Hoàn thiện kế toán bán hàng máy in và linh kiện máy in tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Tân Nam Việt (2008)

Chuyên đề thực tập Khoa Kế toán Kiểm toán
Lời mở đầu
* Tính cấp thiết của đề tài
Nền kinh tế nớc ta đang ngày càng mở cửa, nhất là từ khi Việt Nam ra nhập
WTO, đã tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp nớc ngoài vào đầu t gia
tăng, các doanh nghiệp trong nớc cũng nhờ đó phát triển mạnh mẽ. Điều này đã
tạo nên sự cạnh tranh gay gắt không chỉ giữa các doanh nghiệp trong nớc với nhau
mà còn với doanh nghiệp nớc ngoài. Mặt khác, các chế độ, quyết định kế toán của
Bộ Tài Chính lại luôn thay đổi để phù hợp với điều kiện mới. Chính những vấn đề
trên đã khiến cho các doanh nghiệp phải có những thay đổi, những điều chỉnh hợp
lý để thích ứng, phát triển và hội nhập, đặc biệt là các doanh nghiệp thơng mại
Việt Nam.
Một trong những vấn đề cấp thiết đặt ra cần thay đổi cho các doanh nghiệp th-
ơng mại trong nớc là công tác kế toán. Công tác kế toán rất quan trọng trong bất
cứ doanh nghiệp nào, công tác kế toán hoàn thiện thì mọi hoạt động kinh doanh
của doanh nghiệp sẽ suôn sẻ và phát triển. Vì doanh nghiệp thơng mại là cầu nối
giữa sản xuất và tiêu dùng nên công tác kế toán bán hàng chiếm vị trí quan trọng,
điều đó đòi hỏi công tác kế toán bán hàng phải linh hoạt, chặt chẽ, hợp lý và phù
hợp với sự thay đổi của doanh nghiệp trong tình hình mới.
Công ty TNHH Thơng mại và Dịch vụ Tân Nam Việt là một công ty chuyên
kinh doanh máy in, máy photo và linh kiện của máy in, máy photo. Do đó công
tác kế toán bán hàng rất phức tạp và cha thực sự đạt hiệu quả về tổ chức bộ máy
cũng nh thực hiện nghiệp vụ. Điều này đã tạo nên sự cồng kềnh, chồng chéo trong
kế toán bán hàng, làm hạn chế khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.
Nhận thức đợc tầm quan trong của công tác kế toán bán hàng, trong thời gian
thực tập tại công ty TNHH Thơng mại và Dịch vụ Tân Nam Việt em đã tìm hiểu
và học tập công tác này và em nhận thấy công tác kế toán bán hàng còn có những
hạn chế nên em đã lựa chọn đề tài : Hoàn thiện kế toán bán hàng máy in và
linh kiện máy in tại Công ty TNHH Thơng mại và Dịch vụ Tân Nam Việt.
* Mục đích nghiên cứu của đề tài
Nguyễn Thị Minh Thu Lớp 11C

1
Chuyên đề thực tập Khoa Kế toán Kiểm toán
Nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng một cách toán diện hơn để nâng
cao hiệu quả kinh doanh cho Công ty.
* Đối tợng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
Đối tợng và phạm vi nghiên cứu của đề tài là các nghiệp vụ kinh tế phát
sinh trong quá trình giao dịch của các loại máy in và linh kiện máy in của Công ty
mà Công ty đang kinh doanh.
* Phơng pháp nghiên cứu của đề tài
Vận dụng các phơng pháp thu thâph thông tin, thoóng kê, so sánh, quan sát,
đánh giá và phân tích tổng hợp nhằm giải quyết các vấn đề trong chuyên đề này.
* Bố cục của chuyên đề
Chuyên đề đợc chia làm hai chơng:
Chơng 1 : Những vấn đề lý luận cơ bản và thực trạng kê toán bán hàng máy in
và linh kiện máy in tại Công ty TNHH Thơng mại và dịch vụ Tân Nam Việt.
Chơng 2: Đánh giá thực trạng và các ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế
toán bán hàng máy in và linh kiện máy in tại Công ty TNHH Thơng mại và Dịch
vụ Tân Nam Việt

