BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN
KHOA THƯ VIỆN - VĂN PHÒNG

BÁO CÁO
THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
CƠNG TY TNHH TM-DV HỊA LAN

GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN:

SINH VIÊN THỰC HIỆN: VÕ HUỲNH VÂN ANH

ThS. ĐẶNG THANH NAM

MSSV: 3117360010
CHUN NGÀNH: QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG
LỚP: DQV1172
NIÊN KHĨA: 2017-2021

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, 2021


LỜI NÓI ĐẦU
Đối với nền kinh tế hiện nay, ngành Quản trị văn phòng ngày càng được khẳng định
vai trò nồng cốt, cũng như chứng minh được tầm quan trọng trong các cơ quan , từ cơ
quan nhà nước đến cơ quan, tổ chức tư nhân. Quản trị văn phòng là ngành liên quan
đến việc hoạch định, triển khai thực hiện theo dõi và đánh giá, sắp xếp đảm bảo q
trình làm việc của văn phịng ln đạt được năng suất. Để thực hiện được những việc
đó địi hỏi người làm cơng tác văn phịng cần phải nâng cao năng lực, tạo điều kiện
môi trường cạnh tranh công bằng để phát triển bản thân và tiếp thu được những kiến
thức bổ ích.
Trường Đại học Sài Gịn là một trong những ngôi trường được đào tạo rất nhiều ngành

học phong phú, trong đó chun ngành Quản trị văn phịng thuộc khoa Thư viên - Văn
phòng là ngành rất cần thiết đối với xã hội hiện nay. Mục đích của khóa thực tập này
nhằm đưa các kiến thức lý thuyết áp dụng vào trong thực tiễn, từ đó giúp sinh viên làm
quen với mơi trường, cơng việc. Đồng thời cịn tạo cho các em có cơ hội thể hiện bản
thân, co xát với thực tiễn sẽ giúp các em trưởng thành hơn, đúc kết được những kinh
nghiệm quý giá hơn trong quá trình làm việc.
Trong quá trình thực tập được sự giúp đỡ của ban lãnh đạo nhà trường, quý thầy cô
trong Khoa Thư viện - Văn phòng, em đã xin được thực tập tại Cơng ty TNHH
TM-DV Hịa Lan. Vận dụng được những kiến thức đã tích lũy được trong quá trình
học tập và tìm hiểu tình hình hoạt động cơng việc thực tế tại Cơng ty TNHH TM-DV
Hịa Lan, với sự giúp đỡ tận tình của các anh chị Phịng Kế tốn - Hành chính, cùng
với sự hướng dẫn nhiệt tình của thầy Đặng Thanh Nam, em đã có cái nhìn tổng quan
và sâu sắc hơn về hoạt động của văn phịng cũng các nghiệp vụ văn phịng trong cơng
ty.
Do thời gian thực tập khá ngắn, mặc dù em đã cố gắng nỗ lực trong cơng việc nhưng
điều đó vẫn khơng tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy em rất mong nhận được những
đóng góp, ý kiến của quý thầy cô và các anh chị trong công để bài báo cáo thực tập của
em được hoàn thiện hơn.

1


LỜI CẢM ƠN
Sau thời gian học tập tại trường Đại học Sài Gòn được truyền đạt kiến thức và giúp đỡ
tận tình từ Qúy thầy cơ Khoa Thư Viện - Văn phòng - Ngành Quản trị văn phòng, đặc
biệt là Thầy Đặng Thanh Nam giảng viên trực tiếp hướng dẫn, hỗ trợ em suốt quá trình
làm báo cáo tốt nghiệp em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất.
Bên cạnh đó, em xin cảm ơn Ban Giám đốc Cơng Ty TNHH TM-DV Hịa Lan, cảm
ơn chị Trần Hồng Linh Trang là những người trực tiếp hướng dẫn công việc và giúp
đỡ em suốt q trình thực tập tại cơng ty.

Kì thực tập tốt nghiệp lần này em mới nhận thấy bản thân mình thật sự cần phải trao
dồi kiến thức nhiều hơn, từ kiến thức xã hội đến kiến thức chuyên môn. Em đã học hỏi
và tiếp thu rất nhiều những điều mới từ các anh chị trong công ty. Mặc dù công việc
khá nhiều và luôn bận rộn nhưng anh chị vẫn hướng dẫn, hỗ trợ em trong công việc rất
tận tình. Chính điều đó đã tạo cho em cảm giác không bị lạc lõng, tạo cho em tinh thần
thoải mái dể làm việc và hồn tốt cơng việc. Lần thực tập này đối với em như là hành
trang để em có thể vững bước và tự tin trên con đường phía trước
Và cuối cùng, em xin được một lần nữa cảm ơn và kính chúc q Thầy Cơ Khoa Thư
viện – Văn phịng, các anh chị ở Cơng Ty TNHH TM-DV Hịa Lan có thật nhiều sức
khỏe, thành công trong sự nghiệp.
Xin chân thành cảm ơn!

2


DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
1. TP.KT-HC
2. CQ
3. CHT
4. ATLĐ
5. VB
6. TSCĐ
7. NLĐ
8. NSDLĐ
9. BHXH
10. HĐLĐ

Trưởng phịng Kế tốn - Hành chính
Cơ quan
Chỉ huy trưởng

An tồn lao động
Văn bản
Tài sản cố định
Người lao động
Người sử dụng lao động
Bảo hiểm xã hội
Hợp đồng lao đồng

3


MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU................................................................................................................. 1
LỜI CẢM ƠN.................................................................................................................. 2
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT............................................................................... 3
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY................................................................5
1.1. Quá trình hình thành và phát triển.......................................................................5
1.1.1.Giới thiệu chung về cơng ty........................................................................ 5
1.1.2. Sản phẩm và thị trường chính.................................................................... 6
1.1.3 Kết quả hoạt động sản xuất - kinh doanh (2017- 2019)............................. 7
1.1.4. Cơ cấu tổ chức............................................................................................ 8
1.2 Phịng Kế Tốn - Hành chính............................................................................... 8
1.2.1 Chức năng.................................................................................................... 8
1.2.2 Nhiệm vụ..................................................................................................... 9
1.2.3 Cơ cấu tổ chức phịng Kế tốn - Hành chính............................................10
CHƯƠNG 2: CÁC NGHIỆP VỤ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG......11
2.1 Tóm tắt q trình nghiên cứu, khảo sát các nghiệp vụ văn phịng trong cơng ty11
2.1.1 Hệ thống quy chế, quy định hoạt động của công ty..................................11
2.1.2 Kế hoạch , chương trình cơng tác của cơ quan, văn phịng......................12
2.1.3 Nghiệp vụ quản trị nhân sự....................................................................... 14

