Tài liệu PMF1/9 Cơ bản về quản lý dự án - Khởi đầu dự án pptx

 bn v Qun lý d
án
Khi u d án
Khi u d án
Copyright © 1998-2007 by STS
2
 án là gì?
Khái nim
Tóm tt các nguyên tc c bn:
 t  án là mt tp hp các hot ng phc tp, mc tiêu ca các hot ng này là
tha mãn các yêu cu ca Chu t /nhà tài tr.
 t d án luôn luôn phi áp ng các u kin sau:
1. Là duy nht
2. Có mt  mi m nht nh
3. Có mt nhà tài tr/chu t
4. Có mt giám c d án
5. Có mt mc tiêu c thit lp
6. t K hoch thc hin c son tho
7. Mt ngân sách c chun b
 Không c coi là mt d án nu:
1. Công vic có tính cht lp li
2. Công vic rt nh (Nhiu công ty ã  ra mc ngân sách ti thiu mà mt hot
ng vi ngân sách ó không c coi là d án: $ 50,000, $ 250,000. Mt s
công ty li không áp dng vic gii hn ngân sách nh vy).
Các khái nim liên quan:
- Các bên liên quan
- Chu t/Nhà tài tr
Tài liu tham kho:
Tìm hiu thêm thông tin v ch này có th tham kho các tài liu sau ây:
PMBOK® Guide: 1.2: D án là gì?
1.3: Qun lý d án là gì?

2.1: Chu k d án
2.2: Các bên liên quan
3.1: Các quy trình qun lý d án
IPMA Ranh gi
i Kh nng: Chng 1: Các D án và qun lý d án
Chng 2: Trin khai qun lý d án
Chng 3: Qun lý bng các d án
Chng 4: Tip cn h thng và lng ghép
Chng 5: Bi cnh d án
Khi u d án
Copyright © 1998-2007 by STS
3
How to do...
Làm th nào  bit c mt nhim v thc s có phi là mt d án không?
1. Chc chn nó không phi là mt d án khi có ít nht mt trong nhng yu t sau:
a. ó là mt công vic hàng ngày.
b. Không xác nh thi m hoàn thành.
c. Chi phí rt nh.
2. Là mt d án, khi áp ng tt c nhng u kin sau:
1. Công vic này là duy nht.
2. Công vic này có mt s khía cnh mi.
3. Công vic này do mt nhà tài tr/chu t yêu cu.
4. Công vic này có (hoc s có) mt mc tiêu rõ ràng.
5. Công vic này có (hoc s có) mt thi hn hoàn thành.
6. Công vic này có (hoc s có) mt ngân sách nht nh.
Ví d
1. Th nào là mt  án?
a.  bây gi cho n cui
tháng 12, phi tng doanh
 bán hàng 15% sn phm

P ti ông Nam Á c v giá
tr và khi lng.
b. Trong vòng 8 tháng, phi
gim 20% s lng sn
phm có li sn xut b tr
i.
c. Trc cui nm, phi thay
th tt c các máy in ni a
ng các máy in cht lng
cao.
2. t s ví d v nhng công vic không phi là d
án:
a. Phát trin bán hàng  Châu
Á.
b. m bo cht lng các
ch v sau bán hàng.
c. m bo có  các máy in
trong phòng
Khi u d án
Copyright © 1998-2007 by STS
4
Danh mc rà soát
n ang ng trc mt d án khi nó có nhng c trng sau:
 Duy nht
 t phn nht nh nào ó có tính mi m
 Có mt chu t/nhà tài tr
 t giám c d án
 t mc ích c xác nh rõ ràng
 t thi hn c xác nh rõ ràng
 t ngân sách c xác nh rõ ràng

