Phát triển hệ thống thông tin quản lý lao động tiền lương tại Cty Xây dựng số 2

Lời nói đầu
Chuyên đề thực tập này hoàn thành đợc là do sự chỉ bảo , hớng dẫn tận
tình của các thầy , các cô trong khoa Tin học Kinh tế- Trờng Đại học Kinh tế
Quốc Dân , của tất cả các cô chú trong Công ty Xây dựng số 2 thuộc Tổng
công ty xuất nhập khẩu xây dựng Việt Nam ( Vinaconex ) , của toàn thể các
bạn bè những ngời đà mang đến sự hỗ trợ liên tục trong suốt thời gian thực
tập .
Tôi xin chân thành bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến các thầy cô giáo trong
khoa Tin học Kinh tế Trờng Đại học kinh tế Quốc Dân về sự chỉ dạy và hớng
dẫn tận tình .
Tôi xin vô cùng cám ơn thầy giáo Hàn Viết Thuận đà tận tình giúp đỡ ,
đà dùng hết cả tâm huyết của một nhà giáo , để hớng dẫn , truyền đạt , chỉ bảo
tất cả các vấn đề cốt lõi , t tởng chủ đạo và cách thức triển khai khi nghiên cứu
đề tài . Nhờ đó mà tôi có đủ điều kiện để hoàn thành tốt chuyên đề này .
Tôi cũng chân thành cảm ơn Ban lÃnh đạo cùng toàn thể các cô , các chú
trong Công ty xây dựng số 2- Tổng công ty xuất nhập khẩu xây dựng Việt Nam
( Vinaconex) đà quan tâm giúp đỡ , chỉ bảo tận tình , cung cấp tài liệu cho việc
hoàn thiện chuyên đề này . Đặc biệt tôi xin tỏ lòng biết ơn tới bác Đào Minh
Chiến Trởng phòng Tổ chức của Công ty đà tận tình chỉ bảo giúp đỡ tôi từ
kiến thức lý thuyết đến áp dụng thực tế trong chuyên đề .
Cuối cùng tôi xin đợc cảm ơn tất cả các bạn bè , tất cả những ngời đÃ
quan tâm giúp đỡ tôi thực hiện chuyên đề .
Chuyên đề này đợc viết với kiến thức , kinh nghiệm và thời gian có hạn
tất sẽ không thể tránh khỏi những thiếu sót , những hạn chế về nội dung cũng
nh trình bày . Vì vậy , tôi rất mong nhận đợc những chỉ bảo , đóng góp ý kiến
phê bình quí báu từ các thầy , các cô và toàn thể bạn bè với mong muốn rút ra
những bài học kinh nghiệm quí báu cho bản thân và ngày càng hoàn thiện
chuyên đề hơn .
Hà Nội , tháng 4 năm 2002
Sinh viên
Phạm Quang Huy

Lớp : Tin 40A KTQD

1


Lời nói đầu
Sự phát triển vũ bÃo của cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật lần thứ ba với
việc đặt công nghệ thông tin , tự động hoá lên vị trí hàng đầu đà đa toàn nhân
loại bớc vào ngỡng cưa cđa nỊn kinh tÕ tri thøc . Tin häc hoá , tự động hoá đà và
đang là phơng tiện chủ chốt trang bị cho toàn thế giới bớc vào kỷ nguyên mới
với những bớc tiến mới . Một xà hội thông tin đang hình thành và phát triển đÃ
đem lại cho con ngời những thành tựu đáng kể về mọi mặt , hai chữ thông tin
ngày càng đóng vai trò chủ đạo hơn cần thiết hơn trong cuộc sống của con ngời . Đúng nh Richard Mason giáo s về công nghệ thông tin và là nhà t vấn
cho các hÃng lớn ở Mỹ và Canada đà nhận xÐt : “ Ngµy nay trong x· héi chóng
ta , có nhiều nhân viên thu nhập xử lý và phân phối thông tin hơn bất kỳ một
nghề nào khác . Hàng triệu máy tính đợc lắp đặt trên khắp thế giới và nhiều
triệu Km cáp quang , dây dẫn và sóng sóng điện từ kết nối con ngời . Máy tính
cũng nh các phơng tiện xử lý thông tin khác làm con ngời xích lại với nhau . XÃ
hội của chúng ta thực sự là xà hội thông tin , thời đại của chúng ta là thời đại
thông tin
Đối víi ViƯt Nam do sù ph¸t triĨn tÊt u cđa lịch sử , Công nghệ thông
tin đang là mục tiêu nóng bỏng hàng đầu . Sự phát triển của công nghệ thông tin
đợc xem là kim chỉ nam cho những bớc phát triển mới , cho những mục tiêu
mới , đà trở thành một trong những phơng tiện để đất nớc ta có thể đi tắt , đón
đầu theo kịp các nớc phát triển , hoà nhịp cùng cơn lốc phát triển đi lên của
toàn nhân loại . Việc đa tin học vào mục tiêu quản lý của các doanh nghiệp và
trong toàn bộ nền kinh tế tuy muộn màng nhng đà và đang đạt đợc những thành
tựu đáng kể . Cùng với quá trình mở cửa nền kinh tế , nền kinh tế đất nớc theo
cơ chế thị trờng , với nhiều thành phần kinh tế , có sự quản lý của nhà nớc theo

định hớng xà hội chủ nghĩa đà ngày càng đợc kiểm nghiệm sự đúng đắn với
hiện thực khách quan thông qua cơ sở lý thuyết cũng nh thực tiễn sự đổi thay
từng ngày của đất nớc . Sự phát triển nhanh chóng của tổ quốc không thể không
nhắc tới sự đóng góp trực tiếp và gián tiếp của công nghệ thông tin . Hơn bao
giờ hết , trong giai đoạn này hiệu quả quản lý của các doanh nghiệp phụ thuộc
vào hệ thống thông tin dựa trên máy tính . Quản lý có hiệu quả cơ sở dữ liệu về
các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là một trong những mục
tiêu sống còn của doanh nghiệp , nó quyết định đến sự thành bại của doanh
nghiệp trong cơ chế mới . Để đạt đợc điều đó , các doanh nghiệp cần xây dựng
hệ thống thông tin và liên lạc đủ mạnh , chính xác , kịp thời làm cơ sở cho
những quyết định quản trị . Một trong những nguồn thông tin quan trọng phục
vụ cho quản trị doanh nghiệp là xuất phát từ hệ thống thông tin quản lý .
Nh vậy , ngày nay thông tin trở thành vấn ®Ị sèng cßn ®èi víi mäi lÜnh
vùc trong ®êi sèng kinh tế-xà hội đặc biệt là trong quản lý kinh tế . Nó quyết
định sự thành công của các doanh nghiệp trên thơng trờng nếu họ biết sử dụng
thông tin nh thế nào cho hiệu quả nhất . Sử dụng , xử lý , lu trữ thông tin nh thế
nào cho có hiệu quả nhất đang là bài toán đặt ra cho tất cả các doanh nghiệp
hiện nay .
Lớp : Tin 40A – KTQD

2


Công ty Xây dựng số 2 thuộc Tổng công ty Xt nhËp khÈu X©y dùng
ViƯt Nam ( Vinaconex) cịng nh các đơn vị , tổ chức doanh nghiệp khác trong
cả nớc . Quá trình đa hệ thống tin học vào trong mục tiêu quản lý diễn ra chậm
nhng đà mang lại những thành tựu đáng kể nó góp phần lớn vào thành công
chung của doanh nghiệp . Ngoài phòng xử lý nghiệp vụ trên máy tính , doanh
nghiệp còn có hệ thống tin học trực tiếp cho yêu cầu xử lý lu trữ dữ liệu của các
phòng ban . Tuy nhiên hệ thống tin học tại công ty xây dựng số 2 còn thiếu tính