Chơng 1 : Những vấn đề lý luận cơ bản và thực trạng kế toán
Nguyễn Thị Minh Thu Lớp 11C
2
Chuyên đề thực tập Khoa Kế toán Kiểm toán
bán hàng máy in và linh kiện máy in tại công ty Thơng mại
và dịch vụ tân Nam việt
1.1. Lý luận chung về kế toán bán hàng trong các doanh nghiệp thơng mại.
1.1.1.Đặc điểm và nhiệm vụ kế toán bán hàng trong các doanh nghiệp thơng mại.
1.1.1.1. Đặc điểm bán hàng trong các doanh nghiệp thơng mại.
Để hiểu đợc kế toán bán hàng là gì, trớc hết ta phải hiểu bán hàng là gì?
Bán hàng là khâu cuối cùng trong quá trình hoạt động kinh doanh của

doanh nghiệp thơng mại. Thực hiện nghiệp vụ này, vốn của doanh nghiệp thơng
mại đợc chuyển từ hình thái hiện vật là hàng hoá sang hình thái tiền tệ.
Bán hàng có vai trò rất quan trọng trong bất cứ doanh nghiệp kinh doanh nào
vì có bán đợc hàng hoá thì doanh nghiệp mới có thu nhập để bù đắp những chi phí
đã bỏ ra và hình thành kết quả kinh doanh thơng mại. Trong cơ chế thi trờng hiện
nay, các doanh nghiệp thơng mại có thể thu mua hàng hoá một cách đễ dàng nhng
việc bán nó lại không dễ dàng chút nào.
Bán hàng là điều kiện quan trọng để tạo ra thu nhập bù đắp chi phí bỏ ra, bảo
toàn và phát triển vốn kinh doanh. Để đạt đợc mục tiêu này thì hàng hoá của
Doanh nghiệp thơng mại không những phải đảm bảo chất lợng mà còn phải đáp
ứng đợc thị hiếu luôn biến động của ngời tiêu dùng, cạnh tranh đợc với những
hàng hoá khác cả về chất lợng giá cả, mẫu mã cũng nh phơng thức bán hàng, dịch
vụ bán hàng
Nếu hoạt động bán hàng của doanh nghiệp không thông suốt sẽ làm ngừng trệ
các hoạt động khác nh mua vào, dự trữ. Còn nếu hoạt động bán hàng của doanh
nghiệp trôi chảy sẽ thúc đẩy các hoạt động khác. Nếu mở rộng thị trờng tiêu thụ
của doanh nghiệp, mở rộng kinh doanh, củng cố và khẳng định vị trí của doanh
nghiệp trên thị trờng, giúp doanh nghiệp đứng vững trong kinh doanh.
Bán hàng có các đặc điểm sau:
a. Đối tợng phục vụ:
Đối tợng phục vụ của các doanh nghiệp thơng mại rất đa dạng đó là ngời tiêu
dùng các nhân, các đơn vị sản xuất, kinh doanh khác, các cơ quan , tổ chức xã hội
có nhu cầu sử dụng sản phẩm của doanh nghiệp.
b. Phạm vi xác định hàng bán:
Nguyễn Thị Minh Thu Lớp 11C
3
Chuyên đề thực tập Khoa Kế toán Kiểm toán
Hàng hoá trong doanh nghiệp thơng mại đợc xác định là hàng bán khi thoả
mãn các điều kiện sau:
- Phải thông qua mua, bán và thanh toán theo một phơng thức thanh toán nhất

định.
- Doanh nghiệp mất quyền sở hữ về hàng hoá, đã thu đợc tiền hoặc ngời mua
chấp nhận nợ.
- Hàng bán ra thuộc diện kinh doanh của doanh nghiệp mua vào hoặc sản xuất,
chế biến.
Một số trờng hợp khác mà hàng hoá đợc coi nh bán là:
- Hàng hoá xuất để đổi lấy hàng hoá khác, còn đợc gọi là đối lu.
- Hàng hoá xuất để thanh toán tiền lơng, tiền thởng cho công nhân viên, thanh
toán thu nhập chia cho các bên tham gia liên doanh.
- Hàng hoá xuất làm quà biếu, tặng.
- Hàng hoá xuất dùng trong nội bộ, phục vụ cho hoạt động kinh doanh của
doanh nghiệp.
- Hàng hoá hao hụt, tổn thất trong khâu bán, theo hợp đồng bên mua chịu.
c. Các phơng thức bán hàng trong doanh nghiệp thơng mại.
Trong điều kiện nền kinh tế thị trờng hiện nay, việc lựa chọn áp dụng các
phơng thức bán hàng và các chính sách khuyến khích tiêu thụ góp phần
quan trọng vào việc thực hiện kế hoạch tiêu thụ hàng hoá, đồng thời giúp
cho doanh nghiệp có cơ sở mở rộng, chiếm lĩnh thị trờng, Phơng thức bán
hàng có ảnh hởng trực tiếp đến việc sử dụng các tài khoản kế toán phản
ánh tình hình xuất kho hàng hoá. Đồng thời nó có tính quyết định đối với
việc xác định thời điểm bán hàng, hình thành doanh thu bán hàng và tiết
kiệm chi phí bán hàng để tăng lợi nhuận.
Hiện nay, các doanh nghiệp sản xuất thờng sử dụng các phơng thức bán
hàng sau:
- Bán buôn qua kho: Là bán buôn hành hoá mà hàng bán đợc từ kho bảo quản
của doanh nghiệp. Trong phơng thức này có 2 hình thức:
+ Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp: Theo hình thiức này,
bên mua đề cử đại diện đến kho của doanh nghiệp thơng mại để nhận hàng. Doanh
Nguyễn Thị Minh Thu Lớp 11C
4

