Quá trình quản lý của nhà nước việt nam về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ từ 1975 đến 2007

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

HOÀNG VĂN THỤ

Q TRÌNH QUẢN LÝ CỦA NHÀ NƯỚC VIỆT NAM
VỀ CƠNG TÁC LƯU TRỮ VÀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ
TỪ 1975 ĐẾN 2007

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC LỊCH SỬ
CHUYÊN NGÀNH LỊCH SỬ VIỆT NAM

Thành phố Hồ Chí Minh - 2008


ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

HOÀNG VĂN THỤ

Q TRÌNH QUẢN LÝ CỦA NHÀ NƯỚC VIỆT NAM
VỀ CƠNG TÁC LƯU TRỮ VÀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ
TỪ 1975 ĐẾN 2007

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC LỊCH SỬ
CHUYÊN NGÀNH LỊCH SỬ VIEÄT NAM
Mã số: 60.22.54
Người hướng dẫn khoa học:

TS. Lê Văn In

Thành phố Hồ Chí Minh – năm 2008


LỜI CAM ĐOAN

Tơi xin cam đoan cơng trình khoa học: “ Quá trình quản lý của Nhà
nước Việt Nam về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ từ 1975 đến 2007” là
do tác giả thực hiện.
Tất cả các trích dẫn đều có nguồn gốc, chú thích rõ ràng, trung thực,
đáng tin cậy.
TP. Hồ Chí Minh, tháng 8 năm 2008

Tác giả

Hoàng Văn Thụ


BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

Đảng CSVN

Đảng Cộng sản Việt Nam

UBND

Ủy ban nhân dân

UBHC

Ủy ban hành chính

UBKCHC

Ủy ban kháng chiến hành chính

XHCN

Xã hội chủ nghĩa

CNXH

Chủ nghĩa xã hội

HĐBT

Hội đồng Bộ trưởng

PGS

Phó giáo sư

TS

Tiến sỹ

MUÏC LUÏC


Trang
MỞ ĐẦU .................................................................................................................. 1

1. Tính cấp thiết của đề tài ....................................................................................... 1
2. Mục đích, đối tượng, phạm vi nghiên cứu ................................................................. 2
3. Phương pháp nghiên cứu và nguồn tài liêu .............................................................. 4
4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ........................................................................................ 4
5. Đóng góp của đề tài.................................................................................................... 7
6. Kết cấu của luận văn .................................................................................................. 7

Chương 1: SƠ LƯC VỀ QUÁ TRÌNH QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ
TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA NHÀ NƯỚC VIỆT NAM DÂN CHỦ CỘNG HÒA
THỜI KỲ TRƯỚC NĂM 1975 ................................................................................... 9
1.1 . Khái quát về tài liệu lưu trữ; công tác lưu trữ và quản lí nhà nước đối với
công tác lưu trữ..................................................................................................... 9
1.2 . Q trình ban hành văn bản quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ thời kỳ từ
1945 đến 1975......................................................................................................... 11
1.3 . Quá trình xây dựng hệ thống tổ chức ngành lưu trữ thời kỳ từ 1945 đến 1975 ... 14
1.3.1 Xây dựng tổ chức bộ máy ........................................................................... 14
1.3.2 Xây dựng đào tạo nguồn cán bộ lưu trữ .................................................... 17
1.4 . Quá trình quản lý, chỉ đạo về nghiệp vụ lưu trữ thời kỳ từ 1945 đến 1975 ......... 22

Chương 2: QUÁ TRÌNH QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ TÀI LIỆU
LƯU TRỮ CỦA NHÀ NƯỚC VIỆT NAM THỜI KỲ TỪ 1975 ĐẾN 2007......... 34
2.1. Quá trình quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ của Nhà nước Việt Nam
giai đoạn từ 1975 đến 1992 ................................................................................... 34
2.1.1. Sự chỉ đạo, quản lý cơng tác lưu trữ ở miền Nam sau ngày giải phóng
(30.4.1975) ................................................................................................... 34


2.1.2. Quá trình ban hành các văn bản quản lý đối với công tác lưu trữ và tài liệu
lưu trữ giai đoạn từ 1975 đến 1992 .............................................................. 39
2.1.3. Quá trình xây dựng tổ chức các cơ quan ngành lưu trữ và đào tạo bồi dưỡng

cán bộ lưu trữ giai đoạn từ 1975 đến 1992.................................................. 43
2.1.4. Q trình chỉ đạo về nghiệp vụ lưu trữ giai đoạn từ 1975 đến 1992 ......... 51
2.2 . Quá trình quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ của Nhà nước Việt
Nam giai đoạn từ 1992 đến 2007 .......................................................................... 61
2..2.1. Quá trình hòan thiện hệ thống văn bản quản lý nhà nước đối với công tác
lưu trữ và tài liệu lưu trữ giai đoạn từ 1992 đến 2007................................. 61
2.2.2 . Quá trình xây dựng hệ thống tổ chức các cơ quan và đào tạo đội ngũ
cán bộ ngành lưu trữ giai đoạn từ 1992 đến 2007 ...................................... 69
2.2.3 . Quá trình quản lý chỉ đạo các biện pháp nghiệp vụ lư trữ, giai đoạn từ
1992 đến 2007............................................................................................. 91
Kết luận ...................................................................................................................... 100
Tài liệu tham khảo .................................................................................................... 106
Phụ lục


