Xây dựng bản mô tả công việc và bộ chỉ số KPI cho hệ thống đánh giá nhân viên tại công ty codix việt nam

Đại Học Quốc Gia Tp. Hồ Chí Minh
TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA
----------------------

ĐỖ NGUN BÌNH

XÂY DỰNG BẢN MƠ TẢ CƠNG VIỆC VÀ BỘ CHỈ SỐ KPI
CHO HỆ THỐNG ĐÁNH GIÁ NHÂN VIÊN TẠI CÔNG TY
CODIX VIỆT NAM
Chuyên ngành: Quản Trị Kinh Doanh

KHĨA LUẬN THẠC SĨ

TP. HỒ CHÍ MINH, tháng 09 năm 2012


CƠNG TRÌNH ĐƯỢC HỒN THÀNH TẠI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA
ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP. HỒ CHÍ MINH

Cán bộ hướng dẫn khoa học: TS. TRƯƠNG THỊ LAN ANH
(Ghi rõ họ, tên, học hàm, học vị và chữ ký)

Cán bộ chấm nhận xét 1: ..........................................................................
(Ghi rõ họ, tên, học hàm, học vị và chữ ký)

Cán bộ chấm nhận xét 2: ..........................................................................
(Ghi rõ họ, tên, học hàm, học vị và chữ ký)

Khóa luận thạc sĩ được bảo vệ/ nhận xét tại HỘI ĐỒNG CHẤM BẢO VỆ
KHÓA LUẬN THẠC SĨ TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA, ngày ….

tháng …. năm ….
Thành phần đánh giá khóa luận thạc sĩ gồm:
1. Chủ tịch: ..........................................................
2. Thư ký: ...........................................................
3. Ủy viên: ..........................................................
CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG

CÁN BỘ HƯỚNG DẪN


ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP. HCM
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA
Độc Lập - Tự Do - Hạnh Phúc
---------------oOo--Tp. HCM, ngày 31 tháng 08 năm 2012

NHIỆM VỤ KHÓA LUẬN THẠC SĨ
Họ và tên học viên: ĐỖ NGUN BÌNH

Giới tính: Nam

Ngày, tháng, năm sinh : 25/03/1979

Nơi sinh: QUẢNG NGÃI

Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh

MSHV

/ Nữ

: 10170739

Khoá (Năm trúng tuyển): 2010

1- TÊN ĐỀ TÀI:
XÂY DỰNG BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC VÀ BỘ CHỈ SỐ KPI CHO HỆ THỐNG ĐÁNH GIÁ
NHÂN VIÊN TẠI CÔNG TY CODIX VIỆT NAM
2- NHIỆM VỤ KHĨA LUẬN:

• Phân tích chi tiết cho cơng việc hiện tại cho từng vị trí cơng tác để xây dựng bản
mơ tả hồn chỉnh cho mỗi loại cơng việc.
• Xây dựng bộ tiêu chuẩn KPI.
o KPI cho các vị trí cơng việc.
o KPI cho các nhóm dự án.
o KPI cho các nhóm chun mơn.
• Đề xuất hướng sử dụng KPI cho động viên nhân viên.
3- NGÀY GIAO NHIỆM VỤ: 14/05/2012
4- NGÀY HOÀN THÀNH NHIỆM VỤ: 31/08/2012
5- HỌ VÀ TÊN CÁN BỘ HƯỚNG DẪN: TS.TRƯƠNG THỊ LAN ANH
Nội dung và đề cương Khóa luận thạc sĩ đã được Hội Đồng Chuyên Ngành thông qua.
CÁN BỘ HƯỚNG DẪN

CHỦ NHIỆM BỘ MÔN
QUẢN LÝ CHUYÊN NGÀNH


LỜI CẢM ƠN
Trong suốt thời gian học tập và thực hiện khóa luận này, tơi đã nhận được sự
hướng dẫn, hỗ trợ q báu của thầy cơ, gia đình và bạn bè.

Tôi chân thành cảm ơn Tiến sĩ Trương Thị Lan Anh, người đã trực tiếp hướng
dẫn, động viên, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tôi trong suốt quá trình thực hiện
khóa luận này.
Tơi cũng trân trọng cảm ơn q thầy cơ trong Ban giám hiệu, Phịng đào tạo sau
đại học, Khoa Quản lý Công nghiệp trường Đại Học Bách Khoa Thành phố Hồ Chí
Minh đã tận tình truyền đạt kiến thức, kinh nghiệm cũng như hỗ trợ tôi trong suốt
q trình học tập.
Tơi cũng chân thành gởi lời cảm ơn đến ban lãnh đạo và các anh chị đồng nghiệp
tại công ty CODIX VIET NAM đã giúp đỡ và tạo điều kiện cho tơi trong q trình
phịng vấn, thu thập thơng tin để tơi có thể hồn thành được khóa luận này.
Sau cùng, tơi muốn cám ơn những người thân trong gia đình, những bạn bè thân
ln động viên, hỗ trợ tơi vượt qua khó khăn để hồn thành khóa luận này.
TP. Hồ Chí Minh, tháng 09/2012
Đỗ Ngun Bình


