Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ tại công ty tnhh mtv mía đường ttc attapeu

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
PHÂN HIỆU ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TẠI KON TUM

NGUYỄN THỊ PHI YẾN

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ
CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CƠNG TY
TNHH MTV MÍA ĐƯỜNG TTC ATTAPEU

Kon Tum, tháng 5 năm 2018


ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
PHÂN HIỆU ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TẠI KON TUM

BÁO CÁO THỰC TẬP

MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ
CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY
TNHH MTV MÍA ĐƯỜNG TTC ATTAPEU

GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN
SINH VIÊN THỰC HIỆN
LỚP
MSSV

: TH.S PHAN THỊ THANH TRÚC
: NGUYỄN THỊ PHI YẾN
: K814QT

: 141402047

Kon Tum, tháng 5 năm 2018


MỤC LỤC
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT ................................................................................. iii
DANH MỤC BẢNG ..........................................................................................................iv
DANH MỤC SƠ ĐỒ .........................................................................................................iv
DANH MỤC HÌNH VẼ ....................................................................................................iv
MỞ ĐẦU ............................................................................................................................. 1
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ ................. 1
1.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ.................. 3
1.1.1. Một số khái niệm về công tác văn thư ........................................................................ 3
1.1.2. Vai trị và ý nghĩa của cơng tác văn thư ..................................................................... 3
1.1.3. Yêu cầu của công tác văn thư ................................................................................ 3
1.1.4. Nội dung của công tác văn thư .................................................................................... 4
1.1.5. Những vấn đề cơ bản về công tác lưu trữ .................................................................. 6
1.2. Mối quan hệ giữa công tác văn thư và lưu trữ .......................................................... 8
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CƠNG TY
TNHH MTV MÍA ĐƯỜNG TTC ATTAPEU................................................................. 9
2.1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH MTV TTCA ................................................ 9
2.1.1. Giới thiệu công ty .......................................................................................................... 9
2.1.2. Lịch sử hình thành ......................................................................................................... 9
2.1.3. Sản phẩm kinh doanh .................................................................................................. 10
2.1.4. Cơ cấu tổ chức công ty TTCA ................................................................................... 11
2.1.5. Khái quát tình hình nhân sự và cơ sỡ vật chất của cơng ty .................................... 14
2.2. Tổng quan về Phịng hành chính quản trị ............................................................... 16
2.2.1.Giới thiệu chung về phịng Hành chính quản trị ...................................................... 16
2.2.2. Chức năng, nhiệm vụ .................................................................................................. 16

2.2.3. Cấu trúc tổ chức phịng Hành chính quản trị ........................................................... 19
2.2.4.Công tác văn thư lưu trữ trong bộ phận Hành chính quản trị tại cơng ty TTCA 21
2.2.5. Công tác lưu trữ giấy tờ, lập hồ sơ ............................................................................ 28
2.2.6. Bố trí và sắp xếp mơi trường và điều kiện làm việc của nhân viên văn thư lưu trữ
....................................................................................................................................................... 29
2.2.7. Khảo sát mức độ hài lịng đối với cơng tác văn thư lưu trữ tại công ty ............... 30

2.3. Đánh giá nhận xét về công tác văn thư lưu trữ tại TTCA ...................................... 31
2.3.1. Ưu điểm công tác văn thư lưu trữ ............................................................................. 31
2.3.2. Nhược điểm công tác văn thư lưu trữ ....................................................................... 32
CHƯƠNG 3: KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CƠNG TY TNHH MTV MÍA ĐƯỜNG TTC
ATTAPEU ........................................................................................................................ 35
3.1 GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG VÀ HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
VĂN THƯ LƯU TRỮ ....................................................................................................... 35
3.1.1. Giải pháp quản lí văn bản đi, văn bản đến ............................................................... 35
i


3.1.2. Công tác lưu trữ giấy tờ .............................................................................................. 35
3.1.3. Việc quản lí con dấu cơng ty...................................................................................... 36
3.1.4. Sự nổ lực cố gắng của CBNV văn thư lưu trữ ......................................................... 36
3.1.5. Điều kiện làm việc và sự quan tâm, chỉ đạo và giúp đỡ của Ban lãnh đạo .......... 36
3.1.6. Giải pháp chung nâng cao công tác .......................................................................... 37
3.2. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ ĐỐI VỚI CÔNG TY TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ
LƯU TRỮ .......................................................................................................................... 37
3.2.1. Xây dựng qui trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của phòng Hành chính
quản trị đối với cơng tác văn thư lưu trữ ........................................................................... 37
3.2.2. Xây dựng kho quản lí tài liệu lưu trữ, qui trình lập hồ sơ hiện hành và giao nộp
tài liệu lưu trữ vào kho lưu trữ .................................................................................................. 39

KẾT LUẬN ....................................................................................................................... 40

TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................................................... 41
PHỤ LỤC

ii


DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
Từ viết tắt

Nội dung

TTC

Tập đoàn Thành Thành Cơng

TTCA

Cơng ty TNHH MTV Mía đường Thành Thành Công Attapeu

CBNV

Cán bộ nhân viên

CTQ

Cấp thẩm quyền

iii

DANH MỤC BẢNG
Số hiệu
bảng

Tên bảng

Trang

Bảng 1.1

Các bước trong công tác xây dựng và ban hành văn hành văn
bản

4

Bảng 2.1

Bảng cơ cấu tỷ trọng lao động theo trình độ của cơng ty TTCA

15

Bảng 2.2

Kết quả khảo sát mức độ hài lòng về công tác văn thư lưu trữ

31

Bảng 2.3

Kết quả khảo sát mức độ hài lòng về thái độ phục vụ của CBNV
văn thư lưu trữ

31

Bảng 2.4

Kết quả khảo sát mức độ hài lòng của CBNV về việc sắp xếp hồ
sơ lưu trữ

33

Bảng 2.5

Kết quả khảo sát mức độ hài lòng về cơng tác đóng dấu ln
được đảm bảo

34

Bảng 3.1

Bảng mục lục hồ sơ lưu trữ

36

DANH MỤC SƠ ĐỒ
Số hiệu
sơ đồ

Tên sơ đồ

Trang

Sơ đồ 2.1

Sơ đồ tổ chức và chức năng cơng ty TTCA

11

Sơ đồ 2.2

Cơ cấu tổ chức phịng Hành chính quản trị của cơng ty
TTCA

20

Sơ đồ 2.3

Các bước quản lí văn bản đến tại TTCA

23

Sơ đồ 3.1

Sơ đồ quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi

38

Sơ đồ 3.2

Sơ đồ qui trình lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu
vào kho lưu trữ

39

DANH MỤC HÌNH VẼ
Số hiệu
hình vẽ
Hình 2.1
Hình 2.2

Tên hình vẽ

Trang

Biểu đồ so sánh cơ cấu lao động theo trình độ của cơng
ty TTCA
Biểu đồ kết quả khảo sát mức độ hài lòng với quy định
cụ thể về việc quản lí hồ sơ và lưu trữ hồ sơ

14

iv

34


MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết:

