Chuyên đề 4 LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN

Chuyên đề 4 LẬP KÊ HOẠCH DỰ ÁN
I. KÕ ho¹ch l gi?
Một hệ thống vnbản thể hiện mục tiêu, sản phÈmcđa dù ¸n, c¸c nhiƯm vơsÏ thùc hiƯn
trong tõng giai đoạn của kỳ kế hoạch, phơng án sử dụng các nguồn lựcđể đảm bảo
thực hiện đợc các mục tiêu, đáp ứng đầy đủ nhngrng buộc của dự ánBản đồ đờng
đi của dự án
2. Tại sao phải lập kế hoạch dự án
Vỡ nó thể hiện ý đồ, mục tiêu v nội dung của dự án;
Kế hoạch chỉ rõ nhngcông việc, hoạt động cần tiến hnh
L cn cứ để huy động các nguồn lực để thực hiện mục tiêu của dự án.
L căn cø quan träng cho viƯc tỉ chøc thùc hiƯn, chỉ đạo v điều hnh thực hiện dự án
L cn cứ để thiết lập các hỡnhthức kiểm tra, giám sát v đánh giá việc thực hiện dự án
3. Hậu quả của việc lập kế hoạch kém
-

Tổ chức lộn xộn, công việc trùng chéo (không rõ chức trách, nhiệm vụ, thời gian
cho từng công việc, ...);

-

Thiếu cncứ để kiểm tra, giám sát;

-

Khó chỉ đạo điều hnh

-

Không huy động đợc các nguồn lực cho dự án, nhất l nguồn lực ti chính;

-

Không đảm bảo các rng buộc về tiến độ, ngân sách v chất luợng kỹ thuật;

-

Khó (hoặc không thể) tổ chức phối hợp với các đơn vị có liên quan
Không thực hiện đợc mục tiêu, hoặc đạt ở mức thấp

4. Khi no lập kế hoạch dự án
KH ton bộ dự án: Lập ngay sau khi dự án bắt đầu khởi động;
KH năm: LËp KH năm thø nhÊt cïng víi kÕ häach toμn bé dù ¸n. LËp KH cđa c¸c năm sau
lËp trưíc 15 -30 ngμy khi bƣíc sang năm sau
KH quý: LËp KH q 1 cđa năm 1 cïng víi KH dù ¸n vμ KH năm thø nhÊt. LËp KH c¸c q
sau trƣíc 15 -30 ngμy khi bƣ¬c sang q sau
6 Phng pháp chung lập kếhoạch
Nghiên cứu nhu cầu
Nghiên cứu khả nng đáp ứng nhu cầu
ánh giá môi trờng
Cân đối nhu cầu với khả nng đáp ứng


Quyết định kế hoạch
7 Các bớclập kế hoạch dự án
-Bớc 1: Xác định mục tiêu chung của dự án;
-Bớc 2: Cụ thể hoá mục tiêu chung của dự án thnh các mục tiêu trung hạn
-Bớc 3: Cụ thể hoá mục tiêu trung hạn thnh các mục tiêu tác nghiệp (đầu ra cụ thể)
-Bớc 4: Xác định các hoạt động cần thiết để đạt đợc các đầu ra cụ thể
-Bớc 5: Xác định nhu cầu về các nguồn lực v việc kết hợp/huy động các đầu vo để
thực hiện các họat động
-Bớc 6: Lên lịch trinh thực hiện các họat động v phân công trách nhiệm thực hiện v

giám sát;
8 Cn cứ để lập kế hoạch dự án
-Vn kiện dự án.
-Chính s¸ch, lt ph¸p cđa níc céng hoμ XHCN ViƯt nam
-Những quy định của chính phủ nớc ti trợ
-Môi trờng (vn hoá của Việt nam...)
-Khả nngvề các nguồn lực.
-Các định mức kinh tế-kỹ thuật có liên quan tới dự án
-Các dự báo/ dự đoán
-v.v.
9. Nội dung cần thể hiện
-

Thời gian tiến hnh

-

ịa điểm tiến hnh

-

Các hoạt động từ khâu chuẩn bị, đến tổ chức thực hiện, kết thúc v phân công
thực hiện (Kế hoạch công tác)

-

Kế hoạch chi tiêu

10. Kế hoạch công tác
-Kế hoạch công tác của dự án (theo định nghĩa của UNDP) chỉ ra nhng hoạt động no

cần phải ®ƣỵc thùc hiƯn bëi ai, vμo thêi gian nμo ®Ĩ tạo ra từng kết quả v ton bộ các
kết quả cần thiết của dự án để đạt đợc từng mục tiêu của dự án.


