Tình hình hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND thị xã Phú Thọ

www.HanhChinhvn.com
1
Mục lục

Lời nói đầu
Chương I. khái quát về ubnd thị xã phú thọ và văn
phòng hđnd ubnd thị xã phú thọ
I.Tổng quan về thị xã Phú Thọ ...................................................... 4
1. Về điều kiện tự nhiên .................................................................... 4
2. Về kinh tế - xã hội......................................................................... 4
II. Cơ cấu tổ chức, hoạt động và các mối quan hệ của UBND thị xã
Phú Thọ ........................................................................................... 5
1. Cơ cấu tổ chức của UBND thị xã Phú Thọ ..................................... 5
2. Hoạt động của UBND thị xã Phú Thọ ............................................ 6
3. Mối quan hệ công tác của UBND thị xã Phú Thọ với các tổ chức có
liên quan ........................................................................................... 8
3.1. Đối với UBND tỉnh và các Sở, ngành liên quan .......................... 8
3.2. Đối với Thị uỷ và các Ban của Thị uỷ ......................................... 8
3.3. Đối với HĐND, Thường trực HĐND, các Ban của HĐND thị xã
và Đoàn đại biểu HĐND tỉnh tại thị xã Phú Thọ ............................... 10
3.4. Đối với các phòng, ban, ngành trực thuộc UBND thị xã và UBND
các xã, phường .................................................................................. 11
3.5. Đối với Toà án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân và các cơ quan
ngành dọc của tỉnh. ........................................................................... 11
3.6. Đối với Uỷ ban MTTQ và các đoàn thể nhân dân ....................... 11
Chương ii. Tình hình hoạt động của văn phòng
hđnd ubnd thị xã phú thọ
I. Cơ sở lý luận ................................................................................. 10
1. Khái niệm Văn phòng ................................................................... 10
www.HanhChinhvn.com
2

2. Chức năng của Văn phòng ............................................................. 10
3. Nhiệm vụ của Văn phòng .............................................................. 12
II. Tình hình hoạt động của Văn phòng HĐND - UBND thị xã Phú
Thọ ................................................................................................... 13
1. Nhiệm vụ của Văn phòng HĐND UBND thị xã ....................... 13
2. Cơ cấu tổ chức............................................................................... 15
3. Chế độ công tác, chức trách của từng cá nhân ............................... 15
4. Mối quan hệ công tác .................................................................... 23
4.1. Đối với lãnh đạo HĐND và UBND thị xã. .................................. 23
4.2. Đối với Văn phòng UBND tỉnh Phú Thọ .................................... 23
4.3. Đối với các phòng, ban, ngành, xã, phường của thị xã. ............... 24
4.4. Đối với Văn phòng Thị uỷ .......................................................... 25
5. Một số hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND thị xã
................ 26
5.1. Công tác tham mưu tổng hợp ...................................................... 24
5.2. Công tác hành chính tổ chức ...................................................... 26
5.3. Công tác hậu cần ........................................................................ 29
chương III. Đánh giá tình hình hoạt động và kiến
nghị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn
phòng HĐND v UBND

1. Đánh giá tình hình hoạt động ....................................................... 31
2. Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn
phòng HĐND-UBND thị xã Phú Thọ ................................................ 32
Kết luận

www.HanhChinhvn.com
3
Lời nói đầu
Là đơn vị trực thuộc Bộ Nội vụ có nhiệm vụ đào tạo và bồi

