Luận văn xác định nội hàm hệ thống thuật ngữ về các loại và thể loại văn bản hình thành trong hoạt động các cơ quan quản lý nhà nước trung ương việt nam giai đoạn từ năm 2000 2010

Đề tài nghiên cứu khoa học cấp
Trường

BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

_____ A ________X

______ _ z\ _

___<..............................._

... _

__ _______ _

_ X _______________________ X .

____

ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CẤP TRƯỜNG

XÁC ĐỊNH NỘI HÀM HỆ THỐNG THUẬT NGỮ VỀ CÁC LOẠI
•••••
VÀ THỂ LOẠI VĂN BẢN HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG
•••
CỦA CÁC CƠ QUAN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC TRUNG ƯƠNG
VIỆT NAM GIAI ĐOẠN TỪ NĂM 2000-2010
••

Chủ nhiệm đề tài: TS. Nguyễn Cảnh Đương

Hà Nội, năm 2012

1


Đề tài nghiên cứu khoa học cấp
Trường
BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

_____ A ________X

______ _ z\ _

___<............................_ ............... _

__ _______ _

_ X _______________________ X .

____

ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CẤP TRƯỜNG

XÁC ĐỊNH NỘI HÀM HỆ THỐNG THUẬT NGỮ VỀ CÁC LOẠI
•••••
VÀ THỂ LOẠI VĂN BẢN HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG
•••
CỦA CÁC CƠ QUAN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC TRUNG ƯƠNG

VIỆT NAM GIAI ĐOẠN TỪ NĂM 2000-2010
••

Chủ nhiệm đề tài: TS. Nguyễn Cảnh Đương
Thành viên tham gia: Nguyễn Mạnh Cường Trần Thị
Hạnh Nguyễn Thị Thuý Hằng
Trần Văn Quang

Hà Nội, năm 2012

2


Đề tài nghiên cứu khoa học cấp
Trường

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

Cơ quan

CQ

Định nghĩa

Đn

Khoa học - Công nghệ

KHCN

Quy phạm pháp luật

QPPL

Tài liệu

TL

Tổ chức
Văn bản quản lý nhà nước

TC
VBQLN
N

Việt Nam

VN

3


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Hiện nay, trong việc dạy - học ở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói riêng
cũng như ở các cơ sở đào tạo khác về các chuyên ngành mà trong chương trình
đào tạo bắt buộc có học phần, nội dung liên quan đến công tác như: soạn thảo,
ban hành, quản lý và sử dụng văn bản quản lý nhà nước chưa có một cơng trình
nghiên cứu nào có tính tồn diện và chuyên sâu để xác định nội hàm các thuật
ngữ về các loại và thể loại văn bản quản lý nhà nước được hình thành trong hoạt

động của các cơ quan nhà nước Việt Nam.
Nguyên nhân cơ bản của tình hình nêu trên là do thiếu tính cập nhật các
văn bản qui phạm pháp luật hiện hành và chưa có sự tổng kết cần thiết về thành
tựu đã có về hướng nghiên cứu này ở trong cũng như ngồi nước. Ví dụ, ngay
một số cơng trình nghiên cứu gần đây nhất, khi giải thích thuật ngữ cơ bản có liên
quan đến nội dung của hướng nghiên cứu của đề tài như thuật ngữ “Tài liệu” vẫn
chưa phân tích sự khác biệt của nó với thuật ngữ “Văn bản”, đặc biệt là còn nhấn
mạnh tới phương diện vật mang tin với tư cách là một phương diện chủ yếu trong
các nội hàm của hai thuật ngữ này. Trong khi đó, ở thế giới, phương diện này
đang dần dần được coi là thứ yếu do xu hướng điện tử hóa, hiện đại hóa quá trình
soạn thảo, bản hành, giải quyết và quản lý văn bản trong các cơ quan quản lý nhà
nước. Thậm chí có một số tác giả, đó đây, cịn chưa chuẩn xác khi giải thích nội
hàm một số thuật ngữ về một số thể loại văn bản.
Trong khi đó, cơng cuộc cải cách toàn diện và sâu rộng nền hành chính
nước ta theo hướng hiện đại, hội nhập quốc tế địi hỏi phải chuẩn xác hóa, nhất
thể hóa, thống nhất hóa, đặc biệt là phải qui chuẩn hóa và cơng khai hóa các thủ
tục hành chính, trong đó có thủ tục văn thư với nội dung cơ bản là soạn thảo, ban
hành, giải quyết và quản lý văn bản hình thành trong q trình hoạt động quản lý
nhà nước nói chung và ở các cơ quan quản lý văn bản hành chính nhà nước ở
Trung ương nói riêng. Đến lượt mình, việc ban hành và tổ chức thực hiện thủ tục


văn thư một cách có hiệu quả khơng thể khơng nghiên cứu để chuẩn hóa và thống
nhất cách giải thích nội hàm hệ thống thuật ngữ về loại và thể loại văn bản hình
thành trong quá trình hoạt động quản lý nhà nước nói chung và ở các cơ quan
quản lý văn bản hành chính nhà nước ở Trung ương nói riêng. Như vậy, xét về
mặt lý luận cũng như thực tiễn, việc nghiên cứu để xác định nội hàm hệ thống
thuật ngữ về các loại và thể loại văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ
quan quản lý nhà nước ta hiện nay là tối cần thiết và rất cấp bách. Xuất phát từ
những lý do nêu trên tác giả đã đề xuất và được Hiệu trưởng Trường Đại học Nội

vụ Hà Nội cho phép triển khai nghiên cứu đề tài cấp Trường với tên gọi: “Xác
định nội hàm hệ thống thuật ngữ về các loại và thể loại văn bản hình thành
trong hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nước trung ương Việt Nam giai
đoạn từ năm 2000-2010”.
2. Lịch sử nghiên cứu
Trước hết là tình hình nghiên cứu ở Việt Nam. Theo kết quả nghiên cứu
của chúng tôi, cơ quan nghiên khoa học chuyên ngành về văn thư - lưu trữ là
Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ của Cục Văn thư và Lưu
trữ nhà nước, các cơ nghiên cứu khoa học khác ở nước ta và các cơ sở đào tạo về
chuyên ngành văn thư - lưu trữ như: Khoa lưu trữ học và Quản trị văn phòng
(Trường đại học Khoa học xã hội và Nhân văn - Đại học quốc gia Hà Nội),
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cũng như Học viện Hành chính thuộc Học viên
Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh - nơi có đào tạo chuyên sâu về kỹ thuật xây dưng
văn bản quản lý nhà nước, đều chưa thực hiện cơng trình nghiên cứu nào về đề tài
này, có chăng chỉ trong một số cơng trình nghiên cứu có đề cập một cách sơ lược,
chưa toàn diện về nội dung của đề tài này. Cụ thể là, các cơng trình tiêu biểu như:
“Từ điển thuật ngữ Lưu trữ Việt Nam” (1992), Đề tài nghiên cứu khoa học cấp
Bộ với tên gọi “Xây dựng hệ thống thuật ngữ Văn thư Việt Nam” (năm 2008) do
tác giả Trần Quốc Thắng - Phó Cục trưởng Cục Văn Thư và Lưu trữ Việt Nam
thực hiện hoặc Đề tài cấp Bộ với tên gọi “Xây dựng hệ thống thuật ngữ Lưu trữ
Việt Nam” (2008) do tác giả Vũ Thị Minh Hương - Cục trưởng Cục Văn thư và


