Tài liệu nghề PT Tin học văn phòng Windows word

PHẦN 1. MỞ ĐẦU
Bài 1. (PPCT:1)
LÀM QUEN VỚI
NGHỀ TIN HỌC VĂN PHÒNG
I. GIỚI THIỆU
1/ Tin học và ứng dụng của tin học trong đời sống
Trong thời đại ngày nay để phát triển kinh tế, phát triển xã hội ngoài 3 nhân tố cơ bản là:
điều kiện tự nhiên, nguồn lao động và vốn đầu tư còn cần biết khai thác nguồn tài ngun
thơng tin một cách hiệu quả. Đây chính là mục tiêu của ngành tin học.
Công nghệ thông tin phát triển kéo theo sự ra đời của các công cụ lao động mới trong đó
có những thay đổi to lớn của cơng tác văn phịng.
2/ Tin học với cơng tác văn phịng.
- Trước đây cơng việc văn phịng được làm một cách thủ cơng do đó phải làm việc vất vả,
mất nhiều thời gian mà hiệu quả không cao.
- Máy tính ra đời đã tạo ra một cách thức hồn tồn mới trong hoạt động văn phịng giúp
cho hàng núi cơng việc của văn phịng trở nên đơn giản và hiệu quả cao.
- Máy tính nối mạng cho phép sử dụng chung tài nguyên, mở ra khả năng hợp tác và truy
cập vào kho thông tin khổng lồ của nhân loại.
3/ Vai trị và vị trí của tin học văn phòng trong sản xuất và đời sống.
- Ngày nay hầu hết các hoạt động trong văn phòng đều liên quan đến máy vi tính.
- Hàng ngày hàng triệu người làm cơng tác văn phịng trên khắp thế giới sử dụng công
nghệ thông tin để giải quyết công việc một cách hiệu quả, kinh tế hơn.
II. CHƯƠNG TRÌNH NGHỀ TIN HỌC VĂN PHÒNG
Bao gồm:
1. Mở đầu.
2. Hệ điều hành Windows.
3. Hệ soạn thảo văn bản Word.
4. Chương trình bảng tính Excel.
5. Làm việc trong mạng cục bộ
6. Tìm hiểu nghề.
III. PHƯƠNG PHÁP HỌC TẬP NGHỀ

- Kết hợp học lí thuyết với thực hành, tận dụng tốt các giờ thực hành.
- Chú trọng phương pháp tự học và học từ nhiều nguồn khác nhau.
- Tăng cường ý thức làm việc cộng tác
- Trước khi thực hành cần nghiên cứu kĩ các yêu cầu của bài thực hành.

Page: 1


IV. AN TOÀN VỆ SINH LAO ĐỘNG
- Mục tiêu an toàn vệ sinh lao động là bảo vệ sức khỏe người lao động, nâng cao năng
xuất lao động.
- Tư thế ngồi thoải mái sao cho không phải ngẩng cổ, ngước mắt nhìn màn hình. Khoảng
cách từ mắt đến màn hình từ 50 - 80 cm.
- Vị trí đặt máy tính sao cho ánh sáng khơng chiếu thẳng vào màn hình và không chiếu
thẳng vào mắt. Không làm việc quá lâu với máy tính.
- Hệ thống dây diện, các cáp nối máy tính phải gọn gàng và đảm bảo cách điện tốt.
V. CÂU HỎI
1. Theo em, tin học đã làm thay đổi công tác văn ngày nay như thế nào?
2. Em hãy cho biết chương trình Tin học văn phịng gồm những nội dung gì?
3. Hãy nêu mục tiêu an tồn vệ sinh lao động và một số nguyên tắc an toàn tối thiểu cần
tuân thủ trong nghề Tin học văn phòng.

Page 2


PHẦN 2. HỆ ĐIỀU HÀNH WINDOWS
Bài 2. (PPCT:2, 3)
NHỮNG KIẾN THỨC CƠ SỞ
I. KHÁI NIỆM HỆ ĐIỀU HÀNH VÀ HỆ ĐIỀU HÀNH WINDOWS
1. Khái niệm hệ điều hành

• Hệ điều hành là tập hợp các chương trình được tổ chức thành một hệ thống với
nhiệm vụ bảo đảm tương tác giữa người dùng với máy tính, cung cấp các phương
tiện và dịch vụ để điều phối việc thực hiện chương trình, quản lý chặt chẽ các tài
nguyên của máy, tổ chức khai thác chúng một cách thuận tiện và tối ưu.
• Hệ điều hành Windows có mơi trường đồ hoạ, tạo ra cách thức làm việc trực quan,
sinh động dựa trên khái niệm “cửa sổ“ (windows). Hệ điều hành Windows có hệ
thống các biểu tượng, bảng chọn, hộp thoại để đặt tham số,... và cơ chế chỉ định bằng
chuột.
2. Thao tác với chuột
 Các thao tác cơ bản:
 Mouse move (Di chuột): Di chuyển con trỏ chuột đến vị trí nào đó trên màn hình.


Click (nháy chuột): bấm và thả nút trái mouse một lần.



Double click (nhắp đúp chuột): bấm nhanh và thả nút trái mouse hai lần.

Right click (nháy nút phải chuột) bấm và thả nút phải mouse một lần. Thao
tác này thường được dùng để mở một menu tắt (shortcut menu) của một đối
tượng nào đó bởi việc trỏ mouse lên đối tượng và bấm nút phải.
 Drag and drop (rê và thả mouse): trỏ mouse lên một đối tượng, bấm giữ nút trái
mouse và di chuyển mouse để di chuyển đối tượng đến một ví trí khác và thả nút
mouse.


