Tiểu luận cuối kỳ quản trị tổ chức sự kiện và hội nghị
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (2.11 MB, 57 trang )
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HIẾN
KHOA DU LỊCH
BÁO CÁO CUỐI KỲ
MÔN: QUẢN TRỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ HỘI NGHỊ
QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN
YEAR END PARTY VÀ
VĂN HIẾN FESTIVAL 2021
GVHD: ThS. Huỳnh Diệp Trâm Anh
Nhóm: TT5 - Mũi Né
Lớp: HOS31401 – Tối Thứ 5
TP HCM, THÁNG 03 NĂM 2021
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HIẾN
KHOA DU LỊCH
BÁO CÁO CUỐI KỲ
MÔN: QUẢN TRỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ HỘI NGHỊ
Nhóm: TT5 - Mũi Né
1. Triệu Cẩm Tùng
191A080033
2. Đoàn Thị Hạnh
191A080093
3. Bùi Thị Nguyên Trâm
181A080387
4. Trần Văn Tiển
171A080159
5. Nguyễn Thị Anh Thư
191A080085
6. Đặng Thị Hồng Phấn
181A080418
7. Diệp Nguyễn Thanh Tuyền
191A080222
8. Vũ Nguyễn Duy Ngân
191A080042
9. Nguyễn Thị Trúc Ly
181A080435
10. Đỗ Ngọc Thu
161A080287
11. Nguyễn Trúc Mai
191A080131
12. Phạm Lệ Quyên
191A080058
TP HCM, THÁNG 03 NĂM 2021
BẢNG PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ VÀ ĐÁNH GIÁ SỰ KIỆN CUỐI KỲ
STT
Họ và tên
MSSV
Công việc
Đánh
Điểm
giá
Sự Kiện
Cuối Kỳ
1
Triệu Cẩm Tùng
191A080033 BTC, Điều
10
hành cơng việc
2
Vũ Nguyễn
191A080042 Điều hành
cơng việc,
Duy Ngân
quản lý tài
chính
3
Đồn Thị Hạnh
191A080093 Trị chơi búa
4
Diệp Nguyễn
191A080222
đóng đinh
Thanh Tuyền
5
Trần Văn Tiển
171A080159 Trị chơi
6
Đặng Thị
181A080418
phóng phi tiêu
Hồng Phấn
7
Bùi Thị
100%
181A080387 Trị chơi
chuyền tắc
Ngun Trâm
8
Nguyễn Trúc Mai
191A080131
9
Nguyễn Thị Trúc Ly
181A080435 Trò chơi chiếc
10
Đỗ Ngọc Thu
161A080287
11
Nguyễn Thị
191A080085 Trò chơi Loto
Anh Thư
12
Phạm Lệ Quyên
191A080058
ghế cuối cùng
9.5
BẢNG PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ VÀ ĐÁNH GIÁ TIỂU LUẬN
Họ và tên
STT
1
Triệu Cẩm Tùng
MSSV
Cơng việc
Đánh giá
191A080033 Tổng hợp và hồn
thiện tiểu luận
2
Diệp Nguyễn Thanh
191A080222 Làm Chương 1: Cơ
sở lý luận chung về
Tuyền
3
Đặng Thị Hồng Phấn
181A080418 tổ chức sự kiện
4
Đoàn Thị Hạnh
191A080093
5
Trần Văn Tiển
171A080159 Làm Chương 2:
6
Nguyễn Thị Anh Thư
7
Nguyễn Thị Trúc Ly
191A080085 Quy trình tổ chức sự
kiến vỡ lịng
181A080435
8
Nguyễn Trúc Mai
191A080131 Làm Chương 3:
9
Phạm Lệ Quyên
191A080058
10
Đỗ Ngọc Thu
161A080287
11
Bùi Thị Nguyên Trâm
181A080387 - Lời cảm ơn
12
Vũ Nguyễn Duy Ngân
191A080042 - Lời mở đầu
Quy trình tổ chức sự
kiện festival
- Chương 3: Nhận
xét về sự kiện
- Kết luận
100%
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN ............................................................................................................ 1
LỜI MỞ ĐẦU ............................................................................................................ 2
1. Lí do chọn đề tài................................................................................................... 2
2. Mục tiêu nghiên cứu ............................................................................................. 2
3. Đối tượng, phương pháp và phạm vi nghiên cứu .................................................. 3
4. Tóm tắt nội dung nghiên cứu ................................................................................ 3
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ HỘI
NGHỊ .......................................................................................................................... 4
1.1. Các khái niệm cơ bản ........................................................................................ 4
1.1.1. Khái niệm sự kiện ....................................................................................... 4
1.1.2. Khái niệm tổ chức sự kiện........................................................................... 4
1.2. Đặc điểm của tổ chức sự kiện ............................................................................ 5
1.2.1. Đặc điểm về sản phẩm dịch vụ tổ chức sự kiện ........................................... 5
1.2.2. Đặc điểm về lao động ................................................................................. 6
1.2.3. Đặc điểm về vị trí, cơ sở vật chất, kỹ thuật trong tổ chức sự kiện ................ 6
1.2.4. Đặc điểm về hoạt động................................................................................ 6
1.3. Các loại hình sự kiện ......................................................................................... 6
1.3.1. Phân loại theo quy mô sự kiện .................................................................... 6
1.3.2. Phân loại theo nội dung............................................................................... 7
1.4. Tác động của sự kiện ....................................................................................... 10
1.4.1. Với xã hội ................................................................................................. 10
1.4.2. Với môi trường ......................................................................................... 11
