Nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng tại công ty cổ phần hệ thống giáo dục việt nam

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG

KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP
NÂNG CAO HIỆU QUẢ LÀM VIỆC CỦA NHÂN VIÊN
VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN HỆ THỐNG
GIÁO DỤC VIỆT NAM
Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Người hướng dẫn

: THS. ĐẶNG VĂN PHONG

Sinh viên thực hiện

: TRẦN THỊ HOÀI THƯƠNG

Mã số sinh viên

: 1705QTVB057

Khóa

: 2017-2021

Lớp

: 1705QTVB

HÀ NỘI - 2021

LỜI CAM ĐOAN
Tơi xin cam đoan khóa luận “Nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên
văn phịng tại Cơng ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam” là cơng trình
nghiên cứu của riêng tơi. Tơi xin cam đoan tồn bộ nội dung khóa luận này là
do bản thân tự nghiên cứu từ những tài liệu tham khảo, thực tế tại Công ty Cổ
phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam. Các số liệu điều tra, kết quả nghiên cứu nêu
trong khóa luận là trung thực và chưa từng được cơng bố ở bất kì tài liệu nào
khác.
Tơi xin hồn toàn chịu trách nhiệm về nội dung bài khảo sát, nghiên cứu
của mình.
Hà Nội, ngày 25 tháng 02 năm 2021
Tác giả

Trần Thị Hoài Thương


LỜI CẢM ƠN
Để hồn thành bài khóa luận này, ngồi sự nỗ nỗ lực của bản thân tôi đã
nhận được sự hỗ trợ từ rất nhiều phía. Tơi xin được bày tỏ lịng biết ơn tới Q
Thầy (Cơ) Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã hết lòng truyền đạt những kiến
thức quý báu làm nền tảng cho việc thực hiện khóa luận này. Đặc biệt, tơi xin
trân trọng cảm ơn giảng viên Đặng Văn Phong đã tận tình giúp đỡ, đưa ra những
lời khuyên xác đáng và hướng dẫn tơi trong suốt thời gian nghiên cứu và hồn
thành khóa luận tốt nghiệp.
Bên cạnh đó, tơi cũng xin gửi lời cảm ơn đến Ban Giám đốc, các cô chú
và anh (chị) nhân viên nhiệt huyết đang công tác tại Công ty Cổ phần Hệ thống
Giáo dục Việt Nam đã tạo điều kiện và cung cấp những kinh nghiệm thông tin
quý báu để giúp tơi hồn thành tốt khóa luận tốt nghiệp.

Xin chân thành cảm ơn!


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
Chữ viết tắt

Cụm từ đầy đủ

CNH- HĐH

Cơng nghiệp hóa- Hiện đại hóa

CP

Cổ phần

NLĐ

Người lao động

TNHH

Trách nhiệm hữu hạn


DANH MỤC BIỂU ĐỒ
Biểu đồ 2.1. Biểu đồ cơ cấu nguồn lao động theo trình độ của Cơng ty Cổ
phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam năm 2021 ................................................ 34
Biểu đồ 2.2. Biểu đồ cơ cấu nguồn lao động theo độ tuổi của Công ty Cổ phần
Hệ thống Giáo dục Việt Nam năm 2021 ......................................................... 35

DANH MỤC BẢNG
Bảng 2.1. Kết quả thực hiện công việc của nguồn lao động văn phịng giai
đoạn 2019 -2021 .............................................................................................. 38
Bảng 2.2. Mức độ hồn thành công việc theo tiến độ thực hiện công việc .... 40
Bảng 2.3. Số lần vi phạm quy chế lao động của người lao động tại Công ty . 41
Bảng 2.4. Mức độ hài lòng của người lao động về việc ứng dụng công nghệ
vào thực hiện nghiệp vụ của Công ty .............................................................. 44
Bảng 2.5. Số lượng sáng kiến, ý tưởng mới, sáng tạo trong công việc được
Công ty ghi nhận, khen thưởng ....................................................................... 45
Bảng 2.6. Ảnh hưởng của yếu tố công việc tới hiệu quả làm việc của nhân
viên văn phòng ................................................................................................ 47
Bảng 2.7. Mức độ hài lòng về yếu tố tổ chức tại Công ty CP Hệ thống Giáo
dục Việt Nam .................................................................................................. 48
Bảng 2.8. Mức độ hài lòng về môi trường làm việc tại Công ty CP Hệ thống
Giáo dục Việt Nam.......................................................................................... 49
Bảng 2.9. Mức độ hài lòng về các cơ chế chính sách lương, thưởng, đãi ngộ
tại Công ty CP Hệ thống Giáo dục Việt Nam năm 2021 ................................ 51
Bảng 2.10. Tình hình kỷ luật lao động tại Công ty CP Hệ thống Giáo dục Việt
Nam năm 2019 - 2021 ..................................................................................... 52


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
DANH MỤC BIỂU ĐỒ
DANH MỤC BẢNG
PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 1
1. Lý do chọn đề tài..................................................................................... 1

2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu .......................................................... 2
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu .......................................................... 2
4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ...................................................................... 3
5. Phương pháp nghiên cứu ........................................................................ 7
6. Giả thuyết nghiên cứu ............................................................................. 8
7. Cấu trúc của đề tài................................................................................... 8
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HIỆU QUẢ LÀM VIỆC CỦA
NHÂN VIÊN VĂN PHÒNG........................................................................... 8
1.1. Một số khái niệm ................................................................................. 9
1.1.1. Khái niệm “Văn phòng” ................................................................... 9
1.1.2. Khái niệm “Nhân viên văn phòng” ................................................. 11
1.1.3. Khái niệm “Hiệu quả làm việc” ...................................................... 12
1.1.4. Khái niệm “Hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng”............. 13
1.2. Vai trò và nhiệm vụ của nhân viên văn phòng .................................. 14
1.2.1. Vai trò ............................................................................................. 14
1.2.2. Nhiệm vụ ......................................................................................... 15
1.3. Tiêu chí đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng ......... 16
1.3.1. Kết quả thực hiện công việc ........................................................... 16
1.3.2. Tiến độ thực hiện công việc............................................................ 17
1.3.3. Tác phong làm việc ......................................................................... 18


