Phân tích, đánh giá và hoàn thiện hệ thống quản lý dự án của công ty cổ phần thiết bị điện sài gòn SEE corp theo tiêu chuẩn ISO 21500
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.62 MB, 94 trang )
Đại Học Quốc Gia Tp. Hồ Chí Minh
TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA
--------------------
BẠCH DUY THÀNH
PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ VÀ HỒN THIỆN HỆ THỐNG
QUẢN LÝ DỰ ÁN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ
ĐIỆN SÀI GÒN-SEE CORP THEO TIÊU CHUẨN ISO21500
Chuyên ngành: Quản Trị Kinh Doanh
KHĨA LUẬN THẠC SĨ
TP. HỒ CHÍ MINH, tháng 06 năm 2013
CƠNG TRÌNH ĐƯỢC HỒN THÀNH TẠI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA
ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HỒ CHÍ MINH
Cán bộ hướng dẫn khoa học:
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan
Chữ ký:…………………….
Cán bộ chấm nhận xét 1:
PGS.TS Bùi Nguyên Hùng
Chữ ký: …………………….
Cán bộ chấm nhận xét 2:
TS. Nguyễn Thị Thu Hằng
Chữ ký: …………………….
Khóa luận thạc sĩ được nhận xét tại:
HỘI ĐỒNG CHẤM BẢO VỆ KHÓA LUẬN THẠC SĨ TRƯỜNG ĐẠI HỌC
BÁCH KHOA, ngày . . . . . tháng . . . . năm . . . . .
Thành phần hội đồng đánh giá khóa luận thạc sĩ gồm:
1. Chủ tịch: …………………………………………..
2. Thư ký: ……………………………………………
3. Ủy viên: …………………………………………..
CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG
CÁN BỘ HƯỚNG DẪN
ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP. HCM
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHIÃ VIỆT NAM
TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA
Độc Lập - Tự Do - Hạnh Phúc
Tp. HCM, ngày 17 tháng 06 năm 2013
NHIỆM VỤ KHÓA LUẬN THẠC SĨ
Họ và tên học viên: BẠCH DUY THÀNH
Giới tính: Nam
Ngày, tháng, năm sinh: 17/06/1986
Nơi sinh: TP.Vũng Tàu.
Chuyên ngành: Quản Trị Kinh Doanh
MSHV: 10170821
Khoá: 2010
1- TÊN ĐỀ TÀI: Phân tích, đánh giá và hồn thiện hệ thống quản lý dự án của công
ty Cổ Phần Thiết Bị Điện Sài Gòn-SEE Corp theo tiêu chuẩn ISO 21500.
2- NHIỆM VỤ KHÓA LUẬN:
-
Nghiên cứu tiêu chuẩn quản lý dự án theo ISO21500
-
Phân tích thực trạng hệ thống quản lý dự án theo ISO hiện nay của SEE Corp. Chỉ
ra các vấn đề còn tồn tại trong hệ thống hiện nay và nguyên nhân phát sinh.
-
Đề xuất các cải tiến cho hệ thống quản lý dự án cũ của SEE Corp theo ISO21500.
-
Bài học kinh nghiệm chung cho các doanh nghiệp Việt Nam khi áp dụng hệ thống
quản lý dự án theo ISO21500. Đề xuất hướng nghiên cứu tiếp theo.
3- NGÀY GIAO NHIỆM VỤ: 26/11/2012
4- NGÀY HOÀN THÀNH NHIỆM VỤ: 31/03/2103
5- HỌ VÀ TÊN CÁN BỘ HƯỚNG DẪN: TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan.
Nội dung và đề cương Khóa luận thạc sĩ đã được Hội Đồng Chuyên Ngành thông qua.
CÁN BỘ HƯỚNG DẪN
(Họ tên và chữ ký)
KHOA QL CHUYÊN NGÀNH
(Họ tên và chữ ký)
LỜI CẢM ƠN
Xin gởi lời cảm ơn chân thành đến tồn thể thầy cơ khoa Quản Lý Cơng Nghiệp,
những người đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ, chỉ bảo cho tôi suốt 2 năm qua.
Đặc biệt, xin cảm ơn TS. NGUYỄN THÚY QUỲNH LOAN đã tận tâm hướng dẫn,
khuyến khích và động viên, giúp tơi hồn thành trọn vẹn khóa luận này.
Cám ơn Ban Giám Đốc Công ty Cổ Phần Thiết Bị Điện Sài Gịn đã giúp đỡ tơi thực
hiện đề tài này tại cơng ty.
Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 06 năm 2013
BẠCH DUY THÀNH
TÓM TẮT ĐỀ TÀI
Với tốc độ phát triển của các ngành công nghiệp hiện nay, đã tạo nên áp lực lớn lên
các ngành cơng nghiệp năng lượng nói chung và ngành điện nói riêng. Việc phát triển
hệ thống phân phối và truyền tải điện năng cho các khu công nghiệp và dân cư của
ngành điện cũng tạo nên áp lực phải hoàn thành tốt tất cả các dự án mà SEE Corp
tham gia. Liệu rằng hệ thống quản lý dự án của SEE Corp đang sử dụng có cịn phù
hợp với bối cảnh hiện nay hay không? Khi mà bản thân nó đã khơng thể tự giải quyết
được các vấn đề phát sinh hiện nay như: Không quản lý được sự sai lệch của dòng tiền
dự án trên sổ sách và trên thực tế. Khơng kiểm sốt được chi phí cần thanh tốn cho
nhà cung cấp. Khó khăn trong giải ngân cho nhà cung cấp với ngân hàng do sai lệch
giữa thực tế và giấy tờ. Khơng thể kiểm sốt tốt nguồn lực. Chậm tiến độ với các dự
án phát triển sản phẩm mới.
Để biết được nguyên nhân và tìm ra biện pháp khắc phục cho tình trạng này, chúng ta
sẽ tiến hành phân tích và đánh giá hệ thống quản lý dự án hiện nay của SEE Corp
đang sử dụng. Từ đó có thể đánh giá được hệ thống này và đưa ra các biện pháp khắc
phục, cải tiến phù hợp với tình hình phát triển kinh doanh của SEE Corp hiện nay.
Đây cũng là lý do để hình thành đề tài: “Phân tích, đánh giá và hồn thiện hệ thống
quản lý dự án của công ty Cổ Phần Thiết Bị Điện Sài Gòn-SEE Corp theo tiêu
chuẩn ISO 21500.”
ABSTRACT
With the growth of the industry today, has created pressure on the energy industry in
general and the power sector in particular. The development of the electricity
transmission and distribution systems for industrial and residential electricity sector
also creates pressure to complete all the projects that SEE Corp participants. Whether
that of SEE Corp project management system is suitable to use the current context or
not, which in itself can not solve the current problems arise as: Do not be a
discrepancy management of project cash flow and fact books. Uncontrollable costs
should pay for the provider. Difficulties in the disbursement to the supplier with the
bank due to a discrepancy between the actual and papers. Unable to control resources.
Slow progress of new product development projects.
To know the cause and find a remedy for this situation, we will conduct the analysis
and evaluation of current project management system of SEE Corp is using. Since
then this system can evaluate and provide remedies, improvements consistent with the
SEE business development situation today.This is also the reason for the formation of
the subject: "Analysis, evaluation, and complete project management system of
Saigon Electric Equipment Corporation base ISO 21500. "
MỤC LỤC
1
CHƯƠNG 1: MỞ ĐẦU ......................................................................................1
1.1
GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI ....................................................................................1
1.2
LÝ DO HÌNH THÀNH ĐỀ TÀI ...................................................................2
1.3
MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU ..........................................................................2
1.4
Ý NGHĨA ĐỀ TÀI ........................................................................................3
1.5
PHẠM VI NGHIÊN CỨU ............................................................................3
1.5.1
Nội dung .................................................................................................3
1.5.2
Thời gian thực hiện .................................................................................3
1.5.3
Địa điểm thực hiện ..................................................................................3
1.6
1.6.1
Quy trình thực hiện .................................................................................4
1.6.2
Phương pháp nghiên cứu ........................................................................4
1.6.3
Thông tin cần thu thập ............................................................................5
1.7
2
3
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU .................................................................4
BỐ CỤC ĐỀ TÀI ..........................................................................................8
CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN ......................................................................10
2.1
KHÁI NIỆM VỀ QLDA..............................................................................10
2.2
GIỚI THIỆU VỀ TIÊU CHUẨN ISO TRONG QLDA ..............................10
2.2.1
Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 ...................................................................10
2.2.2
Tiêu chuẩn ISO21500 ...........................................................................11
2.3
KHUNG NGHIÊN CỨU .............................................................................12
