Hoạt động chứng thực tại ủy ban nhân dân phường thống nhất, thành phố kon tum thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả chứng thực

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
PHÂN HIỆU TẠI KON TUM

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
ĐỀ TÀI:
HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƢỜNG
THỐNG NHẤT – THÀNH PHỐ KON TUM, THỰC TRẠNG VÀ GIẢI
PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC CHỨNG THỰC

Kon Tum, tháng 08 năm 2017


ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
PHÂN HIỆU TẠI KON TUM

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
ĐỀ TÀI:
HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƢỜNG
THỐNG NHẤT – THÀNH PHỐ KON TUM, THỰC TRẠNG VÀ GIẢI
PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC CHỨNG THỰC

GVHD : NGUYỄN THỊ TRÚC PHƢƠNG
SVTH : NGUYỄN THỊ DUYÊN
LỚP

: K713LHV.KT

Kon Tum, tháng 7 năm 2017


MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU ..................................................................................................................................... 1
1. Tính cấp thiết của đề tài................................................................................................. 1
2. Mục tiêu nghiên cứu đề tài ............................................................................................ 2
3. Nhiệm vụ nghiên cứu .................................................................................................... 3
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ................................................................................. 3
5. Phương pháp nghiên cứu ............................................................................................... 3
5 .1. Phương pháp tổng hợp thống kê ................................................................................. 3
5.2. Phương pháp so sánh ................................................................................................... 3
5.3. Phương pháp phân tích ................................................................................................ 4
5.4. Phương pháp điều tra khảo sát .................................................................................... 4
6. Bố cục đề tài .................................................................................................................. 4
CHƢƠNG 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC ........................... 5
1.1. Các quy định của pháp luật hiện hành về chứng thức ................................................ 5
1.1.1. Một số khái niệm về chúng thực...................................................................... 5
1.1.2. Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ
bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực ......... 6
1.2. Thẩm quyền chứng thực và người thực hiện chứng thực ........................................... 7
1.2.1. Thẩm quyền chứng thực .................................................................................... 7
1.2.2. Nghĩa vụ, quyền của Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch UBND và người thực hiện
chứng thực của UBND cấp xã, phường, thị trấn ......................................................... 9
1.3. Quyền và nghĩa vụ của người yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính ................ 10
1.4.1. Chứng thực bản sao từ bản chính .................................................................... 10
1.4.2. Chứng thực chữ ký........................................................................................... 11
1.4.3. Chứng thực văn bản phân chia tài sản thừa kế, nhận tài sản thừa kế .............. 13
1.4.4. Chứng thực di chúc .......................................................................................... 15
1.4.6. Về việc cấp bản sao từ sổ gốc .......................................................................... 17
1.4.7. Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản .......................... 18
1.4.8. Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến động sản................................ 20
KẾT LUẬN CHƢƠNG 1 .................................................................................................................. 21

CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG CHỨNG THỰC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN
PHƢỜNG THỐNG NHẤT, THÀNH PHỐ KON TUM ....................................................... 22
2.1. Giới thiệu về đơn vị thực tập .................................................................................... 22
2.1.1. Vị trí địa lý ....................................................................................................... 22


2.1.2. Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân phường Thống Nhất ............................. 23
2.1.3.2. Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và tiểu thủ
công nghiệp ................................................................................................................ 25
2.1.3.3. Trong lĩnh lực xây dựng, giao thông vận tải ................................................ 25
2.1.3.4. Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội- văn hoá và thể dục thể thao.............. 26
2.1.3.5. Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi hành pháp
luật ............................................................................................................................. 26
2.1.3.6. Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tơn giáo, Uỷ ban nhân
dân phường có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn và bảo đảm thực hiện chính sách dân
tộc, chính sách tơn giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo của nhân dân ở địa
phương theo quy định của pháp luật .......................................................................... 27
2.2. Thực trạng công tác chứng thực tại Ủy ban nhân dân phường Thống Nhất ............ 27
2.2.1. Thực trạng về cấp bản sao từ sổ gốc ................................................................ 27
2.2.2. Thực trạng cấp bản sao từ bản chính ............................................................... 29
2.2.3. Thực trạng chứng thực chữ ký ......................................................................... 31
2.2.4. Thực trạng chứng thực hợp đồng, giao dịch .................................................... 32
CHƢƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG CÔNG
TÁC CHỨNG THỰC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƢỜNG THỐNG NHẤTTHÀNH PHỐ KON TUM ................................................................................................................ 37
3.1. Kiến nghị nhằm hoàn thiện quy định của pháp luật liên quan đến hoạt động chứng
thực .................................................................................................................................. 37
3.2. Một số giải pháp đối với hoạt động chứng thực tại Ủy ban nhân dân phường Thống
Nhất ................................................................................................................................. 39
KẾT LUẬN ............................................................................................................................................ 41
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................................................... 43

LỜI CẢM ƠN
Thực tập tốt nghiệp này là cơ hội tốt cho học viên vận dụng các kỹ năng thực
hành cơ bản vào nhiệm vụ chun mơn của mình, học hỏi được nhiều kinh nghiệm thực
tế cho bản thân. Qua quá trình thực tập cũng rút ra cho mình những điểm mạnh cũng như
các điểm yếu của bản thân, từ đó rút ra cho mình phương hướng phấn đấu để hồn thiện
mình và hồn thành tốt cơng việc của mình sau này.
Tôi xin chân thành cảm ơn quý thầy cô ở Phân hiệu Đại học Đà Nẵng ở Kon Tum
đã trang bị cho tơi những kiến thức bổ ích về chun mơn nghiệp vụ, đó cũng là hành
trang để sau này tơi phục vụ cơng việc của mình được tốt hơn. Chân thành cảm ơn giảng
viên hướng dẫn thạc sĩ Nguyễn Thị Trúc Phương đã tạo điều kiện hướng dẫn tận tình
để Tơi có thêm những kiến thức cần thiết trong quá trình học tập và xây dựng báo cáo
thực tập của mình.
Kính chúc sức khỏe và cảm ơn sự quan tâm của lãnh đạo, cán bộ công chức Uỷ
ban nhân dân phường Thống Nhất, thành phố Kon Tum đã tạo điều kiện, cung cấp cho
tôi những số liệu cụ thể và sát thực để tơi có cơ sở hồn chỉnh bài Báo cáo thực tập của
mình.
Với tinh thần nỗ lực của bản thân và sự truyền đạt của giáo viên hướng dẫn,
những kinh nghiệm quý báu mà đơn vị thực tập đã chỉ dẫn giúp cho tơi hồn thành Báo
cáo thực tập. Trong thời gian thực tập, cũng không tránh khỏi những sai sót trong khi
làm bài. Kính mong cô giáo thông cảm, chỉ dẫn thêm để cho tôi hoàn thành đợt thực tập
này.
Xin cảm ơn!