1.3.4. Thực hiện kỹ thuật cơng việc.......................................................... 19
1.3.5. Tính sáng tạo trong công việc ......................................................... 20
1.4. Những yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của nhân viên văn phịng.. 22
1.4.1. Nhóm yếu tố về con người.............................................................. 22
1.4.2. Nhóm yếu tố về cơng việc .............................................................. 24
1.4.3. Nhóm yếu tố về tổ chức .................................................................. 25
1.4.4. Nhóm yếu tố về mơi trường làm việc ............................................. 27
1.4.5. Nhóm yếu tố về các chính sách, cơ chế làm việc ........................... 28

Tiểu kết chương 1 ..................................................................................... 32
Chương 2. THỰC TRẠNG HIỆU QUẢ LÀM VIỆC CỦA NHÂN VIÊN
VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN HỆ THỐNG GIÁO DỤC
VIỆT NAM..................................................................................................... 32
2.1. Tổng quan về Công ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam ......... 33
2.1.1. Giới thiệu về Công ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam ....... 33
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty Cổ phần Hệ thống
Giáo dục Việt Nam ................................................................................... 37
2.1.3. Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam ...... 37
2.2. Hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng tại Công ty Cổ phần Hệ
thống Giáo dục Việt Nam ......................................................................... 37
2.2.1. Kết quả công việc ........................................................................... 37
2.2.2. Tiến độ thực hiện công việc............................................................ 39
2.2.3. Tác phong làm việc ......................................................................... 40
2.2.4. Thực hiện kỹ thuật cơng việc.......................................................... 43
2.2.5. Tính sáng tạo trong công việc ......................................................... 44
2.3. Những yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của nhân viên văn
phòng tại Công ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam ....................... 45
2.3.1. Nhóm yếu tố về con người.............................................................. 46
2.3.2. Nhóm yếu tố về công việc .............................................................. 46


2.3.3. Nhóm yếu tố về tổ chức .................................................................. 48
2.3.4. Nhóm yếu tố về mơi trường làm việc ............................................. 49
2.3.5. Nhóm yếu tố về các chính sách, cơ chế làm việc ........................... 51
2.4. Đánh giá chung .................................................................................. 53
2.4.1. Những kết quả đạt được .................................................................. 53
2.4.2. Những hạn chế cần khắc phục ........................................................ 55
2.4.3. Nguyên nhân ................................................................................... 56
Tiểu kết chương 2 ..................................................................................... 58

CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ
LÀM VIỆC CỦA NHÂN VIÊN VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CP HỆ
THỐNG GIÁO DỤC VIỆT NAM ............................................................... 59
3.1. Mục tiêu và định hướng phát triển của Công ty Cổ phần Hệ thống
Giáo dục Việt Nam trong giai đoạn 2020 - 2025 ..................................... 59
3.1.1. Mục tiêu của Công ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam trong
giai đoạn 2020 – 2025 ............................................................................... 59
3.1.2. Định hướng phát triển của Công ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục
Việt Nam trong giai đoạn 2020 – 2025 .................................................... 60
3.2. Xây dựng hệ thống các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả làm việc của
nhân viên văn phịng tại Cơng ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam ..... 61
3.2.1. Nhóm giải pháp về nhân sự ............................................................ 61
3.2.2. Nhóm giải pháp về tổ chức ............................................................. 62
3.3.3. Nhóm giải pháp về cơng việc ......................................................... 63
3.3.4. Nhóm giải pháp về mơi trường làm việc ........................................ 64
3.3.5. Nhóm giải pháp về các chính sách, cơ chế làm việc ...................... 65
Tiểu kết chương 3 ..................................................................................... 67
KẾT LUẬN .................................................................................................... 68
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 70
DANH MỤC PHỤ LỤC................................................................................ 73


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Hiện nay, mức độ cạnh tranh của các doanh nghiệp ngày càng trở nên
gay gắt hơn. Vấn đề đặt ra cho mỗi doanh nghiệp là cần xác lập và củng cố vị
trí của mình trên thị trường. Khơng chỉ bằng chiến lược sản xuất kinh doanh
mà cịn bằng cách thức quản lý thích hợp và hiệu quả để doanh nghiệp có khả
năng thích ứng cao nhằm theo đuổi tốt hơn mục tiêu của mình và đối mặt với
mơi trường cạnh tranh khắc nghiệt.

Một doanh nghiệp muốn hoạt động và phát triển ổn định phải có sự đóng
góp của rất nhiều nguồn lực khác nhau như tài chính, vật chất, cơng
nghệ,…Trong đó, con người được nhắc đến như là một nguồn lực quan trọng
nhất, quyết định đến sự thành bại của một tổ chức. Nguồn lực con người chính
là chìa khóa giúp cho doanh nghiệp phát triển, nâng cao năng suất, có tính cạnh
tranh cao trên thị trường. Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp phải quan tâm tới
việc đào tạo nhân lực, đưa ra các giải pháp để nhân viên có động lực làm việc,
giải quyết công việc hiệu quả hơn và tinh tế hơn.
Văn phịng là bộ phận gần như khơng thể thiếu của bất cứ doanh nghiệp
nào. Khối văn phòng là khối làm việc tại trụ sở công ty bao gồm rất nhiều các
phịng ban như hành chính, nhân sự, kế toán, kinh doanh…liên kết, hỗ trợ lẫn
nhau. Để các kế hoạch, cơng việc của các phịng ban hay của cả công ty hoạt
động một cách thông suốt, hạn chế các sai sót, đạt hiệu quả cao thì khơng thể
phủ nhận cơng sức của bộ phận văn phịng mà trực tiếp ở đây là các nhân viên
văn phòng.
Tuy nhiên, trong quá trình khảo sát nhận thấy hiệu quả làm việc của nhân
viên văn phòng còn chưa thực sự tốt, nhân viên văn phịng chưa được quan tâm
đúng mức. Vì vậy, q trình thực tập tại Cơng ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục
Việt Nam đã thúc đẩy tôi nghiên cứu đề tài “Nâng cao hiệu quả làm việc của
nhân viên văn phịng tại Cơng ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam” để

1


làm rõ các khía cạnh trên. Tuy nhiên thời gian thực tập và lượng kiến thức
chuyên sâu có hạn, chắc chắn bài khóa luận cịn nhiều thiếu sót, tơi rất mong
nhận được sự giúp đỡ và ý kiến nhận xét từ các thầy cơ giáo để bài viết hồn
chỉnh hơn.
2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
2.1.

