Nghiên cứu áp dụng 5s tạo môi trường làm việc việc quả trong công tác văn phòng tại văn phòng bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn

LỜI CẢM ƠN
Trong chương trình đào tạo cử nhân Quản trị văn phòng của Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội, việc thực hiện khóa luận tốt nghiệp là một nội dung quan
trọng nhằm giúp cho sinh viên tổng hợp kiến thức, rèn luyện kỹ năng nghiên cứu
khoa học trên cơ sở kết hợp lí luận và thực tiễn.
Đề tài: “Nghiên cứu áp dụng 5S tạo môi trường làm việc việc quả trong
cơng tác văn phịng tại Văn phịng Bộ Nơng nghiệp và Phát triển Nơng thơn”
được hồn thành dưới sự hướng dẫn trực tiếp của giảng viên Đinh Thị Hải Yến Khoa Quản trị văn phòng – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Để hồn thành khóa
luận này, tơi xin bày tỏ lời cảm ơn chân thành nhất tới cơ - người đã hướng dẫn
tận tình, góp ý trực tiếp và giúp đỡ tôi trong suốt thời gian qua.
Trong q trình nghiên cứu, tơi đã có nhiều cố gắng nhưng vì năng lực cịn
hạn chế nên khóa luận khơng thể tránh khỏi những sai sót nhất định. Tơi kính
mong nhận được ý kiến đóng góp từ Hội đồng và q thầy, cơ để khóa luận hồn
thiện hơn trong thời gian sớm nhất.
Tôi xin chân thành cảm ơn!


LỜI CAM ĐOAN
Tơi xin cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu của riêng tơi. Các số liệu
trích dẫn trong khóa luận dựa trên số liệu bảo đảm độ tin cậy, chính xác và trung
thực. Tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm nếu có sự khơng trung thực về thơng tin
sử dụng trong cơng trình nghiên cứu này.
Người thực hiện

Nguyễn Thị Phương


BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
Từ đầy đủ

Stt

Từ viết tắt

1

Bộ NN& PTNT

2

VP

Văn phịng

3

CBCC

Cán bộ, cơng chức

Bộ Nơng nghiệp và Phát triển
Nơng thơn


MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU .................................................................................................. 1
1. Lý do chọn đề tài .......................................................................................... 1
2. Mục tiêu của đề tài ....................................................................................... 2
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu................................................................... 2
4. Nhiệm vụ nghiên cứu ................................................................................... 2

5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ........................................................................... 3
6. Phương pháp nghiên cứu ............................................................................ 5
7. Bố cục đề tài .................................................................................................. 6
PHẦN NỘI DUNG .............................................................................................. 7
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ 5S TẠO
MƠI TRƯỜNG LÀM VIỆC HIỆU QUẢ TRONG VĂN PHÒNG ................ 7
1.1. Khái quát chung về chương trình 5S ...................................................... 7
1.1.1. Một số khái niệm ................................................................................. 7
1.1.2. Lịch sử hình thành 5S ......................................................................... 9
1.1.3 Nội dung chương trình 5S .................................................................. 10
1.1.4. Mục tiêu, ý nghĩa chương trình 5S ................................................... 12
1.1.5. Quy trình thực hiện chương trình 5S ............................................... 17
1.1.6. Các yếu tố tạo nên thành cơng khi áp dụng chương trình 5S ......... 18
1.2. Khái quát chung về văn phòng .............................................................. 19
1.2.1. Một số khái niệm ................................................................................ 19
1.2.2. Vai trò của văn phòng và cơng tác văn phịng ................................. 23
1.2.3. Ý nghĩa của việc tạo môi trường làm việc hiệu quả trong văn phòng... 24
1.3. Sự cần thiết của việc áp dụng chương trình 5S tạo mơi trường làm việc
hiệu quả trong văn phòng.............................................................................. 26


TIỂU KẾT .......................................................................................................... 29
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI VĂN PHỊNG
BỘ NƠNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NƠNG THƠN TRÊN CƠ SỞ
CHƯƠNG TRÌNH 5S ....................................................................................... 30
2.1. Vài nét về Văn phịng Bộ Nơng nghiệp và phát triển nơng thơn ........ 30
2.1.1. Lịch sử hình thành Văn phịng Bộ Nơng nghiệp và phát triển nơng
thơn ............................................................................................................... 30
2.1.2. Vị trí, chức năng Văn phịng Bộ Nơng nghiệp và phát triển nơng
thơn ............................................................................................................... 30

2.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn Văn phịng Bộ Nông nghiệp và phát triển
nông thôn...................................................................................................... 31
2.2. Thực trạng cơng tác văn phịng tại Văn phịng Bộ Nơng nghiệp và Phát
triển Nơng thơn trên cơ sở chương trình 5S ................................................ 33
2.2.1 Thực trạng cơng tác văn phịng dưới góc độ “Sàng lọc” ................. 34
2.2.2 Thực trạng công tác văn phịng dưới góc độ “Sắp xếp”................... 36
2.2.3 Thực trạng cơng tác văn phịng dưới góc độ “Sạch sẽ” ................... 40
2.2.4 Thực trạng cơng tác văn phịng dưới góc độ “Săn sóc” ................... 42
2.2.5 Thực trạng cơng tác văn phịng dưới góc độ “Sẵn sàng” ................ 44
2.3. Nhận xét ................................................................................................... 46
2.3.1. Ưu điểm .............................................................................................. 46
2.3.2. Nhược điểm ........................................................................................ 48
2.3.3. Nguyên nhân ...................................................................................... 49
TIỂU KẾT .......................................................................................................... 52
CHƯƠNG 3. ÁP DỤNG 5S TẠO MƠI TRƯỜNG LÀM VIỆC HIỆU QUẢ
TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI VĂN PHỊNG BỘ NƠNG
NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NƠNG THƠN................................................... 53


