra sự thống nhất ý chí trong
tổ chức giữa việ c chỉ đạo và thực hiện c ông tác văn thư lưu trữ; giữa
những người thực hiện c ông tác với nhau.
- Định hướng sự phát triển của tổ chức trên c ơ sở xác định mục tiêu
chung và thực hi ệ n c ông vi ệ c được giao một c ách hi ệ u quả. Tổ c
hức, điều ho à, phối hợp và hướng dẫn hoạt động của c ác c á nhân, tổ
chức , giảm độ bất định nhằm đạt được mục ti êu quản lý.
- T ạo động lực cho mọi c á nhân trong tổ c hức bằng c ác h kí ch thí c h,
động viên; uốn nắn lệch lạc, sai sót nhằm giảm b ớt thất thoát, sai l ệ ch
trong q trình quản lý. Tạo mơi trường và điều ki ện cho sự phát triển c
ủa mọi c á nhân và tổ chức, đảm bảo phát triển ổn định, bền vững và có
hi ệu quả.
1.3.4.
DJ.

Nội dung quản lý cơng tác văn thư lưu trữ
ì.3.4.1. Xây dựng chỉ đạo thực hiện kế hoach phát triển Văn thư

lưu trữ và ban hành, tổ chức hoạt động công tác văn thư lưu trữ
DK.

Một trong những yếu tố l àm c ăn cứ pháp lý cho việ c thực hi ện

nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất về c ông tác văn thư lưu trữ trong toàn
quố c l à hệ thống văn bản quy phạm pháp luật của ngành văn thư - lưu trữ.
Hiện nay, Nhà nước ta đã xây dựng và ban hành một hệ thống văn bản quy
phạm pháp luật tương đối đầy đủ về c ông tác văn thư lưu trữ như trong luật,
thông tư, pháp lệnh.
DL.

Xây dựng và ban hành Quy chế về c ông tác văn thư lưu trữ của c

ơ quan, tổ chức l à việ c l àm c ần thiết. Đây chính l à một trong c ác biện pháp
cụ thể để c ông tác lưu trữ của mỗi c ơ quan , tổ chức đi vào nề nếp, gó p phần
cụ thể hó a c ác quy định của Nhà nước về c ông tác lưu trữ đồng thời đảm bảo
sự phù hợp với tình hình thực tế c ủa c ơ quan, tổ c hức; giúp c ác đơn vị thuộ c
và trực thuộ c c ơ quan, tổ chức thực hiện thống nhất các hoạt động trong công