Tài liệu Báo cáo tốt nghiệp “Thiết kế cơ cấu tổ chức của Công Ty TNHH Công Nghệ H3T” doc

TRƯỜNG …………………
KHOA………………………
----------
BÁO CÁO TỐT NGHIỆP
Đề tài:
Thiết kế cơ cấu tổ chức của Công Ty
TNHH Công Nghệ H3T
Lời Mở Đầu
Ngày nay nền kinh tế phát triển rất nhanh và có nhiều biến động , nó tạo ra
rất nhiều cơ hội kinh doanh mới nhưng cũng tiềm tàng không ít nguy cơ . Để có
theer đứng vững và hoạt động hiệu quả doanh nghiệp cần phải có một cơ cấu tổ
chức phù hợp
Khi tìm hiểu về một doanh nghiệp điều đầu ta chúng ta quan tâm tới là cơ
cấu tổ chức doanh nghiệp cũng như hoạt động của doanh nghiệp đó vì vậy vai trò
của cơ cấu tổ chức đối với tổ chức là rất quan trọng . Đặc biệt trong nền kinh tế thị
trường như hiện nay việc đảm bảo lơi thế cạnh tranh , duy trì và mở rộng trị trường
luôn là mối quan tâm hàng đầu của các nhà quản lý doanh nghiệp . Điều này chỉ trở
thành hiện thực khi nhà quản lý thiết kế mô hình tổ chức sản xuất kinh doanh khoa
học và năng động , kịp thời phát hiện những vấn đề phát sinh kiểm soát hiệu quả rủi
ro và có những biện pháp thích ứng với tín hiệu của thị trường . đồng thời gúp các
doanh nghiệp thúc đẩy hiệu quả kinh doanh của mình và tiến tới mục tiêu đã xác
định . Để có thể thiết kế được một cơ cấu tổ chức tốt cho doanh nghệp mình người
thiết kế phải dựa trên rất nhiều yếu tố như con người , môi trường công nghệ …
Như vậy cơ cấu tổ chưc đối với tổ chức là rát quan trọng , với kiến thức đã
tích luỹ được cùng với sự nhận thức được tầm quan trọng của cơ cấu tổ chức đối
với tổ chức em đã chọn đề tài “thiết kế cơ cấu tổ chức của Công Ty TNHH Công
Nghệ H3T”.
2
2
Mục Lục
Lời Mở Đầu..............................................................................................................................2

Mục Lục....................................................................................................................................3
CHƯƠNG1 NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC...............4
1.1Tổ chức ...............................................................................................................................4
CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG TẠI CÔNG TY H3T.......................................11
2.1 Giới thiệu chung về công ty TNHH công nghệ thông tin H3T.......................................11
2.1.1Quá trình hình thành và phát triển.................................................................................11
Kết luận...................................................................................................................................32
3
3
CHƯƠNG1 NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ THIẾT KẾ CƠ
CẤU TỔ CHỨC
1.1Tổ chức
Là tập hợp cua hai hay nhiều người trong hình thái cơ cấu nhất định để đạt được
mục đích chung .
1.2Cơ cấu tổ chức
Hình thức cấu tạo của tổ chức phản ánh sự sắp đặt có trật tự của cấc phân hệ ,
các phần tử của tổ chức và các quan hệ giữa chúng theo một dấu hiệu nhất định .
1.3Vai trò của cơ cấu tổ chức
Nhằm cụ thể hoá mục tiêu , nhiêm vụ thành công việc được chuyên môn hoá
tạo dựng nên các bộ phận chức năng để thực hiện công việc này.
Xây dựng mối quan hệ ,mối lien hệ và quyền hạn , trách nhiệm và quyềnlợi
giữa các bộ phận ,tạo nên môi trường nội bộ của doanh nghiệp thuận lợi cho
việc thực hiện mục tiêu chung của tổ chức .
Xác định rõ mối tương quan giữa hoạt động cụ thể .
Ổn định phát triển hoạt động kinh doanh .
1.4 Lý luận về thiết kế cơ cấu tổ chức
1.4.1Lý luận quản lý cổ điển về cơ cấu tổ chức
Lorsch cho rằng, kinh nghiệm chủ yếu của các học giả nổi tiếng của lý luận cổ
điển và những người theo họ là kinh nghiệm thực tế của các doanh nghiệp ở thời
kỳ đâu của thế kỷ XX. Đối với những nhà lý luận quản lý cổ điển, việc điều hòa,