2.4
TÓM TẮT CHƯƠNG 2 ..............................................................................17
CHƯƠNG 3: GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ .............................................................18
3.1
GIỚI THIỆU VỀ SEE CORP ......................................................................18
3.1.1
Giới thiệu về công ty.............................................................................18
3.1.2
Cơ cấu tổ chức ......................................................................................18
3.1.3
Định hướng phát triển ...........................................................................18
3.1.4
Giới thiệu các dự án tiêu biểu của SEE Corp .......................................19
3.2
GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ ..............................................................................20
3.2.1
Nhận diện vấn đề ..................................................................................20
3.2.2
Nguyên nhân của vấn đề .......................................................................34
3.3
4
TÓM TẮT CHƯƠNG 3 ..............................................................................39
CHƯƠNG 4: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP ..............................................................41
4.1
ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP ...............................................................................41
4.1.1
Giải pháp liên quan đến việc hiệu chỉnh lại quy trình QLDA ..............41
4.1.2 Giải pháp liên quan đến các vấn đề về con người trong quy trình
QLDA. 46
4.2
5
TĨM TẮT CHƯƠNG 4 ..............................................................................47
CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN VÀ BÀI HỌC KINH NGHIỆM ............................48
5.1
KẾT LUẬN .................................................................................................48
5.2
BÀI HỌC KINH NGHIỆM .........................................................................49
5.3
HẠN CHẾ VÀ HƯỚNG NGHIÊN CỨU TIẾP THEO ..............................50
DANH MỤC HÌNH VẼ
Tên hình…………………………………………………………………………. Trang
Hình 1.1: Quy trình nghiên cứu……………………………………………………… 4
Hình 2.1: Tổng quan về các khái niệm QLDA và các mối quan hệ (ISO21500-A
Guide for Project Management, 2012).……………………………………………... 12
Hình 2.2: Các bước trong quy trình một dự án và đầu vào-đầu ra chính của từng bước
(ISO21500-A Guide for Project Management, 2012)………………………………. 13
Hình 3.1: Sơ đồ tổ chức…………………………………………………………….. 19
DANH MỤC BẢNG BIỂU
Tên bảng…………………………………………………………………………. Trang
Bảng 1.1: Thông tin cần thu thập quy trình QLDA của SEE Corp ………………… 5
Bảng 2.1: Quy trình QLDA qua nhóm quy trình và đối tượng liên quan…………... 13
Bảng 3.1: Thông tin cần thu thập cho yếu tố Hội nhập……………………………... 20
Bảng 3.2: Thông tin cần thu thập cho yếu tố Phạm vi……………………………… 22
Bảng 3.3: Thông tin cần thu thập cho yếu tố Nguồn lực……………………………. 24
Bảng 3.4: Thông tin cần thu thập cho yếu tố Thời gian…………………………….. 25
Bảng 3.5: Thông tin cần thu thập cho yếu tố Chi phí……………………………….. 27
Bảng 3.6: Thơng tin cần thu thập cho yếu tố Nguy cơ……………………………… 28
Bảng 3.7: Thông tin cần thu thập cho yếu tố Chất lượng…………………………… 30
Bảng 3.8: Thông tin cần thu thập cho yếu tố Mua sắm……………………………... 31
Bảng 3.9: Thông tin cần thu thập cho yếu tố Truyền thông………………………… 33
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
- SEE Corp: Saigon Eleactic Equipment Corporation (Cơng ty Cổ Phần Thiết Bị
Điện Sài Gịn).
- P.KT&NCPT: Phịng Kỹ Thuật và Ngun Cứu Phát Triển.
- PGĐ: Phó Giám Đốc.
- QLDA: Quản Lý Dự Án.
1
1 CHƯƠNG 1: MỞ ĐẦU
1.1 GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI
Như ta đã biết, quản lý dự án (QLDA) là một quá trình có tính liên hệ chặt chẽ với
nhau:
-
Hoạch định (Planning).
-
Tổ chức (Organizing).
-
Lãnh đạo (Leading/Driecting)
-
Kiểm tra (Controlling)
Nhằm quản lý các công việc và sử dụng nguồn lực hiện có để hồn thành các mục
tiêu đã định. Các mục tiêu có thể là các kết quả về kỹ thuật, tài chính và thời gian đã
hoạch định từ trước. Kết quả của một dự án được đánh giá thông qua thành quả đạt
được so với kế hoạch đề ra, ngân sách mong muốn và thời gian quy định. Việc hoàn
thành một dự án theo như kế hoạch đã đề ra, sẽ giúp cho doanh nghiệp thu được lợi
nhuận như mong muốn, và sử dụng các nguồn lực hiện có của mình một cách hiệu
quả nhất.
Cơng ty Cổ Phần Thiết Bị Điện Sài Gịn (SEE Corp) là một trong những doanh
nghiệp dẫn đầu trong ngành công nghiệp sản xuất, lắp đặt, thi công, tư vấn, thiết kế
các hệ thống truyền tải và phân phối điện tại Việt Nam Với khả năng cung ứng đa
ạng và kịp thời các nhu cầu phức tạp của ngành điện, SEE Corp đã đồng hành với
hơn 200 cơng trình cơng trình điện từ 110kV đến 500kV khắp miền Bắc đến miền
Nam, trên 1000 cơng trình lưới điện hạ thế, thuỷ điện, khu công nghiệp trong nước,
và trên 100 công trình lưới điện cao, trung, hạ thế ngồi nước.