3.1. Tính khả thi khi áp dụng chương trình 5S tại văn phịng Bộ Nơng
nghiệp và Phát triển Nơng thơn .................................................................... 53
3.1.1. Những thuận lợi ................................................................................. 53
3.1.2. Những khó khăn, thách thức ............................................................ 54
3.2. Quy trình áp dụng chương trình 5S tại Văn phịng Bộ Nơng nghiệp và
Phát triển nơng thôn ...................................................................................... 57
3.2.1. Giai đoạn chuẩn bị............................................................................. 57
3.2.2. Giai đoạn thực hiện ........................................................................... 59
3.2.3. Giai đoạn kiểm tra, đánh giá ............................................................. 68
3.2.4. Giai đoạn cải tiến, nâng cao hiệu quả áp dụng................................ 70
3.3. Một số giải pháp để triển khai áp dụng chương trình 5S tạo mơi trường

làm việc hiệu quả trong cơng tác văn phịng tại VP Bộ NN&PTNT ......... 71
3.3.1. Nhóm giải pháp khắc phục các rào cản để đưa 5S vào áp dụng tại
văn phịng Bộ Nơng nghiệp và Phát triển Nơng thơn. ............................... 71
3.3.2. Nhóm giải pháp nhằm duy trì và phát triển chương trình 5S trong
cơng tác văn phịng tại văn phịng Bộ Nơng nghiệp và Phát triển nông
thôn ............................................................................................................... 74
TIỂU KẾT .......................................................................................................... 77
KẾT LUẬN ........................................................................................................ 78
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................................... 79
PHỤ LỤC ........................................................................................................... 81


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Văn phịng ln được coi là bộ máy thực hiện chức năng giúp việc, phục
vụ cho cơ quan, Lãnh đạo cơ quan đảm bảo cho công tác Lãnh đạo quản lý được
tập trung một cách thống nhất, hoạt động thường xuyên, liên tục và hiệu quả. Xuất
phát từ thực tế, sự tồn tại của cơng tác văn phịng là một yếu tố khách quan, có
vai trị và vị trí đặc biệt quan trọng trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp cũng
như các cơ quan hành chính nhà nước.
Hiện nay, tất cả các quốc gia trên thế giới đang có xu hướng áp dụng điều
hành nhà nước từ hành chính cai trị sang hành chính phục vụ. Đảng và Nhà nước
ta cũng đang đẩy mạnh cơng tác cải cách hành chính nhằm phục vụ nhân dân ngày
càng tốt hơn. Những tiêu chí của nền hành chính phục vụ có thể kể là xử sự một
cách dân chủ, không chỉ ban hành quyết định mà cịn phải thơng tin đầy đủ, giải
thích cặn kẽ, thấu tình đạt lý, cơng chức có chun mơn, kiến thức xã hội, hiểu
biết tâm lý, người Lãnh đạo có trách nhiệm luôn lắng nghe dân, thực sự gần dân,
tổ chức bộ máy hành chính thích hợp, hiệu quả, phân công, phân cấp trách nhiệm
rõ ràng, áp dụng công nghệ hành chính tiên tiến, tạo sự thuận lợi tối đa cho dân…
Nói tóm lại, hành chính phục vụ có thể xem như doanh nghiệp dịch vụ, hướng về

lợi ích của khách hàng thay vì đối xử với dân theo kiểu một người cấp trên.
Để làm được điều này, con người cũng vẫn là yếu tố quyết định đem lại sự
thành công. Xuất phát từ triết lý con người là trung tâm của mọi sự phát triển, mơ
hình thực hành 5S đã được áp dụng tại Nhật bản như một nền tảng để áp dụng
thành công hệ thống quản lý chất lượng. Chương trình quản lý 5S được xem như
một cơng cụ hữu hiệu giúp các đơn vị, tổ chức loại bỏ lãng phí, cải thiện chất
lượng cơng tác và nâng cao năng suất được áp dụng trên tất cả các mặt hoạt động.
Đối với cơng tác văn phịng thì việc áp dụng chương trình 5S sẽ đem lại nhứng
lợi ích đáng kể trong tất cả các khâu thực hiện.
Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn là cơ quan của Chính phủ, thực
hiện chức năng quản lý Nhà nước về nông nghiệp, lâm nghiệp, diêm nghiệp, thủy
1


lợi và phát triển nông thôn trong phạm vi cả nước; quản lý nhà nước các dịch vụ
công trong các ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Bộ. Để thực hiện tốt
chức năng, nhiệm vụ được giao, Bộ đã không ngừng nâng cao chất lượng công
tác mọi mặt của văn phòng nhằm đáp ứng những yêu cầu của nền hành chính
trong giai đoạn phát triển mới của đất nước. Do đó, nhiệm vụ đặt ra hiện nay là
cần áp dụng phương pháp mới nhằm tạo ra môi trường làm việc ngăn nắp, khoa
học, tạo tiền đề phát huy tính sáng tạo của cán bộ cơng nhân viên mà 5S chính là
mục tiêu phải hướng đến.
Chính vì những thực tế trên, tôi đã lựa chọn đề tài “Nghiên cứu áp dụng
5S tạo môi trường làm việc hiệu quả trong cơng tác văn phịng tại Văn phịng
Bộ Nơng nghiệp và Phát triển Nơng thơn” làm đề tài khóa luận của mình. Thơng
qua q trình nghiên cứu làm sáng tỏ vấn đề lý luận và thực tiễn sẽ là cơ sở để đề
xuất những giải pháp áp dụng thành công chương trình 5S tạo động lực thúc đẩy
cho sự phát triển của Văn phịng Bộ Nơng nghiệp nói riêng và các tổ chức, đơn vị
nói chung.
2. Mục tiêu của đề tài

Đề xuất áp dụng chương trình 5S tạo mơi trường làm việc hiệu quả trong
cơng tác văn phịng tại Văn phịng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn.
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Chương trình quản lý 5S áp dụng tại Bộ Nông
nghiệp và Phát triển nông thôn
Phạm vi nghiên cứu:
- Phạm vi không gian: Văn phịng Bộ Nơng nghiệp và Phát triển nơng thơn.
- Phạm vi thời gian: Từ năm 2016 đến nay.
Nội dung nghiên cứu: Nghiên cứu áp dụng chương trình 5S tạo mơi
trường làm việc hiệu quả trong cơng tác văn phịng tại Văn phịng Bộ Nơng nghiệp
và Phát triển Nơng thơn.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài gồm có:
2


