Quy trình mua hàng hóa địch vụ của công ty sản xuất



QUY TRÌNH MUA HÀNG
HĨA VÀ DỊCH VỤ
Đơn vị
Mã số
Lần ban hành
Ngày ban hành
Số trang

:
:
:
:
:

CTY CP NGUYÊN VŨ
QT.-MHHDV
01
20/02/2018
13

Kiểm tra

Kiểm soát

Phê duyệt

Tên

Trần Thị Đông Huê

Nguyễn Quốc Bảo

Hồ Thị Lan Chi

Chức vụ

TP.Mua hàng

P.TGĐ Sản xuất

Tổng Giám đốc

Ngày

Chữ ký


TRANG KIỂM SOÁT BAN HÀNH, SỬA ĐỞI
Lần ban
hành/ngày ban
hành

Trang sửa
đổi

Nợi dung chính soạn thảo, sửa đổi

DANH SÁCH PHÂN PHỐI TÀI LIỆU
ST

T

Đơn vị được nhận tài liệu

Nhận bản photo
(ghi rõ số lượng)

Nhận file mềm (đánh
dấu “X” vào nếu được
nhận)


1. MỤC ĐÍCH
- Nhằm chuẩn hóa các nghiệp vụ trong quy trình mua hàng hóa dịch vụ và các u cầu cần thiết
trong q trình kiểm sốt chi phí mua hàng.
- Phân công, phân nhiệm và quy định rõ cách thức phối hợp giữa các đơn vị liên quan để đảm bảo
việc thực hiện kiểm sốt q trình mua hàng đạt hiệu quả cao.
- Đảm bảo tính khách quan trong cách thức lựa chọn đơn vị cung cấp phù hợp với yêu cầu của
Công ty Cp Nguyên Vũ.
2. PHẠM VI ÁP DỤNG
Quy trình này áp dụng cho tất cả các nhu cầu mua hàng hóa dịch vụ trong Cơng ty Nguyên Vũ
loại trừ các loại hàng hóa dịch vụ sau:
+ Điện, nước, Điện thoại sử dụng cho tất cả các đơn vị trong Cơng ty Ngun Vũ.
+ Gỗ trịn mua từ công ty Hải Vương
3. ĐỊNH NGHĨA, THUẬT NGỮ VÀ TỪ VIẾT TẮT
 Định nghĩa
- Hàng hóa bao gồm nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu phục vụ sản xuất kinh doanh (trừ các hàng
hóa vật tư loại trừ phía trên mục số 2), cơng cụ dụng cụ, các máy móc thiết bị phục vụ sản xuất,
các trang thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm, những sản phẩm để thương mại, phương tiện bảo
vệ cá nhân, …

- Dịch vụ là các hoạt động Công ty Nguyên Vũ phải thuê các đơn vị bên ngoài thực hiện: cung
cấp phần mềm, đào tạo, tư vấn, hiệu chuẩn thiết bị đo, kiểm định máy móc thiết bị, đo đạc và
giám sát mơi trường, dịch vụ in ấn, thiết kế quảng cáo, bảo hiểm, các dịch vụ cảng, dịch vụ vận
chuyển …
 Thuật ngữ
- Đơn vị có nhu cầu là đơn vị có nhu cầu mua hàng hóa và dịch vụ, bao gồm: các đơn vị/phịng
ban tḥc Cơng ty Ngun Vũ bao gồm VPSG và Nhà máy gỗ Nguyên Vũ
Từ viết tắt



- CÔNG TY NGUYÊN VŨ

: Công ty CP Nguyên Vũ

- CT.HĐQT

: Chủ Tịch Hội đồng quản trị

- Ban TGĐ

: Ban Tổng Giám đốc

- Phòng MH

: Phòng Mua hàng

- NCC

: Nhà cung cấp

4. QUY ĐỊNH TRÁCH NHIỆM & THỜI GIAN XỬ LÝ BỘ HỒ SƠ
4.1. Quy định trách nhiệm
 Đơn vị yêu cầu, Phòng MH là các đơn vị chịu trách nhiệm về chất lượng hàng mua, giá cả hợp
lý và tính minh bạch của quá trình mua hàng (tùy theo chức năng của từng phịng ban).
 Đơn vị u cầu
-

Cung cấp thơng tin vật tư mua thường xun của Phịng bảo trì và Hệ thống sản xuất (tên, số
lượng, qui cách, chủng loại…) gửi về Phòng MH để thiết lập danh mục hàng thay thế dự phịng
thường xun trình phê dụt Ban TGĐ.
+ Phịng bảo trì chịu trách nhiệm về hạng mục sử dụng thường xun tại hệ thống bảo trì
máy móc thiết bị. Khi gửi thơng tin cho phịng mua hàng Phịng bảo trì phải gửi cho phịng
KH để theo dõi thơng tin.