2.1.4 Soạn thảo văn bản......................................................................................18
2.1.5 Nghiệp vụ văn thư..................................................................................... 21
2.1.6.Nghiệp vụ lưu trữ...................................................................................... 26
2.1.7 Tổ chức hội nghị, hội thảo, họp trong công ty..........................................27
2.1.8 Quản lý tài sản, an ninh, y tế..................................................................... 28
2.2 Kết quả thực hành của nhân viên....................................................................... 31
2.2.1 Xây dựng một số quy định, quy chế hoạt động của văn phòng................31
2.2.2 Soạn thảo văn bản hành chính, văn bản khác........................................... 34
2.2.3 Các biểu mẫu liên quan đến công tác văn thư.......................................... 42
2.2.4 Các biểu mẫu liên quan đến tổ chức hội nghị/họp, chuyến công tác....... 45
2.2.5 Các biểu mẫu liên quan đến tới công tác quản lý, tài sản.........................47
CHƯƠNG 3: KIẾN NGHỊ ĐỀ XUẤT NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN TRỊ
VĂN PHÒNG.................................................................................................................48
3.1 Thực trạng về quản trị văn phịng tại CƠNG TY TNHH TM-DV HỊA LAN.48
3.1.1 Về cơng tác quản lí nhân sự...................................................................... 48
3.1.2 Về việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ..............................................48
3.2 Đề xuất, kiến nghị giải pháp cải thiện................................................................ 50
3.2.1 Về cơng tác quản lí nhân sự...................................................................... 50
3.1.2 Về cơng tác văn thư - lưu trữ.................................................................... 52
KẾT LUẬN.................................................................................................................... 54
PHỤ LỤC.....................................................................................................................63
TÀI LIỆU THAM KHẢO............................................................................................ 93

4


CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CƠNG TY
1.1. Q trình hình thành và phát triển
1.1.1.Giới thiệu chung về công ty
Tên tiếng việt: CƠNG TY TNHH THƯƠNG MẠI - DỊCH VỤ HỊA LAN

Tên tiếng anh: HOALAN CO.,LTD
Loại hình hoạt động: Cơng ty TNHH Hai Thành Viên trở lên
Mã số thuế: 0301742460
Địa chỉ: 25B Trường Sơn, Phường 15, Quận 10, TP. Hồ Chí Minh
Đại diện pháp luật: Nguyễn Văn Đước
Ngày thành lập: 28/04/1999
Vốn điều lệ: 20.000.000.000 VNĐ
Điện thoại –Fax: (84.28)3970.2821
Email:
Website: hoalan.me
Logo công ty:

*Các ngành nghề kinh doanh chính:
- Thiết kế hệ thống cơ – điện cho các cơng trình dân dụng và công nghiệp.
- Nhận thầu cung cấp thi công lắp đặt hệ thống điều hòa trung tâm, điều hòa cục bộ, hệ
thống lạnh công nghiệp.
- Nhận thầu cung cấp thi công lắp đặt hệ thống cấp thốt nước cho các cơng trình xây
dựng dân dụng và cơng nghiệp.
- Nhận thầu cung cấp thi công lắp đặt hệ thống điện động lực, điện điều khiển cho các
cơng trình xây dựng dân dụng và công nghiệp.
- Nhận thầu cung cấp và lắp đặt máy phát điện.
- Nhận thầu cung cấp, lắp đặt các loại máy móc chuyên dùng.
- Cung cấp, phân phối sản phẩm điện lạnh, điện động lực, điện điều khiển.
- Dịch vụ bảo trì sửa chữa hệ thống điều hịa trung tâm, điều hịa cục bộ, hệ thống lạnh
cơng nghiệp
* Lịch sử hình thành:
Cơng ty TNHH TM – DV Hịa Lan được thành lập vào tháng 04 năm 1999 trên cơ sở:
- Giấy phép thành lập số: 868/GP-TLDN ngày 23 tháng 04 năm 1999 do Ủy ban nhân
dân Thành phố Hồ Chí Minh cấp về việc thành lập Cơng ty TNHH TM – DV Hòa Lan
Giấy đăng ký kinh doanh: 071368 ngày 28 tháng 04 năm 1999 của Sở Kế hoạch và

Đầu tư xác nhận.
Năm 2012: Do ảnh hưởng hoạt động kinh doanh không tốt, công ty thu nhỏ lại quy mô
hoạt động, cắt giảm nhân sự, dời trụ sở về 97 Bùi Minh Trực, Phường 6, Quận 8, Tp.
HCM
Năm 2019: Tình hình hoạt động kinh doanh dần ổn định, cơng ty tiếp tục dời trụ sở
đến 25B Trường Sơn, Phường 15, Quận 10, TP.HCM. Với vị trí trung tâm thành phố
để tiện cho các hoạt động kinh doanh.

5


Sau hơn 21 năm hình thành, phát triển và trải qua khơng ít khó khăn, cơng ty Hịa Lan
đang dần khẳng định tên mình bằng sự tin tưởng của các chủ đầu tư khi lựa chọn nhà
thầu Hòa Lan cho các dự án đầu tư.
1.1.2. Sản phẩm và thị trường chính
Sản phẩm
Cơng ty TM-DV Hịa Lan là nhà thầu chun nghiệp với bề dày kinh nghiệm trong
lĩnh vực thiết kế, thi cơng hệ thống thơng gió – điều hồ khơng khí.
- Thi cơng xây lắp hệ thống điều hịa khơng khí
- Dịch vụ bảo trì sửa chữa hệ thống điều hịa khơng khí
- Thi cơng lắp đặt hệ thống điện động lực, điện điều khiển
- Thi công lắp đặt hệ thống điều hòa trung tâm, cục bộ, hệ thống lạnh cơng nghiệp.
- Thi cơng lắp đặt hệ thống cấp thốt nước cho các cơng trình.
Thị trường của cơng ty
Thị trường chính của cơng ty là các cơ quan, các doanh nghiệp tư nhân và nhà nước
đang hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam. Đối tượng khách hàng của công ty là các chủ
đầu tư có nhu cầu lắp đặt hệ thống điều hịa khơng khí, thang máy, bảo trì sửa chữa hệ
thống điều hịa khơng khí,...cụ thể là trên địa bàn các tỉnh từ miền Trung trở vào miền
Nam.
Hiện nay, việc đấu thầu diễn ra rộng rãi trên khắp cả nước với hình thức nộp thầu

online, tạo điều kiện thuận lợi cho tất cả các nhà thầu tham gia. Điều đó đồng nghĩa
với việc gia tăng các đối thủ cạnh tranh. Trên địa bàn TPHCM hiện nay có rất nhiều
cơng ty đang hoạt động trong cùng lĩnh vực với công ty Hịa Lan. Chính vì vậy cơng ty
cũng đối mặt với các đối thủ cạnh tranh lớn mạnh khác. Cùng với việc cạnh tranh gay
gắt giữa các doanh nghiệp đó thì việc tạo uy tín cho doanh nghiệp là điều rất cần thiết.
Muốn vậy thì cơng ty phải khơng ngừng nâng cao chất lượng thi cơng, tìm tịi những
biện pháp thi công tiên tiến, gây dựng nên một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp,
những đối tác cung cấp uy tín đáng tin cậy để tạo bàn đạp cho công ty cạnh tranh với
các đối thủ cùng ngành

6


1.1.3 Kết quả hoạt động sản xuất - kinh doanh (2017- 2019)
Bảng 2.1. Hoạt động kinh doanh của công ty năm (2017-2019)

ĐVT: Việt Nam đồng.
2018
2019
55.610.232.090
51.306.014.587

Chỉ tiêu
2017
48.005.568.210
Doanh thu
Chi Phí
4.914.909.467
5.342.314.623
7.250.832.987

