Quy trình tổ chức thực hiện hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH một thành viên giao nhận gấu trúc toàn cầu 3796202

LỜI MỞ ĐẦU
Sau 25 năm mở cửa và phát triển kinh tế, Việt Nam đã đạt được những thành tựu
đáng khích lệ. Năm 2007, việc Việt Nam gia nhập WTO đã tạo ra một bước ngoặc mới
trong phát triển kinh tế. Các hàng rào thuế quan dần được xóa bỏ, tăng tốc độ trung
chuyển hàng hóa. Hịa nhập vào dịng chảy này, các công ty vận tải giao nhận quốc tế
lần lượt ra đời ngày càng nhiều để đáp ứng nhu cầu của nền kinh tế trong việc vận
chuyển hàng hóa. Cơng ty TNHH MTV giao nhận Gấu Trúc Tồn Cầu là một trong
những doanh nghiệp như vậy. Mặc dù mới bước chân vào thị trường Việt Nam hơn 5
năm nhưng Công ty đã dần dần khẳng định được vị thế của mình trong lĩnh vực vận tải
giao nhận quốc tế.
Với mục đích tìm hiểu sâu hơn về qui trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng
đường biển, sau hơn một tháng thực tập tại Công ty, em quyết định chọn đề tài: “Quy
trình tổ chức thực hiện hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển tại
Công ty TNHH một thành viên Giao Nhận Gấu Trúc Toàn Cầu.”
Bài báo cáo có bố cục gồm 3 chương:
Chương 1: Giới thiệu chung về Công ty TNHH MTV giao nhận Gấu Trúc Toàn Cầu
Chương 2: Quy trình tổ chức thực hiện hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu bằng
đường biển tại Cơng ty TNHH MTV giao nhận Gấu Trúc Tồn Cầu

1


Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu
bằng đường biển tại Cơng ty TNHH MTV Giao Nhận Gấu Trúc Tồn Cầu
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới bộ môn Nghiệp vụ trường Đại học Ngoại
Thương cơ sở II tại TP.HCM đã tạo điều kiện cho sinh viên được đi thực tập ở doanh
nghiệp, có cơ hội tiếp cận với thực tiễn kinh doanh; thầy Tơ Bình Minh đã nhiệt tình
hướng dẫn giúp em hồn thành bài báo cáo này. Đồng thời, em cũng chân thành cảm
ơn Công ty TNHH MTV giao nhận Gấu Trúc Tồn Cầu nói chung và phịng kinh
doanh nói riêng, đã đón nhận và nhiệt tình giúp đỡ, hướng dẫn em trong suốt thời gian
thực tập tại cơng ty.

Chương 1
GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CƠNG TY TNHH MTV GIAO NHẬN GẤU TRÚC
TỒN CẦU
I. Q trình hình thành và phát triển doanh nghiệp
Tập đoàn Panda Logistics được thành lập tại Đài Loan vào năm 1987, hoạt động
trong lĩnh vực vận chuyển giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu. Đến nay, tập đồn
Panda Logistics đã có văn phịng tại nhiều quốc gia trên thế giới. Tháng 3 năm 2005,
tập đồn Panda Logistics chính thức mở rộng hoạt động sang Việt Nam - Công ty
Panda Global Logistics Co., LTD được thành lập theo giấy phép đăng ký kinh doanh
số 4104003491 để mở rộng hoạt động tại thị trường giao nhận hàng hóa xuất nhập
khẩu tại Việt Nam.
Tên giao dịch: Cơng ty TNHH MTV Giao Nhận Gấu Trúc Toàn Cầu.
Tên tiếng Anh: Panda Global Logistics Co., LTD.

2


Trụ sở công ty: Lầu 4, 85 Điện Biên Phủ, Phường Đa Kao, Quận 1, Tp. HCM.
Điện thoại: 84 – 8 – 39110025 FAX: 84 – 8 – 39102603.
Mã số thuế: 0305538963
Vốn pháp định: 800.000.000 VND (tám trăm triệu đồng Việt nam)
Tài khoản giao dịch tại ngân hàng ACB:
 VND: 41766469
 USD: 41767479
II. Chức năng và nhiệm vụ của doanh nghiệp
1. Chức năng doanh nghiệp


Cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển và
đường hàng không.