Doanh thu của SEE Corp có được hầu hết là thơng qua việc tham gia đấu thầu các
gói thầu về cung cấp thiết bị, tư vấn, thiết kế và thi công các hệ thống truyền tải và
phân phối điện năng Trong cơ cấu doanh thu của SEE Corp thì 80% đến từ việc
thực hiện các dự án thi công hệ thống truyền tải và phân phối điện năng mà công ty
đã trúng thầu, 20% còn lại đến từ việc cung cấp các thiết bị sử dụng trong việc
2
truyền tải và phân phối điện Như vậy, ta có thể thấy được tầm quan trọng của việc
quản lý tốt các dự án mà SEE Corp thực hiện.
1.2 LÝ DO HÌNH THÀNH ĐỀ TÀI
Với tốc độ phát triển của các ngành công nghiệp hiện nay, đã tạo nên áp lực lớn lên
các ngành cơng nghiệp năng lượng nói chung và ngành điện nói riêng. Việc phát
triển hệ thống phân phối và truyền tải điện năng cho các khu công nghiệp và ân cư
của ngành điện cũng tạo nên áp lực phải hoàn thành tốt tất cả các dự án mà SEE
Corp tham gia. Liệu rằng hệ thống QLDA của SEE Corp đang sử dụng có cịn phù
hợp với bối cảnh hiện nay hay khơng, khi mà bản thân nó đã không thể tự giải quyết
được các vấn đề phát sinh hiện nay như: Không quản lý được sự sai lệch của dòng
tiền dự án trên sổ sách và trên thực tế. Khơng kiểm sốt được chi phí cần thanh tốn
cho nhà cung cấp. Khó khăn trong giải ngân cho nhà cung cấp với ngân hàng do sai
lệch giữa thực tế và giấy tờ. Khơng thể kiểm sốt tốt nguồn lực. Chậm tiến độ với
các dự án phát triển sản phẩm mới.
Để biết được nguyên nhân và tìm ra biện pháp khắc phục cho tình trạng này, chúng
ta sẽ tiến hành phân tích và đánh giá hệ thống QLDA hiện nay của SEE Corp đang
sử dụng. Từ đó có thể đánh giá được hệ thống này và đưa ra các biện pháp khắc
phục, cải tiến phù hợp với tình hình phát triển kinh doanh của SEE Corp hiện nay.
Đây cũng là lý o để hình thành đề tài: “Phân tích, đánh giá và hồn thiện hệ
thống QLDA của cơng ty Cổ Phần Thiết Bị Điện Sài Gòn-SEE Corp theo tiêu
chuẩn ISO 21500.”
1.3 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU
Để có thể hồn thành tốt đề tài khóa luận tốt nghiệp, học viên cần hồn thành các
mục tiêu cụ thể sau:
- Nghiên cứu tiêu chuẩn QLDA theo ISO21500
3
- Phân tích thực trạng hệ thống QLDA theo ISO hiện nay của SEE Corp. Chỉ ra
các vấn đề còn tồn tại trong hệ thống hiện nay và nguyên nhân phát sinh.
- Đề xuất các cải tiến cho hệ thống QLDA cũ của SEE Corp theo ISO21500.
- Bài học kinh nghiệm chung cho các doanh nghiệp Việt Nam khi áp dụng hệ
thống QLDA theo ISO21500.
1.4 Ý NGHĨA ĐỀ TÀI
Việc phân tích, đánh giá và hồn thiện hệ thống QLDA hiện nay của SEE Corp có
thể giúp cơng ty nâng cao năng lực quản lý và thực hiện dự án, giảm bớt chi phí và
rút ngăn thời gian thực hiện từng dự án. Nâng cao khả năng cạnh tranh trong đấu
thầu.
1.5 PHẠM VI NGHIÊN CỨU
1.5.1 Nội dung
- Nội dung của khóa luận này chỉ tập trung vào việc phân tích, đánh giá hệ thống
QLDA hiện nay của SEE Corp trong 2 giai đoạn quan trọng của quá trình
QLDA là Lập kế hoạch và Kiểm sốt. Từ đó đưa ra đề xuất hoàn thiện 2 giai
đoạn này của hệ thống QLDA theo ISO21500.
- Khóa luận khơng đề cập đến việc lựa chọn các dự án đầu vào, cũng như dự báo
và phòng ngừa các rủi ro có thể phát sinh khi áp dụng hệ thống QLDA cải tiến.
1.5.2 Thời gian thực hiện
Khóa luận được thực hiện trong thời gian từ ngày 26/11/2012 đến hết ngày
31/03/2013.
1.5.3 Địa điểm thực hiện
Các nghiên cứu được thực hiện tại SEE Corp.