1.4.3. Với kinh tế ................................................................................................ 11
1.5. Các phần tham gia trong tổ chức sự kiện ......................................................... 12
CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN YEP 2020 – NHÓM MŨI NÉ 16
2.1. Giới thiệu sự kiện YEP 2020 – Nhóm Mũi Né................................................. 16
2.2. Quy trình tổ chức sự kiện ................................................................................ 16
2.2.1. Trước sự kiện ............................................................................................ 16
2.2.2. Trong sự kiện ............................................................................................ 19
2.2.3. Sau sự kiện ............................................................................................... 22
2.3. Kinh phí .......................................................................................................... 22
CHƯƠNG 3: QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN VĂN HIẾN FESTIVAL 2021 23
3.1. Giới thiệu sự kiện Văn Hiến Festival 2021 ...................................................... 23
3.2. Giới thiệu nhiệm vụ của nhóm Mũi Né – Tối thứ 5 trong Văn Hiến Festival
2021. ...................................................................................................................... 23
3.3. Quy trình tổ chức sự kiện Văn Hiến Festival 2021........................................... 24
3.3.1. Trước sự kiện ............................................................................................ 24
3.3.2. Trong sự kiện ............................................................................................ 34
3.3.3. Sau sự kiện ............................................................................................... 40
3.4. Kinh phí .......................................................................................................... 41
CHƯƠNG 4: NHẬN XÉT ....................................................................................... 42
4.1. Nhận xét về sự kiện vỡ lịng YEP 2020 ........................................................... 42
4.1.1. Những gì đã làm được............................................................................... 42
4.1.2. Những gì chưa làm được ........................................................................... 42
4.2. Nhận xét về sự kiện Văn Hiến Festival 2021 ................................................... 43
4.2.1. Những gì đã làm được............................................................................... 43
4.2.2. Những gì chưa làm được ........................................................................... 44
KẾT LUẬN .............................................................................................................. 46
TÀI LIỆU THAM KHẢO ....................................................................................... 47
PHỤ LỤC: MỘT SỐ HÌNH ẢNH SỰ KIỆN VĂN HIẾN FESTIVAL 2021 ........ 48
LỜI CẢM ƠN
Đầu tiên, với lịng kính trọng và biết ơn sâu sắc nhất, các thành viên của nhóm Mũi
Né - tối thứ 5 xin được bày tỏ lời cảm ơn chân thành tới Th.S Huỳnh Diệp Trâm Anh,
người đã ln bên cạnh để khuyến khích và tận tình chỉ dạy cho chúng em trong suốt
thời gian học môn Quản trị tổ chức sự kiện và hội nghị và thực hiện sự kiện vỡ lịng
cũng như sự kiện cuối khóa được thành cơng tốt đẹp .
Tiếp đó, nhóm chúng em cũng xin được bày tỏ sự biết ơn sâu sắc của mình đến
Trường Đại học Văn Hiến đã giúp đỡ và tạo mọi điều kiện tốt nhất về thời gian, không
gian và địa điểm tổ chức để cho sinh viên khoa du lịch thực hiện buổi sự kiện festival
cuối khóa được diễn ra viễn mãn và thành công.
Nhân đây, chúng em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các bạn bè, các bạn
sinh viên cùng khóa đã đến tham dự, cũng như hỗ trợ cùng nhau phối hợp thực hiện tốt
sự kiện festival cuối khóa này.
Lời cuối cùng, chúng em xin một lần nữa bày tỏ lòng biết ơn giảng viên Th.S
Huỳnh Diệp Trâm Anh đã đồng hành cùng chúng em trong suốt q trình mơn học;
những bài dạy, hướng dẫn tận tình của cơ là tiền đề để chúng em có được một bài báo
cáo hồn chỉnh, và những kiến thức về tổ chức sự kiện và hội nghị. Cảm ơn cô và xin
được chúc cô sức khỏe và thành cơng.
Xin trân trọng cảm ơn!
Nhóm Mũi Né – Tối Thứ 5
1
LỜI MỞ ĐẦU
1. Lí do chọn đề tài
Trong điều kiện kinh doanh ngày nay, khi sản phẩm ngày càng đa dạng và phong
phú, người tiêu dùng luôn đối diện với quá nhiều sự lựa chọn khác nhau. Họ đã gặp khó
khăn trong việc phân biệt và đánh giá sản phẩm. Các doanh nghiệp ln tìm cách tạo
một hình ảnh, phong cách riêng cho sản phẩm của mình nhằm đem lại hình ảnh đẹp dễ
đi sâu vào tâm trí khách hàng, nói cách khác họ tìm cách đưa thương hiệu vào nhận thức
của khách hàng. Các doanh nghiệp định vị và quảng cáo thương hiệu của mình bằng
nhiều cách: thơng qua quảng cáo - Public Relation – PR hoặc các hình thức truyền thông
khác... với mục tiêu chung là làm thế nào để đưa thương hiệu vào tâm trí khách hàng.