Đối với mỗi cơ quan, tổ chức, cơng tác văn thư lưu trữ có vai trị đặc biệt quan trọng.
Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một đặc điểm chung
là khi các cơ quan, tổ chức được thành lập, công tác văn thư lưu trữ sẽ tất yếu được hình
thành vì đó là "huyết mạch" trọng hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư
lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý
điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc
giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ
chức. Đối với là công ty TNHH MTV Mía đường TTC Attapeu, Lào thuộc tập đồn Thành
Thành Công, Việt Nam, một doanh nghiệp Việt Nam với sự mạnh dạng tìm kiếm cơ hội
đầu tư kinh doanh, đón đầu sự phát triển của Lào chấp nhận cạnh tranh để từng bước chinh
phục những nấc thang thành công, khẳng định vị thế trên thị trường trong nước và xứ người
thì cơng tác văn thư lưu trữ được xác định là một hoạt động chính, là nội dung quan trọng,
chiếm một phần rất lớn trong hoạt động của Hành chính quản trị của cơng ty,cơng tác văn
thư lưu trữ góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính và thúc đẩy tiến trình cải cách
nền hành chính của doanh nghiệp.
Công tác văn thư lưu trữ của công ty TNHH MTV Mía đường TTC Attapeu trong
thời gian qua đã có những đóng góp tích cực vào kết quả hoạt động của cơng tác Hành
chính quản trị. Tuy nhiên, bên cạnh đó cịn tồn tại một số điểm bất cập, thiếu sót trong cơng
tác văn thư lưu trữ như quy định cụ thể về việc tổ chức thực hiện công tác lưu trữ cho tồn
cơng ty, điều kiện bảo đảm an tồn và sử dụng tài liệu lưu trữ cịn hạn chế, chưa có những
quy định chặt chẽ về bảo vệ tài liệu lưu trữ. Hồ sơ lưu trữ sắp xếp chưa khoa học, tỉ mỉ do
vậy dẫn đến việc tìm hồ sơ và kiểm tra hồ sơ gặp khó khăn và việc quản lý hồ sơ tài liệu
chưa có qui trình cụ thể, rõ ràng, nhiều văn bản đi và văn bản đến không được chuyển cho
bộ phận văn thư cơ quan, nhiều khi việc chuyển công văn được gửi thẳng trực tiếp cho bộ
phận chuyên môn, việc quản lý con dấu cần có qui định cụ thể và rõ ràng hơn.Vì vậy nâng
cao hiệu quả cơng tác văn thư lưu trữ trong hoạt động Hành chính quản trị của cơng ty là
việc cần thiết.
Sau thời gian thực tập tìm hiểu, nghiên cứu, quan sát hoạt động của công tác văn thư
lưu trữ tại phịng Hành chính quản trị, em quyết định chọn đề tài “ Một số biện pháp nâng
cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ tại cơng ty TNHH MTV Mía đường TTC Attapeu”.

2. Mục tiêu nghiên cứu đề tài :
Đề tài này tập trung giải quyết các mục tiêu như sau:
Thứ nhất, hệ thống hóa cơ sở lý luận về công tác văn thư lưu trữ.
Thứ hai, phân tích và đánh giá được thực trạng công tác văn thư lưu trữ tại công ty
TNHH MTV Mía đường TTC Attapeu.
Thứ ba, đề xuất được giải pháp nhằm hồn thiện và nâng cao hiệu quả cơng tác văn
thư lưu trữ tại cơng ty TNHH MTV Mía đường TTC Attapeu.
3. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu :
1


Đối tượng nghiên cứu: Đề tài được nghiên cứu đối với công tác văn thư lưu trữ tại
công ty TNHH MTV Mía đường TTC Attapeu.
Phương pháp nghiên cứu được sử dụng:
Phương pháp tổng hợp tài liệu nhằm hệ thống cơ sỡ lý luận đối với công tác văn thư
lưu trữ.
Phương pháp thống kê: Sử dụng chức năng thống kê mô tả bằng việc thu thập, tổng
hợp số liệu sẵn có, tóm tắt, trình bày và mơ tả các đặc trưng khác nhau để phản ánh một
cách tổng quát đối tượng nghiên cứu.
Phương pháp khảo sát: Tiến hành phát phiếu khảo sát đến từng trưởng các đơn vị,
một số đơn vị tiến hành phát trực tiếp đến từng CBNV trong vòng 1 ngày và tiến hành thu
phiếu phát ra sau đó 2 ngày.
Phương pháp chọn mẫu: Chọn mẫu thuận tiện với nhóm mẫu là CBNV thuộc khối
văn phịng trong cơng ty với kích cỡ mẫu là 63 CBNV. Sử dụng thang đo Likert để đánh
giá, nhận xét mức độ hài lòng của CBNV trong công ty đối với công tác văn thư lưu trữ.
4. Kết cấu đề tài:
Đề tài này bao gồm:
Chương I: Cơ sở lý luận về công tác văn thư lưu trữ.
Chương II: Thực trạng công tác văn thư lưu trữ tại cơng ty TNHH MTV Mía đường TTC
Attapeu.

Chương III: Kiến nghị và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ tại công ty
TNHH MTV Mía đường TTC Attapeu.

2


CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
1.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
1.1.1. Một số khái niệm về công tác văn thư

Công tác văn thư là công tác bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản;
quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan tổ
chức quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư. (Nghị định 110/2004/NĐ-CP về
công tác văn thư)
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho công tác
quản lý của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, kinh tế, xã hội, các đơn vị vũ
trang. Là toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và ban hành văn bản, tổ chức quản lý
và giải quyết văn bản hình thành của cơng tác văn thư là phương tiện thiết yếu cho hoạt
động của cơ quan đạt hiệu quả. (Công tác Văn thư - Lưu trữ và quản trị văn phòng của văn
phòng UBND Huyện Vĩnh Tường – Đỗ Thị Thơm)
Công tác văn thư là hoạt đông đảm bảo thông tin bằng văn bảng phục vụ cho việc lãnh đạo,
chỉ đạo, quản lý, điều hành công việ của cơ quan, tổ chức. (Tài liệu nghiệp vụ văn thư – Nguyễn
Thị Phong)

1.1.2. Vai trị và ý nghĩa của cơng tác văn thư
Công tác văn thư gắn liền với bộ máy quản lí và là nội dung quan trọng trong hoạt
động của cơ quan, như vậy cơng tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản
lý của cơ quan. Công tác văn thư đảm bảo việc cung cấp những thơng tin cần thiết, phục
vụ nhiệm vụ quản lí Nhà nước của mỗi cơ quan đơn vị nói chung. Thông tin phục vụ quản

lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thơng tin chủ yếu nhất, chính
xác nhất là thơng tin bằng văn bản. Thực hiện tốt cơng tác văn thư sẽ góp phần giải quyết
cơng việc cơ quan được nhanh chóng, chính xác, vừa nâng cao năng suất vừa đảm bảo chất
lượng, đúng chế độ, giữ gìn bí mật.
Cơng tác văn thư góp phần làm giảm bớt các giấy tờ vô dụng, tiết kiệm được công
sức và tiền của cho cơ quan. Đồng thời cơng tác này giữ gìn đầy đủ những hồ sơ, tài liệu
cần thiết có giá trị để phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết công việc trước mắt và nộp vào
để nghiên cứu và sử dụng lâu dài.
1.1.3. Yêu cầu của cơng tác văn thư
Trong q trình thực hiện những nội dung trên cần đảm bảo những yêu cầu : Nhanh
chóng, kịp thời, đúng hạn và phải đảm bảo tính chính xác cao trong nội dung, nghiệp vụ.
Mức độ bí mật của văn bản là yêu cầu quản lý đối với công tác văn thư, là biểu hiện tập
trung mang tính chính trị của cơng tác văn thư. Bên cạnh đó, sử dụng trang thiết bị hiện
đại là một trong những tiền đề nhằm nâng cao năng suất, chất lượng công tác và ngày càng
trở thành nhu cầu cấp bách của mỗi các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội.
Tuy nhiên q trình hiện đại hóa cơng tác văn thư phải được tiến hành từng bước, phù hợp
với tổ chức, trình độ cán bộ và điều kiện của từng cơ quan, tổ chức.