4
1.6 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
1.6.1 Quy trình thực hiện
Phân tích, đánh giá và hoàn thiện hệ
thống quản lý dự án theo ISO 21500
Cơ sở lý thuyết về quản lý
dự án theo ISO 21500
Phân tích nguồn lực của
SEE sử dụng trong quản
lý và thực hiện dự án
Phân tích hệ thống
quản lý dự án theo
ISO hiện nay của SEE
Phỏng vấn các nhân sự có
liên quan đến quy trình quản
lý dự án hiện nay tại SEE
Phân tích và so sánh hệ thống quản lý
dự án hiện tại và ISO 21500
Đề xuất các biện pháp giải quyết các vấn đề tồn tại và cải tiến
các bước cần thiết trong quy trình cũ theo ISO 21500
Hoàn thiện hệ thống quản lý dự án cải tiến mới
theo ISO 21500. Rút ra bài học kinh nghiệm
Hình 1.1: Quy trình nghiên cứu
1.6.2 Phương pháp nghiên cứu
Vì đây là nghiên cứu ứng dụng nên sẽ sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính
theo hình thức quy nạp.
- Áp dụng khung nghiên cứu theo ISO21500 để định hướng thông tin cần thu
thập và phân tích.
5
- Thơng tin phân tích sẽ được lấy từ các nhân viên có liên quan đến cơng tác
QLDA Nhân viên được lựa chọn sẽ được căn cứ vào bảng mô tả công việc và
chức danh của đối tượng phỏng vấn.
- Sử dụng phương pháp phỏng vấn bán cấu trúc với các câu hỏi sâu. Phương pháp
này sẽ sử dụng các câu hỏi khai thác thông tin được liệt kê sẵn dựa trên các tiêu
chuẩn ISO21500. Tuy nhiên, trình tự câu hỏi sử dụng sẽ thay đổi theo ngữ cảnh
của cuộc phỏng vấn nhằm mục đích khai thác thơng tin sâu nhất có thể.
- Xác định các nhóm mâu thuẫn từ kết quả phỏng vấn với các đối tượng lấy mẫu
ưới góc nhìn khác nhau. Xác định vấn đề từ phân tích sự đối lập của các nhóm
mâu thuẫn trong kết quả phỏng vấn.
1.6.3 Thông tin cần thu thập
Thông tin cần thu thập để sử dụng cho các phân tích sau này của khóa luận, được
chọn lựa dựa trên nền thơng tin yêu cầu của tiêu chuẩn ISO21500. Tiêu chí lựa chọn
thông tin thu thập tập trung vào 2 giai đoạn của dự án là Lập kế hoạch và Kiểm
soát.
Bảng 1.1: Thơng tin cần thu thập quy trình QLDA của SEE Corp
Nội
Thơng tin đầu vào
dung
Nguồn
Thơng tin đầu
ra
- Quy trình lập kế hoạch cho từng
dự án mà SEE Corp đang thực
hiện.
Tài liệu ISO nội
Hội
- Cách thức mà SEE Corp đảm
bộ. Báo cáo thay
nhập
bảo cho cơng việc được diễn ra
đổi hiệu chính kế
đúng như kế hoạch.
hoạch. P.Dự Án
- Cách thức mà SEE Corp phản
ứng với tác động bên trong lẫn
Nắm được cách
thức chuẩn bị
trước khi bắt
đầu triển khai
mỗi dự án.
6
bên ngoài làm kế hoạch thay đổi.
- Cách thức xác định phạm vi và
giới hạn làm việc của dự án và
các cá nhân tham gia.
Phạm vi - Cách thức kiểm soát của SEE
Corp để cho hoạt động triển khai
dự án không vượt khỏi giới hạn
Tài liệu ISO nội
bộ. Báo cáo thay
đổi hiệu chính kế
hoạch. P.Dự Án
Hiểu được cách
SEE Corp giới
hạn phạm vi
cơng việc cho
từng dự án.
quy định.
Nguồn
lực
- Phương thức tính toán nguồn
Tài liệu ISO nội
lực phân bổ cho từng dự án mà
bộ. Bản mô tả
SEE Corp đang thực hiên.
công việc. Kế
- Cách thức quản lý và kiểm soát
hoạch nhân sự
nguồn lực để đảm bảo cho dự án
cho sự án. P.Dự
luôn hoạt động đúng mức yêu
Án, P.Hành chánh
cầu.
Nhân sự.
- Quy trình xây dựng nên bản tiến Tài liệu ISO nội
Thời
gian
độ chung và chi tiết của cả dự án.
bộ. Tiến độ ước
- Làm cách nào để dự án được
tính của dự án.
hồn thành đúng như tiến độ kế
Báo cáo thay đổi
hoạch và yêu cầu của chủ đầu tư
tiến độ. P.Dự Án
- Quy trình xây dựng bản kế
hoạch chi phí triển khai cho cả dự
Chi phí
án.
- Làm sao để đảm bảo dự án sau
khi hồn tất khơng sử dụng vượt
mức chi phí dự tốn ban đầu.
Nguy cơ - Quy trình dự báo rủi ro khi lên
Tài liệu ISO nội
bộ. Bản ước tốn
chi phí thực hiện
dự án. Báo cáo
thay đổi chi phí.