- Giới thiệu về chương trình 5S và làm rõ sự cần thiết phải áp dụng chương
trình 5S trong cơng tác VP tại VP Bộ NN&PTNT.
- Bước đầu tìm hiểu thực trạng áp dụng chương trình 5S qua các nội dung
của chương trình 5S. Trên cơ sở đó, nêu lên những mặt tích cực và hạn chế. Từ
đó, đánh giá tính khả thi áp dụng chương trình 5S.
- Đề xuất áp dụng chương trình 5S tại VP Bộ NN&PTNT, đưa ra quy trình
áp dụng cụ thể và các giải pháp áp dụng hiệu quả.
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Đến nay, số lượng các đề tài nghiên cứu về áp dụng chương trình 5S cịn
rất hạn chế. Qua tìm hiểu, hiện mới chỉ có một số ít cuốn sách, bài viết và một số
bài luận văn trình bày về phương pháp này. Một số tài liệu điển hình như sau:
a. Sách, giáo trình
Phan Chí Anh (2008), cuốn sách Thực hành 5S – Nền tảng cải tiến năng
suất, NXB Lao động - Xã hội, Hà Nội. Trong cuốn sách này, tác giả đã giới thiệu

và đưa ra định nghĩa chương trình 5S bằng tiếng Việt, theo đó 5S bao gồm 5 hoạt
động (Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng). Đây là một trong những tài
liệu tham khảo cung cấp cơ sở lý thuyết về chương trình 5S giúp tơi có cái nhìn
tổng qt về chương trình này.
Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Diệp, Trần Phương Hiền (2012), Giáo
trình Quản trị văn phòng, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội. Giáo trình
này nhằm phục vụ cho việc học tập, nghiên cứu của sinh viên các hệ dài hạn, tại
chức, văn bằng 2 thuộc các chuyên ngành quản trị kinh doanh của trường Đại học
Kinh tế quốc dân. Đây cũng là tài liệu tham khảo cho những người làm quản lý,
nhân viên văn phòng trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
Nghiêm Kỳ Hồng (2014), Một số vấn đề trong nghiên cứu về Quản trị văn
phòng và lưu trữ học, NXB Đại học Quốc gia Hồ Chí Minh. Tác giả đã cung cấp
cho người đọc kiến thức cơ bản về văn phòng và quản trị văn phòng; đổi mới và
hiện đại hóa cơng tác văn phịng; hiện đại hóa công tác lưu trữ, sử dụng tài liệu

3


nhằm phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ, thành tựu và những đóng góp của cơng
tác lưu trữ đối với sự phát triển kinh tế xã hội.
Kaoru Ishikawa, người dịch: Nguyễn Như Thịnh, Trịnh Trung Thành
(1990), Quản lý chất lượng theo phương pháp Nhật, Nhà xuất bản Khoa học Kỹ
thuật, Hà Nội. Đề cập về đặc điểm, thực chất và cách tiến hành phương pháp quản
lý chất lượng và hiệu quả của nó ở Nhật; nêu ra những khác biệt trong quản lý
chất lượng ở Nhật và ở Mỹ - nơi sinh ra phương pháp này nhưng lại vận dụng
kém hiệu quả hơn Nhật.
Nguyễn Đình Phan, Đặng Ngọc Sự (2012), Giáo trình Quản trị chất lượng,
NXB Đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội. Giáo trình cung cấp những kiến thức cơ
bản về quản lý chất lượng; tổng quát về khách hàng và đánh giá sự thỏa mãn của
khách hàng; phân tích chất lượng sản phẩm; quản trị chất lượng; quản trị chất

lượng dịch vụ; tiêu chuẩn hóa; đảm bảo và cải tiến chất lượng; kiểm tra chất lượng
sản phẩm; đo lường; chi phí và kiểm sốt chất lượng...
b. Đề tài khoa học
Trần Thúy Giang (2007), đề tài “Nghiên cứu áp dụng 5S tạo môi trường
làm việc hiệu quả các phịng ban chức năng tại cơng ty cổ phần dịch vụ du lịch
đường sắt Hà Nội”, luận văn thạc sĩ - Đại học Kinh tế quốc dân, đưa ra nội dung
tổng quan, chi tiết về 5S và thực trạng các hoạt động 5S tại công ty dịch vụ du
lịch đường sắt HN đồng thời nêu đánh giá, nhận định và các yếu tố cơ bản để thực
hiện thành cơng 5S. Luận văn đã góp phần khơng nhỏ vào cơng cuộc cải thiện
những mặt khó khăn tại cơng ty, tạo mơi trường làm việc hiệu quả tại các phịng
ban chức năng...
Nguyễn Đăng Minh, Đỗ Thị Cúc, Tạ Thị Hương Giang và Hoàng Thị Thu
Hà, (2013), đề tài “Áp dụng 5S tại các doanh nghiệp sản xuất nhỏ và vừa ở Việt
Nam – Thực trạng và khuyến nghị”, Tạp chí Khoa học Đại học Quốc gia Hà Nội,
Kinh tế và Kinh doanh, tập 29, số 1, trang 23-31, Hà Nội chỉ ra thực trạng áp dụng
5S tại các doanh nghiệp Việt Nam, nguyên nhân chính và đề xuất một số khuyến
nghị nhằm áp dụng 5S tại Việt Nam.
4


Nguyễn Ngọc Qúy (2005), đề tài “Áp dụng chương trình quản lý 5S một
giải pháp để nâng cao hiệu quả làm việc tại Bộ Công nghiệp”, Khoa Lưu trữ học
và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, đã trình
bày khái quát về chương trình 5S, nêu lên thực trạng áp dụng 5S tại Bộ Công
nghiệp đồng thời đưa ra một số ý kiến đóng góp để giúp cho việc thực hiện được
hiệu quả hơn.
c. Bài viết, tạp chí
Trương Quốc Anh (1998), 5S – Bí quyết thành cơng của các doanh nghiệp
Nhật Bản, Tạp chí Năng suất và Chất lượng.
Lý Thị Kim Bình (2008), Môi trường làm việc là điều kiện để cán bộ, cơng

chức phát huy khả năng cơng tác, Tạp chí Tổ chức Nhà nước.
TS Nguyễn Văn Hậu (2016), Sứ mệnh của Quản trị văn phòng trong bối
cảnh hội nhập và phát triển cơng nghệ, Tạp chí Quản lý nhà nước, Học viện Hành
chính Quốc gia.
Lưu Kiếm Thanh - Khoa Văn bản và Cơng nghệ Hành chính, Học viện
Hành (2013), Cơng tác văn phịng trong bối cảnh hiện đại hóa nền hành chính
nhà nước, Tạp chí Tổ chức Nhà nước. Tác giả đã làm sáng tỏ chức năng của Văn
phòng và tầm quan trọng của việc hiện đại hóa văn phịng trong cơng cuộc cải
cách hành chính.
Tuy nhiên, cho tới thời điểm này chưa cơng trình nào nghiên cứu trực tiếp
về đề tài: “Nghiên cứu áp dụng 5S tạo môi trường làm việc hiệu quả trong cơng
tác văn phịng tại Văn phịng Bộ Nơng nghiệp và Phát triển Nơng thơn”. Vì vậy,
đề tài mà tôi lựa chọn để nghiên cứu không trùng với các cơng trình nghiên cứu
đã cơng bố. Đây là đề tài mới, nghiên cứu độc lập nhằm đánh giá về cơ sở lý luận
cũng như thực trạng, từ đó đưa ra các giải pháp cụ thể để thực hiện.
6. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp thu thập, tổng hợp, phân tích tài liệu: Báo cáo sử dụng
phương pháp này để nghiên cứu và hệ thống hóa những lý luận về chương trình
5S trong cơng tác văn phịng làm định hướng để tiến hành phân tích thực trạng áp
5