HỌC VIÊN

Nguyễn Thị Duyên

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Chứng thực là nhu cầu tất yếu của cuộc sống, xuất phát từ nhu cầu giao dịch của
công dân, tổ chức và của chính nhà nước. C ng với sự phát triển của xã hội thì nhu cầu
này ngày càng tăng. Người dân có thể s dụng một lúc nhiều loại giấy tờ hoặc một loại
giấy tờ vào nhiều mục đích, nhiều việc khác nhau. Nhà nước khi tiến hành chứng thực
các bản sao là ao đúng với bản chính nhằm đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp cho
các bên tham gia các giao dịch có s dụng văn bản này và đảm bảo an toàn cho quản lý
nhà nước.
Trong thời kỳ cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa những giao dịch đơn thuần nhất cũng
cần được thể hiện bằng các văn bản, giấy tờ nhất định. Xong với tình hình thực tế hiện
nay, nói đến việc liên hệ với các cơ quan nhà nước để làm giấy tờ như khai sinh, khai t ,
đăng ký kết hôn hay chứng thực hợp đồng đại đa số nhân dân đều rất e ngại bởi trong
suy nghĩ của họ các thủ tục hành chính quá rườm rà, phải chờ đợi thời gian khá dài.
Trước tình hình đó, việc chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng
đã được đặt ra.
X t ở góc độ hành chính học, chứng thực là một dịch vụ cơng mà nhà nước có
trách nhiệm cung ứng cho cơng dân của mình. Quản lý nhà nước về chứng thực x t cho
c ng là hoạt động quản lý cung ứng dịch vụ công để đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp
của cơng dân. Trên tinh thần đó, trong điều kiện chúng ta đang tích cực xây dựng nhà
nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa với trọng tâm là đẩy mạnh cải cách tổng thể nền hành
chính quốc gia, xây dựng nền hành chính trong sạch, hiện đại, hiệu quả, đáp ứng ngày
càng tốt hơn nhu cầu của cơng dân, thì việc cải cách trong lĩnh vực tư pháp nói riêng, đặc
biệt là trong chứng thực là đ i hỏi tất yếu khách quan của sự phát triển. Từ nhu cầu thực
tế, nhu cầu về bản sao, kể cả bản sao được chứng thực là rất lớn. Nghị định 75/2000/NĐCP ngày 08/12/2000 của Chính phủ về cơng chứng, chứng thực ra đời đã có những đóng
góp to lớn trong việc đáp ứng yêu cầu chứng thực của nhân dân. Tuy nhiên, trong quá
trình thực hiện NĐ75 c n bộc lộ những hạn chế như tình trạng n tắc, quá tải trong hoạt
động công chứng, chứng thực bản sao giấy tờ, chữ ký tại các ph ng công chứng và
UBND huyện. Nhận thấy sự cần thiết phải ban hành ra một văn bản mới để thay thế cho
văn bản cũ, ngày 18/05/2007 Chính phủ đã ban hành Nghị định số 79/2007/NĐ-CP về

cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký ( au đây gọi
là NĐ79/2007/NĐ-CP). Nghị định này ra đời c ng với sự ra đời của Luật công chứng
2007 đã đáp ứng phần nào những yêu cầu của nhân dân về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng
thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký thể hiện tinh thần cải cách hành chính theo
cơ chế một c a, một dấu, đáp ứng được mong mỏi của nhân dân về vấn đề bản sao. Đến

1


năm 2015 trước tình nhu cầu của nhân dân về chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký và
chứng thực hợp đồng giao dịch. Chính phủ ban hành Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16
tháng 02 năm 2015 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng
thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch. Nghị định đã thực hiện việc phân cấp
đặc biệt là phân cấp về thẩm quyền chứng thực bản sao cho UBND cấp xã, phường đối
với các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt, tạo thuận lợi cho nhân dân và mở ra hệ thống
rộng rãi cho các UBND cấp xã, phường, thị trấn có thẩm quyền, chứng thực thay vì chỉ
có Ph ng cơng chứng và UBND cấp huyện như Nghị định số 75 trước đây.
Việc tách bạch rõ hoạt động công chứng và chứng thực, tách biệt chức năng của
cơ quan hành chính cơng quyền thực hiện chứng thực với chức năng của tổ chức sự
nghiệp và dịch vụ công thực hiện việc công chứng, là sự đổi mới đáp ứng yêu cầu cải
cách hành chính hiện nay, tạo nhiều thuận lợi cho các cá nhân và tổ chức trong hoạt động
chứng thực phục vụ các giao dịch của họ.
Việc chứng thực bản sao theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP tuy đã thực hiện
được gần 2 năm nhưng vẫn c n thiếu những hướng dẫn cụ thể. Chứng thực được giao
cho Ban Tư pháp cấp xã, phường đây cũng là một thách thức bởi đội ngũ cán bộ Tư pháp
xã, phường không được trang bị các công cụ hỗ trợ để nhận biết được những văn bằng
giả mạo trong khi các văn bản giấy tờ giả mạo ngày càng tinh vi, rất khó phát hiện.
Trong thời gian thực tập tại địa phương, nhận thấy hoạt động chứng thực, nhất là
chứng thực được người dân quan tâm, đặc biệt là nơi em thực tập UBND phường Thống
Nhất-thành phố Kon Tum- Tỉnh Kon Tum, thì nhu cầu chứng thực bản sao, chứng thực

chữ ký, chứng thực hợp đồng là rất lớn. Với mong muốn phản ánh chính xác và thực tế
nhất quá trình thực hiện hoạt động này tại UBND xã nơi em thực tập nên em đã chọn đề
tài: "Hoạt động chứng thực tại Ủy ban nhân dân phường Thống Nhất-thành phố Kon
Tum, thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác chứng thực" để làm đề
tài báo cáo thực tập của mình. Để làm rõ hơn những mặt làm được, chưa làm được tại
UBND phường Thống Nhất khi thực hiện Nghị định 23/2015/NĐ-CP và từ hoạt động
thực tế tại phường Thống Nhất, bản thân có thể rút ra bài học kinh nghiệm và có những
đề xuất, kiến nghị khắc phục, đặc biệt là trong điều kiện đẩy mạnh cải cách thủ tục hành
chính, cải cách tư pháp và hội nhập kinh tế quốc tế của đất nước ta hiện nay.
2. Mục tiêu nghiên cứu đề tài
Nhằm làm rõ hơn việc triển khai thực hiện các văn bản pháp luật và việc áp dụng
các văn bản pháp luật vào đời sống. Đặc biệt là các văn bản, các quy định ảnh hưởng
trực tiếp đến đời sống của nhân dân trong đó có hoạt động cơng chứng, chứng thực bản
sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch. Qua đó rút ra
được những kinh nghiệm cho bản thân trong việc học tập và trong công tác sau này. Bên

2


cạnh đó, từ những thực trạng mà cá nhân nắm bắt được sẽ có những đề xuất giải pháp để
việc triển khai áp dụng pháp luật vào đời sống ngày càng thiết thực hơn.
3. Nhiệm vụ nghiên cứu
Nhiệm vụ của đề tài là trên cơ sở những quy định của pháp luật về hoạt động công
chứng chứng thực , nêu lên một số ý kiến nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Ủy ban
nhân dân phường Thống Nhất, Thành phố Kon Tum, tỉnh Kon Tum, nhằm từng bước
cũng cố kiện toàn và nâng cao hiệu quả hoạt động trong công chứng chứng thực.
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
Đề tài tập trung nghiên cứu hoạt động chứng thực tại và thực trạng công tác
chứng thực, việc triển khai thực hiện hoạt động chứng thực tại Ủy ban nhân dân phường
Thống Nhất.

