Hướng dẫn thủ tục liên quan đến nhận kiểm tra tài sản bảo đảm và các lưu ý khi thực hiện ký kết hợp đồng bảo đảm tại phòng công chứng và ĐKGDBĐ

1. HƯỚNG DẪN CÁC THỦ TỤC LIÊN QUAN ĐẾN
NHẬN, QUẢN LÝ TSBĐ.
2. HƯỚNG DẪN KIỂM TRA TSBĐ.
3. CÁC LƯU Ý KHI THỰC HIỆN KÝ KẾT HỢP
ĐỒNG BẢO ĐẢM TẠI PHÒNG CÔNG CHỨNG VÀ
ĐKGDBĐ

1


a) Thẩm định và xét duyệt TSBĐ
b) Hoàn thiện thủ tục nhận TSBĐ, ký kết hợp đồng TSBĐ,
quản lý TSBĐ
c) Các trường hợp đăng ký GDBĐ theo quy định của
Chính Phủ về ĐKGDBĐ.
d) Các trường hợp đăng ký thay đổi nội dung giao dịch
bảo đảm đã đăng ký.
e) Lợi ích của việc đăng ký GDBĐ.
f) Các cơ quan thực hiện đăng ký GDBĐ

CV QHKH tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ của TSBĐ.
CV QHKH căn cứ vào phân luồng hồ sơ định giá theo Quy
trình định giá TSBĐ để gửi đề nghị định giá cho Phòng QLTD
CN/Phòng Định giá Khối QLRR
CV QHKH phối hợp với CB QLTD/CB phòng định giá khối
QLRR tiến hành kiển tra thực tế hiện trạng tài sản và thực hiện
định giá TSBĐ.
Sau khi thẩm định và định giá TSBĐ, CB QLTD/CB phòng
định giá lập Báo cáo thẩm định TSBĐ theo quy định và trình
TP QLTD/TP ĐG khối QLRR kiểm soát
Việc xét duyệt nhận TSBĐ gắn liền với việc xét duyệt giao

dịch cấp tín dụng tương ứng của Khách hàng. Cấp xét duyệt
có thể là Hội đồng tín dụng, TGĐ, Phó TGĐ, GĐCN/Phó GĐ
phụ trách CN.

2


Động sản:
◦ Ơ tơ mới 100% do các hãng có uy tín thuộc Hiệp hội các nhà sản
xuất ơ tơ Việt Nam sản xuất và xe được sản xuất lắp ráp trong
nước
◦ Vàng, đá q, kim khí q;
◦ Hàng hóa ngun liệu
Giấy tờ có giá
Quyền địi nợ và LC xuất khẩu
TS hình thành trong tương lai
◦ Bất động sản (Căn hộ chung cư, biệt thự, nhà ở KĐT mới)
◦ Động sản
Các trường hợp còn lại do Phòng định giá – Khối QLRR thực hiện

Căn cứ vào phê duyệt của cấp có thẩm quyền, CB QLTD
soạn thảo các hợp đồng TSBĐ và các giấy tờ cần thiết trình
TP QLTD kiểm sốt.
Nếu thống nhất các ý kiến, TP QLTD ký nháy vào từng
trang của các văn bản này và chuyển cho CB QLTD trình
ký GĐCN.
CB QLTD phối hợp với KH ký hợp đồng bảo đảm tiền vay
tại Phịng cơng chứng và thực hiện đi ĐKGDBĐ đối với các
trường hợp TS phải đăng ký quyền sở hữu.
Sau khi hoàn thiện thủ tục nhận TSBĐ, CB QLTD thực hiện

nhập kho TSBĐ theo đúng quy định

3


Thế chấp quyền sử dụng đất
Thế chấp quyền sử dụng rừng, quyền sở hữu rừng sản
xuất là rừng trồng
Thế chấp tàu bay, tàu biển
Thế chấp một tài sản để bảo đảm thực hiện nhiều
nghĩa vụ
Các giao dịch bảo đảm bằng tài sản không thuộc các
trường hợp quy định nêu trên được đăng ký khi cá
nhân, tổ chức có yêu cầu

Rút bớt, bổ sung hoặc thay thế bên bảo đảm, bên nhận bảo
đảm; thay đổi tên của bên bảo đảm, bên nhận bảo đảm
Rút bớt tài sản bảo đảm
Tài sản bảo đảm là tài sản hình thành trong tương lai đã hình
thành, trừ trường hợp tài sản bảo đảm hình thành trong tương
lai là hàng hóa ln chuyển trong q trình sản xuất, kinh
doanh hoặc tài sản bảo đảm hình thành trong tương lai là
phương tiện giao thông cơ giới đã ghi số khung khi đăng ký
giao dịch bảo đảm.

