Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại công ty tnhh vạn lợi

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
PHÂN HIỆU ĐHĐN TẠI KON TUM

ĐINH THỊ THẢO LY

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH
BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CƠNG TY TNHH
VẠN LỢI

Kon Tum, tháng 4 năm 2018


ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
PHÂN HIỆU ĐHĐN TẠI KON TUM

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH
BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CƠNG TY TNHH
VẠN LỢI
GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN : ĐOÀN NGỌC PHI ANH
SINH VIÊN THỰC HIỆN

: ĐINH THỊ THẢO LY

LỚP

: K814KI

MSSV

: 141418017

Kon Tum, tháng 4 năm 2018


MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT ....................................................................... iv
DANH MỤC HÌNH VẼ .......................................................................................... v
LỜI MỞ ĐẦU ......................................................................................................... vi
CHƯƠNG 11 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH VẠN LỢI ......................... 1
1.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CƠNG TY TNHH VẠN
LỢI ................................................................................................................................... 1
1.1.1 Quá trình hình thành............................................................................................. 1
1.1.2 Quá trình phát triển .............................................................................................. 1
1.2 CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ CỦA CÔNG TY ................................................. 1
1.2.1. Chức năng ........................................................................................................... 1
1.2.2. Nhiệm vụ ............................................................................................................. 1
1.3 ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY ........................................... 2
1.3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Vạn Lợi ............................... 2
1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phịng ban trong Cơng ty ..................................... 2
1.4 ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC KẾ TỐN TẠI CƠNG TY............................................. 3
1.4.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán ........................................................................ 3
1.4.2 Chế độ kế toán áp dụng ........................................................................................ 4
1.4.3 Hình thức kế tốn áp dụng tại Cơng ty ................................................................ 4

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI
CHU TRÌNH BÁN HÀNG-THU TIỀN TẠI CƠNG TY TNHH VẠN LỢI ...... 7
2.1 MƠI TRƯỜNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CỦA CÔNG TY .................................... 7
2.1.1 Đặc thù về quản lý tại Công ty ............................................................................. 7

2.1.2 Cơ cấu tổ chức quản lý bán hàng-thu tiền tại Cơng ty ......................................... 7
2.1.3 Chính sách nhân sự .............................................................................................. 7
2.1.4 Các nhân tố bên ngoài .......................................................................................... 7
2.2 TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN PHỤC VỤ CHO KSNB CHU TRÌNH
BÁN HÀNG- THU TIỀN. .............................................................................................. 8
2.2.1 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán ...................................................................... 8
2.2.2 Tài khoản sử dụng và sổ sách kế toán .................................................................. 8
2.3 CÁC QUY ĐỊNH VÀ CHÍNH SÁCH KHÁC LIÊN QUAN ĐẾN CHU TRÌNH
BÁN HÀNG - THU TIỀN. ............................................................................................. 9
2.3.1 Phương thức tiêu thụ tại doanh nghiệp ................................................................ 9
2.3.2 Chính sách về giá và hình thức thanh tốn .......................................................... 9

ii


2.4 THỰC TRẠNG KSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CƠNG
TY TNHH VẠN LỢI .................................................................................................... 10
2.4.1 Kiểm sốt nghiệp vụ bán hàng ........................................................................... 10
2.4.2 Kiểm soát nợ phải thu của khách hàng ............................................................. 16
2.4.3 Kiểm soát thu tiền .............................................................................................. 16

CHƯƠNG 3 HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN
HÀNG – THU TIỀN TẠI CƠNG TY TNHH VẠN LỢI ................................... 19
3.1 NHỮNG KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN
HÀNG- THU TIỀN TẠI CƠNG TY TNHH VẠN LỢI ............................................ 19
3.1.1 Những kết quả đạt được ..................................................................................... 19
3.1.2 Những hạn chế trong cơng tác kiểm sốt nội bộ với chu trình bán hàng - thu
tiền
....................................................................................................................... 20
3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH

BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CƠNG TY TNHH VẠN LỢI ................................. 21
3.2.1 Hồn thiện mơi trường kiểm sốt ....................................................................... 21
3.2.2 Hồn thiện kiểm sốt chu trình bán hàng - thu tiền ........................................... 22

KẾT LUẬN CHUNG ............................................................................................ 28
TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................................................... 29
PHỤ LỤC

iii


DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
STT
1
2
3
4
5
6
7
9
10
11
12
13

Tên từ viết tắt
KSNB
SXKD
DT

BCTC
KH
PXK
PNK
HTKS
NPT
HĐ
ĐĐH
DNTN

Diễn giải
Kiểm sốt nội bộ
Sản xuất kinh doanh
Doanh thu
Báo cáo tài chính
Khách hàng
Phiếu xuất kho
Phiếu nhập kho
Hệ thống kiểm sốt
Nợ phải thu
Hóa đơn
Đơn đặt hàng
Doanh nghiệp tư nhân

iv


DANH MỤC HÌNH VẼ
Hình 1.1: Sơ đồ cơ cấu chung Cơng ty

11

Hình 1.2: Sơ đồ bộ máy kế tốn tại Cơng ty

12

Hình 1.3: Trình tự ghi sổ theo hình thức kế tốn nhật ký chung

14

Hình 1.4: Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn trên máy vi tính

15

Hình 2.1: Lưu đồ Kiểm sốt xét duyệt đơn đặt hàng (Phụ lục 3.1, 3.2, 3.3)

20

Hình 2.2: Sơ đồ kiểm sốt xét duyệt bán chịu

21

Hình 2.3:Lưu đồ Thủ tục lập hóa đơn xuất kho bán hàng

23

Hình 2.4: Thủ tục lập và lưu chuyển Hóa đơn GTGT

24

Hình 2.5: Lưu đồ thu tiền mặt

27

Hình 3.1: Bảng đơn đặt hàng

33

Hình 3.2: Bảng tổng hợp đơn đặt hàng

34

Hình 3.3: Bảng theo dõi thanh tốn tiền hàng

37

v


LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay, kiểm sốt nội bộ đang đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động
kinh tế của các doanh nghiệp và tổ chức. Nước ta đang bước vào giai đoạn phát triển và
đầu tư mạnh mẽ chưa từng có với rất nhiều cơng ty lớn, làn sóng đầu tư càng mạnh mẽ thì
nhu cầu kiểm soát của doanh nghiệp cũng cần phải gia tăng cả về hình thức và chất
lượng.nhiều cơ hội mới tạo ra đồng nghĩa với việc có nhiều hơn những thách thức và cạnh
tranh.
Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung- quyền lợi riêng
của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song hành. Nếu khơng có hệ
thống kiểm sốt nội bộ, làm thế nào để người lao động khơng vì quyền lợi riêng của mình
mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của tồn tổ chức, của người sử dụng lao

