Xây dựng hệ thống thông tin hệ thống quản lý khách sạn tại một doanh nghiệp

DANH MỤC TỪ, KÝ HIỆU VIẾT
Ký hiệu, từ viết tắt
HTTT
HTTTQL
CSDL
BFD
DFD
1NF
2NF
3NF
METS

Tên đầy đủ
Hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin quản lý
Cơ sở dữ liệu
Business Funtion Diagrams
Data Flow Diagrams
The First Normal Form
The Second Normal Form
The Thirst Normal Form
Metadata Encoding and Transmission Standard


DANH MỤC BẢNG, BIỂU ĐỒ
STT
1
2
3
4
5

Tên bảng, biểu
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức khách sạn M.O.D Palace
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ BFD quản lý khách sạn
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ DFD mức ngữ cảnh của hệ thống quản lý khách sạn
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ DFD mức 0 của hệ thống quản lý khách sạn
Sơ đồ 2.5: Sơ đồ quan hệ - thực thể của hệ thống quản lý

Trang
9
11
12
13
14


MỤC LỤC

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ XÂY DỰNG HỆ
THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ.................................................................................2
1.1. Khái niệm hệ thống thơng tin quản lý..................................................................2
1.2. Quy trình phân tích hệ thống thơng tin................................................................2
1.2.1. Thu thập thơng tin về tổ chức, hệ thống quản lý và hệ thống thông tin......2
1.2.2. Lập sơ đồ chức năng kinh doanh (BFD - Business Funtion Diagrams)......3
1.2.3. Lập sơ đồ luồng dữ liệu (DFD - Data Flow Diagrams)..............................4
1.3. Quy trình thiết kế hệ thống thơng tin...................................................................6
1.3.1. Mơ hình hóa thực thể..................................................................................6
1.3.2. Xây dựng sơ đồ quan hệ thực thể (Entity Relation Diagram - ERD)..........6
1.3.3. Thiết kế cơ sở dữ liệu từ sơ đồ quan hệ thực thể........................................7
1.3.4. Chuẩn hóa dữ liệu.......................................................................................7

1.3.5. Thiết kế phần mềm.....................................................................................8
1.3.6. Thiết kế giao diện người - máy...................................................................8
CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN TRONG
KHÁCH SẠN M.O.D PALACE.....................................................................................8
2.1. Khái quát chung về khách sạn M.O.D Palace......................................................8
2.1.1. Vài nét về khách sạn M.O.D Palace...........................................................8
2.1.2. Vài nét về hệ thống thông tin quản lý trong khách sạn M.O.D Palace......10
2.2. Phân tích và thiết kế hệ thống thơng tin quản lý................................................10
2.2.1. Đặc tả logic của hệ thống.........................................................................10
2.2.2. Xây dựng sơ đồ BFD cho phần đặc tả logic..............................................11
2.2.3. Xây dựng sơ đồ DFD mức ngữ cảnh........................................................12
2.2.4. Sơ đồ DFD mức 0 của hệ thống................................................................12
2.2.5. Nội dung thiết kế giao diện.......................................................................13
2.2.6. Sơ đồ quan hệ thực thể cho các thực thể trong hệ thống...........................14
2.2.7. Thiết kế phần mềm...................................................................................14
2.2.8. Cài đặt hệ thống........................................................................................15
CHƯƠNG III: KẾT LUẬN VÀ GIẢI PHÁP CHO HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN
LÝ TẠI KHÁCH SẠN M.O.D PALACE.....................................................................15
3.1. Kết luận..............................................................................................................15
3.2. Giải pháp phát triển HTTT cho khách sạn M.O.D Palace.................................15


