CÔNG TÁC TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU GẠO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU VĨNH LONG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG
CƠ SỞ II TẠI TP.HCM
---------***--------

BÁO CÁO KIẾN TẬP GIỮA KHĨA
Chun ngành: KINH DOANH QUỐC TẾ

CƠNG TÁC TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG
XUẤT KHẨU GẠO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
XUẤT NHẬP KHẨU VĨNH LONG

Họ và tên sinh viên: Lương Phụng Hằng
Mã sinh viên: 1101025039
Lớp: A1
Khóa: K50A
GVHD: ThS. Phùng Minh Đức

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 8 năm 2014


NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................

TPHCM, ngày.....tháng.....năm 2014
Giảng viên hướng dẫn


MỤC LỤC
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
DANH MỤC BẢNG BIỂU
LỜI MỞ ĐẦU ............................................................................................................ 1
PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU
VĨNH LONG
1.1. Giới thiệu chung về công ty CỔ PHẦN XNK Vĩnh Long ............................ 3
1.2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của công ty CỔ PHẦN XNK Vĩnh
Long
1.2.1 Chức năng của Công ty ............................................................................. 4
1.2.2 Nhiệm vụ của Công ty .............................................................................. 4
1.2.3 Cơ cấu tổ chức của Cơng ty ...................................................................... 5
1.3 Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty trong thời gian qua ( giai

đoạn 2011- 2013) ....................................................................................................... 6
1.4 Vai trị của cơng tác tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu gạo đối với
Công ty ...................................................................................................................... 7
1.5 Các công việc thực hiện trong quá trình kiến tập ........................................... 8
PHẦN 2: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG
XUẤT KHẨU GẠO TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN XNK VĨNH LONG
2.1. Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty CỔ PHẦN
XNK Vĩnh Long
2.1.1.

Đăng kí hợp đồng xuất khẩu.................................................................9

2.1.2.

Giục người mua mở L/C................................................................... 11

2.1.3.

Chuẩn bị hàng xuất khẩu ....................................................................12

2.1.4.

Kiểm tra chất lượng hàng hoá.............................................................12

2.1.5.

Thuê phương tiện vận tải................................................................... 13

2.1.6.

Làm thủ tục hải quan......................................................................... 13

2.1.7.

Giao hàng........................................................................................... 14

2.1.8.

Làm thủ tục thanh tốn...................................................................... 15

2.1.9.

Quyết tốn cơng nợ và giải quyết khiếu nại (nếu có) ....................... 18


2.2. Nhận xét chung về quy trình
2.2.1.

Điểm mạnh......................................................................................... 18

2.2.2.

Điểm yếu............................................................................................ 18

2.3. So sánh với lý thuyết
2.3.1.

Cơ sở lý thuyết................................................................................... 19

2.3.2.

Giống nhau......................................................................................... 19

2.3.3.

Khác nhau.......................................................................................... 19

PHẦN 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP CHỦ YẾU NHẰM HỒN THIỆN QUY
TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU GẠO TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN XNK VĨNH LONG
3.1. Triển vọng của Cơng ty về quy trình hồn thiện hợp đồng xuất khẩu gạo
3.1.1.

Cơ hội................................................................................................ 20

3.1.2.

Thách thức......................................................................................... 20

3.2. Định hướng hoạt động của Công ty trong thời gian tới............................. 20
3.3. Các giải pháp nhằm hồn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất
khẩu
3.3.1.

Đảm bảo nguồn hàng và chất lượng sản phẩm.................................. 21

3.3.2.

Mở rộn thị trường xuất khẩu................................................................21

3.3.3.

Nâng cấp cơ sở hạ tầng..................................................................... 21

3.3.4.

Đào tạo nguồn nhân lực.................................................................... 22

KẾT LUẬN........................................................................................................... 23
TÀI LIỆU THAM KHẢO.................................................................................... 24
PHỤ LỤC............................................................................................................... 25


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Từ viết tắt

Tiếng Anh

Tiếng Việt

B/L

Bill of Lading

Vận đơn

L/C

Letter of Credit

Thư tín dụng

C/O

Certificate of Origin

Giấy chứng nhận xuất xứ

XNK

Xuất nhập khẩu

USD

United States Dollar

Đô la Mỹ

VND

Vietnam Dong

Đồng Việt Nam


DANH MỤC BẢNG BIỂU
Tên bảng biểu

STT
1

2
3

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy tại Công ty Cổ phần
Xuất Nhập Khẩu Vĩnh Long
Bảng 1.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần
XNK Vĩnh Long
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hóa

Trang
5

6
9


1

LỜI MỞ ĐẦU
Đổi mới và phát triển luôn là mục tiêu hàng đầu của mỗi quốc gia nói chung
và mỗi doanh nghiệp nói riêng. Trong xu thế tồn cầu hóa diễn ra ngày một sôi nổi
như hiện nay, một trong những biện pháp thiết yếu đưa nên kinh tế trong nước hội
nhập với kinh tế thế giới chính là xuất khẩu. Kể từ khi Việt Nam gia nhập ASEAN
và WTO, vai trò của xuất khẩu lại càng được chú trọng do đây là một hoạt động
mang lại nguồn ngoại tệ lớn, giải quyết một phần lớn vấn đề công ăn việc làm đồng
thời tạo cơ hội cho Việt Nam tiếp cận với các tiến bộ khoa học kĩ thuật khác.
Đứng thứ hai trên thế giới về xuất khẩu gạo, hiện nay lúa gạo được xem là
ngành xuất khẩu mũi nhọn của Việt Nam với hơn 80% lao động. Tuy vậy, nước ta
vẫn cịn gặp nhiều khó khăn và thử thách cũng như thiếu kinh nghiệm về kinh tế