3


1.1.4. Nội dung của công tác văn thư

a. Công tác xây dựng và ban hành văn bản
Xây dựng và ban hành văn bản là trình tự các bước được sắp xếp khoa học mà cơ
quan nhất thiết phải tiến hành trong công tác soạn thảo và ban hành theo đúng chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động. Công tác này gồm các bước cơ bản: Dự thảo
văn bản; Duyệt bản thảo văn bản; Đánh máy, nhân bản văn bản đã được duyệt; Ký văn bản
và phát hành văn bản. Cụ thể các bước trong công tác xây dựng và ban hành văn bản như
sau :

Bảng 1.1 Các bước trong công tác xây dựng và ban hành văn bản
Bước Tên công việc
Nội dung
Thực hiện
1

Đặt tên loại văn bản

- Xác định mục đích, ý nghĩa và Cán bộ soạn thảo
nội dung của văn bản
- Đối tượng của văn bản

2

Soạn đề cương và
thảo văn bản
Trình duyệt nội dung
và tổ chức lấy ý kiến

Xác định các ý chính
Cán bộ soạn thảo
Thu thập thông tin
Trao đổi với các đơn vị liên quan Trưởng các đơn vị
Xin ý kiến của bộ phận pháp chế được giao nhiệm vụ
soạn thảo

3

4

Tổng hợp ý kiến và Phân loại nhóm ý kiến
hồn chỉnh văn bản
+ Nhóm ý kiến về pháp chế
+Nhóm ý kiến về chun mơn
Kiểm tra và hoàn
- Kiểm tra văn phong, kiểm tra
chỉnh văn bản
các u cầu về thể thức, sửa
chữa và hồn chỉnh
Trình ký văn bản
Hồn chỉnh cả nội dung và hình
thức văn bản

Cán bộ soạn thảo văn
bản

Trường các đơn vị
được giao nhiệm vụ
soạn thảo
6
Trường các đơn vị
được giao nhiệm vụ
soạn thảo và lãnh đạo
ký văn bản
7
Đóng dấu
- Đóng dấu và ghi ngày, tháng, Văn thư lưu trữ
năm; Số và ký hiệu văn bản
- Đăng ký vào sổ
8

Phát hành và lưu văn - Gửi văn bản cho đối tượng trực Văn thư lưu trữ
bản
tiếp thực hiện
- Gửi qua trang Web
- Lưu tại đơn vị soạn thảo và văn
thư lưu trữ
(Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của Bộ nội vụ theo Thông tư số 01/2011/TTBNV ngày 19/01/2011 của Bộ nội vụ).
5

4


b. Công tác tổ chức và giải quyết văn bản
+ Công tác tổ chức và giải quyết văn bản đến
Trong công tác tổ chức và giải quyết văn bản đến văn thư lưu trữ có nhiệm vụ bóc bì
văn bản đến, phân loại, đóng dấu đến, vào sổ theo dõi, chuyển cho Cục trưởng cho ý kiến,
sau đó chuyển đến địa chỉ theo sự chỉ đạo của Cục trưởng ngay trong ngày nhận được văn
bản. Trường hợp bì có dấu mật (A), tối mật (B), tuyệt mật (C), sau khi vào sổ theo dõi riêng
số ghi trên bì thư, văn thư chuyển trực tiếp bì thư cho cá nhân, tổ chức được ghi tên trên
bì.
Khi phát hiện "Văn bản đến" sai thể thức (không số, không thời gian ban hành, khơng
dấu hoặc có dấu nhưng khơng có chữ ký, hoặc người ký vượt thẩm quyền v.v...) thì báo
cáo Cục trưởng và làm thủ tục gửi trả lại nơi gửi. Văn bản có dấu "Cơng văn đến" đã được
Cục trưởng cho ý kiến chuyển tiếp thì chuyên viên tổng hợp giúp việc Cục trưởng chuyển
nơi nhận để xử lý và theo dõi thực hiện. Những văn bản đến thuộc loại mật, tối mật, tuyệt
mật và những văn bản gửi các tổ chức Đảng, Cơng đồn, Đồn thanh niên khơng thuộc
trách nhiệm văn thư bóc bì, trước khi chuyển đến nơi nhận phải vào sổ, người nhận phải
ký nhận vào sổ theo dõi.
Văn bản gửi các nước, các tổ chức quốc tế hoặc tổ chức, cá nhân nước ngoài (kể cả
tài liệu fax) phải được sự đồng ý của Cục trưởng. Tất cả các bản fax phải lưu bản gốc ngay

sau khi fax và vào sổ theo dõi fax đi. Trường hợp gửi bằng thư điện tử thì phải in ra để Cục
trưởng duyệt trước khi gửi đi. Phịng Hành chính tổng hợp lập sổ theo dõi fax đi và fax
đến. Người fax đi phải ghi các thông tin và lưu bản fax tại sổ fax đi. Các văn bản fax đến
được lưu tại sổ fax đến. Hết năm công tác, cán bộ lưu trữ có trách nhiệm thu hồi sổ fax đi,
fax đến vào kho lưu trữ.(Qui định Công văn số 425/VTLTNN-NVTW của cục Văn thư và
lưu trữ Nhà nước, ngày 18 tháng 7 năm 2005 về hướng dẫn quản lí văn bản đến)
+ Công tác tổ chức và giải quyết văn bản đi
Trong công tác tổ chức và giải quyết văn bản đi văn thư lưu trữ có nhiệm vụ rà soát
thể thức văn bản đi, ghi số, ghi ngày, tháng, năm, đăng ký vào sổ, đóng dấu (kể cả dấu độ
mật, khẩn nếu có) và gửi văn bản đi. Văn bản có đóng dấu "Khẩn", "Thượng khẩn", "Hoả
tốc" phải được gửi ngay sau khi đăng ký và phải bảo đảm thời hạn đến nơi nhận ghi trên
phong bì. Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất 02 bản chính và các phụ lục kèm theo (nếu có),
01 bản lưu ở văn thư, 01 bản lưu trong hồ sơ công việc ở nơi soạn thảo văn bản.
Người ký văn bản căn cứ yêu cầu giải quyết công việc quyết định gửi văn bản đến
những nơi có thẩm quyền giám sát, giải quyết, có trách nhiệm thi hành hoặc để biết. Việc
gửi văn bản từ cấp trên xuống cấp dưới và ngược lại phải theo nguyên tắc gửi trực tiếp,
không gửi vượt cấp. Trường hợp đặc biệt cần gửi vượt cấp thì phải gửi một bản cho cơ
quan quản lý cấp trên trực tiếp biết.(Qui định Công văn số 425/VTLTNN-NVTW của cục
Văn thư và lưu trữ Nhà nước, ngày 18 tháng 7 năm 2005 về hướng dẫn quản lí văn bản đi)
c. Công tác tổ chức quản lý và sử dụng con dấu
Quản lý và sử dụng con dấu
5


Trưởng phịng Hành chính tổng hợp chịu trách nhiệm trước Cục trưởng việc quản lý
con dấu. Con dấu phải được chuyên viên văn thư bảo quản tại phòng làm việc của Phịng
Hành chính tổng hợp, khơng đưa dấu ra khỏi phịng Hành chính tổng hợp và khỏi cơ quan.
Con dấu phải được bảo quản an toàn trong giờ cũng như ngồi giờ làm việc. Khi đóng dấu
xong, chun viên phụ trách văn thư phải cất con dấu vào tủ và khoá tủ đựng con dấu.
Chuyên viên văn thư quản lý con dấu chỉ được đóng dấu khi văn bản đúng thể thức và có

chữ ký của người có thẩm quyền.
Đóng dấu phải đúng chiều, rõ ràng, trùm 1/3 chữ ký ở phía trái. Đối với các bản phụ
lục kèm theo, đóng dấu vào góc trên bên trái phụ lục, đấu dè lên hàng chữ đầu trang bằng
1/3 đường kính con dấu (dấu treo). Nếu phụ lục có từ 2 trang trở lên thì ngồi việc đóng
dấu treo, phải đóng dấu giáp lai. Khi đóng dấu văn bản, tài liệu khơng lưu ở văn thư (các
hợp đồng, biên bản nghiệm thu, giấy chứng nhận...), văn thư phải lập sổ theo dõi riêng.
Nghiêm cấm việc đóng dấu khống chỉ. Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng, người quản lý
và sử dụng con dấu phải báo cáo Cục trưởng làm thủ tục đổi con dấu.
1.1.5. Những vấn đề cơ bản về công tác lưu trữ

a. Một số khái niệm
Công tác lưu trữ là nhiệm vụ của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhằm lựa chọn,
lưu giữ và tổ chức khoa học những văn bản, tài liệu có giá trị được hình thành trong quá
trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp để phục vụ nhu cầu tra cứu thông
tin quá khứ và làm bằng chứng xác minh, đối chiếu khi cần thiết.
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả những vấn
đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức
khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên
cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và tổ chức sử
dụng tài liệu để phục vụ xã hội.
Lưu trữ hiện hành là bộ phận lưu trữ của cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ thu thập, bảo
quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ các đơn vị trong cơ quan, tổ
chức. (Điều 2- Pháp lệnh lưu trữ quốc gia)
Mỗi cơ quan, tổ chức phải có một lưu trữ hiện hành để quản lý hồ sơ, tài liệu chung
của mình. ( Điều 23/NĐ111/2004/NĐ-CP)
Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn được lựa chọn trong
toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đồn thể, xí
nghiệp và các nhân được bảo quản cố định trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ các
mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sữ của toàn xã hội. Đặc điểm tài liệu

lưu trữ chứa đựng những thông tin về quá khứ; Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính, bản
sao của các văn bản;Tài liệu lưu trữ gồm 3 loại hình chính: Tài liệu hành chính; Tài liệu
khoa học kỹ thuật; Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm và ghi hình. (Điều 2 Luật lưu trữ
2011)
b. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ
6