+ Phòng KH chịu trách nhiệm về hạng mục sử dụng thường xuyên tại hệ thống sản xuất
-

Cung cấp đầy đủ các yêu cầu kỹ thuật của hàng hóa/dịch vụ cần mua trong bộ hồ sơ yêu cầu
mua hàng; đồng thời chịu trách nhiệm thẩm định các yếu tố kỹ tḥt của hàng hóa/dịch vụ và
phản hồi thơng tin về Phịng MH để có qút định mua tối ưu.

-

Đơn vị yêu cầu có trách nhiệm thẩm định kỹ thuật, sản phẩm của nhà cung cấp mới hoặc khi
nhận yêu cầu xem xét kỹ thuật từ Phòng MH.

-

Đơn vị đề xuất mua hàng phải có trách nhiệm kiểm tra và trừ hàng hóa tồn kho trước khi gửi
phiếu đề xuất cung cấp vật tư.
Có thể Giới thiệu nhà cung cấp đủ năng lực, phù hợp với yêu cầu mua hàng để công tác mua
hàng diễn ra thuận lợi .

-

Tham gia phối hợp cùng với Phòng MH, để đánh giá nhà cung cấp, thẩm định các yếu tố mang
tính kỹ thuật để lựa chọn nhà cung cấp tối ưu.

-

Theo dõi tuổi thọ của hàng hóa vật tư định kỳ (cập nhật hàng tháng) báo cáo về Phịng MH.

-

Có trách nhiệm theo dõi tiến độ thực hiện yêu cầu mua hàng của đơn hàng đơn vị mình u cầu,
kịp thời thơng báo đến các đơn vị liên quan về tiến độ thực hiện việc thẩm định để kịp thời đáp
ứng yêu cầu mua hàng.

-

Định kỳ thứ 5 hàng tuần đơn vị yêu cầu sẽ gửi bảng tổng hợp, theo dõi tiến độ đơn hàng gửi cho
đơn vị trực tiếp tiếp nhận, đơn vị tiếp nhận có trách nhiệm phản hồi lại thơng tin cho đơn vị yêu
cầu về tiến độ đơn hàng vào thứ 7 hàng tuần theo biểu mẫu “Bảng theo dõi vật tư yêu cầu”
BM01

 Phòng MH, Phòng HCNS
-

Phòng MH, Phòng HCNS chịu trách nhiệm nhận Phiếu đề xuất mua hàng, cân đối hàng tồn kho,
làm rõ các yếu tố kỹ thuật của nhu cầu mua hàng, đưa ra các đặc điểm nhận dạng để mua và đáp
ứng tốt nhu cầu sử dụng của đơn vị yêu cầu.

-

Phối hợp với các đơn vị có nhu cầu thiết lập danh mục hàng thay thế dự phòng thường xuyên.

-

Chịu trách nhiệm chính trong việc tổ chức thực hiện khảo sát thực tế cùng với các đơn vị liên
quan nhằm đánh giá năng lực NCC và thẩm định thực tế các yếu tố kỹ tḥt, chất lượng (nếu
có) của hàng hóa cần mua.

-

Tìm kiếm NCC, nhận báo giá từ NCC, đàm phán giá để có giá tối ưu, chịu trách nhiệm chính
trong việc thiết lập hồ sơ nhà cung cấp, phối hợp với NCC… để tổ chức đàm phán trực tiếp với
NCC, đề xuất NCC phù hợp yêu cầu kỹ thuật, trình ký và theo dõi tờ trình phê duyệt mua hàng
theo quy trình để đáp ứng tiến đợ cung cấp hàng hóa cho đơn vị có nhu cầu.

-

Chịu trách nhiệm chính trong việc xem xét thẩm định về giá, tìm kiếm và đề xuất NCC mới để
đảm bảo hàng mua vào phù hợp với yêu cầu kỹ thuật, giá cả cạnh tranh tại thời điểm thẩm định
giá; phối hợp các phòng ban tổ chức đánh giá năng lực NCC.

-

Chịu trách nhiệm lưu trữ hồ sơ mua hàng để truy xuất khi có nhu cầu.

-

Chịu trách nhiệm báo cáo xin ý kiến Ban Tổng Giám đốc những vướng mắc khó khăn cho từng
đơn hàng cụ thể để có hướng giải quyết nhanh kịp thời đơn hàng.

 Ban Tổng Giám đốc
- Các Phó Tổng Giám đốc khác có trách nhiệm tham mưu cho Tổng Giám đốc, Chủ tịch HĐQT
phê duyệt, lựa chọn nhà cung cấp cho đơn hàng hoặc sản phẩm trong lĩnh vực phụ trách của
mình và giám sát quá trình thực hiện mua hàng hóa/dịch vụ của các cơng ty đơn vị mà mình phụ
trách.
 Phịng MH, Phịng HCNS và các đơn vị có nhu cầu mua hàng hóa và dịch vụ có trách nhiệm
phối hợp với nhau và thực hiện nghiêm túc quy trình này.
4.2. Quy định về thời gian xử lý bộ hồ sơ mua hàng.