5. Phƣơng pháp nghiên cứu
Nhận thức rõ tầm quan trọng của các thông tin phục vụ cho việc viết đề tài, trong
suốt quá trình thực tập em đã xác định rõ định hướng và mục tiêu cụ thể để có thể có
những thơng tin có độ chính xác cao nhất. Được sự giúp đỡ tận tình của cán bộ Ban tư
pháp nơi thực tập, và sự quan tâm tạo điều kiện của lãnh đạo địa phương c ng với những
cố gắng của bản thân nên em đã có những kiến thức nhất định để viết bài. Những tài liệu
phục vụ cho việc viết đề tài nằm rải rác ở nhiều nguồn tài liệu khác nhau, đó là trong
sách vở, trong các tài liệu, giấy tờ, cũng như trong thực tiễn cơng việc. Nó đ i hỏi người
làm đề tài phải s dụng kết hợp nhiều phương pháp thu thập khác nhau. Các phương
pháp chủ yếu được em s dụng, đó là: phương pháp thống kê, phương pháp phân tích,
phương pháp so sánh, phương pháp điều tra khảo sát...
5 .1. Phƣơng pháp tổng hợp thống kê
Phương pháp này dựa trên những số liệu từ các báo cáo, tờ trình, các đề tài nghiên
cứu khoa học, sau đó tổng hợp những số liệu liên quan đến đề tài, từ đó phân loại các số
liệu cho mỗi mục nhỏ để làm dẫn chứng. Phương pháp này giúp người nghiên cứu hiểu
được khái quát hoạt động chứng thực trên địa bàn. Đây là một phương pháp quan trọng
không thể thiếu trong quá trình tìm hiểu nghiên cứu đề tài này.
5.2. Phƣơng pháp so sánh
Từ số liệu đã thống kê được, đem so sánh qua từng thời kỳ, từng năm . . . Để thấy
được nhu cầu thực tế cũng như tốc độ gia tăng của nhu cầu chứng thực. Ngoài ra chúng
ta so sánh quy định các văn bản pháp luật qua từng thời kỳ để tìm ra điểm mới, điểm tiến
bộ của pháp luật đồng thời thấy được tồn tại chưa thể khắc phục. Trên cơ sở đó đưa ra
đánh giá khách quan chính xác về thực tiễn cũng như những ý kiến đề xuất hợp lý nhằm
khắc phục những hạn chế, ảnh hưởng tiêu cực đến đời sống nhân dân.

3


5.3. Phƣơng pháp phân tích
Đi sâu vào phân tích hoạt động chứng thực để thấy những tác động tích cực, ảnh

hưởng tiêu cực đến đời sống nhân dân, nguyên nhân chủ quan, nguyên nhân khách quan.
5.4. Phƣơng pháp điều tra khảo sát
Qua thực tế tìm hiểu hoạt động chứng thực tại Ủy ban nhân dân phường Thống
Nhất- thành phố Kon Tum, tham khảo ý kiến của người dân đến chứng thực cũng như ý
kiến của cán bộ làm công tác chứng thực tại đây để đánh giá khách quan về hoạt động
chứng thực cũng như hiểu được tâm tư nguyện vọng của nhân dân.
6. Bố cục đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo, thì nội dung
đề tài chia thành 3 chương:
Chương 1: Cơ sở pháp lý của hoạt động chứng thực.
Chương 2: Thực trạng chứng thực tại Ủy ban nhân dân phường Thống Nhất
Chương3: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm năng cao hiệu quả công tác chứng
thực.

4


CHƢƠNG 1.
LÝ LUẬN CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC
1.1. Các quy định của pháp luật hiện hành về chứng thức
1.1.1. Một số khái niệm về chúng thực
Chứng thực là hoạt động của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về cấp bản sao từ
bản gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng,
giao dịch theo trình tự, thủ tục do pháp luật quy định. Đây là chế định pháp lý quan
trọng, liên quan mật thiết đến quyền và lợi ích của cơng dân và doanh nghiệp, qua đó bảo
đảm quyền và lợi ích hợp pháp cho các bên tham gia các giao dịch và đảm bảo an toàn
cho quản lý nhà nước. Theo đó, Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 có các loại
việc như sau:
- Chứng thực bản sao từ sổ gốc;
- Chứng thực bản sao từ bản chính;

- Chứng thực chữ ký;
- Chứng thực hợp đồng, giao dịch,
Theo điều 5 nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 quy định về cấp bản sao
từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng,
giao dịch có các thuật ngữ được hiểu như sau:
Một là, Cấp bản sao từ sổ gốc là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn
cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội
dung ghi trong sổ gốc.
Hai là, Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền
theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với
bản chính.
Ba là, Chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định
tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu
chứng thực.
Bốn là, Chứng thực hợp đồng, giao dịch là việc cơ quan có thẩm quyền theo
quy định tại Nghị định này chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao
dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên
tham gia hợp đồng, giao dịch.

5


Năm là, Bản chính là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm
quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập
có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
áu là, Bản sao là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy
đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.
Bảy là,

ổ gốc là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập ra khi thực hiện

việc cấp bản chính theo quy định của pháp luật, trong đó có nội dung đầy đủ, chính xác
như bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp.
Tám là, Văn bản chứng thực là giấy tờ, văn bản, hợp đồng, giao dịch đã được
chứng thực theo quy định của Nghị định này.
Chín là, Người thực hiện chứng thực là Trưởng ph ng, Phó Trưởng Ph ng Tư
pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân
xã, phường, thị trấn; công chứng viên của Ph ng công chứng, Văn ph ng công chứng;
viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự của Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại
diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam
ở nước ngoài
1.1.2. Giá trị pháp lý của bản sao đƣợc cấp từ sổ gốc, bản sao đƣợc chứng
thực từ bản chính, chữ ký đƣợc chứng thực và hợp đồng, giao dịch đƣợc chứng
thực
Theo quy định của pháp luật thì bản chính là bản do cơ quan, tổ chức có thẩm
quyền cấp lần đầu tiên có giá trị pháp lý để s dụng, là cơ sở để đối chiếu và chứng thực
bản sao. Bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc bản sao được chứng thực từ bản chính theo
quy định tại nghị định này có giá trị pháp lý s dụng thay cho bản chính trong các giao
dịch. Trong các giao dịch, cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao được cấp từ sổ gốc, bản
sao được chứng thực từ, bản chính khơng được u cầu xuất trình bản chính để đối
chiếu, trừ trường hợp có dấu hiệu nghi ngờ bản sao là giả mạo thì có quyền xác minh.
Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký
chủ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ văn
bản.
Hợp đồng, giao dịch được chứng thực theo quy định của Nghị định này có giá trị
chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng
lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp
đồng, giao dịch.

6

1.2. Thẩm quyền chứng thực và ngƣời thực hiện chứng thực
1.2.1. Thẩm quyền chứng thực
Thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã, phường được quy định tại
điều 5 Nghị định Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 như sau:
- Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền
cấp hoặc chứng nhận.
Tại Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP đã phân định thẩm quyền của Ph ng Tư
pháp và UBND cấp xã, phường trong việc chứng thực bản sao từ bản chính. Căn cứ vào
cơ quan cấp giấy tờ, văn bản. Theo đó, Ph ng Tư pháp thực hiện chứng thực bản sao từ
bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam, cơ
quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngồi, cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt
Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngồi cấp hoặc chứng nhận
(điểm a khoản 1); c n UBND phường chỉ thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính các
giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận
(điểm a khoản 2).
Chứng thực các giấy tờ, văn bản chỉ bằng tiếng Việt hoặc do cơ quan, tổ chức có
thẩm quyền của Việt Nam cấp bằng tiếng Việt, có xen một số từ bằng tiếng nước ngồi
(Ví dụ: Giấy chứng nhận kết hôn của người Việt Nam và người nước ngồi, trong đó có
ghi tên, địa chỉ của người nước ngoài bằng tiếng nước ngoài...).
- Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt. Trừ việc chứng
thực chữ ký người dịch.
- Chứng thực hợp đồng giao dịch liên quan đến tài sản là động sản.
Đây là một trong những điểm mới của Nghị định này. Ph ng Tư pháp và Ủy ban
nhân dân cấp xã, phường có thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến
động sản như nhau, không giới hạn về giá trị của tài sản (điểm d khoản 1, điểm c khoản
2 Điều 5 NĐ 23/2015/NĐ-CP).
- Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản cụ thể như sau:
Theo quy định tại khoản 2 Điều 5 và Điều 6 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định thẩm

quyền và trách nhiệm chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản của Ủy
ban nhân dân phường như sau:
Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người s
dụng đất theo quy định của Luật Đất đai; Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp
xã, phường thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã , phường .
Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền của người s dụng đất
được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã, phường nơi có đất. Việc chứng thực các hợp