Tài liệu lưu trữ doanh nghiệp bao gồm những tài liệu có giá trị thực tiễn, giá trị kinh
tế, chính trị, khoa học, lịch sử, an ninh…được sản sinh trong quá trình hoạt động của doanh
nghiệp thuộc các thành phần kinh tế khác nhau. Với ý nghĩa thực tiễn là các thông tin trong
tài liệu phục vụ cho hoạt động quản lý, kinh doanh và hoạt động thanh tra kiểm tra của các
cơ quan chức năng nhà nước đối với các doanh nghiệp và ý nghĩa khoa học là qua tài liệu
lưu trữ các nhà quản trị doanh nghiệp học hỏi được các kinh nghiệm trong quá trình tổ
chức điều hành và tiếp cận được các kỹ thuật, quy trình công nghệ để phục vụ cho hoạt
động sản xuất kinh doanh.
c. Chức năng của công tác lưu trữ
Đối với các cơ quan, tổ chức, cơng tác lưu trữ cũng có vai trò đặc biệt quan trọng.
Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một đặc điểm chung
là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài
liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết.
Công tác lưu trữ thực hiện các nhiệm vụ sự nghiệp lưu trữ như thu thập, bổ sung tài
liệu lưu trữ, bảo quản bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Tài liệu lưu trữ
gồm những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh
tra, giám sát, giúp cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong việc tổng kết lịch sử, giáo dục
truyền thống, rút ra những kinh nghiệm trong hoạt động quản lý, sản xuất, kinh doanh.
Quản lí việc chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ giúp thu thập, xử lý và cung cấp kịp thời, đầy
đủ nguồn thông tin văn bản phục vụ hoạt động quản lý, góp phần nâng cao hiệu suất và
chất lượng công tác chỉ đạo, quản lý.
d. Phân loại tài liệu lưu trữ

Khái niệm: Phân loại tài liệu lưu trữ là căn cứ vào những đặc trưng phổ biến của tài
liệu để phân chia chúng ra các khối, các nhóm, hoặc các đơn vị chi tiết lớn, nhỏ khác nhau
nhằm mục đích quản lý và sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó.
Mục đích: Một là phân loại để tổ chức khoa học tài liệu của các phông lưu trữ, nhằm
giúp cơ quan sẽ được tổ chức thành các khối, nhóm một cách khoa học, tạo điều kiện cho
việc tổ chức, sắp xếp tài liệu trong thực tế. Hai là, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc
tra tìm và khai thác, sử dụng tài liệu sẽ thuận lợi trong việc tra tìm thơng tin trong tài liệu
theo phơng, theo khối, nhóm tài liệu hoặc vấn đề mà họ quan tâm.
Yêu cầu: Phân loại tài liệu cần đạt được hai yêu cầu cơ bản là tính khoa học và tính
triệt để. Tính khoa học thể hiện ở chổ sau khi phân loại, tài liệu trong phông cần được sắp
xếp một cách khoa học, logic để dễ bảo quản, dễ tra tìm và phản ánh được nội dung và
thành phần tài liệu. Tính triệt để thể hiện trong việc các cơ quan lưu trữ cần xây dựng
phương án phân loại sao cho tài liệu trong phông được phân chia mạch lạc theo từng cấp
độ lớn, nhỏ của các nhóm, đảm bảo khơng có tài liệu thừa ra sau khi tài liệu được phân loại
theo phương án đã chọn.
Nguyên tắc phân loại: Phân loại tài liệu cần được thực hiện theo những nguyên tắc
nhất định. Đối với phông lưu trữ cơ quan, việc phân loại tài liệu trong phong lưu trữ đảm

7


bảo không được phân tán tài liệu trong phông và tôn trọng nguyên tắc xuất sinh tài liệu,
không phá vỡ mối quan hệ lịch sữ của tài liệu trong phông.
Phân loại tài liệu cần đảm bảo nguyên tắc thống nhất với công tác thu thập, bổ sung
tài liệu và công tác xác định giá trị tài liệu trong phông. Việc phân loại tài liệu phải tạo
điều kiện thuận loại cho công tác thu thập, bổ sung tài liệu đồng thời công tác thu thập, bổ
sung tài liệu vào phông cũng cần được thống nhất với công tác. Đồng thời quá trình phân
loại tài liệu cần được thực hiện song song với công tác xác định giá trị tài liệu, nhằm tránh
trường hợp sau khi đã phân loại, sắp xếp tài liệu đến đơn vị bảo quản cuối cùng, cán bộ lưu
trữ lại phát hiện những đơn vị bảo quản hết giá trị cần loại bỏ gây lãng phí về thời gian,

công sức.
1.2. Mối quan hệ giữa công tác văn thư và lưu trữ
Công tác văn thư nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều
hành của cơ quan, tổ chức cịn cơng tác lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của
cơ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các hồ sơ, tài liệu để
phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của các cơ quan và xã hộ. Do đó, vai trị của cơng tác
văn thư và lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính là rất quan trọng, giữa cơng tác
văn thư và lưu trữ khơng có sự tách biệt mà có mối quan hệ chặt chẽ, phụ thuộc, thúc đẩy
nhau.Công tác lưu trữ làm tốt sẽ phát hiện những vấn đề cần chấn chỉnh trong công tác văn
thư.
 Công tác văn thư và công tác lưu trữ là hai công tác có nội dung nghiệp vụ khác
nhau nhưng có mối quan hệ mất thiết với nhau và đều không thể thiếu được trong hoạt
động của mỗi cơ quan. Vì vậy các cơ quan cần quan tâm tổ chức tốt công tác văn thư lưu
trữ để phục vụ cho công tác hàng ngay và lâu dài về sau.

8


CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CƠNG TY TNHH
MTV MÍA ĐƯỜNG TTC ATTAPEU
2.1. TỔNG QUAN VỀ CƠNG TY TNHH MTV TTCA
2.1.1. Giới thiệu cơng ty

 Tên cơng ty:
Tên đầy đủ: Cơng ty TNHH MTV Mía đường TTC Attapeu
Tên Tiếng Anh: TTC Attapeu Sugar Cane Sole Co.,Ltd
Tên viết tắt: TTCA
 Vốn điều lệ: 280 tỷ kip
 Mã số thuế: 381374563-9-00

 Thơng tin liên hệ:
 Trụ sở chính: Bản Na Sược, huyện Phu Vông, tỉnh Attapeu, Lào.
 Số điện thoại: +856 99866613
Cơng ty TNHH MTV Mía đường TTC Attapeu là Cơng ty thành viên thuộc tập đồn
Thành Thành Cơng ( TTC Group). Cơng ty chun trồng mía và sản xuất đường với diện
tích vùng nguyên liệu 12.000 ha và định hướng mở rộng diện tích trên 25.000 ha.Với vùng
nguyên liệu rộng lớn, nhà máy sản xuất hiện đại, công ty đang từng bước chinh phục những
nấc thang thành công, khẳng định vị thế trên thị trường.
Những thành tựu nổi bật là gia nhập Tập đoàn TTC năm 2016 và trở thành cơng ty
hạt nhân về mía đường của Tập đoàn tại Lào. Định hướng phát triển: Xây dựng Attapeu
trở thành thủ phủ mía đường của Lào với mục tiêu sản lượng mía hàng năm sẽ đạt 1-1,2
triệu tấn/vụ.
Cơng ty xác định con người là nguồn nhân lực quý giá nhất, với môi trường làm việc
nhân văn, thân thiện và đầy tìm năng để phát triển nghề nghiệp. Đó là lý do cơng ty chiêu
mộ người tài, có đạo đức tốt về hợp tác làm việc và phát triển cùng cơng ty.
2.1.2. Lịch sử hình thành