quốc tế, quy mơ và tiềm lực về tài chính. Và để đảm bảo quá trình xuất khẩu diễn ra
hiệu quả thì quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng phải được tiến hành một cách tốt
nhất. Công tác này không chỉ giúp Cơng ty khắc phục những khó khăn trong xuất
khẩu mà cịn là tiền đề quan trọng góp phần tăng doanh thu và lợi nhuận, nâng vị
thế Công ty trên thị trường quốc tế.
Là một Công ty chuyên xuất khẩu lương thực và nơng sản sang nước ngồi với
mặt hàng chủ lực là gạo, Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vĩnh Long ln quan
tâm chú trọng và hồn thiện từng bước trong cơng tác hồn thiện thực hiện hợp
đồng nhằm đảm bảo tiến trình xuất khẩu hàng hóa được diễn ra thuận lợi. Nhằm
giúp bản thân có cái nhìn thực tế hơn trong các công tác của hoạt động xuất khẩu từ
đó đưa ra những biện pháp để giúp hồn thiện hơn quá trình này, trong thời gian
thực tập tại Công ty, em đã nghiên cứu và quyết định chọn đề tài CÔNG TÁC TỔ
CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU GẠO TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU VĨNH LONG với bố cục như sau:
Chương 1: Tổng quan về Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vĩnh Long
Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu gạo tại
Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vĩnh Long
Chương 3: Một số giải pháp chủ yếu nhằm hồn thiện quy trình tổ chức thực
hiện hợp đồng xuất khẩu gạo tại Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vĩnh Long


2

Để có thể hồn thành tốt đề tài kiến tập này, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến
ban Giám đốc, các chú các bác và cách anh chị chuyên viên của Công ty Cổ phần
xuất nhập khẩu Vĩnh Long cùng cô Phùng Minh Đức- giảng viên hướng dẫn và các
thầy cô trường Đại học Ngoại thương CSII đã trực tiếp hướng dẫn tận tình giúp em
hiểu rõ và tiếp cận với các công việc thực tế của hoạt động này.
Trong khoảng thời gian kiến tập, em đã có những trải nghiệm thực sự và có
những kinh nghiệm quý giá để vận dụng cho công việc trong tương lai. Tuy vậy, vì

thời gian và kiến thức chun mơn chưa nhiều nên bản thân khơng thể tránh khỏi
những thiếu sót. Vì vậy, em rất mong nhận được những sự đóng góp từ q thầy cơ
và bạn đọc để em có thể hoàn thiện hơn. Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn.


3

PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU
VĨNH LONG
Giới thiệu chung về Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vĩnh Long

1.1.

Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu (XNK) Vĩnh Long tiền thân là Công ty Ngoại
thương tỉnh Cửu Long là đơn vị chuyển đổi từ doanh nghiệp nhà nước sang công ty
cổ phần với chức năng XNK tổng hợp, chuyên mua bán lương thực, nông sản
nguyên liệu, nơng sản sơ chế (tấm, cám...), máy móc thiết bị nơng nghiệp và các
lĩnh vực khác như phân bón, nhiên liệu động cơ. Công ty Cổ phần XNK Vĩnh Long
chính thức đi vào hoạt động theo giấy đăng kí kinh doanh số 54.0.3.000.61 được
phịng Đăng kí kinh doanh- Sở kế hoạch đầu tư tỉnh Vĩnh Long cấp với mã số thuế
là 1500171478 và tổng vốn điều lệ là 98.795.620.000 đồng
Thông tin chung về Công ty Cổ phần XNK Vĩnh Long
- Tên Công ty: Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Vĩnh Long
- Tên tiếng Anh: Vinh Long Import- Export Joint Stock Company
- Tên giao dịch: IMEX CUU LONG
- Mã chứng khoán: ICL
- Địa chỉ: Số 3-5, đường 30/4, phường 1, TP Vĩnh Long, tỉnh Vĩnh Long.
- Điện thoại: (070) 3823618 - Fax: (070)3823822
- Website: www.imexcuulong.com.vn
Từ khi thành lập cho đến nay, Cơng ty đã khơng ngừng hồn thiện và phát triển

đạt nhiều thành tích cao trong tỉnh lẫn cả nước.
Năm 2009, Công ty vinh dự nhận cờ thi đua xuất sắc hạng III khối VII của
UBND tỉnh Vĩnh Long đồng thời đạt danh hiệu Doanh nghiệp tiêu biểu xuất sắc
tỉnh Vĩnh Long và Cúp vàng “ DOANH NGHIỆP XUẤT SẮC TỒN QUỐC” lần
thứ I.
Năm 2010, Cơng ty nhận cờ thi đua xuất sắc hạng I khối VII và Cúp vàng “
Vinh danh doanh nghiêp hội nhập WTO 2010”. Cũng trong năm này, Công ty đã
được Tổ chức SGS United Kingdom Ltd UKAS Vương quốc Anh đánh giá và
chứng nhận theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cho các hoạt động sản xuất và kinh
doanh gạo và được Bộ Công thương đưa vào danh sách “Bảng vàng doanh nghiệp
xuất khẩu uy tín hàng đầu Việt Nam”.


4

Năm 2011, Công ty nhận được bằng khen của Thủ Tướng Chính Phủ, được
Vietnamreport bình chọn xếp thứ 2 trong top 500 doanh nghiệp tăng trưởng nhanh
nhất Việt Nam năm 2011 và nhận cúp vàng “ Doanh nghiệp kinh doanh xuất khẩu
uy tín ngành hàng lúa gạo Việt Nam năm 2011” của BTC Festival Lúa gạo Việt
Nam lần thứ II tại Sóc Trăng.
Năm 2012, Cơng ty được Phịng thương mại và Công nghiệp Việt Nam tặng
Bằng khen Doanh nghiệp tiêu biểu khu vực Đồng bằng sông Cửu Long, được báo
Vietnamnet bình chọn xếp thứ 141 trong top 500 doanh nghiệp lớn nhất Việt Nam
năm 2012 (VNR 500), tăng 115 bậc so năm 2011.
1.2.

Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần

XNK Vĩnh Long
1.2.1.

Chức năng

- Xuất khẩu: gạo và nông sản là hai mặt hàng xuất khẩu chính của Cơng ty.
Ngồi ra, Cơng ty cịn xuất khẩu thêm thủy hải sản, rau quả và hàng thủ cơng mỹ
nghệ.
- Nhập khẩu: phân bón và các lọai vật tư, thiết bị phục vụ sản xuất nông
nghiệp và công nghiệp, vật liệu xây dựng và hàng tiêu dùng
- Dịch vụ khác: Tiếp nhận ủy thác xuất nhập khẩu các loại hàng hóa theo yêu
cầu của khách hàng.
1.2.2.