Chuyên đề thực tập Khoa Kế toán Kiểm toán
nghiệp thơng mại xuất kho hàng hoá, giao hàng trực tiếp cho đại diện bên mua.
Sau khi đại diện bên mua nhận đủ hàng, đã thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận
nợ, hàng hoá đợc xác định là tiêu thụ.
+ Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng: Theo hình thức này, căn cứ
vào hợp đồng đã ký kết hoặc theo đơn đặt hàng, doang nghiệp thơng mại xuất kho
hàng hoá bằng phơng tiện vận tải của mình hoặc đi thuê ngoài, chuyển giao hàng
cho bên mua ở một địa điểm thoả thuận. Hàng hoá chuyển bán vẫn thuộc quyền sở
hữu của doanh nghiệp thơng mại. Hàng hoá này đợc xác định là tiêu thụ khi nhận
đợc tiền do bên mua thanh toán hoặc giấy báo của bên mua đã nhận đợc hàng và
chấp nhận thanh toán. Chi phí vận chuyển do doanh nghiệp thơng mại chịu hay
bên mua chịu là do sự thoả thuận từ trớc giữa hai bên. Nếu doanh nghiệp thong
mại chịu chi phí vận chuyển, sẽ đợc ghi vào chi phí bán hàng. Nếu bên mua chịu
chi phí vận chuyển, sẽ phải thu tiền của bên mua.
- Bán buôn vận chuyển thẳng: Theo hình thức này, doanh nghiệp thơng mại sau
khi mua hàng, nhận hàng mua. Không đa về nhập kho mà chuyển thẳng cho bên
mua. Phơng thức này có thể thực hiện theo hai hình thức:
+ Bán hàng vận chuyển thẳng theo hình thức giao trực tiếp( giao hàng tay ba):
Doanh nghiệp thơng mại sau khi mua hàng, nhận hàng mua và giao trực tiếp cho
đại diện bên mua tại kho ngời bán. Sau khi giao, nhận, đại diện bên mua ký nhận
đủ hàng, bên mua đã thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận nợ, hàng hoá đợc xác
định là tiêu thụ.
+ Bán buôn vận chuyển theo hình thức chuyển hàng: Theo hình thức này, doanh
nghiệp thơnbg mại sau khi mua hàng đến giao cho bên mua, bằng phơng tiện vận
tải của mình hoặc thuê ngoài chuyển hàng đến giao cho bên mua ở một địa điểm
đã đợc thoả thuận. Hàng hoá chuyển bán trong trờng hợp này vẫn thuộc quyền sở
hữu của doanh nghiệp thơng mại. Khi nhận tiền của bên mua thanh toán hoặc
giấy báo của bên mua đã nhận đợc hàng và chấp nhận thanh toán thì hàng hoá đợc
xác định là tiêu thụ.
- Phơng thức bán lẻ: Là hình thúc ván hàng trực tiếp cho ngời tiêu dùng. Trong