Cung cấp dịch vụ khai thuê Hải quan: Trên cơ sở được Nhà nước cho phép, tùy
theo yêu cầu của khách hàng, Công ty thay mặt người xuất khẩu – nhập khẩu để
khai báo, làm thủ tục Hải quan như một đại diện khai thuê Hải quan.



Dịch vụ đại lý tàu biển.



Dịch vụ tư vấn bảo hiểm.
Tuy thời gian hoạt động của công ty tại thị trường Việt Nam chưa lâ, nhưng với

chức năng hoạt động như trên, công ty có khả năng cung cấp dịch vụ và phục vụ tồn
bộ quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu cho khách hàng. Với sự linh hoạt và
nhạy bén trong việc nắm bắt xu thế của thị trường, cộng với chức năng hoạt động của
mình, cơng ty Panda Global Logistics đã từng bước mở rộng được mạng lưới kinh
doanh dịch vụ, đã tạo cho mình một thế đứng khá vững chắc trong lĩnh vực hoạt động
vận tải và giao nhận, thiết lập được những mối quan hệ mua bán bền vững với một số
khách hàng ở trong nước cũng như trên thế giới.
2. Nhiệm vụ doanh nghiệp


Từng bước xây dựng và thực hiện mục tiêu kinh doanh của công ty mẹ đề ra.



Phát triển và mở rộng họat động kinh doanh tại thị trường giao nhận hàng hóa
xuất nhập khẩu tại Việt Nam.

3




Góp phần phát triển lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại Việt Nam.

 Cung cấp dịch vụ giao nhận và vận tải quốc tế, các dịch vụ Logistics để tạo liên
kết kinh doanh hiệu quả giữa các doanh nghiệp xuất nhập khẩu Việt Nam và các
doanh nghiệp nước ngoài, đặc biệt là các doanh nghiệp Hoa Kỳ, EU, Nhật Bản.
 Bồi dưỡng và không ngừng nâng cao trình độ văn hóa, nghiệp vụ tay nghề cho
tồn bộ nhân viên của công ty.
III. Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp
1.
Sơ đồ tổ chức
Sơ đồ 1.1. Cơ cấu tổ chức Cơng ty TNHH MTV Giao Nhận Gấu Trúc Tồn Cầu
BAN GIÁM ĐỐC

PHỊNG

PHỊNG

PHỊNG KẾ

PHỊNG

PHỊNG

KINH

CHỨNG TỪ

TỐN

GIAO

H.CHÍNH

(Nguồn:
tài liệu giớiVÀthiệu
cơng
chính cơng tyN.SỰ
TNHH MTV
DOANH
DỊCH
VỤ ty năm 2008, phịng hành
NHẬN
Giao Nhận Gấu Trúc Tồn Cầu)
2.

Chức năng của các bộ phận nghiệp vụ
2.1. Ban giám đốc

 Tổ chức bộ máy nhân sự cho công ty.
 Theo dõi hoạt động kinh doanh của các phòng nghiệp vụ.
 Xây dựng kế hoạch kinh doanh cho công ty.
 Tham mưu về mặt pháp lý.

 Giải quyết các chính sách về chế độ lao động, tiền lương.
 Bồi dưỡng, đào tạo nhân viên cho cơng ty.
2.2. Phịng chứng từ
Phịng chứng từ được chia thành hai bộ phận: hàng xuất và hàng nhập.
2.2.1. Bộ phận hàng xuất
 Cập nhật lịch tàu chạy và cước của các hãng tàu và thông báo cho khách hàng.