y cn tránh
 u không có Chu t, cn phi chú ý!
 c tiêu ca d án ã c trình bày chính xác cha (xem "các mc tiêu ca 
án")?
 Chú ý: nu bn xem tt c công vic là các d án thì bn s làm quá ti h thng
qun lý d án.
Khi u d án
Copyright © 1998-2007 by STS
5
t u mt d án nh th nào?
Khái nim
Tóm tt các nguyên tc c bn:
- Thông thng c nm nhân t trên không xut hin ngay tu d án. Phi làm th
nào?
- u mc tiêu cha c xác nh rõ ràng: công vicu tiên ca giám c d án là
phi xác nh mt cách rõ ràng mc tiêu ca d án, bng cách tho lun vi nhà tài
tr/chu t và/hoc vi khách hàng.
Tài liu tham kho:
Tìm hiu thêm thông tin v ch này có th tham kho các tài liu di ây :
PMBOK® guide: 2.1: Chu k d án
3.1: Các chu trình d án
4.1: Xây dng Tin d án
IPMA Ranh gii Kh nng: Chng 5: Bi cnh d án
Chng 10: Thit k d án
How to do...
t u mt d án nh th nào?
n là giám c d án, cp trên ca bn (nhà tài tr/chu t/ch d án) giao cho bn
trng trách qun lý mt d án. ây là các bc ban u cn phi tin hành:
1. n phi chc chn rng bn ã hiu rõ vn  hoc nhu cu phát sinh ra d án.
Hãy trình bày li bng hành vn ca bn, và trình bày vi chu t.

2. m bo chc chn là bn ã hiu rõ các mc tiêu ca d án, và bit c các kt
qu mà d án cn t c.
3. Xác nh rõ ràng vi nhà tài tr/ch d án/chu t các giai n chính ca d
án, bi vì các giai n ca d án ph thuc vào quy mô ca d án: có giai n
tin d án không? có cn phi a ra yêu cu d án không? có phi a ra k
hoch d án không?
-   án có th bt u, bn cn phi - mt cách lý tng –
có
m nhân t sau:
a. Mt khách hàng (ngi chu trách nhim chi tr sau n
ày cho
 án, và là ngi hng li trc tip t d án)
b. Mt nhà tài tr/Chu t
c. Mt giám c d án
d. Mt vn  cn gii quyt/mt nhu cu cn c tha mãn
e. Mt mc tiêu cn t c
Khi u d án
Copyright © 1998-2007 by STS
6
4. Xác nh các kt qu chính mà d án cn t c.
5. Ngay t khi bt u, bn nên xác nh các m mc quan trng ca d án mà 
ó bn cn có sng ý hay phê duyt ca nhà tài tr/ch d án/chu t. Các
m mc này có th là :
a.  phê duyt liên quan n các mc tiêu ca d án
b.  chp nhn tin hành giai n tin d án
c. a chn các gii pháp k thut a ra
d. Vic chp nhn h s xin d án
e. Vic chp nhn k hoch d án
f. Các m mc cho tng kt qu
g.  phê duyt chung (Phê duyt d án)