hệ thống giữa Tổng công ty xuất nhập khẩu xây dựng Việt Nam ( Vinaconex )
và công ty , đồng thời còn thiếu mối liên hệ đồng bộ giữa các bộ phận trong
công ty , còn tồn đọng nhiều trong vấn đề xử lý dữ liệu dựa trên máy tính .
Với tầm quan trọng của hệ thống thông tin quản lý trong Công ty xây
dựng số 2 nói riêng và trong mọi tổ chức doang nghiệp nói chung đặc biệt là hệ
thống thông tin quản lý lao động tiền lơng , cùng với những kiến thức và kinh
nghiệm đà và đang đợc trang bị em xin đề xuất đề tài : Phát triển hệ thống
thông tin quản lý lao động tiền lơng tại công ty Xây dựng số 2 nhằm đề
xuất thêm một phơng án mới , một cách nhìn nhận mới trong quá trình ứng
dụng tin học vào quá trình lu trữ , xử lý dữ liệu trong quá trình quản lý lao động
tiền lơng nói riêng cũng nh hệ thống thông tin quản lý nói chung , với mục đích
cốt lõi là ngày càng xử lý tốt hơn quá trình biến đổi dữ liệu thành thông tin
trong quá trình quản lý lao động tiền lơng lại công ty .
Đề tài gồm các phần chính sau :
Chơng I : Tổng quan chung
Bao gồm : Tổng quan về công ty xây dựng số 2 , tổng quan về phòng tổ
chức của công ty , tổng quan chung về công tác lao động tiền lơng tại công ty ,
tổng quan chung về công tác lao động tiền lơng . v.v.v.
Chơng II : Phơng pháp luận cơ bản
Bao gồm : Từ thực tiễn khách quan và từ yêu cầu của nội tại công ty ,
đồng thời từ lý luận chung về hệ thống thông tin quản lý cùng các bớc phân tích
, thiết kế , cài đặt hệ thống thông tin quản lý nói chung .
Chơng III : Phân tích hệ thống thông tin quản lý lao động tiền lơng
Bao gồm : Mục đích của phân tích hệ thống , hệ thống thông tin vào ra của hệ
thống , mô hình hoá dữ liệu , sơ đồ luồng thông tin , sơ đồ luồng dữ liệu , sơ đồ
cấu trúc dữ liệu .v.vv.
Chơng IV : Thiết kế hệ thống thông tin quản lý lao động tiền lơng
Bao gồm : Phơng pháp thiết kế , lựa chọn ngôn ngữ lập trình , thiết kế các
File dữ liệu , thiÕt kÕ c¸c query , thiÕt kÕ c¸c Form , thiết kế các Report .
Chơng V: Chơng này trình bày quá trình triển khai , bảo trì và nâng cấp

hệ thống thông tin quản lý lao động tiền lơng cho phù hợp với tình hình mới và
điều kiện hiện tại của công ty .
Chuyên đề đợc hoàn thành vơí sự giúp đỡ , hớng dẫn của thầy giáo Hàn
Viết Thuận cùng các thầy cô trong khoa Tin học Kinh tế và các cán bộ trong
Công ty Xây dựng Việt Nam . Tuy nhiên , do kiến thức và kinh nghiệm còn ít ỏi
, cùng với sự hạn chế về mặt thời gian nên chơng trình chắc chắn còn mắc
nhiều sai sót em rất mong đợc sự chỉ bảo tận tình của các thầy , các cô trong

Lớp : Tin 40A – KTQD

3


khoa các cán bộ hớng dẫn cùng toàn thể các bạn và những ngời quan tâm khác
để em hoàn thành đề án đợc tốt hơn .

Chơng I
Lớp : Tin 40A – KTQD

4


Tổng quan chung
1. Tổng quan chung về Công ty Xây dựng số 2 Tổng
công ty Xuất nhập khẩu Xây dựng Việt Nam
(vinaconex)
1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty
- Tên đơn vị thực tập: công ty xây dựng số 2 Vinaconco Tổng công ty
XNKXDVN Bộ xây dựng.
- Công ty xây dựng số 2 Vinaconex từ khi thành lập đến nay đà có rất

nhiều tên gọi khác nhau nh : Xí nghiệp liên hợp xây dựng số 2 cho đến
ngày 9/6/1995 Bộ trởng bộ xây dựng có QĐ số 618 / BXD - TCLĐ về việc
đổi tên Xí nghiệp liên hợp xây dựng số 2 thuộc tổng công ty XNKXD Việt
nam thành công ty xây dựng số 2 ngày nay
- Trụ sở chính của công ty: 22 Lạc Long Quân - Tây Hồ - Hà Nội
- Công ty hiện có : 3 Xí nghiệp thành viên
+ Xí nghiệp XD số trụ sở tại Đông Ngạc- Từ liêm - Hà nội
+ XNXD và SXVLXD tại thị trấn Xuân Hoà - Mê Linh - Vĩnh Phúc.
+ Xí nghiệp bê tông và xây dựng Đạo Tú tại huyện Tam Đảo - Vĩnh
Phúc.
- Ba chi nhánh tại các tỉnh .
+ Cao Bằng - Bắc Cạn .
+ Sơn La .
+ Lào Cai .
Ngoài ra còn có 10 đội xây dựng trực thuộc, do công ty quản lý và điều
hành. Công ty xây dựng số 2 - Vinaconco2 , là Doanh nghiệp nhà nớc hạng I
theo QĐ số 2929/BXD - TCLĐ ngày 26 tháng 11 năm 1994 , víi giÊy phÐp
kinh doanh x©y dùng sè 26 / BXD - CSXD đợc phép hoạt động trong các lĩnh
vực sau :
- Xây dựng các công trình công nghiệp và dân dơng ë mäi quy m« tíi cÊp I ,
trang trÝ nội thất cao .
- Thi công các công trình kỹ thuật hạ tầng đô thị và khu công nghiệp .
- Xây lắp đờng dây và trạm biến thế tới 35KV .
- Thi công mặt đờng thâm nhập nhựa .
Lớp : Tin 40A – KTQD

5


- Thi công hệ thống mơng máng thuỷ nông và kè đá công trình thuỷ lợi .

- Các công tác lắp đặt , hoàn thiện trong xây dựng .
- Sản xuất các cấu kiện bê và kim loại .
- Đầu t phát triển và kinh doanh nhà ở.
- Sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng .
Với quy mô hoạt động trong cả nớc và liên doanh với nớc ngoài .
1.2. Cơ cấu tổ chức của công ty .
Đứng đầu lÃnh đạo của công ty là giám đốc và phó giám đốc , dới ban
lÃnh đạo là một hệ thống phong ban chức năng bao gồm :

Tổng công ty

Giám đốc
công ty

Văn phòng
công ty

Kế hoạch
kỹ thuật thi
công

Lao động
tiền lương

Kế toán tài
chính

Đấu thầu và
QLDA xây
dựng

Hình 1 :Sơ đồ tổ chức công ty xây dựng số 2
1.2.1. Văn phòng công ty .
Nhiệm vụ chung của văn phòng là tổ chức thực hiện công tác hành chính
quản trị , bảo vệ , quân sự , y tế, tiếp tân, tiếp khách trong công ty : Chuẩn bị và
thẩm tra , kiểm tra các thủ tục pháp chế hành chính về các phơng án quyết
định trớc khi trình giám đốc quyết định hoặc giám đốc công ty trình cấp trên
phê chuẩn, tổ chức thực hiện công tác văn th lu trữ giữ gìn bảo quản …
Líp : Tin 40A – KTQD

6


1.2.2. Phòng kế hoạch - kỹ thuật thi công .
Phòng kế hoạch - kỹ thuật thi công là cơ quan chuyên môn có nhiệm vụ
tổng hợp và tham mu giúp cho giám đốc công ty . Để đáp ứng với vai trò là
phòng tham mu cho ban lÃnh đạo công ty nắm bắt và chỉ đạo kịp thời với cơ chế
thị trờng , lập kế hoạch sản xuất hàng năm theo nhiệm vụ kế hoạch đợc tổng
công ty giao cho , lập hồ sơ , dự án tham gia đấu thầu các công trình , tổ chức
thi công có hiệu quả các công trình do công ty quản lý , quản lý tốt các phơng
tiện xe máy phục vụ cho công tác thi công .
1.2.3. Phòng đấu thầu và quản lý dự án xây dựng .
Phòng đấu thầu và quản lý dự án xây dựng là đầu mối của công ty trong
công tác khai thác và tìm kiếm việc làm cho công ty , tổ chức mạng lới cán bộ
chuyên viên và cộng tác viên nắm bắt những thông tin về các dự án đầu t để từ
đó cùng với ban lÃnh đạo công ty tham gia đấu thầu . Tổ chức thực hiện công
tác tổ chức SXKD trong lĩnh vực xây lắp đối với các công trình công ty trúng
thầu giao cho các đơn vị thành viên thực hiện . Tổ chức theo dõi nắm bắt cập
nhật thông tin về các dự án xây dựng từ giai đoạn hình thành dự án đến giai
đoạn khả thi . Thực hiện hồ sơ đấu thầu công trình , qua thực tế đấu thầu thắng