4


 Thu thập thông tin về lô hàng, chuẩn bị chứng từ cần thiết cho khách hàng.
 Cung cấp thông tin của các lô hàng cho người vận tải, hãng tàu.
 Liên lạc và gửi chứng từ cho các đại lý nước ngồi về các lơ hàng để thay mặt
cơng ty theo dõi và giao hàng cho người nhận hàng tại nơi đến.
 Cung cấp thông tin cho khách hàng về lịch trình của các lơ hàng.
 Giải quyết các vấn đề phát sinh có liên quan.
2.2.2. Bộ phận hàng nhập
 Phụ trách về chứng từ cho tất cả các lô hàng nhập của công ty.
 Thực hiện các công đoạn cần thiết để đảm bảo hàng hóa giao cho khách hàng.
theo đúng thỏa thuận như fax Thông báo nhận hàng, giao Lệnh giao hàng cho





khách hàng…
Liên lạc với các hãng tàu, hãng hàng không để theo dõi tiến độ lơ hàng.
Theo dõi cơng nợ trong nước và nước ngồi trong phạm vi hàng nhập.
2.3. Phịng kinh doanh
Tìm kiếm khách hàng, liên lạc với các hãng tàu, đại lý trong và ngồi nước.

Giới thiệu lĩnh vực hoạt động của cơng ty với khách hàng, chào giá cước, dịch

vụ giao nhận, thuyết phục khách hàng sử dụng dịch vụ của công ty.
 Thường xuyên liên hệ và quan tâm đến khách hàng, thiết lập và cập nhật các
thông tin về khách hàng, ghi nhận và thu thập dữ liệu để giải quyết các khiếu nại
của khách hàng.
 Quản lý hồ sơ về giá cả, thông tin khách hàng, lịch tàu, lịch bay, báo giá cho
khách hàng; hướng dẫn, tư vấn cho khách hàng các vấn đề liên quan đến thủ tục
nhận / gửi hàng hóa xuất nhập khẩu.
2.4. Phịng kế tốn
 Tổ chức hạch toán kế toán, lập bảng tổng kết tài sản và báo cáo tình hình hoạt
động hàng tháng, lập bảng cân đối thu chi lời lỗ theo quy định.
 Phịng có nhiệm vụ kiểm tra giám sát các hoạt động tài chính của cơng ty, theo
dõi phần thanh tốn cơng nợ, thanh tốn các hợp đồng, thu tiền khách hàng…
 Xuất hóa đơn cho khách hàng, theo dõi thu chi hàng ngày, kiểm tra tài khoản
ngân hàng, viết lệnh chuyển tiền để thanh tốn kịp thời các lơ hàng…
2.5. Phòng giao nhận
 Thuê mướn các phương tiện vận tải, xếp dỡ để vận chuyển hàng theo yêu cầu
của khách hàng.

5


 Khai thuê Hải quan, xin giấy phép Hải quan, kiểm hóa, đóng thuế xuất nhập
khẩu và các cơng việc khác liên quan.
 Thay mặt chủ hàng mua bảo hiểm cho hàng hóa hoặc u cầu cơng ty, đại lý
bảo hiểm đến giám định hàng hóa nhập khẩu bị mất hoặc hư hỏng cho đến khi
giải quyết xong công việc.
 Phụ trách về giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, đóng hàng vào container, hồn
thành thủ tục Hải quan.

 Thay mặt chủ hàng kiểm tra về kiểm dịch, hun trùng, giám định hàng, xin giấy
phép và các dịch vụ liên quan khác.
2.6. Phịng hành chính nhân sự (h.chính n.sự)
 Nghiên cứu, bố trí nhân viên sao cho thích hợp và hiệu quả nhất, quản lý nhân
sự, đăng ký lao động với Sở lao động, đăng ký bảo hiểm xã hội, y tế cho nhân
viên.
 Tổ chức và quản lý thực hiện các mặt về công tác tổ chức nhân sự, lao động tiền
lương, khen thưởng…
 Theo dõi sự có mặt của nhân viên trong văn phịng.
IV. Tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
• Tình hình hoạt động giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng đường biển
Bảng 1.1. Kết quả kinh doanh của doanh nghiệp giai đoạn 2008 – 2010
Đơn vị tính: triệu đồng