a. Thời gian xử lý đơn hàng
+ Đối với những mặt hàng đã có giá duyệt vẫn cịn hiệu lực : Thời gian xử lý đơn hàng
phát sinh: Tối đa trong vòng 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận u cầu có đầy đủ các
thơng tin hợp lệ.
+ Đối với những mặt hàng giá chưa được duyệt hoặc giá duyệt đã hết hạn phê duyệt :
Thời gian xử lý đơn hàng phát sinh: Tối đa trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận
yêu cầu có đầy đủ các thông tin hợp lệ.
b. Thời gian nhập hàng về kho kể từ khi nhận được phiếu đề xuất mua hàng.
PHÂN LOẠI

NHĨM MUA
NHẬP KHẨU

NHĨM MUA NỘI

ĐỊA

Tên hàng
Tơn kẽm màu
Vải bọc nệm
HW Nhập Khẩu
Gỗ Nhập Khẩu
Keo nhập khẩu
Phụ tùng sữa chữa nhập khẫu
Mặt hàng khác
Carton BB , muose, tem nhãn
Foam, gòn bọc nệm
HW, phụ kiện sofa theo yêu cầu Khách hàng
HW, Ốc vít thơng thường
Hóa chất
Keo trong nước
Gia cơng
Bảo trì sữa chữa
Vật Tư CCDC
Gỗ ván nội địa
Hàng Mẫu cho sản xuất
Hàng ngoài sản xuất

Thời gian giao hàng từ
khi nhận đề xuất mua
hàng
45-60 ngày
30-45 ngày
30-45 ngày
60-90 ngày

45-60 ngày
30- 45 ngày
30- 45 ngày
15- 20 ngày
7 ngày
15- 20 ngày
7 ngày
10 ngày
10- 15 ngày
30- 45 ngày
15- 20 ngày
10 -15ngày
10 ngày
7 ngày
20 ngày

Ghi chú: Các đơn vị có nhu cầu căn cứ vào thời gian trên để cân đối lịch sản xuất và lập phiếu đề
xuất mua hàng
5. NỘI DUNG
5.1. CÁC QUY ĐỊNH CHUNG
5.1.1. Quy định đối với việc phân quyền phê duyệt Đề xuất mua hàng:
- Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh giao cho người được Tổng Giám đốc ủy quyền tại
nhà máy phê duyệt yêu cầu mua hàng hóa dịch vụ theo hạn mức được ủy quyền.
5.1.2. Quy định trách nhiệm tiếp nhận xử lý yêu cầu mua hàng hóa – dịch vụ của Phòng Mua
hàng và Phòng HCNS
TRÁCH NHIỆM TIẾP NHẬN VÀ XỬ LÝ CÁC YÊU CẦU MUA HÀNG
Phòng Mua hàng

Phòng HCNS

- Nguyên nhiên liệu, phụ liệu phục vụ sản
xuất như sơn, hóa chất các loại, dầu DO,
dầu mỡ bơi trơn, …
- Cơng cụ dụng cụ, máy móc thiết bị và phụ
tùng thay thế phục vụ sản xuất.
- Dịch vụ kỹ tḥt sửa chữa th ngồi máy
móc thiết bị phục vụ sản xuất.
- Gia cơng bên ngồi
-

-

Pallet gỗ, dây đai nhựa
Quần áo và các thiết bị bảo hộ lao động.
Phương tiện vận chuyển, xe nâng
Sửa chữa, thay thế phụ tùng ôtô, máy móc
thiết bị.
Nhóm mặt hàng tḥc phịng KH quản lý:
xe nâng, trạm cân.
Thanh lý máy móc thiết bị của Cơng ty.
Thẩm định các chi phí mua/thuê dịch vụ
bên ngoài: chi phí dịch thuật, chi phí nâng
hàng, bốc dỡ hàng tại cảng, khử trùng Cont
xuất khẩu,… chi phí gia công, sắt thép, thuê
xe nâng phục vụ đóng hàng xuất khẩu….
sữa tươi để cấp phát cho CBCNV

- Hạng mục khám sức khỏe, liều kế,..
- Huấn lụn an tồn lao đợng, đào tạo nguồn

nhân lực, …
- Nhóm mặt hàng tḥc IT quản lý: phần
mềm, trang thiết bị tin học, thiết bị văn
phòng khác.
- Những yêu cầu mua hàng hóa – dịch vụ của
BP.Hành chánh: văn phòng phẩm , sửa chữa
máy lạnh, cải tạo cảnh quan mơi trường,
dịch vụ chăm sóc sức khỏe – y tế, …
- Thẩm định phí bảo hiểm: Các dịch vụ bảo
hiểm Cơng ty có nhu cầu.
- Những u cầu mua hàng hóa – dịch vụ liên
quan đến quảng bá thương hiệu: in ấn, thiết
kế quảng cáo,…
- Đối với vé máy bay:
+ Ban TGĐ, Chủ tịch HĐQT, Ban Kiểm
Soát khi phát sinh nhu cầu đi máy bay thì
Phịng HCNS sẽ chịu trách nhiệm chọn vé,
theo dõi và thanh toán.
+ Đối với cá nhân, CBCNV khác khi phát
sinh nhu cầu đi máy bay theo quy định
công tác phí sẽ chuyển tờ trình phê dụt
của Ban Tổng Giám Đốc cho Phịng
HCNS
- Đơn vị yêu cầu chịu trách nhiệm làm thủ tục
thanh toán khi hồn tất cơng tác.