động? Làm sao quản lý được các rủi ro? Làm thế nào có thề phân quyền, ủy nhiệm, giao
việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ khơng phải chỉ dựa trên sự tin tưởng
cảm tính?
Trong q trình thực tập tại Cơng ty TNHH VẠN LỢI em đã thấy được sự cần thiết
của việc thiết kế một hệ thống KSNB nói chung và KSNB chu trình bán hàng- thu tiền nói
riêng. Xuất phát từ thực tiễn và mong muốn vận dụng những kiến thức đã học của mình
đóng góp một phần nào đó cho KSNB nâng cao hiệu quả hoạt động bán hàng- thu tiền tại
doanh nghiệp nên em đã quyết định chọn đề tài cho mơn chun đề mơn học của mình
“ Hồn thiện kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng- thu tiền tại Cơng ty TNHH VẠN
LỢI”.
Mặc dù có nhiều cố gắng nhưng do trình độ cịn ở mức hạn hẹp và thời gian có hạn
nên bài chun đề của em cịn nhiều hạn chế và thiếu sót nhất định. Rất mong được sự chỉ
bảo tận tình của q thầy cơ để đề tài của em được hoàn thiện hơn. Em xin trân thành cảm
ơn!

vi


CHƯƠNG 1
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH VẠN LỢI
1.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CƠNG TY TNHH VẠN LỢI
1.1.1 Quá trình hình thành
Cây cao su đã nhập vào nước ta từ năm 1897. Cùng với sự phát triển không ngừng
của các ngành công nghiệp, cây cao su đã trở thành một loại cây cơng nghiệp có vị trí quan
trọng trong đời sống kinh tế xã hội, đồng thời góp phần tích cực cải tạo mơi trường sinh
thái có ích cho sức khỏe con người. Cùng với sự phát triển của đời sống của cây là sự ra
đời và không ngừng lớn mạnh của đội ngũ công nhân cao su cả nước Việt Nam nói chung,
trong đó có Cơng ty TNHH Vạn Lợi nói riêng.
Cơng Ty TNHH Vạn Lợi là một doanh nghiệp tư nhân được thành lập ngày 24 tháng
01 năm 2003 . thay đổi lần thứ 5 ngày 14 tháng 05 năm 2009

Tên cơ sở kinh doanh: Công Ty TNHH Vạn lợi
Địa chỉ trụ sở công Ty: 01D Trần Nhân Tông – TP Kon Tum - Kon Tum
Mã số thuế: 6100185517
Điện thoại: 0260.3868 314
Fax: 0260.3868 314
1.1.2 Quá trình phát triển
Thành lập từ năm 2003 đến nay Cơng ty đã từng bước ổn định q trình hoạt động
SXKD và hoàn thiện về cơ cấu tổ chức bộ máy của doanh nghiệp, vế cơ sở vật chất được
mở rộng và thực hiện hoàn thành các chi tiêu kế hoạch năm sau cao hơn năm trước và đồng
thời đảm bảo KQSXKD của doanh nghiệp đạt kết quả cao nhất.
Đến nay Cơng ty đã tăng cường mở rộng diện tích trồng cây cao su và diện tích nhà
máy chế biến mủ cao su, mở rộng dây chuyền sản xuất.
Tính đến năm 2012 thì Cơng ty đã mở rộng thêm được 50 ha cao su bao phủ diện tích
nhà máy.
1.2 CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ CỦA CƠNG TY
1.2.1. Chức năng
Cơng Ty TNHH Vạn lợi là một doanh nghiệp chuyên kinh doanh xuất khẩu sản phẩm
cao su; Kinh doanh hàng nông sản, vật tư nơng nghiệp và vận tải hàng hóa; Kinh doanh
xuất nhập khẩu; Chế biến gỗ và lâm sản, sản xuất các sản phẩm từ gỗ.
1.2.2. Nhiệm vụ
Là một doanh nghiệp tư nhân độc lập nên trước tiên phải hoàn thành mọi nhiệm vụ,
chủ trương và mục tiêu của doanh nghiệp đặt ra, sản xuất kinh doanh đúng ngành nghề đã
đăng ký và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với ngân sách nhà nước.
Tạo công ăn việc làm và từng bước nâng cao đời sống vật chất tinh thần cho tồn thể
cán bộ cơng nhân viên trong cơng ty và đồng thời giúp đồng bào dân tộc ít người định canh
định cư. Kết hợp kinh tế với quốc phòng, giữ vững an ninh, chính trị và trật tự xã hội trên
địa bàn tĩnh.

1

 Đặc điểm kinh tế kỹ thuật
Công Ty TNHH Vạn lợi là một doanh nghiệp chuyên kinh doanh xuất khẩu sản phẩm
cao su ; Kinh doanh hàng nông sản, vật tư nơng nghiệp và vận tải hàng hóa; Kinh doanh
xuất nhập khẩu; Chế biến gỗ và lâm sản, sản xuất các sản phẩm từ gỗ. Với những chức
năng trên Công ty TNHH Vạn Lợi đã chế biến được những loại sản phẩm sau: SVR10,
SVR5, SVR3L,RSS.
1.3 ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY
1.3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Vạn Lợi
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức và điều hành theo cơ cấu
trực tuyến chức năng giúp cho việc điều hành đảm bảo chế độ một thủ trưởng ( giám đốc).
Tuy nhiên bộ máy quản lý cịn q đơn giản, ít phịng ban nên việc quản lý sẽ dễ dàng
nhưng lại thiếu hiệu quả dẫn đến hoạt động kinh doanh của công ty chưa nhiều. Do đó cần
mở thêm nhiều ngành và lĩnh vực kinh doanh hơn nữa để bộ máy quản lý của Công ty ngày
một hồn thiện và chặt chẽ hơn.
GIÁM ĐỐC

PHĨ GIÁM ĐỐC

PHỊNG

PHỊNG

PHỊNG

KINH DOANH

TC-KT

MARKETING

Hình 1.1: Sơ đồ cơ cấu chung Cơng ty
1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phịng ban trong Cơng ty
 Ban lãnh đạo
 Giám đốc: Người đại diện trước pháp luật, là người đại diện cao nhất về mọi hoạt
động của Công ty. Chịu trách nhiệm tổ chức quản lý kinh doanh và ủy quyền cho phó
giám đốc một số cơng việc nhất định.
 Phó giám đốc: Là người tham mưu cho giám đốc về mọi hoạt động của công ty,
được giám đốc giao cho một số nhiệm vụ nhất định và chịu trách nhiệm với công việc
được giao.