phối hợp trong nội bộ
doanh nghiệp không quan trọng. Họ nhận định một cách đơn giản rằng, sau khi
phân công trong nội bộ doanh nghiệp, những mục tiêu nhỏ của các tổ hợp lao động
4
4
được tổng hợp lại sẽ trở thành mục tiêu lớn của doanh nghiệp. Nếu cần điều phối
thì hoàn toàn có thể dựa vào nhân viên quản lý kinh doanh ở tầng lớp trên giải
quyết. Lý luận của họ là công nhân viên phải nghe theo sự chỉ huy của giám đốc.
Do đó, cơ cấu điều phối có hiệu quả duy nhất chỉ có thể là tầng lớp giám đốc.
Nhưng lý luận quản lý cổ điển còn có rất nhiều khiếm khuyết. Trước hết, nó rất
khó khích lệ tính tích cực của doanh nghiệp.
Thứ hai, sự hạn chế của lý luận đó rất dễ biểu hiện ở những doanh nghiệp lớn vì ở
đó, tầng nấc phân công rất phức tạp. Thứ ba, trên thực tế, các giám đốc ngày càng
nhận thức được rằng, nếu chỉ dựa vào sự lãnh đạo ở tầng cao của doanh nghiệp thì
rất khó thực hiện được sự điều hòa, phối hợp trong tổ hợp lao động cơ sở và nó sẽ
không tự động hợp thành mục tiêu lớn của doanh nghiệp.
1.4.1 Lý luận hiện đại về thiết kế cơ cấu tổ chức
Trường phái quản lý hệ thống trong lý luận quản lý hiện đại cho rằng thiết kế
tổ chức là do nhiệm vụ sản xuất và tố chất của công nhân viên của doanh nghiệp
quyết định. Đã có nhiều học giả Mĩ đều thừa nhận tính hữa hiệu của lý luật này. Họ
đã trình bày những yếu tố chủ yếu cấu thành cơ cấu tổ chức của những doanh
nghiệp thành công, nhưng lại chưa đề ra được một đường lối hữa hiệu để giải quyết
vấn đề cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp một cách có hệ thống.
1.4.2 Lý luận về thiết kế cơ cấu tổ chức của Lorsch
Những suy nghĩ về thiết kế cơ cấu tổ chức do Lorsch đề ra được coi là một
hệ thống khá hoàn chỉnh về thiết kế cơ cấu tổ chức, bao hàm 2 khái niệm cơ bản:
"Sự dị biệt" hoặc "sự khác biệt”, Sự "tổng hợp" hoặc "tổng thể hóa". Sự dị biệt ở
đây là trình độ nhận thức và tinh thần, tư tưởng của người quản lý ở các bộ phận
khác nhau trong doanh nghiệp và những sự khác nhau về cơ cấu tổ chức chính thức
của các bộ phận đó. Không như các học giả theo lý luận quản lý cổ điển, coi phân