Lợi Nhuận trước thuế
196.058.699
122.949.716
247.511.785
42.680.433
64.011.449
49.502.357
Thuế
Lợi nhuận sau thuế
153.387.266
58.938.267
198.009.428
Nhận xét:
- Doanh thu: Năm 2017 doanh thu đạt hơn 48 tỷ đồng, năm 2018 doanh thu tăng lên
mức hơn 55 tỷ đồng lý giải cho việc này, năm 2018 công ty ký được nhiều hợp đồng
thi công đem lại nguồn doanh thu tăng cao lên đến 7 tỷ đồng. Nhưng đến năm 2019
doanh thu chỉ còn hơn 51 tỷ đồng giảm so với năm 2018.
- Chi phí: Trong 3 năm 2017-2019 chi phí tăng dần đều cụ thể năm 2018 tăng từ 4.9 tỷ
lên 5.3 tỷ năm 2019 tăng lên 7,2 tỷ. Lý do và vật giá ngày càng leo thang, kéo theo đó
là chi phí tăng dần
- Lợi nhuận sau thuế trong 3 năm 2017 -2019 đạt mức cao nhất là 198 triệu năm 2019,
tiếp theo là năm 2017đạt 153 triệu và thấp nhất là năm 2018 đạt 53 triệu

7


1.1.4. Cơ cấu tổ chức
* Mơ hình cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty
SƠ ĐỒ BỘ MÁY TỔ CHỨC CƠNG TY TNHH TM-DV HỊA LAN

(Nguồn: Phịng kế tốn – hành chính)
Trong đó:
- Văn phịng 15 người
- Thi cơng 30 người
1.2 Phịng Kế Tốn - Hành chính
1.2.1 Chức năng
Phịng Kế Tốn - Hành chính là một bộ phận của văn phịng Cơng ty TNHH
TM-DV Hịa Lan có những ch.ức năng chính sau:
a .Bộ phận Hành chính
- Chức năng Hành chính
+ Nghiên cứu soạn thảo và trình duyệt các quy định, quy chế dược áp dụng trong
công ty;
+ Quản lý việc sử dụng và bảo vệ các loại thiết bị, tài sản của công ty, đảm bảo an
ninh trật tự, an tồn lao động, vệ sinh lao động và phịng chống cháy nổ trong công
ty;
+ Quản lý hồ sơ văn bản đến - đi, và thực hiện công tác văn thư lưu trữ đối với các
hồ sơ cần bảo quản trong văn phòng.
+ Yêu cầu cung cấp các thiết thị văn phịng phẩm phục vụ cho hoạt động của cơng
ty;
+ Trực tiếp giải chi, quyết tốn, tạm ứng chi phí hàng tuần trình Giám đốc phê duyệt
- Chức năng Nhân sự
+ Tham mưu, giúp việc cho giám đốc công ty và các bộ phận, phịng ban khác trong
cơng ty;
+ Tổ chức thực hiện các công việc trong tổ chức lao động, quản lý, bố trí nhân lực,
các chế độ chính sách, phúc lợi theo thỏa ước lao động tập thể và các điều khoản
của bộ lao động áp dụng đối với đối tượng lao động;
8


+ Thực hiện các quy chế công ty, bảo về quyền lợi của nhân viên công ty theo

đúng pháp luật;
+ Kiểm tra, đôn đốc các bộ phận trong công ty thực hiện nghiêm túc nội quy, quy
chế công ty;
+ Thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự đảm bảo chất lượng theo yêu cầu, chiến
lược của công ty;
+ Xậy dựng quy chế lương thưởng, đề xuất các phương pháp giúp nhân viên trong
công ty nâng cao được năng suất lao động.
1.2.2 Nhiệm vụ
Bộ phận Hành chính của Cơng ty TNHH TM-DV Hịa Lan có những nhiệm vụ sau:
+ Theo dõi, kiểm tra nhân viên vệ sinh thực hiện công việc, tình hình cơng tác vệ
sinh một tuần kiểm tra 3 lần theo mẫu của Phòng KT-HC (2/4/6 buổi sáng).
+ Lập danh sách dụng cụ, giấy sinh hàng tháng. Xác định định mức của các dụng cụ
vệ sinh của từng bộ phận, tổ chức mua, cấp phát và theo dõi việc sử dụng.
+ Quản lý việc thu gom rác, hợp đồng rác. Lập sơ đồ các thùng rác cho các văn
phòng, cách thức lưu chuyển rác, thời hạn hợp đồng rác.
+ Quản lý mối quan hệ với các cơ quan chính quyền địa phương, các tổ chức xã hội
nghề nghiệp.
+ Quản lý hệ thống nước uống. Lập sơ đồ các bộ phận cần nước uống, loại bình sử
dụng, định mức sử dụng 2 tuần.
+ Quản lý các loại hợp đồng của Phòng KT-HC. Lập file để lưu các loại hợp đồng
theo thứ tự trong danh mục.
+ Quản lý bản photo đăng ký kinh doanh có cơng chứng, hàng tháng kiểm tra số bản
đăng ký kinh doanh còn, để lập kế hoạch công chứng tiếp
+ Chuẩn bị các cuộc họp theo lịch họp của tiếp tân, chuẩn bị gồm nước, ly, viết bảng,
ghẻ lau bảng, lau bàn –ghế trước khi cuộc họp diển ra 30 phút. Nhân viên HC thông
báo lịch họp ngay sau khi nhận được thông tin, lập thư mời họp (nếu được yêu cầu)
và chuyển thư mời họp, chuẩn bị tài liệu nếu được phân công.
+ Làm thủ tục mua tất cả các loại vật tư bên ngoài thuộc trách nhiệm Phòng KT- HC
+ Photo giấy tờ theo yêu cầu BGĐ, TP KT-HC.
+ Chủ động hỗ trợ tiếp tân trong việc xử lý (nhận, trả lời, lưu chuyển) điện thoại, thư

tín, fax.
+ Thực hiện các cơng tác hành chánh do TP giao
+ Lập kế hoạch công tác hàng tuần chuyển TP duyệt vào thứ 6 hàng tuần.
+ Thực hiện các cơng việc khác do BGĐ, Trưởng phịng phân cơng.
9


1.2.3 Cơ cấu tổ chức Phịng Kế tốn - Hành chính
Trưởng bộ phận hành chính

Nhân viên bộ phận hành chính

Trưởng bộ phận Hành chính
- Phát triển và quản lý các kế hoạch và quy trình nhân sự liên quan đến nhân sự của công
ty;
- Lập kế hoạch, tổ chức, kiểm sốt các hoạt động của bộ phận hành chính;
- Điều hành các cơng việc hành chính và trực tiếp duyệt hồ sơ tuyển dụng;
- Tổng hợp hồ sơ, văn bản, tài liệu báo cáo với ban lãnh đạo hằng tuần ;
- Tham gia các cuộc họp, đề xuất các chính sách và thủ tục mới;
- Phân công và chỉ đạo nhân viên cấp dưới các công việc cần thực hiện.
Nhân viên bộ phận hành chính
- Tham gia q trình tuyển chọn tìm ứng viện
- Thực hiện hồn thiện các thủ tục nhân sự (nhân viên mới, thôi việc, đánh giá, bổ nhiệm,
thăng/gián chức, khen thưởng, kỷ luật);
- Soạn thảo các văn bản , thông báo, hợp đồng theo yêu cầu của trưởng bộ phận;
- In, photocopy hồ sơ giấy tờ cần thiết cho các bộ phận;
- Quản lý và lưu trữ hồ sơ;
- Quản lý, chịu trách nhiệm kiểm kê, bảo quản tài sản và các thiết bị cố định trong văn
phòng.