Mục tiêu nghiên cứu
Dựa trên hệ thống cơ sở lý luận và thực trạng về hiệu quả làm việc của nhân

viên văn phòng tại Công ty, tác giả đã đánh giá thực trạng và đưa ra các giải pháp
nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng, đáp ứng yêu
cầu và mục tiêu của Công ty Cổ Phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam.
2.2.

Nhiệm vụ nghiên cứu
Để đạt được mục tiêu nghiên cứu, tác giả thực hiện một số nhiệm vụ sau:
+ Hệ thống hóa cơ sở lý luận về hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng.
+ Nghiên cứu, đánh giá thực trạng về hiệu quả làm việc của nhân viên

văn phịng tại Cơng ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam.
+ Nghiên cứu về chiến lược, định hướng phát triển của Công ty trong
thời gian tới.
+ Xây dựng hệ thống các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả làm việc của
nhân viên văn phòng tại Công ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
3.1. Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng tác giả nghiên cứu là hiệu quả làm việc của nhân viên văn phịng
tại Cơng ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam.
3.2. Phạm vi nghiên cứu
+ Khơng gian: Tác giả nghiên cứu tại khối văn phịng của Công ty CP Hệ thống
Giáo dục Việt Nam (Hà Nội). Khối Văn phịng trong cơng ty gồm: Bộ phận
hành chính, bộ phận nhân sự, bộ phận kế tốn, bộ phận kinh doanh.
+ Thời gian của vấn đề được nghiên cứu: Từ năm 2019 đến năm 2021

2

+ Thời gian tác giả làm nghiên cứu: Từ 2/2021 đến nay.
4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Theo hướng nghiên cứu về “Hiệu quả làm việc” của người lao động nói
chung, nhân viên văn phịng nói riêng đã được nghiên cứu nhiều ở nước ta, cụ
thể được đề cập một phần trong những cuốn sách, cơng trình nghiên cứu về
“Quản trị nhân lực” như:
+ Cuốn sách “Quản trị nguồn nhân lực”, John M. Ivancevich, NXB
Tổng hợp TP.HCM, 2010; Giáo trình “Quản trị nguồn nhân lực”, PGS. TS
Trần Kim Dung, NXB Lao động- Xã hội, 2006; Giáo trình “Quản trị nhân
sự”, TS. Nguyễn Hữu Thân, NXB Lao động- Xã hội, 2008; Luận văn Thạc sĩ
“Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực tại Kho bạc Nhà nước Thái Nguyên”,
Nguyễn Ngọc Quang, Trường Đại học Thái Nguyên 2014; Luận văn Thạc sĩ
“Phát triển nguồn nhân lực tại Công ty Cổ phần dược phẩm Yên Bái”, Phạm
Thị Mỹ Nga, Trường Đại học Lao động – Xã hội, 2015; Khóa luận “Nâng cao
chất lượng nhân sự tại Văn phịng Cơng ty Cổ phần MOG Việt Nam”,
Nguyễn Thu Hương, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, 2019; Khóa luận “Nâng
cao chất lượng nhân sự tại Văn phịng Cơng ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu
Minh Tâm”, Vũ Thanh Hà, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, 2019. Tuy nhiên,
mỗi tác giả với các cơng trình riêng của mình lại nghiên cứu về những khía
cạnh khác nhau:
+ Cuốn sách “Quản trị nguồn nhân lực”, John M. Ivancevich, NXB
Tổng hợp TP.HCM, 2010. HRM nhấn mạnh đến yếu tố con người trong các
môi trường làm việc và mối quan tâm của nó là, làm sao cho nhân sự trong
cơng ty đều cảm thấy hạnh phúc và sung túc. Các cuốn giáo trình khác mới chỉ
nêu ra chứ chưa nhấn mạnh và đi sâu phân tích.
+ Khác với giáo trình“Quản trị nguồn nhân lực” của John M.
Ivancevich chủ yếu nói về con người và các hoạt động quản trị nhân sự, 12
chương trong giáo trình “Quản trị nguồn nhân lực” của PGS. TS Trần Kim

3


Dung lại nhấn mạnh vào việc đánh giá năng lực và thực hiện vấn đề của nhân
viên; đào tạo và phát triển; đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên
cũng như hoạch định nguồn nhân lực.
+ Nếu như giáo trình“Quản trị nguồn nhân lực” của John M.
Ivancevich chủ yếu nói về con người và các hoạt động quản trị nhân sự, giáo
trình “ Quản trị nguồn nhân lực” của PGS. TS Trần Kim Dung lại nhấn mạnh
vào việc đánh giá năng lực và thực hiện công việc của nhân viên, TS. Nguyễn
Hữu Thân với cuốn giáo trình “Quản trị nhân sự”, lại ưu tiên nói về tuyển mộ
đào tạo nhân sự, đánh giá thành tích cũng như các vấn đề về lương bổng chính
sách dành cho nhân sự.
Tổng quát, nội dung của các cuốn sách, giáo trình, luận văn, khóa luận
đã khái quát lý luận chung về quản trị nhân lực. Có thể thấy cùng là về vấn đề
nhân sự nhưng mỗi cơng trình, cuốn sách lại được các tác giả đi sâu phân tích
các khía cạnh khác nhau. Tất cả đều góp phần hồn thiện các vấn đề về nhân
sự, giúp cho các doanh nghiệp có cái nhìn tổng quát, hiểu rõ hơn về nhân sự để
có những biện pháp nâng cao chất lượng cũng như hiệu quả làm việc của nhân
lực nói chung và nhân viên văn phịng nói riêng.
Bên cạnh vấn đề về “nhân lực”, vấn đề “Hiệu quả làm việc” cũng đã có
rất nhiều các tác giả nghiên cứu, có thể kể đến các cơng trình nghiên cứu sau:
+ Cuốn sách "Sử Dụng Hiệu Quả Nguồn Lực Con Người Ở Việt
Nam", Nguyễn Hữu Dũng, Nhà xuất bản Lao Động - Xã hội, 2003; Luận văn
“Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phịng tại TCT Sơng
Đà”, Trần Thị Thanh Thúy, Đại học Dân lập Hải Phòng, 2009; Luận văn “Giải
pháp hồn thiện mơi trường làm việc nhằm nâng cao hiệu quả làm việc của
nhân viên tại Công ty TNHH TM SX May Mặc Thảo Uyên”, Võ Thị Như
Nguyệt, Thành phố Hồ Chí Minh, 2016; Cuốn “Quản lý Hiệu suất làm việc

của nhân viên”, Trần Thị Bích Nga và Phạm Ngọc Sáu, NXB Thành Phố Hồ
Chí Minh, 2015. Mỗi cuốn sách cũng đều đã nghiên cứu về những giải pháp

