Tài liệu Quản trị sản xuất 13.6 doc

QUẢN LÝ DỰ TRỮ

1. Giới thiệu
Dự trữ là việc lưu giữ những hàng hoá hay nguyên liệu trong kho của chính doanh
nghiệp nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp cũng như nhu cầu sản phẩm của
khách hàng. Tuy nhiên, trong môi trường cạnh tranh người ta cần xem xét thận trong yếu
tố chi phí dự trữ nhằm đảm bảo cạnh tranh trong kinh doanh. Hệ thống sản xuất "đúng thời
điểm" hay còn gọi là “không kho” (JIT- Just in time) được hình thành xuất phát từ quan
điểm như vậy. Tuy nhiên, đối với nhiều doanh nghiệp hiện nay, phương pháp truyền thống
để quản lý dự trữ vẫn còn quan trọng và cần thiết, nhất là đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ
Việt Nam.
Trong phần này giới thiệu những yếu tố cơ bản của quản lý dự trữ truyền thống, một
số mô hình kỹ thuật thông dụng để quản lý dự trữ hiệu quả. Trong đó: (1). Quản lý dự trữ,
(2). Dữ liệu dự trữ, (3). Kiểm kê hàng hoá, là những nội dung chính của phần này.
2. Khái niệm và vai trò dự trữ trong hệ thống sản xuất kinh doanh
2.1. Dự trữ là gì?
Dự trữ bao gồm các sản phẩm hay nguyên liệu, nhiên liệu đang lưu trong kho, đang
trên đường vận chuyển, đang chờ sản xuất dở dang…và cả những thành phẩm đang chờ
bán. Hay nói cách khác, dự trữ bao gồm:
Tất cả các sản phẩm, hàng hoá mà doanh nghiệp có để bán.
Tất cả nguyên vật liệu, phụ tùng mà doanh nghiệp lưu giữ và sử dụng để sản xuất ra
các sản phẩm hay cung cấp dịch vụ.
Cần chú ý phân biệt: hàng dự trữ và hàng ế thừa.
Các loại hình kinh doanh khác nhau có các loại dự trữ khác nhau, ví dụ:
+ Kho cửa hàng bán lẻ
+ Nhà sản xuất
+ Người cung ứng dịch vụ
2.2. Thế nào là quản lý dự trữ
Quản lý dự trữ là việc tổ chức quản lý tất cả các công việc, các dữ liệu liên quan đến
công tác dự trữ để đảm bảo dự trữ một cách hiệu quả và giảm chi phí. Một cách cụ thể hoá,
quản lý dự trữ là tổ chức thực hiện những việc sau:

Nhận hàng: Đo lường và kiểm tra tình trạng hàng hoá hoặc nguyên liệu trước khi
nhập kho theo hoá đơn hay phiếu giao hàng
Dự trữ hàng: Thực hiện việc lưu giữ hàng hoá hay nguyên vật liệu an toàn, đúng
phương pháp đảm bảo cả về số lượng và chất lượng.
Kiểm tra hàng: Xác định kiểm tra hàng hoá hay nguyên liệu theo định kỳ hay đột
xuất khi cần thiết nhằm đảm bảo hàng hoá luôn ở trong tình trạng tốt và không bị thất thoát
đồng thời đảm bảo các nguyên tắc và phương pháp khi kiểm tra theo qui định của công ty.
Ghi sổ: Tiến hành ghi chép và quản lý dữ liệu liên quan đến toàn bộ các hàng hoá
nhập hoặc xuất kho nhằm cập nhật thông tin để ra quyết định dự trữ hiệu quả.
Sắp xếp: Sắp xếp hàng hoá trong kho theo nguyên tắc và trật tự nhằm làm hấp dẫn
khách hàng đồng thời tạo thuận tiện cho việc quan sát, kiểm kê, lấy hàng khi cần thiết.
Đặt mua hàng: Xác định được số lượng dự trữ cần thiết sao cho không thừa, không
thiếu và lập dự trù đặt mua hàng theo đúng thời điểm và đúng số lượng đúng chủng loại.
2.3. Lợi ích của quản lý dự trữ
Quản lý dự trữ nhằm đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng
• Cung cấp đúng những gì khách hàng cần
• Đáp ứng được sự thay đổi của nhu cầu về số lượng
• Tạo sự ổn định của dòng khách hàng
• Tạo sự phát triển lâu dài
Quản lý dự trữ tạo điều kiện sản xuất linh hoạt và an toàn
• Đáp ứng nhu cầu mở rộng sản xuất theo dự báo
• Đón trước những rủi ro trong cung ứng nguyên vật liệu hoặc chậm hàng
nhập: Thay đổi thời gian vận chuyển, hàng gửi không đúng lúc, hàng kém chất
lượng…
• Tạo sự ổn định và an toàn trong sản xuất kinh doanh
Quản lý dự trữ hiệu quả góp phần giảm chi phí trong kinh doanh
• Cân đối nhu cầu nguyên vật liệu tốt hơn
• Hàng hoá được bảo vệ tốt
• Tránh lãng phí ở nhiều khâu
3. Kỹ thuật ABC trong quản lý dự trữ