7


đồng, giao dịch liên quan đến nhà ở được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã, phường
nơi có nhà.
Thông tư 04/2006/TTLT-BTP-BTNMT quy định việc công chứng, chứng thực
hợp đồng, văn bản về bất động sản như sau:
Hợp đồng, văn bản về bất động sản mà bên có bất động sản là hộ gia đình, cá
nhân thì hộ gia đình, cá nhân đó được lựa chọn hình thức cơng chứng tại Phịng Cơng
chứng hoặc chứng thực tại Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn nơi có bất động sản
- Chứng thực hợp đồng giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật nhà ở.
- Chứng thực di chúc, văn bản từ chối nhận di sản,văn bản thỏa thuận phân chia di
sản, văn bản khai nhận di sản mà tài sản là động sản, bất động sản, nhà ở theo quy định.
Theo Luật Đất đai năm 2013 thì:
+ Hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp, góp vốn bằng quyền s dụng
đất, quyền s dụng đất và tài sản gắn liền với đất phải được công chứng hoặc chứng
thực, trừ trường hợp kinh doanh bất động sản quy định tại điểm b khoản này;
+ Hợp đồng cho thuê, cho thuê lại quyền s dụng đất, quyền s dụng đất và tài
sản gắn liền với đất, hợp đồng chuyển đổi quyền s dụng đất nông nghiệp; hợp đồng
chuyển nhượng quyền s dụng đất, quyền s dụng đất và tài sản gắn liền với đất, tài sản
gắn liền với đất mà một bên hoặc các bên tham gia giao dịch là tổ chức hoạt động kinh
doanh bất động sản được công chứng hoặc chứng thực theo yêu cầu của các bên;

+ Văn bản về thừa kế quyền s dụng đất, quyền s dụng đất và tài sản gắn liền
với đất được công chứng hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật về dân sự;
+ Việc công chứng thực hiện tại các tổ chức hành nghề công chứng, việc chứng
thực thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã, phường.
Theo Luật Nhà Ở năm 2014 thì:
+ Các bên trực tiếp hoặc thông qua người đại diện thoả thuận về mua bán, thuê,
thuê mua, tặng cho, đổi, thế chấp, cho mượn, cho ở nhờ, uỷ quyền quản lý nhà ở (sau
đây gọi chung là hợp đồng về nhà ở). Hợp đồng về nhà ở phải có chứng nhận của cơng
chứng hoặc chứng thực của Uỷ ban nhân dân cấp huyện đối với nhà ở tại đô thị, chứng
thực của Uỷ ban nhân dân xã, phường đối với nhà ở tại nông thôn, trừ các trường hợp
sau đây:
- Cá nhân cho thuê nhà ở dưới sáu tháng;
- Bên bán, bên cho thuê nhà ở là tổ chức có chức năng kinh doanh nhà ở;
- Thuê mua nhà ở xã hội;

8


- Bên tặng cho nhà ở là tổ chức.
Chính phủ ban hành Nghị định số 43/2014/NĐ-CP, ngày 15/5/2014 về cấp giấy
chứng nhận quyền s dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất. Tại
khoản 2 Điều 4 Nghị định số 43/2014/NĐ-CP quy định: "Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh có
trách nhiệm: Thực hiện các biện pháp phát triển tổ chức hành nghề công chứng ở địa
phương để đáp ứng yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch về quyền s dụng đất,
quyền sở hữu nhà ở và các tài sản khác gắn liền với đất; xem x t, quyết định chuyển giao
việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch mà Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã, phường
đang thực hiện sang tổ chức hành nghề công chứng ở địa bàn cấp huyện mà tổ chức hành
nghề công chứng đáp ứng được yêu cầu công chứng.... Như vậy, ở những địa bàn cấp
huyện mà tổ chức hành nghề công chứng đáp ứng được yêu cầu cơng chứng và có quyết
định của Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh về việc chuyển giao việc chứng thực các hợp đồng,

giao dịch mà Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã, phường đang thực hiện sang tổ chức
hành nghề cơng chứng thì Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã, phường nơi đó khơng
thực hiện chứng thực các hợp đồng, giao dịch.
Theo Bộ luật Dân sự năm 2015 thì người lập di chúc có thể u cầu cơng chứng
hoặc chứng thực bản di chúc.
1.2.2. Nghĩa vụ, quyền của Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch UBND và ngƣời thực
hiện chứng thực của UBND cấp xã, phƣờng, thị trấn
Thực hiện việc chứng thực một cách trung thực, khách quan, chính xác; đáp ứng
đủ số lượng bản sao theo yêu cầu của người yêu cầu chứng thực.
- Chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chứng thực.
Yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp thơng tin cần thiết cho
việc xác minh tính hợp pháp của các giấy tờ, văn bản được yêu cầu chứng thực.
Lập biên bản tạm giữ giấy tờ, văn bản có dấu hiệu giả mạo; phối hợp với cơ quan
nhà nước có thẩm quyền trong việc x lý các trường hợp s dụng giấy tờ giả mạo.
- Trong trường hợp từ chối chứng thực, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân
dân cấp xã, phường phải giải thích rõ lý do cho người yêu cầu chứng thực; nếu việc
chứng thực không thuộc thẩm quyền của cơ quan mình thì hướng dẫn họ đến cơ quan
khác có thẩm quyền.
Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn thực hiện chứng
thực các việc nêu trên và đóng dấu của Uỷ ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn.
Cán bộ, công chức Tư pháp-Hộ tịch xã, phường, thị trấn giúp chủ tịch hoặc Phó
Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn thực hiện việc chứng thực. Cán bộ, công
chức Tư pháp - Hộ tịch phải được bồi dưỡng về nghiệp vụ chứng thực.

9


1.3. Quyền và nghĩa vụ của ngƣời yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính
Có quyền u cầu bất kỳ cơ quan có thẩm quyền chứng thực nào: Ph ng Tư pháp
cấp huyện, Uỷ ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn hoặc cơ quan đại diện Việt Nam ở

nước ngồi thực hiện việc chứng thực, khơng phụ thuộc nơi cư trú của người yêu cầu
chứng thực.
Trong trường hợp bị từ chối chứng thực người yêu cầu chứng thực có quyền yêu
cầu cơ quan có thẩm quyền chứng thực giải thích rõ lý do, nếu khơng đồng ý với lý do
đó thì có quyền khiếu nại theo quy định của pháp luật. Chịu trách nhiệm về tính chính
xác và tính hợp pháp của các giấy tờ mà họ xuất trình khi yêu cầu chứng thực.
1.4. Thủ tục chứng thực các loại việc thuộc thẩm quyền của UBND cấp xã, phƣờng,
thị trấn
Trong công tác chứng thực người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng
thực đều có quyền và nghĩa vụ khi tham gia việc chứng thực. Người yêu cầu chứng thực
và người thực hiện chứng thực phải thực hiện đúng thủ tục, quy trình trong việc chứng
thực khi tham gia hoạt động chứng thực.
Hoạt động chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn được quy
định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 18/02/2015 gồm có các nội dung:
1.4.1. Chứng thực bản sao từ bản chính
Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình các giấy tờ sau đây:
- Bản chính;
- Bản sao cần chứng thực;
Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn phải kiểm
tra tính hợp pháp của bản chính, nếu phát hiện bản chính có dấu hiệu giả mạo thì đề nghị
người yêu cầu chứng thực chứng minh; nếu khơng chứng minh được thì từ chối chứng
thực.
Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn đối chiếu
bản sao với bản chính, nếu bản sao đúng với bản chính thì chứng thực. Khi chứng thực
bản sao từ bản chính Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã, phường, thị
trấn phải ghi rõ "chứng thực bản sao đúng với bản chính", ngày, tháng, năm chứng thực,
ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu của Uỷ ban nhân dân cấp phường.
Chú ý: trường hợp bản chính có một số chữ bị mờ mà tơ lại nhưng khơng làm
thay đổi nội dung thì cũng được chứng thực
Trang đầu tiên của bản sao phải được ghi rõ chữ "BẢN AO" vào chỗ trống phía

trên bên phải, nếu bản sao có từ hai tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