dụng trong cơng tác văn phịng tại cơ quan và đề xuất những giải pháp, khuyến
nghị nhằm nâng cao hiệu quả áp dụng chương trình 5S trong cơng tác văn phòng
phù hợp với thực tế cơ quan.
- Phương pháp thống kê: Để kết quả nghiên cứu đảm bảo khoa học, khách
quan, chính xác, có độ tin cậy cao, sử dụng phương pháp phân tích - thống kê để
xử lý và kiểm tra các số liệu thu thập. Từ đó, đưa ra những đánh giá khách quan
nhất về vấn đề nghiên cứu.
- Phương pháp quan sát: Trong thời gian nghiên cứu tại Văn phịng Bộ

Nơng nghiệp, cá nhân tơi chủ động quan sát các vấn đề liên quan tới công tác văn
phịng tại đây nhằm đưa ra những dữ liệu chính xác nhất.
- Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế: Thiết kế bảng câu hỏi phỏng vấn
gián tiếp một số cán bộ, cơng chức tại Văn phịng Bộ xoay quanh vấn đề áp dụng
chương trình 5S tại văn phịng, sau đó tiến hành xử lý kết quả điều tra, thống kê
dữ liệu. Từ đó, đưa ra số liệu phân tích, đánh giá cụ thể và chính xác.
7. Bố cục đề tài
Chương 1: Cơ sở lý luận về chương trình quản lý 5s tạo môi trường
làm việc hiệu quả trong văn phịng.
Chương 2: Thực trạng cơng tác văn phịng tại văn phịng Bộ Nơng
nghiệp và phát triển nơng thơn trên cơ sở chương trình 5s.
Chương 3: Áp dụng chương trình 5s tạo môi trường làm việc hiệu quả
trong công tác văn phịng tại văn phịng Bộ Nơng nghiệp và phát triển nông
thôn.

6


PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ 5S TẠO MÔI
TRƯỜNG LÀM VIỆC HIỆU QUẢ TRONG VĂN PHỊNG
1.1. Khái qt chung về chương trình 5S
1.1.1. Một số khái niệm
Trên thế giới hiện nay, một số hệ thống quản lý chất lượng và công cụ quản
lý đã và đang trở nên rất phổ biến với các doanh nghiệp, tổ chức, có thể kể đến
như: hệ thống quản lý chất lượng TQM, bộ tiêu chuẩn ISO 9000, Kaizen, … 5S
cũng được biết đến là một chương trình quản lý được các cơ quan, tổ chức của
nhiều quốc gia áp dụng và mang lại những hiệu quả vô cùng to lớn trong việc
nâng cao năng suất làm việc và cải tiến đối với các tổ chức áp dụng nó.

 Hệ thống quản lý chất lượng
Khái niệm quản lý chất lượng đã có rất nhiều tác giả quan tâm và được
nhiều tổ chức nghiên cứu.
- Theo Giáo sư, tiến sĩ Kaoru Ishikawa, một chuyên gia nổi tiếng trong lĩnh
vực quản lý chất lượng của Nhật Bản cho rằng: “Quản lý chất lượng là quá trình
nghiên cứu triển khai, thiết kế sản xuất và bảo dưỡng một số sản phẩm có chất
lượng, kinh tế nhất, có ích nhất cho người tiêu dùng và không ngừng thỏa mãn
nhu cầu của người tiêu dùng”. 1
- Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế ISO (International Standard
Organization) trong bộ tiêu chuẩn ISO 9000 cho rằng: “Quản lý chất lượng là
hoạt động có chức năng quản lý chung nhằm đề ra mục tiêu chất lượng, chính
sách chất lượng và thực hiện chúng bằng các biện pháp như hoạch định chất
lượng, kiểm soát chất lượng, đảm bảo chất lượng và cải tiến chất lượng trong
một khuôn khổ nhất định”.2
Kaoru Ishikawa, người dịch: Nguyễn Như Thịnh, Trịnh Trung Thành (1990), Quản lý chất lượng
theo phương pháp Nhật, Nhà xuất bản Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội
2
TCVN ISO 9001:2008 Hệ thống quản lý chất lượng – Các yêu cầu (2008), xuất bản lần 3
1

7


- Theo Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN ISO 9000:2007 thì “Hệ thống quản lý
chất lượng là tập hợp các yếu tố có liên quan và tương tác để định hướng và
kiểm soát một tổ chức về chất lượng”. Hiểu một cách đơn giản nhất hệ thống
quản lý chất lượng là hệ thống quản lý có sự phân rõ nhiệm vụ, trách nhiệm,
quyền hạn, của từng thành viên trong doanh nghiệp, tất cả các công việc được
quy định thực hiện theo cách thức nhất định nhằm duy trì hiệu quả và sự ổn định
của các hoạt động. Hệ thống quản lý chất lượng chính là phương tiện để thực

hiện mục tiêu và chức năng quản lý chất lượng.3
Hệ trống quản lý chất lượng tập hợp các yếu tố trên bao gồm:
+ Cơ cấu tổ chức
+ Các quá trình liên quan đến chất lượng sản phẩm và dịch vụ
+ Các quy tắc điều chỉnh tác nghiệp
+ Nguồn lực: Bao gồm nguồn nhân lực và cơ sở hạ tầng.
- Theo Tổ chức quốc tế về Tiêu chuẩn hóa thì: “Hệ thống quản lý chất
lượng bao gồm các yếu tố: Cơ cấu tổ chức; các quy định mà tổ chức tuân thủ;
các quá trình”.
Như vậy, có tác động qua lại với các hệ thống khác như hệ thống quản lý
nhân lực, hệ thống quản lý tài chính... Trong mối quan hệ này, vừa đặt yêu cầu
cho hệ thống quản lý khác vừa chịu sự tác động của hệ thống quản lý khác.
 Chương trình quản lý 5S:
5S bắt nguồn từ 5 từ trong tiếng Nhật, đó là SEIRI, SEITON, SEISO,
SEIKETSU và SHITSUKE được sử dụng làm nền tảng cho việc phát triển hệ
thống quản lý tập trung song song với sử dung quản lý chất lượng tập thể
4