thầu lập ra hệ thống giá xây dựng để sử dụng cho công tác đấu thầu và quản lý
dự án . Tổ chức thanh toán công trình . Lập và chỉ đạo các biện pháp công đặc
biệt . Phối hợp các phòng ban chức năng khác của công ty lập kế hoạch , thanh
tra kỹ thuật an toàn lao động.
1.2.4. Phòng tổ chức lao động tiền lơng .
Nhiệm vụ chủ yếu của phòng tổ chức lao động tiền lơng là lập phơng án
tổ chức sản xuất , lập tờ trình để báo cáo giám đốc công ty quyết định việc
thành lập , sát nhập , giải thể bổ xung sửa đổi cơ cấu tổ chức của công ty theo
phân cấp đợc tổng công ty duyệt . Thực hiện quản lý tốt đội ngũ cán bộ về số lợng và chất lợng theo phân cấp quản lý giữa tổng công ty công ty và các đơn
vị trực thuộc . Hớng dẫn và thực hiện các văn bản pháp quy của nhà nớc về
công tác lao động tiền lơng , xây dựng quỹ tiền lơng và báo cáo thực hiện kế
hoạch quỹ tiền lơng theo yêu cầu của công ty . Giải quyết thanh tra việc thực
hiện chế độ chính sách , giải quyết các thủ tục về công tác hợp tác lao động nớc
ngoài
Lớp : Tin 40A – KTQD

7


1.2.5. Phòng kế toán tài chính .
Nhiệm vụ cơ bản của phòng là thực hiện nghiêm túc chế độ quản lý kinh
tế , kế toán ghi chép ban đầu và đảm chính sác của số liệu, tổ chức công tác
hạch toán kế toán theo điều lệ tổ chức kế toán nhà nớc . Quản lý tập trung
nguồn vốn và phân giao cho các đơn vị trực thuộc theo nhiệm vụ sản xuất kinh
doanh . Quan hệ với các cơ quan tín dụng ngân hàng để vay , trả nợ theo nhiệm
vụ thi công đợc ký kết hợp đồng kinh tế . Hớng dẫn kiểm tra đôn đốc toàn bộ
hoạt động tài chính của các xí nghiệp , tổ chức kiểm tra xét duyệt các báo cáo
kế toán thống kê , quyết toán của các đơn vị trực thuộc
Quá trình tin học hoá tại Công ty vào trong quá trình quản lý đà đạt đợc
những bớc tiến nhất định góp phần không nhỏ vào sự phát triển của công ty ,

tuy nhiên quá trình tin học hoá mới diễn ra nhằm đáp ứng yêu cầu khách quan
của từng phòng ban trong công ty , cha mang tính đồng bộ và mang tính hệ
thống giữa công ty và tổng công ty , giữa lÃnh đạo và các phòng ban , giữa các
phòng ban với nhau . Quá trình tin học hoá tại công ty đang còn là một tiềm
năng lớn nhằm phục vụ cho quá trình quản lý , quá trình lao động sản xuất và
tất vả các vấn đề cần xúc tiến khác .
2. Tổng quan chung về công tác lao động tiền lơng
2.1.

Tổng quan chung về phòng tổ chức lao động tiền lơng
Phòng tổ chức lao động tiền lơng là phòng chuyên giúp việc cho giám
đốc công ty
Nhiệm vụ chủ yếu của phòng tổ chức lao động tiền lơng là
+ Lập phơng án tổ chức sản xuất , lập tờ trình để báo cáo giám đốc
công ty quyết định việc thành lập , giải thể , bổ sung , sửa đổi cơ cấu tổ chức
của công ty theo phân cấp đợc tổng công ty duyệt . Tổ chức triển khai thực hiện
các quyết định của tổng công ty và giám đốc công ty . Chủ trì phối hợp với các
đơn vị chức năng và các đơn vị trực thuộc xây dựng chức năng nhiệm vụ chế độ
trách nhiệm , mối quan hệ công tác theo hoạt động của tổ chức Công ty . Quản
lý biên chế cán bộ gián tiếp bộ máy hoạt động của công ty trên nguyên tắc gọn
nhẹ phát huy hiệu quả quản lý .
+ Thực hiện quản lý thống nhất đội ngũ cán bộ về số lợng , chất lợng
theo phân cấp giữa Tổng công ty- Công ty và các đơn vị trực thuộc. Giải quyết
các nghiệp vụ về quản lý bao gồm : bồi dỡng , đề bạt , phân công công tác , xếp
lơng , nâng lơng , khen thởng , kỷ luật .v.v.v. Chủ trì phối hợp các bộ phận có
liên quan lập quy hoạch và kế hoạch cán bộ . Nghiên cứu thực hiện và hớng dẫn
thực hiện tiêu chuẩn chính sách cán bộ , bố trí và sử dụng cán bộ . Thực hiện
việc thống kê nhân sự , báo cáo định kỳ , đột xuất với Tổng công ty- c«ng ty víi
Líp : Tin 40A – KTQD

8


cơ quan đảng nhà nớc có liên quan . Tham gia với các phòng , đơn vị trong công
tác giải quyết khen thởng , thi đua đơn vị tập thể , cá nhân có thành tích trong
sản xuất kinh doanh . Tổ chức đào tạo đội ngũ cán bộ công nhân viên chức
trong công ty .
+ Hớng dẫn và thực hiện các văn bản pháp quy của nhà nớc về công
tác lao đông tiền lơng . Xây dựng kế hoạch quỹ tiền lơng và báo cáo kế hoạch
quỹ tiền lơng theo từng yêu cầu của công ty . Tổ chức đào tạo đội ngũ công
nhân hợp đồng ngắn hạn , dài hạn , thời vụ hoặc theo công việc . Tổ chức sát
hạch thi tay nghề nâng bậc lơng theo cấp bậc do giám đốc công ty duyệt . Giải
quyết thực hiện các chính sách đối với công nhân nh : khen thëng , kû luËt , hu
trÝ , mÊt sức,thôi việc , thuyên chuyển , tiếp nhận , điều động .v.v. Giúp giám
đốc thực hiện áp dụng hình thức tổ chức lao động thích hợp theo cơ chế sản
xuất để phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh.
+ Giải quyết thanh tra việc thực hiện các khâu trong chế độ chính
sách , tổ chức quản lý nội dung quy định của pháp lệnh thanh tra . Thanh tra
và giải quyết đơn th khiếu tố theo pháp lệnh thuộc thẩm quyền và phạm vi
công ty giải quyết . Tổ chức thanh tra việc chấp hành bộ luật lao động , chế độ
chính sách đối với ngời lao động ở các đơn vị và đội xây dựng trực thuộc . Thực
hiện báo cáo thanh tra theo quy định của Tổng công ty và Bộ xây dựng
+ Giải quyết thủ tục về công tác hợp tác lao động nớc ngoài.
2.2. Tổng quan chung về công tác lao động tiền lơng
2.2.1. Khái niệm :
Công tác lao động tiền lơng là một phần trong công tác tổ chức lao động
tiền lơng do phòng tổ chức đảm nhận nhằm quản lý hệ thống lơng và cơ cấu lao
động của đơn vị cho phù hợp với thực tiễn khách quan, với tình hình thực tế của
tổ chức và với quy định của hiến pháp và pháp luật của nhà nớc
2.2.2. Chức năng :

Công tác lao động tiền lơng có chức năng giải quyết hợp lý về tiền lơng
và lao động trong tổ chức đơn vị .
2.2.3. Nhiệm vụ :
- Hớng dẫn và thực hiện các văn bản pháp quy của nhà nớc về công tác lao
đông tiền lơng .
- Xây dựng kế hoạch quỹ tiền lơng và báo cáo kế hoạch quỹ tiền lơng theo
từng yêu cầu của công ty .
- Tổ chức đào tạo đội ngũ công nhân hợp đồng ngắn hạn , dài hạn , thời vụ
hoặc theo công việc .
- Tổ chức sát hạch thi tay nghề nâng bậc lơng theo cấp bậc do giám đốc công
ty duyệt .
- Giải quyết thực hiện các chính sách đối với công nhân nh : khen thëng , kû
luËt , hu trÝ , mÊt søc,th«i việc , thuyên chuyển , tiếp nhận , điều động .v.v.
- Giúp giám đốc thực hiện áp dụng hình thức tổ chức lao động thích hợp theo
cơ chế sản xuất để phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh.