10


1.4.1.1. Địa điểm chứng thực bản sao từ bản chính
Việc chứng thực được thực hiện tại trụ sở của Uỷ ban nhân dân cấp xã, phường,
thị trấn. Uỷ ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn phải bố trí cán bộ để tiếp nhận yêu cầu
chứng thực hàng ngày. Cán bộ tiếp dân phải đeo thẻ công chức.
Tại trụ sở của Uỷ ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn phải niêm yết công khai
lịch làm việc, thẩm quyền, thủ tục, thời gian chứng thực và lệ phí chứng thực.
1.4.1.2. Trƣờng hợp không đƣợc chứng thực bản sao từ bản chính
- Bản chính được cấp sai thẩm quyền hoặc giả mạo;
- Bản chính đã bị tẩy xố, s a chữa, thêm, bớt hoặc đã bị hư hỏng, cũ nát không
thể xác định rõ nội dung;
- Bản chính khơng được ph p phổ biến trên các phương tiện thông tin đại chúng
theo quy định của pháp luật;
- Đơn thư và các giấy tờ do cá nhân tự lập khơng có chứng nhận, chứng thực hoặc
xác nhận của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền;
- Các giấy tờ, văn bản khác mà pháp luật quy định không được sao.
1.4.1.3. Thời hạn chứng thực bản sao từ bản chính
Việc tiếp nhận yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính trong thời gian làm việc
buổi sáng hoặc buổi chiều thì phải được thực hiện chứng thực ngay trong buổi làm việc
đó; trường hợp yêu cầu chứng thực với số lượng lớn thì việc chứng thực có thể được hẹn
lại để chứng thực sau nhưng không quá 02 ngày làm việc.
1.4.2. Chứng thực chữ ký
Người yêu cầu chứng thực chữ ký phải chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ,
văn bản mà mình ký để yêu cầu chứng thực chữ ký; không được yêu cầu chứng thực chữ
ký trong giấy tờ, văn bản có nội dung quy định tại Khoản 4 Điều 22 và Khoản 4 Điều 25
của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính

xác thực về chữ ký của người yêu cầu chứng thực trong giấy tờ, văn bản (Điều 23).
Đối với trường hợp chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo
cơ chế một c a, một c a liên thơng thì cơng chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra các giấy tờ,
nếu nhận thấy người yêu cầu chứng thực có đủ điều kiện quy định tại Khoản 2 Điều 24
thì đề nghị người yêu cầu chứng thực ký vào giấy tờ cần chứng thực và chuyển cho
người có thẩm quyền ký chứng thực (khoản 3 Điều 24).
Thủ tục chứng thực chữ ký quy định tại Khoản 1, 2 và 3 Điều 24 của Nghị định số
23/2015/NĐ-CP cũng được áp dụng đối với các trường hợp: chứng thực chữ ký của
nhiều người trong c ng một giấy tờ, văn bản; chứng thực chữ ký của người khai lý lịch

11


cá nhân; chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập theo quy định của
pháp luật; chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền khơng
có th lao, khơng có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến
việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền s dụng bất động sản (khoản 4 Điều 24).
- Trường hợp không được chứng thực chữ ký (Điều 25):
+ Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận thức
và làm chủ được hành vi của mình;
+ Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc
Hộ chiếu khơng c n giá trị s dụng hoặc giả mạo;
+ Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung quy định tại
Khoản 4 Điều 22 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP;
+ Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ các trường hợp quy
định tại Điểm d Khoản 4 Điều 24 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP hoặc trường hợp
pháp luật có quy định khác.
Áp dụng trong trường hợp đặc biệt (Điều 26): Việc chứng thực chữ ký quy định
tại các Điều 23, 24 và trường hợp không được chứng thực chữ ký tại Điều 25 của Nghị
định số 23/2015/NĐ-CP cũng được áp dụng trong trường hợp chứng thực điểm chỉ khi

người yêu cầu chứng thực chữ ký không ký được và trường hợp người yêu cầu chứng
thực không thể ký, điểm chỉ được. T y theo từng trường hợp, nội dung lời chứng được
ghi theo mẫu quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.
1.4.2.1.Hồ sơ hợp lệ yêu cầu chứng thực bao gồm
+ Phiếu yêu cầu chứng thực (theo mẫu 31/PYC);
+ Bản sao CMND;
+ Bản sao các giấy tờ liên quan đến việc chứng thực (nếu có);
+ Văn bản cần chứng thực chữ ký (tối thiểu 02 bản chính).
1.4.2.2. Trình tự, thủ tục chứng thực
Người yêu cầu chứng thực nộp 01 bộ hồ sơ và xuất trình bản chính các giấy tờ
bản sao có trong hồ sơ để đối chiếu; cán bộ tư pháp - hộ tịch tiếp nhận và kiểm tra; người
yêu cầu chứng thực ký tên hoặc điểm chỉ trước mặt người có thẩm quyền chứng thực tại
trụ sở Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn;
Trường hợp hồ sơ hợp lệ thì cán bộ tư pháp - hộ tịch ghi vào sổ chứng thực chữ
ký và trình ký, cấp chứng thực (nội dung lời chứng theo mẫu quy định);

12


Đối với chứng thực chữ ký: Cần lưu ý đối với những trường hợp lợi dụng quy
định về chứng thực chữ ký để yêu cầu chứng thực chữ ký trên các hợp đồng, giao dịch
hoặc là những văn bản thông thường nhưng nội dung có chứa đựng các yếu tố của một
hợp đồng dân sự… nhằm đơn giản hóa thủ tục. Ví dụ: một hợp đồng chuyển đổi, chuyển
nhượng, tặng cho, thế chấp, ủy quyền hay di chúc…thì khơng thể chứng thực chữ ký mà
phải hướng dẫn đương sự thực hiện chứng thực theo đúng mẫu đã được quy định.
1.4.2.3. Thời gian giải quyết
Việc thực hiện chứng thực chữ ký được thực hiện trong ngày nhận hồ sơ; nếu nộp
hồ sơ yêu cầu chứng thực sau ba (03) giờ chiều thì việc chứng thực được thực hiện chậm
nhất trong ngày làm việc tiếp theo.
1.4.2.4. Lệ phí chứng thực: 10.000 đồng/01 trường hợp.