dưỡng cán bộ, công chức Nhà nước, hàng năm Học viện Hành chính
Quốc gia tổ chức cho sinh viên chính quy chuyên ngành quản lý Nhà
nước đi thực tập nhằm tìm hiểu tổ chức, hoạt động của bộ máy nhà
nước và thể chế hành chính nhà nước; nắm vững chức năng, nhiệm vụ
của cơ quan; nhiệm vụ, quyền hạn của cán bộ, công chức trong cơ
quan, tổ chức nơi thực tập; trên cơ sở đó hiểu được nền hành chính nhà
nước nói chung. Bên cạnh đó vận dụng những kiến thức đã học vào
thực tế để rèn luyện các kỹ năng, nghiệp vụ quản lý hành chính; bổ
sung và nâng cao kiến thức đã được tiếp thu trong quá trình học lý
thuyết ở Học viện.
Thực hiện kế hoạch đào tạo của Học viện Hành chính Quốc gia,
thực hiện công văn số 999/HVHC-ĐT ngày 09 tháng 12 năm 2005, từ
ngày 4/4/2006 đến 4/6/2006 tôi đã đến thực tập tại UBND thị xã Phú
Thọ tỉnh Phú Thọ và được phân về Văn phòng HĐND-UBND thị xã.
Chúng ta đã biết hoạt động quản lý nói chung, là một hoạt động
đòi hỏi nhiều năng lực và tư duy trong đó chủ thể quản lý luôn có bộ
phận trợ giúp tuỳ theo quy mô tổ chức mà đó là một bộ máy hay một
cá nhân. Quản lý hành chính nhà nước là một hoạt động đặc biệt trong
đời sống xã hội. Nó được đặc trưng bởi hoạt động chấp hành và điều
hành giữa cơ quan cấp trên với cơ quan cấp dưới, giữa cá nhân lãnh
đạo với những nhân viên trong nội bộ cơ quan. Mỗi cơ quan quản lý
hành chính Nhà nước thực hiện chức năng của mình trong khuôn khổ
nhiệm vụ quyền hạn thông qua những quyết định quản lý được thể
hiện thành những văn bản quản lý. Mặt khác mỗi cơ quan có vị trí nhất
định trong hệ thống hành chính và những mối quan hệ công tác với
bên ngoài. Do đó bộ máy trợ giúp của cơ quan quản lý hành chính Nhà
www.HanhChinhvn.com
4
nước là yếu tố được quan tâm như một điểm trọng tâm trong việc nâng
cao hiệu quả hoạt động của cả cơ quan.

Do thời gian và phạm vi tiếp cận công việc còn giới hạn nên
trong khuôn khổ của một Báo cáo thực tập; tôi xin đề cập đến hoạt
động của Văn phòng HĐND-UBND thị xã chủ yếu từ phương diện
nhiệm vụ của từng bộ phận trong Văn phòng, đặc biệt là công tác văn
thư - một khâu quan trọng trong hành chính tổ chức của cơ quan, cũng
là nơi tôi có điều kiện tiếp xúc công việc nhiều nhất; nhằm đưa lại
một cái nhìn tổng thể, khái quát về vị trí, chức năng, nhiệm vụ, ý nghĩa
hoạt động của Văn phòng đối với cơ quan cũng như chức năng của
Văn phòng nói chung trong hoạt động quản lý ở các cơ quan hành
chính Nhà nước.
Nội dung chính của Báo cáo bao gồm:
Chương I. Khái quát về UBND thị xã phú thọ và Văn phòng
HĐND-UBND thị xã Phú Thọ.
Chương II. Tình hình hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND
thị xã Phú Thọ.
Chương III. Đánh giá tình hình hoạt động và kiến nghị nhằm
nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND - UBND.
Tôi xin chân thành cảm ơn Ban Đào tạo, các Thầy cô giáo
hướng dẫn Khoa Quản lý Nhà nước về Kinh tế; UBND, Văn phòng
HĐND-UBND thị xã Phú Thọ đã tạo điều kiện, giúp đỡ để tôi hoàn
thành báo cáo này.
www.HanhChinhvn.com
5

Chương i. khái quát về ubnd thị xã phú thọ và
văn phòng hđnd - ubnd thị xã phú thọ
I. Tổng quan về thị xã Phú Thọ
1. Về điều kiện tự nhiên.
Được thành lập năm 1903, thị xã Phú Thọ là đơn vị hành chính
lâu đời và là địa bàn kinh tế trọng điểm ở phía Tây Bắc của tỉnh Phú

