Tài liệu Các quy tắc trong hội nghị bàn tròn docx

Các quy tắc trong hội nghị bàn tròn


Việc hiểu sâu sắc các nghi thức trên bàn đàm phán không chỉ quan trọng đối
với các nhà ngoại giao mà còn quan trọng đối với cả các doanh nhân. Một cử chỉ
hoặc lời nói không thích hợp có thể phá hỏng ấn tượng mà bạn muốn tạo ra với các
đối thủ trên thương trường. Vậy, bạn cần phải chuẩn bị những gì trước một cuộc gặp
mặt quan trọng để không xảy ra bất cứ một sơ xuất nào?

Xác định các thành viên trong phái đoàn đàm phán
Trước bất cứ một cuộc gặp mặt quan trọng nào cũng đều phải chuẩn bị trước.
Cần phải xác định rõ chức danh và nhiệm vụ của tất cả các thành viên trong đoàn đàm
phán của đối tác. Bạn phải biết ai thực sự là người có quyền quyết định cuối cùng để
dành sự chú
ý đến người này nhiều nhất trong cuộc gặp mặt. Nhiều khi, đó không
phải là trưởng đoàn mà là người lãnh đạo bộ phận có liên quan nhiều nhất đến nội
dung của cuộc đàm phán. Chỉ sau khi xác định được tất cả những thông tin trên, bạn
mới chỉ định những thành viên trong phái đoàn của mình. Nếu bạn chọn chính xác các
thành viên, có nghĩa bạn đã nắm trong tay 80% của sự thành công.
Để làm tốt việc này, bạn phải lưu
ý một số điểm sau: số lượng thành viên của
hai phái đoàn đàm phán phải giống nhau; chức danh của các thành viên phải tương
đương nhau, thậm chí, nếu trong một phái đoàn, người lãnh đạo bộ phận đi cùng với
trợ l
ý thì trong phái đoàn còn lại cũng phải theo đúng như vậy, cách thức này còn
được gọi là “mặt đối mặt”; những thành viên trong phái đoàn phải thực sự cần thiết
cho cuộc đàm phán, nếu không hiệu quả của cuộc đàm phán sẽ tỷ lệ nghịch với số
thành viên trong phái đoàn.
Trong trường hợp ngược lại nếu công ty bạn là phía có sáng kiến tổ chức buổi
đàm phán, thì bạn phải lựa chọn những thành viên của mình như thế nào? Việc này
phụ thuộc hoàn toàn vào mục đích của bạn. Nếu bạn định giới thiệu với đối tác về một

dự án mới của mình, thì số lượng thành viên không hạn chế. Còn nếu bạn định thảo
luận về một vấn đề hoặc một quyết định cụ thể nào đấy thì số thành viên chỉ cần vừa
đủ.
Một đoàn đàm phán đông người có thể gây ra hiệu ứng áp đảo về tâm l ý,
nhưng với một cuộc đàm phán “mặt đối mặt” sẽ dễ đạt được thỏa thuận hơn.

Quy tắc chung về thời gian
Thông thường, bên muốn tổ chức đàm phán phải thông báo ý định của mình
trước hai tuần. Địa điểm diễn ra đàm phán là do bên tổ chức đưa ra nhưng phải được
sự đồng ý của phía khách m
ời.
Trước khi diễn ra đàm phán, hai bên phải thống nhất trước những vấn đề sẽ
đem ra bàn luận và xác định mục tiêu của cuộc đàm phán.
Không có những thông lệ về thời gian diễn ra cuộc đàm phán, nhưng tốt nhất là
nên tổ chức vào buổi sáng. Sẽ không lịch sự nếu ấn định cuộc đàm phán vào sáng sớm
hay tối muộn.
Hiển nhiên là không thể đến muộn, nhưng cũng không nên đến sớm vì như thế
có thể làm khó xử cho bên tổ chức.
Thông thường, một buổi đàm phán kéo dài khoảng hai tiếng. Nếu cuộc đàm
phán dự tính sẽ diễn ra dài hơn, thì sau hai tiếng phải nghỉ giải lao ít nhất 30 phút.
Trong khoảng thời gian này có thể mời khách uống chè hoặc cà phê. Nhân viên phục
vụ phải mang nước ra mời khách trước, bắt đầu từ chủ tịch phái đoàn đàm phán của
đối tác.
Chỉ được quyền hút thuốc lá trong thời gian đàm phán nếu đã thỏa thuận trước.
Tuy nhiên, nói chung không nên hút thuốc và không uống gì khác ngoài nước khoáng
trong thời gian tiến hành đàm phán.

