Ứng dụng hệ thống quản lý 5s nhằm nâng cao năng suất tại xưởng đóng gói của công ty cp green speed
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (4.2 MB, 75 trang )
TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT
KHOA KINH TẾ
**************
BÁO CÁO TỐT NGHIỆP
ĐỀ TÀI:
ỨNG DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ 5S NHẰM NÂNG CAO
NĂNG SUẤT TẠI XƯỞNG ĐĨNG GĨI
CỦA CƠNG TY CP GREEN SPEED
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Diệu Hạnh
Mã số sinh viên: 1725106010022
Lớp: D17QC01
Khóa: 2017-2021
Ngành: Quản lý cơng nghiệp
Giảng viên hướng dẫn: ThS. Nguyễn Hữu Tịnh
Bình Dương, tháng 11 năm 2020
1
TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT
KHOA KINH TẾ
***********
BÁO CÁO TỐT NGHIỆP
TÊN ĐỀ TÀI:
ỨNG DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ 5S NHẰM NÂNG CAO
NĂNG SUẤT TẠI XƯỞNG ĐĨNG GĨI
CỦA CƠNG TY CP GREEN SPEED
Giảng Viên Hướng Dẫn
(Ký tên)
Sinh viên thực hiện
(Ký tên)
ThS. Nguyễn Hữu Tịnh
Nguyễn Thị Diệu Hạnh
2
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đề tài “Ứng dụng hệ thống quản lý 5S nhầm nâng cao năng
suất tại xưởng đóng gói của Cơng ty CP Green Speed” là bài nghiên cứu của riêng
tôi. Được tiến hành công khai, dựa trên sự cố gắng nổ lực của cá nhân tôi và sự giúp
đỡ của giảng viên hướng dẫn ThS. Nguyễn Hữu Tịnh cùng các anh chị tại Công ty.
Các tài liệu, số liệu trong báo cáo là do anh Phùng Cảnh Đô thành viên ban chỉ
đạo 5S thuộc Công ty CP Green Speed cung cấp. Và kết quả thu thập từ các nguồn
tài liệu đáng tin cậy đã được cơng bố rõ ràng.
Tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm với lời cam đoan của tơi!
Bình Dương, ngày 27 tháng 11 năm 2020
Sinh viên thực hiện
Nguyễn Thị Diệu Hạnh
i
LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành được bài báo cáo này tôi đã nhận được những sự hỗ trợ, giúp
đỡ của những người xung quanh dù cho sự giúp đỡ đó là ít hay nhiều, trực tiếp hay
gián tiếp. Trong suốt thời gian từ khi bắt đầu làm báo cáo tốt nghiệp này, tôi nhận
được sự quan tâm, chỉ bảo, giúp đỡ tận tình của thầy Nguyễn Hữu Tịnh, anh Phùng
Cảnh Đô trong Công ty Cổ phần Green Speed. Với tấm lịng biết ơn vơ cùng sâu
sắc, tơi xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất từ đáy lòng đến thầy và các anh chị trong
Công ty đã dùng những tri thức và tâm huyết của mình để có thể truyền đạt cho tôi
vốn kiến thức quý báu suốt thời gian thực tập ở Cơng ty. Nhờ có những lời hướng
dẫn, dạy bảo đó, bài báo cáo của tơi đã hồn thành một cách xuất sắc nhất. Bài báo
cáo được thực hiện bằng hết tất cả tâm huyết và sự hiệu biết của tơi. Tơi rất mong
nhận được ý kiến đóng góp của thầy để bài báo cáo của tơi được hồn thiện hơn.
Tơi xin chân thành cảm ơn!
Thủ Dầu Một, ngày 27 tháng 11 năm 2020
Sinh viên thực hiện
Nguyễn Thị Diệu Hạnh
ii
MỤC LỤC
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT ................................................................................ xv
DANH MỤC HÌNH ẢNH ................................................................................... xvii
DANH MỤC BẢNG .......................................................................................... xviii
PHẦN MỞ ĐẦU ..................................................................................................... 1
1. Lý do hình thành đề tài .................................................................................. 1
2. Mục tiêu của đề tài ........................................................................................ 2
3. Phương pháp nghiên cứu ............................................................................... 2
4. Ý nghĩa của đề tài .......................................................................................... 2
5. Phạm vi giới hạn của đề tài ............................................................................ 2
6. Kết cấu của đề tài .......................................................................................... 3
7. Kế hoạch thực hiện ........................................................................................ 3
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ 5S VÀ NĂNG SUẤT LAO ĐỘNG........... 5
1.1. KHÁI NIỆM, VẤN ĐỀ LÝ THUYẾT VỀ 5S VÀ NĂNG SUẤT LAO
ĐỘNG.................................................................................................................. 5
1.1.1.
Khái niệm và lợi ích của 5S ................................................................. 5
1.1.1.1.
Khái niệm về 5S............................................................................. 5
1.1.1.2.
Lợi ích của 5S ............................................................................... 7
1.1.2.
Mục tiêu, phạm vi và đối tượng chủ yếu trong hệ thống quản lý 5S ..... 9
1.1.2.1.
Mục tiêu ........................................................................................ 9
1.1.2.2.
Phạm vị và đối tượng của hệ thống quản lý 5S ............................ 10
1.1.3.
Các bước thực hiện 5S ....................................................................... 10
1.1.4.
Khái niệm về năng suất lao động ....................................................... 15
1.2.