LỜI MỞ ĐẦU
Trong những năm trở lại đây, sự phát triển mạnh mẽ không ngừng của khoa học
kỹ thuật và cơng nghệ hiện đại kéo theo đó là sự phát triển không ngừng của công
nghệ thông tin. Công nghệ thông tin đang trở thành một ngành công nghiệp hàng đầu
đối với những quốc gia phát triển trên thế giới và đang ngày càng khẳng định vào trị
quan trọng của mình trong q trình hội nhập, phát triển, cơng nghiệp hóa hiện đại hóa
ở nước ta hiện nay.
Cơng nghệ thơng tin được ứng dụng rộng rãi trong rất nhiều ngành, lĩnh vực, tổ

chức doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở việc trang bị những chiếc máy tính và sử
dụng các phần mềm tiện ích phổ biến như: soạn thảo văn bản, báo cáo, lập trình, xử lý
hình ảnh, bảng tính… hữu dụng hơn nữa đó là việc tin học hóa và xây dựng một hệ
thống thông tin quản lý riêng biệt như: quản lý nhân sự, quản lý khách hàng, quản lý
vật tư, quản lý khách sạn, quản lý tài chính kinh doanh… Việc thu thập, xử lý, lưu trữ
và sử dụng thơng tin để đưa ra các quyết định có tính đúng đắn, kịp thời có ý nghĩa
sống cịn đối với các tổ chức doanh nghiệp để có thể tồn tại và phát triển trong môi
trường nền kinh tế thị trường, “thương trường như chiến trường”. Nhưng với một hệ
thống thông tin được xây dựng đồng bộ và hiệu quả thì việc làm chủ nguồn lực thơng
tin sẽ khơng cịn là vấn đề q khó.
Trước tình hình đó khách sạn M.O.D Palace cũng đã thấy rằng việc nắm bắt và
quản lý thơng tin một cách hợp lý, nhanh chóng, kịp thời cùng với sự thay đổi cơ cấu
trong quản lý, nâng cao cơ sở vật chất đem lại hiệu quả kinh doanh tốt nhất cho khách
sạn, giữ vững chỗ đứng trong thị trường trong nước và nước ngoài. Do vậy, em sẽ xây
dựng hệ thống thông tin hệ thống quản lý khách sạn M.O.D Palace.

1


CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ XÂY DỰNG
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
1.1. Khái niệm hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống thông tin là một tập hợp phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, mạng viễn
thơng, con người và các quy trình thủ tục khác nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền
phát thông tin trong một tổ chức, doanh nghiệp.
HTTT hỗ trợ việc ra quyết định, phân tích tình hình, lập kết hoạch, điều phối và
kiểm soát các hoạt dộng trong một tổ chức. Hệ thơng thơng tin có thể là thủ công nếu
dựa trên các công cụ thủ công như giấy, bút, thước, … cịn hệ thống thơng tin hiện đại
là hệ thống thơng tin tự động hóa dựa vào mạng máy tính và các thiết bị cơng nghệ
khác.

1.2. Quy trình phân tích hệ thống thơng tin
1.2.1.

Thu thập thơng tin về tổ chức, hệ thống quản lý và hệ thống thông tin

♦ Thông tin về môi trường của HTTT hiện tại:
-

Các thơng tin chung về mơi trường bên ngồi nói chung, về ngành mà tổ chức

đang hoạt động nói riêng: điều kiện cạnh tranh, xu hướng phát triển công nghệ…
-

Các thông tin về bản thân tổ chức, bao gồm:

Môi trường tổ chức: Lịch sử hình thành và phát triển; mơ hình tổ chức, quan hệ giữa
các phịng ban, yếu tố khách hàng (số lượng, mức độ ổn định, thị hiếu…), chính sách
dài hạn và ngắn hạn, chương trình hành động,…
Mơi trường vật lý: quy trình tổ chức xử lý số liệu trong quản lý, độ tin cậy trong
hoạt động của hệ thống
Môi trường kỹ thuật: phần cứng và phần mềm hiện có để xử lý thơng tin, các trang
thiết bị kỹ thuật khác, các CSDL đang sử dụng, Đội ngũ cán bộ phát triển hệ thống hiện
có.
♦ Các thành phần của HTTT hiện tại: hoạt động của hệ thống; thông tin vào của
hệ thống; thông tin ra của hệ thống; các cơ sở dữ liệu của hệ thống; quá trình xử lý,
2


cách giao tiếp, trao đổi thông tin trong hệ thống.
1.2.2.

Lập sơ đồ chức năng kinh doanh (BFD - Business Funtion Diagrams)

1.2.2.1.