5.2. QUY ĐỊNH SỬ DỤNG PHIẾU ĐỀ XUẤT MUA HÀNG
- Phiếu đề xuất mua hàng được ban hành bởi Phòng Mua hàng
+ Các nhu cầu mua hàng cho lệnh sản xuất : theo biễu mẫu BM02 A
+ Các nhu cầu mua hàng không phục vụ cho lệnh sản xuất : theo biểu mẫu BM02B

- Phiếu đề xuất mua hàng để kèm theo chứng từ thanh toán (có thể dùng BẢN SAO Y do Ban
Tổng giám đốc/Ban Giám đốc nhà máy phê duyệt với điều kiện Phiếu đề xuất mua hàng này
thanh toán từ lần thứ hai trở đi)
- Phiếu đề xuất Mua hàng phải thể hiện rõ chi tiết sau :
+ STT
+ Mã hàng/ Tên chủng loại hàng ( Nguyên Vũ)
+ Mã Hàng/ Tên Chủng loại hàng của NCC
+ Qui cách : Ghi rõ đơn vị tính
+ Chất liệu
+ Xuất xứ ( nếu có yêu cầu)
+ Đơn Vị Tính
+Kế hoạch cần
+ Số lượng tồn kho ( thực tế)
+ Số lượng đề xuất cần mua
+ Ngày yêu cầu hàng về ( chính xác dựa trên kế hoạch sản xuất)
+ Số YCSX
+ Tên khách hàng


5.3. LƯU ĐỒ THỰC HIỆN
5.3.1 Các bước lưu đồ
Bước
CV

Lưu đồ

Trách nhiệm

Tài liệu/biểu
mẫu liên quan

Nhu cầu mua hàng hóa & dịch vụ

Hàng khẩn cấp, hàng không thường xuyên
Hàng thường xuyên sử dụng

01

Lập yêu cầu mua

- Đơn vị có nhu cầu
Lập kế hoạch tổng hợp nhu cầu - Ban TGĐ/PTGD

“Đề xuất mua

hàng” BM 02

Dụt nhu cầu/kế hoạch

02

03

Phịng MH
Nhân viên Kế tốn
quản trị

Tiếp nhận và xử lý yêu cầu
mua hàng hóa & dịch vụ
Tìm kiếm và đánh giá lựa chọn nhà cung cấp

Khơng duyệt

Phê duyệt NCC

04
Duyệt

05

06

Tìm
NCC
thay
thế

Xác nhận đơn đặt hàng và
ký hợp đồng với NCC

Nhận hàng, kiểm tra chất
lượng và theo dõi NCC
Đúng u cầu

Khơng đúng
u cầu

-

Đơn vị có nhu cầu
Phịng MH

-

Ban TGĐ
Chủ Tịch HĐQT

-

Phịng MH

- Đơn vị có nhu cầu
- BP.Kỹ tḥt/ máy
móc/ thiết bị

Đổi/trả hàng

- BP.Q/C
- Quản đốc các phân
xưởng

“ Quy định chào
giá”

“Tờ trình phê
duyệt
mua
hàng” BM 04


07

Nhập kho

08

Thanh tốn

- Đơn vị có nhu cầu
- Phịng Kế toán

9

Tổng hợp, báo cáo, lưu hồ sơ

Các đơn vị liên quan

- Thủ kho

5.3.2. Diễn giải lưu đồ
Trách
nhiệm

Nội dung công việc

Đơn vị
có nhu
cầu

BƯỚC 01 - XÁC ĐỊNH NHU CẦU MUA HÀNG HĨA & DỊCH VỤ
Các đơn vị có nhu cầu mua hàng hóa & dịch vụ cần phải xác định mặt hàng cần mua

thuộc loại mặt hàng nào dưới đây:
+ Hàng thường xuyên sử dụng
+ Hàng cần khẩn cấp
+ Hàng theo định mức BOM do Phòng KH lập đề xuất
Đơn hàng theo bảng định mức
hàng tồn kho tối thiểu
Các đơn vị có nhu cầu dựa vào
“Danh mục định mức hàng tồn kho
tối thiểu” để lập “Bảng kế hoạch
mua hàng” có phê duyệt của Ban
GĐ Cty phê duyệt của các Trưởng
đơn vị/phòng ban có nhu cầu mua
hàng và gửi về cho Phịng MH
trước ngày 25 của tháng .
Lưu ý:
1. Đối với văn phòng phẩm:
Vào đầu tháng cuối cùng
trong quý này, BP.Hành
chính nhà máy và các đơn
vị thuộc Công ty Nguyên
Vũ gửi nhu cầu VPP của
quý tiếp theo về BP.Hành
chính – Công ty Ngun
Vũ. BP.Hành chính – Cơng
ty Ngun Vũ có trách
nhiệm tiếp nhận và tổng hợp
nhu cầu từ tất cả các đơn vị
trong tồn tập đồn, sau đó
chuyển bảng tổng hợp lên
trước ngày 15 của tháng

cuối cùng trong quý.
BP.Hành chính chịu trách
nhiệm tiếp nhận và xử lý
yêu cầu mua văn phòng
phẩm theo bước 02.