PHƯƠNG PHÁP GIẢI QUYẾT............................................................... 16
CHƯƠNG 2. GIỚI THIỆU CÔNG TY CỔ PHẦN GREEN SPEED VÀ THỰC
TRẠNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ 5S TẠI XƯỞNG ĐĨNG GĨI .......................... 19
2.1. TỔNG QUAN VỀ CƠNG TY CỔ PHẦN GREEN SPEED ....................... 19
2.1.1. Một vài nét về quá trình hình thành và phát triển ................................... 19
2.1.2. Khái quát bộ máy quản lý tại Công ty Cổ Phần Green Speed ................ 23
2.1.3. Máy móc tại nhà xưởng ........................................................................ 26
2.1.4. Cơ sở hạ tầng ........................................................................................ 27
xii
2.1.5. Đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty ............................................ 27
2.2. THỰC TRẠNG ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ 5S TẠI XƯỞNG
ĐĨNG GĨI ........................................................................................................ 28
2.2.1. Quy trình đóng gói ................................................................................ 28
2.2.2. Công tác lên kế hoạch triển khai hệ thống quản lý 5S tại xưởng đóng gói
....................................................................................................................... 31
2.2.3. Cơng tác tổ chức thực hiện hệ thống quản lý 5S .................................... 33
2.2.3.1. Xây dựng hệ thống văn bản pháp lý ................................................ 33
2.2.3.2. Đào tạo thực hiện 5S ....................................................................... 33
2.2.3.3. Thực hiện 5S tại xưởng đóng gói của cơng ty .................................. 36
2.2.4. Công tác kiểm tra, đánh giá hoạt động của hệ thống quản lý 5S ............ 50
2.3. ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ VIỆC ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ 5S TẠI
XƯỞNG ĐÓNG GÓI......................................................................................... 51
2.3.1
Ưu điểm ............................................................................................. 51
2.3.2
Nhược điểm – Nguyên nhân .............................................................. 52
CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG QUẢN LÝ 5S
NHẰM NÂNG CAO NĂNG SUẤT TẠI XƯỞNG ĐĨNG GĨI CỦA CƠNG TY
CỔ PHẦN GREEN SPEED .................................................................................. 54
3.1. BỐ TRÍ CÁN BỘ CHUYÊN TRÁCH ......................................................... 54
3.2. TĂNG THÊM THÀNH VIÊN 5S ............................................................... 54
3.3. TĂNG CƯỜNG ĐÀO TẠO VỀ 5S ............................................................. 55
3.4.
HOÀN THIỆN DẦN CÁC BƯỚC THỰC HIỆN 5S ................................ 57
CHƯƠNG 4. KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ .......................................................... 61
4.1. KẾT LUẬN ................................................................................................. 61
4.2. KIẾN NGHỊ ................................................................................................ 61
TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................................................... 63
PHỤ LỤC.............................................................................................................. 64
xiii
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
STT
Ý nghĩa
Từ viết tắt
1
Batch
Số mẻ
2
BPSX
Bộ phận sản xuất
3
BOM (Bill of Material)
Mức tiêu hao nguyên vật liệu
4
BPBT/ QC
Bộ phận bảo trì/ Bộ phận quản lý chất lượng
5
BPKH
Bộ phận kế hoạch
6
BX
Bốc xếp
7
BPK/ NVK
Bộ phận kho/ nhân viên kho
8
BTP
Bán thành phẩm
9
BTGĐ
Ban tổng giám đốc
10
Customer
khách hàng
11
Checklist
Danh mục kiểm tra
12
CNTT
Công nghệ thông tin
13
CLSP
Chất lượng sản phẩm
14
CP
Cổ phần
15
GDP
Tổng giá trị sản phẩm quốc nội
16
GĐSX
Giam đốc sản xuất
17
GNVT
Giao nhận vật tư
18
HCNS
Hành chính nhân sự
19
HTQLCL
Hệ thống quản lý chất lượng
20
HTQLMT
Hệ thống quản lý môi trường
21
HDDG
Hướng dẫn đóng gói
xv
22
ILO
Tổ chức lao động quốc tế
23
TPSX/GSSX
Trưởng phòng sản xuất/ Giam sát sản xuất
24
TP
Thành phố
25
TP HCM
Thành phố Hồ Chí Minh
26
TX
Thị xã
27
TTSX
Tổ trưởng sản xuất
28
TNHH
Trách nhiệm hữu hạn
29
NVL
Nguyên vật liệu
30
NLĐ
Người lao động
31
PO (Process Order)
Lệnh sản xuất
32
SPKPH
Sản phẩm không phù hợp
33
SXKD
Sản xuất kinh doanh
34
FIFO
Nhập trước xuất trước
35
Pallet
Dụng cụ cố định hàng hóa
xvi
DANH MỤC HÌNH ẢNH
STT
Hình
Nội dung
Trang
1
Hình 1.1
Sơ đồ mối quan hệ các yếu tố trong 5S
6
2
Hình 1.2
5S để tăng năng suất
8
3
Hình 2.1
Logo Cơng ty
20
4
Hình 2.2
Cơng ty CP Green Speed
20
5
Hình 2.3
Sơ đồ tổ chức nhân sự của Cơng ty
23
6
Hình 2.4
Sơ đồ quy trình đóng gói của cơng ty
29
7
Hình 2.5
Sơ đồ tổ chức ban chỉ đạo 5S
31
8
Hình 2.6
Quy trình thực hiện 5S
32
9
Hình 2.7
Tuyên truyền 5S tại xưởng
36
10
Hình 2.8
Khu vực để bán thành phẩm
37
11
Hình 2.9
Khu vực để thành phẩm chuẩn bị xuất xưởng
37
12
Hình 2.10 Layout tủ hồ sơ tại xưởng
38
13
Hình 2.11 Thực trạng sắp xếp hồ sơ tại xưởng
38
14
Hình 2.12 Khu vực để hồ sơ của các năm trước
39
15
Hình 2.13 Trên mặt máy có thơng tin
40
16
Hình 2.14 Khu vực để máy móc
40
17
Hình 2.15 Khơng gian làm việc giữa các bàn
41
18
Hình 2.16 Vị trí để dụng cụ
42
19
Hình 2.17 Máy kéo đặt sai vị trí
43
20
Hình 2.18 Thực trạng tủ để dép
43
21
Hình 2.19 Giấy chú ý khi vào nhà xưởng
44
22
Hình 2.20 Phiếu kiểm tra 5S
50
23
Hình 3.1
Hồ sơ đặt sắp xếp theo thứ tự
58
24
Hình 3.2
Máy đặt đúng khu vực
59
xvii
DANH MỤC BẢNG
STT
Bảng
Nội dung
Thiết bị dùng tại xưởng đóng gói
Trang
1
Bảng 2.1
2
Bảng 2.2
3
Bảng 2.3
Nội dung và các kết quả đào tạo ban 5S tại
Cơng ty CP Green Speed
34
4
Bảng 2.4
Q trình đào tạo 5S cho cán bộ cơng nhân
viên ở xưởng đóng gói Cơng ty CP Green
Speed
38
5
Bảng 2.5
Vệ sinh nhà xưởng đảm bảo 5S luôn được
thực hiện
46,47,48,49
Sơ lược KQHĐKD trong 3 năm
(2017, 2018, 2019)
xviii
27
28
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do hình thành đề tài
Hiện nay, với nền kinh tế phát triển cùng sự tiến bộ khoa học kỹ thuật, các nhà
xưởng hay tại các cơ quan cơ sở hạ tầng càng được chú trọng. Mục đích phát triển
kinh tế, nâng cao năng suất lao động nhiều nhà máy, chạy theo số lượng khách hàng
yêu cầu ngày càng tăng cao. Trong đó chương trình 5S đã được phổ biến rộng rãi
trong nhiều lĩnh vực khác nhau, nó được áp dụng rộng khắp với mục đích năng cao
năng suất và hiệu quả công việc.