Nhiệm vụ

- Nghiên cứu và thực hiện các biện pháp nhằm nâng cao chất lượng hàng hóa,
nghiên cứu và mở rộng thị trường trong và ngồi nước.
- Sản xuất và chế biến nơng sản đặc biệt là gạo thành phẩm để xuất khẩu.
- Chăm lo đời sống cho CBCNV tạo điều kiện bồi dưỡng, nâng cao trình độ
chun mơn và khoa học kĩ thuật.
- Thực hiện hạch toán kinh tế và báo cáo thường xuyên trung thực theo qui
định của nhà nước
1.2.3. Cơ cấu tổ chức của Cơng ty
Mơ hình tổ chức tại Công ty là cơ cấu cấp chức năng. Với cơ cấu tổ chức
như trên Công ty dễ dàng đạt hiệu quả trong cơng tác quản trị. Các Phó giám đốc
chức năng quản lý các bộ phận phòng ban và các công ty thường trực đồng thời


5

báo cáo lên giám đốc, tạo sự thống nhất và kiểm sốt chặt chẽ trong Ban giám

đốc. Từ đó dễ dàng hơn trong việc quản lý và kiểm soát hoạt động của các bộ
phận và tồn bộ cơng ty, cũng như tham mưu cho Hội đồng quản trị.
Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần XNK Vĩnh Long
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
Điều hành trực tiếp
Kiểm tra giám sát

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

BAN KIỂM SỐT

BAN GIÁM ĐỐC

Phó Tổng Giám
đốc Kinh doanh

Trưởng
phịng
kế hoạch
đầu tư

Trưởng
phịng
hành
chính tổ chức

Phó Tổng Giám
đốc Thường trực

Trưởng

phịng
kế tốn
tài vụ

Văn phịng
đại diện tại
TPHCM

Phó Tổng Giám
đốc Đầu tư – Sản
xuất

Xí nghiệp
lương
thực Cổ
Chiên

Xí nghiệp
lương
thực Cái
Cam

Xí nghiệp
lương
thực Tân
Quy Tây

(Nguồn: Báo cáo thường niên 2013)

Phịng hành chính- tổ chức: Điều hành toàn bộ hoạt động chung và quản lý nhân

sự của Cơng ty, các hoạt động cơng đồn, quản lý văn thư lưu trữ, triển khai ban
hành các văn bản, tài liệu đến các đơn vị trực thuộc.
Phòng kế hoạch đầu tư: Nghiên cứu tình hình kinh tế trong nước và thế giới từ đó
đề suất những chiến lược phù hợp cho từng thị trường tại từng thời điểm đồng thời
đưa ra các kế hoạch nhằm phát triển thương hiệu hàng hóa sản phẩm và các chương
trình xúc tiến thương mại của Cơng ty
Phịng tài chính - kế tốn: Thực hiện cơng tác kế tốn, quản lý tình hình tài chính,
lập báo cáo quyết toán, tổng hợp các chứng từ chi tiêu, bảo tồn và phát triển vốn
của Cơng ty.


6

Văn phòng đại diện tại TPHCM: chịu trách nhiệm liên kết các khách hàng trong và
ngồi nước, tìm kiếm đối tác và đại diện Công ty thực hiện các họat động giao dịch,
đàm phán, ký kết hợp đồng với các đối tác và khách hàng nước ngồi.
Các xí nghiệp trực thuộc: là nơi cung cấp nguồn hàng chính cho hoạt động kinh
doanh và xuất khẩu của Công ty gồm 3 xí nghiệp: Xí nghiệp lương thực Cổ Chiên,
xí nghiệp lương thực Cái Cam và xí nghiệp lương thực Tân Quy Tây
1.3. Tình hình hoạt động kinh doanh của Cơng ty giai đoạn 2011-2013
Bảng 1: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần XNK Vĩnh Long giai đoạn
2011-2013
(Đơn vị: tỷ đồng)
Chỉ tiêu

Năm
2011

Năm 2012

Năm 2013

So sánh 2012 & 2011

So sánh 2013& 2012

Số tuyệt

Số tương

Số tuyệt

Số tương

đối

đối (%)

đối

đối (%)

Doanh thu

5102,57

3629,13

3389,73

(1473,72)

(28,87)

(239,407)

(6,59)

Chi phí

5072,80

3618,20

3425,32

(1454,61)

(28,67)

(192,881)

(5,33)

29,77

10,93

(35,59)

(18,82)

(63,12)

(46,526)

(425,67)

Lợi nhuận

( Nguồn: Phịng kế tốn- tài vụ)

Nhìn chung, trong giai đoạn 2011- 2013 hoạt động kinh doanh của Công ty có
chiều hướng giảm đáng kể
Doanh thu Cơng ty trong suốt ba năm giảm mạnh. So với năm 2011, doanh thu
Công ty năm 2012 giảm 1473,72 tỷ đồng, tương đương 28,87%, đây là mức giảm
tương đối cao do đây là thời điểm Công ty chịu ảnh hưởng của cuộc suy giảm kinh
tế chung. Năm 2013, hoạt động kinh doanh gặp nhiều khó khăn khiến doanh thu
giảm 6,59% so với năm 2012. Lí giải cho sự giảm sút này là số lượng hợp đồng uỷ
thác xuất khẩu của Công ty vào các thị trường giảm mạnh do hợp đồng thương mại
trong giai đoạn này có giá thành thấp khiến các nhập khẩu chuyển sang thu mua
hàng hoá ở các nhà kho bên ngoài để được giá thấp hơn. Tuy vậy, thời gian này
Công ty vẫn tập trung đẩy mạnh xuất khẩu, đa dạng hàng hóa nên vẫn đảm bảo duy
trì hoạt động kinh doanh liên tục.