10


CHƯƠNG 2: CÁC NGHIỆP VỤ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG
2.1 Tóm tắt q trình nghiên cứu, khảo sát các nghiệp vụ văn phịng trong cơng ty
2.1.1 Hệ thống quy chế, quy định hoạt động của công ty
Các quy chế đang được áp dụng trong công ty bao gồm:
- Quy chế về chế độ tiền lương, thưởng;
- Quy chế đảm bảo an tồn lao động, trật tự, phịng chống cháy nổ;
- Nội quy lao động;
- Thỏa ước lao động tập thể;
Trong đó:
Nội quy lao động được bổ sung và ban hành vào ngày 22/01/2016
Việc soạn thảo và ban hành được dựa trên nhữn căn cứ pháp lý sau:
- Bộ Luật lao động 2013 của nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam ban hành văn
bản vào ngày 18 tháng 6 năm 2013;
- Nghị định số 05/2015/NĐ-CP ngày 12/01/2015 của Chính phủ quy định về thời gian
làm việc, thời gian nghỉ ngơi và an toàn lao động, vệ sinh lao động;
- Căn cứ vào quá trình làm hoạt động và môi trường làm việc của công ty.
Thỏa ước lao động tập thể được ban hành vào ngày 15/11/2016 những điều khoản
được quy định rõ ràng với sự đồng thuận giữa hai bên người sử dụng lao đồng và tập thể
người lao động trong công ty.
Tất cả những điều khoản trong văn bản Thỏa ước hợp đồng lao động được thành lập dựa
trên căn cứ pháp lý sau:
- Căn cứ Bộ Luật lao động của nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam ban hành
vào 18/06/2012;
- Căn cứ Nghị định số 05/2015/NĐ-CP ngày 12/01/2015 của Chính phủ và có hiệu lực
thi hành từ ngày 01/03/2015 quy định chi tiết về hướng dẫn thi hành một số nội dụng của
Bộ Luật lao động.
- Căn cứ sự thỏa thuận giữa người sử dụng lao động và tập thể người sử dụng lao động

sau khi lấy ý kiến của tập thể người lao động trong công ty.
Quy chế tiền lương, thưởng cho người lao động ban hành 2019 được xây dựng và
thành lập dựa trên căn cứ pháp lý như sau:
- Bộ Luật lao động ban hành ngày 20/11/2019
- Luật việc làm được Quốc hội thông qua ngày 16/11/2013
- Luât doanh nghiệp được Quốc hội thông qua ngày 26/11/2014
- Nghị định 157/2018/NĐ-CP quy định về mức lương tối thiểu vùng đối với người lao
động làm việc theo hợp đồng lao động được Chính phủ ban hành vào ngày 16/11/2018.
PHỤ LỤC 1: NỘI QUY LAO ĐỘNG
PHỤ LỤC 2: THỎA THUẬN LAO ĐỘNG TẬP THỂ
PHỤ LỤC 3: QUY CHẾ TIỀN LƯƠNG, THƯỞNG CHO NGƯỜI LAO ĐỘNG

11


2.1.2 Kế hoạch , chương trình cơng tác của cơ quan, văn phòng
2.1.2.1 Phân loại kế hoạch theo thời gian
*Chương trình cơng tác năm
Chương trình cơng tác năm cần đảm bảo những đề án, cơng việc đăng ký trong chương
trình phải thể hiện được sự kết hợp giữa nhiệm vụ nêu trong các văn bản, ý kiến chỉ đạo
của cấp trên với sự chủ động đề xuất của đơn vị. Mỗi đề án công việc cần xác định rõ
nội dung chính, người chủ trì, bộ phận phối hợp, người phụ trách, cấp trình, và thời hạn
trình cấp. Các đơn vị phải chịu trách nhiệm về tiến độ chuẩn bị và nội dung thực hiện
cơng việc mà mình kiến nghị đưa vào chương trình cơng tác của cơng ty.
*Căn cứ lập kế hoạch năm:
- Từ chiến lược của tổ chức;
- Từ dự án tham gia;
- Từ mục tiêu của công ty và mục tiêu bộ phận do công ty giao;
- Từ các nhiệm vụ theo chức năng nhiệm vụ bộ phận;
*Nội dung của kế hoạch năm:

- Nội dung các mục tiêu công việc
- Thời gian thực hiện
- Mức độ quan trọng của các cơng việc (để giúp bộ phận có thể đặt trọng tâm vào công
tác nào và đánh giá công việc cuối năm)
2.1.2.2 Quy trình xây dựng chương trình cơng tác năm
- Hằng năm, căn cứ vào việc đăng ký chương trình, kế hoạch cơng tác năm kế tiếp của
nhân viên, trưởng các bộ phận/ phòng ban hợp thành kế hoạch công tác chung của công
ty và gửi kế hoạch đó cho bộ phận Hành chính trước ngày 12/12 hằng năm để đăng ký
chương trình cơng tác năm sau.
- Bộ phận hành chính căn cứ vào chiến lược phát triển kinh doanh của cơng ty, chương
trình cơng tác năm của cấp trên và đăng ký chương trình cơng tác năm kế tiếp cho cơng
ty, xây dựng dự thảo Chương trình cơng tác năm gửi đến trưởng các bộ phận/ phịng ban
tham giá đóng góp ý kiến trước ngày 15/12. Sau cùng đó là tổng hợp trình lãnh đạo phê
duyệt và ban hành trước ngày 22/12.
2.1.2.3 Quy trình xây dựng chương trình cơng tác q
- Chậm nhất vào giữa tháng cuối quý, các đơn vị/ phòng ban phải gửi dự kiến chương
trình cơng tác q sau cho văn phịng. Những cơng việc bổ sung hoặc có sự điều chỉnh
về thời gian thì phải có văn bản báo cáo lãnh đạo. Q thời hạn trên đơn vị nào không
gửi coi như đơn vị đó khơng điều chỉnh
- Chậm nhất là đầu tuần cuối cùng của tháng cuối quý, bộ phận hành chính tổng hợp
chương trình cơng tác q trình lãnh đạo xem xét, quyết định. Những vấn đề trình cấp
trên, nếu có sự thay đổi về thời gian, văn phòng cần phải có văn bản trình lãnh đạo ký đề
nghị cấp trên cho điều chỉnh. Chỉ sửa khi được chấp nhận các đơn vị mới được thực hiện
tiến độ mới.
2.1.2.4 Quy trình xây dựng chương trình cơng tác tháng
- Hằng tháng, các đơn vị căn cứ chương trình cơng tác q để xây dựng và triển khai
thực hiện chương trình cơng tác tháng. Chậm nhất là vào giữa tuần cuối cùng hàng tháng,
bộ phận hành chính tổng hợp chương trình cơng tác tháng trình lãnh đạo xem xét, quyết
định và thơng báo cho các đơn vị. Chương trình cơng tác tháng đầu q được thể hiện cụ
thể trong chương trình cơng tác quý.

