Tài liệu Cần có sự chuẩn bị tốt cho một cuộc đàm phán pdf

Cần có sự chuẩn bị tốt cho một cuộc đàm phán
Là một nhà kinh doanh, mà thường xuyên phải tiến hành đàm phán thương nghiệp, làm
thế nào để đạt được hiệu quả đàm phán cao nhất, điều này đã được biểu hiện rõ thông qua
các phương diện sau.
Cần có ngoại hình ưa nhìn

Tục ngữ có câu: “Người dựa vào quần áo, ngựa dựa vào yên”, trang phục phù hợp có ảnh
hưởng rất lớn đến ngoại hình của người đàm phán. Trang phục của người chủ tọa nên chú
ý tới: Phong cách ăn mặc chỉnh tề, phẳng phiu; Trang phục vuông vức, quần có xếp ly, cổ
áo, tay áo luôn giữ sạch sẽ, đặc biệt là phải phù hợp với ngoại hình. Một người có cách ăn
mặc cầu kì, kì quái sẽ tạo ấn tượng không tốt với đối tác.

Về phương diện ngoại hình, nam giới nên cắt tóc ngắn, gọn gàng, không nên để kiểu tóc
quá dài và kì dị. Kiểu tóc để tự nhiên, gọn gàng, khiến mọi người có cảm giác trang
trọng. Tóc của nữ giới có thể thay đổi nhiều kiểu khác nhau, tuy nhiên cũng không nên
quá kì dị. Đối với nữ giới mà nói, trang điểm nhẹ nhàng sẽ càng tăng thêm vẻ đẹp tự
nhiên. Ngược lại, trang điểm quá đậm sẽ tạo cảm giác tầm thường trong mắt mọi người.
Cuối cùng, cần chú ý tới sự thống nhất về trang phục, giày tất, kết hợp ví da và mũ.

Yêu cầu thứ hai là chú ý tới lời ăn tiếng nói

Trong quá trình đàm phán, thái độ cũng như lời nói của người đàm phán cần lịch sự. Một
người giỏi giao tiếp thì trong khi nói luôn giữ thái độ đúng mực, không lạnh nhạt cũng
như không vồn vã, không kiêu ngạo cũng như không tự ti. Ngược lại, khi nói chỉ mong
nhanh chóng đạt được yêu cầu hay có cử chỉ vâng vâng dạ dạ thì điều đó sẽ ảnh hưởng
xấu đến bản thân.

Trong khi họp mà bạn sử dụng ngôn ngữ bừa bại sẽ biểu hiện thái độ không tôn trọng đối
phương, thậm chí gây ra hiểu lầm và xung đột. Đối với người đàm phán, vấn đề trước
tiên họ gặp phải chính là cách xưng hô. Nhất thiết phải phân biệt rõ đối tượng để tiến
hành đàm phán, tôn trọng những thói quen xưng hô của đối phương, chú ý tới quan hệ

thân thuộc, những khác biệt về tuổi tác, tính cách, cũng như cách quan tâm lẫn nhau của
họ, đồng thời, khi xưng hô cần biết phân biệt trường hợp để biểu hiện sự tôn trọng với đối
phương.

Trong khi đàm phán, nên chú ý tới khoảng cách khi nói, cử chỉ hay âm điệu cũng như
cách sắp xếp câu nói cho hợp lý v.v…. Khoảng cách nói quá xa rất dễ dẫn đến tâm lý “
gây hấn” hơn là tâm lý “ cùng nhau hợp tác ”, sẽ làm sự cách biệt ngày càng lớn, và nảy
sinh mâu thuẫn. Khoảng cách gần gũi, biểu thị quan hệ đàm phán thân mật giữa hai bên,
dễ dàng nhượng bộ và thậm chí có thể làm giảm cảm giác nặng nề. Thông thường,
khoảng cách đàm phán nên giữ ở mức độ hơn nửa mét một chút.

Ngoài ra, người đàm phán cần có tư thế, cử chỉ hợp lý. Cử chỉ đóng vai trò chủ yếu trong
cuộc đàm phán, khi sử dụng ngôn ngữ cơ thể cần chú ý tới khoảng cách không gian.
Đồng thời, người đàm phán cần hiểu rõ dụng ý cử chỉ của đối phương. Bàn tay đung đưa
biểu thị sự không đồng ý; ngón tay gõ nhẹ lên bàn biểu thị sự cảm ơn; hai tay xoa vào
nhau biểu thị sự vui mừng hoặc vội vàng; giơ tay có nghĩa là không nói nữa. Trong cuộc
đàm phán, người đàm phán có thể vận dụng cử chỉ để biểu thị ngôn ngữ, dụng ý của
mình, ngón tay cái biểu thị số lượng, sự tán thưởng, sự phê bình, khẳng định và phủ định.
Khi vận dụng ngôn ngữ cơ thể cần tránh những cử chỉ khuếch trương thái quá.