2


 Các phòng ban chức năng
 Phòng kinh doanh: chịu trách nhiệm khai thác khách hàng, tiếp nhận đơn đặt hàng
theo dõi tiến độ giao hàng …
 Phịng tài chính kế toán:
 Chịu trách nhiệm về mặt ghi chép sổ sách kế tốn, phản ánh kịp thời, trung thực,
chính xác các nghiệm vụ kinh tế phát sinh.
 Thẩm định báo cáo tài chính, báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo đánh giá công
tác quản lý và các báo cáo khác trước khi trình chủ sở hữu Cơng ty hoặc cơ quan nhà nước
có liên quan, trình chủ sở hữu cơng ty báo cáo thẩm định.
 Phịng marketing : xác định đúng đắn nhu cầu thị trường đối với từng loại hàng
hóa của doanh nghiệp về số lượng, chất lượng, chủng loại hàng hóa, thị trường tiêu thụ,
cách thức phân phối…
1.4 ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC KẾ TỐN TẠI CƠNG TY
1.4.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế tốn
Cơng ty tổ chức kế tốn theo mơ hình kế tốn tập trung, theo mơ hình này tồn Cơng
ty chỉ tổ chức một phịng kế tốn tập trung ở văn phịng của Cơng ty, chịu sự quản lý trực

tiếp của Ban giám đốc. Phịng kế tốn hiện có 5 người, thực hiện tồn bộ cơng tác kế tốn
của Cơng ty, chịu trách nhiệm thu nhận, xử lý và hệ thống hóa tốn bộ thơng tin kế tốn
phục vụ cho q trình quản lý, điều hành kinh tế tài chính cho Cơng ty. Hình thức này có
ưu điểm đảm bảo cho sự lãnh đạo thống nhất của kế toán trưởng và sự chỉ đạo kịp thời của
Ban giám đốc Công ty. Tuy nhiên, khối lượng công việc sẽ dồn lại nhiều vào cuối tháng,
quý, năm cho phịng kế tốn
Kế tốn trưởng

Kế tốn
thanh tốn

Kế tốn
hàng hóa
lương

Kế tốn
doanh thu
cơng nợ

Thủ quỹ

Hình 1.2: Sơ đồ bộ máy kế tốn tại Cơng ty
: quan hệ trực tuyến
: quan hệ chức năng

3


 Kế toán trưởng: Là người đứng đầu bộ máy kế toán, quản lý và điều hành trực tiếp
các kế tốn viên, lãnh đạo bộ máy kế tốn của cơng ty và chịu trách nhiệm trước Nhà

nước và công ty về mặt quản lý kế tốn, tài chính. Kế tốn trưởng phụ trách cơng tác
kế tốn chung, tổ chức khoa học và hợp lý cơng tác hạch tốn kế tốn tại Cơng ty,
xác định tình hình thực tế kế tốn cho đơn vị, kiểm tra báo cáo kế toán tham mưu cho
lãnh đạo về mặt kế tốn tài chính….
 Kế tốn thanh tốn: Có nhiệm vụ theo dõi hạch tốn vốn bằng tiền như tiền mặt,
tiền gửi ngân hàng, thanh toán với người mua, người bán. Hàng ngày lên sổ sách các
khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Cuối tháng đối chiếu với sỗ quỹ tiền mặt, tiền gửi
ngân hàng. Đồng thời thực hiện các giao dịch với ngân hàng, theo dõi các khoản vay
ngắn hạn, trung và dài hạn với các ngân hàng.
 Kế tốn hàng hóa lương: Thực hiện việc hạch toán theo dõi chi tiết việc nhập xuất
hàng hóa của doanh nghiệp, hạnh tốn theo dõi tiền lương và các khoản trính lương
theo quy định
 Kế tốn bán hàng, công nợ: Theo dõi, ghi chép chi tiết tình hình cơng nợ phải thu
khách hàng, phải trả người bán của tồn Cơng ty từ lúc phát sinh cho đến khi thanh
toán xong. Theo dõi sự biến động của các khoản nợ phải thu, phải trả. Lập báo cáo
tình hình cơng nợ khách hàng hằng tháng, hằng q để có kế hoạch trả nợ và thu hồi
nợ..
 Thủ quỹ: Có nhiệm vụ thu, chi, bảo quản tiền mặt trong quỹ, ghi chép sổ quỹ, lập
báo cáo thu chi tiền hằng ngày.
1.4.2 Chế độ kế tốn áp dụng
Cơng ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số
15/2006//QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính, các chuẩn mực kế tốn
Việt Nam và các thơng tư hướng dẫn thực hiện kèm theo, các văn bản sửa đổi, bổ sung
1.4.3 Hình thức kế tốn áp dụng tại Cơng ty
Hiện nay hình thức sổ kế tốn doanh nghiệp áp dụng là nhật ký chứng từ và được xử
lý trên máy tính, q trình hạch tốn số liệu trên tài khoản và sổ sách được theo dõi một
cách chặt chẽ, mỗi nhân viên kế toán được phân quyền sử dụng các phần hành cụ thể
 Trình tự ghi sổ nhật ký chung: (Hình 1.3)
(1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ,
trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên

sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở
sổ, thẻ kế tốn chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh
được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng
từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan.
Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp
từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi

4


đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt
(nếu có).
(2) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát
sinh.
Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp
chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.
Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số
phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung
(hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các
sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ

Hình 1.3: Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán nhật ký chung

5


 Trình tự ghi sổ kế tốn theo Hình thức kế toán trên máy:
(1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế
toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ,

tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên
phần mềm kế tốn.
Theo quy trình của phần mềm kế tốn, các thơng tin được tự động nhập vào sổ kế
toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái...) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
(2) Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao
tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số
liệu chi tiết được thực hiện tự động và ln đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin
đã được nhập trong kỳ. Người làm kế tốn có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế tốn
với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng
thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế tốn ghi bằng tay.