Khái niệm

Sơ đồ chức năng kinh doanh BFD (hay còn gọi là sơ đồ phân rã chức năng) là mơ
hình mô tả các chức năng nghiệp vụ của một tổ chức (tập hợp các công việc mà tổ chức
cần thực hiện), các mối quan hệ giữa các chức năng đó. Với sơ đồ BFD, chúng ta xác
định rõ ràng những gì mà hệ thống sẽ phải thực hiện mà chưa quan tâm đến phương
pháp thực hiện cũng như các phương tiện được sử dụng để thực hiện chúng (nhân
lực, máy móc, trang thiết bị…). Chúng ta cũng chưa cần phân biệt chức năng hành
chính với chức năng quản lý; tất cả chúng đều quan trọng và cần được xử lý như một
phần của HTTT quản lý.
1.2.2.2.

Quy trình xây dựng sơ đồ chức năng kinh doanh

- Bước 1: Khảo sát, tìm hiểu tổ chức, các chức năng nghiệp vụ của tổ chức với
cácthành phần: tên chức năng, mô tả chức năng, dữ liệu đầu vào; dữ liệu đầu ra của
chức năng.
- Bước 2: Mô tả hoạt động và mối quan hệ của các chức năng dưới dạng văn bản.
- Bước 3: Dựa vào văn bản mô tả các chức năng và vẽ sơ đồ BFD.
1.2.2.3.
-

Các nguyên tắc phân rã chức năng

Nguyên tắc “thực chất”: Mỗi chức năng được phân rã phải là một bộ phận thực

sự tham gia thực hiện chức năng đã phân rã nó.
-

Nguyên tắc “đầy đủ”: Việc thực hiện tất cả các chức năng ở mức dưới trực tiếp

phải đảm bảo thực hiện được chức năng ở mức trên đã phân rã ra chúng.
Lưu ý:
-

Các chức năng trên cùng một cấp thì phải có mức độ phức tạp như nhau. Sự

phân rã chức năng sẽ dừng lại với những chức năng con đủ chi tiết.
-

Tên các chức năng phải được đặt rõ ràng, phù hợp với nội dung chức năng và dễ

dàng phân biệt với các chức năng khác. Tên chức năng thường được đặt bằng động từ
3


(hoặc tính từ) kèm theo bổ ngữ.
1.2.2.4.
-

Các ký pháp dùng để vẽ sơ đồ BFD

Hình chữ nhật có tên bên trong để mô tả một chức năng
Các đoạn thẳng gấp khúc hình cây mơ tả mối liên kết giữa các chức năng.

ngắn hạn ngân sách

1.2.3.

Lập sơ đồ luồng dữ liệu (DFD - Data Flow Diagrams)

1.2.3.1.

Khái niệm

Sơ đồ luồng dữ liệu DFD là một mơ hình về hệ thống có quan điểm cân xứng cho cả
dữ liệu và tiến trình. Nó chỉ ra cách thông tin được vận chuyển từ một tiến trình hoặc từ
chức năng này trong hệ thống sang một tiến trình hoặc chức năng khác. Điều quan
trọng nhất là nó chỉ ra những thơng tin nào cần phải có trước khi thực hiện một tiến
trình và thơng tin nào thu được sau khi thực hiện tiến trình đó.
1.2.3.2.

Các ký pháp của sơ đồ luồng dữ liệu

Process (xử lý, tiến trình) Là ký hiệu diễn tả cho một cơng việc hoặc một
hành động thao tác trên dữ liệu (biến đổi dữ liệu ở đầu vào thành dữ liệu/thông tin ở
đầu ra). Phần trên của ký hiệu xử lý ghi số định danh của xử lý.

Data store (kho dữ liệu) Là ký hiệu diễn tả một phương tiện trừu tượng có chức năng
lưu trữ dữ liệu, tương đương với một quyển sổ ghi chép, một tập tin, hay một CSDL,…

Source / Sink (nguồn phát sinh dữ liệu / đích tiêu thụ dữ liệu) Là ký hiệu diễn tả cho
một đối tượng phát sinh dữ liệu (source) hoặc tiêu thụ dữ liệu (sink) bên ngoài hệ

4

thống (đang xét).