Lưu trữ Nhà nước thực hiện, tuy có nêu và định nghĩa một số thuật ngữ về loại và
thể loại văn bản thường gặp trong công tác văn thư - lưu trữ nhưng chưa có sự
xem xét chúng từ góc độ phân tích nội hàm của chúng và đặc biệt là chưa có sự
liên kết giữa chúng với nhau trong một tổng thể. Tình hình tương tự cũng xảy ra
với một loạt các cơng trình nghiên cứu khác - những cơng trình được sử dụng làm
tài liệu giảng dạy hiện nay ở các cơ sở đào tạo ở nước ta - của các tác giả như:
Vương Đình Quyền (Ch.biên và tác giả) với các cơng trình: Văn bản và lưu trữ

học đại cương, H: Giáo dục. 1996, Lý luận và phương pháp công tác văn thư, H.
Đại học Quốc gia Hà Nội, 2005, Văn bản quản lý nhà nước và công tác công văn,
giấy tờ thời phong kiến Việt Nam, H. CTQG. 2002; Lưu Kiếm Thanh (Ch.b),
Nguyễn Văn Thâm, Giáo trình kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản, H. Giáo
dục. 2006 và. Nguyễn Văn Thâm, Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước, H. CTQG. 2010; Nghiêm Kỳ Hồng và các tác giả khác, Nghiệp vụ thư ký văn
phòng hiện đại, Nxb. “Lao Động”. H- 2009; Lê Văn In, Soạn thảo văn bản và các
mẫu tham khảo trong hoạt động quản lý và kinh doanh, Nxb .“Chính trị quốc
gia”. H-2010; Dương Văn Khảm, Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ.
Nxb, “Văn hóa thông tin”. H-2011 và một số bài báo của các tác giả khác đăng
tải trên Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam. Ví dụ, tác giả cơng trình “Soạn thảo
văn bản và các mẫu tham khảo trong hoạt động quản lý và kinh doanh”.
Nxb.“Chính trị quốc gia”. H-2010 đã định nghĩa “Công văn” như sau: “Là thư
công dùng để liên hệ giao dịch giải quyết công việc mang tính hành chính với các
cơ quan khác” (tr.57). Sự thiếu chuẩn xác của định nghĩa này là sử dụng khái
niệm “thư cơng” - là một thể loại văn bản có tên gọi để định nghĩa cho một văn
bản khơng có tên loại cụ thể. Có thể đưa ra định nghĩa về “Công văn” mà tác giả
khác đã nêu ra để khẳng định tính thiếu nhất quán hiện nay trong hướng nghiên
cứu này. Đó là định nghĩa về “Cơng văn” do các tác giả của cuốn “Hướng dẫn kỹ
thuật nghiệp vụ hành chính” do nhà xuất bản Thống kê ấn hành năm 1999: “Là
một loại văn bản hành chính khơng có tên loại, được dùng để thông tin trong hoạt
động giao dịch, trao đổi công tác vv... giữa các chủ thể có thẩm quyền để giải


quyết các nhiệm vụ có liên quan” (Tr.170). Trên đây là khái quát tình hình nghiên
cứu về vấn đề cần nghiên cứu thuộc phạm vi đề tài ở trong nước.
Tình hình nghiên cứu ở nước ngồi: Ở một số nước và các tổ chức thế gới
cũng đã có những cơng trình cơng bố đề cập đến một số nội dung nghiên cứu
tương tự của đề tài này. Ví dụ, ở Nga có “Từ điển các thuật ngữ chuyên sâu về
các loại và thể loại tài liệu”, Từ điển “Thuật ngữ lưu trữ hiện đại của các nước xã
hội chủ nghĩa” (1982), Tổ chức ICA (Hội đồng Lưu trữ quốc tế) xuất bản “Từ

điển thuật ngữ Lưu trữ” hoặc ở Liên bang Đức có cơng trình nghiên cứu của
Barbara Craig “Xác định giá trị lưu trữ” (2004) đều đưa ra định nghĩa về một số
loại và thể loại văn bản.Ngoài ra cịn có những cơng trình nghiên cứu khác có
liên quan đến đề tài này. Nhưng ở các cơng trình nghiên cứu này cũng chỉ đưa ra
định nghĩa mà không nghiên cứu toàn diện và chuyên sâu để xác định nội hàm
của các thuật ngữ văn bản quản lý nhà nước.
3. Mục đích nghiên cứu
Trên cơ sở thống kê, hệ thống hóa và xác định rõ nội hàm các thuật ngữ về
các loại và thể loại văn bản quản lý nhà nước hình thành trong hoạt động của các
cơ quan Nhà nước ở cấp Trung ương Việt Nam đưa ra định nghĩa giải thích cho
từng thuật ngữ đó.
4. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử;
- Phương pháp so sách, thống kê, tổng hợp;
- Phương pháp phân tích hệ thống;
- Phương pháp phân tích thông tin;
- Phương pháp chuyên gia.
5. Phạm vi nghiên cứu
Về nội dung, đề tài chỉ đề cập tới các loại và thể loại văn bản quản lý nhà
nước, trong đó chủ yếu là văn bản quản lý hành chính nhà nước ở cấp Trung
ương, bởi vì các cơ quan quản lý hành chính nhà nước trung ương có tầm quan
trọng đặc biệt và ảnh hưởng rộng lớn, đồng thời có liên q uan trực tiếp tới công


cuộc cải cách nền hành chính nhà nước hiện nay ở nước ta. Trong các cơ quan
quản lý hành chính nhà nước trung ương , về phạm vi cơ quan, đề tài cũng chỉ lựa
chọn một số bộ, ngành tiêu biểu cho một số lĩnh vực cơ bản: lĩnh vực nội chính,
lựa chọn Bộ Nội vụ; lĩnh vực kinh tế - Bộ Kế hoạch và Đầu tư; lĩnh vực văn hóa xã hội lựa chọn Bộ Văn hóa - Thể thao và Du lịch; lĩnh vực Khoa học - Công
nghệ lựa chọn Viện Khoa học - Công nghệ Quốc gia.
Về thời gian, tuy đề tài có số liệu khảo sát từ năm 2000-2010, nhưng đề tài

đề cập sâu đến các vấn đề nảy sinh chủ yếu trong 5 năm gần đây để đảm bảo vừa
có tính kế thừa vừa có tính cập nhật thơng tin mới.
Về các loại văn bản, đề tài chỉ đề cập đến những văn bản qui phạm pháp
luật, tài liệu hành chính mà khơng bàn tới tài liệu chuyên ngành cũng như không
đề cập tới khái niệm “ tài liệu lưu trữ” nói chung và các loại tài liệu lưu trữ cụ thể
nói riêng.
6. Nội dung nghiên cứu
- Khảo sát, thống kê và hệ thống hóa các loại và thể loại văn bản quản lý
nhà nước hình thành trong hoạt động của một số cơ quan quản lý hành chính nhà
nước Việt Nam trong 10 năm (từ 2000-2010), đặc biệt là trong các văn bản quy
phạm pháp luật, các cơng trình nghiên cứu và các tài liệu nghiệp vụ có liên quan
đến nội dung nghiên cứu của đề tài;
- Nghiên cứu, so sánh, phân tích và tổng hợp các định nghĩa về các loại và
các thể loại văn bản nêu trên;
- Nghiên cứu làm sáng rõ các khái niệm cơ bản như: văn bản, văn kiện, tài
liệu, tư liệu, những đặc điểm cơ bản của văn bản nói chung và văn bản quản lý
nhà nước nói riêng để làm căn cứ khoa học cho việc giải thích về nội hàm các
thuật ngữ mà đề tài sẽ đề cập tới;
- Trên cơ sở kết quả thực hiện các nội dung nêu trên, đưa ra định nghĩa
thống nhất, chuẩn hóa cho những thuật ngữ về loại và thể loại văn bản quản lý
nhà nước thuộc phạm vi của đề tài.


