Thảo luận nhóm TMU môn kiểm toán nội bộ bài tập 11

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI
KHOA: KẾ TOÁN- KIỂM TOÁN
--------

BÁO CÁO THẢO LUẬN
HỌC PHẦN: KIỂM TỐN NỘI BỘ

Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Thu Hồi
Lớp học phần: 2106IAUD1121
Nhóm: 6

Hà Nội, năm 2021


CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do – Hạnh phúc

BIÊN BẢN HỌP NHĨM KIỂM TỐN NỘI BỘ
I.

Thông tin cuộc họp
1. Thời gian:
 Từ 20h đến 21h30h
 Ngày 25/3/2021
2. Địa điểm: Họp thông qua ứng dụng Zalo
3. Thành phần tham gia: Thành viên nhóm 6

II.

Nội dung cuộc họp
1.

2.
3.
4.

Phân tích đề tài và nêu lại những hướng dẫn của giảng viên về đề tài.
Các thành viên đưa ra phương hướng làm bài.
Phân chia công việc cho từng thành viên.
Thời hạn gửi bài: Từ 25/3/2021 đến 6/4/2021.
Bảng phân công công việc

ST
T

Họ và tên

Mã SV

Chức vụ

Nhiệm vụ

50

Lê Thị Thu Trang

18D150106

Thành viên

Word

51

Tống Thị Trang

18D150348

Thành viên

Bài 11: Thanh toán bằng
séc, thanh toán bằng tiền
mặt

52

Trần Thị Trang

18D150049

Thành viên

Bài 12

53

Mai Thu Uyên

18D150110

Thành viên

Bài 11: Đối chiếu cơng
nợ, Giảm giá

54

Nguyễn Thu Un

18D150350

Thành viên

Thuyết trình

55

Nguyễn Thị Vân

18D150052

Thành viên

Bài 12

56

Hoàng Thị Hải Yến

18D150113

Thư ký

Bài 11: In hóa đơn, Giao
hàng cho khách hàng

57

Nguyễn Thị Yến

18D150054

Nhóm trưởng

Bài 11: Phần đầu

58

Vũ Thị Yến

18D150292

Thành viên

Bài 12

59

Nguyễn Thị Đào

18D150189

Thành viên

Powerpoint

60

Hà Thị Thu Un

18D150051

Thành viên

Bài 11: Kiểm sốt cơng nợ

Thư ký
Hồng Thị Hải Yến

Hà Nội, ngày 25 tháng 3 năm 2021
Nhóm trưởng
Nguyễn Thị Yến

BẢNG ĐÁNH GIÁ CÁC THÀNH VIÊN


NHÓM 6
ST
T

Họ và tên

Mã SV

50

Lê Thị Thu Trang

51

Tống Thị Trang

52

Trần Thị Trang

53

Mai Thu Uyên

18D15010
6
18D15034
8
18D15004
9
18D150110

54

Nguyễn Thu Uyên

55

Nguyễn Thị Vân

56

Hoàng Thị Hải Yến

57

Nguyễn Thị Yến

58

Vũ Thị Yến

59

Nguyễn Thị Đào

60

Hà Thị Thu Uyên

18D15035
0
18D15005
2
18D150113

18D15005
4
18D15029
2
18D15018
9
18D15005
1

Sinh viên
Điểm
tự
cho
quy đổi
điểm

Ký tên
Ghi chú
xác nhận

Thư ký
Nhóm
trưởng


PHẦN NỘI DUNG:
Bài 11:
I, PHẦN ĐẦU:

Hoạt động

Điểm mạnh

- Các đơn đặt hàng của

Hạn chế của KSNB
Rủi ro kiểm soát

Các giải pháp

Nhập thông tin về - Đối chiếu thông

khách hàng được tiếp

sản

phẩm

(số tin trên đơn đặt

nhận bởi phòng kinh

lượng, quy cách, hàng với thông tin

doanh, thường qua điện

chủng loại, thời khách hàng trên

thoại hay fax.

gian giao hàng,...) hệ thống giao dịch

- Nhân viên phịng kinh

khơng

doanh ghi nhận thơng tin

khơng đầy đủ.

về ĐĐH vào máy tính.

-

đúng, kinh doanh.

Khơng

- Tiến hành xác
đúng nhận lại thông tin

thông tin về khách với khách hàng.
hàng.
Ghi
chưa
duyệt.