1

MỞ ĐẦU

1. Tính cấp thiết của đề tài
Tài liệu lưu trữ phản ánh tiến trình lịch sử hàng nghìn năm văn hiến của
dân tộc Việt Nam, có giá trị to lớn về mọi mặt.Việc tổ chức quản lý đảm bảo tính
khoa học, an toàn và sử dụng tài liệu lưu trữ đạt hiệu quả cao vào công cuộc bảo
vệ và xây dựng đất nước đã được Đảng và Nhà nước ta quan tâm chỉ đạo thực hiện
ngay từ khi nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa vừa mới ra đời. Tại Thông đạt số:
01 – C/VP ngày 03/01/1946 do Chủ tịch Hồ Chí Minh ký đã nêu rõ: “ Tài liệu có
giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia, yêu cầu cấm không được tiêu
hủy tài liệu, phải gửi về các sở lưu trữ để tàng trữ”.
Thực tế, các phòng, kho, trung tâm lưu trữ và các lưu trữ cơ quan đã tiến
hành thu thập, chỉnh lý, bảo quản và phục vụ việc nghiên cứu sử dụng tài liệu theo

các quy định hiện hành của nhà nước. Chính vì vậy, trong nhiều năm qua, các
phòng kho lưu trữ đã tạo điều kiện để các cán bộ quản lý, các nhà nghiên cứu và
công dân nghiên cứu sử dụng tài liệu vào những mục đích chính đáng và đem lại
hiệu quả khá tốt.
Tuy nhiên, do hoàn cảnh lịch sử nước ta có nhiều biến cố nên đã ảnh
hưởng đến việc quản lý tài liệu. Giai đọan từ 1945 đến nay, đất nước Việt Nam
đã trải qua hai cụôc kháng chiến trường kỳ kéo dài 30 năm (1945 – 1975), sau đó
là chiến tranh biên giới Tây Nam (1977 -1979) , chiến tranh biên giới Việt Trung
(1979) nên tài liệu bị giặc ngoại xâm cướp phá một phần, một phần do sơ tán bị
thất thoát, phần nữa là do thiên tai, lũ lụt và sự khắc nghiệt của khí hậu làm hư
hỏng. Mặt khác, do chiến tranh kéo dài, nền kinh tế nghèo nàn lạc hậu nên cơ sở
vật chất, kho tàng bảo quản chưa đảm bảo. Một phần nữa là do ý thức bảo quản
giữ gìn tài liệu của một số cán bộ, công chức chưa cao nên không nộp hồ sơ vào


2

lưu trữ theo đúng quy định hiện hành làm cho tài liệu bị thất thoát. Một số phòng,
kho hoặc trung tâm lưu trữ thực hiện các khâu nghiệp vụ chưa tốt, dẫn đến tình
trạng tài liệu có trong kho nhưng khi cần tra cứu sử dụng gặp rất nhiều khó khăn.
Cùng với sự phát triển của xã hội, khoa học kỹ thuật và công nghệ cũng
ngày càng phát triển dẫn ñeán tài liệu lưu trữ ñược sản sinh ra ngày càng nhiều về
khối lượng, đa dạng về chủng loại, veà vaät mang tin.v.v. Vấn đề này đặt ra cho nhà
nước cần phải tăng cường sự quản lý chỉ đạo đối với cơng tác lưu trữ và tài liệu lưu
trữ để khai thác, sử dụng hiệu quả hơn.
Nghiên cứu q trình quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ của nhà
nước ta trong tiến trình xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, để nhằm tổng kết những thành
tựu đạt được, những tồn tại cần khắc phục, với hy vọng giúp cho các nhà quản lý
tham khảo, hoàn thiện chính sách quản lý cơng tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ là
góp phần thiết thực vào việc quản lý an toàn nhằm sử dụng tài liệu có hiệu quả

vào sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc.
Vì lý do đó tơi chọn đề tài: “Q trình quản lý của nhà nước Việt Nam về
công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ từ 1975 đến 2007” làm luận văn Thạc sỹ Khoa
học Lịch sử - chuyên ngành Lịch sử Việt Nam.
2. Mục đích, đối tượng, phạm vi nghiên cứu.
2.1. Mục đích nghiên cứu.
- Tái hiện quá trình chỉ đạo, quản lý của nhà nước đối với công tác lưu
trữ trong hơn 30 năm, từ 1975 đến 2007.
- Tổng kết những thành tựu, phát hiện những hạn chế cần khắc phục.
- Góp thêm ý iến để các cấp có thẩm quyền, các nhà quản lý có thể
tham khảo trong quá trình xây dựng, hoàn thiện các chính sách, biện pháp quản
lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ.


3

- Nâng cao nhận thức xã hội đối với tài liệu lưu trữ nhằm giữ gìn, phát
huy giá trị của tài liệu lưu trữ quốc gia trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ
quốc Việt Nam XHCN.
2.2. Đối tượng nghiên cứu.
Thực hiện đề tài, chúng tôi nghiên cứu những chủ trương của Đảng và
chính sách của Nhà nước trong việc quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ
thông qua hệ thông các văn bản quy phạm pháp luật. Trọng tâm là:
- Quá trình hoàn thiện các văn bản quy phạm pháp luật làm cơ sở để
quản lý công tác lưu trữ;
- Quá trình xây dựng hoàn thiện các cơ quan lưu trữ từ trung ương đến
địa phương;
- Quá trình đào tạo đội ngũ cán bộ lưu trữ ;
Với một đề tài luận văn Thạc sỹ, chúng tôi tập trung nghiên cứu quản lý
nhà nước đối với công tác lưu trữ thuộc hệ thống chính quyền, chưa có điều kiện

nghiên cứu về công tác lưu trữ trong hệ thống cơ quan Đảng.
2.3. Phạm vi nghiên cứu.
- Về thời gian:
Từ 1975 đến 2007, với 2 giai đoạn từ 1975 đến 1992 và từ 1992 đến
2007. Sở dó chúng tôi chọn năm 1992 làm mốc để phân chia, so sánh giữa 2 thời
kỳ vì công tác lưu trữ là một lónh vực hoạt động quản lý của nhà nước, tuân thủ
theo Hiến pháp và pháp luật. Hiến pháp năm 1992 ra đời nên tổ chức bộ máy
và hoạt động của cơ quan Nhà nước có sự thay đổi. Các bộ Luật cũng thay đổi
để phù hợp với hiến pháp mới. Đây cũng là mốc thời gian đánh dấu sự kiện
chuyển biến đối với ngành lưu trữ.
- Về không gian: nghiên cứu, khao sát toàn bộ hoạt động quản lý của
nhà nước trong phạm vi cả nước .