Lớp : Tin 40A – KTQD

9


3. Hệ thống thông tin quản lý lao động tiền lơng :
3.1. áp dụng hệ thống thông tin quản lý nói chung tại Công ty xây dựng số
2
Công nghệ thông tin với sự phát triển mạnh mẽ đà thực sự tác động
đến mọi lĩnh vực của đời sống xà hội . Đặc biệt là trong lĩnh vực quản lý kinh tế
, công nghệ thông tin đà trở thành mục tiêu then chốt , là phơng tiện để tất cả
các nghành các lĩnh vực tạo đợc sự ổn định và tạo bớc nhảy vọt .
Công ty
xây dựng số 2-Tổng công ty Xt nhËp khÈu X©y dùng ViƯt Nam ( Vinaconex )

sím ứng dụng tin học vào quá trình sản xuất kinh doanh của mình đặc biệt là
trong quá trình quản lý kinh tÕ . ViƯc øng dơng hƯ thèng tin häc vào quá trình
thu thập , lu trữ , xử lý và phân phối thông tin nhằm phục vụ cho mục tiêu quản
lý đà đóng góp một vai trò không nhỏ trong quá trình phát triển của công ty .
3.2. Hệ thống thông tin quản lý lao động tiền lơng :
Cũng nh các bộ phận phòng ban khác trong Công ty , việc đa tin học
trực tiếp vào quá trình thu thập , lu trữ , xử lý và phân phối dữ liệu vào trong quá
trình xử lý nghiệp vụ của phòng tổ chức lao động tiền lơng đà đợc triển khai từ
rất sớm trong đó có hệ thống thông tin quản lý lao động tiền lơng .
3.2.1. Tính tất yếu của hệ thống thông tin quản lý lao động tiền lơng đối với
Công ty xây dựng số 2 :
Nền kinh tế đất nớc đang bớc vào một thời kỳ mới , thời kỳ công nghệ
thông tin đóng vai trò chủ đạo trong nền kinh tế , nó trở thành phơng tiện để ta
có thể chạy tắt , đón đầu hoà mình cùng với nhịp thở kinh tế của toàn nhân
loại . Đồng thời với nó là sự phát triển lớn mạnh của Công ty xây dựng số 2 đòi
hỏi cần xây dựng hệ thống thu thập , lu trữ , xử lý và phân phối dữ liệu đủ sức
đáp ứng yêu cầu phát triển của doanh nghiệp . Bởi vậy , việc áp dụng hệ thống
thông tin quản lý vào trong quá trình quản lý doanh nghiệp là một yêu cầu
mang tính khách quan từ thực tiễn và từ nội tại hoạt động sản xuất kinh doanh
của doanh nghiệp .
Quản lý một cách có hiệu quả và khoa học vấn đề lao động tiền lơng có
tầm quan trong không chỉ với hoạt động lao động tiền lơng mà nó còn liên quan
trực tiếp đến các hoạt động khác trong doanh nghiệp . Có hệ thống thông tin
quản lý lao động tiền lơng ngày càng tốt hơn : tin cậy , đầy đủ , thích hợp , dễ
hiểu , đợc bảo vệ và đúng thời điểm nhằm góp phần điều hành hoạt động sản
xuất kinh doanh hiệu quả nhất .
3.2.2. Lựa chọn các phơng án tối u
Trớc tầm quan trọng của hệ thống thông tin quản lý lao động tiền lơng
các phơng án đặt ra nhằm giải quyết những tồn tại trong hiện tại là :
a.Xử lý thủ công

Phơng án này dựa trên nguồn nhân lực hiện có , thiết bị hiện có về cơ bản
duy trì công tác theo dõi , quản lý nh hiện tại nhng nâng cao năng xuất lao động
của bộ phận tổ chức lao động tiền lơng . Phơng án này chỉ có thể giải quyết vấn
đề trong một thời gian ngắn hạn và chắc chắn sẽ gặp nhiều khó khăn trong theo
Lớp : Tin 40A – KTQD

10


dõi và quản lý công tác lao động tiền lơng trong dài hạn , đặc biệt là khi hoạt
động sản xuất kinh doanh của đơn vị ngày càng có xu hớng mở rộng . Nh vậy
phơng án này chi phí thÊp nhng cã rÊt nhiỊu h¹n chÕ .
b. Bè trÝ bộ phận chuyên trách
Vẫn dựa trên nguyên tắc theo dõi và quản lý thủ công nh hiện tại , nhng
sẽ bố trí một nhân lực chuyên biệt cho công tác này . Điều đó sẽ tạo một cơ cấu
cồng kềnh cho bộ phận tổ chức lao động tiền lơng . Bên cạnh đó khối lợng
thông tin lao động tiền lơng phát sinh ngày càng tăng thì khó có thể giaỉ quyết
đợc vấn đề . Phơng án này khó có khả năng thực hiện đợc do lÃnh đạo đơn vị
khó chấp nhận thêm lao động cho phòng tổ chức
c. Chuyển xử lý toàn bộ trên máy
Đây là phơng án mà doanh nghiệp đang bớc đầu áp dụng , nó đòi hỏi
một khoản đầu t cao , xét về mặt tổng quát là đem lại hiệu quả lớn nhất cho dài
hạn . Tuy nhiên , vốn lớn , yêu cầu đào tạo lại toàn bộ đội ngũ cán bộ trong bộ
phận tổ chức lao động tiền lơng khi đội ngũ cán bộ hầu hết là những ngời có
tuổi là hết sức khó khăn đối với công ty . Bên cạnh đó vốn lớn và nếu áp dụng
sẽ dôi ra nhiều lao động cần giải quyết công ăn việc làm nên phơng án này rất
khó cho quá trình thực thi .
d. Tự viết và thực hiện chơng trình
Tự viết và thực hiện chơng trình cho riêng công tác quản lý lao động
tiền lơng tại doanh nghiệp là phơng án có tính phù hợp cao nhất xét trong điều

kiện hiện tại cuả doanh nghiệp :
- Quy mô đầu t là thích hợp chỉ chi bồi dỡng cho cán bộ lập chơng trình ,
không cần đầu t chi phí cho phần cứng và phần mềm
- Nhân lực không tăng phù hợp với khả năng hiện có của lao động , nhất là tận
dụng đợc khả năng lập trình và hiểu biết về tin học của đội ngũ cán bộ công
nhân viên .
- Khả năng ứng dụng cao ; chơng trình viết ra phù hợp với điều kiện thực tế
của đơn vị , giải quyết đợc khó khăn đặt ra với quản lý lao động tiền lơng
- Nâng cao từng bớc trình độ lao động , là bớc đệm khi có điều kiện để
chuyển đổi sang xử lý toàn bộ trên máy .
Vậy , từ các phân tích nhận thấy đây là phơng án tối u nhất đối với điều hiện
tại của doanh nghiệp
3.3. Lên kế hoạch phát triển hệ thống
Một nhân viên của phòng tổ chức tự tìm hiểu thực tế và hoàn thiện chơng trình trong khoảng thời gian 3- 5 tháng
Tháng 1: Tìm hiểu hiện trạng , hệ thống hoá các yêu cầu của công việc
Tháng 2 : Phân tích , thiết kế hệ thống
Tháng 3: Chuyển đổi và tạo dựng cơ sở dữ liệu ban đầu

Lớp : Tin 40A KTQD

11


Tháng 4: Viết chơng trình , chạy thử , sửa lỗi
Tháng 5 : Đa vào ứng dụng , hớng dẫn các cán bộ trong phòng tổ chức , bảo trì
và nâng cấp

Chơng II
cơ sở Phơng pháp luận cơ bản cho quá
trình phát triển hệ thống

I . Xuất phát từ thực tiễn khách quan Từ Hệ thống
thông tin phục vụ quản lý .
1. Khái niệm hệ thống thông tin .