5S là một công cụ cải tiến năng suất chất lượng có nguồn gốc từ Nhật Bản. Mục
đích của cơng cụ này là tạo ra nâng cao năng suất, nâng cao chất lượng, giảm chi
phí, giao hàng đúng hạn, đảm bảo an tồn cho người lao động và nâng cao tinh thần
tự giác, trách nhiệm trong công việc được giao, đồng thời giúp tạo ra một môi
trường sạch sẽ, tiện lợi cho tổ chức hay doanh nghiệp, tạo điều kiện cho việc áp
dụng hệ thống quản lý chất lượng, đem lại niềm tin cho khách hàng. Khu vực áp
dụng công cụ này cũng rất đa dạng, ta có thể áp dụng ở xưởng sản xuất, văn phòng,
kho nguyên vật liệu, nhà ăn, bãi đậu xe. Cho đến nay, 5S đã được rất nhiều tổ chức
trên thế giới áp dụng một cách thành công.
Ở Việt Nam hiện nay, đã có rất nhiều lớp đào tạo 5S trong doanh nghiệp để tạo
ra một môi trường làm việc hiệu quả cao. Công ty Cổ Phần Green Speed, từ trước
đến nay luôn đề cao tinh thân học tập và làm theo các bước 5S. Nhưng đến tháng 4
năm 2020 Cơng ty đã có vốn đầu tư từ Nhật Bản cho nên thực trạng thực hiện 5S tại
công ty này trở nên nghiêm khắc hơn rất nhiều. Tuy nhiên, việc thực hiện 5S có đạt
thành cơng hay khơng, thật sự phải có sự đồng hành từ lãnh đạo cho đến cơng nhân
viên trong cơng ty.
Trong khoảng thời gian tìm hiểu và thực hiện . Tôi nhận thấy được quá trình
thực hiện 5S tại cơng ty và cá nhân tơi rất hứng thú với lĩnh vực này. Nên tôi đã
quyết định lựa chọn đề tài “Phân tích thực trạng và giải pháp hoàn thiện hệ thống
quản lý 5S tại xưởng đóng gói của Cơng ty CP Green Speed” trong báo cáo thực tập
để tìm hiểu rõ hơn về cơng cụ 5S. Qua sự chỉ dẫn của giảng viên tôi quyết định dựa
trên đề tài này để tiềm hiểu về đề tài “ Áp dụng hệ thống quản lý 5S nhầm nâng cao
1
năng suất tại xưởng đóng gói của Cơng ty Cổ phần Green Speed” để có thể hiểu rõ
hơn lợi ích của 5S.
2. Mục tiêu của đề tài
Phân tích thực trạng áp dụng hệ thống quản lý 5S hiện tại trong xưởng đóng
gói của Cơng ty CP Green Speed
Đề xuất giải pháp để hoàn thiện việc áp dụng hệ thống quản lý 5S hiện tại
trong xưởng đóng gói của cơng ty CP Green Speed nhầm tăng thêm năng suất
3. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp nghiên cứu:
+ Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: Để nghiên cứu về đề tài này tơi đã
tìm hiểu và phân tích các tư liệu liên quan đến chủ đề 5S thơng qua các tạp
chí, sách báo, qua các văn bản và một số phương tiện tài liệu khác.
+ Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp: Thu thập những dữ liệu chưa có sẵn
từ việc đi nghiên cứu thực tế tại Công ty CP Green Speed, giúp giải quyết
những vấn đề về thực trạng áp dụng 5S và giải pháp để quy trình quản lý 5S
có hiệu quả hơn.
+ Phương pháp định tính: Tơi đã tìm hiểu và trị chuyện với các anh chị trong
phòng làm việc để hiểu rõ hơn về các quy trình thực hiện 5S tại cơng ty.
- Nguồn dữ liệu: Các tài liệu được thu thập từ các phương tiện truyền thông
đại chúng như: Interner, luận văn và tài liệu tại công ty.
4. Ý nghĩa của đề tài
- Cá nhân: Đề tài dúng tôi hiểu rõ hơn về hệ thống quản lý 5S và cách thức áp
dụng vào nơi làm việc, xưởng sản xuất. Qua đó, tơi được tiếp cận các kiến thức
mới và áp dụng các kiến thức đã học trên trường vào trong thực tế.
- Doanh nghiệp: Đề tài là cơ sở để cơng ty nhìn nhận lại thực trạng của việc áp
dụng quản lý 5S tại công ty và đưa ra các biện pháp đề có hiệu quả hơn.