Data flow (luồng dữ liệu) là một ký hiệu diễn tả cho chiều di chuyển của dịng
thơng tin (được chuyển vào hoặc ra khỏi một tiến trình). Data flow phải có nhãn là một
danh từ mơ tả cho nội dung dữ liệu đang chuyển đi. Tên của các dòng dữ liệu khác
nhau cần phải mang các tên khác nhau.
Trong một số trường hợp đặc biệt như đối với các dòng dữ liệu vào – ra
các kho dữ liệu… thì có thể vẽ một dịng dữ liệu với mũi tên ở hai đầu và
không cần gắn tên cho chúng.
1.2.3.3.

Các quy tắc thiết lập sơ đồ luồng dữ liệu

Quy tắc vẽ DFD:
-

Nếu một đối tượng chỉ có outputs, chắc chắn nó phải là source. Tương tự, nếu

một đối tượng chỉ có inputs, nó phải là sink.
-

Một xử lý phải có cả inputs lẫn outputs. Khơng có xử lý nào chỉ có inputs mà

khơng có outputs, hoặc ngược lại.
-

Một dataflow phải có nhãn và có duy nhất một hướng để chỉ rõ nơi đi và nơi

đến của dữ liệu. Nếu một nội dung dữ liệu được chuyển đi và nhận về giữa hai đối
tượng thì nó phải được vẽ bằng 2 mũi tên (theo 2 hướng ngược nhau).
-

Khơng có dịng dữ liệu trực tiếp giữa các data store, source, sink.

-

Khơng có dịng dữ liệu rẽ nhánh (hoặc gộp) có nội dung (nhãn) khác nhau.

-

Khơng có dịng dữ liệu trực tiếp đi từ một xử lý đến chính

Quy tắc phân rã các xử lý trong DFD:
Sơ đồ bao quát cho toàn hệ thống là Sơ đồ ngữ cảnh (context diagram). Sơ đồ ngữ
cảnh chỉ có một xử lý duy nhất đại diện cho tồn bộ hệ thống (có số định danh là 0).
Sơ đồ phân rã toàn bộ hệ thống là sơ đồ DFD mức 0 (ký hiệu là DFD-0), gồm có
nhiều xử lý cơ bản bên trong hệ thống (được đánh số 1.0, 2.0,…), các data store,
5


source, sink..
Mỗi một xử lý trong DFD-0 có thể được phân rã tiếp và được vẽ bằng một sơ đồ
DFD cho xử lý đó ở mức chi tiết hơn. Sơ đồ này có số định danh là số của xử lý được
phân rã.
1.2.3.4.

Phương pháp xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu

Để xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu DFD, người ta dựa vào sơ đồ chức năng kinh
doanh BFD (sơ đồ phân rã chức năng) trên nguyên tắc mỗi chức năng tương ứng với
một tiến trình, mức cao nhất tương ứng với sơ đồ ngữ cảnh, các mức tiếp theo tương
ứng với sơ đồ mức 0, mức 1…
♦

Sơ đồ ngữ cảnh là sơ đồ tổng quát nhất mô tả môi trường mà hệ thống vận

hành, chỉ gồm các source, sink và các dòng dữ liệu vào ra. Các xử lý bên trong hệ
thống không được vẽ.
♦

Sơ đồ DFD-0, DFD-1,…: được phân rã từ sơ đồ ngữ cảnh. Trong quá trình

phân rã, cần lưu ý: Trước hết, dựa vào các chức năng ở sơ đồ BFD để xác định các tiến
trình tương ứng ở sơ đồ DFD, cứ mỗi chức năng ở sơ đồ BFD sẽ tương ứng với một
tiến trình ở sơ đồ DFD.
1.3. Quy trình thiết kế hệ thống thơng tin
1.3.1.

Mơ hình hóa thực thể

Mơ hình hố dữ liệu hay phân tích dữ liệu là phương pháp xác định các đơn vị
thơng tin cơ sở có ích cho hệ thống, được gọi là các thực thể (Entity) và định rõ mối
quan hệ bên trong hoặc các tham trỏ chéo với nhau giữa chúng.
Xây dựng thực thể: Mơ hình hố thực thể hay mơ hình dữ liệu logic (cịn được gọi là
Sơ đồ tiêu chuẩn) được xây dựng bằng bốn kiểu khối tương ứng với bốn khái niệm
logic chính: Thực thể (Entity), Cá thể (Instance), Thuộc tính (Attribute), Quan hệ
(Relation)
Phương pháp biểu diễn thực thể: biểu diễn bằng sơ đồ và biểu diễn bằng bảng

Xây dựng mối quan hệ giữa các thực thể: xác định kiểu quan hệ và bậc quan hệ
6


1.3.2.

