Tài liệu Kỹ năng và tầm quan trọng trong giao tiếp phần 3 pdf

Kỹ năng và tầm quan trọng trong giao tiếp
phần 3

III. Kỹ năng nghe.
Nghe là một trong những kỹ năng quan trọng cua quá trình giao
tiếp. Nó giúp các thu trướng xác định được những nhu cầu, những
vấn đề, tâm trạng hoặc mức độ quan tâxn của nhân viên. Quá trình
giao tiếp trớ liên tốt hơn. nếu như các bên tham gia vào giao tiếp
biết lắng nghe một cách có hiệu quả. Lắng nghe là một trong
những chìa khóa chủ chốt. cho phép cư xừ và ngoại giao.
Nghe là việc khó làm do có những trở ngại chú quan và khách
quan khiến không tập trung tinh thần được.
Có những trở ngại chủ quan sau đây:
- Khả năng suy nghĩ nhanh hơn người ta có thể nói.
Con người có thề suy nghĩ nhanh hơn từ 10 đến 20 lần so với họ
nói. Với thời gian thừa thãi đó nên óc bạn dễ xao lãng, lang thang
từ chủ đề này sang chủ đề khác không liên hệ gì với nhau.
- Do tập quán xua đuổi "tiếng ồn" ra khỏi đầu óc nên bạn có thể tự
động xua đuổi ồn ra khỏi đầu óc ngay cà khi không cần thiết.
- Khó mà kháng cự lại ý muốn nhảy phắt tới kết luận, bảo vệ lập
trường mình, nghi ngờ những ý tưởng mới, phê phán những khái
niệm bạn không đồng ý, là nó v tiếng ệ tư ai rẻ , lẻng m y đánh chữ
tiếng nói cửa sổ hay nhớ tới công việc khác đang làm.
Thời gian cũng là trở ngại quan trọng nhất. Để khắc phăng ngữ của
bạ 1 bằng h ả tự lên ~ nó đ cu ủa b n ' cải thiện cách bạn suy nghĩ
và cách bạn nghe nói.
a) Cai thiện dáng điệu:
Giữ tư thế cởi mở tỏ ra sẵn sàng nghe người nói, tránh tư thế khép
kín uể oải hay tư thế khiêu khích.
Cử chỉ cũng phải cởi mở làm cho người nói cảm thấy dễ chịu,
tránh những cử chỉ nóng nảy gây khó chịu.

Nét mặt cũng quan trọng. Đừng có bộ mặt đờ đẫn, trơ như đá' Hãy
bày tỏ quan tâm: nhướng mày hay cau mày, thình thoảng mỉm cười
hoặc gục gặc đầu. Những cử chỉ đó có thể giúp quan hệ tốt.
Tiếp ' xúc bằng mắt là dấu hiệu quan trọng nhất củ sự lắng nhe,
không luôn uốn nít n cư m chăm o
hay hợm mình.
Tóm lại, hết sức chú ý đến dấu hiệu phi ngôn ngữ, những cử chỉ
phi ngôn ngữ không thích hợp có thể làm cho người ta hiểu lầm
một cách tai hại.
bị Cải thiện cách suy nghĩ.
Biết lắng nghe phải do lòng chân thành nên cần kiểm soát cả cảm
tưởng lẫn tư tưởng của bản thân.
Hãy thông cảm với người nói, lắng nghe trước đã, nên nhẫn nại để
người nói có đủ thời gian, không nên chặn ngang hay phản đối
trước khi diễn giả nói xong. Những ý tưởng hay không nhất thiết
được nói ra nhanh chóng và chính xác, thậm chí rõ ràng. Hãy kiềm
chế sự nóng nảy của mình, đừng làm cho sự giao tiếp bế tắc bằng
cách tranh cãi, chỉ trích hay nổi giận quá sớm.
Tránh phán đoán trước hoặc người nói hoặc chủ đề thảo luận. Hãy
tạo cơ hội cho những vấn đề mới mẻ. Đừng để bị ảnh hưởng nhiều
vì cảm giác ban đầu hoặc cách phát biểu của họ. Những ý tưởng
hữu ích có thể không được diễn đạt một cách mỹ lệ hãy dè chừng
những thành kiến hay khuynh hướng tự nhiên của mình khi lắng
nghe. Cố gắng suy nghĩ một cách khách quan và với tinh thần phân
tích. Trong khi lắng nghe hãy sắp xếp những ý chính, cân nhắc
những chứng cứ.
Ngoài việc lắng nghe nội dung lời nói, hãy phân tích cảm tưởng
của người nói, cách người đó nói như thế nào (giọng nói, âm
lượng, nét mặt, cử chỉ) vì đôi khi người ta nói ra điều khác hẳn với
điều muốn nói.