Lớp : Tin 40A – KTQD

12


1.1. Khai niệm
Hệ thống thông tin là tập hợp những con ngời , các thiết bị phần cứng ,
phần mềm , dữ liệu có liên quan với nhau cùng làm nhiệm vụ thu thập xử lý , lu
trữ và phân phát thông tin để hổ trợ cho việc ra quyết định , phân tích tình hình,
lập kế hoạch , điều phối và kiểm soát các hoạt động trong một tổ chức .
Đầu vào của hệ thống thông tin ( Inputs ) đợc lấy từ các nguồn
( Sources ) và đợc xư lý bëi hƯ thèng sư dơng nã cã cïng với các dữ liệu đà đợc
lu trữ từ trớc . Kết quả xử lý (Outputs) đợc chuyển đến các đích ( Destination)
hoặc cập nhật vào kho lu trữ (Storage) .Ta có thể mô tả các yếu tố cấu thành hệ
thống thông tin nh hình vẽ sau:
Nguồn thông
tin

Thu thập
thông tin

Nơi nhận
thông tin

Xử lý - lưu trữ
thông tin

Phân phát
thông tin

Kho dữ liệu

Hình 2 : Mô hình hệ thống thông tin

1.2. Phân loại mét hƯ thèng th«ng tin trong mét tỉ chøc .
Cã hai cách phân loại hệ thống thông tin trong các tổ chức . Một cách lấy
mục đích phục vụ của thông tin đầu ra để phân loại và một cách lấy nghiệp vụ
mà nó phục vụ làm cơ sở để phân loại .
1.2.1. Theo tính chất phục vụ của thông tin đầu ra.
Thì hệ thống thông tin đợc chia làm năm loại.
- Hệ thống thông tin xử lý giao dịch ( Transactional Information System ) :
Đây là hệ thống chịu trách nhiệm thực hiện các hoạt động sản xuất phù hợp
với đầu ra của doanh nghiệp . Vì thế hệ thống còn có tên gọi là hệ thống tác
nghiệp.

Lớp : Tin 40A – KTQD

13


- Hệ thống thông tin quản lý ( Management Information System ) : Là hệ
thống thông tin phục vụ cho công tác quản lý .
- Hệ thống thông tin trợ giúp ra quyết định quản lý ( Managerial Decision
Support System ) : Hệ thống này đợc thiết kế để đáp ứng nhu cầu thông tin
của các giám đốc. Một hệ thống trợ giúp ra quyết định sẽ phải trợ giúp cho
mọi giai đoạn của quá trình ra quyết định bao gồm các thiết bị trợ giúp hiệu

quả và giúp cho việc truy nhập dữ liệu đồng thời làm mới chúng cũng nh trợ
giúp mối liên hệ giữa những ngời ra quyết định .
- Hệ thống chuyên gia ( Expert System ): hay còn gọi là hệ thống cơ sở trí tuệ
có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo .
- Hệ thống thông tin tạo lập cạnh tranh ISCA : Ngoài việc trợ giúp các hoạt
động quản lý bên trong các tổ chức hệ thống này còn có thể đợc sử dụng nh
một trợ giúp chiến lợc
1.2.2. Theo bộ phận chức năng nghiệp vụ .
Gồm có các loại hệ thống sau:
- Hệ thống thông tin tài chính
- Hệ thống thông tin Marketing .
- Hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực
- Hệ thống thông tin quản lý sản xuất .
- Hệ thống thông tin văn phòng .
1.3. Các mô hình biểu diễn hệ thống thông tin .
Để mô tả hệ thống thông tin ngời ta dùng các mô hình sau:
1.3.1. Mô hình logic .
Mô hình logíc thể hiện hệ thống ở những quan điểm nh : Hệ thống làm gì
? Dữ liệu mà nó thu thập , xử lý cần phải thực hiện ? các kho chứa kết quả hoặc
để lấy ra từ đó các dữ liệu cho các xử lý , thông tin mà hệ thống sản sinh ra
Tóm lại mô hình này không quan tâm tới phơng tiện đợc sử dụng cũng nh địa
điểm hay thời điểm dữ liệu đợc xử lý mà những cái cần quan tâm lại xuất phát
từ góc độ quản lý.
1.3.2. Mô hình vật lý ngoài .

Lớp : Tin 40A – KTQD

14

Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy đợc của hệ
thống nh các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng nh hình thức của đầu
vào và đầu ra , phơng tiện để thao tác với hệ thống , phần cứng đợc sử dụng .
1.3.3. Mô hình vật lý trong .
Mô hình vật lý trong liên quan đến khía cạnh vật lý của hệ thống song
khác với mô hình vật lý ngoài là nó không phải là cái nhìn mà ngời sử dụng có
thể nhìn ra đợc . Cấu trúc chơng trình và ngôn ngữ thể hiện đều là những cái mà
ngời sử dụng không có quyền lựa chọn mà kết quả của sự lựa chọn chủ yếu là từ
góc độ kỹ thuật , nghĩa là câu trả lời là từ phía các chuyên viên kỹ thuật. Với
mô hình vật lý tồn tại nhiều khả năng có thể của mô hình vật lý trong. Tuy
nhiên các mô hình đó không tơng đơng nhau . Mét sè cã chi phÝ lín h¬n , mét
sè hoạt động có hiệu quả hơn . Do đó quyết định lựa chọn mô hình nào là phụ
thuộc vào sự cân nhắc kỹ thuật , chi phí và hiệu quả .
Tóm lại, mỗi mô hình đem lại kết quả của mỗi góc nhìn khác nhau . Mô
hình logíc là kết quả của góc nhìn quản lý . Mô hình vật lý ngoài là kết quả của
góc nhìn ngời sử dụng. Mô hình vật lý trong là kết quả của góc nhìn kỹ thuật .
Cả ba mô hình trên đều có những mức độ ổn định khác nhau, mô hình logíc là
ổn định nhất và mô hình vật lý trong hay biến đổi nhất.
2. Các phơng pháp xây dựng hệ thống thông tin quản lý .
2.1. Phơng pháp Top Down Design .
Đây là phơng pháp thiết kế hệ thống thông tin dựa trên qua điểm từ tổng
quát tới tổng thể . Nội dung của phơng pháp này trớc hết ngời ta xác định tổng
quát việc thiết kế phần mềm. Sau đó mỗi mục tiêu lại lại phân chia nhỏ hơn
ngày càng chi tiết và mục tiêu cuối cùng thờng đợc tơng đơng với một Modul
chơng trình.
- u điểm : của phơng pháp này cho phép đa dần hệ thống vào làm việc theo
từng giai đoạn và nhanh chóng thu đợc kết quả.
- Nhợc điểm: các thông tin dễ bị trùng lặp, sinh ra các thao tác không cần
thiết .
2.2. Phơng pháp Bootom Up Design .

Líp : Tin 40A – KTQD

15


Trong phơng pháp này , nhiệm vụ đầu tiên là phải xây dựng đảm bảo
logíc toán học cho hệ thống . sau đó xây dựng các chơng trình làm việc và thiết
lập các mảng làm việc cho chơng trình .
- u điểm : Phơng pháp này cho phép tránh đợc thiết lập các mảng làm việc
một cách thủ công .
- Nhợc điểm : Hệ thống chỉ làm việc đợc khi đa vào toàn thể các mảng .
2.3. Phơng pháp tổng hợp .
Đây là phơng pháp kết hợp đồng thời cả hai phơng pháp trên . Tiên hành
đồng thời việc xây dựng các mảng cơ bản và một số thao tác cũng nh nhiệm vụ
cần thiết . yêu cầu là phải tổ chức chặt chẽ bảo đảm tính nhất quán của thông tin
trong hệ thống.
3. Các bớc xây dựng hệ thống thông tin quản lý.
Để xây dựng một hệ thống thông tin quản lý phục vụ quản lý cần phải
trải qua bốn bớc sau:
Bớc 1 : Nghiên cứu và đặt vấn đề xây dựng hệ thống giai đoạn này chiếm
khoảng 10% lợng công việc . ở bớc này cần làm những công việc sau :
- Tiến hành khảo sát hệ thống hiện tại , phát hiện các nhợc điểm của nó để đa
ra các biện pháp khắc phục.
- Xác định tính khả thi của đề án , từ đó định hớng cho các giai đoạn sau.
Bớc 2 : Phân tích hệ thống , giai đoạn này chiếm khoảng 25% công việc và cần
làm những công việc sau
- Tiến hành phân tích cụ thể hệ thống hiện tại đang sử dụng .
- Dựa trên các công cụ xây dựng lợc đồ khái niệm , trên cơ sở đó tiến hành
xây dựng lợc ®å kh¸i niƯm cho hƯ thèng míi .