công là nhân tố duy nhất quyết định năng suất lao động và hiệu quả kinh tế của
doanh nghiệp, Lorsch cho rằng, mỗi bộ phận sản xuất của doanh nghiệp đều là một
đơn vị nhỏ của doanh nghiệp. Những thành viên của các bộ phận đó đều xuất phát
từ nhiệm vụ sản xuất và tố chất của nhân viên mà hình thành phương hướng phát
triển và cơ cấu tổ chức của mình một cách hết sức tự nhiên.Là do mỗi bộ phận khác
nhau có môi trường làm việc khác nhau vì vậy phải thiết kế cơ cấu tổ chức có tính
5
5
liên kết và linh hoạt, điều hoà của các bộ phận trong nội bộ doanh nghiệp bởi vì nó
chịu nhiều sức ép và thách thức và đòi hỏi trong nhiều hoàn cảnh khác nhau.
1.5 Yêu cầu đối với cơ cấu được thiết kế
Đảm bảo bí mật nếu ngày nay thời đại thông tin vô cùng phát triển vì vậy
cần đảm bảo thông tin được giữ kín điều này liên quan tới sự tồn tại của công ty.
Tính kinh tế là cơ cấu tổ chức hoạt động hiệu quả cao nhưng chi phí bỏ ra là
thấp nhất.
Và các cấp quản lý có mối quan hệ chặt chẽ với nhau tuỳ từng hoàn cảnh và
công việc cụ thể để xây dựng mối lien hệ này sao cho linh hoạt và hướng tới mục
tiêu của tổ chức đã đề ra.
1.6 Quy trình thiết kế cơ cấu tổ chức.
Nghiên cứu các đặc điểm môi trường của tổ chức
Những sự thay đổi phức tạp của môi trường có tác động rất nhiều đến cơ cấu
tổ chức. Trong điều kiện môi trường phong phú về nguồn nhân lực, đồng nhất tập
chung và ổn định, tổ chức thường có cơ cấu tổ chức cơ học phức tạp nhiều chiều
hướng.
Ngược lại tổ chức muốn thành công trong môi trường có nhiều biến động ,
phân tán và han hiếm nguồn lực thì thường xây dựng cơ cấu tổ chức với các mối
lien hệ hữa cơ
Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức
Chiến lược
chiến lược và cơ cấu tổ chức không thể tách rời nhau trong quá trình hiện tại.Bất cứ

tổ chức nào cũng được lựa chọn trên cơ sở phân tích các cơ hội và sự đe doạ của
môi trường, những điểm mạnh và điểm yếu của tổ chức.
Ngược lại cơ cấu tổ chức là công cụ để thực hiện các chiến lược cơ cấu tổ
chức sẽ phải thay đổi khi có sự thay đổi chiến lược.
Công nghệ
Tính chất và mức độ phức tạp của công nghệ mà tổ chức sử dụng sẽ ảnh
hưởng đến cơ cấu tổ chức.
6
6
Đặc biệt thế giới đang trong cuộc cách mạng công nghệ hàng loạt các công
nghệ mới được ra đời và tích hợp vào các sản phảm dịch vụ.
Ngày nay các công ty trở lên rộng lớn về quy mô vì vậy cơ cấu tổ chức ngày
càng phức tạp nhưng công nghệ hiện đại có thể giúp giải quyết nhiều vấn đề phức
tạp trong quá trình quản lý.
Thái độ của lãnh đạo cấp cao và năng lực của cán bộ quản trị
Có ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức. Cán bộ quản trị theo phương thức truyền thống
thường sử dụng mô hình cổ điển. Họ ít khi vận dụng cơ cấu ma trận hay mạng
lưới.Khi lựa chọn mô hình cơ cấu tổ chức cũng cần xem xét khả năng của đội ngũ
các bộ quản trị nhân lực có trình độ cao kỹ năng cao thường hướng tới các mô hình
quản trị mở và ngược lại.
môi trường vi mô
đối thủ cạnh tranh: phải biết dự báo được đối thủ của mình định làm gì để có giả
pháp phù hợp nếu không các đối thủ cạnh tranh sẽ chiếm lĩnh hết thị trường.
Đặc biệt ngày nay trong nền kinh tế thị trường tự do kinh doanh thì cạnh tranh càng
trở nên gay gắt hơn.Nó sẽ vừa tạo ra cho nhiều công ty phát triển nhanh chóng
nhưng cũng làm cho nhiều công ty sụp đổ.
khách hàng: Khách hàng là một áp lực cạnh tranh có thể ảnh hưởng trực tiếp tới
toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của nghành.Dặc biệt làgay áp lực về giá cả,
chất lượng, dịch vụ đi lkèm và chính họ là người điều khiển cạnh tranh trong
nghành thông qua quyết định mua hàng