- Các đơn đặt
nhận
được

ĐĐH hàng

cần

phê phê

duyệt

người

có

được
bởi
thẩm

quyền trước khi
ghi nhận.
- Chương trình trên máy - Kiểm tra khả
sẽ tự động so sánh số năng cung ứng
lượng hàng đặt mua với sản phẩm.
số lượng tồn kho.

- Phân loại các

- Nếu số lượng hàng đặt đơn hàng chưa
mua vượt quá số lượng đủ điều kiện để
tồn kho, đơn đặt hàng sẽ xử lý.
bị treo lại, hệ thống máy

tính tự động chuyển các
ĐĐH này vào danh sách
đợi. Khi có hàng mới
mua về nhập kho, hệ
thống sẽ ưu tiên xử lý
các ĐĐH này trước. Lúc
này, ĐĐH trên danh sách
hàng đợi sẽ bị hủy và
ĐĐH được xử lý như
bình thường.
Các đơn đặt hàng được - Dễ dàng cho Trưởng

phòng - Cần có các quy

tính giá và giảm giá một việc theo dõi tiến kinh doanh giảm định rõ ràng, cụ
cách tự động thơng qua độ chu trình bán giá
chương trình trên máy. hàng.

cho

những thể cho các trường

khách hàng cung hợp giảm giá đặc

Tuy nhiên, trưởng phòng - Khách quan, cấp thân thiết để biệt.
- Cần đưa ra minh
kinh doanh có thể can tránh gian lận hưởng lợi riêng
chứng

chứng
thiệp bằng thủ cơng vào trong việc giá
minh đơn hàng
hệ thống máy tính khi được tính khơng
thuộc trường hợp
muốn cho phép một khớp với giá
giảm giá đặc biệt.
khoản giảm giá đặc biệt niêm yết.
nào đó.
Cơng ty có ba nhóm Phân chia thành
khách hàng quan trọng:

từng

nhóm,

thuận lợi cho
 Những đại lý
 Các cửa hàng bán việc theo dõi, so
lẻ
 Các công ty

sánh

giữa

các

khách hàng trong
cùng một nhóm.

Thơng tin về từng khách

- Thơng tin khách - Có quy định về

hàng trên máy bao gồm

hàng khơng được thời gian cập nhật

các yếu tố sau:

cập nhật thường định kỳ về thông


 Tên khách hàng
 Địa chỉ gửi hóa

xun.

- Mất thơng tin - Hạn chế tiếp cận

đơn
 Mức nợ tối đa cho

khách hàng.

thông tin, thiết lập

phép
 Số dư nợ thực tế

tài

của khách hàng
 Khoản giảm giá

lấy thông tin.

Nếu khách hàng đặt hàng Loại bỏ các giao
với giá trị vượt quá mức dịch bán không
nợ tối đa cho phép, đơn phù hợp với yêu
hàng sẽ bị phong tỏa.

cầu, quy định.

Đơn đặt hàng chỉ có thể Có sự phân cấp
được giải tỏa bởi người người có thẩm
kế tốn phụ trách cơng quyền giải tỏa
nợ hay giám đốc tài đơn hàng.
chính.
Sau khi đơn đặt hàng đã Có

nhân

viên

được kiểm tra qua hệ độc lập kiểm tra
thống máy, một nhân đối chiếu thơng
viên phịng kinh doanh tin trên đơn đặt
sẽ kiểm tra lần nữa để hàng, tính hợp lệ

xem liệu chúng có lập của

đơn

đặt

phận

bán

đúng khơng và các thơng hàng.
tin ghi nhận có hợp lý
khơng (ví dụ: có phải là
khách

hàng

cũ

hay

khơng, hàng có sẵn trong
kho hay khơng...)
Phần lớn đơn hàng được Bộ
lý

ngay.

khoản

mật

khẩu truy cập để

cho phép

xử

tin khách hàng.

Thông hàng làm việc có


thường, các đơn đặt hàng hiệu quả
bị phong tỏa hay bi xếp
vào hàng đợi chỉ chiếm
10% số đơn đặt hàng
nhận được.
Cuối mỗi ngày, tại kho

- Khơng có chữ ký - Danh sách sau

hàng, các danh sách

phê

hàng cần giao sẽ được in

danh sách.

ra.