Hình 1.4: Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn trên máy vi tính

6


CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH
BÁN HÀNG-THU TIỀN TẠI CƠNG TY TNHH VẠN LỢI
2.1 MƠI TRƯỜNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CỦA CƠNG TY
2.1.1 Đặc thù về quản lý tại Công ty
Giám đốc Công ty là người lãnh đạo toàn diện các mặt hoạt đơng kinh doanh, có
quyền hạn cao nhất trong doanh nghiệp. Giám đốc và ban lãnh đạo doanh nghiệp là người
rất tâm huyết, có trách nhiệm trong cơng việc chấp hành các quy định pháp luật và có quan
điểm cạch tranh lành mạnh không dùng những thủ đoạn tiêu cực gây thiệt hại đến đối tác
kinh doanh và đối thủ cạnh tranh, tiến hành mở rộng thị trường dựa vào chính năng lực của
mình. bên cạnh đó họ cũng là người rất trọng dụng nhân tài, năng đông sáng tạo trong quản
lý và điều hành. chính vì điều này đã tác động tích cực đến cơng tác quản lý DN nói chung

và hệ thống KSNB nói riêng.
2.1.2 Cơ cấu tổ chức quản lý bán hàng-thu tiền tại Cơng ty
Với mơ hình tổ chức quản lý có nhiều ưu điểm bộ máy gọn nhẹ, có sự phân cơng
phân cấp rạch rịi, khơng chồng chéo trách nhiệm giữa các phòng ban. Các bộ phận có chức
năng khác nhau nhưng tạo thành một hệ thống nhất khá chặt chẽ và có mối quan hệ mật
thiết với nhau, tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình hoạt động KD và kiểm tra, kiểm sốt
trong doanh nghiệp.
Ở các phòng ban chức năng, trưởng phòng của phòng ban đó có trách nhiệm về các
hoạt động của phịng, trực tiếp quản lý và chỉ đạo nhân viên trong phịng thực hiện đúng
chức năng, đồng thời ln báo cáo và chịu trách nhiệm với cấp trên về hoạt động của phịng
ban mình.
2.1.3 Chính sách nhân sự
Lãnh đạo Cơng ty đánh giá rất cao về vai trò của người lao động trong hoạt động
KD của doanh nghiệp.Với mục tiêu đưa doanh nghiệp ngày càng phát triển. Xây dựng một
đội ngũ cán bộ nhân viên mạnh cả về chất lượng và số lượng doanh nghiệp đã ban hành
nhiều chính sách nhân sự hiệu quả. Bên cạnh đó cịn ban hành quy chế phân phối tiền lương
một cách công khai dân chủ, chấp hành các quy định của nhà nước về các chế độ lương
thưởng... Điều này khiến người lao động an tâm và đóng góp hết khả năng trí tuệ của mình
tích cực sáng tạo, và gắn bó với Cơng ty. Lao động Cơng ty có mức thu nhập ổn định điều
này góp phần tăng tính trung thực nâng cao ý thức bảo vệ TS Công ty và ý thức trách nhiệm
cơng việc.
2.1.4 Các nhân tố bên ngồi
Ngồi những nhân tố trên mơi trường kiểm sốt của Cơng ty cịn chịu ảnh hưởng của
nhân tố bên ngoài, những nhân tố này có tác dụng khơng ít tới mơi trường kiểm sốt của
doanh nghiệp. Sự tăng trưởng của nền kinh tế Việt Nam cũng như nền kinh tế Thế Giới đã
ảnh hưởng khơng nhỏ đến mơi trường kiểm sốt của doanh nghiệp. Bên cạnh đó Cơng ty
cịn phải đối mặt với những khó khăn về lạm phát, tỷ giá. Ngồi sự cạnh tranh khốc liệt
của đối thủ cạnh tranh đã tác động đến giá cả cũng như thị phần. Thêm vào đó sự ảnh
7

hưởng của cơ quan chức năng, nếu các cơ quan chức năng này thay đổi về chính sách tài
chính, tiền tệ thì sẽ làm thay đổi quan điểm và hành động của nhà quản lý, như vậy sẽ làm
ảnh hưởng đến môi trường quản lý của doanh nghiệp.
2.2 TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƠNG TIN PHỤC VỤ CHO KSNB CHU TRÌNH
BÁN HÀNG- THU TIỀN.
2.2.1 Tổ chức hệ thống chứng từ kế tốn
Các chứng từ Cơng ty sử dụng trong chu trình bán hàng-thu tiền gồm: Đơn đặt hàng
của khách hàng, các hợp đồng kí kết về cung cấp hàng hố và dịch vụ, Phiếu xuất kho, Hóa
đơn GTGT, Hố đơn vận chuyển, Phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng, các bản sao kê
của ngân hàng...
Có thể nói giai đoạn lập chứng từ, xử lý số liệu trên kế toán và báo cáo là hết sức
quan trọng trong công tác KSNB của doanh nghiệp. Nó giúp doanh nghiệp phát hiện những
sai sót ngăn ngừa gian lận xảy ra. Vì vậy doanh nghiệp cũng có một số quy định cụ thể:
Đơn đặt hàng và hợp đồng kinh tế: Nhân viên kinh doanh trưởng phòng kinh doanh
phối hợp với khách hàng lập và trình giám đốc ký duyệt hoặc ủy quyền cho trưởng phòng
kinh doanh ký kết và thực hiện. (Phụ lục 3.1, 3.2)
Phiếu xuất kho: phòng kinh doanh lập phiếu xuất kho căn cứ vào đơn đặt hàng để
duyệt (Phụ lục 1.1)
Hóa đơn GTGT: Phịng kế tốn lập căn cứ vào phiếu xuất kho và làm căn cứ ghi sổ
kế toán (Phụ lục 1.5, 3.3)
Phiếu thu: Thể hiện số tiền đã được nhập vào quỹ, làm căn cứ để thu tiền, ghi sổ kế
toán, kế toán thanh toán lập phiếu (Phụ lục 1.2)
Biên bản đối chiếu công nợ, biên bản kiểm kê quỹ: phịng kế tốn lập (Phụ lục 1.3)
Giấy báo có: của ngân hàng (Phụ lục 1.4)
Các chứng từ luôn được lập tại thời điểm phát sinh ghiệp vụ. Toàn bộ chứng từ phát
sinh tại DN đều được kiểm tra đúng đắn, hợp pháp các nội dung tại thời điểm phát sinh cho
đến lúc ghi chép vào sổ kế toán kiểm soát chứng từ tại DN được kiểm soát theo 2 bước,
kiểm soát ban đầu và kiểm soát lại như vây sẽ đảm bảo hiệu quả trong công tác KSNB.
- Kiểm soát ban đầu: Được thực hiện bởi kế toán viên, khi tiếp nhận chứng từ kế toán