4

3. Phương pháp nghiên cứu và nguồn tài liệu.
3.1 Phương pháp nghiên cứu.
Thực hiện đề tài này chúng tôi chủ yếu vận dụng các phương pháp luận
của Chủ nghĩa duy vật biện chứng kết hợp với chủ nghĩa duy vật lịch sử và tư tưởng
Hồ Chí Minh; xem xét các chủ trương đường lối chính sách quản lý cơng tác lưu trữ
của Đảng và Nhà nước ta trong sự vận động và phát triển chung của xã hội Việt
Nam qua từng thời kỳ và trong suốt chìều dài lịch sử hơn 30 năm để phân tích, tổng
kết những thành tựu đạt được, những hạn chế và lý giải những ưu điểm hạn chế
và lý giải những ưu điểm, hạn chế, hướng khắc phục và xu hướng phát triển của
ngành lưu trữ Việt Nam.
- Phương pháp cụ thể được vận dụng gồm: phương pháp luận sử học,
phương pháp logíc học, phương pháp điều tra xã hội học, phương pháp phân tích hệ
thoáng, phương pháp liên ngành: lịch sử - lưu trữ - sử liệu học .v.v.
3.2 Nguồn tài liệu.

Trong luận văn, tác giả sử dụng những nguồn tài liệu chủ yếu sau đây:
- Các văn kiện đại hội Đảng tòan quốc
- Các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn chỉ đạo về công
tác văn thư lưu trữ của Đảng, Nhà nước.
- Các chun khảo, các cơng trình nghiên cứu của các tác giả về quản lý
công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
- Một số báo cáo tại Hội nghị tổng kết cơng tác văn phịng, văn thư - lưu trữ .
- Tư liệu điều tra, khảo sát thực tế của chính tác giả tại các Trung tâm Lưu trữ.
4.Lịch sử nghiên cứu vấn đề.
Quản lý nhà nước về lưu trữ là một lónh vực hoạt động của nhà nước.


5

Vì vậy, Đảng và Nhà nước ta đã ban hành nhiều văn bản quy phạm pháp
luật và văn bản khác để quy định, hướng dẫn thực hiện quản lý thống nhất cơng tác
lưu trữ , tài liệu lưu trữ làm cẩm nang cho các cơ quan quản lý cơng tác lưu trữ
đúng quy định hiện hành của Nhà nước.
Lưu trữ học có mối quan hệ với nhiều ngành học với nhau, như: sử liệu
học, văn bản học, sử học. Vì vậy, liên quan đến đề tài còn có nhiều cơng trình của
các nhà khoa học nghiên cứu, tiếp cận dưới góc độ của Khoa học Lịch sử, Lưu trữ
học, Quản lý nhà nước như: Lý luận và thực tiễn cơng tác lưu trữ của đồng tác giả:
PGS-TS. Nguyễn Văn Thâm, PGS. Vương Đình Quyền, PGS. Nguyễn Văn Hàm, TS.
Đào Xuân Chúc, (Nxb. Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, 1990), Công tác lưu trữ
việt Nam do Vũ Dương Hoan chủ biên (Nxb. Khoa học xã hội, Hà Nội, 1987), Lịch sử
lưu trữ Việt Nam (đề cương bài giảng) của PGS Vương Đình Quyền (1994), Tin học
và đổi mới quản lý công tác văn thư lưu trữ của TS. Dương Văn Khảm (Nxb. Chính
trị quốc gia, Hà nội, 1994); Đảng Cộng sản Việt Nam lãnh đạo cơng tác lưu trữ từ
1945 đến 2000 ( Luận án Tiến sỹ chuyên ngành lịch sử Đảng của Nghiêm Kỳ Hồng ,
2003); Hoàn thiện quản lí nhà nước đối với công tác lưu trữ trong giai đoạn hiện

nay ở nước ta ( Luận văn thạc sỹ quản lý nhà nước của Nguyễn Thị Trà , 2001)ø;
Tăng cường quản lý nhà nước về đào tạo và bồi dưỡng cán bộ văn thư, lưu trữ ở
nước ta hiện nay ( Luận văn Thạc sỹ quản lý hành chính công của Nguyễn Xuân An,
2008).
Ngồi ra cịn có nhiều cơng trình viết về các khía cạnh khác nhau của cơng
tác lưu trữ liên quan đến đề tàiđđược cơng bố trên Tạp chí Lưu trữ Việt Nam:
Nhiều bài viết đề cập đến góc độ quản lý Nhà nước về công tác văn thư
– lưu trữ như: “Đảng, Nhà nước lãnh đạo, chỉ đạo giữ gìn bí mật quốc gia, bảo vệ
công văn, tài liệu lưu trữ trong kháng chiến chống Pháp” của PGS. Vương Đình
Quyền (số 12, 2007), “Đảng và Nhà nước chỉ đạo công tác lưu trữ miền Nam
trong thời kỳ chống Mỹ cứu nước (1954 – 1975)” của TS. Nghiêm Kỳ Hồng – Đỗ