7

Chi phí của Cơng ty cũng giảm đáng kể trong giai đoạn này. Trong khoảng
thời gian 2011-2012, chi phí Cơng ty đã giảm từ 5027,80 tỷ đồng xuống còn 3618,3

tỷ đồng, giảm 28,67 %. Năm 2013, chi phí giảm 5,33% so với năm 2012 với giá trị
là 3425,32 tỷ đồng. Việc giảm chi phí khơng phải là một dấu hiệu tốt cho Cơng ty
bởi đây khơng vì ngun nhân đầu tư cải tiến nâng cao sản xuất mà do hoạt động
kinh doanh sản xuất trong năm 2012 giảm mạnh, đầu ra của hàng hố gặp nhiều khó
khăn khiến cho các hoạt động thu mua nguyên liệu cho hoạt động gia công gạo
cũng giảm đáng kể. Mặc khác, năm 2013, Công ty đã thu mua 02 đợt tạm trữ tại
thời điểm Đơng Xn và Hè Thu theo chỉ đạo của Chính phủ và Hiệp hội lương
thực Việt Nam với giá cao khiến chi phí lãy vay Ngân hàng lớn, điều này ảnh
hưởng không nhỏ đến làm hiệu quả hoạt động cũng như các khoản lợi nhuận của
Công ty
Sự thay đổi trong doanh thu và chi phí cũng khiến tình hình lợi nhuận của
Công ty giảm mạnh qua các năm. Cụ thể lợi nhuận đã giảm 18,82 tỷ đồng (63,12%)
khi so sánh năm 2011 và 2012. Đến năm 2013, hoạt động kinh doanh khơng mang
lại lợi nhuận mà cịn bị lỗ 35,59 tỷ đồng, giảm mạnh so với năm 2012. Lí do chính
của khoản lỗ này là do chi phí mua hai đợt tạm trữ trên với giá bình quân cao trong
khi giá xuất khẩu lại giảm liên tục. Đồng thời, số lượng tồn kho của các mặt hàng
đặc chủng (jasmine, gạo trung...) của các năm trước mang sang lớn khiến chất
lượng sản phầm giảm và giá rớt liên tục, điều này dẫn đến hiệu quả kinh doanh của
Công ty bị giảm sút khá nhiều.
1.4.

Vai trị của cơng tác tổ chức thực hiện Hợp đồng xuất khẩu gạo đối với
Công ty
Là Công ty XNK tổng hợp, Công ty Cổ phần XNK Vĩnh Long luôn đẩy mạnh

các công tác xuất nhập khẩu đặc biệt là xuất khẩu ra các thị trường nước ngoài. Với
mặt hàng chủ lực là gạo, trong nhiều năm qua Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu
Vĩnh Long đã tiến hành đưa sản phẩm gạo của mình đến những thị trường lớn trên
thế giới như châu Phi, châu Á, châu Âu và châu Mỹ, góp phần mang lại nhiều hiệu
quả kinh tế cao cho Công ty đồng thời nâng vị thế của Việt Nam trên thị trường

xuất khẩu gạo của thế giới.


8

Để tiến hành xuất khẩu gạo ra các thị trường nước ngồi, hoạt động chính và
có vai trị quan trọng nhất đó là cơng tác tổ chức thực hiện Hợp đồng. Thực hiện
hợp đồng bao gồm quá trình chuẩn bị nguồn hàng xuất khẩu và thực hiện q trình
thanh tốn tiền hàng. Q trình này giúp Cơng ty thực hiện tốt các hợp đồng đã ký
kết một cách nhanh chóng và đúng hạn theo yêu cầu của khách hàng đồng thời giảm
được những chi phí khơng cần thiết trong cơng tác đàm phán hay tu chỉnh hợp đồng
do đã thực hiện tốt các công tác ngay từ bước đầu. Bên cạnh đó, thực hiện tốt cơng
tác cịn giúp hồn thiện hoạt động kinh doanh không chỉ giúp các bộ phận trong
Công ty phối hợp một cách đồng bộ dẫn đến việc kinh doanh thuận tiện hơn mà còn
đảm bảo quyền lời trong việc thuê phương tiện vận tải, làm thủ tục hải quan và giải
quyết các tranh chấp có thể xảy ra.
1.5. Các cơng việc thực hiện trong q trình kiến tập
Trong khoảng thời gian 4 tuần kiến tập tại Công ty, em đã được chỉ dẫn và
thực hiện những công việc liên quan đến hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu cụ
thể như sau:
(1) Tìm hiểu tài liệu, thơng tin liên quan về Công ty Cổ phần XNK Vĩnh Long;
(2) Theo dõi và phân tích các báo cáo về tình hình kinh doanh xuất nhập khẩu
của Cơng ty trong thời gian qua;
(3) Hỗ trợ các cơng tác văn phịng cũng như đề xuất các biện pháp nhằm khắc
phục và hoàn thiện hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu tại Công ty.


9

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP

ĐỒNG XUẤT KHẨU GẠO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XNK VĨNH LONG
2.1. Thực tế quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng tại Công ty CỔ PHẦN XNK
Vĩnh Long.
Lô hàng mà Công ty thực hiện xuất khẩu là “ Gạo trắng Việt Nam, hạt dài,
25% tấm, vụ mùa 2013 ” với số lượng là 2000MTS được ký với Công ty
PHONENIX COMMODITIES PVT LTD vào ngày 26/02/2013, số hợp đồng là
P13-11-100-VNRI-043, điều kiện xuất khẩu FOB và phương thức thanh toán L/C.
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hóa
Đăng kí hợp đồng
xuất khẩu

Quyết tốn và giải
quyết khiếu nại

Giục người mua mở
L/C và kiểm tra L/C

Làm thủ tục thanh
toán

Chuẩn bị nguồn hàng

Giao hàng lên tàu

Kiểm tra hàng hóa

Th tàu

Làm thủ tục hải
quan

2.1.1. Đăng kí hợp đồng xuất khẩu với Hiệp hội lương thực Việt Nam
Do mặt hàng xuất khẩu là gạo nên Công ty chỉ tổ chức thực hiện khi có sự
đồng ý của Hiệp hội Lương thực Việt Nam.
Sau khi kí hợp đồng với đối tác, Cơng ty gửi hợp đồng cùng giấy đăng kí hợp
đồng đến Hiệp hội lương thực Việt Nam. Hiệp hội lương thực Việt Nam sẽ kiểm tra
chủ yếu về giá cả, nước xuất khẩu và đóng dầu xác nhận đã đăng kí vào hợp đồng.
Sau đó, Cơng ty nhận lại hợp đồng đã được đóng dấu và tổ chức thực hiện
hợp đồng.
Việc đăng ký này nhằm tránh tình trạng ký hợp đồng vượt quá nguồn cung,
hoặc cùng một lúc phải giao một lượng hàng lớn gây thiếu hụt hàng trên thị trường
làm biến động giá cả thị trường nội địa và ảnh hưởng đến các doanh nghiệp khác.