3. Môi trường Windows
Giao diện đồ họa trong windows bao gồm nhiều thành phần khác nhau trong đó có
các cửa sổ, các bảng chọn, các thanh cơng cụ và các biểu tượng.

a) Cửa sổ, bảng chọn
- Người sử dụng thực hiện các công việc thông qua các cửa sổ.
- Mỗi chương trình ứng dụng có một cửa sổ làm việc với hệ thống. Nhưng tất cả các
cửa sổ có nhiều thành phần chung.
• Thanh tiêu đề (Tile Bar): cho biết tên chương trình đang chạy và bên phải có
các nút cực tiểu, cực đại, đóng cửa sổ.
• Thanh thực đơn (Menu): gồm các bảng chọn chứa các lệnh để làm việc.
• Thanh cơng cụ chuẩn: chứa các biểu tượng lệnh giúp làm việc nhanh hơn.
• Các thanh cuốn.
Page: 3


Thanh tiêu đề
Thanh cơng cụ
Thanh thực đơn

Thanh cuốn

Hình 2.1

 Lưu ý. Có thể thêm hoặc bớt các nút lệnh trên thanh công cụ chuẩn bằng cách
nháy nút phải chuột vào thanh công cụ chuẩn, chọn Customize và thực hiện các
thao tác cần thiết.
b) Bảng chọn Start và thanh công việc
Nháy nút Start → Xuất hiện bảng chọn chứa mọi nhóm lệnh cần thiết để bắt đầu
sử dụng Windows (như hình 2.2 bên dưới). (Lưu ý: Tùy theo hệ điều hành Windows
mà giao diện có thể khác nhau.)
Thanh cơng việc: Mỗi lần chạy một chương trình hay mở một cửa sổ, một nút đại
diện cho chương trình hay cửa sổ đó xuất hiện trên thanh cơng việc (như hình 2.2)

Bảng chọn start
Các nút đại diện

Hình 2.2
Page 4

Thanh cơng việc


c) Chuyển đổi cửa sổ làm việc
Windows cho phép chạy nhiều ứng dụng cùng lúc, tuy nhiên tại một thời điểm
chỉ có một cửa sổ làm việc được mở trên màn hình, để chuyển đổi cửa sổ làm việc,
thực hiện theo cách sau:
• Nháy vào biểu tượng chương trình muốn mở tại thanh cơng việc.
• Nháy vào vị trí bất kì trên cửa sổ muốn kích hoạt.
• Sử dụng tổ hợp phím Alt + Tab.
II. THỰC HÀNH
1. Vào/ra hệ thống.
• Đăng nhập hệ thống:
Sử dụng tài khoản (Account) gồm tên (User name) và mật khẩu (Password):
- Nhập tên và mật khẩu vào ô tương ứng, nhấn OK
- Nháy đúp chuột vào một số biểu tượng ở màn hình nền.
• Ra khỏi hệ thống.
- Chọn Turn Off (hoặc Shut Down) → chọn tiếp các mục sau:
+ Stand By: Tắt máy tạm thời.
+ Turn Off (hoặc Shut Down): Tắt máy.
+ Restart: Nạp lại hệ điều hành.
+ Hibernate: Lưu toàn bộ trạng thái đang làm việc hiện thời trước khi tắt máy.
2. Thao tác với chuột.
- Di chuyển chuột.

- Nháy phím trái chuột.
- Nháy phím phải chuột.
- Nháy đúp chuột.
- Kéo thả chuột.
3. Tìm hiểu ý nghĩa các biểu tượng chính trên màn hình Windows
4. Mở một cửa sổ bất kì và gọi tên một số thành phần chính của cửa sổ đó.
5. Mở một cửa sổ bất kì và thực hiện các thao tác với cửa sổ.

Page: 5


Bài 3. (PPCT:4, 5, 6)
LÀM VIỆC VỚI TỆP VÀ THƯ MỤC
I. TỔ CHỨC THƠNG TIN TRONG MÁY TÍNH
- Hệ điều hành tổ chức các tệp trên đĩa thành các thư mục. Mỗi
thư mục lại chứa các tệp hoặc các thư mục con.
- Thư mục được tổ chức phân cấp, mức trên cùng gọi là thư mục
gốc, từ một thư mục có thể tạo ra các thư mục con, hoặc các tệp
bên trong nó được gọi là tổ chức cây thư mục (hình 3.1).

C:\
Bai tap
Word
Excel

Hình 3.1

II. LÀM VIỆC VỚI TỆP VÀ THƯ MỤC
1. Chọn đối tượng
 Chọn một đối tượng:

- Nháy chuột vào đối tượng đó.
- Để huỷ chọn: nháy chuột bên ngồi đối tượng đó.
 Chọn nhiều đối tượng liền kề:
- B1: Nháy chuột vào đối tượng bắt đầu.
- B2: Đè phím Shift và nháy chuột vào đối tượng kết thúc.
 Chọn nhiều đối tượng không liền kề:
- B1: Nháy chuột vào đối tượng bắt đầu.
- B2: Nhấn giữ phím Ctrl và nháy chuột vào các đối tượng tiếp theo. Bỏ chọn đối
tượng nào nháy chuột lại đối tượng đó.
2. Xem tổ chức các tệp và thư mục trên đĩa
- B1: Nháy đúp biểu tượng
My Computer trên màn hình nền.
- B2: Nháy nút Folder (Thư mục) trên thanh công cụ của cửa sổ để hiển thị cửa sổ thành
2 ngăn:
• Ngăn trái: cho biết cấu trúc tổng thể các ổ đĩa và thư mục.
• Ngăn phải: cho biết các thơng tin chi tiết về các thnàh phần của thư mục tương
ứng (được chọn) bên trái.

Hình 3.4. Cửa sổ My Computer
Page 6


3. Xem nội dung thư mục
- Nháy chuột vào biểu tượng hoặc tên thư mục ở ngăn bên trái hoặc nháy đúp chuột tại
biểu tượng hoặc tên thư mục ở ngăn bên phải cửa sổ để xem nội dung thư mục.
- Chọn chế độ hiển thị nội dung bằng cách nháy vào nút View trên thanh công cụ.
- Nháy vào nút
để hiển thị lại thư mục vừa xem trước đó, Nháy nút
xem thư mục mẹ của thư mục đang được hiển thị nội dung (thư mục hiện thời).

(Up) để

4. Tạo thư mục mới
 Mở thư mục cần tạo thư mục mới “bên trong” nó.
 Nháy File → New → Folder (thư mục) (hình 3.5).
Một thư mục mới xuất hiện với tên tạm thời là New
Folder
 Gõ tên cho thư mục mới tạo và nhấn Enter.
Hình 3.5. Tạo thư mục mới

5. Đổi tên tệp hoặc thư mục
 Chọn tệp hoặc thư mục muốn đổi tên.
 Nháy File → Rename, lúc này tên của đối tượng sẽ có khung viền bên ngồi.
 Gõ tên mới cho đối tượng → nhấn Enter.
Chú ý: Khi tệp đang mở thì thao tác đổi tên khơng thực hiện được. Cần đóng tệp lại.