Trong số những hình thức thường được sử dụng trong truyền thông hiện nay, quảng cáo
đang dần trở nên tràn lan và gần như bão hịa thì PR là phương pháp mà các doanh
nghiệp đặc biệt quan tâm và chú ý.
Một trong những công cụ hữu hiệu của PR là event - tổ chức sự kiện - một công
cụ đang được rất nhiều doanh nghiệp hiện nay sử dụng để quảng bá cho thương hiệu của
mình. Những lợi ích mà tổ chức sự kiện mang lại là không thể phủ nhận. Bên cạnh nó
là một cách để quảng bá sản phẩm, thương hiệu thì đó cũng là cách rất hiệu quả để doanh
nghiệp tiếp cận gần hơn đối với khách hàng, nhất là đối với khách hàng mục tiêu. Tổ
chức sự kiện là một hoạt động cần thiết. Chính vì thế mà nhóm em chọn đề tài “Quy
Trình Tổ Chức Sự Kiện Year End Party Và Văn Hiến Festival 2021” để thực hiện
khảo sát, làm việc thực tế, lấy các hình ảnh, số liệu nhằm đưa ra những thiếu sót, đề
xuất thêm về việc hồn thiện các quy trình để tổ chức một sự kiện thành công.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Đề tài được nghiên cứu với hai mục tiêu chính:
-
Phân tích vai trò, cơ sở lý luận, tầm quan trọng của tổ chức sự kiện đối với
đời sống hiện nay.
-
Xây dựng và hồn thiện quy trình tổ chức sự kiện vỡ lòng và sự kiện Văn
Hiến Festival 2021 (Giao lưu văn hóa Việt – Nhật)
2
3. Đối tượng, phương pháp và phạm vi nghiên cứu
a. Đối tượng nghiên cứu
-
Đề tài của chúng tôi tập trung nghiên cứu những đối tượng chính là: Lý thuyết
về tổ chức sự kiện, vai trị và vị trí của tổ chức sự kiện trong xây dựng và quảng bá
thương hiệu.
-
Sự kiện vỡ lòng Year End Party và sự kiện Văn Hiến Festival 2021.
b. Phương pháp nghiên cứu
Nghiên cứu đề tài này chúng tôi sử dụng những phương pháp:
-
Phương pháp nghiên cứu lý thuyết: những thành viên trong nhóm cùng nhau
thảo luận.
-
Phương pháp nghiên cứu tại hiện trường: bằng điều tra, quan sát và thực hiện
sự kiện.
-
Phương pháp hệ thống tư duy: Trên cơ sở phân tích thơng tin thống kê số liệu,
thông tin về khách hàng người tiêu dùng, đặc điểm của tổ chức sự kiện, chúng em xây
dựng lên những luận điểm cơ bản của nội dung đề tài.
-
Phương pháp so sánh đối chiếu: Chúng em tiến hành so sánh, đối chiếu các
việc đã làm và thực hiện được trong sự kiện, để rút ra những kết luận xác đáng trong nội
dung nghiên cứu.
4. Tóm tắt nội dung nghiên cứu
Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung báo cáo nghiên cứu của nhóm chúng tơi
bao gồm 4 nội dung chủ yếu sau:
Chương 1: Cơ sở lý thuyết về quản trị tổ chức sự kiện và hội nghị
Chương 2: Quy trình tổ chức sự kiện vỡ lịng Year End Party
Chương 3: Quy trình tổ chức sự kiện Văn Hiến Festival 2021
Chương 4: Nhận xét và đánh giá
3
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ
QUẢN TRỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ HỘI NGHỊ
1.1. Các khái niệm cơ bản
1.1.1. Khái niệm sự kiện
Khái niệm về sự kiện là một thuật ngữ với nhiều cách hiểu khác nhau, tùy vào góc
độ và cách tiếp cập mà mỗi người sẽ có khái niệm cho riêng mình.
Theo từ điển Tiếng Việt thì sự kiện là một việc quan trọng xảy ra, ví dụ như một
sự kiện lịch sử, một sự kiện thể thao của quốc gia, châu lục.
Theo Getz (1991) thì định nghĩa sự kiện là “một hoạt dộng xảy ra chỉ một lần hoặc
thường xuyên, khác với các hoạt động ngày thường”.
Khơng có khái niệm nào về sự kiện được xem là quy chuẩn, nhưng theo cách tìm
hiểu của nhóm và nhận định từ nhiều người khác nhau thì sự kiện (event) là một hoạt
động có chủ đích diễn ra tại một thời điểm nhất định, tại một địa điểm nhất định, tập
trung ý tưởng và nguồn lực để truyền đạt một thơng điệp xác định nào đó, tạo sự chú ý
và thu hút sự quan tâm của các đối tượng tham gia.
1.1.2. Khái niệm tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm một số hoặc tồn bộ các cơng việc:
nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng; lập chương trình; kế hoạch; chuẩn bị các yếu tố cần
thiết; và tổ chức tiến hành diễn biến của sự kiện trong một thời gian và không gian cụ
thể để truyền đạt những thông điệp nhất định đến những người tham gia sự kiện và xã
hội ; nhằm đáp ứng các mục đích khác nhau của các chủ thể tham gia vào sự kiện.