- In thiếu danh duyệt của người
có thẩm quyền
sách.

duyệt

trên khi in ra cần phải
có chữ ký phê

theo quy định.
- Đánh số thứ tự
cho

từng

danh

sách.
Nhân viên kho hàng dựa

- Phiếu giao hàng - Nhân viên độc

vào danh sách đơn hàng

không đúng với lập

để lập phiếu giao hàng

danh

sách

đối

chiếu

đơn thông tin trên đơn

hàng.

hàng với phiếu

- Hàng chưa xuất giao hàng.
kho nhưng đã lập - Xác nhận đã lập
phiếu giao hàng.

phiếu xuất kho
trước

khi

lập

phiếu giao hàng.
Để đảm bảo rằng hàng -Tránh

bỏ

sót

hóa chuẩn bị theo đúng đơn đặt hàng cần
danh sách, mỗi dòng đơn giao, thuận tiện
đặt hàng đều được kiểm cho

việc

đối

tra và đánh dấu. Trong chiếu xuất kho.
trường hợp số lượng -Thuận lợi cho
hàng giao khác với số việc theo dõi, tìm
lượng ghi trên đơn đặt


hàng, danh sách này sẽ ra sai sót.
được để riêng.
Chi tiết hàng giao được Tiến
ghi nhận vào máy tính.

độ

cơng

việc được cập
nhật,

theo

dõi

liên tục.
Khi hàng hóa đã sẵn Có

nhân

sàng để gửi đi, người chuyên
phụ trách kho kiểm tra kiểm

viên
trách

tra,

đối

sự phù hợp giữa số chiếu.
lượng hàng chuẩn bị và
số lượng hàng trên phiếu
giao hàng.

II, IN HÓA ĐƠN:
Hoạt động

Điểm mạnh

Hạn chế của KSNB
Rủi ro kiểm sốt

Các giải pháp

Việc lập hóa đơn bán Dễ theo dõi, đối - Với các đơn hàng nhỏ Để bộ phận kế
hàng thành 3 liên: chiếu số liệu khi lẻ, gây tốn chi phí lập tốn xử lý cơng nợ
một liên lưu tại bộ cần và tăng tính hóa đơn cho đơn vị.
theo đúng
- Bộ phận bán hàng theo
phận bán hàng để chính xác cho
định.
dõi cơng nợ sai quy
theo dõi công nợ, đơn hàng.
định công ty, không
một liên kèm theo
quản lý chặt chẽ công
phiếu giao hàng cho
nợ phải thu của khách
khách hàng, một liên
hàng.
chuyển cho bộ phận
kế toán.

III, GIAO HÀNG CHO KHÁCH HÀNG:
Hoạt động

Điểm mạnh

Hạn chế của KSNB

quy

Rủi ro kiểm soát

Các giải pháp

Khi giao hàng, Dễ kiểm tra đối
phiếu giao hàng chiếu xác nhận số
được đính kèm lượng, quy cách,
với hóa đơn bán phẩm chất… trên
hàng để khách phiếu
hàng kí nhận.

giao

hàng

xem có khớp đơn
hàng khơng.

Bộ phận kinh - Dễ dàng kiểm - Bộ phận kinh doanh - Cần có người kiểm
doanh ghi nhận sốt, theo dõi các sẽ ghi nhận vào hệ tra giám sát lại việc
vào

hệ

thống đơn hàng trên máy thống máy tính sai, nhập thơng tin của

máy tính.

tính.

khơng đúng về sản bộ phận kinh doanh

- Quản lý đơn hàng phẩm (số lượng, quy trên máy tính.
trên máy tính tránh cách, chất lượng, …)
lãng phí và thất vào hệ thống máy tính,
khơng đúng thơng tin
thốt.
khách hàng (mã số,
tên), khơng đúng về
thời gian, chính sách
bán.
Trưởng

phịng

- Xảy ra trường hợp bị - Tạo bảo mật mà

kinh doanh có

sửa số liệu thông tin khi người truy cập

thể can thiệp thủ

trên hệ thống.

công

vào

hệ

vào bắt buộc phải kê
khai thông tin cá

thống máy tính.

nhân và có mã truy
cập riêng.

Khi giao hàng,

- Có thể dẫn đến - Khi giao hàng cho

khơng có biên

trường hợp khách hàng bên nhận cần có đầy

bản

báo khơng nhận được đủ các bộ phận và

bàn

hàng hóa.

giao

hàng.

lập biên bản bàn


giao hàng hóa và có
chữ ký đầy đủ.