4


nhằm nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên. Tuy nhiên, mỗi tác giả đều đi
sâu vào một khía cạnh dưới những góc nhìn khác nhau:
+ Một điểm rất khác biệt đó là cuốn sách "Sử Dụng Hiệu Quả Nguồn Lực
Con Người Ở Việt Nam", Nguyễn Hữu Dũng đưa ra những kinh nghiệm của Mỹ,
Nhật Bản và Trung Quốc về việc sử dụng hiệu quả nguồn lực con người.
+ Luận văn “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phịng
tại TCT Sơng Đà” của Trần Thị Thanh Thúy đã đánh giá hiệu quả hoạt động
trong công ty, nêu những ưu điểm hận chế, từ đó đề ra giải pháp nâng cao hiệu
quả hoạt động của văn phịng tại cơng ty.Tuy nhiên quy mơ nghiên cứu của
khóa luận đã cụ thể hơn đó là tại Văn phịng của Công ty.
+ Khác với luận văn của Trần Thị Thanh Thúy, Võ Thị Như Nguyệt với
luận văn “Giải pháp hồn thiện mơi trường làm việc nhằm nâng cao hiệu
quả làm việc của nhân viên tại Công ty TNHH TM SX May Mặc Thảo Uyên”
đã nhấn mạnh ngay tới một giải pháp để nâng cao hiệu quả làm việc của nhân
viên đó chính là yếu tố mơi trường. Tác giả đã đi sâu thẳng vào yếu tố môi
trường để phân tích, làm rõ những ảnh hưởng mà mơi trường đem lại, từ đó có
các giải pháp thích hợp.
Các luận văn và giáo trình tuy mỗi tác phẩm có những nét riêng về hiệu
quả làm việc, về các giải pháp nâng cao hiệu quả làm việc nhưng cũng đã đưa
ra những khía cạnh rất hay và sâu sắc để các doanh nghiệp có thể áp dụng và
đưa ra các biện pháp thật hiệu quả.
Nhận thấy việc nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên rất quan trọng,
nên các tác giả cũng có nhiều cơng trình nghiên cứu về “Các yếu tố ảnh hưởng
tới hiệu quả làm việc” và “Các giải pháp tạo động lực”. Hầu hết các tác phẩm

đều đã phân tích, nêu được các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của nhân
viên, từ đó đề ra được các giải pháp tạo động lực làm việc, góp phần nâng cao hiệu
quả làm việc của nhân viên tại cơng ty, có thể kể đến như:
+ Khóa luận “Những nhân tố ảnh hưởng đến động lực làm việc của

5


nhân viên văn phịng tại Cơng ty Cổ phần Cơng nghệ và Truyền thông năm
sao”, Nguyễn Thị Vân, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, 2016. Khóa luận cũng
đã nêu được các nhân tố ảnh hưởng tới động lực làm việc, đề xuất được một số
giải pháp, đặc biệt là với đối tượng là nhân viên văn phòng để phân tích cụ thể
hơn so với các tác phẩm khác.
+ Luận văn “Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng đến thái độ làm việc
của nhân viên tại Công ty TNHH BONFIGLIOLI”, Tô Thiên Phú, Trường
Đại học Công nghệ TP.HCM, 2014. Luận văn đã có đưa ra một điểm rất mới
đó là xây dựng thang đo lường các nhân tố giao tiếp trong tổ chức, đào tạo phát
triển, phần thưởng và công nhận, làm việc nhóm để có thể đưa ra các giải pháp
hữu hiệu hơn.
+ Luận văn “Mối quan hệ giữa động lực làm việc và sự hài lịng cơng
việc của cán bộ, cơng chức ở Việt Nam”, Phạm Đức Chính, NXB Đại học
Quốc gia TP. Hồ Chí Minh, 2016. cũng đã phân tích các khía cạnh rất riêng,
nêu rõ các yếu tố tạo động lực cho nhân viên như lương thưởng, mơi trường
làm việc…và sự hài lịng của cán bộ được thể hiện giúp nâng cao hiệu quả làm
việc.
Ngoài ra có thể kể đến: Tạp chí Nghiên Cứu Kinh tế “Hệ thống chính
sách tiền lương hiện nay ở Việt Nam: Đôi điều cần suy nghĩ”, Trần Thị Thu
Hương, 2005; Cuốn sách “Đổi mới cơ chế quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ
trong nền kinh tế thị trường ở Việt Nam”, Nguyễn Hữu Hải, NXB Chính trị
Quốc Gia, Hà Nội, 1991; Luận văn “Phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến động

lực làm việc của nhân viên tại Công ty Cổ phần Du lịch An Giang”, Lê Thị
Ngọc Diễm, Đại học An Giang, 2008; Luận văn “Các giải pháp tạo động lực
làm việc cho nhân viên tại Công ty Cổ phần Sản xuất Thương mại May An
Bình”, Hồng Đức Thắng, Đại học Bách Khoa Hà Nội, 2014. Các cuốn giáo
trình hay các khóa luận, luận văn đều đề cập tới một khía khác nhau nhằm góp
phần nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên nói chung và nhân viên văn