phơng thức này có bốn hình thức:
+ Hình thức bán hàng thu tiền tập trung
Nguyễn Thị Minh Thu Lớp 11C
5
Chuyên đề thực tập Khoa Kế toán Kiểm toán
+ Hình thức bán hàng thu tiền trực tiếp
+ Hình thức bán hàng tự phục vụ
+ Hình thức bán hàng trả góp
- Phơng thức gửi bán đại lý: Theo hình thức này doanh nghiệp thơng mại giao
hàng cho cơ sở bên đại lý. Bên đại lý sẽ trực tiếp bán hàng và thanh toán tiền cho
doanh nghiệp thơng mại và đợc hởng hoa hồng đại lý bán.. Số hàng gửi đại lý bán
vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thơng mại. Số hàng đợc xác đinh là tiêu
thụ khi doanh nghiệp nhận đợc tiền do bên đại lý thanh toán hoặc chấp nhận nợ.
1.1.1.2. Nhiệm vụ của kế toán bán hàng trong các doanh nghiệp thơng mại.
Đối với bất kỳ nghiệp vụ kế toán nào đều có các nhiệm vụ cụ thể, và nghiệp
vụ kế toán bán hàng có các nhiệm vụ cơ bản sau:
- Ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác tình hình bán hàng của
doanh nghiệp trong kỳ. Ngoài kế toán tổng hợp trên các tài khoản kế toán, kế toán
bán hàng cần phải theo dõi ghi chép về số lợng, kết cấu, chủng loại hàng bán, ghi
chép doanh thu bán hàng, thuế giá trị gia tăng đầu vào của mtừng nhóm mặt hàng,
theo dõi từng đơn vụ trực thuộc ( theo các cửa hàng, quầy hàng).
- Kiểm tra tình hình thu tiền bán hàng và quản lý tiền bán hàng. Đối với các
hàng hoá bán chịu, cần phải mở sổ sách ghi chéptheo từng khách hàng, lô hàng, số
tiền khách nợ, thời hạn và tình hình trả nợ
- Tính toán giá mua thực tế của hàng đã tiêu thụ nhằm xác định kết quả bán
hàng.
- Cung cấp đầy đủ kịp thời, chính xác các thông tin cần thiết về tình hình bán
hàng, phục vụ cho việc chỉ đạo, điều hành kinh doanh của doanh nghiệp.
1.1.2. Hớng dẫn của các chuẩn mực kế toán và quy định của chế độ kế toán Việt
Nam về kế toán bán hàng trong các doanh nghiệp thơng mại.

1.1.2.1. Hớng dẫn của các chuẩn mực kế toán Việt Nam về việc kế toán bán
hàng trong các doanh nghiệp thơng mại.
Trong chuẩn mực kế toán số 14 đã quy định doanh thu về kế toán bán hàng nh
sau:
Nguyễn Thị Minh Thu Lớp 11C
6
Chuyên đề thực tập Khoa Kế toán Kiểm toán
* Quy định xác định doanh thu.
- Đối với bán hàng thu tiền ngay
Doanh thu = Tiền hoặc tơng đơng tiền đã thu đợc.
Tơng đơng tiền là các loại chứng khoán, trái phiếu có thời hạn thanh toán trong
phạm vi 3 tháng.
- Đối với bán hàng trả chậm:
Doanh thu = Tiền hoặc tơng đơng tiền sẽ thu đợc trong tơng lai.
- Bán hàng trả góp:
Doanh thu = Giá bán trả ngay hoặc giá bán thu tiền một lần
- Bán hàng đổi hàng:
+ Trao đổi hàng và hàng tơng đơng : Về bản chất và giá trị không tạo ra doanh
thu.
+Trao đổi hàng và hàng tơng đơng:
Doanh thu = giá trị hợp lý của hàng hóa nhận về hoặc giá trị hàng giá đem đổi
+/_ số chênh lệch.
* Thời điểm ghi nhận doanh thu.
Doanh thu bán hàng đợc ghi nhận khi thoả mãn đồng thời 5 điều kiện sau:
- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở
hữu sản phẩm hoặc hàng hoá cho ngời mua.
- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hoá nh ngời sở hữu
hàng hoá hoặc quyền kiểm soát hàng hoá.
- Doanh thu xác định tơng đối chắc chắn.
- Doanh nghiệp đã thu đợc hoặc sẽ thu đợc lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng.

- Xác định đợc chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.
* Thời điểm ghi nhận doanh thu, quy định theo từng phơng thức, hình thức bán
hàng nh sau:
- Bán buôn qua kho, bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực
tiếp, thời điểm ghi chép hàng bán là khi đại diện bên mua ký nhận đủ hàng, đã
thanh toán tiền hoặc cháp nhận nợ.
Nguyễn Thị Minh Thu Lớp 11C
7
Chuyên đề thực tập Khoa Kế toán Kiểm toán
- Bán buôn qua kho, bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng,
thời điểm ghi chép hàng bán là khi thu đợc tiền hoặc bên mua xác nhận dẫ nhận
đựoc hàng, chấp nhận thanh toán.
- Phơng thức bán lẻ, thời điểm ghi chép hàng bán là khi nhận đợc giấy báo cáo
của nhân viên bán hàng.
- Phơng thức gửi đại lý bán, thời điểm ghi chép hàng bán là khi nhận đợc tiền
hoặc bên nhận đại lý chấp nhận thanh toán.
1.1.2.2. Phơng pháp kế toán bán hàng trong các doanh nghiệp thơng mại theo
chế độ hiện hành.
Hiện nay, theo chế độ hiện hành thì kế toán bán hàng có 2 p hơng pháp, tuỳ vào
điều kiện, khả năng và mặt hàng kinh doanh mà các doanh nghiệp có thể lựa chọn
một trong hai phơng pháp để phù hợp và đạt hiệu quả cao nhất.
a. Kế toán bán hàng theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.
Bao gồm:
- Chứng từ sử dụng: Hoá đơn giá trị gia tăng, phiếu xuất kho, báo cáo bán hàng,
bảng kê bán lẻ hành hoá, dịch vụ, giấy nộp tiền của nhân viên bán hàng, bảng kê
nhân hàng và thanh toán hàng ngày, Bảng thanh toán hàng đại lý, các chứng từ
thanh toán: Phiếu thu, bảng kê nộp séc, bâo có của ngân hàng,
- Tài khoản kế toán sử dụng: Kế toán bán hàng sử dụng các tài khoản sau:
+ Tài khoản 511 : Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
+ Tài khoản 512 : Doanh thu bán hàng nội bộ