Ngày 19/5/2017, Hội đồng quản trị của Đường Biên Hịa (BHS) và Mía đường Thành
Thành Công Ninh (TTC Tây Ninh – SBT) đã cùng ra nghị quyết về việc đầu tư chiến lược
vào Cty TNHH Mía đường Hồng Anh Gia Lai (HAGL Sugar).
Theo đó, BHS và TTC Tây Ninh chi ra 1.330,1 tỷ đồng để mua lại 815 tỷ vốn góp –
tức 100% vốn điều lệ của Hồng Anh Gia Lai Sugar. Trong đó mua lại 99,99% vốn góp
hiện do Hồng Anh Gia Lai Agrico (HNG) sở hữu với giá 1.330 tỷ đồng và mua lại 0,013%
vốn góp từ một cổ đơng thiểu số với giá 110 triệu đồng.Giao dịch đã được hoàn tất trong
tháng 5/2017 và Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Gia Lai đã cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh
doanh thay đổi tên gọi từ Cơng ty TNHH Mía đường Hồng Anh Gia Lai thành Cơng ty
TNHH MTV Mía đường TTC Attapeu.
Sau giao dịch, BHS và TTC Tây Ninh sở hữu lần lượt là 60% và 40% vốn điều lệ của
công ty TNHH MTV Mía đường TTC Attapeu. Cả BHS và TTC Tây Ninh là 2 cơng ty
mía đường chủ lực trong hệ thống Thành Thành Công do ông Đặng Văn Thành làm chủ

9


tịch. Sắp tới, BHS sẽ được sáp nhập vào TTC Tây Ninh để hình thành nên cơng ty mía
đường lớn nhất cả nước với sản lượng mía đường chiếm 30% thị phần tồn ngành.
Mặc dù đến hiện tại phía Thành Thành Cơng mới chính thức cơng bố việc đầu tư vào
HAGL Sugar nhưng báo cáo tài chính của HAGL cho biết, từ ngày 31/8/2016, Hoàng Anh
Gia Lai đã bàn giao các chức vụ quản lý chủ chốt của HAGL Sugar cùng với quyền vận
hành, quản lý kinh doanh đối với nhà máy đường, nơng trường mía và các tài sản liên quan
cho một bên thứ ba (tức phía Thành Thành Cơng).
Ngày 13/11/2017 Cơng ty cổ phần Mía đường Thành Thành Công Tây Ninh (HOSE:
SBT) công bố Nghị quyết hội đồng quản trị về việc tăng vốn cho công ty con Cơng ty
TNHH MTV Mía đường TTC Attapeu. Cụ thể, SBT sẽ khơng thực hiện góp vốn mà
nhượng quyền góp vốn cho Cơng ty TNHH MTV Đường TTC Biên Hịa – Đồng Nai để
tăng vốn TTCA từ 815 tỷ lên 1.715 tỷ đồng. Nghĩa là, Công ty TNHH MTV Đường TTC
Biên Hịa – Đồng Nai sẽ góp thêm tồn bộ 900 tỷ đồng theo phương án tăng vốn của công
ty TNHH MTV Mía đường TTC Attapeu.
2.1.3. Sản phẩm kinh doanh
Các sản phẩm chính của TTCA: Đường thơ; Đường RS; Đường RSCC. Sản phẩm
sản xuất kinh doanh chủ yếu của công ty là đường thơ, đường thơ có màu từ màu vàng
vàng đến nâu vàng, nâu, nâu sẫm và giống như màu sô cô la đen, tùy thuộc vào mức độ
nấu, thời tiết lúc thu hoạch và tùy thuộc vào giống mía. Chỉ tiêu chất lượng Đường Vàng:
Độ Pol: ≥ 98,50 %, độ ẩm: ≤ 0,2 %, độ màu: ≤ 1.000 ICUMSA.
Quy cách đóng gói 50kg/ bao. Trên bao bì được ghi bằng 2 thứ ngôn ngữ Lào và Việt
Nam thông tin về: Tên sản phẩm, nhãn hiệu của công ty, trọng lượng, thông số về chỉ tiêu
chất lượng, địa chỉ công ty, trang website, mã code của sản phẩm và thời gian sản xuất và
hạn sử dụng của sản phẩm.
Hiện tại cơng ty đóng gói theo quy cách trọng lượng 1kg và quy cách 0,5kg (bao bì
đang được mua). Dự tính năm sau công ty sản xuất kinh doanh thêm đường RS và đường
RSCC.

10


2.1.4. Cơ cấu tổ chức công ty TTCA

Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức và chức năng công ty TTCA
CHỦ TỊCH CƠNG TY
Kiểm sốt viên

Văn phịng cơng
ty

GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH

Phịng kiểm sốt
nội bộ

Khối nơng nghiệp

Khối sản xuất

Phịng Sản xuất
nơng nghiệp

Phân xường đường

Phịng cơ giới nơng
nghiệp

Trung tâm nhiệt
điện

Phịng kỹ thuật
nơng nghiệp

Phân xưởng bảo trì

Phịng
nhân sự

Khối tài
chính

Khối hỗ
trợ

Phịng tài
chính- kế
hoạch

Phịng hành chính
quản trị

Phịng kế tốn

Phịng
quản lý
hệ thống

Phịng
kho vận

Phịng cung ứng xuất
nhập khẩu

(Nguồn: Văn bản lập quy cơng ty TNHH MTV Mía đường TTCA)
Chú thích:
Quan hệ trực tuyến
Quan hệ tham mưu

11


Mơ hình tổ chức của Cơng ty bao gồm: Chủ tịch Cơng ty; Kiểm sốt viên; Ban giám
đốc và các đơn vị phụ trách lĩnh vực chuyên môn, nghiệp vụ phù hợp theo từng thời kỳ.
Đối với các lĩnh vực có chức năng giám sát lĩnh vực khác thì khơng được tổ chức thuộc
cùng một đơn vị. Phương thức hoạt động :
1. Chủ tịch Công ty: Tuân thủ Pháp luật; điều lệ công ty; phân công, ủy quyền trách
nhiệm và quyền hạn của Chủ tịch cơng ty.
2. Kiểm sốt viên: Tuân thủ pháp luật; điều lệ công ty; quy chế tổ chức và hoạt động
kiểm soát viên
3. Ban Giám đốc hoạt động theo chế độ thủ trưởng.Có trách nhiệm tuân thủ Pháp luật
và theo phân công công việc của Giám đốc với quyền hạn theo Hệ thống phân định quyền
hạn và thẩm quyền ký kết văn bản từng thời kỳ hoặc quy định tại văn bản lập quy hiện
hành của công ty.
4. Các Đơn vị phụ trách lĩnh vực chuyên môn, nghiệp vụ Hoạt động theo chế độ thủ
trưởng với quyền hạn theo Hệ thống phân định quyền hạn và thẩm quyền ký kết văn bản
từng thời kỳ hoặc quy định tại văn bản lập quy hiện hành của công ty.
+ Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban

 Khối nông nghiệp
Với vùng nguyên liệu: Hiện tại khoảng 6.500 ha. Trong đó định hướng phát triển đến
năm 2020 là 15.000 ha với lĩnh vực kinh doanh là mía đường. Cơng ty đang sử dụng các
giống mía: KK3, K95-84, Uthon 12, LK…Hiện tại, công ty đang tiến hành khảo nghiệm
một số giống mới nhằm bổ sung nguồn giống có chất lượng cho Cơng ty nói riêng và khu
vực Attapeu nói chung. Khối đã đạt những thành tựu nổi bật: Gia nhập tập đồn TTC năm
2016 và trở thành cơng ty hạt nhân về mía đường của Tập đồn tại Lào và định hướng phát
triển: Xây dựng Attapeu trở thành thủ phủ mía đường của Lào với mục tiêu sản lượng mía
hàng năm sẽ đạt 1-1,2 triệu tấn/vụ.
 Khối sản xuất
Công suất thiết kế nhà máy 7,000 tấn mía/ngày với sản lượng ép mía 700,000 tấn mía
và dự kiến cơng suất ép mía/ngày trong vụ đến sẽ là 7,000 tấn/ngày, thời gian ép mía trong
vụ xấp xĩ 100 ngày (cả thời gian bảo dưỡng định kỳ). Cơng suất lị hiện nay với 2 lò, mỗi
lò đạt 110 tấn hơi/ giờ với nhiệt điện công suất phát 2 máy, mỗi máy đạt 15 MW. Cơng
nghệ ép mía hiện nay đang lắp đặt hệ thống tự động, tự động điều khiển trên màn hình;
người vận hành chỉ điều khiển.
Hầu hết các nhà máy đường tại Việt Nam chỉ trang bị lò đốt lưu huỳnh thủ cơng hoặc
bán tự động, riêng tại TTCA thì hệ thống đốt lưu huỳnh tự động tại khu hóa chế hoàn toàn
tự động, người vận hành chỉ cài đặt các thơng số ban đầu về lưu lượng nước mía, cường
độ xông lưu huỳnh tương ứng với các chỉ tiêu sản xuất đường: thô, RS thường hay RS cao
cấp. Đây là công đoạn quyết định đến chất lượng đường cũng như giải quyết vấn đề mơi
trường, tiêu hao hóa chất và điều kiện làm việc cho người vận hành.
Hệ thống lò hơi và điện được thiết kế tự động, đảm bảo về mực độ an toàn cũng như
hệ thống bảo vệ điện là tuyệt đối,người vận hành điều khiển trong phòng điều khiển trung
12