12


*Căn cứ để lập kế hoạch chương trình cơng tác tháng
- Các công việc trong kế hoạch công tác năm
- Các cơng việc tháng trước cịn tồn tại.
- Các cơng việc mới phát sinh do công ty giao
*Nội dung chương trình:
- Các cơng việc quan trọng trong tháng
- Các cơng việc cụ thể gồm: nội dung công việc, thời gian thực hiện công việc, người
thực hiện
- Các công việc chưa xác định được lịch (nhưng phải làm trong tháng hoặc làm trong
tháng sau)
- Căn cứ vào tình hình thực hiện của tháng trước, ý kiến chỉ đạo của ban giám đốc,
chương trình cơng tác tháng của các bộ phận, bộ phận hành chính tổng hợp và xây dựng
dự thảo chương trình cơng tác tháng tiếp theo gửi các đơn vị, lãnh đạo tham gia ý kiến,
bổ sung chậm nhất vào ngày 22 hằng tháng.
- Bộ phận hành chính tổng hợp và trình lãnh đạo phê duyệt chậm nhất là ngày 25 hằng
tháng.
2.1.2.5 Quy trình xây dựng chương trình cơng tác tuần
Căn cứ chương trình cơng tác tháng và sự chỉ đạo của lãnh đạo, các bộ phận/ phịng
ban có liên quan phối hợp với nhau để xây dựng chương trình cơng tác tuần, trình lãnh
đạo phê duyệt và gửi các bộ phận vào chiều thứ 6 hàng tuần.
*Căn cứ để lập kế hoạch chương trình cơng tác tuần
- Các cơng việc trong kế hoạch tháng
- Các công việc trong kế hoạch tuần trước chưa thực hiện xong
- Các công việc mới phát sinh do công ty giao thêm
* Nội dung chương trình
- Các cơng việc quan trọng trong tuần

- Phân các công việc bao gồm: nội dung công việc, thời gian thực hiện, người thực
hiện (ghi chú kết quả đạt được)
- Từ chương trình cơng tháng, lịch cơng tác tuần của cấp trên và yêu cầu công việc
thực tế được giao, ban giám đốc, trưởng các đơn vị/ bộ phận trong công ty tiến hành
đăng ký lịch công tác cho tuần sau. Việc đăng ký lịch trình của lãnh đạo được thực
hiện thường xuyên hàng ngày và chậm nhất là 16h30 ngày thứ Năm.
- Phối hợp lịch tuần với cấp trên, bộ phận hành chính có trách nhiệm tổng hợp và xây
dựng lịch cho tuần kế tiếp chính xác, sau đó trình trưởng bộ phận phê duyệt trước
16h30 ngày thứ Sáu

13


2.1.3 Nghiệp vụ quản trị nhân sự
2.1.3.1 Các quy định, chính sách đối với người lao động
Điều 1: Thời gian làm việc:
- Từ 8h-17h
- 8 giờ/ ngày, 48 giờ/ tuần đối với nhân viên văn phòng. Đối với nhân viên đang thực
hiện cơng việc ở cơng trình thì tùy thuộc vào tính chất cơng việc mà có thời gian
gian làm việc khác. Nhưng cũng không vượt quá 48 giờ/ tuần.
- Nghỉ hằng tuần: nghỉ ngày chủ nhật hằng tuần
- Nghỉ các ngày lễ, tết theo quy định của Luật lao động
- Nghỉ hằng năm( nghỉ phép): Người lao động có đủ 12 tháng làm việc tại công ty
được nghỉ phép hưởng nguyên lương ít nhất 12 ngày nếu làm việc trong mơi trường
bình thường, 14 ngày đối với những người làm việc trong môi trường độc hại. Số ngày
nghỉ phép được tăng thêm theo thâm niên làm việc, cứ 5 năm được tính thêm 1 ngày
nghỉ phép.
Điều 2: Xin nghỉ phép
- Công ty cho phép đi trễ hoặc về sớm.:Tuy nhiên mỗi nhân viên phải đảm bảo 01 tháng
không quá 3 lần;

- Nhân viên đi làm trễ hoặc về sớm phải thơng báo xin phép trên nhóm chat và phải
được Giám đốc phê duyệt;
- Nhân viên xin nghỉ phép phải nhắn tin lên nhóm chat Nghỉ Phép xin nghỉ và báo lý
do cụ thể ;
+ Đối với trường hợp nghỉ từ 3 - 5 ngày thì phải chờ sự phê duyệt của Giám đốc;
+ Trong trường hợp nghỉ đột xuất cần báo trước giờ làm từ 30 phút - 1 tiếng. Đồng
thời phải có sự phê duyệt của Trưởng bộ phận hoặc Giám đốc;
- Nếu không xin phép đồng nghỉ là nghỉ việc bị trừ lương, và sẽ bị Giám đốc khiển
trách.
Điều 3: Tiền lương, thưởng, phụ cấp
Việc chi trả lương, công ty dựa trên năng suất làm việc và thâm niên làm viên của
nhân viên trong công ty mà có chế độ lượng khác nhau;
- Mức lương cơ bản của công ty là 4.420.000 VNĐ theo mức lương tối thiểu vùng 1 do
nhà nước quy định và ban hành vào năm 2020;
-Tiền phụ cấp cơm trưa đối với nhân viên văn phòng làm ca 8 giờ/ ngày là 30.000
VNĐ;
-Tiền phụ cấp ca đêm cho nhân viên tăng ca từ 18 giờ trở đi là 50.000 VNĐ;
- Chi trả lương vào cuối tháng, trước một ngày nhân viên sẽ được kí xác nhận vào
bảng lương, đồng thời kiểm tra lại tiền lương mà mình nhận. Trường hợp thiếu xót
thì phải báo ngay đối với bộ phận Kế toán - Hành chính.
Điều 4: Đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm tai nạn
- Khi được kí hợp đồng lao động, nhân viên sẽ được cơng ty đóng bảo hiểm theo Luật
Bảo hiểm xã hội,Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp;
- Khi tham gia bảo hiểm nhân viên được hưởng đầy đủ chế độ theo quy định của
Luật Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp.
Điều 5: Phúc lợi cá nhân
- Mỗi năm được cơng ty tổ chức đi du lịch trích từ tiền đóng cơng đồn hằng tháng
100.000 VNĐ/ người;
- Q lễ, tết, 8/3 đối với nhân viên nữ. Các ngày quốc tế thiếu nhi 1/6, trung thu
đối với nhân viên có con em dưới 12 tuổi.

2.1.3.2 Công tác tuyển dụng
14


2.1.3.2.1 Quy trình tuyển dụng nhân sự của Cơng ty TNHH TM-DV Hịa Lan
Trách nhiệm

Cơng việc

Các phịng ban

Xác định nhu cầu tuyển
dụng

Giám đốc

Phê
Phê duyệt
duyệt

Bộ phận Hành chính

Lập kế hoạch tuyển dụng
No

Giám đốc
Bộ phận Hành chính

Phê duyệt
Yes

Thơng báo tuyển dụng
Bộ phận Hành chính

Xử lý hồ sơ và phỏng vấn

Bộ phận Hành chính

Ra quyết định tuyển dụng

Giám đốc

Bộ phận Hành chính

Phê duyệt
Yes

Lưu hồ sơ

15

No


*Quy trình tuyển dụng
Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng
- Sau khi Giám đốc đưa ra quyết định về chiến lược kinh doanh, công ty sẽ tiến hành lập
kế hoạch hóa nguồn nhân lực. Khi có nhu cầu bổ sung nguồn nhân lực, các phòng ban
đưa ra các yêu cầu tuyển dụng và trình Giám đốc xem xét, phê duyệt.
- Phê duyệt xong Giám đốc sẽ giao cho phòng Hành chính chuẩn bị và lập kế hoạch