Không gian diễn ra đàm phán
Cuộc đàm phán diễn ra ở đâu là tốt nhất – trong trụ sở của công ty mình hay
trên một địa phận trung lập? Câu trả lời một lần nữa lại phụ thuộc vào nội dung của

cuộc gặp mặt. Nếu bạn muốn có một sự lợi thế nào đó về tâm l
ý, thì tốt nhất hãy tổ
chức đàm phán ở công ty của bạn.
Lý
tưởng nhất là tổ chức đàm phán trong những gian phòng được thiết kế
riêng cho việc này. Các cánh cửa tủ trong phòng phải được đóng kín, giấy tờ không
được để trên bàn để tránh tạo cảm giác bất tiện cho phía được mời.
Điểm chính của căn phòng đàm phán chính là cái bàn. Tốt nhất là bàn hình tròn
hoặc oval, với những cái bàn có góc, ngay từ đầu đã tạo cho các thành viên tham gia
đàm phán cảm giác của sự đối đầu. Trong trường hợp, nếu trong phòng đàm phán của
chủ nhân chỉ có một cái bàn hình chữ nhật, thì tuyệt đối không được xếp chỗ ngồi ở
hai cạnh ngắn hơn, các thành viên hai phái đoàn ngồi đối diện, mặt đối mặt theo chức
danh.
Sẽ không lịch sự nếu xếp chỗ cho khách ngồi quay lưng vế phía cửa ra vào hoặc
đối diện với cửa sổ. Đại điện của tổ chức phải ngồi đối diện với cửa ra vào để tiện cho
những trường hợp cần thiết, ví dụ kín đáo ra lệnh cho thư k
ý mang thêm nước hoặc
thay gạt tàn thuốc lá.
Nếu các thành viên trong buổi đàm phán không biết trước về nhau, thì nên đặt
trước mặt mỗi người một khung bìa có ghi đủ tên họ để tiện cho việc giao tiếp.
Khoảng cách giữa hai ghế ngồi ít nhất là từ 1,5-3 m. Đây được gọi là “cự ly xã
hội”. Một khoảng cách quá rộng có thể tạo cho các thành viên cảm giác bị “loại ra”
khỏi cuộc đàm phán.
Không nên có thái độ suồng sã quá trong cuộc gặp mặt, không nên vươn người
sang phía không gian của người ngồi cạnh để lấy những đồ vật hoặc tài liệu của họ mà
chưa được phép, hoặc tự sắp đặt lại chỗ ngồi cho thoải mái cũng là điều không được
phép.
Một quy tắc quan trọng nữa là giữ bí mật. Vì vậy, nếu bạn muốn ghi âm hoặc
thu hình lại cuộc đàm phán, thì phải được sự đồng
ý của phía bên kia.

Cách ăn mặc
Cách ăn mặc của các thành viên phải thật hoàn hảo. Bởi vì, điều này thể hiện
tính nghiêm túc và chuyên nghiệp của bạn. Vì vậy, trong các buổi gặp mặt quan trọng
nên ăn mặc theo lối truyền thống. Đàn ông nên mặc com-lê màu đen, xám hoặc xanh
tím than, áo sơ mi dài tay một màu hay với những đường kẻ nhỏ, cravat lụa, tất cùng
màu với quần, giày buộc dây. Phụ nữ cũng có thể mặc com-lê, đi giày thấp cổ, không
mặc váy ngắn, trang điểm nhạt, tóc gọn gàng, đặc biệt bàn tay phải được chăm sóc, các
đồ trang sức càng ít càng tốt và tránh gây cảm giác lố lăng.
Kinh doanh là một xã hội không giới tính, vì vậy, ở đây không có thói quen
nhường phụ nữ. Tất nhiên, sẽ là lịch sự nếu nhường chỗ cho phụ nữ trong bàn đàm
phán, nhưng các business-lady không nên đòi hỏi việc này.
Nếu bắt tay và giới thiệu là những hành động chính thức để làm quen thì trao
đổi các vi-dít lại là hành động không chính thức. Nhưng sẽ rất bất lịch sự nếu sau khi
nhận các vi-dít đút ngay vào túi hoặc ví, cần phải xem kỹ trước khi cất đi.

Sức mạnh của ngôn từ