Ví d
Trang Web
 n làm vic  phòng Marketing, có mt s kinh nghim v thit k
trang Web, và ã có mt s thành công v pht trin Internet.
 Hôm kia, sp i vào phòng làm vic ca bn và nói : «Tôi ã tham
kho trang Web ca công ty và tôi thy nó hi b li thi. ã mt
m ri ri. Anh có th xem chúng ta có th làm gì c không ?
có vô s th mà chúng ta phi a lên mng Internet. Tôi ngh rng
chúng ta phi u t 3-4 tháng  có mt trang Web t t. »
 Sau cuc tho lun này, bn vn không bit chính xác c sp mun gì. Bn
ng bit rng sp cng thiu nhng kin thc chuyên sâu v thit k trang Web.
n quyt nh tin hành theo cách "s phm" nh sau:
1. n u t mt tun làm vic  tìm ra các hng có tha ra các mc
tiêu tim nng. Ví d:
 a lên trang Web các thông tin vic làm ca doanh nghip.
 o c hi cho phép khách hàng có th t mua linh kin trên
ng Internet.
 a lên mng bn v ca mt s linh kin ca máy trên Internet
(hoc là Extranet).
 Theo dõi tin  d án ca khách hàng trên Extranet.
2. Sau ó, bn gii thiu các mc tiêu này cho cp trên ca bn, ng thi
n cng a ra ví d các trang Web ca các doanh nghip khác cng có
nhng ni dung tng t.
3. Hy vng rng, cp trên ca bn hoàn toàn hài lòng, và ông ta mun bn
thc hin tt c nhng gì mà bn gii thiu.
4. n trình bày vi cp trên là vic xây dng trang Web s tn kém. Ông ta
yêu cu bn xây dng ngân sách cho d án ó.
5. n u t thêm mt tun na  tính chi phí cn thit (vi  chênh
ch+/- 30%) cho mi gii pháp a ra, và xác nh các thay i có th
i vi c cu t chc doanh nghip.

6. n li t chc mt cuc tho lun na vi cp trên  làm sáng t thêm
tình hình: da trên các c lng thô, ông ta quyt nh chn gii pháp
Khi u d án
Copyright © 1998-2007 by STS
7
sau: to c hi cho các khách hàng t mua các linh kin qua mng
Internet là gii pháp cho thy rõ nht các li ích ca doanh nghip nu so
sánh vi chí phí cn phi u t.
Danh mc rà soát
 Chu t/nhà tài trã c xác nh cha?
 Khách hàng ã c nhn dng cha?
 Nhu cu/vn ã c hiu rõ cha?
 c tiêu ca  ánã c trình bày rõ ràng cha?
 Các kt qu ã c xác nh rõ cha?
y cn tránh
 t c mi ngi trong công ty u nhn thc c s cn thit ca  án- nhng
n cha tìm ra c nhà tài tr/chu t cho d án
 Các bên liên quan trong d án th hin các mc tiêu khác nhau i vi d án.
Khi u d án
Copyright © 1998-2007 by STS
8
Xác nh vn 
Khái nim
Tóm tt các nguyên tc c bn:
- Ngun gc ca mt  án n
m  mt trong hai th
sau:
a) t vn  - ví d, ngi s dng không h
ài
lòng v thit k ca chn bùn ô tô, trong ln

n xut u tiên, nó c thit k rt ti.
b) t nhu cu – ví d các lái xe mu
n ô tô ca
c lp t h thng nh v di ng toàn
u.
 Trong c hai trng hp, nht thit phi phân tích cn k, ngay tu d án, vn 
hay là nhu cu: "chính xác là ngi s dng mun gì?" (hoc là khách hàng).
- Có mt s phng pháp và công c thc hin phân tích:
A. Phng pháp “5 Ti sao”
B. Mô phng
C. Phng vn
D. Benchmarking
 Tuy nhiên, mt trong nhng yu t thành công quan trng nht thì rt n gin:
u bn mun hiu c tht s vn  hay nhu cu thì bn phi dành thi gian
làm vic vi ngi s dng cui cùng.
Tài liu tham kho:
Tìm hiu thêm thông tin v ch này có th tham kho các tài liu di ây:
PMBOK: 5.1: Lp K hoch phm vi d án
5.2: Xác nh phm vi d án
IPMA Vch Ranh Gii Nng Lc
: Chng 31: Gii quyt vn 
How to do...
Phân tích Nhu cu/Vn  nh th nào?
1. p danh sách nhng ngi liên quan.
2. Phng vn nhng ngi này và trao i vi h nhng câu hi ng (ví d: "anh
không thích nhng m gì  b phn chn bùn ca chic ô tô này?").
3. p mt danh sách các vn /nhu cu.
4.  gng xác nh xem liu nhng vn /nhu cu này có phi do mt vn  khác
gây ra hay không.
Ví d