10

Nội dung hợp đồng:
 Số hợp đồng: P13-11-100-VNRI-043
 Ngày ký kết: 26/02/2013
 Bên bán: CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU VĨNH LONG
Số 3-5, đường 30/4, phường 1, TP Vĩnh Long, tỉnh Vĩnh Long
 Bên mua: PHONENIX COMMODITIES PVT LTD
Akara Blgd, 24 De Castro Street
Wickhams Cay I, Road Town
Tortola, Britist Virgin Island
 Tên hàng: Gạo trắng hạt dài 25% tấm
 Phẩm chất:
o Tấm: nhiều nhất 25%
o Độ ẩm: nhiều nhất 25%
o Bụi bụng cám: nhiều nhất 8%

o Hạt vàng: nhiều nhất 1%
o Hạt có sọc đỏ: nhiều nhất 5%
o Tạp chất: nhiều nhất 0.5%
o Hạt non: nhiều nhất 0.5%
o Vụ mùa: Đông- Xuân 2013
 Số lượng: 2000 MTS (+/- 5%)
 Xuất xứ: Việt Nam
 Đơn giá: USD 368,5/ MT FOB Cảng thành phố Hồ Chí Minh
 Đóng gói: đóng gói trong bao PP 50kg được dán kín một đầu
 Ký mã hiệu: theo thông báo của người mua chậm nhất là turou71c 10
ngày dự kiến tàu đến
 Thời hạn giao hàng: trễ nhất là ngày 30/06/2013
 Thanh toán: L/C trả ngay không hủy ngang.
2.1.2. Giục người mua mở L/C và kiểm tra L/C
Sau khi hợp đồng được ký kết, Công ty sẽ yêu cầu Công ty PHONENIX
COMMODITIES PVT LTD mở L/C để thanh tốn tiền hàng. Với hợp đồng này,
Cơng ty CỔ PHẦN XNK Vĩnh Long chỉ chấp nhận L/C khi được ngân hàng BIDV


11

chi nhánh Vĩnh Long thông báo sau khi ngân hàng BIDV kiểm tra tính chân thực
của L/C bằng cách kiểm tra mã số của người phát hành.
Khi nhận được L/C từ ngân hàng BIDV chi nhánh Vĩnh Long gửi đến, Công
ty sẽ kiểm tra kỹ từng chi tiết, nội dung L/C xem có đúng với hợp đồng đã ký kết và
yêu cầu ghi trong L/C có phù hợp với khả năng của mình hay khơng. Nếu khơng
phù hợp, Cơng ty sẽ yêu cầu người mua sửa lại rồi mới tiến hành giao hàng.
Nội dung kiểm tra L/C gồm:


Loại L/C: không hủy ngang



Số L/C: GE-151544/BN



Ngày mở L/C: 13/06/2013



Ngày và nơi hết hạn hiệu lực L/C: 10/07/2013



Tên và địa chỉ người mở L/C: PHONENIX COMMODITIES PVT LTD



Người thụ hưởng: Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vĩnh Long



Số tiền và loại tiền: 739.000 USD



Có giá trị thanh tốn tại Ngân hàng BIDV Việt Nam



Hối phiếu trả ngay 100% giá trị hóa đơn



Người trả tiền hối phiếu: Ngân hàng BANQUE DE COMMERCE ET DE
PLACEMENTS S.A



Giao hàng từng phần: được phép



Chuyển tải: được phép



Cảng bốc hàng: cảng Hồ Chí Minh



Cảng dỡ hàng: ABIDJAN, IVORY COAST



Ngày giao cuối cùng: 30/06/2013

 Mơ tả hàng hóa: 2000MTS (+/- 5%) gạo trắng hạt dài Việt Nam nhiều nhất

25% tấm. Đóng gói trong bao PP 50kg được dán kín một đầu bao
Đơn giá USD 396.5/MT FOB Cảng TP Hồ Chí Minh


Các loại chứng từ u cầu xuất trình: Hợp đồng thương mại, vận đơn đường
biển, chứng nhận xuất xứ, giấy giám định chất lương, số lượng, giấy kiểm
dịch thực vật, giấy chứng nhận hun trùng.



Các điều kiện khác


12



Phân chia chi phí



Thời gian xuất trình chứng từ: trong vịng 10 ngày sau ngày gia hàng nhưng
khơng trễ hơn ngày hết hạn L/C

2.1.3. Chuẩn bị nguồn hàng xuất khẩu
- Gom hàng: Chuẩn bị hàng được coi là một trong những bước quan
trọng của quy trình vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh của
Công ty. Công ty tiến hành thu mua gạo thơng qua 2 xí nghiệp: Xí nghiệp
lương thực Cái Cam, Xí nghiệp lương thực Cổ Chiên.
Do gạo là mặt hàng khó bảo quản, dễ hỏng mốc trong điều kiện thời tiết