Bíc 3 : Thiết kế xây dựng hệ thống , chiếm khoản 50 % công việc . Công việc
cụ thể cần làm .
- Thiết kế tổng thể :
+ Xác định rõ các khâu phải xử lý bằng máy hay xử lý bằng thủ công.
+ Xác định vai trò vị trí của máy tính trong hƯ thèng míi.
- ThiÕt kÕ chi tiÕt :
+ thiÕt kế các khâu xử lý thông tin thủ công trớc khi đa vào xử lý bằng máy
tính .
+ Xác định và phân phối các thông tin đầu ra.
Lớp : Tin 40A – KTQD

16


+ Thiết kế các phơng thức thu thập , xử lý thông tin cho máy.
Bớc 4 : Cài đặt hệ thống mới . Chiếm 15 % khối lợng công việc,bớc này cần
làm các công việc sau:
- Thiết lập các tệp cơ sở dữ liệu , các giao diện cho ngời sử dụng.
- Vận hành chạy thử và bảo trì hệ thống .
- Hớng dẫn đào tạo ngời sử dụng trong hệ thống mới.
4.Các bớc phân tích thiết kế hệ thống .
4.1.Khảo sát thực tế
Nhằm để thực hiện mục đích hoạt động của hệ thống những mục tiêu cần
tự động hoá cũng nh vạch rõ các ràng buộc về mặt kỹ thuật.
4.1.1. Khoả sát sơ bộ .
ở giai đoạn này, những câu hỏi quan trọng sẽ đợc đặt ra là:
- Xác định những gì cần thực hiện để giải quyết vấn đềphù hợp với tổ chức,
ngời sử duịng và hệ thống thông tin?
- Xác định phạm vi của bài toán.
- Xác định tập thể ngời sử dụng những ngời sẽ bị chi phối bởi sự phát triển

của hệ thống.
- Viết báo cáo dựa trên những phát hiện của khảo sát ban đầu , có đợc cái nhìn
bao quát , đầy đủ dới góc độ quản lý của các dự án để tiếp tục chuyển sang
giai đoạn sau.
4.1.2. Khảo sát chi tiết .
Giai đoạn này nhằm xác định những gì sẽ thực hiện và khẳng định những
lợi ích cần đạt đợc.
ở giai đoạn này, chúng ta cần xác định rõ những gì chúng ta quan tâm để
bản thân chúng ta và những ngời khác đều có khái niệm rõ ràng về giới hạn
công việc (những gì làm đợc, những gì cha làm đợc và những gì đà vợt ra ngoài
phạm vi vấn đề). Điều này thể hiện ở hai khía cạnh: Thứ nhất là chức năng công
việc. Thứ hai là các đơn vị tổ chức điều hành các chức năng đó hoặc sử dụng
những thông tin đợc cung cấp bởi các chức năng đó.
4.1.3. Một số phơng pháp thờng dùng để khảo sát hiện trạng:
a. Phơng pháp phỏng vấn .
Lớp : Tin 40A – KTQD

17


Pháng vÊn tõng bé phËn trong hƯ thèng ®Ĩ tõ đó có đợc sự hiểu biết toàn
bộ về hệ thống.
- Ưu điểm: Nhanh chóng đem lại sự hiểu biết đầy đủ về hệ thống đang khảo
sát.
- Nhợc điểm: Đem lại ít hiệu quả nếu nh không chuẩn bị kỹ nội dung phỏng
vấn cũng nh dễ bị thất bại, lạc hớng nÕu nh kh«ng cã quan hƯ tèt víi ngêi
pháng vÊn.
b. Phơng pháp mẫu bản ghi .
Phơng pháp này dựa trên các bảng tờng thuật và theo kinh nghiệm của
mình, các nhà phân tích có thể chuẩn bị đa ra quyết định trực tiếp.

- Ưu điểm: Quyết định đợc đa ra nhanh chóng.
- Nhợc điểm: Quá thiên về nhận xét chủ quan của nhà phân tích.
c. Phơng pháp bảng hỏi .
Là lập một bảng câu hỏi sẵn để đa cho mọi ngời điền vào những thông tin
thích hợp.
- Ưu điểm: Dễ thu đợc thông tin một cách chính xác về hệ thống.
- Nhợc điểm: Việc tạo ra một bảng câu hỏi đầy đủ không phải là một công
việc đơn giản và hiệu quả của nó khó có thể đạt đợc đối với những ngời thiếu
kinh nghiệm.
d. Phơng pháp quan sát .
- Quan sát chính thức: Là quan sát trực tiếp hệ thống đang làm việc cũng nh
những ngời đang vận hành hệ thống.
- Quan sát không chính thức: Là quan sát các chồng giấy tờ công văn, sự sắp
sếp thời gian....
- Ưu điểm: Dễ thực hiện.
- Nhợc điểm: Mất thời gian, gây ra khó chịu cho ngời bị quan sát, nhiều khi
nhiễu do chủ quan cũng nh khác quan.
4.2. Phân tích nghiệp vụ .
4.2.1. Phân tích sơ đồ chức năng nghiệp vơ BFD (Business Function
Diagram):

Líp : Tin 40A – KTQD

18


Bớc đầu tiên trong việc phân tích một hệ thống dự định xây dựng. Chức
năng nghiệp vụ là một khái niệm logic chứ không phải là một khái niệm vật lý,
nó mô tả điều cần thực hiện để nghiệp vụ đợc thực hiện chứ không phải là
nghiệp vụ đợc thực hiện ở đâu, nh thế nào hoặc do ai làm.

ã Định nghĩa sơ đồ chức năng nghiệp vụ BFD: Là việc phân rà có thứ bậc đơn
giản các chức năng của hệ thống trong miền khảo cứu. Mỗi chức năng đợc
ghi trong một khung và nếu cần có thể phân rà thành các chức năng con, số
mức phân rà phụ thuộc vào kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống.
ã Mục đích của sơ đồ chức năng nghiệp vụ BFD.
- Để giúp xác định phạm vi của hệ thống cần phân tích.
- Để giúp tăng cờng cách tiếp cận logíc tới việc phân tích hệ thống. Các chức
năng này đợc xác định ở đây sẽ đợc dùng trong nhiều mô hình sau này.
- Để chỉ ra miền khảo cứu hệ thống trong toàn bộ hệ thống tổ chức.
ã Một sơ đồ chức năng nghiệp vụ đợc coi là đầy đủ bao gồm :
- Tên chức năng
- Các mô tả có tính chất tờng thuật
- Đầu vào của các chức năng ( Dữ liệu )
- Các sự kiện gây ra sự thay đổi.
4.2.2. Phân tích sơ đồ dòng dữ liệu DFD (Data Flow Diagram ).
Bớc tiếp theo trong quá trình phân tích là xem xét chi tiết hơn về thông
tin cần cho việc thực hiện các chức năng đà đợc nêu và những thông tin cung
cấp để thực hiện chúng . Công cụ mô hình đợc sử dụng cho mục đích này là sơ
đồ dòng dữ liệu DFD .
ã Định nghĩa sơ đồ DFD : Đây là mô hình về hệ thống có sự thể hiện bằng sơ
đồ các kho dữ liệu , các luồng thông tin, các xử lý ở mức logíc.
Điều đáng lu ý ở mô hình này là nó chỉ ra cách mà thông tin vận chuyển từ chức
năng này trong hệ thống sang một chức năng khác đồng thời cũng chỉ ra những
thông tin nào cần phải có trớc khi cho thực hiện một hàm hay quá trình.
ã Mục đích của sơ đồ DFD : Sơ đồ DFD là một công cụ trợ giúp cho bốn hoạt
động chính của nhà phân tích.
- Phân tích: DFD đợc dùng để xác định yêu cầu của ngời sử dụng .
- Thiết kế : Nó đợc dùng để vạch kế hoạch , minh hoạ các phơng án cho nhà
phân tích vµ ngêi dïng xem xÐt khi thiÕt kÕ hƯ thèng míi .