4


Bổ sung tài sản bảo đảm mà không ký kết hợp đồng bảo
đảm mới

Yêu cầu sửa chữa sai sót nội dung đã kê khai trong đơn
yêu cầu đăng ký
Thay đổi nội dung khác đã đăng ký

Đăng ký giao dịch bảo đảm là việc cơ quan đăng ký giao
dịch bảo đảm ghi vào Sổ đăng ký giao dịch bảo đảm hoặc
nhập vào Cơ sở dữ liệu về giao dịch bảo đảm việc bên
bảo đảm dùng tài sản để bảo đảm thực hiện nghĩa vụ dân
sự đối với bên nhận bảo đảm.
Lợi ích của việc ĐKGDBĐ:
• Đảm bảo việc đăng ký thế chấp của Ngân hàng đã được
Cơ quan ĐKGDBĐ xác nhận.
• Xác định thứ tự ưu tiên thanh toán khi xử lý TSBĐ

5


Các trường hợp ĐKGDBĐ tại Văn phòng đăng ký quyền sử
dụng đất địa phương:
• Thế chấp QSD đất
• Thế chấp TS gắn liền với đất (nhà ở, cơng trình kiến trúc,
vườn cây lâu năm, rừng sản xuất là rừng trồng,…)
• Thế chấp nhà ở hình thành trong tương lai:
Căn hộ chung cư được XD trong các dự án đầu tư xây dựng nhà ở.
Nhà ở riêng lẻ là nhà biệt thự/nhà liền kề được xây dựng trong các
dự án đầu tư XD nhà ở

Trường hợp nhận thế chấp là tàu biển thì thực hiện ĐKGDBĐ
tại Chi cục hàng hải hoặc Cảng vụ hàng hải thuộc Cục Hàng
hải Việt Nam

Trường hợp nhận thế chấp là tàu bay thì thực hiện ĐKGDBĐ
tại Cục Hàng không Việt Nam
Trường hợp nhận thế chấp là tài sản có đăng ký quyền sở hữu
với Nhà nước như các phương tiện vận tải đường bộ, đường
sông, các tài sản khác,…thì thực hiện ĐKGDBĐ tại Cục đăng
ký quốc gia GDBĐ- Bộ Tư Pháp và gửi thêm thông báo thế
chấp tài sản đến các Cơ quan phát hành/cấp đổi lại Đăng
ký/GCN ĐK cho TSBĐ (Phòng CSGT, Cục quản lý đường
sông,…)

6


a) Kiểm tra hồ sơ pháp lý của chủ sở hữu TSBĐ.
b) Kiểm tra các giấy tờ liên quan đến TSBĐ.
c) Kiểm tra các điều kiện về nhận TSBĐ theo quy
định của PG BANK và Pháp luật
d) Kiểm tra các thông tin trên Báo cáo thẩm định
TSBĐ/Biên bản định giá với hồ sơ TSBĐ.
e) Kiểm tra tổng giá trị các TSBĐ so với tổng
nghĩa vụ được cấp tín dụng của KH

a) Kiểm tra hồ sơ pháp lý của chủ sở hữu TSBĐ:
Đối với chủ tài sản là cá nhân:
◦ Kiểm tra chứng minh thư nhân dân, sổ hộ khẩu, đăng ký kết
hơn/ giấy xác nhận tình trạng hơn nhân, giấy xác nhận nhân
khẩu của cơ quan quản lý nhân khẩu nơi chủ tài sản sinh
sống nếu tài sản là bất động sản cấp cho hộ gia đình và các
giấy tờ khác có liên quan.
◦ Kiểm tra giấy tờ pháp lý do chủ tài sản cung cấp đảm bảo

phù hợp với thông tin chủ sở hữu/sử dụng được ghi trên giấy
chứng nhận QSD/sở hữu tài sản.

