Tài liệu Quản lý nhân viên khi không có bộ phận nhân sự pdf

Quản lý nhân viên khi không có bộ
phận nhân sự
nhân viên trên 50 người thì bộ phận nhân sự mới thật sự trở
nên cần thiết và có thể phát huy hết chức năng. Với quy mô
nhỏ, ít người hơn, một công ty vẫn có thể quản lý tốt nhân
sự của mình mà không phải thiết lập bộ phận nhân sự.
Dưới đây là các hướng
dẫn của chuyên gia
nhân sự về việc quản
lý nhân viên khi không
có bộ phận nhân sự:
1. Trước hết, cần xác
định xem ai có thể đảm nhận chức năng quản lý nhân viên như
một giám đốc nhân sự thực thụ. Thật ra trách nhiệm này có thể
được giao cho một hay nhiều người cùng đảm trách.

Vấn đề chỉ là ai đảm trách thì người đó cần tìm hiểu một số thông
tin về Luật Lao động cùng các quy định liên quan. Thông thường,
tại các công ty nhỏ, giám đốc cũng là người quản lý nhân viên.
2. Tiếp theo, cần xây dựng danh sách các quy định, thỏa thuận
trong nội bộ doanh nghiệp, chế độ lương, thưởng, giờ làm việc,
phụ cấp, lương ngoài giờ (nếu có), cấp bậc nhân viên, số ngày
phép, bảo hiểm… Nên tham khảo các văn bản pháp quy để đảm
bảo mọi quy định có lợi nhất cho doanh nghiệp và đều hợp lệ.
3. Lập hồ sơ nhân sự, bao gồm tất cả những thông tin liên quan
như ngày bắt đầu làm việc, ngày được tăng lương, ngày thăng
chức, ngày được tham gia chế độ bảo hiểm, các đánh giá hiệu
quả công việc, số lần được thưởng,… Việc này sẽ giúp người
quản lý hiểu rõ nhân viên của mình về mọi mặt, đồng thời là
những thông tin cần tham khảo lại khi cần có sự thay đổi về nhân
sự.

4. Xác định xem ai sẽ chịu trách nhiệm quản lý việc trả lương cho
toàn thể nhân viên, chi trả vào ngày nào, bằng hình thức nào
(trực tiếp hay chuyển khoản). Việc này có thể do bộ phận kế toán
đảm trách. Chú ý rằng, một số thu nhập khác ngoài lương như
quyền lợi đặc biệt, thưởng… thì không nên chi trả cùng với
lương.
5. Quy trách nhiệm cụ thể về việc huấn luyện và hướng dẫn nhân
viên mới cho một người cụ thể. Đồng thời cần thông báo cho
nhân viên mới về quyền lợi, nghĩa vụ của người lao động cũng
như những chính sách của công ty.
6. Có bảng quy định mức thưởng và trường hợp thưởng đặc biệt.
Muốn xây dựng quy định về các chế độ này, trước hết cần có bản
mô tả công việc, trách nhiệm rõ ràng cho từng vị trí. Thông
thường, mọi người nghĩ rằng nên thiết lập chế độ thưởng thêm
ngoài lương, hoặc tăng lương để khuyến khích nhân viên làm
việc.
Tuy nhiên, có ý kiến cho rằng với số lượng nhân viên công ty ít
hơn 50 người thì việc này không cần thiết. Nếu số nhân viên ít
hơn 20 người thì theo các chuyên gia là hoàn toàn không cần xây
dựng các quy định về chế độ thưởng, mà có thể thưởng hoặc
tăng lương dựa theo tình hình hoạt động cụ thể của doanh
nghiệp.
7. Nên xây dựng một hệ thống thông tin nội bộ. Bất kỳ thay đổi
nào về nội quy, chế độ làm việc, quyền lợi, trách nghiệm của
người lao động và cả những điều luật mới do chính quyền ban
hành cũng cần được phổ biến rộng rãi đến toàn thể nhân viên.
8. Một chức năng quan trọng của bộ phận nhân sự là tuyển
người. Nhưng tại các công ty nhỏ, hoạt động ổn định thì thuê
càng ít người càng tốt, trong thời hạn tối đa là một năm. Một số
doanh nghiệp chịu sự cạnh tranh gay gắt lại chỉ chú trọng giữ

chân các nhân viên cũ. Dù doanh nghiệp có bất kỳ chính sách
nhân sự nào thì phương pháp phỏng vấn, tuyển chọn và phân bổ
công việc một cách chính xác vẫn đóng vai trò rất quan trọng.
Việc đánh giá sai, dẫn đến thuê nhân sự không thích hợp sẽ gây
lãng phí rất nhiều cho công ty.
Cho nên, khi không có bộ phận nhân sự, nên xác định ai sẽ là
người chịu trách nhiệm chính cho công việc quan trọng này, các
phần việc còn lại đơn giản hơn có thể giao cho bất kỳ ai kiêm
nhiệm. Người đảm nhận việc thuê nhân sự phải nắm rõ các
quyền lợi, trách nhiệm và quy trình làm việc của vị trí đang cần
tuyển dụng, đồng thời phải có khả năng thương lượng khi thỏa
thuận mức lương sao cho có lợi nhất cho công ty mà vẫn làm
ứng viên hài lòng.

Bên cạnh đó vẫn còn những công việc khác, nhưng kém quan
trọng hơn như tổ chức tiệc, đi chơi, du lịch dã ngoại để giúp nhân
viên công ty đoàn kết hơn… nhưng những việc này hoàn toàn có
thể ủy thác cho ai đó hăng hái đảm nhiệm. Giám đốc đã là người
đứng mũi chịu sào cho tất cả mọi hoạt động của công ty thì nên