Năm
STT
1

Năm

Năm

So sánh

So sánh

2009/2008

2010/2009

Tuyệt

Chỉ tiêu
Doanh thu

Tuyệt
%

đối

%

2008

2009

2010

đối

21.219

27.643

37.441

6.424

30,27

9.798

35,45

3.039

4.016

5.561

977

32,15

1.545

38,47

2.188

3313

4.588

1125

51,43

1.275

38,48

Lợi nhuận
2
trước thuế
Lợi nhuận
3
sau thuế

6


(Nguồn: báo cáo tài chính 2008-2010, phịng kế tốn cơng ty TNHH MTV Giao Nhận
Gấu Trúc Tồn Cầu)
• Đánh giá tình hình hoạt động của doanh nghiệp
Số liệu Bảng 1.1 cho thấy trong giai đoạn 2008 – 2010, kết quả kinh doanh của
cơng ty cịn khá khiêm tốn do bước đầu thành lập cịn nhiều khó khăn về thị trường, tổ
chức hành chính và nhân sự. Song, việc cơng ty duy trì được mức gia tăng doanh thu
và lợi nhuận (cả trước thuế và sau thuế) hàng năm trên 30% thể hiện sự phát triển rất
đáng khích lệ của cơng ty trong bối cảnh nền kinh tế gặp nhiều biến động.
Cụ thể, năm 2008, doanh thu công ty đạt 21, 219 triệu đồng, lợi nhuận sau thuế
đạt 2, 188 triệu đồng là khá khiêm tốn so với các doanh nghiệp cùng ngành. Đó là do
tính đến hết năm 2008, cơng ty chỉ mới đi vào hoạt động được 3 năm, chưa tạo được
thương hiệu mạnh mẽ tại thị trường Việt Nam. Tuy nhiên, những năm sau đó, nhờ việc
mở rộng thị trường và các dịch vụ kết hợp với đúc rút kinh nghiệm, công ty đã dần
nâng cao hiệu quả kinh doanh thể hiện qua mức tăng trưởng doanh thu (năm 2009 là
30.27%, năm 2010 là 35.45%) và mức tăng trưởng lợi nhuận trước thuế (năm 2009 là
32.15%, năm 2010 là 38.47%). Đặc biệt, trong 2 năm này, lợi nhuận sau thuế đạt mức
tăng trưởng vượt trội so với doanh thu và lợi nhuận trước thuế. Năm 2009 tỷ lệ này đạt
36.02% (năm công ty được giảm 30% thuế thu nhập doanh nghiệp theo công văn số

1326/BTC-CSST của Bộ tài chính). Năm 2010 lợi nhuận sau thuế tăng tuyệt đối 1, 275
triệu đồng, tăng tương đối 38.48%. Nhìn chung, các chỉ tiêu kinh doanh đưa ra đều đạt
được chứng tỏ tình hình hoạt động và phát triển của cơng ty có bước tiến mạnh mẽ.
V. Những cơng việc cụ thể được giao
Sau khi liên hệ thực tập tại Công ty, em được bố trí hoạt động tại phịng kinh doanh.
Tuần đầu tiên (27/06 – 02/07), em đã được nghiên cứu các tài liệu về tổng quan cơng
ty, tìm hiểu hoạt động cụ thể của Phòng kinh doanh cùng với bộ hồ sơ lưu trữ của các
hợp đồng liên quan đến nghiệp vụ vận tải giao nhận trong các năm 2008 - 2010, kết
hợp với việc quan sát các anh chị làm việc tại văn phòng cũng như tại cảng. Các tuần
tiếp theo, em đã được trực tiếp tham gia vào một số cơng việc của Phịng kinh doanh,
cụ thể như soạn thảo một số mẫu thư chào hàng, liên lạc với các khách hàng có nhu cầu

7


gửi hàng, gom hàng lẻ, soạn thảo hợp đồng thuê tàu (theo mẫu), theo dõi lịch tàu, báo
giá cho khách hàng…Đặc biệt dưới sự hướng dẫn nhiệt tình của các anh chị em được
trực tiếp tham gia vào một vài hợp đồng giao nhận, được thực tế tại cảng Cát Lái, quan
sát quy trình giao nhận hàng hóa, xếp dỡ hàng hóa cũng như làm thủ tục hải quan.