Các hoạt động tác nghiệp cơ bản, các cơng việc trong tổ chức sự kiện có thể đề cập
một cách cụ thể hơn, bao gồm những hoạt động sau:
-
Nghiên cứu các ảnh hưởng, liên quan đến sự kiện.
-
Hình thành chủ đề, lập chương trình và kế hoạch tổng thể cho sự kiện.
-
Chuẩn bị tổ chức sự kiện.
4
-
Tổ chức đón tiếp và khai mạc sự kiện.
-
Tổ chức hình thành và diễn biến chính của sự kiện.
-
Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện.
-
Tổ chức phục vụ lưu trú, vận chuyển trong sự kiện.
-
Tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện.
-
Kết thúc sự kiện và giải quyết các vấn đề sau sự kiện.
-
Xúc tiến và quảng bá sự kiện.
-
Quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ sự kiện.
-
Quản trị tài chính trong tổ chức sự kiện.
-
Dự phịng và giải quyết các sự cố trong tổ chức sự kiện.
-
Chăm sóc khách hàng.
-
Đảm bảo vệ sinh , an toàn, an ninh trong quá trình tổ chức sự kiện.
1.2. Đặc điểm của tổ chức sự kiện
1.2.1. Đặc điểm về sản phẩm dịch vụ tổ chức sự kiện
Đặc điểm cơ bản nhất của sản phẩm dịch vụ tổ chức sự kiện là : Sản phẩm của tổ
chức sự kiện mang tính tổng hợp cao, nó là sự kết hợp giữa hàng hóa và dịch vụ trong
đó dịch vụ chiếm tỷ trọng đa số.
Sản phẩm của các tổ chức sự kiện thường có các đặc điểm phổ biến của ngành dịch
vụ như:
-
Sản phẩm của dịch vụ tổ chức sự kiện không lưu kho – cất trữ, không vận
chuyển được.
-
Thời gian sản xuất và thời gian tiêu dùng trùng nhau. Đánh giá chất lượng sự
kiện chỉ có thể thực hiện một cách chính xác sau khi sự kiện đã được tiến hành.
-
Khách thường mua sản phẩm của nhà tổ chức sự kiện trước khi nhìn thấy
(hoặc tiêu dùng) nó.
5
-
Sản phẩm không bao giờ lặp đi lặp lại, mỗi một sản phẩm (sự kiện) gắn liền
với một không gian thời gian, gắn liền với nhà tổ chức sự kiện nhà đầu tư sự kiện trong
việc phối hợp tạo ra nó.
1.2.2. Đặc điểm về lao động
Lao động trong tổ chức sự kiện có những đặc điểm sau:
-
Lao động trong tổ chức sự kiện địi hỏi tính chun mơn hóa cao và đa dạng
về ngành nghề, cơng việc, máy móc khó có thể thay thế con người. Lao động trong tổ
chức sự kiện là lao động dịch vụ đặc thù, rất khó tự động hóa và cơ giới hóa.
-
Tính tổ chức, khả năng phối hợp công việc của các bộ phận trong một sự kiện
đòi hỏi phải đồng bộ, nhịp nhàng nhằm đảm bảo các mục tiêu của sự kiện .
-
Cường độ làm việc tương đối nặng (về mặt trí óc), mang tính sự vụ, phụ thuộc
vào tiến độ, kế hoạch của sự kiện.
-
Lao động trong tổ chức sự kiện phải chịu một sức ép tâm lý tương đối lớn.
Họ phải chịu sự chi phối về kế hoạch tiến độ , mặt khác lại đòi hỏi sự năng động sáng
tạo.
1.2.3. Đặc điểm về vị trí, cơ sở vật chất, kỹ thuật trong tổ chức sự kiện
Vị trí và cơ sở vật chất, kỹ thuật trong tổ chức sự kiện rất đa dạng, phong phú,
chúng có những yêu cầu đặc thù cho từng loại hình và quy mơ của các sự kiện cụ thể.
1.2.4. Đặc điểm về hoạt động
Tính tổ chức, khả thi phối hợp công việc của các bộ phận trong tổ chức sự kiện đòi
hỏi phải đồng bộ, nhịp nhàng với mục tiêu phục vụ khách với chất lượng cao nhất nhằm
đáp ứng yêu cầu đòi hỏi của khách hàng.
1.3. Các loại hình sự kiện
1.3.1. Phân loại theo quy mơ sự kiện
Có thể phân loại sự kiện theo yếu tố quy mô của sự kiện thành những loại sao:
a. Sự kiện cực lớn
6
Là những sự kiện có quy mơ cực kỳ lớn, xét về số người tham gia, nguồn tài chính,
thị trường mục tiêu, mục đích của các sự kiện này. Theo Getz (1997) thì sự kiện được
xem là cực lớn khi có lượt người tham dự ít nhất là 1 triệu lượt và kinh phí để tổ chức
phải ít nhất là 500 triệu USD với thị trường khách quốc tế được hướng đến
Từ những yếu tố trên thì chúng ta có thể thấy được những sự kiện như thế vận hội
(Olympic), vòng chung kết World Cup,…được xem như những sự kiện cực lớn trên thế
giới.
b. Sự kiện lớn
Là những sự kiện có mức độ ảnh hưởng lớn ở phạm vi quốc gia và quốc tế, thường
có sự tham gia của nhiều người, thời gian tổ chức khá dài, nội dung hoạt động đa dạng,
phong phú, những sự kiện lớn như thế này cũng tốn khá nhiều chi phí tổ chức nhưng bù
lại cũng mang lại nhiều lợi ích về kinh tế, chính trị cho nhà tổ chức.