1.4.2.5. Việc chứng thực điểm chỉ
Nếu người yêu cầu chứng thực không ký được do khuyết tật hoặc không biết ký
thì việc chứng thực chữ ký được thay thế bằng việc chứng thực điểm chỉ. Khi điểm chỉ
s dụng ngón trỏ phải, nếu ngón trỏ phải khơng điểm chỉ được thì điểm chỉ bằng ngón
trỏ trái. Trường hợp khơng điểm chỉ được bằng hai ngón trỏ đó thì điểm chỉ bằng ngón
tay khác và phải ghi rõ ngón tay nào của bàn tay nào.
1.4.3. Chứng thực văn bản phân chia tài sản thừa kế, nhận tài sản thừa kế
Trường hợp tài sản là bất động sản tại phường.
1.4.3.1 . Hồ sơ hợp lệ yêu cầu chứng thực bao gồm
+ Phiếu yêu cầu chứng thực (theo mẫu 31/PYC);
+ Bản sao CMND;
+ Bản sao giấy chứng nhận quyền s dụng đất; giấy chứng nhận quyền sở hữu
nhà ở và quyền s dụng đất ở hoặc một trong các loại giấy tờ được quy định tại Điều 100
của Luật Đất đai 2013; người có tên trong sổ đăng ký ruộng đất hoặc sổ địa chính hiện
do địa phương quản lý (nơi có đất); Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu công trình
xây dựng được cấp.
+ Văn bản phân chia tài sản thừa kế, nhận tài sản thừa kế (tối thiểu 02 bản chính
có nội dung đầy đủ theo mẫu số 58/ PCT và 59/KNT );
+ Ngoài ra t y vào từng trường hợp cụ thể mà hồ sơ c n có thêm một hoặc các
giấy tờ sau:
- Đơn xin tách th a, hợp th a (trong trường hợp chứng thực văn bản liên quan
đến một phần của th a đất hoặc th a đất được chia làm nhiều phần);

13


- Bản sao giấy chứng t , di chúc (biên bản cơng bố di chúc nếu có) của người để
lại di sản và các giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người để lại di sản và người được
hưởng di sản như khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn, giấy chứng t (trong trường hợp
thừa kế thế vị) hoặc các giấy tờ thay thế khác (trong trường hợp thừa kế theo pháp luật);

- Bản sao giấy tờ chứng minh người giám hộ, người được ủy quyền (nếu có).
1.4.3.2. Trình tự, thủ tục chứng thực
+ Người yêu cầu chứng thực nộp 01 bộ hồ sơ và xuất trình bản chính của các giấy
tờ bản sao có trong hồ sơ để đối chiếu; cán bộ tư pháp - hộ tịch tiếp nhận và kiểm tra
(trường hợp hiện trạng s dụng đất biến động so với nội dung ghi trong giấy tờ thì cán
bộ địa chính phường, xã phải xác nhận các thơng tin về th a đất; trường hợp giấy chứng
nhận quyền s dụng đất có dấu hiệu đã bị s a chữa hoặc giả mạo, nếu cần xác minh thì
g i phiếu yêu cầu về Văn ph ng Đăng ký quyền s dụng đất để yêu cầu cung cấp thông
tin về th a đất);
+ Trường hợp hồ sơ hợp lệ thì cán bộ tư pháp-hộ tịch tiến hành niêm yết 30 ngày
tại Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn và nơi thường trú trước đây của người để
lại di sản, nếu khơng xác định được nơi thường trú thì niêm yết tại nơi tạm trú có thời
hạn, nếu khơng xác định được cả hai nơi trên thì niêm yết tại nơi có bất động sản (nội
dung niêm yết phải ghi rõ: họ tên người để lại di sản, họ tên những người thoả thuận
hoặc người khai nhận và quan hệ với người để lại di sản, danh mục di sản, các khiếu nại,
tố cáo được g i cho cơ quan thực hiện chứng thực);
+ Kiểm tra giấy tờ tuỳ thân và xác định xem đã đúng là những người được hưởng
di sản khơng, có bỏ sót người được hưởng di sản khơng và những người thừa kế có đầy
đủ năng lực hành vi dân sự không (những người thừa kế phải còn sống vào thời điểm mở
thừa kế hoặc sinh ra và còn sống sau thời điểm mở thừa kế nhưng đã thành thai trước
khi người để lại di sản chết; nếu là cơ quan, tổ chức thì phải còn tồn tại vào thời điểm
mở thừa kế); Kiểm tra tính hợp pháp của di chúc và nội dung cũng như di sản thừa kế
vẫn c n đúng và đầy đủ như trong di chúc (nếu có);
+ Ghi vào sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch (mẫu số 61/ CT) và cấp chứng thực
(nội dung lời chứng theo mẫu quy định cho từng loại chứng thực); Trường hợp hồ sơ
không hợp lệ hoặc khi giải quyết mà phát hiện có dấu hiệu bỏ sót người thừa kế, di sản
thừa kế hoặc các vi phạm pháp luật khác thì cán bộ tư pháp - hộ tịch yêu cầu bổ sung
hoặc trả lại hồ sơ và thông báo rõ lý do bằng văn bản cho người yêu cầu chứng thực.
1.4.3.3. Địa điểm chứng thực
Tại trụ sở UBND phường, trừ các trường hợp: Chứng thực văn bản liên quan đến

người đang bị tạm giam hoặc thi hành án phạt t , người bị bại liệt, người già yếu không

14


thể đi lại được hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở cơ quan chứng thực
(lưu ý mọi trường hợp đều phải ghi địa điểm chứng thực, riêng việc chứng thực được
thực hiện ngoài giờ làm việc phải ghi thêm giờ, phút mà người thực hiện ký vào văn bản
chứng thực).
1.4.3.4. Thời gian giải quyết
+ Việc thực hiện chứng thực được thực hiện không quá ba (03) ngày làm việc đối
với trường hợp đơn giản, không quá mười (10) ngày làm việc đối với trường hợp phức
tạp;
+ Thời hạn niêm yết là ba mươi (30) ngày khơng tính vào thời hạn chứng thực;
Các trường hợp cần tiến hành xác minh thì khơng tính vào thời hạn chứng thực.
Lệ phí chứng thực: 50.000 đồng/01 trường hợp.
1.4.4. Chứng thực di chúc
Ủy ban nhân dân phường chỉ tiếp nhận những hồ sơ người yêu cầu chứng thực di
chúc có hộ khẩu thường trú hoặc tạm trú có thời hạn (nếu khơng xác định được nơi có hộ
khẩu thường trú).
Việc chứng thực di chúc liên quan đến bất động sản, việc s a đổi, bổ sung, thay
thế, hủy bỏ một phần hoặc tồn bộ di chúc có thể thực hiện tại bất kỳ cơ quan nhà nước
có thẩm quyền cơng chứng, chứng thực nào.
1.4.4.1. Hồ sơ hợp lệ yêu cầu chứng thực bao gồm
+ Phiếu yêu cầu chứng thực;
+ Bản sao CMND;
+ Bản sao giấy chứng nhận quyền s dụng đất; giấy chứng nhận quyền sở hữu
nhà ở và quyền s dụng đất ở (bao gồm cả giấy chứng nhận được cấp theo Nghị định số
60/CP) hoặc một trong các loại giấy tờ được quy định tại các khoản 1, 2 và 5 Điều 100
của Luật Đất đai 2013; người có tên trong sổ đăng ký ruộng đất hoặc sổ địa chính hiện

do địa phương quản lý (nơi có đất); các giấy tờ chứng minh quyền về tài sản của người
lập di chúc(nếu có);
+ Bản di chúc (tối thiểu 02 bản chính có nội dung đầy đủ theo mẫu hướng dẫn);
1.4.4.2. Trình tự, thủ tục chứng thực
+ Người yêu cầu chứng thực nộp 01 bộ hồ sơ và xuất trình bản chính các giấy tờ
bản sao có trong hồ sơ để đối chiếu; cán bộ tư pháp-hộ tịch tiếp nhận và kiểm tra; người
yêu cầu chứng thực ký tên hoặc điểm chỉ trước mặt người có thẩm quyền chứng thực tại
trụ sở Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn;

