bài giảng điện tử các chuyên đề quản lý giáo dục kỹ NĂNG đàm PHÁN và tổ CHỨC CUỘC họp

KỸ NĂNG ĐÀM PHÁN & TỔ CHỨC CUỘC HỌP

Giảng viên: Nguyễn Thị Chiên - 0975426369


MỤC TIÊU

Về kiến thức: Người học nắm được những kiến thức cơ bản về đàm phán;
những nguyên tắc cơ bản trong đàm phán; những đặc điểm của đàm phán đạt
hiệu quả; những yếu tố tác động đến đàm phán không đạt hiệu quả; các yếu tố
của một cuộc họp đạt hiệu quả.

Về kỹ năng: Có kỹ năng đàm phán và tổ chức các cuộc họp đạt hiệu quả

Thái độ: Tự tin và quyết tâm rèn luyện để đàm phán đạt hiệu quả và tổ chức các
cuộc họp tại đơn vị thành công.


Cô Phương là một trong những giáo viên giỏi của Trường. Cô đến gặp Hiệu trưởng tên Hải
để xin nghỉ phép không lương 6 tháng. Trước đây, Phương đã từng bày tỏ nguyện vọng về kỳ
nghỉ phép kéo dài nhưng bây giờ cô mới đặt vấn đề với Hiệu trưởng một cách chính thức. Thực
ra, Hải đã nghe lống thống về ý định của Phương từ lâu nhưng anh không để ý vì Phương
nghỉ giai đoạn này thì Nhà trường thiếu giáo viên ôn luyện học sinh giỏi. Anh tự nhủ “rồi cô ấy
sẽ thay đổi ý định và quên nó thơi”. Nhưng trái với suy nghĩ của Hải, Phương đã chuẩn bị cho kỳ
nghỉ phép của mình một cách chu đáo. Cơ đã hỏi phịng Tổ chức về các chính sách nghỉ phép và
về các vấn đề nhân sự. Cô đã xác định ngày bắt đầu và ngày kết thúc của kỳ nghỉ của mình. Cơ
đã dự báo những vấn đề mà cấp trên của cô sẽ nêu ra, ví dụ như: Ai sẽ thực hiện các cơng việc
khó khăn của Trường? Khi nào cô sẽ quay trở lại? Ai sẽ thế chỗ cô trong công việc hiện tại?...
Phương đã chuẩn bị phương án trả lời cho từng câu hỏi này.
 
Khi cuộc gặp giữa Phương và Hải diễn ra, trái với vẻ tự tin của Phương, Hải lại rất lúng túng.

Anh khơng thích kỳ nghỉ phép kéo dài của Phương, không muốn cho Phương nghỉ phép. Nhưng
bất cứ câu hỏi, câu chất vấn nào anh đưa ra, Phương cũng đáp lại bằng những câu trả lời và giải
thích hợp tình, hợp lý. Hải muốn đề xuất một giải pháp thay thế kỳ nghỉ dài của Phương nhưng
chưa nghĩ ra cách nào. Cuối cùng, Phương được nghỉ phép với các điều kiện của cô.


 1. Vì sao Phương thành cơng trong cuộc đàm phán với Hiệu trưởng của mình?
 2. Bạn rút ra được kinh nghiệm gì qua cuộc đàm phán của Phương?


- Đàm phán là quá trình giải quyết các vấn đề có liên quan giữa hai
hay nhiều bên để cùng đi đến một thỏa thuận, nhất trí với nhau.
- Đàm phán là phương tiện cơ bản để đạt được cái mà ta mong
muốn từ người khác. Đó là q trình giao tiếp được thiết kế nhằm
đạt tới những thỏa thuận trong khi giữa ta và đối tác có những quyền
lợi có thể chia sẻ với nhau và có quyền lợi đối kháng nhau
- Đàm phán là một phương cách để con người thỏa thuận và trao đổi
những sự khác biệt


Nội dung chuyên đề
1. Khái niệm đàm phán
2. Nguyên tắc của đàm phán
3. Các bước đàm phán
4. Tổ chức cuộc họp


1. Khái quát chung về đàm phán
1.1 Khái niệm đàm phán
Đàm phán là phương tiện cơ bản để

đạt được cái ta muốn từ người khác.
Đó là q trình giao tiếp có đi có lại
được thiết kế nhằm đạt được thỏa
thuận trong khi giữa ta và phía bên
kia có những quyền lợi có thể chia sẻ
và những quyền lợi đối kháng
Roger Fisher và William Ury


1.1 Khái niệm đàm phán
- Đàm phán là quá trình giao tiếp mà trong đó hai hay nhiều bên tiến hành thảo
luận những mối quan tâm chung, những điểm bất đồng nhằm đi tới thỏa thuận
thống nhất.

- Người mềm dẻo như ngọn cỏ và cũng phải cứng rắn như một khối đá.
- Phải có phản xạ ứng xử nhanh, biết lắng nghe, lịch sự, đem lại cảm giác đễ chịu.
- Phải biết tranh luận, thuyết phục bằng cách hé lộ, đưa thơng tin có vẻ bí mật.
- Kiểm sốt được cảm xúc.