7. Nguồn tài liệu tham khảo
Đề tài được thực hiện dựa trên kết quả phân tích và tổng hợp các nguồn tài
liệu có độ tin cậy và rất phong phú đa dạng. Các nguồn tài liệu đó có thể chia làm
ba nhóm chính: Nhóm thứ nhất là các cơng trình nghiên cứu có liên quan của các
tác giả trong và ngồi nước mà chúng tơi có thể tiếp cận được; Nhóm thứ hai là
các văn bản quy phạm pháp luật, các tiêu chuẩn, qui chuẩn nghiệp vụ trong lĩnh
vực văn thư - lưu trữ, trong đó có cơng tác ban hành văn bản quy phạm pháp luật,

văn bản hành chính; Nhóm thứ ba là những kết quả khảo sát, ý kiến đóng góp của
một số chuyên gia, nhà quản lý ở một số cơ quan được khảo sát.
8. Kết cấu của đề tài
Ngoài phần Mở đầu và Kết luận, Nội dung của đề tài được chia làm ba
chương:
Chương 1. Cơ sở lý luận để xác định các loại và thể loại văn bản quản lý
nhà nước
Chương 2. Thực trạng của cơng tác văn bản hóa trong hoạt động của các
cơ quan nhà nước trung ương Việt Nam giai đoạn 2000-2010
Chương 3. Nội hàm hệ thống thuật ngữ về các loại và thể loại văn bản hình
thành trong hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nước trung ương.
PHẦN NỘI DUNG
Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN XÁC ĐỊNH CÁC LOẠI VÀ THỂ LOẠI VĂN BẢN
QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
1.1.
1.1.1.

Một số khái niệm
Khái niệm “Tài liệu”

Trước hết, để bàn về loại và thể loại văn bản quản lý nhà nước cần phải
hiểu thống nhất về thuật ngữ “văn bản” và một số thuật ngữ liên quan khác như:
tài liệu, văn kiện, tư liệu và văn bản quản lý nhà nước.
Khái niệm “tài liệu” (TL), tiếng La tinh là “dokumentum”, tiếng Nga là


“gokyMeHT”, tiếng Anh là “document” là một trong những thuật ngữ cơ bản, có
tính phổ biến bậc nhất trong cơng tác văn thư và lưu trữ cũng như trong hoạt
động quản lý của các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp hiện nay ở trên tồn thế

giới. Chính vì vậy, việc giải thích có cơ sở khoa học khái niệm “tài liệu” là một
trong những vấn đề lý luận cơ bản của văn bản học và lưu trữ học. Cho nên làm
rõ nội dung (nội hàm) của khái niệm này đóng góp phần quan trọng trong việc
giải quyết thành cơng, ở một phạm vi rộng lớn, các vấn đề liên quan đến nghiệp
vụ văn thư - lưu trữ cũng như quản lý hành chính nhà nước. Do đó, trong cơng
trình nghiên cứu này chúng tôi cố gắng đưa ra một cách giải thích có cơ sở khoa
học làm căn cứ phân biệt với các khái niệm khác như “Văn bản”, “Văn kiện” và
“Tư liệu” với mục đích làm sáng tỏ nội hàm các thuật ngữ về các loại và thể loại
tài liệu thuộc hệ thống văn bản quản lý nhà nước hình thành trong các cơ quan
quản lý nhà nước Trung ương Việt Nam.
Ở nước ta, hai từ “tài liệu” được sử dụng rất rộng rãi trong công tác Văn
thư - Lưu trữ, song hai từ này chỉ được quan tâm xem xét mới đây với tư cách
như là một thuật ngữ. Thật vậy, ngay trong từ điển “Thuật ngữ Lưu trữ Việt Nam”
do Cục Lưu trữ nhà nước xuất bản năm 1992, thuật ngữ này vẫn chưa được định
nghĩa. Trong khi đó nó được dùng làm từ gốc để định nghĩa cho các loại tài liệu.
Cụ thể, theo thống kê của chúng tôi, hai từ này được sử dụng ở đây để làm từ gốc
cho 29 thuật ngữ phái sinh về các loại tài liệu và 16 năm sau (năm 2008) trong
cơng trình nghiên cứu khoa học “Xây dựng hệ thống thuật ngữ văn thư Việt
Nam” do tác giả Trần Quốc Thắng chủ nhiệm, hai từ “tài liệu” mới được định
nghĩa với tư cách là một thuật ngữ trong công tác Văn thư - Lưu trữ Việt Nam.
Trong công trình nghiên cứu này, thuật ngữ “tài liệu” được định nghĩa như sau:
Định nghĩa 01 (Đn 01): “Tài liệu là vật mang tin chứa đựng các thông tin
về các đối tượng của thực tế khách quan hoặc hoạt động tư duy của con người”.
Phân tích định nghĩa này, ta thấy có ba nội hàm cơ bản. Tài liệu trước hết phải là
vật mang. Thứ hai, vật mang đó chứa đựng thông tin. Điều cần nhấn mạnh ở đây,
đã là tài liệu, trước hết phải là vật mang có thơng tin phản ánh không chỉ hoạt


động lao động sản xuất, hoạt động quản lý, hoạt động xã hội mà còn cả hoạt động
tư duy của con người.

Định nghĩa tiếp theo được nêu trong “Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư
lưu trữ Việt Nam” (Nxb. “Văn hóa thơng tin”, Hà Nội - năm 2011) thuật ngữ “Tài
liệu” được giải thích là:
Đn 02: “Tài liệu”: “Vật mang thông tin làm phương tiện cho các hoạt động
xã hội”. Phân tích định nghĩa này ta thấy, có ba nội hàm được đưa ra. Thứ nhất,
tài liệu trước hết là vật mang tin. Thứ hai, vật mang tin đó có thơng tin. Thứ ba,
vật mang thơng tin đó phải là phương tiện cho các hoạt động xã hội. Điều cần chú
ý ở đây là, định nghĩa quan tâm tới khả năng tài liệu có thể làm phương tiện cho
các hoạt động xã hội. (Nội hàm đó trong định nghĩa này, cần được lưu ý khi tiến
hành tổng hợp về các nội hàm thuật ngữ “tài liệu”). Hơn nữa, để hiểu thống nhất
về định nghĩa này cần hiểu thống nhất về cụm từ “các hoạt động xã hội”. Lý do là
các hoạt động xã hội có thể hiểu theo nghĩa là các hoạt động của xã hội loài
người mà cũng có thể được hiểu là các hoạt động có tính chất thuần túy xã hội để
phân biệt với các hoạt động khác như hoạt động sản xuất, hoạt động quản lý...
Chính vì vậy khi giải thích định nghĩa này, Từ điển đã làm rõ rằng “các hoạt động
xã hội” ở đây là được hiểu là “các lĩnh vực hoạt động của xã hội”. Cụ thể tác giả
cho rằng: “Tài liệu bao gồm các loại văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành
chính, hoặc các nguồn tư liệu khác, được ghi trên các vật mang tin khác nhau,
như trên giấy, băng từ, đĩa từ, thẻ nhớ... dùng làm căn cứ để xử lý, giải quyết các
công việc thuộc các lĩnh vực hoạt động khác nhau của xã hội và lưu trữ các
thơng tin của những hoạt động đó”. Như vậy, theo cách giải thích này, khái niệm
“tài liệu” bao gồm cả các nguồn tư liệu khác. Nhưng nguồn tư liệu khác là
nguồn nào thì chưa được giải thích. Điều này rất cần thiết, bởi vì, thuật ngữ “tư
liệu”, “nguồn tư liệu” là hai thuật ngữ hiện nay tuy đang được sử dụng trong công
tác thông tin - thư viện và cơng tác văn thư - lưu trữ nhưng chưa có một giải thích
thống nhất.
Một định nghĩa mới đây nhất về thuật ngữ “tài liệu” là định nghĩa được