Líp : Tin 40A – KTQD

19


- Liên lạc : Một trong những sức mạnh của DFD là tính đơn giản, tính dễ hiểu
của nó đối với ngời phân tích và ngời dùng
- Tài liệu : Việc dùng DFD trong đặc tả yêu cầu hình thức , đặc tả thiết kế hệ
thống là một nhân tố làm đơn giản hoá chính trong việc tạo ra và chấp nhận
những tài liệu nh vậy .
ã Một số ký pháp thờng dùng trong DFD .
- Nguồn hay đích tới của dữ liệu :
Nguồn

Đích

- Các xử lý ( Hay các tiến trình )
Tên
xử lý

- Dòng dữ liệu :
Tên của dòng thông tin

- Kho dữ liệu :
Tên kho dữ liệu

- Tác nhân ngoài : La một ngời , một nhóm hoặc một tổ chức ở bên ngoài lĩnh
vực nghiên cứu hệ thống nhng có một số các hình thức tiếp xúc với hệ
thống . Tên của các tác nhân ngoài luôn ở dạng danh từ .
- Tác nhân trong : Là một chức năng hoặc một tiến trình bên trong hệ thống đợc mô tả ở dạng khác của mô hình.

ã Các phơng pháp tạo ra sơ đồ dòng dữ liệu .
- Dùng sơ đồ chức năng nghiệp vụ BFD : Việc phân rà chức năng trong sơ đồ
BFD đợc dùng để chỉ ra mức độ mà từng tiến trình xử lý hoặc tiến trình con
phải xuất hiện trong sơ đồ DFD .
- Dùng sơ đồ ngữ cảnh : Trong một số phơng pháp không dùng sơ đồ chức
năng nghiệp vụ, ngời ta đà tạo ra một dạng sơ đồ dùng cho việc khởi đầu quá
Lớp : Tin 40A KTQD

20


trình xây dựng một DFD . Nó có tên là sơ đồ ngữ cảnh , thờng đợc bố trí trên
một trang bao gồm một vòng tròn các quá trình trung tâm ( Biểu thị cho toàn
bộ hệ thống đang nghiên cứu ) , đợc bao quanh bởi các tác nhân ngoài của
hệ thống . Các liên kết chỉ ra thông tin đợc truyền vào và ra khỏi hệ thống .
Sơ đồ ngữ cảnh thờng đợc xây dựng ở giai đoạn đầu của quá trình phân tích
và đợc dùng để vạch danh giới hệ thống , buộc ngời phân tích phải xem xét
mọi ràng buộc bên ngoài của hệ thống. Có thể dùng sơ đồ này nh DFD ở
mức cao nhất , trong đó có thể đạt tới mc 0 bằng cách phân rà chức năng của
quá trình trung tâm trong sơ đồ ngữ cảnh .
4.2.3. Phân tích mô hình dữ liệu .
ã Mục đích của việc xây dựng mô hình dữ liệu :
- Kiểm tra chặt chẽ các yêu cầu của ngời dùng .
- Cung cấp cái nhìn logíc về thông tin cần cho hệ thống .
ã Các thành phần của một mô hình dữ liệu :
- Thực thể : Là một nhóm ngời , đồ vật , sự kiện , hiện tợng hay khái niệm bất
kỳ với các đặc điểm và tính chất cần ghi chép lại . Một số thực thể có vẽ vật
chất chẳng hạn nh : Sinh viên , máy móc, vật t, hoá đơn ... Còn một số thực
thể khác lại là khái niệm hay quan niệm nh : Tài khoản , dự án , nhiệm vụ
công tác ...

- Kiểu thực thể : Là một nhóm tự nhiên các thực thể cùng loại . Nghĩa là mô tả
cho một loại thông tin chứ không phải bản thân thông tin . Để ghi chép dữ
liệu về một nhóm thực thể nào đấy ngời ta sử dụng các bảng .
- Lần xuất của thực thể : Chính lµ biĨu hiƯn cơ thĨ cđa mét thùc thĨ .
- Thuộc tính : Mỗi thực thể đều có những đặc điểm riêng của nó mà ta sẽ gọi
là thuộc tính. Mỗi thuộc tính là một yếu tố dữ liệu hay một phần tử thông tin
tách biệt và không chia nhỏ đợc nữa . Các thuộc tính góp phần mô tả về thực
thể và là những dữ liệu mà chúng ta cần lu trữ . Thông thờng , thuộc tính đợc
thể hiện ra là các trờng hay các cột của bảng .
Có ba kiểu thuộc tính khác nhau mà bất ký một thực thể nào cũng đều có thể có
thuộc tính trong ba kiểu này . Các kiểu đó là:
- Thuộc tính định danh : Là một hay nhiều thuộc tính trong kiểu thực thể cho
phép xác định một cách duy nhÊt vỊ mét c¸ thĨ trong mét thùc thĨ .
- Thuộc tính mô tả : Hầu hết các thuộc tính trong một kiểu thực thể đều có thể
là mô tả . Đây là thông tin mô tả cho thực thể đợc tham trỏ tới . Thông tin
Lớp : Tin 40A – KTQD

21


này làm tăng hiểu biết của ta về thực thể .Đối với thuộc tính mô tả cần lu ý
là mỗi thc tÝnh nh vËy chØ xt hiƯn trong mét vµ chỉ một bảng mà thôi .
- Thuộc tính kết nối : Là những thuộc tính đợc dùng để chỉ ra mối quan hệ
giữa một thực thể đà có với một thực thể khác trong bảng khác. Thuộc tính
kết nối rất giống với thuộc tính mô tả , thông thờng trong bản thân thực thể
chứa nó nh ng ở một thực thể khác thì nó lại là khoá .
- Các quan hệ : Mối quan hệ tự nhiên xuất hiện giữa các thực thể thuộc các
kiểu khác nhau . Bản chất của mối quan hệ là tổ chức và tạo nên cách sử
dụng trong việc điều khiển hoạt động nghiệp vụ . Có ba kiểu quan hệ sau
đây.

+ Quan hệ một một : Với mỗi dòng trong bảng thực thể A thì tơng ứng ( Có
liên quan ) với một dòng của bảng thực thể B và ngợc lại .
+ Quan hệ một - Nhiều : Với mỗi dòng trong bảng thực thể A thì tơng ứng với
nhiều dòng trong bảng thực thể B nhng ngựơc lại mỗi dòng trong bảng thực thể
B chỉ tơng ứng với một dòng duy nhÊt trong nhÊt trong b¶ng A.
+ Quan hƯ nhiỊu-nhiỊu: Víi mỗi dòng trong bảng thực thể A tơng ứng với
nhiều dòng trong bảng thực thể B và ngợc lại với mỗi dòng trong bảng thực thể
B sẽ tơng ứng với nhiều dòng trong bảng thực thể A.
ã Các giai đoạn trong quá trình xây dựng mô hình dữ liệu:
- Xác định các kiểu thực thể .
- Đa ra các bảng thực thể chính giữ thông tin về hệ thống trong nlĩnh vực
nghiên cứu để xem xét và mở rộng về sau .
- Xác định các mối quan hệ chính giữa các kiểu thực thể . Nghĩa là phải tìm ra
các liên kết tự nhiên giữa chúng và phải ghi lại các liên kết này dới dạng
quan hệ một nhiều.
ã Các căn cứ để xác định các quan hệ
- Một quan hệ tồn tại giữa hai thực thể nếu cần phải giữ thông tin trong thực
thể này về thực thể kia. Lý do cho việc giữ thông tin kết nối này là bản chất
của quan hệ.
- Trong mối quan hệ một nhiều, thực thể giữ thông tin kết nối theo định
nghĩa nằm ở phía nhiều.
- Các quan hệ gián tiếp thì nên bỏ qua.
4.2.4 Mô hình quan hệ .