Thọ. Với số dân xấp xỉ 63.000 người, thị xã Phú Thọ được xếp vào đô
thị loại 4 và đang tiến tới đạt tiêu chuẩn đô thị loại 3. Thị xã có 6 xã
vùng ngoại thị: Văn Lung, Hà Thạch, Hà Lộc, Thanh Vinh, Thanh
Minh, Phú Hộ và 4 phường vùng nội thị: Hùng Vương, Trường Thịnh,
Âu Cơ, Phong Châu.
Về điều kiện tự nhiên: Thị xã có vị trí giao thông khá thuận lợi
cho phát triển kinh tế, giao thương với bên ngoài; đây là điều kiện để
phát triển công nghiệp và dịch vụ. Địa hình tương đối bằng phẳng, đất
đai thuận lợi cho canh tác, có điều kiện phát triển cả chăn nuôi lẫn
trồng trọt.
2. Về kinh tế - xã hội.
Về đặc điểm kinh tế - xã hội: Hoạt động kinh tế chủ yếu là công
nghiệp và dịch vụ. Năm 2005 tỷ trọng công nghiệp chiếm 43,5%, dịch
vụ chiếm 40% và nông lâm nghiệp chiếm 16,5% trong tổng sản phẩm
GDP của thị xã.
Bên cạnh những thành tựu trong kinh tế mà nổi bật là khu vực
công nghiệp, dịch vụ, lĩnh vực văn hoá - giáo dục, y tế của thị xã cũng
hết sức phát triển. Số trường học đạt chuẩn quốc gia không ngừng tăng
lên, số học sinh và giáo viên tăng hàng năm, đảm bảo ngày càng nâng
cao chất lượng dạy và học. Năm 2005 trường Cao đẳng Hùng Vương
được chuyển thành Đại học Hùng Vương.
www.HanhChinhvn.com
6
Các hoạt động văn hoá thông tin, tuyên truyền, phổ biến chương
trình, chính sách của Đảng và Nhà nước và các hoạt động văn hoá
được coi trọng và đạt hiệu quả tốt. Trong thời gian qua thị xã đã đưa
các hoạt động văn hoá về cơ sở và tiếp tục đẩy mạnh cuộc vận động
Toàn dân đoàn kết xây dựng đời sống văn hoá ở khu dân cư, tiến tới
triển khai đề án Xã hội hoá các hoạt động văn hoá, giáo dục.
Về y tế, 10/10 xã phường có cơ sở y tế cơ sở, trên địa bàn thị xã

còn có nhiều bệnh viện phục vụ cho việc chăm sóc, khám chữa bệnh
cho nhân dân thị xã và từ các huyện khác chuyển xuống.
Trải qua một thời gian dài tồn tại và phát triển, chính quyền địa
phương không ngừng được kiện toàn và ngày càng phát huy cao độ
chức năng quản lý nhằm đẩy mạnh sự phát triển trong mọi lĩnh vực
kinh tế-xã hội, giữ vững trật tự an ninh trên địa bàn.
II. Cơ cấu tổ chức, hoạt động và các mối quan hệ của UBND
thị xã Phú Thọ
1. Cơ cấu tổ chức.
Uỷ ban nhân dân (HĐND-UBND) thị xã được tổ chức, cơ cấu
căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003; Cơ cấu tổ
chức bộ máy của UBND thị hiện nay như sau:
Bộ phận thường trực gồm:
Chủ tịch UBND thị xã: Chịu trách nhiệm lãnh đạo, quản lý, điều
hành chung và toàn diện các mặt các công tác, các hoạt động đối nội
và đối ngoại của UBND thị xã; Quyết định triệu tập và chủ toạ các kỳ
họp của Uỷ ban; bảo đảm việc chấp hành Hiến pháp, Pháp luật, các
Nghị định, Quyết định, Chỉ thị, Nghị quyết, các quy định, hướng dẫn
của Trung ương, tỉnh và thị xã; thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn theo
Điều 127 của Luật tổ chức HĐND và UBND năm 2003.