6

Văn Học (số 4, 2005), “Đổi mới, nâng cao toàn diện chất lượng công tác văn thư,
lưu trữ phục vụ đắc lực cho sự lãnh đạo của Đảng”của TS. Nguyễn Cảnh Đương
(số 9, 2007), “Một vài ý kiến về quản lý Nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ
ở địa phương” của Ngân Hà (số 2, 2007), “Thực hiện công tác tiêu chuẩn hóa của
ngành lưu trữ”của Hồ Văn Quýnh (số 4, 2001).
Về thu thập, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu
trữ có các bài: “Về lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan”( số 01, 1998) và
“Vài suy nghó về tổ chức, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Sở Nhà đất TP. Hồ Chí
Minh” ( số 2, 1996) của tác giả Nguyễn Thị Thủy, “Một số biện pháp bảo quản,
phòng ngừa sự hủy hoại tài liệu lưu trữ”của Lê Nguyên Ngọc (số 6, 2005),
“Ngành lưu trữ với việc bảo vệ an toàn tài liệu trong thời kỳ chiến tranh phá hoại
của Đế quốc Mỹ (1965 – 1973)” của Vũ Dương Hoan (số 02, 2007), “45 năm bảo
vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ quốc gia" của TS. Nguyễn Cảnh Đương (số
8, 2007).v.v.
Tất cả các công trình nghiên cứu trên của các tác giả đã giúp chúng tôi

rất nhiều trong việc tiếp cận những vấn đề về lý luận, thực tiễn quản lý công tác
lưu trữ và tài liệu lưu trữ ở Việt Nam. Nhưng nhìn chung, cho đến nay vẫn chưa
có một công trình nghiên cứu nào đề cập một cách đầy đủ, có hệ thống về quá
trình quản lý của Nhà nước Việt Nam về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ sau
hơn 30 năm giải phóng (1975- 2007). Chính vì vậy, luận văn này có thể được
xem là công trình đầu tiên nghiên cứu đầy đủ, có hệ thống về quá trình quản lý
của Nhà nước Việt Nam về công tác Lưu trữ và tài liệu Lưu trữ trong khoảng thời
gian từ năm 1975 đến năm 2007.
Trong luận văn, chúng tôi kế thừa có chọn lọc các công trình của các
giáo sư, tiến sỹ, các nhà khoa học, các bài tham luận tại các hội nghị, hội thảo
.v.v. nhằm tiếp cận, khảo sát, đánh giá và có cái nhìn toàn diện, khách quan toàn


7

bộ quá trình quản lý của Nhà nước Việt Nam về công tác lưu trữ và tài liệu lưu
trữ giai đoạn 1975 – 2007.
5. Đóng góp của đề tài.
- Về góc độ khoa học:
- Trình bày một cách có hệ thống sự lãnh đạo của Đảng, quản lý của nhà nước
đối với công tác lưu trữ từ 1975 đến 2007
- Tổng kết, đánh giá những ưu đỉểm và những hạn chế trong việc chỉ đạo, quản lý
công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ của nước ta (giai đọan 1975 – 2007)
- Đóng góp một số ý kiến để các nhà quản lý có thể tham khảo trong việc xây
dựng, hoàn thiện các chính sách quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
- Về thực tiễn:
- Nâng cao nhận thức về giá trị của tài liệu lưu trữ nhằm khuyến cáo các cơ quan
quan tâm hơn đến việc bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ để giai quyết cơng việc
trước mắt và lâu dài.
- Nhằm mục đích quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia có hiệu

quả vào sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc Việt Nam XHCN
- Góp phần thiết thực vào cơng cuộc cải cách hành chính .
6. Kết cấu của luận văn:
Ngoài phần Mở đầu và Kết luận, Nội dung của luận văn gồm 2 chương:
Chương 1: Sơ lược về quá trình quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ của
Nhà nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa thời kỳ trước năm 1975.
Trong chương 1, tác giả khái quát vài nét về tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ,
và quản lý nhà nước về công tác lưu trữ. Trrên cơ sở đó làm rõ chính sách của
Nhà nước về quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ thời kỳ trước năm 1945.


8

Cụ thể là:
1.1. Khái quát về tài liệu lưu trữ; công tác lưu trữ và quản lí nhà nước đối với
công tác lưu trữ.
1.2. Q trình ban hành văn bản quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ thời kỳ từ
1945 đến 1975.
1.3. Quá trình xây dựng hệ thống tổ chức ngành lưu trữ thời kỳ từ 1945 đến
1975.
1.4. Quá trình quản lý, chỉ đạo về nghiệp vụ lưu trữ thời kỳ từ 1945 đến 1975.
Chương 2: Quá trình quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ của Nhà nước
Việt Nam thời kỳ từ 1975 đến 2007 .
Ở chương 2 tác giả tập trung làm rõ 2 vấn đề cơ bản sau đây :
2.1. Quá trình quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ của Nhà nước Việt Nam
giai đoạn từ 1975 đến 1992.
2.2. Quá trình quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ của Nhà nước Việt Nam giai
đoạn từ 1992 đến 2007.
Với kết cấu trên, Luận văn đã cố gắng tái hiện chế quá trình quản lý của Nhà
nước về công tác lưu trữ trong hơn 30 năm ( từ1975 đến 2007) với những ưu điểm

,hạn chế nhằm góp phần tổ chức quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ ngày
càng tốt hơn.