IV, ĐỐI CHIẾU CƠNG NỢ:

Hoạt động
Hàng

tháng,

Điểm mạnh

Hạn chế của KSNB
Rủi ro kiểm sốt

Các giải pháp

kế Hạn chế các sai sót Khi đối chiếu cơng - Cần có bên thứ ba

tốn gửi bảng kê và các gian lận nợ với khách hàng độc lập kiểm tra đối
chi tiết công nợ trong việc quản lý và phát hiện chênh chiếu bảng kê chi
cho khách hàng, công nợ và thu lệch,
nếu

khách

hàng tiền.

phát hiện chênh
lệch về số dư thì kế
tốn

điều

tra

ngun nhân.

nếu

chênh tiết cơng nợ cho

lệch này xuất phát khách hàng.
từ bộ phận kế tốn - Thơng tin phản
thì có thể kế tốn sẽ hồi từ khách hàng
che dấu đi nguyên được gửi về một
nhân phát sinh ra nhân viên độc lập
chênh lệch này.
để xem xét và xử lý
các chênh lệch.

Bảng kê chi tiết

Giám đốc tài chính Định kỳ kế tốn

cơng nợ được kiểm

kiểm tra bảng kê cơng nợ lập báo cáo

tra bởi Giám đốc

chi tiết công nợ có cơng nợ đối chiếu

tài chính.

thể bị sai sót.

với bộ phận kinh
doanh để nhân viên
bán hàng đôn đốc
công nợ của khách
hàng.
- Bộ phận kinh
doanh
xuyên

thường
cập

nhập

nghiệp vụ bán hàng
để có thể đối chiếu


với bộ phận kế
toán.

V, GIẢM GIÁ:

Hoạt động

Hạn chế của KSNB

Điểm mạnh

Rủi ro kiểm soát

Các giải pháp

Các đơn đặt hàng Giúp cho việc tính Các đại lý mua Cần có sự phân chia
được tính giá và tốn các khoản hàng của công ty, rõ ràng về mức mua
giảm giá một cách giảm giá nhanh có thể có đại lý mua hàng của các đại lý để
tự động thơng qua hơn, ít tốn thời nhiều, có đại lý nhận được các khoản
một chương trình gian hơn và có độ mua ít. Việc các giảm giá khác nhau.
trên máy, phần chính
lớn

các

xác

cao khách hàng là đại lý Tùy theo việc đại lý

khách hơn.

đều

được

hưởng mua nhiều hàng thì sẽ

hàng là đại lý đều

một tỷ lệ giảm giá được

hưởng

mức

được hưởng tỷ lệ

chuẩn có thể sẽ gây giảm giá cao hơn

giảm giá chuẩn.

ra sự mất cân bằng những đại lý mua ít
trong việc giảm giá hàng.
hàng bán.

Tỷ lệ giảm giá Giúp cho tỷ lệ
được xác định bởi giảm giá được xác
nhân viên phịng định hợp lý hơn.
kinh

doanh,

có

tham khảo ý kiến
của kế tốn cơng
nợ và giám đốc
phịng

kinh

doanh.
Đối với các khách

Trưởng phịng kinh Khi có khách hàng

hàng đặc biệt cần

doanh có thể can đặc biệt cần có khoản

có khoản giảm giá

thiệp thủ cơng vào giảm giá đặc biệt thì


đặc biệt, trưởng

hệ thống máy tính phải được lập một

phịng kinh doanh

khi muốn cho phép danh sách ghi các chỉ

sẽ quyết định.

một khoản giảm giá tiêu về lịch sử giao
đặc biệt nào đó. dịch của khách hàng,
Dẫn

đến

việc mức mua hàng của

trưởng phịng kinh khách hàng… Danh
doanh có thể sẽ cấu sách đó cần đưa cho
kết với khách hàng giám đốc tài chính và
để lập ra một khoản kế tốn cơng nợ xem
giảm giá bất hợp lý. xét.