Phó chủ tịch thường trực: Phụ trách về kinh tế bao gồm công
nghiệp, nông nghiệp, các doanh nghiệp sản xuất. Phó chủ tịch phụ
www.HanhChinhvn.com
7
trách các lĩnh vực văn hoá xã hội. Các Phó chủ tịch giúp Chủ tịch chỉ
đạo từng lĩnh vực công tác được Chủ tịch phân công; chịu trách nhiệm
trước Chủ tịch, trước UBND thị xã, thay mặt Chủ tịch để giải quyết các
công việc được giao, thay mặt Chủ tịch để giải quyết các công việc
được giao, tham gia lãnh đạo điều hành các mặt hoạt động chung của

Uỷ ban. Trực tiếp chỉ đạo kiểm tra, hướng dẫn, đôn đốc các phòng,
ban, ngành thuộc UBND thị xã, UBND các xã, phường trong việc tổ
chức thực hiện các Nghị quyết của HĐND thị xã, các Quyết định, Chỉ
thị của UBND thị, các chủ trương chính sách, pháp luật thuộc lĩnh vực
mình phụ trách; Trong trường hợp cần thiết cần có sự thảo luận quyết
định giữa các Phó chủ tịch hoặc xin ý kiến Chủ tịch.
Các thành viên khác của UBND thị xã theo sự quy định của
Chính phủ bao gồm:
Thành viên phụ trách công tác quốc phòng
Thành viên phụ trách công tác an ninh
Thành viên phụ trách công tác đất đai
Thành viên phụ trách công tác tổ chức
Thành viên phụ trách công tác phụ trách công tác văn phòng
Các Uỷ viên chịu trách nhiệm cá nhân trước UBND thị xã và
Chủ tịch UBND thị xã về hoạt động của lĩnh vực được phân công phụ
trách; có trách nhiệm tiếp dân, xét và giải quyết đơn thư khiếu nại tố
cáo theo thẩm quyền.
Các cơ quan chuyên môn giúp việc cho lãnh đạo UBND được
quy định tại Điều 1 Quyết định 4003/2004/QĐ-UB của Uỷ ban nhân
dân tỉnh Phú Thọ về việc thành lập các phòng ban chuyên môn thuộc
UBND thị xã Phú Thọ căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày
26/11/2003; Nghị định số 172/12/2004/NĐ-CP ngày 29/9/2004 của
Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND
huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Nghị quyết của Hội đồng
www.HanhChinhvn.com
8
nhân dân tỉnh khoá XI, kỳ họp thứ ba và xét đề nghị của Giám đốc Sở
Nội vụ:
Thành lập các phòng chuyên môn trực thuộc UBND thị xã Phú
Thọ gồm:

1. Phòng Nội vụ - Lao động - Thương binh và xã hội
2. Phòng Tài chính - Kế hoạch
3. Phòng giáo dục
4. Phòng Văn hoá - Thông tin - Thể thao
5. Phòng Y tế
6. Phòng Tài nguyên và Môi trường
7. Phòng Tư pháp
8. Phòng Kinh tế
9. Phòng Quản lý đô thị
10. Thanh tra
11. Uỷ ban Dân số, Gia đình và Trẻ em
12. Văn phòng HĐND và UBND
Các cơ quan này thực hiện chức năng Quản lý Nhà nước ở địa
phương, chịu sự chỉ đạo quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của
UBND thị xã. Giải quyết những công việc thuộc thẩm quyền theo quy
định của Bộ, ngành, phân cấp của UBND tỉnh, thị xã, quy chế tổ chức
và hoạt động của cơ quan và các văn bản Pháp luật có liên quan.
Trong đó Văn phòng HĐND-UBND thị xã là cơ quan giúp việc
mang tính tổng hợp và trực tiếp, phục vụ sự quản lý tập trung thống
nhất và sự chỉ đạo điều hành mọi mặt công tác của UBND thị xã.
2. Hoạt động của UBND thị xã Phú Thọ
UBND thị xã làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập
thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách trong từng lĩnh vực công tác được phân
công. UBND thị xã họp ít nhất 1 lần/tháng, thảo luận và quyết nghị
www.HanhChinhvn.com
9
từng vấn đề, dự án. Thảo luận tập thể và quyết định theo đa số vấn đề
sau:
Chương trình làm việc của UBND
Kế hoạch phát triển kinh tế xã hội, dự toán ngân sách, quyết