viên sẽ xem xét các chứng từ có đúng với chế độ chính sách của nhà nước và của
DN ban hành hay không? Các chứng từ gốc đính kèm chứng từ ghi sổ có đầy đủ và
hợp lệ hay khơng?
- Kiểm sốt lại: Cơng việc này do kế toán trưởng thực hiện, khi nhận các chứng từ kế
toán viên và thủ quỹ chuyển đến trước khi ghi sổ, kiểm soát tương tự như kế toán
viên, kiểm tra chữ ký của kế toán viên và thủ quỹ.
2.2.2 Tài khoản sử dụng và sổ sách kế tốn
- Tài khoản cơng ty sử dụng trong chu trình bán hàng-thu tiền bao gồm (xem phụ
lục 2 kế toán và sổ sách)
+ TK 5111: Doanh thu thương mại,
+ TK 5112: Doanh thu tiêu thụ thành phẩm.
8


+ TK 3331: Thuế GTGT đầu ra.
+ TK 111: Tiền mặt.
TK 1111: Tiền Việt Nam đồng.
TK 1112: Tiền ngoại tệ.
+ TK 112: Tiền gửi ngân hàng.
TK 1121: Tiền gửi Việt Nam đồng.
TK 1122: Tiền gửi ngoại tệ.
+ TK 131: Phải thu khách hàng. Do khách hàng công ty rất nhiều và phân tán
ở nhiều nơi nên công ty không chi tiết TK 131 theo từng đối tượng khách hàng mà chỉ theo
dõi chung TK 131 trên chứng từ ghi sổ doanh thu, phải thu khách hàng lập trong ngày, và
theo dõi chi tiết từng khách hàng trên sổ chi tiết phải thu khách hàng, sau đó tổng hợp lại
và lập sổ Cái.
+ TK 521: Chiết khấu thương mại.
+ TK 531: Hàng bán bị trả lại.
+ TK 532: Giảm giá hàng bán.
- Cơng ty sử dụng hình thức kế tốn chứng từ ghi sổ nên sổ sách sử dụng trong chu

trình này bao gồm:
+ Chứng từ ghi sổ cho các tài khoản sử dụng.
+ Bảng kê chứng từ ghi sổ của các tài khoản.
+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
+ Sổ cái các tài khoản.
+ Sổ chi tiết các khoản phải thu khách hàng.
+ Sổ quỹ, sổ chi tiết tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng..
2.3 CÁC QUY ĐỊNH VÀ CHÍNH SÁCH KHÁC LIÊN QUAN ĐẾN CHU TRÌNH
BÁN HÀNG - THU TIỀN.
2.3.1 Phương thức tiêu thụ tại doanh nghiệp
Hiện nay doanh nghiệp chỉ tiêu thụ hàng hóa theo phương pháp trực tiếp. Nghĩa là
doanh nghiệp giao hàng trực tiếp tại kho và chuyển giao quyền sở hữu cho khách hàng.
2.3.2 Chính sách về giá và hình thức thanh tốn
Chính sách về giá: Do giá cả thường xuyên thay đổi biến động trên thị trường vì vậy
hiện tại Cơng ty khơng có bảng giá áp dụng trong thời gian dài mà bảng giá chỉ được lập
theo từng thời điểm
Hình thức thanh toán: Thanh toán trả ngay và thanh toán trả chậm
Thanh toán trả ngay: Đối với những khách hàng nhỏ lẻ, khách hàng mới khơng có uy

9


tín thì doanh nghiệp u cầu khách hàng thanh tốn bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản
ngay khi nhận.
Thanh toán trả chậm: Doanh nghiệp đang áp dụng hai hình thức thanh tốn trả chậm
- Bán trả chậm theo hình thức tín chấp: đối với những khách hàng truyền thống, có uy
tín thì doanh nghiệp khơng cần tài sản thế chấp.
- Bán trả chậm có đảm bảo thanh tốn: áp dụng cho những khách hàng mới có nhu cầu
mua chịu tại doanh nghiệp.
Tuy nhiên cả 2 phương thức thanh tốn này có thời gian nợ tối đa không quá 45 ngày.

Tất cả các trường hợp bán trả chậm đều phải tiến hành ký kết hợp đồng.
2.4 THỰC TRẠNG KSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CÔNG TY
TNHH VẠN LỢI
Bán hàng - thu tiền là quy trình phức tạp, địi hỏi cơng tác kiểm sốt nội bộ phải được
thực hiện chặt chẽ. Vì thế doanh nghiệp đã có sự phân cơng trách nhiệm tương đối rõ ràng
giữa các bộ phận liên quan nghiệp vụ liên quan đến bộ phân nào thì bộ phận đó phải chịu
trách nhiệm xem xét kiểm tra từ khâu lập chứng từ ghi sổ sách.
Chu trình bán hàng - thu tiền tại doanh nghiệp được KS qua ba nội dung chủ yếu sau:
Kiểm soát nghiệp vụ bán hàng, Kiểm soát nợ phải thu của khách hàng, Kiểm soát thu tiền.
2.4.1 Kiểm soát nghiệp vụ bán hàng
a) Nhận và xét duyệt đơn đặt hàng
- Mục tiêu kiểm soát:
+ Nghiệp vụ bán hàng trước khi thực hiện phải được phê chuẩn, vì vậy mục tiêu
kiểm sốt ở giai đoạn này chính là tiếp nhận và phê chuẩn ĐĐH một cách đúng đắn. Sự
phê duyệt nghiệp vụ bán hàng ngay từ lúc nó phát sinh là rất quan trọng, nó thể hiện tính
minh bạch của nghiệp vụ bán hàng, ngồi ra cịn là mục tiêu kiểm sốt việc tn thủ các
chính sách về bán hàng của cơng ty.
+ ĐĐH đã được phê chuẩn phải có tính xác thực, khách hàng là có thật
+ Sự chính xác và đầy đủ trên ĐĐH đã được phê duyệt, đó chính là về chủng loại,
số lượng hàng, nơi giao, nhận...
- Thủ tục kiểm soát thực tế:
Mỗi khách hàng khi đến Công ty đặt hàng đều có một mẫu riêng chứ Cơng ty khơng
có mẫu chung cho tất cả đơn đặt hàng này trong hợp đồng không thỏa thuận giá cố định là
bao nhiêu mà chỉ qui định giá cả sẽ theo từng thời điểm khách hàng đặt hàng trong suốt
thời gian thực hiện hợp đồng. Những khách hàng này thường khi muốn đặt hàng đều gọi
qua điện thoại đặt hàng hoặc chuyển fax đến cho phịng sản xuất kinh doanh của cơng ty.
Cịn đối với những khách hàng mới thì thường đến trực tiếp đặt hàng tại cơng ty và thỏa
thuận với phó GĐ kinh doanh tại Công ty. Nếu khách hàng đồng ý với mức giá, điều kiện
thanh tốn, vận chuyển....của cơng ty thì làm hợp đồng, rồi khách hàng gửi ĐĐH chính
thức tới Công ty hoặc không làm hợp đồng mà gửi ĐĐH tới Cơng ty