5. Phạm vi giới hạn của đề tài
Đối thượng nghiên cứu: Hệ thống quản lý 5S nâng cao năng suất
Phạm vi nghiên cứu
Phạm vi không gian: Tại xưởng đóng gói của Cơng ty CP Green Speed tọa
lạc tại Số 17, tổ 12, khu phố Đông A, Phường Đơng Hịa, TX Dĩ An, Bình Dương.
2
Phạm vi thời gian: Nghiên cứu được diễn ra từ ngày 24/08/2020 đến ngày
01/11/2020.
6. Kết cấu của đề tài
Chương 1: Cơ sở lý thuyết về 5S và năng suất lao động
Chương 2: Giới thiệu Công ty CP Green Speed và thực trạng hệ thống quản lý
5S tại xưởng đóng gói
Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống quản lý 5S nhằm nâng cao
năng suất tại xưởng đóng gói của Công ty CP Green Speed
Chương 4: Kết luận và kiến nghị
7. Kế hoạch thực hiện
TT
NGÀY
Từ này 24/08/2020
1
ĐÃ THỰC HIỆN
-
-
Báo cáo việc đi thực tập
-
Gặp giảng viên hướng dẫn
đến ngày 05/09/2020
chốt đề tài
Từ ngày 07/09/2020
3
đến ngày 12/09/2020
-
Đăng ký đề tài cho khoa
-
Tìm hiểu đề tài
-
Làm đề cương chi tiết
-
Tìm hiểu số liệu liên quan
-
Hoàn thành phần mở đầu,
Từ ngày 14/09/2020
4
đến ngày 19/09/2020
Từ ngày 21/09/2020
5
đến ngày 26/09/2020
Gặp giảng viên hướng dẫn
buổi đầu tiên
đến ngày 29/08/2020
Từ ngày 31/08/2020
2
NỘI DUNG CÔNG VIỆC
Từ ngày 28/09/2020
6
đến ngày 03/10/2020
Từ ngày 05/10/2020
7
đến ngày 10/10/2020
làm thêm các chương cịn
lại
3
CHÚ THÍCH
Từ ngày 12/10/2020
8
đến ngày 17/10/2020
Từ ngày 19/10/2020
9
Hoàn thành chương 1
-
Hoàn thành chương 2, sửa
đến ngày 24/10/2020
Từ ngày 26/10/2020
10
-
đến ngày 31/10/2020
lại các mục sai
-
Gặp giảng viên hướng dẫn
-
Hoàn thành chương 3, sửa
lại các phần sai
Từ ngày 02/11/2020
11
Đến ngày 08/11/2020
-
Gặp giảng viên hướng dẫn
-
Hoàn thành chương 4, sửa
lại các mục sai
12
Từ ngày 10/11/2020
-
Gặp giảng viên hướng dẫn
Đến ngày 15/11/2020
-
Sửa bài báo cáo
-
Gặp giảng viên hướng dẫn
-
Sửa bài báo cáo lại cho
Từ ngày 17/11/2020
13
đến ngày 22/11/2020
hoàn chỉnh
14
Từ ngày 22/11/2020
-
Chỉnh sửa bài hoàn chỉnh
Đến ngày 27/11/2020
-
Nộp bài
4
CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ 5S VÀ NĂNG SUẤT LAO ĐỘNG
1.1.
KHÁI NIỆM, VẤN ĐỀ LÝ THUYẾT VỀ 5S VÀ NĂNG SUẤT LAO
ĐỘNG
1.1.1. Khái niệm và lợi ích của 5S
5S là một công cụ quan trọng, không thể thiếu trong bất kỳ một tổ chức nào
muốn hướng đến mơ hình đẳng cấp thế giới. Trong khi công cụ này đã rất phổ biến
và được áp dụng thành công ở nhiều doanh nghiệp tại Nhật Bản và trên thế giới,
việc hiểu đúng, có cách tiếp cận thích hợp và kế hoạch triển khai rõ ràng, nhất quán
vẫn là rào cản khiến cho chương trình 5S tại nhiều tổ chức doanh nghiệp khơng có
được thành cơng như mong đợi.
1.1.1.1.
Khái niệm về 5S
5S là tên của một phương pháp quản lý, sắp xếp nơi làm việc đảm bảo chất
lượng xuất phát từ quan điểm: Nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sach
đẹp, thốt đãng, tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao
hơn và điều kiện để việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả hơn [4].
Theo một khái niệm khác, 5S là một triết lý, phương pháp làm việc xuất phát
từ nước Nhật, nhằm tạo ra một môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp, thuận tiện,
giảm thiểu lãng phí và đảm bảo an toàn. 5S là các chữ cái đầu của các từ tiếng Nhâṭ
“SERI” , “SEITON", “SEISO”, “SEIKETSU” và “SHITKESU” đươc ̣ ta ̣m dic ̣h
sang tiếng Viêṭ theo đúng thứ tự là “Sàng lọc”, “Sắp xếp”, “Sac ̣ h se”̃, “Săn sóc”, và
“Sẵn sàng” [1].
5
Hình 1.1: Sơ đồ mối quan hệ các yếu tố trong 5S
Nguồn: Hoàn thiện hệ thống quản lý 5S
Sàng Lọc (Seiri): “S” đầu tiên tập trung phân biệt thứ cần thiết và khơng cần
thiết theo tiêu chí xác định trước và loại bỏ những vật không cần thiết trong môi
trường làm việc. Phương pháp nhận thấy hiệu quả nhất trong việc xác định những
thứ khơng cần thiết là đính thẻ đỏ lên đó. Thẻ đỏ dán trên tất cả những vật dụng
không cần thiết trong công việc hiện tại của bạn. Những vật này sau đó nên được di
dời đến một khu vực tập trung. Qui trình này giúp đánh giá lại những vật được đánh
dấu đỏ, thỉnh thoảng những vật dụng đã và sẽ cần dùng đến nên chuyển đến khu vực
kho lưu bên ngoài khu vực sản xuất và sắp xếp ngăn nắp hơn; và nên vứt bỏ những
thứ không cần dùng đến. Sàng lọc là cách tuyệt vời giúp tạo khơng gian nhà xưởng
thống hơn và loại trừ những vật dụng cũng như các công cụ bị hư, bị hỏng; đồ vật,
gá lắp quá hạn và bị pha trộn lẫn lộn; vật phế thải và các nguyên liệu dư thừa. Quy
trình sàng lọc cịn giúp xác định đúng số lượng với những thứ cần thiết [1].