Xây dựng sơ đồ quan hệ thực thể (Entity Relation Diagram - ERD)

Đặt tên cho thực thể. Nên chọn danh từ để đặt tên cho thực thể, ví dụ như “Sinh
viên”, “Mơn học”, … Mỗi thực thể có một tên duy nhất trong toàn bộ hệ thống.
Xác định các thuộc tính của thực thể. Cần xác định đầy đủ (khơng thừa, khơng
thiếu) các thuộc tính tùy theo nhu cầu quản lý của mỗi tổ chức. Thêm thuộc tính để
tăng tính mơ tả, hoặc để có thêm dữ liệu phân biệt các cá thể; bỏ bớt thuộc tính nếu
chúng dư thừa hoặc khơng liên quan đến vai trị, ý nghĩa của thực thể trong hệ thống.
Xác định quan hệ giữa các thực thể: gồm mối quan hệ, bậc quan hệ, các kiểu quan
hệ.
1.3.3.

Thiết kế cơ sở dữ liệu từ sơ đồ quan hệ thực thể

Việc thiết kế CSDL trong trường hợp này thực chất là xác định các tệp dữ liệu có
liên quan đến nhau để phục vụ cho cơng tác quản lý của một HTTT quản lý. Xác định
mỗi tệp dữ liệu là tìm xem trong mỗi tệp có các trường dữ liệu nào, trường nào là
trường khóa chính, trường mô tả, trường quan hệ…
Trường dữ liệu: Mỗi trường dữ liệu lưu trữ thông tin tương ứng với một thuộc tính
của thực thể.
Bản ghi: Tập hợp bộ giá trị của các trường tương ứng với một cá thể của thực thể.
Bảng dữ liệu: Toàn bộ các bản ghi lưu trữ thông tin cho một thực thể tạo ra một
bảng mà mỗi dòng là một bản ghi và mỗi cột là một trường dữ liệu.
1.3.4.

Chuẩn hóa dữ liệu

Chuẩn hóa dữ liệu là q trình rà sốt tất cả các danh sách thuộc tính của các thực
thể, áp dụng một tập các quy tắc phân tích để chuyển chúng thành dạng sao cho:
Tối thiểu việc lặp lại, tránh dư thừa thông tin. Tình trạng một thuộc tính có mặt ở
nhiều bảng thực thể chỉ xuất hiện đối với các thuộc tính định danh kết nối và là cần
thiết để thể hiện các mối quan hệ. Loại bỏ các trường hợp cùng một thuộc tính lại có
tên khác nhau ở các bảng thực thể khác nhau.

7


Khơng để xảy ra tình trạng một thuộc tính chưa được hiểu rõ hoặc hiểu theo nhiều
nghĩa khác nhau trong tình huống có nhiều người sử dụng thơng tin
Các dạng chuẩn hóa: 1NF, 2NF, 3NF,….Sau khi thực hiện chuẩn hóa, một số thực
thể có thể bị thừa vì cùng mơ tả cho một đối tượng giống nhau. Trộn các bảng thực thể
(hay còn gọi là bảng quan hệ) là gộp các loại dữ liệu cùng chung chức năng mô tả cho
một đối tượng nào đó vào trong một bảng, để truy cập dữ liệu mức vật lý được nhanh
hơn vì hệ thống không cần phải ghép chúng lại với nhau.
1.3.5.

Thiết kế phần mềm

Thiết kế phần mềm mới: Mỗi sản phẩm phần mềm là một cơng trình của sáng tạo và
kỹ thuật. Nó là sản phẩm của các nhà phân tích viên hệ thống và các nhà lập trình.
Lựa chọn phần mềm trên thị trường: Chúng ta đã đề cập đến việc thiết kế phần mềm
cho HTTT quản lý. Tuy nhiên, không phải bất cứ lúc nào, việc xây dựng HTTT quản lý
đều dẫn đến việc phát triển phần mềm.
1.3.6.