9

Chương 1

SƠ LƯC VỀ QUÁ TRÌNH QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ
VÀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA NHÀ NƯỚC VIỆT NAM DÂN CHỦ
CỘNG HÒA THỜI KÌ TRƯỚC NĂM 1975

1.1. KHÁI QUÁT VỀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ, CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ
QUẢN LÍ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI CÔNG TÁC LƯU TRỮ
- Tài liệu lưu trữ:
Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính của những tài liệu có giá trị được
lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của
các cơ quan, tổ chức và cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu, ghi chép lại các sự
kiện, hiện tượng xẩy ra trong tự nhiên và xã hội, được bảo quản trong các kho lưu
trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học,
lịch sử… của toàn xã hội.
Tài liệu lưu trữ có nhiều loại hình phong phú và đa dạng, như: tài liệu hành
chính, tài liệu nghe nhìn và điện tử, tài liệu khoa học - công nghệ, tài liệu của các
nhân vật lịch sử, tiêu biểu trên các lónh tự nhiên, xã hội.
Tài liệu lưu trữ phản ánh hầu hết các lónh vực hoạt đôïng trong xã hội nên
có ý nghóa to lớn, thông qua tài liệu lưu trữ có thể nghiên cứu tái hiện các hoạt động
của xã hội, kể cả về chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa họci.
Tài liệu lưu trữ là di sản văn hoá của quốc gia, dân tộc. Do đó, được Nhà nước
thống nhất quản lý, đăng ký, bảo quản và tổ chức nghiên cứu, sử dụng theo quy
định của pháp luật.

- Công tác lưu trữ : công tác lưu trữ là một lónh vực hoạt động quản lý của nhà nước


10

bao gồm các vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan đến việc tổ chức khoa
học tài liệu, bảo quản an toàn và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu có hiệu quả.
- Quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ:
Là thông qua pháp luật về lưu trữ và hệ thống bộ máy các cơ quan lưu
trữ để điều chỉnh các hoạt động thuộc lónh vực lưu trữ.
Nội dung quản lý nhà nước về lưu trữ được xác định trong Pháp lệnh lưu
trữ quốc gia năm 2001, bao gồm:
- Xây dựng và chỉ đạo thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển lưu trữ;
xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về lưu
trữ; quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ quốc gia;Thống kê nhà nước về lưu trữ;
quản lý thống nhất chuyên môn nghiệp vụ về lưu trữ; tổ chức chỉ đạo việc nghiên
cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học và công nghệ trong hoạt động
lưu trữ; dào tạo, bồi dưỡng cán bộ công chức văn thư lưu trữ, quản lý công tac thi
đua khen thưởng trong hoạt động lưu trữ;thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại,
tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về lưu trữ; hợp tác quốc tế về lưu trữ.
Tuy nhiên, trong phạm vi luận văn này, chúng tôi chủ yếu xem xét quản lý
nhà nước về công tác lưu trữ ở 3 nội dung cơ bản, chi phối đến hiệu quả quản lý
công tác lưu trữ và tài liệu lưu tr. Đó là:
- Quá trình hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật để quản lý công tác
lưu trữ;
- Xây dựng hệ thống tổ chức các cơ quan và đào tạo đội ngũ cán bộ lưu trữ;
- Quản lý, chỉ đạo về nghiệp vụ lưu trữ.
Lịch sử quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ là quá
trình thực hiện chức năng, quyền hạn của Nhà nước đối với lónh vực này và phải

11

được thực hiện trên cơ sở pháp luật, thông qua hệ thống tổ chức bộ máy các cơ
quan quản lí và chế độ nghiệp vụ khoa học lưu trữ để thực hiện thống nhất, nhằm
bảo đảm an toàn và khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ theo quy định
của Nhà nước.

1.2. QUÁ TRÌNH BAN HÀNH VĂN BẢN QUẢN LÝ VỀ CÔNG TÁC LƯU
TRỮ VÀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ THỜI KỲ TỪ 1945 ĐẾN 1975.
Cách mạng tháng 8 năm 1945 thành công, Nước Việt Nam Dân chủ
Cộng hòa ra đời, cùng với những nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của chính quyền
cách mạng là xây dựng bộ máy nhà nước của chế độ mới, dưới sự lãnh đạo của
Đảng Cộng sản Việt Nam, thay thế cho chế độ thực dân nửa phong kiến vừa bị
lật đổ, công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ được Đảng và Nhà nước ta quan tâm
lãnh đạo và chỉ đạo ngay từ thời kỳ đầu xây dựng và củng cố chính quyền cách
mạng. Quá trình quản lý nhà nước về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ được
thực hiện tuân theo các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản chỉ đạo hướng
dẫn khác; thông qua hệ thống tổ chức bộ máy các cơ quan ngành lưu trữ để quản
lý thống nhất công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ từ trung ương tới các ngành, các
cấp.
Nhận thức rõ giá trị lớn của tài liệu lưu trữ, ngay sau khi Cách mạng tháng
8/1945 thành công, Chính phủ chủ trương bảo vệ an toàn tài liệu, không để cho tài
liệu lọt vào tay kẻ địch.
Ngày 08/9/1945 ông Cù Huy Cận - ủy viên Chính phủ Lâm thời đã gửi
công văn “mật” và “thượng khẩn” cho giám đốc các công sở yêu cầu thi hành
ngay “những biện pháp quyết liệt” đối với tài liệu để đề phòng bất trắc.
Ngày 03/01/1946 Hồ Chủ tịch ký Thông đạt số 1C/VP gửi các ông Bộ
trưởng, chỉ rõ giá trị đặc biệt của tài liệu lưu trữ cần phải được giữ gìn, bảo tồn,