Sắp Xếp (Seiton): là “S” thứ hai trong 5S, tập trung vào phương pháp lưu giữ
hiệu quả. Quy trình này sắp xếp những thứ cần thiết theo trật tự ngăn nắp và có
đánh số ký hiệu để dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy và dễ trả lại. Dựa vào quy trình sản xuất
của doanh nghiệp, sắp xếp các vị trí dụng cụ ,máy móc, thiết bị … sao cho phù hợp
[1].
Sạch Sẽ (Seiso): Khi bạn đã loại các thứ bừa bộn và tạp nhạp gây trở ngại
trong khu vực làm việc của bạn, và bạn đã xác định và sắp xếp những thứ cần thiết
đâu vào đấy, thì bước kế tiếp là nên vệ sinh kỹ lưỡng khu vực làm việc. Công tác
6
làm vệ sinh hàng ngày là yêu cầu cần thiết để duy trì sự cải tiến. Cơng nhân nên
cảm thấy tự hào khi vệ sinh và sắp xếp gọn gàng khu vực làm việc của mình và
bước Sạch Sẽ sẽ giúp tạo nên tinh thần tự sở hữu các thiết bị và cơ sở vật chất trong
môi trường làm việc của mình. Cơng nhân cũng sẽ bắt đầu lưu ý những thay đổi
trong thiết bị và cơ sở vật chất như khơng khí, dầu máy và sự rị rỉ dầu máy, sự
nhiễm bẩn lặp đi lặp lại, sự rung động, bể, vỡ, mệt mỏi, sự không liên kết, không
thẳng hàng. Những sự thay đổi này mà khơng có sự chăm sóc kịp thời sẽ làm cho
máy móc hư hỏng và mất năng suất. Cả hai cộng lại sẽ ảnh hưởng đến điểm cốt yếu
của doanh nghiệp [1].
Săn Sóc (Seiketsu): Khi đã thực hiện được 3S đầu rồi, bạn nên tập trung
chuẩn hố những thơng lệ, tạo các thói quen tốt trong khu vực làm việc. Cho phép
nhân viên của bạn tham gia triển khai những tiêu chuẩn như vậy. Họ là yếu tố quan
trọng và quý giá nhưng thường bị bỏ quên không được cung cấp đầy đủ những
thông tin liên quan đến cơng việc của mình. Và ln ln đảm bảo Sàng lọc, Sắp
xếp, Sạch sẽ đối với cả diện mạo con người và môi trường làm việc [1].
Sẵn Sàng (Shitsuke): Đến đây thì “S” cuối cùng này là “S” khó thực hiện và
khó đạt được nhất. Bản chất của con người là thường cưỡng lại sự thay đổi và có
nhiều tổ chức sau khi cố gắng áp dụng chương trình 5S, sau vài tháng lại chợt nhận
ra rằng mình đang ở trong một văn phịng b ừa bộn, dơ bẩn trở lại. Như vậy, sự việc
thường có khuynh hướng quay trở lại trạng thái cũ và cảm thấy thoải mái khi làm
việc “theo cách cũ”. Sẵn sàng là duy trì tập trung xác định trạng thái mới và tiêu
chuẩn để sắp xếp, tổ chức môi trường làm việc thường xuyên [1].
1.1.1.2.
Lợi ích của 5S
Khi áp dụng hệ thống quản lý 5S thành công trong công ty, hệ thống sẽ đưa lại
sự thay đổi lớn về môi trường và hiệu quả làm việc. Những thứ không cần thiết sẽ
được loại bỏ khỏi nơi làm viêc ̣, những vật dụng cần thiết được xếp ngăn nắp, gọn
gàng, đặt ở những vi ̣trí thuận tiện cho người sử dung,̣ máy móc thiết bị trở nên sạch
sẽ, được bảo dưỡng, bảo quản. Từ các hoạt động từ hệ thống 5S sẽ nâng cao tinh
thần tập thể, khuyến khích sự hồ đồng của mọi người, qua đó người làm việc sẽ có
thái độ tích cực hơn, có trách nhiệm và ý thức hơn với công việc. Ngày nay, hệ
7
thống quản lý 5S là một chương trình nâng cao năng suất rất phổ biến ở Nhật Bản
và dần dần trở nên phổ biến ở nhiều nước khác vì các lợi ích sau [1]:
Nâng cao năng suất
Hình 1.2: 5S để tăng năng suất
Nguồn: 5S bí mật thành cơng từ Nhật Bản
Nâng cao chất lượng
Giảm chi phí
Giao hàng đúng hạn
An toàn cho người lao động
Nâng cao tinh thần
Bên cạnh đó, thơng qua việc triển khai hệ thống quản lý 5S đã và đang đem lại
những lợi ích cho doanh nghiệp mà cịn mang l ại những lợi ích cho con người bởi
những lợi ích mà 5S mang lại [1].
Thứ nhất, đem lại môi trường làm việc thân ái hơn. Khi thực hiện 5S, mọi
người làm việc trong môi trường sạch sẽ, mọi thứ được sắp xếp một cách khoa học,
thuận lợi cho công việc [1].
Thứ hai, giúp cho công việc của nhân viên trong doanh nghiệp thực hiện một
cách hiệu quả. Thử nghĩ xem, bạn là một nhân viên trong một dây chuyền sản xuất,
mọi thứ cần thiết đều được sắp xếp, bạn sẽ không phải mất nhiều thời gian di
8
chuyển để lấy những dụng cụ cần thiết, những bán thành phẩm, bạn lấy dụng cụ cần
thiết và chú trọng vào cơng việc của mình [1].