6. Sao chép tệp hoặc thư mục
 Chọn tệp hoặc thư mục cần sao chép
 Nháy Edit → Copy hoặc nháy nút lệnh Copy trên thanh công cụ.
 Mở thư mục hoặc đĩa muốn chứa bản sao và nháy Edit → Paste hoặc nháy nút Paste
trên thanh công cụ.
7. Di chuyển tệp hoặc thư mục
 Chọn tệp hoặc thư mục cần di chuyển.
 Nháy Edit → Cut hoặc nháy nút Cut trên thanh công cụ.
 Chọn thư mục hoặc đĩa muốn di chuyển tệp hoặc thư mục tới và nháy Edit → Paste
hoặc nháy nút Paste
8. Xóa tệp hoặc thư mục
 Chọn tệp hoặc thư mục muốn xoá.
 Nháy File → Delete hoặc nháy nút Delete trên thanh công cụ.
 Xuất hiện hộp thoại yêu cầu xác nhận xoá. Nháy Yes để xoá, ngược lại nháy No.

9. Khơi phục hoặc xố hẳn các tệp và thư mục đã bị xoá
 Nháy đúp biểu tượng Recycle Bin.
 Chọn đối tượng muốn khơi phục (hoặc xố hẳn).
 Nháy File → Restore (khôi phục) hoặc File → Delete (xoá).
III. SỬ DỤNG NÚT PHẢI CHUỘT
 Nháy nút phải chuột vào đối tượng để làm xuất hiện bảng chọn tắt.
 Di chuyển chuột trên bảng chọn đến lệnh cần thực hiện.
Page: 7


 Nháy chuột trái để thực hiện lệnh đã chọn.
IV. THỰC HÀNH
1. Khởi động Windows Explorer.
2. Quan sát hai phần cửa sổ.
Tìm các thư mục

Recycle Bin
3. Xem nội dung đĩa/thư mục.
Kích hoạt My Computer hoặc Windows Explorer
• Xem nội dung đĩa:
Nháy đúp chuột vào ổ đĩa cần xem
• Xem nội dung thư mục:
Nháy đúp chuột vào biểu tượng của thư mục để xem nội dung bên trong.4. Tạo một cấu trúc thư mục tương tự như trên hình 3.1
5. Mở một trình ứng dụng. Tạo một tệp văn bản, sau đó ghi lại vào thư mục VAN
BAN
6. Thực hiện các thao tác: đổi tên, sao chép, di chuyển, xố, khơi phục lại tệp văn
7. Thực hiện như phần 6 với một vài tệp khác.

Page 8

Bài 4. (PPCT:7, 8, 9)
MỘT SỐ TÍNH NĂNG KHÁC
TRONG WINDOWS
I. KHỞI ĐỘNG VÀ KẾT THÚC CHƯƠNG TRÌNH
1. Khởi động
Cách 1: Nháy Start → All Programs → di chuột tới tên nhóm có chứa CT cần khởi
động. Khi tên các CT trong nhóm hiện ra, nháy đúp chuột vào chương trình
cần khởi động.
Cách 2: Mở Windows Explorer hoặc My Computer → mở chương trình cần khởi động
→ nháy đúp chuột vào biểu tượng của chương trình đó
2. Kết thúc
Gồm các cách sau:
• Nháy File → Exit (hoặc File → Close)
• Nháy nút Close  tại góc trên, bên phải màn hình
• Nháy chuột phải vào tên CT ở thanh công việc → chọn Close
• Nhấn tổ hợp phím Alt + F4
II. TẠO ĐƯỜNG TẮT (TRUY CẶP NHANH)
- Tạo Shortcut (đường tắt) sẽ giúp cho người sử dụng thực chạy một chương trình nhanh
chóng hơn.
- Cách tạo Shortcut trên màn hình làm việc:
• Nháy chuột phải tại phần trống màn hình làm việc, chọn New → Shortcut.
• Xuất hiện hộp thoại Create Shorcut → Nháy chuột vào nút Browse tại hộp thoại.
• Xuất hiện hộp thoại Browse for Folder → chọn chương trình cần tạo đường tắt ra
ngồi → nháy OK.
• Lúc này lại chuyển về hộp thoại Create Shorcut → nháy vào nút Next → Nháy vào
nút Finish để hoàn tất việc tạo Shorcut.

 Lưu ý. Đường tắt có thể đặt trên màn hình làm việc, trong bảng chọn Start hay trong
một thư mục.

III. MỞ MỘT TÀI LIỆU MỚI MỞ GẦN ĐÂY
Để mở danh sách các tệp mới mở gần đây ta thực hiện :
Nháy Start → My Recent Documents → chọn tên tệp cần mở.
 Lưu ý. Số tệp được lưu trong bảng chọn My Recent Documents là có giới hạn, tên
các tệp mới hơn sẽ được thay thế các tệp cũ.
IV. TÌM MỘT TỆP HAY THƯ MỤC
 Nháy Start → chọn Search. Hộp thoại Search Results xuất hiện.
 Nháy All files and Folders (Tệp và thư mục) → gõ vào tên tệp hoặc một phần tên tệp
(thư mục) làm cơ sở cho việc tìm kiếm.
 Nháy Search để bắt đầu tìm kiếm.
Page: 9


V. THỰC HÀNH
1. Chạy chương trình.
- Khởi động chương trình Windows Explorer và chương trình Paint, quan sát biểu
tượng của các chương trình vừa khởi động xuất hiện trên thanh cơng việc. chuyển đổi
qua lại giữa 2 chương trình.
- Kết thúc chương trình Paint.
2. Tạo đường tắt tới tệp.
- Dùng Windows Explorer hoặc My Computer để định vị thư mục được tạo trong bài
3 (VAN BAN). Chọn tệp có trong thư mục đó hoặc một tệp văn bản có trên đĩa.
- Tạo đường tắt tới tệp này và đặt trên màn hình.
- Nháy đúp biểu tượng vừa tạo được và quan sát chương trình chạy.
3. Mở một tài liệu gần đây.
- Sử dụng My Recent Documents trong bảng chọn Start để mở.
4. Tìm tệp và thư mục.
- Dùng lệnh Start → search để tìm một tệp chương trình hoặc một tệp văn bản nào đó.

