Tài liệu Đề thi nghiệp vụ lưu trữ pptx

TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM TRUNG ƯƠNG
KHOA QUẢN LÝ VĂN THƯ
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
ĐỀ THI KẾT THÚC HỌC PHẦN
NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ I
Ngành Khóa Hệ: CĐCQ
Học kỳ: Năm 2008 - 2009
Đề số 1 [120 phút]
Câu 1. ( 4 điểm)
1. Khái niệm các loại phông lưu trữ?
2. Khái niệm, mục đích và nguyên tắc phân loại tài liệu lưu trữ?
3. Các phương án phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan?
Câu 2. (6 điểm)
1. Khái niệm, mục đích của công tác xác định giá trị tài liệu?
2. Các nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu?
3. Hãy nêu các giai đoạn xác định giá trị tài liệu?
TRƯỞNG MÔN KÝ DUYỆT GIẢNG VIÊN GIỚI THIỆU ĐỀ
TS. Nguyễn Lệ Nhung
TRƯỞNG KHOA KÝ DUYỆT
KÝ DUYỆT ĐỀ
TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM TRUNG ƯƠNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
KHOA QUẢN LÝ VĂN THƯ
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
ĐỀ THI KẾT THÚC HỌC PHẦN
NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ II
Ngành Khóa Hệ: CĐCQ
Học kỳ: Năm 2008 - 2009
Đề số 2 [120 phút]
Câu 1. ( 6 điểm)
1.Khái niệm, yêu cầu và nguyên tắc chỉnh lý tài liệu?

2. Trình bày các bước chỉnh lý tài liệu?
Câu 2. (4 điểm)
1. Tại sao nói tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là mục đích cuối cùng
của công tác lưu trữ?
2. Nêu các hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ?
TRƯỞNG MÔN KÝ DUYỆT GIẢNG VIÊN GIỚI THIỆU ĐỀ
TS. Nguyễn Lệ Nhung
TRƯỞNG KHOA KÝ DUYỆT
KÝ DUYỆT ĐỀ
TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM TRUNG ƯƠNG
KHOA QUẢN LÝ VĂN THƯ
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Đề số 1
ĐÁP ÁN – THANG ĐIỂM ĐỀ THI KẾT THÚC HỌC PHẦN
NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ
Ngành Khóa Hệ: CĐCQ
Học kỳ: Năm 2008 - 2009
Câu Ý Nội dung Điểm
1. 1. Khái niệm các loại phông lưu trữ: Phông lưu trữ quốc gia, Phông
lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, Phông lưu trữ nhà nước Việt
Nam, Phông lưu trữ cơ quan, Phông lưu trữ cá nhân
2
2. Khái niệm, mục đích và nguyên tắc phân loại tài liệu lưu trữ:
- Nêu khái niệm: Phân loại tài liệu lưu trữ
- Mục đích: + tổ chức khoa học tài liệu của các Phông lưu trữ
+ tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm và khai thác,
sử dụng tài liệu
1
3. Các phương án phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan

- Phương án: Nêu được 4 cặp phương án cơ bản:
+ cơ cấu tổ chức - thời gian
+ thời gian - cơ cấu tổ chức
+ mặt hoạt động - thời gian
+ thời gian - mặt hoạt động
1
2. 1. Khái niệm, mục đích của công tác xác định giá trị tài liệu
- Nêu khái niệm công tác xác định giá trị tài liệu
- Mục đích: định ra được thời hạn bảo quản của tài liệu trong
các phòng, kho lưu trữ và góp phần tối ưu hóa thành phần
trong các phông lưu trữ cơ quan, phông lưu trữ quốc gia.
1
2. Các nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu:
- Nêu được 3 nguyên tắc XĐGTTL: Nguyên tắc tính đảng,
nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện và tổng hợp.
9 tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu: ý nghĩa nội dung tài liệu, tác
3
giả tài liệu, ý nghĩa cơ quan, đơn vị hình thành phông, sự trùng
lặp thông tin trong tài liệu, thời gian và địa điểm hình thành tài
liệu, mức độ hoàn chỉnh và chất lượng của phông lưu trữ, hiệu
lực pháp lý của tài liệu, tình trạng vật lý của tài liệu và ngôn ngữ,
kỹ thuật chế tác tài liệu.
3. Các giai đoạn xác định giá trị tài liệu: Nêu và phân tích được 3
giai đoạn xác định giá trị tài liệu: tại giai đoạn văn thư cơ quan,
tại lưu trữ hiện hành và tại lưu trữ lịch sử.
2
GIẢNG VIÊN GIỚI THIỆU ĐỀ
TS. Nguyễn Lệ Nhung

TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM TRUNG ƯƠNG

KHOA QUẢN LÝ VĂN THƯ
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Đề số 2
ĐÁP ÁN – THANG ĐIỂM ĐỀ THI KẾT THÚC HỌC PHẦN
NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ
Ngành Khóa Hệ: CĐCQ
Học kỳ: Năm 2008 - 2009
Câu Ý Nội dung Điểm
1. 1. Nêu khái niệm, yêu cầu chỉnh lý tài liệu
- Khái niệm: đưa ra khái niệm cơ bản về chỉnh lý tài liệu
- Yêu cầu:
+ Tài liệu trong phông phải được phân loại và lập thành hồ sơ
hoàn chỉnh;
+ Xác định thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ, tài liệu đối với lưu
trữ hiện hành; xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn, tài liệu
hết giá trị cần đưa ra loại huỷ đối với lưu trữ lịch sử;
+ Hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu;
+ Lập các công cụ tra cứu
2
2. Nguyên tắc chỉnh lý tài liệu: nguyên tắc không phân tán tài liệu
trong phông, nguyên tắc xuất sinh
1
3. Trình bày 3 bước chỉnh lý tài liệu:
Bước 1) Chuẩn bị chỉnh lý: gồm các công việc: Giao nhận tài
liệu; vệ sinh sơ bộ tài liệu và vận chuyển tài liệu về địa điểm
chỉnh lý; khảo sát tài liệu; bổ sung tài liệu; lập kế hoạch và biên
soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý.
Bước 2) Tiến hành chỉnh lý: phân loại tài liệu; khôi phục hồ sơ
hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ; biên mục phiếu tin; hệ thống

hóa hồ sơ; biên mục hồ sơ; vệ sinh tài liệu; thống kê, kiểm tra tài
liệu và làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị; đánh số chính thức;
vào bìa, hộp, cặp; viết, dán nhãn hộp và sắp xếp tài liệu lên giá,
tủ; xây dựng công cụ quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu
Bước 3) Tổng kết chỉnh lý: Kiểm tra kết quả chỉnh lý; hoàn thiện
hồ sơ;, bàn giao tài liệu sau chỉnh lý; viết báo cáo tổng kết quá
trình chỉnh lý.
3
2. 1. 1. Tại sao nói tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là mục
đích cuối cùng của công tác lưu trữ?
3