8


Chương2
QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG
XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH MTV GIAO NHẬN
GẤU TRÚC TỒN CẦU
I.

Sơ đồ tóm tắt nghiệp vụ

Nhận hàng từ người gửi
Thuê người chuyên chở

Chuẩn bị bộ hồ sơ khai
hải quan

Tổ chức giao hàng lên tàu
Trước khi tàu vào cảng

Làm thủ tục hải quan

Tổ chức giao hàng lên tàu
Khi tàu vào cảng
Gửi vận đơn cho chủ hàng

Lập bộ chứng từ

Lưu bộ hồ sơ

Sơ đồ 2.1. Tóm tắt quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển
(Nguồn: tác giả tổng hợp từ tài liệu hướng dẫn giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường
biển lưu hành nội bộ công ty TNHH MTV Giao Nhận Gấu Trúc Toàn Cầu)
II. Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển
Đối với một lơ hàng xuất khẩu, quy trình giao nhận được tiến hành theo các bước:
1. Nhận hàng từ người gửi hàng (người xuất khẩu)
Giữa Công ty và người gửi hàng sẽ có thoả thuận về phương thức và địa điểm
nhận hàng. Về phương thức, người gửi hàng có thể trực tiếp mang hàng đến hoặc sử
dụng dịch vụ vận chuyển nội địa của cơng ty. Cơng ty có một đội xe tải hoạt động rất

9


hiệu quả, khơng chỉ sử dụng cho mục đích vận chuyển quốc tế bằng đường bộ mà còn
rất tiện dụng cho vận chuyển nội địa trước khi vào chặng vận tải chính. Về địa điểm,
hàng hóa có thể được vận chuyển trực tiếp ra cảng vì cơng ty chưa có kho riêng.
Việc nhận hàng từ người gửi hàng cũng có những yêu cầu nghiêm ngặt vì sau khi
người giao nhận nhận hàng, trách nhiệm về hàng hóa sẽ thuộc về người giao nhận. Nếu
hàng là hàng nguyên container thì người giao nhận còn được giảm nhẹ trách nhiệm.
Còn đối với những lô hàng lẻ, những dịch vụ mà Công ty thực hiện có thể là tái chế lại
hàng hóa, hoặc đóng gói hàng hóa cho phù hợp với phương thức vận chuyển, tuyến
đường vận chuyển. Hàng hóa địi hỏi phải phù hợp với hợp đồng mua bán ngoại
thương. Sau khi đã kiểm nhận chính xác, Cơng ty có trách nhiệm bảo quản hàng hóa
chờ giao cho người chuyên chở.
Người xuất khẩu sẽ cung cấp hợp đồng vận chuyển và thông tin khái qt về lơ
hàng xuất khẩu của mình cho Cơng ty. Dựa vào những thơng tin có được, nhân viên
giao nhận sẽ liên hệ với hãng tàu và làm đơn đặt mượn container. Hãng tàu sẽ kiểm tra
lại hợp đồng vận chuyển và gửi cho người giao nhận: 1 giấy xác nhận đặt mượn
(booking confirmation) và 1 lệnh cấp container rỗng. Giấy xác nhận đặt mượn ghi rõ
thông tin về tàu, chuyến, số container, số seal, đặc biệt là thời hạn chót để vào sổ tàu
(closing time). Lệnh cấp container rỗng có tác dụng xuất trình lúc đến bãi lấy
container.
2. Liên hệ người chuyên chở hàng hóa
Dù hàng hóa được xuất khẩu theo điều kiện FOB hay CIF thì người giao nhận
cũng thường được ủy thác thuê tàu để chuyên chở hàng hóa. Người ủy thác tuỳ từng
trường hợp có thể là người gửi hàng (shipper) hay người nhận hàng (consignee).