12

nghiêm cấm việc tiêu hủy, đồng thời nêu định hướng lâu dài cho công tác lưu trữ
Việt Nam.
Ngày 02/11/1957 Chính phủ ban hành Điều lệ quy định chế độ chung về
công tác công văn, giấy tờ ở các cơ quan kèm theo Nghị định 527-TTg. Nội dung
của bản Điều lệ chủ yếu quy định về công tác công văn giấy tờ, trong đó có 02
điều quy định về công tác lưu trữ cơ quan như sau:
“ Điều 24: Tại mỗi cơ quan phải có một bộ phận lưu trữ công văn có
nhiệm vụ:
- Sắp xếp các tài liệu đưa vào lưu trữ để tiện việc tham khảo khi cần
đến, giữ gìn tài liệu được toàn vẹn, không bị ẩm mốc, cháy hoặc thất lạc.
- Đảm bảo giữ gìn bí mật quốc gia.”
“Điều 25: Những hồ sơ về công việc vặt sau 5 năm có thể hủy bỏ, việc
này phải rất thận trọng. Trước khi hủy bỏ một hồ sơ nào, phải được thủ trưởng cơ
quan đồng ý, hàng năm cơ quan có thể lập một hội đồng để xét việc hủy bỏ hồ sơ
cũ”. [2, tr.27]
Bản Điều lệ đó đã có tác dụng giúp cho các cơ quan nhận thức được và
chấp hành việc quản lý và giữ gìn tài liệu lưu trữ.
Từ 1962 đến 1975 Hội đồng Chính phủ và Phủ Thủ tướng đã lần lượt ban
hành một số các văn bản quy phạm pháp luật quy định, hướng dẫn công tác công
văn giấy tờ và công tác lưu trữ, để thực hiện quản lý tập trung thống nhất công
tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ của Nhà nước.
Ngày 04/9/1962 Hội đồng Chính phủ ban hành Nghị định 102/CP về việc
thành lập Cục Lưu trữ trực thuộc Phủ Thủ tướng. Sự ra đời của Cục Lưu trữ là
một yếu tố quan trọng trong sự nghiệp phát triển ngành lưu trữ Việt Nam. Việt


13

Nam từ đó đã có một cơ quan lưu trữ đầu ngành giúp cho Phủ Thủ tướng và
Chính phủ quản lý tập trung thống nhất công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
Ngay sau khi Cục Lưu trữ ra đời, bản Điều lệ về công tác công văn giấy
tờ và công tác lưu trữ được ban hành kèm theo Nghị định 142/CP vào ngày
28/9/1963. Trong đó, có 20 trên tổng số 44 điều khoản của Bản điều lệ quy định
những vấn đề cơ bản của công tác lưu trữ như: Hệ thống tổ chức, chức năng
nhiệm vụ của lưu trữ các ngành các cấp, những vấn đề có tính nguyên tắc trong
việc thực hiện các nội dung nghiệp vụ lưu trữ. Bản Điều lệ là cơ sở pháp lý để
thực hiện quản lý nhà nước về công tác lưu trữ trong nhiều năm của thế kỷ XX.
Ngày 08/3/1965 Phủ Thủ tướng ban hành Thông tư số 9-BT về tổ chức
lưu trữ ở các bộ và địa phương trên cơ sở căn cứ vào Bản Điều lệ nói trên. Thông
tư đã cụ thể hóa tổ chức lưu trữ ở các bộ, ngành, địa phương để các ngành các
cấp thực hiện thuận lợi.
Ngày 22/3/1969 Phủ Thủ tướng ban hành Thông tư số 10-BT về việc đẩy
mạnh việc thực hiện Điều lệ công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ ở các
cơ quan trung ương và địa phương.
Ngày 29/7/1974 Thông tư số 120-BT về việc chấn chỉnh và kiện toàn
công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ ở các cơ quan trung ương và địa
phương được ban hành. Hai thông tư này không đưa ra những quy định mới mà
chỉ nêu lên những kết quả đạt được, những tồn tại trong việc thực hiện Điều lệ
và trọng tâm là để chấn chỉnh công tác văn thư, lưu trữ.
Như vậy, trong giai đoạn này (1945-1975), Chính phủ Nước Việt Nam Dân
chủ Cộng hòa đã xây dựng được cơ sở pháp lý cho việc quản lý tập trung thống
nhất công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ từng bước đi vào nề nếp.


14

1.3. QUÁ TRÌNH XÂY DỰNG HỆ THỐNG TỔ CHỨC NGÀNH LƯU TRỮ

THỜI KỲ TỪ 1945 ĐẾN 1975.
1.3.1. Xây dựng tổ chức bộ máy:
Trên cơ sở Nha Lưu trữ và Thư viện Đông Dương của chế độ cũ, Chính
quyền Cách mạng đã tổ chức lại và đổi tên thành Nha Lưu trữ Công văn và Thư
viện Toàn quốc, trực thuộc Bộ Quốc gia Giáo dục. Tiếp đó, Chính phủ lâm thời
nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa ra sắc lệnh số 21/SL ngày 08/9/1945 về việc
bổ nhiệm ông Ngô Đình Nhu làm Giám đốc Nha Lưu trữ Công văn và Thư viện
Toàn quốc [55, tr.55], đây là cơ quan giúp cho Nhà nước quản lý công tác lưu trữ
và thư viện.
Tổ chức và nhân sự của Nha gồm có:
1. Giám đốc Ngô Đình Nhu.
2. Văn phòng và Kế toán, gồm 04 viên chức.
3. Quốc gia thư viện gồm các phòng:
- Phòng đọc sách, gồm 10 viên chức.
- Phòng mượn sách, gồm 05 viên chức.
- Phòng đóng sách, gồm 03 viên chức.
4. Lưu trữ văn hóa phẩm và báo chí, gồm 03 viên chức.
5. Lưu trữ công văn gồm các đơn vị:
- Lưu trữ công văn, gồm 02 viên chức.
- Phòng pháp chế, gồm 01 viên chức.
- Phòng biên mục, gồm 01 viên chức.


15

Bằng Sắc lệnh số 119/SL ngày 09/7/1946 về tổ chức của Bộ Quốc gia
Giáo dục do Quyền Chủ tịch nước Huỳnh Thúc Kháng ký [54, tr.67], Nha Lưu trữ
Công văn và Thư viện toàn quốc được đổi thành Sở Lưu trữ Công văn và Thư
viện toàn quốc, trực thuộc Nha Tổng đốc Đại học vụ, thuộc Bộ Giáo dục Quốc
gia.