Những sự kiện được xem là một sự kiện lớn như: Lễ hội chùa Hương, SEAGAME,
Đại lễ 1000 năm Thăng Long Hà Nội,…
c. Sự kiện vừa và nhỏ
Sự kiện vừa và nhỏ là những sự kiện có mức độ ảnh hưởng hẹp, thường khơng mất
q nhiều thời gian và kinh phí để tổ chức.
Những sự kiện vừa và nhỏ thường là của các cá nhân, tổ chức tự tổ chức hoặc thuê
tổ chức nhưng buổi hội nghị khách hàng, YEP, tân niên, sinh nhật, thôi nơi,….
1.3.2. Phân loại theo nội dung
Có những loại hình sự kiện sau:
a. Sự kiện kinh doanh
Là những sự kiện có liên quan đến hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp.
-
Sự kiện kinh doanh (Bussiness event).
-
Các ngày lễ của doanh nghiệp (Corporate events): như kỷ niệm ngày sinh
nhật, ngày truyền thống của công ty.
7
-
Sự kiện gây quỹ (Fundrasing events).
-
Triễn lãm (Exhibitions).
-
Hội chợ thương mại (Trade fairs).
-
Sự kiện liên quan đến bán hàng (Workshops).
-
Sự kiện liên quan đến marketing (Marketing events).
-
Sự kiện kết hợp khuyến mãi, xúc tiến thương mại (Promotional events).
-
Sự kiện tung thương hiệu, sản phẩm (Brand and product launches).
-
Hội nghị khách hàng, giao lưu gặp gỡ (Customers Meetings; Customers
Conferences; Conventions).
-
Các hội nghị thường niên: tổng kết các kỳ đại hội cổ đông...
-
Lễ khai trương, khánh thành, động thổ.
-
Các sự kiện khác liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
b. Sự kiện giáo dục, khoa học
Đó là những sự kiện liên quan đến giáo dục, khoa học như:
-
Hội thảo, hội nghị (Education/ Tranining Meetings; Seminars, Conferences,
Conventions) về văn hóa giáo dục: diễn thuyết, chuyên đề, hội thảo du học...
-
Liên hoan, hội giảng, các cuộc thi : Hội giảng giáo viên dạy giỏi, thi học sinh
giỏi, gặp mặt sinh viên xuất sắc.
-
Các trị chơi (game show) mang tính giáo dục: Olympia, Siêu Trí Tuệ,…
c. Sự kiện văn hóa truyền thống
Liên quan đến văn hóa, truyền thống , tơn giáo - tín ngưỡng và phong tục tập quán
bao gồm:
-
Lễ hội truyền thống (Traditional fesstival events).
-
Cưới hỏi.
8
-
Ma chay.
-
Mừng thọ.
-
Sinh nhật.
-
Social and cultural events văn hóa xã hội.
-
Giao lưu văn hóa.
d. Sự kiện âm nhạc, nghệ thuật, giải trí
-
Entertainment events: Event giải trí.
-
Hội thi nghệ thuật (ví dụ: liên hoan tiếng hát học sinh- sinh viên, hội diễn sân
khấu chuyên nghiệp...).
-
Concerts/live performances: Hòa nhạc, diễn sống, liveshow.
-
Festive Events: Event lễ hội.
-
Triễn lãm nghệ thuật.
-
Biểu diễn nghệ thuật.
-
Khai trương: giới thiệu abum mới, ban nhạc.
-
Biểu diễn từ thiện, biểu diễn đánh bóng tên tuổi.
e. Sự kiện thể thao
-
Thi đấu.
-
Hội thi, hội khỏe.
-
Đón tiếp, chào mừng, báo cơng, diễn đồn.
-
Giao lưu thể thao.
f. Sự kiện chính thống, sự kiện nhà nước (Goverment Events)
Loại sự kiện thường có những chuẩn mực và quy tắc riêng, chủ đầu tư sự kiện
chính là các cơ quan nhà nước.
-
Tổng kết, khen thưởng, tuyên dương người có cơng.
9
-
Phát động phong trào thi đua.
-
Hội thảo, hội nghị của nhà nước.
-
Họp báo, hội nghị hiệp thương.
-
Lễ đón các nguyên thủ.
g. Sự kiện truyền thơng
Là các sự kiện có tính truyền thông cao, thường do một hay nhiều cơ quan truyền
thơng báo chí là chủ đầu tư sự kiện, hoặc có sự tham gia của các cơ quan truyền thơng
trong quá trình tổ chức sự kiện.
-
Lễ ghi nhận thương hiệu.
-
Thu hút nhà tài trợ.
-
Kỷ niệm.
-
Gây quỹ.
-
Phát động phong trào.
-
Họp báo.
1.4. Tác động của sự kiện
1.4.1. Với xã hội
a. Ảnh hưởng tích cực
Tổ chức sự kiện góp phần tạo nên một khối lượng việc làm nhất định cho xã hội,
góp phần nâng cao đời sống cho người dân, phát triển nền văn hóa tiên tiến, đậm đà bản
sắc dân tộc.