ẩm thấp nên sau khi thu mua, gạo sẽ được chuyển vào kho của Công ty để
bảo quản trong thời gian chờ làm thủ tục xuất khẩu.
- Đóng gói bao bì và kí mã hiệu: Dựa trên các thỏa thuận trong hợp đồng
Công ty sẽ chuẩn bị bao bì loại PP 50kg được dán kín một đầu. Sau đó Cơng
ty sẽ giao cho xí nghiệp chế biến và các nhà cung ứng để thực hiện việc đóng
gói. Sau khi nhận được bao bì đúng chuẩn, việc đóng gói sẽ được tiến hành
dưới sự giám sát của nhân viên công ty và giám định viên
2.1.4. Kiểm tra chất lượng hàng hóa
Q trình kiểm tra chất lượng hàng hoá được tiến hành qua hai cấp: cấp cơ sở
và cấp cửa khẩu
- Ở cấp cơ sở: Công ty cho cán bộ xuống các kho chứa hàng để kiểm tra quá
trình chuẩn bị hàng và theo dõi các hàng hóa được cung ứng có đúng qui
định hay khơng. Ngồi ra, nhân viên của cơng ty giám định Bureau Veritas
sẽ trực tiếp theo dõi q trình đóng gói và lấy mẫu thử để kiểm tra chất
lượng. Mặt khác, mặt hàng gạo trước khi xuất khẩu đòi hỏi phải được khử
trùng nhằm tránh phát sinh sâu bọ làm giảm chất lượng sản phẩm. Trong
hợp đồng này, Công tác hun trùng được thực hiện bởi các công ty VFC.
- Ở cấp cửa khẩu: Cơ quan hải quan khi đã nhận đủ chứng từ cần thiết sẽ
xuống kiểm tra hàng hoá và nếu thấy khơng có vấn đề gì thì tiến hành cho
hàng hóa vào container để kẹp chì hoặc chuyển xuống tàu. Việc kiểm tra
hàng hóa ở cửa khẩu nhằm thẩm định lại kết quả kiểm tra ở cơ sở và thực
hiện thủ tục quốc tế.


13

2.1.5. Thuê tàu
Các đội tàu ở Việt Nam hầu hết là tàu già đã quá tuổi đi biển nên phương thức
chủ yếu của Công ty là xuất khẩu theo điều kiện FOB, việc thuê phương tiện vận tải
sẽ do người mua thực hiện.

 Trước thời điểm giao hàng, Công ty PHONENIX COMMODITIES PVT
LTD sẽ gửi cho Công ty Booking receipt Notice để thông báo các thông tin
liên quan đến việc giao hàng.
 Dựa trên Booking Receipt Notice, Công ty CỔ PHẦN XNK Vĩnh Long lập
thông báo giao hàng đến các đơn vị cung ứng thực hiện hợp đồng, đồng thời
gửi thơng báo cho văn phịng đại diện tại TPHCM cùng phối hợp thực hiện.
 Nhân viên Công ty sẽ kiểm tra q trình xuống hàng và vận chuyển hàng hóa
của các đơn vị cung ứng cho phù hợp với thông báo giao hàng.
2.1.6. Làm thủ tục hải quan
- Khai báo hải quan
Nhân viên chứng từ sẽ khai báo hải quan thông qua trang hải quan qua phần
mềm khai báo hải quan ECUSNK/VNACCS. Nhân viên nhập tất cả các dữ liệu vào
phần mềm, ghi lại và in ra tờ khai hải quan hàng xuất.
Chi tiết tờ khai hải quan như sau:
 Người xuất khẩu: Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vĩnh Long. Địa chỉ: Số
3-5, đường 30/4, phường 1, TP Vĩnh Long, tỉnh Vĩnh Long
 Người nhập khẩu: PHONENIX COMMODITIES PVT LTD. Địa chỉ: Akara
Blgd, 24 De Castro Street Wickhams Cay I, Road Town Tortola, Britist
Virgin Island
 Loại hình: xuất kinh doanh
 Hợp đồng: P13- 11- 100- VNRI- 043 ngày 26/02/2013
 Cửa khẩu xuống hàng: Cảng Bến Nghé/ TPHCM
 Nước nhập khẩu: CI- Cote Divoire ( Ivory)
 Điều kiện giao hàng: FOB
 Phương thức thanh toán: L/C
 Đồng tiền thanh tốn: USD
 Tỷ giá tính thuế: 21.036


14

 Mơ tả hàng hóa: Gạo Việt Nam 25% tấm, bao 50kg, 2% bao rỗng dự phòng
800 cái ( hàng đóng đồng nhất).
 Mã số: 1006399
 Xuất xứ: Việt Nam
 Lượng hàng: 2000
 Đơn vị: tấn
 Đơn giá nguyên tệ: 369.5
 Trị giá: 739000
 Thuế xuất khẩu
Sau khi gửi khai báo điện tử, cơ quan Hải Quan sẽ gửi kết quả số tiếp nhận hồ
sơ, số tờ khai và phân lng hàng hóa ( luồng xanh). Sau đó, nhân viên giao nhận sẽ
in tờ khai làm 2 bản mang đên phòng tiếp nhận Hải quan, cơ quan Hải quan sẽ kiểm
tra chi tiết tờ khai một lần nữa. Nếu không sai sót, cơ quan Hải quan sẽ đóng dấu
xác nhận thông quan và chuyển hồ sơ qua bộ phận trả tờ khai. Nhân viên giao nhận
mua tem ( lệ phí Hải quan) dán vào tờ khai, Hải quan sau khi kiểm tra sẽ trả lại cho
nhân viên giao nhận một bản và giữ lại tờ khai có dán tem.
- Thanh lý tờ khai và vào sổ tàu
Nhân viên giao nhận photo 01 bản tờ khai điện tử đã được đóng dấu xác nhận
thông quan, điền số container và số seal vào tờ khai, nộp 01 tờ khai gốc và 01 bản
sao cho nhân viên hải quan ở bộ phận thanh lý tờ khai. Cán bộ hải quan giám sát đối
chiếu thực tế lô hàng đã vào cảng, tiến hành vào sổ và cấp “ Phiếu xác nhận đã đăng
ký tờ khai hải quan”. Nhân viên giao nhận nhận lại tờ khai hải quan đã thanh lý.
Lúc này coi như đã lên tàu và việc thanh lý hải quan hoàn tất.
2.1.7. Giao hàng lên tàu
Tiến hành giao hàng lên tàu gồm các bước:
-

Bước 1: Mang booking receipt notice đến hãng tàu ALPS NAVIGATION
CO để xác nhận, sau đó hãng tàu cấp cho lệnh cấp Contanier rỗng, container

Packing list, seal.