Khi đàm phán, âm điệu nói có sự ngừng ngắt thay đổi, giúp tăng hiệu quả và nội dung
ngôn ngữ. Âm điệu lạnh nhạt bình thản thì gây cảm giác xa cách với đối phương. Ngược
lại, nếu như âm điệu tự nhiên tình cảm sẽ khiến cho đối phương giảm bớt cảm giác căng
thẳng, từ đó dễ dàng tiến hành đàm phán, đem lại một kết cục đàm phán tốt đẹp. Âm điệu
không đồng nhất sẽ phản ánh mức độ quan trọng của người đàm phán với cuộc đàm
phán.

Người đàm phán cần chú ý tới cách sử dụng từ ngữ trong đàm phán, nắm bắt tốt những
cách chào hỏi xã giao như hỏi han, mở đầu, bàn bạc trao đổi hay cách kết thúc cuộc đàm
phán, những từ ngữ hay dùng như “ chào ông ”; “cảm ơn ”; “ mong hợp tác lâu dài ”; “

tạm biệt ”. Ngôn ngữ sử dụng phải hợp lý, khéo léo, tránh dùng những từ ngữ cứng nhắc,
gượng gạo. Vận dụng những từ ngữ có cảm xúc. Một người đàm phán giỏi có kinh
nghiệm …ngược lại không nên có thái độ cự tuyệt hay tạo cảm giác gây hấn, dễ gây ra sự
ghen ghét, khó chịu.

Yêu cầu thứ ba là về phương diện hành vi, động tác

Hành vi của người đàm phán được biểu hiện qua nhất cử nhất động của họ trong suốt quá
trình đàm phán, cũng như thái độ và hiệu quả đàm phán.

Người đàm phán cần có tư thế đứng thẳng, vai bằng, thu vai, ngực thẳng, hai mắt nhìn
thẳng, miệng và gương mặt tươi tắn, hoà nh•, hai vai thả tự nhiên, không gò bó, vắt hai
tay ra sau hoặc đan chéo trước ngực, hai chân các khớp xương gối và hông thả lỏng về
trước. Tư thế đứng thẳng cũng phản ánh trạng thái tâm lý, nói lên ý chí hăng hái sôi nổi
của người đàm phán, tràn đầy tự tin và sức sống.

Người đàm phán cần có tư thế ngồi lịch sự, đoan trang. Khi đàm phán, tư thế ngồi phù
hợp nhất là để hai chân tiếp đất, đầu gối trống thẳng, toàn thân hướng về phía trước, tránh
việc vừa ngồi xuống đã dựa ngay vào ghế, hành vi này rõ ràng biểu thị không lịch sự, khi
ngồi ghế salông hai chân nên để nghiêng hoặc gác chân lên nhau là thích hợp, nữ giới khi
ngồi tránh dạng hai chân, càng không nên mở rộng chân, trông không lịch sự, biểu hiện là
người thiếu văn hoá.

Người đàm phán cần có dáng đi tự nhiên thoải mái. Yêu cầu về dáng đi là khi đi hai vai
thẳng, ánh mắt nhìn thẳng, gương mặt tươi vui. Tay thả lỏng, bàn tay nắm lại. Hai tay
đung đưa một cách tự nhiên.

Những yêu cầu về dáng đi có thể phân biệt được sự đồng nhất giữa chủ và khách: Làm
khách, khi vào nhà bước đi chậm rãi, nhìn quanh một lượt, xác định chỗ ngồi và phương
hướng thích hợp cho mình; Làm chủ, khi khách vào phòng, nên bước nhanh vào trước,

mắt nhìn và đưa ra lời thăm hỏi khách, nhằm biểu hiện tình cảm chân thành, thái độ thiện
chí mong muốn cùng hợp tác. Chủ nhà vào phòng trước tiên sau đó để biểu thị lịch sự
chủ nhà mời khách ngồi vào chỗ của mình, sau đó tới lượt mình ngồi.

Ngoài ra, thái độ của người đàm phán có ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả của cuộc đàm
phán cũng như cảm xúc hai bên đàm phán. Nếu như một bên đối tác có thái độ không tốt
hay quá cứng nhắc, thậm chí có thái độ đả kích đối phương, sẽ khiến cho cuộc đàm phán
bị rơi vào bế tắc. Nếu thái độ hai bên đối tác hoà thuận, thân thiết, sẽ không khó để xây
dựng một không khí đàm phán hoà hợp. Đồng thời, các hành vi, hoạt động của người
đàm phán cũng phản ánh hiệu quả đàm phán.