Lớp : Tin 40A – KTQD

22


Mô hình quan hệ là một danh sách tất cả các thuộc tính thích hợp cho

từng bảng thực thể của mỗi mô hình dữ liệu.
ã Mục đích xây dựng mô hình quan hệ : Nhằm kiểm tra , cải tiến ,mở rộng và
làm tối u mô hình đà xây dựng .
ã Các bớc để xây dựng một mô hình quan hệ :
- Xác định tất cả các thuộc tính cần dùng tới trong hệ thống xây dựng
- Xác định kiểu thực thể để đặt từng thuộc tính nhằm giảm thiểu việc sao chép
và tránh d thừa (Quá trình chuẩn hoá ) .
- Xác định quan hệ vốn tiềm ẩn bên trong các danh sách thuộc tính đà đợc
thiết lập cho từng kiểu thực thể . Điều này đợc thực hiện bằng cách ghi ra
những thuộc tính nào trong từng bảng là thuộc tính kết nối.
Tóm lại , với các thuộc tính và kiểu thực thể cũng nh quan hệ đà biết có thể
xây dựng nên một sơ đồ cùng kiểu nh mô hình dữ liệu trực giác . Khi đó ta có
thể đánh giá , so sánh các mô hình và chích ra đợc từ việc so sánh đó một mô
hình duy nhất có chứa các đặc trng tốt nhất của cả hai . Tuy nhiên việc ớc lợng
về khối lợng thực thể cho từng bảng cũng cần phải đợc ghi lại trong mô hình.
5. Thiết kế hệ thống .
5.1. Xác định hệ thống máy tính .
- Mục đích của việc xác định hệ thống máy tính : Nhằm xác định xem bộ
phận nào của hệ thống cần có sẽ đợc xử lý bằng máy tính, phần nào do ngời
dùng xử lý.
- Công cụ đợc sử dụng để xác định hệ thống máy tính : Dùng sơ đồ DFD , ngời ta chia các tiến trình logíc của DFD thành các tiến trình vật lý . Một số
trong chúng có thể đợc đảm nhiệm bằng máy tính và một số khác do ngời
dùng đảm nhiệm.
5.2. Thiết kế cơ sở dữ liƯu .
Trong khi triĨn khai mét øng dơng , viƯc thiết kế ngay từ đầu một cơ sở
dữ liệu tốt là hết sức quan trọng, làm thể nào để hệ thống không bị cứng nhắc
mà có thể thay đổi một cách dễ dàng uyển chuyển . Đồng thời ta phải làm thế
nào để việc duy trì bảo dỡng chơng trình đỡ gây tốn kém cho ngời sử dụng.
Phần sau đây sẽ trình bầy khái quát các bớc thiết kế cơ sở dữ liệu :
Bớc 1 : Phân tích toàn bộ những yêu cầu .

Đây là bớc khởi đầu khó khăn nhất bởi vì nó đòi hỏi phải phân tích chọn
vẹn những yêu cầu trong việc hình thành cơ sở dữ liệu cho một đơn vị , Trong
Lớp : Tin 40A – KTQD

23


giai đoạn này ngời thiết kế phải tìm hiểu và hỏi ngời dùng cơ sở dữ liệu trong tơng lai xem họ cần trích, rút những dữ liệu nào, dới dạng báo cáo nh thế nào và
sử dụng những dữ liệu ấy vào việc gì để từ đó có một cái nhìn tổng quát trớc khi
chính thức bắt tay vào thiết kế cơ sở dữ liệu .
Bớc 2 : Nhận diện những thực thể .
Sau khi đà tìm hiểu đợc các tiến trình xử lý thì lúc này ngời thiết kế cần phải
nhận diện đợc những thực thể nào sẽ làm việc . Nghĩa là phải phác hoạ hình
thành bên trong đầu mô hình dữ liệu cần có những bảng nào , thuộc tính , để cơ
sở dữ liệu đạt đợc mục đích đề ra . ở đây mỗi thực thể phải đợc xem nh là một
đối tợng xử lý rõ ràng, riêng biệt . Những thực thể này có thể đợc biểu diễn bởi
những bảng dữ liệu trong cơ sở bảng dữ liệu. Khi cần thiết có thể thêm thông tin
vào những bảng này hoặc có thể tách rời thực thể ra làm nhiều bảng dữ liệu
khác .
Bớc 3 : Nhận diện các mối tơng quan giữa các thực thể .
Sau khi đà tiến hành phân chia các thông tin dữ liệu vào bảng thì công
việc tiếp theo là phải tìm ra tất cả những mối quan hệ giữa các thực thể , để sau
này dựa vào mối quan đấy nhằm liên kết các bảng dữ liệu lại với nhau , trích ,
rút , kết hợp dữ liệu từ đó sẽ đáp ứng đợc nhanh chóng nhu cầu của ngời sử
dụng.
Bớc 4 : Xác định khoá chính .
Để tránh sự nhập nhằng về thông tin dữ liệu giữa các bản ghi trong một
bảng đòi hỏi ta phải nhận diện một trờng hay thuộc tính làm yếu tố phân biệt ,
tức là khoá chính của bảng. Trong trờng hợp nếu có nhiều lựa chọn thì phải
chọn ra trờng nào có ý nghĩa nhất đối với ứng dụng để làm khoá định danh .

Đôi khi ta cũng phải biết kết hợp một vài các thuộc tính để tạo mục khoá chính .
Bớc 5 : Nhận diện mục khoá ngoại lai.
Khoá này yêu cầu là một trờng trên bảng dữ liệu này nhng giá trị của nó
phải khớp với giá trị của mục khoá chính trên bảng dữ liệu cần liên kết kia .
Xong khoá này chỉ mang tính kết nối chứ không xác định tính duy nhất của các
bản ghi trong bảng dữ liệu.
Bớc 6 : Thêm vào các trờng không phải là khoá.
Yêu cầu của bớc này là làm sao tìm ra những tên để đặt cho các trờng
trong bảng sao cho gợi nhớ và thuận tiện khi xử lý các dữ liệu trên bảng .Sau đó
cần tiến hành chuẩn hoá các bảng dữ liệu nhằm trách sự trùng lặp vỊ d÷ liƯu ,

Líp : Tin 40A – KTQD

24


giữ cho các dữ liệu có thể liên kết một cách chặt chẽ với nhau đảm bảo không
mất thông tin .
Bớc 7 : Xây dựng mạng sơ đồ dữ liệu .
Công việc giai đoạn này là vẽ ra những cái gì đà khai báo định nghĩa để
có thể nhìn cơ sở dữ liệu một cách tổng quát hơn .Từ đó có thể phát hiện ra các
sai sót để kịp thời sữa chửa .
Bớc 8 : Khai báo phạm vi của mỗi trờng .
Đây là bớc cuối cùng của quá trình thiết kế cơ sở dữ liệu . Trong bớc này
phải xác định đợc kiểu dữ liệu thích hợp , phạm vị (Độ rộng ) của các trờng .
5.3. Thiết kế giao diện ngời - máy .
ã Mục đích của việc thiết kế giao diện ngời- máy : Nhằm tạo ra giao diện làm
công cụ cho việc giao tiếp giữa ngời với máy đợc thuận lợi hơn.
ã các chỉ tiêu quan trọng cần có khi đánh giá một giao diện ngời - máy là :
- Phải dễ sử dụng và dễ học ngay cả đối với những ngời thiếu kinh nghiệm.

- về tốc độ thao tác , giao diện phải mang lại hiệu quả trong hạn định của các
bớc thao tác , nhÊn phÝm cịng nh thêi gian tr¶ lêi.
- Ph¶i kiểm soát đợc chơng trình nghĩa là đảm bảo cho ngời sử dụng thực hiện
hoặc bắt đầu kiểm soát đàm thoại.
- Dễ phát triển các yêu cầu và đem lại kết quả .
ã Các tính chất cần thoả mÃn khi thiết kế giao diện : Một là phải phù hợp với
những ngời sử dụng, ngời sẽ tham gia đối thoại với máy. Hai là phải phù hợp
với nhiệm vụ đợc giao .
ã Một số loại giao diện cơ bản.
- Máy hỏi - ngời đáp : Với cách thiết kế này chỉ phù hợp đối với ngời mới sử
dụng và ít kinh nghiệm . Các câu hỏi và đáp thờng là ngắn và lợng thông tin
thờng là tơng đối nhỏ .
- Ngôn ngữ lệnh : Thờng là ngôn ngữ lệnh bao gồm từ những câu lệnh đơn
giản nhất cho đến những câu lệnh khá phức tạp về mặt ngữ pháp . Đối với
kiểu giao diện này chỉ phù hợp với ngời sử dụng ở mức chuyên gia còn đối
với ngời sử dụng bình thờng thì rất khó nhớ ,hay mắc lỗi khi viết câu lệnh .
- Điền theo mẫu : Đây là dạng đối thoại hay đợc dùng nhất đối với xử lý dữ
liệu cũng nh sử dụng trong việc khôi phục dữ liệu và soạn thảo . Kiểu giao
diện nh vậy rất gần gũi với ngời sử dụng và việc thao tác trên chúng lại đợc
tự giải nghĩa cho đến khi mẫu đà đợc nạp đầy đủ thông tin .

Lớp : Tin 40A – KTQD

25