6


phịng nói riêng.
Về đối tượng là quản trị nhân sự hay các yếu tố gây ảnh hưởng đến động
lực làm việc của nhân viên thì đã có nhiều tác giả với các đề tài, hướng tiếp cận
phong phú. Tuy nhiên, với đối tượng nghiên cứu là “Hiệu quả làm việc của
nhân viên văn phòng” và phạm vi nghiên cứu tại trụ sở Công ty Cổ phần Hệ
thống giáo dục Việt Nam thì chưa có đề tài nào nghiên cứu trước đó. Với mục
tiêu nâng cao hơn nữa hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng nhằm đáp
ứng yêu cầu và mục tiêu của Công ty, việc đề tài “Nâng cao hiệu quả làm việc
của nhân viên văn phòng tại Công ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam”
là rất cần thiết và mang tính mới.
5. Phương pháp nghiên cứu
Để đạt được mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu, tác giả đã sử dụng các
phương pháp nghiên cứu sau:
- Phương pháp hệ thống hóa tài liệu: tác giả đã sử dụng phương pháp
này để tìm hiểu, các tài liệu liên quan đến hiệu quả làm việc của nhân viên văn
phịng, từ đó hình thành hiểu biết và hệ thống được lý luận về đối tượng nghiên
cứu.
- Phương pháp quan sát: trong quá trình thực tập tại cơ quan tác giả
đã quan sát tác phong làm việc của nhân viên, quy trình làm việc và quan sát
các các nhân viên văn phịng tại Cơng ty giúp đỡ, hỗ trợ nhau trong cơng việc

để đạt hiệu suất sao. Qua đó hiểu được cách thực hiện các công việc, tác
phong, thái độ làm việc của nhân viên văn phòng.
- Phương pháp sử dụng bảng hỏi: tác giả đã sử dụng phương pháp
này với đối tượng là các trưởng phòng và nhân viên văn phịng, thực hiện
thơng qua các câu hỏi và các phương pháp lựa chọn trả lời sẵn về các tiêu chí
đánh giá hiệu quả làm việc, những yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc
của nhân viên văn phòng tại Cơng ty. Từ đó thu thập được các dữ liệu và thông
tin về thời gian, tác phong làm việc, tiêu chí hiệu quả làm việc.

7


- Phương pháp thống kê: tác giả đã sử dụng phương pháp thống kê
để liệt kê các tài liệu có liên quan đến thực trạng hiệu quả làm việc của nhân
viên văn phịng tại Cơng ty. Từ đó có được các dữ liệu và thơng số chính xác
về số lượng nhân sự, tiền lương, phụ cấp, số lượng trang thiết bị, khen thưởng,
kỷ luật,…tại Cơng ty.
- Phương pháp phân tích tổng hợp: những thông tin về nhân sự, kết
quả kinh doanh sau khi thống kê và những thông tin về Cơng ty trên sách báo
sẽ được tác giả phân tích, tổng hợp để có những thơng tin chính xác, đầy đủ
nhất giúp cho bài khóa luận có được hồn chỉnh.
6. Giả thuyết nghiên cứu
Những hoạt động đào tạo, bồi dưỡng nhân viên văn phịng trong thời
gian qua tại Cơng ty đạt được những kết quả nhất định. Tuy nhiên, hiệu quả
làm việc của nhân viên văn phịng tại Cơng ty Cổ phần Hệ thống giáo dục Việt
Nam vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế và bất cập, mức độ công việc được hoàn
thành chưa được cao. Nếu xây dựng được hệ thống các giải pháp nhằm khắc
phục những bất cập đó thì sẽ nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên văn
phịng tại Cơng ty. Đề tài này sẽ góp phần đổi mới nhận thức, giúp lãnh đạo
văn phịng nhìn nhận và nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên văn phịng

tại Cơng ty.
7. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, tài liệu tham khảo, khóa luận
gồm có 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng
Chương 2: Thực trạng hiệu quả làm việc của nhân viên văn phịng
tại Cơng ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam
Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả làm việc của
nhân viên văn phòng tại Công ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HIỆU QUẢ LÀM VIỆC CỦA
NHÂN VIÊN VĂN PHÒNG

8


1.1. Một số khái niệm
1.1.1. Khái niệm “Văn phòng”
Văn phòng là một bộ phận quan trọng, không thể thay thế, gắn liền với
quá trình ra đời, tồn tại và phát triển của một cơ quan, đơn vị, tổ chức hay doanh
nghiệp. Văn phịng có nhiều tên gọi khác nhau như Phịng Hành chính, Phịng
Hành chính- Tổng hợp, Phịng Tài Chính- Kế tốn,... Tùy vào quy mơ và lĩnh
vực hoạt động mà các cơ quan hình thành bộ máy văn phịng tương ứng đảm
bảo cho công tác lãnh đạo và quản lý được thơng suốt, nhịp nhàng.
Hiện nay, có rất nhiều quan điểm khác nhau về Văn phòng:
Theo nghĩa rộng: “Văn phòng là bộ máy giúp việc tổng hợp và trực tiếp
tham mưu, trợ giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị”.
Theo quan niệm này thì ở các cơ quan hành chính nhà nước, cơ quan đơn vị,
tập đồn có quy mơ lớn thì đặt và gọi là văn phịng (Ví dụ Văn phịng Quốc
Hội, Văn phịng Chính Phủ, Văn phịng Tổng Cơng ty…) cịn ở các cơ quan,
đơn vị có quy mơ nhỏ thì văn phịng là Phịng Hành chính - Tổng hợp.

Theo nghĩa hẹp: “Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan đơn vị,
nơi diễn ra hoạt động đối nội, đối ngoại của cơ quan đơn vị đó”1.
Trong đề tài tốt nghiệp “Hiện đại hóa cơng tác văn phịng tại văn phòng
Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội” của Ngô Thị Diên (2016), Trường Đại
học Nội Vụ Hà Nội có đưa ra khái niệm: “Văn phịng là một thực thể khách
quan trong mỗi tổ chức là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là
nơi thu thập xử lý thông tin hỗ trợ hoạt động quản lý, là nơi chăm lo cho mọi
lĩnh vực dịch vụ, hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho các hoạt động
của mỗi cơ quan, tổ chức được thơng suốt, hiệu quả”
Tác giả Hồng Phê quan niệm: “Văn phịng là bộ phận phụ trách cơng
việc liên quan đến giấy tờ, văn bản, cung cấp thông tin và các nghiệp vụ hành