nguồn lực bên trong
Một doanh nghiệp có đầy đủ cơ sở vật chất, vốn đầu tư dồi dào nhưng lại thiếu một
đội ngũ nhân sự tài giỏi và chuyên nghiệp thì khó có thể thành công vượt bậc.
Tất cả những doanh nhân thành công đều cho rằng nhân sự là tài sản quý giá nhất
của doanh nghiệp. Nhân sự là một trong những lợi thế cạnh tranh trong nền kinh tế
thị trường ngày nay.
Duy trì và phát triển nguồn nhân lực được bao gồm trong một hệ thống quản lý và
phát triển nguồn nhân lực được bao gồm trong một hệ thống quản lý và phát triển
7
7
nguồn nhân lực dài hơi. Hệ thống này cần phải được xây dựng thật chi tiết, khoa
học và phù hợp với mô hình và vǎn hóa của doanh nghiệp mới đảm bảo tính hiệu
quả. Nhờ nó mà người làm công tác quản lý tránh được các vấn đề như nguồn nhân
lực cạn kiệt, tinh thần sa sút, sắp xếp nhân sự không hợp lý dẫn đến nǎng suất thấp,
chi phí cao, chất lượng sản phẩm kém.
cơ quan chính quyền: không ảnh hương nhiều đến hoạt động của công ty.Tuy nhiên
vieecj kết hợp giữa cơ quan chính quyền và doanh nghiệp sẽ có nhiều tích cực tác
động đến nền kinh tế.
các nhóm quyền lợi: Thể hiện mối quan hệ trong nội bộ của công ty, thường thì
trong tổ chức nào cũng tồn tại những nhóm quyềnlợi khác nhau. Vì vaayj phải biết
kết hợp hài hoà giữa những nhóm quyền lợi này để phát triển và thực hiện mục tiêu
chiến lược được tốt hơn
môi trường vĩ mô
môi trường chính trị pháp luật
Những yếu tố thuộc môi trường này tạo nên những cơ hội cũng như nguy cơ cho tất
cả các tác nhân trong nền kinh tế. Nắm bắt được sự thay đổi của môi
trường chính trị pháp luật sẽ giúp công ty đưa ra những chính sách phù hợp, tránh
được những thiếu sót đáng tiếc
môi trường kinh tế
Đây là môi trường có ảnh huởng đến toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp. Dưới

đây là một số yếu tố ảnh hưởng tới hoạt độngphân phối của công ty .
Bất cứ nền kinh tế nào cũng có chu kỳ, trong mỗi giai đoạn nhất định của
chu kỳ nền kinh tế, doanh nghiệp sẽ có những quyết định phù hợp cho riêng mình.
Lạm phát
Là vấn đề cố hữu của mọi nền kinh tế thị trường, đặc biệt ở nước ta, tình
hình lạm phát khá phức tạp, thay đổi lạm phát dữ dội từ thời kỳ phi mã đến thiểu
phát. Lạm phát có ảnh hưởng lớn đến tất cảc các nhân tố và tổ chức trong nền kinh
tế, nhất là đối với người tiêu dùng. Người tiêu dùng là cá nhân hay hộ gia đình sẽ
giảm hoặc không mua các mặt hàng dắt tiền hoặc không phải là hàng thiết yếu
những khách hàng công nghiệp sẽ thắt chặt chi tiêugiảm đầu tư.
Đi đôi với lạm phát thị trường là tỷ lệ lạm phát cao, trong truờng hợp đó
công ty phải giảm chi phí kinh doanh, tiếp đó công ty cầc tìm được mức giá đặc biệt
phù hợp với những biến động giá của thị trường
8
8
môi trường văn hoá xã hội
Mỗi quốc gia, vùng lãnh thổ đều có những giá trị văn hóa và các yếu tố xã
hội đặc trưng, và những yếu tố này là đặc điểm của người tiêu dùng tại các khu vực
đó. Văn hóa luôn là môi trường tinh thần của cuộc sống trong bất cứ cộng đồng xã
hội nào. Sự thiếu hiểu biết về các văn hoá kinh doanh tại các thị trường khác nhau
có thể dẫn tới những hiểu nhầm hay gây mất lòng đối tác kinh doanh.
Những giá trị văn hóa là những giá trị làm lên một xã hội, có thể vun đắp cho
xã hội đó tồn tại và phát triển. Chính vì thế các yếu tố văn hóa thông thường được
bảo vệ hết sức quy mô và chặt chẽ, đặc biệt là các văn hóa tinh thần. Tuy vậy chúng
ta cũng không thể phủ nhận những giao thoa văn hóa của các nền văn hóa khác vào
các quốc gia. Sự giao thoa này sẽ thay đổi tâm lý tiêu dùng, lối sống, và tạo ra triển
vọng phát triển với các ngành .Trong một thị trường đa văn hoá và phụ thuộc lẫn
nhau của thế kỷ 21 này, sự thành công của các doanh nhân còn được quyết định bởi
kiến thức về những điểm khác biệt giữa các nền văn hóa trong hành động và tập
quán kinh doanh. .