Theo nghiên cứu của Bamber, ông cho rằng 5S bao gồm một hệ thống tiêu

chuẩn, quy tắc, phương pháp và công cụ.
Tại các nước khác nhau 5S được dịch thành nhiều từ khác nhau song về cơ
bản ý nghĩa của chúng không hề thay đổi.
3
4

Theo Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN ISO 9000:2007
Bamber và cộng sự (2000), Triết lý Kaizen và công cụ 5S
8

5S là tên của một phương pháp quản lý, sắp xếp nơi làm việc. Nó được viết
tắt của 5 từ trong tiếng Nhật bao gồm: SEIRI (Sàng lọc), SEITON (Sắp xếp),
SEISO (Sạch sẽ), SEIKETSU (Săn sóc), và SHITSUKE (Sẵn sàng). 5S là nền tảng
cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng xuất phát từ quan điểm:
Nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thống đãng, tiện lợi thì
tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và có điều kiện để việc
áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả hơn.5
1.1.2. Lịch sử hình thành 5S
Cũng như rất nhiều các phương pháp và công cụ khác, 5S hình thành với
quá trình phát triển của các hệ thống quản lý chất lượng trên thế giới.
Tại Nhật Bản:
5S (5S methodology) bắt nguồn từ Nhật Bản vào đầu những năm 1980
thế kỷ XX. 5S được thực hành trong nhiều năm với ý nghĩa phổ biến là SEIRI
SEITON để hỗ trợ cho hoạt động “An Toàn, Chất lượng, Hiệu suất và Môi
trường”.
Năm 1986, cuốn sách đầu tiên về 5S được xuất bản, từ đó 5S được phổ biến
nhanh chóng với ý nghĩa trọn vẹn hơn và đầy đủ hơn bao gồm: SERI (Sàng lọc),
SEITON (Sắp xếp), SEISO (Sạch sẽ), SEIKETSU (Săn sóc), SHITSUKE (Sẵn
sàng).
Tại các cơng ty phát triển thì 5S được thực hành thường xuyên và duy trì ở
mức độ cao.
Tại Singapore, Trung Quốc, Ba Lan, ...:
Năm 1986, 5S được phổ biến ở nhiều nước như Singapore, Trung Quốc,
Ba Lan...
5S bắt đầu được thực hiện tại một công ty mẫu trong dự án Năng suất JICA
vào năm 1986. Sau đó trở thành hoạt động quốc gia đặt dưới uỷ ban 5S. Hiện nay
nó đã đạt tới cấp độ cao ở rất nhiều tổ chức.
Phan Chí Anh (2008), cuốn sách Thực hành 5S – Nền tảng cải tiến năng suất, NXB Lao động - Xã
hội, Hà Nội.

5

9


Tại nhiều quốc gia, công cụ 5S đã rất thành cơng trong giai đoạn đầu nhưng
nó đã nhanh chóng trở nên hời hợt, hình thức và khơng hữu ích do áp dụng sai.
Tại Việt Nam:
5S được đưa vào Việt Nam khi Nhật mở rộng đầu tư và Vikyno là công ty
Việt Nam đầu tiên áp dụng 5S từ năm 1993.
5S đã được áp dụng thành công tại Hà Nội, Quy Nhơn và thành phố Hồ Chí
Minh trong nhiều ngành khác nhau như: y tế, khách sạn hay một số ngành sản
xuất như sản xuất lắp ráp ô tô, in ấn, …
Ở Việt Nam đã từ rất lâu, có rất nhiều các chương trình đào tạo, huấn luyện
và hướng dẫn triển khai 5S, kèm theo là các chương trình hỗ trợ từ các cơ quan
ban ngành và đơn vị sự nghiệp nhà nước cho doanh nghiệp. Song, trong thực tế
còn rất nhiều các khó khăn để áp dụng thành cơng 5S và đặc biệt là làm sao để 5S
mang lại hiệu quả cao, bên cạnh đó là phải duy trì được hoạt động một cách lâu
dài và hoàn toàn tự nguyện, làm sao để 5S phải được ăn sâu vào tiềm thức của
mỗi thành viên trong tổ chức, từ bảo vệ, tiếp tân, các phòng ban chức năng, văn
phòng, nhà xưởng, kho bãi và Lãnh đạo doanh nghiệp rồi ngay cả khách hàng và
nhà cung ứng.
1.1.3 Nội dung chương trình 5S
5S là chữ cái viết tắt của 5 từ đều bắt đầu bằng chữ "S".
+ 5S theo tiếng Nhật là: "Seri", "SEITON", "SEISO", "SEIKETSU" và
"SHITSUKE".
+ 5S theo tiếng Anh là: " Sort", "Set in order", "Standardize", "Sustaint" và
"Selfdiscipline".
+ 5S theo tiếng Việt là: "Sàng lọc", "Sắp xếp", "Sạch sẽ", "Săn sóc" và "Sẵn
sàng":

10


1. Sàng lọc – S1 (SEIRI):
Mọi thứ (vật dụng, thiết bị, nguyên vật liệu, đồ dùng hỏng …) không/chưa
liên quan, không/chưa cần thiết cho hoạt động tại một khu vực sẽ phải được tách
biệt ra khỏi những thứ cần thiết sau đó loại bỏ hay đem ra khỏi nơi làm việc. Chỉ
có đồ vật cần thiết mới để tại nơi làm việc. S1 thường được tiến hành theo tần suất
định kì.
2. Sắp xếp – S2 (SEITON):
Sắp xếp là hoạt động bố trí các vật dụng làm việc, bán thành phẩm, ngun
vật liệu, hàng hóa … tại những vị trí hợp lý sao cho dễ nhận biết, dễ lấy, dễ trả
lại. Nguyên tắc chung của S2 là bất kì vật dụng cần thiết nào cũng có vị trí quy
định riêng và kèm theo dấu hiệu nhận biết rõ ràng. S2 là hoạt động cần được tuân
thủ triệt để.
3. Sạch sẽ – S3 (SEISO):
Sạch sẽ được hiểu là hoạt động vệ sinh nơi làm việc, dụng cụ làm việc hay
các khu vực xung quanh …. S3 cũng là hoạt động cần được tiến hành định kì.
4. Săn sóc – S4 (Sheiketsu):
Săn sóc được hiểu là việc duy trì định kì và chuẩn hóa 3S đầu tiên một cách
có hệ thống. Để đảm bảo 3S được duy trì, người ta có thể lập nên những quy định
chuẩn nêu rõ phạm vi trách nhiệm 3S của mỗi cá nhân, cách thức và tần suất triển
11


khai 3S tại từng vị trí. S4 là một quá trình trong đó ý thức tn thủ của CBCC
trong một tổ chức được rèn rũa và phát triển.
5. Sẵn sàng – S5 (SHITSUKE):
Sẵn sàng được thể hiện ở ý thức tự giác của người lao động đối với hoạt