+ Tài khoản 521 : Hàng bán bị trả lại
+ Tài khoản 532 : Giảm giá hàng bán
+ Tài khoản 131: Phải thu của khách hàng
+ Tài khoản 157: Hàng gửi bán
+ Tài khoản 632: Giá vốn hàng bán.
- Trình tự kế toán: Gồm các hình thức sau:
+ Kế toán bán buôn qua kho theo hình thức chuyển thẳng
+ Kế toán bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp
+ Kế toán bán buôn vận chuyển theo hình thức giao hàng trực tiếp
+ Kế toán bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng
Nguyễn Thị Minh Thu Lớp 11C
8
Chuyên đề thực tập Khoa Kế toán Kiểm toán
+ Kế toán bán lẻ hàng hoá
+ Kế toán bán hàng trả góp, trả chậm
+ Kế toán bán hàng đại lý
+ Kế toán bán hàng nội bộ
+ Kế toán các trờng hợp khác: Hàng đổi hàng; xuất hàng hoá thanh toán tiền l-
ơng, tiền thởng cho nhân viên; xuất hàng hoá sử dụng phục vụ cho hoạt động sản
xuất kinh doanh của đơn vị; xuất hàng hoá biếu, tặng, thởng đợc trang trải bằng
quỹ phúc lợi.
b. Kế toán bán hàng theo phơng pháp kiểm kê định kỳ.
Khi bán hàng, kế toán chỉ phản ánh doanh thu bán hàng trên tài khoản 511,
bút toán phản ánh giá vốn không đợc thực hiện đồng thời nh phơng pháp kê khai
thờng xuyên mà chỉ phản ánh 1 lần vào thời điểm cuối kỳ.
Cuối kỳ, căn cứ vào kết quả kiểm kê, xác định tổng giá trị hàng tồn cuối kỳ,
dựa vào công thức cân đối:
Tồn đầu + Nhập = Xuất + Tồn cuối
Các trình tự kế toán tơng tự nh kế toán bán hàng ở các doanh nghiệp thơng mại
kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.

* Sổ sách kế toán.
- Sổ kế toán tổng hợp:
+ Nhật ký chung : Phản ánh trên sổ nhật ký chung , sổ kế toán bán hàng, sổ
nhật ký chi tiền, sổ cái các tài khoản 511,632,157,
+ Nhật ký chứng từ: Phản ánh trên nhật ký chứng từ số 8, bảng kê số 1, số 2, số
11, sổ cái các tài khoản.
- Sổ kế toán chi tiết : Sổ chi tiết doanh thu, sổ chi tiết hàng hoá, sổ chi tiết phải
thu khách hàng, sổ chi tiết liên quan.
1.2. Đặc điểm tổ chức kinh doanh và tổ chức công tác kế toán của Công ty
TNHH Thơng mại và Dịch vụ Tân Nam Việt.
1.2.1. Đặc điểm tổ chức kinh doanh của Công ty.
* Khái quát lịch sử thành lập của Công ty
Công ty TNHH Thơng Mại và Dịch vụ ( TM - DV) Tân Nam Việt đợc thành lập
từ năm 2002 do ông Trần Quốc Tuấn làm Giám đốc. Có t cách pháp nhân, có con
Nguyễn Thị Minh Thu Lớp 11C
9
Chuyên đề thực tập Khoa Kế toán Kiểm toán
dấu riêng, mở tài khoản tại Ngân hàng Công Thơng Đống Đa với số vốn điều lệ là
1.500.000.000 đồng và chịu trách nhiệm hữu hạn với số vốn tự có và các nợ bằng
vốn tự có. Công ty có chế độ hạch toán độc lập và tự chủ về mặt tài chính, tự chịu
trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh của mình.
Tên giao dịch : Công ty TNHH Thơng mại và Dịch vụ Tân Nam Việt.
Địa chỉ : 130 Chùa Bộc - Đống Đa - Hà Nội.
* Chức năng, nhiệm vụ của Công ty.
- Chức năng:
+ Kinh doanh các máy in, máy photo
+ Cung cấp các thiết bị văn phòng.
- Nhiệm vụ:
+ Nghiên cứu các sản phẩm mới trong và ngoài nớc có chất lợng, giá cả
phù hợp với thị trờng