7


Đối với chủ tài sản là pháp nhân:
◦ Kiểm tra đăng ký kinh doanh, biên bản họp HĐQT/HĐTV,
văn bản của chủ sở hữu/Tổng giám đốc/giám đốc của doanh
nghiệp (tùy loại hinh doanh nghiệp) về việc đồng ý sử dụng
tài sản của doanh nghiệp để bảo đảm cho các nghĩa vụ cấp
tín dụng và ủy quyền ký kết hợp đồng bảo đảm.
◦ Kiểm tra hồ sơ pháp lý người đại diện/người được ủy quyền
ký kết Hợp đồng bảo đảm.

Lưu ý kiểm tra xác định thông tin về chủ tài sản trong các
trường hợp tài sản thuộc sở hữu riêng/đồng sở hữu/thuộc
sở hữu của nhóm người.
Hồ sơ pháp lý của chủ tài sản cần thêm: Văn bản xác
nhận tài sản riêng/ Văn bản ủy quyền người đại diện ký
kết hợp đồng bảo đảm có cơng chứng,…(tùy theo từng
trường hợp cụ thể).

8


Đảm bảo đầy đủ giấy tờ chứng minh quyền sở hữu/sử
dụng của chủ tài sản với TSBĐ: Giấy chứng nhận
QSD/QSH/Giấy đăng ký, Hợp đồng kinh tế, Hóa
đơn, Tờ khai hải quan, Giấy chứng nhận bảo hiểm,

Giấy chuyển quyền thụ hưởng bảo hiểm,…(tùy theo
từng loại TSBĐ).
Kiểm tra hình thức của Giấy chứng nhận QSD/QSH
tài sản/ Giấy đăng ký: có dấu hiệu tẩy xóa khơng.
Kiểm tra nội dung trên Giấy chứng nhận QSD/QSH
tài sản: đảm bảo sự logic liền mạch, font chữ, khoảng
cách chữ đồng nhất.

Kiểm tra chữ ký của người cấp Giấy chứng
nhận/Giấy đăng ký hoặc chữ ký của người xác nhận
nội dung thế chấp.
Kiểm tra con dấu đóng trên Giấy chứng nhận
Kiểm tra nguồn gốc, mục đích sử dụng (đối với
TSBĐ là bất động sản).
Kiểm tra GCN Bảo hiểm và chuyển quyền thụ hưởng
(đối với trường hợp TSBĐ phải mua bảo hiểm).
Kiểm tra điều kiện khác tùy theo TSBĐ

9


Kiểm tra đối tượng TSBĐ có nằm trong danh mục
TSBĐ PG BANK được phép nhận thế chấp/ cầm cố.
Kiểm tra tỷ lệ cho vay tối đa đối với từng loại TSBĐ
theo quy định của PG BANK và pháp luật hoặc theo
phê duyệt (trường hợp có phê duyệt riêng)

Đảm bảo các thông tin giữa Báo cáo thẩm định
TSBĐ phải đầy đủ, khớp đúng với giấy tờ chứng
minh quyền sở hữu TSBĐ

Đảm bảo có đầy đủ chữ ký của các bên, bao gồm cả
các đồng sở hữu tài sản và người có thẩm quyền phê
duyệt Báo cáo thẩm định TSBĐ.

10


Khi KH phát sinh đề nghị làm thay đổi giá trị nghĩa
vụ tín dụng (như giá trị khoản vay, L/C, bảo lãnh…):
CB QLTD cần kiểm tra lại giá trị của các TSBĐ đang
đảm bảo cho các nghĩa vụ đó của KH bằng cách: Sao
kê giá trị TSBĐ trên hệ thống phần mềm, đối chiếu
lại với hồ sơ tín dụng, hồ sơ TSBĐ, các biên bản định
giá lại TSBĐ gần nhất. Kiểm tra thời hạn HĐTC và
định giá TSBĐ/Kiểm tra định kỳ TSBĐ xem có bị
biến động hay khơng.