P.Dự Án, P.Kế
tốn Tài chính
Tiêu chuẩn ISO
Biết được cách
sử dụng và phân
bổ nguồn lực
cho từng dự án.
Nắm được rõ
quy trình xây
dựng bản tiến
độ và cách thức
hiệu chỉnh cho
phù hợp.
Hiểu được cách
thức mà SEE
Corp tính tốn
và sử dụng chi
phí cho từng dự
án triển khai.
Biết được các
7
kế hoạch và các dạng rủi ro khi
nội bộ. Báo cáo
dạng rủi ro mà
triển khai dự án mà SEE Corp
các vấn đề phát
SEE Corp gặp
hay gặp phải.
sinh khi triển khai phải, cũng như
- Phương thức kiểm soát rủi ro
dự án. P.Dự Án,
gặp phải khi triển khai không
P.KT&NCPT,
vượt khỏi tầm kiểm soát dự báo
nhà máy Hưng
ban đầu.
Long
cách thức xử lý.
Tài liệu ISO nội
- Quy trình và quy định về chất
bộ. Báo cáo sai
lượng của SEE Corp trong
sót và chi phí
Chất
QLDA.
khắc phục hư
lượng
- Các sai sót xảy ra trong q
hỏng.
trình triển khai dự án và cách
P.KT&NCPT,
khắc phục của SEE Corp.
nhà mày Hưng
Thực trạng về
quản lý chất
lượng trong
QLDA hiện nay
của SEE Corp.
Long
- Quy trình lựa chọn nhà cung
Tài liệu ISO nội
cấp của SEE Corp.
bộ. Bản kế hoạch
Mua
- Quy trình nghiệm thu, thanh
giao nhận và
sắm
tốn hàng hóa của SEE Corp.
thanh tốn. Báo
- Thực trạng về việc thực hiện kế
cáo công nợ. P.Kế
hoạch mua sắm của SEE Corp.
tốn Tài chính.
Truyền
thơng
Thực trạng về
cơng tác chuẩn
bị vật tư thiết bị
cho mỗi dự án
của SEE Corp.
Tài liệu ISO nội
Nắm được quy
- Quy trình tiếp nhận, xử lý và
bộ. Báo cáo họp
trình và cách
cơng bố thơng tin phía ngồi và
triển khai dự án.
thức di chuyển
bên trong nội bộ của SEE Corp.
Thơng báo gửi
của dịng thơng
- Biện pháp kiểm sốt và đáp ứng chủ đầu tư và nhà
tin dự án giữa
thơng tin cần thiết cho quy trình
cung cấp. P.Dự
nhà cung cấp,
QLDA của SEE Corp.
Án, P.Hành chánh SEE Corp và
Nhân sự
chủ đầu tư
8
- Định hướng xây dựng bảng câu hỏi phỏng vấn:
Vì sử dụng phương pháp phỏng vấn bán cấu trúc, nên các câu hỏi sẽ được liệt kê
sẵn dựa theo các thông tin đầu vào cần thu thập nêu trên. Tùy theo ngữ cảnh phỏng
vấn mà trình tự câu hỏi sẽ thay đổi nhằm phân tích sâu vấn đề. Xác định các nhóm
đối lập trong kết quả phỏng vấn, phân tích sự đối lập đó để xác định được vấn đề.
- Đối tượng phỏng vấn:
Phòng Dự Án: tham gia đấu thầu, quản lý tiến độ dự án, dự toán chi phí
thực hiện dự án, nghiệm thu dự án.
Phịng Kỹ thuật và Nghiên cứu phát triển (P.KT&NCPT): thi công chi tiết
cho dự án, mua thiết bị trong nước cho việc thi công sản xuất, quản lý thu
chi cho từng hợp đồng phục vụ cho dự án.
Phòng Ngoại Thương: lập hợp đồng mua bán và kiểm soát tiến độ với các
nhà cung cấp ở nước ngồi.
Phịng Kế tốn Tài chính: quản lý dịng tiền cho từng dự án, xuất hóa đơn
cho từng hạng mục của dự án, lập hồ sơ vay tiền ngân hàng để tiến hành
thanh toán cho từng dự án.
Phòng Hành chánh Nhân sự: quản lý nhân sự, các biểu mẫu văn bản ra và
vào nội bộ công ty.
Ban giám đốc: mục tiêu kinh doanh và yêu cầu khi thực hiện dự án.
Nhà máy Hưng Long: thi công theo yêu cầu và bản vẽ chi tiết của Phòng
KT&NCPT.
1.7 BỐ CỤC ĐỀ TÀI
Nội dung của khóa luận dự tính sẽ bao gồm như sau:
- CHƯƠNG 1: Mở đầu
9
Giới thiệu về đề tài thực hiện, lý o hình thành đề tài, mục tiêu nghiên cứu, phạm vi
và phương pháp nghiên cứu.