VI, THANH TOÁN BẰNG SÉC:

Hoạt động

Hạn chế của KSNB

Điểm mạnh

Rủi ro kiểm soát

Các giải pháp

Thanh toán bằng Đảm bảo nhận tiền

Séc.

cho

người

thụ

hưởng. Các khoản
thanh toán bằng
séc nhanh chóng,
an tồn, chính xác
số tiền cần thanh
tốn.
Các khoản thanh

- Gửi séc qua bưu -u cầu khách hàng

tốn

séc

điện: có nguy cơ gửi séc cho bên bưu

thường được gửi

mất séc, hay nhầm điện ngay khi phát

qua đường bưu

lẫn địa chỉ khi gửi. hành séc và ký xác
- Có thể quá hạn
nhận thơng tin trước
thanh tốn khi
khi gửi séc.
đường vận chuyển
- Có quy định về thời
bị chậm chễ.
gian thanh tốn rõ

điện

bằng


ràng trên đơn bán
hàng.
Các thư chứa các Đảm

bảo

tính - Séc bị rách, bị mờ - Có quy định về quy

séc thanh tốn sẽ khách quan khi lập thơng tin, q hạn cách nhận séc (tránh
được

hai

nhân biên bản về số séc thanh tốn.
- Có thể xảy ra sai

viên mở và lập nhận được.
sót, nhầm lẫn:
biên bản (nhân
thơng tin trên séc
viên phịng hành
sai
đối
tượng,
chính và một kế
khơng đúng số tiền
tốn cơng nợ).
vì nhân viên phòng

yếu tố vật lý khi nhận
séc bị rách, mờ thơng
tin).
- Có nhân viên độc
lập đối chiếu thơng
tin của khách hàng, số
tiền,thời hạn thanh

hành chính khơng tốn trên séc với hợp
trực tiếp theo dõi đồng bán trước khi
công

nợ

hàng.

khách lập biên bản. Nếu xảy

ra các trường hợp trên
cần thông báo ngay
để kịp thời xử lý.

Các hóa đơn mà Thuận lợi cho việc
khách đã thanh theo dõi, tìm ra sai
tốn đã đóng dấu sót.
“đã thanh tốn”
và sắp xếp riêng.
Chi tiết các khoản Chi tiết các khoản - Chi tiết các khoản - Có nhân viên độc
thanh tốn được thanh tốn được thanh
nhập

vào

thống máy tính

tốn

được lập kiểm tra, đối chiếu

hệ nhập vào hệ thống nhập vào hệ thống số liệu, thông tin chi
máy tính.

máy tính bị nhầm tiết các khoản thanh
lẫn, sai số liệu.
toán trên phiếu thu và
- Phần mềm máy
trên hệ thống máy
tính xảy ra sự cố,

tính.
lỗi.
- Chi tiết các khoản
thanh tốn cần được


ghi vào sổ kế toán chi
tiết.
- Định kỳ, tiến hành
bảo trì, nâng cấp phần
mềm máy tính.
Các tờ séc được

- Séc khơng có khả - Nhân viên kiểm tra

gửi

ngân

năng thanh tốn.

cuối

- Séc được gửi đến của khách (thông qua
vào thời gian quá thị trường, các lịch sử

hàng

đến
vào

ngày.

khả năng thanh toán

giờ làm việc của giao dịch trước đó…),
ngân hàng, phải chờ hoặc có thể u cầu
ảnh khách hàng ký phát
hưởng đến tính thời séc bảo chi mà không
phải
séc
thông
hạn của séc.
xử

lý

gây

thường.
- Séc phải kịp thời
được gửi đến vào cuối
ngày trong thời gian
làm việc của ngân
hàng.

VII, THANH TOÁN BẰNG TIỀN MẶT:

Hoạt động

Điểm mạnh

Hạn chế của KSNB
Rủi ro kiểm sốt

Cơng ty quy định Các bên trực tiếp lái xe khơng được thanh

tốn

thu tiền từ khách nhau

bằng

hàng,

tiền

Tính

an

Các giải pháp

tồn Sau mỗi ngày:

cho khơng cao, nguy cơ - Nhân viên thu tiền
tiền rủi ro và mất mát cần bàn giao trực

phải mặt mà không qua khi thanh tốn bằng tiếp tiền và hóa đơn
được trả trực tiếp trung gian thanh tiền mặt.

bán hàng cho thủ
tại trụ sở của cơng tốn dẫn đến


ty.

những

thủ

tục, - Nhân viên thu quỹ.
- Thủ quỹ kiểm đếm
cách thức thanh tiền biển thủ tiền
tiền và kiểm tra hóa
tốn rất nhanh và khi khách hàng
đơn kèm theo cho
đơn giản, đảm bảo thanh toán trước
từng khách hàng.
sự yên tâm khi khi ghi nhận số tiền
trực

tiếp

toán

bằng

thanh này vào sổ.
tiền

mặt.
Khi thu tiền, kế Bộ phận kế tốn Khi thu tiền, kế Có nhân viên thứ ba
tốn lập phiếu thu làm việc có hiệu tốn lập phiếu thu đối chiếu thơng tin
gồm 4 liên.