toán ngân sách hàng năm và quỹ dự trữ của địa phương trình HĐND
quyết định.
Kế hoạch đầu tư xây dựng các công trình trọng điểm ở địa
phương trình HĐND quyết định.
Kế hoạch huy động nhân lực tài chính để giải quyết các vấn đề
cấp bách của địa phương trình HĐND.
Các biện pháp thực hiện Nghị quyết HĐND về kinh tế xã hội
thông qua báo cáo UBND trước khi trình HĐND.
Đề án thành lập mới, sát nhập, giải thể các cơ quan chuyên môn
thuộc UBND và việc thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới
hành chính ở địa phương.
Hàng tuần, vào ngày thứ 2, Chủ tịch UBND thị xã giao ban với
các Phó chủ tịch để chuẩn bị nội dung hội nghị UBND, xử lý những
vấn đề còn vướng mắc, những việc mới phát sinh, các Phó chủ tịch báo
cáo nhanh kết quả công tác đã giải quyết trong tuần và những vướng
mắc thuọc lĩnh vực phụ trách, bàn công tác chỉ đạo điều hành tuần kế
tiếp.
Công tác thanh tra, kiểm tra việc thực hiện Chỉ thị, Quyết định
của UBND thị xã, chế độ đi cơ sở và tiếp dân, chế độ thông tin báo
cáo, sơ kết, tổng kết tuân theo quy định pháp luật hiện hành.
3. Các mối quan hệ công tác giữa UBND thị xã Phú Thọ với các
tổ chức có liên quan.
3.1. Đối với UBND tỉnh và các Sở, ngành liên quan.
www.HanhChinhvn.com
10
Uỷ ban nhân dân thị xã chịu sự lãnh đạo trực tiếp và toàn diện
của UBND tỉnh, thực hiện đúng chế độ thỉnh thị, báo cáo kịp thời,
chính xác, toàn bộ hoạt động của UBND thị xã đối với tỉnh.
UBND thị xã thực hiện sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và chấp
hành các quy định của các Sở, ngành của tỉnh, phối hợp giữa ngành và

cấp trong việc chỉ đạo, kiểm tra hoạt động của phòng, ban, đơn vị do
tỉnh quản lý trực tiếp đóng trên địa bàn, tích cực tranh thủ sự giúp đỡ
của các Sở, ngành tăng cường mối quan hệ và hợp tác giữa các đơn vị
của tỉnh với địa phương.
3.2. Đối với Thị uỷ và các Ban của Thị uỷ.
Uỷ ban nhân dân thị xã chịu sự chỉ đạo toàn diện của Thị uỷ.
Căn cứ vào các Nghị quyết của Trung ương, của tỉnh, của thị, UBND
thị xã chuẩn bị các đề án kinh tế - xã hội, an ninh quốc phòng được
Thị uỷ phân công; thể thế hoá các Nghị quyết của Thị uỷ thành văn
bản pháp quy ở địa phương để chỉ đạo thực hiện. Trong quá trình chỉ
đạo các mặt công tác của chính quyền, UBND thị xã phải liên hệ và
xin ý kiến lãnh đạo của Thường trực, Ban Thường vụ Thị uỷ theo quy
chế làm việc của Thị uỷ theo quy chế làm việc của Thị uỷ và quy chế
làm việc của các Ban của Đảng để đảm bảo sự lãnh đạo của Đảng
trong công tác chỉ đạo điều hành chung của thị xã.
3.3. Đối với HĐND, Thường trực HĐND, các Ban của HĐND
thị xã và Đoàn đại biểu HĐN tỉnh tại thị xã Phú Thọ.
UBND thị xã cùng với Thường trực HĐND chuẩn bị nội dung
các kỳ họp của HĐNS thị xã, chịu trách nhiệm và báo cáo công tác
trước HĐND thị xã. Các cuộc họp của UBND thị xã mời đại diện
Thường trực HĐND thị xã tham dự, những nội dung kỳ họp có liên
quan đến các Ban của HĐND thị xã mời Trưởng ban tham dự.
Đối với Đoàn đại biểu HĐND tỉnh tại thị xã Phú Thọ, UBND thị
xã cung cấp những thông tin cần thiết của thị xã cho đại biểu HĐND
www.HanhChinhvn.com
11
tỉnh, mời đại diện Đoàn đại biểu tỉnh tại thị xã dự các cuộc họp có liên
quan, trả lời chất vấn của cử tri khi có yêu cầu.
3.4. Đối với các phòng, ban, ngành trực thuộc UBND thị xã và
UBND các xã, phường.