nêu trong Điều 2 Chương I của Luật Lưu trữ được Quốc hội nước Cộng hoà xã

hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XIII, kỳ họp thứ 2 thơng qua ngày 11 tháng 11 năm
2011. Trong Luật này thuật ngữ “tài liệu” được định nghĩa:
Đn 03: “Là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ
quan, tổ chức, cá nhân”. Ở định nghĩa này, ngoài hai yếu tố nêu trên, yếu tố “vật
mang” và “thơng tin” có thêm một yếu tố thứ ba là nguồn gốc xuất xứ “hình
thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân”. Trong phần giải thích,
Luật đã qui định rằng “Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ,
cơng trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi
phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học,
nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc
in; ấn phẩm và vật mang tin khác”. Phân tích định nghĩa và cách giải thích trong
Luật này, chúng ta thấy, thuật ngữ “tài liệu” được hiểu rất rộng: là vật mang tin
với điều kiện duy nhất là vật mang tin đó hình thành nên trong q trình hoạt
động của cơ quan, tổ chức và của cá nhân. Nó bao gồm tất cả các vật mang tin, kể
cả những vật mang tin được bao hàm bởi thuật ngữ “văn bản”. Rõ ràng đây là
một sự giải thích chưa logic về nội hàm của thuật ngữ. Thật vậy, thuật ngữ “văn
bản” có nội hàm rộng khơng thể liệt kê cùng cấp với các loại tài liệu như được
liệt kê trong Luật này. Về thuật ngữ này chúng sẽ bàn tới dưới đây.
Trên đây là những định nghĩa giải thích khái niệm “tài liệu” với tư cách là
thuật ngữ khoa học và dùng trong quản lý công tác lưu trữ. Ngồi ra cịn có các
cách giải thích về thuật ngữ này rải rác ở các cơng trình khoa học, giáo trình khác
nhưng khơng phải với mục đích giải thích nó như một thuật ngữ khoa học mà
thơng qua nó để giải quyết các vấn đề chính khác. Ví dụ, trong cuốn “Tổ chức và
bảo quản tài liệu”, thuật ngữ “tài liệu” được giải thích như sau:
Đn 04: “Nói đến thư viện và trung tâm thơng tin là nói đến sách, tạp chí và
các vật mang tin khác, ta gọi chung là tài liệu”. Phân tích cách giải thích này, ta
thấy, khái niệm tài liệu được giải thích theo phương pháp liệt kê các vật mang
thông tin khác nhau. Đây là một điểm cần chú ý khi tổng hợp cách giải thích về

khái niệm tài liệu.
Trên đây là những định nghĩa được nêu trong các cơng trình khoa học của
một số tác giả người Việt Nam do các nhà xuất bản Việt Nam cơng bố ở trong
nước.
Dưới đây là sự phân tích một số định nghĩa về thuật ngữ này ở nước ngoài.
Trước hết là các định nghĩa do một số nhà văn bản học và lưu trữ học nước
Nga đưa ra.
Cần phải nói rằng, có nhiều nhà văn kiện học cũng như nhà lưu trữ học Nga
quan tâm đặc biệt tới việc định nghĩa thuật ngữ tài liệu (gokyMeHT). Thật vậy,
cho đến nay, có nhiều định nghĩa khác nhau về khái niệm tài liệu, được tổng hợp
và phân tích sâu trong các cơng trình nghiên cứu của nhiều nhà văn bản học và
lưu trữ học Nga. Song trong khuôn khổ công trình nghiên cứu mà chúng tơi tiến
hành, cần kể đến cơng trình nghiên cứu như: “Các khó khăn trong việc giải thích
khái niệm “tài liệu” và những cách vượt qua chúng” (K.B Geliman-Vinogradop.
Sứ mệnh đặc biệt của các tài liệu. Các cơng trình của các nhà khoa học của Viện
BNIIDAD. M.2009). Bởi lẽ, tính tới thời điểm này đây là cơng trình nghiên cứu
có sự phân tích và tổng kết nhiều định nghĩa về khái niệm “tài liệu ” được cơng
bố ở nước Nga. Trong cơng trình này, sau khi phân tích các định nghĩa được nêu
trong các nguồn tài liệu khác nhau ở trong và ngoài nước, cũng như q trình
chuẩn hóa định nghĩa khái niệm “tài liệu” đối với các loại tài liệu khác nhau (tài
liệu trên nền giấy (tài liệu truyền thống), tài liệu phim - ảnh - điện ảnh, tài liệu ma
trận (MaTg), tài liệu đọc bằng máy, tài liệu điện tử), tác giả đã lưu ý rằng, “để
vượt qua những khó khăn trong việc giải thích khái niệm “tài liệu” cần phải theo
dõi các thành tựu mang tầm quốc tế trong lĩnh vực văn bản học và lưu trữ học,
những thành tựu được khẳng định bởi các kết quả của khoa học lịch sử, sử liệu
học, các bộ môn khoa học chuyên ngành và của hàng loạt các khoa học đang phát
triển khác thuộc phạm vi khoa học nhân văn”. Tác giả, theo hướng nghiên cứu
này, đã đi đến một nhận xét rằng, định nghĩa được nêu ra trong bản tiêu chuẩn
quốc tế hiện hành ISO 15489-1 “Thông tin và hệ thống tài liệu” là “một sự giải

thích đáng tin cậy và cơ đọng nhất”. Tiêu chuẩn này đã định nghĩa như sau về
thuật ngữ “tài liệu” (document).
Đn 05: “Là thông tin được ghi lại hoặc một đối tượng có thể được xử lý
như một đơn vị - một thể thống nhất”. Tuy nhiên, tác giả lưu ý rằng, định nghĩa
này đã bỏ qua sự hiện diện của một bộ phận cấu thành, mà theo suy nghĩ của tác
giả, là có tính bắt buộc. Đó là bộ phận cấu thành có tính vật chất tạo nên tài liệu.
Do đó, theo hướng để chuẩn hóa định nghĩa này, tác giả nhắc đến một định nghĩa
được tác giả đưa ra trước đây mà không trái với định nghĩa nêu trong tiêu chuẩn
này.
Đn 06: “Tài liệu (là đối tượng vật chất, có chứa bản ghi (3anucb-gần tương
đương với thuật ngữ Record-ND) thông tin ngữ nghĩa”. Theo quan điểm của tác
giả, việc định nghĩa tài liệu với tư cách một đối tượng vật chất là vơ cùng cần
thiết, bởi lẽ, nó không những không làm giảm ý nghĩa của thông tin - bộ phận cấu
thành nên đối tượng mà còn cho phép sử dụng được những đặc trưng của nó như:
kích thước, hình khối, trọng lượng và những đặc tính về lượng khác, tọa độ trong
thành phần của các bộ tài liệu, các tính chất lý - hóa của vật liệu tạo nên đối
tượng đó, các đặc điểm cơng nghệ và kinh tế của chúng vv... Trên cơ sở kết quả
phân tích đó, tác giả đã đi đến một khẳng định rất đáng lưu ý. Tác giả khẳng định,
“đặc trưng tạo nền tảng chung cho tất cả các loại tài liệu (trên nền giấy - tài liệu
truyền thống, tài liệu phim - ảnh - điện ảnh, tài liệu ma trận (MaTd), tài liệu đọc
bằng máy, tài liệu điện tử) là sự hiện diện thơng tin được ghi lại trong đó. Điều
này rất quan trọng để tránh lệch hướng khi định nghĩa khái niệm “tài liệu”. Tuy
nhiên, khi tuân theo điều đó, cần chú ý tới một sự tổng kết bổ sung là: tùy theo
các mục đích lập và các định hướng sử dụng của tài liệu mà có thể thiên về một
trong các ý nghĩa như: điều hành, pháp lý, truyền thông (thông báo), chuyển phát,
ký ức, tưởng niệm và ý nghĩa có tính đơn nhất giống như thế hoặc kết hợp nhiều
ý nghĩa - ý nghĩa kết hợp”. Một lưu ý khác của tác giả mà đối với chúng ta cũng
rất q báu. Đó là hiện nay, khi ứng dụng các cơng nghệ mới có liên quan đến sử
dụng tài liệu điện tử, đang xuất hiện các định nghĩa mang hình thái khác nhau về