- CHƯƠNG 2: Cơ sở lý luận
Đưa các khái niệm liên quan đến quản lý dự án, các lý thuyết sử dụng và đưa ra mơ
hình lý thuyết sử dụng đển phân tích và đánh giá.
- CHƯƠNG 3: Giới thiệu về công ty
Giới thiệu sơ lược về công ty (lịch sử hình thành và phát triển, tình hình hoạt động
sản xuất kinh oanh năm 2011) Tìm ra các vấn đề phát sinh và các khó khăn trong
trong việc quản lý các dự án theo tiêu chuẩn hiện nay của SEE, thông qua việc
phỏng vấn trực tiếp các cá nhân có liên quan.
- CHƯƠNG 4: Giải quyết vấn đề
Sử dụng các cơ sở lý thuyết và khung nghiên cứu đã đưa ra trong Chương 2 để tiến
hành phân tích, đánh giá, giải quyết các vấn đề và các khó khăn hiện nay trong việc
quản lý dự án với tiêu chuẩn ISO21500
- CHƯƠNG 5: Đề xuất giải pháp, bài học kinh nghiệm và hướng nghiên cứu tiếp
theo.
Áp dụng ISO21500 và các kiến thức về quản lý để đề xuất các giải pháp khắc phục
các vấn đề hiện nay của hệ thống cũ Đưa ra các cải tiến cho hệ thống cũ này Đồng
thời rút ra bài học kinh nghiệm chung cho các doanh nghiệp Việt Nam khi muốn áp
dụng ISO21500 Đưa ra hướng nghiên cứu tiếp theo của đề tài.
10
2 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN
Để tiến hành nghiên cứu này, đầu tiên chúng ta cần nắm rõ các lý thuyết, các khái
niệm và quy trình của QLDA. Sau khi nắm rõ được tiêu chuẩn QLDA theo
ISO21500, chúng ta có thể phân tích chính xác vấn đề gặp phải của SEE Corp trong
QLDA hiện nay, từ đó đưa ra được các biện pháp cần thiết.
2.1 KHÁI NIỆM VỀ QLDA
Các khái niệm cơ bản về dự án và QLDA (Cao Hào Thi – Nguyễn Thúy Quỳnh
Loan, 2004) được đề cập như sau:
- Khái niệm dự án: Là một quá trình gồm các cơng việc, nhiệm vụ có liên quan
với nhau, được thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra trong điều kiện ràng
buộc về thời gian, nguồn lực và ngân sách.
- Khái niệm về QLDA: QLDA là một quá trình hoạch định (planning), tổ chức
(organizing), lãnh đạo (leading) và kiểm tra (controlling) các công việc và
nguồn lực để hồn thành các mục tiêu đã định (đó là đạt được kết quả về kỹ
thuật, tài chính và thời gian).
2.2 GIỚI THIỆU VỀ TIÊU CHUẨN ISO TRONG QLDA
2.2.1 Tiêu chuẩn ISO 9001:2008
Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 (Tổ Chức Tiêu Chuẩn Hóa Quốc Tế, 2008) được trình
bày như sau:
Đây là tiêu chuẩn QLDA hiện nay SEE Corp đang áp dụng. Từ xưa đến nay, khi
nhắc đến quản lý theo tiêu chuẩn ISO tại Việt Nam, các tổ chức chủ yếu sử dụng
tiêu chuẩn ISO 9001:2008, có tên gọi đầy đủ là “các yêu cầu đối với hệ thống quản
lý chất lượng” ISO 9001:2008 là tiêu chuẩn ISO 9001 được ban hành lần thứ 4 vào
năm 2008 và cũng là phiên bản mới nhất của tiêu chuẩn ISO 9001.
Đây là một tiêu chuẩn quy định chuẩn mực cho một hệ thống quản lý khoa học, chặt
chẽ đã được quốc tế công nhận, ISO 9001:2008 dành cho tất cả các loại hình doanh
nghiệp, từ doanh nghiệp rất lớn như các tập đoàn đa quốc gia đến những doanh
11
nghiệp rất nhỏ với nhân sự nhỏ hơn 10 người. Một doanh nghiệp muốn liên tục tăng
trưởng, đạt được lợi nhuận cao và liên tục duy trì tỷ suất lợi nhuận cao, Doanh
nghiệp đó nhất định phải có một hệ thống quản lý khoa học chặt chẽ như ISO
9001:2008 để sử dụng và phát huy hiệu quả nguồn lực hiện có. Theo như giới thiệu
về bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008, ta có thể thấy rằng ISO 9001:2008 là bộ tiêu
chuẩn về hoạt động chất lượng cho tổ chức. Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 quy định
các yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng cho tổ chức:
- Cần chứng tỏ khả năng cung cấp một cách ổn định sản phẩm đáp ứng các yêu
cầu của khách hàng cũng như các yêu cầu của luật định liên quan đến sản phẩm.