-

Bước 2: Đóng tiền xếp hàng vào container tại vòng Tài vụ của cảng
TPHCM, sau đó mang lệnh cấp Container rỗng đến phịng Điều độ cảng để


15

học hạ cơng tại bãi đóng hàng cho Cơng ty. Sau khi có Container, ghi lại số
container.
-

Bước 3: Tiến hành đóng hàng vào Container dưới sự chứng kiến của giám
định viên bên Công ty Bureau Veritas và đại diện của cảng thành phố Hồ Chí
Minh

-

Bước 4: Đóng hàng xong thì bấm seal ( mặt hàng Công ty thường được phân
luồng xanh), ghi lại số seal tương ứng với container đó.

-

Bước 5: Đại diện Công ty và hãng tàu ký vào biên bản giám định.

-

Bước 6: Ghi đầy đủ các thông tin vào Container Packing list ( người bán,

người mua, số booking, tên tàu, số chuyến, số container, seal, hàng hóa, số
lượng...)

-

Bước 7: Mang Container Packing list đến Thương vụ cảng làm thủ tục nhập
bãi.

-

Bước 8: Tiến hành thanh lý tờ khai hải quan.
Đến ngày giao hàng lên tàu, cảng sẽ tiến hành việc xếp hàng lên tàu.

2.1.8. Làm thủ tục thanh tốn
Sau khi giao hàng, Cơng ty nhanh chóng lập bộ chứng từ thanh tốn trình cho
ngân hàng để địi tiền. Bộ chứng từ phải chính xác phù hợp với yêu cầu của L/C về
cả nội dung lẫn hình thức
Bộ chứng từ theo hợp đồng gồm những chứng từ sau:
-

Hóa đơn thương mại: dựa vào hóa đơn thương mại ban đầu, nhân viên chỉ
cần thêm thông tin:


Tên tàu: MV. MARDINIK



Số chuyến đi: G-3



Ngày tàu khởi hành: 27/07/2013

vào ơ tương thích trong hóa đơn rồi tiến hành in, ký và đóng dấu làm chứng
từ thanh toán
-

Vận đơn đường biển: đây là chứng từ quan trọng nhất vì đây là cơ sở để lập
các chứng từ khác. Vì thế trước khi lấy B/L gốc, phía Cơng ty sẽ gửi các
thơng tin cần thể hiện trên B/L cho đại lý hãng tàu để họ làm B/L nháp. Hãng


16

tàu sẽ gửi B/L nháp cho Công ty kiểm tra lại các thông tin và yêu cầu chỉnh
sửa ( nếu có) cho đến khi nội dung thể hiện phù hợp với yêu cầu trong L/C.
Nội dung của B/L được thể hiện như sau
 Số vận đơn: G-3
 Người gửi hàng: PHONENIX COMMODITIES PVT LTD
Akara Blgd, 24 De Castro Street. Wickhams Cay I, Road Town,Tortola,
Britist Virgin Island
 Người nhận hàng: theo lệnh của BANQUE DE COMMERCE ET DE
PLACEMENTS S.A, Swithzerland
 Bên được thông báo: Grains Distributeurs Cerealiers Du Mali ( GDCM) BP
6028, Niarela Bamako, Mali
 Tên tàu vận chuyển: MV MANDINIK
 Cảng bốc hàng: Cảng thành phố Hồ Chí Minh
 Cảng dỡ hàng: ABIDJAN, IVORY COAST
 Đóng dấu: “ FREIGHT PREPAID”

 Ngày và nơi cấp vận đơn: Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam, 26/07/2013
-

Giấy chứng nhận xuất xứ: Công ty sử dụng hình thức khai C/O điện tử trên
website của Phịng Thương Mại và Cơng Nghiệp Việt Nam – VCCI sau đó
chuẩn bị bộ hồ sơ xin cấp C/O bao gồm:
 Đơn xin cấp C/O
 Hợp đồng
 Packing List
 Tờ khai hải quan
 Hóa đơn thương mại
 Bill of Lading
C/O của Hợp đồng số P13-11-100-VNRI-043là C/O form B

-

Giấy chứng nhận hun trùng: Công ty lập giấy đề nghị hun trùng hàng háo và
gửi đến Công ty Cổ phần hun trùng Việt Nam. Sau khi tàu chạy, Công ty liên
hệ đơn vị khử trùng yêu cầu cấp chứng thư nháp để Công ty kiểm tra nội
dung trên chứng thư. Công ty đóng phí và nhận chứng thư
Nội dung chính của giấy chứng nhận hun trùng bao gồm:


17

 Has been treated with/ đã được xử lý bằng: Nhôm phốt phát
 Doseage/ Liều dùng: 9g/ m3
 Place of Fumigation/ Địa điểm hun trùng: hàng hóa được hun trùng
một cách hợp lệ sau khi hoàn thành bốc hàng lên tàu
 Date of Fumigation/ Ngày khử trùng: 27/06/2013

-

Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật: Nhân viên thanh toán sẽ liên hệ với Chi
cục Kiểm dịch Thực vật để làm đơn xin đăng lí kiểm dịch thực vật. Sau khi
tàu chạy, Công ty sẽ chuẩn bị bộ hồ sơ để tiến hành lấy chứng thư.
Trên giấy chứng nhận thực vật có câu: “Nay chứng nhận rằng thực vật, sản
phẩm thực vật hoặc vật thể thuộc diện kiểm dịch thực vật khác nêu trên đã
được kiểm tra và/ hoặc thử nghiệm theo quy trình thích hợp và được coi là
khơng có đối tượng kiểm dịch thực vật của nước nhập khẩu cũng như phù
hợp với nhu cầu kiểm dịch thực vật hiện hành của nước nhập khẩu và thể
hiện PHONENIX COMMODITIES PVT LTD. Địa chỉ: Akara Blgd, 24 De
Castro Street Wickhams Cay I, Road Town Tortola, Britist Virgin Island là
người nhập khẩu theo đúng yêu cầu của L/C.