quả, đảm bảo đầy trong 4 liên khơng trên hóa đơn với
đủ tài liệu lưu trữ đầy đủ thông tin về phiếu thu.
làm cơ sở để kế khách hàng, về số
tốn, thủ quỹ ghi liệu,...
chép sổ sách và
hạch

tốn

các

khoản thu có liên
quan.
Vào cuối ngày, thủ Rà sốt, tránh bỏ Có thể mất phiếu - Kế toán sau khi lập
quỹ kiểm tra lại số sót thơng tin trên thu.

cần bàn giao trực

thứ tự và các phiếu phiếu thu.

tiếp phiếu thu cho

thu nhận được.

thủ quỹ vào cuối

ngày.
- Thủ quỹ kểm tra số
thứ tự và chữ ký xác
nhận của bộ phận kế
toán trên các phiếu
thu.

Phát hiện các bất Xử lý trường hợp
thường của phiếu bất

thường

về

thu, thủ quỹ phải phiếu thu không


tìm hiểu nguyên sử dụng được một
nhân. Tất cả các cách kịp thời, rõ
phiếu thu không sử ràng về nguyên
dụng được vì bất nhân.
kỳ lý do nào đều
phải báo cáo lại.
Cuối ngày, kế tốn

Cuối ngày, kế tốn - Có nhân viên độc

quỹ và thủ quỹ

quỹ và thủ quỹ lập đối chiếu thơng

ln đối chiếu số

ln đối chiếu số tin

liệu.

liệu có thể xảy ra thông tin về sản

khách

hàng,

sai phạm (Thủ quỹ phẩm trên hóa đơn
và kế tốn quỹ biển với phiếu thu, tính
thủ tiền nhưng số tốn lại giá cả hàng
tiền thu được trùng bán ra, thuế, chính
với số tiền trên các sách bán,..
- Tiến hành gửi thư
phiếu thu).
xác nhận thông tin
với khách hàng.
- Định kỳ, KTV nội
bộ lập báo cáo so
sánh, đánh giá dịng
tiền thu được từ hoạt
động

bán

hàng,

khoản

chiết

khấu

thanh tốn cho khách
hàng tồn cơng ty và
chi tiết theo từng
khách hàng.

VIII, KIỂM SỐT CƠNG NỢ:
Hoạt động

Điểm mạnh

Hạn chế của KSNB


Rủi ro kiểm soát
Bảng kê chi tiết

Các giải pháp

Những khoản sắp Bảng kê chi tiết nợ

nợ phải thu khách

phải

thu

nợ

từ phải thu khách hàng

hàng theo thời hạn

khách hàng trong theo thời hạn thanh

thanh tốn được

tháng khơng được tốn được lập vào

lập vào cuối tháng.

hoạch toán dẫn đến đầu mỗi tháng để
các khách hành sắp theo dõi các khoản
phải thu nợ sẽ bị bỏ nợ trả chậm, các
quên, bỏ sót.

khoản phát sinh để
tiến hành địi đúng
hạn.. Kế tốn cơng
nợ phải hoạch tốn
chi tiết theo từng đối
tượng, từng lần phát
sinh có chữ kí 2 bên

để làm bằng chứng
đối chiếu khi cần
thiết.

Kế tốn cơng nợ Kịp thời nắm bắt
biết dựa vào kinh tình trạng nợ, tình
nghiệm để xem xét trạng khách hàng
khách hàng nào đưa ra các biện
đang gặp khó khăn pháp kịp thời giúp
cần theo dõi đặc thu hồi công nợ.
biệt.
Công ty gửi thư

Đúc thúc trả nợ Trước 5- 10 ngày trả

thúc nợ đối với

quá muộn làm cho nợ phải gửi công

khách hàng có số

khách

dư q hạn một

thấy cơng ty chúng về khoản nợ, sau 1

tháng trở lên.

ta không quá cần ngày quá hạn gọi

hàng

cảm văn nhắc khách hàng

khoản nợ này dẫn điện nhắc nợ kèm


đến

sự

trì

chệ, theo cơng văn địi

khơng chịu trả nợ từ nợ.
Với mỗi khoản nợ
khách hàng.
quá hạn, bộ phận kế
toán phải lưu nhật
ký khi theo dõi cuộc
gọi hoặc email đã
được gửi đi, cùng
với một hồ sơ về
phản ứng của khách
hàng để theo dõi các
cuộc gọi.