Page 10

Bài 5. (PPCT:10, 11, 12)
CONTROL PANEL
VÀ VIỆC THIẾT ĐẶT HỆ THỐNG
I. CONTROL PANEL
- Control Panel là một tập hợp các chương
trình để cài đặt các thơng số hệ thống và cho
phép thay đổi tham số của một số thiết bị để
phù hợp với công việc.
- Khởi động: Nháy Start → Control Panel →
Cửa sổ xuất hiện, để thiết đặt loại tham số nào
cần khởi động chương trình tương ứng.
- Để kết thức Control Panel, thực hiện 1 trong các
cách sau:
• Nháy File → Close trên thanh bảng

Hình 5.1. Cửa sổ Control Panel

chọn.
• Nháy nút Close.
• Nhấn tổ hợp phím Alt + F4
II. MỘT SỐ THIẾT ĐẶT HỆ THỐNG
1. Thay đổi thuộc tính màn hình.
- Nháy Control Panel → Display → xuất hiện
cửa sổ Display Properties.
- Thẻ Desktop: thay đổi màn hình nền.
• Chọn ảnh trong hộp Background hoặc nháy
nút Browse … để tìm đến thư mục có chứa
tranh ảnh → chọn một ảnh thích hợp làm

nền.
• Nháy Apply → nháy OK.
- Thẻ Screen Saver: đặt trạng thái nghỉ bảo vệ
màn hình.
• Chọn hình ảnh nghỉ của màn hình trong
danh sách.
• Nháy nút Settings để sửa đổi theo ý thích.
Hình 5.2. Cửa sổ Display Properties
• Nháy nút Preview để xem trước trạng thái.
• Đặt thời gian trễ cho trạng thái nghỉ trong hộp Wait
- Nháy OK để chấp nhận
 Lưu ý. Có thể thay đổi thuộc tính cho màn hình nền bằng cách nháy nút phải chuột
tại màn hình nền → chọn Properties.
Page: 11


2. Thiết đặt các thông số khu vực
- Nháy Control Panel → regional and
languages → nháy nút Customize … Để
thay đổi hệ thống quy ước cho phù hợp
với vùng lãnh thổ.
 Thay đổi về quy ước thể hiện số.
- Nháy thẻ Numbers:
• Decimal symbol (kí hiệu thập
phân): đổi thành dấu phẩy (,)
• Digit grouping symbol (kí hiệu
nhóm các chữ số): đổi thành dấu
chấm (.)
- Nháy OK để chấp nhận.
 Thay đổi về quy ước thể hiện ngày

tháng.
- Nháy thẻ Date:
• Short date format: dạng hiển thị
ngày tháng dd - MM - yy
• Date separator: chọn dấu ngăn cách
giữa ngày tháng năm.
- Nháy OK để chấp nhận.
III. CÀI ĐẶT MÁY IN
- B1: Nháy Start → Printers and Faxes → Add a printer → xuất hiện hộp thoại Add
printer Wizard → Nháy nút Next.
- B2: Lần lượt tuân theo các chỉ dẫn trên màn hình.
• Chọn Local printer attached to this computer, nếu máy in nối trực tiếp với
máy tính.
• Chọn A network printer, or a printer attached to another computer, nếu đó
là máy in mạng.
• Nháy Next.
- B3: Nhập tên (name), địa chỉ (URL) cho máy in mạng hoặc chọn browse for a
printer để xác định máy in → nháy Next.
- B4: Chọn máy in trong danh sách (Shared printer) → nháy Next. Một cảnh báo hiện
ra → nháy Yes.
- B5: Chọn Yes nếu muốn máy in này là máy in ngầm định → nháy Next.
- B6: Nháy Finish để kết thúc cài đặt máy in.
IV. THỰC HÀNH
1. Khởi động Control Panel.
Sau khi khởi động được cửa sổ Control Panel → kích hoạt biểu tượng regional and
languages → nháy nút Customize để chuyển đến hộp thoại Customize Regional
Page 12


Options.

Đặt kiểu thời gian và ngày tháng theo kiểu: dd/MMM/yy.
2. Thay đổi hình ảnh của màn hình nền (Desktop) theo các ảnh có trên máy.
3. Đặt chế độ nghỉ cho màn hình và thiết đặt các tham số tương ứng.
4. Cài đặt để in trên máy in có trong mạng.
5. Kết thúc Control Panel.

Page: 13


Bài 6. (PPCT:13, 14, 15)
ÔN TẬP VÀ THỰC HÀNH TỔNG HỢP
1. Điền vào bảng ý nghĩa của các nút lệnh tương ứng trên thanh công cụ của
Windows.
Nút lệnh
Ý nghĩa
Nút lệnh
Ý nghĩa

2. Tạo thư mục có dạng như hình 6.1.
Thư mục gốc

MINH

TUẤN

L_TRINH

TROCHOI.BAS
GAME.EXE

S_THAO

DON.DOC
CONGVAN.DOC

DULIEU

QUYLOP.XLS
BANGDIEM.XLS

C_TRINH

SAPXEP.PAS
COCARO.PAS

Hình 6.1. Cây thư mục

Thực hành các lệnh với tệp và thư mục trên thư mục vừa tạo ra: sao chép, di chuyển,
thay đổi cấu trúc thư mục, xố, khơi phục lại tệp đã xoá, xoa vĩnh viễn khỏi ổ đĩa
3. Tìm các tệp mà tên có chứa cụm từ Readme trên các ổ đĩa cứng của máy.
4. Mở đồng thời chương trình: Windows Explorer, Paint, Microsoft Word.
• Chuyển đổi qua lại giữa các ứng dụng bằng các cách khác nhau.
• Thu nhỏ, phóng to, phục hồi, di chuyển cửa sổ.
5. Thử các cách hiển thị thông tin ở khung cửa sổ bên phải màn hình Windows
Explorer.
Sử dụng nút lệnh View để thay đổi chế độ.
6. Tạo đường tắt trên màn hình làn việc cho chương trình Microsoft Word và
Page 14

chương trình Microsoft Excel.
7. Thiết đặt lại nền cho màn hình. Chọn lại chế độ bảo vệ màn hình và đặt thời gian
trễ cho bảo vệ.
8. Cài đặt máy in và in thử một file văn bản trong Word.
9. Định dạng kiểu số trong máy về dạng số người Việt thường dùng
Ví dụ: 9.999.999,99
10. Đặt lại kiểu ngày tháng trong máy có dạng: dd/mm/yyyy