UBND thị xã là cơ quan quản lý Nhà nước cấp trên trực tiếp của
các phòng, ban và UBND các xã, phường. Thực hiện sự lãnh đạo quản
lý Nhà nước đối với toàn bộ hoạt động của các phòng, ban, ngành, các
xã, phường theo đúng quyền hạn, trách nhiệm và chế độ làm việc của
UBND thị xã.
Các thành viên UBND thị xã được phân công theo dõi toàn hoạt
động của một xã, phường có trách nhiệm tham dự các kỳ họp của
UBND xã, phường để nắm tình hình và kiểm tra việc thực hiện các Chỉ
thị, Nghị quyết, Quyết định của UBND thị xã.
3.5. Đối với Toà án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân và các cơ
quan ngành dọc của tỉnh.
Đối với các cơ quan trên, Chủ tịch UBND thị xã phối hợp chặt
chẽ trong công tác phòng chống tội phạm, công tác đấu tranh chống
tham nhũng, buôn lậu, lãng phí ở địa phương, tham gia ý kiến trong
quá trình xem xét giải quyết những vụ việc phức tạp. Phối hợp với các
cơ quan ngành dọc của tỉnh thực hiện các nội dung công tác chuyên
môn của ngành phục vụ mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội của thị xã.
3.6. Đối với Uỷ ban Mặt trân tổ quốc và các đoàn thể nhân dân.
UBND thị xã xây dựng quy chế phối hợp hoạt động và phân
công một đồng chí Phó chủ tịch chịu trách nhiệm quan hệ, tổ chức sự
phối hợp hoạt động giữa các cơ quan quản lý Nhà nước với Uỷ ban
MTTQ, các đoàn thể nhân dân, các tổ chức xã hội khác trong thị xã.
UBND thị xã tạo điều kiện thuận lợi để Uỷ ban MTTQ của thị
xã và các đoàn thể nhân dân khác tổ chức và động viên nhân dân tham
gia quản lý Nhà nước, quản lý xã hội.
www.HanhChinhvn.com
12
Chương ii. Tình hình hoạt động của văn phòng
hđnd ubnd thị xã phú thọ
I. Cơ sở lý luận

1. Khái niệm về Văn phòng: Văn phòng là bộ máy của cơ quan,
tổ chức có trách nhiệm thu thập xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ
cho sự điều hành của lãnh đạo đồng thời đảm bảo các điều kiện vật
chất, kỹ thuật cho hoạt động chungcủa toàn cơ quan, tổ chức đó.
2. Chức năng của Văn phòng: Văn phòng có hai chức năng nổi
bật là chức năng tham mưu, tổng hợp và chức năng hậu cần.
Tham mưu là hoạt động tham vấn của văn phòng cho lãnh đạo
cơ quan. Tham vấn là phát hiện ra vấn đề; đưa ra các giảI pháp để lãnh
đạo lựa chọn. Tổng hợp là thống kê, xử lý thông tin phục vụ cho hoạt
động quản lý. Tổng hợp là để tham vấn dựa trên những thông tin đã
được xử lý.
Như vậy tham mưu, tổng hợp là hai hoạt động song song đồng
thời, tham mưu cần có sự tổng hợp và tổng hợp là để tham mưu. Đây là
chức năng đầu tiên và đặc trưng của văn phòng với tư cách là một bộ
phận trợ giúp đắc lực cho sự điều hành của lãnh đạo.
Chức năng thứ hai gắn liền với hoạt động của văn phòng chính
là chức năng hậu cần. Chức năng này chính là sự đảm bảo các điều
kiện vật chất và kỹ thuật cho cơ quan hoạt động có hiệu quả nhất. Các
điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, trang thiết bị, tài chính
được sắp xếp, quản lý, phân phối và không ngừng được bổ sung để
cung cấp kịp thời, đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan tổ
chức đó. áp dụng sao cho chi phí thấp nhất mà đạt hiệu quả cao nhất.
Trong đó văn phòng sẽ dựa trên khả năng tài chính để lập danh sách
hàng hoá cũng như nhu cầu trong tương lai; sau đó phân phối sẵp xếp
www.HanhChinhvn.com
13
một cách hợp lý khoa học nhất các điều kiện vật chất kỹ thuật trên cơ
sở quy chế quản lý tài sản của cơ quan.
3. Nhiệm vụ của Văn phòng
Nhiệm vụ cụ thể của văn phòng để thực hiện tốt hai chức năng