khái niệm “tài liệu” theo hướng đạt được tính tổng hợp trong giải thích. Ví dụ,
trong bản tiêu chuẩn nhà nước Nga - rOCT P 52292-2004: “Giao dịch thông tin
điện tử” về thuật ngữ “tài liệu” được nêu như sau:
Đn. 07: “Là đối tượng của sự tương hỗ thông tin trong mơi trường xã hội,
nhằm biểu hiện về mặt hình thức các mối quan hệ xã hội giữa các đối tượng khác
nhau của mơi trường xã hội đó”. Với định nghĩa có tầm bao quát lớn như vậy, tác
giả lưu ý rằng cần phải xem xét một cách toàn diện để tránh liệt kê vào khái niệm
“tài liệu” - “tất cả các đối tượng vật chất, những cái có thể được sử dụng để
truyền thông tin trong xã hội (bao gồm cả các vật trưng bày của các bảo tàng, đài
tưởng niệm, các mẫu vật đất đá vv. Điều đã gặp phải trong cuốn sách của
N.N.Kushnarenko (“Văn bản học” sách giáo khoa. Kiep.2001)”.
Một cơng trình nghiên cứu khác có sự phân tích sâu về các định nghĩa về
khái niệm “tài liệu” “Tài liệu điện tử trong quản lý” của hai tác giả: M.V.Larin,
O.I. Rưskốp xuất bản 2005. Ở đây, sau khi phân tích các định nghĩa về khái niệm
“tài liệu”, trong đó có sự xem xét tới mối liên kết giữa mang vật chất và thông tin
được cố định trên vật mang đó, các tác giả đã đi đến kết luận: “Những định nghĩa
trước đây có xu hướng chú trọng tới đối tượng vật chất, tới vật mang thông tin
nhiều hơn, còn những định nghĩa gần đây lại chú ý nhiều tới thông tin tạo nên tài
liệu. Các tác giả đã nêu lên các ví dụ, cụ thể là: trong tiêu chuẩn thuật ngữ đầu
tiên của nước Nga trong lĩnh vực công tác văn thư TCNN 1647- 70 “Công tác
văn thư và công tác lưu trữ. Những thuật ngữ và định nghĩa”, thuật ngữ “Tài liệu”
được định nghĩa là:
Đn 08: “phương tiện cố định các tin tức về các sự vật, sự kiện, hiện tượng
của hiện thực khách quan và hoạt động tư duy của con người”; ví dụ khác, trong
tiêu chuẩn thuật ngữ rOCT P 16487 - 83 “Công tác văn thư và công tác lưu trữ.
Những thuật ngữ và định nghĩa”, thuật ngữ tài liệu được định nghĩa là: “đối
tượng vật chất với thông tin được cố định bởi con người bằng một phương thức
để truyền thông tin đó theo thời gian và trong khơng gian”.

Hiện nay, khái niệm tài liệu trong Luật Liên bang “Về thơng tin hố và bảo
vệ thơng tin” và trong tiêu chuẩn nhà nước rOCT P 51141 - 98 được định nghĩa
như sau:
Đn 09: “Tài liệu - đó là thơng tin được cố định trên vật mang vật chất kèm
theo các yếu tố thể thức mà những yếu tố đó cho phép nhận dạng được thông
tin”. Đối với quản lý, công tác văn thư và công tác lưu trữ rất cần thiết để thơng
tin trong tài liệu có thể nhận dạng được, để tài liệu được trình bày theo thủ tục đã
quy định cùng với những yếu tố thể thức nhất định.
Cần phải bổ sung thêm là tài liệu còn có thêm hai đặc trưng nổi bật khác.
Đặc trưng thứ nhất là thông tin được cố định trong tài liệu có sự tham gia có ý
thức của con người. Cho nên tài liệu phản ánh quá trình quản lý hoặc hoạt động
của cá nhân; tài liệu không chỉ là một tập hợp đơn giản các dữ liệu mà là kết quả
hoặc sản phẩm của một sự kiện nào đó. Đặc trưng thứ hai có vai trị khơng kém
tầm quan trọng trong hoạt động quản lý và hoạt động của cá nhân là một phần nội
dung tạo nên tài liệu có tính chất pháp lý. Đó là khả năng làm bằng chứng của tài
liệu. Ở đây tác giả đã đồng tình với cách định nghĩa được nêu trong tiêu chuẩn
quốc tế ISO 15489-1 về khái niệm “tài liệu-record”. Theo đó, TL được hiểu là:
Đn 10: “Là thông tin, được lập, nhận và duy trì bởi một tổ chức hoặc
một cá nhân với tư cách là chứng cứ và thông tin làm căn cứ thực hiện nghĩa
vụ pháp lý hoặc trong các giao dịch kinh”. Có nghĩa là trước hết tài liệu là
thơng tin song thơng tin đó phải được một pháp nhân cụ thể lập ra, nhận và được
bảo quản-duy trì để làm bằng chứng hoạt động của một tổ chức hoặc một cá nhân
trong xã hội. Cần nói rõ ở đây một điều là, trong tiếng Nga, thuật ngữ “tài liệu document” được hiểu và định nghĩa không phân biệt với thuật ngữ “văn bản record”. Bởi vì tiếng Nga khơng có từ nào tương đương với từ Record của tiếng
Anh. Thực tế có một từ tiếng Nga gần với từ Record là từ 3anucb - bản ghi.
Nhưng không phải bản ghi nào cũng là văn bản theo nghĩa tiếng Anh. Cho nên,
Đn.10 nêu trên là định nghĩa được nêu trong tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489-1.