122. Lập dự toán chi tiêu chodựán
-Dự toán chi tiêu (ngân sách dự kiến) thể hiện giá trị (bằng tiền) các yếu tố đầu vo cần
thiết để thực hiện các hoạt động của dự án trong kỳ kế hoạch

Dự toán chi tiêu cần lập gồm:
-Dự toán chi tiêu cho ton bộ dự án;
-Dự toán chi tiêu cho từng đơn vị công tác;
-Dự toán chi tiêu cho từng nm của dự ¸n;
-Dù to¸n chi tiªu cho tõng q cđa dù ¸n.


CÁC CÔNG CỤ SỬ DỤNG TRONG LẬP KẾ HOẠCH VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN
1. KỸ THUẬT PHÂN CHIA DỰ ÁN THÀNH CÁC CÔNG VIỆC NHỎ (WORK BEAKDOWN STRUCTURE)
1. Thùc chÊt:
Lμ công cụ dùng để chia nhỏ nội dung công tác của dự án ra thnh các đơn vị công tác
nhỏ hơn để phân công cho một trong các đơn vị tham gia thùc hiÖn.
2. Nguyên tắc phân chia dự án thnh cỏc cụng vic nh
-

Việc phân chia phải phản ánh rõ cách thức dự án sẽ đợc thực hiện nh thế no.
ảm bảo tính độc lập tơng đối của các đơn vị công tác nhỏ hơn đợc chia.

-

Hỡnh thnh các cấp độ khác nhau tơng xứng với nhau.

- Cấp độ phân chia phải hợp lý (không quá tỉ mẩn/ không qu¸ kh¸i qu¸t).
3. C¸cbíc tiÕn hμnh phân CHIA Dù¸N THμNH CáC CôNG VIệC NHỏ
Bớc 1: Chia dự án thnh các đơn vị công tác cấp 1:
Chẳng hạn chia việc tổ chức khoá học về QLDA thnh:
1.1. Chuẩn bị bi giảng;
1.2. Chuẩn bị học viên;
1. 3. Chuẩn bị t/c, vật chất;
1.4. Tỉ chøc kho¸ häc;


Bc 2: Chia các công việc cấp 1 thnh các đơn vị công tác cấp 2,
Bc 3: Chia các công việc cấp 2 thnh các đơn vị công tác cấp 3, chẳng hạn: Chia việc
giảng thnh các công việc nhỏ:
Bc 4: Tiếp tục cho đến khi có đc tập hợp các công việc thích hợp cho ton bộ dự án
(hoặc công việc).
4. Tácdụng của kỹ thuật phân chia Dự áN THNH CáC CôNG VIệC nhỏ
-Cho ta thấy một cách khái quát các công việc phải thực hiện để hon thnh dự án v mối
quan hệ gia các cấp, đơn vị, công việc
-L cn cứ cho việc lập các kế hoạch khác một cách sát thực hơn;
-L cơ sở cho việc phân công trách nhiệm, kiểm soát v đánh giá quá trỡnhthực hiện;
-Tạo điều kiện cho việc tổ chức công tác quản lý dự án một cách khoa học;
-Uơc tính nhanh chi phÝ dù ¸n vμ chi phÝ bé phËn 22
BIỂU GANTT
1. Thực chất:
Biểu đồ GANTT l một bảng (sơ đồ) thể hiện các công việc của một dự án sẽ theo thời
gian.
Có thể kết hợp trỡnhby thời gian bắt đầu, kết thúc cho từng công việc, ngời tham gia,
nguồn lực cơ bản đợc sử dụng, ... trong biểu đồ Gantt
2. Các BC cxây dựng biểu đồ gantt
-B1: Liệt kê các công việc (các hoạt động) của dự án (cncứ vμo WBS)

-B2: Dù kiÕn ®é dμi thêi gian, thêi ®iĨm bắt đầu, thời gian kết thúc của dự án v của
các hoạt động
-B3: Dự kiến các nguồn lực cho việc thực hiện mỗi hoạt động (nhân lực, vốn)
-B4: Thể hiện trên biểu đồ Gantt
3. ng dụng của Biểu đồ gantt
-Dễ xây dựng v dễ hiểu (không cần đo tạo nhiều)