KIỂM TRA 45 PHÚT (PPCT: 16)

Page: 15


PHẦN 3. HỆ SOẠN THẢO VĂN BẢN
WORD
Bài 7. (PPCT:17, 18, 19)
ÔN LẠI MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN
I. NHẮC LẠI
1. Khởi động và thốt khỏi Word
Khởi động: ta có thể khởi động Word bằng một trong các cách sau:
• Chọn Start→Programs→Microsoft Word
• Chọn Start→Programs→Microsoft Office→Microsoft Word (tùy theo từng máy)
• Double click vào tập tin Shortcut của Word trên màn hình nền (nếu có).
Thốt: ta có thể thốt khỏi Word bằng một trong các cách sau:
• Click vào nút Close ( ) ở góc trên bên phải của thanh tiêu đề.
• Chọn lệnh File→Exit
• Ấn tổ hợp phím Alt+F4

2. Một số quy tắc gõ văn bản
• Các dấu chấm câu như: dấu chấm, dấu phẩy, dấu hai chấm, chấm phẩy, dấu chấm

than, dấu chấm hỏi phải được gõ sát vào từ đứng trước nó, tiếp theo là dấu cách
nếu sau đó vẫn cịn nội dung.
• Kí tự tiếp theo các dấu mở ngoặc - gồm “(“, “[“, “{“, “<” - và các dấu mở nháy gồm nháy kép, nháy đơn - phải gõ sát vào bên phải các dấu này.
• Các dấu đóng ngoặc - gồm “)”, “]”, “}”, “>” - và các dấu đóng nháy - gồm nháy
kép, nháy đơn - phải được gõ sát vào bên phải kí tự cuối cùng của từ bên trái.
• Chỉ nhấn phím Enter khi kết thúc một đoạn văn bản.
• Giữa các từ chỉ dùng một kí tự trống để phân cách.
• Khơng sử dụng (các) kí tự trống ở đầu dịng để căn lề.
3. Các thao tác biên tập
• Chọn đối tượng: Trước khi tác động lệnh đến đối tượng nào cần phải chọn (đánh
dấu) đối tượng đó.
• Sao chép (Copy): Sao chép nội dung được chọn vào bộ nhớ đệm.
• Cắt (Cut): Lưu nội dung được chọn vào bộ nhớ đệm đồng thời xố nội dung đó
khỏi văn bản hiện thời.
• Dán (Paste): Lấy nội dung từ bộ nhớ đệm ra và chèn(“dán”) vào văn bản từ vị trí
con trỏ hiện thời.
 Thao tác nhanh. - Chọn văn bản và biên tập thực hiện bằng tổ hợp phím.
Tổ hợp phím
Ctrl + A
Shift + → (Shift + ← )
Ctrl + Shift + →
(Ctrl + Shift + ← )

Ý nghĩa
Chọn toàn bộ văn bản
Chọn một ký tự bên phải (bên trái).
Chọn từ vị trí con trỏ đến cuối từ (đầu từ)
Page 16

Shift + Home (Shift + End)
Ctrl + Shift + ↓
(Ctrl + Shift + ↑)
Ctrl + Shift + Home
(Ctrl + Shift + End)

Chọn từ vị trí con trỏ đến đầu dịng (cuối dịng)
Chọn từ vị trí con trỏ đến đầu đoạn văn (cuối đoạn văn)
Chọn từ vị trí con trỏ đến đầu văn bản (cuối văn bản)

Ctrl + C

Sao chép nội dung được chọn vào bộ nhớ đệm
Ctrl + X
Lưu nội dung được chọn vào bộ nhớ đệm đồng thời xoá nội
dung đó khỏi văn bản hiện thời
Ctrl + V
Lấy nội dung từ bộ nhớ đệm ra và chèn (“dán”) vào văn bản
từ vị trí con trỏ hiện thời
4. Soạn thảo van bản chữ Việt
1. Chọn bảng mã
Để soạn thảo được văn bản chữ Việt, cần
tương ứng với Font
có:
3.Đóng của sổ
• Chương trình hỗ trợ gõ chữ Việt:
Unikey, Vietkey (đã được cài đặt
và bật chức năng gõ chữ tiếng
2. Chọn chọn kiểu gõ
Việt).

• Một số phơng chữ tiếng Việt (đã
được cài đặt).
II. CÁC CHẾ ĐỘ HIỂN THỊ VĂN BẢN
Nháy bảng chọn View và chọn các chế độ hiển thị:
Normal (chuẩn): hiển thị VB dưới dạng đã được đơn giản hóa.
Print Layout (bố trí trang): Xem bố trí VB trên tồn trang.
Outline (dàn bài): Xem cấu trúc của một VB.
Full Screen (Toàn màn hình): Hiển thị VB trên tồn màn hình.
Print Preview (Xem trước khi in): Kiểm tra tính hợp lí của VB (trong menu File).
Trên thanh công cụ chuẩn tại hộp (
) có thể chọn các tỷ lệ phóng to hoặc thu
nhỏ để có thể quan sát chi tiết hoặc quan sát toàn cục.
III. THỰC HÀNH
1. Các em hãy thực hiện các động tác sau:
• Khởi động và kết thúc Word.
• Gọi tên và chỉ ra các thành phần cơ bản của màn hình Word.
• Thực hiện các thao tác: tạo mới một đoạn văn bản, lưu văn bản, đóng, mở văn bản.
2. Gõ đoạn văn bản sau vào máy và sửa hết các lỗi nếu có (chưa yêu cầu định dạng),
lưu ý dùng các lệnh Copy, Cut, Paste để soạn thảo
Bố cục hình thức của văn bản hành chính
1. Mẫu giấy và vùng trình bày văn bản
- Mẫu giấy: Văn bản hành chính được trình bày trên giấy trắng có kích thước 210x297 mm (A4).
- Vùng trình bày: Ở mặt trước, cách mép trên trang giấy 25mm, cách mép dưới 20mm ,cách mép
trái 30mm , mép phải 20mm. Ở mặt sau, cách mép trên trang giấy 25mm, cách mép dưới
20mm ,cách mép trái 20mm , mép phải 20mm.
2. Quốc hiệu được trình bày ở nữa bên phải trang giấy, gồm hai dòng, dòng trên viết bằng chữ in
hoa (cở 13, đậm), dịng dưới bằng chữ thường (cở 13, đâm), có gạch nối giữa các từ, phía dưới
có gạch chân:

CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Page: 17


Lưu văn bản trên với tên Van_ban_hanh_chính và kết thúc Word.
3. Gõ đoạn văn bản sau vào máy và sửa hết các lỗi nếu có (chưa yêu cầu định dạng), lưu ý
dùng các lệnh Copy, Cut, Paste để soạn thảo
ÁO TRẮNG
Lâu q khơng về thăm xóm đạo
(Shift+Enter)
Từ ngày binh lửa xóa quê hương
(Shift+Enter)
Khói bom che lấp chân trời cũ (Shift+Enter)
Che cả trường xưa nóc giáo đường (Enter)
Mười năm cũ em cịn đi học
Áo trắng điểm tơ đời nữ sinh
Hoa tím cài duyên lên áo trắng
Em là cô gái tuổi băng trinh

(Shift+Enter)
(Shift+Enter)
(Shift+Enter)
(Enter)

Trường anh ngó mặt giáo đường
(Shift+Enter)
Gác chng thương nhớ lầu chuông
(Shift+Enter)
Buồn bã thay chuông nhạc đạo
(Shift+Enter)

Rộn rã thay chuông nhà trường
(Enter)
…
Sau mười năm lẻ anh thôi học (Shift+Enter)
Nứt nở chuông đường buổi biệt ly
(Shift+Enter)
Rộn rã từng hồi chng xóm đạo(Shift+Enter)
Tiễn nàng áo trắng bước vu quy. (Enter)

Lưu lại với tên AO_TRANG và kết thức Word
4. Tạo tập tin mới sau đó chép các đoạn 1, 2, 3 và tập tin vừa tạo, dời đoạn 1 xuống cuối
tập tin, dời đoạn 3 lên đầu tập tin, ghi lại với tên AOTRANG1.DOC, đóng tập tin lại.
Mở tập tin AOTRANG1.DOC sau đó thay đổi vị trí của các đoạn cho giống với vị trí
ban đầu của bài thơ, ghi tập tin lại.
5. Tạo tập tin mới và nhập các đoạn thơ sau:
Em tan trường về
Đường mưa nho nhỏ
Chim non dấu mỏ
Dưới cội hoa vàng
Anh đi theo hồi
Gót giầy thầm lặng
Đường chiều úa nắng
Mưa nhẹ bâng khuâng

Yêu cầu:
- Lưu tập tin lại với tên HOANGTHI.DOC.
- Đóng tập tin.
- Mở tập tin HOANGTHI.DOC
- Nhập tiếp các đoạn thơ sau vào cuối 2 đoạn thơ trên
Em tan trường về

Cuối đường mây đỏ
Anh tìm theo Ngọ
Dáng lau lách buồn
Page 18


Tìm lời mở nói
Lịng sao ngập ngừng
Lịng sao rưng rưng
Như trời mây ngợp
.....

6. Nhập đoạn văn bản sau (Không cần sửa lỗi)
Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Đơn xin nhập học
Kính gửi: Ông hiệu trưởng trường THPT Hữu Nghị
Tôi tên Nguyễn Văn Hùng, có con là Nguyễn Văn Dũng nguyên là học sinh trường THPT
Đoàn Kết. Cháu Dũng vừa qua đã kết thúc học kì I với hạnh kiểm tốt và được xếp loại
học lực khá.
Tơi làm đơn này kính xin Ơng Hiệu tưởng cho con tôi được tiếp tục vào học lớp 10 tại
trường THPT Hữu Nghị do nhà tôi mới chuyển về địa bàn gần trường.
Xin trân trọng cám ơn. Đính kèm
1 giấy khai sinh – 1 học bạ
TP. Hồ Chí Minh, ngày

tháng

năm

Kính đơn
(Ký tên)
Nguyễn Văn Hùng
a)
b)
c)
d)

Lưu văn bản với tên Don xin hoc.
Hãy sửa các lỗi chính tả (nếu có) trong bài.
Thử gõ với cả hai chế độ: chèn và chế độ đè.
Tập di chuyển, xóa, sao chép phần vằ bản, dùng cả 3 cách: lệnh trong bảng chọn, nút
lệnh trên thanh cơng cụ và tổ hợp phím tắt.
e) Lưu văn bản đã sửa.
f) Kết thúc word.
7. Nhập đoạn văn bản sau và lưu vào thư mục gốc ổ đĩa E: với tên CAUTREO.DOC.

CẦU TREO
Khi được hoàng thành vào cuối tháng 5 tới, cây cầu Tsina MaBridge sẽ được xem là cây
cầu treo dài nhất thế giới vừa phục vụ cho xe cộ và tàu hỏa.
Cầu có nhịp chính dài 1400 m, nhưng toàn bộ chiều dài lên đến gần 9 km, gồm 4 làn xe
và một hệ thống cho tàu hỏa giữa cầu. Cây cầu này được xem là huyết mạch nối liền Hồng
Kông với sân bay quốc tên, được dự đoán đến năm 2040 sẽ phục vụ cho 87 triệu lượt hành
khách mỗi năm.
Khi được trao trả cho Trung Quốc vào tháng 7 – 1997 thì Hồng Kơng chiếm 20% tồn
bộ nền ngoại thương của Trung Quốc, với lợi tức đầu người trên năm là 25000 đô la, tức đã
vượt qua cả Anh Quốc.