Những bước tiến vững chắc ra thị trường toàn cầu sẽ không thể thiếu kiến
thức về các tập quán, nghi thức kinh doanh ở từng nền văn hoá cụ thể.
Tuổi thọ trung bình, tình trạng sức khỏe, chế độ dinh dưỡng, ăn uống
Thu nhập trung bình, phân phối thu nhập
Lối sống, học thức,các quan điểm về thẩm mỹ, tâm lý sống, điều kiện sống
Môi trường khoa học công nghệ
Cả thế giới vẫn đang trong cuộc cách mạng của công nghệ, hàng loạt các
công nghệ mới được ra đời và được tích hợp vào các sản phẩm, dịch vụ. Nếu cách
đây 30 năm máy vi tính chỉ là một công cụ dùng để tính toán thì ngày nay nó đã có
đủ chức năng thay thế một con người làm việc hoàn toàn độc lập. Trước đây chúng
ta sử dụng các máy ảnh chụp bằng phim thì hiện nay không còn hãng nào sản xuất
phim cho máy ảnh.
Đặc biệt trong lĩnh vực công nghệ thông tin, công nghệ truyền thông hiện đại đã
giúp các khoảng cách về địa lý,phương tiện truyền tải
Ngoài các yếu tố cơ bản trên, hiện nay khi nghiên cứu thị trường, các doanh nghiệp
phải đưa yếu tố toàn cầu hóa trở thành một yếu tố vĩ mô tác động đến ngành
.
9
9
Chuyên môn hoá công việc
bước một: phân tích mục tiêu chiến lược
Để thực hiện mục tiêu của tổ chức cầc tiến hành những chức năng hoạt động
nào? Có quan hệ với nhau như thế nào?
bước hai: phân tích chức năng hoạt động
Mỗi chức năng gồm những nhiệm vụ nào? để thực hiện mỗi nhiệm vụ đó cần tiến
hành công việc nào,có mối quan hệ với nhau như thế nào?
bứoc ba: phân tích công việc mỗi công việc được tiến hành ở đâu?
thời điểm thực hiện công việc.
xây dựng các bộ phận và phân hệ cơ cấu cấu.
bước một: bộ phận hoá côngviệc

bước hai:hình thành cấp bậc quản trị
bước ba:giao quyền hạn
bước bốn:xây dựng cơ chế phối hợp
Thể chế hoá cơ cấu tổ chức
Sơ đồ tổ chức
Sơ đồ tổ chức chỉ cho các nhà quản trị và thành viên họ đang ở đâu trong tổ chức,
gắn bó với các bộ phận khác và với toàn bbộ tổ chức ra sao
Mô tả vị trí công việc:
Mô tả vị trí là tài liệu xác định các vị trí trong cơ cấu tổ chức với nhiệm vụ, quyền
hạn, trách nhiêm, điều kiện làm việc và những yêu cầu đặc trưng đối với nguoi đảm
nhiệm các vị trí đó.
Mỗi công việc cần làm ở đâu?
Ai làm? trình độ như thế nào?
Làm vào thời điểm nào?
Sơ đồ phân bổ quyền hạn
Sơ đồ quyền hạn quyết định là công cụ hiệu quả nhất để xác định và làm rõ các mối
quan hệ quyền hạn trong tổ chức , qua đó cho thấy ai có quyền kí duyệt các quyết
định có liên quan tới việc thực hiện một nhiệm vụ nhát định.
10
10
CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG TẠI CÔNG TY
H3T
2.1 Giới thiệu chung về công ty TNHH công nghệ thông tin
H3T
2.1.1Quá trình hình thành và phát triển
Năm 2009 công ty TNHH công nghệ thông tin H3T được thành lập với 10
thành viện chính ban đầu trụ sở đặt tại 135 đường Hoàng Văn Thụ - TP Thái
Nguyên.
Từ một công ty nhỏ ban đầu chỉ sau một năm hoạt động và phát triển nỗ lực
không ngừng H3T đã bắt dầu mở rộng thị trường ra các tỉnh thành lân cận. Với sự