-

Thiết kế giao diện người - máy

Thiết kế giao diện người – máy nhằm tạo ra một sự giao tiếp thân thiện giữa

người sử dụng và máy tính, phù hợp với các yêu cầu đã được đặt ra.
Các yêu cầu của thiết kế giao diện là:
-

Dễ sử dụng: giao diện dễ hiểu, dễ sử dụng ngay cả với những người ít kinh

nghiệm sử dụng nhất; các lệnh dễ học, dễ dàng được người sử dụng tiếp thu và ghi nhớ.
-

Tốc độ thao tác đảm bảo đủ nhanh

-

Có độ chính xác cao và phân biệt rõ phạm vi của các chức năng

-

Dễ kiểm soát: Người sử dụng kiểm soát được hệ thống

CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN TRONG
KHÁCH SẠN M.O.D PALACE
2.1. Khái quát chung về khách sạn M.O.D Palace
2.1.1.
2.1.1.1.

Vài nét về khách sạn M.O.D Palace
Tổng quan về khách sạn

8


Tên chính thức: Khách sạn M.O.D Palace
Địa chỉ: Số 33A Phạm Ngũ Lão-Quận Hoàn Kiếm- Hà Nội
Tel. (+84) 4.3826.5540
Website: modpalacehotel.vn
Email:
Khách sạn M.O.D Palace là cơng trình lâu đời trong lịch sử khách sạn tại Hà Nội.
Khách sạn được xây dựng theo lối kiến trúc thời Pháp cổ, có khn viện rộng rãi,
thoáng mát, phong cảnh đẹp. Tiền thân khách sạn trước đây là tổng hành dinh của thực
dân Pháp. Sau khi nước ta giành thắng lợi thì nơi đây được sửa thành nhà khách của Bộ
Quốc Phòng, chuyên phục vụ việc nghỉ ngơi, giải trí cho các chính khách trong và
ngồi nước.
2.1.1.2. Sản phẩm và dịch vụ
Với mơ hình kinh doanh đa nghề mà chủ yếu là khách sạn và lữ hành. Khách sạn
còn cung cấp dịch vụ phòng ở, các dịch vụ bổ sung, tennis… Các sản phẩm chính của
khách sạn là:

- Cung cấp dịch vụ phịng, tất cả các dịch vụ khách sạn cấp 3 sao.
- Bán vé bể bơi, tennis, đám cưới, tổ chức các hội nghị, hội thảo.
- Cho thuê văn phòng kinh doanh, văn phòng đại diện.
- Dịch vụ nhà hàng ăn uống, giải trí…

9

2.1.1.3. Sơ đồ tổ chức quản lý

Giám đốc

Phó giám đốc kinh
doanh

Phó giám đốc nhân sự
và tài chính
Phịng hành
chính sự nghiệp

Phịng kế
tốn

Ban dịch
vụ

Ban lữ
hành

Phịng sự
án

Ban nhà
hàng

Phịng kinh
doanh

Ban quản lý
khách sạn

Phịng thơng tin thị
trường

Ban tư vấn hỗ trợ
khách hàng

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức quản lý khách sạn M.O.D Palace
2.1.1.4. Chức năng và nhiệm vụ chính của các phịng ban
-

Giám đốc: Điều hành chung mọi hoạt động của công ty. Tổ chức thực hiện các

kế hoạch kinh doanh trong ngắn hạn và dài hạn. Thiết lập và xây dựng các chiến lược
về kinh doanh và tổ chức nhân sự. Thiết lập các quy định về tiền lương, thưởng phạt
chế độ nghỉ phép trong cơng ty
- Phó giám đốc nhân sự và tài chính: Trực tiếp điều hành các mảng về tài chính
và nhân sự. Thực hiện việc thi hành giám sát các chính sách chung của khách sạn. Trợ
10


lý cho giám đốc trong việc thu chi, phân bổ tài chính. Tuyển dụng hay giảm bớt nhân
viên
-

Phó giám đốc kinh doanh: Thực hiện thi hành các giám sát chung về mảng kinh

doanh. Chịu trách nhiệm mọi mặt về đối ngoại của khách sạn, tiến hành gặp gỡ trao đổi
với khách hàng. Trợ lý cho giám đốc trong việc xây dựng hoạch định các chiến lược
kinh doanh.
2.1.2.