10

Nếu Công ty được ủy thác thuê tàu, đối với tuyến đường cũ, thường xun có
hàng đi, cơng ty phải liên hệ với hãng tàu mà công ty đã làm giá trước đó để xin chỗ,
lưu cước hoặc xin container nếu là hàng đóng trong container. Cịn đối với tuyến
đường mới chưa có giá hoặc giá cũ đã hết hạn thì phải xin giá ở nhiều hãng tàu khác
nhau, sau đó chọn một giá tốt để chào cho khách hàng. Người giao nhận thường được
ủy thác thuê tàu vì người giao nhận có lợi thế là ln có lượng hàng lớn và ổn định nên
thường được hãng tàu cho hưởng những ưu đãi về giá cả, dịch vụ mà khách hàng nhỏ
lẻ khơng có được.
Trong thời gian liên hệ người chuyên chở, nhân viên giao nhận công ty kết hợp
với việc chuẩn bị tờ khai hàng xuất khẩu, gồm 2 bản (1 bản lưu người khai hải quan và
một bản lưu hải quan), trong đó có 27 mục nhỏ được chia làm 2 mặt (mặt A là phần
dành cho người khai hải quan kê khai, mặt B là phần dành cho kiểm tra của hải quan).
3. Tổ chức giao hàng lên tàu
 Trước khi tàu đến cảng bốc
 Hành trình của một con tàu thường là chở hàng đến cảng, dỡ hàng ra, lưu lại
cảng từ 1 - 3 ngày, xếp hàng mới lên rồi khởi hành. Đối với một số cảng của Việt Nam
như cảng Hải Phòng, thời gian một con tàu lưu lại chỉ là 1 ngày. Do đó, trước khi tàu
cập cảng, hãng tàu sẽ gửi Thơng báo thời gian dự kiến tàu vào cảng (ETA - Estimated
Time of Arrival) cho người giao nhận. Thời gian này phụ thuộc vào tuyến đường, thoả
thuận giữa hãng tàu và người giao nhận. Đối với Công ty, nếu tuyến đường xa, ETA
được gửi trước từ 24h - 48h, còn đường gần, ETA phải được gửi trước 48h - 72h.
Khi biết được thời gian dự kiến tàu đến cảng, nhân viên giao nhận của Công ty sẽ
phải làm một số công việc sau:
 Xin kiểm nghiệm, kiểm dịch cho hàng hóa để lấy giấy chứng nhận kiểm
nghiệm, kiểm dịch, nhất là đối với hàng nông sản thực phẩm.
 Lập tờ khai hải quan, thông quan hàng xuất khẩu, bộ hồ sơ khai Hải quan gồm:
• Tờ khai hàng hóa xuất khẩu có đóng dấu của người xuất khẩu và có ghi chú
mã số nói trên (2 bản chính: 1 bản lưu hải quan và 1 bản lưu người khai hải
quan);

11


• Giấy giới thiệu (1 bản chính);
• Phiếu tiếp nhận, giống như một bản tổng hợp những thông tin cần thiết (1
bản sao);
• Hợp đồng thương mại (1 bản sao);
• Hóa đơn thương mại (1 bản chính);
• Phiếu đóng gói (1 bản chính)