Như vậy, cơ quan lưu trữ công văn và Thư viện toàn quốc từ vị trí một cơ
quan trực thuộc Bộ Quốc gia Giáo dục trở thành một đơn vị trực thuộc một Nha
nằm trong Bộ và với cơ cấu tổ chức bộ máy và nhân sự như trên thì cơ quan lưu
trữ rất khó khăn để làm tốt chức năng nhiệm vụ tham mưu, giúp cho việc quản lý
công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ ở tầm vó mô.
Để thực hiện tốt hai nhiệm vụ chiến lược của cách mạng Việt Nam trong
giai đoạn này, tổ chức bộ máy của Nhà nước từng bước được củng cố hoàn thiện.
Công tác lưu trữ là một lónh vực hoạt động của Nhà nước có nghóa vụ đóng góp
và thực hiện thắng lợi các nhiệm vụ của cách mạng tất yếu cần được tổ chức
hoàn thiện hơn. Cho đến khoảng nhứng năm 1955 - 1956 công tác lưu trữ ở miền
Bắc vẫn trong tình trạng thiếu sự quản lý chỉ đạo có hệ thống của Nhà nước về
mặt tổ chức và kể cả chuyên môn nghiệp vụ. Để chấn chỉnh công tác lưu trữ đi
vào nề nếp, Đảng và Nhà nước đã chỉ đạo thường xuyên, từ đó đã tạo nên những
chuyển biến tích cực.
Ngày 02/11/1957 Chính phủ đã ban hành Điều lệ quy định chế độ chung
về công văn giấy tờ ở các cơ quan, kèm theo Nghị định 527-TTg, trong đó Điều
24ù quy định:
“ Tại mỗi cơ quan phải có một bộ phận lưu trữ công văn có nhiệm vụ:
Sắp xếp các tài liệu lưu trữ để tiện việc tham khảo khi cần đến, giữ gìn
các tài liệu được toàn vẹn, không bị ẩm, mối, cháy hoặc thất lạc.


16

Bảo đảm giữ gìn các bí mật quốc gia.” [2, tr.27]
Ngày 04/9/1962, Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng được thành lập theo Nghị
định 102/CP của Hội đồng Chính phủ, Chính phủ đã bổ nhiệm ông Trần Xuân
Nguyên - Đại biểu Quốc hội khóa II làm Cục trưởng, ông Vũ Dương Hoan Trưởng phòng lưu trữ Trung ương làm Phó Cục trưởng. Để xây dựng tổ chức bộ
máy của Cục, ngày 23/3/1963 Phủ Thủ tướng ra Quyết định số 22-BT quy định tổ
chức bộ máy của Cục gồm có 03 đơn vị như sau:

- Phòng chế độ nghiệp vụ;
- Kho lưu trữ Trung ương;
- Phòng Hành chính - Tổ chức và Quản trị.
Quyết định còn quy định nhiệm vụ cho từng đơn vụ một cách cụ thể.
Sau khi Cục Lưu trữ đi vào hoạt động, tổ chức lưu trữ ở các bộ, ngành và
địa phương cũng được hình thành và hoạt động. Thông tư số 9-BT ngày 08/3/1965
của Phủ Thủ tướng về tổ chức lưu trữ ở các bộ và lưu trữ địa phương để hướng
dẫn các ngành các cấp thực hiện về tổ chức biên chế, chức năng nhiệm vụ và
quan hệ công tác của các lưu trữ bộ, cơ quan thuộc Hội đồng Chính phủ, các kho
lưu trữ khu, tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
Sau 5 năm thành lập, ngành lưu trữ (tính đến năm 1967) bước đầu đã
hình thành hệ thống lưu trữ từ trung ương đến địa phương (cấp tỉnh). Tuy nhiên,
đến năm 1975 theo báo cáo của Cục Lưu trữ tại Hội nghị kiện toàn công tác văn
thư, lưu trữ (họp từ ngày 29-30 tháng 01 năm 1975) cũng chỉ có 14 cơ quan trung
ương, và UBHC tỉnh thành lập phòng kho lưu trữ. Như vậy, có thể nói đến thời
điểm này ở Miền Bắc XHCH chưa hình thành được một hệ thống lưu trữ hoàn
chỉnh từ trung ương đến địa phương. Điều đó đã gây khó khăn cho việc quản lý


17

tập trung thống nhất công tác lưu trữ tài liệu, ảnh hưởng không tốt cho sự nghiệp
phát triển ngành lưu trữ Việt Nam.
1.3.2. Xây dựng, đào tạo nguồn cán bộ lưu trữ.
Sự nghiệp xây dựng và phát triển ngành lưu trữ Việt Nam trong thời kỳ
này gặp rất nhiều khó khăn bởi những hoàn cảnh lịch sử cụ thể, trong đó chúng
ta thiếu một đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ. Kể từ khi
Nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa ra đời từ 1945, chúng ta chưa có điều kiện
đào tạo, tập huấn cán bộ làm công tác lưu trữ. Đầu năm 1958 Ban Bí thư Trung
ương Đảng chủ trương cử một số cán bộ sang Trung Quốc khảo sát học tập về