1

Vương Hoàng Tuấn (2000), Kỹ năng và Nghiệp vụ Văn phòng , NXB trẻ, TPHCM

9


chính của một cơ quan.”2
Tác giả Đào Xuân Chúc trong “Tập bài giảng Quản trị văn phòng” đã
định nghĩa: “Văn phịng là nơi soạn thảo, xử lý cơng văn giấy tờ phục vụ cho
hoạt động lãnh đạo, quản lý có hiệu quả”3
Tác giả Nguyễn Thành Độ đã chỉ rõ vị trí của văn phịng trong cơ cấu tổ
chức của cơ quan và hai chức năng chính của văn phịng là tham mưu, tổng hợp
và hậu cầu sự vụ. Ông quan niệm: “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp
của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ
giúp cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều
kiện vật chất cho hoạt động của các cơ quan đơn vị.”4
Tài liệu hướng dẫn học tập chương trình đào tạo quản lý văn phịng hành

chính (administrative

office

management) của trường đại học quốc tế

Cambridge (Vương quốc Anh) định nghĩa “Văn phòng là khu vực hay bộ phận
của doanh nghiệp, được giao trách nhiệm về những chức năng quan trọng nhất
định và cung cấp các dịch vụ thiết yếu cho tồn doanh nghiệp”. Theo đó, một
tổ chức có thể gồm nhiều bộ phận như kế toán, bán hàng, lưu kho,... thì cần phải
có một bộ phận trung tâm phối kết toàn bộ các chức năng và dịch vụ từ mọi nơi
trong và ngoài tổ chức để tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động thơng suốt của
chính tổ chức đó. Với định nghĩa này, trong tổ chức sẽ tồn tại một văn phòng trung
tâm (central office) để đảm nhiệm cơng việc văn phịng tương tự như phịng bán
hàng (sales office) phụ trách hoạt động bán hàng, phòng quảng cáo (marketing
office) phụ trách hoạt động quảng cáo.
Căn cứ vào chức năng, quy mơ, tính chất của từng cơ quan mà hoạt động
văn phịng ở mỗi cơ quan sẽ có sự khác nhau về cả mức độ lẫn phạm vi. Đối
với các cơ quan tổ chức có quy mơ lớn, chức năng và nhiệm vụ của Văn phịng
2

Hồng Phê (2016), Từ điển Tiếng Việt, NXB Đà Nẵng, Trung tâm Từ điển học, Hà Nội, tr.1022
Đào Xuân Chúc (2006), Tập bài giảng Quản trị Văn phòng, Trường Khoa học xã hội và Nhân văn.
4
Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Điệp, Trần Phương Hiền (2012), Giáo trình Quản trị Văn phịng, NXB Đại
học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội, tr.9
3

10

được nâng cao; với các cơ quan, tổ chức có quy mơ nhỏ, bộ máy văn phịng sẽ
được thiết kế gọn nhẹ để kiêm nhiệm thêm một số chức năng khác như nhân
sự, kế tốn, tài chính,…
Sau khi tìm hiểu các định nghĩa, các khái niệm cũng như các cách hiểu
khác nhau về văn phòng, tác giả đưa ra cách hiểu về văn phòng của bản thân
như sau: “Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị; là nơi diễn ra mọi
hoạt động nhằm trợ giúp cho sự điều hành và quản lý của nhà lãnh đạo”. Trong
bài khóa luận này, tác giả đã sử dụng khái niệm văn phòng với nghĩa là trụ sở
làm việc của một cơ quan, đơn vị. Khối Văn phòng bao gồm các phịng ban:
Phịng Hành chính – Nhân sự , Phịng Tài chính – Kế tốn, Phịng Tuyển sinh
& Đào tạo, Phòng Pháp chế, Phòng Kế hoạch.
1.1.2. Khái niệm “Nhân viên văn phịng”
Dù trong bất cứ cơng việc gì, yếu tố con người ln đóng một vai trị chủ
chốt và quan trọng nhất. Chính vì thế trong các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp
luôn chú trọng đến công tác nhân sự và làm thế nào để nâng cao hiệu quả làm
việc của nhân sự. Đề cập tới vấn đề nhân sự nói chung và nhân viên văn phịng
nói riêng, có một số khái niệm như sau:
“Nhân sự văn phòng là một khái niệm dùng để chỉ toàn bộ nhân lực tham
gia vào tất cả các hoạt động thuộc chức năng và nhiệm vụ của văn phịng cơ
quan, đơn vị.”5
Có thể nói, nhân viên văn phòng là một khái niệm khá trừu tượng, bởi
nó thể hiện hai ý nghĩa khác nhau.
Nhân viên đều là các lao động làm công ăn lương, họ thường là các lao
động trí thức, họ khác với các lao động phổ thông như công nhân, tá điền…
Theo từ điển mở Wiktionary: “Nhân viên là người làm việc trong một cơ quan,
tổ chức, phân biệt với thủ trưởng cơ quan, tổ chức đó và là ngạch cán bộ thấp
5

PGS.TS Nguyễn Hữu Tri (2005), Giáo trình Quản trị Văn phịng, NXB Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội

11


nhất.”
Theo từ điển Oxford : nhân viên có nghĩa là employee6 là một người
được thuê làm công ăn lương đặc biệt là ở cấp không điều hành
- Theo nghĩa hẹp: “Nhân viên văn phòng tức là nhân viên của văn phịng
(Phịng Hành chính- Tổng hợp, Hành chính -Nhân sự,...)”. Với ý nghĩa này, nhân
viên văn phịng chỉ làm cơng việc của Văn phịng và thực hiện các cơng việc thuộc
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng. Nhân viên văn phòng chịu trách
nhiệm trước Chánh Văn Phòng (Trưởng phòng Hành Chính)
- Theo nghĩa rộng: “Nhân viên văn phịng tức là nhân viên thuộc tại trụ
sở của cơ quan, tổ chức”. Theo từ điển Cambridge7, nhân viên văn phòng
(office worker) là một người làm công việc mà họ làm việc trong văn phòng
hơn là trong nhà máy,…Họ là người chịu trách nhiệm về công việc liên quan
đến thủ tục hành chính.Nhân viên văn phịng dành phần lớn thời gian để ngồi
làm việc trong ngày và có rất ít cơ hội cho các hoạt động.
Bài khóa luận này tác giả sử dụng khái niệm nhân viên văn phòng theo
nghĩa rộng: “Nhân viên văn phòng tức là tất cả mọi người làm việc tại trụ sở của
cơ quan, tổ chức”. Nhân viên văn phịng được hiểu khơng chỉ là những nhân viên
làm việc trong phịng hành chính mà bao gồm tất cả nhân viên làm tại trụ sở của
cơ quan. Họ là tập hợp tất cả nhân viên làm tại phòng hành chính, phịng nhân sự,
phịng kinh doanh, phịng kế tốn,…trong cơ quan, tổ chức.
1.1.3. Khái niệm “Hiệu quả làm việc”
Thuật ngữ hiệu quả được sử dụng rất rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác nhau
của đời sống xã hội với những cách hiểu cịn có những khác nhau nhất định.
Theo Đại từ điển Tiếng việt, “Hiệu quả là kết quả đích thực”; theo đó,
hiệu quả được hiểu là kết quả thực tế đã đạt được từ các hoạt động nhất định.
Tuy nhiên, cũng có quan niệm cho rằng hiệu quả khác với kết quả ở chỗ kết