phát triển ngày càng nhanh của khoa học trên thế giới, để có thể nâng cao được khẳ
năng cạnh tranh của mình cả trong và ngoài nước,công ty đã không ngừng phát triển
thêm nhiều hình thức kinh doanh và nâng cao trình độ chuyên môn của đội ngũ
nhân viên trong công ty kể từ ngày đầu thành lập với muôn ngàn kó nhăn và thách
thức Với sự thành công này H3T luôn giữ vị trí đứng đầu về ngành tin học trong
toàn tỉnh thành và đã luôn sản xuất ra nhiều chương trình phần mềm ứng dụng trong
nhiều nghành khác, góp phần vào sự phát triển kinh tế của đất nước.
Cùng với đà phát triển mạnh của kinh tế Việt Nam, nhận thức được sự quan
trọngcủa công nghệ thông tin, H3T đã triển khai thành công các chi nhánh bán hàng
và cung cấp đầy đủ linh phụ kiện của các sản phẩm máy tính trên toàn quốc.
Như vậy 9 năm tồn tại và phát triển ,với sự nỗ lực phấn đấu không ngừng
của Ban Giám đốc cũng như toàn bộ nhân viên trong công ty , H3T đã đạt được các
thành công to lớn và luôn giữ vị trí số một tại tỉnh thành.
với các lĩnh vực kinh doanh trên H3t luôn mong muốn trở thành một tổ chức
kiểu mới phát triển hung mạnh ,bằng nỗ lực sang tạo trong khoa học ,kỹ thuật và
11
11
công nghệ góp phần hưng thịnh quốc gia , đem lại cho mỗi thành viên của mình
điều kiện phát triển đầy đủ nhất về tài năng, phong phú về tinh thần.
2.1.2 Ngành nghề kinh doanh
Bán lẻ các thiết bị công nghệ thông tin liên lạc trong các cửa hàng chuyên
kinh doanh .
Bán buôn máy vi tính, dịch vụ tư vấn và các hoạt động khác liên quan đến
máy vi tính.
Lập trình máy vi tính,dịch vụ tư vấn và các hoạt động khác liên quan đến
máy tính.
hoạt động dịch vụ công nghệ thông tin và dịc vụ khác liên quan đến máy vi
tính.
Nghiên cứu và sản xuất một số linh kiện máy tính.
2.1.3 mục tiêu của công ty đến năm 2010

Trở thành công ty phân phối hàng đầu trên lĩnh vực công nghệ thông tin
Đạt múc tăng trưởng hàng năm trên 30%,phấn đấu đến nưm 2012 đạt doanh số 100
tỷ
Thu nhập người lao động tăng bình quân 20%/1năm, đến năm 2010 đạt mức bình
quân 3triệu/người/tháng
2.1.4 Nguồn lực của công ty.
2.1.4.1 Nguồn nhân lực.
Bên cạnh vốn và công nghệ thì nguồn nhân lực cũng là một yếu tố rất quan
trọng cho sự phát triển của doanh nghiệp. Tính đến nay sau những năm tháng hoạt
động H3T coi nhân tài là nhân tố quan trọng nhất tạo thành công cho công ty.
Chính vì thế H3T đã lien tục phát triển , trở thành một trong những công ty tin học
danh tiếng . Để làm điều này công ty đã có bộ máy quản trị nhân sự rất linh hoạt
,mức lương trung bình của công ty tương đối ổn định.
Trong nhữmg năm qua công ty luôn có sự đầu tư đúng đắn cho vấn dề nhân
sự của công ty .Hầu hết các bộ nhân viên trong công ty đều là những người có trình
độ chuyên môn, có năng lực và ý thức kỷ luật cao
Bảng 1: Bảng thống kê đội ngũ nhân viên
Hạng mục
2000 2002 2004 2005 2006 2007 2008 2009
TS, PTS 2 4 8 10 11 12 20 35
12
12