công tác lưu trữ để làm nòng cốt xây dựng phát triển ngành lưu trữ Việt Nam.
Trong bức Điện mật của ông Nguyễn Duy Trinh – Bí thư Ban Bí thư kiêm Chánh
văn phòng Trung ương Đảng gửi ông Nguyễn Khang – Đại sứ quán Việt Nam tại
Trung Quốc ngày 15/4/1958 có viết:
“… Để chấn chỉnh công tác lưu trữ, xây dựng nề nếp lâu dài về sau, đặng
phát huy tác dụng tích cực của công tác lưu trữ đối với Cấp ủy Đảng và cơ quan
chính quyền, Ban Bí thư có ý định cho một số cán bộ (5 người) sang Trung Quốc
nghiên cứu học tập kinh nghiệm về công tác lưu trữ … Ban Bí thư đề nghị Đại sứ
thương thảo với Trung ương Đảng Cộng sản Trung Quốc về vấn đề này”. [75,
tr.9]
Sau khi được Trung Quốc nhận lời, tháng 5/1958 Ban Bí thư đã quyết
định cử 05 cán bộ sang Trung Quốc nghiên cứu học tập. Đợt học tập trên đã có
những kết quả tốt đẹp, tạo điều kiện cho đoàn cán bộ làm tốt công tác tham mưu
cho Đảng và Nhà nước về xây dựng tổ chức, chỉ đạo hướng dẫn công tác văn thư,
lưu trữ cuối thập niên 60 và đầu thập niên 70 của Thế kỷ XX.
Triển khai thực hiện Nghị định 102-CP ban hành năm 1962 của Hội đồng
Chính phủ, bộ máy Cục Lưu trữ nhanh chóng được sắp xếp để đi vào hoạt ñoäng.


18

Chính phủ đã bổ nhiệm các chức danh lãnh đạo Cục và các đơn vị thuộc Cục
như sau:
- Ông Trần Xuân Nguyên – Cục trưởng
- Ông Vũ Dương Hoan

– Phó Cục trưởng

- Ông Võ Xuân Viên

– Trưởng phòng Chế độ nghiệp vụ

- Ông Tạ Văn Nho

– Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức và quản

trị
- Kho Lưu trữ Trung ương – Do Cục trưởng Trần Xuân Nguyên kiêm
nhiệm Trưởng kho.
Những năm đầu thành lập, đội ngũ cán bộ của Cục Lưu trữ còn quá ít,
đến năm 1963 chỉ có 16 cán bộ và 02 nhân viên giúp việc. Phương châm đặt ra
cho Cục về việc xây dựng đội ngũ cán bộ là vừa làm vừa học. Đến cuối năm
1964 thì cán bộ lưu trữ của các phòng kho thuộc Cục đã được tăng cường, riêng
Phòng Chế độ nghiệp vụ đã có 9 cán bộ. Năm 1966 được bổ sung 2 cán bộ tốt
nghiệp Đại học Lưu trữ – Lịch sử Liên Xô và 2 cán bộ tốt nghiệp Khoa Lịch sử
Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội.
Trong những năm đất nước có chiến tranh, đặc biệt từ 1964 Miền Bắc
phải vừa sản xuất vừa đối phó với chiến tranh phá hoại của Đế quốc Mỹ, biên
chế cán bộ có hạn, đội ngũ cán bộ hiểu biết nghiệp vụ lưu trữ có hạn, cho nên
việc hình thành tổ chức lưu trữ và bố trí cán bộ lưu trữ cho các bộ, ngành và địa
phương gặp nhiều khó khăn. Theo báo cáo thống kê chưa đầy đủ của Cục Lưu trữ
thì tình hình cán bộ lưu trữ của địa phương (khu, tỉnh, thành) năm 1963 như sau:
22 UBHC, khu, tỉnh, thành có 22 cán bộ lưu trữ chuyên trách và 5 cán bộ văn thư
lưu trữ kiêm nhiệm, cơ bản được đào tạo tại các lớp ngắn hạn do Văn phòng


19

Trung ương Đảng, Trường Hành chính Bộ Nội vụ hoặc địa phương tổ chức. [57,
tr.3]

Đến cuối năm 1965 theo báo cáo thống kê của Cục Lưu trữ, tình hình cán
bộ lưu trữ địa phương không có gì biến động đáng kể so với tình hình năm 1963,
báo cáo này cũng đã thống kê tình hình cán bộ lưu trữ của Ban Chấp hành Trung
ương Đảng, các bộ ngành với những số liệu cụ thể:
- Văn phòng Trung ương và cơ quan trực thuộc Ban Chấp hành Trung
ương Đảng có 13 cán bộ lưu trữ chuyên trách, 3 cán bộ kiêm nhiệm văn thư, lưu
trữ, số cán bộ chưa qua trường lớp là 9 người.
- 22 Bộ và cơ quan trực thuộc Chính phủ có 13 cán bộ lưu trữ chuyên
trách, 2 cơ quan không có cán bộ lưu trữ là Tổng cục Thủy sản và Đài Tiếng nói
Việt Nam. [60, tr.5]
Cục Lưu trữ họp ngày 28/01/1965 bàn về công tác tập huấn cán bộ, trong
biên bản cuộc họp đã phản ánh đầy đủ số liệu về tình hình đội ngũ cán bộ lưu trữ
lúc bấy giờ:
“- Ở trung ương có 179 cán bộ lưu trữ, trong đó có 51 người đã công tác
lưu trữ một vài năm, 128 người chưa được huấn luyện.
- Ở địa phương có 101 lưu trữ ở cấp khu, tỉnh. Trong đó có 51 người đã
qua các lớp huấn luyẹân…”. [59, tr.9]
Tính đến 1965 đội ngũ cán bộ lưu trữ của cả cơ quan Đảng và Chính
quyền còn rất ít về số lượng, trình độ chuyên môn nghiệp vụ thấp. Các cấp sở, ty
và cấp huyện thì rất ít nơi có cán bộ lưu trữ chuyên trách.
Từ 1966 đến 1975 đội ngũ cán bộ lưu trữ của các cơ quan từ trung ương
đến địa phương đã được tăng cường đáng kể cả về số lượng và chất lượng. Bên
cạnh việc gửi cán bộ đi học chuyên ngành lưu trữ ở nước ngoài, Cục Lưu trữ