động 5S. Các thành viên đều nhận thức rõ tầm quan trọng của 5S, tự giác và chủ
động kết hợp nhuần nhuyễn các chuẩn mực 5S với công việc để đem lại năng suất
công việc cá nhân và năng suất chung của tổ chức cao hơn.
1.1.4. Mục tiêu, ý nghĩa chương trình 5S
* Mục tiêu chính của chương trình 5S
5S là một chương trình quản lý rất hiệu quả để huy động con người, cải tiến
môi trường làm việc và nâng cao năng suất cơ quan, tổ chức. Mục tiêu chính của
chương trình 5S bao gồm:
a, Xây dựng ý thức cải tiến cho mọi người tại nơi làm việc.
Trong thực tế không có gì tồn tại vĩnh cửu, do đó các hệ thống đều đi đến
sự xuống cấp sau khi chúng được thiết lập. Vì vậy, để cải thiện mơi trường làm việc
hay thậm chí để duy trì một hiện trạng nào đó cũng cần phải nỗ lực liên tục.
Chương trình 5S cũng vậy, bằng việc thực hiện chương trình này, cơ quan
tổ chức sẽ cải thiện được phương pháp làm việc, quan hệ công việc cũng như điều
kiện làm việc. Nhưng nếu chỉ dừng lại ở đó, mọi thứ lại bắt đầu trở nên bừa bãi, lộn
xộn. Do vậy, lại phải lặp đi lặp lại chương trình 5S ở mức độ cao hơn. Nghĩa là tồn
bộ cán bộ cơng nhân viên của cơ quan phải thực hiện các quy trình của 5S nhưng
lại ở mức độ cao hơn, dựa trên cơ sở cải tiến những cái đã đạt được.
b, Xây dựng tinh thần đồng đội giữa các cá nhân trong tổ chức.
Nhìn chung, bất cứ hoạt động nào được triển khai trong phạm vi tồn cơ
quan muốn thành cơng cũng cần đến sự nỗ lực của tất cả mọi người. Nếu như một
hoặc một nhóm người thực hiện cơng việc khơng hiệu quả cũng sẽ ảnh hưởng tới
kết quả chung của tồn tổ chức. Chính vì lẽ đó, mọi người muốn hay không cũng
phải cùng nhau nỗ lực. Mặt khác, thực hiện 5S còn gắn kết hơn nữa tinh thần đồng
đội giữa các cá nhân. Vì 5S khơng đơn giản là tồn bộ cơ quan thực hiện mà cịn
12


vì bản thân các cơng việc ấy là một chuỗi những hoạt động mà mỗi người thực
hiện một công đoạn yêu cầu phải gắn bó với nhau. Làm việc cùng nhau cũng là

cách để mọi người hiểu, thông cảm, chia sẻ và giúp đỡ lẫn nhau. Nhờ đó, kỹ năng
làm việc nhóm cũng được củng cố và phát triển.
c, Phát triển vai trò Lãnh đạo của cán bộ Lãnh đạo và cán bộ quản lý thông
qua các hoạt động thực tế.
Thơng qua việc điều hành chương trình 5S, các nhà lanh đạo, quản lý sẽ
hiểu rõ hơn về CBCC của mình, từ đó xây dựng được chiến lược sử dụng con
người phù hợp nhất. Cũng thông qua việc thực hiện chương trình, Lãnh đạo có
thể đánh giá tình hình sử dụng trang thiết bị và có những quyết định quản lý liên
quan đến vấn đề này. Nếu chương trình thực hiện tốt, uy tín của nhà Lãnh đạo
cũng được nâng cao. Mặt khác, chương trình 5S xuất phát từ nhu cầu đảm bảo sức
khỏe, đem lại sự tiện ích và nâng cao chất lượng cuộc sống cho CBCC trong toàn
cơ quan. Quyết tâm thực hiện chương trình này là một trong những biểu hiện của
nhà Lãnh đạo đối với việc quan tâm, chăm lo đời sống của CBCC. Qua đó, mối
quan hệ giữa các cấp trong cơ quan, tổ chức được khăng khít, gắn bó hơn.
d, Xây dựng cơ sở để đưa vào các kỹ thuật cải tiến.
Kỹ thuật cải tiến muốn nói đến ở đây bao gồm các kỹ thuật quản lý tiên
tiến, các ứng dụng khoa học công nghệ hiện đại, các biện pháp nhằm nâng cao
năng suất và chất lượng công việc, ... Các kỹ thuật cải tiến chỉ có thể được đưa
vào dựa trên cơ sở sự đồng nhất với các yếu tố khác của môi trường lao động.
Điều đó có nghĩa là giữa mơi trường lao động với các các kỹ thuật được áp dụng
vào mơi trường ấy phải có sự phù hợp với nhau. Mơi trường làm việc phải có
những điều kiện nhất định thì mới có thể triển khai áp dụng các kỹ thuật mới.
Ví dụ: Khơng thể trang bị đồng bộ máy tính cho một cơ quan nếu như đại
bộ phận cán bộ trong cơ quan ấy chưa biết sử dụng máy tính.
Chương trình 5S là cách hiệu quả để cải thiện môi trường làm việc. Môi
trường này bao gồm môi trường thực tế và mơi trường khơng thể nhìn thấy bằng
giác quan – là ý thức đã được cải tiến của con người. 5S cũng được coi là một
13