Hình 2.1: Lưu đồ Kiểm sốt xét duyệt đơn đặt hàng (Phụ lục 3.1, 3.2, 3.3)

10


Quy trình nhận đơn đặt hàng
KH/ Bên liên quan

GĐ/TPKD

Bộ phận bán hàng

Đơn đặt
hàng

Bắt đầu

Đ.ĐH/ Hợp
đồng

Xử
lý

Đơn đặt
hàng

Duyệt

Hợp đồng

Phiếu
giao hàng
1
lưu
b) Đối với việc phê duyệt bán chịu
- Mục tiêu kiểm soát:
+ Tất cả mọi nghiệp vụ bán chịu đều phải được sự phê duyệt của người có thẩm
quyền trong cơng ty.
+ Phê duyệt hạn mức tín dụng, thời hạn tín dụng, khách hàng được phép nợ phải do
giám đốc công ty ký duyệt (sự phê chuẩn) và theo đúng theo quy định về bán chịu của cơng
ty (tính đúng đắn)
- Thủ tục kiểm sốt
Việc xét duyệt bán chịu của cơng ty dựa trên quy định về bán chịu của công ty. Đối
với khách hàng cũ, khi có yêu cầu mua chịu cho lơ hàng tiếp theo, phịng SX-KD phải tổng
hợp thơng tin từ kế tốn cơng nợ cung cấp bao gồm số tiền khách hàng cịn nợ cơng ty,
thời gian khách hàng đã quá hạn là bao nhiêu ngày. Nếu khách hàng đã trả nợ, và chấp
nhận yêu cầu thanh toán trong vịng 30 ngày của cơng ty thì trưởng phịng SX-KD sẽ duyệt
cho khách hàng mua chịu cho lô hàng tiếp theo (yêu cầu này đã đề ra trong hợp đồng). Nếu
khách hàng chưa trả hết số tiền còn nợ và đã q hạn nợ thì phịng SX-KD sẽ u cầu khách
hàng trả hết số tiền đó rồi mới cho nợ tiếp. Đối với những khách hàng mới có yêu cầu mua
chịu thì việc phê duyệt này phải được Giám đốc công ty ký duyệt thông qua việc ký kết
hợp đồng bán hàng với khách hàng trong đó có yêu cầu khách hàng phải thế chấp tài sản
có giá trị >70% giá trị đơn hàng

11


Hình 2.2: Sơ đồ kiểm sốt xét duyệt bán chịu

KH truyền

thống

u cầu

Phịng SXKD

- Căn cứ quy định
của cơng ty.

mua chịu

Khách
hàng mới

Kế tốn bán
hàng, cơng
nợ

Giám đốc

-Kiểm tra cơng nợ
khách hàng

- Xem xét thơng
tin từ phịng kế
tốn và tìm hiểu
thơng tin
Ký duyệt
bán chịu.
Hợp đồng (cam

kết trả nợ)

c) Chuyển gia hàng hóa, lập hóa đơn
 Chuyển giao hàng hóa
 Đối với việc xuất kho hàng:
- Mục tiêu kiểm soát:
+ Thủ tục lập phiếu xuất kho phải đảm bảo đúng quy định, phải có sự ký duyệt của
giám đốc.
+ Phiếu xuất kho phải được lưu chuyển theo đúng quy định, trình tự, đảm bảo được
kiểm tra nghiêm túc.
+ Việc ghi sổ kho, ghi sổ chi tiết hàng hóa phải căn cứ vào phiếu xuất kho, phải đảm
bảo tính đầy đủ, chính xác.
- Thủ tục kiểm soát:
Trên lý thuyết việc xuất kho và chuyển giao hàng cho khách hàng trước hết phải là
thủ tục lập phiếu xuất kho. Vì vậy, các thủ tục kiểm sốt từ khi lập phiếu xuất kho cho đến
khi giao hàng là rất quan trọng. Tại Cơng ty Hịa Khành, sau khi ĐĐH đã được duyệt, bộ
phận bán hàng căn cứ theo ĐĐH đã được phê duyệt đầy đủ để viết phiếu xuất kho. Trường
hợp khách hàng là các cơ sở kinh doanh nhỏ lẻ đến trực tiếp Công ty để mua hàng và khơng
có ĐĐH thì phịng SX-KD sẽ căn cứ trên yêu cầu mua hàng của khách hàng để viết phiếu
xuất kho.
Phiếu xuất kho được nhân viên bán hàng ở phòng SX-KD lập 3 liên, 1 liên lưu ở
phòng SX-KD (bộ phận bán hàng), 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên dùng lưu chuyển nội
12


bộ, tức là sẽ chuyển cho thủ kho dùng để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho bộ phận kế
toán. Các thủ tục kiểm soát khi lập phiếu xuất kho được thể hiện trong việc luân chuyển
phiếu xuất kho từ bộ phận này đến các bộ phận khác và bao gồm sự phê duyệt.
 Phiếu xuất kho sau khi được bộ phận bán hàng tại phòng sản xuất kinh doanh lập
sẽ được đưa cho Giám đốc công ty để ký duyệt, việc ký duyệt này tạo ra tác dụng