- Muốn nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng thông qua việc áp dụng và duy trì
hệ thống quản lý chất lượng theo theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008. Việc duy trì
bao gồm việc cải tiến liên tục hệ thống nhằm đảm bảo sự phù hợp với các yêu
cầu của khách hàng, yêu cầu luật định liên quan đến sản phẩm.
ISO 9001 là một tiêu chuẩn được hình thành nhờ tích lũy kinh nghiệm thực tiễn từ
nhiều trường hợp thành công lẫn thất bại của nhiều cơng ty trên tồn thế giới. Và
hiện nay ISO 9001:2008 vẫn là tiêu chuẩn QLDA thông dụng nhất.
2.2.2 Tiêu chuẩn ISO21500
Tiêu chuẩn ISO21500-A Guide for Project Management (Gasiorowski-Denis,
2012) được giới thiệu vào năm 2011 và phát hành phiên bản chính thức vào tháng 9
năm 2012 Vì gặp khó khăn trong việc tiếp cận phiên bản ISO21500 được phát hành
vào tháng 9 năm 2012, nên khóa luận này sẽ áp dụng cơ sở lý thuyết dựa vào phiên
bản ISO21500 được giới thiệu vào năm 2011 Trong nghiên cứu này, việc phân tích,
đánh giá và đề xuất cải tiến quy trình QLDA của SEE Corp sẽ được áp dụng theo
tiêu chuẩn ISO này. Theo định nghĩa về dự án của ISO21500 (ISO21500-A Guide
for Project Management, 2012):
Một dự án là một tập hợp các quá trình bao gồm các hoạt động phối hợp và kiểm
soát với ngày bắt đầu và kết thúc để đạt được mục tiêu. Để đạt được các mục tiêu
12
của dự án đòi hỏi phải tuân theo các yêu cầu cụ thể, trong đó có nhiều ràng buộc
như chi phí, thời gian và nguồn lực. Mặc dù nhiều dự án có thể tương tự nhau,
nhưng tính đặc biệt của mỗi dự án có thể khác nhau xảy ra trong việc phân bổ kết
quả của dự án, các bên liên quan ảnh hưởng đến dự án, các nguồn lực được sử
dụng và cách thức các quá trình này được điều chỉnh để tạo ra các kết quả dự án.
Mỗi dự án có một sự khởi đầu và kết thúc xác định, và thường được chia thành các
giai đoạn.
Hình 2.1: Tổng quan về các khái niệm QLDA và các mối quan hệ (ISO21500-A
Guide for Project Management, 2012).
2.3 KHUNG NGHIÊN CỨU
Để xây dựng khung nghiên cứu cho khóa luận này. Chúng ta sẽ đựa vào quy trình
chuẩn của một dự án trong ISO21500
13
Hình 2.2: Các bước trong quy trình một dự án và đầu vào-đầu ra chính của từng
bước (ISO21500-A Guide for Project Management, 2012).
Từ đây, tôi đưa ra khung nghiên cứu cho khóa luận được dựa trên các yếu tố trong
quy trình chuẩn của một dự án trong ISO21500.
Bảng 2.1: Quy trình QLDA qua nhóm quy trình và đối tượng liên quan
Nhóm quy trình dự án
Nhóm yếu
tố liên
Khởi
quan
xướng
Lập kế hoạch
- Xây
Hội nhập
Thực
hiện
- Các
dựng
- Xây dựng Kế
công việc
Điều lệ
hoạch Dự án
trực tiếp
dự án
của dự án
Kiểm sốt
Kết thúc
- Kiểm sốt
- Kết
cơng việc của
thúc một
dự án
giai
- Kiểm soát
đoạn, dự
sự thay đổi
án
14
- Thu
thập bài
học kinh
nghiệm
- Xác
Các bên
định các
liên quan
bên liên
- Quản lý
các bên
liên quan
quan
- Xác định phạm vi
- Tạo cấu trúc phân
- Kiểm sốt
chia cơng việc
Phạm vi
phạm vi
- Xác định các hoạt
động
Nguồn lực
- Thiết
- Ước tính nguồn
- Xây
- Kiểm sốt
lập
lực
dựng
nguồn lực
nhóm
- Xác định tổ chức
Nhóm Dự - Quản lý
dự án
dự án
án
nhóm dự án
- Trình tự hoạt
động
Thời gian
- Kiểm sốt
- Ước tính thời hạn
tiến độ
hoạt động
- Xây dựng tiến độ
- Ước tính chi phí
Chi phí
- Kiểm sốt
- Xây dựng ngân
chi phí
quỹ
- Xác định nguy cơ
- Ứng
- Đánh giá nguy cơ
phó rủi ro rủi ro
Chất
- Kế hoạch chất
- Cam kết - Kiểm soát
lượng
lượng
chất
Nguy cơ
- Kiểm soát
chất lượng