tuyển dụng.
- Nhu cầu tuyển dụng phát sinh từ các nguồn sau: theo yêu cầu của Giám đốc, các
phòng ban yêu cầu bổ sung nhân sự.
Bước 2: Lập kế hoạch tuyển dụng
- Căn cứ vào nhu cầu tuyển dụng, bộ phận Hành chính tiến hành xây dựng và lập kế
hoạch tuyển dụng. Kế hoạch tuyển dụng nhân sự được bộ phận Hành chính lập và gửi
Giám đốc phê duyệt.
- Kế hoạch tuyển dụng bao gồm các nội dung sau:
+ Số lượng và điều kiện tuyển dụng nhân viên
+ Xác định nguồn tuyển dụng và phương pháp tuyển dụng
+ Thời gian bắt đầu nhận hồ sơ tuyển dụng
+ Thời gian phỏng vấn
- Phòng KT-HC trình Giám đốc phê duyệt kế hoạch tuyển dụng bao gồm chi phí tuyển
dụng (nếu có). Nếu Giám đốc chưa nhất trí thì dựa trên quan điểm mà Giám đốc đưa ra,
bộ phận điều chỉnh lại cho phù hợp.
Bước 3: Thông báo tuyển dụng
- Căn cứ vào phiếu yêu cầu tuyển dụng đã được Giám đốc xem xét và phê duyệt. tiến
hành ra thông báo tuyển dụng. Thông báo tuyển dụng bao gồm:
+ Tên cơng ty
+ Vị trí cơng việc cần tuyển dụng
+ u cầu trình độ chun mơn
+ Độ tuổi, giới tính, kinh nghiệm, bằng cấp,…
+ Các hồ sơ cần thiết
+ Thời hạn nộp hồ sơ và địa chỉ liên hệ
Bước 4: Tiếp nhận, xử lý hồ sơ và phỏng vấn
- Bộ phận Hành chính trực tiếp xử lý hồ sơ của các ứng viên, tiến hành so sánh và sàn
lọc so với các yêu cầu của các bộ phận, nếu chưa đủ đề nghị bổ sung hoặc loại bỏ. Theo
quy định của cơng ty thì hồ sơ xin việc gồm:
+ Đơn xin việc, sơ yếu lý lịch
+ Các văn bằng chứng chỉ đào tạo nếu có

+ Giấy khám sức khỏe và các giấy tờ tùy thân cá nhân.
- Kết thúc quá trình tiếp nhận hồ sơ, bộ phận Hành chính tiến hành kiểm tra lựa chọn và
phân loại các ứng viên thơng qua hồ sơ. Sau đó thơng báo cụ thể về thời gian và địa
điểm phỏng vấn với ứng viên.
- Khi xác định ứng viên phù hợp bộ phận Hành chính kết hợp với bộ phận yêu cầu nhân
sự lên kế hoạch phỏng vấn.

16


Bước 5: Ra quyết định tuyển dụng
- Đây là bước cuối cùng trong khâu tuyển dụng. Khi các ứng viên đã vượt qua các bước
tuyển dụng trên, bộ phận Hành chính lập danh sách các ứng viên phù hợp trình Giám
đốc phê duyệt để kết thúc quá trình tuyển dụng.
-Trong trường hợp Giám đốc không đồng ý với quyết định tuyển dụng, bộ phận Hành
chính tiếp tục xử lý thêm bổ sung hồ sơ để lựa chọn ứng viên phù hợp.
Bước 6: Lưu hồ sơ
2.1.3.2 Giải quyết các thủ tục liên quan đến BHXH, BHYT
Sau 2 tháng nhân viên được cơng ty ký hợp đồng lao động chính thức và được hưởng
các quyền lợi BHXH, BHYT theo đúng quy định của pháp luật tại Điều 2 Luật Bảo hiểm
xã hội 2014.
Cơng tác thực hiện chính sách bảo hiểm của Cơng ty TNHH TM-DV Hịa Lan được thực
hiện theo quy trình sau:
Trách nhiệm
Công việc
Người lao động

Nộp hồ sơ đề nghị giải quyết
hưởng chế độ BHXH

Bộ phận Hành chính

Cập nhật thơng tin và dữ liệu

Bộ phận Kế toán

Thực hiện thủ tục báo giảm và lập hồ sơ
đề nghị giải quyết

Bộ phận Hành chính

Theo dõi, liên hệ với BHXH TP

Bộ phận Kế tốn
Kiểm tra và thực hiện chi trả chế độ
BHXH

Bộ phận Hành chính

Yes

Lưu hồ sơ

17

No


2.1.4 Soạn thảo văn bản
Hệ thống các loại văn bản do công ty soạn thảo và phát hành:

- Tài liệu cơng văn giấy tờ hành chính bao gồm:
+ Vặn bản dự thầu
+ Văn bản báo giá đấu thầu cơng trình
+ Quyết định, thông báo của lãnh đạo
+ Báo cáo, tổng kết hoạt động, biên bản họp của công ty
+ Phiếu đề nghị mua vật tư phụ cho cơng trình
+ Lập bảng kê đặt mua văn phòng phẩm
- Hồ sơ, tài liệu nhân sự:
+ Hồ sơ lý lịch trích ngang của nhân viên công ty
+ Hồ sơ quyết định khen thưởng, bổ nhiệm, kỷ luật, sa thải đối với nhân viên công ty
+ Hồ sơ tuyển dụng
+ Hồ sơ, tài liệu liên quan đến các thủ tục giải quyết các chế độ BHXH, BHYT, BHTN,
lương, phụ cấp của nhân viên trong cơng ty.
- Các văn bản về tài chính kế tốn
+ Bảng kê dự toán tuần, tháng
+ Bảng giải chi chi tiêu tuần , tháng
Các yêu cầu trong công tác soạn thảo văn bản: Các yêu cầu thể thức vẫn áp dụng theo
Nghị định 30/2020/NĐ-CP có hiệu lực áp dụng từ ngày 05/03/2020. Trong Nghị định
này đã có nhiều điểm thay đổi, bổ sung trong quá tình soạn thảo văn bản về thể thức và
trình bày.
2.1.4.1 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Thể thức của văn bản được trình bày theo Nghị định 30/NĐ-CP về công tác văn thư
- Các thành phần thể thức của văn bản hành chính gồm:
+ Quốc hiệu;
+ Tên công ty ban hành văn bản;
+ Địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản;
+ Tên loại trích yếu nội dung văn bản;
+ Nội dung văn bản;
+ Chức vụ, họ tên người ký;
+ Nơi nhận;

+ Dấu chỉ mức độ khẩn mật (đối với văn bản khẩn, mật)
Đối với cơng văn, ngồi các thành phần được quy định có thể bổ sung địa chỉ cơng ty;
địa chỉ thư điện tử (E-mail); số điện thoại; số Fax; địa chỉ trang thông tin điện tử và
biểu tượng logo của cơng ty.
- Kỹ thuật trình bày văn bản
+ Phơng chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy tính là phông chữ tiếng Việt của bộ
mã ký tự Unicode theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001
+ Khổ giấy: Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy A4 (210 mm x 297 mm).
Các giấy văn bản giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển được trình
bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn.
+ Kiểu trình bày: Văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ
A4. Trường hợp nội dung có các bản biểu những khơng được làm thành các phụ lục
riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy.