Song, nguyên bản tiếng Anh, định nghĩa này là định nghĩa dành cho thuật ngữ
“RECORDS”, tiếng Nga dịch là gokyMeHT-tài liệu, cịn tiếng Việt RECORD là
văn bản.
Một cơng trình nghiên cứu tiếp theo có sự phân tích sâu về các định nghĩa
về khái niệm “tài liệu”. Đó là cơng trình do M.P. Rukôva chủ biên “Xác định giá
trị tài liệu quản lý và thu thập chúng vào các viện lưu trữ nhà nước” (Lý luận và
phương pháp M,. 2007). Ở đây, tác giả cho rằng:
Đn 11: Tài liệu - là kết quả của việc cố định thông tin về các sự vật của
hiện thực khách quan và về hoạt động tư duy của con người bằng cách viết, đồ
họa, chụp ảnh, ghi âm hoặc bằng một phương thức khác trên một vật mang tin bất
kỳ... Là một khái niệm khoa học chung, tài liệu có một số điểm khác nhau nhất
định trong định nghĩa bởi khác bộ môn khoa học khác nhau phản ánh đối tượng
và nhiệm vụ của các mơn học đó. Cách hiểu rộng nhất về tài liệu được đưa ra
trong mơn tài liệu học. Theo đó tài liệu được hiểu là vật mang vật chất bất kỳ
với thông tin được cố định bằng ngôn ngữ bất kỳ và bởi phương thức bất kỳ.
Trong văn bản học, tài liệu là phương tiện cố định thông tin bằng các phương
thức khác nhau trên vật liệu đặc biệt về các sự kiện, biến cố của hiện thực khách
quan và hoạt động tư duy của con người. Trong sử liệu học, tài liệu là khách thể
(đối tượng) dành riêng cho việc truyền thơng tin.
Nói tóm lại, sự phân tích một số định nghĩa do một số nhà văn bản học và
lưu trữ học nước Nga đưa ra cho thấy, cần phải rất thận trọng khi bàn tới nội hàm
của thuật ngữ “tài liệu”. Bởi lẽ, hiện nay có nhiều định nghĩa mang sắc thái khác
nhau. Cho nên, khi bàn về nội hàm của thuật ngữ này phải dựa vào các căn cứ
như: Thứ nhất là mục đích lập và định hướng sử dụng (chỉ là để thông báotruyền thông tin trong khơng gian và thời gian hay với mục đích làm bằng chứng
- làm phương tiện hoạt động hay là kết hợp nhiều mục đích và hướng sử dụng
khác nhau); Thứ hai là thông tin; Thứ ba vật mang tin. Tùy thuộc vào mức độ sâu
và rộng trong sử dụng các căn cứ này, sẽ có những cách giải thích khác nhau về


khái niệm “tài liệu”.

Để khẳng định nhận định trên, chúng ta tiếp tục xem xét một số định nghĩa
về thuật ngữ “tài liệu” do các học giả khác ở một số nước nói tiếng Anh, Cơ quan
tiêu chuẩn quốc tế ISO và Hội đồng lưu trữ quốc tế (ICA) nêu ra trong những
năm gần đây.
Trước hết phải kể đến công trình “Xác định giá trị lưu trữ” (Lý luận và
Phương pháp) của Barbara Craig, xuất bản năm 2004, Muchen- CHLB Đức. Bởi
lẽ đây là một cơng trình chun khảo có tính tổng kết “dành cho việc xác định giá
trị các đối tượng lưu trữ đã được thực hiện ở các nước nói tiếng Anh”. Trong
cơng trình khoa học này, thuật ngữ “tài liệu” (document) được định nghĩa như
sau:
Đn 12: “Là một đơn vị thông tin được ghi lại không phụ thuộc vào hình
thức và vật mang” (A unit of recorded information regardless of form and media).
Phân tích định nghĩa này cho thấy rằng, khái niệm “tài liệu” bao gồm trong nó ba
yếu tố cơ bản sau đây: Thứ nhất phải là một đơn vị chỉnh thể. Thứ hai là đơn vị
thông tin - mang thông tin. Thứ ba là đơn vị thơng tin đó phải được ghi ký lại.
Một điều cần chú ý là, định nghĩa này không chú trọng tới yếu tố: vật mang và
hình thức thể hiện của thông tin mà chỉ chú trọng tới bộ phận cấu thành cơ bản
nhất của tài liệu là bộ phận thông tin. Tuy vậy, nếu phân tích sâu, chúng ta cũng
thấy rằng: mặc dù định nghĩa này phát biểu “không phụ thuộc vào vật mang và
hình thức thơng tin” nhưng điều đó khơng chứng minh là hai yếu tố đó khơng bao
hàm trong khái niệm “tài liệu”. Có nghĩa là thơng tin được ghi lại vẫn ở trên hoặc
trong vật mang và có hình thức nhất định. Nhưng chúng ta cần hiểu vật mang và
hình thức đó là vật mang và hình thức bất kỳ. Sở dĩ định nghĩa này khơng nhấn
mạnh tới hai yếu tố vật chất và hình thức là vì nó thiên về mục tiêu quản lý thơng
tin mà không chú trọng về quản lý vật mang và hình thức biểu thị của thơng tin.
Và nhờ vậy nó đạt được tính khái quát hơn, rộng hơn. Khác với xu hướng này là
cách định nghĩa về khái niệm “tài liệu” theo hướng hẹp và kém tổng quát hơn. Ví
dụ, trong cuốn “Từ điển các thuật ngữ lưu trữ” (Hội đồng lưu trữ quốc tế.

Munchen. NewYork. London. Paris -1988), thuật ngữ “tài liệu” (document) được
giải thích theo hai nghĩa sau đây:
Đn 13 (nghĩa 1): Một sự kết hợp giữa vật mang và thông tin được ghi lại
trên hoặc trong vật mang đó, cái có thể dùng làm chứng cứ hoặc để tham khảo.
Đn 14 (nghĩa 2): “Là một tài liệu lưu trữ độc lập, văn bản hoặc bản thảo viết tay hoặc tài liệu đánh máy”. Thông thường không thể chia được về thực thể
vật lý ”.
Phân tích Đn 13 nêu trong từ điển này về thuật ngữ “tài liệu”, ta thấy định
nghĩa đó bao quát ba yếu tố (đặc trưng) như: Thứ nhất, phải là vật mang. Thứ hai,
phải có thơng tin ở trên hoặc trong vật mang. Thứ ba, phải có giá trị - làm bằng
chứng (chứng cứ) hoặc có giá trị tham khảo. Phân tích Đn 14 nêu trong từ điển
này về thuật ngữ “tài liệu”, ta thấy định nghĩa đó khơng có sự giải thích mà chỉ
coi nó có nghĩa tương đương với ba thuật ngữ là “tài liệu lưu trữ”, “văn bản” và
thuật ngữ “ bản thảo - viết tay hoặc tài liệu đánh máy”. Ở đây chúng ta cần chú ý
tới thuật ngữ “văn bản - record” một thuật ngữ sẽ được xem xét dưới đây.
Có thể nói, cách định nghĩa này được đưa ra theo xu hướng khơng mở rộng, kém
tổng qt. Nó nhấn mạnh u cầu khi nói đến tài liệu là phải có sự liên kết giữa
vật mang và thông tin và phải chú trọng tới giá trị chứng cứ hoặc giá trị tham
khảo của tài liệu. Ngoài ra, khái niệm “tài liệu” đồng nghĩa với khái niệm “văn
bản”.
Ngược với xu hướng này là cách định nghĩa nêu trong Tiêu chuẩn quốc tế
ISO 15489-1: “Thông tin và hệ thống tài liệu. Phần chung. Quản lý văn bản”.
Theo tiêu chuẩn này, thuật ngữ “tài liệu - document” được định nghĩa như sau:
Đn 15: “là thông tin được ghi lại hoặc một đối tượng có thể được xử lý như
một đơn vị hồn chỉnh”.
Phân tích định nghĩa này cho thấy, thuật ngữ “tài liệu” bao gồm trong nó
q ít yếu tố. Cụ thể là chỉ cần có thơng tin được ghi lại là có thể coi đối tượng
bất kỳ nào đó là tài liệu miễn là nó được xử lý như một đơn vị (thơng tin-TG)
hồn chỉnh.