TĨM TẮT
Cơng ty CODIX VietNam được thành lập vào đầu năm 2008 với mong muốn sử
dụng nguồn nhân lực trẻ, năng động với chi phí cạnh tranh. Hiện nay cơng ty có u
cầu tăng số lượng lập trình viên để đáp ứng với mục tiêu phát triển, mở rộng thị
trường. Đề tài “Xây dựng bản mô tả công việc và bộ chỉ số KPI cho hệ thống
đánh giá nhân viên tại công ty CODIX Viet Nam” được thực hiện nhằm giúp cơng
ty có một hệ thống đánh giá thành tích đảm bảo tính cơng bằng, minh bạch, là cơ sở
cho các chính sách thu hút và giữ chân người tài.
Đề tài được tiến hành bằng q trình phân tích cơng việc. Tác giả phỏng vấn ban
lãnh đạo và nhân viên trong công ty để xác định được danh sách các nhiệm vụ cho
từng vị trí cơng việc, các nhóm chun mơn, các nhóm dự án và xác định được các
chỉ số đo lường hiệu suất tương ứng. Từ nhóm các chỉ số đo lường hiệu suất này,
tác giả sẽ chọn lựa ra nhóm các chỉ số đo lường hiệu suất cốt yếu (KPI). Tác giả
cũng thực hiện đánh giá thử nhằm rút ra những kinh nghiệm, những thông số tiêu

chuẩn, làm nền tảng cho việc triển khai KPI cho toàn công ty. Tác giả cũng xây
dựng bản mô tả công việc hồn chỉnh có áp dụng KPI cho các vị trí cơng việc, các
nhóm chun mơn, và nhóm dự án.
Bên cạnh việc xây dựng bản mô tả công việc và bộ chỉ số KPI, tác giả cũng đề
xuất một số giải pháp áp dụng KPI cho động viên nhân viên nhằm nâng cao sự hài
lịng của nhân viên với cơng việc, giúp ổn định và phát triển nguồn nhân lực có chất
lượng cao cho cơng ty.


ABSTRACT
CODIX Vietnam company was founded in early 2008 with the desire to use
young and dynamic human resources with competitive cost. Currently the company
is required to increase the number of developers to meet the development and
market expansion objectives. Project "Develop job descriptions and KPI indicators
for employee evaluation system at Codix Viet Nam" is proceeded to help company
have a performance evaluation system to ensure fairness, transparency. This is the
first step for the policies to attract and retain top talent.
The project began with the job analysis process. Author interviewed managers
and employees in the company to determine the list of tasks for each job position,
professional teams, and project teams and identified the relevant performance
indicators. From group performance measurement indicators, the author will choose
a group of key performance indicators (KPI). The author also performed assessment
test in order to draw the experience, the standard parameters, as the basis to
implement KPI system for the company. The author also developed a complete job
description which was applied KPI for the job positions, professional teams, and
project team
Besides the construction of job descriptions and KPI indicators, the author also
proposed a number of solutions to apply KPI to motivate employees to improve
employee satisfaction. This will help to stabilize and develop high-quality human
resources for the company.

MỤC LỤC
CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI..............................................................1
1.1

Lý do hình thành đề tài .....................................................................1

1.2

Tên đề tài ..........................................................................................4

1.3

Mục tiêu của khóa luận .....................................................................4

1.4

Phạm vi thực hiện .............................................................................5

1.5

Tóm tắt phương pháp thực hiện ........................................................6

1.6

Ý nghĩa thực tiễn của khóa luận ........................................................7

1.7

Cấu trúc của báo cáo khóa luận .........................................................8

CHƯƠNG 2. CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA KHĨA LUẬN ............................ 10
2.1

Lý thuyết phân tích cơng việc ......................................................... 10

2.2

KPI ................................................................................................. 11

2.2.1 KPI là gì ..................................................................................... 11
2.2.2 Các đặc điểm của KPI ................................................................ 11
2.2.3 Phân loại KPI ............................................................................. 12
2.2.4 Quy trình xây dựng và áp dụng KPI trong tổ chức ...................... 12
2.2.5 Ứng dụng KPI trong đánh giá thành tích..................................... 13
2.2.6 Ứng dụng KPI trong động viên ................................................... 14
2.3

Thuyết công bằng của John Stacey Adams (1963). .......................... 14

2.4

Thuyết về thiết lập mục tiêu của Edwin Locke (1968) .................... 15

2.5

Cơ sở thực tiễn................................................................................ 16

CHƯƠNG 3. PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC ................................................... 17

3.1

Đối tượng phỏng vấn ...................................................................... 17

3.2

Bảng câu hỏi phỏng vấn .................................................................. 18

3.3

Tổng hợp kết quả phỏng vấn lần 1 .................................................. 20

3.3.1 Nhân viên lập trình ..................................................................... 20
3.3.2 Trưởng nhóm lập trình................................................................ 21
3.3.3 Nhân viên kiểm tra chất lượng .................................................... 21
3.3.4 Trưởng nhóm kiểm tra chất lượng .............................................. 21
3.3.5 Nhóm chuyên môn ..................................................................... 21


3.3.6 Nhóm dự án ................................................................................ 21
3.4

Tổng hợp kết quả phỏng vấn lần 2 .................................................. 22

3.4.1 Nhân viên lập trình ..................................................................... 22
3.4.2 Trưởng nhóm lập trình................................................................ 23
3.4.3 Nhân viên kiểm tra chất lượng .................................................... 23
3.4.4 Trưởng nhóm kiểm tra chất lượng .............................................. 24
3.4.5 Nhóm chun mơn ..................................................................... 24
3.4.6 Nhóm dự án ................................................................................ 25

3.4.7 Kết luận ...................................................................................... 25
3.5

Bảng tóm tắt nhiệm vụ .................................................................... 26

CHƯƠNG 4. NHẬN DẠNG CÁC CHỈ SỐ ĐÁNH GIÁ THÀNH TÍCH.... 28
4.1

Chỉ số đo lường cho các vị trí cơng tác ........................................... 28

4.1.1 Nhóm chỉ số dành cho nhân viên lập trình .................................. 28
4.1.2 Nhóm chỉ số dành cho trưởng nhóm lập trình ............................. 29
4.1.3 Nhóm chỉ số dành cho nhân viên kiểm tra chất lượng ................. 31
4.1.4 Nhóm chỉ số dành cho trưởng nhóm kiểm tra chất lượng ............ 32
4.2

Chỉ số đo lường cho nhóm chun mơn .......................................... 33

4.3

Chỉ số đo lường cho nhóm dự án .................................................... 34