+ Trong quá trình chuyển giao máy móc cho khách hàng phải tổ chức
giám sát chặt chẽ và phải chịu trách nhiệm về chất lợng.
+ Chấp hành các quy chế và pháp luật của Nhà nớc cũng nh chấp hành
nghiêm chỉnh các quy định về thực hiện hợp đồng.
+ Thực hiện tốt các nghĩa vụ đối với Nhà nớc.
* Lĩnh vực đăng ký kinh doanh và loại hình doanh nghiệp
Công ty TNHH Thơng mại và Dịch vụ Tân Nam Việt là công ty kỹ thuật và th-
ơng mại chuyên kinh doanh các máy in, máy photo, các linh kiện của máy in và
máy photo, ngoài ra còn trực tiếp in, photo và đóng tài liệu, sửa chữa, bảo dỡng
thiết bị văn phòng, dịch vụ dịch thuật, đại lý mua bán, ký gửi hàng hoá.
* Đối tợng và địa bàn kinh doanh của Công ty.
Đối tợng kinh doanh của Công ty là những doanh nghiệp, cá nhân trên địa bàn
Hà Nội và các tỉnh Miền Bắc có nhu cầu về máy in, máy photo và các thiết bị có
liên quan.
1.2.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty.
Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty
Nguyễn Thị Minh Thu Lớp 11C
10
Ban Giám
Đốc Công ty
Chuyên đề thực tập Khoa Kế toán Kiểm toán
* Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận.
- Ban Giám đốc : Ban Giám đốc gồm có Giám đốc và Phó Giám đốc.
+ Giám đốc là ngời trực tiếp quản lý, điều hành và chỉ đạo hoạt động sản xuất
kinh doanh diễn ra hàng ngày một cách có hiệu quả, qua báo cáo nhanh của từng
phòng, bộ phận để xử lý thông tin một cách kịp thời. Đồng thời Giám đốc là ngời
chịu chách nhiệm chung về toàn bộ hoạt động kinh doanh và đề ra kế hoạch kinh
doanh của công ty, phối hợp các bộ phận trong Công ty một cách nhịp nhàng, ăn
khớp. Để điều hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, giám đốc thờng xuyên
phải đối đầu và giải quyết các công việc có liên quan tới nhiều lĩnh vực khác nhau

nh tài chính, ngân hàng, nhân sự, marketing, cung ứng hàng hoá, y tế, an ninh.
Thậm trí Giám đốc doanh nghiệp có thể tham gia trực tiếp vào việc giải quyết một
vấn đề cụ thể nào đó nh vấn đề tuyển dụng nhân sự.
+ Phó giám đốc: Là ngời do Giám đốc doanh nghiệp uỷ quyền Phụ trách kinh
doanh của doanh nghiệp, tham gia xây dựng phơng hớng, phụ trách chiến lợc phát
triển kinh doanh, đề xuất và tham mu các phơng án kinh doanh để đạt hiệu quả
cao.Phó giám đốc là ngời hỗ trợ cho giám đốc giải quyết các vấn đề có liên quan
trong từng lĩnh vực khi đợc uỷ quyền.
- Phòng kế toán: Có nhiệm vụ quản lý vốn, giám sát mọi họat động kinh doanh
của Công ty. Tổ chức công tác thống kê và hạch toán theo chế độ hạch toán nhà n-
ớc. Thanh toán các khoản với khách hàng, nộp thuế cho nhà nớc và trả lãi cho
ngân hàng đầy đủ, kịp thời.
- Phòng kinh doanh: Chuyên nghiên cứu thị trờng, thu hút khách ngày càng
nhiều cho Công ty. Nghiên cứu sản phẩm của đối thủ cạnh tranh và đề ra các chiến
Nguyễn Thị Minh Thu Lớp 11C
11
Phòng
Kinh Doanh
Phòng
Kỹ Thuật
Bộ phận
Marketing
Bộ phận
bán hàng
Bộ phận
bảo hành
Bộ phận
kỹ thuật
Phòng
Kế Toán