trên bao gồm 3 mảng chính:
Thứ nhất là công tác tham mưu tổng hợp:
Xây dựng chương trình công tác, bố trí sắp xếp chương trình
làm việc cho lãnh đạo cũng như cơ quan theo tháng, quý, năm.
Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó
tổng hợp, báo cáo. Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng,
về nội dung và thể thức. Ghi chép, quản lý hồ sơ tài liệu của các phiên
họp của cơ quan.
Thứ hai là công tác hành chính - tổ chức:
Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ; giải quyết các văn bản, tờ
trình. Quản lý, tổ chức công tác nhân sự nội bộ cơ quan.
Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại, giúp cơ quan, tổ chức
trong công tác thư từ, tiếp dân, giữ vai trò là cầu nối giữa cơ quan sở
tại với cơ quan, tổ chức khác. Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây
dựng đội ngũ công chức văn phòng. Tổ chức công tác thi đua khen
thưởng.
Thứ ba chính là công tác hậu cần:
Mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản; sửa chữa quản lý cơ sở
vật chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc, nhà khách.
Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ; bảo vệ trật
tự, an toàn cơ quan.
Từ đây có thể thấy hoạt động của văn phòng đã giải phóng cho
lãnh đạo khỏi tình trạng sự vụ không đáng có, bảo đảm sự hoạt động
đồng bộ, thống nhất; đảm bảo hoạt động tuân thủ pháp luật, giữ vững
www.HanhChinhvn.com
14
kỷ luật, kỷ cương; giữ được vai trò là đầu mối trong quan hệ công tác
với cấp trên, cấp dưới, với các cơ quan, tổ chức khác.
II. Tình hình hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND thị xã
Phú Thọ

1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND-UBND thị
xã Phú Thọ
Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND-UBND thị xã Phú
Thọ được quy định tại văn bản Quy định chức năng, nhiệm vụ, mối
quan hệ làm việc của Văn phòng HĐND-UBND thị xã Phú Thọ ngày
31 tháng 5 năm 2004 và Quyết định số 570/QĐ-UB ngày 08 tháng 6
năm 2004 của UBND thị xã Phú Thọ.
Theo đó Văn phòng HĐND-UBND thị xã Phú Thọ là bộ máy
làm việc của HĐND và UBND thị xã có chức năng tham mưu, tổng
hợp, hành chính quản trị. Phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành
các mặt công tác của HĐND-UBND thị xã đảm bảo tính thống nhất,
liên tục và hiệu quả.
Những nhiệm vụ mà Văn phòng HĐND-UBND bao gồm:
Xây dựng các chương trình làm việc của UBND và chủ tịch
UBND thị xã; giúp Thường trực HĐND-UBND thị xá tổ chức thực
hiện chương trình làm việc đã đề ra của HĐND-UBND thị xã.
Chuẩn bị trình các kỳ họp HĐND các báo cáo của UBND thị xã;
tổ chức soạn thảo các văn bản do lãnh đạo UBND thị xã giao.
Giúp HĐND, Thường trực HĐND-UBND thị xã theo dõi, đôn
đốc các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cùng cấp, HĐND-UBND
cấp dưới trong việc chuẩn bị các văn bản (bao gồm dự thảo văn bản
pháp quy, các chuyên đề kinh tế -xã hội, văn hoá, y tế, giáo dục, quốc
phòng, an ninh và các vấn đề khác) và tham gia ý kiến về nội dung
trong quá trình soạn thảo các văn bản đó để HĐND, Thường trực
HĐND-UBND thị xã xem xét, quyết định.