kiểm sốt đó là việc xuất hàng được phê duyệt bởi người có thẩm quyền. Tiếp theo,
phiếu xuất kho (2 liên) chuyển cho thủ kho, thủ kho phải ghi số lượng mà thủ kho
thực xuất, rồi ký vào, đồng thời người nhận hàng (khách hàng) cũng phải ký vào,
thủ tục này là để kiểm soát số lượng hàng thực xuất và để xác nhận khách hàng đã
ký nhận hàng. Sau đó, thủ kho chuyển 1 liên đến phịng SX-KD, phịng SX-KD
làm cơ sở để viết hóa đơn GTGT, sau đó chuyển phiếu xuất kho này cho khách
hàng. Liên còn lại thủ kho dùng ghi thẻ kho và chuyển cho phòng kế tốn, phịng
kế tốn lưu phiếu xuất kho này và làm căn cứ để ghi sổ. (Hình 2.3)
 Lập hóa đơn
- Mục tiêu kiểm sốt:
+ Hóa đơn được lập trước khi xuất ra cho khách hàng phải được ký duyệt và đảm
bảo chính xác, được kiểm tra nghiêm túc, đúng đắn, tránh gian lận sai sót.
+ Sự phê duyệt hóa đơn phải do giám đốc ký duyệt.
+ Hóa đơn phải phản ánh chính xác thời gian lập ( sự đúng kỳ).
+ Hóa đơn được lập phải có căn cứ hợp lý ( tính có thật), tránh lập hóa đơn giả.
+ Các hóa đơn phải được vào sổ đầy đủ (sự đầy đủ)
- Thủ tục kiểm sốt:
Việc lập hóa đơn cho số hàng bán ra do bộ phận bán hàng của phòng sản xuất kinh
doanh lập. Cụ thể, đối với trường hợp bán theo hợp đồng, đơn đặt hàng, sau khi đã có phiếu
xuất kho hồn chỉnh do thủ kho gửi tới, phòng sản xuất kinh doanh sẽ căn cứ vào phiếu
xuất kho và ĐĐH để viết Hóa đơn GTGT. (Hình 2.4)

13


Hình 2.3:Lưu đồ Thủ tục lập hóa đơn xuất kho bán hàng
Phịng kinh doanh

KH
H

Đơn
đặt
hàng

Giám đốc

Phịng kế tốn

GĐ
kiểm
tra
duyệt

Đơn đặt
hàng

Phiếu thu
( 3 liên)

Yes
No
Được
duyệt

s

Thu
tiền

Phiếu
xuất
kho( 3

Phiếu thu
( 3 liên)

Kiểm
tra
hàng

Xuất
kho

HĐ
GTGT

Hình thức
thanh tốn

Phiếu thu
( 3 liên)

Chấp
thuận bán
chịu

Phiếu
thu( liên

Ghi sổ

Lưu

14

Thủ quỹ

KH


PHỊNG KD

PHIẾU
XUẤT
KHO

GIÁM ĐỐC

KẾ TỐN

KÝ
DU
YỆ
T

KÝ

HĨA
ĐƠN

GTGT

HĨA ĐƠN
GTGT (LIÊN
3)

HĨA ĐƠN
GTGT
(LIÊN 3)

KHÁCH HÀNG

HỐ
ĐƠN
GTGT

HOA
ĐƠN
GTGT

GHI SỔ

LƯU
Hình 2.4: Thủ tục lập và lưu chuyển Hóa đơn GTGT
Hóa đơn sau khi được lập sẽ chuyển cho giám đốc ký duyệt, thủ tục này nhằm chứng
tỏ nghiệp vụ bán hàng này được xác nhận và được ký duyệt. Sau đó giao cho khách hàng
ký để xác nhận đã mua hàng và chấp nhận thanh toán. Trường hợp khách hàng ở xa khơng
có mặt và mua hàng qua điện thoại thì phần chữ ký của người mua hàng sẽ do nhân viên
có nhiệm vụ nhận hàng gửi cho khách hàng ký vào, và phải ghi rõ là bán hàng qua điện
thoại. Hóa đơn sau khi đã có chữ ký đầy đủ của người bán hàng, người mua hàng, Giám

đốc, sẽ được giao cho khách hàng giữ 1 liên, 1 liên được chuyển đến phịng kế tốn giao
cho kế tốn tiêu thụ, công nợ để ghi nhận doanh thu và nợ phải thu.
d) Kiểm soát việc ghi nhận nghiệp vụ bán hàng
Để kiểm soát tốt ghi nhận nghiệp vụ bán hàng, doanh nghiệp có một số quy định sau:
- Nghiệp vụ bán hàng phải được ghi sổ hàng ngày: việc ghi sổ phải căn cứ vào các
chứng từ như PXK, HĐ GTGT… đã được phê duyệt và đánh số thứ tự trước.Ghi sổ
theo thứ tự chứng từ. Kiểm tra tính tốn giá trên hđ so với giá trên đđh trước khi ghi
sổ.
- Hàng tháng kế tốn phải lập bảng kê hóa đơn bán hàng và báo cáo doanh thu theo
từng mặt hàng gửi cho cấp trên.

15


2.4.2 Kiểm soát nợ phải thu của khách hàng
- Mục tiêu kiểm soát:
Để theo dõi kế toán tiêu thụ ghi sổ theo dõi chi tiết công nợ ngay khi nhận được chứng
từ (Hóa đơn GTGT, Phiếu thu, Phiếu chi GBC)
Hằng tháng kế tốn cơng nợ báo cáo cơng nợ khách hàng, những khách hàng nào đã đến
hạn trả nợ, khách hàng nào quá hạn trả nợ
SỔ THEO DÕI CHI TIẾT CÔNG NỢ
Tài khoản : 131- phải thu khách hàng
Khách hàng: Công ty TNHH Đại Lợi
Địa chỉ

: 45 Mạc Đĩnh Chi- Quận 1- TPHCM

Điện thoại :

MST:

Công nợ từ ngày: 1/12/2016 đến ngày: 31/12/2016
Stt Ngày

Shct

Hạn nợ

Tk dư

Diễn giải
Số dư đầu kỳ

6/16

Tiền nợ

Tiền có

30.225.400

00845 30 ngày Bán theo HĐ 5112

120.245.000

333 (1)
Khi khách hàng trả nợ kế toán ghi giảm khoản nợ phải thu
Trường hợp giảm giá phát sinh ngồi hóa đơn, hàng trả lại kế tốn căn cứ bb giao
nhận hóa đơn GTGT ghi giảm khoản phải thu
- Tổ chức công tác thu hồi nợ