Thứ ba, đem lại cho nhân viên sự an toàn hơn. Những thứ chưa cần thiết sẽ
được sắp xếp vào vị trí thích hợp, khơng gây trở ngại cho bạn khi thực hiện công
việc, rồi môi trường được vệ sinh sạch sẽ tạo ra sự an tồn trong cơng việc của bạn
[1].
Thứ 4, góp phần đem đến chất lượng sản phẩm an toàn, đạt được lịng tin của
người sử dụng. Với đặc thù là cơng ty sản xuất thiết bị y tế, chất lượng sản phẩm
luôn phải đặt lên hàng đầu, tuyệt đối không phát sinh sản phẩm gây ảnh hưởng đến
tính mạng và quá trình trị liệu của người bệnh. Do đó, việc hệ thống 5S thực sự là
yếu tố thiết yếu [1].
Trên cở sở những lợi ích đó, chúng ta có thể giải thích vì sao ngày có nhiều
doanh nghiệp tham gia thực hiện 5S. Hệ thống quản lý 5S có thể áp dụng đối với
mọi cấp công ty cho dù công ty đó là nhỏ, vừa hay lớn, có thể áp dụng đối với các
cơng ty trong bất kì loại hình kinh doanh nào (sản xuất, thương mại, dịch vụ …) [1].
Triết lí 5S dễ hiểu, khơng địi hỏi phải hiểu biết những thuật ngữ khó. Và một
lí do nữa đã nêu ra ở trên, đó là xuất phát từ bản chất con người đều thích sạch sẽ,
thối mái và sự ngăn nắp tại phân xưởng [1].
1.1.2. Mục tiêu, phạm vi và đối tượng chủ yếu trong hệ thống quản lý 5S
1.1.2.1.
Mục tiêu
-
Xây dựng ý thức cải tiến cho mọi người tại nơi làm việc
-
Xây dựng tinh thần đồng đội giữa mọi gười
-
Phát triển vai trò lãnh đạo và cán bộ lãnh đạo thông qua các hoạt động thực
tế
-
Xây dựng cơ sở để đưa ra vào các kỹ thuật cải tiến [3].
5S là phương pháp xuất phat từ nhu cầu:
-
Đảo bảo sức khỏe của cán bộ công nhân viên
-
Dễ dàng, thuận lợi hơn khi làm việc, thao tác
-
Tạo khơng khí làm việc và bầu khơng khí cởi mở
9
-
Để nâng cao năng suất lao động, chất lượng sản phẩm hàng hóa
-
Nâng cao chất lượng cuộc sống
Bắt nguồn từ truyền thống của Nhật Bản, ở mọi nơi, trong mọi công việc,
người Nhật luôn cố gắng khơi dậy ý thức trách nhiệm , tự giác thực hiện công việc.
Họ luôn cố gắng để người cơng nhân, nhân viên của mình tự nâng cao chất lượng
công việc của mỗi cá nhân [3].
1.1.2.2.
Phạm vị và đối tượng của hệ thống quản lý 5S
Phạm vi thực hiện: Hệ thống quản lý 5S sẽ được triển khai thực hiện tại tất cả
các phòng ban, mọi nơi mọi chỗ trong các doanh nghiệp mà đặc biệt là tại các khu
vực sản xuất, khu vực hành chính [1].
Đối tượng thực hiện: Hệ thống quản lý 5S thực hiện ở các phòng ban chủ yếu
là hợp lý hóa cơ cấu bố trí phịng ban, khu vực trong công ty, đưa ra các tiêu chuẩn,
quy định về vệ sinh công ty, sắp xếp sàng lọc hợp lý các vật dụng, tài liệu trong khu
vực làm việc, loại bỏ nhưng vật dụng được cho là không cần thiết [1].
Việc hợp lý hóa cơ cấu mặt bằng các phịng ban chức năng tức là bố trí lại các
vị trí các phịng ban để có thể sử dụng diện tích mặt bằng vốn có của cơng ty một
cách hợp lý hơn [1].
Các tiêu chuẩn quy định đưa ra đó là những cơ sở để cho hệ thống quản lý 5S
có thể đi vào nề nếp của hoạt động của công ty, đó cũng là các tiêu chí để 5S có thể
thực hiện và phát huy hiệu quả của nó. Ví dụ như các tiêu chuẩn để phân định các
vật dụng cần thiết hay không cần thiết, các quy định thực hiện vệ sinh công ty, các
khu vực riêng phân công từng cá nhân cụ thể và thời gian cụ thể... Các vật dụng chủ
yếu trong cơng việc hàng ngày có thể là giấy tờ, sổ sách, các vật dụng cá nhân...có
thể ở một vị trí có thể có một số vật dụng riêng biệt [1].
1.1.3. Các bước thực hiện 5S
Chuẩn bị [3]
Bước chuẩn bị là bước rất quan trọng trong mọi quá trình triển khai hệ thống
quản lý trong tổ chức, doanh nghiệp. Nếu không chuẩn bị kỹ lưỡng, chúng ta sẽ
phải đối mặt với nhiều nguy cơ thất bại.
10
Trong thực hành 5S, bước chuẩn bị chính là yếu tố then chốt giúp doanh
nghiệp tiếp cận và phát triển các hoạt động 5S. Quá trình chuẩn bị gồm các nội
dung chính sau:
- Ban lãnh đạo cần hiểu đúng triết lý và các lợi ích của thực hành 5S.
- Ban lãnh đạo và các cán bộ chủ chốt tìm hiểu kinh nghiệm áp dụng 5S tại các
doanh nghiệp trong nước và ngồi nước (nếu có thể).
- Lãnh đạo cam kết thực hiện 5S trong tổ chức.
- Thành lập ban chỉ đạo 5S.
- Chỉ định cán bộ trách nhiệm chính về hoạt động 5S.
- Tổ chức đào tạo cho những người có trách nhiệm chính và các cán bộ hướng
dẫn
thực hiện.