Vài nét về hệ thống thông tin quản lý trong khách sạn M.O.D Palace

-

Tên bộ phận: Quản lý khách sạn

-

Chức năng nhiệm vụ

a) Quản lý khách th phịng: Khi có một khách đăng ký th phịng, thì có một
mẫu biên lai được sinh ra, để ghi thơng tin vào và nó được lưu vào một danh mục
khách thuê phòng của khách sạn.
b) Quản lý phòng: Các phòng ở được thống kê và quản lý về tình trạng phịng và
chất lượng phịng.
c) Quản lý việc mượn trả phòng: Các mẫu biên lai sẽ được sinh ra khi một phòng
được đặt thuê. Và khi trả phòng nhân viên sẽ thống kê tài chính mà khách hàng cần
phải trả và sinh ra biên lai cho khách hàng.
2.2. Phân tích và thiết kế hệ thống thơng tin quản lý
2.2.1.
Đặc tả logic của hệ thống
Khi có một khách hàng đến đặt phòng. Nhân viên lễ tân sẽ yêu cầu máy kiểm tra
trong cơ sở dữ liệu xem có cịn phịng trống khơng. Nếu cịn phịng trống phù hợp với
u cầu của khách, sẽ cho phép khách đặt phịng. Thơng tin đặt phịng bao gồm: các
thơng tin cá nhân của khách hàng, số phịng th, thơng tin về các phịng được thuê,

các dịch vụ yêu cầu nếu có, giá cả. Máy tự động lập một mẫu hoá đơn thống kê tất cả
những thông tin trên đưa cho khách hàng, và lưu chúng lại trong cơ sở dữ liệu của
khách sạn. Nếu có gì thay đổi trong các thơng tin kể trên, khách hàng sẽ thông báo lại
cho nhân viên của khách sạn để cập nhật những thơng tin đó (ví dụ như tăng thời gian
th phịng). Máy tính sẽ kiểm tra và làm việc đó. Khi có một người khách trả phịng,
máy tính sẽ tìm thơng tin về đặt phịng để đưa ra tờ biên lai thanh toán cho khách hàng
11


và khách hàng có thể yêu cầu dịch vụ thanh tốn. Trên mỗi hố đơn hay giấy thơng báo
đều ghi rõ: số phòng thuê, giá cả, tên khách hàng, ngày thuê phòng, ngày trả phòng,
tổng tiền, mã phòng, tên nhân viên lập hố đơn. Khi đã đến hạn trả phịng mà khách
hàng vẫn chưa trả phịng thì máy tính sẽ sinh ra biên lai thơng báo cho khách hàng.
Ngồi ra hàng tháng hệ thống máy tính sẽ đưa ra những báo cáo thống kê, để đánh giá
quá trình hoạt động của khách sạn một cách trung thực qua các giai đoạn.
2.2.2.

Xây dựng sơ đồ BFD cho phần đặc tả logic

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ BFD quản lý khách sạn
2.2.3.

Xây dựng sơ đồ DFD mức ngữ cảnh

12


0
Quản lý khách sạn

Sơ đồ 2.3: Sơ đồ DFD mức ngữ cảnh của hệ thống quản lý khách sạn
2.2.4.
Sơ đồ DFD mức 0 của hệ thống
 Hệ thống gồm có :
Để chỉ các chức năng
Các tác nhân
Các kho dữ liệu
Mũi tên chỉ hướng đi của các luồng dữ liệu

13


2.0
Quản lý đặt

phịng

3.0
Quản lý dịch vụ
4.0
Quản lý thanh tốn
hợp đồng

1.0
Quản lý phòng

5.0
Thống kê

Sơ đồ 2.4: Sơ đồ DFD mức 0 của hệ thống quản lý khách sạn

2.2.5.

Nội dung thiết kế giao diện
Nội dung thông tin quản lý khách hàng được thể hiện qua các mẫu nhập dữ
14


liệu (Forms) và các báo cáo về kết quả khách thuê, trả phòng được thể hiện qua
Reports.
Thiết kế giao diện người - máy của hệ thống quản lý thuê/trả sách theo kiểu:
đơn.