-

Giấy chứng nhận trọng lượng, chất lượng và phiếu đóng gói hàng hóa

-

Giấy chứng nhận người thụ hưởng (Benificiary’s Certificate):Là chứng từ
cho Công ty phát hành, thể hiện trọn bô chứng từ được gửi trực tiếp đến
Phonenix Commodities PVT LTD, 18th floor, Sethiwan Tower, 139 Pan
Road, Silom, Bangrak, BangKok, Thailand, điện thoại +662 2667240-6 bằng
DHL trong vòng 8 ngày làm việc từ ngày B/L thoe đúng u cầu của L/C.

Theo dõi q trình thanh tốn:
Sau khi hoàn thành bộ chứng từ theo đúng yêu cầu của L/C, nhân viên thanh
toán sẽ mang bộ chứng từ đến ngân hàng BIDV chi nhánh Vĩnh Long và điền vào
phiếu xuất trình chứng từ theo mẫu của ngân hàng. Sau khi bộ chứng từ thanh toán

được ngân hàng chấp nhận, nhân viên thanh tốn sẽ phối hợp với phịng Kế tốn để
theo dõi tiền về. Khi tiền về, phịng Kế tốn sẽ liên hệ với Văn phịng đại diện tại
TPHCm để thanh lý hợp đồng
2.1.9. Quyết tốn cơng nợ và giải quyết khiếu nại (nếu có)


18

Dựa trên hợp đồng, nhân viên thanh toán lập các bảng đề nghi thanh tốn
chuyển đến Phịng Kế hoạch đầu tư để xác nhận. Sau khi được xác nhận, bảng đề
nghị thanh tốn sẽ được chuyển đến Phịng kế tốn để làm thủ tục thanh toán cho
nhà cung ứng.
Thực tế số tranh chấp khiếu nại trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu
tại Cơng ty là rất ít và hầu như khơng có, nên trong trường hợp tranh chấp xảy ra hai
bên sẽ tự thương lượng giảm giá hoặc giao hàng thay thế chứ rất ít khi nhờ Trọng
tài hoặc tịa án giải quyết.
2.2. Nhận xét chung quy trình
2.2.1. Điểm mạnh
Với bề dày thành tích hoạt động kinh doanh, Cơng ty đã xây dựng được uy tín và
thương hiệu trong ngành, từ đó tạo nên mối quan hệ khách hàng tốt khiến công tác
đàm phán ký kết hợp đồng diễn ra thuận lợi. Nguồn cung cấp nguyên liệu xuất khẩu
dồi dào, chủng loại gạo đa dạng và nguồn tài chính lớn giúp Cơng ty đảm bảo
nguồn hàng của các hợp đồng có giá trị cao. Ngồi ra, cơ sở vật chất được đầu tư
hiện đại, mặt bằng kho rộng đáp ứng được nhu cầu gom hàng cũng như bảo quản
hàng hóa. Cơng ty khơng ngừng phát triển các thị trường mới, nâng cao chất lượng
sản phẩm cũng như giữ gìn các mối quan hệ làm ăn lâu dài với các đối tác. Ban lãnh
đạo giàu kinh nghiệm, đội ngũ nhân viên dồi dào có năng lực, các phịng ban phối
hợp nhịp nhàng cũng là một trong những yếu tố góp phần cho Cơng ty phát triển
mạnh và bền vững trong nhiều năm qua.
2.2.2. Điểm yếu

-

Chất lượng gạo chưa cao, chưa đáp ứng yêu cầu của các thị trường lớn.

-

Thương hiệu Công ty chưa tiếp cận nhiều với khách hàng nước ngồi, thụ
động trong tìm kiếm thị trường.

-

Số lượng nhân viên chuyên môn chưa nhiều, chưa phát huy hết công suất
làm việc.

-

Dù luôn đã cố gắng đổi mới sản xuất nhưng tình hình kinh doanh của Cơng
ty trong nhiều năm qua đang có chiều hướng giảm. So với các quốc gia xuất
khẩu gạo lớn như Thái Lan và Ấn Độ, các thiết bị khoa học kĩ thuật tân tiến
ở Việt Nam nói chung và Cơng ty nói riêng vẫn cịn bị hạn chế.


19

2.3. So sánh với lý thuyết
2.3.1. Cơ sở lý thuyết
Theo giáo trình “Kỹ thuật Nghiệp vụ Ngoại thương” (Vũ Hữu Tửu, NXB
Giáo dục, 2007, trang 207), để tiến hành một hợp đồng xuất khẩu, đơn vị kinh
doanh phải tiến hành các công việc sau đây:
1. Giục mở L/C và kiểm tra L/C

2. Xin giấy phép xuất khẩu
3. Chuẩn bị hàng hóa
4. Thuê tàu hoặc lưu cước
5. Kiểm nghiệm và kiểm dịch hàng hóa
6. Làm thủ tục hải quan
7. Giao hàng lên tàu
8. Mua bảo hiểm
9. Làm thủ tục thanh toán
10. Giải quyết khiếu nại (nếu có)
2.3.2. Giống nhau
Nhìn chung, Cơng tác tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu gạo tại Công ty
Cổ phần XNK Vĩnh Long diễn ra giống với các bước trên cơ sở lý thuyết, đảm bảo
những bước quan trọng và cung cấp đủ các chứng từ cần thiết cho hoạt động xuất
khẩu.
2.3.3. Khác nhau
Việc xin giấy phép xuất khẩu theo lý thuyết sẽ do bộ Công thương hoặc Tổng
cục Hải quan cấp ( hàng phi mậu dịch) nhưng đối với mặt hàng gạo muốn được xuất
khẩu phải có sự đồng ý của Hiệp hội Lương thực Việt Nam.
Do xuất khẩu theo điều kiện FOB nên Công ty khơng tiến hành mua bảo hiểm
cho hàng hóa. Việc mua bảo hiểm sẽ do người mua thực hiện.
Thứ tự từng bước thực hiện hợp đồng tại Cơng ty có một số điểm khác so với
lý thuyết, song những khác biệt này không gây ảnh hưởng đến công tác thực hiện
hợp đồng.