tâm với các tín hiệu thơng số vận hành được đưa lên màn hình. Một nửa cơng suất điện
được phát và bán cho hệ thống lưới điện quốc gia Lào.
 Khối hỗ trợ: Bao gồm phịng hành chính quản trị và phịng cung ứng xuất nhập

khẩu.
Hành chính quản trị bao gồm văn thư, lễ tân, quản lý tài sản, quản lý chi phí, hành
chính phục vụ, y tế, cơng tác thuật dịch, phiên dịch, quản lý sử dụng xe và quản lý sử dụng
xe, bảo vệ ( bảo vệ mục tiêu an ninh, cơng tác an tồn, kiểm sốt xera vào cổng), công nghệ
thông tin ( phát triền, triển khai, cung cấp và quản lý hạ tầng kỹ thuật, hệ thống mạng và
hệ thống thơng tin).
Phịng cung ứng xuất nhập khẩu có nhiệm vụ mua hàng (quản lý hoạt động mua sắm)
và xuất nhập khẩu ( lập và thực hiện các thủ tục, hồ sơ liên quan đến xuất nhập khẩu).
 Khối tài chính:
Bao gồm bộ phận kế tốn và kế hoạch
Bộ phận kế toán thực hiện quản lý tài chính, quản lý ngân quỹ và chứng từ có giá và
thực hiện quản lý các công việc thuộc nghiệp vụ kế toán theo đúng quy định pháp luật và
tham mưu về cơng tác kế tốn quản trị của Cơng ty.
Bộ phận kế hoạch thực hiện hoạch định, quản lý, điều phối kế hoạch và tham mưu
các vấn đề về kế hoạch, theo dõi, đánh giá hoặc điều phối kế hoạch của tồn Cơng ty.
 Phịng nhân sự:
Phịng nhân sự thực hiện các chức năng: Hoạch định, tuyển dụng, quản lý và tham
mưu các chính sách liên quan đến nguồn nhân lực. Đào tạo và phát triền nguồn nhân lực.
 Kiểm soát viên:
Bao gồm kiểm tra nội bộ: Hoạt động, tuân thủ, báo cáo tài chính và tham mưu cải
tiến, hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ.
 Văn phịng cơng ty:
Bao gồm trợ lý – thư ký và pháp chế
Trợ lý- thư ký: Cầu nối thông tin giữa các đơn vị trong công ty với Ban giám đốc,
tham mưu các vấn đề thuộc thẩm quyền điều hành của Ban giám đốc và tổ chức thực hiện
nghiệp vụ thư kí/ trợ lý cho Ban giám đốc.
Pháp chế: Tư vấn và phổ biến pháp luật, hỗ trợ lãnh đạo doanh nghiệp khắc phục
những sai sót trong q trình thực thi nhiệm vụ, là cầu nối giữa doanh nghiệp với các công
ty luật, các tổ chức tư vấn pháp, giúp lãnh đạo những vấn đề thuộc phạm vi pháp luật vừa
làm đầu mối quan hệ với các tổ chức tư vấn chuyên môn, tư vấn luật để đảm bảo về mặt

pháp lý. Mục tiêu chính của doanh nghiệp khi thành lập ra tổ chức pháp chế là giúp cho
hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp ln an tồn trong hành lang pháp lý.

Phịng kho vận:

13


Quản lý kho vật tư, kho thành phẩm (đường, mật rỉ, sản phẩm khác do công ty sản
xuất). Quản lý, điều hành đội xe vận tải và vận chuyển đường, mật và các phụ phẩm khác
cho khách hàng hoặc theo yêu cầu.
 Phòng quản lý hệ thống:
Quản lý hệ thống tích hợp theo các tiêu chuẩn ISO, chất lượng - vệ sinh an tồn thực
phẩm, mơi trường, phịng thí nghiệm, vệ sinh và triển khai, áp dụng các công cụ hỗ trợ
quản lý chất lượng.Vận hành bàn cân hàng hóa ra vào Cơng ty.
2.1.5. Khái qt tình hình nhân sự và cơ sỡ vật chất của công ty
a. Quy mô nhân sự
Đặc điểm nguồn nhân lực của doanh nghiệp: Số lượng lao động tại TTCA theo định
biên 698 người trong mùa vụ 2017-2018. So với các các cơng ty có cùng năng suất trong
ngành thì TTCA có nhiều lao động hơn do đặc thù vị trí địa lý và tổ chức phịng ban (phịng
kho vận, cơ giới nơng nghiệp) để tối ưu hố vận chuyển và cơ giới nơng nghiệp.
Nhân viên cơng ty chia làm 2 loại chính: Nhân viên chính thức và nhân viên mùa vụ.
Thường vào mùa vụ thu hoạch do nhu cầu của công ty số nhân viên đều tăng (giai đoạn từ
đầu tháng 12 năm này đến tháng 3,4 năm sau). Nhưng chủ yếu là tăng nhân viên mùa vụ.
Số lượng nhân sự biến động tại TTCA ở 2 quốc tịch Lào và Việt Nam qua năm 2016
và năm 2017 là không lớn, số lượng lao động Lào tăng hằng năm là 2%/ năm. Lý do nhân
viên người Lào tính kỷ luật và năng lực chuyên môn chưa cao, chưa đáp ứng được nhu cầu
công việc. Số lượng nhân viên người Việt chiếm đa số (74%) so với người Lào (26%). Tỷ
trọng nhân sự người Lào 2017 có tăng so với 2016 nhưng mức tăng nhỏ không đáng kể
(2%/ năm) và định hướng vụ 2018 tăng hơn 700 người trong vụ.

Hình 2.1 Biểu đồ so sánh cơ cấu lao động theo trình độ của cơng ty TTCA

14


Bảng 2.1 Bảng cơ cấu tỷ trọng lao động theo trình độ của cơng ty TTCA
Phân loại theo trình độ
Số người
Tỷ trọng (%)
Trên đại học

