Tài liệu Chia nhỏ để quản chặt docx

C
h
i
a
n
h
ỏ để quản chặt







Golf và chạy tiếp sức là hai môn thể thao khác nhau ở rất nhiều khía
cạnh, nhưng lại có điểm chung: hành trình cuộc thi được chia theo các
chặng nhỏ, hoàn thành nhanh từng chặng nhỏ thì hành trình được rút
ngắn. Bài toán cho tiến độ thực hiện công việc cũng sẽ được giải nhanh
chóng nếu chúng ta áp dụng công thức tương tự: chia nhỏ giai đoạn,
chia mục tiêu lớn thành các mục tiêu nhỏ.
Vấn đề cần làm rõ đầu tiên là đối tượng của “công thức” này là gì? Dân gian
có câu: “Giết gà bằng dao mổ trâu”, ý muốn nói tới việc áp dụng một giải
pháp quá lớn cho một nhiệm vụ nhỏ. Công thức chia giai đoạn, chia mục
đích cũng tương tự, thường không thích hợp khi giải quyết những công việc
thường nhật. Đối tượng áp dụng là các dự án, các kế hoạch, chương trình
hành động có tính mục tiêu cao, trong trung và dài hạn.

Trên sân golf, bạn không bằng một gậy để bóng bay đến hết 18 lỗ. Tương tự,
khó mà giao một khối lượng lớn công việc cho nhân viên mà chỉ nói mục
đích cuối cùng với mệnh lệnh đơn giản là: “Thực hiện đi!”. Nếu không có
một bảng phân chia tiến độ, kèm theo đó là các mục tiêu cụ thể, thì việc thực

hiện (của nhân viên) và giám sát (của nhà quản lý) sẽ rất vất vả. Chẳng hạn,
một dự án ABC có thể được chia thành các gói A, B, C. Tương ứng, gói A
(hoặc B, C) sẽ do những nhân sự nào đảm trách, cần đạt được gì, cơ chế phối
hợp ra sao, phương thức thực hiện như thế nào, nếu hoàn thành trước (hoặc
chậm) so với tiến độ thì sẽ có khen thưởng (hoặc kỷ luật) thế nào. Chia nhỏ
công việc có tác dụng giảm bớt sức ép hoàn thành công việc lên đội ngũ
thực hiện, giảm hiệu ứng tâm lý tiêu cực (choáng ngợp), dễ quy trách nhiệm
cụ thể và thuận tiện để áp dụng các biện pháp kích thích năng suất lao động.
Trước khi giao việc theo từng gói việc nhỏ, cần nói cho nhân viên biết định
hướng chung và mục tiêu lớn trước rồi mới chẻ nhỏ việc ra từng phần, tịnh
tiến dần đến mục tiêu. Điều này cần thiết vì nếu không biết đường lối,
phương hướng chung, nhân viên có thể bị lạc hướng hoặc bị động trong
công việc.
Phân chia tiến độ không phải là công cụ mới mẻ trong quản lý, nhưng cách
thức ứng xử của nhà quản lý với từng giai đoạn của nó lại không chỉ đơn
thuần là khoa học quản trị, mà còn đòi hỏi một nghệ thuật. “Đường lên đỉnh
Olympia” là một trò chơi rất bổ ích, nhà quản lý nên xem để kiểm tra, bổ
sung kiến thức phổ thông và áp dụng luật chơi cho mô hình phân chia tiến
độ công việc của mình. Giống như trò chơi trên truyền hình có thể chia hành
trình lớn thành các tiểu hành trình, khởi động đến vượt chướng ngại vật,
tăng tốc và về đích.
Ở giai đoạn khởi động công việc, vai trò của nhà quản lý được thể hiện ở
năng lực diễn giải và định hướng cho đội ngũ nhân sự tác nghiệp. Không
phải là vô cớ mà môn thể thao nào cũng cần có huấn luyện viên và cũng
không vô cớ mà huấn luyện viên luôn nhắc nhở vận động viên trước khi
nhập cuộc. Nhà quản lý cũng giống như một huấn luyện viên. Sang giai
đoạn vượt chướng ngại vật và tăng tốc, người lãnh đạo phải biết phát huy tối
đa năng lực tư duy và giải quyết công việc của các cá nhân để họ tiến nhanh
đến các đích ngắn hạn. Đây thực sự là một “cuộc chơi” mang tính đồng đội
cao, có tác dụng kiểm nghiệm năng lực gắn kết của đội ngũ (kỹ năng làm

việc theo nhóm), và cả vai trò giám sát, điều chỉnh gián tiếp của nhà quản lý.
Bên đường biên dọc sân bóng luôn có một ô nho nhỏ để huấn luyện viên có
thể chỉ đạo cầu thủ của mình chơi theo chiến thuật nào đó cho phù hợp với
diễn tiến trận đấu. “Cuộc chơi” kể trên cũng cần một khoảng không và một
“huấn luyện viên” như thế.
Về đích là chặng đường cuối “càng gần thắng lợi, càng lắm khó khăn”. Chủ
quan, xả hơi, nóng vội, nhụt chí là những hiện tượng khá phổ biến, nảy sinh
từ chính con người. Trong giai đoạn nước rút, vận động viên được dạy là
phải nín thở để đạt được tốc độ cao nhất mà cán đích. Câu chuyện với nhà
quản lý trong giai đoạn cuối của công việc không phải là nín thở, nhưng cần
sẵn sàng cho các biện pháp mang tính hành chính, áp chế nhằm nâng cao
mức độ tập trung cho toàn đội ngũ. Quân không trễ nải vì có chủ tướng
nghiêm. Lòng quân không biến vì chủ tướng uy vũ. Chữ “kỷ” cũng hàm ý
như thế.
Kỷ mà không nhân sẽ thành hà khắc. Quản trị nhân sự thiết nghĩ cũng nên
quan tâm đến chữ “nhân” ở nhiều góc độ. Trong những số báo sau, Sổ tay
quản lý sẽ đề cập đến chữ “nhân” thú vị này.