CHƯƠNG 5. ĐỀ XUẤT KPI, MÔ TẢ CÔNG VIỆC VÀ ĐỘNG VIÊN ..... 38
5.1

KPI ................................................................................................. 38

5.1.1 Bộ chỉ số KPI cho các vị trí cơng tác .......................................... 38
5.1.2 Bộ chỉ số KPI cho nhóm chun mơn ......................................... 39
5.1.3 Bộ chỉ số KPI cho nhóm dự án .................................................. 40

5.2

Đánh giá thử ................................................................................... 40

5.2.1 Lựa chọn nhóm chun mơn ....................................................... 41
5.2.2 Thực hiện đánh giá ..................................................................... 42
5.2.3 Kết quả ....................................................................................... 42
5.3

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC ............................................................ 44


5.3.1 Bản mơ tả cơng việc: nhân viên lập trình (NV01) ....................... 44
5.3.2 Bản mơ tả cơng việc: trưởng nhóm lập trình (NV02) .................. 45
5.3.3 Bản mơ tả cơng việc: Nhân viên kiểm tra chất lượng (NV03) ..... 45
5.3.4 Bản mơ tả cơng việc: Trưởng nhóm kiểm tra chất lượng (NV04)46
5.3.5 Bản mơ tả cơng việc: Nhóm chun mơn (NH01) ...................... 47
5.3.6 Bản mơ tả cơng việc: Nhóm dự án (NH02) ................................. 48
5.4

ĐỀ XUẤT ĐỘNG VIÊN NHÂN VIÊN .......................................... 48

5.4.1 Lập trình viên tiêu biểu của tháng ............................................... 48
5.4.2 Khen thưởng theo dự án ............................................................. 49
5.4.3 Định hướng đào tạo .................................................................... 50
CHƯƠNG 6. KẾT LUẬN........................................................................... 52
6.1

Kết quả đạt được của khóa luận ...................................................... 52

6.2

Hạn chế của khóa luận .................................................................... 53

6.3

Hướng phát triển cho đề tài ............................................................. 53

PHỤ LỤC ..................................................................................................... 55
TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................. 56


DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
KPI

: Key Performance Indicator

PI

: Performance Indicator

NV

: Nhân viên

TN

: Trưởng nhóm

BGĐ

: Ban giám đốc

DANH MỤC HÌNH
Hình 1.1

Cơ cấu tổ chức...................................................................................... 3

Hình 1.2

Sơ đồ các bước thực hiện khóa luận...................................................... 6

DANH MỤC BẢNG
Bảng 1.1

Số nhân viên nghỉ việc qua các năm ..................................................... 2

Bảng 3.1

Tóm tắt nhiệm vụ của nhân viên lập trình ........................................... 26

Bảng 3.2

Tóm tắt nhiệm vụ của trưởng nhóm lập trình ...................................... 26

Bảng 3.3

Tóm tắt nhiệm vụ của nhân viên kiểm tra chất lượng .......................... 26

Bảng 3.4

Tóm tắt nhiệm vụ trưởng nhóm kiểm tra chất lượng ........................... 26

Bảng 3.5

Tóm tắt nhiệm vụ của nhóm chuyên mơn ........................................... 26

Bảng 3.6

Tóm tắt nhiệm vụ của nhóm dự án...................................................... 27

Bảng 5.1

Bộ chỉ số KPI cho nhân viên lập trình................................................. 38

Bảng 5.2

Bộ chỉ số KPI cho trưởng nhóm lập trình............................................ 39

Bảng 5.3

Bộ chỉ số KPI cho nhân viên kiểm tra chất lượng ............................... 39

Bảng 5.4

Bộ chỉ số KPI cho trưởng nhóm kiểm tra chất lượng .......................... 39

Bảng 5.5

Bộ chỉ số KPI cho nhóm chun mơn ................................................. 40

Bảng 5.6

Bộ chỉ số KPI cho nhóm dự án ........................................................... 40

Bảng 5.7

Kết quả đánh đo lường thử nghiệm KPI.............................................. 40


1

CHƯƠNG 1.

GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI

1.1 Lý do hình thành đề tài
Trong một tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh hiệu quả khơng thể khơng
nhắc đến vai trị của quản lý nguồn nhân lực. Nguồn vốn nhân lực sẽ là một lợi thế
cạnh tranh không nhỏ nếu như doanh nghiệp biết sử dụng và phát huy một cách hiệu
quả. Hiệu quả hoạt động của một tổ chức bắt nguồn từ yếu tố cốt lõi là hiệu quả làm
việc của mỗi con người trong tổ chức ấy. Mỗi cá nhân đều có những năng lực và
tính cách khác nhau. Trên thực tế ln có sự khác biệt nhất định về số lượng và chất
lượng của cùng một công việc được thực hiện bởi hai người khác nhau. Việc đánh
giá hiệu quả công việc của mỗi người là cần thiết để hiểu được năng lực của nhân
viên, xác định được những thành viên quan trọng. Từ đó doanh nghiệp có những
chính sách thích hợp để bồi dưỡng, phát triển năng lực của nhân viên, xây dựng hệ
thống đãi ngộ phù hợp để thu hút và giữ chân người tài.
CODIX Viet Nam là cơng ty phần mềm 100% vốn nước ngồi có trụ sở chính đặt
tại Pháp. CODIX VietNam hoạt động như là một chi nhánh của công ty mẹ CODIX