Sự kiện giúp con người có thể giao lưu, đồn kết, tiếp cận cuộc sống hiện đại, góp
phần nâng cao chất lượng cuộc sống.
Ngoài ra, tổ chức tốt các sự kiện truyền thông một cách chuyên nghiệp sẽ tác động
trực tiếp và gián tiếp đến việc bảo tồn các di sản văn hóa của quốc gia, nâng cao giá trị
10
truyền thống, tự hào dân tộc, thúc đẩy việc giữ gìn và nâng cao bản sắc văn hóa, tính đa
dạng của dân tộc.
Các sự kiện còn là nơi tập hợp nhân dân để cổ vũ cho những sự nghiệp lớn. Các
hội nghị chính trị là nơi thảo luận và quyết định các vấn đề liên quan đến vận mệnh
tương lai của quốc gia, dân tộc và thế giới. Các hội thảo khoa học chính trị là nơi tập
hợp và phát triển các bộ não tri thức.
Việc tổ chức sự kiện có thể giúp cải tạo hệ thống cơ sở hạ tầng, giao thông đi lại,
giúp cải tạo đô thị và vùng tổ chức sự kiện.
b. Ảnh hưởng tiêu cực
Một số sự kiện có thể kéo theo các tệ nạn xã hội như: cướp giật, móc túi, sử dụng
các chất kích thích, cờ bạc, mất trật tự cơng cộng ở địa phương…
Bằng sự kiện người ta có thể thao túng sự chú ý của cộng đồng. Bằng cách lôi kéo
sự chú ý của mọi người vào sự kiện họ có thể làm cho quần chúng quên đi những vấn
đề lẽ ra cần phải được chú ý hơn.
Những sai sót, sự cố trong sự kiện có thể làm xấu đi hình ảnh của cộng đồng, của
thương hiệu, nhãn hàng của các nhà sản xuất, làm giảm uy tín quốc gia, tổ chức, cá nhân.
1.4.2. Với mơi trường
a. Ảnh hưởng tích cực
Một số sự kiện được diễn ra để bày tỏ thông điệp bảo vệ môi trường, kêu gọi mọi
người cùng nhau chung tay vì mơi trường và vì con người. Sự kiện là cơ hội để giới
thiệu những đặc điểm của môi trường nơi tổ chức sự kiện.
b. Ảnh hưởng tiêu cực
Các sự kiện gây tắc nghẽn giao thông, ô nhiễm môi trường, tăng lượng rác thải,
các vụ cháy lớn có thể xảy ra nếu có sai xót trong cơng việc tổ chức, phá vỡ lối sống của
dân cư nơi diễn ra sự kiện.
1.4.3. Với kinh tế
11
a. Ảnh hưởng tích cực
-
Các sự kiện lớn diễn ra sẽ thúc đẩy sự phát triển kinh tế và đa dạng hóa ngành
nghề của từng quốc gia hay địa phương.
-
Tổ chức sự kiện góp phần phát triển ngành du lịch, kéo theo sự phát triển của
các ngành hàng không, vận tải, thương mại, công nghiệp, nông nghiệp, ngân hàng,…
Với các sự kiện lớn, mang tầm cỡ quốc gia thì quá trình chuẩn bị cơ sở vật chất cho sự
kiện sẽ tạo điều kiện phát triển cơ sở hạ tầng, tạo khối lượng việc làm lớn cho nền kinh
tế.
-
Bên cạnh đó, tổ chức sự kiện cịn là cơng cụ marketing hữu hiệu vì nó thúc
đẩy sự phát triển của hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp nói riêng và nền kinh
tế nói chung.
b. Ảnh hưởng tiêu cực
-
Khi các sự kiện lớn diễn ra cùng một lúc sẽ gây sức ép càng cao đối với cơ
sở hạ tầng, tăng chi phí cho các hoạt động, dịch vụ khác như: hoạt động bảo vệ trật tự,
an ninh, cứu hỏa, y tế…
-
Nguy cơ thất bại của sự kiện dẫn đến những hậu quả lớn, nguy cơ ngân sách
bị lạm dụng hoặc đầu tư không đúng chỗ.
1.5. Các phần tham gia trong tổ chức sự kiện
Một sự kiện diễn ra ln có mặt của khách mời, nhà đầu tư sự kiện, nhà tổ chức sự
kiện, giới truyền thông và cộng đồng dân cư nơi diễn ra sự kiện. Tuy nhiên, với các
thành phần như trên chỉ mới xem xét ở phần diễn biến của sự kiện (phần nổi); để tiến
hành một sự kiện còn có các thành phần khác nhau như các nhà cung ứng về địa điểm
tổ chức sự kiện, cung ứng các dịch vụ vận chuyển, lưu trú, ăn uống,... vì vậy trong quá
trình nghiên cứu về tổ chức sự kiện cần thống nhất cách hiểu về các thành phần này.
Các thành phần tham gia sự kiện: Là những tổ chức,doanh nghiệp hoặc cá nhân
trực tiếp hoặc gián tiếp tham gia vào một hoặc nhiều công việc, hoạt động, diễn biến của
sự kiện. Người tham gia sự kiện bao gồm các nhóm chính:
12
-
Nhà đầu tư sự kiện (bao gồm cả nhà tài trợ sự kiện).