trong những nội dung quan trọng trong việc xây dựng hệ thống quản lý chất lượng
tồn diện. Nó được xem như là cách tiếp cận cơ bản và hiệu quả nhất để xây dựng
nền móng cho bất kỳ nỗ lực cải tiến nào. Môi trường mà 5S mang lại đã chuẩn bị
sẵn những tiền đề để đưa vào các kỹ thuật cải tiến mới và xét đến cùng là để nâng
cao năng suất lao động trong cơ quan, tổ chức.
* Ý nghĩa của chương trình 5S:
Hoạt động 5S đã được rất nhiều các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp ở nhiều
quốc gia trên thế giới áp dụng. Hiệu quả của 5S đã được thừa nhận, nhưng rất
nhiều cơ quan cho rằng 5S có giá trị khơng phải chỉ bởi tính hiệu quả đối với năng
suât lao động và là cơ sở cho việc áp dụng những tiến bộ kỹ thuật mới mà cịn bởi
nó xuất phát từ những nhu cầu phát triển bền vững đối với con người.
Chương trình 5S được chú ý vì xuất phát từ các nhu cầu phù hợp với tâm
lý và nguyện vọng của cả nhà quản lý và CBCC trong tổ chức. Trong đó, có hai
nhu cầu cơ bản là:
Đảm bảo sức khỏe cho toàn thể đội ngũ CBCC trong tổ chức: Thực chất,
việc đảm bảo sức khỏe cho cán bộ công nhân viên là một nghệ thuật của nhà quản
lý. Bây giờ, các quan điểm quản lý dựa trên phương pháp vắt kiệt sức lao động
của người lao động đã gây ra sự phản cảm, bất bình, mọi người đa số cho rằng
phương pháp đó chỉ mang lại hiệu quả tức thời chứ khơng thể duy trì bền lâu.
Trong thời đại hiện nay, áp dụng phương pháp đó đồng nghĩa với việc tổ chức sẽ
thua lỗ, suy thối do phải chi phí một khoản không nhỏ vào việc thay thế và đào
tạo lại đội ngũ CBCC. Đảm bảo sức khỏe cho đội ngũ CBCC sẽ tạo nên động lực
duy trì tái sản xuất. Mặt khác, chương trình 5S khơi dậy cho mọi người thấy họ
được làm chủ cơng việc của mình, do đó tạo nên tinh thần tự giác và bầu khơng
khí cởi mở, môi trường làm việc hiệu quả trong cơ quan, tổ chức dẫn đến mọi
công việc sẽ trở nên dễ dàng và thuận lợi hơn.
Nâng cao năng suất lao động từ đó nâng cao chất lượng cuộc sống: Với
mọi tổ chức, năng suất luôn là vấn đề cốt lõi nhất của quản lý. Chính vì thế, mọi
chính sách và mọi phương pháp quản lý đều nhằm hướng vào năng suất nhằm
14

nâng cao năng suất. Khi năng suất lao động được nâng cao có nghĩa là nhà quản
lý đã thành cơng trong cơng tác hoạch định chính sách và điều hành CBCC thực
hiện công việc một cách hiệu quả. Thực hiện 5S một cách hệ thống đồng nghĩa
sức khỏe đội ngũ CBCC trong tổ chức được đảm bảo, tinh thần làm việc thoải
mái, năng suất lao động được nâng cao và chất lượng cuộc sống của CBCC cũng
không ngừng được cải thiện. Từ đó, họ dần trở nên thực sự gắn bó với mơi trường
làm việc và cống hiến hết mình cho cơ quan, tổ chức. Đây cũng chính là một yếu
tố tác động trở lại thúc đẩy hoạt động của tổ chức.
Khi thực hiện thành công 5S trong cơ quan, đơn vị sẽ mang lại sự thay đổi
kỳ diệu. Ngày nay, 5S là một chương trình nâng cao năng suất phổ biến ở Nhật
Bản và dần dần trở nên phổ biến ở những quốc gia khác vì những ý nghĩa sau:
- Đối với cơ quan, tổ chức áp dụng chương trình 5S:
Áp dụng chương trình 5S sẽ tạo nên mơi trường làm việc sạch sẽ và ngăn
nắp hơn. Trên thực tế, đã có nhiều cơng trình nghiên cứu chứng minh sự tác động
mạnh mẽ của yếu tố cảnh quan môi trường làm việc đến năng suất lao động. Thực
hiện 5S với các bước đầy đủ sẽ loại bỏ những thứ không cần thiết khỏi nơi làm
việc, những vật dụng cần thiết được sắp xếp ngăn nắp, gọn gàng, đặt ở những vị
trí thuận tiện cho người sử dụng, máy móc, thiết bị được bảo dưỡng, bảo quản.
Từ đó, tạo nên một môi trường sạch sẽ, ngăn nắp, thúc đẩy tinh thần làm việc của
đội ngũ nhân sự trong tổ chức.
Không những thế, 5S còn được thực hiện để mang lại khơng gian làm việc
thuận tiện, an tồn hơn. Khi nơi làm việc trở nên ngăn nắp, lề lối làm việc được
quy chuẩn thì cơng việc cũng trở nên thuận tiện, sn sẻ và nhanh chóng hơn. Mặt
khác, tính an tồn của nơi làm việc thể hiện ở chỗ mọi người đều có thế kiểm sốt
được các các tài liệu, vật dụng, thiết bị của mình nên sẽ tránh được trường hợp tài
liệu và vật dụng bị thất thoát, hư hỏng, mất mát hoặc khơng thể kiểm sốt được
do q nhiều.
Hoạt động 5S giúp nâng cao hiệu quả làm việc trong tổ chức. Như trên đã

phân tích, theo các quan điểm của 5S, khi môi trường làm việc được cải thiện (bao
15