France (). CODIX VietNam được thành lập vào đầu năm 2008
với mong muốn sử dụng nguồn nhân lực trẻ, năng động với chi phí cạnh tranh.
CODIX VietNam là chi nhánh duy nhất của cơng ty CODIX ở châu Á có nhiệm vụ
như là một trung tâm phát triển, hỗ trợ khách hang cùng với hai trung tâm phát
triển khác là CODIX Bulgaria và CODIX Tunisia.
Công ty cung cấp giải pháp phần mềm trọn gói (iMX) cho khách hàng là ngân
hàng, các tổ chức tín dụng, bảo hiểm và các nhà sản xuất. Giải pháp phần mềm của
công ty chủ yếu tập trung vào quản lý khách hàng, quản lý nợ và các nghiệp vụ tài
chính khác. Khách hàng của CODIX là các tổ chức, cơng ty phần lớn hoạt động ở
châu Âu. Ngồi ra có một số ít là khách hàng Mĩ và châu Phi. Một số khách hàng
tiêu biểu cua công ty như:

GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh

SVTH: Đỗ Nguyên Bình


2

-

ATRADIUS www.atradius.com

-

ABSA Working Capital (Barclays group)

-

CA Leasing (Crédit Agricole Group) www.ca-leasing.fr

-

DEXIA CF www.dexia-factors.be

-

EULER HERMÈS BELGIUM www.eulerhermes.com

-

Eurofactor www.eurofactor.com

-

UPS Capital www.capital.ups.com

-

VW Group Services

Hiện nay cơng ty đang có nhu cầu mở rộng thị trường sang các nước châu Á.
Công ty đang xúc tiến tìm kiếm khách hàng ở các nước như Trung Quốc, Thái Lan.
Việc mở ra trung tâm phát triển phần mềm và hỗ trợ khách hàng tại Việt Nam là
một phần trong chiến lược mở rộng thị trường của CODIX.
Cùng với chiến lược mở rộng thị trường, công ty cũng có kế hoạch tăng số lượng
nhân viên tại Việt Nam đến 100 người vào năm 2013. Khi số lượng nhân viên tăng
lên, công ty rất cần một hệ thống đánh giá tiêu chuẩn nhằm đánh giá năng lực, hiệu
quả làm việc của nhân viên để có những chính sách đãi ngộ công bằng, hợp lý.
Hiện nay tổng số lượng cán bộ công nhân viên của công ty là 35 người chủ yếu là

lập trình viên và các chuyên gia kỹ thuật. Điều đáng nói ở đây là mặc dù tổng số
lượng cán bộ công nhân viên không nhiều nhưng đội ngũ này chưa thật sự ổn định,
tạo tiền đề để cơng ty phát triển bền vững. Thường xun có người xin nghỉ việc,
cơng ty thường xun trong tình trạng thiếu người phải tìm kiếm thêm nhân viên
mới để bù vào các vị trí khiếm khuyết.
Bảng 1.1: Số nhân viên nghỉ việc qua các năm
Năm

2009

2010

2011

Số người nghỉ việc

5/20 (25%)

8/30 (26.7%)

9/35 (25.7%)

GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh

SVTH: Đỗ Nguyên Bình


3

Theo kết quả phỏng vấn “thôi việc” (Exit interview), khoảng 80% số người nghỉ

việc là do không cảm thấy hài lịng với chính sách hiện tại của cơng ty. Nhiều người
trong số họ cho rằng công ty chưa đánh giá đúng mức năng lực và đóng góp của họ,
đãi ngộ chưa tương xứng với kết quả công việc họ đã đạt được. Và họ tìm cơ hội tốt
hơn ở một cơng ty khác.
Theo quy trình hiện tại, việc đánh giá nhân viên được thực hiện mỗi năm một
lần. Kết quả đánh giá chủ yếu phụ thuộc vào nhận xét của các trưởng nhóm (team
leader) chứ khơng theo một hệ thống thang điểm hay chuẩn mực chung nào. Do đó
cơng ty đang rất cần một bộ tiêu chuẩn cho từng vị trí cơng việc để đảm bảo tính
cơng bằng, khách quan. Đánh giá đúng và công bằng sẽ giúp công ty có chế độ đãi
ngộ phù hợp, tạo động lực làm việc cho nhân viên và giữ chân người tài.
Cơ cấu tổ chức của công ty hiện tại tương đối đơn giản. Đứng đầu là Giám Đốc
điều hành. Bên dưới là các nhóm chun mơn. Mỗi nhóm chun mơn gồm 5 – 7
nhân viên và được phụ trách bởi một trưởng nhóm. Bên cạnh đó, cơng ty có các
nhóm dự án. Nhóm dự án được hình thành từ các thành viên thuộc các nhóm
chun mơn nhằm phục vụ cho một dự án của công ty trong một thời gian xác định.
Giám Đốc

Nhóm chun mơn

…

Nhóm chun mơn

Dự Án
Dự Án
Hình 1.1: cơ cấu tổ chức
Việc khen thưởng nhân viên hiện tại dựa theo kết quả hoàn thành tiến độ dự án.
Nhân viên trong dự án được khen thưởng khi kết quả hoàn thành dự án tốt, được
khách hàng khen thưởng hoặc công ty sẽ trích tiền thưởng cho những người tham

GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh

SVTH: Đỗ Nguyên Bình


4

gia dự án. Việc đánh giá dự án hiện tại hiện nay chủ yếu dựa vào tiến độ hoàn thành
và mức độ hài lịng của khách hàng và cơng ty cũng chưa có những tiêu chuẩn cụ
thể cho việc đánh giá này. Do đó cần thiết phải xây dựng bộ chỉ số KPI cho dự án.
Đánh giá đầy đủ hiệu quả dự án sẽ giúp ích rất nhiều cho cơng ty trong việc cải
thiện năng lực tổ chức và thực hiện dự án, nâng cao năng lực cạnh tranh.
Để phục vụ cho việc nâng cao năng lực của nhân viên, cơng ty cũng cần có
những chính sách đào tạo phù hợp. KPI cho nhóm chun mơn sẽ giúp cho lãnh đạo
công ty nắm bắt được năng lực của của đội ngũ nhân viên hiện tại để đưa ra những
chính sách đào tạo phù hợp. Dựa trên các KPI này, nhà quản lý sẽ có được những
định hướng đúng trong chiến lược đào tạo và phát triển nhân viên phù hợp với mục
tiêu phát triển của công ty.
Công ty đang đứng trước áp lực cần phải tăng số lượng nhân viên trong khi tỉ lệ
nhân viên nghỉ việc cũng đang ở mức cao. Do đó vấn đề đặt ra với ban lãnh đạo
cơng ty là phải có chiến lược hành động cụ thể nhằm giảm thiểu tỉ lệ nhân viên xin
nghỉ việc hàng năm. Đội ngũ nhân viên ổn định sẽ giúp cho q trình mở rộng phát
triển cơng ty (gia tăng số lượng nhân viên) ít rủi ro hơn. Việc xây dựng một hệ
thống đánh giá thành tích tiêu chuẩn cho cơng ty có thể xem là bước khởi đầu cho
chiến lược này.
Đây là lý do hình thành đề tài khóa luận : “Xây dựng bản mơ tả cơng việc và bộ
chỉ số KPI cho hệ thống đánh giá nhân viên tại công ty CODIX Việt Nam”.

1.2 Tên đề tài
“Xây dựng bản mô tả công việc và bộ chỉ số KPI cho hệ thống đánh giá

nhân viên tại công ty CODIX Việt Nam”

1.3 Mục tiêu của khóa luận
Phân tích chi tiết cơng việc hiện tại cho từng vị trí cơng tác của nhóm đối
tượng nghiên cứu để xây dựng bản mơ tả hồn chỉnh cho mỗi loại cơng việc.
Xây dựng các bộ tiêu chuẩn KPI:

GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh

SVTH: Đỗ Nguyên Bình


5

KPI cho các vị trí cơng việc.
KPI cho các nhóm dự án.
KPI cho các nhóm chun mơn.
Vận hành thử nghiệm KPI.
Đề xuất hướng sử dụng KPI cho động viên nhân viên.

1.4 Phạm vi thực hiện
Đối tượng nghiên cứu: đề tài chỉ nghiên cứu những lập trình viên và chuyên
gia kỹ thuật đang làm việc chính thức tại cơng ty hoặc đã từng làm việc chính
thức tại cơng ty.
Phạm vi đề tài:
Đề tài chỉ giới hạn trong nội bộ công ty. Đề tài thực hiện dựa trên cơ sở
phân tích các yếu tố đặc thù của cơng ty trong hồn cảnh hiện tại. Do đó,
kết quả của đề tài khơng đảm bảo có thể áp dụng được bên ngồi cơng ty.
Các phân tích cơng việc được thực hiện theo định hướng có liên quan đến
q trình xây dựng KPI.

Các đề xuất về động viên cũng giới hạn trong việc áp dụng KPI. Đề tài
không đề cập đến các yếu tố động viên khác không liên quan tới KPI.

GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh

SVTH: Đỗ Nguyên Bình


6

1.5 Tóm tắt phương pháp thực hiện
Bước 1: Phân tích công việc

Bước 2: Nhận dạng các chỉ số đánh giá thành tích (PI)

Bước 3: Đề xuất KPI

Bước 4: Đánh giá thử

Bước 5: Xây dựng bản mô tả công việc

Bước 6: Kết luận, kiến nghị
Hình 1.2: Sơ đồ các bước thực hiện khóa luận

Q trình thực hiện khóa luận chia làm các bước:
1. Thực hiện phân tích cơng việc của từng vị trí cơng tác trong cơng ty, các
nhóm dự án và các nhóm chun mơn. Nguồn thơng tin sử dụng cho phân
tích cơng việc gồm:
Thơng qua quan sát thực tế hoạt động tại công ty.
Thông qua các mẫu quảng cáo tuyển dụng công ty đã đăng tải.

Thông qua phỏng vấn.
Kết quả của bước này sẽ là danh sách các nhiệm vụ cho các vị trí cơng tác,
nhóm chun mơn, nhóm dự án.
2. Dựa trên kết quả phân tích cơng việc, nhận dạng các chỉ số đánh giá
thành tích (PI).
3. Đề xuất KPI: Dựa trên tập chỉ số PI và thông qua thảo luận với những
người liên quan, tác giả sẽ đề xuất bộ chỉ số KPI gồm:

GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh

SVTH: Đỗ Nguyên Bình


7

KPI cho các vị trí cơng việc
KPI cho các nhóm dự án
KPI cho các nhóm chun mơn
4. Đánh giá thử nghiệm. Việc đánh giá thử nghiệm nhằm khẳng định tính
hợp lý của KPI được đề xuất và đưa ra những nhận xét, khuyến nghị để
áp dụng KPI thành công tại công ty.
5. Xây dựng bản mô tả công việc trong đó có sử dụng KPI làm tiêu chí đánh
giá kết quả thực hiện cơng việc.
6. Đề xuất một số chính sách đãi ngộ và phát triển nhân viên dựa trên KPI.

