Bài thuyết trình: LẬP KẾ HOẠCH TỰ ĐỘNG HÓA CHO THƯ VIỆN TRƯỜNG HỌC

Câu hỏi: Lập kế hoạch tự động
hóa cho thư viện trường học?


1.Khái niệm tự động hóa thư viện :
Tự động hóa thư viện là việc ứng
dụng CNTT – TT vào các hoạt động
và dịch vụ của thư viện. Những chức
năng có thể được tự động hóa bao
gồm bất kỳ hoặc tất cả các hoạt động
sau: bổ sung, biên mục, định chỉ số và
làm tóm tắt, lưu thơng, quản lý xuất
bản phẩm nhiều kỳ và tra cứu tài liệu.


2. Lý do cần tự động hóa thư viện:
2.1. Những hạn chế của thư viện truyền thống:
- Thư viện truyền thống cịn nhiều hạn chế.
- Sự gia tăng của thơng tin tỉ lệ nghịch với diện
tích chứa
- Khó sắp xếp, tổ chức thông tin.


- Phương thức thực hiện thủ công: phức tạp,
mất thời gian.
- Kém hiệu quả: q trình xử lý cơng việc bị
trùng lặp, chồng chéo...vv
-Trao đổi thông tin mất nhiều thời gian.
-Yêu cầu đòi hỏi của người dùng ngày càng phức
tạp.

2.2. Ưu điểm của tự động hóa thư viện
- Nâng cao chất lượng hoạt động và
hiệu suất làm việc của cán bộ thư viện.
- Tạo lập các hệ thống dịch vụ có giá
trị gia tăng cho người dùng.
- Nhằm tự động hóa các hoạt động,
dịch vụ của thư viện.
- Đáp ứng xu thế hiện nay của hoạt
động thông tin thư viện trong và ngoài
nươc


- Nâng cao vị thế và hình ảnh của thư
viện.
- Đảm bảo sự phát triển bền vững và
nhu cầu khai thác trong tương lai.
=> Đó là lý do mà thư viện Trường
THCS An Phú Thuận tiến hành lập
kế hoạch tự động hóa thư viện.


3. Kế hoạch tự động hóa :
3.1. Thành viên nhân sự:
- Ông Trần Văn Nguyên - Hiệu trưởng - Trưởng ban
- Bà Võ Thị Mộc – P.Hiệu trưởng – Phó ban
- Bà Phạm Thị Kiều Tiên – CBTV – Thành viên
- Ơng Võ Phúc n – Kế tốn – Thành viên
- Ông Nguyễn Minh Đức – TPT – Thành viên

3.2. Các bước lập kế hoạch:
Bước 1: Phân tích hệ thống:
-Thống kê các số liệu cơ bản của thư viện:
+ Nhan đề
+ Bạn đọc :
+ Mục lục: 4.416 bản
+ Tài liệu bổ sung hàng năm :
-Tìm hiểu tình trạng biểu ghi : dạng phích


- Tìm hiểu tình trạng của vốn tài liệu:
+ Tài liệu đã biên mục còn sử dụng được.
+ CBTV chưa qua đào tạo về chuyên môn nên
đôi khi một số tài liệu còn phân nhằm kho.
+ Vào cuối năm học (30/06) thư viện tiến hành
kiểm kê, rà soát những tài liệu khơng cịn sử
dụng được thì đưa vào thanh lý, thu hồi những
tài liệu mà bạn đọc mượn. Chuẩn bị kho sách
giáo khoa dùng chung.


- Bản thân đã qua đào tạo các bước cơ bản
về ứng dụng CNTT vào công tác thư viện.
- Hiện tại thư viện vẫn đang thực hiện các
quy trình theo thư viện truyền thống:
•Điểm nổi bật:
+ Để đối chiếu so sánh khi tài liệu mất.
+ Dành cho người không biết sử dụng thư
viện số.

+ Do sự cố máy bị hư hỏng, cúp điện,...


• Hạn chế:
+ Mất nhiều thời gian cho việc kiểm kê và vào
sổ dễ bị sai sót
+ Khó khăn trong cơng tác sắp xếp, bảo quản
và tìm kiếm tài liệu.
- Sắp tới thư viện sẽ tiến hành tích hợp với
các thư viện trường khác nhằm trao đổi vốn
tài liệu làm cho vốn tài liệu của thư viện
trường thêm phong phú và đa dạng.


- Về kinh phí: Theo quy định hàng năm
thư viện trường được cấp 6% trên tổng
kinh phí hoạt động của trường, nhưng do
tình hình thực tế của trường cịn nhiều khó
khăn nên kinh phí cấp cho thư viện hoạt
động cịn hạn chế.


Bước 2: Thiết kế hệ thống :
-Thứ tự ưu tiên cho các chức năng hệ thống:
biên mục tài liệu, tra cứu, lưu thơng, quản lý và
kiểm kê.
• Biên mục tài liệu: là tập hợp những tài liệu có
cùng nội dung hoặc chủ đề
• Tra cứu: là khi bạn đọc khơng đến thư viện
vẫn có thể tìm được tài liệu ở mọi lúc mọi nơi.

• Lưu

thông tài liệu: là đưa tài liệu ra
phục vụ bạn đọc.
• Quản lý và kiểm kê: là sử dụng các
phần mềm để quản lý tài liệu và kiểm
kê.


- Kế hoạch phát triển chiến lược với sự hỗ
trợ của tổ cộng tác viên thư viện.
- Với cách phục vụ mới của thư viện như
ứng dụng phần mềm vào công tác mượn
và thu hồi tài liệu sẽ thuận lợi cho người
sử dụng đồng thời tiết kiệm thời gian cho
CBTV.


Bước 3: Xác định các loại chi phí
- Mua phần mềm quản lý thư viện khoảng
3 triệu, máy quét mã vạch khoảng 1,5
triệu.
- Chi phí bảo trì và hoạt động khoảng 1
triệu/năm.


Bước 4 :Tiếp thị và quảng bá
-Đối tượng: CB-GV-CNV và học sinh toàn

trường.
+ Đặc điểm: lựa chọn những tài liệu phù hợp với
đối tượng sử dụng để tiếp thị và quảng bá.
+ Lĩnh vực quan tâm : đa thể loại (như ở trường
tiểu học thì học sinh sử dụng những tài liệu truyện
tranh có hình ảnh minh họa, cịn học sinh THCS
đa phần các em mượn tài liệu tham khảo về môn
học.)


- - Các chiến lược quảng bá:
+ Giới thiệu tài liệu mới dưới cờ.
+ Giới thiệu tài liệu trên bảng thơng báo tại phịng thư
viện.
+ Giới thiệu qua chương trình phát thanh măng non
của trường.
+ Lồng ghép vào các hoạt động ngoại khóa chun
mơn của trường.
+ Phối hợp với Đồn, Đội, tổ cộng tác thư viện tổ
chức những buổi triển lãm thư viện xanh...


Trên đây là kế hoạch tự động hóa của thư
viện trường THCS An Phú Thuận.