6

Henry Watson Fowler (2002), Từ điển tiếng Anh Oxford, NXB Oxford University Press

7

Từ điển Cambridge (2013), NXB Cambridge University

12


quả là thành tích đưa lại, cịn hiệu quả là đặt trong mối tương quan giữa thành
tích thu được với chi phí nguồn lực.
Cũng có quan điểm cho rằng: “Hiệu quả là phạm trù phản ánh trình độ
lợi dụng các nguồn lực (nhân tài, vật lực, tiền vốn) để đạt được mục tiêu xác
định. Trình độ lợi dụng các nguồn lực chỉ có thể được đánh giá trong mối quan
hệ với kết quả tạo ra để xem xét với mỗi sự hao phí nguồn lực xác định có thể
tạo ra kết quả ở mức độ nào.”8
Theo định nghĩa của từ điển Oxford: “Hiệu quả là khả năng tạo ra một
kết quả mong muốn”. Khi một điều gì đó được xem là hiệu quả có nghĩa là điều
đó phải đạt được kết quả mong đợi hoặc tạo ra một ấn tượng sâu sắc, sống động.
Như vậy, để xác định một điều gì đó có hiệu quả hay khơng, ta phải đo lường
bằng một tiêu chuẩn cho trước.
Hiệu quả làm việc cũng chính là mức độ hồn thành nhiệm vụ được giao
của mỗi nhân viên. Hiệu quả làm việc phụ thuộc vào thời gian, mơi trường, các
yếu tố bên ngồi, bên trong doanh nghiệp, các cơ chế làm việc, cơ chế kiểm tra,
đánh giá, các chế độ chính sách lương thưởng.
Có một định nghĩa khác về hiệu quả làm việc: “Hiệu quả làm việc là kết
quả đạt được trong việc thực hiện một nhiệm vụ nhất định”
Như vậy từ các khái niệm trên, có thể hiểu “Hiệu quả làm việc là khả

năng tạo ra một kết quả mong muốn khi làm việc, được xác định bởi tỷ số giữa
kết quả làm việc đạt được và chi phí bỏ ra khi làm cơng việc đó.” Một q trình
làm việc hiệu quả phải có một kết quả tốt về cả chất lượng và khối lượng cơng
việc; đồng thời chi phí bỏ ra để hồn thành cơng việc phải thấp thì hiệu quả
cơng việc càng cao.
1.1.4. Khái niệm “Hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng”
Hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng là hiệu quả phản ánh kết quả

8

Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Huyền (2012), Quản trị Kinh doanh, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà nội

13


thực hiện các mục tiêu về công việc mà chủ thể đặt ra trong một giai đoạn nhất
định trong quan hệ với chi phí để có được kết quả đó.
Hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng được đánh giá qua một số
tiêu chí nhất định, những tiêu chí hiệu quả làm việc này phụ thuộc vào các hoạt
động của chủ thể, bao gồm các tiêu chí sau: đảm bảo chất lượng công việc; đảm
bảo tiến độ thực hiện cơng việc; mức độ hồn thành cơng việc; tác phong làm
việc; thực hiện kỹ thuật cơng việc; tính sáng tạo; chi phí cho cơng việc nhỏ nhất
và một số tiêu chí khác.
Các tiêu chí về hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng sẽ giúp doanh
nghiệp đánh giá được chất lượng nhân sự, cho thấy hiệu quả làm việc của từng
cá nhân, từ đó phát huy được điểm mạnh và có những giải pháp kịp thời để
khắc phục hạn chế cịn tồn tại. Các tiêu chí này cũng giúp các cá nhân nỗ lực
hồn thành cơng việc, hồn thiện bản thân hơn. Nhiều cá nhân tốt sẽ góp phần
xây dựng nên một tập thể vững mạnh.
Thông qua các phân tích trên, tác giả đưa ra khái niệm: “Hiệu quả làm

việc của nhân viên văn phòng là sự phản ánh kết quả thực hiện cơng việc thơng
qua các tiêu chí đánh giá như đảm bảo chất lượng công việc; đảm bảo tiến độ
thực hiện cơng việc; mức độ hồn thành công việc; tác phong làm việc; thực
hiện kỹ thuật công việc; tính sáng tạo; chi phí cho cơng việc nhỏ nhất nhằm
hồn thành mục tiêu mà cơng ty đặt ra.” Muốn tạo ra sự thắng lợi trong cơng
việc địi hỏi lãnh đạo và nhân viên văn phịng phải khơng ngừng nâng cao hiệu
quả khi thực hiện cơng việc của mình.
1.2. Vai trò và nhiệm vụ của nhân viên văn phòng
1.2.1. Vai trị
Nhân viên văn phịng có vai trị rất quan trọng trong một cơ quan tổ chức.
Các vai trò trong việc thực thi nhiệm vụ; vai trò trong việc tham mưu cho nhà
quản lý; vai trò trong việc là nguồn lực quan trọng số một, vai trò trong việc
tạo dựng hình ảnh, văn hố cho cơng ty. Nhân viên văn phòng là một trong