1.6 Ý nghĩa thực tiễn của khóa luận
Sản phẩm đầu ra của khóa luận là bộ chỉ số KPI đánh giá hiệu quả công việc của
nhân viên và các đề xuất liên quan đến việc áp dụng bộ chỉ số này vào thực tế hoạt
động tại công ty. Áp dụng kết quả của đề tài tại công ty sẽ mang đến các lợi ích cụ
thể sau:

Áp dụng KPI cho các nhóm dự án sẽ giúp nhà quản lý tổ chức các nhóm dự
án của cơng ty một cách khoa học hơn, hiệu quả hơn. Nhà quản lý tập trung
hơn vào những điểm quan trọng trong công tác quản lý dự án, nâng cao hiệu
quả sản xuất kinh doanh.
Cơng ty có một hệ thống đánh giá tiêu chuẩn, khách quan, đảm bảo các
nguyên tắc công bằng. Nhân viên sẽ cảm thấy mình được đối xử cơng bằng
hơn. Kết quả đánh giá sẽ giúp nhân viên xác định được đâu là thế mạnh của
bản thân, đâu là những điểm yếu cần phải khắc phục. Từ đó họ có kế hoạch
tốt hơn để phát triển kỹ năng, đóng góp nhiều hơn cho cơng ty.
Việc đánh giá đúng năng lực của nhân viên sẽ giúp cơng ty đưa ra những
chính sách đãi ngộ phù hợp. Điều này sẽ góp phần khuyến khích nhân viên
đóng góp nhiều hơn vào sự phát triển cơng ty và gắn bó lâu dài hơn với cơng
ty.

GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh

SVTH: Đỗ Nguyên Bình


8

Kết quả đánh giá sẽ giúp nhà quản lý có cái nhìn tổng thể về năng lực hiện tại
của nhân viên. Từ đó cơng ty đưa ra những chính sách đào tạo thích hợp giúp
nhân viên nâng cao kỹ năng làm việc, cũng là góp phần nâng cao năng lực
cạnh tranh cho doanh nghiệp.

1.7 Cấu trúc của báo cáo khóa luận
Báo cáo khóa luận dự kiến chia thành 6 chương với các nội dung sau:
Chương 1: Giới thiệu đề tài.
Chương này trình bày có các nội dung: lý do hình thành đề tài, tên đề tài,

phạm vi đề tài, tóm tắt phương pháp thực hiện, ý nghĩa thực tiễn của khóa
luận, cấu trúc của báo cáo.
Chương 2: Cơ sở khoa học của khóa luận.
Chương này sẽ trình bày các cơ sở lý thuyết liên quan đến KPI và việc
thực hiện KPI:
1. Lý thuyết phân tích cơng việc.
2. Lý thuyết KPI và đánh giá hiệu quả công việc.
3. Thuyết công bằng của John Stacey Adams (1963).
4. Thuyết về thiết lập mục tiêu của Edwin Locke (1968).
Chương 3: Phân tích cơng việc.
Chương này sẽ trình bày q trình phân tích nhiệm vụ. Tác giả thực hiện
phỏng vấn ban lãnh đạo và nhân viên trong công ty để xác định danh sách các
nhiệm vụ cho từng vị trí cơng việc, nhóm chun mơn, và nhóm dự án.
Chương 4: Nhận dạng các chỉ số đánh giá thành tích.
Từ danh sách nhiệm vụ là kết quả của phân tích cơng việc ở chương 3,
tác giả rút ra các tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện cho các nhiệm vụ khác
nhau. Các chỉ số này sẽ là nền tảng cho việc đề xuất bộ chỉ số KPI ở chương
5.
Chương 5: Đề xuất KPI, mô tả công việc và động viên.

GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh

SVTH: Đỗ Nguyên Bình


9

Dựa vào các chỉ số đánh giá thành tích ở chương 4, tác giả lựa chọn ra bộ
chỉ số đo lường hiệu suất cốt yếu sử dụng cho đánh giá thành tích. Tác giả
cũng tiến hành đánh giá thử một nhóm chỉ số cho một bộ phận nhân viên để

rút ra những kinh nghiệm triển khai thực tế.
Bản mô tả cơng việc. Kết hợp kết quả phân tích cơng việc với bộ chỉ số
KPI được đề xuất, tác giả xây dựng bản mơ tả cơng việc hồn chỉnh cho các
vị trí cơng việc, nhóm chun mơn, nhóm dự án.
Đề xuất động viên nhân viên. Chương này tác giả đưa ra một số đề xuất
ứng dụng bộ chỉ số KPI vào công tác động viên nhân viên nhằm tạo ra một
môi trường làm việc lành mạnh, hấp dẫn, có tính cạnh tranh cao.
Chương 6: Kết luận.
Tác giả tổng kết lại những kết quả đạt được cũng như những mặt hạn chế
của đề tài. Đồng thời tác giả cũng đề xuất hướng phát triển tiếp theo cho đề tài
để đưa vào áp dụng chính thức tại cơng ty.

GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh

SVTH: Đỗ Nguyên Bình


10

CHƯƠNG 2.

CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA KHÓA LUẬN

Đề tài dựa trên các cơ sở lý thuyết sau:

2.1 Lý thuyết phân tích cơng việc
Lý thuyết phân tích cơng việc được phát triển bởi tác giả J. Richart Hackman và
Greg R.Oldham. Tác giả cho rằng cơng việc có năm đặc trưng cốt lõi sau:
Sự đa dạng kỹ năng (task variety) : là mức độ mà công việc yêu cầu sử dụng
những kỹ năng khác nhau để thực hiện.

Tính cụ thể của nhiệm vụ (task identity): là mức độ chi tiết của nhiệm vụ từ
lúc bắt đầu đến lúc kết thúc.
Sự quan trọng của nhiệm vụ (taks significance): là ý nghĩa, mức độ quan
trọng của nhiệm vụ.
Tính độc lập (independence) : là mức độ độc lập của của công việc so với
những công việc khác, đòi hỏi người thực hiện phải thận trọng và trách nhiệm
hơn trong hoạch định và thực thi công việc.
Sự phản hồi (feedback): thông tin phản hồi từ công việc. Thơng tin này giúp
nhân viên hình dung được anh ấy (cô ấy) đã thực hiện công việc tốt như thế
nào.
Hackman và Oldham cho rằng những yếu tố trên ảnh hưởng đến ba trạng thái
tâm lý cốt yếu (nhận thức về ý nghĩa cơng việc, nhận thức về vai trị của bản thân
với công việc, kiến thức từ kết quả công việc) của nhân viên. Những trạng thái tâm
lý này sẽ tác động đến sự thỏa mãn trong công việc và vấn đề động viên.
Phân tích cơng việc sẽ giúp xác định đâu là những yếu tố chính yếu ảnh hưởng
đến kết quả công việc, những kết quả nào sẽ ảnh hưởng nhiều nhất đến hiệu suất
công việc. Đây là tiền đề cho việc đề xuất KPI.

GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh

SVTH: Đỗ Nguyên Bình


11

2.2 KPI
2.2.1 KPI là gì
KPI (chỉ số hiệu suất cốt yếu) là những đại lượng định lượng được sử dụng trong
tổ chức nhằm phản ảnh những yếu tố thành công chủ chốt của tổ chức (critical
success factor). Các đại lượng này là khác nhau với mỗi tổ chức khác nhau. KPI có

các yêu cầu sau:
Phải phản ánh mục tiêu của tổ chức.
Phải là một yếu tố thành công chủ chốt của tổ chức.
Phải định lượng được (có thể đo đếm được).
Ví dụ:
-

Tỉ lệ phần trăm doanh thu đến từ các khách hàng cũ có thể là một trong số
các KPI của một công ty.

-

Tỉ lệ sinh viên tốt nghiệp của một trường đại học có thể là một KPI cho một
trường đại học.

-

Tỉ lệ phần trăm các cuộc gọi của khách hàng được giải đáp trong phút đầu
tiên có thể là một KPI của bộ phận chăm sóc khách hàng.

2.2.2 Các đặc điểm của KPI
Theo David Parmenter, chỉ số hiệu suất cốt yếu có những đặc điểm sau:
1. Là các chỉ số đánh giá phi tài chính (khơng biểu thị bằng các đơn vị tiền tệ như
đô-la, yên, bảng Anh, euro, v.v…).
2. Được đánh giá thường xuyên (ví dụ: hàng ngày hoặc 24/7).
3. Chịu tác động bởi giám đốc điều hành và đội ngũ quản trị cấp cao.
4. Đòi hỏi nhân viên phải hiểu chỉ số và có hành động điều chỉnh.
5. Gắn trách nhiệm cho từng các nhân hoặc từng nhóm.
6. Có tác động đáng kể (ví dụ: ảnh hưởng đến một hay nhiều yếu tố thành công
then chốt [CSF – Critical Success Factor] và ảnh hưởng đến nhiều hơn một chỉ

tiêu của thẻ cân bằng điểm [BSC – Balanced Scorecard]).

GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh

SVTH: Đỗ Nguyên Bình


12

7. Có tác động tích cực (ví dụ: ảnh hưởng đến các chỉ số khác theo hướng tích
cực).
2.2.3 Phân loại KPI
Theo ông Vũ Tuấn Anh, giám đốc điều hành viện quản lý Việt Nam, sáng lập
“Society of Human Resource Managent”, có 10 loại KPI thơng dụng nhất mà các
chun gia nhân sự có thể sử dụng (tài liệu tham khảo 7.):
1. KPI về quy trình: nhằm đảm bảo cơng việc được thực hiện theo đúng quy
trình đã đề ra.
2. KPI về đầu ra: đo lường năng suất – khả năng tạo ra sản phẩm và dịch vụ
cụ thể của nhân viên.
3. KPI về hiệu năng: đo lường về mức độ sử dụng nguồn lực để tạo ra đầu
ra của công ty hoặc tại vị trí cơng việc.
4. KPI về hiệu quả: tập trung vào đo lường việc đã làm đúng những điều cần
làm chưa. Ví dụ số lượng khách hàng mới cần phát triển.
5. KPI về phát triển năng lực và nguồn lực: đo lường khả năng phát triển
nguồn lực cho cơng ty và tại vị trí làm việc.
6. KPI về tuân thủ: đo lường sự tuân thủ của nhân viên với một khuôn mẫu
nhất định về hành vi và thái độ.
7. KPI về thông tin: sử dụng để hướng dẫn nhân viên xử lý và ghi nhận
thông tin theo một dạng khuôn mẫu mà công ty yêu cầu.
8. KPI về dịch vụ khách hàng: dùng để đo lường chất lượng dịch vụ khách

hàng.
9. KPI về phát triển các năng lực xã hội: đo lường khả năng cá nhân tồn tại
và tương tác với môi trường bên trong công ty.
10. KPI về sáng tạo và đổi mới: đo lường năng lực và khả năng tạo đột phá
tại các vị trí làm việc trong cơng ty.
2.2.4 Quy trình xây dựng và áp dụng KPI trong tổ chức
David Parmenter đã đưa ra mơ hình xây dựng và áp dụng KPI 12 bước như sau:

GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh

SVTH: Đỗ Nguyên Bình


13

Bước 1: sự cam kết của đội ngũ quản trị cấp cao.
Bước 2: Thành lập nhóm dự án thực thi chỉ số hiệu suất cốt yếu có sức thuyết
phục.
Bước 3: Thiết lập quy trình và hình thành văn hóa “just do it”.
Bước 4: Xây dựng một chiến lược phát triển chỉ số hiệu suất cốt yếu tổng
quát.
Bước 5: Phổ biến hệ thống các chỉ số hiệu suất cốt yếu đến tất cả các nhân
viên trong tổ chức.
Bước 6: Xác định các yếu tố quyết định thành công của tổ chức.
Bước 7: Lưu lại các chỉ số đo lường hiệu suất trong cơ sở dữ liệu.
Bước 8: Lựa chọn các phép đo lường hiệu suất cấp độ nhóm.
Bước 9: Lựa chọn các “chỉ số hiệu suất cốt yếu có tính thuyết phục” của tổ
chức.
Bước 10: Xây dựng khung báo cáo ở tất cả các cấp.
Bước 11: Tạo điều kiện thuận lợi để sử dụng các chỉ số hiệu suất cốt yếu có