-
Nhà tổ chức sự kiện (có nghĩa tương đương với doanh nghiệp tổ chức sự
kiện).
-
Nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện: cung cấp dịch vụ hàng hóa, cho
sự kiện do nhà tổ chức sự kiện thuê.
-
Khách mời (tham gia sự kiện).
-
Khách vãng lai tham dự sự kiện.
-
Chính quyền và cư dân nơi diễn ra sự kiện.
a. Nhà đầu tư sự kiện (nhà thuê tổ chức sự kiện/ chủ sở hữu sự kiện)
Là các chủ thể chính của sự kiện, là các tổ chức doanh nghiệp hoặc cá nhân bỏ
kinh phí để thực hiện hoặc thuê nhà tổ chức sự kiện và chịu trách nhiệm chủ yếu đối với
các yếu tố có liên quan đến sự kiện, nhằm mang lại những lợi ích khác nhau cho tổ chức
của mình và cho xã hội.
b. Nhà tài trợ sự kiện
Là các tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân tài trợ cho sự kiện một phần về kinh
phí, cơ sở vật chất kỹ thuật, nhân lực... để góp phần vào sự thành công của sự kiện, nhằm
mang lại những lợi ích cho mình và cho xã hội. Nhà tài trợ sự kiện có được những quyền
hạn nhất định trong việc chi phối một số nội dung, hoạt động cũng như mục đích của sự
kiện; song song với nó họ cũng sẽ chịu một số trách nhiệm nhất định (đối với các vấn
đề có liên quan với họ) trong sự kiện.
Nhà đầu tư sự kiện nếu bỏ kinh phí và tự mình tổ chức sự kiện họ sẽ đóng cả vai
trò là nhà tổ chức sự kiện.
Trong một sự kiện có thể vừa có nhà đầu tư sự kiện vừa có thể có một hay nhiều
nhà tài trợ cho sự kiện.
Trường hợp có nhiều nhà tài trợ sự kiện, người ta thường chỉ ra nhà tài trợ chính
(tài trợ chính thức), nhà đồng tài trợ...
13
c. Nhà tổ chức sự kiện (bên được thuê tổ chức sự kiện)
Là những tổ chức doanh nghiệp, những người được nhà đầu tư sự kiện thuê và
được ủy quyền thực hiện quá trình tổ chức sự kiện. Cùng với nhà đầu tư sự kiện nhà tổ
chức sự kiện phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về các vấn đề có liên quan đến sự
kiện.
Nhà cung ứng
các dịch vụ bổ
trợ
Nhà tổ chức
sự kiện
Khách hàng
của nhà tổ
chức sự kiện
Hình 1.1. Vai trò trung gian của nhà tổ chức sự kiện
d. Khách hàng của nhà tổ chức sự kiện
Khách hàng là đối tượng mà nhà tổ chức sự kiện phục vụ và sẽ được trả cơng cho
q trình phục vụ của mình.
Tùy theo hình thức tổ chức sự kiện mà khách hàng của sự kiện có thể khác nhau.
e. Nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện
Là những tổ chức, doanh nghiệp, cung ứng một số các dịch vụ, hàng hóa bổ trợ
(dịch vụ về lưu trú, vui chơi giải trí, dịch vụ thể thao, văn phịng, an ninh..) cho q trình
tổ chức sự kiện thơng qua các hợp đồng (hoặc các hình thức thỏa ước khác) được kí kết
với nhà tổ chức sự kiện, họ có những ràng buộc, quyền lợi, nghĩa vụ nhất định liên quan
đến quá trình tổ chức sự kiện.
f. Tình nguyện viên tham gia sự kiện
Là những người tình nguyện tham gia vào quá trình tổ chức và diễn ra sự kiện,
thường với tư cách hỗ trợ cho quá trình tổ chức sự kiện, họ chịu sự chỉ đạo giám sát của
ban tổ chức sự kiện, nhà tổ chức sự kiện.
g. Khách mời tham gia sự kiện
Là những tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân được chủ đầu tư sự kiện chủ động
mời tham dự vào các diễn biến, hoạt động của sự kiện, họ là đối tượng chính mà mục
14
tiêu sự kiện muốn tác động đến. Vì vậy, khách mời tham gia sự kiện là một trong các
yếu tố cần tính tới khi lập chương trình, kế hoạch, nội dung tổ chức sự kiện.
h. Khách vãnh lai tham gia sự kiện
Là những tổ chức doanh nghiệp hoặc cá nhân do một lý do nào đó tham gia vào sự
kiện nhưng khơng thuộc các nhóm nói trên. Khách vãng lai thường vẫn được tính đến
trong chương trình, kế hoạch tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, mức độ ảnh hưởng của nhóm
này đến sự kiện khơng đáng kể. Trong một số trường hợp, khách vãng lai tham gia sự
kiện có thể trở thành khách mời trong quá trình tiến hành sự kiện.
i. Chính quyền và cư dân nơi diễn ra sự kiện
Là chính quyền và cư dân giới hạn trong một phạm vi địa lý nào đó chịu ảnh hưởng
trong thời gian tiến hành sự kiện.