Tải bản FULL (file word 23 trang): bit.ly/2Ywib4t
Dự phịng: fb.com/KhoTaiLieuAZ

 Nộp thuế xuất khẩu (nếu có) cho hàng hóa.
 Cung cấp chỉ dẫn xếp hàng cho hãng tàu đồng thời nhận thông báo xếp hàng do
hãng tàu cấp.
 Lập bảng kê khai hàng hóa (Cargo list) gồm 5 bản để gửi cho cảng và gửi cho
tàu. Nội dung chính của Cargo list gồm: Tên cơng ty xuất nhập khẩu, Tên người nhập
khẩu, Tên hàng, Ký mã hiệu, Số lượng, Trọng lượng.
 Nếu là hàng xuất đóng trong container thì cùng với bản danh mục hàng hóa,
người giao nhận phải xin hãng tàu lệnh giao vỏ container rỗng để đưa cho khách hàng
về đóng hàng. Sau đó làm thủ tục hải quan, niêm phong cặp chì. Cịn nếu là hàng lẻ thì
người giao nhận sẽ cấp cho người gửi hàng vận đơn gom hàng (House Bill of Lading),
tập hợp các lơ hàng lẻ và đóng vào container sau khi đã qua kiểm tra của hải quan.
 Khi tàu vào cảng
 Tàu khi đã vào cảng, dỡ hết hàng và sẵn sàng cho việc xếp hàng, hãng tàu sẽ gửi
thông báo sẵn sàng xếp dỡ (NOR - Notice Of Readiness). Sau khi nhận được NOR,
nhân viên giao nhận của công ty sẽ phải kiểm tra xem thực tế tàu đã sẵn sàng xếp dỡ
chưa và ký chấp nhận vào NOR.
 Tổ chức chuyên chở hàng hóa ra cảng nếu hàng còn ở trong kho.

 Căn cứ vào bảng kê khai hàng hóa, tàu sẽ lên sơ đồ xếp hàng (Cargo plan).
Người giao nhận và phòng điều độ của cảng lên kế hoạch giao hàng, xếp hàng lên tàu.
 Trong thời gian xếp hàng, người giao nhận phải ln có mặt để giải quyết mọi
vấn đề phát sinh. Chẳng hạn hàng xếp lên tàu phải đảm bảo kỹ thuật tránh hư hỏng tổn

12


thất trong lúc bốc xếp. Trong trường hợp hàng bị hư hỏng tổn thất, người giao nhận
phải cùng cảng và các bên liên quan lập các biên bản cần thiết.
4. Lập bộ chứng từ
 Sau khi hàng đã được xếp lên tàu, nếu được ủy thác, người giao nhận phải lấy
được Biên lai thuyền phó (Mate’s Receipt - MR) để đổi lấy vận đơn. Để thuận tiện
cho việc lấy được tiền hàng, vận đơn phải sạch, đã xếp hàng lên tàu và cước trả trước
(nếu người xuất khẩu phải trả tiền cước). Nếu là hàng lẻ, người giao nhận trên cơ sở
chi tiết làm vận đơn nhận từ chủ hàng tiến hành lập vận đơn gom hàng.
 Sau đó, người giao nhận tập hợp vận đơn cùng một số chứng từ khác như hoá
đơn thương mại, hợp đồng mua bán ngoại thương, phiếu đóng gói… lập thành bộ
chứng từ thanh tốn gửi cho người gửi hàng.
 Ngồi ra, nhân viên giao nhận cịn phải thơng báo cho người gửi hàng biết ngày
tàu rời cảng để họ thông báo cho người nhận hàng, thanh tốn các chi phí cần thiết
cho cảng như bốc hàng, bảo quản, lưu kho…, tính tốn thưởng phạt xếp dỡ nếu có.
 Người giao nhận tiến hành kết tốn chi phí giao nhận với người gửi hàng.
 Cuối cùng, người giao nhận sẽ tiến hành lưu hồ sơ lô hàng, gồm các chứng từ:
∙ Tờ khai hàng hóa xuất khẩu (3 bản sao);
∙ Giấy xác nhận đặt mượn container (1 bản chính);
∙ Hợp đồng thương mại (1 bản sao);
∙ Hóa đơn thương mại (1 bản sao);
∙ Phiếu đóng gói (1 bản sao);
∙ Giấy chứng nhận xuất xứ hoặc giấy chứng nhận kiểm dịch (nếu có, 1 bản sao)

3796202

13