- Lập kế hoạch thực hiện 5S
Thơng báo chính thức của lãnh đạo [3]
Đây là hoạt động nhằm chính thức phát động chương trình 5S trong tổ chức,
doanh nghiệp. Trong quản lý, lãnh đạo là người có ảnh hưởng rất lớn đến ý thức của
nhân viên; thơng báo chính thức của lãnh đạo thể hiện quyết tâm thực hiện chương
trình 5S trong doanh nghiệp mình, do đó khuyến khích tinh thần, trách nhiệm của
cán bộ công nhân viên trong quá trình thực hiện. Bên cạnh đó, lãnh đạo cần phải
cam kết thực hiện và tham gia trực tiếp vào các hoạt động 5S cùng với nhân viên,
như vậy chương trình 5S mới có thể duy trì và phát triển bền vững trong doanh
nghiệp. Để cán bộ công nhân viên hiểu rõ chương trình thực hành 5S, thơng báo
chính thức của lãnh cần bao gồm các nội dung sau:
- Thông báo chính thức về chương trình thực hành 5S.
- Trình bày mục tiêu của chương trình 5S.
- Cơng bố thành lập ban chỉ đạo thực hiện, phương hướng triển khai, phân
công nhóm/cá nhân chịu trách nhiệm đối với từng khu vực.
- Lập ra các công cụ tuyên truyền, quảng bá như biểu ngữ, áp phích, bảng
tin…
11
- Tổ chức đào tạo về các nội dung cơ bản của 5S cho mọi người.
Thực hiện Seiri [3]
Trong 5S, sàng lọc các vật dụng không cần thiết là tiền đề để thực hiện các
chữa S tiếp theo. Mục đích của sàng lọc là di dời các vật dụng không cần thiết khỏi
nơi làm việc, tránh sự tái xuất hiện của chúng khi không cần đến, hướng tới nâng
cao hệ số sử dụng và hiệu suất không gian làm việc, góp phần cải tiến năng suất.
Trong bước Sàng lọc, doanh nghiệp cần thực hiện các nội dung chính sau:
- Lập tiêu chuẩn loại bỏ những vật dụng không cần thiết
- Sàng lọc sơ bộ để loại bỏ những thứ không cần thiết sau ngày tổng vệ sinh
- Xác định và phân loại những thứ không cần thiết và loại bỏ chúng.
Thực hiện Seiri, Seiton và Seiso hàng ngày [3]
Thực hiện Seiri hàng ngày
Sau khi thực hiện sàng lọc ban đầu, các doanh nghiệp cần tiếp tục các hoạt động
này để tận dụng được chỗ làm việc hiệu quả hơn. Đồng thời ban chỉ đạo 5S và lãnh
đạo nên vận động, triển khai cải tiến địa điểm và phương pháp lưu giữ để giảm
thiểu thời gian tìm kiếm, tạo nên môi trường làm việc
Thực hiện Seiton
Sau khi sàng lọc, các hoạt động Seiton sẽ được thực hiện. Seiton có nghĩa là sắp
xếp, bố trí các đồ vật cần thiết một cách gọn gàng sao cho dễ lấy.
Các nguyên tắc về Seiton bao gồm:
Tuân thủ phương pháp vào trước ra trước (FIFO) để lưu kho các vật dụng.
Mỗi đồ vật được bố trí một chỗ riêng.
Tất cả vật dụng và vị trí của chúng cần được thể hiện bằng cách ghi nhãn có
hệ thống.
Đặt các đồ vật sao cho dễ dàng nhìn thấy, tiết kiệm thời gian tìm kiếm.
Sắp xếp các vật dụng sao cho có thể xử lý, vận chuyển dễ dàng.
Tiến hành Seiso
Seiso có nghĩa là dọn vệ sinh, giữ gìn sạch sẽ nơi làm việc, máy móc, thiết
bị. Thực hiện vệ sinh hàng ngày làm cho môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng, tạo
12
sự thoải mái và an toàn cho nhân viên làm việc, khuyến khích sáng tạo. Ngồi ra,
nhờ nơi làm việc sạch sẽ, việc áp dụng quản lý trực quan tại các doanh nghiệp trở
nên dễ dàng hơn, góp phần nâng cao năng suất.
Các công việc chủ yếu trong Seiso là:
Phân chia khu vực và trách nhiệm. Ban chỉ đạo sẽ phân cơng trách nhiệm ai
làm gì và ở khu vực nào dựa vào vị trí làm việc của mỗi người, bộ phận, thiết
lập bản đồ khu vực và bảng kiểm tra 5S để kiểm soát việc dọn vệ sinh thuận
tiện.
Chuẩn bị đầy đủ dụng cụ vệ sinh.
Tiến hành thực hiện vệ sinh. Trước khi làm vệ sinh, chúng ta cần xác định
phương hướng làm vệ sinh nhằm tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả
của hoạt động này. Khi thực hiện vệ sinh, chúng ta nên nhớ nguyên tắc: “Vệ
sinh là Kiểm tra”.
Tiến hành cải tiến vệ sinh. Luôn chú ý cải tiến sẽ giúp chúng ta giảm thời
gian vệ sinh, dễ dàng vệ sinh những vị trí khó làm vệ sinh, ngăn ngừa tối đa
các nguồn bẩn.
Đề ra các quy định, khẩu hiệu trong việc giữ gìn vệ sinh.Một khẩu hiệu phổ
biến trong các doanh nghiệp là “5 phút làm 5S mỗi ngày” sẽ giúp các hoạt
động 5S được duy trì hàng ngày.
Thực hiện Seiketsu [3]
Khi thực hiện thường xuyên các hoat động 3S và mang lại hiệu quả lớn, đây
chính là chúng ta đang thực hiện Seiketsu. Để duy trì và nâng cao 5S, doanh nghiệp
có thể sử dụng một số phương pháp hữu ích sau:
Thứ nhất, ban lãnh đạo đánh giá về các hoạt động 5S. Khi thực hiện, ban lãnh
đạo cần phải cam kết và đánh giá thường xuyên các hoạt động 5S. Cũng giống như
các hệ thống quản lý khác, 5S cần có hệ thống quy định, tài liệu liên quan để có thể
đánh giá chuẩn xác hoạt động 5S. Hệ thống tài liệu dùng cho việc đánh giá gồm:
Chính sách, mục tiêu và kế hoạch thực hiện 5S.