Giám

đốc

tài

Trong trường hợp Nên để nhân viên kế

chính điện thoại

giám đốc tài chính tốn thực hiện gửi

cho khách hàng có

biển thủ quỹ, thì thư xác nhận cơng

khoản nợ quá hạn

giám đốc sẽ không nợ.

trên hai tháng.

gọi cho các khách
hàng đã bị biển thủ.


Cơng ty có chính Có các chính sách - Khoản nợ khó địi: - Nhờ vào việc can
sách nợ rõ ràng:

rõ ràng giúp dễ khách hàng quỵt nợ thiệp của pháp luật,

+ Nợ tối đa cho kiểm soát
một khách hàng là khoản nợ.

các dẫn tới khơng thu tịa án.
hồi được nợ.

15.000.000 đồng

-

+ Mức nợ vượt

phòng cho khách phòng ngừa nhiều

quá

15.000.000

hàng mất khả năng trường hợp khách

đồng phải được sự

thanh toán: khoản hàng mất khả năng

chuẩn

nợ quá lớn dẫn tới thanh tốn.

y

của

Chưa

lập

- Lập quỹ dự phịng
dự cho khách hàng để

cơng ty bị thất thu - Đợi khách hàng trả
ảnh hưởng lớn tới nợ rồi mới tiếp tục

trưởng phòng kinh
doanh.

doanh thu.

+ Đơn đặt hàng có

bán đơn hàng tiếp

giá trị vượt mức

-Trong

nợ tối đa sẽ bị

khách hàng nợ vẫn hàng.

phong tỏa và chỉ

tiếp tục bán hàng

được giải tỏa bởi

cho khách hàng đó

kế tốn cơng nợ

có

hoặc giám đốc tài

trường hợp khách

chính.

hàng tiếp tục nợ và
từ

+ Nợ q hạn 3
tháng,

kế

tồn bộ các đơn
khách

hàng đó.

Kế tốn cơng nợ Nhận

định

khả

tiến hành họp hàng năng thanh tốn,
tháng

với

dẫn

trả được nợ.

tài khoản và cấm
của

đó

dẫn

gian theo

đến

đến

trường hợp khơng

tốn

cơng nợ phong tỏa

mới

thể

thời

giám các biện pháp với

cho

khách


đốc tài chính.

khách

hàng

trả

chậm.

Bài 12:
Mục tiêu kiểm sốt của hoạt động bán hàng - thu tiền tại mỗi địa điểm
bán hàng và hoạt động kiểm soát cần thiết để đạt những mục tiêu trên:

Mục tiêu kiểm soát

Hoạt động kiểm soát

(1) Quản lý khách hàng tốt:

- Thường xuyên xác nhận thông tin với

- Thơng tin khách hàng chính xác, đầy khách hàng (thực hiện cùng với dịch vụ
chăm sóc khách hàng).
đủ.
- Bảo mật thông tin khách hàng tốt.

- Thiết lập tài khoản, mật khẩu truy cập để
hạn chế tiếp cận thông tin.

(2) Các giao dịch kinh doanh diễn ra - Có quy định về thời gian cập nhật định kỳ
có tiến độ công việc được cập nhật đối với các giao dịch trên phần mềm.
thường xun:

- Có quy định về các thơng tin cần báo cáo

- Thông tin trên các hợp đồng giao về giao dịch.
dịch chuẩn xác và đầy đủ (có đầy đủ - Có nhân viên độc lập kiểm tra, đối chiếu
thông tin về số lượng, chủng loại, thời thông tin trên giao dịch với các chứng từ có
gian giao hàng dự kiến, địa điểm giao liên quan.
hàng và các chính sách bán hàng).
- Xác nhận thơng tin với khách hàng( thực
hiện cùng dịch vụ chăm sóc khách hàng) về

sản phẩm, địa điểm, thời gian,…
- Có quyết định rõ ràng về phương pháp bán
hàng và vận chuyển, xem xét kỹ các thông
tin trên đơn đặt hàng như số lượng, quy
cách, thời gian,…
(3) Lập đơn bán hàng:

- Có quy định về các nội dung trên đơn


hàng.
- Đơn bán hàng được lập đúng sản - Đối chiếu đơn hàng với thông tin trên hệ
phẩm, đúng khách hàng, đúng thời thống giao dịch kinh doanh.
gian, chính sách bán.
- Đơn bán hàng được lập đúng tiến độ
của giao dịch.
(4) Đánh giá khả năng thanh toán:

- Đánh giá khả năng thanh toán của khách

- Bán hàng cho những khách hàng có hàng trước khi bán chịu.
đủ năng lực tài chính, các khoản phải - Kiểm tra chữ ký xác nhận của bộ phận kế
thu khách hàng được ghi theo giá trị toán trên các đơn hàng được thực hiện trong
có thể thu hồi được.

kỳ.