Kỹ thuật ABC thường được sử dụng trong phân tích hàng hoá dự trữ nhằm xác định
mức độ quan trọng của hàng hoá dự trữ khác nhau. Từ đó xây dựng các phương pháp dự
báo, chuẩn bị nguồn lực và kiểm soát dự trữ cho từng nhóm hàng khác nhau.
Trong kỹ thuật ABC, hàng hoá dự trữ được phân loại như sau:
- Nhóm A: Bao gồm những hàng hoá có giá trị hàng năm chiếm từ 60-70% so với
tổng giá trị dự trữ, trong khi đó về số lượng chỉ chiếm khoảng 5-10 % lượng hàng dự trữ.
- Nhóm B: Bao gồm những loại hàng hoá có giá trị hàng năm ở mức trung bình từ
25-30% ứng với số lượng khoảng 30% tổng số hàng hoá dự trữ
- Nhóm C: Gồm những loại hàng có giá trị hàng năm chiếm khoảng 5-10% nhưng số
lượng chiếm khoảng 60-70% tổng số lượng hàng dự trữ.
Ví dụ: Một doanh nghiệp giày ở thành phố Hồ Chí Minh sản xuất chín loại giầy. Chi
phí đơn vị và mức tiêu thụ hàng tháng của mỗi loại giày được cho ở bảng 6.1
Bảng 6.1. Các sản phẩm hiện tại và mức dự trữ
Sản phẩm Chi phí đơn vị (1000 VND)
Mức sử dụng hàng tháng (1000
đvi)
1
2
3
4
5
600
250
300
90
30
700
340
120
70

1000
6
7
8
9
20
450
560
40
600
100
50
600
Bảng 6.2. Tổng giá trí của từng loại sản phẩm
Sản phẩm Tổng giá trị Phần giá trị Phần số lượng
1
2
3
4
5
6
7
8
9
420000
85000
36000
6300
30000
12000

45000
28000
24000
0,612
0,124
0,052
0,009
0,044
0,017
0,066
0,041
0,035
0,196
0,095
0,034
0,020
0,279
0,168
0,028
0,014
0,168
686300 1,0 1,0
Bảng 6.3 Xếp thứ loại sản phẩmtheo tổng giá trị (giảm dần)
Sản phẩm Tổng giá trị Phần giá trị Phần số lượng Phần giá trị tích luỹ Nhóm
1
2
420000
85000
0,612
0,124

0,196
0,095
0,612
0,736
A
7
3
45000
36000
0,066
0,052
0,028
0,034
0,802
0,854
B
5
8
9
6
4
30000
28000
24000
12000
6300
0,044
0,041
0,035
0,017

0,009
0,279
0,014
0,168
0,168
0,020
0,898
0,939
0,974
0,991
1,00
C
686300 1,0 1,0
Bước thứ hai là phân tất cả các loại vào ba nhóm dựa trên tổng giá trị Kết quả được
trình bày ở bảng 6.4.
Bảng 6.4. Phân loại A B C cho các sản phẩm
Loại Sản phẩm % Giá trị % Số lượng
A
B
C
1, 2
7, 3, 5
8, 9, 6, 4
74
16
10
29
34
37
4. Các mô hình dự trữ

Có hai loại mô hình dự trữ chính thường thấy:
- Lượng hàng hoá cố định, thời gian đặt hàng thay đổi
- Lượng đặt hàng thay đổi, thời gian đặt hàng cố định
Mô hình 2 ta thường thấy hiện nay là phù hợp với hệ thống phân phối của các đại lý.
Mô hình 1 thích hợp hơn với các doanh nghiệp sản xuất. Ta sẽ xem xét mô hình này.
Trong mô hình 1, doanh nghiệp ước lượng để xác định một số lượng nào đó phù hợp
cho mỗi lần đặt hàng và cứ đến lúc nào cần thì cứ đặt đúng số lượng đó.
4.1. Mô hình EOQ
Trong mô hình này , ta biết được các dữ liệu sau:
- Nhu cầu hàng năm (D)