Đơn hàng theo lệnh sản xuất
Các đơn vị có nhu cầu lập “Phiếu đề xuất
mua hàng” hoặc Tờ trình phê duyệt chủ
trương mua/thuê dịch vụ (áp dụng cho nhu
cầu mua/thuê dịch vụ), trình Ban Giám đốc
phê duyệt theo phân qùn, sau đó gửi về
cho Phịng MH.
- Các đơn vị có nhu cầu phải cung cấp
đầy đủ thơng tin về yêu cầu kỹ thuật,
quy cách,… của hàng hóa cần mua
cho Phòng MH.
Lưu ý:
1.
Đơn hàng cần khẩn cấp phục vụ sản xuất:
- Các đơn vị có nhu cầu xin ý kiến từ
các cấp lãnh đạo qua điện thoại hoặc
email. Trong vòng 05 ngày làm việc
sau khi mua hàng hóa - dịch vụ
phục vụ cho sản xuất, đơn vị có nhu
cầu phải bổ sung bộ chứng từ bao
gồm: “Phiếu đề xuất mua hàng” có
đóng mợc hàng khẩn cấp, Hóa đơn
giá trị gia tăng, Phiếu kiểm tra hàng
hóa/Biên bản nghiệm thu cơng trình

– dịch vụ, phiếu nhập kho, … gửi về
Phòng MH kiểm tra về giá và lập
“Tờ trình phê duyệt mua hàng khẩn
cấp” biểu mẫu BM03 –cho đơn vị
có nhu cầu thực hiện thanh toán
theo bước 09.
- Giao quyền cho P.T Giám đốc sản


xuất phê duyệt mua hàng hóa - dịch
vụ khẩn cấp theo đúng thẩm quyền
phê duyệt đơn hàng quy định như
sau. Trường hợp nếu vượt quá thẩm
quyền sẽ xin ý kiến chỉ đạo qua điện
thoại hoặc email. P.TGĐ sản xuất
chịu trách nhiệm giải trình cho Ban
TGĐ, HĐQT về tính tình trạng gấp
của đơn hàng cũng như sự minh
bạch giá cả mua hàng.
+ Từ < 10 triệu đồng P.TGĐ Sản xuất
quyết định
+ Từ > 10 triệu đồng đến < 20 triệu
đồng: xin ý kiến Tổng Giám đốc.
+ Từ 20 triệu đồng trở lên: xin ý kiến
Chủ tịch HĐQT.

Phòng
MH

BƯỚC 02 - TIẾP NHẬN VÀ XỬ LÝ YÊU CẦU MUA HÀNG HÓA & DỊCH VỤ

 Đối với các đơn hàng theo bảng định mức hàng tồn kho tối thiểu:
- Phịng MH tổng hợp tồn bợ nhu cầu mua hàng của các đơn vị/phịng ban xem
xét và trình ký Ban TGĐ và Chủ tịch HĐQT phê duyệt trước khi thực hiện tìm
kiếm và đánh giá lựa chọn nhà cung cấp theo bước 03.
 Đối với các đơn hàng theo lệnh sản xuất hoặc không nằm trong danh mục
hàng tồn kho tối thiểu:
- Đối với các u cầu mua hàng hóa, Phịng MH có trách nhiệm phối hợp với các
đơn vị có nhu cầu kiểm tra, cân đối hàng tồn kho để xem xét đề xuất mua hàng
có phù hợp hay khơng (nếu có) sau đó sẽ thực hiện tìm kiếm và đánh giá lựa
chọn nhà cung cấp theo bước 03 của quy trình này.

BƯỚC 03 - TÌM KIẾM VÀ ĐÁNH GIÁ LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP

Đơn vị
có nhu
cầu
Phịng
MH
Phịng
KSNB

Sau khi nhận được nhu cầu/kế hoạch mua hàng hóa – dịch vụ từ các đơn vị có nhu
cầu , Phịng MH sẽ thực hiện các cơng việc sau:
 Tổng hợp thông tin nhu cầu chào giá
- Căn cứ theo nhu cầu trong 1 khoảng thời gian cho phép Phòng mua hàng tổng hợp
các nhu cầu mua nhằm tránh mua nhiều lần trong một khoảng thời gian cho mợt
món hàng.
 Tìm kiếm nhà cung cấp:
- Đối với các mặt hàng thường xuyên mua hàng :
+ Phòng Mua hàng/Phòng HCNS có trách nhiệm tổ chức đánh giá và đề xuất