15


+ Trường hợp hồ sơ hợp lệ thì cán bộ tư pháp-hộ tịch ghi vào sổ chứng thực di
chúc và trình ký, cấp chứng thực (nội dung lời chứng theo mẫu quy định); Trường hợp
hồ sơ không hợp lệ hoặc khi giải quyết mà phát hiện người lập di chúc không đủ điều
kiện như: trạng thái tinh thần, nghi ngờ người lập di chúc bị bệnh tâm thần hoặc các
bệnh khác mà không thể nhận thức và làm chủ được hành vi của mình hoặc x t thấy việc
lập di chúc có dấu hiệu bị lừa dối, đe dọa hoặc cưỡng p, thì người thực hiện chứng thực
khơng chứng thực di chúc đó;
+ Người lập di chúc phải tự mình yêu cầu chứng thực di chúc, không chứng thực
di chúc thơng qua người khác; trong trường hợp tính mạng bị cái chết đe dọa do bệnh tật
hoặc nguyên nhân khác thì việc chứng thực được thực hiện tại chỗ ở hoặc nơi có mặt của
người lập di chúc (lưu ý mọi trường hợp đều phải ghi địa điểm chứng thực, riêng việc
chứng thực được thực hiện ngoài giờ làm việc phải ghi thêm giờ, phút mà người thực
hiện ký vào văn bản chứng thực); Đối với việc lập di chúc mà tính mạng bị cái chết đe
dọa thì khơng nhất thiết phải xuất trình giấy tờ theo quy định nhưng cần xác định trạng
thái tinh thần của người lập di chúc;
1.4.4.3. Thời gian giải quyết
Việc thực hiện chứng thực được thực hiện trong ngày nhận hồ sơ; nếu nộp hồ sơ
yêu cầu chứng thực sau ba (03) giờ chiều thì việc chứng thực được thực hiện chậm nhất

trong ngày làm việc tiếp theo.
Lệ phí chứng thực: 20.000 đồng/01 trường hợp.
1.4.5. Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản
1.4.5.1. Hồ sơ hợp lệ yêu cầu chứng thực bao gồm
+ Phiếu yêu cầu chứng thực;
+ Bản sao CMND;
+ Bản sao các giấy tờ chứng minh liên quan đến việc từ chối;
+ Văn bản từ chối (tối thiểu 02 bản chính);
1.4.5.2. Trình tự, thủ tục chứng thực
+ Người yêu cầu chứng thực nộp 01 bộ hồ sơ và xuất trình bản chính các giấy tờ
bản sao có trong hồ sơ để đối chiếu; cán bộ tư pháp-hộ tịch tiếp nhận và kiểm tra; người
yêu cầu chứng thực ký tên hoặc điểm chỉ trước mặt người có thẩm quyền chứng thực tại
trụ sở Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn;
+ Trường hợp hồ sơ hợp lệ thì cán bộ tư pháp-hộ tịch ghi vào sổ chứng thực văn
bản từ chối nhận di sản và trình ký, cấp chứng thực (nội dung lời chứng theo mẫu quy
định);

16


+ Người yêu cầu chứng thực phải cam kết việc từ chối nhận di sản không nhằm
trốn tránh việc thực hiên nghĩa vụ tài sản của mình đối với người khác.
1.4.5.3. Thời gian giải quyết
Việc thực hiện chứng thực được thực hiện trong ngày nhận hồ sơ; nếu nộp hồ sơ
yêu cầu chứng thực sau ba (03) giờ chiều thì việc chứng thực được thực hiện chậm nhất
trong ngày làm việc tiếp theo;
Lệ phí chứng thực: 10.000 đồng/01 trường hợp.
1.4.6. Về việc cấp bản sao từ sổ gốc
Việc cấp bản sao từ sổ gốc được giao cho các cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ
gốc.

Khi cá nhân, tổ chức có nhu cầu được cấp bản sao từ sổ gốc cần đến các cơ quan,
tổ chức đang quản lý sổ gốc. Các cơ quan, tổ chức cấp bản chính đồng thời được thực
hiện luôn việc cấp bản sao từ sổ gốc hoặc cấp bản sao sau thời điểm cấp bản chính nếu
cá nhân, tổ chức có u cầu. Giá trị pháp lý của bản sao cấp từ sổ gốc được quy định s
dụng thay cho bản chính trong các giao dịch. Người có quyền yêu cầu cấp bản sao từ sổ
gốc là người được cấp bản chính; người đại diện hợp pháp, người được uỷ quyền của
người được cấp bản chính; cha, mẹ, vợ, chồng, anh, chị, em ruột, người thừa kế của
người được cấp bản chính trong trường hợp người đó đã chết.
Trình tự thủ tục đối với người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc cần:phải xuất trình
chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu hoặc giấy tờ tuỳ thân khác. Khi người yêu cầu
cấp bản sao từ sổ gốc là người đại diện hợp pháp, người được uỷ quyền hoặc cha, mẹ,
vợ chồng, anh, chị, em ruột, người thừa kế của người được cấp bản chính trong trường
hợp người đó đã chết thì phải xuất trình thêm giấy tờ chứng minh là người có quyền yêu
cầu cấp bản sao từ sổ gốc. Người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc có thể trực tiếp yêu cầu
cấp bản sao từ sổ gốc; g i yêu cầu đến cơ quan quản lý sổ gốc qua bưu điện. Khi g i yêu
cầu đến cơ quan quản lý sổ gốc qua bưu điện thì người yêu cầu phải g i đầy đủ các giấy
tờ như chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu hoặc giấy tờ tuỳ thân khác, giấy tờ chứng
minh là người có quyền yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc (bản chính hoặc bản sao có chứng
thực).
Trình tự thủ tục đối với các cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc khi cấp bản sao
từ sổ gốc cần: phải kiểm tra tính hợp pháp của việc yêu cầu cấp bản sao; phải đối chiếu
với sổ gốc; phải so sánh nội dung bản sao đúng với nội dung đã ghi trong sổ gốc. Thời
hạn cấp bản sao là ngay trong ngày tiếp nhận yêu cầu. Nếu yêu cầu được g i qua bưu
điện thì chậm nhất là 3 ngày làm việc cơ quan, tổ chức phải g i bản sao cho người yêu
cầu. Người yêu cầu có trách nhiệm trả lệ phí cấp bản sao và cước phí bưu điện cho cơ

17


quan, tổ chức cấp bản sao (quy định Điều 16 và Điều 17 Nghị định số 23/NĐ-CP ngày