-Cho biết thời gian bắt đầu, kết thúc, độ di từng công việc, v ngời chịu trách nhiệm
về công việc
-Giúp ngời quản lý dự án có cái nhỡntổng thể về dự án.
-Cho ngời quản lý dự án dễ dng biết đợc nội dung công tác trong từng giai đoạn (thời
kỳ) thực hiện.
-Cho phép ngời quản lý lập các kế hoạch giám sát v điều hnh.
25
BI tập trên lớp
Vận dụng công cụ WBS v biểu đồ GANTT, xây dựng kế hoạch công tác cho hoạt động
sau đây:
-ề số 1: Tổ chức đấu thầu gói thầu mua sắm thiết bị đồng bộ trị giá 4 tỷ đồng. Hạn
ngy 28/10/2012 phải ký xong hợp đồng. đấu thầu trong nớc rộng rÃi.
-ề số 2: Tổ chức đấu thầu gói thầu tuyển chọn tvấn đo tạo 100 điều phối viên dự
án cho các dự án của UNDP tại Việt Nam. Hạn ngy 15/10/2012 phải ký xong hợp đồng.
đấu thầu trong nớc rộng rÃi.
lập D Toỏnn
Lập theo từng khoản mục chi phí
Đo tạo;
Mua sắm trang thiết bị;
Xây dựng nh;
Chi phí khác;
Lập theo từng đầu công việc cđa toμn bé dù ¸n:

„LËp theo thêi gian tõng th¸ng, quý, từng năm;
Kt hp hai phng phỏp lp d toỏn: Lập dự toán từ trên xuống (top-down budgetting) và lập dự tốn
từ dưới lên (bottom-up budgetting)
LẬP DỰ TỐN TỪ TRÊN XUỐNG (TOP-DOWN BUDGETTING)
1. Khái niệm:
Là phương pháp lập dự toán dựa trên ý kiến của cán bộ quản lý cấp trên (hoặc của chủ đầu tư) về lượng vốn đầu
tư và cơ cấu vốn đầu tư.
2. Các bước tiến hành:
–B1: Quản lý cấp cao (hoặc chủ đầutƣ) tính tốn và đưa ra mức vốn đầu tư cho dự án và cơ cấu vốn đầu tư(cố
định) dựa trên kinh nghiệm, nhận định của họ về việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức;


–B2: Các cán bộ chuyên môn và chức năng của dự án (tổ chức) cụ thể hoá dự toán các nội dung chi tiết các cấu
phần và toàn bộ dự án đảmbảo không vượt quá tổng vốn đầu tư dự án và các dòng ngân sách thuộc kết cấu đầu tư
–B3: Các cán bộ từng hợp phần dự án (cấp dưới) chi tiết hoá các khoản mục chi tiêu dự án thành các khoản mục
chi tiêu nhỏ hơn, nhưng phải đảm bảo khơng vượtq tổng mức (cố định) của dịng ngân sách dành cho các
khoản mục này
LẬP DỰ TOÁN TỪ TRÊN XUỐNG (TOP-DOWN BUDGETTING)
–
LẬP DỰ TOÁN TỪ DƯỚI LÊN (BOTTOM UP BUDGETTING)
1. Khái niệm
Đây là phương pháp dự kiến ngân sách dự án đầu tư được thực hiện theo phương thức: bắt đầu dự kiến các chi phí
đầu tư từ cấp quản lý thấp nhất lên cấp cao hơn và cuối cùng là tổng hợp toàn bộ ngân sách dự án.
2. Các bước tiến hành:
–Bước1: Quản lý cấp cao nhất (chủ đầu tư) đưa ra các mục tiêu dự án để định hướng hoạt động lập dự toán
–Bước2: Mỗi cán bộ quản lý dự án được yêu cầu xác định đề xuất ngân sách cho phần cơng việc của mình trong
dự án nhằm thực hiện có hiệu quả các mục tiêu đã đề ra trên đây
–Bước3: dựa vào các đề xuất chi tiêu trên, các cán bộ chuyên môn và cán bộ chức năng xem xét, chuẩn bị dự
toán cho từng hợp phần dự án
–Bước4: Cán bộ quản lý dự án cao nhất tổng hợp lại toàn bộ dự kiến ngân sách của các hợp phần dự án do các

cấp thấp hơn trình lên, hợp nhất và chuyển thành dự toán ngân sách cả dự án