Khi đăng nhập: giao diện kiểu điền mẫu
Quản lý chức năng thuê/ trả phòng: kết hợp giao diện kiểu biểu tượng, thực

-

Sửa đổi, cập nhập thông tin: giao diện đối thoại và điền mẫu.

2.2.6.

Sơ đồ quan hệ thực thể cho các thực thể trong hệ thống

Sơ đồ 2.5: Sơ đồ quan hệ - thực thể của hệ thống quản lý
2.2.7.

Thiết kế phần mềm

Khách sạn mua phần mềm quản lý th/ trả phịng trên thị trường: Chi phí
mua phần mềm SKYHOTEL khá cao.

Giao diện phần mềm thiết kế đơn giản giúp cho người dùng dễ dàng sử dụng.
Phần mềm có nhiều tính năng tiện ích hỗ trợ quản lý khách sạn, dễ dang tùy chỉnh
và cập nhập dữ liệu. Thiết kế đơn giản giúp cho người dùng dễ dàng sử dụng. Phần
mềm sử dụng cấu trúc dữ liệu MARC khá phổ biến dễ dàng truy cập và quản lý
khách sạn số.
Các chức năng chính của phần mềm:
-

Quản lý phịng: Quản lý trạng thái phòng theo màu sắc, sơ đồ trực quan theo

15


tầng, đặt phịng theo khách đồn-khách lẻ,
-

Quản lý các khách hàng: theo số phòng, họ tên, địa chỉ, điện thoại, email,...

quản lý các dịch vụ giặt là, đồ ăn,.. của khách hàng.
-

Quản lý trạng thái phòng theo màu sắc, sơ đồ trực quan theo tầng
Tính năng mở rộng: Quản lý karaoke, quản lý nhà hàng, cafe, massage, ...
Tự động tính tiền cho th phịng theo các loại hình: Nghỉ giờ, ngày tuần, tháng,

in hóa đơn thanh tốn.
- Tổng hợp tồn bộ các sổ sách và báo cáo như: báo cáo doanh thu, hiệu suất
phòng, sản phẩm bán chạy, lợi nhuận sản phẩm, phòng nhận trả, khách check in, check
out, ...
2.2.8.

Cài đặt hệ thống
Phần mềm SKYHOTEL yêu cầu máy tính chạy hệ điều hành Win XP trở lên, cấu
hình tối thiểu máy tính sử dụng là 933MHz, 512MB RAM, 20GB HDD. Phần mềm rất
dễ cài đặt, sử dụng phông tiếng việt tiện ích cho người dùng. Q trình cài đặt phần
mềm trên hệ thống không tốn nhiều thời gian, khả năng tương thích với nhiều phần
mềm khác cao.
CHƯƠNG III: KẾT LUẬN VÀ GIẢI PHÁP CHO HỆ THỐNG THÔNG TIN
QUẢN LÝ TẠI KHÁCH SẠN M.O.D PALACE
3.1. Kết luận
Nhận xét về HTTT của khách sạn M.O.D Palace
Ưu điểm: Tránh được những điều sau: Mất nhiều thời giờ. Nhân viên phải ghi chép
sổ sách rất nhiều. Sự chậm trễ trong quá trình liên lạc giữa các bộ phận nghiệp vụ
trong khách sạn, cùng với việc tra cứu thơng tin chậm trễ có thể làm lỡ cơ hội cho th
phịng.
Nhược điểm: Chi phí cho việc ứng dụng thường lớn và việc thay, ứng dụng công
nghệ phần lớn phụ thuộc vào tư duy, phương pháp lãnh đạo, áp lực cạnh tranh nên
khơng đồng bộ cho tồn hệ thống.
3.2. Giải pháp phát triển hệ thống thông tin cho khách sạn M.O.D Palace

16


Cần đầu tư mạnh cho công nghệ thông tin, chủ yếu là những tiện ích internet trong
khách sạn và dịch vụ đặt phịng trực tuyến, tích cực cung cấp thơng tin về dịch vụ của
cơng ty mình trên các trang web du lịch.

17