Chuyên đề thực tập Khoa Kế toán Kiểm toán
lợc kinh doanh thích hợp với sự biến động của thị trờng, đồng thời còn chịu trách
nhiệm giữ mối quan hệ thờng xuyên với các đối tác truyền thống và công tác tổ
chức quảng cáo trên các hệ thống thông tin và tạp chí.
- Phòng kỹ thuật : Có nhiệm vụ lắp đăt, sửa chữa, bảo hành các máy móc, thiết
bị cho khách hàng của Công ty.Tham mu về lĩnh vực kỹ thuật cho Ban giám đốc,
thờng xuyên nắm bắt những thông tin mới nhằm góp phần vào việc kinh doanh
đúng hớng, có hiệu quả.
1.2.2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty
1.2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Phòng kế toán trực tiếp làm công tác kế toán tài chính theo đúng chế độ mà Nhà
nớc quy định, tham mu cho Ban giám đốc, hoạch định quá trình sản xuất kinh
doanh của Công ty. Ghi chép tính toán và phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời,
đầy đủ về tình hình tài sản, lao động, tiền vốn và kết quả hoạt động sản xuất kinh
doanh của Công ty. Quản lý tài chính, tính toán, trích nộp đầy đủ đúng thời hạn
các khoản phải nộp ngân sách Nhà nớc và trích lập các quỹ Công ty.
Mọi công tác kế toán của Công ty đợc triển khai thực hiện đều do kế toán trởng
phân công và giám sát. Phòng kế toán có 4 ngời, mỗi thành viên kế toán có chức
năng, nhiệm vụ khác nhau nhng thống nhất trong bộ máy kế toán.
Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty
Chức năng, nhiệm vụ của từng thành viên kế toán đợc phân cụ thể:
Nguyễn Thị Minh Thu Lớp 11C
12
Kế toán trởng
Kế toán
bán hàng
Kế toán tiền mặt và
thanh toán
Kế toán kho và
Thủ quỹ

Chuyên đề thực tập Khoa Kế toán Kiểm toán
+ Kế toán trởng: Là ngời chịu trách nhiệm chỉ đạo trực tiếp các công việc của
phòng kế toán, lập báo cáo tài chính theo đúng thời hạn quy định. Kế toán trởng là
ngời có trách nhiệm bao quát toán bộ tình hình tài chính của Công ty, thông báo
cụ thể cho Ban giám đốc về mọi hoạt động tài chính.
+ Kế toán kho và Thủ quỹ : Là ngời chịu trách nhiệm về tiền mặt tại quỹ, hàng
ngày căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi của thanh toán viên ghi vào sổ quỹ và đối
chiếu kiểm tra với kế toán tiển mặt. Theo dõi chi tiết về hàng hoá, về tình hình
biến động, tình hình nhập xuất tồn hàng hoá trong kho
+ Kế toán bán hàng : Có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế về
doanh thu bán hàng, các khoản giảm trừ doanh thu, tập hợp và phản ánh đầy đủ
các khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý phát sinh trong quá trình bán hàng.
+ Kế toán tiền mặt và thanh toán : Là ngời chịu trách nhiệm thanh toán chi tiết
về tiền mặt lên sổ chi tiết tiền mặt các nghiệp vụ liên quan, kiểm tra tính hợp lý,
hợp lệ của các chứng từ gốc, từ đó lập phiếu thu, phiếu chi cho các nghiệp vụ tiền
mặt, theo dõi công nợ nội bộ, huy động vốn. Ngoài ra còn theo dõi các khoản phải
thu, phải trả của khách hàng và các khoản tạm ứng cho nhân viên.
1.2.2.2. Tổ chức hệ thống thông tin.
- Tổ chức hạch toán ban đầu:
Công ty TNHH TM - DV Tân Nam Việt là doanh nghiệp thơng mại, vận dụng
hệ thống chứng từ kế toán doanh nghiệp theo Quyết định số 15/2006/QĐ - BTC và
một số văn bản pháp luật khác. Công ty sử dụng hệ thống các chứng từ về hàng
tồn kho, chứng từ về tiền, chứng từ về lao động tiền lơng, chứng từ về bán hàng,
chứng từ về tài sản cố định. Ngoài ra, Công ty còn sử dụng các chứng từ do Công
ty lập phù hợp với đặc điểm kinh doanh của mình và đợc Bộ tài chính chấp nhận.
Việc vận dụng chứng từ kế toán phù hợp với nghiệp vụ, tổ chức chứng từ luân
chuyển theo đúng phần hành, đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của chứng từ
sử dụng.
- Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản:
Công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán do Bộ tài chính ban hành theo

Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006.
Nguyễn Thị Minh Thu Lớp 11C
13
Chuyên đề thực tập Khoa Kế toán Kiểm toán
Công ty sử dụng các tài khoản cấp 1 và cấp 2 theo đúng chế độ kế toán tài chính
hiện hành. Các tài khoản của Công ty đợc chi tiết hoá theo từng đối tợng cụ thể để
phù hợp với yêu cầu quản lý và hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Do hoạch toán tổng hợp theo phơng pháp kê khai thờng xuyên nên hệ thống tài
khoản mà Công ty sử dụng bao gồm các tài khoản sau:
Tài khoản 111 : Tiền mặt
Tài khoản 112 : Tiền gửi Ngân hàng
Tài khoản 133 : Thuế GTGT đợc khấu trừ
Tài khoản 141 : Tạm ứng
Tài khoản 156 : Hàng hoá
Tài khoản 211 : Tài sản cố định hữu hình
Tài khoản 214 : Hao mòn tài sản cố định
Tài khoản 311 : Vay ngắn hạn
Tài khoản 331 : Phải trả cho ngời bán
Tài khoản 333 : Thuế và các khoản phải nộp Nhà nớc.
Tài khoản 3331 : Thuế giá trị gia tăng phải nộp
Tài khoản 334 : Phải trả công nhân.
Tài khoản 338 : Phải trả, phải nộp
Tài khoản 3382 : Kinh phí công đoàn.
Tài khoản 3383 : Bảo hiểm xã hội.
Tài khoản 3384 : Bảo hiểm y tế.
Tài khoản 411 : Vốn kinh doanh.
Tài khoản 414 : Quỹ đẩu t phát triển.
Tài khoản 421: Lợi nhuận cha phân phối.
Tài khoản 511: Doanh thu bán hàng.
Tài khoản 521 : Chiết khấu bán hàng.

Tài khoản 531 : Hàng bán bị trả lại.
Tài khoản 532 : Giảm giá hàng bán.
Tài khoản 611: Mua hàng.
Tài khoản 632 : Giá vốn hàng bán.
Tài khoản 635 : Chi phí hoạt động tài chính.
Nguyễn Thị Minh Thu Lớp 11C
14
Chuyên đề thực tập Khoa Kế toán Kiểm toán
Tài khoản 641 : Chi phí bán hàng.
Tài khoản 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Tài khoản 711 : Thu nhập khác.
Tài khoản 811: Chi phí khác.
Tài khoản 911 : Xác định kết quả kinh doanh.
- Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán.
Hiện nay, Công ty đang áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ, nên các sổ sách
chứng từ có liên quan là : Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái, các sổ và thẻ kê toán
chi tiết. Công ty áp dụng cả hình thức thao tác trên các sổ sách và trên máy vi tính
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ

Nguyễn Thị Minh Thu Lớp 11C
15
Chứng từ gốc
Bảng tổng
hợp chi tiết
Chứng từ ghi
sổ
Sổ đăng ký ghi
sổ
Sổ, thẻ kế
toán chi tiết

Bảng tổng hợp
chứng từ gốc
Sổ quỹ
Chuyên đề thực tập Khoa Kế toán Kiểm toán
Ghi chú : Ghi hàng ngày :
Ghi cuối tháng :
Đối chiếu, kiểm tra :
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc kế
toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào các chứng từ ghi sỏ để ghi vào sổ Đăng ký
chứng từ ghi sổ, sau đó đợc dùng để ghi vào Sổ cái. Các chứng từ gốc sau khi làm
căn cứ lập chứng từ ghi sổ đợc dùng để ghi vào các sổ, thẻ kê toán chi tiết.
Cuối tháng phải khoá sổ, tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế tài chính
phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh
Nợ, tổng số phát sinh Có và số d của từng tài khoản trên Sổ cái. Căn cứ vào Sổ cái
lập Bảng cân đối số phát sinh.
Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết đ-
ợc dùng để lập Báo cáo tài chính.
- Tổ chức lập báo cáo kế toán :
Báo cáo tài chính của Công ty đợc lập và gửi vào cuối năm tài chính, thời hạn
gửi và chậm nhất là 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính.
Hệ thống báo cáo tài chính gồm có:
+ Bảng cân đối kế toán.
+ Kết quả hoạt động kinh doanh.
+ Báo cáo lu chuyển tiền tệ.
+ Thuyết minh báo cáo tài chính.
Công ty phải nộp báo cáo tài chính cho Chi cục thuế quận Đống Đa - Hà nội.
Nguyễn Thị Minh Thu Lớp 11C
16
Bảng cân đôi số
phát sinh

Báo cáo tài
chính
Sổ cái