Tóm lại, người đàm phán xây dựng được những hình tượng tốt sẽ nắm trong tay quyền
chủ động và đạt được thành công rực rỡ trong cuộc đàm phán.

Nói về phong độ và khí chất đàm phán. Phong độ và ngoại hình có liên quan mật thiết với
nhau, một người có những cử chỉ tự nhiên, tinh thần hăng hái, và tràn đầy sức sống, sẽ dễ
dàng thu hút được sự quan tâm của người khác. Đồng thời, một người đàm phán có
phong cách hấp dẫn, quyến rũ, ngoại hình tự tin, luôn luôn ngăn nắp, không kiêu căng
cũng không tự ti khiến cho đối phương luôn có một cách nhìn tôn trọng và khâm phục,
càng thêm trân trọng cuộc đàm phán. Người đàm phán xây dựng được một hình ảnh diện
mạo tốt, thêm một chút kinh nghiệm đàm phán và tự tin, thì có thể nói rằng người đó
cũng có một phong độ tốt. Ngược lại, một người có diện mạo trung bình lại không chú ý
đến cách ăn mặc thì người đó không có phong độ tốt. Phong độ chính là biểu hiện bên
ngoài của một người khi người đó kinh nghiệm phong phú, và một tầm hiểu biết sâu rộng
sau một quá trình tích luỹ lâu dài. Đó cũng là biểu hiện hoàn hảo nhất trong sự kết hợp
giữa ngoại hình và phẩm chất bên trong mỗi con người.

Một người có phong độ và khí chất hoàn hảo, thì cho dù họ không nói gì, chỉ cần đứng
hay ngồi ở một nơi nào đó, lập tức sẽ thu hút được sự chú ý, ấn tượng sâu đậm và cảm
tình đặc biệt của mọi người. Cố tướng quân Geoger John Marshall – người Mỹ là một

người có khí chất đặc biệt. Theo lịch sử, chỉ khi tướng quân Marshall xuất hiện, lập tức
ông trở thành tâm điểm chú ý của các tướng sĩ, ai cũng có thể cảm nhận thấy vẻ uy
nghiêm vô hình của ông mà cảm phục ông, giọng nói trầm ấm, thận trọng vững vàng
nhưng đầy tinh thần quyết tâm, những phẩm chất đặc biệt trời phú của ông đã được biểu
hiện rất rõ trong khi đàm phán, khiến ai ai cũng phải kính sợ, nể phục. Ngoài tướng quân
Marshall thì Napoleon cũng có một khí chất như vậy, Napoleon vừa vào phòng tất cả mọi
người lập tức nín thở, tinh thần căng thẳng, không ai dám động một tiếng, trong tim như
có cảm giác kính sợ không nói lên lời. Vẻ đẹp ngoại hình và khí chất bên trong con người
dường như không có liên quan gì đến nhau, trên thực tế thì Napoleon chỉ cao 1,6m, người
thấp nhỏ.

Một người đàm phán có khí chất phi thường, có khả năng làm người khác kính sợ
sẽ khiến đối phương luôn có cái nhìn tôn trọng

Khí chất đặc biệt của người đàm phán luôn được biểu hiện thông qua các động tác cơ thể
ví dụ như dáng đứng, dáng ngồi hay dáng đi, phong cách nói chuyện hay nụ cười. Hành
động tự nhiên gợi ra cảm giác quyền uy, giống như sợi dây kết nối với đối phương, khiến
đối phương bị khất phục bởi bạn.

Trong cuộc đàm phán, người đàm phán có những suy nghĩ thận trọng hay cái bắt tay chắc
chắn, tinh thần tràn đầy tự tin và diện mạo đẹp, đó cũng chính là những nhân tố biểu hiện
phong độ và khí chất của người đó. Sức thu hút tiềm ẩn đó khiến đối phương có cảm giác
“ được đàm phán với bạn là niềm vinh hạnh cho tôi ”, cũng giống như cảm giác vui
sướng khi trong một trận cầu được tranh đấu với đối thủ ngang tài ngang sức. Đối
phương trong lòng cũng có cảm giác nhắc nhở mình “ khi đàm phán với người này, nhất
định không thể thất lễ ”, từ đó sẽ có cảm giác đàm phán tự tin hơn.

Khí chất, phong độ phi thường của người đàm phán ngoài khả năng thiên phú thì cần có
quá trình tích luỹ kiến thức và luyện tập từ thực tiễn mà có. Điều này yêu cầu người đàm
phán cần có tầm hiểu biết kiến thức sâu rộng, nắm rõ tâm lý học đàm phán và hành vi học

đàm phán, cùng những kinh nghiệm đàm phán phong phú, để có đủ năng lực ứng phó với