chọn các nhà cung cấp uy tín, tốt nhất thị trường trình Ban TGĐ phê duyệt chọn
Nhà cung cấp. Khi có nhu cầu mua hàng thì tiến hành gửi email chào giá cho
các đơn vị được chọn để chào giá cạnh tranh.
- Đối với các mặt hàng không thường xuyên mua hàng:
+ Phịng mua hàng/Phịng HCNS có trách nhiệm chào giá cạnh tranh trên thị
trường để tìm kiếm nhà cung cấp tối ưu
- Phịng MH/P.HCNS sẽ tìm kiếm NCC đáp ứng các yêu cầu mua hàng: chất lượng,
xuất xứ, thông số kỹ thuật, tiến độ, các điều khoản thương mại khác…
- Việc tìm kiếm nhà cung cấp phải đảm bảo có ít nhất 03 NCC (hạn chế tình trạng
NCC đợc quyền), trường hợp ít hơn 03 NCC cần ghi rõ lý do và phải có sự đồng ý
của Ban TGĐ/Chủ tịch HĐQT.
Lưu ý: Mọi thơng tin trao đổi giữa Phịng mùa hàng với đối tác thì phải
cung cấp đầy đủ thông tin và yêu cầu chế độ reply all cho các email chào


giá, để các bên liên quan được nhận đầy đủ thơng tin. Để đảm bảo tính
minh bạch trong q trình mua hàng hóa và dịch vụ.
- Các bên liên quan trong việc tiếp nhận email chào giá gồm : Trưởng phịng
mua hàng, Nhân viên kiểm sốt….
- Việc sử dụng email, điện thoại phải theo quy định tại phụ lục “ Quy định sử
dụng email, điện thoại khi làm việc với NCC”.
 Đánh giá lựa chọn nhà cung cấp:
- Đối với các mặt hàng có NCC cũ mà Cơng ty đã từng mua hàng, Phòng MH dựa
trên các dữ liệu theo dõi NCC trong suốt thời gian mua hàng hóa – dịch vụ: chất
lượng hàng hóa – dịch vụ, thời gian giao hàng, hình thức thanh tốn, giá cả, … để
đề xuất các NCC phù hợp nhất.
- Đối với mặt hàng mua lần đầu có yêu cầu kỹ thuật đặc thù: mua theo mẫu hoặc
hàng hóa mua thay thế mà NCC mới cam kết chất lượng tương đương hoặc tốt hơn
so với NCC hiện tại thì thực hiện thử mẫu với các bước sau:
+ Phòng MH yêu cầu NCC gửi mẫu cho đơn vị sử dụng để thử mẫu.

+ 01 ngày sau khi nhận được mẫu thử từ NCC, đơn vị sử dụng phải thơng báo cho
Phịng MH về kế hoạch thử mẫu.
+ 01 ngày sau khi có kết quả thử mẫu, đơn vị sử dụng phải gửi kết quả thử mẫu
cùng với đề xuất sử dụng đối với sản phẩm đạt yêu cầu về cho Phòng MH
- Chỉ những NCC có mẫu thử đạt u cầu của Cơng ty mới được tiếp tục lựa chọn
để mời tham gia chào giá cạnh tranh.
Lưu ý: Các đơn vị có nhu cầu phải lưu lại mẫu thử đạt yêu cầu và các thông tin
liên quan để đối chiếu khi nhận hàng giao của NCC được chọn.
 Thiết lập danh sách nhà cung cấp và tiến hành rà soát, đánh giá thực tế:
- Thành lập tổ đánh giá của Công ty Nguyên Vũ chuyên đi khảo sát và đánh giá
thực tế các nhà cung cấp thuộc danh sách các nhà cung cấp của Công ty Nguyên
Vũ.
- Phòng mua hàng và đơn vị nhận hàng phải thống nhất các chỉ tiêu đánh giá NCC
trước khi thực hiện đánh giá thực tế.
- Đồng thời Nhân viên kiểm soát sẽ chịu trách nhiệm đi khảo sát, đánh giá đột xuất
hoặc theo yêu cầu chỉ đạo của Chủ tịch HĐQT.
- Căn cứ vào danh sách các nhà cung cấp đã được đánh giá thì Phịng MH và các
phịng ban khác có liên quan sẽ thực hiện cơng việc theo đúng quy trình mua hàng
đã ban hành.
 Xây dựng khung giá cho nhóm hàng thường xuyên mua hàng: Tiến hành chào
giá cạnh tranh cho các nhu cầu mua thường xun sau đó tổng hợp thơng tin trình
Ban TGĐ xem xét phê dụt. Trong tờ trình phải có khung thời gian áp dụng. Khi
có nhu cầu mua thực tế thì Phòng mua hàng căn cứ vào giá và nhà cung cấp đã
duyệt để lập đơn đặt hàng. Định kỳ 3 tháng 1 lần sẽ tổ chức đánh giá lại khung giá
đã ban hành này để đảm bảo giá mua sát thực tế.
 Xử lý đơn hàng:
Đơn hàng đàm phán trực tiếp với
NCC