4

1%

Đại học, Cao đẳng

162

23%

Trung học chuyên nghiệp

90

13%

Lao động phổ thông

442

63%

Tổng cộng

698

100%

( Nguồn : Cơ cấu lao động của công ty TTCA – Số liệu 2017 từ phịng Nhân sự cơng ty
TTCA)
 Số lượng nhân sự tại TTCA so với TTCS và BHS Ninh Hịa có sự chênh lệch khá
lớn, có thể thấy TTCA mới được thành lập trong thời gian ngắn và đang dần ổn định nhận
sự và phân theo trình độ đa số là lao động phổ thông chiếm tỷ lệ cao (63%) do đặc thù
doanh nghiệp có vị trí địa lý và tổ chức phịng ban (phịng kho vận, cơ giới nơng nghiệp)
để tối ưu hố vận chuyển và cơ giới nơng nghiệp.
Nhìn chung nhân sự của công ty trẻ và nằm trong độ tuổi từ 18 đến 40 tuổi. Với tính
chất cơng việc là làm việc ở nông trường, nhà máy đường và nhiệt điện nên đa số nhân
viên là nam giới, tỷ lệ nữ chiếm khá thấp. Thống kê một số hệ thống văn bản đang áp dụng
trong việc tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực tại công ty :
 Quy trình tuyển dụng ( Ngày hiệu lực 18/11/2016)
 Quy trình nghỉ phép (Ngày hiệu lực 25/12/2016)
 Quy trình đi công tác (Ngày hiệu lực 26/11/2016)
 Quy định chế độ và quản lý sinh viên thực tập (Ngày hiệu lực 20/04/2017)
 Quy trình thanh tốn – Tạm ứng (Ngày hiệu lực 25/09/2017)
 Nội quy lao động (Ngày hiệu lực 14/09/2017)
 Quy trình & Quy chế đào tạo (Ngày hiệu lực 29/06/2017)
b. Tổng quan đặc điểm cơ sở vật chất
Cơ sở vật chất tại trụ sở làm việc gồm 1 dãy nhà làm việc 2 tầng, 2 khu nhà ở cho cán

bộ, nhân viên và công nhân ở với sức chứa gần 100 người. Ngồi ra cơng ty đang dần hoàn
thiện thêm dãy nhà nhằm đáp ứng nhu cầu về chất lượng, số lượng nhân viên ngày càng
tăng. Mỗi khu nhà ở sẽ có 1 căn tin nhằm đảm bảo đời sống vật chất cho tất cả CBNV trong
công ty.
Khu nhà máy gồm: Nhà máy đường với công suất ép mía 7.000 tấn/ngày và nhà máy
nhiệt điện cơng suấtcơng suất phát 2 máy x 15 MW là 30 MW. Kho chứa mật rỉ, 3 kho
đường thành phẩm mỗi kho chứa khoảng 7000 tấn, 2 kho vật tư trong đó 1 kho chứa vật
tư, 1 kho chứa phân bón và 1 kho giành cho cơ giới nông nghiệp. Dự kiến thời gian ép mía
trong vụ xấp xĩ 100 ngày (kể cả thời gian bảo dưỡng định kỳ), cơng suất lị hiện tại là 2 lò
x 110 tấn hơi/ giờ nhằm đang bảo năng suất.
15


Hiện cơng ty cịn sở hữu đội xe 11 chiếc xe Kubota, 7 chiếc xe thu hoạch SMKY, 37
chiếc xe máy gắp Kamol, 30 chiếc xe tải Hyundai, 12 chiếc xe thu hoạch, 15 chiếc xe máy
kéo, 4 xe máy gắp.
Vùng ngun liệu: Hiện tại năm 2017 cơng ty có khoảng 6.500 ha. Trong đó định
hướng phát triển đến năm 2020 là 15.000 ha.
2.2. TỔNG QUAN VỀ PHỊNG HÀNH CHÍNH QUẢN TRỊ
2.2.1.Giới thiệu chung về phịng Hành chính quản trị
Tên phịng: Phịng Hành chính quản trị - thuộc khối Hỗ trợ
Bao gồm : 1 trưởng phịng, 1 phó phịng và 70 nhân viên (bao gồm cả nhân viên bảo
vệ, nhân viên cây cảnh và nhân viên nấu ăn). Phòng Hành chính quản trị là một đơn vị
chức năng trong cơ cấu phịng ban tổ chức và hoạt động của cơng ty, trưởng phịng là người
trực tiếp quản lí, chỉ đạo và tổ chức điều hành, chịu trách nhiệm mọi hoạt động hành chính
quản trị. Phó phịng với nhiệm vụ trợ lý trưởng phòng, thực hiện nhiệm vụ do trưởng phòng
phân cơng, đồng thời tham mưa cho trưởng phịng trong cơng tác tổ chức, tổng hợp thống
kê, báo cáo, trực tiếp tổ chức việc phân công công việc, thực hiện kế hoạch của phịng,
thường trực giải quyết các cơng việc thường xuyên của phòng và tham mưu xây dựng kế
hoạch của phòng.

2.2.2. Chức năng, nhiệm vụ
a. Chức năng
Tham mưu cho Ban giám đốc về công tác quy hoạch xây dựng tổng thể, hành chính
và quản trị. Thực hiện kế hoạch chiến lược, kế hoạch hàng năm của các đơn vị trong công
ty; giúp Ban giám đốc quản lý cơ sở vật chất, vật tư, trang thiết bị, các hoạt động hành
chính văn thư, lưu trữ, lễ tân, công tác đảm bảo an ninh, trật tự, công tác in ấn, điều phối
phương tiện công tác, các hoạt động phục vụ và dịch vụ thuộc trách nhiệm và thẩm quyền.
b. Nhiệm vụ cụ thể
Quản lý văn thư
+ Giải quyết cơng văn đi: Đóng dấu hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho kiêm vận
chuyển nội bộ, các phiếu thu chi, ủy nhiệm chi, lệnh giao hàng; Tiếp nhận kiểm tra thể thức
văn bản, đóng dấu, cho số và vào sổ công văn các văn bản hành chính của Cơng ty (Cơng
văn, Quyết định, Hợp đồng, Thông báo, …); Theo dõi cấp giấy giới thiệu cho các Đơn vị;
Chuyển các công văn đi đến các đơn vị và cơ quan đối tác, cơ quan quản lý nhà nước.
+ Giải quyết công văn đến: Tiếp nhận, kiểm tra, phân phối và quản lý công văn đến
(qua đường bưu điện, fax, hoặc các đơn vị chuyển đến); Xử lý văn thư đến, vào sổ chuyển
ngay cho các đơn vị giải quyết.
+ Thủ tục hành chính: Thực hiện tất cả các thủ tục hành chính bao gồm lý lịch tư
pháp, hộ tịch, xác thực chữ ký, giấy tờ pháp lý của Ban lãnh đạo và Công ty và các hồ sơ
khác theo yêu cầu ; Công tác photo, sao y, công chứng, dịch thuật hồ sơ theo chỉ đạo
+ Công tác khác: Quản lý khuôn dấu và việc sử dụng đóng dấu đúng quy định; Quản
lý, cập nhật danh mục và lưu giữ toàn bộ hồ sơ pháp lý của Công ty và các chi nhánh trực
thuộc, cung cấp bản sao hồ sơ pháp lý cho các đơn vị nghiệp vụ theo yêu cầu; Quản lý văn
16


khố công ty và định kỳ nhận hồ sơ lưu gửi vào văn khố; Cập nhật định kỳ chữ ký Ban lãnh
đạo 6 tháng /lần; Cập nhật hồ sơ công tác từ thiện, các bằng khen, giấy khen, ...
Công tác lễ tân
+ Quản lý và trực tổng đài điện thoại tại trụ sở cơng ty.

+ Tiếp đón, hướng dẫn, cung cấp các thông tin cần thiết cho khách đến liên hệ công
tác tại công ty. Tiếp nhận bưu kiện, bưu phẩm, hồ sơ công văn và chuyển cho nhân viên
văn thư. Tiếp nhận hóa đơn, chứng từ, hồ sơ từ các Đơn vị, ghi phiếu gửi chuyển phát
nhanh.
+ Đặt hoa theo đề nghị của các đơn vị và phục vụ hội nghị, sự kiện của Công ty; đặt
vé máy bay, đặt chỗ khách sạn phát sinh theo nhu cầu công tác của các Đơn vị. Theo dõi
chế độ chúc mừng ngày thành lập công ty và sinh nhật lãnh đạo. Cập nhập danh bạ hàng
tháng và quản lý, điều phối phịng họp.
Quản lý tài sản: Tài sản thuộc nhóm Văn phòng, tòa nhà văn phòng, bất động
sản
+ Quản lý tài sản thuộc nhóm văn phịng: Trang bị, cung cấp; quản lý tồn bộ tài sản,
cơng cụ dụng cụ; chịu trách nhiệm chính trong việc tổ chức kiểm tra, kiểm sốt tình hình
sử dụng và bảo quản; Lập kế hoạch hàng năm về bảo dưỡng, bảo trì, nâng cấp, sửa chữa
tài sản cố định; Lập kế hoạch kiểm kê tài sản định kỳ; Thực hiện điều chuyển, thanh lý tài
sản theo quy định.
+ Quản lý tòa nhà văn phòng: Thực hiện cơng tác quản lý tịa nhà văn phịng; Thực
hiện cơng tác xây dựng, sửa chữa văn phịng; Thực hiện cơng tác quản lý phòng họp và hệ
thống kỹ thuật hỗ trợ phịng họp.
+ Quản lý bất động sản (khơng bao gồm đất phát triển vùng nguyên liệu): Thực hiện
các thủ tục công chứng hợp đồng mua bán, chuyển nhượng Bất động sản và các thủ tục
liên quan đến giấy tờ nhà đất; Theo dõi và định kỳ tổ chức kiểm tra hiện trạng Bất động
sản; Tìm kiếm khách hàng cho các hoạt động thuê, mua bán các danh mục tài sản là bất
động sản thuộc đơn vị đang quản lý; Đề xuất các phương án cho công tác bảo quản và khai
thác tài sản bất động sản hiệu quả.
Quản lý chi phí
+ Quản lý chi phí hành chính, chi phí điều hành, …
+ Quản lý, xây dựng và điều chỉnh định mức chi phí.
Cơng tác hành chính phục vụ
+ Quản lý và phục vụ bếp ăn tập thể (tại Nhà máy, khu nhà ở nhân viên, các nông
trường).