18


+ Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)
* Lề trên: cách mếp trên từ 20 -25 mm;
* Lề dưới: cách mép dưới từ 20 - 25 mm;
* Lề trái: cách mép trái từ 30 -35 mm;
* Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm;
2.1.4.2 Ngôn ngữ, văn phong của văn bản
- Văn bản được sử dụng trong q trình hoạt động của cơng ty phải sử dụng chính xác,
rõ ràng, cụ thể, trang trọng để đảm bảo văn hóa trong giao tiếp. Việc lựa chọn từ ngữ
trong văn bản phải thích hợp với thể loại ban hành và đối tượng tiếp nhận văn bản.
Tránh việc sử dụng từ ngữ trừu tượng đa nghĩa, từ chuyên sâu, ít phổ biến.
- Văn bản cần viết ngắn ngọn, sử dụng cấu trúc hợp lý, khoa học, rành mạch. Sử dụng
dấu câu chính xác để đảm bảo đúng nội dung, ngữ nghĩa và ngữ pháp của câu.
- Thông tin cụ thể, rõ ràng: Các văn bản đều đề cập tới một sự việc hoặc một vấn đề cụ

thể cần thông báo hay điều chỉnh. Các thông tin, số liệu thực tế trong nội dung văn bản
được trình chi tiết.
2.1.4.3 Lưu đồ quy trình soạn thảo văn bản
Trách nhiệm
Bộ phận Hành chính

Cơng việc
Nhận u cầu soạn văn bản

Bộ phận Hành chính
Nghiên cứu tài liệu; Soạn dự thảo văn
bản

Trưởng bộ phận Hành chính

No

Kiểm tra và xét duyệt

Giám đốc

Yes
ssss

Phê duyệt

Bộ phận Hành chính
Ban hành văn bản

Bộ phận Hành chính

Lưu văn bản

19


2.1.4.4.Quy trình soạn thảo văn bản bằng lời

Bước 1: Nhận yêu cầu soạn thảo văn bản
-Nhận yêu cầu soạn thảo văn bản từ các bộ phận, từ lãnh đạo
Bước 2: Nghiên cứu tài liệu liên quan; soạn dự thảo văn bản
-Xác định các vấn đề, đối tượng có liên quan đến nội dung soạn thảo
- Nghiên cứu các văn bản liên quan đến ngành, nội dung soạn thảo
- Soạn dự thảo văn bản gồm: Bố cục; nội dung các phần,…
Bước 3: Kiểm tra và xét duyệt
- Trưởng bộ phận KT - HC chịu trách nhiệm kiểm tra văn bản bao gồm: thể thức và nội
dung
- Trong trường hợp nếu thấy chưa đảm bảo các nội dung, chưa đúng thể thức trình bày
thì chuyển lại cho cá nhân soạn thảo thực hiện lại theo đúng các nội dung yêu cầu.
- Nếu thấy đã đảm bảo các nội dung, thể thức văn bản thì tiến hành soạn thảo văn bản
chính thức và ban hành (Đối với các văn bản nội bộ đơn vị theo thẩm quyền phê duyệt
trong Quy định soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản hành chính). Đánh máy (hoặc in)
văn bản theo đúng số lượng “nơi nhận” và làm các thủ tục văn thư phát hành và lưu trữ
văn bản (số, ghi khí hiệu, đóng dấu, gửi văn bản, bảo quản văn bản lưu) theo đúng quy
định hiện hành.
- Các văn bản khác phải được chuyển về Phịng Kế tốn – Hành chính.
- Khi nhận thấy văn bản đã hồn chỉnh, hợp lệ thì trình lên ban Giám đốc phê duyệt.
Bước 4: Trình Giám đốc xem xét và phê duyệt
- Trong trường hợp có điều chỉnh, bổ sung thì chuyển về cá nhân/ đơn vị soạn thảo điều
chỉnh theo các nội dung yêu cầu.
- Nếu thấy đã đảm bảo các nội dung thì phê duyệt và ban hành

Bước 5: Ban hành văn bản
- Đánh máy (hoặc in) văn bản theo đúng số lượng “nơi nhận” và làm các thủ tục văn thư
phát hành và lưu trữ văn bản (số, ghi ký hiệu, đóng dấu, gửi văn bản, bảo quản văn bản
lưu) theo đúng quy định hiện hành.
- Thực hiện công việc theo các nội dung của văn bản được phê duyệt. Tính hiệu lực của
văn bản đối với các cá nhân/ đơn vị có liên quan.
- Đề xuất phương án giải quyết văn bản trong trường hợp có vấn đề khơng phù hợp
trong q trình thực hiện công việc theo văn bản.
Bước 6: Lưu hồ sơ
PHỤ LỤC 4: CÁC BIỂU MẪU VĂN BẢN ĐANG ĐƯỢC ÁP DỤNG TRONG
CÔNG TY

20


2.1.5 Nghiệp vụ văn thư
Bộ phận Hành chính kế hợp với phịng Dự án trong q trình thực hiện cơng tác lưu
trữ hồ sơ, tài liệu, hợp đồng đối với các cơng trình mà cơng ty đang thi cơng hoặc đã
hồn thành cơng trình.
- Lưu hồ sơ gốc, bản chính của những tài liệu có giá trị đưa vào bảo quản trong kho
nhằm phục vụ cho quá trình bảo trì hệ thống điện, điện lạnh đối với chủ đầu tư sau
này.
- Vì cơng ty hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực xây dựng, lắp đặt hệ thống điện cơng
trình nên hầu hết quỹ thời gian bộ phận Hành chính thực hiện là nghiệp vụ lưu trữ,
quản lý công văn, hồ sơ, tài liệu về cơng trình
2.1.5.1 Nhiệm vụ chung về nghiệp vụ văn thư
- Tiếp nhận, trình lãnh đạo và lưu chuyển văn bản đến tới các phòng ban/cá nhân có
liên quan
- Giao nhận tài liệu, hồ sơ đến lãnh đạo, các phòng ban
- Đánh máy, in ấn, photo, scan văn bản, tài liệu và đưa lên nhóm cơng ty để thơng báo

- Kiểm tra thể thức, hình thức văn bản do công ty phát hành
- Soạn thảo, đánh máy các văn ban cho lãnh đạo, hỗ trợ các văn bản hành chính khác
cho các phịng ban.
2.1.5.2 Quản lý văn bản đi
Trong q trình hoạt động của cơng ty phát sinh nhiều các văn bản, tài liệu trong việc
giải quyết công việc. Hệ thống văn bản này khi được soạn thảo và phát hành gửi đi đều
phải được quản lý chặt chẽ để tránh được việc làm lộ thông tin hoặc bị lợi dụng cho
cac hành vi trái phép.
Quy trình quản lý văn bản đi được quy định tại Nghị định 30/ 2020/ NG-CP hướng dẫn
quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan gồm các bước
cơ bản sau:
Bước công việc
Mô tả công việc
Yêu cầu thực hiện
1. Kiểm tra thể thức và - Kiểm tra thể thức và kỹ
kỹ thuật trình bày; ghi số thuật tình bày
và ngày, tháng, năm của
văn bản
- Ghi số và ngày, tháng ,
năm của văn bản
2. Đăng ký văn bản đi