Tổng kết những phân tích 15 định nghĩa nêu trên về khái niệm “tài liệu”,
căn cứ vào mức độ nông - sâu, rộng - hẹp và sự kết hợp của ba bộ phận (yếu tố đặc trưng) cơ bản cấu thành thuật ngữ “tài liệu” như: vật mang - bộ phận vật chất,
thông tin - bộ phận cấu thành nội dung, phương tiện hoạt động, giá trị bằng
chứng, giá trị tham khảo - bộ phận phản ánh về mục đích lập và định hướng sử
dụng tài liệu chúng ta có thể phân chia chúng thành ba nhóm sau đây:
Nhóm thứ nhất, Đó là các định nghĩa giải thích thuật ngữ “tài liệu” theo
hướng nhấn mạnh bộ phận thông tin mà không quan tâm đến bộ phận vật mangyếu tố vật chất cũng như mục đích và giá trị sử dụng cụ thể của tài liệu. Thuộc
nhóm này có các định nghĩa 05, 07, 12, 15. Tiêu biểu, phù hợp, đáng tin cậy và
cô đọng nhất là định nghĩa được nêu trong ISO 5489-1 “Thông tin và hệ thống tài
liệu”. Tiêu chuẩn này đã định nghĩa như sau về thuật ngữ “tài liệu” (document):
Đn 05: “Là thông tin được ghi lại hoặc một đối tượng có thể được xử lý
như một đơn vị - một thể thống nhất”.
Định nghĩa này được các nhà lưu trữ Canada và nước Nga tán đồng. Ví dụ,
Đn 12 nêu trên là định nghĩa được ghi trong bản Báo cáo về “Chính sách và q
trình thu thập, tiêu chuẩn và bảng chú giải thuật ngữ của cơ quan Lưu trữ thành
phố Toronto-Canada”. Cụ thể là, thuật ngữ “tài liệu - document” được định nghĩa
ở đây như sau: “Là một đơn vị thông tin được ghi lại khơng phụ thuộc vào hình
thức và vật mang” (A unit of recorded information regardless of form and media).
Nhóm thứ hai, đó là các định nghĩa giải thích thuật ngữ “tài liệu” theo
hướng kết hợp hai bộ phận hợp thành của tài liệu là vật mang và thông tin được
ghi trên hoặc trong vật mang đó. Thuộc nhóm này có các định nghĩa 01, 03, 04,
08, 09 và 11. Tiêu biểu, phù hợp, đáng tin cậy và cô đọng nhất đối với cơng tác
quản lý hành chính nhà nước nói chung và lĩnh vực văn thư và lưu trữ nói riêng những lĩnh vực rất cần thiết để thông tin trong tài liệu có thể nhận dạng được, để
tài liệu được trình bày theo thủ tục đã quy định cùng với những yếu tố thể thức
nhất định, định nghĩa về “tài liệu” trong Luật Liên bang “Về thơng tin hố và bảo


vệ thông tin” và trong tiêu chuẩn nhà nước Nga - rOCT P 51141-98, là cần được
lưu ý nhất. Ở đây, “Tài liệu - đó là thơng tin được cố định trên vật mang vật chất
kèm theo các yếu tố thể thức mà những yếu tố đó cho phép nhận dạng được thơng

tin”.
Nhóm thứ ba, Đó là các định nghĩa giải thích thuật ngữ “tài liệu” theo
hướng kết hợp hai bộ phận hợp thành của tài liệu là thông tin được ghi trên hoặc
trong vật mang đó với mục đích làm chứng cứ để khẳng định những trách nhiệm
pháp lý hoặc khẳng định về hoạt động quản lý. Thuộc nhóm này có 01 định nghĩa
- Đn 10: “Là thơng tin, được lập, nhận và duy trì bởi một tổ chức hoặc một
cá nhân với tư cách là chứng cứ và thông tin làm căn cứ thực hiện nghĩa vụ
pháp lý hoặc trong các giao dịch kinh”.
Nhóm cuối cùng là nhóm có sự kết hợp cả ba yếu tố (đặc trưng trên).
Thuộc nhóm này có các định nghĩa 02, 06, 13, 14. Tiêu biểu, phù hợp, đáng tin
cậy và cô đọng nhất thuộc nhóm này là định nghĩa được nêu trong cuốn “Từ điển
các thuật ngữ lưu trữ” (Hội đồng lưu trữ quốc tế. Munchen. NewYork. London.
Paris -1988), thuật ngữ “tài liệu” (document) được giải thích như sau:
Đn 13 (nghĩa 1): một sự kết hợp giữa vật mang và thông tin được ghi lại
trên hoặc trong vật mang đó, cái có thể dùng làm chứng cứ hoặc để tham khảo.
Như vậy, loại trừ Đn 10, tức là nhóm ba - bởi vì, định nghĩa này thực chất
là định nghĩa dành cho thuật ngữ “văn bản”, khái niệm tài liệu được hiểu rất đa
dạng. Có định nghĩa cần được hiểu rất rộng, có định nghĩa lại phải hiểu rất hẹp.
Theo nghĩa hẹp, nó được hiểu như thuật ngữ “văn bản”. Song về phương diện
khoa học cần phải phân biệt thật rõ sự khác nhau và giống nhau giữa các thuật
ngữ nói chung và đặc biệt là hai thuật ngữ rất phổ biến hiện nay trong quản lý nhà
nước cũng như công tác văn thư - lưu trữ, thông tin - thư viện là thuật ngữ văn
bản và tài liệu. Sự phân tích dưới đây về thuật ngữ “văn bản” sẽ làm sáng tỏ điều
này.


1.1.2.

Khái niệm “Văn bản”

Để làm sảng tỏ hơn các định nghĩa về khái niệm “tài liệu” được đưa ra như
đã phân tích ở trên, nhất thiết phải xem xét khái niệm “Văn bản”.
Như trên chúng ta đã thấy, hiện nay ở nước ta đang tồn tại nhiều định
nghĩa khác nhau về văn bản. Nhưng chưa có một cơng trình nghiên cứu toàn diện
và sâu về nội hàm của thuật ngữ này. Cho nên, cho đến nay chưa có một sự thống
nhất về cách giả thích về thuật ngữ này. Dưới đây, bằng phương pháp phân tích tổng hợp các định nghĩa đang sử dụng trong các tài liệu của nước ta và nước
ngồi mà chúng tơi tham khảo được, trên cơ sở phân tích các đặc trưng thuộc bản
chất của đối tượng nghiên cứu, chúng ta sẽ thống nhất đưa ra một định nghĩa
chung về khái niệm “văn bản”.
Trước hết, như chúng ta điều biết, ở nước ta, hai từ “văn bản” được sử
dụng rất rộng rãi trong công tác văn thư - lưu trữ, song hai từ này chỉ được các
nhà văn bản học và lưu trữ học Việt Nam quan tâm xem xét với tư cách như là
một thuật ngữ khoa học từ cuối những năm 90 của thế kỷ XX. Cụ thể, Từ điển
“Thuật ngữ Lưu trữ Việt Nam” do Cục Lưu trữ nhà nước xuất bản năm 1992, đã
đưa ra định nghĩa như sau về thuật ngữ “văn bản”:
Đn 01 (nghĩa 01): Vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngơn ngữ, có giá trị
pháp lý.
Đn 02 (nghĩa 02): Các cơng văn giấy tờ hình thành trong hoạt động của các
cơ quan như luật, pháp lệnh, lệnh, nghị quyết, nghị định, quyết định, chỉ thị,
thông tư, thông cáo, thông báo, kế hoạch, báo cáo v.v...
Trong giáo trình “Văn bản học và Lưu trữ học đại cương”, được Nhà xuất
“Giáo dục” ấn hành năm 1996, khái niệm “Văn bản” được hiểu theo hai nghĩa:
Đn 03 (nghĩa rộng): văn bản là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn
ngữ (tức là các loại chữ viết dùng để thể hiện ngôn ngữ của con người).
Đn 04 (nghĩa hẹp): văn bản là khái niệm dùng để chỉ công văn, giấy tờ