CB QLTD chuẩn bị hồ sơ khi đi ký công chứng Hợp
đồng bảo đảm:
• Hồ sơ của Ngân hàng
• Hồ sơ của KH vay vốn (CB QLTD thơng báo để KH chuẩn bị).
• Hồ sơ của chủ tài sản (CB QLTD thông báo để KH chuẩn bị)

11


CB QLTD lưu ý thông báo cho chủ tài sản, bên vay (trong
trường hợp tài sản thuộc quyền sở hữu của bên thứ ba):
• Đảm bảo đầy đủ các thành viên tham gia ký kết tại
Phịng Cơng chứng (Nếu TSBĐ của hộ gia đình thì tất

cả các thành viên phải tham gia ký kết,…)
• Mang đầy đủ bản gốc các Giấy tờ pháp lý của chủ
TSBĐ, của bên vay và giấy tờ gốc về TSBĐ để thực
hiện thủ tục cần thiết tại Phịng Cơng chứng.
• Cần trao đổi giải thích rõ trách nhiệm của bên thế chấp
khi thực hiện bảo đảm thế chấp cho bên vay vay vốn tại ngân
hàng

Các tình huống cần lưu ý:
TH1: Lưu ý các trường hợp vay ké: Đối với một số
trường hợp TS thuộc sở hữu của bên thứ ba, chủ tài sản
khi xem HĐTC thấy nghĩa bảo đảm cấp tín dụng nhiều
hơn số tiền muốn bảo đảm cho bên vay vay vốn-> không
phối hợp ký HĐTC.
=> Xử lý của CB QLTD: Cần trao đổi giải thích rõ giới
hạn trách nhiệm của bên thế chấp khi thực hiện bảo đảm

thế chấp cho bên vay vay vốn tại ngân hàng.

12


Các tình huống cần lưu ý:
TH2: Chủ tài sản/Bên vay xuất trình giấy tờ Pháp lý khác
(do được cơ quan đăng ký cấp lại/nguyên nhân khác) so
với giấy tờ đã cung cấp cho ngân hàng.
=> Xử lý của CB QLTD: Cần thu thập bản sao để bổ sung
vào hồ sơ tín dụng và chỉnh sửa thơng tin trên hợp đồng
thế chấp.

Các tình huống cần lưu ý:
TH3: Một số trường hợp KH khơng phối hợp thanh
tốn phí cơng chứng vì cho rằng các chi phí này do
bên Ngân hàng chịu.
=> Xử lý của CB QLTD: Cần giải thích cho Bên vay
biết việc nộp phí cơng chứng là do bên vay chịu.

13


Các tình huống cần lưu ý:
TH4: Một số trường hợp chủ tài sản có hành vi lừa đảo đưa
người khác ra ký kết tại phịng cơng chứng (bằng cách thay
ảnh trên CMND): thường xảy ra với trường hợp sổ đỏ đứng
tên 1 mình Chồng/vợ và người cịn lại khơng muốn cho
Chồng/vợ biết.
=> Xử lý của CB QLTD: Nếu có nghi ngờ, CB QLTD cần
trao đổi và xác nhận thông tin với chủ tài sản (về nhân thân,
gia cảnh, các mối quan hệ,…) để làm rõ thơng tin.

Các tình huống cần lưu ý:
TH5: Lưu ý thêm một số trường hợp chủ TS khơng đủ
năng lực hành vi dân sự: có biểu hiện bị bệnh tâm thần
hoặc mắc bệnh khác mà không thể nhận thức, làm chủ
được hành vi của mình.
=> Xử lý của CB QLTD: nên tìm hiểu trao đổi với Cơng
chứng viên và các thành viên cịn lại. Trong trường hợp
chủ tài sản không đủ năng lực hành vi dân sự thì phải có
người đại diện/người được ủy quyền ký kết hợp đồng bảo
đảm theo quy định của pháp luật.

14


Các tình huống cần lưu ý:
TH6: Một số trường hợp chưa giải chấp TSBĐ tại Ngân
hàng khác đã đi ký HĐTC công chứng tại PG Bank do
trước đây tại 1 số Văn phịng ĐK QSD đất khơng ghi nội
dung đăng ký thế chấp vào GCN QSD đất, KH không
cung cấp thơng tin chưa xóa ĐKGDBĐ.
=> Xử lý của CB QLTD: Nên trao đổi trước với chủ tài
sản để xác định TSBĐ đã đăng ký thế chấp tại Ngân hàng
nào khác hay không trước khi đi ký kết.

15