gồm cả môi trường vật lý và môi trường tâm lý) thì các yếu tố tạo nên hiệu quả
cơng việc được kích thích theo hướng tích cực sẽ được cải thiện, dẫn tới hiệu quả
công việc được nâng cao. Đây cũng chính là mục tiêu mà chương trình 5S hướng
tới.
- Đối với các cá nhân trong cơ quan, tổ chức:
Mọi cá nhân khi chấp hành thực hiện 5S trở nên có kỷ luật hơn. Thực hiện
5S đồng nghĩa với việc cơ quan phải thống nhất thực hiện cùng một biện pháp.
Lãnh đạo cơ quan phải ban hành các văn bản chỉ đạo, phải thành lập các tổ kiểm
tra giám sát, báo cáo kết quả, ... Những điều này buộc CBCC trong tổ chức phải
tuân thủ kỷ luật, làm việc theo lề lối và cố gắng duy trì cơng việc một cách khoa
học nhất.
Các CBCC trong tổ chức không ngừng phát huy sáng kiến. Chương trình
quản lý 5S trực tiếp kích thích tính sáng tạo của mọi người khi phải sàng lọc những
vật dụng không cần thiết và sắp xếp các vật dụng còn lại một cách khoa học, đồng
thời 5S cũng gián tiếp kích thích sự sáng tạo bằng cách để môi trường làm việc
sạch sẽ và ngăn nắp tạo nên tinh thần thoải mái. Từ đó, tạo điều kiện cho mọi
người tập trung vào công việc và phát triển các ý tưởng một cách tự nhiên.
Mọi người đều cảm thấy tự hào về nơi làm việc sạch sẽ và ngăn nắp của
mình. Điều này tưởng chừng như đơn giản nhưng thực tế lại rất quan trọng. Trước
đây người ta thậm chí bỏ ra rất nhiều cơng sức và tiền của để tìm ra đáp án cho
câu hỏi: “Làm thế nào để mọi người tự hào về nơi làm việc của mình?”. Khơng
lâu sau đó, 5S cho một câu trả lời đơn giản nhưng được chấp nhận, đó là: “Người
ta tựu hào về nơi làm việc của mình khi nơi đó tạo ra bầu khơng khí thoải mái, dễ
chịu khi làm việc và người ta cảm thấy mình thực sự làm chủ cơng việc của mình”.
Các cá nhân trong và ngoài cơ quan, tổ chức dễ dàng nhận thấy những sai
sót. Điều này được coi như là một ưu điểm của chương trình 5S. Vì các chương

trình mang lại kết quả nhanh chóng bao giờ cũng gây phấn khích cho người thực
hiện nhiều hơn các chương trình khác. Việc thực hiện 5S dễ ở chỗ kỹ thuật thực
hiện không phức tạp nhưng lại khó khăn khi yêu cầu sự cam kết của Lãnh đạo, sự
16


cố gắng đồng đều của toàn bộ cơ quan. Bằng việc thực hiện các bước Sàng lọc,
Sắp xếp, Sạch sẽ, hoạt động 5S sẽ mang lại sự biến đổi rõ rệt đối với môi trường
làm việc. Cũng bởi lý do đó, người ta dễ dàng nhận ra và thực hiện các cơng đoạn
cịn thiết xót, đồng thời chuẩn bị lại những điều kiện cần thiết để lặp lại chu trình
5S ở mức độ cao hơn.
Có thể nói những lợi ích trên đưa đến một hệ quả là: Sẽ mở ra nhiều cơ hội
phát triển cho tổ chức. Đối với các cơ quan hành chính nhà nước thì triển vọng
chính là ở những chính sách quản lý tốt mà cơ quan có thể ban hành. Đối với các
doanh nghiệp thì đấy là các cơ hội kinh doanh tốt, các hợp đồng sản xuất, khả
năng cạnh tranh mà những cơ quan doanh nghiệp khác với công sở bộn bề, lề lối
làm việc thiếu khoa học sẽ khơng có được. Đây cũng chính là nguyên nhân và
động lực để chương trình 5S tồn tại và ngày càng phát triển trên thế giới gần 20
năm qua.
1.1.5. Quy trình thực hiện chương trình 5S
Bước 1: Lập ra một kế hoạch hành động
Trước tiên, cần xây dựng các kế hoạch, lộ trình cụ thể, tất cả người lao động
trong tổ chức từ cán bộ quản lý cấp cao cho tới nhân viên đều phải làm việc trên
tinh thần 5S, nắm vững được những nội dung của 5S để áp dụng quy trình này
vào cơng việc hàng ngày.
Bước 2: Đào tạo, chỉ dẫn cho những người có liên quan:
Ở bước này, nhà quản lý cần:
Thông báo ý nghĩa của quy trình 5S cho những người có liên quan trong tổ
chức của mình;
Đặt ra kết quả kỳ vọng và mong muốn đối với quy trình 5S;

Đảm bảo kết quả bởi những người có liên quan; nhấn mạnh quy tắc giải
quyết nguyên nhân cốt lõi của vấn đề mà khơng phải chỉ biết đổ lỗi, chỉ tay năm
ngón.
Bước 3: Lựa chọn, đánh giá và lập hồ sơ khu vực bắt đầu:
Trước tiên, cần chọn ra một khu vực riêng biệt để triển khai các phương
17


pháp, cơng cụ, kỹ thuật cho quy trình 5S.
Sử dụng toàn bộ tài liệu của khu vực riêng biệt này làm ví dụ thực tiễn cho
tất cả.
Tơn trọng những khu vực cá nhân và tiến hành đánh giá quy trình 5S ở mức
cơ sở.
Cuối cùng lập ra các mục tiêu về 5S của đội.
Bước 4: Tiến hành triển khai thực hiện quy trình 5S lần lượt là: Sàng lọc,
Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc và Sẵn sàng.
Bước 5: Ln ln cải tiến 5S không ngừng.
Cách thức để cải tiến 5S đó là: Đo lường, xây dựng và phân tích điểm chuẩn
đối với các kết quả tích cực; tìm kiếm, tham khảo những đơn vị, tổ chức có cùng
quy mơ đã áp dụng hiệu quả quy trình 5S.
Bước 6: Khiến quy trình 5S trở thành thói quen và được áp dụng cho nhiều
khu vực khác.
Ở bước này cần:
Đánh dấu thành công và tiếp tục thực hiện;
So sánh giữa kết quả thực tế với kết quả kỳ vọng;
Đảm bảo kế thừa các quá trình, thủ tục 5S.
1.1.6. Các yếu tố tạo nên thành cơng khi áp dụng chương trình 5S
Lãnh đạo cam kết, hỗ trợ: Yếu tố đầu tiên tạo nên thành cơng cho phương
pháp 5S chính là lời cam kết của Lãnh đạo. Sự hiểu biết, ủng hộ và đồng tình của
Lãnh đạo khi có sự hình thành các nhóm cộng tác là vô cùng cần thiết.

Tiến hành đào tạo: Để mọi người nhận thức được vai trị, lợi ích của 5S là
yếu tố tiên quyết đến sự thành công của phương pháp này. Cần cung cấp cho mọi
người những kiến thức, cách tiến hành cơ bản của 5S.
Tự nguyện tham gia: Sau khi nhận thức được ý nghĩa, họ sẽ tự giác, chủ
động tiến hành 5S như một thói quen. Tạo ra môi trường thúc đẩy tinh thần tự
nguyện của mọi người là yếu tố căn bản của 5S.
18