sức thuyết phục.
Bước 12: Điều chỉnh các chỉ số hiệu suất cốt yếu để đảm bảo tính phù hợp.
2.2.5 Ứng dụng KPI trong đánh giá thành tích
Việc sử dụng chỉ số KPI trong đánh giá thành tích là nhằm đảm bảo cho việc
đánh giá được minh bạch, rõ ràng, cụ thể, cơng bằng và hiệu quả vì các chỉ số KPI
mang tính định lượng cao, có thể đo lường cụ thể. Sử dụng KPI sẽ giúp chuẩn hóa
q trình đánh giá.
Các loại KPI thường dùng trong đánh giá thành tích gồm:
KPI về giao tiếp (communication): đo lường khả năng của nhân viên trong
việc trao đổi thông tin với đồng nghiệp, khách hàng, các cấp quản lý. Khả
năng giao tiếp càng tốt thì mức độ hiệu quả trong cơng việc càng cao.

GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh

SVTH: Đỗ Nguyên Bình


14

KPI về ra quyết định: đo lường khả năng giải quyết vấn đề của nhân viên. Các
KPI loại này cũng tính đến kỹ năng quản lý thời gian và sử dụng nguồn lực
một cách hiệu quả của nhân viên.
KPI về chuyên môn: đo lường khả năng và kỹ năng cần thiết để nhân viên
thực hiện thành công công việc ở vị trí hiện tại. Các kỹ năng này là khác nhau
cho các loại công việc khác nhau.
KPI về mối quan hệ trong công việc: đo lường các vấn đế liên quan dến thái
độ, tinh thần làm việc của nhân viên. Mối quan hệ công việc không chỉ giữa
các nhân viên với nhau mà còn với khách hàng, các cấp quản lý.
2.2.6 Ứng dụng KPI trong động viên
Sử dụng KPI sẽ tạo ra được sự minh bạch và công bằng trong công tác đánh

giá nhân viên. Bản thân điều này đã là một yếu tố động viên. Nhân viên cảm
thấy mình được làm việc trong một môi trường công bằng hơn. Từ đó họ sẽ
n tâm tập trung vào cơng việc.
Đánh giá thành tích đúng đắn sẽ giúp cho cơng ty xây dựng cơ chế trả lương
hợp lý hơn, cơ chế khen thưởng theo thành tích. Người lao động sẽ cảm thấy
họ được đãi ngộ tương xứng với những nỗ lực và công sức họ dã bỏ ra. Điều
này sẽ giúp kích thích được tinh thần làm việc, giữ chân người giỏi, mang lại
sự phát triển về lâu dài cho công ty.
KPI cho phép nhà quản lý có một cái nhìn mang tính hệ thống về tình trạng
hiện tại của nhân viên. Từ đó cơng ty có thể đưa ra những phương thức đào
tạo, phát triển nghề nghiệp cho nhân viên một cách hiệu quả. Đây là một yếu
tố quan trọng trong động viên.

2.3 Thuyết công bằng của John Stacey Adams (1963).
Thuyết công bằng do John Stacey Adams, một nhà tâm lý học hành vi và quản trị
đưa ra. Adams cho rằng con người mong muốn nhận được đãi ngộ tương xứng với
công sức mà họ đã bỏ ra. Nếu một cá nhân nhận thấy bản thân được trả lương dưới
mức đáng được hưởng, anh ta sẽ giảm nỗ lực của bản thân xuống để duy trì "sự cân

GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh

SVTH: Đỗ Nguyên Bình


15

bằng". Nếu anh ta nghĩ rằng đang được trả lương cao, anh ta sẽ cố gắng làm việc
chăm chỉ hơn.
Tính cơng bằng trong cơng việc cịn được xem xét qua tương quan giữa tỷ lệ
đóng góp và những kết quả nhận được của một nhân viên với những nhân viên khác

có hợp lý hay khơng. Trong trường hợp khơng cảm nhận được tính hợp lý, họ có thể
tự đặt ra yêu cầu tăng hay giảm nỗ lực của bản thân để duy trì "sự cân bằng".
Việc xây dựng bộ chỉ số KPI sử dụng cho đánh giá thành tích nhân viên là một
ứng dụng của thuyết công bằng vào thực tiễn. Có một hệ thống đánh giá khách
quan, đảm bảo cơng bằng sẽ là cơ sở để cơng ty có những chính sách đãi ngộ hợp
lý, có tác dụng khuyến khích người lao động.

2.4 Thuyết về thiết lập mục tiêu của Edwin Locke (1968)
Năm 1968, tác giả Edwin Locke đã xuất bản bài báo trong đó phát biểu về lý
thuyết mục tiêu trong động viên nhân viên. Ông cho rằng các mục tiêu cụ thể và
những phản hồi thích hợp sẽ có tác dụng động viên nhân viên. Kết quả nghiên cứu
chỉ ra rằng: khi nhân viên làm việc để hướng đến một mục tiêu, bản thân điều này là
động cơ nội tại thúc đẩy nhân viên đạt đến mục tiêu đó, kết quả là hiệu quả cơng
việc được cải thiện. Theo Edwin Locke, các mục tiêu cụ thể và khó cho kết quả tốt
hơn và hiệu quả cao hơn so với các mục tiêu mơ hồ và dễ dàng.
Một mục tiêu cần có những tiêu chí sau:
Tính cụ thể (clarity).
Tính thách thức (challenging).
Có khả năng đạt được.
Có sự cam kết (commitment).
Sự phản hồi (feedback).
Việc xây dựng bộ chỉ số KPI sẽ là cơ sở để các nhà quản lý đề ra những mục tiêu
cụ thể, hợp lý có tác dụng khuyến khích, động viên nhân viên.

GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh

SVTH: Đỗ Nguyên Bình