(5) Chấp nhận những đơn hàng theo - Nhân viên độc lập kiểm tra giữa đơn hàng
đúng khả năng cung ứng.

với bộ phận kho trước khi phê duyệt.
- Kiểm tra chữ ký xác nhận của bộ phận kho
trên các đơn hàng đã được thực hiện trong
kỳ.

(6) Phiếu đề nghị bán hàng có nội - Đối chiếu phiếu đề nghị bán với đơn hàng
dung đúng với đơn hàng bán, có chữ bán.
ký phê duyệt của người có thẩm - Có quy định về chữ ký của người có thẩm
quyền.
quyền trên phiếu.
(7) Bộ phận kho chuẩn bị hàng và - Đối chiếu phiếu xuất kho với phiếu đề nghị
xuất kho đúng thời gian, số lượng, bán trước khi giao cho khách hàng.
chủng loại, lập phiếu xuất kho.

- Khi xuất kho giao hàng cần có sự có mặt
của thủ kho, nhân viên bán hàng, bên nhận
hàng, lập biên bản bàn giao.
- Chứng từ vận chuyển, đơn đặt hàng, phiếu
xuất hàng phải được đánh số thứ tự để kiểm
soát, so sánh với hóa đơn về số lượng xuất,
thời gian xuất.


(8) Nội dung trên hóa đơn bán hàng - Hóa đơn bán hàng chỉ được lập khi đơn
đúng và đầy đủ thông tin khách hàng, hàng và phiếu xuất kho đã được phê duyệt.
thơng tin sản phẩm, giá, chính sách - Trước khi xuất hóa đơn cần có nhân viên
bán.
đối chiếu thơng tin trên hóa đơn với phiếu
- Hóa đơn được lập đúng thời điểm, đề nghị bán, phiếu xuất kho, bảng giá niêm
đúng số lượng để đảm bảo doanh thu, yết được phê duyệt, tính tốn lại đơn giá,

khoản phải thu ghi trên sổ phải có thành tiền.
thật.

- Đối chiếu phiếu xuất kho với hóa đơn bán
hàng để đảm bảo một khoản doanh thu
khơng bị xuất hóa đơn và ghi sổ kế tốn
nhiều lần.

(9) Quản lý cơng nợ - thu tiền:

- Phân quyền cho việc thu chi hằng ngày

- Doanh thu, khoản phải thu và đã thu ( quyền cho thu ngân với những khoản chi
tiền được ghi nhận chính xác, đúng nhỏ, khoản lớn hơn thì cấp quản lý), phải có
đối tượng.

chữ ký đầy đủ.
- Kiểm tra thực tế tiền cuối ngày và trên
phần mềm, có các ca làm việc khác nhau
cần có file bàn giao rõ ràng.
- Có nhân viên quản lý độc lập đóng vai trị
lấy dữ liệu khách quan và chính xác nhất.
- Giá bán trên hóa đơn được người có thẩm
quyền kiểm tra, đối chiếu với bảng giá và
được cộng lại trước khi chuyển cho khách
hàng.
- Kế toán lập biên bản đối chiếu nợ phải thu
với phòng kinh doanh, định kỳ gửi thư đối
chiếu công nợ với khách hàng.
- Yêu cầu nhân viên thu hồi công nợ phải

ghi phiếu thu tiền, ghi rõ ngày tháng thu và
số tiền thu được, có chữ ký xác nhận của


khách hàng.
(10) Kiểm sốt tốt hàng hóa trong - Định kỳ hàng tuần kiểm kho theo mẫu
kho.

kiểm kho.
- Đối chiếu số liệu thực tế kiểm kho với số
liệu trên phần mềm để đánh giá.

(11) An toàn tài sản như máy móc, - Mua bảo hiểm cho các thiết bị có giá trị
thiết bị, giấy tờ sổ sách.

lớn, giữ tiền ở mức tối thiểu, bảo quản sổ
sách.