14


những nhân tố quan trọng nhất, ảnh hưởng trực tiếp đến sự duy trì và phát triển
của một tổ chức nói chung và một Văn phịng doanh nghiệp nói riêng (Văn
phòng được hiểu là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao
tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó). Họ là những người có chun
mơn, am hiểu các kiến thức trong lĩnh vực văn phịng, biết kiên trì, nhẫn nại,
sáng tạo, tinh tế và ln cố gắng hết mình vì tổ chức.
1.2.2. Nhiệm vụ
+ Tổ chức thi tuyển, xét tuyển và tuyển sinh cho các trường đại học, cao
đẳng;
+ Hợp tác đầu tư với các công ty khác nhằm mở rộng thị trường, phát
huy một cách tối ưu hiệu quả kinh doanh, nhằm hướng tới mục tiêu lớn nhất là
lợi nhuận của công ty;
+ Nâng cao chất lượng cuộc sống của người lao động, cán bộ nhân viên

trong công ty, từ đó đóng góp cho nguồn ngân sách nhà nước;
+ Chức năng tạo mối liên hệ với khách hàng thông qua tổ chức đào tạo
tuyển sinh, tạo mối liên hệ với các đối tác uy tín và tăng hiệu quả làm việc của
công ty.
+ Đăng ký kinh doanh và kinh doanh theo đúng các ngành nghề đã đăng
kí trong giấy đăng ký thành lập doanh nghiệp
+ Sử dụng hiệu quả nguồn vốn ngân sách và tạo nguồn vốn để hoạt động
sản xuất kinh doanh
+ Xây dựng các kế hoạch, chính sách của công ty theo chiến lược lâu dài
và định hướng hằng năm, hằng quý của công ty
+ Mở rộng liên kết với các cơ sở kinh tế, trường học trong và ngoài nước
nhằm tăng cường hợp tác quốc tế
+ Thực hiện các chế độ cho người lao động theo quy định pháp luật cũng
như nội quy của công ty: đào tạo nguồn nhân lực với đạo đức nghề nghiệp
chuẩn mực, hỗ trợ các chính sách xã hội đúng đắn và kịp thời như tiến lương,

15


bảo hiểm, các hình thức kỷ luật, khen thưởng;
+ Thực hiện các nghĩa vụ tài chính theo đúng quy định pháp luật như kê
khai thuế, nộp thuế;
+ Không ngừng đổi mới phương thức đào tạo, phương pháp và trang thiết
bị; cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa nhằm tiết kiệm chi phí, thời gian, cơng sức,
đem lại hiệu quả cao.
+ Nhân viên văn phịng có nhiệm vụ hỗ trợ ban lãnh đạo hoàn thiện kịp
thời các cơ chế quản lý nhân sự, cơ chế làm việc, cơ chế khen thưởng, kỷ luật,
cơ chế kiểm tra đánh giá..
+ Nhân viên văn phòng cũng chính là nguồn lực chính trong Cơng ty, có
nhiệm vụ hồn thành các cơng việc được giao một cách hiệu quả nhằm đạt được

mục tiêu mà Công ty đặt ra.
Bên cạnh đó, nhân viên văn phịng cũng có nhiệm vụ xây dựng văn hóa
Cơng ty, cùng nhau xây dựng mơi trường làm việc tốt nhằm góp phần nâng cao
hiệu quả làm việc.
1.3. Tiêu chí đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng
1.3.1. Kết quả thực hiện công việc
Để nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên văn phịng, có thể khẳng
định rằng tiêu chí về “Kết quả thực hiện cơng việc” là tiêu chí quan trọng nhất.
Nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên trong văn phịng sẽ góp phần nâng
cao hiệu quả hoạt động của Công ty.
Kết quả thực hiện công việc bao gồm (khối lượng, chất lượng cơng việc)
và mức độ hồn thành mục tiêu công việc được giao là những tiêu chí rất quan
trọng để đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng. Cuốn sách
“Đánh giá hiệu quả làm việc phát triển năng lực nhân viên” có viết: “Sẽ là
vơ nghĩa nếu một nhân viên có phẩm chất cá nhân tốt, kỹ năng làm việc tốt và
có tiềm năng phát triển nhưng lại không đạt được mục tiêu cơng việc. Vì vậy,
hồn thành mục tiêu cơng việc phải được xem là tiêu chí có tính chất quyết định

16


đối với hiệu quả công việc của một nhân viên.”9
Hiệu quả làm việc của nhân viên được xác định bằng cách so sánh kết
quả thực hiện công việc thực tế của nhân viên với các mục tiêu và chuẩn mực
đã được định trước. Dựa trên những báo cáo công việc theo tuần, quý, tháng,
năm mà nhà quản lý cũng có thể đánh giá được năng lực và hiệu quả làm việc
của nhân viên một cách chính xác, biết được nhân viên của mình có đang làm
tốt cơng việc hay khơng. Hồn thiện cơng tác đánh giá kết quả thực hiện công
việc bằng cách xây dựng các tiêu chuẩn, định mức cơng việc chính xác, cơng
khai, khoa học, có sự trao đổi giữa người sử dụng lao động và người lao động.

Đánh giá kết quả thực hiện công việc nhằm các mục đích chính sau: đánh
giá thực hiện cơng việc trong quá khứ nhằm nâng cao hiệu quả công việc trong
tương lai, xác định nhu cầu đào tạo và phát triển nhân viên, đánh giá năng lực
tiềm tàng và khả năng thăng tiến trong tương lai của nhân viên, làm cơ sở xác
định mức lương, tạo động lực cho người lao động thơng qua việc cơng nhận
đúng mức thành tích của họ, giúp họ gắn bó với doanh nghiệp. Tóm lại, doanh
nghiệp có thể thực hiện các mục đích khác nhau khi đánh giá thực hiện công
việc, nhưng đều hướng tới một mục đích chung là nâng cao hiệu quả làm việc
cho nhân viên, nâng cao hiệu quả của doanh nghiệp.
1.3.2. Tiến độ thực hiện công việc
Hiệu quả làm việc của nhân viên văn phịng khơng chỉ được đánh giá
bằng tiêu chí “kết quả thực hiện cơng việc” mà cịn dựa vào tiêu chí “tiến độ
thực hiện cơng việc”.
“Tiến độ” là mức độ tiến triển của công việc trong một khoảng thời gian
nhất định. Chúng ta nên lập tiến độ trong công việc để theo dõi công việc hiệu
quả hơn. Một cơng việc được hồn thành theo đúng thời hạn, đúng kế hoạch thì

9

Allenby, Alison, (2004), Đánh giá hiệu quả làm việc phát triển năng lực nhân viên, Tp. Hồ Chí Minh,
NXB. Trẻ, tr.46

17