16/02/2015).
Như vậy, các loại việc cấp bản sao từ sổ gốc khi có nhu cầu cần đến các cơ quan,
tổ chức đang quản lý sổ gốc. Việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký
khi cá nhân, tổ chức có nhu cầu cần đến Uỷ ban nhân dân phường, Ph ng Tư pháp thành
phố, Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài để chứng thực. Đối với người yêu cầu
chứng thực phải thực hiện đúng thủ tục quy định về giấy tờ, văn bản trước khi đến yêu
cầu chứng thực. Người thực hiện chứng thực cần phải thực hiện đúng thủ tục, quy trình
nghiệp vụ quy định để ph ng tránh những sai sót xảy ra trong q trình thực hiện.
Thời hạn chứng thực là vấn đề không k m phần quan trọng trong công tác chứng
thực. Thời hạn chứng thực nếu k o dài làm ảnh hưởng đến công việc, các quan hệ, giao
dịch, thời cơ của người yêu cầu chứng thực. Do vậy, người thực hiện chứng thực luôn
phải thực hiện đúng quy định, cụ thể:
Việc tiếp nhận yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính trong thời gian làm việc
buổi sáng hoặc buổi chiều thì phải được thực hiện ngay trong buổi làm việc đó. Trường
hợp u cầu chứng thực số lượng lớn thì có thể hẹn lại chứng thực sau nhưng không quá
2 ngày làm việc.
1.4.7. Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản
Chỉ tiếp nhận những hồ sơ có bất động sản tại phường.
1.4.7.1. Hồ sơ hợp lệ yêu cầu chứng thực bao gồm
+ Phiếu yêu cầu chứng thực;
+ Bản sao CMND;
+ Bản sao giấy chứng nhận quyền s dụng đất; giấy chứng nhận quyền sở hữu
nhà ở và quyền s dụng đất ở hoặc một trong các loại giấy tờ được quy định tại Điều 100
của Luật Đất đai 2013; người có tên trong sổ đăng ký ruộng đất hoặc sổ địa chính hiện
do địa phương quản lý (nơi có đất);
+ Hợp đồng (tối thiểu 02 bản chính có nội dung đầy đủ theo mẫu hướng dẫn);
+ Ngồi ra tùy vào từng trường hợp cụ thể mà hồ sơ c n có thêm một hoặc các
giấy tờ sau:
Bản sao hộ khẩu trong trường hợp nhận chuyển đổi quyền s dụng đất (quyền s
dụng đất) nông nghiệp hoặc nhận chuyển nhượng, tặng cho quyền s dụng đất ở, đất

nông nghiệp trong phân khu bảo vệ nghiêm ngặt, phân khu phục hồi sinh thái thuộc rừng
đặt dụng, trong khu vực rừng ph ng hộ;

18


Đơn xin tách th a, hợp th a (trong trường hợp chứng thực hợp đồng giao dịch
liên quan đến một phần của th a đất);
Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu cơng trình xây dựng được cấp; Bản sao
giấy ph p xây dựng hoặc dự án đầu tư trong trường hợp thế chấp tài sản hình thành trong
tương lai mà theo quy định của pháp luật thì tài sản đó phải được cấp ph p xây dựng
hoặc phải lập dự án đầu tư.
1.4.7.2. Trình tự, thủ tục chứng thực
+ Người yêu cầu chứng thực nộp 01 bộ hồ sơ và xuất trình bản chính của các giấy
tờ bản sao có trong hồ sơ để đối chiếu; cán bộ tư pháp-hộ tịch tiếp nhận và kiểm tra
(trường hợp hiện trạng s dụng đất biến động so với nội dung ghi trong giấy tờ thì cán
bộ địa chính phường phải xác nhận các thông tin về th a đất; trường hợp giấy chứng
nhận quyền s dụng đất có dấu hiệu đã bị s a chữa hoặc giả mạo, nếu cần xác minh thì
g i phiếu yêu cầu về Văn ph ng Đăng ký quyền s dụng đất để yêu cầu cung cấp thông
tin về th a đất);
+ Trường hợp hồ sơ hợp lệ thì cán bộ tư pháp-hộ tịch ghi vào sổ chứng thực hợp
đồng, giao dịch (mẫu số 61/ CT) và trình ký, cấp chứng thực (nội dung lời chứng theo
mẫu quy định cho từng loại việc chứng thực); Trường hợp hồ sơ không hợp lệ hoặc khi
giải quyết mà phát hiện người có bất động sản khơng đủ điều kiện thì cán bộ tư pháp-hộ
tịch trả lại hồ sơ và thông báo rõ lý do bằng văn bản cho người yêu cầu chứng thực.
1.4.7.3. Địa điểm chứng thực
Việc chứng thực phải được thực hiện tại trụ sở Ủy ban nhân dân xã, phường, thị
trấn trừ các trường hợp: chứng thực hợp đồng, giao dịch của người đang bị tạm giam
hoặc thi hành án phạt t , người bị bại liệt, người già yếu không thể đi lại được hoặc có lý
do chính đáng khác khơng thể đến trụ sở cơ quan chứng thực, khi đó đương sự phải có

đơn yêu cầu và nêu rõ lý do (lưu ý mọi trường hợp đều phải ghi địa điểm chứng thực,
riêng việc chứng thực được thực hiện ngoài giờ làm việc phải ghi thêm giờ, phút mà
người thực hiện ký vào văn bản chứng thực).
1.5.7.4. Thời gian giải quyết
+ Việc thực hiện chứng thực được thực hiện trong ngày nhận hồ sơ; nếu nộp hồ sơ
yêu cầu chứng thực sau ba (03) giờ chiều thì việc chứng thực được thực hiện chậm nhất
trong ngày làm việc tiếp theo; Trường hợp hợp đồng, văn bản có tình tiết phức tạp thì
thời hạn chứng thực không quá ba (03) ngày làm việc.
+ Các trường hợp cần tiến hành xác minh thì khơng tính vào thời hạn chứng thực.

19


1.4.8. Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến động sản
Người yêu cầu chứng thực có thể lựa chọn bất kỳ cơ quan, tổ chức nào có đủ
thẩm quyền chứng thực.
1.4.8.1 Hồ sơ chứng thực gồm
+ Phiếu yêu cầu chứng thực;
+ Bản sao CMND;
+ Bản sao sổ hộ khẩu;
+ Bản chính hợp đồng, giao dịch
1.4.8.2. Một số nội dung khác
- Chứng thực ngoài trụ sở và ngoài giờ làm việc:
Việc chứng thực phải được thực hiện tại trụ sở cơ quan chứng thực, trừ các trường
hợp sau đây có thể được thực hiện ngoài trụ sở: việc chứng thực hợp đồng, giao dịch và
chữ ký của người đang bị tạm giam hoặc thi hành án phạt t , người bị bại liệt, người già
yếu không thể đi lại được hoặc có lý do chính đáng khác khơng thể đến trụ sở cơ quan
chứng thực.
Đối với mọi trường hợp đều phải ghi địa điểm chứng thực; riêng việc chứng thực
được thực hiện ngồi giờ làm việc thì phải ghi thêm giờ, phút mà người thực hiện chứng

thực ký vào văn bản chứng thực.
- Việc s a lỗi kỹ thuật:
Theo yêu cầu của các bên giao kết hợp đồng, người thực hiện chứng thực được
s a các lỗi kỹ thuật trong hợp đồng đã được chứng thực mà chưa được thực hiện, với
điều kiện việc s a đó khơng ảnh hưởng đến quyền và nghĩa vụ của các bên giao kết.
Lỗi kỹ thuật là lỗi do sai sót trong khi ghi ch p, đánh máy, in ấn trong văn bản
chứng thực. Để xác định lỗi kỹ thuật, người thực hiện chứng thực có trách nhiệm đối
chiếu từng lỗi cần s a với các giấy tờ trong hồ sơ chứng thực.
Khi s a lỗi kỹ thuật, người thực hiện chứng thực gạch chân chỗ cần s a, sau đó
ghi chú, dấu hoặc con số đã được s a vào bên lề kèm theo chữ ký của mình và đóng dấu
của cơ quan.
Người thực hiện việc s a lỗi kỹ thuật trong văn bản chứng thực phải là người đã
thực hiện việc chứng thực đó. Trong trường hợp người đã thực hiện việc chứng thực
khơng c n làm cơng tác đó nữa thì người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm thực hiện
việc s a lỗi kỹ thuật đó.

20