+ Quản lý vệ sinh môi trường làm việc thuộc phạm vi khuôn viên Công ty (ngoại trừ
bên trong khu vực khà máy/ phân xưởng/ kho) theo nguyên tắc đảm bảo cảnh quan cho
tồn cơng ty một cách an tồn, ngăn nắp, sạch đẹp, phù hợp mỹ quan hoặc theo quy định
5S.

17


+ Cắt tỉa, chăm sóc cây cảnh trong khn viên nhà máy, khu vực nhà công vụ trong
công ty. Đề xuất trồng cây cảnh phù hợp nhằm nâng cao cảnh quan công ty. Phục vụ hậu
cần các sự kiện, hội họp.
+ Quản lý kho hậu cần lĩnh vực hành chính.
+ Tổ chức, bố trí, sắp xếp nơi làm việc cho CBNV; Tổ chức, bố trí, sắp xếp nơi ở cho
khách tại khu nhà công vụ công ty; Thực hiện các thủ tục đăng ký lưu trú, làm việc cho
cán bộ nhân viên và khách. Kiểm tra, giám sát việc thực hiện vệ sinh tại khu nhà ở công
vụ.
+ Quản lý việc thực hiện các hợp đồng cung cấp dịch vụ điện, nước, viễn thông.
Quản lý y tế
+ Chịu trách nhiệm quản lý hoạt động chăm sóc và điều trị y tế tổng quát cho người
lao động tại cơ sở y tế ban đầu.
+ Tổ chức huấn luyện cho người lao động về cách sơ cứu, cấp cứu; bảo quản trang
thiết bị y tế, thuốc men phục vụ sơ cứu, cấp cứu kịp thời các trường hợp tai nạn lao động.
Tổ chức khám sức khoẻ định kỳ cho người lao động.
+ Kiểm tra việc chấp hành các quy định về vệ sinh cá nhân, phịng chống dịch bệnh.
Chủ trì trong việc kiểm tra các chỉ số về môi trường làm việc có ảnh hưởng đến người lao
động theo quy định của pháp luật và yêu cầu an toàn lao động và sức khỏe nghề nghiệp.
+ Quản lý hồ sơ khám chữa bệnh của người lao động thuộc lĩnh vực Y tế. Theo dõi
và hướng dẫn việc tổ chức thực hiện chế độ bồi dưỡng bằng hiện vật (cơ cấu định lượng
hiện vật, cách thức tổ chức ăn uống) cho những người làm việc trong điều kiện lao động
nặng nhọc, độc hại theo quy định pháp luật.

+ Tham gia và phối hợp điều tra các vụ tai nạn lao động xảy ra thuộc phạm vi quản
lý của công ty. Thực hiện các thủ tục liên quan đến giám định thương tật cho người lao
động bị tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp. Thực hiện thủ tục báo cáo về quản lý sức khỏe,
bệnh nghề nghiệp theo quy định.
Thực hiện công tác phiên dịch, dịch thuật
+ Dịch toàn bộ giấy tờ, tài liệu của Công ty bao gồm nhưng không giới hạn: Công
văn đến đi, pháp lý, sổ sách,…
+ Phiên dịch cho Ban điều hành, đơn vị có nhu cầu khi tương tác, làm việc với cá
nhân, cơ quan nhà nước sở tại và hỗ trợ ban điều hành tương tác với cơ quan ban ngành
địa phương.
Quản lý thương hiệu
+ Xây dựng và quản lý thực hiện kế hoạch tổ chức sự kiện, tài trợ: Đầu mối xây dựng
chiến lược, kế hoạch và triển khai thực hiện kế hoạch phát triển thương hiệu, các sự kiện
theo đúng chủ trương của ban lãnh đạo; Đầu mối xây dựng và triển khai hệ thống nhận
diện thương hiệu, phù hợp với chiến lược định vị phát triển thương hiệu; Đầu mối làm việc
với cơ quan, báo chí theo quy định của cơng ty.
+ Đánh giá việc tổ chức sự kiện sau triển khai: Quản lý các tài sản thương hiệu phục
vụ cho hoạt động phát triển thương hiệu; Chịu trách nhiệm ấn phẩm quảng cáo cho các sản
18


phẩm - dịch vụ của công ty; Cập nhật và quản lý thông tin trên trang web của công ty (nếu
có); Cập nhật và quản lý tài sản thương hiệu, bao gồm: nhưng khơng giới hạn như thư viện
hình ảnh, thư viện phim ảnh, thông tin, bản thiết kế và các ấn phẩm khác, ...
Quản lý sử dụng xe
+ Quản lý việc điều xe văn phịng của cơng ty: Thực hiện điều xe theo quy định; Định
kỳ kiểm tra định mức nhiên liệu và đề xuất điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế.
+ Quản lý các hoạt động của nhân viên lái xe văn phòng: Điều động nhân viên lái xe
theo sự phân công; Theo dõi các ghi chép, báo cáo lộ trình của nhân viên lái xe theo quy
định; Kiểm tra độ an toàn của xe trước khi vận hành; Tuân thủ quy định Công ty về sử

dụng xe, nhiên liệu, sửa chữa bảo dưỡng xe.
+ Quản lý hoạt động an toàn và bảo hiểm xe thuộc đội xe văn phòng: Quản lý danh
mục, theo dõi lý lịch, tình trạng vận hành đảm bảo xe ln trong tình trạng sẵn sàng hoạt
động; Lập kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng xe định kỳ, đề xuất sửa chữa; Thực hiện kiểm tra
mức độ an toàn của xe theo các tiêu chuẩn kỹ thuật; Quản lý hồ sơ bảo hiểm: theo dõi thời
hạn bảo hiểm và đề xuất thời điểm, loại xe cần mua bảo hiểm phù hợp tình hình hoạt động
của cơng ty; Xử lý các trường hợp tai nạn giao thông; Lên kế hoạch thanh lý và mua mới
xe.
2.2.3. Cấu trúc tổ chức phịng Hành chính quản trị

a. Cơ cấu tổ chức phịng Hành chính quản trị
Các nhân viên thuộc phịng Hành chính quản trị chịu trách nhiệm thực hiện các công
việc theo sự phân công, của lãnh đạo phòng và báo cáo hàng tuần, hàng tháng cho phó
phịng (gồm nhân viên phụ trách hậu cần, nhân viên quản lý tài sản, tổ trưởng lái xe, nhân
viên công nghệ thông tin; nhân viên tổng hợp - sửa chữa nhỏ; Tổ trưởng bảo vệ, tổ trưởng
cây cảnh và tổ trưởng sửa chữa). Các nhân viên phụ trách lĩnh vực chuyên môn, nghiệp vụ
(gồm nhân viên phụ trách hậu cần, tổ trưởng lái xe, nhân viên tổng hợp - sửa chữa nhỏ, tổ
trưởng bảo vệ, tổ trưởng cây cảnh và tổ trưởng sửa chữa) hoạt động theo chế độ thủ trưởng
với quyền hạn: Theo hệ thống phân định quyền hạn.

19