Định kỳ mỗi tháng, kế toán sẽ báo cáo với giám đốc về tình hình nợ của khách hàng
(những khách hàng nào tới hạn thanh toán, khách hàng nào quá hạn ). Sau đó gọi điện hoặc
gửi giấy thanh toán đến cho khách hàng .Nếu như trong thời hạn 5 ngày, khách hàng khơng
thanh tốn nợ thì doanh nghiệp sẽ cử 1 nhân viên đến thu hồi nợ. Sau khi thu hồi về, nhân
viên thu hồi nợ phải báo cáo tình hình thu hồi cho giám đốc biết, để có biện pháp sử lý
2.4.3 Kiểm sốt thu tiền
- Mục tiêu kiểm soát
+Các khoản tiền trước khi thu đều đã được phê duyệt, có đầy đủ căn cứ khi thực
hiện.
+ Các khoản tiền thu được ghi sổ là số tiền công ty thực tế nhận được.
+ Các khoản tiền thu được phân loại đúng đắn, được ghi sổ đúng thời gian.
+ Các khoản tiền thu được phải được ghi sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác.
- Thủ tục kiểm sốt
Cơng ty quy định quy trình lập và lưu chuyển phiếu thu như sau: khi khách hàng đến
thanh toán tiền tại cơng ty căn cứ vào bộ chứng từ gồm hóa đơn GTGT, đơn đặt hàng (nếu
khách hàng có ĐĐH), phiếu xuất kho để đối chiếu số lượng hàng xuất có đúng với trên hóa
16


đơn, đơn đặt hàng khơng, đối chiếu hóa đơn GTGT, bảng giá để xem có đúng số tiền khơng,
kế tốn thanh toán lập phiếu thu (3 liên). Phiếu thu sau khi lập được gửi đến Giám đốc
công ty và kế toán trưởng để ký duyệt để kiểm soát việc thu tiền đã được ký duyệt, sau đó
kế tốn thanh tốn lưu 1 liên, và gửi 2 liên đến cho thủ quỹ, thủ quỹ tiến hành thu tiền của
khách hàng, thủ quỹ sau khi nhận tiền phải ký vào 2 liên của phiếu thu và đưa cho khách
hàng ký vào. Khách hàng sẽ giữ 1 liên phiếu thu, còn 1 liên thủ quỹ dùng để ghi vào sỗ
quỹ tiền mặt. Sau đó chuyển cho kế tốn tiêu thụ để kế tốn tiêu thụ cùng với bộ chứng từ
bán hàng, kế toán tiêu thụ ghi nhận doanh thu. Cuối cùng kế toán tiêu thụ chuyển phiếu thu
cho kế toán thanh toán dùng để ghi sổ kế tốn chi tiết tiền mặt.
Hình 2.5: Lưu đồ thu tiền mặt
Khách

hàng

Yêu cầu
trả tiền
hàng

Nộp tiền

Kế toán thanh
toán

GĐ, kế tốn
trưởng

Thủ quỹ

Ký,duyệt

Bộ c.từ:
Hóa đơn
GTGT,
PXK,ĐĐ
H

Phiếu thu
Phiếu
thu
Thu tiền,
ký nhận

Phiếu
thu
Phiếu thu
Phiếu
thu

Phiếu thu

Phiếu
thu

Phiếu thu

Ghi sổ kế
toán tiền mặt,
lưu PT

Ghi sổ
quỹ

Thủ quỹ, hằng ngày căn cứ vào phiếu thu ghi vào sổ quỹ tiền mặt. Vào cuối mỗi ngày,
kế toán thanh toán cùng thủ quỹ đối chiếu số tiền trên sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt và sổ
quỹ tiền mặt có sai sót thì lập tức điều chỉnh. Tuy nhiên, vào cuối mỗi tuần thì thủ tục kiểm
sốt này chặt chẽ hơn, khi tiến hành đối chiếu thì lập biên bản kiểm kê quỹ có sự chứng
kiến của Kế tốn trưởng, kế toán thanh toán, thủ quỹ. Nếu sự ghi chép của kế toán thanh

17


tốn và thủ quỹ khớp với số tiền hiện có tại quỹ thì kế tốn trưởng ký xác nhận vào biên

bản.
Đối với các khoản phải thu khách hàng do nhân viên thu nợ đi thu về, thì cũng căn
cứ vào các chứng từ có liên quan như: phiếu chi do bên khách hàng xuất, giấy đề nghị
thanh toán, giấy nhận tiền, kế toán thanh toán tiến hành viết phiếu thu cho số tiền này, và
quy trình cũng phải diễn ra tương tự như trên, phiếu thu phải có sự ký duyệt của giám đốc,
kế tốn trưởng, sau đó nhân viên thu nợ sẽ đem tiền nộp cho thủ quỹ.
a)
Kiểm soát nghiệp vụ thu tiền ngân hàng
- Thủ tục kiểm soát
+ Căn cứ GBC do ngân hàng gửi đến, KT thanh toán ghi sổ, chuyển KT tiêu thụ ghi
giảm khoản phải thu
+ Kế toán phải đối chiếu số dư với ngân hàng hằng ngày
+ Cuối kỳ kế toán trưởng đối chiếu số dư tiền gửi với ngân hàng
SỐ TIỀN GỬI NGÂN HÀNG
Chứng từ
Ngày
25/6

Số

Ngày

0122

25/6

Tk

Diễn giải
Cty Lợi Lợi

đư

Gửi

131

134.230.400

Rút

Còn

trả nợ TH
Cộng ps
Số dư cuối kỳ

KẾT LUẬN CHƯƠNG II
Việc phân tích đánh giá thực trạng KSNB chu trình bán hàng- thu tiền tại cty TNHH
Vạn Lợi cho thấy công ty đã vận dụng lý thuyết KSNB vào thự tế để kiểm soát và quản lý
các hoạt động tại đơn vị mình nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Tuy nhiên việc thiết kế này
còn mang tính tự phát và cịn tồn tại một số hạn chế.Vì vậy kiến cho hệ thống KSNB chu
trình bán hàng- thu tiền nói riêng chưa phát huy hết hiệu quả. Những hạn chế này sẽ là cơ
sở để đưa ra giải pháp nhằm hồn thiện KSNB đối với chu trình bán hàng- thu tiền trong
chương 3.

18