Đơn hàng khơng đàm phán trực tiếp với

NCC

- Phịng MH đàm phán giá tối ưu,  Đối với các đơn hàng do Phịng MH/HCNS
tổng hợp đầy đủ các thơng tin
phụ trách mua:
của đơn hàng và phối hợp với - Phòng MH tổng hợp giá chào, đàm phán giá
đơn vị liên quan lên kế hoạch
để có giá tối ưu và đề xuất lựa chọn NCC
chọn thời gian, tổ chức cuộc họp
- Sau khi thống nhất về kết quả đề xuất chọn


đàm phán giá trực tiếp.
NCC Phịng MH in tờ trình so sánh giá chọn
- Hội đồng tham gia đàm phán giá
NCC trình cấp thẩm quyền phê duyệt
với các NCC gồm:
- Phịng MH trình các cấp phê dụt tờ trình
+ Chủ tịch HĐQT
mua hàng.
+ Ban TGĐ
+ Phòng MH
+ Nhân viên kiểm sốt
+ Đơn vị có nhu cầu
- Các NCC khơng thể sắp
xếp cử người đại diện
tham dự cuộc họp đàm
phán sẽ bị hủy tư cách
tham dự đơn hàng. Trong
trường hợp NCC là đợc

qùn hoặc ở nước ngồi
sẽ được nhận cơng văn đề
nghị giảm giá do Ban
TGĐ ký duyệt.
- Phòng MH sẽ thương
lượng và chốt giá với NCC
trong cuộc họp đàm phán
và ghi nhận kết quả c̣c
họp vào bản ghi nhớ có
chữ ký của 03 đơn vị cùng
với chữ ký của NCC.
- Phòng MH tổng hợp và đề
xuất lựa chọn NCC sau khi
thống nhất với các đơn
vị/phòng ban liên quan
dựa trên kết quả của cuộc
họp đàm phán hoặc
phương án thực hiện thống
nhất nếu khơng có kết quả
tại chỗ.
- Phịng MH/ trình các cấp
phê dụt tờ trình mua
hàng.
Lưu ý: Để có thêm cơ sở chắc chắn cho việc lựa chọn nhà cung cấp, Phịng MH và
đơn vị có nhu cầu mua hàng có thể kết hợp cùng đi khảo sát thực tế tại địa
điểm kinh doanh của nhà cung cấp, xem xét năng lực đáp ứng về tài chính
và tiến độ giao hàng, đồng thời kiểm tra được tính xác thật về hàng hóa.
Đơn vị nào phụ trách đơn hàng sẽ chịu trách nhiệm sắp xếp tổ chức đi khảo
sát và lập “Phiếu đánh giá nhà cung cấp (khi đi khảo sát)” –các đơn vị
tham gia cùng cho ý kiến đánh giá và lựa chọn NCC tối ưu.

BƯỚC 04 - PHÊ DUYỆT GIÁ TRỊ VÀ NHÀ CUNG CẤP

Ban
TGĐ
CT

 Thẩm quyền phê duyệt giá và nhà cung cấp.
- Tất cả các yêu cầu mua hàng hóa – dịch vụ có giá trị từ 1 đồng đến dưới 100
triệu đồng: Tổng Giám đốc phê duyệt.
- Tất cả các yêu cầu mua hàng hóa – dịch vụ có giá trị từ 100 triệu đồng trở lên:
Chủ tịch HĐQT phê duyệt.
Giá trị trên là giá trị chưa bao gồm VAT.


HĐQT

 Phịng MH/P.HCNS sẽ chuyển “Tờ trình phê duyệt nhà cung cấp” biểu mẫu
BM04 đến các cấp lãnh đạo xem xét và phê duyệt
Tờ trình phê duyệt nhà cung cấp cần được chuyển cho Phịng kế tốn kiểm
tra để kiểm tra tính phù hợp trước khi chuyển cho cấp lãnh đạo phê duyệt.
Phê duyệt giá và nhà cung cấp là phê duyệt chọn giá và nhà cung cấp nằm
trong phạm vi của tờ trình “ Tờ trình phê duyệt nhà cung cấp” Phịng mua
hàng khơng được phép mua nhà cung cấp khác so với mỗi chủng loại vật tư
quy định trong tờ trình. Chỉ được phép khi giá NCC khác thấp hơn 10% so
với giá đã duyệt.
- Nếu các cấp lãnh đạo đồng ý: ký duyệt, Phòng MH hoặc sẽ thơng tin cho các
đơn vị có nhu cầu để đơn vị có nhu cầu tiếp tục thực hiện theo bước 5.
- Nếu các cấp lãnh đạo không đồng ý: không ký duyệt và cho ý kiến chỉ đạo khác