Sơ đồ tổ chức 5S.
Các quy định về 3S.
Tư liệu đào tạo.
13
Tài liệu quảng bá về 5S.
Bảng tin, bản tin 5S.
Cơ chế khen thưởng cho việc thực hành 5S.
Quy định về đánh giá việc thực hiện 5S.
Thứ hai, tổ chức thi đua giữa các phòng ban trong công ty.
Thứ ba, tạo ra phong trào thi đua giữa các doanh nghiệp về 5S.
Thực hiện Shitsuke: Tiến hành Shitsuke chính là tạo ra thói quen, nâng cao ý
thức tự giác của công nhân viên trong việc thực hiện 3S. Khi thực hiện 3S thường
xuyên, làm 3S dần trở thành một phần không thể thiếu trong công việc hàng ngày
của nhân viên.
Mục tiêu cuối cùng của Shitsuke hay của cả 5S chính là đưa triết lý 5S vào
trong văn hóa doanh nghiệp, từ đó nâng cao hình ảnh của cơng ty trong các nhà
cung cấp, khách hàng và đối tác.
Đánh giá định kỳ 5S [3]
Để các hoạt động 5S được duy trì lâu dài và mang lại hiệu quả lớn trong cải
tiến năng suất, chất lượng, việc đánh giá định kỳ là rất cần thiết. Nội dung trong
bước này cần chú ý:
Lập kế hoạch đánh giá và khích lệ hoạt động 5S.
Cán bộ đánh giá thường xuyên các hoạt động 5S.
Phát động phong trào thi đua giữa các phòng ban về 5S.
Trao thưởng định kỳ cho nhóm, cá nhân thực hiện tốt 5S.
Tổ chức tham quan việc thực hiện 5S ở các doanh nghiệp, tổ chức khác.
Tổ chức thi đua 5S giữa các cơng ty để hồn thiện chương trình 5S hơn.
Trong mọi q trình đánh giá, việc xây dựng bảng tiêu chí đánh giá là vấn đề
cần chú ý hàng đầu. Tùy thuộc vào điều kiện của từng doanh nghiệp, các tiêu chí
đánh giá thực hiện 5S được thiết lập cho phù hợp.
Trong thực tế, việc phát động phong trào thực hiện 5S khơng q khó nhưng
duy trì và phát triển nó dài hạn lại một vấn đề khá khó khăn đối với các doanh
nghiệp Việt Nam. Ở hầu hết các doanh nghiệp, ý thức kỷ luật của nhân viên trong
công việc còn chưa cao, do vậy kiểm tra, đánh giá thường xuyên trong giai đoạn
14
đầu sẽ giúp triết lý 5S dần trở thành thói quen của họ. Ngồi ra, dựa vào quy mơ của
doanh nghiệp, chúng ta có thể thiết lập những đợt kiểm tra, giám sát lớn nhỏ khác
nhau để đánh giá các hoạt động. Sau khi 5S trở thành thói quen của nhân viên, việc
đánh giá chỉ cần thực hiện định kỳ 2 lần/năm để cải tiến chương trình 5S lên mức
độ hiệu quả nhất.
Ngoài các hoạt động kiểm tra đánh giá, doanh nghiệp cũng cần quan tâm đến
việc khen thưởng cho các bộ phận, cá nhân thực hiện tốt 5S. Đây cũng là hình thức
khích lệ rất hiệu quả trong q trình áp dụng 5S trong cơng ty. Bên cạnh đó, tổ chức
tham quan, giao lưu kinh nghiệm với các đơn vị đã áp dụng mơ hình này sẽ góp
phần thúc đẩy tinh thần của nhân viên trong việc phát triển 5S lâu dài.
1.1.4. Khái niệm về năng suất lao động
Theo khái niệm năng suất cổ điển thì năng suất có nghĩa là năng suất lao động
hoặc hiệu suất sử dụng các nguồn lực [5].
Tổ chức Lao động quốc tế (ILO) trong nhiều năm đã đưa ra quan điểm tiến bộ
hơn về năng suất, đó là việc sử dụng có hiệu quả những nguồn lực: vốn, đất đai,
nguyên vật liệu, năng lượng, thơng tin và thời gian chứ khơng chỉ bó hẹp trong yếu
tố lao động. Nhưng nếu chỉ dừng ở quan điểm như vậy thì năng suất chỉ xét đến các
yếu tố đầu vào mà chưa đề cập đến giá trị đầu ra. Mà đầu ra là yếu tố quan trọng
quyết định khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trong bối cảnh nền kinh tế như
hiện nay. Vì năng suất là một quan điểm nên mỗi người sẽ có cách hiểu về nó khác
nhau tuỳ thuộc vào những khía cạnh mà họ nhìn nhận tới và quan tâm tới [5].
Khái niệm năng suất theo cách tiếp cận mới: Định nghĩa năng suất theo đúng
bản chất được hiểu một cách hết sức đơn giản. Nó là mối quan hệ (tỷ số) giữa đầu ra
và đầu vào được sử dụng để hình thành đầu ra đó. Theo cách định nghĩa này thì
ngun tắc cơ bản của tăng năng suất là thực hiện phương thức để tối đa hoá đầu ra
và giảm thiểu đầu vào. Thuật ngữ đầu vào, đầu ra được diễn giải khác nhau theo sự
thay đổi của môi trường kinh tế - xã hội. Đầu ra thường được gọi với những cụm từ
như tập hợp các kết quả. Đối với các doanh nghiệp, đầu ra được tính bằng tổng giá
trị sản xuất - kinh doanh, giá trị gia tăng hoặc khối lượng hàng hố tính bằng đơn vị
hiện vật. Ở cấp vĩ mô thường sử dụng Tổng giá trị sản phẩm quốc nội (GDP) là đầu
ra để tính năng suất. Đầu vào trong khái niệm này được tính theo các yếu tố tham
15