hình thành trong hoạt động của các cơ quan, đồn thể, xí nghiệp (gọi chung là cơ
quan).
Đn 05: Vật mang thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc

ký hiệu, hình thành qua hoạt động xã hội, được trình bày theo thể thức nhất định.
Đn 06: Văn bản là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin bằng một
ngôn ngữ (hay ký hiệu) nhất định.
Đn 07: Văn bản hiểu theo nghĩa chung nhất là khái niệm dùng để chỉ vật
mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ nhất định. Theo nghĩa hẹp thì văn bản
được hiểu là cơng văn, giấy tờ hình thành trong q trình hoạt động của các cơ
quan, tổ chức, xí nghiệp.
Đn 08: Văn bản là sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ, chủ
yếu tồn tại ở dạng viết, thường là tập hợp các câu, có tính trọn vẹn về nội dung,
hồn chỉnh về hình thức, có tính liên kết chặt chẽ và hướng tới một mục đích giao
tiếp nhất định.
Đn 09: Văn bản là Một chỉnh thể nguyên câu, gồm một chuỗi các câu,
đoạn văn được cấu tạo theo quy tắc của một ngôn ngữ, tạo nên thông báo có tính
hệ thống.
Đn 10: Bản viết hoặc in, mang nội dung là những gì cần được ghi để lưu
lại làm bằng.
Đn 11: Văn bản nói chung là một phương tiện ghi tin và truyền đạt thông
tin bằng một ngôn ngữ (hay ký hiệu) nhất định. Xã hội càng phát triển, các ký
hiệu ghi tin ngày càng phong phú và văn bản ngày càng đa dạng.
Đn 12: Văn bản là sản phẩm và phương tiện của hoạt động giao tiếp để ghi
tin và truyền thông tin bằng ngôn ngữ (ký hiệu) từ chủ thể này đến chủ thể khác,
nhằm thỏa mãn những yêu cầu hoặc mục đích nhất định.
Đn 13: Văn bản là vật mang tin trên đó thơng tin được ghi và truyền đạt
bằng ký hiệu hoặc ngôn ngữ nhất định theo hình thức và thể thức qui định, hình


thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Đn 14: Văn bản vừa là sản phẩm vừa là phương tiện của hoạt động giao
tiếp, có mục đích ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ (ký hiệu) từ chủ
thể này đến chủ thể khác, nhằm thỏa mãn những yêu cầu hoặc mục đích nhất

định.
Trên đây là cách định nghĩa được nêu trong các tài liệu do các nhà khoa
học Việt Nam đề xuất và được các nhà xuất bản Việt Nam xuất bản. Dưới là một
sô định nghĩa về thuật ngữ “văn bản”do một số tác giả nước ngồi đề xuất:
Đn 15: Là thơng tin, được lập, nhận và duy trì bởi một tổ chức hoặc một cá
nhân với tư cách là chứng cứ và thông tin làm căn cứ thực hiện nghĩa vụ pháp lý
hoặc trong giao dịch kinh doanh”.
Đn 16: Một tài liệu được lập ra hoặc nhận được trong q trình tiến hành
các cơng việc của một người hoặc một tổ chức và được bảo quản bởi người hoặc
tổ chức đó với mục đích tham khảo trong tương lai.
Đn 17: Thông tin được ghi lại (tài liệu) khơng phụ thuộc vào hình thức và
vật mang, được lập ra, nhận và được duy trì bởi một cơ quan, tổ chức, cá nhân
làm căn cứ thực hiện nghĩa vụ hợp pháp hoặc trong giao dịch kinh doanh.
Phân tích các định nghĩa nêu trên, ta thấy có các điểm chung như sau:
1/. Là vật mang-bộ phận cấu thành mang tính vật chất tạo nên văn bản.
2/. Là thông tin được ghi lại-bộ phận cấu thành nội dung văn bản.
3/. Ghi lại bằng ký hiệu ngôn ngữ (phải là ký hiệu ngôn ngữ chứ không chi
bằng ký hiệu phi ngơn ngữ) - hình thức biểu đạt nội dung văn bản.
Bên cạnh có các điểm chung đó, giữa hai định nghĩa này có một điểm khác
nhau cơ bản. Đó là định nghĩa 01 không xác định cụ thể về nguồn gốc xuất xứ.
Trong khi đó, trong định nghĩa 02 qui định cụ thể về nguồn gốc hình thành văn
bản - phải là sản phẩm trực tiếp hình thành trong hoạt động của cơ quan nhà
nước. Hay nói cách khác văn bản phải phản ánh trực tiếp hoạt động của cơ quan


nhà nước (khơng bao gồm các chủ thể khác, ví dụ, một cá nhân, một tổ chức phi
chính phủ...). Ngồi ra, ở định nghĩa 01 có nhấn mạnh tới giá trị pháp lý của văn
bản - bộ phận thể hiện giá trị - mục đích, cơng dụng văn bản, Đn 02 không nêu rõ
điểm này. Trong các định nghĩa trên, có các định nghĩa 15, 16 và 17 là những
định nghĩa không nhấn mạnh về yếu tố vật mang và hình thức ghi tin - bộ phận

thứ nhất.
Kết quả phân tích trên đây về “tài liệu” và “văn bản” - hai thuật ngữ cơ
bản có tính phổ biến trong quản lý nhà nước và lĩnh vực văn thư - lưu trữ, cho
phép ta đi đến định nghĩa thống nhất sau đây:
1. Định nghĩa về thuật ngữ “tài liệu”: Là đơn vị thơng tin được ghi lại
khơng phụ thuộc vào hình thức và vật mang”.
2. Định nghĩa về thuật ngữ “văn bản ”: Một tài liệu được lập ra hoặc nhận
được trong q trình tiến hành các cơng việc hợp pháp của một người hoặc một
tổ chức và được bảo quản - được duy trì bởi người hoặc tổ chức đó với mục đích
làm chứng cứ hoặc để tham khảo trong tương lai.
Ở đây, ta thấy, văn bản trước hết là tài liệu, nghĩa là nó “Là đơn vị thơng
tin được ghi lại khơng phụ thuộc vào hình thức và vật mang”. Nhưng phải “được
lập ra hoặc nhận được trong quá trình tiến hành các cơng việc của một người
hoặc một tổ chức và được bảo quản bởi người hoặc tổ chức đó với mục đích làm
chúng cứ cho hoạt động của mình hoặc để tham khảo trong tương lai.”
Ưu điểm nổi bật của định nghĩa này là nó bao gồm trong đó các yếu tố cơ
bản như: 1/ Thơng tin có nguồn gốc xuất xứ; 2/ Thơng tin có giá trị làm chứng cứ
pháp lý cho hoạt động hợp pháp, đáp ứng đúng nhu cầu của công cuộc cải cách
hành chính hiện nay ở nước ta theo xu hướng xây dựng một nền hành chính nhà
nước hiện đại, hiệu lực, hiệu quả - một nhà nước của dân, do dân và vì dân - sống
và làm việc theo hiến pháp và pháp luật; 3/ Thơng tin có thể sử dụng được do nó
được duy trì; 4/ Phù hợp với qui định của “Luật lưu trữ” mới ban hành cũng như
cách hiểu phổ biến trong lưu trữ học hiện nay ở nước ta; 5/ Góp phần đổi mới