1.2 Nguyên tắc của đàm phán
- Đàm phán là một hoạt động tự nguyện
- Một bên muốn thay đổi tình hình hiện tại và tin rằng có thể đạt được
- Mục đích của đàm phán là sự thỏa thuận
- Khơng phải tất cả các cuộc đàm phán đều đạt được thỏa thuận
- Khơng đạt được thỏa thuận có khi là kết quả tốt
- Thời gian là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến tiến trình và kết quả đàm phán


1.3 Tiêu chuẩn đánh giá đàm phán thành công

- Tiêu chuẩn mục tiêu: đàm phán có đạt được mục tiêu dự định hay không
- Tiêu chuẩn hiệu quả: Đạt được chí phí thấp nhất
- Tiêu chuẩn mối quan hệ: tăng cường mối quan hệ giữa hai bên


1.4 Các yếu tố để đàm phán thành công
- Mục đích của đàm phán
- Đối tượng đàm phán
- Nội dung đàm phán
- Phương pháp đàm phán
- Yếu tố phản hồi
- Địa điểm và thời gian


So sánh các kiểu đàm phán
Nội dung
Đối tác
Mục tiêu
Điểm xuất phát
Lập trường
Phương án
Kết quả

Mềm

Cứng

Nguyên tắc

Bạn bè

Địch thủ

Cộng sự

Giữ được mối
quan hệ

Giành được
thắng lợi

Giải quyết vấn
đề hiệu quả

Nhượng bộ

Đối tác
nhượng bộ

Tách con người
ra Vđ

Dễ thay đổi

Kiên trì giữ lập
Chú ý tới lợi ích
trường

Tìm P/a đối tác

chấp nhận

Tìm P/a có lợi
cho mình

Tìm P/a có lợi
cho cả hai bên

Nhượng bộ
trước đối tác

Khiến đối tác
nhượng bộ.

Tôn trọng
nguyên tắc


Các hình thức đàm phán

- Đàm phán trực tiếp
- Đàm phán bằng văn bản
- Đàm phán bằng gặp mặt và điện thoại


2. Một số kỹ năng cơ bản trong đàm phán
2.1 Kỹ năng thuyết phục
2.1.1 Khái niệm
Thuyết phục là đưa ra lý lẽ, những dẫn
chứng làm cho người khác cảm thấy

đúng, tin và làm theo.


2.1.2. Yêu cầu trong thuyết phục
- Xây dựng bầu không khí thoải mái
- Vị trí ngồi
- Khoảng cách
- Lắng nghe và tôn trọng
- Hiểu và thỏa mãn nhu cầu của đối tác


2.1.2 Yêu cầu trong thuyết phục
- Lời nói và hành vi tích cực

- Ngắn gọn, rõ ràng, tốc độ nói vừa phải
- Ngôn ngữ đối tác
- Trật tự từ, ngắt giọng, nhấn giọng
- Kết hợp phi ngôn ngữ

- Thuyết phục phải có cơ sở, những luận cứ - luận chứng khoa học
- Thuyết phục tác động đồng bộ tới nhận thức, tình cảm, ý chí
- Sự chân thành và nhiệt tình


Câu chuyện tách kim cương


2.2 Kỹ năng điều chỉnh mục tiêu ban đầu

Theo Thầy (cô) tại sao cần

điều chỉnh mục tiêu ban đầu


2.3 Kỹ năng xử lý nhượng bộ trong đàm phán

- Nhượng bộ là sự thay đổi một quan điểm
trước đó mà bạn đã giữ và bảo vệ một cách
công khai.
- Nhượng bộ là cái bắt buộc phải có và ln
được trông đợi trong đàm phán


2.4 Kỹ năng lắng nghe

Lắng nghe là tiếp nhận thông tin
qua thính giá đi kèm trạng thái chú
ý nên có khả năng hiểu được nội
dung lời nói, tình cảm, nhu cầu…
của đối tác


Các mức độ lắng nghe và kỹ năng lắng nghe hiệu quả

- Kỹ năng tạo khơng khí giao tiếp
- Kỹ năng bộc lộ sự quan tâm
- Kỹ năng gợi mở
- Kỹ năng phản ánh lại

TRONG HỌC
TẬP???

- Kỹ năng đặt câu hỏi

Câu hỏi trực
tiếp, gián tiếp
Câu hỏi tóm Câu hỏi đóng,
lược
mở
Câu hỏi chuyển
tiếp


2.6 Kỹ năng xử lý bế tắc trong đàm phán

- Bế tắc là tình huống mà trong
đó lập trường của hai phía có sự
khác biệt nhất định, cả hai bên
đều có cảm giác khơng thể
nhượng bộ tiếp được nữa, cuộc
đàm phán có thể dẫn tới bế tắc.

Đặc phái viên Mỹ về Triều Tiên Stephen Biegun.
Ảnh: AFP/TTXVN


Câu chuyện


- Tập trung vào lợi ích, khơng tập trung vào lập trường

Kỹ
năng
giải
quyết
bế tắc

- Đưa ra các phương án để cùng đạt được mục đích
- Sử dụng các tiêu chuẩn khách quan để tiến hành đàm phán
- Đánh vào điểm và nhân vật chủ chốt

trong
đàm
phán

- Lấy nhu thắng cương
- Tạm thời nghỉ giải lao