Page: 19

Bài 8. (PPCT:20, 21, 22)
ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN
I. ĐỊNH DẠNG KÍ TỰ
Các đặc trưng của định dạng kí tự bao gồm:
Font, cỡ chữ, kiểu chữ, màu sắc, vị trí tương đối
với dịng kẻ,…
• Để định dạng kí tự ta có thể sử dụng
Format → Font… để xuất hiện hộp thoại
Font như hình 8.1
• Hoặc có thể sử dụng thanh cơng cụ định
dạng như bên dưới:
• Hoặc có thể sử dụng các tổ hợp phím…

Kiểu chữ
Chọn Font

Cở chữ
Hình 8.1. Định dạng kí tự

II. ĐỊNH DẠNG ĐOẠN VĂN BẢN
Các lệnh định dạng đoạn văn nằm trong hộp
thoại Paragraph bao gồm các định dạng: Căn lề,
thụt lề, khoản cách đến đoạn văn trước và đoạn
văn tiếp theo, thụt lề dòng đầu tiên, khoảng cách
giữa các dịng trong đoạn văn…
• Để định dạng kí tự ta có thể sử dụng
Format → Paragraph… để xuất hiện hộp
thoại Font như hình 8.2
• Hoặc có thể sử dụng thanh cơng cụ định

dạng.
• Hoặc có thể sử dụng các tổ hợp phím…

Hình 8.2. Định dạng đoạn
Thụt lề từ hàng thứ hai trở đi

Lề trái trang

Thụt dòng đầu tiên

Thiết đặt lề trái của đoạn văn

Page 20

Lề phải trang

Thiết đặt lề phải của đoan văn


III. ĐỊNH DẠNG TRANG
Định dạng đoạn văn bản là xác định các tham số liên quan đến trình bày trang in văn
bản: kích thước trang giấy, lề giấy, gáy sách, các tiêu đề trang in.
IV. THỰC HÀNH
1. Gõ đoạn văn bản sau và sử dụng các lệnh định dạng để trình bày theo mẫu. Lưu lại
văn bản với tên Nghi_quyet.doc sau khi kết thúc.
ĐOÀN TRƯỜNG THPT GIỒNG RIỀNG
CHI ĐOÀN LỚP 11XX

Giồng Riềng, ngày 26 tháng 08 năm 2012

NGHỊ QUYẾT
Đại hội chi đồn Lớp 11XX
Trường THPT Giồng Riềng nhiệm kì năm học 2012 - 2013
Hôm nay ngày 26 tháng 08 năm 2012, Đại hội chi đoàn lớp 11XX trường THPT Giồng
Riềng nhiệm kì năm học 2012 – 2013 làm việc trong thời gian 01 buổi.
Sau khi nghe báo cáo tổng kết cơng tác Đồn nhiệm kì 2010 – 2011 và phương hướng
nhiệm vụ nhiệm kì 2011 – 2012, tham luận đại diện các Chi Đoàn lớp và ý kiến chỉ đạo của Đoàn
cấp trên.
Đại hội chi Đoàn Lớp 11XX Trường THPT Giồng Riềng nhiệm kì năm học 2012 – 2013

QUYẾT NGHỊ
1. Tán thành báo cáo tổng kết cơng tác Đồn nhiệm kì 2011 – 2012, phương hướng, nhiệm vụ
nhiệm kì 2012 – 2013 trình bày trước Đại Hội.
2. Tiếp thu, lĩnh hội những ý kiến chỉ đạo của:
- Đồng chí: Châu Văn Hấu đại diện Đoàn cấp trên.
Và các ý kiến tham luận của đại biểu để bổ sung vào hướng, nhiệm vụ và chỉ đạo thực hiện.
3. Đại hội bầu ra 03 đồng chí đủ tiêu chuẩn vào BCH nhiệm kì 2012 – 2013.
4. Giao cho BCH nhiệm kì 2012 – 2013 căn cứ nghị quyết Đại Hội, xây dựng các chương
trình, kế hoạch và tổ chức thực hiện thắng lợi nghị quyết Đại Hội.
TM. ĐOÀN CHỦ TỊCH

TM. THƯ KÝ

Trần Mỹ Lệ

Cao Kỳ Duyên

2. Tạo tập tin mới với nội dung và định dạng như sau:
Cho hàm số: F(x) = ax2 + 3mx +2 với m là tham số
- Tìm miền xác định của hàm số.

- Tìm nghiệm x1, x2 khi m = 1
- Thời gian 30 phút.
Lưu nội dung tập tin vào ổ đĩa D: với tên TOANHOC.DOC.
3. Gõ đoạn văn bản sau và sử dụng các lệnh định dạng để trình bày theo mẫu. Lưu lại văn
bản với tên D_TAM_VANG.DOC sau khi kết thúc.
Page: 21


CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

ĐƠN XIN TẠM VẮNG
Kính gởi: Cơng an Phường (Xã): .....................................................................................
Tôi tên:...................................................................................Sinh năm: ....................................
Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú:.................................................................................................
CMND số:.......................................Ngày cấp: ........................Nơi cấp:.....................................
Nay tôi làm đơn này kính xin Cơng an phường cho phép tơi tạm vắng khỏi địa phương trong
thời gian ……. Ngày, kể từ ngày … / … / …….. đến … / … / …….. Để tạm trú tại số..................
Phường (xã) .............................Quận, huyện, thị................................Tỉnh ...............................
Lý do xin tạm vắng:....................................…………………………………………………..
Cùng xin tạm vắng có: .................................................................................................................
Vậy đề nghị Công an phường (xã) xem xét giải quyết. Tôi xin hứa chấp hành nghiêm chỉnh các
quy định về tạm vắng, tạm trú của Ngành Công an đề ra.
XÁC NHẬN CỦA CÔNG AN
ĐƯỜNG PHỐ HOẶC KHU PHỐ

………...., ngày ..... tháng ..... năm ……
Người làm đơn
(Ký tên)

Ý KIẾN CỦA CÔNG AN PHƯỜNG
Chấp thuận cho Ông, Bà:…..................................
Thường trú tại:………………………………………………………
Cùng:………………………………….. người như đã nêu
Trong đơn được phép tạm vắng …… ngày kể từ ngày ký
………...., ngày ..... tháng ..... năm 2019
TM.CÔNG AN PHƯỜNG ……………………..
TRƯỞNG CÔNG AN
4. Mở lại file AO_TRANG.doc ở bài 7 và định dạng lại như sau:

ÁO TRẮNG
Lâu quá khơng về thăm xóm đạo
Từ ngày binh lửa xóa q hương
Khói bom che lấp chân trời cũ
Che cả trường xưa nóc giáo đường
Mười năm cũ em cịn đi học
Áo trắng điểm tơ đời nữ sinh
Hoa tím cài dun lên áo trắng
Em là cơ gái tuổi băng trinh
Trường anh ngó mặt giáo đường
Gác chuông thương nhớ lầu chuông
Buồn bã thay chuông nhạc đạo
Rộn rã thay chuông nhà trường
Sau mười năm lẻ anh thôi học
Nứt nở chuông đường buổi biệt ly
Rộn rã từng hồi chng xóm đạo
Tiễn nàng áo trắng bước vu quy.