c) Phải nói gì ?
Trong phần lớn thời gian lắng nghe ta không nói.gì cả Bí quyết để
biết lắng nghe là biết chịu đựng sự im lặng. Hãy nghĩ rằng đó là cơ
hội để nghe người khác nói, dù cảm thấy khó chịu phải im lặng.
Tuy vậy, ngoài sự im lặng cũng có thể nói một vài câu chuyện để
khuyến khích người khác nói. Trước hết, hãy đặt câu hỏi để người
ta bắt đầu nói. Hỏi để làm sáng tỏ hay để biết chi tiết, để nhắc rằng
mình hiểu. Thứ hai, dùng những câu ngắn có tính khuyến khích
người ta nói
thêm hoặc có tác dụng như dáng điệu chăm chú nghe.
Ba kỹ thuật: chăm chú quan tâm; suy luận, không phê phán cho tới
khi người ta nói hết; nói những câu ngắn và giữ im lặng thay vì
tranh luận có tác dụng lớn trong việc lắng nghe.
Nhưng cần nhớ rằng: muốn tác động có hiệu quả đến người khác,
không thể chỉ đơn thuần sử dụng kỹ thuật, mà phải xuất phát từ
tính cách, phải làm cho người ta hiểu mình.
Nghe là để hiểu người khác, nhưng đa số nghe người khác ' không
phải để hiểu và thực sự không bao giờ hiểu được cái gì đang diễn
ra trong nội tâm của người khác.
Có nhiều mức độ "nghe" khi người khác nói: Có thể lờ người khác,
thực sự là không nghe gì cả.
- Có thể giả vờ nghe.
Có thể nghe một cách chọn lọc, chi nghe một phần lúc nói chuyện.
Có thể châm chú nghe, tập trung chú ý và sức lực vào những lời
mình nghe được.
- Nghe thấu cảm, hình thức nghe cao nhất; rất ít người thực hiện.
Nghe thấu cảm không chỉ dựa vào kỹ nàng mà phải quan tâm dấn
tính cách và quan hệ bởi vì nghe thấu cảm là đi sâu vào các ý kiến
của người khác, qua đó mà phát hiện nhiều vấn đề theo cách nhóm
của người khác, ta hiểu họ' cảm nghĩ như thế nào. Bản chất của

nghe thấu cảm là sự hiểu biết đầy đủ, sâu sắc của ta về một con
người, về mặt tình cảm cũng như lý trí. Trong nghe thấu cảm, ta
nghe bằng tai, nhưng quan trọng hơn là nghe bằng mắt, bằng con
tim. Nghe để cảm nhận. để hiểu ý nghĩa, để cọ hành vi, nghĩa là ta
làm việc với thực tế bằng suy nghĩ và tình cảm của người khác; tập
trung tiếp nhận những thông tin sâu kín nhất trong tâm hồn của con
người.
Khi nghe thấu cảm người khác, ta cho họ một không khí tâm lý,
sau đó có thể tập trung phát huy ảnh hướng và giải quyết vấn đề.
Nhu cầu về không khí tâm lý ảnh hưởng đến giao tiếp trong mọi
lĩnh vực của cuộc sống.
Nghe thấu cảm cũng là mạo hiểm. Phải hy sinh nhiều an toàn để
nghe thật sâu sắc, bởi vậy phải hết sức cởi mở để chịu tác động của
người khác. Để phát húy ảnh hướng của mình phải chịu ảnh hưởng
của người khác.