Phạm vi giới hạn lớn hay nhỏ, tùy theo mức dộ ảnh hưởng cũng như quy mơ của
sự kiện. Phạm vi này có thể là: xóm thơn, phường xã, một cơ quan, trường học rộng hơn
có thể là một thành phố, điểm du lịch, vùng lãnh thổ quốc gia,…
15
CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN YEP 2020 – NHÓM MŨI NÉ
2.1. Giới thiệu sự kiện YEP 2020 – Nhóm Mũi Né
Tiệc tất niên hay cịn gọi là Year End Party (YEP) là sự kiện nội bộ quan trọng
thường được tổ chức vào dịp cuối năm. Với mục đích tổng kết và kỷ niệm lại những gì
cả một tập thể đã làm được trong năm vừa qua. Và cùng vạch ra những chiếc lược, kế
hoạch mới cho tổ chức, doanh nghiệp. Sự kiện đồng thời cũng có những u cầu nhất
định thì mới có thể thành cơng.
Riêng với nhóm Mũi Né, YEP là cơ hội để các thành viên nhóm gặp gỡ, giao lưu,
trao đổi để cùng nhau hồn thành tốt mơn Quản Trị Tổ Chức Sự Kiện Và Hội Nghị. Tập
thể nhóm cùng vạch ra chiến lược, kế hoạch mới cho môn học cũng như những sự kiện
sắp diễn ra trong thời gian sắp tới. Bữa tiệc cuối năm còn là dịp để chúng ta ngồi lại với
nhau, ơn lại một năm với những gì được và chưa được, cùng chia sẻ những kinh nghiệm,
kỷ niệm đáng nhớ trong suốt một năm qua. Đồng thời, bữa tiệc tất niên cũng là một cách
thay cho lời cảm ơn đến tất cả các thành viên trong nhóm đã cùng đồng hành và cố gắng
trong mơn học này.
2.2. Quy trình tổ chức sự kiện
2.2.1. Trước sự kiện
Trong quá trình chuẩn bị trước sự kiện, nhóm Mũi Né đã thực hiện những cơng
việc như sau:
a. Xác định chủ đề sự kiện
Nhóm Mũi Né đã họp lại và thống nhất với nhau về chủ đề của sự kiện là YEP
2020 – Trở Về.
Quy mô của sự kiện: tiệc Tất niên cho 12 người.
Số lượng tham dự: 12 thành viên của nhóm Mũi Né.
Ngân sách dự trù: 200.000đ
b. Tổ chức sự kiện
16
Cả nhóm bàn bạc và thống nhất với nhau về những hạng mục sau:
-
Địa điểm tổ chức sự kiện: CLAP COFFEE (559 Âu Cơ, phường Phú Trung,
Quận Tân Phú, TPHCM) là nơi có khơng gian ấm cúng và giá cả các dịch vụ phải chăng
phù hợp để có thể tổ chức tiệc YEP cho nhóm 12 người.
Hình 2.1. CLAP COFFEE – địa điểm tổ chức YEP
-
Thời gian: 18h ngày 28/01/2021
-
Xây dựng kịch bản chi tiết: Thảo luận về nội dung chương trình, các trị chơi,
văn nghệ, chia sẻ của các thành viên, quà tặng và cùng nhau lên kịch bản chi tiết cho
chương trình.
-
Thiết kế và trang trí: Từ chủ đề của sự kiện, các thành viên thống nhất về
cách thiết kế và trang trí cho sự kiện.
-
Thiết bị kỹ thuật: Lên danh sách các thiết bị kỹ thuật cần thiết cho buổi ngày
hơm đó như tripod, máy tính, điện thoại,…
-
Lên danh sách vật dụng cần thiết như: Vật dụng trang trí, q tặng,…
-
Dự phịng rủi ro và lên các phương án thay thế khi rủi ro xảy ra như: mất
điện, mất mạng, âm thanh hỏng,…
c. Phân công nhân sự
-
Quản lý sự kiện và MC: Cẩm Tùng
-
Kỹ thuật: Văn Tiễn
-
Trang trí: Tất cả các thành viên
-
Văn nghệ: Hồng Phấn
17
-
Thủ quỹ: Hồng Phấn
-
Tham dự: Tất cả các thành viên
d. Set up chương trình
Trước khi bắt đầu buổi tiệc, tất cả các thành viên có mặt trước 1 giờ để có thể tiến
hành trang trí cho khu vực diễn ra buổi tiệc.
Hình 2.2. Background của chương trình YEP 2020 của nhóm Mũi Né
Đồng thời với q trình trang trí cho sự kiện, thành viên phụ trách kỹ thuật tiến
hành set up khu vực máy tính, máy quay phim, livestream sự kiện đảm bảo chất lượng
hình ảnh và âm thanh là tốt nhất.
Bàn ghế được sắp xếp theo đúng ý tưởng ban đầu, đảm bảo tất cả các thành viên
đều có chỗ ngồi và chỗ ngồi phải thật ấm cúng.
e. Chạy thử chương trình
Sau quá trình set up, tất cả các thành viên bắt đầu chạy thử chương trình và tổng
duyệt lại các phần trong kịch bản để sự kiện YEP có thể diễn ra trơn tru nhất có thể, phát
hiện những sai sót và rủi ro có thể xảy ra trong quá trình sự kiện đang diễn ra.
Hình 2.3. Cả nhóm tiến hành chạy thử chương trình
18