Đơn vị
có nhu
cầu

BƯỚC 05 - XÁC NHẬN ĐƠN ĐẶT HÀNG VÀ KÝ HỢP ĐỒNG VỚI
NCC
Sau khi nhận được tờ trình phê duyệt mua hàng đã ký duyệt, Phòng Mh tiến
hành lập “Đơn đặt hàng hoặc hợp đồng kinh tế“ Trình lãnh đạo phê duyệt theo
mức phân quyền sau:
+Tất cả các yêu cầu mua hàng hóa – dịch vụ có giá trị dưới 200 triệu đồng: Ban
TGĐ được ủy quyền phê duyệt.
+Tất cả các yêu cầu mua hàng hóa – dịch vụ có giá trị từ 200 triệu đồng trở lên:
Tổng giám đốc phê duyệt/ Chủ tịch HĐQT
Phòng MH /Phòng HCNS tiến hành xác nhận đơn đặt hàng với NCC tối đa trong
vòng 03 ngày làm việc kể từ khi nhận được thông báo kết quả duyệt chọn hoặc trước
ngày giá chào của NCC được chọn hết hiệu lực, hợp đồng kinh tế ký sau.
Phịng MH có trách nhiệm theo dõi và cung cấp thông tin về thời gian nhập hàng và
số lượng nhập nhằm thông báo cho các bộ phận liên quan nhằm tạo cho các đơn vị
chủ động thực hiện công việc được giao.

Đơn vị
có nhu
cầu

-

Trong trường hợp giao dịch nhiều lần thì ký hợp đồng nguyên tắc với NCC.
Khi phát sinh nhu cầu mua hàng thì tiến hành lập đơn đặt hàng

-

Tất cả các giao dịch có giá trị dưới 20 triệu đồng phải lập Đơn đặt hàng trình
lãnh đạo phê duyệt trước khi mua hàng.

-

Tất cả các giao dịch có giá trị trên 20 triệu đồng phải ký hợp đồng với nhà
cung cấp. Nếu đã có hợp đồng nguyên tắc thì thực hiện đơn đặt hàng.

BƯỚC 06 - NHẬN HÀNG, KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG VÀ THEO DÕI
YÊU CẦU MUA HÀNG

 Nhận và kiểm tra hàng hóa
BP.Kỹ Các đơn vị có nhu cầu mua hàng có trách nhiệm nhận và kiểm tra hàng hóa trước khi
thuật,
nhập kho.
- Các đơn vị có nhu cầu kiểm tra số lượng và kiểm tra ngoại quan đối với những
Quản
hàng hóa nhận vào.
đốc các
dây
- Bợ phận Kỹ thuật, bộ phận Q/C nhà máy, quản đốc phân xưởng, đơn vị sử dụng sản
chuyền
phẩm chịu trách nhiệm kiểm tra chất lượng, thông số kỹ thuật sản phẩm.
,
- Kết quả kiểm tra hàng hóa mua vào được ghi nhận theo quy trình “ Quản lý kho”
Đơn
 Theo dõi các yêu cầu mua hàng:
vị/phò
Trong suốt thời gian mua hàng, các đơn vị sử dụng hàng hóa phải theo dõi tình

ng ban
trạng xử lý đơn hàng và tất cả các thơng tin về nhà cung cấp, chất lượng hàng hóa,
sử


dụng
Bp.Q/
C

giao hàng (thời gian, số lượng), tuổi thọ (nếu có) của hàng hóa theo biểu mẫu
“Bảng theo dõi vật tư u cầu” cung cấp cho Phịng MH khi có u cầu. Những
thông tin này sẽ là cơ sở hỗ trợ cho việc lựa chọn các NCC sau này khi mua hàng.

Bp.Kế
hoạch

BƯỚC 07 - NHẬP KHO

Thủ
kho
Đơn vị
mua
hàng

Các trường hợp nhập kho:
- Hàng hóa thơng thường nghiệm thu trước, nhập kho sau.
- Tạm nhập kho để nghiệm thu.
- Hàng đặc biệt đã nhập kho và có biên bản nghiệm thu thực tế nhưng chưa đưa vào
sử dụng.
- Trách nhiệm của Thủ kho: thực hiện nhập kho theo quy trình “ Quản lý Kho”

BƯỚC 08 - THANH TOÁN
-

Tất cả các nhu cầu mua hàng hóa - dịch vụ phải được qua Phịng mua
hàng/Phịng HCNS và có tờ trình phê duyệt mua hàng mới có giá trị thanh
tốn, ngoại trừ các loại hàng hóa - dịch vụ đã loại trừ trong định nghĩa.

BƯỚC 9 - TỞNG HỢP, BÁO CÁO VÀ LƯU HỒ SƠ
- Bợ chứng từ thanh toán và hợp đồng bản gốc được lưu trữ tại Bợ phận kế tốn tài
chính.
Bp.Kho thực hiện chế đợ báo cáo nhập xuất tồn theo quy trình “ Quản lý kho”
6. BIỂU MẪU ÁP DỤNG
SỐ HIỆU BIỂU MẪU

TÊN GỌI BIỂU MẪU

THỜI GIAN LƯU TRỮ

BM01

Bảng thẽo dõi vật tư yêu cầu

Liên tục

BM02

Đề xuất mua hàng

5 năm

BM03

Tờ trình mua hàng khẩn cấp

5 năm

BM04

Tờ trình phê duyệt mua hàng

5 năm