- Phải kiểm tra thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản
đúng quy định của pháp
luật
- Ghi chính xác ngày,
tháng, năm ban hành văn
bản
Đăng ký sổ “Đăng ký văn - Ghi chép chính xác các

bản đi”
thông tin của văn bản đi
vào sổ

21


3.Nhân bản, đóng dấu
của cơng ty và dấu mật,
khẩn

- Nhân bản: In/copy từ bản - Không được in/copy quá
gốc theo số lượng đã xác số lượng đã được xác định.
định
Nếu in/copy quá số lượng
phải hủy ngay để đảm bảo
nội dung văn bản.
- Đóng dấu của cơng ty và - Chỉ đóng dấu cơng ty khi
dấu mức độ mật, khẩn
đã kiểm tra đảm bảo đầy
đủ thể thức, nội dung và
chữ ký của người có thẩm
quyền
- Đóng các loại dấu khác
nhau: họ tên; dấu công
ty,…

4.Làm thủ tục phát hành, - Làm thủ tục phát hành, - Lựa chọn bì phù hợp với
chuyển phát và theo dõi chuyển phát
văn bản (cần chuyển

việc chuyển phát của văn
nhanh, mức độ bảo mật,…)
bản
- Viết chính xác địa chỉ nơi
nhận
- Đóng dấu khẩn, dấu mật
và các dấu chỉ mức độ
khác lên bì
- Theo dõi việc chuyển - Theo dõi việc chuyển
phát văn bản đi
phát văn bản và đảm bảo
văn bản được gửi tới đúng
địa chỉ nhận, đúng thời
gian
- Sử dụng các công cụ theo
dõi như email, điện thoại,
phiếu gửi;
- Ghi chú vào sổ chuyển
giao văn bản đi những vấn
đề trong việc chuyển giao
văn bản, kiểm tra lại các
đơn vị vận chuyển.
5.Lưu văn bản đi

Lưu tối thiểu 2 bản:
- Bản gốc (được đóng dấu
tại bộ phận văn thư)
- Bản chính tại hồ sơ cơng
việc của người giải quyết
- Ngồi ra cịn có thể lưu

thêm theo u cầu của
người có thẩm quyền

22

- Bản lưu ở bộ phận văn
thử phải được lập thành Hồ
sơ lưu công văn đi
- Bản lưu ở Hồ sơ công
việc của người trực tiếp
giải quyết theo trình tự giải
quyết cơng việc.


2.1.5.3 Quy trình quản lý văn bản đến
Văn bản đến là các loại văn bản bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành
chính, các văn bản chuyên ngành hoạt động khác.
Quy trình quản lý văn bản đến được quy định cụ thể tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP về
hướng dẫn lưu trữ tài liệu, hồ sơ trong cơ quan
Bước công việc
Mô tả công việc
Yêu cầu thực hiện
1.Tiếp nhận -Tiếp nhận văn bản đến.
- Bộ phận hành chính hàng ngày tiếp
văn bản đến
nhận văn bản đến từ mọi nguồn.
- Kiểm tra sơ bộ đảm bảo đúng địa
chỉ nhận, sự nguyên vẹn của bì,
thơng tin của nơi gửi
- Ký nhận vào sổ hoặc sổ của bưu

điện, trường hợp nhất định phải viết
biên nhận đối với người gửi.
-Loại bóc bì các văn bản đến gửi cho
- Phân loại sơ bộ, bóc bì cơ quan, tổ chức
-Loại khơng bóc bì chuyển tới bộ
văn bản đến
phận/ cá nhân, bì có đóng dấu mật.
-Tất cả văn bản thuộc diện đăng ký
phải được đóng dấu “Đến”, ghi số và
ngày đến.
- Đối với văn bản đến được chuyển
qua Fax và qua mạng, trong trường
- Đóng dấu “Đến”, ghi số hợp cần thiết phải sao chụp/ in ra và
và ngày đến:
đóng dấu “Đến”.
Mẫu dấu đến
- Vị trí đóng dấu “Đến”: dưới số và
Công ty TNHH TM-DV ký hiệu (đối với những văn bản có
Hịa Lan
tên loại); dưới dịng trích yếu nội
ĐẾN Số:………
dung (đối với cơng văn); khoảng giấy
Ngày:………
trống dưới ngày tháng năm ban hành
Chuyển:……
văn bản.
Lưu hồ sơ số………

2. Đăng ký văn - Đăng ký văn bản đến vào - Đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác
bản đến

sổ “Đăng ký văn bản đến” các thông tin cần thiết về văn bản;
khơng viết bằng bút chì; bút mực đỏ;
khơng viết tắt những từ; cụm từ
khơng thơng dụng.
3. Trình, chuyển - Trình văn bản đến
giao văn bản

- Trình văn bản đến người thông
quyền xem xét và cho ý kiến phân
phối, chỉ đạo giải quyết. Ý kiến được
ghi vào mục “Chuyển” trong dấu
“Đến”

23


- Chuyển giao văn bản đến

4. Giải quyết và - Giải quyết văn bản đến
theo dõi đôn đốc
việc giải quyết
văn bản đến

- Chuyển văn bản đến cho các đơn vị
hoặc cá nhân giải quyết. Bảo đảm kịp
thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt
chẽ và giữ gìn bí mất nội dung văn
bản
- Các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm
giải quyết kịp thời đảm bảo thời hạn

quy định. Văn bản khẩn phải giải
quyết trước.

-Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số
- Theo dõi, đôn đốc việc liệu để báo cáo người được giao trách
giải quyết văn bản đến
nhiệm theo dõi đôn đốc việc giải
quyết văn bản đến.
Việc thực hiện đúng quy trình xử lý văn bản đến sẽ góp phần quản lý văn bản và tài
liệu cũng như việc lập hồ sơ cơng việc cho từng cá nhân được chính xác, phục vụ hiệu
quả cho q trình giải quyết cơng việc.
2.1.5.3 Quản lý và sử dụng con dấu
Con dấu là một trong những yếu tố pháp lý của một công ty, dựa trên nghị định
99/2016/NĐ-CP về việc quản lý và sử dụng con dấu.
Hiện tại con dấu các con dấu mà Cơng ty TNHH TM-DV Hịa Lan đang sử dụng bao
gồm:
+ Dấu chức danh- họ tên
+ Dấu Cơng ty
+ Dấu hồn cơng cơng trình
2.1.5.3.1 Về quản lý con dấu
- Bộ phận hành chính có trách nhiệm giữ và đóng dấu tại cơ quan, tổ chức
- Quản lý con dấu chặt chẽ tại trụ cơng ty; có quy định cụ thể về quản lý và sử dụng
con dấu. Trường hợp cần sử dụng con dấu ngồi trụ sở cơng ty để giải quyết cơng việc,
thì phải được phép ủy quyền của người có thẩm quyền.
- Con dấu đang sử dụng bị mịn, hỏng hoặc có sự chuyển đổi trong cơ cấu nhân sự của
tổ chức hay đổi tên thì phải báo ngay với cơ quan có thẩm quyền.
- Thời hạn sử dụng con dấu là 5 năm (kể từ ngày có giá trị được ghi trên giấy chứng
nhận đã được đăng ký mẫu dấu do cơ quan cơng an có thẩm quyền cấp).

24