Page 22

5. Gõ và định dạng đoạn văn sau bản theo mẫu:

Cảnh đẹp q hương
Vịnh Hạ Long
Các đảo trên Vịnh Hạ Long chủ yếu là đảo đá vơi được hình thành
cách đây trên 500 triệu năm. Ẩn giấu mình trong những hịn đảo
đá là hệ thống hang động vơ cùng phong phú với măng, nhũ đá có
quy mơ, hình dáng, màu sắc đa dạng, huyền ảo… Một số hang
động còn chứa các dấu tích của người tiền sử Hạ Long là một điểm
hấp dẫn khách quan như: Đầu Gỗ, Bồ Nâu, Sửng Sốt, Soi Nhụ,
Thiên Long, Mê Cung, Tam cung,…

Động Phong Nha
Giấu mình trong núi đá voi, nằm trong vùng nguyên sinh Kẻ
Bảng, được che trở bởi những cách rừng nhiệt đới, động
Phong Nha có một hệ thống hang động thật lộng lẫy có con
sơng ngầm được xác định là dài nhất thế giới. Động Phong
Nha được đánh giá là động dài nhất và đẹp nhất không chỉ
trong khu vực mà cịn trên thế giới, Phong nha đã được
UNESCO cơng nhận là di sản thiên nhiên thới giới.

Đà Lạt
Từ đồng bằng du khách đi bằng hai ngã đường bộ đến Đà Lạt sẽ cảm thấy
như leo theo một chiếc “thang” lên trời xanh và sẽ cảm nhận nét độc dáo
của thiên nhiên. Khi bước vào thành phố, du khách sẽ thấy ngay những
đãy đồi trịn, dốc thoải lượn sóng nhấp nhơ, chung quanh được bao phủ
bởi các dãy núi cao hùng vĩ, hướng Bắc có dãy núi Lang Biang 5 đỉnh màu
xanh thẳm, đỉnh cao nhất 2.165m như một đặc trưng của Đà Lạt.
(Theo trang Web của Tổng cục du lịch Việt Nam)

Page: 23


Bài 9. (PPCT:23, 24, 25)
LÀM VIỆC VỚI BẢNG TRONG VĂN BẢN
I. NHẮC LẠI
1. Tạo bảng
Một số cách tạo bảng trong văn bản:
Chọn số cột

Chọn số dịng

Hình 9.2. Tạo bảng sử dụng
nút lệnh Insert Table

Hình 9.1. Tạo bảng sử dụng
lệnh Table → Insert→ Table

Hoặc cũng có thể sử dụng nút lệnh Draw Table ( ) trong thanh công cụ Table and
Border (để mở được thanh công cụ trên ta chọn View → Table and Border).
2. Thao tác với bảng
- Thay đổi độ rộng các cột hay hàng: để thay đổi độ rộng của cột hay hàng ta có thể sử dụng
một trong hai cách:
• Dùng lệnh Table → Table Properties…
• Đưa con trỏ chuột vào các biên của cột hay hàng cần thay đổi đến khi xuất hiện dấu
muỗi tên hai chỉ về hai hướng sau đó kéo đường biên về phía cần mở rơng hay thu
hẹp.
- Chèn thêm hoặc xóa ô, hàng, hay cột:
 Đánh dấu ô, hàng hay cột.

 Dùng các lệnh Delete hoặc Insert trong bảng chọn Table.
- Tách hay gộp các ô:
 Đánh dấu ô, hàng hay cột.
 Dùng lệnh Split cells
hay Merge Cells
- Định dạng văn bản trong ô:
 Chọn ô hoặc đặt con trỏ soạn thảo bên trong ô.

trong bảng chọn Table.

 Dùng nút lệnh Align Top Left (
) trong thanh công cụ Table and Border (có thể
click chuột phải tại vùng ơ đang chọn để thấy nút lệnh Align Top Left)
Page 24


II. CĂN CHỈNH VỊ TRÍ CỦA TỒN BẢNG TRÊN BẢNG
- Các bước chỉnh vị trí tương đối của cả bảng tính trên trang:
 Chọn tồn bộ bảng
 Chọn Table → Table properties …
 Nháy trang Table và chọn một trong các nút tương ứng trong ô Alignment.
III. KẺ ĐƯỜNG BIÊN VÀ ĐƯỜNG LƯỚI CHO BẢNG
Để tạo đường biên, ta chọn đối tượng trong bảng cần tạo đường biên:
• Nếu là bảng, chỉ cần đặt con trỏ vào vị trí bất kì trong bảng.
• Nếu là một ơ hay một nhóm ô, trước tiên cần chọn các ô đó và thực hiện các thao tác
như hình 9.3

2. Chọn trang Borders 4. Chọn kiểu đường biên

1. Chọn lệnh

Format →Borders and Shading…

6. Chọn biên cần
tơ

3.Chọn kiểu
tơ
5. Chọn màu và độ
đậm

7. Chọn OK

Hình 9.3. Hộp thoại tạo đường biên

 Lưu ý: Có thể thực hiện các thao tác liên quan đến tạo lập bảng thông qua thanh công cụ
Tables and Borders như sau
Chọn kiểu đường

Độ đậm của đường biên
Chọn màu đường

Tẩy xóa

Nút Outside Border

Bút kẻ đường biên và
đường lưới

Tô màu nền cho các ô

Nút tạo bảng

Tính tổng
Gộp tách ơ

Căn chỉnh nội dung ơ

Sắp xếp

Hình 9.4. Thanh công cụ bảng và đường biên

Page: 25